Diseño de Sistemas Tema 2 – Diseño de Entradas y Salidas
DISEÑO DE ENTRADAS Consiste en realizar formatos que permitan al usuario introducir datos; en este caso las entradas de información serán llevadas a la computadora. Los formatos serán pantallas que simularan que en estas se escribe la información. Consiste en desarrollar diversas formas para capturar información, por lo regular la entrada clásica es la pantalla.
La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del sistema. Las entradas deben ser lo más sencillas que sea posible y estar diseñadas de forma que limiten la posibilidad de que se introduzcan datos incorrectos.
Las especificaciones de entrada describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su procesamiento.
El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios.
DISEÑO DE ENTRADAS Para la captura de datos es importante tener en cuenta: • Saber con exactitud qué datos se van a capturar. • Conocer el tipo de dato a capturar. • Evitar los cuellos de botella; asegurar que haya suficiente capacidad para manejar los datos que están siendo cargados. • Evitar la ejecución de pasos adicionales; entre menos pasos haya para la alimentación de datos, menos probabilidades hay para la introducción de errores.
DISEÑO DE ENTRADAS Grandes objetivos de la Captura de Datos: •Codificación efectiva. •Captura de datos efectiva. •Asegurar la calidad por medio de la Validación.
Codificación efectiva El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación. La codificación ayuda a que el analista de sistema alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. Ingeniería de Sistemas + Semestre VII + Sección A + Diseño de Sistemas = 010701901
DISEÑO DE ENTRADAS
Objetivos de la codificación • Hacer el seguimiento de algo. • Clasificar información. • Ocultamiento de la información. • Revelar información. • Solicitar una acción adecuada.
DISEÑO DE ENTRADAS Lineamientos generales para la codificación
• Sea Conciso: Los códigos excesivamente largos significan más tecleos y, por consiguiente, más errores. Los códigos largos requerirá más memoria. • Mantenga los códigos estables: que el código de identificación para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. • Asegúrese de que los códigos sean ordenables: Los códigos numéricos son más fáciles de ordenar que los alfanuméricos. • Evite códigos confusos: Trate de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra o) y el cero (0) son fácilmente confundibles, al igual que la letras ‘l’ minúscula, ‘I’ mayúscula y el número 1. También la letra Z y el número 2. • Mantenga los códigos uniformes: Los códigos necesitan seguir formas fácilmente perceptibles. Los códigos MBL-44R y AAR-35 (placas de vehículos), son deficientes debido a que el 1ero contiene 6 caracteres, y el 2do sólo tiene 5 caracteres.
DISEÑO DE ENTRADAS Lineamientos generales para la codificación
• Permita modificaciones: La adaptabilidad es una característica principal de un buen código. El sistema evolucionará a lo largo el tiempo, y el sistema de codificación debe ser capaz de dar soporte al cambio. • Los códigos deben ser significativos: A menos que el analista quiera ocultar la información intencionalmente, los códigos deben ser significativos.
Tipos de Códigos • Códigos de secuencia simple. • Códigos de derivación alfabética. • Códigos de clasificación. • Códigos de secuencia en bloque. • Códigos de cifrado. • Códigos de subconjuntos de dígitos significativos. • Códigos nemónicos • Códigos de función
DISEÑO DE ENTRADAS ¿Cuál es la diferencia entre captura de datos, entrada de datos e introducción de datos? • La captura de datos es la identificación de los nuevos datos que han de introducirse. • La entrada de datos es el proceso de traducción del documento fuente a un formato comprensible por la máquina. Este formato, puede ser una hoja con marcas ópticas, una cinta magnética o un dispositivo de almacenamiento, por citar sólo algunos casos. • La introducción de datos es la entrada real de los datos en el computador en un formato comprensible por la máquina.
DISEÑO DE ENTRADAS Principios del Diseño de Entradas • Introducir sólo los datos variables. Los datos constantes no deben introducirse. • No introducir datos que puedan calcularse o almacenarse en programas informáticos. • Usar códigos para los atributos apropiados. • Incluir instrucciones para completar el formulario. • Reducir al mínimo la escritura a mano. • Los datos que han de introducirse (teclearse) deberían estar ordenados de modo que puedan ser leídos como un libro, de arriba abajo y de izquierda a derecha. • En el mejor de los casos, las porciones del formulario que no requieran introducirse se han de situar en la parte inferior derecha del documento fuente, o en una zona próxima a ésta
DISEÑO DE ENTRADAS Métodos de captura de datos:
• Teclado • Reconocimiento óptico de caracteres • Cintas magnéticas • Formas de marcas sensibles • Códigos de barra
DISEÑO DE ENTRADAS Tipos de Validaciones de Entradas:
1. Validación Validación de las las transac transacciones ciones de las las entradas entradas •
Proporcionando datos incorrectos.
•
Ofreciendo datos a personas no autorizadas.
•
Petición al sistema para realizar una función incorrecta.
DISEÑO DE ENTRADAS Tipos de Validaciones de Entradas: 2. Valida Validació ción n de los los datos datos de de entra entradas das •
Datos erróneos
•
Datos enviados por una persona no autorizada
•
Pedir al sistema que ejecute una función inaceptable.
•
Datos faltantes
•
Longitud de campo incorrecta
•
Datos con una composición inaceptable
•
Datos fuera de rango
•
Datos inválidos
•
Datos no concuerdan con los datos almacenados
DISEÑO DE SALIDAS La salida es la información que se entrega a los usuarios a través del sistema de información, utilizando intranets, extranets, o la WWW. Algunos datos requieren una gran cantidad de procesamiento antes de transformarse en la salida apropiada; otros se almacenan, y cuando se recuperan, se consideran como salida con poco o ningún procesamiento. Las salidas son el componente mas visible de un sistema de información, son la justificación del sistema. Durante el análisis de sistema, se definieron las necesidades y los requisitos de las salidas, pero no se diseñaron dichas salidas. Los usuario dependen de la salida para realizar sus tareas, o tomar decisiones y con frecuencia juzgan el valor de un sistema sólo por su salida.
DISEÑO DE SALIDAS Tipos de Salidas de Datos Tipo de Salida
Ventajas
Desventajas
Impresas
• Costeable para la mayoría de las • Problemas de compatibilidad con organizaciones software de computadora • Flexible en tipos de salida, ubicación y • Podría requerir suministros especiales capacidad y costosos • Maneja grandes volúmenes de salida • Aun requiere intervención del operador • Puede llegar a muchos usuarios a bajo • Dependiendo del modelo, podría ser un costo poco lenta. • Altamente confiable con poco tiempo inactivo.
Por pantalla
• Interactiva • Requiere de área para el cableado y • Trabaja en línea, transmisión en tiempo real configuración a través de redes distribuidas ampliamente. • Aun podría requerir documentación impresa • Silenciosa • Toma ventaja de la capacidad de la • Puede ser costosa si se requiere para computadora para navegar en las bases demuchos usuarios. datos y archivos. • Adecuada para acceder a mensajes que cambian muy seguido.
DISEÑO DE SALIDAS Tipos de Salidas de Datos Tipo de Salida
Ventajas
Desventajas
Salida de Audio
• Adecuada para usuarios individuales • Su desarrollo es costoso • Adecuada para mensajes transitorios • Necesita una sala especial donde la • Adecuada cuando el trabajador necesita salida no interferirá con otras tareas. manos libres • Tiene aplicación limitada • Adecuada si la salida es muy repetitiva. • Aun no se perfecciona.
Electrónica (Email, Fax, Página Web)
• Usa menos papel • Se puede actualizar muy fácilmente • Se puede “transmitir masivamente” • Se puede hacer interactiva
DVD, • Tiene gran capacidad CD-ROM y CD- • Permite la salida multimedia RW • Se puede consultar con rapidez • Es menos vulnerable a los daños
• Es difícil darle un formato fijo al email • Los sitios Web necesitan mantenimiento diligente.
• Su desarrollo es costoso • Es mas difícil de actualizar • Es más difícil de usar en una red.
DISEÑO DE SALIDAS
Objetivos del Diseño de Salidas
• Diseñar una salida para satisfacer el requerimiento. • Diseñar una salida que se adapte al usuario. • Proveer la cantidad de información adecuada. • Asegurar que la salida estará disponible donde se necesita. • Proporcionar oportunamente la salida. • Elegir el método más adecuado para la l a salida.
DISEÑO DE SALIDAS
Salidas Impresas Al hacer uso de la información obtenida durante la fase de determinación de los requisitos de información y una vez decidido el uso de la salida impresa, el analista de sistemas se encuentra en condiciones de iniciar el diseño físico de la salida.
DISEÑO DE SALIDAS Para el diseño de reportes se sugiere: •
• • • •
Determinar la información constante: las que permanecen sin cambios cada vez que se imprime el reporte. El título del reporte y los encabezados de todas las columnas se consideran como información constante. Determinar la información variable: la que varía cada vez que el reporte se imprime. Determinar el ancho máximo de cada campo incluido en el reporte. Determinar el tipo de papel a utilizar en el reporte (Bond, carbón, continuo, etc.) Diseñar salidas con formas especiales: A través de uso de colores y de diseños corporativos; las formas preimpresas pueden llevar el logotipo de la corporación. El uso de formas innovadoras, colores y distribuciones motivan de manera dramática la atención del usuario hacia el reporte particular.
DISEÑO DE SALIDAS Atributos Funcionales de los Reportes Cada uno de ellos cumple con un propósito específico para el usuario. • El encabezado o título del reporte • El número de la página • La fecha del reporte y fecha de impresión • Rótulos de las columnas El encabezado o título del reporte dirige al usuario de manera inmediata al tema de su lectura. El título debe ser descriptivo y conciso. Es redundante incluir la palabra “reporte” en el título. Cada página debe numerarse de tal forma que el usuario cuente fácilmente con un punto de referencia cuando discuta la salida con otros o vuelva a localizar datos importantes. En cada impresión incluya la fecha de la preparación del reporte. Los encabezados de las columnas sirven para orientar al usuario sobre el contenido del reporte.
DISEÑO DE SALIDAS Atributos Estéticos de los Reportes • Debe leerse de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. • Los datos relacionados deben agruparse. • Las salidas de reportes impresos requieren de amplios márgenes a la derecha y a la izquierda, así como en los bordes superior e inferior. • El uso de cortes de control a las sumarizaciones y a otra información relevante, encerrándolos en cuadros mediante el uso de caracteres especiales o espacios adicionales, cubre una función importante en el reporte
