Diseño de Un Sistema de Costos

PRODUCTO 1. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE COSTOS

MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

Julio de 2007 Página 1 de 113

TABLA DE CONTENIDO

1

INTRODUCCION .....................................................................................................9

2

MARCO TEÓRICO ................................................................................................10 2.1 GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS .............................................................10 2.2 CONCEPTO DE COSTOS ABC .............................................................................12 2.2.1

Condiciones para aplicar el sistema de costeo ABC. .....................................13

2.2.2

Variables de los costos ABC. .........................................................................14

2.2.3

Procesos y actividades. ..................................................................................14

2.2.4

Inductores de costos.......................................................................................14

2.2.5

Objetos del costo. ...........................................................................................14

2.2.6

Recursos.........................................................................................................15

2.2.7

Herramientas de gestión.................................................................................15

2.2.8

El sistema ABC en empresas de servicios. ....................................................16

2.2.9

Requisitos para la implementación del ABC en empresas de servicios. ........16

2.3 CADENA DE VALOR ..............................................................................................19 2.4 GESTION BASADA EN ACTIVIDADES .................................................................21 3

MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................22 3.1 FUNDAMENTOS DOCTRINALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.....23 3.1.1

Es un modelo gerencial y no un modelo contable. .........................................23

3.1.2

Se considera como recursos tanto los gastos y los costos de la entidad.......24

3.1.3

El enfoque es sistémico; poco interesan las jerarquías departamentales. .....25

4

JUSTIFICACIÓN LEGAL.......................................................................................26

5

DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA ...............................................................27 5.1 REVISIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEMÁS ASPECTOS INSTITUCIONALES ......29 5.2 DISEÑAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PARA LA PGN30 5.2.1

Definir los centros de costo de la PGN...........................................................31

5.2.2

Identificar los recursos de la PGN. .................................................................32

5.2.3

Identificar y definir actividades a costear........................................................32

5.2.4

Definir los objetos de costo.............................................................................33

5.2.5

Establecer inductores. ....................................................................................34



5.3 FORMULAR LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PROPUESTOS .........................................34 5.3.1

Diseñar la metodología de acumulación de costos. .......................................35

5.3.2

Diseñar y estructurar los informes del sistema de gestión de costos. ............36

5.3.3

Diseñar los indicadores del sistema de gestión de costos. ............................36

5.3.4

Validar el modelo de costeo y la estructura de centros de costo

diseñados para la PGN. .............................................................................................37 5.3.5

Diseñar la propuesta tecnológica de implementación para el sistema de

gestión de costos........................................................................................................37 5.4 DESPLEGAR E INTERIORIZAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS ................................................................................................................38 5.4.1

Capacitar y sensibilizar a los funcionarios sobre la metodología de

costeo. ........................................................................................................................38 6

MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .........................................39 6.1 RECURSOS ECONOMICOS..................................................................................41 6.1.1

Clasificación de los recursos según su origen................................................41

6.1.2

Clasificación de los recursos según su relación con el centro de costo. ........41

6.1.3

Recursos contemplados en el sistema de gestión de costos. ........................42

6.1.4

Registro y control de los recursos económicos ..............................................48

6.2 CENTROS DE COSTO...........................................................................................50 6.2.1

Definición y diseño de los centros de costo....................................................51

6.2.2

Estructura y codificación.................................................................................52

6.2.3

Acumulación de recursos económicos por centro de costo ...........................58

6.3 COSTO POR FUNCIONARIO ................................................................................58 6.4 INFORMES DE COSTOS - I ...................................................................................59 6.4.1

Recursos económicos por centro de costo.....................................................60

6.4.2

Costos por funcionario....................................................................................60

6.5 COSTOS POR ACTIVIDADES ...............................................................................61 6.5.1

Características................................................................................................64

6.5.2

Manual de procesos - mapa de procesos.......................................................67

6.5.3

Estructura y codificación.................................................................................69

6.5.4

Determinación del costo por actividad............................................................71



6.5.5

Requerimientos...............................................................................................71

6.6 COSTOS POR PROCESOS...................................................................................73 6.7 COSTOS DE PROCESOS MISIONALES...............................................................74 6.8 COSTOS POR PRODUCTO FINAL........................................................................78 6.8.1

Clasificación de los objetos de costos – productos. .......................................79

6.9 INFORMES DE COSTOS - II ..................................................................................80

7

6.9.1

Informe de costo del funcionario por actividades. ..........................................80

6.9.2

Informe de costo de actividades por funcionario. ...........................................81

6.9.3

Informe de costos de la cadena de valor........................................................81

6.9.4

Informe de costos por macroprocesos. ..........................................................82

6.9.5

Informe de costos de procesos misionales.....................................................83

6.9.6

Informe de costo por producto final de los procesos misionales. ...................84

INDUCTORES........................................................................................................85 7.1 CARACTERÍSTICAS ..............................................................................................85 7.2 CODIFICACIÓN......................................................................................................86 7.3 UTILIZACIÓN .........................................................................................................87

8

INDICADORES ......................................................................................................91 8.1 MARCO LEGAL ......................................................................................................91 8.2 DEFINICION ...........................................................................................................92 8.3 CLASES DE INDICADORES ..................................................................................95 8.3.1

Eficiencia. .......................................................................................................95

8.3.2

Efectividad. .....................................................................................................96

8.3.3

Equidad...........................................................................................................97

8.3.4

Excelencia. .....................................................................................................97

8.3.5

Entorno. ..........................................................................................................97

8.3.6

Sostenibilidad. ................................................................................................98

8.3.7

Economía........................................................................................................98

8.3.8

Eficacia. ..........................................................................................................98

8.4 INDICADORES DE COSTOS PARA CENTROS DE COSTO ..............................100 8.4.1

Costo Total por centro de costo....................................................................100

8.4.2

Porcentaje o participación del recurso humano en el área...........................100

8.4.3

Porcentaje o participación del recurso físico en el área. ..............................100



8.4.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en el área. .....................100

8.5 INDICADORES DE COSTOS PARA ACTIVIDADES............................................101 8.5.1

Costo total por actividad. ..............................................................................101

8.5.2

Porcentaje o participación del recurso humano en la actividad....................101

8.5.3

Porcentaje o participación del recurso físico en la actividad. .......................101

8.5.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en la actividad. ..............101

8.6 INDICADORES PARA PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO...........................102 8.6.1

Costo total por producto. ..............................................................................102

8.6.2

Porcentaje o participación del recurso humano en el producto. ...................102

8.6.3

Porcentaje o participación del recurso físico en el producto.........................102

8.6.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en el producto................102

8.7 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD ................................................................103

9

8.7.1

Productividad de recurso humano. ...............................................................103

8.7.2

Productividad recursos físicos. .....................................................................103

8.7.3

Productividad total ........................................................................................103

RECOMENDACIONES ........................................................................................104 9.1 ELECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN .............................................................................................104 9.2 CONFORMACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO ...........................................105 9.3 SOBRE RECURSOS ............................................................................................105 9.3.1

Identificación.................................................................................................105

9.3.2

Registro y control..........................................................................................106

9.3.3

Tablas de recolección de datos ....................................................................106

9.4 CENTROS DE COSTO.........................................................................................106 9.5 PROCESOS Y ACTIVIDADES .............................................................................107 9.5.1

Definir la codificación de actividades............................................................107

9.5.2

Divulgar el Manual de Procesos ...................................................................107

9.5.3

Reportes por parte del funcionario. ..............................................................108

9.6 DETERMINACION DEL COSTO DE LOS PROCESOS MISIONALES. ...............108 9.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .................................................................108 10

GLOSARIO ..........................................................................................................109

11

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................113



LISTA DE FIGURAS FIGURA Nº 1. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE COSTOS ..................................................................................11 FIGURA Nº 2. FUNDAMENTO DE MODELO GERENCIAL .............................................................................24 FIGURA Nº 3. LOS COSTOS Y GASTOS DE LA PGN SON LOS RECURSOS DEL SISTEMA ....................24 FIGURA Nº 4. ENFOQUE SISTÉMICO.............................................................................................................25 FIGURA Nº 5. DIAGRAMA FLUJO DE ACTIVIDADES ETAPAS 1 Y 2...........................................................27 FIGURA Nº 6. DIAGRAMA FLUJO DE ACTIVIDADES ETAPAS 3 Y 4...........................................................28 FIGURA Nº 7. DIAGRAMA DE CONTEXTO.....................................................................................................29 FIGURA Nº 8: METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................................35 FIGURA Nº 9. DIAGRAMA DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.................................40 FIGURA Nº 10: ESTRUCTURA CÓDIGO DE CENTROS DE COSTO.............................................................52 FIGURA Nº 11. MAPA DE PROCESOS PGN...................................................................................................63 FIGURA Nº 12. MAPA DE PROCESOS PGN...................................................................................................68 FIGURA Nº 13. ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE PROCESOS...............................................................69 FIGURA Nº 14: ALTERNATIVA DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS.........................72 FIGURA Nº 15. ASIGNACIÓN DE COSTOS A PROCESOS MISIONALES ....................................................76 FIGURA N° 16. ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN DE INDUCTORES.........................................................86



LISTA DE TABLAS

TABLA N° 1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO..................................................26 TABLA N° 2. ETAPAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS .......................................................40 TABLA Nº 3. RECURSOS CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................................47 TABLA Nº 4. RECURSOS SIN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ....................................................48 TABLA Nº 5. REGISTRO Y CONTROL DE RECURSOS ........................................................................49 TABLA N° 6. INFORMES DE COSTOS ...................................................................................................59 TABLA Nº 7. INFORME DE RECURSOS ECONÓMICOS POR CENTRO DE COSTO MENSUAL .......60 TABLA N° 8. INFORME DE COSTOS POR FUNCIONARIO MENSUAL................................................61 TABLA N° 9. INFORME FINAL DE COSTOS PROCESO MISIONAL RESUMEN CADENA DE VALOR MENSUAL ...................................................................................................................................64 TABLA Nº 10. ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES ........................70 TABLA Nº 11. INFORME DE COSTO DEL FUNCIONARIO POR ACTIVIDADES MENSUAL...............81 TABLA N° 12. INFORME DE COSTOS DE ACTIVIDADES POR FUNCIONARIO MENSUAL ..............82 TABLA N° 13. INFORME FINAL DE RECURSOS ECONÓMICOS POR MACRO PROCESO MENSUAL.................................................................................................................................................83 TABLA N° 14. INFORME FINAL DE RECURSOS ECONÓMICOS POR PROCESO MISIONAL MENSUAL.................................................................................................................................................83 TABLA N° 15. INFORME PRODUCTO FINAL DE PROCESO MISIONAL POR ESPECIALIDAD MENSUAL.................................................................................................................................................84 TABLA N° 16. CODIFICACIÓN DE INDUCTORES .................................................................................86



LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO Y EQUIVALENCIAS ANEXO B. FORMATOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ANEXO C. DICCIONARIO DE ACTIVIDADES ANEXO D. LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES ANEXO E. RELACIÓN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS ANEXO F. LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS ANEXO G. LISTADO GENERAL DE INDUCTORES ANEXO H. HOJA METODOLÓGICA DE INDICADORES



1

INTRODUCCION

Las entidades públicas, cuyas funciones estén al servicio de la sociedad, deberán implantar un Sistema de Gestión de Costos que les permita determinar los costos que se causan en desarrollo de sus funciones; éstos deben ser cuantificados y desagregados según las funciones de la misma.

Es por esto que la Procuraduría General de la Nación, (PGN en adelante), requiere hoy un sistema de información que le apoye en el logro de los objetivos, le permita trabajar dentro de una cultura de calidad y que conlleve a un mejoramiento continuo, con metodologías y modelos que le permitan: ¾ Medir su gestión y el servicio que presta al ciudadano. ¾ Determinar la eficacia, eficiencia y efectividad en el uso de los recursos. ¾ Comparar los costos de las actividades, procesos y/o servicios afines o similares.

Dada la importancia significativa del costeo de las actividades, procesos y servicios, y su impacto económico, la PGN, dentro del Programa de Modernización Institucional, busca a través del Sistema de Gestión de Costos cuantificar la asignación y uso de los recursos asignados a los Centros de Costo (unidades funcionales) definidos para la Entidad, los cuales a su vez, se encuentran asociados a las actividades desarrolladas, todo esto enmarcado en la optimización de los servicios prestados a la sociedad.

La flexibilidad de la estructura del Sistema de Gestión de Costos y la diversidad de informes e indicadores, que éste aporta, debe servir a la entidad para comprender cada uno de los centros de costo, generando interrelaciones que interpretadas desde diferentes puntos de vista, permitan un análisis gerencial que apoye a la dirección en la toma de decisiones. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


2

MARCO TEÓRICO

El Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN parte de los fundamentos de la Gerencia Estratégica de Costos, de los propósitos del costeo basado en actividades y permite el uso por parte de las directivas de la gestión basada en actividades.

Actualmente nadie niega la importancia estratégica de los costos, que durante mucho tiempo estuvieron distantes del concepto de valor, y hoy están atados a las bases de competitividad del negocio.

2.1

GERENCIA ESTRATÉGICA DE COSTOS

De otra parte, en el estudio de cualquier modelo de costos resulta interesante realizar un análisis de su evolución histórica así como de sus fuentes doctrinales, por lo que a continuación se expondrá una síntesis de los principios teóricos del modelo que han supuesto la base sobre la que se han asentado posteriores desarrollos; para ello, se estudian los principales aportes propuestos por Michael Porter, autor del libro Ventaja Competitiva publicado en su obra de 19851, los que se constituyen en las bases de referencia sobre las cuales descansan los fundamentos del Sistema de Gestión de Costos de la PGN.

Las pretensiones de la Gestión Estratégica de Costos (GEC), como se muestra en la Figura Nº 1, basados en análisis financieros propenden a determinar la competitividad de los productos o servicios del negocio.

1

PORTER, Michael. Competitive advantage. Setting and sustaining superior performance. Nueva York. The Free Press, Hemos utilizado la traducción al español de Campa de la Pérez, M. Asunción (1988): Ventaja competitiva, Compañía Editorial Continental, México, 2ª impr. p. 52.



Figura Nº 1. Gestión estratégica de costos

Fuente: La gestión estratégica de costos, Sank John

El Costeo Basado en Actividades (en adelante ABC, por sus siglas en inglés Activity Based Costing) tiene como propósito suministrar a las directivas información más precisa de productos y servicios, explicaciones más claras sobre lo que hace que los costos existan, y sobre qué impulsa los costos y la información más pertinente para la toma de decisiones estratégicas, ayudando a las organizaciones a manejar en mejor forma sus procesos y actividades misionales, un proceso que se ha denominado Gestión Basada en Actividades, ABM (por sus siglas en inglés Activity Based Management).

El ABM es el uso de la información de ABC para entender y hacer cambios benéficos, en la forma como las instituciones realizan sus negocios.

Es importante considerar que el uso del ABC, así como del ABM, apoya otras iniciativas como el balanced scorecard, enfoque de análisis de ciclos de vida, medición de la capacidad instalada no utilizada y análisis de costos marginales.

La información sobre la gestión de costos suministra una clara ventaja competitiva; las instituciones deben manejar sus procesos de gestión de costos de tal modo que sean flexibles y que puedan responder al cambio, para así afrontar los retos competitivos próximos. Así mismo, se debe entender la manera como las decisiones



y actuaciones de los directivos crean, mantienen o destruyen valor: la gestión de costos es el criterio que hace posible este proceso.

2.2

CONCEPTO DE COSTOS ABC

La metodología de asignación de recursos mediante el costeo basado en actividades, ABC, surge como herramienta de gestión que permite realizar una asignación razonable, lógica y clara de los diferentes recursos económicos de la organización a sus actividades, procesos y productos o servicios prestados. Su fundamentación radica en que los recursos económicos de una organización son utilizados para la ejecución de actividades, las que se realizan para la generación de bienes o la prestación de servicios de distinto orden. Dado lo anterior, quien consume los recursos son las actividades y éstas a su vez se relacionan de forma directa con los objetos del costo.

“La metodología del ABC se basa en el hecho de que una organización para producir productos o servicios requiere realizar actividades las cuales consumen recursos, por lo tanto, primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos del costo (productos, servicios, grupos de funcionarios y regiones, etc.) que demandan dichas actividades; con esto se logra una mayor precisión en la determinación de los costos y en la rentabilidad de los productos y servicios”.2 El desarrollo de la metodología de asignación de recursos ABC permite contestar preguntas tales como: ¾ ¿Qué recursos consume cada actividad? Y dado lo anterior ¿Cuánto cuesta cada actividad? ¾ ¿Qué porción de cada actividad se necesita para generar cada producto o prestar un servicio?

2

KAPLAN, Robert S y COOPER, Robin. Coste y Efecto. Edición 2. Barcelona.Gestión 2.000. 1998. P. 80



¾ ¿Cómo mejorar la eficiencia en el uso de los recursos a través de las actividades? ¾ ¿Cómo mejorar la prestación de servicios a través del conocimiento y la gestión de las actividades?

2.2.1

Condiciones para aplicar el sistema de costeo ABC.

De acuerdo a los profesores Kaplan y Cooper, se pueden observar las siguientes condiciones para la implementación de un sistema de costos ABC:

1. Costos en recursos indirectos y de apoyo bastante altos; busque áreas con grandes costos en recursos indirectos y de apoyo, especialmente cuando estos costos hayan estado creciendo”3. Es importante que los costos indirectos de fabricación tenga una importante representación en la estructura general de costos de la organización. Vale la pena señalar que la estructura de las organizaciones actuales y en especial aquellas que esté diseccionadas a actividades de servicios, el costo indirecto y de los procesos de apoyo representa más del 80% del total de costos empresariales.

2. Variedad de productos, clientes o procesos; aplicación de la regla de la diversidad, busque una situación en donde exista una gran número de usuarios y productos finales.”4

Sin embargo, es importante resaltar que no son las únicas condiciones para implementar este modelo; adicionalmente se debe contar con: ¾ Sistema de información contable con un funcionamiento adecuado, puesto que de éste se obtendrá el insumo básico (información financiera) para el respectivo costeo. ¾ Sistema de costo de los recursos directos sólidos.

3 4

Ibid. P. 125. Ibid., P. 125



¾ Estadísticas de procesos y actividades desarrolladas o prever que éstas son requeridas para el funcionamiento del modelo.

2.2.2

Variables de los costos ABC.

Los conceptos básicos del ABC son muy importantes y fáciles de entender. Hay cuatro términos claves que son útiles para aprender y usar esta herramienta, así como, compartir la experiencia con otros profesionales. Dentro de los elementos básicos que se identifican en este esquema tenemos:

2.2.3

Procesos y actividades.

Los procesos son el conjunto de actividades que hacen parte de la cadena de valor interna del negocio; a su vez las actividades son un conjunto de tareas realizadas por una persona o un grupo que suponen o dan lugar a un saber o hacer específico, con un carácter homogéneo desde el punto de vista de su comportamiento de costo y ejecución, que permiten obtener un output (producto o salida), dirigidas a satisfacer a un usuario interno o externo, en donde se emplean una serie de inputs (insumos o recursos).

2.2.4

Inductores de costos.

Son instrumentos utilizados para la asignación del costo de los recursos. Se señalan cómo se consumen recursos por la ejecución de actividades, base de asignación o distribución de los costos indirectos de producción, de los recursos a las actividades y de las actividades a los objetos del costo.

2.2.5

Objetos del costo.

Es cualquier elemento tangible o intangible sobre el que se tiene interés o posee un valor informativo útil. Puede estar representado por un producto, un servicio,



un departamento o división, un territorio. Es hacia lo que se dirige el costeo o que se pretende costear, pueden ser productos, servicios, procesos, actividades, centros de costo, usuarios, proveedores, entre otros.

2.2.6

Recursos.

Es el conjunto de bienes y servicios necesarios para realizar una actividad. Que pueden ser expresados en términos económicos a través de un signo monetario.

2.2.7

Herramientas de gestión.

El ABC es una poderosa herramienta que ayuda a entender la eficiencia y la eficacia de los servicios y los productos fabricados, que ayuda a entender la cadena “general” del valor a un nivel estratégico y táctico, por lo que tiene muchos usos estratégicos y tácticos. Con esta herramienta es posible realizar: ¾ Identificar el valor con que contribuyen las actividades y los segmentos de negocios, mediante una comprensión completa de los costos y la dinámica relacionada para ayudar a enfocar la atención en resultados buscados como objetivo. ¾ Identificar oportunidades para usar eficazmente los canales de distribución a fin de mejorar los resultados. ¾ Determinar cuánto cuesta el servicio para los usuarios considerando cada modalidad de servicio. ¾ Diferenciar las actividades suministradas a diferentes segmentos de usuarios. ¾ Suministrar información para la utilización efectiva de los recursos de la Institución. ¾ Identificar los gastos operacionales incrementales para respaldar el crecimiento. ¾ Identificar oportunidades de gerencia de costos. ¾ Suministrar información para mejorar la eficiencia del proceso. ¾ Suministrar una infraestructura robusta para respaldar el proceso de planificación.



¾ Comprometer a los miembros de la organización en un manejo más racional de los recursos organizacionales. ¾ Proyectar de una manera más acertada los resultados de la institución.

2.2.8

El sistema ABC en empresas de servicios.

Después de estudiar el marco conceptual en el que se desarrolla el sistema de costos basado en las actividades, se analizan las posibilidades que presenta su aplicación, en especial, a empresas del sector servicios, puesto que existe mucha más evidencia empírica sobre la implementación de este sistema en el entorno de organizaciones industriales y ha sido menos explorado precisamente en el sector servicios.

2.2.9

Requisitos para la implementación del ABC en empresas de servicios.

Las organizaciones de servicios no son todas iguales, a menudo presentan diferentes patrones de comportamiento en cuanto a negocios y a actividades se refiere. Además, su estructura de costos varía de unas empresas de servicios a otras, al igual que ocurre en las empresas de fabricación, en función de la línea de negocio a que se dediquen, tanto si es en servicios profesionales (consultores de gestión, abogados, firmas de contabilidad, empresas de publicidad, etc.) como en otros servicios (empresas de transportes, bancos, hoteles, etc.). Cooper5 indicaba que es imposible proponer un conjunto de normas o pautas para tomar una única decisión respecto a si una empresa necesita o no un sistema de costos basado en las actividades. No obstante, el autor considera que es posible definir las condiciones bajo las cuales la conveniencia de este sistema puede justificarse mejor y por lo tanto presuponer que podrá adaptarse a la empresa. 5

COOPER, Robert. (1988): "The rise of Activity-Based Costing-Part Two: When Do I Need an Activity-Based Cost System? Journal of Cost Management, fall, pp. 41 a 48, hemos utilizado el texto recogido en la obra de Cooper, R. y Kaplan, R.S. (1991): The Design of Cost Management Systems. Text, Cases and Readings”. Ed. Prentice Hall, Inc. New Jersey, p. 366 a 374, en este caso la cita es de la p. 372.



En general, se han venido señalando algunas características que debe reunir una empresa para que la implementación del ABC resulte adecuada y útil, aunque ello no garantice un éxito completo de la misma. Entre ellas podemos apuntar las siguientes: ¾ Los costos indirectos respecto al producto deben ser importantes. ¾ Elevado número de actividades diferentes realizadas en la empresa. ¾ Deben fabricarse productos variados y en cantidades distintas. ¾ Debe existir una organización adecuada para la implementación del método ABC en cuanto a la existencia de responsabilidades tras cada actividad. ¾ Debe existir un equipamiento informático adecuado para el tratamiento del volumen de datos que dicho método requiere y genera. Estrin, Kantor, y Albers, 6, motivados por las preocupaciones manifestadas por la dirección de las empresas en cuanto a la posibilidad de anticipar el resultado de la implementación del sistema ABC o valorar, aunque subjetivamente, la adaptabilidad del mismo a su compañía, plantean un sistema de puntuación basado en valoraciones de diferentes factores de aplicabilidad del ABC. Los autores clasifican estos factores en dos dimensiones:

La primera se basa en la probabilidad de que el ABC produzca costos u otros resultados significativamente diferentes de aquéllos que se generarían con métodos convencionales o menos costosos. Se trata de dar respuesta a si resulta interesante que el sistema ABC produzca costos significativamente diferentes de los que generaba la contabilidad convencional y si realmente interesa que éstos sean mejores.

Los factores que se consideran dentro de la primera dimensión son "el número y la diversidad de productos o servicios producidos, la diversidad y el grado diferencial

6

ESTRIN, T. L.; KANTOR, J; ALBERS, D. (1994): "Is ABC suitable for your company?” Management accounting, vol. 75, nº 10, abril, p. 40 a 45.



de servicios de apoyo usados por productos diferentes, la medida en que se usan procesos comunes o conjuntos, la eficacia de métodos de costo actuales”.7

La segunda de las dimensiones busca establecer si la dirección utilizará o no la información de costo generada por el sistema ABC para decisiones significativas, debido a que es diferente. La dirección debe percibir la información ABC como superior, y la naturaleza de la organización y su entorno competitivo, legal y social debe permitir a los directivos usar esta información libremente. En este caso la respuesta corresponde a si las decisiones que tome la dirección se basarán o no en la información generada por el nuevo sistema que en principio se considera mejor que la anterior.

Los factores incluidos en la segunda dimensión son "la libertad de la dirección para la fijación de precios, la proporción de costos del periodo respecto a costos totales, consideraciones estratégicas, el clima y la cultura de reducción de costos en la compañía, y la frecuencia de análisis necesario o deseable".8

Se trata, por tanto, de estudiar la empresa en sí misma, mediante el análisis de la situación en que se encuentra en relación con una serie de factores que, a su vez, se enmarcan en dos líneas de conclusiones diferentes. La valoración subjetiva y ponderada de todos esos factores se representa en un cuadrante y los autores explican el significado de cada uno de los apartados que forman dicho cuadrante.

Según en qué situación final quede descrita la empresa se aconseja o no la implementación del sistema ABC, por lo que puede resultar útil y guía para que la dirección de una empresa (de servicios o de fabricación) discuta y se plantee dicha aplicación antes de llevarla a cabo.

7

Estrin, T.L. et al (1994), ob. Cit. p. 40.

8

Estrin, T.L. et al (1994), ob. Cit. p. 40.



Si las respuestas a las cuestiones formuladas bajo cada dimensión resultan positivas y sus valoraciones finalmente son altas se aconseja la utilización del sistema. No obstante, cabe recordar que se trata de una propuesta de valoración subjetiva y su fiabilidad no ha sido probada aún en la práctica.

2.3

CADENA DE VALOR

La aparición del modelo ABC presenta una estrecha conexión con el pensamiento estratégico de Porter, el cual determina su visión sistémica de la empresa basada en el concepto de la cadena de valor: la empresa puede definirse de una forma muy simple, es un conjunto de actividades.

Dicho conjunto configura la personalidad competitiva de una empresa y debe analizarse, según Porter, dentro de un entorno que describió mediante una segunda idea, el sistema de valor.

El autor se posiciona a favor de los análisis de la empresa basados en las actividades y en el concepto de valor, en lugar de los análisis tradicionales centrados en los factores y en el valor agregado por éstos. Igualmente contrapone el concepto de valor al concepto de costo como herramienta preferible en el análisis de ventajas competitivas.

Bajo estos argumentos, el concepto de cadena de valor de M. Porter representa, al igual que otros autores, un avance cualitativo frente a la utilización del concepto tradicional del valor agregado por los siguientes dos motivos: ¾ Porque el concepto tradicional de valor agregado excluye sin necesidad el costo de los materiales adquiridos del costo de los restantes recursos de la empresa. ¾ Porque no ofrece ninguna información significativa sobre el papel estratégico que desempeñan los proveedores en la actividad productiva global de la misma.



La misma idea de valor agregado como costo o retribución de los factores internos es en sí insuficiente, dado que, hoy en día, precisamente se consideran factores estratégicos claves tanto los datos de costos como la calidad y el tiempo ajustado9.

El planteamiento de M. Porter parte de tres definiciones extremadamente simples: empresa, cadena de valor y sistema de valor. El autor define el primer concepto, es decir, la empresa como "un conjunto de actividades que se desarrollan al objeto de diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos10.

La cadena de valor podría referirse a la suma de los costos de todas las actividades que se enfrentan al valor o importe que los clientes están dispuestos a satisfacer por el producto o servicio obtenido con las mismas. El autor pretende que el concepto de la cadena de valor sea una herramienta de análisis válida para clarificar la posición estratégica de la empresa respecto a sus competidoras puesto que "las diferencias con frecuencia elevan deliberadamente su costo para imponer un precio superior por medio de la diferenciación"11.

El tercer concepto de su teoría, el sistema de valor constituido por una relación lineal de proveedores, empresa y clientes, es descrito por Porter de la siguiente forma: "La cadena de valor de una empresa se sitúa en un horizonte más amplio de actividades que yo llamo sistema de valor. Los proveedores tienen cadenas de valor (valor hacia arriba) con las que crean y entregan los inputs utilizados por la cadena de la empresa-cliente. Los proveedores no sólo entregan un producto sino que también pueden influir en la actuación de la empresa-cliente de muchas otras maneras. Además, muchos productos pasan por canales de cadenas de valor (valor de canal) en su camino hacia el comprador. Los canales desarrollan actividades adicionales que afectan al comprador, así es como influye en las propias actividades de la empresa". 9

GOVINDARAJAN, J. Y Shank, J. "Strategic cost analysis: The Crown Cork and Seal case". Emerging practices in Cost Management, Warren, Gornam & Lamont, Boston, 1990, p. 469 a 480. 10

Porter, M. (1985), ob. cit., p. 52.

11

Porter, M. (1985), ob. cit., p. 54.



2.4

GESTION BASADA EN ACTIVIDADES

Con esta información pertinente acerca de los costos, las directivas pueden tomar mejores decisiones acerca de qué, cómo y para quién suministran servicios o productos. ¿Por qué Gerencia Basada en Actividades? La GBA es una herramienta estratégica que permite a las directivas: Cuantificar el valor de productos y servicios, usar un lenguaje común para compararse entre Pares, observar sus actividades con una visión de proceso, seleccionar cursos de acción basados en información del Sistema de Gestión de Costos, así como justificar sus opiniones acerca del valor que aportan y las oportunidades de mejoramiento en la Entidad . Cuando el Sistema de Gestión de Costos se implanta por primera vez, es importante ayudar a las personas a entender la utilidad de la identificación y optimización de actividades a través de la cadena del valor. Este Sistema y la Gestión basada en actividades no darán respuesta a todos estos interrogantes, mostraran las áreas que requieren cambio o mejoramiento, pero no dicen a las directivas qué hacer. Aunque puede encontrarse que determinado servicio es costoso, un directivo puede continuar suministrándolo como un costo que no agrega valor hacer negocios que requiere ese servicio. La GBA no toma en consideración la dinámica y las relaciones del mercado que impactan a una empresa.

Este Sistema de Gestión de Costos de la PGN ofrece como principal ventaja el hacer énfasis en la evaluación del desempeño y en el control de los costos, actividad que debe ser realizada por el responsable de cada centro de costo, de tal manera que al tener que efectuarse una toma de decisiones sobre un caso particular se puede identificar en forma clara y oportuna el área y nivel involucrado, así como los que pueden influir en la decisión; los niveles altos de la organización se concentrarán sólo y de una manera mas adecuada en la toma de decisiones sobre las políticas generales de la entidad y no en situaciones particulares de la organización12.

12

AGUIRRE F, José Gabriel. Sistema de costeo, La asignación del costo total a productos y servicios. Bogotá. Fundación Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano, 2004 Pág. 219.



3

MARCO CONCEPTUAL

El estado actual de la gerencia estratégica de costos en la mayoría de las entidades públicas no es adecuado para apoyar las necesidades de sus servicios y del ambiente cambiante. Las áreas encargadas de las finanzas y la contabilidad, que en estas instituciones han sido los principales arquitectos de la información sobre los sistemas de gestión de costos, tradicionalmente han centrado su atención en las necesidades de presentación de informes a organismos externos y en aquellas decisiones relacionadas con la gerencia básica, una extensión de la contabilidad general de la institución.

La información financiera se ha desarrollado sobre los principios legales, dejando de lado la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas, estas practicas se pueden modificar, sólo si las personas y los equipos entienden el proceso de creación de valor y aceptan el tratamiento y uso de la información como herramienta fundamental de gestión institucional como una parte de su cultura. La mejor manera de enfocar y de motivar a las personas es a través del uso eficaz de la gerencia estratégica de costos porque la gestión es costeando.

Hoy, las entidades públicas, tales como la PGN, necesitan de un Sistema de Gestión de Costos que ofrezcan información sobre los siguientes aspectos: 1. ¿Cuál es el costo de la gestión realizada por dependencia y por funcionario? 2. ¿Cuál es el costo de la gestión por cada proceso de la entidad, por proceso misional, por especialidad? 3. ¿Se tiene certeza de por qué una dependencia cuesta más que otra? 4. ¿Se tiene certeza de por qué una Regional cuesta más que otra? 5. ¿Conoce el costo que asume la Institución en cada una de sus funciones misionales? (prevención, intervención, disciplinario y/o conciliación) 6. ¿Se conoce con certeza cuál especialidad o tema es más costosa?



7. ¿Se conoce por qué un nivel de funcionario puede costar más en una dependencia que en otra? 8. ¿En un ambiente de recursos limitados, será importante conocer cómo hacer un mejor uso de tales recursos?

En la PGN se necesita interrelacionar las metas con las estrategias generales por lo que los responsables o los líderes no deben considerar la gerencia estratégica de costos como un ejercicio de contabilidad sino como una herramienta gerencial que suministra a los directivos la información y la retroalimentación necesaria para alcanzar sus metas y monitorear los avances hacia el cumplimiento de su agenda estratégica.

3.1

FUNDAMENTOS DOCTRINALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

Estos fundamentos son el soporte técnico y teórico que hacen del sistema de gestión de costos una herramienta para gestionar adecuadamente los recursos y actividades para la ejecución de los propósitos fundamentales de la PGN.

3.1.1

Es un modelo gerencial y no un modelo contable.

El Sistema de Gestión de Costos pone de manifiesto la necesidad de gestionar las actividades en lugar de los recursos; los productos o servicios consumen actividades.



Figura Nº 2. Fundamento de modelo gerencial

Fuente: Propia

3.1.2

Se considera como recursos tanto los gastos y los costos de la entidad.

El Sistema de Gestión de Costos respeta la diferencia entre costos y gastos, pero no la considera al momento de gestionar: todos los esfuerzos necesarios para prestar un servicio, tanto los costos y los gastos, son recursos.

Figura Nº 3. Los costos y gastos de la PGN son los recursos del Sistema

Fuente: Propia



3.1.3

El enfoque es sistémico; poco interesan las jerarquías departamentales.

Por esta razón, el Sistema de Gestión de Costos es transversal para toda la entidad, es decir su enfoque esta basado en los procesos.

Figura Nº 4. Enfoque sistémico

Fuente: Propia



4

JUSTIFICACIÓN LEGAL

El diseño e implementación del Modelo de Sistema de Gestión de Costos para la PGN se basó en los siguientes aspectos institucionales y tuvo el siguiente desarrollo cronológico:

Tabla Nº 1. Antecedentes y justificación del proyecto FECHA

DOCUMENTO

CONCEPTO

13-ENE-2003

RES 068/2003

FEB-2003

PROCURANDO Nº 6

07-JUL-2006

LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL Nº 18

23-NOV-2006

CONTRATO Nº 00066 DE 2006

Por medio de la cual se establece el esquema general de ejecución y administración del programa de apoyo al fortalecimiento institucional de la PGN. Divulgación del sistema de gestión fortalecimiento del soporte estratégico institucional. Consultoría especializada para la formulación de una metodología para desarrollar un modelo de centros de costo y su implantación en la PGN. Firma del contrato de iniciación de labores.

Fuente: Propia

Además se basó en los siguientes aspectos institucionales: ¾ El Decreto 1227 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Indica el artículo 102. La evaluación de la gestión gerencial se realizará con base en los Acuerdos de Gestión, documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente público, con fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia

¾ El Plan de Desarrollo Institucional 2004-2007 establece dentro de las estrategias generales del Plan de Desarrollo el Modelo de Gestión, en el que se cita: Diseño de indicadores objetivos que registren adecuadamente procesos y resultados cualitativos y cuantitativos, que valoren la gestión institucional.



5

DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA

En este capítulo se presentan las principales actividades desarrolladas según el plan de trabajo determinado inicialmente y de acuerdo a las propuestas metodológicas de nuestra firma; en concordancia con lo anterior, el trabajo de consultoría se desarrolló en cuatro etapas que se resumen a continuación:

Figura Nº 5. Diagrama flujo de actividades etapas 1 y 2

Fuente: Propia



Figura Nº 6. Diagrama flujo de actividades etapas 3 y 4

Fuente: Propia

De igual manera se presenta el diagrama de contexto que desarrolla las cinco preguntas básicas sobre las cuales se fundamenta el sistema de gestión de costos determinado para la PGN -para qué, cómo, cuándo, qué y quiénes- este diagrama permite sensibilizar y orientar a los usuarios y coordinadores del Sistema.



Figura Nº 7. Diagrama de contexto

Fuente: Propia

5.1

REVISIÓN DE NORMATIVIDAD Y DEMÁS ASPECTOS INSTITUCIONALES

El objetivo de esta actividad era establecer el marco normativo dentro del cual se establecen la estructura organizacional y las funciones de la PGN; respecto del desarrollo de esta actividad se revisó la normativa de la institución y documentación recibida por parte del interventor del contrato, la cual se detalla a continuación: 1. Información Institucional. 2. Carta de Valores y Principios Éticos. 3. Informe al Congreso 2001. 4. Informe al Congreso 2002. 5. Informe al Congreso 2003. 6. Informe al Congreso 2004. 7. Informe al Congreso 2005.



8. Informe de Gestión 2001 a 2004. 9. Mapa de Riesgos Institucionales. 10. Plan Estratégico 2005-2008. 11. Licitación Pública Nacional Nº 18 de 2006. 12. Propuesta de Servicios de Consultoría. 13. Mejoramiento Continuo Resolución. 176 Dic/2000. 14. Estructura Orgánica- Decreto 262 de 2000. 15. Manual de Funciones – Resolución. 450 de 2000. 16. Manual de Procesos y Procedimientos Resolución. 041 de 2001. 17. Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003. 18. Sistema de Gestión de la Calidad 2005 – Presentación Power Point. 19. Procesos Misionales Existentes Tomo 1. 20. Procesos Misionales Optimizados Tomo 2. 21. Procesos de Apoyo Optimizados. 22. Diagnóstico General del SIAF. 23. Módulo de Capacitación 1 Ciclo PHVA. 24. Ejecución Presupuestal a 30-10-2009 (Cuadro). 25. Estados Financieros a 31-10-2006 versión en papel 18 folios (Listado del Sistema).

A partir de lo anterior, se definió un plan de acción, el cual estuvo acorde a las expectativas de la Entidad y las necesidades de información del Sistema de Gestión de Costos.

5.2

DISEÑAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PARA LA PGN

El modelo del sistema de gestión de costos tiene su fundamento en la definición en los centros de costo, recursos, inductores y objetos de costo, pues estos son los elementos del Sistema. De su correcta definición y precisión depende el éxito de implementación. El diseño del modelo busca relacionar los recursos con los centros



de costo los cuales son dependencias o unidades organizacionales que desarrolla actividades necesarias para la producción de servicios finales.

5.2.1

Definir los centros de costo de la PGN.

Base conceptual: El centro de costo es una división lógica dentro de una organización, establecida con el fin de acumular, distribuir y determinar costos, con una clara definición de autoridad (una persona responsable al frente de cada centro establecido). (BACKER, JACOBSEN y RAMIREZ PADILLA. 1990)

Actividades desarrolladas: ¾ Definir los centros de costo y clasificarlos de acuerdo a la estructura orgánica de la PGN. ¾ Codificar y establecer los niveles de acumulación, según estructura orgánica y necesidades de información. ¾ Identificar los productos de cada centro de costo. ¾ Establecer la relación entre la estructura de centros de costo con el Plan General de Contabilidad.

Fuente de información: ¾ Decreto 262 de 2000, Estructura Orgánica. ¾ Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, desarrollados por Universidad de los Andes CIFI- Informática. ¾ Informes finales de la Consultoría para la Reingeniería de las Áreas Administrativas y Financieras y Diagnóstico del Sistema Administrativo y Financiero - SIAF. ¾ Necesidades de información identificadas por parte de los funcionarios de la PGN. Diagnosticadas a través de entrevistas personales.



5.2.2

Identificar los recursos de la PGN.

Base conceptual: Los recursos representan el costo básico del modelo. Un recurso comprende una agrupación homogénea y diferenciada de costos que realizan una función similar o, en el caso del personal, que tienen un perfil similar de trabajo. La suma de todos los recursos de un modelo es igual al costo total de una organización, en un marco temporal establecido. (Kaplan y Cooper) Actividades desarrolladas: ¾ Identificar y clasificar y dar atributos a los recursos. ¾ Definir las unidades de consumo. ¾ Identificar y valorar los sistemas de información de administración de recursos. ¾ Identificar los inductores de primer nivel, es decir, aquellos que permiten asignar recursos a los centros de costo. ¾ Definir las fuentes de información de los recursos ¾ Parametrizar los datos de entrada de los recursos.

Fuente de información: ¾ Manual de Funciones, Resolución 450 de 2000. ¾ Manual de Procesos y Procedimientos Resolución. 041 de 2001. ¾ Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003. ¾ Decreto 262 de 2000, Estructura Orgánica. ¾ Información de activos, de almacén, de personal, de sistemas y de las demás áreas que se estime conveniente. ¾ Plan General de la Contabilidad Pública.

5.2.3

Identificar y definir actividades a costear.

Base Conceptual: Una actividad es el conjunto de tareas que son efectuadas por un individuo o grupo de personas que utilizan su experiencia y capacidad específica para desarrollarlas, que son homogéneas desde el punto de vista del consumo de recursos y que permiten obtener una determinada salida (output) que representa un bien, un producto terminado, una parte de él, un servicio para el cliente o un insumo para otra actividad. (Lorino 1990) MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


Actividades desarrolladas: ¾ Identificar y definir los macro procesos, procesos y subprocesos y actividades, a través del árbol de procesos, diccionario de actividades, matriz de cruce de actividades y funciones por producto. ¾ Clasificar las actividades dentro de los centros de costo. ¾ Clasificar por atributos a las actividades, así como de los tiempos de dedicación y/o ejecución. ¾ Identificar los inductores de segundo nivel, es decir aquellos que permiten asignar el costo a los objetos de costo.

Fuente de información: ¾ Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, desarrollados por Universidad de los Andes CIFI- Informática. ¾ Informes de la Consultoría para la Reingeniería de las áreas Administrativas y Financieras y Diagnóstico del Sistema Administrativo y Financiero - SIAF. ¾ Necesidades de información por parte de los usuarios.

5.2.4

Definir los objetos de costo.

Base conceptual: Objetos de costos son los productos o servicios finales objeto de análisis sobre los cuales se requiere la información acumulada de costos. (Lorino 1990)

Actividades desarrolladas: ¾ Identificar y clasificar los productos de los procesos misionales, de apoyo y dirección.

Fuentes de información: ¾ Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, CIFIInformática. ¾ Informes de la Consultoría para la Reingeniería de las áreas Administrativas y Financieras y Diagnóstico del sistema Administrativo y Financiero - SIAF. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


¾ Necesidades de información por parte de los usuarios. ¾ Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006.

5.2.5

Establecer inductores.

Base conceptual: El inductor de costo de una actividad es una medida cuantitativa del resultado de una actividad. (Kaplan y Cooper 1999)

Actividades desarrolladas: ¾ Parametrizar los inductores por nombre, definición, función y su codificación. ¾ Mantener y actualizar la estructura de los inductores.

Fuentes de información: ¾ Manual de Indicadores de Gestión – Resolución 212 de 2003 ¾ Mapa de Procesos Actuales y Procesos Optimizados, Tomos I y II, CIFIInformática. ¾ Informes de la Consultoría para la Reingeniería de las áreas Administrativas y Financieras y Diagnóstico del sistema Administrativo y Financiero - SIAF. ¾ Los que se definan por información de los usuarios.

5.3

FORMULAR LA METODOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS PROPUESTOS

El Sistema de Gestión de Costos propuesto para la PGN considero las siguientes conceptos básicos, al formular la metodología correspondiente:



5.3.1

Diseñar la metodología de acumulación de costos.

Base conceptual: La metodología de costeo es la secuencia lógica con la cual se plantea se efectué el proceso de acumulación de costos.

Actividades desarrolladas: ¾ Establecer procedimientos de captura y tratamiento de información, diseño de informes, indicadores de gestión, usuarios de la información. ¾ Establecer la estructura del flujo de costo, acumulación y asignación. ¾ Definir el alcance de implementación, área, proceso, funcionario, producto. ¾ Establecer la relación del sistema de gestión de costos con el sistema de presupuesto y contabilidad.

Fuentes de información: ¾ Esta metodología depende de las definiciones de recursos, inductores, bases de datos e información que suministren las áreas y de las necesidades de los usuarios finales de la información.

Figura Nº 8: Metodología de implementación

Fuente: Propia



5.3.2

Diseñar y estructurar los informes del sistema de gestión de costos.

Base conceptual: Los informes son específicos para cada organización y dependen de las necesidades de información que definan previamente los usuarios.

Actividades desarrolladas: ¾ Identificar las necesidades de información por parte de los usuarios. ¾ Diseñar los flujos de salida de información (reportes) del sistema de gestión de costos para la satisfacción de los usuarios finales.

Fuentes de información: ¾ Términos de referencia de la licitación pública Nº 18 de 2006. ¾ Necesidades específicas planteadas por parte de los usuarios durante el proyecto. ¾ Entrevistas personales.

5.3.3

Diseñar los indicadores del sistema de gestión de costos.

Base conceptual: Indicador es un resultado (comparando dos cifras o datos) sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, de una dependencia o de un área. El indicador facilita el control y autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con la cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad. (Resolución 212 de 2003).

Actividades desarrolladas: ¾ Definir y formular matemáticamente los indicadores. ¾ Diseñar Informes con base en los indicadores, cuadros, gráficos y alertas del sistemas de costos.

Fuentes de información: ¾ Manual de Indicadores de Gestión – Resolución. 212 de 2003. ¾ Términos de referencia de la licitación pública Nº 18 de 2006. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


¾ Necesidades de indicadores definidas por los usuarios de información.

5.3.4

Validar el modelo de costeo y la estructura de centros de costo diseñados para la PGN.

Base conceptual: Demostrar que el diseño propuesto funciona y arroja los resultados esperados por la PGN.

Actividades desarrolladas: ¾ Efectuar ejercicios prácticos. ¾ Aplicar la metodología diseñada en tres pilotos.

Fuentes de información: ¾ Términos de referencia de la licitación. ¾ Modelo de centros de costo diseñado y definiciones dadas por la PGN sobre los sitios de implementación.

5.3.5

Diseñar la propuesta tecnológica de implementación para el sistema de gestión de costos.

Base conceptual: Presentar una propuesta para el diseño del sistema de información que soportará la metodología propuesta de centros de costo.

Actividades desarrolladas: ¾ Definir la información que debe alimentar el sistema. ¾ Especificar la fuente de la información. ¾ Establecer la periodicidad con que se alimentará el sistema. ¾ Definir el plan de auditoria que se aplicará al sistema. ¾ Establecer la capacidad del hardware que manejará la base de datos con la velocidad que correrá la solución propuesta y capacidad de almacenamiento del servidor.



Fuentes de información: ¾ Términos de referencia de la licitación pública Nº 18 de 2006. ¾ Propuesta del consultor. ¾ Informes de la Consultoría para la Reingeniería de las áreas Administrativas y Financieras y Diagnóstico del sistema Administrativo y Financiero - SIAF. ¾ Análisis de los sistemas de información de la PGN.

5.4

DESPLEGAR E INTERIORIZAR EL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

En esta etapa se busca dar a conocer la metodología de costeo diseñada para la PGN y los beneficios que se obtendrán al implantar el sistema de gestión de costos.

5.4.1

Capacitar y sensibilizar a los funcionarios sobre la metodología de costeo.

Base conceptual: Comunicar y exponer la comunicación del modelo de centros de costo desarrollado y aplicado a la PGN, dirigido a los directivos y funcionarios de la Entidad.

Actividades desarrolladas: ¾ Capacitar a un máximo de treinta (30) funcionarios designados por la PGN. ¾ Sensibilizar a directivos y funcionarios respecto del modelo de sistema de gestión de costos.

Fuentes de información: ¾ Términos de referencia de la licitación pública Nº 18 de 2006. ¾ Propuesta del Consultor. ¾ Definición de los funcionarios que requieren la capacitación y el proceso de sensibilización sobre la metodología diseñada.



6

MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

La administración pública y en particular la PGN, está orientando sus esfuerzos al logro de objetivos de mediano y largo plazo en cumplimiento de sus funciones misionales, lo cual permite orientar los recursos hacia actividades que generen eficientemente mejores resultados para la sociedad. Por tal motivo, el diseño del Modelo del Sistema de Gestión de Costos debe servir como herramienta de medición y de control, que orientará a la organización a lograr un uso más eficiente de sus recursos.

La desarticulación del actual proceso presupuestal con los diferentes procesos de toma de decisiones por parte de la alta dirección, evidencia ausencia de un vínculo formal entre los procesos de priorización y los de asignación de recursos. Una de las causas de esta situación es la ausencia de un mecanismo sistemático en el que la evaluación de la gestión de la entidad retroalimente el diseño de políticas; un cambio de prioridades de una vigencia a otra no sólo debe obedecer a consideraciones políticas de reorientar el gasto hacia lo que la administración considere que es más estratégico, sino que debe estar basado en una explicación por que dicha reorientación, genera mayores beneficios sociales que los bienes o servicios que se estaban contemplando en vigencias anteriores.

Basados en estas consideraciones, el diseño de la metodología tomó como base inicial el Mapa de Procesos establecido por el Sistema de Gestión de la Calidad de la PGN, se interpretó la estructura orgánica establecida legalmente, mediante el Decreto 262 de 2000 y los Decretos reglamentarios 263, 264 y 265 de 2000, se incorporaron los conceptos y definiciones de procesos descritas en los manuales elaborados por la Universidad de los Andes, CIFI Informática – PGN, así, como los introducidos en el diagnóstico de procesos y procedimientos actuales elaborado por la firma MARQUÉS Y URITZA LTDA. Además, se contemplaron las necesidades reales de información planteadas por los funcionarios de la PGN. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


Así, el Sistema de Gestión de Costos definido para la PGN deberá ser desarrollado en varias etapas, las cuales deben cumplir con una serie de requerimientos fundamentales en su definición y análisis y que serán necesarios en las etapas subsiguientes.

El Modelo del Sistema de Gestión de Costos, Figura Nº 9, diseñado para la PGN muestra la secuencia de las etapas a cumplir para su implementación, las cuales son: Tabla Nº 2. Etapas del sistema de gestión de costos Etapa 1:

Recursos económicos: clasificación y análisis.

Etapa 2:

Centros de costo: definición, codificación, acumulación de recursos e inductores. Determinación de los costos por funcionario. Determinación de los costos por actividad: definición, codificación, acumulación de costos. Costos por proceso: procedimiento de acumulación. Acumulación de costos por proceso misional. Determinación del costo de cada uno de los productos atendidos por la PGN.

Etapa 3: Etapa 4: Etapa 5: Etapa 6: Etapa 7:

Fuente: Propia Figura Nº 9. Diagrama del modelo del sistema de gestión de costos RECURSOS ECONÓMICOS INFORME: INFORME: INFORME: RECURSOS POR INFORME: RECURSOS POR INFORME: RECURSOS CENTRO DEPOR RECURSOS CENTRO DEPOR RECURSOS CENTRO DE POR COSTO CENTRO COSTO DE COSTO DE CENTRO COSTO

CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO

NÓMONA DEVOLUTIVOS OTROS

COSTO

PROCESOS

ACTIVIDADES

Si

REQUERIMIENTOS

INFORME: INFORME: INFORME: RECURSOS POR INFORMES: RECURSOS POR RECURSOS POR FUNCIONARIO FUNCIONARIO RECURSOS POR FUNCIONARIO

FUNCIONARIO

No PROCESOS MISIONALES

PRODUCTO

OTROS PROCESOS

INFORME: INFORME: INFORME: RECURSOS POR INFORMES: RECURSOS POR RECURSOS POR FUNCIONARIO FUNCIONARIO COSTO DE FUNCIONARIO

GRÁ GRÁFICA Nº Nº 3

PRODUCTO

Fuente: Propia



6.1

RECURSOS ECONOMICOS

Para el Sistema de Gestión de Costos el término recursos corresponde al valor económico de los diferentes bienes o servicios que la institución utiliza para poder desarrollar su objeto social.

El control y análisis de los recursos económicos utilizados por cualquier entidad (costo y/o gasto) permiten determinar su comportamiento en cada uno de los productos, servicios o procesos fundamentales de la misma.

6.1.1

Clasificación de los recursos según su origen.

En la PGN, por ser una entidad de naturaleza pública, los recursos económicos requeridos durante la vigencia anual - fiscal, deben ser: ¾ Con disponibilidad presupuestal: Cuando están definidos y aprobados dentro de la vigencia presupuestal y, como tal, se causan durante la misma. ¾ Sin disponibilidad presupuestal: Cuando su origen fue causado en un periodo presupuestal anterior como una inversión, y en este periodo se reconoce y causa su uso como costo y/o gasto, de acuerdo a los principios de contabilidad reconocidos dentro del Plan General de la Contaduría Pública; por ejemplo las depreciaciones y amortizaciones de bienes. ¾ Otras fuentes - Sin disponibilidad financiera propia o de recursos externos: Cuando su disponibilidad se origina por fuentes o aportes de otras entidades con alguna finalidad específica, como sucede con los aportes de la Agencia GTZ y el Gobierno Sueco.

6.1.2

Clasificación de los recursos según su relación con el centro de costo.

Para la PGN, los productos o servicios fundamentales están constituidos por los diferentes centros de costo - procesos en los cuales se ven reflejadas sus funciones como Ministerio Público, misionales, conexos, estratégicos, de evaluación y control, y de apoyo.



Por esto, para determinar el comportamiento y análisis de los recursos económicos, estos se clasifican en directos e indirectos, teniendo en cuenta que: ¾ Directos: Son aquellos que se identifican y causan en forma directa y significativa con un centro de costo en desarrollo de sus actividades o servicios; son los ocasionados en la prestación de los servicios incluyendo los relacionados con recursos humanos, tecnológicos, físicos, muebles y enseres y suministros. ¾ Indirectos: Son aquellos recursos utilizados por el centro de costo pero que no se pueden identificar plenamente con los mismos, como serían los recursos compartidos físicos, inmuebles, servicios públicos y servicios generales.

6.1.3

Recursos contemplados en el sistema de gestión de costos.

En la PGN los recursos económicos utilizados en desarrollo de sus actividades, y de acuerdo al Plan Único de la Contabilidad Pública, se clasifican en los siguientes grupos:

Personal: corresponde a los recursos causados por todo el conjunto de profesionales, técnicos o auxiliares que prestan sus servicios a la institución mediante un contrato laboral; el costo estará constituido por todo el componente de devengos, más las prestaciones y cargos asociados al recurso.

Todo recurso humano deberá estar asociado a un centro de costo, que para el caso será aquel en el que realmente está el funcionario desarrollando sus actividades o labores, independiente de que esté asignado a otro.

La fuente de estos datos es el sistema de información empleado actualmente por la dependencia de nómina (Módulo HOMINIS). Los no incluidos, serán ingresados en el sistema de costeo mediante un formulario de nómina desarrollado para tal fin.



1. Gastos Generales: conformado por los siguientes conceptos: 2.1 Vigilancia y Seguridad: para los servicios comunes de vigilancia, se distribuirá entre las áreas usuarias del servicio, a prorrata del inductor, área y factor de utilización.

El valor del servicio se llevará directamente al centro de costo consumidor, para aquellos que utilizan servicios especiales de escolta y demás.

2.2. Materiales y Suministros: son los administrados por el Almacén, dentro de los que se destacan: ¾ Elementos de Lencería y Vestuario ¾ Loza y Cristalería ¾ Elementos y Materiales para Construcción ¾ Papelería Útiles de Escritorio y Dibujo ¾ Repuestos, Accesorios y Similares ¾ Llantas y Accesorios ¾ Medicamentos ¾ Utensilios de Uso Doméstico ¾ Dotación ¾ Materiales Fotográficos ¾ Elementos de Aseo, Lavandería y Cafetería ¾ Otros Materiales y Suministros

El valor de los recursos se tomará de contabilidad; la cantidad se asignará directamente al área usuaria o consumidora, de acuerdo al informe mensual de despachos efectuados por el Almacén.

2.3 Mantenimiento: comprende los costos necesarios para adecuar o mantener los bienes en condiciones de utilización, aplicado a inmuebles, muebles y equipo de oficina, maquinaria y equipo, equipos de cómputo y comunicaciones, equipo de transporte.



El valor del mantenimiento se tomará de la contabilidad y el área usuaria se tomará del informe de la dependencia que administra cada bien; se requiere conocer el tipo de mantenimiento, su descripción, el valor total del contrato y la amortización mensual.

2.4. Reparaciones: corresponde a los recursos utilizados para corregir o prevenir daños en bienes de la entidad. Incluye bienes como: vehículos, muebles y enseres, y equipo de oficina.

El valor de este concepto se tomará de contabilidad; la cantidad y el área usuaria se tomará del informe del Almacén, la cual indicará el bien, área y contrato.

2.5. Servicios Públicos: corresponde al valor de las erogaciones en recursos por el cargo fijo y el consumo de servicios, como: acueducto y alcantarillado, energía, teléfonos, teléfono celular, gas natural.

El valor de estos recursos se tomará de contabilidad de la correspondiente cuenta de gasto. Si este gasto se puede identificar de forma directa con un centro de costo se cargará de tal forma, de lo contrario se distribuirá con base en el inductor que se defina para cada recurso.

2.6. Arrendamientos: valor económico del uso de bienes de terceros, recibidos en calidad de arrendamiento. Se suscriben contratos por parqueaderos, edificios y oficinas, bodegas y hangares, equipos de oficina.

El valor de estos contratos se tomará de contabilidad sistema SIAF y el área encargada de administrar los bienes informará el número del contrato, el bien y el área que lo utiliza.

2.7. Viáticos y Gastos de Viaje: corresponde al valor de los recursos utilizados para el desplazamiento de funcionarios de la entidad a otras dependencias ubicadas en ciudades o regiones diferentes a la que realiza sus actividades; en desarrollo de



las funciones de su cargo o de encargos asignados por los directivos correspondientes.

El valor se tomará de contabilidad (hoy SIAF) y el área responsable de autorizar el desplazamiento informará el funcionario por el que se realiza el gasto correspondiente.

2.8. Impresos, Publicaciones, Suscripciones, Afiliaciones y Fotocopias: en este rubro se identifica el valor de los recursos consumidos por estos conceptos y que se requieren para el normal funcionamiento de la entidad.

El valor del consumo se tomará de contabilidad (Hoy SIAF) y el área que utiliza el servicio se tomará de la información que procesa el Grupo de Cuentas.

2.9. Comunicaciones y Transportes: contempla el valor de transportes, telegramas, servicios de correo, utilizados por la entidad.

El valor se tomará de contabilidad (SIAF) y el área que utiliza el servicio se tomará de la información que procesa el Grupo de Cuentas.

2.10. Seguros: incorpora el valor de las pólizas contratadas y pagadas por conceptos como: sustracción y hurto, responsabilidad civil, accidentes personales, seguro de vida, infidelidad y riesgos financieros, todo riesgo, automóviles, SOAT, y otros.

El valor económico se tomará del sistema contable SIAF, el bien, área beneficiaria y funcionario se tomarán de la información que ingresa el Grupo Cuentas. Los seguros que son comunes, se ingresarán en un área común y luego se distribuirán en las demás áreas de acuerdo al criterio inductor elegido.

2.11. Lubricantes y Combustibles: valor de los recursos consumidos en estos suministros, específicamente por vehículos o plantas.



El valor económico se tomará de contabilidad (SIAF) y el bien sobre el cual se realiza el consumo se tomará de la información que ingresa el Grupo Cuentas.

2.12. Servicio de Aseo, Cafetería y Restaurante: incluye el valor de los recursos utilizados en estos servicios o bienes adquiridos para la institución.

El valor total se tomará de contabilidad (SIAF) y el área consumidora la informará la División Administrativa que registra la asignación de dichos recursos.

2.13. Impuestos, Contribuciones y Tasas: comprende los pagos por conceptos como: predial, cuota de fiscalización y auditaje, valorización, (de vehículos y otros). El valor total se tomará de contabilidad SIAF y el área o bien sobre el cual recae el impuesto se tomará de la información que ingresa el Grupo Cuentas.

2.14 Otros Gastos: los demás conceptos que surjan se registrarán en este apartado.

3. Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones: 3.1 Provisiones: estas son estimaciones razonables establecidas por la entidad sobre contingencias probables a las que está expuesta. El valor total de las contingencias se tomará de contabilidad y esta área informará las áreas, bienes y funcionarios sobre las cuales se calcula la contingencia correspondiente.

3.2. Amortizaciones: Corresponde a la causación de la cuota mensual de los activos capitalizados con vida útil de varios periodos. Como los activos diferidos y los gastos pagados por anticipado.

3.3. Depreciaciones: Corresponde a la causación de la cuota mensual de los activos clasificados como propiedad planta y equipo. Las depreciaciones se tomarán mensualmente del sistema AS DE ASES, así como el bien al cual corresponde el concepto.



El valor total se tomará de contabilidad y en el Grupo Cuentas identificarán el área originadora del gasto. Basados en estas definiciones, la clasificación de los recursos económicos en la PGN se relaciona en las tablas Nº 3 y 4. Tabla Nº 3. Recursos con disponibilidad presupuestal

Fuente: Propia



Tabla Nº 4. Recursos sin disponibilidad presupuestal

Fuente: Propia

6.1.4

Registro y control de los recursos económicos

Para la PGN los centros de costo, como dependencias económicas y soportes primarios en la determinación del valor de sus procesos, deben asumir todos los recursos económicos utilizados para desarrollar sus actividades adecuadamente.

De esta manera, el registro y control de tales recursos por centro de costo de la entidad se constituirá en uno de los soportes necesarios e indispensables en la toma de decisiones.

El registro adecuado y razonable de los recursos económicos por centro de costo, constituirá la base estructural en la determinación del valor de los mismos; por tal razón éste debe efectuarse considerando: ¾ El responsable de su registro y control. ¾ El nivel de asignación.



¾ La base- inductor de asignación del recurso al centro de costo, cuando el recurso es compartido por varios. Los que están clasificados como tipo 1 según el numeral 7.2.

El registro y control de los recursos económicos propuesto para la PGN se relaciona a continuación: Tabla Nº 5. Registro y control de recursos RECURSOS ECONOMICO

BASE- INDUCTOR DEPENDENCIA RESPONSABLE

CONCEPTO

NIVEL DE ASIGNACION

GASTOS DE PERSONAL Ubicación funcionario

Directo al funcionario

ALMACEN

Área -dependencia

Ubicación área ocupada

Muebles y enseres

ALMACEN

Ubicación funcionario


Equipos computo Vehículos AMORTIZACIONES

ALMACEN TRANSPORTES

Dependencia

Software

ALMACEN

Dependencia


Nº funcionarios Áreas -dependencias Directo y/o Ubicación Directo y/o Ubicación

Dependencia

Ubicación y área Dependencia-Ubicación

Dependencia Funcionario

Salarios y otros

GESTIÓN HUMANA

Aportes patronales Viáticos y gastos viaje DEPRECIACIONES

FINANCIERA GESTIÓN HUMANA

Inmuebles

Obras de arte Diferidos SERVICIOS PÚBLICOS ADMINISTRATIVA AAA Energía Telefonía Gas natural IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES, TASAS Predial Fiscalización Vehículos Otros

FINANCIERA



RECURSOS ECONOMICO

BASE- INDUCTOR DEPENDENCIA RESPONSABLE

CONCEPTO

NIVEL DE ASIGNACION

SEGUROS FINANCIERA

De vida Infidelidad y riesgos Automóviles PROVISIONES Contingencias Responsabilidades MATERIALES SUMINISTROS MANTENIMIENTO REPARACIONES

Funcionario


Funcionario Dependencia FINANCIERA Y ALMACEN

Dependencia

Dependencia solicitante

Y INMUEBLES

Orden de serviciodependencia

Dependencia solicitante Ubicación y área ocupada Identificación dependencia usuaria

ARRENDAMIENTOS

INMUEBLES

Dependencia

COMUNICACIONES

LOGÍSTICA

Dependencia responsable control

TRANSPORTES

LOGÍSTICA

Dependencia responsable control

Identificación dependencia usuaria

Fuente: Propia

6.2

CENTROS DE COSTO

En la elaboración de un sistema de costo es fundamental la definición de los centros de costo, que constituyen la unidad donde se acumulan los recursos incurridos en la ejecución de la prestación de un servicio, son centros recopiladores de recursos en la actividad de una empresa. Deben estar en correspondencia con un área de responsabilidad o dependencia, la cual requiere como premisa básica que su jefe pueda controlar y accionar sobre los recursos que en ella se originan y responder por su comportamiento.

Un centro de costos, es una unidad dentro de la empresa para la cual se calculan y acumulan los costos en forma separada, entre las clasificaciones de los costos se



encuentra los costos en relación a los centros de costo y responsabilidad: Esta clasificación permite el establecimiento de responsabilidades de cada centro de costos, así como el planeamiento del presupuesto y el establecimiento del control y evaluación de los encargados o responsables de cada departamento, producto, sección etc.

La determinación exacta de los centros de costo dentro de la empresa dependerá, en gran parte, de la organización existente y de la forma de control que deseen establecer los directivos de la Entidad, para determinar las responsabilidades inherentes a cada uno de ellos.

Luego de haberse definido los recursos económicos, es necesario determinarlos acumular los recursos por cada centro de costo de la PGN, para allí analizar los recursos causados por la PGN en desarrollo de sus procesos y actividades para lo cual se requiere:

1

Definir y diseñar un modelo de centros de costo de la PGN.

2

Determinar las fuentes de información de los diferentes recursos.

3

Definir las bases de asignación de los recursos a los centros de costo, considerando que estos pueden ser: ¾ Directamente asignados al centro de costo. ¾ Compartidos por varios centros de costo.

6.2.1

Definición y diseño de los centros de costo.

La propuesta de definición y codificación de los centros de costo se desarrolla considerando: ¾ La estructura orgánica vigente de la PGN. ¾ Seis (6) niveles jerárquicos de acumulación de recursos económicos, cuyas características dependen del nivel - dependencia en el cual estén definidos, Figura Nº 10.



¾ Creación de una tabla de equivalencia que contemple los códigos de ubicación de los funcionarios, utilizados actualmente por la PGN, en Recursos Humanos y Almacén, con los códigos de los Centros de Costo propuestos.

6.2.2

Estructura y codificación.

Con el fin de permitir una adecuada flexibilidad y la posibilidad de agrupar la información de la forma que se estime más conveniente, ésta se ha estructurado en tablas, de las cuales se debe extraer la codificación de acuerdo con los criterios que se detallan en el presente manual.

Se ha planteado utilizar una codificación de centros de costo estructurada en 6 niveles de agrupación básica, lo cual quiere decir que la información se podrá agrupar, clasificar y analizar en dichos 6 niveles inicialmente; el mayor nivel de detalle corresponderá al último; de los niveles 5 hacia atrás se acumulará la información proveniente del nivel subsiguiente. Figura Nº 10: Estructura código de centros de costo

Fuente: Propia

El Nivel 6 (3 dígitos): Máximo nivel de desagregación solo tendrá la información de costos cargada a su dependencia.



El Nivel 5 (1 dígito): Acumulará la sumatoria de los totales de las dependencias o centros de costo del nivel 6 que se derivan de su respectivo nivel. El Nivel 4 (2 dígitos): Tendrá la información cargada a su dependencia, y acumulará la sumatoria de los totales de las dependencias o centros de costo del nivel 5 que se derivan de su respectivo nivel. El Nivel 3 (1 dígito): Podrá tener información propia cargada directamente a su centro de costo y también acumulará los totales del nivel 4 dependiente. El Nivel 2 (1 dígito): Acumula la información de los totales del nivel 3 dependiente. No tendrá información cargada en forma directa. El Nivel 1 (1 dígito): Acumula la información de los totales del nivel 2 dependiente. No tendrá información cargada en forma directa y es el máximo nivel acumulador de costos.

Cada nivel mencionado anteriormente, tendrá una tabla con los centros de costo dependientes, de tal forma que si por algún motivo se cambia una dependencia dentro de la estructura o nivel, se cambiará la codificación de la dependencia adaptándola a la nueva situación.

Con el fin de facilitar el proceso de implementación de la metodología dentro de las tablas citadas, se mantuvo en lo posible el criterio que se ha venido utilizando en la institución (PGN) para asignar el código de las dependencias, por ubicación.

Bajo la estructura creada, cada uno de los niveles que componen el código de centros de costo permite hacer una determinada clasificación de la información; dicha estructura se resume a continuación:

El primer nivel está planteado a partir de la definición de estructura orgánica, que a su vez define la ubicación territorial; se pude obtener otra clasificación y acumulación de costos de la PGN entre el nivel central y el territorial. A continuación se presentan los códigos que se sugiere utilizar: 1.

Central

2.

Territorial



Este criterio fue definido teniendo en cuenta los dos grandes niveles de agrupación establecidos en el Decreto .262 de 2000.

Para el segundo nivel la interpretación depende de la codificación del primer nivel, es decir, si el primer dígito está identificando el nivel central, el segundo nivel hará referencia a uno de los despachos del nivel central. Si el primer dígito está definiendo al nivel territorial, el segundo nivel hará referencia al concepto territorial.

A partir de la anotación anterior, y con el fin de facilitar la comprensión se ha separado la guía con los subtítulos: Nivel Central y Nivel Territorial; a continuación se define la nomenclatura asumiendo que el primer dígito es 1, es decir, hace referencia al nivel central, posteriormente con el subtítulo se podrá ubicar la descripción del nivel territorial.

NIVEL CENTRAL Segundo nivel: Despachos del nivel central de la PGN, comprende: 1.

Procurador General

2.

Viceprocurador

3.

Secretaría General

4.

Delegadas

5.

Sala Disciplinaria

6.

Veeduría

7.

Instituto de Estudios

El tercer nivel (un dígito) esta compuesto por las clases o tipos de dependencias directas de cada uno de los despachos, a manera de ejemplo se desagrega el despacho del Procurador General, así: 1.

Despacho del Procurador General

2.

Procuradurías Auxiliares

3.

Investigaciones Especiales

4.

Oficinas Asesoras

5.

Grupos



Es importante anotar que a este nivel los centros de costo ya pueden tener costos por recursos asignados en forma directa a la dependencia, los niveles 1 y 2 son solamente acumuladores de información; sin embargo, también son centros acumuladores de costos de las dependencias de los niveles subsiguientes.

El cuarto nivel (dos dígitos, 4 y 5) identifica específicamente la dependencia, para el ejemplo, vamos a desagregar el numeral 4, Oficinas Asesoras de la dependencia del Procurador, para las cuales se sugiere la siguiente codificación:

02

Oficina de Prensa

03

Oficina de Planeación

04

Oficina de Control Interno

09

Oficina de Selección y Carrera

11

Oficina Jurídica

12

Oficina de Sistemas

El quinto nivel (un dígito, 6) identifica si se trata de la oficina propiamente dicha o si corresponde a los grupos que conforman la dependencia; para el primer caso el dígito será 1; de lo contrario, el dígito 2 acumulará los grupos, judiciales o provincias del nivel anterior, según corresponda.

El sexto nivel (3 dígitos, 7, 8 y 9) identifica de forma específica el grupo de trabajo que hace parte de las oficinas ya descritas. En el ejemplo que hemos venido desarrollando las oficinas asesoras no tienen grupos definidos, por tal motivo este nivel no es desarrollado.

Como se puede apreciar, la clasificación es flexible, por lo tanto, para facilitar la configuración de la codificación de los centros de costo se han elaborado las tablas que contienen el detalle de cada uno de los dígitos, de tal forma que si por alguna razón, se decide hacer un cambio de código del centro de costo éste pueda ser provisto con facilidad.



NOTA 1: En el Anexo A se presenta el listado de códigos propuesto de los centros de costo y su equivalencia con el código de ubicación existente ¾Ejemplos de Definición de Códigos A continuación se presenta el ejemplo de definición del código de centros de costo que le correspondería, según la estructura propuesta a la Oficina de Sistemas:

DÍGITO

DESCRIPCIÓN

1 11 114 114121001

Nivel Central Dependencias del Procurador General Oficinas Asesoras Oficina de Sistemas

A continuación se presenta el ejemplo detallado de la codificación de la Coordinación Grupo SIRI:

DÍGITO

DESCRIPCIÓN

1 12 122 12206 122062 122062006

Nivel Central Dependencias del Viceprocurador Divisiones Registro, Control y Correspondencia Grupos de Registro, Control y Correspondencia Coordinación Grupo SIRI

NIVEL TERRITORIAL El segundo nivel se define a partir de la clasificación del primer dígito, cuando este establece el nivel territorial código (2), el segundo dígito define el tipo de territorio, así: 1.

Distrital

2.

Regional

El tercer nivel define el tipo de oficina, por ejemplo, si el segundo dígito fue Regional, el cuarto dígito queda de la siguiente manera:



1.

Oficina Regional

2.

Oficina Seccional

El cuarto nivel Los dígitos 4 y 5 identifica la región, se sugiere que tales dígitos correspondan a la identificación que actualmente tiene la PGN, como se muestra a continuación:

05.

Antioquia

08.

Atlántico

13.

Bolívar

... 99.

Vichada

El quinto nivel esta compuesto por un dígito (6) con el cual se define si el centro de costo hace referencia al despacho u oficinas de la regional, en cuyo caso el dígito debe ser 1, o si el centro de costo se refiere a una oficina provincial, en este caso el dígito debe ser 2.

El sexto nivel estará compuesto por tres dígitos (7, 8 y 9) con los cuales se identifica la oficina provincial que corresponda dependiendo de la Regional definida en el cuarto nivel. ¾Ejemplos de Definición de Códigos A continuación se presenta un ejemplo de la codificación de centro de costo de una dependencia del nivel regional.

DÍGITO 2 22 221 22105 221052 221052109


DESCRIPCIÓN Nivel Territorial Regional Oficina Regional De la Regional de Antioquia Oficina Provincial Provincial de Río Negro


6.2.3

Acumulación de recursos económicos por centro de costo

Para la PGN los centros de costo, como dependencias económicas y soportes primarios en la determinación del valor de sus procesos, deben asumir todos los recursos económicos utilizados para desarrollar sus actividades adecuadamente.

Por tal razón, el registro y control de los recursos por centro de costo de la entidad se constituirá en uno de los soportes necesarios e indispensables en la toma de decisiones.

El registro adecuado y razonable de los recursos económicos por centro de costo, constituirá la base estructural en la determinación del valor de los mismos; por lo que al momento de su acumulación se deberá considerar: ¾ El área o dependencia responsable de su registro y control. ¾ El nivel de asignación. ¾ La base - inductor de asignación del recurso al centro de costo, cuando el recurso es compartido por varios; tipo 1.

NOTA 2: Basados en estas definiciones, los Formato de Recolección de datos, con los cuales se efectuará el registro y control de los recursos económicos en la PGN, se relacionan en el Anexo B. Estos formatos se entregan también en medio electrónico para que se puedan trabajar vía Web. Realmente corresponden a la visión

gráfica de lo que serán

las interfases que

se deberán generar para

alimentar el sistema de costos propuesto.

6.3

COSTO POR FUNCIONARIO

Determinados los recursos económicos de cada centro de costo, se calculará el costo de cada funcionario vinculado en el correspondiente centro de costo.

El costo por funcionario se determina considerando tres componentes básicos para cada uno: ¾ Valor de la nómina total; componente directo y específico. MANUAL DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS


¾ El costo de aquellos recursos identificables directamente con el funcionario, por medio del cual desarrolla sus actividades, como son los elementos devolutivos. ¾ El costo proporcional o unitario promedio de los otros recursos asignados al centro de costo; este costo se obtiene dividiendo el valor de los recursos económicos, descontando el valor de los recursos humanos y de los identificables, entre el número de funcionarios del centro de costo.

NOTA 3: Definido el costo por funcionario se podrá calcular el costo de las actividades ejecutadas por el mismo, teniendo en cuenta lo planteado en el numeral 6.5

6.4

INFORMES DE COSTOS - I

Como resultados de las etapas 1, 2 y 3 se obtendrán varios informes, como son los basados en la clasificación de los recursos económicos; estos se pueden elaborar agrupando tales recursos económicos por niveles de grupos, divisiones o regionales, según se requiera, teniendo en cuenta la clasificación de los mismos, como es :

DIRECTOS Recursos Humanos Recursos Tecnológicos

INDIRECTOS Recursos Físicos Otros Recursos

Tabla Nº 6. Informes de costos Fuente: Propia

Los informes que se muestran en las tablas número 7 y 8 son:



6.4.1

Recursos económicos por centro de costo.

Lista de recursos económicos, agrupados, causados durante el periodo en cada centro de costo; se podrá comparar con los del periodo anterior y con los presupuestados. A la vez se pueden originar los siguientes informes ¾ De recursos acumulados de centros de costo por regional. ¾ De recursos acumulados de centros de costo por nivel.

6.4.2

Costos por funcionario.

¾ De costos de los recursos asignados para cada funcionario en el centro de costos donde desarrolle sus actividades. Tabla Nº 7. Informe de recursos económicos por centro de costo mensual

Fuente: Propia



Tabla Nº 8. Informe de costos por funcionario

Fuente: Propia

6.5

COSTOS POR ACTIVIDADES

Una actividad es un conjunto de tareas elementales, que se puede describir con verbos propios de la vida de la organización; realizadas por una persona o un grupo de personas;

que utilizan un conocimiento y experiencia específicos;

homogéneas en cuanto a consumo de recursos y eficiencias; que permite identificar un producto o salida; un beneficiario o cliente interno o externo; originadas en el devenir propio de la organización y que utiliza unos recursos para operar.

Para la PGN las actividades son acciones desarrolladas por los funcionarios tendientes al cumplimiento de los objetivos y propósitos de la entidad; y son importantes, porque son ellas las que consumen los recursos asignados a los centros de costo.

Basados en esta definición, es necesario conocer las actividades que se realizan en la institución, identificarlas y determinar el proceso al cual pertenecen de tal manera que su costeo se pueda efectuar sistemáticamente, por lo que también se requiere de la identificación de las mismas, por lo que deberá efectuarse mediante una codificación que identifique macroprocesos, subprocesos, procesos y procedimiento



de cada actividad, y así, determinar la relación con los centros de costo que las desarrollan y de esta manera poderlas asociar con los productos finales. La definición de los macroprocesos, procesos, subprocesos y procedimientos o actividades está en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006, de la PGN.

El Sistema de Gestión de Costos, como herramienta de planeación y control de gestión, ofrece muchas posibilidades de generar reportes e indicadores, y basados en estas condiciones, la PGN decidió presentar su primera versión del mapa de procesos,

considerando

los

productos

de

consultoría

ofrecidos

por

las

organizaciones Márquez Uritza y Universidad de los Andes-CIFI. De estas consultorias se tuvo en cuenta para el análisis de cadena de valor el concepto “autopista de procesos” presentado por la Universidad de los Andes-CIFI y el sistema de gestión de calidad del 2005 por EGIVAL JASVA.

De esto es posible concluir que el Sistema de Gestión de Costos de la PGN complementa la cadena de valor al valorizar cada una de las actividades desarrolladas en la autopista de procesos, como se muestra en la Figura Nº 11.

El Sistema de Gestión de Costos apoya y articula la plataforma estratégica definida para la PGN, contempla la cadena de valor, puesto que, una vez determinada la estrategia, es necesario identificar el potencial que tiene la Entidad para la creación de ventajas competitivas, determinando que competencias son esenciales para la creación de valor y estableciendo los cambios que pueden realizarse en la dirección apropiada. Este análisis interno debe hacerse mediante la cadena de valor, que es un instrumento adecuado para identificar las habilidades críticas y sirve de guía para reflexionar sobre todas y cada una de las actividades y procesos que se realizan las áreas misionales.

Una manera de identificar más claramente la misión y visión, así como la administración que caracteriza el papel de la PGN en la sociedad y sus valores, es a través de la cadena de valor, por cuanto esta delimita la actuación y los resultados



de la Entidad, genera precisión y claridad en la ejecución de labores, pues es en ella donde se expresan las actividades y procesos que se realizaran para cumplir su razón de ser, también identifica a sus clientes- ciudadanos, partes interesadas, servidores públicos y otras instituciones, para determinar sus necesidades, expectativas y el aporte de la PGN a los fines esenciales del Estado cuyo beneficiario en el ámbito estatal es la sociedad en abstracto, pero en el nivel institucional tiene benefactores y usuarios claramente definidos.

Figura Nº 11. Mapa de procesos PGN

Fuente: Sistema de Gestión de Calidad, 2005 desarrollado por la consultoria de EVGIVAL- JASVA.



Tabla Nº 9. Informe final de costos proceso misional resumen cadena de valor mensual

Fuente: Propia

Para el desarrollo del Sistema de Gestión de Costos de la PGN, inicialmente fue necesario el estudio de la cadena de valor, para así poder determinar el costeo de actividades, basados en hechos razonables, lo cual a la vez permitirá un análisis más detallado de los procesos y macroprocesos.

6.5.1

Características.

Luego de haberse determinado el costo por funcionario, numeral 6.3, se podrá determinar el costo de las actividades de cada uno de los procesos definidos en el Manual de Procesos, versión 0 de noviembre de 2006 de la PGN.

Para desarrollar esta etapa, la entidad debe incorporar dentro de su Manual de Calidad, el fundamento de cultura de costo como modelo institucional, por cuanto los funcionarios deben ser instruidos para reportar periódicamente las estadísticas sobre las actividades desarrolladas en cumplimiento de sus obligaciones laborales con la entidad; esas estadísticas deben indicar:



¾ Las actividades en las cuales laboro durante el periodo. ¾ El tiempo dedicado a las mismas. ¾ El porcentaje de dedicación a cada una de esas actividades. Las actividades pueden ser calificadas

dependiendo de los conceptos que la

Entidad

a lo

quiera analizar.

De

acuerdo

observado

y a las

inquietudes

presentadas por los funcionarios durante las jornadas de capacitación,

se

proponen las siguientes calificaciones o atributos: ¾ Atributos de Calidad De acuerdo a los conceptos generales que involucra el tema, las actividades de la entidad podrán ser calificadas con el respectivo atributo. La finalidad de esta clasificación será generar informes sobre los costos de calidad y no calidad de la Institución. Dentro de los atributos de calidad se tienen las siguientes clases: ¾ Prevención: Que son todas las actividades encaminadas a evitar o disminuir la ocurrencia de hechos que no den valor adicional de calidad a los productos o servicios de la Procuraduría. Ejemplo: capacitación en calidad, en servicio al ciudadano, en el manejo adecuado de equipos y software, certificaciones. ¾ Detección: Actividades orientadas

a

examinar

e identificar la

presencia de fallas que afectan los servicios de la organización. Ejemplo: jornadas de evaluación de prestación de servicios, medición de tiempos de espera, auditorías internas y externas de calidad del servicio, revisión de tiempos de las actuaciones, revisión de tiempos de los expedientes, etc. ¾ Certificación: Corresponden a las actividades

realizadas por la

Entidad, encaminadas a obtener la certificación de calidad o a la renovación de la misma. ¾ Fallas internas: Actividades

que se realizan para reprocesar un

producto o adicionar un servicio antes de que sea concluido el servicio al ciudadano o entidad, que son detectadas a tiempo y pueden

ser corregidas

informes,


proyectos de

oportunamente. fallos que

Ejemplo: corrección de

deben

ser

nuevamente


revisados por errores en lo inicialmente planteado,

reproceso de

documentos. ¾ Fallas externas: Actividades realizadas para tratar de corregir un servicio prestado de manera deficiente o para enfrentar consecuencias por el servicio inadecuado. Ejemplo:

las

atención de

quejas y reclamos de ciudadanos por insatisfacción con los servicios de la entidad, llevados

contestación de demandas,

a estrados judiciales,

atención de casos

trámites y respuestas a glosas,

requerimientos y solicitudes de otras entidades por informes que no cumplen con los estándares solicitados, etc. ¾ Actividad

No

calificada:

Corresponde

a

aquellas

actividades

normales en el desarrollo de los diferentes servicios o acciones que se adelantan en la institución y que no corresponden a ninguna de las calificaciones anteriores. ¾ Riesgo de las actividades De acuerdo con lo establecido en el “Mapa de Riesgos Institucional” , las actividades desarrolladas pueden involucrar los siguientes niveles de riesgos: ¾ Catastrófico con nivel 5 ¾ Mayor con nivel 4 ¾ Moderado con nivel 3 ¾ Menor con nivel 2 ¾ Insignificante con nivel 1

Junto a lo anterior, cada actividad podrá calificarse de acuerdo al nivel de exposición al que se encuentra avocada como: ¾ Extremo ¾ Alto ¾ Moderado ¾ Bajo



Las anteriores calificaciones se asignarán de acuerdo al análisis periódico de riesgos que se haga y a la luz de los riesgos a los que se encuentran expuestos los macroprocesos o procesos de la entidad.

Del análisis que se haga de cada actividad y la evaluación de su exposición al riesgo y el tipo de riesgo que involucra, las actividades se podrán calificar con el nivel de riesgo y grado de severidad que le corresponda.

Esta clasificación

aporta para la generación de informes de costos de acuerdo al nivel de riesgo de las actividades. Permitirá tomar medidas de control y gestión que conduzcan a la reducción del riesgo.

6.5.2

Manual de procesos - mapa de procesos.

Dentro de la estructura unificada y orientadora la PGN ha demarcado los niveles mínimos para la conformación de una estructura que permita conocer la composición de los costos de cada uno de sus procesos y macro proceso, en función de la asignación de los recursos a las actividades y procesos que se realizan para la producción de los productos o servicios finales.

Esta demarcación dió como resultado el diagrama del mapa de procesos V.0, que se muestra en la siguiente Figura.



Figura Nº 12. Mapa de procesos PGN

Fuente: Oficina de Planeación Mar. 2007

El análisis del mapa de procesos establece las actividades esenciales de la PGN, con el fin de fijar una base a partir de la cual se podrá describir de manera precisa las operaciones de sus procesos misionales y determinar sus costos y sus rendimientos. El análisis de actividades descompone la estructura de la PGN, que es grande y compleja, en sus actividades elementales y se realiza examinando cada unidad organizativa a fin de identificar su objetivo de proceso esencial y los recursos asignados para alcanzar dicho objetivo; así, el análisis de actividades identifica la forma en que la PGN utiliza sus recursos para conseguir sus objetivos.

Este mapa de procesos es uno de los insumos fundamentales del Sistema de Gestión de Costos, en razón a que sobre dicha estructura se solicita la información, tanto para la elaboración de los reportes del Sistema de Gestión de Costos, como para uso y consultas específicas de la PGN.



NOTA 4: El diccionario de actividades, como herramienta básica del sistema de costos, se constituye en un documento importante, toda vez que orienta al usuario del sistema, apoya en la formación de cultura de procesos y contribuye al manejo de un lenguaje común. Este a su vez se puede tomar como complemento del Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006.

El Diccionario de

Actividades se muestra en el Anexo D.

6.5.3

Estructura y codificación.

A continuación se presenta la propuesta de la codificación de los macroprocesos, proceso, subproceso y procedimiento o actividad, de acuerdo al Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006 elaborado por la Oficina de Planeación, la cual está conformada por nueve (9) dígitos distribuidos en cinco (5) niveles, según la jerarquía de los procesos que plantea la Entidad. El sistema se diseñó hasta el nivel de procedimiento que para el tema que nos ocupa se asimiló a actividad; sin embargo, si la Entidad desea un mayor nivel de desagregación, bajando al nivel de tarea o al nivel de movimiento, lo podrá hacer agregando los niveles correspondientes; pero teniendo en cuenta que esto implica un mayor detalle en el manejo de la información. Para iniciar la actividad de costeo dentro de la PGN, se puede hacer al nivel de actividad y dejar previsto en el sistema los otros niveles más detallados, para cuando la cultura del costeo se haya integrado a las actividades diarias de las personas, entonces sí se pueda pensar en aumentar el detalle. Figura Nº 13. Estructura y codificación de procesos

Fuente: Propia



Los cinco niveles de agrupación de la codificación son: Tabla Nº 10. Estructura de codificación de procesos y actividades NIVEL Uno Dos Tres Cuatro Cinco

DIGITOS Uno (1) Dos (2) Dos (2) Dos (2) Dos (2)

JERARQUÍA DE PROCESOS Macroprocesos Procesos Especialidad o Tema Subprocesos o Etapas Procedimientos o Actividades

Fuente: Propia

La descripción del detalle de la tabla correspondiente al Primer Nivel es la siguiente: 1. Estratégico 2. Misional 3. Conexo 4. Apoyo 5. Evaluación y Control

A partir de la selección del primer nivel se desagrega la codificación que permitirá identificar los procesos, su especialidad, los subprocesos y las actividades con el macroproceso correspondiente.

NOTA 5: En el Anexo E se muestra la propuesta de la Codificación de Procesos y Actividades, desarrollada de acuerdo al Manual de Procesos, versión 0 de noviembre de 2006.

¾ Ejemplos de Definición de Códigos Tomando el mapa de procesos, la codificación de la actividad de Elaborar Planes Operativos Anuales, contemplada dentro del macroproceso Estratégico, proceso Planeación Institucional, de la etapa Planeación Operativa, será:



CÓDIGO 1 101 10100 1010002 101000202

6.5.4

ACTIVIDAD Estratégico Planeación Institucional No aplica Planeación Operativa Elaborar Planes Operativos Anuales

Determinación del costo por actividad.

Como fundamento de la metodología del Costeo Basado en Actividades, ABC, es necesario costear las actividades desarrolladas por los funcionarios en los diferentes centros de costo, ver numeral 6.5.2.

Basados en el costo por funcionario y la dedicación del funcionario en las diferentes actividades se determinará el valor correspondiente a cada una, las que a la vez permitirán determinar el costo de los procesos, como resultado de las actividades realizadas en el proceso correspondiente, siendo necesario el cumplimiento de los requerimientos definidos en el numeral siguiente.

6.5.5

Requerimientos.

Para que el Sistema de Gestión de Costos de la PGN funcione completamente, determinando el costo por actividades y, con base en el costo de estas, determinar el costo por proceso, se deberán contemplar los siguientes aspectos: ¾ Las actividades de los cargos deben homologarse, esto es, en los funcionarios que desempeñan funciones iguales las actividades deben ser iguales. ¾ Las actividades homologadas deben contemplarse en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006; hoy no están definidas de acuerdo a lo determinado en el Manual Versión 0. ¾ La dedicación de los funcionarios en las actividades debe estar definida bajo una misma unidad de medición por actividad, base o driver.



¾ Los funcionarios son los responsables directos de los datos relacionados con las unidades de medición. ¾ Cada proceso debe tener definido un solo producto.

NOTA 6: A la fecha en la PGN no están homologadas las actividades, por lo que tampoco hay estadísticas que permitan determinar el costo de tales actividades.

Es importante aclarar que, durante el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Costos, esta etapa es la más compleja en su determinación, considerando los requerimientos definidos en la misma, por lo que inicialmente esta etapa podría no considerarse y utilizar la alternativa del Modelo, planteado en la Figura Nº 14, y seguir con la etapa siguiente: Costos por Proceso.

Figura Nº 14: Alternativa del modelo del sistema de gestión de costos RECURSOS ECONÓMICOS INFORM E: INFORM E: INFORM E: RECURSOS POR INFORM E: RECURSOS POR INFORMES: RECURSOS CENTRO DEPOR RECURSOS CENTRO DEPOR RECURSOS POR CENTRO DE COSTO CENTRO COSTO DE COSTO DE CENTRO COSTO

CENTROS DE COSTO

FUNCIONARIO

NÓMINA DEVOLUTIVOS OTROS

COSTO

INFORM E: INFORM E: INFORM E: RECURSOS POR INFORMES: RECURSOS POR RECURSOS POR FUNCIONARIO RECURSOS POR FUNCIONARIO FUNCIONARIO

PROCESOS

FUNCIONARIO

PROCESOS MISIONALES

INFORME: INFORME: INFORME: RECURSOS POR INFORMES: RECURSOS POR RECURSOS POR FUNCIONARIO COSTO DE FUNCIONARIO FUNCIONARIO

OTROS PROCESOS

PRODUCTO

PRODUCTO

GRÁ GRÁ FICA Nº Nº 4

Fuente: Propia



6.6

COSTOS POR PROCESOS

Como el Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN, contempla la determinación de los costos por proceso, Modelo del Sistema de Gestión de Costos, Figura Nº 9, es necesario: ¾ Haber identificado y asignado los recursos económicos a cada uno de los centros de costo. ¾ Determinar el costo por funcionario. ¾ Determinar el costo por actividades. ¾ Determinar el costo de los diferentes procesos definidos en el Mapa de Procesos, según lo establecido en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006.

Así, en esta etapa de la implementación debería estar contemplada la definición y el costeo de las actividades, según los requerimientos definidos en la etapa anterior, por lo cual: 1. Si se han determinado el costo de las actividades, según las labores realizadas por cada uno de los funcionarios, se seguirá lo planteado en el esquema básico total del Sistema, Figura Nº 9, por lo que el procedimiento para asignar los recursos económicos a los diferentes procesos misionales de la PGN, estará definido por los siguientes pasos: ¾ Asignación de los costos del funcionario a las actividades. ¾ Asignación de los costos de las actividades a todos los procesos: Misionales, Estratégicos, de Evaluación y Control, de Apoyo y Conexos. ¾ Asignación de los recursos de los procesos: Estratégicos, de Evaluación y Control, de Apoyo y Conexos a los Misionales.

2. Si no se han cumplido con los requerimientos establecidos, por lo que no han determinado el costo por actividad, se seguiría el procedimiento según la alternativa propuesta, Figura Nº 14, por lo que se deberá: ¾ Identificar y asociar aquellos centros de costo que a la vez se consideran procesos, de acuerdo a los centros de costo propuestos y los procesos definidos en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006, el Anexo F se



muestran los centros de costo que a la vez se pueden considerar como procesos. ¾ Identificar y asociar aquellos centros de costo cuyas actividades están al servicio de varios procesos, en cuyo caso es necesario definir para cada centro de costo un inductor - conductor del costo, el cual debe estar relacionado con las actividades desarrolladas por el mismo. De acuerdo a los centros de costo propuestos y los procesos definidos en el Manual de Procesos, Versión 0 de noviembre de 2006, el Anexo F se muestran aquellos centros de costo cuyas actividades benefician a varios procesos, ver Inductores tipo 2, numeral 7.2. ¾ Para cada proceso se deben determinar los costos de los productos y/o servicios finales, para lo cual es necesario definir la unidad de medida de cada proceso. ¾Ejemplo de Identificación de Centro de costo - Proceso

6.7

COSTOS DE PROCESOS MISIONALES

El Sistema de Gestión de Costos diseñado para la PGN también deberá determinar el costo de los productos y servicios que generan los diferentes Procesos Misionales según su especialidad, por lo que es necesario incorporarle a estos procesos los recursos de los otros procesos: estratégicos, de evaluación y control, conexos y de apoyo.



Para incorporar la totalidad de los recursos a los procesos misionales se debe: ¾ Haber determinado los costos a los diferentes tipos de procesos, misionales o no. ¾ Asignar los costos de los procesos no misionales a los misionales según su especialidad, considerando que se haga en forma secuencial y escalonada, las actividades y las salidas- inductores definidos para cada uno de ellos dentro del Manual de Procesos. ¾ Evitar el denominado circulo vicioso en la distribución, esto es, el proceso distribuido no debe volver a recibir costos de los otros procesos por lo cual sus datos no se tienen en cuenta en tales distribuciones.

La propuesta de asignación de los macroprocesos a los procesos misionales contempla el siguiente orden jerárquico, según lo planteado en la Figura Nº 15. 1. Procesos de Apoyo 2. Procesos de Evaluación y Control 3. Procesos Estratégicos 4. Procesos Conexos



Figura Nº 15. Asignación de costos a procesos misionales

Fuente: Propia

Como dentro de los macroprocesos se presenten procesos, para estos también se debe definir un orden de distribución, siendo indispensable determinar su correspondiente inductor o base de distribución, los que se han clasificado como tipo 3, según numeral 7.3.

Para la aplicación del Sistema de Gestión de Costos en la PGN, la propuesta del orden de asignación y el inductor correspondiente, de los Procesos de Apoyo, es:

1.1

Proceso de Gestión de Tecnología, presta sus servicios a toda la institución, por lo que el inductor propuesto sería el costo del equipo y software asignado a los funcionarios que conforman los demás procesos de la PGN.

1.2

Proceso de Gestión Humana, los costos propios y los recibidos del Proceso de Gestión de Tecnología se asignarán a los otros procesos tomando como inductor el número de funcionarios que laboran en los otros procesos.



1.3

Proceso de Gestión Inmobiliaria, distribuirá los costos propios y los recibidos de los anteriores; se utilizará como inductor el área de los demás procesos ubicados en la misma edificación.

1.4

Proceso de Gestión de Contratación y Compras, como los anteriores, distribuirá los costos propios y los recibidos; como inductor se podrá utilizar el número de contratos elaborados durante el periodo, afectando sólo los procesos relacionados con dichos contratos.

1.5

Proceso de Gestión de Almacén e Inventarios, distribuirá los costos totales tomando como inductor el valor de los ítems despachados a los procesos no distribuidos hasta el momento.

1.6

Proceso de Gestión de Seguridad, los costos totales se distribuirán considerando como inductor el área de los procesos no distribuidos.

1.7

Proceso de Gestión de Transporte, este proceso también tiene a cargo los servicios de aseo y cafetería, por lo que su distribución se debe efectuar en dos etapas, así: el 40%, correspondiente al valor histórico de los recursos de aseo y cafetería, se asignará utilizando el número de funcionarios de los procesos sin distribuir, y el 60%, correspondiente a los recursos causados en el uso de los vehículos, se distribuirá tomando el valor de los vehículos asignados a los procesos no distribuidos hasta el momento.

1.8

Proceso de Gestión Financiera, los costos totales se asignarán en un 100% al Proceso de Planeación Estratégica, considerando que este proceso soporta fundamentalmente a este proceso estratégico.

1.9

Procesos de Gestión Documental, Jurídica y de Comunicación, los costos totales de estos procesos se deben considerar como otro proceso conexo, para asignarlos directamente a los procesos misionales.

La propuesta de orden de asignación y el inductor correspondiente de los otros Procesos no misionales es:

2.1

Procesos de Evaluación y Control, el costo total de este proceso, los propios y los recibidos de los procesos de apoyo, se asignará en un 100% al



Proceso de Planeación Estratégica, teniendo en cuenta que éste es el beneficiario de los productos desarrollados por Evaluación y Control. 2.2

Proceso de Planeación Estratégica, su costo total se debería asignar sólo a los procesos misionales considerando que a ellos están dirigidos los planes fundamentales de la institución, tomando como inductor el número de funcionarios de cada una de los procesos misionales, en su correspondiente especialidad temática.

2.3

Procesos Conexos, al momento de distribuir el costo de estos procesos su costo total está conformado tanto por los costos propios como por los recibidos de los otros procesos no misionales; estos costos deberían ser asignados a los procesos misionales, según su especialidad temática, tomando el número de funcionarios que intervienen en tales procesos.

Efectuadas las asignaciones correspondientes, los Procesos Misionales por especialidad temática, quedarán asumiendo los costos totales de la Entidad, es decir, la totalidad de los recursos económicos causados durante el periodo quedan asignados sólo a los procesos misionales de la PGN.

De igual manera se podrá determinar el costo de los subprocesos, etapas y actividades, para lo cual se requiere la definición de inductores o bases de asignación para cada uno de los procesos.

6.8

COSTOS POR PRODUCTO FINAL

Suele considerarse un objeto de costo "cualquier cliente, producto, servicio, contrato, proyecto, o cualquier otra unidad de trabajo para la cual se desee una medida de costo separada. El término de objeto de costo se usa porque los principios y métodos del ABC tienen una aplicación en el costo del servicio y del



producto. Estos métodos son igualmente útiles para determinar el costo exacto de proyectos, contratos, programas, canales de distribución o segmento de clientes"13.

"El número de objetivos de información posibles es inmenso. Las diferentes decisiones de la dirección requieren distintos niveles de detalle de costo y, por tanto, diferentes presentaciones de costo" 14

6.8.1

Clasificación de los objetos de costos – productos.

Para la Entidad, dado que se tienen productos que se desarrollan para otras áreas y productos para el usuario final que es el ciudadano o el estado, se ha previsto la siguiente clasificación de productos: ¾ Productos intermedios Corresponde a los productos o salidas de los procesos no misionales, que son insumos para otras áreas o procesos de la Entidad, entre los que se encuentran los definidos como inductores en la asignación de éstos a los procesos misionales, numeral 6.7. En el manual de procesos, están definidos estos productos intermedios como salidas de las actividades realizadas por los mismos. ¾ Productos finales Corresponde a los productos salidas de los procesos misionales, se pueden determinar por proceso misional, total de cada proceso o se puede definir por especialidad temática. Los productos finales serán ¾ Proceso Disciplinario: Casos resueltos. ¾ Proceso Intervención: Casos intervenidos resueltos. ¾ Proceso Preventivo: actuaciones preventivas realizados. ¾ Proceso Disciplinario: Conciliaciones realizadas. 13

Miller, J.A. (1996): Implementing Activity-Based Management in Daily Operations. M/Wiley Series in Manufacturing. John Wiley & Sons, Inc. New York., p. 9.

14

BRIMSON, J.A. (1991): Activity Accounting. An Activity-Based Accounting Approach. Ed. John Wiley & Sons, Inc New York. Traducido al español en la obra del mismo autor (1995): Contabilidad por actividades. Ed. Marcombo. 2ª ed. Barcelona. p. 188.



6.9

INFORMES DE COSTOS - II

Los informes son el resultado final del procesamiento de la información y de la aplicación de la metodología del Sistema de Gestión de Costos diseñada para la PGN y conforman el sistema de información de costos que servirá como insumo para la toma de decisiones a los diferentes niveles de la organización. Los informes relacionados son los básicos y que se han considerado debe arrojar el Sistema de Gestión de Costos, sin embargo, corresponde a los usuarios finales de información, a partir de los informes básicos, diseñar los informes específicos que se consideren pertinentes. A continuación se presenta una relación de los informes diseñados para la PGN, que complementan los presentados en el numeral 6.4 de este manual.

De las últimas etapas 4, 5, 6 y 7 se obtendrán los informes que hacen referencia a: ¾ Costos de funcionarios por actividades. ¾ Costos por actividades. ¾ Costos por proceso. ¾ Costos totales de procesos misionales. ¾ Costo por producto final de los procesos misionales.

6.9.1

Informe de costo del funcionario por actividades.

Este informe muestra la forma como queda distribuido el costo del funcionario en las actividades en las cuales participa, como se muestra en el siguiente informe:



Tabla Nº 11. Informe de costo del funcionario por actividades mensual

Fuente: Propia

6.9.2

Informe de costo de actividades por funcionario.

Para cada proceso, se presenta el costo de las actividades y a su vez, el costo de los funcionarios que participan en el desarrollo de la misma. El porcentaje muestra la participación que alcanza el costo del funcionario dentro del total del costo de la actividad. Este informe se muestra en la tabla Nº 11.

6.9.3

Informe de costos de la cadena de valor.

Muestra el costo de las actividades que componen la cadena de valor de los diferentes procesos de la PGN como se muestra en la tabla Nº 7.



Tabla Nº 12. Informe de costos de actividades por funcionario mensual

Fuente: Propia

6.9.4

Informe de costos por macroprocesos.

Se ha diseñado un informe que muestra el costo del macroproceso y su composición de acuerdo con los Procesos y Actividades que lo componen.



Tabla Nº 13. Informe final de recursos económicos por macro proceso mensual

Fuente: Propia

6.9.5

Informe de costos de procesos misionales.

Este informe está diseñado específicamente para mostrar la forma como está compuesto el costo de los procesos Misionales que incluye costos propios y costos recibidos. Tabla Nº 14. Informe final de recursos económicos por proceso misional mensual

Fuente: Propia



6.9.6

Informe de costo por producto final de los procesos misionales.

En este informe se presenta para cada proceso misional detallando por especialidad la cantidad de productos, el costo unitario y el costo total de la especialidad; tabla Nº 15. Tabla Nº 15. Informe producto final de proceso misional por especialidad mensual

Fuente: Propia



7

INDUCTORES

Para poder determinar razonablemente el costo de los productos o servicios de la PGN, es necesario definir en las diferentes etapas del Modelo del Sistema de Gestión de Costos, las bases o inductores que permiten asignar los recursos económicos a los diferentes centros de costos, a las actividades, a los procesos en general y a los procesos misionales, que son los que originan los productos o servicios finales de la Entidad.

Un Inductor, es una base de asignación de los recursos económicos que no pueden ser asociados de forma directa a los centros de costo de los centros de costo a los funcionarios, actividades, procesos, y a los productos o servicios de la Entidad.

7.1

CARACTERÍSTICAS

Los inductores del costo o bases de asignación dependen: ¾ Del tipo de recurso económico. ¾ De las actividades desarrolladas por cada uno de los procesos, por lo que también se denominan generadoras del costo o drivers.

Al definir el inductor se debe considerar: ¾ Que es especial para cada tipo de recurso. ¾ Que debe ser significativa. ¾ Que debe medir el origen del recurso o la causabilidad del mismo.



7.2

CODIFICACIÓN

Para efectos de creación de la tabla de inductores, se propone una estructura conformada por dos (2) niveles y 4 dígitos de acuerdo al siguiente detalle: Tabla Nº 16. Codificación de inductores NIVEL Uno Dos

DIGITOS Uno (1) Tres (3)

NOMBRE Tipo de inductor Consecutivo

Fuente: Propia

Figura Nº 16. Estructura de codificación de inductores Tipo de Inductor

Dígito 1 Dígito 2 Dígito 3 Dígito 4

Consecutivo

Fuente: Propia

En el primer nivel si el dígito es Uno (1) indica que es un inductor de recurso, si el dígito es Dos (2) indica que el inductor es una medida utilizada para distribuir costo de Centros de costo a procesos y si es Tres (3) indica que es un inductor utilizado para la distribución de costos de los procesos no misionales a los procesos misionales.

NOTA 7: En el Anexo H se muestra la Tabla de Inductores la propuesta, de los inductores que se podrían utilizar el las diferentes etapas de asignación y distribución de recursos y procesos.



7.3

UTILIZACIÓN

Los Inductores se utilizarán de acuerdo a las necesidades en cada una de las etapas de implementación de la metodología de costeo, para llevar costo de los recursos económicos al centro de costo, del centro de costo a los procesos y de los procesos no misionales a los procesos misionales. ¾ Ejemplo de utilización de inductores de recursos Se presenta, a manera de ejemplo los siguientes inductores, para distribuir recursos compartidos.

CÓDIGO

INDUCTOR

1001 1002

Número de Empleados Área Ocupada

1011 1004

Área y Nº de personas (1) Costo de Nómina por Dependencia

TABLA DE BASES 01 02

% 03

RECURSO ECONÓMICO O CENTRO DE COSTO Servicio de teléfono Depreciación Servicio de energía Servicio de Vigilancia Servicio de Aseo Acueducto Seguro de vida

Ejemplo de la Tabla de inductor (Bases) Número de personas por centro de costo (01).

CENTRO DE COSTO 122061001 122062002 122062008

NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO Jefe de División Registro y Control Sustanciación de quejas Apoyo Informático Total Base inductor

NÚMERO DE PERSONAS 10 12 13 35

Para la asignación del costo del recurso que tenga como base o inductor el Número de personas se tomará el total del costo del recurso a distribuir y se dividirá en el total de la base inductor, lo cual arrojará una tasa la cual se multiplica por el valor



del inductor que corresponda a cada centro de costo, en este caso por el número de personas de cada centro de costo.

Como continuación del ejemplo, el costo del servicio de teléfono es $997.500, para el cual se define como inductor el número de personas ubicadas en cada centro de costos, la tasa de asignación será igual a:

Tasa/ N° de personas

997.500 = 28.500 35

De acuerdo al número de personas tendríamos los siguientes costos de teléfono por centro de costo:

CENTRO NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO DE COSTO 122061001 Jefe de División Registro y Control 122062002 Sustanciación de quejas 122062008 Apoyo Informático Total Base inductor

COSTO DE TELÉFONO $ 285.000 342.000 370.500 997.500

¾ Ejemplos de utilización de inductores combinado

Para el servicio de Acueducto se presenta la posibilidad de utilizar una base combinada, en la cual se involucran dos inductores que para el caso se han tomado Número personas y Área ocupada, la combinación resulta de multiplicar las dos bases de los inductores y sobre el resultado se obtiene la participación de los centros de costo en las bases.



CENTRO DE COSTO

NOMBRE DEL CENTRO DE COSTO

TOTAL COMBINADO

% DE APLICACIÓN

122061001

100

122062002

Jefe de División Registro y Control Sustanciación de quejas

10

1000

28.41%

80

12

960

27.27%

122062008

Apoyo Informático

120

13

1.560

44.32%

300

35

3.520

100,00%

AREA

Total Base Inductor

NÚMERO DE PERSONAS

Es importante anotar que cada inductor tendrá una tabla con los valores que conforman la base de asignación y los centros de costo o procesos para los cuales aplica. ¾ Ejemplos de utilización de inductor para asociar el costo del centro de costo a procesos Recordemos que para este paso es necesario previamente haber establecido el costo de cada uno de los centros de costo, puede suceder que la totalidad del costo del centro de costo sea llevado a un proceso, en este caso no se requiere un procedimiento especial simplemente se lleva el 100% del costo al proceso y este porcentaje se puede utilizar como inductor.

A continuación se presenta como ejemplo el caso en el cual un centro de costo se distribuye en varios procesos.

Centro de Costo a Distribuir: Secretaría General Código del Centro de Costo: 131000000 Costo del Centro de Costo: $30.000.000 Inductor o Base de Asignación: % Tiempo de dedicación a procesos relacionados



Código

Descripción del Proceso

% Tiempo

402000000

Gestión de Compras y Contratación

30

401000000

Gestión de Almacén e Inventario

20

405000000

Gestión de Talento Humano

30

101000000

Planeación Institucional

10

102000000

Evaluación Planeación Institucional

10

Total Inductor (Tiempo)

100

Tasa por Unidad porcentual de tiempo: $30.000.000 = $300.000 100

Así el costo asignado a cada proceso:

Código

Descripción del Proceso

Costo Asignado

402000000

Gestión de Compras y Contratación

9.000.000

401000000

Gestión de Almacén e Inventario

6.000.000

405000000

Gestión de Talento Humano

9.000.000

101000000

Planeación Institucional

3.000.000

102000000

Evaluación Planeación Institucional

3.000.000

Total Costo del Centro Distribuido


30.000.000


8

8.1

INDICADORES

MARCO LEGAL

¾ La medición de la gestión, evaluación y control de la misma, se establecen desde la Constitución Nacional; en los siguientes artículos se citan apartes: Artículo 267: El control fiscal. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. ¾ Artículo 269: En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley. ¾ De otra parte la Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. En el artículo 4o. establece los requisitos para su implementación. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente ley, las entidades deben como mínimo: parágrafo 1o. Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas. ¾ El Decreto 4110 de 2004 en el articulo 3 establece: Como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, cada entidad con fundamento en el literal h del artículo 4 de la Ley 872 de 2003,



deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.” ¾ La Ley 909 de 2004 en el artículo 50. Se crean los Acuerdos de gestión y se indica: 1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su superior jerárquico, determinará los objetivos a cumplir. 2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el acuerdo de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos indicadores. 3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La evaluación se hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los objetivos. 4. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará a las distintas autoridades

de

las

respectivas

entidades

públicas

para

garantizar

la

implantación del sistema. A tal efecto, podrá diseñar las metodologías e instrumentos que considere oportunos. Parágrafo. Es deber de los Gerentes Públicos cumplir los acuerdos de gestión, sin que esto afecte la discrecionalidad para su retiro.”

8.2

DEFINICION

“La palabra indicador se origina del latín índex, que significa el que indica y su razón de ser es la materialización en una expresión o dato de un fenómeno, que no puede ser medido en forma directa, permitiendo hacerlo más comprensible o sencillamente mostrándonos una óptica de una realidad. En términos generales los indicadores son el resultado de una medición de un grupo de datos llamados variables”15

Medir es comparar una magnitud con un patrón establecido. En la actividad de medir, la clave está en elegir los factores claves para el éxito del proceso, y para ello 15

ESCUELA DE LIDERAZGO DEMOCRÁTICO. Planificación de proyectos y diseño de indicadores. Santa fe de Bogotá. 1995. Pág. Vi.



es necesario seleccionar los más convenientes para medir y asegurar que esta última resuma lo mejor posible la actividad que se lleva a cabo en cada centro de costo o área de la organización. Se busca darle una calificación a las acciones realizadas en una organización, área o actividad especifica.

Para lograr la gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que soporte a la administración y le permita evaluar el desempeño de la organización.

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeación y control de cada grupo operativo, información permanente e integral sobre su desempeño, que les permita evaluar su gestión y tomar los correctivos del caso. El Sistema de Gestión de Costos es uno de los elementos fundamentales del Sistema de Gestión de Costos.

A cada uno de los usuarios el sistema deberá facilitarles información efectiva y oportuna por medio de los indicadores de gestión definidos.

Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado. Los indicadores son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de un determinado proceso.

Los indicadores de gestión son, ante todo, información. Esto quiere decir que no son solo datos, sino que además se comportan como valores agregados.

Se debe tener en cuenta que hoy en día son muchos los factores que afectan a la organización y el comportamiento interno de la misma, por lo que se hace necesario reducir la incertidumbre, a través de la información administrable.



Algunas de las causas de la necesidad actual de información administrable, se pueden resumir en lo siguiente: ¾ La gran cantidad de la información que se procesa y genera en las organizaciones. ¾ La creciente complejidad de la administración de hoy. ¾ El ritmo rápido del cambio de las tecnologías, comunicaciones, y formas de realización de los procesos. ¾ Interdependencia de las áreas de una organización vistas como un sistema integrado. ¾ Reconocimiento de la información como recurso valioso.

Para que el Sistema de Gestión de Costos y los indicadores elegidos por la institución funcionen y cumplan con los fines para los cuales fueron creados, se hace necesario contar con: ¾ “Participación activa y de manera decidida del equipo directivo de la organización de tal manera que contribuya al desarrollo y fortalecimiento de la Entidad. ¾ Cultura de la Planeación: es prioritario que la Entidad en cada una de sus dependencias se rija por la planeación, orientada desde el nivel corporativo de la misma. De esta manera se podrá evaluar los resultados con lo planeado, lo que permitirá tener una medición de la gestión institucional. ¾ Plan de Desarrollo Institucional: es la más importante orientación para una Entidad, en cuanto a partir de ese plan institucional se desarrolla la planeación. Es el norte que permite que la institución cumpla con la misión que se le ha encomendado. ¾ Plan Operativo: el cual permite saber hacia dónde van orientados los recursos de inversión asignados a la Entidad en el cumplimiento de su misión, a la vez



que nos permite hacer una comparación entre lo programado y lo ejecutado, determinando el grado de impacto de los proyectos. ¾ Sistema de Información: contar con un sistema de información es fundamental, ya que de su calidad depende que se puedan formular los indicadores. ¾ Es necesario reiterar que para lograr que un indicador se caracterice por su pertinencia, oportunidad, confianza, actualización y precisión, es indispensable contar con un sistema de información de calidad. Es por ello que se hace necesario un sistema de información institucional; con las características y los requisitos de homologación de variables, criterios y procedimientos de validación; sin ello no hay un modelo de indicadores de gestión que pueda servir como garantía o que ofrezca verdadero soporte a la gestión.”16

8.3

CLASES DE INDICADORES

Existen diferentes clasificaciones de indicadores, dependiendo del objeto a medir y el enfoque. Para el sector público en términos generales citamos la siguiente clasificación: presentada por Josep Maria Guinart i Solà de la Escola d’Administració Pública de Cataluña en su documento Indicadores de gestión para las entidades públicas.

8.3.1

Eficiencia.

De acuerdo con el portal de definiciones www.definición.org, un indicador de eficiencia es el elemento de estadística que permite identificar la relación que existe entre las metas alcanzadas, tiempo y recursos consumidos con respecto a un estándar, una norma o una situación semejante. Posibilita dimensionar el logro del máximo de resultados con el mínimo de recursos utilizados.

16

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP. Sistema de indicadores para el análisis de gestión. Oficina asesora de planeación. 2004.



“El grado de eficiencia de una actuación está definido por la relación existente entre los bienes y servicios consumidos y los bienes o servicios producidos; o, con mayor amplitud, por los servicios prestados (outputs) en relación con los recursos empleados a tal efecto (inputs). Así, una actuación eficiente se definiría como aquella que con unos recursos determinados obtiene el máximo resultado posible, o la que con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad adecuadas de un determinado servicio. Desde esta perspectiva, el análisis de la eficiencia puede abarcar los siguientes aspectos: ¾ El rendimiento o desempeño del servicio prestado del bien adquirido, o vendido, con relación a su costo. ¾ La comparación de dicho rendimiento con un referente o estándar (benchmark). ¾ Un conjunto de recomendaciones orientadas a la crítica y, si procede, la mejora de los resultados obtenidos.

8.3.2

Efectividad.

La efectividad mide el impacto final de la actuación sobre el total de la población involucrada. Razón por la que a estos indicadores se les denomina también indicadores de impacto.

El valor, efectiva o potencialmente creado, no puede medirse en base exclusivamente a los productos (outputs), ya que éstos en general carecen de una significación propia, sino en relación con los resultados e impactos (outcomes) que generan. Los indicadores de efectividad constituyen un valioso complemento de los indicadores de eficiencia, dado que la eficiencia en el ámbito de la gestión pública debe entenderse como relación entre costes y valor efectivamente producido (impacto). Por esta razón, se debe procurar maximizar el valor efectivamente creado a través de la actuación de los poderes públicos, minimizando los recursos utilizados para conseguirlo.



8.3.3

Equidad.

La equidad se mide en función de la posibilidad de acceso a los servicios públicos de los grupos sociales menos favorecidos en comparación con las mismas posibilidades de la media del país. Desde esta perspectiva, el principio de equidad busca garantizar la igualdad en la posibilidad de acceso a la utilización de los recursos entre los que tienen derecho a ellos. En otras palabras, la medición de la equidad implica medir el nivel de justicia en la distribución de los servicios públicos.

8.3.4

Excelencia.

El término o noción de excelencia nos remite a la calidad de los servicios, desde la óptica del usuario. Por esta razón, en este punto, conviene poner especial énfasis en el enfoque orientado hacia el cliente, el cuál se encuentra estrechamente vinculado con la concepción de que la Administración no es sino un servicio y la población su clientela potencial. Estas ideas nos remiten a un enfoque tetraédrico sobre las características – deseables o esperadas- de la Administración: ¾ Que sea comprensible para el ciudadano; ¾ Que sea espacial, temporal y materialmente accesible; ¾ Que responda a las expectativas en ella depositadas (que aporte soluciones), y ¾ Que permita la participación del ciudadano en la determinación de necesidades administrativas que le afecten.

8.3.5

Entorno.

El proceso de globalización y de cambios constantes que vive actualmente la economía mundial hace imprescindible el control del entorno. Ello implica conocerlo, entenderlo y adaptarse flexiblemente a los cambios que en él se produzcan. En este ámbito, el acceso a la información sobre la evolución socioeconómica del entorno, así como el conocimiento de las acciones, servicios y productos que están desarrollando los diferentes agentes que interactúan en este contexto, se convierte en un factor clave para las organizaciones públicas.



8.3.6

Sostenibilidad.

El concepto de sostenibilidad se refiere a la capacidad de mantener un servicio con una calidad aceptable durante un largo período de tiempo. No es suficiente que los objetivos de un programa se consigan, sino que es indispensable que sus beneficios se prolonguen y se mantengan, a pesar de los cambios técnicos o del entorno que se puedan producir.

8.3.7

Economía.

Este atributo se refiere a las condiciones en que un determinado organismo o institución accede a los recursos financieros, humanos y materiales. En este ámbito, la fijación de los criterios o indicadores de gestión (es decir, los criterios de medición), supone la determinación o identificación de los correspondientes estándares o patrones con respecto a aspectos tan importantes como el conocimiento real de las necesidades que deben ser atendidas y su comparación con lo que se ha adquirido o se pretende adquirir; la determinación de las calidades admisibles; el grado de utilización de los bienes o servicios a adquirir; y, finalmente, las posibilidades, plazos y condiciones de la compraventa de los recursos materiales.

Para que una operación sea económica el acceso a los recursos debe realizarse en el momento y cantidad adecuados y con la mejor (en este caso menor) relación costo-calidad posible. En resumen, se podría decir que la economía se alcanza cuando se adquieren los recursos más adecuados (en cantidad y calidad) al costo más bajo.

8.3.8

Eficacia.

Como es de sobra conocido, la eficacia de una organización se mide por el grado de satisfacción de los objetivos fijados en sus programas de actuación, o de los



objetivos incluidos tácita o explícitamente en su misión. Es decir, comparando los resultados reales con los previstos, independientemente de los medios utilizados.

La evaluación de la eficacia de un determinado organismo no puede realizarse sin la existencia previa de una planificación –plasmada en unos programas- en donde los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados, así como de una expresión clara de la forma en que éstos se pretenden alcanzar. Lo anterior, en virtud de que para llevar a cabo la evaluación será preciso analizar la forma y magnitud en que los resultados obtenidos –en forma de bienes o servicios- se ajustan a los efectos previstos. De esta forma, la eficacia puede ser considerada, tanto desde el punto de vista tradicional como la comparación de los resultados obtenidos con los esperados, sino también –y aún más importante- como una comparación entre los resultados obtenidos y un óptimo factible, de forma tal que este concepto coincida con la propia evaluación de programas.

Los puntos clave sobre los que incide la evaluación de la eficacia son, entre otros: facilitar información sobre la continuidad, modificación o suspensión de un programa; conocer si los programas cumplidos o terminados han conseguido los fines propuestos; e informar al público respecto al resultado de las decisiones gubernamentales o al Parlamento sobre el desarrollo o evolución de los programas emprendidos.”17

El Sistema de Gestión de Costos se ha diseñado de tal manera, que la cantidad de indicadores que se pueda obtener sea la adecuada, dependiendo desde el punto de vista que se quiera analizar la información. Lo ideal es que el usuario diseñe sus propios indicadores y que el sistema le provea la información necesaria y le calcule el indicador para que el usuario analice y tome decisiones. Entre los indicadores que puede proveer el Sistema de Gestión de Costos y que contribuirían en el proceso de gestión de la institución están:

17

Josep Maria Guinart i Solà de la Escola d’Administració Pública de Catalunya. Indicadores de gestión para las entidades públicas. En http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CLAD/clad0047601.pdf. Consultado Junio 15 de 2007.



8.4

INDICADORES DE COSTOS PARA CENTROS DE COSTO

Pretenden mostrar mediciones de cada uno de los centros de costo establecidos para la PGN. En el Anexo I se presenta una plantilla general para cada indicador. Este indicador también se puede calcular por regional, por provincia o por nivel.

8.4.1

Costo Total por centro de costo.

Indicador que busca informar a la organización sobre el total de los recursos económicos asignados a un centro de costo para el desarrollo de sus actividades. Este indicador también se puede calcular por regional, por provincia o por nivel.

8.4.2

Porcentaje o participación del recurso humano en el área.

Indicador que busca informar el peso relativo del recurso humano en relación con los demás recursos asignados al centro específico.

8.4.3

Porcentaje o participación del recurso físico en el área.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos físicos asignados, representados por la depreciación, arrendamiento de muebles, enseres, maquinaria y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos asignados al centro específico.

8.4.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en el área.

Indicador que busca informar la incidencia del total de los demás recursos asignados, representados por papelería, viáticos, servicios públicos, vigilancia, aseo y demás recursos de estas características asignados al centro específico.



8.5

INDICADORES DE COSTOS PARA ACTIVIDADES

Reflejarán el valor de los recursos utilizados en las diferentes actividades definidas para la Entidad. Nos permitirán conocer el valor económico de los recursos que se utilizaron en los diferentes pasos para obtener los productos de la institución.

8.5.1

Costo total por actividad.

Se obtiene de la sumatoria de todos los recursos utilizados para el desarrollo de una actividad.

8.5.2

Porcentaje o participación del recurso humano en la actividad.

Indicador que busca informar el peso relativo del recurso humano en relación con los demás recursos utilizados para realizar una actividad específica.

8.5.3

Porcentaje o participación del recurso físico en la actividad.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos asignados, representados por la depreciación, arrendamiento de muebles, enseres, maquinaria y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos utilizados en el desarrollo de actividades.

8.5.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en la actividad.

Indicador que busca informar la incidencia del total de los demás recursos asignados, representados por papelería, viáticos, servicios públicos, vigilancia, aseo y demás recursos de estas características consumidos en las actividades.



8.6

INDICADORES PARA PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO

Mostrarán la relación de las variables de costos con los productos generados en la PGN.

8.6.1

Costo total por producto.

Informa sobre el costo total de los recursos que intervinieron en el desarrollo de un producto específico.

8.6.2

Porcentaje o participación del recurso humano en el producto.

Indicador que busca informar el peso relativo de éste recurso en relación con los demás recursos utilizados para realizar un producto intermedio o final.

8.6.3

Porcentaje o participación del recurso físico en el producto.

Indicador que busca informar el peso relativo del total de recursos asignados, representados por la depreciación, arrendamiento de muebles, enseres, maquinaria y equipo, computadores e inmuebles, en relación con los demás recursos utilizados para realizar un producto.

8.6.4

Porcentaje o participación de los demás recursos en el producto.

Indicador que busca informar la incidencia del total de los demás recursos asignados, representados por papelería, viáticos, servicios públicos, vigilancia, aseo y demás recursos de estas características utilizados en el desarrollo de un producto.



8.7

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

En términos generales, se entiende por productividad la relación existente entre el producto(s) y el insumo(s). Para la Entidad se relacionan los diferentes recursos con los productos-objetos de costo obtenidos.

8.7.1

Productividad de recurso humano.

Indicador que suministra información sobre los productos generados por una persona o un grupo de personas en un periodo determinado, medido en función de las horas laboradas.

8.7.2

Productividad recursos físicos.

Muestra en qué medida los recursos físicos de la Entidad han sido utilizados en la prestación de servicios.

8.7.3

Productividad total

Total de los productos finales obtenidos sobre el total de tiempo disponible de todos los funcionarios asignados a procesos misionales.

En el Anexo I se presenta la plantilla desarrollada para cada indicador, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la resolución 212 de Mayo 06 de 2003.



9

RECOMENDACIONES

Para que el proceso, propuesto en este Manual, de implementación y administración del Sistema de Gestión de Costos sea exitoso es necesario que la institución adopte una cultura de medición, análisis y control de sus recursos económicos, es decir adopte una cultura de costos total.

La Dirección de la Entidad es la máxima responsable de la ejecución del Proyecto, por tal motivo se requiere un firme convencimiento por su parte sobre la importancia y la necesidad de que la Entidad cuente con este Sistema de Gestión de Costos. Por lo que debe asumir un papel activo en el proceso de implementación, por lo tanto, se sugieren las siguientes funciones durante este proceso: ¾ Liderar el programa de implementación del Sistema de Gestión de Costos. ¾ Mantener un compromiso activo. ¾ Promover la participación de todos los funcionarios implicados. ¾ Hacer un seguimiento al proyecto. ¾ Designar a los miembros del equipo de proyecto que por parte de la Entidad se encargará de llevar a cabo la implementación del Sistema de Gestión de Costos.

Con el fin de garantizar el éxito total por parte de la institución en el desarrollo del proyecto, a continuación se presentan las siguientes recomendaciones específicas:

9.1

ELECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN QUE APOYE EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Se recomienda que la Oficina de Planeación ejerza el liderazgo en la implementación del Sistema de Gestión de Costos, por el conocimiento que tiene de la Institución y del tema a desarrollarse.



De otra parte y dado lo específico del tema, el conocimiento especializado que se requiere y por lo visto y analizado durante el proceso de formulación de la metodología, es importante que, durante el proceso de implementación, la Entidad cuente con el acompañamiento de una firma que conozca el tema y, si no fue participante durante el proceso de formulación de la metodología, se debe contemplar que la organización elegida se tomará un tiempo, lo suficiente para conocer la Entidad, sus procesos, productos y estructura. A

9.2

CONFORMACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

La Entidad debe seleccionar un equipo de personas de la organización provenientes de diferentes dependencias, en las que se incluyan entre otras: las áreas administrativa, planeación, sistemas, financiera, misionales, control interno. El número de integrantes dependerá del despliegue de usuarios que la Organización quiera hacer, es decir, si desea abarcar la mayoría de ubicaciones regionales y funcionales, será mayor el número; lo recomendable es iniciar con un despliegue moderado, incluyendo las áreas mencionadas y las principales regionales por tamaño, y posteriormente cuando ya se tenga afianzado el sistema, su funcionamiento y uso, ampliar la cobertura a otras dependencias.

9.3

SOBRE RECURSOS

Para efectuar, a través del Sistema de Gestión de Costos, un adecuado análisis control y gestión de los diferentes recursos económicos se deben tener en cuenta las siguientes condiciones, para las cuales dentro del Manual se han efectuado las propuestas correspondientes:

9.3.1

Identificación.

Al momento de ingresar el recurso económico al Sistema de Gestión de Costos se debe identificar:



¾ Origen del Recurso, recordando que el recurso económico puede ser: 1. C: Con disponibilidad Presupuestal 2. S: Sin disponibilidad Presupuestal 3. O: Otras Fuentes ¾ Relación con el Centro de Costo, por cuanto los recursos pueden ser: 1. D: Directos 2.

9.3.2

I: Indirectos

Registro y control

Como se planteó en la propuesta del Sistema, la PGN debe definir para el registro y control de los recursos: 3. Responsable: Encargado de suministrar y actualizar la información que requiere el Sistema del Gestión de Costos del respectivo recurso. 4. Nivel de Asignación: Si es directa al centro de costo o si es compartido 5. Base o Inductor: La unidad de medida o base con la cual se distribuirá el recurso compartido entre los Centros de Costo.

9.3.3

Tablas de recolección de datos

Se deben implementar las tablas o formatos de recolección de datos de los diferentes recursos económicos, definidos en el Manual; la remisión de los datos puede efectuarse vía Web preferiblemente.

9.4

CENTROS DE COSTO

Un paso esencial que debe dar la PGN no solo en la implementación del Sistema de Gestión de Costos es la adopción de la codificación de los Centros de Costo, la cual será de utilidad no solamente para el registro, análisis y control de los recursos



económicos sino para unificar las diferentes codificaciones de Dependencias que se manejan en la Entidad. Es fundamental: ¾ Definir un responsable del manejo, actualización y divulgación de dicha codificación. ¾ Implementar una única codificación de Centros de Costo a las dependencias. Cuya propuesta ha sido dada a conocer en diferentes momentos del diseño del Sistema. ¾ Dar a conocer la codificación una vez esté definida la codificación de los centros de costo y para que sea utilizada por todos los funcionarios en el control de sus actividades, debe darse a conocer.

9.5

PROCESOS Y ACTIVIDADES

El Sistema de Gestión de Costos ha sido diseñado teniendo en cuenta el Manual de Procesos y actividades de la Entidad, por lo tanto, es necesario:

9.5.1

Definir la codificación de actividades.

De acuerdo a la propuesta se debe desarrollar la codificación e incluirla en el Manual de Procesos teniendo en cuenta un responsable que debe mantenerla vigente.

9.5.2

Divulgar el Manual de Procesos

Como desarrollo de este requerimiento se necesita: ¾ Homologar las actividades por procesos de cada tipo de funcionario ¾ Definir una salida o producto para cada actividad, en manual se incluye una propuesta al respecto



9.5.3

Reportes por parte del funcionario.

¾ Actividades en las cuales laboró. ¾ Tiempo dedicado o porcentaje de dedicación a cada actividad.

Crear tablas de acumulación de datos sobre los reportes de funcionarios

9.6

DETERMINACION DEL COSTO DE LOS PROCESOS MISIONALES.

El resultado final de la aplicación del Sistema de Gestión de Costos se refleja en el costo de los productos de los procesos Misionales, por lo tanto, Para la adecuada distribución de los costos de los procesos no misionales se sugiere. Seguir cuidadosamente el orden de distribución y acumulación indicado en el Manual. Hacer una buena elección del inductor (tipo 3) o la base con la cual se va a efectuar dicha distribución de costos.

9.7

SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS

Para obtener los resultados esperados con la implementación del Sistema de Gestión de Costos, las etapas que se sugieren en el capítulo 6 de este Manual deben desarrollarse en un estricto orden secuencial.



10 GLOSARIO

Actividades: Corresponden al conjunto de tareas homogéneas que tienen un objetivo común, son realizadas por un individuo o grupo de individuos y tienen las siguientes características: ¾ Dan lugar a un saber o hacer específico. ¾ Emplean una serie de recursos físicos, humanos y tecnológicos. ¾ Son homogéneas desde el punto de vista de su comportamiento, costo y ejecución. ¾ Permiten tener un resultado interno o externo (Producto). ¾ Están enfocadas a satisfacer necesidades de un cliente específico que puede ser interno o externo.

Las actividades son tareas que consumen recursos sustanciales para producir un output. Una actividad describe la forma en que una empresa emplea su tiempo y recursos para conseguir los objetivos corporativos.

Cadena de Valor: Es una forma de análisis de las actividades empresariales mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes constitutivas, intentando identificar fuentes de ventajas competitivas en cada una de las actividades que agregan valor.

Centro de Costo: Unidad de la organización que es responsable por todos los costos y gastos en los que incurre para el desarrollo de sus actividades; revisa constantemente sus metas y controla las operaciones de su centro con miras a alcanzar sus objetivos.

Costos: Esfuerzos económicos orientados a la producción o comercialización de bienes o la prestación de servicios.



Costos Directos: Son aquellos costos que se identifican y causan en forma directa y significativa con el centro de costo en desarrollo de sus actividades o servicios.

Costos Indirectos: Son aquellos utilizados por el centro de costo pero que no se pueden identificar plenamente con el mismo, es decir, es compartido y se hace necesario realizar una distribución.

Inductor: Es un criterio de aplicación o distribución de todos aquellos parámetros convencionales que se toman como referencia para hacer una asignación objetiva y razonable de costos, que indica cómo se distribuyen los recursos a las áreas de responsabilidad, de qué manera se distribuyen los costos de las áreas de responsabilidad a las actividades y finalmente, cómo se distribuyen éstas a los objetos de costo.

Este término ha recibido diversas denominaciones en la todavía escasa bibliografía en español: vectores de costos, inductores de costos, generadores de costos, unidades de obra. J. Brimson lo define como "un factor que crea o influye en el costo de una actividad, de tal modo que permite identificar la causa de dicho costo ", "factor cuya ocurrencia da lugar a un costo”.

Macroproceso: Conjunto de procesos, de importancia para la institución, que por su mayor nivel de jerarquía, están relacionados directamente con las principales áreas de gestión de las entidades.

Objeto de Costo: Cualquier cliente, producto, servicio, contrato, proyecto, o cualquier otra unidad de trabajo para la cual se desee una medida de costo separada. El término de objeto de costo se usa porque los principios y métodos del Costeo Basado en Actividades ABC tienen una aplicación en el costo del servicio y del producto; estos métodos son igualmente útiles para determinar el costo razonable de proyectos, contratos, programas, canales de distribución o segmento de clientes.



Proceso: Es un conjunto de actividades que emplea insumos o materias primas, tangibles o intangibles, le agrega valor a estas o las modifica, transformándolas en un producto y suministrándolo a un cliente (interno o externo).

Procesos Conexos: Su objetivo es realizar las actividades necesarias para suministrar a los usuarios y ciudadanía en general la información y servicios procedentes de los macroprocesos misionales, brindar información normativa, doctrinal y jurisprudencia que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones de los ciudadanos consagrados en la Constitución Nacional.

Procesos de Apoyo: Incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

Procesos de Evaluación y Control: Incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Procesos Estratégicos: Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos necesarios.

Procesos Misionales: Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la Entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

Producto: Representa todo aquel bien tangible o intangible que en última instancia se desea costear; es la razón de ser de la actividad de la organización, como servicios, bienes finales, clientes, mercados.

Recursos: Son los componentes económicos, elementos físicos, tangibles o intangibles, que se utilizan en la producción de bienes o en la prestación de



servicios. Son todos los medios utilizados en el desarrollo de actividades, debidamente agrupados según sus características homogéneas.

Sistema de Gestión de Costos: Sistema de información que establece el procedimiento administrativo y financiero para identificar los datos y recursos que permiten determinar el costo de actividades, procesos o servicios y administración de los mismos, como soporte fundamental en la toma de decisiones.



11 BIBLIOGRAFÍA

1. AGUIRRE FLÓREZ J, Sistema de costeo. La asignación del costo total a productos y servicios, Marzo de 2004 Editorial: Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano. 2. CUERVO TAFUR J, OSORIO AGUDELO J.A. Costeo Basado en Actividades ABC, Gestión Basada en Actividades. Ecoe Ediciones, Colombia 3. HICKS, D. T. (1996): Activity-Based Costing for Small and Mid-Sized Business. Ed. John wiley & Sons, Inc. New York. Traducido al español en HICKS, D.T. (1997): El sistema de costes basado en las actividades (ABC). Guía para su implantación en pequeñas y medianas empresas. Ed. Marcombo. Barcelona. 4. KAPLAN, R.S. y COOPER, R. (1998): “Cost & effect Using Integrated Cost Systems to drive Profitability and Performance”. Harvard Business School Press Boston, Massachussets. Traducción al español en la obra de los mismos autores (1999) Coste y efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad. Ed. Gestión 2000. 2ª ed. Barcelona. 5. LORINO, P. (1993): El Control de Gestión Estratégico. La Gestión por Actividades, Ed. Marcombo, Barcelona. 6. POLIMENI et al, Contabilidad de costos, 1999 Mc Graw Hill, Mexico. 7. PORTER, M. (1985): Competitive advantage. Setting and sustaining superior performance. The Free Press, Nueva York. Se ha utilizado la traducción al español de CAMPA DE PÉREZ, M. A. (1988): Ventaja competitiva, Compañía Editorial Continental, 2ª impr. México. 8. RAMÍREZ PADILLA, Contabilidad de costos: un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Editorial Mc Graw-Hill, México 2a. Edición.



ANEXO A. LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO Y EQUIVALENCIAS

LISTADO GENERAL DE CENTROS DE COSTO PROPUESTO PARA LA PGN Y EQUIVALENCIA CON LOS CÓDIGOS DE DEPENDENCIA ACTUALES

Julio de 2007 Anexo A.


Código Centro de Costo 100000000 110000000 111000000 112000000 112011000 112021000 113000000 113011000 113051000 113081000 113111000 113501000 113681000 113761000 114000000 114021000 114031000 114041000 114091000 114111000 114121000 115000000 115000001 115000002 115000003 115000004 115000005 115000007 115000010 115000011 115000012 120000000 121000000 122000000 122040000 122041001 122042002 122042003 122042001 122060000 122061001

Nombre del Centro de Costos Propuesto

Código de Dependencia Actual

NIVEL CENTRAL DEPENDENCIAS DEL PROCURADOR GENERAL DESPACHO PROCURADOR GENERAL

1110

010000000

PROC. AUXILIAR ASUNTOS CONSTITUCIONALES

1110

010700000

PROC. AUXILIAR ASUNTOS DISCIPLINARIOS

1110

010800000

PROCURADURIAS AUXILIARAES

INVESTIGACIONES ESPECIALES DESPACHO DE INVESTIGACIONES ESPECIALES SECCIONAL INVEST. ESPECIALES ANTIOQUIA

0520

010200100

SECCIONAL INVEST. ESPECIALES ATLANTICO

0820

010200200

DIRECCION NACIONAL DE INVEST. ESPECIALES

1110

010200000

SECCIONAL INVEST. ESPECIALES META

5020

010200500

SECCIONAL INVEST. ESPECIALES SANTANDER

6820

010200400

SECCIONAL INVEST. ESPECIALES VALLE CAUCA

7620

010200300

OFICINA DE PRENSA

1110

010120000

OFICINA DE PLANEACION

1110

010300000

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1110

010400000

OFICINA DE SELECCION Y CARRERA

1110

010900000

OFICINA JURIDICA

1110

011000000

OFICINA DE SISTEMAS

1110

011100000

1110

020000000

1110

020400000

OFICINAS ASESORAS

GRUPOS DEL DESPACHO DEL PROCURADOR ASUNTOS CARCELARIOS Y DESPLAZADOS CONTROL POBLACION DESPLAZADA PERMANENTE DERECHOS HUMANOS APOYO Y FORTALECIMIENTO PGN-BID ASESORES DESP G24 EN CONTRATACION ASESORES DESP G24 DERECHOS HUMANOS ASSUNTOS CACELARIOS Y PENITENCIARIOS SECRETARIA DE ASISTENCIA TECNICA PGN - ONU ASUNTOS INTERNACIONALES DEPENDENCIAS DEL VICEPROCURADOR DESPACHO VICEPROCURADOR GENERAL DIVISIONES DIVISION DE DOCUMENTACION JEFE DE DIVISION GRUPO DE BIBLIOTECA

1110

020400002

GRUPO DE RELATORIA

1110

020400003

GRUPO DE ARCHIVO CENTRAL

1110

020400001

DIV. REGISTRO Y CONTROL Y CORRESPONDENCI

1110

020600000

JEFE DE DIVISION


Julio de 2007 Anexo A - 1





SUSTANCIACION DE QUEJAS INICIOS TERMINACIONES PODER PREFERENTE VIGIALANCIA SUPERIOR ACTUALIACION GEDIS A NICEL TERRITORIAL REPARTO PRIMER- SEGUNDA INSTANCIA Y COMISIONES COORDINACION GRUPO SIRI COORDINACION DE CORRESPONDENCIA APOYO INFORMATICO DIVISION DE SEGURIDAD

1110

020700000

1110

030000000

1110

020300000

1110

030300000

JEFE DE DIVISION DEPENDENCIA DEL SECRETARIO GENERAL SECRETARIA GENERAL DIVISIONES DE LA SECRETARIA GENERAL DIVISION CENTRO ATENCION PUBLICO JEFE DE DIVISION DIVISION ADMINISTRATIVA JEFE DE DIVISION GRUPO MUEBLES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1110

030300002

GRUPO DE INMUEBLES

1110

030300003

GRUPO DE ALMACEN E INVENTARIOS

1110

030300004

GRUPO DE COMPRAS

1110

030300001

DIVISION FINANCIERA

1110

030400000

JEFE DE DIVISION GRUPO DE TESORERIA

1110

030400002

GRUPO DE CONTABILIDAD

1110

030400003

GRUPO DE CUENTAS

1110

030400004

GRUPO DE EJECUCION DE PRESUPUESTO

1110

030400001

DIVISION DE GESTION HUMANA

1110

030500000

JEFE DE DIVISION GRUPO DE CESANTÌAS

1110

030500002

GRUPO DE DESARROLLO Y BIENESTAR

1110

030500003

GRUPO DE VIATICOS

1110

030500004

GRUPO DE HOJAS DE VIDA

1110

030500005

GRUPO DE NOMINA

1110

030500001

PROCURADURIAS DELEGADAS DELEGADAS PREVENTIVAS PROC. DEL. VIG PREVENTIVA FUNCION PUBLIC

1110

410000000

PROC. DEL. PARA ASUNTOS CIVILES

1110

430000000

PROC. DEL. DESCENTRALIZACION Y ENT TERRI

1110

450000000

PROC. DEL. PREV MAT DERECHOS HUMANOS ETN

1110

460000000

1110

180000000

DELEGADAS DE INTERVENCION PROC. 1¦ DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO







DESPACHO DEL PROCURADOR 1 ANTE EL CE PROC. 1 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C.

1110

180000100

PROC. 2 JUD. II ADTIVA BOGOTA D.C.

1110

180000200


1110

180000300


1110

180000400


1110

180000500


1110

180000600


1110

180000700


1110

180000800


1110

180000900


1110

180001000


1110

180001100


1110

180001200

PROC. 13 JUD. II ADTIVA ARMENIA

6320

180001300

PROC. 14 JUD. II ADTIVA BARRANQUILLA

0820

180001400

PROC. 15 JUD. II ADTIVA BARRANQUILLA

0820

180001500

PROC. 16 JUD. II ADTIVA BUCARAMANGA

6820

180001600

PROC. 17 JUD. II ADTIVA BUCARAMANGA

6820

180001700

PROC. 18 JUD. II ADTIVA CALI

7620

180001800


7620

180001900


7620

180002000

PROC. 21 JUD. II ADTIVA CARTAGENA

1320

180002100

PROC. 22 JUD. II ADTIVA CARTAGENA

1320

180002200

PROC. 23 JUD. II ADTIVA CUCUTA

5420

180002300

PROC. 24 JUD. II ADTIVA CUCUTA

5420

180002400

PROC. 26 JUD. II ADTIVA IBAGUE

7320

180002600

PROC. 27 JUD. II ADTIVA IBAGUE

7320

180002700

PROC. 28 JUD. II ADTIVA MANIZALES

1720

180002800

PROC. 29 JUD. II ADTIVA MANIZALES

1720

180002900

PROC. 30 JUD. II ADTIVA MEDELLIN

0520

180003000


0520

180003100


0520

180003200

PROC. 33 JUD. II ADTIVA MONTERIA

2320

180003300

PROC. 34 JUD. II ADTIVA NEIVA

4120

180003400

PROC. 35 JUD. II ADTIVA PASTO

5220

180003500

PROC. 36 JUD. II ADTIVA PASTO

5220

180003600

PROC. 37 JUD. II ADTIVA PEREIRA

6620

180003700

PROC. 38 JUD. II ADTIVA PEREIRA

6620

180003800

PROC. 39 JUD. II ADTIVA POPAYAN

1920

180003900

PROC. 41 JUD. II ADTIVA QUIBDO

2720

180004100

PROC. 42 JUD. II ADTIVA RIOHACHA

4420

180004200







PROC. 43 JUD. II ADTIVA SANTA MARTA

4720

180004300

PROC. 44 JUD. II ADTIVA SINCELEJO

7020

180004400

PROC. 45 JUD. II ADTIVA TUNJA

1520

180004500

PROC. 47 JUD. II ADTIVA VALLEDUPAR

2020

180004700

PROC. 48 JUD. II ADTIVA VILLAVICENCIO

5020

180004800

PROC. 49 JUD. II ADTIVA VILLAVICENCIO

5020

180004900


1110

180005000


1110

180005100

PROC. 52 JUD. II ADTIVA ARAUCA

8120

180005200

PROC. 53 JUD. II ADTIVA YOPAL

8520

180005300

PROC. 54 JUD. II ADTIVA SAN ANDRES

8820

180005400


1110

180005500

PROC. 56 II ADTVA BOGOTA D.C.

1110

180005600

UNIDAD COORDINADORA PRC.JUD.ADMINISTRATI

1110

180000001

PROC. 2 DEL. ANTE CONSEJO DE ESTADO

1110

190000000


1110

200000000


1110

210000000


1110

220000000


1110

230000000


1110

240000000

PROC. DEL. MINISTERIO PUBLICO ASUNTOS PE

1110

280000000

PROC. 1 JUD. II PENAL BOGOTA D.C.

1110

280000100


1110

280000200


1110

280000300


1110

280000400


1110

280000500


1110

280000600


1110

280000700


1110

280000800

DESPACHO DEL PROCURADOR 28 DEL MIN AS. PEN


1110

280000900


1110

280001000


1110

280001100


1110

280001300


1110

280001400


1110

280001500


1110

280001600


1110

280001700


1110

280001800


1110

280001900


1110

280002000








1110

280002100


1110

280002200


1110

280002300


1110

280002400


1110

280002500


1110

280002600

PROC. 27 JUD. II PENAL VILLAVICENCIO

5020

280002700


1110

280002800


1110

280002900


1110

280003000


1110

280003200


1110

280003300


1110

280003400


1110

280003500

PROC. 37 JUD. II PENAL MONTERIA

2320

280003700

PROC. 38 JUD. II PENAL ARMENIA

6320

280003800


6320

280003900


6320

280004000


6320

280004100

PROC. 42 JUD. II PENAL VALLEDUPAR

2020

280004200

PROC. 43 JUD. II PENAL BARRANQUILLA

0820

280004300

PROC. 44 JUD. II PENAL SANTA MARTA

4720

280004400


0820

280004500


0820

280004600


0820

280004700


0820

280004800


0820

280004900


0820

280005000

PROC. 51 JUD. II PENAL BUCARAMANGA

6820

280005100


6820

280005200


6820

280005300


6820

280005400


6820

280005500

PROC. 56 JUD. II PENAL SAN GIL

6820

280005600

PROC. 57 JUD. II PENAL SAN GIL

6820

280005700

PROC. 58 JUD. II PENAL BARRANCABERMEJA

6820

280005800

PROC. 59 JUD. II PENAL BARRANCABERMEJA

6820

280005900

PROC. 60 JUD. II PENAL CALI

7620

280006000


7620

280006200


7620

280006300


7620

280006400








7620

280006500


7620

280006600


7620

280006700


7620

280006800


7620

280006900


7620

280007000


7620

280007100


7620

280007200


7620

280007300


7620

280007400

PROC. 75 JUD. II PENAL BUENAVENTURA

7620

280007500

PROC. 76 JUD. II PENAL BUGA

7620

280007600


7620

280007700


7620

280007800


7620

280007900

PROC. 80 JUD. II PENAL CARTAGO

7620

280008000

PROC. 81 JUD. II PENAL TULUA

7620

280008100

PROC. 82 JUD. II PENAL CARTAGENA

1320

280008200


1320

280008300


1320

280008400

PROC. 85 JUD. II PENAL SAN ANDRES

8820

280008500

PROC. 86 JUD. II PENAL CUCUTA

5420

280008600


5020

280008700


5420

280008800


5420

280008900


5420

280009000


5420

280009100


5420

280009200


5420

280009300


5420

280009400

PROC. 95 JUD. II PENAL PAMPLONA

5420

280009500

PROC. 96 JUD. II PENAL FLORENCIA

1820

280009600


1820

280009700


1820

280009800

PROC. 99 JUD. II PENAL PUERTO CARRENO

9920

280009900

PROC. 100 JUD. II PENAL IBAGUE

7320

280010000


7320

280010100


7320

280010200


7320

280010300


7320

280010400

PROC. 105 JUD. II PENAL MANIZALES

1720

280010500








1720

280010600


1720

280010700


1720

280010800


1110

280011000

PROC. 111 JUD. II PENAL MEDELLIN

0520

280011100


0520

280011300


0520

280011400


1820

280011500


0520

280011600


0520

280011700


0520

280011800


0520

280011900


0520

280012000


0520

280012100


0520

280012200


0520

280012300


0520

280012400


0520

280012500


0520

280012600


0520

280012800


0520

280012900


0520

280013100

PROC. 131 JUD. PENAL

1110

280013100


0520

280013200


2320

280013300


2320

280013400


2320

280013500


1110

280013600

PROC. 137 JUD. II PENAL NEIVA

4120

280013700


4120

280013800


4120

280013900


0520

280014000


4120

280014100

PROC. 142 JUD. II PENAL PASTO

5220

280014200


5220

280014300


5220

280014400

PROC. 145 JUD II PENAL DE TUMACO

5220

280014501


5220

280014600

PROC. 147 JUD II PENAL DE IPIALES

5220

280014701

PROC. 148 JUD. II PENAL SAN J. GUAVIARE

9520

280014800

PROC. 149 JUD. II PENAL PEREIRA

6620

280014900








6620

280015000


6620

280015100


6620

280015200

PROC. 157 JUD. II PENAL QUIBDO

2720

280015700

PROC. 158 JUD. II PENAL QUIBDO

2720

280015800

PROC. 159 JUD. II PENAL RIOHACHA

4420

280015900

PROC. 160 JUD. II PENAL RIOHACHA

4420

280016000


1110

280016100


4720

280016200


4720

280016300


4720

280016400

PROC. 165 JUD. II PENAL SANTA R. VITERBO

1520

280016500

PROC. 167 JUD. II PENAL YOPAL

8520

280016700

PROC. 168 JUD. II PENAL SINCELEJO

7020

280016800


7020

280016900


6820

280017000

PROC. 171 JUD. II PENAL TUNJA

1520

280017100


1520

280017200


1520

280017300


1520

280017400


2020

280017500


2020

280017600


2020

280017700


5020

280017800


5020

280017900


5020

280018000


1110

280018100

PROC. 182 JUD. II PENAL ARAUCA

8120

280018200

PROC. 183 JUD. II PENAL LETICIA

9120

280018300

PROC. 184 JUD. I PENAL MEDELLIN

0520

280018400


0520

280018500


0520

280018700


0520

280018800


0520

280018900


0520

280019000


0520

280019100


0520

280019200


0520

280019400

PROC. 196 JUD. I PENAL APARTADO

0520

280019600

PROC. 197 JUD. I PENAL BELLO

0520

280019700

PROC. 198 JUD. I PENAL PUERTO BERRIO

0520

280019800







PROC. 199 JUD. I PENAL SEGOVIA

0520

280019900

PROC. 200 JUD. I PENAL RIONEGRO

0520

280020000

PROC. 202 JUD I PENAL SANTAFE DE ANTIOQ.

0520

280020201

PROC. 203 JUD. I PENAL YARUMAL

0520

280020300

PROC. 204 JUD. I PENAL BOLIVAR

0520

280020400

PROC. 206 JUD. I PENAL SARAVENA

8120

280020600

PROC. 207 JUD. I PENAL BARRANQUILLA

0820

280020700

PROC. 208 JUD. I PENAL BARRANQUILLA

0820

280020800

PROC. 212 JUD. I PENAL MAGANGUE

1320

280021200

PROC. 213 JUD. I PENAL TUNJA

1520

280021300

PROC. 214 JUD. I PENAL PUERTO BOYACA

1520

280021400

PROC. 215 JUD. I PENAL CHIQUINQUIRA

1520

280021500

PROC. 216 I PENAL SOGAMOSO

1520

280021601

PROC. 217 JUD. I PENAL MANIZALES

1720

280021700

PROC. 219 JUD. I PENAL BOGOTA D.C.

1110

280021900

PROC. 220 JUD. I PENAL FLORENCIA

1820

280022000

PROC.221 I PENAL DE SOACHA

2520

280022100

PROC. 222 JUD. I PENAL YOPAL

8520

280022200

PROC. 223 JUD. I PENAL YOPAL

8520

280022300

PROC. 225 JUD. I PENAL PATIA EL BORDO

1920

280022500

PROC. 226 JUD. I PENAL SANTA. QUILICHAO

1920

280022600

PROC. 227 JUD. I PENAL VALLEDUPAR

2020

280022700

PROC. 228 JUD. I PENAL CHIRIGUANA

2020

280022800

PROC. 229 JUD. I PENAL MONTERIA

2320

280022900

PROC. 230 JUD. I PENAL MONTERIA

2320

280023000

PROC. 231 JUD. I PENAL PLANETA RICA

2320

280023100


1110

280023200


1110

280023300


1110

280023400


1110

280023500


1110

280023700


1110

280023800


1110

280024000


1110

280024100


1110

280024200


1110

280024300


1110

280024600

PROC. 247 JUD. I PENAL POPAYAN

1920

280024700

PROC. 248 JUD. I PENAL CAQUEZA

2520

280024800

PROC. 249 JUD. I PENAL ZIPAQUIRA

2520

280024900

PROC. 250 JUD. I PENAL CHOCONTA

2520

280025000







PROC. 251 JUD. I PENAL FUSAGASUGA

2520

280025100

PROC. 252 JUD. I PENAL GACHETA

2520

280025200

PROC. 253 I PENAL FUNZA

2520

280025301

PROC. 254 JUD. I PENAL FACATATIVA

2520

280025400

PROC. 255 JUD. I PENAL LA DORADA

1720

280025500

PROC. 256 JUD. I PENAL MELGAR

7320

280025600

PROC. 257 JUD. I PENAL GIRARDOT

2520

280025700

PROC. 258 JUD. I PENAL LA MESA

2520

280025800

PROC. 259 JUD. I PENAL PACHO

2520

280025900

PROC. 260 JUD. I PENAL SOACHA

2520

280026000

PROC. 261 JUD. I PENAL UBATE

2520

280026100

PROC. 262 JUD. I PENAL VILLETA

2520

280026200

PROC. 263 JUD. I PENAL ISTMINA

2720

280026300

PROC. 264 I PENAL MONIQUIRA BOYACA

1520

280026400

PROC. 265 JUD. I PENAL SANJUAN CESAR

4420

280026500

PROC. 267 JUD. I PENAL NEIVA

4120

280026700

PROC. 268 JUD. I PENAL NEIVA

4120

280026800

PROC. 269 JUD. I PENAL AGUACHICA CESAR

2020

280026900

PROC. 270 JUD. I PENAL GARZON

4120

280027000

PROC. 271 JUD. I PENAL PITALITO

4120

280027100

PROC. 272 JUD. I PENAL SANTA MARTA

4720

280027200

PROC. 273 JUD. I PENAL FUNDACION

4720

280027300

PROC. 275 JUD. I PENAL VILLAVICENCIO

5020

280027500


5020

280027600


5020

280027700

PROC. 278 JUD. I PENAL GRANADA

5020

280027800

PROC. 279 JUD. I PENAL PASTO

5220

280027900

PROC. 280 JUD. I PENAL TUQUERRES

5220

280028000

PROC. 281 JUD. I PENAL IPIALES

5220

280028100

PROC. 282 JUD. I PENAL TUMACO

5220

280028200

PROC. 283 JUD. I PENAL CUCUTA

5420

280028300

PROC. 284 JUD. I PENAL OCAÑA

5420

280028400

PROC. 285 JUD. I PENAL PAMPLONA

5420

280028500

PROC. 286 JUD. I PENAL MOCOA

8620

280028600

PROC. 287 JUD. I PENAL PUERTO LEGUISAMO

8620

280028700

PROC. 288 JUD. I PENAL ARMENIA

6320

280028800

PROC. 289 JUD. I PENAL ARMENIA

6320

280028900

PROC. 290 JUD. I PENAL PEREIRA

6620

280029000

PROC. 291 JUD. I PENAL CARTAGENA BOLIVAR

1320

280029100

PROC. 292 JUD. I PENAL SAN ANDRES

8820

280029200

PROC. 293 JUD. I PENAL BUCARAMANGA

6820

280029300








6820

280029400


6820

280029500

PROC. 296 JUD. I PENAL SOCORRO SANTANDER

6820

280029601

PROC. 297 JUD. I PENAL MALAGA

6820

280029700

PROC. 298 JUD. I PENAL VELEZ

6820

280029800

PROC. 299 JUD. I PENAL SINCELEJO

7020

280029900

PROC. 300 JUD. I PENAL IBAGUE

7320

280030000

PROC. 301 JUD. I PENAL GUAMO

7320

280030100

PROC. 302 JUD. I PENAL LIBANO

7320

280030200

PROC. 303 JUD. I PENAL CHAPARRAL

7320

280030300

PROC. 304 JUD. I PENAL ESPINAL

7320

280030400

PROC. 305 JUD. I PENAL HONDA

7320

280030500

PROC. 306 JUD. I PENAL CALI

7620

280030600

PROC. 307 JUD. I PENAL PALMIRA

7620

280030700


7620

280030800


7620

280030900

PROC. 310 JUD. I PENAL ROLDANILLO

7620

280031000

PROC. 311 JUD. I PENAL SEVILLA

7620

280031100

PROC. 312 JUD. I PENAL CARTAGO

7620

280031200

PROC. 313 JUD. I PENAL BUENAVENTURA

7620

280031300


1110

280031400


1110

280031500


1110

280031600


1110

280031700


1110

280031800


1110

280031900


1110

280032000


7020

280032100

PROC. 322 JUD. I PENAL PALMIRA

7620

280032200

PROC. 323 JUD. I PENAL MITU VAUPES

9720

280032300


1110

280032400


1110

280032500


1110

280032600


1110

280032700

PROC. 340 JUD I PENAL RIONEGRO

0520

280034001

PROC. 341 JUD. I PENAL ACACIAS

5020

280034101

PROC. 342 JUD. I PENAL APARTADO

0520

280034200

PROC. 344 JUD. I PENAL ANDES

0520

280034400

PROC. DEL. ASUNTOS AMBIENTALES Y AGRARIO

1110

360000000

0520

360000100

DESPACHO DEL PROC. DEL. ASUNTOS AMB Y AGR PROC. 1 JUD. II AGRARIA MEDELLIN







PROC. 2 JUDICIAL II AGRARIA TUNJA

1520

PROC. 3 JUD. II AGRARIA CARTAGENA

1320

360000200 360000300

PROC. 4 JUD. II AGRARIA TUNJA

1520

360000400

PROC. 5 JUD. II AGRARIA MANIZALES

1720

360000500

PROC. 8 JUD. II AGRARIA VALLEDUPAR

2020

360000800

PROC. 9 JUD. II AGRARIA QUIBDO

2720

360000900

PROC. 10 JUD. II AGRARIA MONTERIA

2320

360001000

PROC. 11 JUD. II AGRARIA NEIVA

4120

360001100

PROC. 12 JUD. II AGRARIA RIOHACHA

4420

360001200

PROC. 13 JUD. II AGRARIA SANTA MARTA

4720

360001300

PROC. 14 JUD. II AGRARIA VILLAVICENCIO

5020

360001400

PROC. 15 JUD. II AGRARIA PASTO

5220

360001500

PROC. 16 JUD. II AGRARIA CUCUTA

5420

360001600

PROC. 17 JUD. II AGRARIA SAN ANDRES

8820

360001700

PROC. 18 JUD. II AGRARIA BUCARAMANGA

0520

360001800

PROC. 18 JUD. II AGRARIA MEDELLIN

6820

360001800

PROC. 19 JUD. II AGRARIA SINCELEJO

7020

360001900

PROC. 20 JUD. II AGRARIA IBAGUE

7320

360002000

PROC. 21 JUD. II AGRARIA CALI

7620

360002100

PROC. 23 JUD. II AGRARIA YOPAL

8520

360002300

PROC. 24 JUDICIAL II AGRARIA B/MANGA

6820

360002400

PROC. 25 JUD. II AGRARIA BOGOTA D.C.

1110

360002500

PROC. 26 JUD. II AGRARIA BARRANCABERMEJA

6820

360002600


1110

360002700


1110

360002800


1110

360002900

PROC. 30 JUD II AGRARIA BARRANQUILLA

0820

360003000

PROC.26 II AGRARIA DE BUCARAMANGA

6820

360002601

PROC. DEL. DEFENSA AL MENOR Y FAMILIA

1110

420000000

PROC. DEL. DEFENSA AL MENOR Y FAMILIA PROC. 2 JUD. II FAMILIA BOGOTA

1110

420000200

PROC. 4 JUD. II FAMILIA ARMENIA

6320

420000400

PROC. 5 JUD. II FAMILIA BARRANQUILLA

0820

420000500

PROC. 6 JUD. II FAMILIA BUCARAMANGA

6820

420000600

PROC. 7 JUD. II FAMILIA BOGOTA

1110

420000700

PROC. 8 JUD. II FAMILIA CALI

7620

420000800

PROC. 9 JUD. II FAMILIA BUGA

7620

420000900

PROC. 10 JUD. II FAMILIA CARTAGENA

1320

420001000

PROC. 11 JUD. II FAMILIA CUCUTA

5420

420001100

PROC. 12 JUD. II FAMILIA PAMPLONA

5420

420001200

PROC. 13 JUD. II FAMILIA FLORENICIA

1820

420001300







PROC. 14 JUD. II FAMILIA IBAGUE

7320

420001400

PROC. 15 JUD. II FAMILIA MANIZALES

1720

420001500

PROC. 16 JUD. II FAMILIA MEDELLIN

0520

420001600

PROC. 17 JUD. II FAMILIA MEDELLIN

0520

420001700

PROC. 18 JUD. II FAMILIA MONTERIA

2320

420001800

PROC. 19 JUD. II FAMILIA NEIVA

4120

420001900

PROC. 20 JUD. II FAMILIA PASTO

5220

420002000

PROC. 21 JUD. II FAMILIAN PEREIRA

6620

420002100

PROC. 23 JUD. II FAMILIA QUIBDO

2720

420002300

PROC. 24 JUD. II FAMILIA RIOHACHA

4420

420002400

PROC. 25 JUD. II ADTIVA FLORENCIA

1820

180002500

PROC. 25 JUD. II FAMILIA SANTA MARTA

4720

420002500

PROC. 26 JUD. II FAMILIA STA.ROSA VITERB

1520

420002600

PROC. 27 JUD. II FAMILIA SINCELEJO

7020

420002700

PROC. 28 JUD. II FAMILIA TUNJA

1520

420002800

PROC. 29 JUD. II FAMILIA VALLEDUPAR

2020

420002900

PROC. 30 JUD. II FAMILIA VILLAVICENCIO

5020

420003000

PROC. 31 JUD. I FAMILIA BOGOTA

1110

420003100

PROC. 32 JUD. I FAMILIA MEDELLIN

0520

420003200


1110

420003300


1110

420003400

PROC. 35 JUD. I FAMILIA MEDELLIN

0520

420003500

PROC. 36 JUD. II FAMILIA BOGOTA

1110

420003600

PROC. 61 JUD II FAMILIA BOGOTA

1110

420006100

PROC. DEL. ASUNTOS LABORALES

1110

440000000

PROC. 1 JUD. I LABORAL BOGOTA D.C.

1110

440000100

PROC. 2 JUD. I LABORAL BOGOTA D.C.

1110

440000200

PROC. 3 JUD I LABORAL MEDELLIN

0520

440000300

PROC. 211 JUD.I LABORAL BARRANQUILLA

0820

440021100

PROC. 1 DEL. CASACION PENAL

1110

520000000


1110

530000000


1110

540000000


1110

550000000

PROC. 1 DEL. INVESTIGA JUZGAMIENTO PENAL

1110

560000000

PROC. 2 DEL. INVESTIGA JUZGAMIENTO PENAL

1110

570000000

PROC. 1¦ DEL. VIGILANCIA ADMINISTRATIVA

1110

050000000

PROC. DEL. PARA ECONOMIA Y HACIENDA PUBL

1110

090000000

PROC. DEL. PARA LAS FUERZAS MILITARES

1110

120000000

PROC. DEL. PARA LA POLICIA NACIONAL

1110

130000000

PROC. DEL. ASUNTOS LABORALES

DELEGADAS DISCIPLINARIAS







PROC. DEL. PARA LA MORALIDAD PUBLICA

1110

PROC. 1¦ DELEGADA CONTRATACION ESTATAL

1110

470000000 480000000

UNIDAD COORDINADORA CONTRATACION ESTATAL

1110

480000100

PROC. 2 DEL. CONTRATACION ESTATAL

1110

490000000

PROC. DEL. DISCIPLINARIA DEFENSA DD HH

1110

500000000

PROC. DEL. VIG JUDICIAL POLICIA JUDICIAL

1110

510000000

SALA DISCIPLINARIA

1110

580000000

VEEDURIA

1110

020100000

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUB

1110

040000000

DELEGADAS DE CONCILIACIÓN

DIVISION DE INVESTIGACION DIVISION ACADEMICA O DE CAPACITACION DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NIVEL TERRITORIAL PROCURADURIAS DISTRITALES PROC. PRIMERA DISTRITAL

1110

380000000

PROC. SEGUNDA DISTRITAL

1110

390000000

0520

010000000

PROC. PROV. VALLE DEL ABURRA

0520

010200000

PROC. PROV. ANDES

0520

010400000

PROC. PROV. APARTADO

0520

010500000

PROC. PROV. PUERTO BERRIO

0520

010800000

PROC. PROV. RIONEGRO

0520

010900000

PROC. PROV. FREDONIA

0520

011100000

PROCURADURIAS REGIONALES PROC. REGIONAL ANTIOQUIA DESPACHO PROCURADOR REGIONAL

PROC. PROV. SANTAFE DE ANTIOQUIA

0520

011200000

PROC. PROV. YARUMAL

0520

011300000

PROC. REGIONAL ATLANTICO

0820

020000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. BARRANQUILLA

0820

020300000

PROC. REGIONAL CUNDINAMARCA

1110

400000000

1320

030000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL BOLIVAR DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. CARTAGENA

1320

030300000

PROC. PROV. CARMEN DE BOLIVAR

1320

030400000

PROC. PROV. MAGANGUE

1320

030500000

PROC. REGIONAL BOYACA

1520

040000000

1520

040200000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. TUNJA







PROC. PROV. CHIQUINQUIRA

1520

040300000

PROC. PROV. GUATEQUE

1520

040400000

PROC. PROV. STA. ROSA DE VITERBO

1520

040500000

PROC. PROV. SOGAMOSO

1520

040600000

PROC. REGIONAL CALDAS

1720

050000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. MANIZALES

1720

050200000

PROC. REGIONAL CAQUETA

1820

240000000

1920

060000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL CAUCA DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. POPAYAN

1920

060200000

PROC. PROV. SANTANDER DE QUILICHAO

1920

060300000

PROC. REGIONAL CESAR

2020

070000000

PROC. PROV. VALLEDUPAR

2020

070200000

PROC. REGIONAL CORDOBA

2320

080000000

2320

080200000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. MONTERIA PROCURADURIA REGIONAL CUNDINAMARCA DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. FACATATIVA

2520

090400000

PROC. PROV. FUSAGASUGA

2520

090500000

PROC. PROV. GIRARDOT

2520

090600000

PROC. PROV. ZIPAQUIRA

2520

090700000

PROC. REGIONAL CHOCO

2720

100000000

4120

110000000

4120

110200000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL HUILA DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. GARZON PROC. PROV. NEIVA

4120

110300000

PROC. REGIONAL GUAJIRA

4420

120000000

4720

130000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL MAGDALENA DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. SANTA MARTA

4720

130300000

PROC. PROV. EL BANCO

4720

130400000

PROC. REGIONAL META

5020

140000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. VILLAVICENCIO

5020

140200000

PROC. REGIONAL NARINO

5220

150000000







DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. IPIALES

5220

PROC. PROV. PASTO

5220

150200000 150300000

PROC. PROV. TUMACO

5220

150400000

PROC. REGIONAL NORTE DE SANTANDER

5420

160000000

PROC. PROV. CUCUTA

5420

160200000

PROC. PROV. OCANA

5420

160300000

PROC. REGIONAL QUINDIO

6320

170000000


DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. ARMENIA

6320

170200000

PROC. REGIONAL RISARALDA

6620

180000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. PEREIRA

6620

180300000

PROC. REGIONAL SANTANDER

6820

190000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. BUCARAMANGA

6820

190300000

PROC. PROV. BARRANCABERMEJA

6820

190400000

PROC. PROV. SAN GIL

6820

190500000

PROC. PROV. VELEZ

6820

190600000

PROC. REGIONAL SUCRE

7020

200000000

PROC. PROV. SINCELEJO

7020

200200000

PROC. REGIONAL TOLIMA

7320

210000000


DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. PROV. IBAGUE

7320

210200000

PROC. PROV. CHAPARRAL

7320

210300000

PROC. PROV. HONDA

7320

210400000

PROC. REGIONAL VALLE

7620

220000000

PROC. PROV. CALI

7620

220300000

PROC. PROV. BUGA

7620

220400000

PROC. PROV. BUENAVENTURA

7620

220500000


PROC. PROV. CARTAGO

7620

220600000

PROC. REGIONAL ARAUCA

8120

230000000

8520

250000000

8620

260000000

8820

270000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL CASANARE DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL PUTUMAYO DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL SAN ANDRES




Código Centro de Costo 221881001 221910000 221911001 221940000 221941001 221950000 221951001 221970000 221971001 221990000 221991001



DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL AMAZONAS

9120

280000000

9420

290000000

9520

300000000

9720

310000000

9920

320000000

DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL GUAINIA PROC. REGIONAL GUAINIA PROC. REGIONAL GUAVIARE DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL VAUPES DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL PROC. REGIONAL VICHADA DESPACHO DEL PROCURADOR REGIONAL

Nota: Las casilla en las cuales aparece en blanco el Código de la Dependencia actual es porque no tienen personal activo o no están creadas como dependencias.



ANEXO B. FORMATOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

FORMATOS DE RECOLECCION DE DATOS

Julio de 2007 Anexo B.

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO PARA ASIGNACION DEL RECURSO HUMANO DEPENDENC

CIUDAD:

RESPONSAB FECHA: Código de Dependencia Nombramiento

PERIODO: Identificación Funcionario

Nombre del Funcionario

Código Empleo

Tipo Contrato

Grado

Nivel

Estado Funcionario

Horas Contrato Mes

Horas Laborales Mes

Total Devengado

Aportes Patronales

Carga Prestacional

Otros Costos Asociados a Nómina

% Total de Beneficios

Costo Nómina Total

Viaticos Causados en el Periodo

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO PARA ASIGNACION DE MUEBLES DEPENDENCIA:

CIUDAD:

RESPONSABLE: FECHA: Identificación Funcionario

PERIODO:


Identificación Costo de Muebles Descripción Mueble Asignados Mueble Asignados

Depreciación Mensual Mueble

Descripción del Mantenimiento

Costo de Mantenimiento

Amortización o Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO PARA DISTRIBUCIÓN DE INMUEBLES DEPENDENCIA: RESPONSABLE: FECHA:

PERIODO:

IDENTIFICACIÓN DEL INMUEBLE: DESCRIPCIÓN DEL INMUEBLE: ARRIENDO:

PROPIO:

ÁREA TOTAL: CANÓN MENSUAL:

COSTO TOTAL: AMORTIZACIÓN:

Centro de Costo

Area Centro / Costo

Descripción del Mantenimiento

Costo Total Mantenimiento

Amortización o Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO PARA ASIGNACION DEL COSTO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA:

No. Contrato

PERIODO:

Descripción del Servicio

Identificación del Área o Funcionario Beneficiado

Área o Personas Beneficiadas

Costo Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACEN DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: No. Despacho

PERIODO: Código Contable del Material

Descripción del Grupo de Material

Valor Despachado

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE SUSCRIPCIONES, PUBLICACIONES, IMPRESOS Y FOTOCOPIAS DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: No. Contrato

PERIODO: Descripción Servicio

Unidad de Medida

Cantidad

Valor Total

Valor Gasto Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE GASTOS POR COMUNICACIONES Y TRANSPORTE DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: Identificación Funcionario

PERIODO: Nombre del Funcionario

No. Contrato

Descripción Servicio

Unidad de Medida

Cantidad

Valor Total

Valor Gasto Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO PARA ASIGNACIÓN DE COSTO POR SEGUROS DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: Identificación Funcionario

PERIODO:


Tipo de Seguro

Descripción del Seguro

Valor Asegurado

Costo Prima Mensual

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: Tipo de Impuesto o Contribucion

PERIODO:

Descripción del Impuesto

Valor Impuesto o Contribución

Costo Causado Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE AMORTIZACIÓN Y PROVISIONES DEPENDENCIA: RESPONSABLE:

CIUDAD:

FECHA: Concepto

PERIODO: Decripción

Valor Total

Valor Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE ASIGNACIÓN DE OTROS GASTOS DEPENDENCIA:

CIUDAD:

RESPONSABLE: FECHA: Identificación del Recurso

PERIODO:

Descripción del Recurso

Unidad de Medida

Identificación Funcionario


Código Dependncia

Nombre Dependencia

No. Contrato

Cuenta Contable

Unidades Costo Total Consumidas

Costo Mes

PROYECTO DE CENTROS DE COSTOS FORMATO DE ASIGNACIÓN DE RECURSO HUMANO - PROCESOS DEPENDENCIA:

CIUDAD:

RESPONSABLE: FECHA:

PERIODO:

PROCESOS DESARROLLADOS Y ESPECIALIDAD

RECURSO HUMANO DE LA DEPENDENCIA Identificación Nombre

Código

PROCESOS

U.Medida

H.H

H.H

H.H

H.H

H.H

H.H

Capacidad

TOTAL RECURSO DISTRIBUIDO

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

ANEXO C. DICCIONARIO DE ACTIVIDADES

DICCIONARIO DE ACTIVIDADES

Julio de 2007 Anexo C.

MACROPROCESO ESTRATÉGICO Proceso: Planeación Institucional Subproceso:

Planeación Estratégica

Actividad: Elaborar el plan estratégico: consiste en determinar fortalezas y debilidades de la organización frente a amenazas del entorno interno y externo. Definir y actualizar la misión y visión. Definir programas y proyectos para alcanzar los objetivos de la PGN. Subproceso: Actividad:

Planeación Operativa

Elaborar el plan operativo institucional: es definir estrategias,

programas y proyectos para realizar la planeación operativa de la entidad y de las dependencias. Actividad:

Elaborar el plan operativo anual: cada dependencia debe plantear los

compromisos para la consecución de objetivos estratégicos y los compromisos operativos, incluyendo los medios y recursos necesarios para alcanzarlos. Actividad:

Elaborar el plan de contingencias logísticas: es un plan que busca la

adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten así como la definición y aplicación de medidas para prevenirlos; detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. Subproceso: Actividad:

Planeación Presupuestal

Elaborar el anteproyecto de presupuesto: analizar las necesidades

internas y propias de la entidad con el fin de solicitar los recursos presupuestales de la PGN para una vigencia particular. Actividad:

Registrar y actualizar los proyectos de inversión: examinar los

requerimientos de la entidad que requieran inversión interna y externa, para cumplir con los objetivos estratégicos. Proceso: Evaluar la Planeación Institucional Subproceso:

Evaluar la Planeación Estratégica

Actividad: Evaluar y ajustar el plan de desarrollo institucional: busca medir la gestión de la PGN con instrumentos que permitan monitorear, ajustar y actualizar la


Julio de 2007 Anexo C - 1

ejecución de proyectos propuestos para alcanzar los objetivos adoptados por la entidad. Subproceso:

Evaluar la Planeación Operativa

Actividad: Evaluar y ajustar el plan operativo institucional: establecer índices de seguimiento y medición de la planeación operativa que permitan monitorear y ajustar la ejecución de los recursos. Actividad: Evaluar y ajustar los planes operativos anuales: realizar seguimiento y medición a los recursos asignados a compromisos del día a día y determinar el cumplimiento de la misión legal de la PGN. Subproceso:

Evaluar la Planeación Presupuestal

Actividad: Elaborar informes de ejecución presupuestal: formular estrategias de seguimiento de la planeación presupuestal que permitan monitorear y ajustar la ejecución de los recursos asignados por conceptos de gastos. Subproceso:

Informes Gestión Institucional

Actividad: Elaborar cuenta fiscal consolidada: reporte para la Contraloría General de la República donde se agrupa en una sola cuenta la información provista por el ordenador del gasto principal y los ejecutadotes del gasto. Actividad: Elaborar el informe anual de gestión al Congreso de la República: establecer parámetros para la elaboración de informes institucionales derivados de las evaluaciones de seguimiento a la gestión de la PGN.

MACROPROCESO MISIONAL Proceso: Disciplinario – Preventivo – Intervención Actividad: Abrir caso: consiste en asignar un número de caso a una queja previamente recibida. Asignar un servidor responsable de dar tratamiento al caso. Actividad: Establecer marco normativo: recolectar información legal en la cual se enmarca el caso, la cual, servirá de guía para darle tratamiento. Actividad: Evaluar asunto: determinar si la consulta es consultiva de falta disciplinaria o si ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad. Identificar o individualizar a su autor.



Actividad: Verificar hechos: verificar la ocurrencia de la conducta. Revisar la información que se desprende del caso. Actividad: Evaluar y decidir caso: esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió. Determinar el perjuicio causado con la falla a la administración pública, para proceder a la formulación de cargos. Actividad: Cerrar y archivar caso: establecer la responsabilidad disciplinaria del investigado o archivar definitivamente la diligencia. Proceso: Disciplinario Subproceso:

Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia

Actividad: Verificar hechos: verificar a petición de parte el cumplimiento del debido proceso disciplinario, el ejercicio del derecho de defensa y la dosimetría de la sanción. Actividad: Evaluar y decidir caso: confirmar el fallo de primera instancia, su modificación o su anulación ordenando la reposición procesal respectiva. Actividad: Cerrar y archivar caso: establecer la responsabilidad disciplinaria del investigado o archivar definitivamente la diligencia. Proceso: Conciliación Subproceso:

Preparación de la Conciliación

Actividad: Verificar la competencia para conocer el litigio: se confirma si el conciliador es competente para dar tramite al litigio. Actividad: Verificar la susceptibilidad de conciliación: determinar si el asunto es sujeto de conciliación. Reconocer el problema jurídico, establecer los límites legales de conciliación. Actividad: Citar a las partes: convocar a las partes y todos aquellos que según la relación sustancial deben concurrir. Subproceso:

Realización de la Audiencia de Conciliación

Actividad: Realizar la conciliación: el conciliador debe señalar un mínimo de reglas de conducta, guiar el diálogo, generar compromiso entre las partes, tomar la decisión de suspender o terminar la audiencia en caso necesario.



Subproceso:

Formalización y Cierre de la Conciliación

Actividad: Generar el acta de audiencia de conciliación: es elaborar un acta que reúna las conclusiones de la conciliación de acuerdo a la estructura planeada en la primera etapa. Actividad: Registrar el acta: registrar el acta de conformidad con lo previsto en la ley 640. Actividad: Archivar la información relevante: archivar las constancias, las actas y antecedentes de las audiencias de conciliación que se celebren de conformidad con la reglamentación gubernamental.

MACROPROCESO CONEXO Proceso: Relatoría Subproceso:

Clasificación y Publicación de Documentos

Actividad: Recopilar documentos: reunir los documentos jurídicos y administrativos generados por las diferentes dependencias de la entidad. Actividad: Analizar y clasificar documentos: es revisar los documentos y clasificarlos por tema. Actividad: Publicar documentos: divulgar en la página Web de la entidad los documentos para la consulta de los usuarios. Actividad: Atender consultas: solucionar las inquietudes y consultas que tengan los funcionarios y los particulares con respecto a casos o asuntos relacionados con relatoria. Subproceso:

Registro de Antecedentes Disciplinarios: es radicar en el

sistema de información los antecedentes de los ciudadanos para su reporte en el sistema y su verificación en el sitio Web.

MACROPROCESO APOYO Proceso: Almacén e Inventarios



Subproceso:

Ingreso de Elementos: es el registro en el inventario de los

bienes adquiridos o aceptados en donación, contemplando la verificación de sus características. Subproceso:

Administración y Control de Elementos: es garantizar la

seguridad de los elementos que son mantenidos en el almacén, hasta que salen de acuerdo a las solicitudes presentadas. Subproceso:

Egreso de Elementos: es registrar en el inventario los bienes

que salen del almacén para dar trámite a los requerimientos o los elementos dados de baja. Proceso: Gestión de Compras y Contratación Subproceso:

Planeación de la Contratación

Actividad: Formular el plan de compras: consiste en analizar las necesidades presentadas por las dependencias y los datos estadísticos para elaborar el plan de compras de la entidad. Actividad: Formular el plan de contratación: consiste en analizar las necesidades presentadas por las dependencias y los datos estadísticos para elaborar el plan de contratación de la entidad. Subproceso:

Selección

y

Adjudicación:

es

adelantar

procesos

contractuales con el propósito de proveer bienes y servicios que garanticen el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de objetivos, de acuerdo a las necesidades incorporadas en los planes de contratación. Subproceso:

Ejecución y Evaluación

Actividad: Ejecutar e intervenir: desarrollar el contrato para dar cumplimiento al objetivo y las obligaciones pactadas. Intervenir el contrato para garantizar que los bienes y servicios se ajusten a las especificaciones establecidas. Actividad: Evaluar el plan de compras: valorar el cumplimiento del plan de compras. Proceso: Gestión de la Comunicación Subproceso:

Comunicación

Interna

-

Organizacional:

difundir

la

información generada al interior de la PGN



Subproceso: Comunicación Externa - Informativa y Medios de Comunicación: difundir información sobre el funcionamiento, la gestión y los resultados de la PGN hacia diferentes grupos de interés. Divulgar la retroalimentación de la percepción de los usuarios. Proceso: Gestión de Seguridad Subproceso:

Identificación

de

Amenazas:

identificar

los

riesgos

potenciales que pueden sufrir los servidores, ex - servidores, sus familias, o las instalaciones físicas, los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad. Subproceso:

Estudios Técnicos de Riesgo

Actividad: Elaborar estudios de seguridad a personas: determinar para qué personas se requiere un esquema de seguridad y qué medios de protección se requieren. Actividad: Elaborar estudios de seguridad a instalaciones: determinar el grado de riesgo de las instalaciones de la entidad. Subproceso:

Implementación de Estrategias de Seguridad

Actividad: Controlar el acceso a las instalaciones: es examinar el ingreso de personal interno y externo a las instalaciones. Actividad: Registrar las instalaciones: es vigilar e inspeccionar el grado de riesgo al interior de las instalaciones. Actividad: Asignar y devolver el armamento: es establecer un responsable del armamento y registrar su reintegro a la institución. Actividad: Realizar caravanas de seguridad: consiste en programar caravanas de seguridad para escoltar a los funcionarios de la entidad que lo requieran. Actividad: Estudiar las rutas: es identificar las rutas por las cuales se conducirá a los funcionarios que así lo requieran para llegar a un destino determinado. Proceso: Gestión del Talento Humano Subproceso:

Selección de Personal

Actividad: Convocatoria: comprende acciones tendientes a divulgar los empleos vacantes o requerimientos de personal. Actividad: Reclutamiento: es reunir a las personas seleccionadas que cumplen el perfil requerido.



Actividad: Pruebas: es realizar exámenes a los aspirantes para determinar la conformidad con los requisitos exigidos. Actividad: Publicar lista de elegibles: es dar a conocer el listado de las personas seleccionadas que ingresarán a la institución. Actividad: Desarrollar el periodo de prueba: es desarrollar las actividades, funciones y responsabilidades propias del cargo en un tiempo determinado. Actividad: Calificar el periodo de prueba: consiste en evaluar el desempeño en el periodo de prueba para aprobar o no, la continuidad del empleado en el cargo. Subproceso:

Capacitación: es brindar formación integral a los empleados,

mediante el desarrollo de programas de investigación y educción continuada. Subproceso:

Bienestar

Actividad: Gestionar los retiros del servicio: es realizar las actividades necesarias para tramitar los retiros de personal de la entidad. Actividad: Gestionar los programas de bienestar: consiste en diseñar, implementar y evaluar estrategias que mejoren la cultura organizacional y generen un clima organizacional armónico. Actividad: Inspeccionar periódicamente higiene y seguridad industrial: es revisar el cumplimiento del marco legal en términos de higiene, seguridad y salud ocupacional. Actividad: Programar la preparación para la jubilación: es orientar a los funcionarios que están próximos a jubilarse para que desarrollen habilidades para el manejo de su retiro de la vida laboral. Actividad: Diseñar programas de vigilancia epidemiológica: consiste en plantear alternativas de control para prevenir epidemias. Subproceso:

Compensación

Actividad: Reconocimiento de cesantías: es realizar las acciones tendientes a la liquidación, consolidación y pago de cesantías. Actividad: Reconocimiento de licitaciones: es realizar las acciones tendientes a la liquidación, consolidación y pago de servicios prestados por entidades que son objetos de contrato por adjudicación de licitación. Actividad: Reconocimiento de comisiones: es realizar la liquidación, consolidación y pago de comisiones a los funcionarios de la entidad.



Actividad: Gestión de liquidación de nómina: es calcular, consolidar y pagar en los periodos establecidos, la nómina de cada trabajador como remuneración del trabajo desarrollado. Subproceso:

Calificación de Servicios

Actividad: Calificación de servidores internos inscritos en carrera: es realizar evaluaciones de desempeño que le permitan a la entidad valorar la gestión de los empleados, verificar el cumplimiento de sus funciones. Proceso: Gestión de la Tecnología Subproceso:

Planear y Diseñar

Actividad: Elaborar el plan de desarrollo informático: formular especificaciones técnicas de infraestructura tecnológica para garantizar el apoyo informático apropiado a la entidad. Subproceso:

Mantenimiento, Administración y Monitoreo

Actividad: Atender incidentes de seguridad: es realizar acciones correctivas para solucionar inconvenientes relacionados con seguridad informática. Actividad: Administrar equipos de seguridad: consiste en gestionar los equipos de seguridad que posee la entidad, ya sea propios o en arriendo, como son: controles de acceso, cámaras, CCTV, etc. Actividad: Expedir y conciliar certificados de antecedentes disciplinarios: gestionar y administrar el sistema de información que soporta la operación de antecedentes disciplinarios. Actividad: Asignar, modificar y cancelar usuarios de la red: es administrar los usuraos y sus respectivos permisos para la utilización de la red interna de la entidad. Actividad: Soportar al usuario: es realizar soporte técnico a los usuarios que lo requieran para orientar la solución de sus inconvenientes informáticos. Actividad: Crear copias de respaldo de información: realizar periódicamente backups de la información de la entidad. Subproceso:

Solucionar y Difundir

Actividad: Solución de requerimientos de sistemas de información: es proveer soporte técnico para garantizar la operatividad de los sistemas de información.



Proceso: Gestión Documental Subproceso:

Ingreso de Correspondencia

Actividad: Transferir documentos: registrar en el sistema de información los documentos que se generan e ingresan a la entidad para su control. Subproceso:

Gestión de Documentos

Actividad: Eliminar documentos: es dar de baja los documentos según la disposición final de las tablas de retención documental. Actividad: Actualizar tablas de retención documental: es evaluar lo establecido en las tablas de retención documental y reestructurarlo según los cambios detectados. Subproceso:

Conservación del Archivo Central

Actividad: Manejar la documentación y archivo: es administrar la documentación que se encuentra en el archivo central y que transita por la entidad. Actividad: Recuperar y consultar: es gestionar los documentos para poder examinarlos y estudiarlos y crear copias que permitan su recuperación. Actividad: Almacenar los documentos: es recopilar y archivar los documentos en el archivo central. Proceso: Gestión Inmobiliaria Subproceso:

Administración de Inmuebles

Actividad: Desarrollar y ejecutar el plan de mantenimiento: es elaborar el plan de mantenimiento y cumplir con los mantenimientos programados. Actividad: Administrar los inmuebles: consiste en registrar, inventariar, remodelar y mantener los inmuebles. Subproceso:

Operaciones Comerciales Inmobiliarias

Actividad: Comprar / arrendar inmuebles: es comprar o arrendar inmuebles según las necesidades de espacio que tenga la entidad. Actividad: Vender inmuebles: consiste en vender inmuebles que ya no son requeridos ni útiles para la entidad. Proceso: Gestión Logística y de Transporte



Subproceso:

Aseo y Cafetería: es prestar los servicios de limpieza y

cafetería para las dependencias de la entidad, teniendo en cuenta los recursos necesarios para ello. Subproceso:

Administración de Vehículos: es controlar la prestación de

servicios de transporte a los funcionarios que se han establecido y realizar mantenimiento de los vehículos. Proceso: Gestión Jurídica Subproceso:

Consultas sobre Asuntos Jurídicos

Actividad: Responder a consultas jurídicas: es resolver consultas jurídicas presentadas por personal interno o externo, en temas relacionados con las funciones constitucionales y legales. Actividad: Realizar cobros coactivos: es tramitar los cobros jurídicos que le adeudan a la entidad. Subproceso:

Representación de la Entidad:

es

representar

a

la

entidad en los procesos en que esta es demandada o debe actuar como demandante; y al Procurador General de la Nación en las acciones de tutela. Proceso: Gestión Financiera Subproceso:

Ejecución Presupuestal: consiste en ejecutar programas y

proyectos que hacen parte del presupuesto de la entidad y que se encuentran registrados en el Banco Nacional de Programas y Proyectos. Subproceso:

Trámites de Tesorería: es tramitar las obligaciones con cargo

al presupuesto de la entidad, como pago de contratos, nómina, servicios públicos, entre otros. Subproceso:

Registros Contables: es elaborar los registros de las

operaciones financieras y realizar los informes determinados de manera legal.

MACROPROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL Proceso: Mejoramiento Continuo



Subproceso:

Llevar Estadísticas e Indicadores

Actividad: Registrar datos, planes, proyectos y procesos: es registrar los datos provenientes de esas fuentes, que permitan el mejoramiento de la institución. Actividad: Realizar encuestas de satisfacción: consiste en desarrollar encuestas de satisfacción de usuarios para determinar el nivel de percepción del servicio prestado por la entidad. Subproceso:

Analizar y Registrar los Resultados: consiste en el análisis

de los indicadores y estadísticas y su divulgación. Subproceso:

Elaborar Planes de Mejoramiento: es proponer acciones de

mejoramiento basadas en el análisis de indicadores y resultados de las evaluaciones. Proceso: Evaluación Independiente Subproceso:

Auditorias Internas

Actividad: Realizar auditorias internas: es realizar un examen sistemático en el que se analizan las debilidades y fortalezas del control. Subproceso: Actividad: Hacer

Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno

evaluación

independiente:

consiste

en

la

verificación

del

cumplimiento de requisitos de Control Interno. Proceso: Administración del Riesgo Subproceso:

Identificar los Riesgos: es determinar los eventos generados

en el entorno interno y externo, que puedan afectar el logro de los objetivos. Subproceso:

Análisis del Riesgo: es establecer la probabilidad de

ocurrencia de los eventos. Subproceso:

Valoración del Riesgo: es determinar el grado de exposición

de la entidad al impacto del riesgo. Subproceso:

Políticas de Administración de Riesgos: consiste en

establecer los criterios respecto ala tratamiento de los riesgos.



ANEXO D. LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES

LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES

Julio de 2007 Anexo D.

LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES PROPUESTO PARA LA PGN NIVEL MACRO PROCESO ESPEC SUB PROCEDI 1 2 3 4 5 1 00 00 00 00 1 01 00 00 00 1 01 00 01 00 1 01 00 01 01 1 01 00 02 00 1 01 00 02 01 1 01 00 02 02 1 01 00 02 03 1 01 00 03 00 1 01 00 03 01 1 01 00 03 02 1 02 00 00 00 1 02 00 01 00 1 02 00 01 01 1 02 00 02 00 1 02 00 02 01 1 02 00 02 02 1 02 00 03 00 1 02 00 03 01 1 02 00 04 00 1 02 00 04 01 1 02 00 04 02 2 00 00 00 00 2 01 00 00 00 2 01 01 00 00 2 01 01 01 00 2 01 01 01 01 2 01 01 01 02 2 01 01 01 03 2 01 01 02 00 2 01 01 02 01 2 01 01 02 02 2 01 01 02 03 2 01 01 03 00 2 01 01 03 01 2 01 01 03 02 2 01 01 03 03 2 01 02 00 00 2 01 02 01 00 2 01 02 01 01 2 01 02 01 02 2 01 02 01 03 2 01 02 02 00 2 01 02 02 01 2 01 02 02 02 2 01 02 02 03 2 01 02 03 00 2 01 02 03 01 2 01 02 03 02 2 01 02 03 03 2 01 03 00 00 2 01 03 01 00 2 01 03 01 01 2 01 03 01 02 2 01 03 01 03

LISTADO GENERAL DE ACTIVIDADES PROPUESTO PARA LA PGN

CÓDIGO 100000000 101000000 101000100 101000101 101000200 101000201 101000202 101000203 101000300 101000301 101000302 102000000 102000100 102000101 102000200 102000201 102000202 102000300 102000301 102000400 102000401 102000402 200000000 201000000 201010000 201010100 201010101 201010102 201010103 201010200 201010201 201010202 201010203 201010300 201010301 201010302 201010303 201020000 201020100 201020101 201020102 201020103 201020200 201020201 201020202 201020203 201020300 201020301 201020302 201020303 201030000 201030100 201030101 201030102 201030103

DESCRIPCIÓN Estratégico Planeación Institucional Planeación Estratégica Elaborar el Plan Estratégico Planeación Operativa Elaborar el Plan Operativo Institucional Elaborar Planes Operativos Anuales Elaborar y Actualizar el Plan de Contingencias Logísticas Planeación Presupuestal Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto Registrar y Actualizar los Proyectos de Inversión Evaluar de la Planeación Institucional Evaluar Planeación Estratégica Evaluar y Ajustar el Plan de Desarrollo Institucional Evaluar Planeación Operativa Evaluar y Ajustar el Plan Operativo Institucional Evaluar y Ajustar los POA's Evaluar Planeación Presupuestal Elaborar Informes de Ejecución Presupuestal Informes Gestión Institucional Elaborar Cuenta Fiscal Consolidada Elaborar el Informe Anual de Gestión al Congreso de la República Misionales Disciplinario Vigilancia Administrativa Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Contratación Estatal Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Moralidad Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto

Julio de 2007 Anexo D - 1



CÓDIGO 201030200 201030201 201030202 201030203 201030300 201030301 201030302 201030303 201040000 201040100 201040101 201040102 201040103 201040200 201040201 201040202 201040203 201040300 201040301 201040302 201040303 201050000 201050100 201050101 201050102 201050103 201050200 201050201 201050202 201050203 201050300 201050301 201050302 201050303 201060000 201060100 201060101 201060102 201060103 201060200 201060201 201060202 201060203 201060300 201060301 201060302 201060303 201070000 201070100 201070101 201070102 201070103 201070200 201070201 201070202

DESCRIPCIÓN Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Hacienda Pública Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Derechos Humanos Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Fuerzas Militares Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Policia Nacional Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso




CÓDIGO 201070203 201070300 201070301 201070302 201070303 201080000 201080100 201080101 201080102 201080103 201080200 201080201 201080202 201080203 201080300 201080301 201080302 201080303 202000000 202000100 202000101 202000102 202000103 202000200 202000201 202000300 202000301 202000302 202000303 203000000 203010000 203010100 203010101 203010102 203010103 203010200 203010201 203010202 203010300 203010301 203020000 203020100 203020101 203020102 203020103 203020200 203020201 203020202 203020300 203020301 203030000 203030100 203030101 203030102 203030103

DESCRIPCIÓN Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Policía Judial Indagación Preliminar Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Investigación Disciplinaria de Primera Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Investigación Disciplinaria de Segunda Instancia Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Cerrar y Archivar Caso Conciliación Preparación de la Conciliación Verificar la Competencia para Conocer el Litigio Verificar la Suceptibilidad de Conciliación Citar a las Partes Realización de la Audiencia de Conciliación Realizar la Conciliación Formalización y Cierre de la Conciliación Generar el Acta de Audiencia de Conciliación Registrar del Acta Archivar la Información Relevante Intervención Consejo de Estado Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Finalización Cerrar y Archivar Caso Casación Penal Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Finalización Cerrar y Archivar Caso Juzgamiento Penal Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto




CÓDIGO 203030200 203030201 203030202 203030300 203030301 203040000 203040100 203040101 203040102 203040103 203040200 203040201 203040202 203040300 203040301 204000000 204010000 204010100 204010101 204010102 204010103 204010200 204010201 204010202 204010203 204010300 204010301 204020000 204020100 204020101 204020102 204020103 204020200 204020201 204020202 204020203 204020300 204020301 300000000 301000000 301000100 301000101 301000102 301000103 301000104 302000000 302000100 400000000 401000000 401000100 401000101 401000102 401000103 401000104 401000105

DESCRIPCIÓN Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Finalización Cerrar y Archivar Caso Ministerio Público Penal Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Finalización Cerrar y Archivar Caso Preventivo Función Pública Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Hacer Seguimiento Finalización Cerrar y Archivar Caso Territoriales Preparación Abrir Caso Establecer Marco Normativo Evaluar Asunto Desarrollo Verificar Hechos Evaluar y Decidir Caso Hacer Seguimiento Finalización Cerrar y Archivar Caso Conexos Relatoría Clasificación y Publicación de Documentos Recopilar Documentos Analizar y Clasificar Documentos Publicar Documentos Atender Consultas Registro de Antecedentes Disciplinarios Registro de Antecedentes Disciplinarios Apoyo Gestión de Almacén e Inventarios Ingreso de Elementos Ingresar por Compras Ingresar por Devolución de Bienes o Reintegrados Ingresar por Donaciones Ingresar por Transpaso de Entidades Ingresar por Reposición




CÓDIGO 401000106 401000107 401000200 401000201 401000202 401000203 401000300 401000301 401000302 401000303 401000304 401000305 401000306 401000307 401000308 401000309 401000310 402000000 402000100 402000101 402000102 402000200 402000201 402000202 402000203 402000300 402000301 402000302 403000000 403000100 403000101 403000102 403000200 403000201 403000202 403000203 403000204 404000000 404000100 404000200 404000201 404000202 404000300 404000301 404000302 404000303 404000304 404000305 405000000 405000100 405000101 405000102 405000103 405000104 405000105

DESCRIPCIÓN Ingresar por Sobrantes Ingresar por Préstamo o Comodato Administración y Control de Elementos Inventariar Físico en Depósito Inventariar Físico en Servicio Entregar de Almacén Egreso de Elementos Egresar de Bienes por Suministro o Entregar de Elementos Egresar de Bienes dados en Préstamo o Comodato Egresar por Traspaso de Bienes a un Organismo Público Egresar por Pérdida de Bienes o Hurto Egresar por Caso Fortuito o Fuerza Mayor Egresar de Bienes Inservibles o Innecesarios por Destrucción Egresar de Bienes Inservibles o Innecesarios para la Venta por Contrato Egresar Inservibles o Innecesarios para la Venta Directa Egresar con Destino a Premiaciones Egresar Bienes dados en Parte de Pago o Permuta Gestión de Compras y Contratación Planeación de la Contratación Formular el Plan de Compras Formular el Plan de Contratación Selección y Adjudicación Contratar con Formalidades Plenas - Licitación Contratar Directamente Menor Cuantía con Formalidades Plenas Contratar con Formalidades Plenas - Contratación Directa Ejecución y Evaluación Ejecutar e Intervenir Evaluar el Plan de Compras Gestión de la Comunicación Comunicación Interna - Organizacional Elaborar Boletines de Prensa Elaborar Campañas de Divulgación Comunicación Externa - Informativa y Medios de Comunicación Organizar Ruedas de Prensa Recopilar Información Externa Publicada Actualizar la Página Web Producir Programas de Televisión Gestión de Seguridad Identificación de Amenazas Estudios Técnicos de Riesgo Elaborar Estudios de Seguridad a Personas Elaborar Estudios de Seguridad a Instalaciones Implementación de Estratégias de Seguridad Controlar el Acceso a las Instalaciones Registrar las Instalaciones Asignar y Devolver el Armamento Realizar Caravanas (avanzadas) de Seguridad Estudiar las Rutas Gestión del Talento Humano Selección de Personal Convocar al Personal Reclutar Realizar Pruebas Publicar Lista de Elegibles Desarrollar el Periódo de Prueba




CÓDIGO 405000106 405000200 405000300 405000301 405000302 405000303 405000304 405000305 405000400 405000401 405000402 405000403 405000404 405000500 405000501 406000000 406000100 406000101 406000200 406000201 406000202 406000203 406000204 406000205 406000206 406000300 406000301 407000000 407000100 407000101 407000200 407000201 407000202 407000300 407000301 407000302 407000303 408000000 408000100 408000101 408000102 408000200 408000201 408000202 409000000 409000100 409000101 409000102 409000200 409000201 409000202 409000203 409000204 410000000 410000100

DESCRIPCIÓN Calificar el Periódo de Prueba Capacitación Bienestar Gestionar los Retiros del Servicio Gestionar los Programas de Bienestar Inspeccionar Periódicamente Higiene y Seguridad Industrial Programar la Preparación para la Jubilación Diseñar Programas de Vigilancia Epidemiológica Compensación Reconocimiento de Cesantías Reconocimiento de Licitaciones Reconocimiento de Comisiones Gestión de Liquidación de Nómina Calificación de Servicios Calificación de Servidores Internos Inscritos en Carrera Gestión de la Tecnología Planear y Diseñar Elaborar del Plan de Desarrollo Informático Mantenimiento, Administración y Monitoreo Atender Incidentes de Seguridad Administrar Equipos de Seguridad Expedir y Conciliar Certificados de Antecedentes Asignar, Modificar y Cancelar Usuarios de Red Soportar al Usuario Crear Copias de Respaldo de Información Solucionar y Difundir Solución de Requerimientos de S.I Gestión Documental Ingreso de Correspondecia Transferir Documentos Gestión de Documentos Eliminar Documentos Actualizar Tablas de Retención Conservación del Archivo Central Manejar la Documentación y Archivo Recuperar y Consultar Almacenar los Documentos Gestión Inmobiliaria Administración de los Inmuebles Desarrollar y Ejecutar el Plan de Mantenimiento Administrar los Inmuebles Operaciones Comerciales Inmobiliarias Comprar/Arriendar Inmuebles Vender Inmuebles Gestión Logística y de Transporte Aseo y Cafetería Programar las Necesidades Controlar y Verificar el Servicio Administración de Vehículos Programar las Necesidades Controlar y Verificar el Servicio Administrar los Vehículos. Transportar Funcionarios Desarrollary Ejecutar el Plan de Mantenimiento Gestión Jurídica Consultas sobre Asuntos Jurídicos


LISTADO GENERAL DE PROCESOS Y ACTIVIDADES PROPUESTO PARA LA PGN NIVEL MACRO PROCESO ESPEC SUB PROCEDI 1 2 3 4 5 4 10 00 01 01 4 10 00 01 02 4 10 00 02 00 4 10 00 02 01 4 10 00 02 02 4 10 00 02 03 4 11 00 00 00 4 11 00 01 00 4 11 00 01 01 4 11 00 01 02 4 11 00 01 03 4 11 00 01 04 4 11 00 02 00 4 11 00 02 01 4 11 00 02 02 4 11 00 02 03 4 11 00 02 04 4 11 00 02 05 4 11 00 02 06 4 11 00 03 00 4 11 00 03 01 4 11 00 03 02 4 11 00 03 03 4 11 00 03 04 4 11 00 03 05 4 11 00 03 06 5 00 00 00 00 5 01 00 00 00 5 01 00 01 00 5 01 00 01 01 5 01 00 01 02 5 01 00 02 00 5 01 00 02 01 5 01 00 03 00 5 01 00 03 01 5 02 00 00 00 5 02 00 01 00 5 02 00 01 01 5 02 00 02 00 5 02 00 02 01 5 03 00 00 00 5 03 00 01 00 5 03 00 02 00 5 03 00 03 00 5 03 00 04 00


CÓDIGO 410000101 410000102 410000200 410000201 410000202 410000203 411000000 411000100 411000101 411000102 411000103 411000104 411000200 411000201 411000202 411000203 411000204 411000205 411000206 411000300 411000301 411000302 411000303 411000304 411000305 411000306 500000000 501000000 501000100 501000101 501000102 501000200 501000201 501000300 501000301 502000000 502000100 502000101 502000200 502000201 503000000 503000100 503000200 503000300 503000400

DESCRIPCIÓN Responder a Consultas Jurídicas Realizar cobros Coactivo Representación de la Entidad Tramitar Tutelas Presentadas en Bogotá Tramitar Tutelas Presentadas fuera de Bogotá Representar Legalmente a la PGN Gestión Financiera Ejecución Presupuestal Abrir Libros y Realizar Registro Inicial Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Asignar Cuotas a las Regionales Programar el PAC Trámites de Tesorería Realizar Declaraciones Tributarias Expedir Certificados de Retenciones de ICA, IVA y Fuente Tramitar Pagos de Contratos Pagar la Nómina Pagar los Servicios Públicos Pagar las Resoluciones Soportadas por Resoluciones Administrativas Registros Contables Informar de Movimientos Bancarios a la Dirección del Tesoro Nacional Revisar la Situación de Fondos en las Regionales Realizar Conciliación Bancaria Contabilizar la Información Preparar el Balance General Elaborar y Remisionar el Informe Trimestral Evaluación y Control Mejoramiento Continuo Llevar Estadísticas e Indicadores Registrar Datos, Planes, Proyectos y Procesos Realizar Encuesta de Satisfacción Analizar y Divulgar los Resultados Analizar y Presentar Informes Elaborar Planes de Mejoramiento Elaborar el Plan de Cumplimiento Evaluación Independiente Auditorias Internas Realizar Auditorías Internas Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno Hacer Evaluación Independiente Administración del Riesgo Identificar los Riesgos Análisis del Riesgo Valoración del Riesgo Establecer Políticas de Administración de Riesgo


ANEXO E. RELACIÒN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS

RELACION CENTROS DE COSTO CON PROCESOS

Julio de 2007 Anexo E.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS: CENTROS DE COSTO SIMILARES A PROCESOS

CENTROS DE COSTO

Código

Descripción Oficina de Prensa División de Seguridad Grupo de Relatoría Oficina de Sistemas División de Documentación Grupo de Inmuebles Grupo de Servicios Logísticos Oficina Jurídica División Financiera 9Grupo Presupuesto 9Grupo Tesorería 9Grupo Contabilidad Grupo SIRI

RELACIÓN CENTROS DE COSTO CON PROCESOS

PROCESOS RELACIONADOS

Código

Descripción Gestión de la Comunicación Gestión de Seguridad Proceso de Relatoría Gestión de Tecnología Gestión Documental Gestión Inmobiliaria Gestión Logística y de Trans. Gestión Jurídica Gestión Financiera 9Etapa Ejecución Presupuestal 9Etapa Trámites de Tesorería 9Etapa de Registros Contables Registro Antec. Disciplinarios

Julio de 2007 Anexo E - 1

ASIGNACIÓN DE RECURSOS: CENTROS DE COSTO A PROCESOS

CENTROS DE COSTO

Código

Descripción

PROCESOS RELACIONADOS

Código

Oficina de Planeación

Control interno

CONDUCTORINDUCTOR (Base de Asignación)

Descripción Planeación Institucional Evaluación Plan. Inst. Evaluación Independiente Administración de Riesgos

Secretario General

Viceprocurador General

Gestión de Compras y Contratación Gestión de Almacén e Inventarios Gestión del Talento Humano Planeación Institucional Evaluación Plan. Inst. Mejoramiento Continuo Planeación Institucional Evaluación Plan. Inst



ASIGNACIÓN DE RECURSOS: CENTROS DE COSTO A PROCESOS

CENTROS DE COSTO Código

Descripción

PROCESOS RELACIONADOS Código

Procurador General


Descripción

CONDUCTOR - INDUCTOR (Base de Asignación)

Gestión del Talento Humano Mejoramiento Continuo Planeación Institucional Evaluación Plan. Inst.


ANEXO F. LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS

Julio de 2007 Anexo F

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS PROPUESTO PARA LA PGN MACRO PROC OBJ CTO 1 2 3

CODIGO

1 1 1 1 1

01 01 01 01 02

001 002 003 004 005

101001 101002 101003 101004 102005

1

02

001

102001

1 1 1 1

02 02 02 02

002 003 004 005

102002 102003 102004 102005

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01

001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018

201001 201002 201003 201004 201005 201006 201007 201008 201009 201010 201011 201012 201013 201014 201015 201016 201017 201018

2 2 2 2 2

02 02 02 02 02

001 002 003 004 005

202001 202002 202003 202004 202005

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

03 03 03 03 03 03 03 03 03 03 03

001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011

203001 203002 203003 203004 203005 203006 203007 203008 203009 203010 203011

2 2 2

04 04 04

001 002 003

204001 204002 204003

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS PROPUESTOS PARA LA PGN

DESCRIPCION PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACION INSTITUCIONAL Plan estratégico. Plan operativo institucional plan operativo por dependencias. Anteproyecto de presupuesto. Proyectos de inversión ajustados y aprobados. Plan de contingencias logísticas. EVALUACION DE LA PLANEACION INSTIUCIONAL Informe de ejecución de POAS institucional Informe de ejecución de POAS por dependencias. Informes de ejecución presupuestal. Informes de ejecución de proyectos de inversión. Ajustes y solicitudes de adiciones presupuestales. Informes de gestión cuenta fiscal consolidada. PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS MISIONALES PROCESO DISCIPLINARIO Información para iniciar proceso Información para mejorar proceso disciplinario Auto de archivo Auto de investigación disciplinaria Auto de remisión Auto de citación a audiencia Auto de pruebas (niega u ordena) Auto resolutorio de apelación Auto de alegatos de conclusión Auto de archivo definitivo Auto de fallo de primera instancia Auto resolutorio de incidentes Auto de fallo de segunda instancia Inicio proceso al quejoso temerario Inicio proceso multa quejoso temerario Información para medios de comunicación de lo no sujeto a reserva Otros documentos que impulsan el proceso Informes de gestión PROCESO CONCILIACION Audiencia de conciliación preparada Conciliación (si o no lograda) Actas de conciliación Envío información a entes definitivos Archivo organizado de la información PROCESO DE INTERVENCION Informe de diagnóstico Documento apertura caso Acumulación a caso Rechazo Documento con concepto Informe Acción Solicitud Recurso Caso archivado Documentación archivada PROCESO PREVENTIVO Documento apertura caso Traslado por competencia Acumulación a caso

Julio de 2007 Anexo F - 1

LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS PROPUESTO PARA LA PGN MACRO PROC OBJ CTO 1 2 3 2 04 004 2 04 005 2 04 006 2 04 007 2 04 008 2 04 009 2 04 010

CODIGO 204004 204005 204006 204007 204008 204009 204010

3 3 3 3 3

01 01 01 02 02

001 002 003

301001 301002 301003

001

302001

4 4 4 4 4 4 4

01 01 01 01 01 01 01

001 002 003 004 005 006 007

401001 401002 401003 401004 401005 401006 401007

4 4 4 4 4

02 02 02 02 02

001 002 003 004 005

402001 402002 402003 402004 402005

4 4 4 4 4 4 4 4 4

03 03 03 03 03 03 03 03 03

001 002 003 004 005 006 007 008 009

403001 403002 403003 403004 403005 403006 403007 403008 403009

4 4 4 4

04 04 04 04

001 002 003 004

404001 404002 404003 404004

4 4 4 4 4 4 4 4

05 05 05 05 05 05 05 05

001 002 003 004 005 006 007 008

405001 405002 405003 405004 405005 405006 405007 405008

4 4

06 06

001 002

406001 406002


DESCRIPCION Documentación organizada en expediente Elementos y pruebas con información recolectada Selección de normatividad, doctrina y jurisprudencia aplicable Archivo del caso Seguimiento continuado Solicitud acción disciplinaria Informe PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS CONEXOS PROCESOS DE RELATORIA Documentos jurídicos y administrativos publicados en web Libros Flash jurídico PROCESO DE REGISTRO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Certificado antecedentes disciplinarios PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS DE APOYO PROCESO GESTION DE ALMACEN E INVENTARIOS Movimientos (Entrada- Salidas) Administración de bienes Inventario físico Reportes de responsabilidad Cuenta de responsabilidades en proceso Bienes dados de baja Informes legales PROCESO DE GESTION DE COMPRAS Y CONTRATACION Plan de compras de la entidad Plan de contratación de la entidad Contratos celebrados Necesidades satisfechas Control y evaluación ejecución contrato PROCESO DE GESTION DE LA COMUNICACIÓN Revistas Boletines internos Carteleras Murales, avisos Archivo de noticias de la procuraduría y de interés Documentos con información para funcionarios PGN Boletines de prensa Ruedas de prensa Afiches, etc PROCESO DE GESTION DE SEGURIDAD Análisis de riesgo para funcionarios, familiares, instalaciones Documento de recomendaciones para desvinculaciones Estudios de seguridad realizados Salvaguarda – custodia de funcionarios, familiares, instalaciones PROCESO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO Funcionario seleccionado Funcionario nombrado Capacitación mediante especialización, diplomado, curso, taller. Actividades de bienestar desarrolladas Acto administrativo de reconocimiento situaciones administrativas tramitado Certificaciones laborales Nómina liquidada para pagos Informe de calificación de servidores evaluados PROCESOS DE GESTION TECNOLÓGICA Plan de desarrollo Documento Especificaciones técnicas


LISTADO GENERAL DE PRODUCTOS PROPUESTO PARA LA PGN MACRO PROC OBJ CTO 1 2 3 4 06 003 4 06 004 4 06 005 4 06 006

CODIGO 406003 406004 406005 406006

4 4 4 4

07 07 07 07

001 002 003 004

407001 407002 407003 407004

4 4 4 4 4

08 08 08 08 08

001 002 003 004 005

408001 408002 408003 408004 408005

4 4 4 4

09 09 09 09

001 002 003 004

409001 409002 409003 409004

4 4 4 4 4 4 4

10 10 10 10 10 10 10

001 002 003 004 005 006 007

410001 410002 410003 410004 410005 410006 410007

4 4 4 4 4 4

11 11 11 11 11 11

001 002 003 004 005 006

411001 411002 411003 411004 411005 411006

5 5 5 5 5

01 01 01 01 01

001 002 003 004 005

501001 501002 501003 501004 501005

5 5

02 02

001 002

502001 502002

5

03

001

503001


DESCRIPCION Informe de interventoria Servicios prestados Equipos en correcto funcionamiento Solución de problemas de información PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Oficios, quejas, derechos de petición registrados en SIAF Respuestas Requerimientos e instrucciones Diversos tipos de documentos generados por la dependencia PROCESO DE GESTION INMOBILIARIA Servicios de mantenimiento ejecutados Remodelaciones ejecutadas Inventario actualizado Espacios adecuados para entregar a los funcionarios Informes y documentos de inmuebles no utilizados – retirados PROCESO DE GESTION LOGISTICA Y DE TRANSPORTE Servicios de aseo realizados Servicios de cafetería prestados Servicios de transportes prestados Mantenimiento de vehículos realizado PROCESO DE GESTION JURIDICA Asesorías y conceptos jurídicos Actos administrativos para pago sentencias Respuesta a consultas Respuesta contra acciones constitucionales y legales Representación de la entidad Respuesta a demandas contra la entidad Intervención ante tribunales y jueces administrativos PROCESO DE GESTION FINANCIERA Programa anual mensualizado de caja Certificados de disponibilidad presupuestal Certificados de reserva presupuestal Pago de obligaciones en general Informes de gestión financiera de la entidad Informes estados financieros de la entidad PRODUCTOS – OBJETOS DE COSTO DE PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO Información actualizada Informes Plan de mejoramiento institucional Plan de mejoramiento de procesos Plan de mejoramiento individual PROCESO DE EVALUACION INDEPENDIENTE Informe de evaluación de SCI Informe de auditoría y recomendaciones PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO Mapa de riesgos y contingencias institucionales


ANEXO G. LISTADO GENERAL DE INDUCTORES

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES

Julio de 2007 Anexo G.

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES PROPUESTO PARA LA PGN CODIGO 1001 1002 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 2001 2002 2003 2009 3001 3002 3003 3004 3005 3006 3006 3009

DESCRIPCION DEL INDUCTOR O BASE DE ASIGNACION Recursos a Centros de Costo Número de personas por centro de costo Area ocupada (metros cuadrados) Costo de la nómina por dependencia (pesos) Costo de propiedad, planta y equipo (pesos) Número de equipos Número de extensiones Número de kilovatios Número de metros cúbicos Número de impulsos Comibinado personas y áreas (porcentaje) Centros de Costo a Procesos Tiempo de dedicación (porentaje) Horas de trabajo aplicado Participación de actividades (porcentaje) 100% del centro de costo Procesos a Procesos Misionales Costo de equipos y software asignado a los procesos Número de funcionarios asociados a procesos Area asignada a procesos Número de contratos relacionados con procesos Valor de Items despachados a centros de costos de procesos Número de items despachados a procesos Valor de los vehículos asociado a los procesos 100% del proceso

LISTADO GENERAL DE INDUCTORES PROPUESTO PARA LA PGN

Julio de 2007 Anexo G - 1

ANEXO H. HOJA METODOLOGICA DE INDICADORES

HOJA METODOLOGICA DE INDICADORES

Julio de 2007 Anexo H.

Acta de Aprobación Fecha de Aprobación

HOJA METODOLOGICA DEL INDICADOR

Versión Página

DEPENDENCIA O GRUPO:

Planeación

NOMBRE DEL INDICADOR:

Productividad del Centro de Costo

CÓDIGO DEL INDICADOR: Determinar el costo de los servicios realmente realizados sobre el costo total del Centro de Costo

OBJETIVO DEL INDICADOR: PROCESO O SUBPROCESO AL QUE PERTENECE: TIPO DE INDICADOR:

Gestión EFICACIA

EFICIENCIA

x

EFECTIVIDAD

DATOS DEL INDICADOR Vr Total productos o servicios realizados / Vr. Total Costos del Centro de Costo

FÓRMULA DEL INDICADOR:

Valor total de los productos o servicios prestados, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.

VARIABLES DEL INDICADOR:

FUENTES DE INFORMACIÓN:

Sistema de gestión de costos

UNIDAD DE MEDIDA

Porcentaje %

INTERPRETACIÓN DEL INDICADOR: El indicador establece el peso relativo del valor de los servicios prestados sobre el valor total de los recursos utilizados por el centro de costo.

FRECUENCIA DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE ANÁLISIS:

MENSUAL

TRIMESTRAL

RESPONSABLE DE LA MEDICION Lider Responsable del sistema de Gestión de Costos

RESPONSABLE DEL ANÁLISIS DEL INDICADOR Lider del sistema de planeación, Control y Dirección

LIMITE INFERIOR

META

LIMITE SUPERIOR

OBSERVACIONES: FECHA DE ELABORACION

Junio 12 de 2007

FECHA REVISION Y/O AJUSTE

Junio 12 de 2007

GRAFICO DEL INDICADOR DATOS MENSUALES MES

ESTE AÑO

PRODUCTIVIDAD DEL CENTRO DE COSTO

AÑO ANTERIOR PRESUPUESTO

ENERO

20.00

18.00

18.00

FEBRERO

28.00

28.00

26.00

MARZO

36.00

38.00

36.00

ABRIL

44.00

48.00

46.00

MAYO

52.00

58.00

56.00

JUNIO

60.00

68.00

66.00

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

NOVIEMBRE

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

DICIEMBRE

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR PRODUCTIVIDAD POR CENTRO DE COSTO

Julio de 2007 Anexo H - 1



Versión Página


Planeación


% Participación Recurso Físico en el Costo

CÓDIGO DEL INDICADOR: Determinar el costo total y el % de participación del valor de recursos físicos dentro de los costos totales del centro de costo de la entidad.


Gestión EFICACIA

X

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

DATOS DEL INDICADOR Vr Total Recurso Físico Centro Costo / Vr. Total Costos del Centro de Costo


Valor total del recurso Físico del Centro de Costo, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.




UNIDAD DE MEDIDA

Porcentaje %

INTERPRETACIÓN DEL INDICADOR: El indicador establece el peso relativo del costo del recurso físico sobre los demás recursos utilizados por el centro de costo.



MENSUAL

TRIMESTRAL



LIMITE INFERIOR

META

LIMITE SUPERIOR


Junio 12 de 2007


Junio 12 de 2007

GRAFICO DEL INDICADOR DATOS MENSUALES MES

ESTE AÑO

PARTICIPACION COSTO DE RECURSOS FISICOS


ENERO

20.00

18.00

18.00

FEBRERO

28.00

28.00

26.00

MARZO

36.00

38.00

36.00

MESES NOVIEMBRE SEPTIEMBRE

ABRIL

44.00

48.00

46.00

MAYO

52.00

58.00

56.00

JULIO

JUNIO

60.00

68.00

66.00

MAYO

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR COSTO DEL RECURSO FÍSICO POR CENTRO DE COSTO

MARZO ENERO 0%

10%

20%

ESTE AÑO

30%

40%

50%

AÑO ANTERIOR

60%

70%

80%

90% 100%

PRESUPUESTO


Acta de Aprobación

HOJA METODOLOGIÍTA DEL INDICADOR

Fecha de Aprobación Versión Página


Planeación


% Participación Recurso Humano en el Costo

CÓDIGO DEL INDICADOR: Determinar el costo total y el % de participación del valor de recursos humanos dentro de los costos totales del centro de costo de la entidad.


Gestión EFICACIA

X

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

DATOS DEL INDICADOR Vr Total Recurso Humano Centro Costo / Vr. Total Costos del Centro de Costo


Valor total del recurso Humano del Centro de Costo, Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo.




UNIDAD DE MEDIDA

Pesos

INTERPRETACIÓN DEL INDICADOR: El indicador establece el peso relativo del costo del recurso humano sobre los demás recursos utilizados por el centro de costo.



MENSUAL

TRIMESTRAL

RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN Líder Responsable del sistema de Gestión de Costos

RESPONSABLE DEL ANÁLISIS DEL INDICADOR Líder del sistema de planeación, Control y Dirección

LIMITE INFERIOR

META

LIMITE SUPERIOR

OBSERVACIONES: FECHA DE ELABORACIÓN

FECHA REVISIÓN Y/O AJUSTE

Junio 12 de 2007

Junio 12 de 2007

GRAFICO DEL INDICADOR DATOS MENSUALES

PARTICIPACIÓN RECURSO HUMANO EN EL COSTO 120.00

ENERO

85.00

80.00

83.00

100.00

FEBRERO

93.00

90.00

93.00

80.00

MARZO

101.00

100.00

103.00

60.00

ABRIL

109.00

110.00

113.00

40.00

MAYO

117.00

120.00

123.00

JUNIO

125.00

130.00

133.00

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR COSTO DEL RECURSO HUMANO POR CENTRO DE COSTO

PRESUPUESTO MESES

NOVIEMBRE

SEPTIEMBRE

SEPTIEMBRE

AGOSTO

JULIO

JULIO

20.00

MAYO


MARZO

ESTE AÑO

ENERO

MES

AÑO ANTERIOR

PRESUPUESTO

ESTE AÑO




Versión Página


Planeación


Costo Total por Centro de Costo

CÓDIGO DEL INDICADOR: OBJETIVO DEL INDICADOR:

Determinar el costo total mensual de cada centro de costo de la entidad.

PROCESO O SUBPROCESO AL QUE PERTENECE:

Gestión

TIPO DE INDICADOR:

EFICACIA

X

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

DATOS DEL INDICADOR Sumatorio del valor económico de los recursos utilizados por cada centro de <=P costo en el mes.


Valor Económico total de los recursos utilizados por el Centro de Costo. El valor total debe ser menor o igual al valor asignado en el presupuesto.




UNIDAD DE MEDIDA

Pesos

INTERPRETACIÓN DEL INDICADOR: El indicador debe tener valores iguales o menores a p (<= p), donde p es el valor asignado por presupuesto. Indica el valor total de recursos consumidos por el centro de costo en el mes correspondiente.



MENSUAL

TRIMESTRAL



LIMITE INFERIOR

META

LIMITE SUPERIOR



Junio 12 de 2007

Junio 12 de 2007

GRAFICO DEL INDICADOR DATOS MENSUALES

MAYO

90.00

68.00

42.00

100.00

JUNIO

110.00

83.00

50.00

80.00 60.00

AGOSTO

40.00

OCTUBRE NOVIEMBRE

MESES

IO

LI O

N

120.00

JULIO SEPTIEMBRE

AG O

34.00

JU

26.00

53.00

JU

38.00

70.00

AB R

50.00

ABRIL

IL M AY O

O

MARZO

ER

10.00 18.00

ZO

8.00 23.00

M AR

10.00 20.00

O

ENERO FEBRERO

ST O SE PT IE M O BR C E TU BR E N O VI EM BR D IC E IE M BR E

COSTOS POR CENTRO DE COSTO

PRESUPUESTO

ER

AÑO ANTERIOR

FE BR

ESTE AÑO

EN

MES

20.00 -

ESTE AÑO

AÑO ANTERIOR

PRESUPUESTO

DICIEMBRE

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR COSTO TOTAL POR CENTRO DE COSTO


Diseño de Un Sistema de Costos

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