UGEL Nº 9 Unidad de Gestión Educativa Local - Huaura
“AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN”
DIRECTIVA Nº
051 - 2015-JAGA-DPSIII-UGEL-09-H
TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES, ENSERES E INMUEBLES AÑO 2015
1. FINALIDAD. Que la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 y cada Institución Educativa cuente con información completa, ordenada, veraz y real en la totalidad de los bienes patrimoniales. Crear una Política de Administración del Patrimonio de las Instituciones Educativas a través de la normatividad vigente. Definir los mecanismos y procedimientos mediante los cuales las instituciones educativas realicen acciones relativas a los actos de saneamiento (cuando exista directiva de la SBN), disposición y administración de los Bienes de Propiedad del estado y destinados a la Institución Educativa. Definir las responsabilidades para el levantamiento del Inventario Físico del Patrimonio mobiliario de la Sede y de las instituciones educativas de Nuestra Jurisdicción. 2. OBJETIVOS. 2.1. Establecer los procedimientos de Control y Toma de Inventario, proceso que consiste en la verificación Física de los bienes con que cuenta la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 así como cada Institución Educativa de la jurisdicción de la Ugel Nº 09 a una fecha dada; con el fin de asegurar su Existencia Real y el Estado de conservación de todos los Bienes y Muebles existentes con que cuenta la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 en su ámbito Jurisdiccional, este procedimiento debe de cumplirse por lo menos Una Vez al Año en el presente caso al 31/12/2015. 2.2. Determinar a través de estos procedimientos la cantidad Bienes Patrimoniales sin uso, Sobrantes o excedentes en las I.E. estatales, particulares con convenio a quienes la Ugel Nº 09 le hubiera hecho entrega de bienes Muebles o enseres que corresponden a la jurisdicción de la UGEL Nº 09 para ofrecerlos en calidad de transferencia inmediatamente a otras I.E que carezcan de ellos. 2.3. Adoptar acciones técnico-administrativas, destinadas a brindar protección a los Bienes muebles, Enseres e Inmobiliario; de riesgos internos y externos; asimismo actualizar sanear y/o regularizar la situación Administrativa, técnica y Legal de los mismos. 2.4. Contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los Registros Contables, a fin de establecer su Conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso.
3. ALCANCES. La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para la Sede Institucional de la U.G.E.L Nº 09, y todas las Instituciones Educativas Públicas y privadas con convenio que hayan recibido Bienes Muebles de la Unidad de Gestión Educativa local Nº 09. 4. BASE LEGAL. Ley Nº 28044 “Ley General de Educación” Ley Nº 27815 “Ley del código de Ética de la Función Pública” Resolución Nº 046-2015/SBN que Aprueba la directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales. Ley Nº 29151 “Ley General del Sistema Nacional de de Bienes Estatales” Decreto Supremo Nº 007- 2008 VIVIENDA REGLAMENTO LEY Nº 29151 y su modificatoria DS. Nº 013-2012 VIVIENDA Resolución Nº 158-97/SBN que aprueba el “Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” y Directiva que Norma su aplicación. Resolución Nº 015-04-SBN/GO “Aprueban Séptimo Fascículo del Catalogo Nacional de Bienes del Estado”. Resolución Nº 003-05-SBN/GO “Aprueban Octavo Fascículo del Catalogo Nacional de Bienes del Estado”. Resolución Nº 006-06-SBN/GO “Aprueban Noveno Fascículo del Catalogo Nacional de Bienes del Estado”. Resolución Nº 022-11/SBN/DGPE “Aprueban Decimocuarto Fascículo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”. Resolución Nº 002-12/SBN-DNR “Aprueban Decimoquinto Fascículo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”. Resolución Nº 001-15/SBN-DNR “Aprueban Decimosexto Fascículo del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”. Decreto Supremo Nº 015-2002-ED “Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones de Educación de Lima y Callao y de las Unidades de Gestión Educativa Local”. Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG “Normas Técnicas de Control Interno Para el Sector Público”. Punto 300-03. Resolución Suprema Nº 197-2001 ED REGLAMENTO DE ALTAS, BAJAS Y VENTA DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES DEL MINISTERIO DE EDUCACION. Ley Nº 27995 y su Reglamento DS. 013-2004 EF. “Ley que establece Procedimientos para Asignar Bienes Dados de Baja por las Instituciones Públicas a favor de los Centros Educativos de las Regiones de Extrema Pobreza”. Resolución Ministerial Nº 126-2007 VIVIENDA “REGLAMENTO NACIONAL DE TASACIONES DEL PERU” (RNT). Decreto Supremo Nº 001-2012-MINAM Que aprueba el Reglamento Nacional para la Gestión y Manejo de los Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos. Resolución Nº 027-2013/SBN, Que aprueba la Directiva Nº 003-2013/SBN denominada “Procedimientos para la Gestión adecuada de la Bienes Muebles Estatales calificados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos – RAEE”.
Resolución de Contraloría General N° 546-2014, que aprueba la Directiva N° 009-2014-CG/PEC “Programación, ejecución y evaluación del Plan Anual de trabajo de Control 2015 de los Órganos de Control Institucional”. Otras normas legales y Dispositivos Legales Vigentes. 5. RESPONSABILIDADES. El Responsable de la Oficina de Control Patrimonial de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09, los Directores y/o Sub - Directores administrativos o el que haga sus veces de las Instituciones Educativas son los órganos responsables de llevar a cabo las acciones indicadas en la presente Directiva y a su vez proporcionar al responsable del Inventario, las facilidades necesarias para la ejecución de las mismas. 6. ORGANOS RESPONSABLES El Jefe del Área de Gestión Administrativa de la UGEL Nº 09. El responsable de abastecimiento. La Comisión de Inventario. El Responsable de Control Patrimonial. Dirección y/o sub-dirección administrativa de las Instituciones Educativas. 6.1. JEFE DEL ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA DE UGEL Nº 09 Es el responsable de la administración de los bienes de propiedad del estado, a través de la Oficina Encargada del Control Patrimonial. 6.2. DIRECCION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA El Director y/o sub-director administrativo y/o el que haga sus veces de la Institución Educativa son los responsables del proceso de toma de Inventario Físico al 31 de Diciembre del 2015 de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Entidad. FUNCIONES DE LA DIRECCION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA La Dirección de la Institución Educativa tiene las siguientes funciones: 1. Designar al responsable de control patrimonial 2. Constituir la comisión de Inventario 2015 3. Administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el Patrimonio de la I.E. 4. Informar a la UGEL, sobre el Alta, Baja, Saneamiento y la Disposición Final de los Bienes Muebles con que cuenta la I.E. dentro de la normatividad vigente. 5. Remitir en forma oportuna a la UGEL Nº 09, el Inventario Patrimonial de los Bienes Muebles hasta el último día hábil del mes de enero del año 2016 BAJO RESPONSABILIDAD FUNCIONAL Y ADMINISTRATIVA. 6. Realizar las demás funciones propias de su Dirección. 6.3. EL RESPONSABLE DE CONTROL PATRIMONIAL. El Responsable de Control Patrimonial, es el encargado de coordinar y realizar el planeamiento del Registro, administración, disposición y
control de los bienes de propiedad estatal, sobre los que la entidad pública ejercita algún derecho real. Corresponde al responsable de Control Patrimonial identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos, de acuerdo a su naturaleza asignándoles el respectivo valor monetario. DESIGNACIÓN DE LOS RESPONSABLES DE CONTROL PATRIMONIAL Mediante Resolución Directoral de la UGEL y/o Institución Educativa, se designa al Responsable de Control Patrimonial. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE CONTROL PATRIMONIAL Son funciones y atribuciones del Responsable del Control Patrimonial, las siguientes: a) Recopilar toda la información registral, administrativa, documental y técnica del patrimonio sobre el que la entidad pública que representan ejerce algún derecho real o personal. b) Promover, cuando corresponda, los procedimientos referidos a las acciones y/o actos mencionados c) Requerir a los organismos públicos la información necesaria para el saneamiento de los bienes de su propiedad. d) Solicitar a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales el registro en el Sistema de Información Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal – SIMI del patrimonio de su entidad pública, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. e) Tramitar las rectificaciones de áreas y linderos de sus predios y, en general, todas las acciones regístrales necesarias para el saneamiento de su patrimonio. f) Poner a disposición de la Superintendencia de Bienes Nacionales todos los bienes de la entidad pública a los que no se les esté dando uso alguno. g) Realizar inspecciones técnicas de sus bienes para verificar el destino y uso final de los bienes de su entidad. h) Recomendar al titular de la entidad las sanciones administrativas a imponerse a los funcionarios y servidores que incumplan sus disposiciones. i) Elaborar los Informes Técnico -Legales para el Alta, Baja, saneamiento y Disposición de los Bienes muebles. j) Elaborar y administrar el Registro de los Bienes Muebles Patrimoniales de la entidad Pública. k) Recomendar el Alta, la Baja, Saneamiento y Disposición de los Bienes muebles a la Jefatura del Área de Administración. l) Elaborar los proyectos de Resolución correspondientes al Alta, la Baja, Saneamiento y Disposición de los Bienes Muebles, así como las Bases Administrativas para la venta de éstos. m) Suscrita la Resolución por el titular de la Unidad Ejecutora deberá informar a la SBN dentro del plazo establecido (10 días hábiles) n) Organizar y Presidir los actos mediante los cuales se dispone la enajenación de los bienes Muebles. o) Sanear los Bienes Muebles. p) Suscribir las actas de Entrega – Recepción para los actos de disposición y gestión de los Bienes muebles.
q) Remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales las Resoluciones de Alta, de Baja, Saneamiento y Disposición de los Bienes Muebles. r) Valorizar mediante tasación los bienes muebles que carecen de la respectiva documentación sustentatoria de su valor para su incorporación al patrimonio de la entidad, y en los casos que corresponda, aquellos que van a ser objeto de disposición final. s) Evaluar los resultados del Inventario Físico de Bienes Muebles. t) Elaborar el informe técnico y el procedimiento para la Baja y donación de los Bienes Muebles calificados como Residuos de aparatos Eléctricos y electrónicos (RAEE) que han alcanzado el fin de su vida útil para uso u obsolescencia y que se convierten en residuo. u) Las demás que le sean asignadas por la Jefatura del Área de Administración. CONFORMACIÓN DE LA COMISION DE INVENTARIO (Numeral 6.7.3.4 Resolución N° 046-2015/SBN) Podrá estar conformado: a. En la Sede de la UGEL Nº 09 1. Un representante de la Oficina de Administración como Presidente 2. Un representante de la Oficina de Contabilidad 3. Un representante de la Oficina de Abastecimiento 4. Responsable de Control Patrimonial como Facilitador. b. En la Instituciones Educativas Polidocentes y multigrados 1. El Director de la I.E. quien lo presidirá. 2. Un representante de los Docentes (nombrados de ser el caso) 3. Un representante de los administrativos (nombrados de ser el caso). 4. Un personal de apoyo (Responsable de Control Patrimonial como secretario Facilitador). c. En la Instituciones Educativas Públicas Unidocentes 1. El Director de la I.E. quien lo presidirá. 2. Un representante de Apafa. En caso de ser necesario se podrá integrar a la Comisión de Inventario uno o dos integrantes más, teniendo en cuenta la magnitud de los bienes patrimoniales. FUNCIONES DE LA COMISION DE INVENTARIO. La comisión de Inventario tiene las siguientes funciones: 1. Verificar la presencia física de los bienes a inventariarse, comprobando su ubicación estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad y funcionarios responsables y luego de verificado, proceder al pegado del Stiker correspondiente. El Equipo de trabajo determinará la presencia física del bien, ubicación y al servidor responsable que tiene asignado el bien, suscribiendo para tal efecto el Anexo N° 04 formato de Ficha de Asignación en Uso de Bienes.
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Verificar el estado de conservación, consignándose: N= Nuevo, B= Bueno, R= Regular, M= Malo, X= RAEE, Y = Chatarra, según corresponda. Elaborar y suscribir: a. El Acta de Inicio de la toma de Inventario conforme al formato contenido en el Anexo N° 12; b. El Acta de Conciliación Patrimonial Contable del inventario, conforme al formato contenido en el Anexo N° 13; y c. El Informe Final del Inventario conforme al formato contenido en el Anexo N° 14. Identificar y Codificar los Bienes Patrimoniales adquiridos bajo cualquier modalidad, la descripción de los bienes muebles debe de ser completa y clara. Ejemplo: a) Escritorio de Madera: Color natural, con 04 cajones, dimensiones: largo: 1.20m, ancho: 0.90m, alto: 0.85m b) Máquina de escribir Mecánica de 175 espacios color plomo, marca: Olivetti modelo Línea 98 Serie 14247639 Elaborar el registro de Bienes Muebles de la entidad publica en el Software Inventario Mobiliario Institucional (S.I.M.I), el cual Será facilitado en el Área de Gestión Administrativa – Equipo de Abastecimiento – Control Patrimonial a todas las Instituciones Educativas. Identificar los bienes muebles patrimoniales que tiene la calidad de RAEE. Coordinar con el Responsable de Control Patrimonial de la Sede Administrativa sobre las solicitudes de Alta, Baja y Saneamiento (de ser el caso) de los Bienes Muebles. Elaborar el Informe Final del Inventario Físico de Bienes Muebles y Enseres (Anexo N° 14), en el que se detallaran las ocurrencias encontradas en transcurso del trabajo realizado, detallando las Observaciones y Recomendaciones que el caso amerite. Realizar las demás funciones que le asigne la Jefatura del Área de Gestión Administrativa, o el director de la I.E. respectiva en el caso de una Institución Educativa.
7 DISPOSICIONES GENERALES. 7.1 En la Sede Administrativa de la UGEL Nº 09 el Jefe del Área de Gestión Administrativa es el responsable de llevar a cabo los procedimientos de la presente directiva, a través del responsable de Control Patrimonial, para lo cual se le brindará todas las facilidades del caso para el logro de los objetivos. 7.2 Las Instituciones Educativas Públicas de los diferentes niveles y modalidades sin excepción, están obligados dentro de los 15 (Quince) días hábiles de haber recibido un bien sea este en calidad de Donación, Transferencia, compra, Permuta, Reposición etc. A efectuar su ingreso correspondiente en el libro de actas de la entidad, debiendo especificar las características propias del Bien, el documento de Ingreso, la procedencia, el valor del Bien y el nombre de las personas
que intervienen en dicho acto, documento que deberá ser comunicado a la Ugel Nº 09 para en merito a los procedimientos establecidos proceda a proyectar la Resolución de Alta y su incorporación en el S.I.M.I. y registro contable correspondiente. 7.3 En las Instituciones Educativas el sub-director Administrativo o quien haga sus veces, es el responsable de llevar a cabo los procedimientos de la presente Directiva, a través de la Comisión de Inventario. 7.4. Las Instituciones Educativas remitirán a la Unidad de Gestión educativa Local Nº 09, la Información de los Inventarios físicos patrimoniales de sus bienes muebles e Inmuebles a su cargo bajo responsabilidad del Director. 7.5 La presente Directiva establece las disposiciones que deben cumplir los Directores de las Instituciones Educativas Publicas de la jurisdicción de la U.G.E.L Nº 09, a fin de asegurar el uso correcto, integridad física, control y permanencia de los Bienes Muebles que constituyen el Patrimonio de cada Institución Educativa. 7.6 Las características de los Bienes Muebles Susceptibles a ser inventariados son las siguientes: Deben de ser de propiedad de las entidades del Estado (Ugel-IE) Tener vida útil estimada mayor a un año. No estar sujetos a donación inmediata o comercialización Sujetos a acciones de mantenimiento y/o reparación Contar con estructura metálica y/o madera. Se clasifique como Activo Fijo o Bien no Depreciable. Sea materia de algún acto de disposición final. 7.7 El Inventario a que se refiere la presente directiva comprende la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una determinada fecha en una entidad de acuerdo al catálogo Nacional de Bienes Muebles del estado, registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI). 7.8 La Sede Administrativa y las Instituciones Educativas elaborarán el Inventario Físico de los bienes muebles que detenten sea cual fuere el origen y modalidad de su adquisición. Dichos inventarios se regirán conforme a las disposiciones contenidas en la presente directiva y a las demás normas que para el efecto dicte la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales SBN. 7.9. La presente directiva deberá hacerse de conocimiento a los responsables de control Patrimonial tanto de la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 así como de las Instituciones Educativas. 8. ALTA DE BIENES MUEBLES. 8.1. DEFINICIÓN 8.1.1. El Alta es procedimiento que consiste en la incorporación física y contable de los Bienes Muebles al Patrimonio de la entidad pública (Sede Administrativa o Institución Educativa), dentro de los 15 días hábiles de recepcionada con la documentación sustentatoria. Se autoriza mediante Resolución Directoral de la SEDE ADMINISTRATIVA con indicación expresa de las causales que lo originan.
8.1.2. Los vehículos y otros Bienes Muebles adquiridos bajo cualquier modalidad deben ser inscritos en la correspondiente Oficina Registral a nombre de la entidad pública (Sede Administrativa) 8.1.3. Toda acción de ingreso de Bienes bajo cualquier modalidad, al patrimonio de la I.E, debe iniciarse con el Informe Técnico(Anexo N° 3) y culminar con la respectiva Resolución y su formato de ficha de descripción de bienes – (APENDICE “A”) salvo los Bienes cedidos en préstamo. 8.2 De la forma de Incorporación El Alta se realizará al emitir la resolución administrativa de adquisición por cualquiera de los siguientes actos: a. Aceptación de Donación de bienes Compra b. Saneamiento de Bienes y Muebles sobrantes c. Saneamiento de Vehículos d. Reposición de bienes e. Permuta de bienes 8.2.1 Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la Oficina de Asesoría Jurídica de U.G.E.L Nº 09 8.2.2 La causal de Saneamiento de Bienes y Muebles es de aplicación con la normatividad que regula el Saneamiento. 8.2.3 La Causal de la Permuta se aplica cuando la entidad pública (Sede Administrativa o I.E) recibe Bienes Muebles de entidades Privadas o particulares a cambio de la entrega de Bienes Muebles a los que ha dado de baja. 8.2.4 La Causal de Donación se utiliza cuando la entidad pública (sede Administrativa o I.E) recibe Bienes Muebles a titulo gratuito por parte de entidades públicas, privadas, particulares o APAFAS. 8.2.5 La causal de Reposición es cuando un Bien de características de igual y similar, mejores o equivalentes en valor comercial al bien que ha sido dado de baja por la entidad Pública (Sede Administrativa o I.E.); es entregado a titulo gratuito a favor de esta por el responsable de la perdida, robo, sustracción o destrucción del Bien, por la compañía aseguradora en el caso de siniestro de bienes asegurados, o por el proveedor en merito a la garantía del bien adquirido. 8.2.6 La causal de compra, cualquiera sea su modalidad de adquisición. 8.2.7 La causal de Fabricación, Elaboración o manufactura de Bienes Muebles se aplica cuando estos son producidos por la Entidad Publica (Sede Administrativa o I.E.). 8.2.8 Para Cualquier otra causal no tipificada, la I.E deberá de presentar a la U.G.E.L Nº 09, un Informe Técnico sustentando la causal no prevista; con el objeto de que la Oficina de Asesoría Jurídica emita opinión favorable. 8.3 PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA 8.3.1 La Comisión de Inventario de la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 o de la I.E. es la responsable de determinar la relación de Bienes Sobrantes, la misma que será elevado mediante
expediente administrativo al responsable de Control Patrimonial para su evaluación. 8.3.2 El responsable de la Oficina de Control Patrimonial de la Sede administrativa de la Ugel Nº 09 o de la I.E. evaluará el expediente Administrativo y de encontrarlo conforme redactará y elevará el Informe Técnico que incluirá la relación de bienes, Detalle técnico y valores, identificación de la causal, sustento de la causal y los documentos sustentatorios, asimismo elevará el proyecto de Resolución a la Jefatura del Área de Administración o Dirección de la I.E. para que emita la Resolución Directoral que aprueba el Alta, con su respectivo Anexo de los bienes dados de Alta (Anexo Nº 3 y Apéndice “A”). 8.3.3 Aprobada el Alta de los Bienes Muebles, el Responsable de Control Patrimonial de Sede Administrativa, asignará el correspondiente CODIGO PATRIMONIAL, El cual estará acorde con el Catalogó Nacional de Bienes Muebles del Estado y con el Software Inventario Mobiliario Institucional aprobado por la SBN. En caso de que el Bien Mueble no se encuentre descrito en el referido Catalogo, deberá presentarse la ficha de incorporación de Nuevos Tipos de Bienes Muebles al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (Anexo N° 11), Asimismo deberán registrarse en los libros contables, en la cuenta que corresponde según el Plan Contable Gubernamental (Activo fijo o No Depreciable) consignando el valor que corresponde. 8.3.4 No son Objeto de incorporación: Los bienes adquiridos con la finalidad de ser donados en forma inmediata. Los adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros, en el cumplimiento de fines institucionales.
9. BAJA DE BIENES MUEBLES. 9.1. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 9.1.1. La Baja es la cancelación de la anotación en el registro patrimonial de la entidad respecto de sus bienes, lo que conlleva a su vez, la extracción contable de los mismos Bienes Muebles del Patrimonio de la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 o I.E., lo que efectuará conforme a la normatividad del Sistema Nacional de Contabilidad, Se autoriza mediante Resolución Directoral de la SEDE ADMINISTRATIVA con indicación expresa de las causales que lo originan, en caso de tratase de Bienes Muebles calificados como RAEE en el informe técnico deberá señalarse como causal: RAEE. 9.1.2 La I.E. a través de la Dirección, remitirá a la U.G.E.L Nº 09 dentro de 20 días de Emitida la Resolución de Baja, la siguiente documentación: La Resolución Directoral que aprueba la Baja de los Bienes Muebles, con su respectivo Informe Técnico y la
relación de los mismos recomendando su disposición (Anexo N° 03 – Apéndice “A”). Para el caso de Vehículos y otros bienes y muebles inscribibles, copia del Certificado de identificación Vehicular expedido por DIPROVE, el Certificado de Gravamen expedido por la Oficina Registral correspondiente y de la tarjeta de Identificación Vehicular.
9.1.3. En la Sede Administrativa se llevará a cabo el mismo procedimiento, debiendo la Oficina Gestión administrativa dentro del plazo de 10 días hábiles de producida la Baja de los Bienes poner en conocimiento de la SBN adjuntando la documentación sustentatoria. 9.2 CAUSALES PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES La Baja procede de la siguiente causal. Estado de Excedencia. Obsolescencia Técnica. Mantenimiento o reparación Onerosa Reposición, Reembolso, Pérdida, Hurto, Robo, Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos: RAEE Estado de chatarra Siniestro, y Destrucción accidental Para semovientes – regulada por Directivas Internas SBN – UGEL. Cualquier Otra causal, previa opinión favorable de la U.G.E.L Nº 09, ante la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. 9.2.1 La causal de estado de excedencia recae en los Bienes que encontrándose en condiciones operativas, no son utilizados por la Institución Educativa, los mismos que se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado. 9.2.2 La Causal de obsolescencia técnica se presenta cuando los bienes a pesar de encontrarse en condiciones operativas, no permiten un eficaz desempeño de las funciones inherentes a las entidades propietarias, en comparación a lo que se obtendría con bienes que cumplen las mismas funciones, debido a los cambios y avances tecnológicos. 9.2.3 La causal de mantenimiento o reparación onerosa procede cuando el costo de mantenimiento, reparación o repotenciación de un bien es significativo en relación con su valor real. 9.2.4 La causal de Reposición es de aplicación cuando debido a la garantía otorgada por el proveedor, un bien es reemplazado por otro de características iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial.
9.2.5 La causal de Reembolso procede cuando la reposición del bien no es posible y en su lugar existe un desembolso de dinero a favor de la entidad pública (Sede Administrativa o I.E.). El dinero a reembolsar debe corresponder al valor comercial del bien, según sea el caso. 9.2.6 La causal de perdida robo y/o sustracción debe sustentarse con la denuncia policial y el informe que emita el responsable de la Oficina de Control Patrimonial de la Sede Administrativa de la UGEL Nº 09 o de la Institución Educativa. 9.2.7 La Causal de RAEE procede cuando los bienes muebles calificados como tal han alcanzado el fin de su vida útil para uso u obsolescencia y que se convierten en residuo, 9.2.8 La causal de Estado de Chatarra se da cuando implica al bien en estado de avanzado deterioro que impide cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa. 9.2.9 La causal de Siniestro importa el daño, perdida o destrucción parcial o total a causa de un incendio o fenómeno de la naturaleza; la cual debe ser sustentado con la información los daños ocasionados, expedidos por organismos competentes cuando corresponda, 9.2.10 La causal de Destrucción Accidental opera cuando el bien ha sufrido un daño grave a causa de hechos accidentales que no son calificados como siniestro.
9.3 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA. 9.3.1. La Comisión de Inventario de la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 o de la I.E. es la responsable de determinar la relación de Bienes para dar de baja el cual será elevado mediante expediente administrativo al responsable de Control Patrimonial para su evaluación. 9.3.2. El responsable de Control Patrimonial de la entidad pública Sede administrativa de la Ugel Nº 09 o de la I.E. evaluara el expediente Administrativo y de encontrarlo conforme redactara y elevará el Informe Técnico (Anexo Nº 03 y su Apéndice “A”) que incluirá la relación de bienes para dar de baja, Detalle técnico y valores, identificación de la causal, sustento de la causal y los documentos sustentatorios, fotografías de los bienes a dar de Baja agrupándolos por lotes, asimismo elevara el proyecto de Resolución a la Sede Administrativa de la Ugel Nº 09 o de la I.E. para que emita la Resolución Directoral que aprueba la Baja, con su respectivo Anexo de los bienes dados de baja (Apéndice “A”). 10. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA TASACION DE BIENES DE CONFORMIDAD CON LA RM. Nº 126-2007-VIVIENDA REGLAMENTO NACIONAL DE TASACIONES DEL PERU 10.1. METODOLOGIA
10.1.1. Verificación física del Bien Mueble, anotando sus características técnicas, en algunos casos desperfectos, estado de conservación y una apreciación general del bien, el grado de operatividad, posible duración, entre otros. 10.1.2. Realizar el estudio del precio de mercado del bien analizado, con el objeto de valorizarlo. 10.1.3. El valor de tasación de los bienes será el producto del Valor Similar Nuevo (VSN) por el Coeficiente de Depreciación (CD)
10.2 CUADRO DE COEFICIENTE DE DEPRECIACION (CD) ESTADO
ABREVIATUR DEPRECIACION COEFICIENTE A (%) DEPRECIACION (%) NUEVO N 0.0 <1.00 - 0.71> BUENO B 30 <0.70 – 0.41> REGULAR R 60 <0.40 – 0.11> MALO M 90 <0.10 – 0.01> * *Para el estado de MALO en ningún caso el coeficiente de depreciación (CD) debe ser 0.0 10.2.1 CALCULO DEL VALOR DE TASACION (VT)
VT = VSN x FD Donde: VT VSN FD
= = =
Valor de Tasación. Valor Similar Nuevo. Factor de Depreciación.
EJEMPLO: Nombre del Bien Mueble Descripción Técnica
: :
Estado de Conservación
:
Mesa de Madera. Con armazón metálica, forrada con formica blanca. Regular.
CALCULO: VSN = 150.00 Nuevos Soles (aproximadamente valor de mercado). FD = 0.40 (por ser su estado de conservación REGULAR). VT = 150.00 x 0.40 = 60.00 Nuevos Soles.
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TRANSFERENCIA DE BIENES DADOS DE BAJA EN EL SECTOR EDUCACION.
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11.1
DISPOSIONES ESPECIFICAS 11.1.1 Las Entidades Públicas (Sede administrativa o Instituciones Educativas) convienen transferir en calidad de Donación la propiedad de un Bien mueble dado de baja siempre que sea de utilidad a la I.E, entidad Publica o Privada por convenio. Estas Acciones requieren de la participación del responsable de Control Patrimonial de la U.G.E.L. Nº 09 (para la Transferencia). 11.1.2 La Transferencia en calidad de Donación de Bienes Muebles dados de Baja de una I.E a favor de la otra I.E de la jurisdicción de la UGEL Nº 09, debe aprobarse con el respectivo Informe Técnico y el Acta de Transferencia (Formato Nº 07), en la modalidad de donación con la Visación del representante de la U.G.E.L Nº 09, en seis juegos originales.
11.2
PROCEDIMIENTO. 11.2.1 La solicitud de transferencia en calidad de Donación (Formato 08), se presenta ante la Sede Administrativa o Dirección de la I.E propietaria de los Bienes Muebles dados de baja y/o excedentes, adjuntando los siguientes documentos. Copia del documento de identidad del Titular o del representante de la entidad solicitante. Informe sustentado la necesidad de uso de los Bienes y Muebles y los beneficios que reportará. Resolución de nombramiento o encargatura del cargo. 11.2.2 Recibida la solicitud y la documentación, el responsable del Control Patrimonial de la entidad pública (Sede Administrativa o I.E.) deberá evaluar, calificar y emitir un Informe Técnico (formato 09) dirigido a la Oficina del Área de Gestión Administrativa o Dirección de la Institución Educativa según corresponda. 11.2.3 La Jefatura del Área de Gestión Administrativa o Dirección de la I.E. según corresponda, en caso de calificarla como positiva, remitirá lo actuado al responsable de Control Patrimonial para que elabore el proyecto de Resolución y a la vez comunicará al solicitante la admisión de su petición. Si la calificación es negativa, comunicara la denegatoria al solicitante; archivándose su petición. 11.2.4 La Jefatura del Área de Gestión Administrativa o Dirección de la I.E., emitirá la Resolución en primera instancia que aprueba la transferencia con el visto bueno del responsable de control Patrimonial de la UGEL Nº 09. 11.2.5 El responsable de control Patrimonial y el representante de la entidad publica donataria, suscribirán un Acta de EntregaRecepción (Formato 10). 11.2.6 Los Bienes Muebles transferidos serán dados de alta por la entidad donataria en merito la Resolución Interna de la I.E que aprueba dicha transferencia.
TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA A FAVOR DE LAS INSTITUCIONES EDUCTIVAS ESTATALES (LEY Nº 27995 Y SU REGL. DS.013-2004-EF).
12.1 DISPOSICIONES ESPECIFICAS 12.1.1 La ley Nº 27995 y su reglamento establecen la obligatoriedad que todas las entidades estatales transfieran sus Bienes Muebles dados de baja que puedan ser útiles al Sistema Educativo, a favor de las Instituciones Educativas Estatales de extrema pobreza 12.1.2 Lo dispuesto no exonera al Estado de la obligación de dotar a las Instituciones Educativas Estatales del Mobiliario para sus actividades. 12.2 PROCEDIMIENTO 12.2.1 La Entidad Estatal remite a la SBN y UGEL la resolución de Baja de Bienes Muebles, El Responsable de Control Patrimonial de la Ugel mediante verificación in situ determina si los bienes dados de baja son de utilidad para el sistema educativo. 12.2.2 La Ugel en plazo improrrogable de 30 días evalúa y comunica a la entidad estatal y a las Instituciones Educativas beneficiadas con la transferencia de los Bienes Muebles para que presente su solicitud ante la Ugel. 12.2.3 La entidad estatal ante el requerimiento de la UGEL emite la Resolución del Titular Aprobando la transferencia. 12.2.4 La Entidad Estatal y los representantes de la Institución Educativa suscriben el Acta de Entrega – Recepción. 12.2.5 La Entidad Estatal deberá remitir copia de la Resolución, y Acta de Entrega - Recepción a la Institución Educativa, UGEL, DREL, y SBN. 13
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS. Para la presentación del Inventario de Bienes Muebles al 31/12/2015 el Director de la Institución Educativa deberá presentar la siguiente Documentación: Oficio de presentación. Resolución de Designación de la Comisión de Inventario. Resolución de Designación del responsable de Control Patrimonial Reporte General de Bienes Activos al 31/12/2015. C.D. del contenido de los Bienes Patrimoniales de la I.E. en el Sistema (S.I.M.I.). Informe Final de Inventario. Anexo de Bienes a Dar de Alta (Donaciones o comprados por gestión interna) Anexo de Bienes Faltantes (Bienes Robados-perdidos o siniestrados). Relación de Bienes Propuestos para la Baja.
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DISPOSICIONES FINALES 14.1 Los directores de la Instituciones Educativas o quienes hagan sus veces son responsables directos de la veracidad de la información alcanzada a la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – Huaura,
estando por lo tanto sujeto a las Sanciones Administrativas, Civiles y Penales a que hubiere lugar. 14.2 Las Instituciones Educativas de nuestro ámbito brindaran las facilidades del caso al personal acreditado, designado por la unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – HUAURA para efectuar las labores de Supervisión, Monitoreo y Control del Desarrollo del Inventario y cumplimiento de la presente Directiva. 14.3 Las Disposiciones establecidas en la presente Directiva son complementarias a la Normatividad que rigen los sistemas administrativos correspondientes y los emitidos por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales sobre el control del Patrimonio del Estado.
Cualquier aspecto no contemplando en la presente Directiva, será analizado y resuelto por la Jefatura del Área de Gestión Administrativa, Equipo de Abastecimiento a través del responsable de Control de Bienes Patrimoniales. Hualmay, octubre de 2015
LIC. DONATO AMADOR MAGUIÑA RUÍZ DIRECTOR DEL PROGRAMA SECTORIAL III UGEL Nº 09 - HUAURA
DAMR/DPSIII JCOM/JAGA HFRO/E ABAST JECHA/ CP
