Diseño de entrada y salidas efectivas para los SI Sesión 11 y 12 Cap. 11 y 12 Kendall & Kendall UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES Curso: Análisis y diseño de sistemas Prof. Ricardo Caro Navarro
DISEÑO DE ENTRADAS EFECTIVAS
OBJETIVOS
DISEÑAR ENTRADAS QUE LLENEN LOS REQUISITOS DE: EFECTIVIDAD, PRECISION, FACILIDAD DE USO, CONSISTENCIA Y
QUE SEA
ATRACTIVO.
APLICAR LOS CUATRO LINEAMIENTOS PARA LA CREACION DE FORMAS DE ENTRADAS BIEN DISEÑADAS.
DIVIDIR CORRECTAMENTE LAS PANTALLAS EN TRES SECCIONES PRINCIPALES.
APLICAR LAS DIFERENTES HERRAMIENTAS PARA EL DISEÑO DE PANTALLAS.
APLICAR ICONOS, EL COLOR, INTERFACES GRAFICAS DE USUARIO PARA MEJORAR LA COMPRENSIO EN LAS PANTALLAS DE ENTRADA.
ELEMENTOS DE DISEÑO
Los elementos del Diseño de entrada para formas y pantallas(VDT) son muy importantes en la presentación y creación de sistemas.
El analista de sistemas debe adquirir conocimientos que le ayuden a crear una entrada que satisfaga los objetivos siguientes:
Efectividad Precisión Facilidad de uso Consistencia
Atractivo
LINEAMIENTOS En base a lo expuesto anteriormente es necesario que se consideren los cuatro lineamientos para las formas de entrada bien diseñadas: 1.- Las formas deben ser fáciles de llenar. 2.-Las formas deben satisfacer el propósito para lo que fueron diseñadas. 3.-Las formas deben ser diseñadas para asegurar su llenado preciso. 4.-Las formas deben ser atractivas.
CONSIDERACIONES Es importante el flujo adecuado tanto en formas como en pantallas.
Las formas deben agrupar logicamente la información en 7 categorias y las pantallas deben ser divididas en al menos 4 secciones principales.
Siete Formas en las que se debe agrupar logicamente la información 1.- Encabezado 2.-Identificación y acceso 3.-Instrucciones 4.-Cuerpo 5.-Firma y Verificación 6.-Totales 7.-Comentarios
DISEÑO DE PANTALLAS
IDEAS A CONSIDERAR DURANTE EL DISEÑO
El usuario debe permanecer presente en los pensamientos del analista durante el diseño de plantillas de terminales de desplegado visual (VDT)
Lineamientos para el Diseño: * * * *
Mantener la pantalla Simple. Mantener Consistente la Presentación de la pantalla. Facilitar al usuario el movimiento entre pantallas Crear una pantalla agradable
1. Mantener la pantalla simple
Debe mostrar lo necesario. Tres secciones en pantalla: Encabezado, Cuerpo y Comentarios. Registro de Cheque Número de Cheque Fecha Paguese a: Por Cantidad Clasificación:
Códigos de Clasificación: PUB---Publicidad NOM---Nomina CLI---Clientes MER---Mercancia REN---Renta SEG ---Seguro COR-Correo SER-Servicios
(...continuación)
Se listan comandos básicos que, cuando son usados, sobrepondrán ventanas para llenar parcial o totalmente la pantalla. Ej. “?”
Desventaja: Una de las principales desventajas es que permiten que el usuario complique una pantalla simple, lo que le hace sentirse perdido y frustrado.
2. Mantener la pantalla consistente.
Se debe tener una consistencia en la captura de datos que se va a recabar, teniendo cuidado en separarlas por categorías y relacionar toda la información dentro de estas.
Además si se tienen formas, deben tener la misma estructura las pantallas y las formas. Ej. Los Cheques Familiares.
3. Facilitar el movimiento. i)
Petición de más detalles: Movimiento entre pantallas.
ii)
Dialogo en pantalla: Desplegado de preguntas
4. Crear una pantalla atractiva
No saturar una pantalla. Hacer flujos y planificación. Técnicas: Video Inverso y Cursores Parpadeantes. (Errores) Uso de diferentes tipos de letras. Diferenciación de categorías.
DISEÑO DE FORMULARIOS POR COMPUTADORA El software para el diseño de formularios electrónicos tiene muchas características dinámicas entre ellas se pueden
mencionar:
Permite diseñar formularios impresos, formularios electrónicos o formularios basados en la Web usando un paquete integrado.
Facilita la contestación de formularios electrónicos mediante el uso de un paquete de software de captura de datos.
(…continuación)
Permite diseñar formularios cortando y pegando formas y objetos conocidos. Ayuda a dar seguimiento a formularios transferidos a otras áreas. Permite la realización automática de cálculos Digitaliza formularios impresos y permite su publicación en la Web. Facilita la contestación de formularios en la Web
DISEÑO DE LA INTERFAZ GRÁFICA DE USUARIO Una interfaz gráfica de usuario (GUI) es la forma en que los usuarios interactúan con los sistemas operativos. La interfaz gráfica de usuario aprovecha las características adicionales en el diseño de pantallas, entre ellas:
Cuadros de texto Casillas de verificación Botones de opción Cuadros de lista y cuadros de lista desplegable Deslizadores y botones giratorios Mapas de imagen Cuadros de mensaje
USO DE ICONOS EN EL DISEÑO DE PANTALLAS Son representaciones gráficas en pantalla que simbolizan las acciones de la computadora y que los usuarios podrían seleccionar usando un ratón, teclado, lápiz óptico o palanca de juegos.
Los iconos cumplen funciones similares a las palabras y se podrían reemplazar en muchos menús, debido a que su significado se entiende con mayor rapidez que las palabras.
USO DE COLOR EN EL DISEÑO DE PANTALLAS El color facilita la entrada de datos a la computadora. El uso apropiado de color en las pantallas desplegadas le permite:
Contrastar el color de primer plano y el de fondo. Resaltar los campos importantes en los formularios. Destacar errores. Resaltar la entrada de código especial. Poner atención a muchos otros atributos especiales. Ofrecer mayor ergonomía en la interacción usuario-computador.
DISEÑO DE SALIDAS EFECTIVAS
OBJETIVOS
Diseñar la salida para que sirva al propósito deseado.
Diseñar la salida de tal forma que se ajuste a las necesidades del usuario.
Entregar una cantidad adecuada de salida.
Procurar que la salida de encuentre donde se necesite.
Entregar la salida a tiempo.
Escoger el método de salida adecuado.
RELACIÓN DEL CONTENIDO DE LA SALIDA CON EL MÉTODO DE SALIDA
Cada vez que se diseña una salida, es necesario pensar sobre como la función influencia la forma y como el propósito pretendido influencia el método de salida que se escoge.
Es posible conceptualizar la salida como externa ( que sale del negocio ) o interna ( que permanece dentro del negocio ).
SALIDA EXTERNA
Este tipo de salida es muy familiar, ya que se presenta en anuncios, recibos, cheques de pago, reportes anuales, etc.
Estas poseen instrucciones para que sean usados de forma adecuada.
Mucha salida externa contiene el logotipo y colores corporativos de la compañía.
SALIDA INTERNA
La salida interna incluye diversos reportes para los tomadores de decisiones.
Estos reportes van desde resumen ( por ejemplo, un totales de ventas mensuales (Por ejemplo, un reporte de vendedor).
los reportes cortos de reporte que sintetice los ) y los reportes detallados las ventas semanales por
SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE SALIDA
El producir diferentes tipos de salida requiere el uso de diferentes tecnologías.
Las alternativas son numerosas: impresoras, pantallas de video, audio, medios electrónicos como el fax , correo electrónico, micro formas, CD - ROM, etc.
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA
Método de salida Impresora
Ventajas Maneja grandes volúmenes de salida. Económica Altamente confiable (pocas fallas). Es portátil. Interactiva
Pantalla VDT
Silenciosa Buena para mensajes accesados frecuentemente.
Desventajas Problemas de compatibilidad . Puede ser ruidosa Intervención de operador. Genera costos. Requiere cableado y espacio donde estar No
es portátil de inmediato.
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA Método de salida
Salida de audio
Microforma
Ventajas
Desventajas
Buena
donde el usuario necesita las manos libres para otras tareas Buena si la salida es muy repetitiva
Es
Maneja
Requiere
grandes volúmenes de información Reduce
el espacio que se requiere para almacenar Preserva materia frágil
cara en su desarrollo Necesita un espacio dedicado, donde no interfiera con otras tareas
software especial para fácil acceso La inversión inicial puede ser alta
COMPARACIÓN DE MÉTODOS DE SALIDA
Método de salida
Ventajas
CD - ROM
Tiene gran capacidad Permite salida multimedia Es menos vulnerable al daño
Reduce
Correo electrónico
el papeleo Puede ser actualizado fácilmente Puede ser difundido
Desventajas Su
desarrollo es caro Es mas difícil de actualizar, y de usar en una red
Por
lo general, posee una menor resolución No
se le puede formatear
FACTORES A CONSIDERAR AL SELECCIONAR LA TECNOLOGÍA DE SALIDA 1.¿Quién usará la salida? 2. ¿Qué tantas personas necesitan la salida? 3. ¿Dónde se necesita la salida? 4. ¿Cuál es el propósito de la salida?
5. ¿Cuál es la velocidad a la que se necesita la salida? 6. ¿Con qué tanta frecuencia se necesitara la salida? 7. ¿Qué tanto será o deberá ser guardada la salida? 8. ¿Bajo que reglamentos especiales es producida, guardada y distribuida la salida? 9.¿Cuales son los costos iniciales y recurrentes de mantenimiento y artículos de consumo? 10.Cuales son los requerimientos ambientales (ruido, temperatura, espacio, cableado, etc.) de tecnología de salida?
1. ¿QUIÉN USARÁ (O VERÁ) LA TECNOLOGÍA DE SALIDA?
Dependiendo si el receptor de la salida es interno o externo a la institución: - Si es externo debe proporcionarse salida con facilidad de uso para el usuario promedio. - Si es interno debe proporcionarse salida rápida, precisa y de bajo costo.
El analista debe determinar los requisitos de la calidad de salida
2. ¿QUÉ TANTAS PERSONAS NECESITAN LA SALIDA?
Se debe justificar una salida de fácil distribución y manipulación. Opciones pueden ser: - Salida en pantalla - Salida Impresa - Correo electrónico.
3. ¿DONDE SE NECESITA LA SALIDA? Esto es el destino físico de la salida. - Si permanece cerca del punto de origen se justifica la salida impresa o en pantalla.
- Si se usara en puntos lejanos al origen se justifica la salida en métodos electrónicos como correo o fax.
4. ¿CUÁL ES EL PROPOSITO DE LA SALIDA?
-Si la salida se necesita para hacer análisis muy detenidos como contratos o formas, se justifica una salida impresa. -Si la salida es repetitiva o de actualización en periodos muy cortos se justifican medios electrónicos como pantallas de vídeo
5. ¿CUÁL ES LA VELOCIDAD A LA QUE SE NECESITA LA SALIDA? Depende mucho del asunto a tratare y del nivel operativo que la demande.
-En los niveles operativos bajos y medios de una empresa se necesitará de manera eficiente para una toma de decisiones rápida, aquí puede ser útil una salida de pantalla en línea o de audio. -Los niveles de gerencia no necesitan salidas con tanta rapidez pero si para análisis muy profundos por lo que se justifica una salida impresa.
6. ¿CON QUÉ FRECUENCIA SE NECESITARÁ LA SALIDA?
Esto dependerá mucho de la cantidad de usuarios que la necesiten y del objetivo de ella. -Una salida para muy pocas personas es candidata para micro formas o cintas magnéticas. -Las salidas necesaria con muy alta frecuencia y por muchas personas es candidata para pantallas en línea y audio.
7. ¿QUÉ TANTO DEBE SER GUARDADA LA SALIDA?
- La salida que debe ser guardada con mucha frecuencia es candidata para almacenamiento en Discos Duros.
- Las salidas que son guardadas con poca frecuencia deben ser resistentes al paso del tiempo por tanto son candidatas a micro formas
8. ¿BAJO QUE REGLAMENTOS ESPECIALES ES PRODUCIDA, GUARDADA Y DISTRIBUIDA LA SALIDA?
Las reglamentaciones son disposiciones de ley dictada por los gobiernos, por Grupos o asociaciones y por las mismas empresas. Así un contrato deberá ser impreso para mantener una constancia del tramite, el registro de huellas digitales debe ser guardado digitalmente.
Todo depende del las prioridades que se le den a la salida en cuestión.
9. ¿CUALES SON LOS COSTOS INICIALES Y RECURRENTES DE MANTENIMIENTO Y ARTICULOS DE CONSUMO? Se debe tener muy en cuenta los costos iniciales de compra o arrendamiento del hardware y software, para hacer el balance con los costos de su utilización y mantenimiento. - Para líneas de ensamblaje (por ejemplo) es necesario un tipo de salida de audio o vídeo, para no estorbar. Debe tenerse en cuenta que muchas herramientas de salida es muy barata en un inicio pero su uso es muy caro, y viceversa.
10. ¿CUALES SON LOS REQUERIMIENTOS AMBIENTALES DE LA TECNOLOGÍA? Esto depende mucho del lugar y el memento en que se emplee la herramienta de salida. Las impresoras requieren de un ambiente seco y fresco para operar adecuadamente, y muchos emiten ruedos muy altos como las de impacto, por lo que no son aptas para lugares que necesitan silencio como hospitales. -el audio requiere un ambiente silencioso para ser escuchado. una salida optima debe de perturbar lo menos posible el ambiente de el lugar en la que será usada.
FORMAS PRINCIPALES EN LAS CUALES LA PRESENTACIÓN DE LA SALIDA ES TENDENCIOSA La Forma en que es Ordenada la Información.
1)
1. 2.
2)
La Puesta de Límites Aceptables. 1.
Muy Bajo.
2.
Muy Alto.
Alfabética. Cronológica. 3.
3.
Por Costo.
4.
Rango de Excepciones de Salida demasiado angosto. Rango de Excepciones de Salida demasiado ancho.
3)
La Selección de Gráficos. 1.
Tamaño de Gráfico.
2.
Color de Gráfico.
3.
Escala Usada.
4.
Tipo de Gráfico.
DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación de requerimientos de información, y habiendo
decidido el uso de salida impresa, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño físico.
La fuente de información a ser incluida en los reportes es el
diccionario de datos.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE REPORTES IMPRESOS Convenciones para el diseño de reporte: Cómo
indicar el tipo de dato, cómo mostrar el tamaño exacto y cómo presentar la manera de indicar continuaciones en las formas de diseño consecutivas. Calidad de papel, tipo y tam año: Para hacer que la forma diseñada sea clara y estéticamente agradable.
Form as de salida especiales: Por ejemplo: Envío de documentos de retorno a los clientes.
LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE REPORTES IMPRESOS Consideraciones de diseño: Para que se proporcione al usuario la información necesaria en un formato legible. Atributos funcionales: Encabezado o título, número de página, fecha de preparación, etc.
Atributos estilísticos/ estéticos: Los reportes deben estar organizados siguiendo la forma en que los ojos ven.
Utilización
de
márgenes,
espaciado,
colores, logotipos organizacionales, etc.
codificación por
DISEÑO DE LA SALIDA EN PANTALLA
La salida de pantalla difiere de la salida impresa. La de pantalla es efímera.
Está más enfocado hacia el usuario.
Está disponible en momentos más flexibles
No es portátil en la misma forma.
Y a veces no puede ser cambiado por medio de interacción directa.
Sobre este tema no habrá actividad!!
Referencias: Entradas efectivas, sesion 12, Kendall & Kendall, Ana Mercedes Cáceres ,Año 2006 Salidas efectivas, sesion 11, Kendall & Kendall, Ana Mercedes Cáceres ,Año 2006
GRACIAS POR SU ATENCION
