Divisão (FI) Objetivo As divisões divisões são principalmente principalmente utilizadas utilizadas para para facilitar facilitar o sistema sistema de relatórios relatórios de de segmentos segmentos externos entre empresas, abrangendo as principais áreas de operação da empresa (linhas de produto, filiais). Todos os itens de balanço, como ativos imobilizados, contas a receber, contas a pagar e estoque de material, bem como todo o cálculo de lucros e perdas podem ser atribuídos diretamente a divisões. Somente os bancos, o patrimônio líquido e os impostos podem ser atribuídos indiretamente às divisões, por meio de processamento manual. Por isso, os balanços financeiros e as declarações fiscais exigidas por lei não podem ser criadas no nível de divisão. Os balanços financeiros no nível de divisão são adequados, portanto, somente para o sistema de relatórios interno.
Conjunto de funções Para poder criar balanços financeiros, os dados devem ser atualizados na movimentação do período do Razão para cada divisão. Há dois procedimentos distintos para isso: •
No lançamento do documento original, o sistema fornece a divisão com as informações corretas.
Criar uma fatura de cliente. Pode-se atribuir a receita de vendas a exatamente uma divisão. A mesma divisão será, também, atribuída a contas a receber. Conta
Divisão
Montante
Cliente/a receber Receita
0001 0001
200.00 200.00-
•
A divisão usada no no lançamento lançamento original original (particular (particularmente mente quando quando não não se entrar entrar o valor valor inicial) é modificada com o valor correto na segunda etapa, por meio de um lançamento de ajuste no Razão. Isso pode, às vezes, distribuir o lançamento entre diversas divisões.
Criar uma fatura de cliente. A receita de vendas deve ser atribuída a diversas divisões. A conta a receber é lançada sem uma divisão, e a transferência é feita em uma segunda etapa. Conta
Cliente/a receber
Divisão
Montante
700.00
Rendimento Rendimento
0001 0002
300.00400.00-
Conta
Divisão
Montante
A receber receber A receber receber A receber receber
700.000001 0002
300.00 400.00
A documentação documentação a seguir seguir explica como definir definir a divisão em documentos documentos contábeis contábeis criados pelas operações contábeis de aplicações SAP individuais. Além disso, a documentação mostra as etapas necessárias para criar balanços financeiros de divisões.
Classificação contábil automática/manual Os dados mestre da conta do Razão não podem ser atribuídos diretamente a uma divisão. Devese entrar a classificação contábil da divisão manualmente ou derivando-a do objeto de classificação contábil CO entrado. As operações operações contábeis contábeis (para as as quais existirem procedimentos procedimentos automátic automáticos) os) que analisam os documentos existentes/movimentações no período no sistema e os utilizam para criar novos documentos (por exemplo, avaliação em moeda estrangeira) atribuem as partidas individuais geradas às divisões entradas nos documentos/movimentações no período que foram lidos.
Divisões na Contabilidade do imobilizado (FI-AA) Esta seção descreve a função da unidade organizacional "divisão" dentro da Contabilidade do imobilizado. Síntese Aquisição do imobilizado Depreciação Baixa (Sucata) Transferência
Classificação contábil automática/manual Imobilizados são atribuídos a uma única divisão no registro mestre. Cada lançamento de uma conta do balanço é feito automaticamente nessa divisão. A divisão de um imobilizado é transferida para todas as partidas individuais ligadas ao imobilizado. Portanto não é necessário fazer uma classificação contábil manual para uma divisão.
Aquisição do imobilizado
A mesma divisão é atribuída à partida individual de compensação (acréscimo no saldo do imobilizado) e ao imobilizado.
Conta
Divisão
Montante
Balanço Registro inicial de estoques no sistema
0001 0001
30,000.00 30,000.00-
Depreciação O saldo do imobilizado é reduzido no montante da depreciação na conta de depreciação acumulada, com a divisão deste imobilizado. A divisão do imobilizado também é atribuída à partida individual de despesa.
Conta
Divisão
Montante
Depreciação acumulada Despesas
0001 0001
6,000.006,000.00
Baixa do imobilizado (sucata) Conta
Divisão
Montante
Balanço Depreciação acumulada Despesas
0001 0001 0001
30,000.006,000.00 24,000.00
Transferências O imobilizado deve ser atribuído a uma divisão diferente. Nesse caso, é preciso criar um novo imobilizado (com a nova divisão) e, em seguida, transferir o imobilizado antigo para o novo. Durante a transferência, as divisões do ativo antigo/novo devem ser usadas apropriadamente.
Conta
Divisão
Montante
Balanço Depreciação acumulada Balanço Depreciação acumulada
0001 0001 0002 0002
30,000.0030,000.00 30,000.00 30,000.00-
Divisões na Contabilidade de clientes e na Contabilidade de fornecedores (FI-AR/FI-AP) Esta seção descreve a função desempenhada pela unidade organizacional "divisão" dentro da Contabilidade de clientes da Contabilidade de fornecedores. Síntese Faturas Pagamentos Adiantamentos
Classificação contábil automática/manual Não é possível atribuir registros mestre de clientes e do fornecedor a uma divisão. A divisão é habitualmente determinada na(s) divisão(ões) atribuidas a lançamentos relacionados da conta do Razão e portanto não é necessário executar a classificação contábil manualmente. Deve-se entrar a divisão para os itens da conta do Razão ou manualmente ou derivando-a do objeto de classificação contábil CO que foi entrado.
Faturas Em uma fatura, o item de cliente/fornecedor obtém a divisão (divisões) dos lançamentos de despesa ou de receita. Se a divisão for exclusiva no documento, ela será copiada para a partida individual automaticamente. Se houver mais de uma divisão, nenhum valor entrará no item de cliente/fornecedor. Uma transferência para contas a receber/a pagar será efetuada subseqüentemente
O sistema verifica se qualquer divisão entrada no item de cliente/fornecedor é a mesma do item da conta de contrapartida do Razão e emite uma mensagem de erro quando não há correspondência. O status dessa mensagem pode ser
definido no Customizing (mensagem de erro, aviso) ou até ser suprimido totalmente. Os impostos são sempre lançados sem uma divisão. Nesse caso, o sistema faz uma transferência, numa data posterior, da conta de imposto referente às contas a pagar e a receber para as respectivas divisões.
Conta
Divisão
Montante
Cliente/a receber Rendimento Impostos
0001 0001
230.00 200.0030.00-
Conta
Divisão
Montante
Cliente/a receber Rendimento Rendimento Impostos
690.00 0001 0002
200.00400.0090.00-
Pagamentos Para itens cliente/fornecedor em documentos de pagamento, o procedimento é exatamente o mesmo para itens nas faturas que eles inicializam No entanto estes itens assumem divisões das faturas. Desconto e lançamentos de diferenças de câmbio assumem as divisões do item de cliente/fornecedor originários de. Se os itens são enviados sem uma área de negócios e a área de negócios é determinada apenas subsequentemente isso significa que o lançamento de transferência para o ledger geral, é possível também transportar este passo subseqüênte para o desconto e transferência da taxa de câmbio. O item bancário atualmente é lançado sem uma divisão (a menos que este seja atribuído manualmente). Também não existe nenhuma função padrão para atribuir os itens bancários às divisões dos itens de cliente/fornecedor.
Conta
Divisão
Montante
Instituto bancário Cliente/a receber Despesas por desconto
224.00 0001 0001
230.006.00
Adiantamentos O item bancário atualmente é lançado sem uma divisão (a menos que este seja atribuído manualmente). Também não existe nenhuma função padrão para atribuir os itens bancários às divisões dos itens de cliente/fornecedor.
Divisão
Montante
Instituto bancário
100.00
Cliente/a receber
100.00-
Divisões na contabilidade de custos (CO) Esta seção descreve a função da unidade organizacional "divisão" na Contabilidade de custos. Síntese Rateio, distribuição, alocação de atividade
Classificação contábil automática/manual Os objetos de classificação contábil em Contabilidade de custos são atribuídos a uma divisão individual no registro mestre. Ao efetuar um lançamento para um objeto de classificação contábil em Contabilidade de custos, o sistema determina a divisão automaticamente. Não há necessidade de atribuir uma divisão manualmente.
Rateio, distribuição, alocação de atividade
Conta
Divisão
Montante
Despesa de aluguel Despesa de aluguel Despesa de aluguel
0001 0004 0001
700.00700.00 200.00-
Despesa de aluguel
0007
200.00
Divisões na Administração de materiais (MM) Esta seção descreve a função da unidade organizacional "divisão" em Administração de materiais. Síntese Operações contábeis – processamento de materiais estocáveis Registro inicial de estoques no sistema (do sistema antigo), Entrada de mercadorias/faturas Transferência de estoque Saída de mercadorias Inventário físico/modificação de preço Operações contábeis – processamento de materiais de consumo Entrada de mercadorias/fatura Operações contábeis - Outros Entrada de mercadorias por subcontratação
Síntese Classificação contábil automática/manual Os materiais são atribuídos a uma divisão com base na combinação de setor de atividade e centro. Toda vez que um material é lançado, a conta do estoque do material relevante é atribuída automaticamente à divisão a qual essa conta pertence. A divisão das outras partidas individuais é derivada (dependendo da transação contábil em questão) do material envolvido ou do objeto de classificação contábil lançado em Contabilidade de custos. Não há necessidade de atribuir uma divisão manualmente.
Registro inicial de estoques no sistema (do sistema antigo), Entrada de mercadorias/faturas Os itens adicionais gerados automaticamente, referidos diretamente a um material específico (por exemplo, diferenças de preço, diferenças de taxa de câmbio, custos de frete) são, também, atribuídos à mesma divisão do material.
A conta a pagar (fornecedor) somente será atribuída à divisão do material se esse estiver especificado claramente. Se a fatura tiver diversas divisões, o contas a pagar é lançado sem uma divisão. Consultar Divisões na Contabilidade de clientes e na Contabilidade de fornecedores
Entrada de mercadorias Conta
Divisão
Montante
Estoque de materiais Despesas por diferenças de preço EM/EF
0001 0001
1,250,.00 50.00
0001
1,300.00-
Conta
Divisão
Montante
Fornecedor/contas a pagar EM/EF
0001 0001
1,300.001,300.00
Entrada de faturas
Transferência de estoque A transferência de um material, por exemplo, de um centro a outro permite que o material seja atribuído a uma nova divisão. Portanto, o registro de lançamento que resultar dessa transação conterá dois itens de estoque, cada um com uma divisão diferente. Se o preço do material for diferente em cada centro, o sistema criará um item adicional de despesa ou de receita. Esse será atribuído à mesma divisão do material no centro receptor.
Conta
Divisão
Montante
Estoque de materiais Estoque de materiais Despesa de transferência
0001 0002 0002
137.00120.00 17.00
Saída de mercadoria do depósito
A saída de mercadoria do depósito para consumo próprio gera um registro de lançamento que constitui tanto uma redução de estoque em depósito (usando a divisão especificada no material) quanto um item de despesa (usando, por exemplo, o consumo, o centro de custo ou a ordem de produção, a divisão, etc.). Se houver alguma diferença no preço, o sistema irá gerar um item adicional de despesa ou de receita. Esse será lançado usando a divisão do consumo.
Conta
Divisão
Estoque de material 0001 Despesas 0010 Receita por diferenças de preço 0010
Montante
6200.006500.00 300.00-
Se uma saída de mercadoria do depósito for lançada retroativamente no período precedente com um preço de material diferente daquele do período atual, o sistema gerará um documento contábil adicional no período atual para refletir esta diferença de preço. O item de rendimentos/despesas, que é então lançado, será atribuído à mesma divisão que o material.
Período precedente Conta
Divisão
Montante
Estoque de material Despesas
0001 0010
2730.002730.00
Conta
Divisão
Montante
Estoque de material Despesa de reavaliação
0001 0001
42.0042.00
Período atual
Inventário físico/modificação de preço
Diferenças do inventário debitadas para o "depósito" do centro de custo. Conta
Divisão
Montante
Estoque de material Despesas de inventário
0001 0010
69.0069.00
Diferenças do inventário debitadas para o material. Conta
Divisão
Montante
Estoque de material Despesas de inventário
0001 0001
69.0069.00
Entrada de mercadorias/faturas A divisão do material não afeta a transação contábil pois a conta do estoque de material não está envolvida; em vez disso, a conta de despesa é lançada diretamente. O lançamento é feito na divisão de consumo (por exemplo, centro de custo).
As contas a pagar (fornecedor) serão atribuídas somente à divisão do material se esta for a única divisão especificada. Se a fatura tiver diversas divisões, as contas a pagar são lançadas sem uma divisão. Consultar Divisões em Contas a receber e Contas a pagar
Entrada de mercadorias Conta
Divisão
Montante
Despesas EM/EF
0010 0010
1300.00 1300.00-
Conta
Divisão
Montante
Fornecedor/contas a pagar EM/EF
0010 0010
1300.001300.00
Entrada de faturas
Entrada de mercadorias de subcontratação
Em transações que envolvem subcontratação, um material é produzido por um subcontratado de componentes específicos. Quando a entrada de mercadorias é lançada, os componentes são compensados. Portanto, o documento consiste em diversas partes, incluindo um documento de entrada de mercadorias para o material produzido e um documento de saída de mercadorias para cada componente. As divisões são definidas separadamente em cada parte da transação. Portanto, as classificações de divisões são as mesmas das existentes nas transações de entrada e saída de mercadorias "simples". O componente C1 é atribuído à divisão 0002 enquanto o componente C2 é atribuído à divisão 0003.
Material estocável Conta
Divisão
Montante
Estoque de material Receita (material) EM/EF Despesa (material) Estoque C1 Despesa C1 Despesa C2 Despesa C2
0001 0001 0001 0001 0002 0002 0003 0003
350.00 350.00100.00100.00 200.00200.00 50.0050.00
Conta
Divisão
Montante
Despesas EM/EF Estoque C1 Despesa C1 Despesa C2 Despesa C2
0010 0010 0002 0002 0003 0003
100.00 100.00200.00200.00 50.0050.00
Material de consumo
Como gerar balanços patrimoniais da divisão Esta seção explica o que é preciso considerar ao gerar demonstrações contábeis para uma divisão. Síntese
Ajustes para demonstração contábil Como atualizar contas de lucros e perdas no nível da divisão Como atualizar contas do balanço no nível da divisão Como gerar um saldo zero no nível da divisão
Síntese Para poder gerar demonstrações contábeis de divisões, os pré-requisitos a seguir devem ser preenchidos: •
•
•
Em primeiro lugar, é preciso atribuir partidas individuais da conta do Razão a divisões. Nem sempre isto é possível durante a entrada de documentos, por exemplo, ao lançar às contas de reconciliação de contas a pagar ou a receber. Os dados devem ter sido atualizados na movimentação do período do Razão para cada divisão e item da demonstração de resultados. O saldo global deve ser zero para cada divisão (somente para o balanço patrimonial).
O sistema SAP fornece duas funções standard separadas para realizar as atividades estipuladas acima para o balanço e as contas de lucros e perdas. O pré-requisito básico é garantir que a função balanço patrimonial da divisão seja ativada para as empresas em questão no IMG. Isto assegura, entre outras coisas, que todos os registros mestre relevantes estejam ligados a uma divisão; em seguida os dados são lançados automaticamente para esta divisão. Os ajustes às demonstrações contábeis podem ser usados para obter saldos zero atribuindo partidas individuais e efetuando lançamentos de compensação. Ajustes para demonstração contábil
Partidas individuais em contas bancárias não são incluídas. Estes itens devem ser manualmente atribuídos às divisões.
Ajustes da demonstração contábil Ajuste do balanço é uma atribuição retroativa de contas a receber, a pagar e impostos para as
divisões e/ou centros de lucro. Isto é possível nos casos em que o documento original foi lançado sem que as classificações contábeis tenham sido feitas nos campos apropriados. O Ajuste posterior L/P é o débito de um objeto de resultado (divisão, centro de lucro, centro de custo, etc. ) com despesas e receitas que ocorrem ao efetuar o pagamento de uma fatura de
cliente ou de fornecedor. Duas formas importantes destas receitas e despesas são descontos e diferenças de câmbio.
Informações gerais Os ajustes geram lançamentos de ajuste nas contas usadas para lançar os documentos originais. Para isso, o sistema executa uma transferência de uma classificação contábil inicial, (que seja uma classificação contábil sem um valor), para outra, ou várias outras classificações contábeis não iniciais. A distribuição é determinada de acordo com as classificações contábeis do lançamento de contrapartida do documento emitido. Todos os itens do Razão, exceto os itens de impostos e itens de descontos, são considerados como lançamentos de contrapartida.
É preciso efetuar ajustes antes de gerar um balanço para uma divisão. Estes ajustes são, também, necessários para a contabilidade de centros de lucro. Consultar também :
Customização de ajustes Ajuste posterior L/P Ajuste posterior do balanço Lista de programas para ajuste de demonstrações contábeis
Customizing de ajustes No Customizing da Contabilidade financeira, efetuar as opções a seguir para ajustes: 1. Para cada conta envolvida no ajuste, pode-se definir uma conta de ajuste para o qual o ajuste é lançado. A conta e sua conta de ajuste devem ser exibidas juntas em um item de balanço. Isto inclui as seguintes contas: a.
Contas de reconciliação. Estas contas não podem ser lançadas diretamente. Portanto, é necessário entrar uma conta de ajuste.
b. Contas de impostos c. Contas de descontos d. Contas para diferenças de câmbio
As contas de ajuste podem não ser relevantes para impostos. Isto significa que o campo "Natureza de imposto" no registro mestre não deve ser preenchido ou marcado o campo "Lançamento sem imposto" .
É possível fazer lançamentos de ajuste em contas nas quais o sistema pode efetuar lançamentos diretamente. Portanto, não é necessário definir contas de ajuste para essas contas. Se não for definida uma conta de ajuste, o sistema faz o lançamento na conta de origem. Se desejar separar os lançamentos de ajuste obtidos de outros lançamentos, será preciso criar contas de ajuste separadas para este fim e efetuar os lançamentos nessas contas. 2. É necessário criar uma conta transitória. Os lançamentos que asseguram que o ajuste não afeta a distribuição dos saldos da divisão são feitos nesta conta. O lançamento que zera os saldos das divisões também é gerado destas contas transitórias. Os programas de ajuste posterior executam automaticamente os lançamentos de transferência e de ajuste. Portanto, os números das contas de ajuste devem ser gravados no sistema. As contas são definidas pelo Guia de implementação da contabilidade geral. Para tanto, marcar a atividade Definir contas para ajuste .
Ajuste posterior L/P O ajuste posterior L/P distribui os itens a seguir quando eles ocorrem no pagamento de uma fatura de cliente ou de fornecedor: •
Despesa/rendimento por desconto
•
Diferenças de câmbio (realizadas/avaliadas)
Estes item são distribuídos aos objetos de resultado afetados (por exemplo, divisão, centro de lucro, centro de custo, etc.). Todos os itens de cliente e de fornecedor compensados dentro de um período de relatório especificado serão marcados e os descontos e as diferenças de câmbio, considerados dentro desses itens serão distribuídos. O sistema determina a distribuição de acordo com as classificações contábeis de lançamento de contrapartida do documento de saída. Todos os itens do Razão serão considerados como lançamentos de contrapartida exceto os impostos e descontos. Um ajuste ocorre somente para essas classificações contábeis que foram lançadas sem nenhum valor. Se a divisão for atribuída para uma conta no item do documento original a ser compensado, o sistema lançará os descontos e as diferenças de câmbio com esse valor. Nenhum ajuste será efetuado para a divisão.
Execução de ajuste posterior L/P Executa-se o ajuste posterior L/P pelo menu Razão. Para isto, proceda da seguinte maneira: 1.
Marcar Tarefas periódicas →
Encerramento
→
Reclassificar → Ajuste posterior L/P.
2. Entrar os dados seguintes: a. Empresa b. Exercício e período de relatório para os quais o ajuste deve ser realizado. c. Os nomes de campo (do bloco de classificação contábil), que não devem ser considerados durante a alocação. Por default, o sistema considera todos os campos que podem ser chamados com a tecla F4. Os campos para os quais não foram lançados valores serão automaticamente ignorados. d. Se marcar o campo Criar batch input , será preciso especificar um tipo de documento e um nome de sessão para os documentos sendo criados. Se não for entrada uma data de lançamento, o sistema utiliza o último dia do período do relatório para esta data. e. É possível, também, marcar se deve haver ou não um registro no nível de partida individual. Para cada lançamento individual, o sistema relaciona, em seguida, o documento que deu origem a esses itens. 3.
Em Programa, marcar como deseja executar o programa.
O programa gera uma pasta batch input que deve ser processada. O sistema exibe os documentos de transferências geradas no log. Cada bloco representa um documento. Como o tamanho do documento é limitado, um bloco pode, também, ser lançado em diversos documentos. Se a determinação de contas for incompleta, o sistema não cria um lançamento para a empresa em questão. O sistema relaciona as entradas que precisam ser corrigidas no encerramento do log. Se foi gerado um log no nível de partida individual, clique duas vezes no número do documento para ramificar para a exibição do documento.
Ajuste posterior do balanço Um ajuste posterior do balanço distribui: •
Contas a receber e contas a pagar nas contas de reconciliação de cliente e fornecedor
•
Lançamentos para impostos
•
Lançamentos para descontos pelo processo de contabilização líquida para fornecedores
•
Diferenças de câmbio avaliadas em partidas em aberto
O sistema assegura também que o balanço da divisão se iguale a zero. Um ajuste de balanço é realizado de acordo com a divisão se o "Balanço da divisão" tiver sido ativada na tela "Detalhes" da empresa. Para isso, marcar a atividade Entrar parâmetros globais em Configurações globais de contabilidade financeira sob Empresa na Guia de implementação. Se "Consolidação por divisões" também estiver ativada, o sistema fará a distribuição de acordo com a divisão do parceiro. Um ajuste é realizado de acordo com o centro de lucro e o centro de lucro da sociedade parceira de negócios caso a contabilidade de centros de lucro tiver sido ativada na área de contabilidade de custos atribuída à empresa.
Esta função está dividida em três etapas: 1. Quando um documento é lançado, o sistema determina se um "Ajuste posterior do balanço" deve ser realizado. Se este for o caso, o documento será mencionado para o ajuste. 2. Um relatório é usado para calcular o ajuste dos documentos mencionados e este será, em seguida, armazenado em tabelas especiais. O resultado deste cálculo poderá, então, ser verificado para cada documento individual em qualquer ocasião. Este programa pode ser executado quantas vezes o usuário desejar. Para obter informações adicionais, consultar: Cálculo de ajustes posteriores do balanço 3.
Outro programa lê a distribuição calculada e a lança nas contas definidas para este processo. Esta visão se refere à data fixada, o que significa que os lançamentos são feitos para todas as contas a receber abertas para uma data fixada. As contas a receber compensadas para esta data fixada serão desconsideradas e os lançamentos efetuados durante uma visão anterior serão estornadas. Isto se aplica também a contas a pagar e impostos. Também é possível executar este programa quantas vezes o usuário desejar. O programa lança os documentos contábeis que devem ser gerados diretamente no banco de dados. Uma sessão de batch input é gerada somente quando ocorrem erros. Esta sessão deve ser processada. Para obter informações adicionais, consultar: Lançamento de ajustes posteriores do balanço
O ajuste posterior do balanço deve ser executado depois da avaliação das partidas em aberto. Depois do ajuste, não será mais possível efetuar lançamentos na divisão.
Cálculo de ajustes posteriores do balanço Para calcular o ajuste posterior do balanço, selecionar Tarefas periódicas → Encerramento → Reclassificar → Ajuste posterior do balanço → Calcular no menu Razão. Entrar a empresa adequada e marcar Programa → Executar. Os documentos mencionados durante o lançamento são calculados para o ajuste. O sistema calcula o ajuste de acordo com as classificações contábeis dos lançamentos de contrapartida do documento de saída. Os itens do Razão, exceto os impostos e itens de desconto, são considerados como lançamentos de contrapartida.
Lançamento de ajustes posteriores do balanço Para executar o programa para lançar o ajuste posterior do balanço nas contas designadas, proceder como segue no menu Razão: 1.
Marcar Tarefas periódicas →
Encerramento
→
Reclassificar → Ajuste posterior do balanço → Lançar.
2. Entrar os seguintes dados: a. Empresa b. Data fixada Os lançamentos são efetuados para todas as contas a pagar e a receber abertas para a data fixada especificada. O sistema não considera as contas a pagar e a receber compensadas desta data fixada. c. Data limite inferior para imposto Entrar a data de lançamento até o limite em que nenhuma repartição de imposto deverá ocorrer (por exemplo, quando a declaração prévia do IVA já tiver ocorrido). Se marcar o campo Gerar lançamentos, será preciso especificar um tipo de documento para os documentos que serão criados. Se não especificar uma data de lançamento, o sistema usará a data fixada como a data de lançamento. e. É possível, também, marcar se deve haver ou não um registro no nível de partida individual. Para cada lançamento individual, o sistema relaciona, em seguida, o documento que deu origem a esses itens. f. Finalmente, pode-se marcar se deseja ter um log de documentos distribuídos. Para cada documento original marcado, esta função relaciona a distribuição calculada. d.
3.
Em Programa, marcar como deseja executar o programa.
O log exibe os documentos de transferências gerados por empresa. Cada bloco representa um documento. O sistema relaciona os números dos documentos gerados no final de cada bloco. É possível acessar um documento clicando duas vezes no número do documento correspondente. Se foi solicitado um log dos documentos distribuídos, clique duas vezes nos números do documento exibido para ramificar para a exibição do documento.
Ajustes posteriores do balanço: funções adicionais 1.
Exibição de logs de cada execução efetiva individual
Os logs das execuções efetivas de ajuste posterior do balanço podem ser exibidos em qualquer ocasião. Esses logs são idênticos aos logs da execução do lançamento. No menu Razão, selecionar Tarefas periódicas → Encerramento → Reclassificar → Ajuste posterior do balanço → Exibir log. Na tela seguinte, entrar a identificação da execução (número atribuído internamente) ou a hora inicial da execução efetiva da empresa em questão. Utilizar as entradas possíveis para o campo Identificação da execução para obter uma síntese das execuções efetivas realizadas. 2.
Estorno da última execução efetiva do ajuste posterior do balanço
O sistema estorna apenas a administração da execução do lançamento. Os documentos contábeis gerados pela execução do lançamento não são estornados e, portanto, devem ser estornados manualmente. Esta função deve ser utilizada se: a. Uma execução efetiva não puder ser cancelada (por exemplo, paralisação do sistema) b. Uma execução efetiva foi efetuada com uma data fixada maior do que aquela que se desejava usar. O log é idêntico ao log padrão da execução efetiva. Observar os números relacionados dos documentos de transferência. Esses documentos devem ser estornados manualmente. Para estornar a última execução efetiva, selecionar Tarefas periódicas → Encerramento → Reclassificar → Ajuste posterior do balanço → Funções especiais no menu Razão. Marcar Estornar execução efetiva e, em seguida, entrar a empresa na qual a última execução efetiva deve ser estornada. 3.
Modificação das contas de ajuste para os ajustes posteriores do balanço
Existe a opção de determinar novamente as contas de ajuste que serão lançadas a partir do "ajuste posterior do balanço". As contas de ajuste normalmente são determinadas durante o cálculo da distribuição. Se nessa ocasião você ainda não tiver atualizado a determinação de contas ou se a determinação tiver sido modificada, é preciso entrar ou atualizar as contas de ajuste observadas na distribuição antes do lançamento. Para isso, marcar Tarefas periódicas → Encerramento → Reclassificar → Ajuste posterior do balanço. Funções especiais no menu Razão e marcar Voltar a determinar contas de ajuste. A conta de compensação na qual os lançamentos do balanço da divisão de saldo zero são realizados é sempre determinada durante o lançamento. Se o sistema detectar, durante o lançamento, que a conta de ajuste em pelo menos uma distribuição gravada está vazia, o programa SAPF180K será iniciado automaticamente. 4.
Definir o ajuste posterior do balanço se estiver usando um release anterior a 3.0.
É possível executar, também, um ajuste posterior do balanço para documentos lançados antes do Release 3.0. Para isso, marcar Tarefas periódicas → Encerramento → Reclassificar → Ajuste posterior do balanço. Funções especiais no menu Razão e marcar Criar ajuste. Em seguida, entrar a empresa e a data na qual o release upgrade foi efetuado. Para determinar o limite inferior dos documentos a serem marcados, entrar o último período de relatório para o qual a classificação por divisão foi realizada. Em seguida, o programa marca todos os itens de cliente e fornecedor abertos para o final do período, bem como todos os documentos lançados a partir do período seguinte.
Se a classificação por divisão não foi usada até agora, especificar a data a partir da qual se deseja efetuar o ajuste posterior do balanço. Em seguida, o programa marca todos os documentos lançados após essa data, assim como todos os itens de cliente e fornecedor abertos no dia anterior. O log mostra quantos documentos e partidas em aberto de cliente e fornecedor por empresa foram marcados e mencionados para o ajuste. 5.
Exibição do ajuste calculado para um documento individual da exibição de documento. Marcar Ambiente posterior do balanço.
→ Ajuste
Lista de programas para ajuste de demonstração contábil Os programas a seguir são utilizados para realizar ajustes na demonstração contábil: Nome do programa
Função
SAPF181 SAPF180A SAPF180 SAPF180P SAPF180N SAPF180S
Ajustes posteriores L/P Calcular ajustes posteriores do balanço Lançar ajuste posterior do balanço Exibir log de ajuste posterior do balanço Definir ajuste posterior do balanço Estornar execução efetiva para ajuste posterior do balanço Voltar a determinar as contas de ajuste para ajuste posterior do balanço
SAPF180K
Como atualizar as contas de lucros e perdas ao nível da divisão Para lançar as contas de lucros e perdas (classes de custo primário), é necessário entrar um objeto de classificação contábil de CO. Este é atribuído a uma divisão em seu registro mestre. A entrada do objeto de classificação contábil de CO significa que todas as contas de perdas e lucros são atualizadas no nível da divisão. No entanto, ocorre um problema caso se pretenda executar os lançamentos automáticos. Ao executar lançamentos automáticos, o sistema não consegue determinar sempre a que classificação contábil de CO e, portanto, a que divisão os lançamentos serão atribuídos. Nesse caso, o sistema lançará no objeto padrão armazenado no sistema (e, portanto, para a divisão padrão).
Fatura
Conta
Divisão
Cliente/contas a receber Receita Receita
Montante
1,000.00 0001 0002
600.00400.00-
Divisão
Montante
Pagamento com desconto Conta
Instituto bancário
970.00
Cliente/contas a receber
1,000.00-
Desconto
0010
30.00
No sistema standard, é possível fazer transferências para a divisão em que foi originada a operação para as seguintes contas de perdas e lucros: •
Descontos
•
Diferenças de câmbio
Para fazer isso, podem ser usados ajustes de lucros e perdas. No final do período, um relatório (SAPF181) lê todos os itens liquidados neste período, analisa os documentos pertencentes a estes itens e cria lançamentos de ajustes adequados.
Ajuste da divisão de L/P Conta
Montante
Despesas por desconto Despesas por desconto Despesas por desconto
•
•
0010 0001 0002
30.0018.00 12.00
O ajuste da conta L/P gera um resumo de transferências para cada uma das categorias em questão. O ajuste posterior L/P pode ser executado somente uma vez para cada período contábil.
Como atualizar as contas do balanço no nível de divisão Para as contas do balanço, é possível fazer opções de configuração no sistema para especificar se a divisão é uma entrada obrigatória ao efetuar lançamento nessas contas. Pode ser necessário, por exemplo, não entrar uma divisão se o item de comprovante de lucros e perdas tiver que ser atribuído a diversas divisões, mas o item original não puder ser decomposto.
Fatura Conta
Divisão
Cliente/a receber Rendimento Rendimento Impostos
Montante
1,150.00 0001 0002
600.00400.00150.00-
No sistema standard, é possível fazer transferências para a divisão em que foi originada a operação para as seguintes contas de balanço: •
Contas a receber
•
Contas a pagar
•
Compensação de desconto
•
Impostos
Para fazer isso, pode-se usar o ajuste posterior do balanço. Ao lançar um documento, o sistema faz a verificação do mesmo e, se apropriado, marca-o ajuste posterior do balanço. O programa SAPF180A lê os documentos marcados, calcula os lançamentos de ajuste necessários e os atualiza em suas próprias tabelas do banco de dados. Um segundo programa, o SAPF180 faz a leitura das tabelas de lançamento de ajuste e com base nestas lança os documentos contábeis obrigatórios.
Ajuste posterior do balanço Conta
Divisão
A receber A receber A receber
Montante
1,150.000001 0002
690.00 460.00
Impostos Impostos Impostos
•
•
•
•
150.00 0001 0002
90.0060.00-
O ajuste posterior do balanço gera um resumo de transferências para cada uma das categorias em questão. Pode-se executar um ajuste posterior do balanço tantas vezes quantas forem necessárias. Entretanto, não se pode executar o ajuste posterior do balanço sem antes ativar os balanços da divisão para a empresa em questão. O usuário pode exibir os lançamentos de ajuste calculados para cada documento individual a partir da tela de exibição de documentos.
Gerar saldo zero a nível de divisão Quando se lança um documento, o saldo no nível da divisão não é zerado automaticamente.
Pagamento Conta
Divisão
Instituto bancário Cliente/a receber Cliente/a receber
Montante
3450.00 0001 0002
2300.001150.00-
No sistema standard, é possível ajustar o saldo de cada divisão para zero por meio de lançamentos de ajuste. Para fazer isso, pode-se usar o ajuste posterior do balanço. Ao lançar um documento, o sistema faz a verificação do saldo da divisão e se este não for zero, ele marca o documento para ajuste posterior do balanço. O programa SAPF180A faz a leitura dos documentos marcados, calcula os lançamentos de ajuste e os atualiza nas próprias tabelas de banco de dados. Um segundo programa, o SAPF180 faz a leitura das tabelas de lançamento de ajuste e com base nestas lança os documentos contábeis obrigatórios.
São feitos os lançamentos de ajuste em uma conta de compensação. Esta conta preenche a função de um crédito ou conta a pagar de uma divisão em relação a todas as outras divisões.
Ajuste posterior do balanço Conta
Divisão
Compensação Compensação Compensação
•
•
•
•
Montante
3450.000001 0002
2300.00 1150.00
O ajuste posterior do balanço gera um resumo de transferências para a conta de compensação. Pode-se executar um ajuste posterior do balanço tantas vezes quantas forem necessárias. Entretanto, não se pode executar o ajuste posterior do balanço sem antes ativar os balanços da divisão para a empresa em questão. Os lançamentos de ajustes calculados podem ser exibidos para cada documento individual a partir da exibição do documento.
Como exibir saldos da divisão Utilização As opções a seguir encontram-se disponíveis para exibição de um saldo da conta do Razão de uma divisão específica: •
•
Na 1a tela da exibição de saldo, pode-se entrar uma divisão. Nesse caso, são exibidos somente os saldos dessa divisão. Se não for especificada uma divisão, será exibido o total do saldo da conta. Pode-se saltar para a exibição do saldo de uma divisão específica a partir da exibição do saldo total.
Conjunto de funções As funções a seguir encontram-se disponíveis na exibição dos saldos da conta do Razão para a exibição de saldos referente à divisão: •
Uma síntese dos saldos da conta pode ser obtida com base nas divisões que receberam os lançamentos. Para isso, selecionar Ambiente → Síntese divisão.
•
É possível exibir os saldos da conta do Razão para uma divisão específica: Para isso, selecionar Outra divisão e marcar a divisão desejada.
