Universidad Tecnológica de Campeche
INGENIERÍA EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
ALUMNOS: T.S.U GUADALUPE GOMEZ RUIZ. T.S.U. CARMEN DE ROSARIO BROCA GUTIERREZ. T.S.U. JAIRO ALEJANDRO ROMERO MORENO.
CATEDRÁTICO: MARTIN JOSÉ DEL CARMEN ALCOCER ÁVILA
“10” CUATRIMESTRE GRUPO “A”
ASIGNATURA: MODELADO DE PROCESOS DE NEGOCIOS.
GENERACIÓN: 2010 – 2012
Carretera Federal 180 S/N · San Antonio Cárdenas, Carmen, Cam. · C.P. 24381 Tels. (938) 381 6700 · 381 6701 · 381 6702 · 381 6703 · 381 6704
San Antonio Cárdenas, Carmen, Campeche
INTRODUCCIÓN En la actualidad, las empresas han admitido que disponer de productos con una adecuada calidad no es suficiente ventaja competitiva. Persiguiendo el objetivo de ofrecer el máximo valor añadido a sus clientes, las empresas requieren una gestión flexible con el fin de reaccionar de manera eficaz y eficiente a los continuos cambios del entorno.
Es por ello que se ha decidido aplicar el Diagrama de Roles y Actividades (RAD) en la panadería “El PAN–ZON” con el objetivo de elaborar correctamente las funciones de cada área de la empresa para llevar a cabo nuestras ventas y ofrecerle un mejor servicio a nuestros clientes.
Las áreas en las cuales aplicaremos este diagrama serán las de Administración y Finanzas, Ventas, Almacén, Compras y Producción, para que todo el proceso se realice correctamente también se involucrara dentro del diagrama a los clientes y Proveedores.
Cabe señalar que los diagrama de roles y actividades son utilizados para esquematizar las actividades bajo la responsabilidad de cada rol así como la interacción entre ellos y con sucesos externos, entendiendo por rol, el comportamiento deseado de los individuos dentro de la organización y centran su atención en el concepto de rol, por ello su idoneidad en aquellos contextos en los que la perspectiva organizacional, es un factor clave que debe ser modelado.
Estas técnicas y metodologías difieren unas de otras, en el sentido en que proporcionan la habilidad para modelar diferentes perspectivas de los sistemas de negocio. Los Roles son los cuales representan a los mismos roles de un proceso, las Actividades son acciones realizadas por un rol y las Interacciones son las cuales permiten la comunicación de los roles.
Panadería EL PAN-ZON
1
OBJETIVO Interpretar cada uno de roles que cumple cada persona dentro de la organización para identificar una a una sus actividades, y así mismo utilizar el diagrama de RAD para representar estos roles y actividades
Identificar cada uno de los procesos que realiza cada área, así como las actividades que tiene cada proceso, también verificar cada relación entre áreas tomando en cuenta las actividades que dependen de las actividades de las demás áreas.
Aplicar la simbología debida al diagrama realizado, tomando en cuenta los procesos, las iteraciones, las relaciones, los disparadores, las interacciones, entre otros campos que debe tener el diagrama de RAD.
Describir los objetos que participan en una actividad y las interacciones entre ellos; teniendo un conjunto de roles, de modo que todos los objetos que ocupan una misma posición en la estructura sean representados en un rol.
Representar los flujos de trabajo del negocio y las áreas operacionales de la panadería “EL PAN-ZON”. Llevar a cabo un análisis muy detallado de toda la situación que se realiza en este proceso. Encontrar los roles y actividades de que forman parte del proceso.
Identificar y caracterizar el producto o servicio. Identificar y caracterizar la demanda potencial y el perfil del cliente. Identificar y caracterizar la oferta o competencia. Identificar los precios y canales de comercialización. Panadería EL PAN-ZON
2
JUSTIFICACIÓN Este trabajo se está llevando a cabo para poder elaborar de manera adecuada los procesos
que
se
deben
realizar
en
nuestra
empresa
para
su
mejor
funcionamiento. Ya que se deben tomar en cuenta todos los puntos que creamos de suma importancia para la elaboración de los diagramas de roles y actividades.
Los Diagramas de Roles y Actividades nos
proporcionaran información
importante de las perspectivas funcional, de comportamiento y organizacional de nuestra empresa, también representaran la mayoría de las características de los procesos facilitándonos la generación de trabajos dinámicos. El diagrama RAD utilizado en la panadería “El Pan-Zon”, describirá cada uno de los roles que requiere cada área para llevar a cabo sus procesos. El primero en encabezar la lista de los roles será el cliente, ya que él es el encargado de pedirnos que le proporcionemos una cotización de nuestros productos y de igual manera podrá realizar la compra del pan directamente en el mostrador de la panadería.
Y así cada una de las áreas se irán relacionando entre ellas pero cabe señalar que cada relación se hará hasta que concluya cada proceso y se marcara el inicio de cada iteración.
Nuestro diagrama de RAD será utilizado para para la esquematización de las actividades bajo la responsabilidad de cada rol, así como la interacción entre ellos y con sucesos externos extendidos entendiendo por rol el comportamiento deseado de los individuos dentro de la empresa.
Mientras tanto el diagrama de actividades hace referencia al proceso que se debe de llevar en relación con los roles, esto consiste en mostrar una secuencia de acciones del proceso.
Panadería EL PAN-ZON
3
ROLES DEL DIAGRAMA DE RAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZA Búsqueda de clientes que realizan pedidos. Recibe las cotizaciones o listas de requerimientos de los clientes. Responde las cotizaciones, indicando precios y tiempos. Realiza la confirmación de los pedidos. Recibe las cotizaciones del área de compras. Autoriza las compras, además entrega dinero al área de compras para el pago de las materias primas. Lleva el pago de cada uno de los empleados dela empresa. Lleva el control del recurso financiero de la empresa. Lleva el pago de cada uno de los empleados de la empresa.
VENTAS Recibir los pedidos, confirmados por el área de administración y finanzas. Encargado de entregar
la documentación
de los pedidos al área de
almacén. Recepciona el producto terminado para su acomodo o embazado. Venta y cobro de los producto exhibidos en los contenedores
de la
panadería. Transportar y cobrar los productos a los clientes con compras al mayoreo.
ALMACÉN Recepciona los pedidos, además de verificar si hay o no materia primas para la realización del producto. Realiza y envía requisiciones de las materias primas faltante o inexistente al área de comprar.
Panadería EL PAN-ZON
4
Recepción y verificación
de las materias primas que envían los
proveedores. Almacena las materias primas en cada una de los lugares establecidos dentro del almacén. Entrega las materias primas al área de producción para que inicie el proceso de producción.
COMPRAS Recepciona las requisiciones que realiza el área de almacén. Realizar la búsqueda y contacta a los proveedores para pedir cotización. Recibe y verifica las cotizaciones del proveedor. Recibe el dinero por parte del área de administración y finanzas para realizar los pagos correspondientes a los proveedores
PRODUCCIÓN Recibe y verifica cada una de las materias primas del área de almacén. Coordina y verifica cada uno de los proceso en la realización del producto. Verifica que cada uno de elaboración
los equipos o máquinas usadas (para la
del producto), este en buen estado y con el debido
mantenimiento correspondiente. Verifica la calidad del producto. Acomoda
el producto en los contenedores para transportar al área de
ventas.
Panadería EL PAN-ZON
5
ITERACIONES Iteración (A-B): Se encuentra relacionada el en área (administración y finanza, con el clientes), debido a esta iteración el área de administración y finanza le envía la cotización al cliente por medio de correo electrónicos y el cliente se encarga de verifica la cotización.
Relación (ab-cd): El cliente verificación y aceptación la cotización que fue envía por el departamento de administración y finanza, se relaciona los siguientes actores (clientes, administración y finanzas, ventas.) Con el fin de llevar acabo la confirmación de la compra y venta del pedido, ya que administración se encarga de enviar el pedido al área de venta, y esta se encarga de recibe el pedido.
Relación (e-f): El departamento de venta se encarga de entregar
la
documentación del pedido al área de almacén, mediante esta relación que existe entre ambas áreas, este recibe la documentación y verifica la materia prima.
Relación (g-h): Verificada la materia prima, el área de almacén realiza la cotización de las materias primas que necesita para la producción, y la envía la cotización al departamento de comprar, esta recibe la cotización y lo analiza.
Relación (i-j): El departamento de compra consta con la relación que se dará con los proveedores más frecuentes para solicitarles las cotizaciones de las materias primas que necesitan para la producción.
Iteración (C-D): Después de comunicarse con los proveedores, ellos interactúan con la empresa (área de compras) enviándoles las cotizaciones de las materias primas solicitadas, el área de compra recibes todas las cotizaciones enviadas por los proveedores.
Panadería EL PAN-ZON
6
Iteración (E-F): Ya verificado todas las cotizaciones, se elige la mejor en calidad y oferta que proporciono el mejor proveedor. Después interactúan con el área de administración y finanza enviándole la cotización requerida.
Relación (k-l): Consta de la relación que hay (administración y finanza) en la
entre ambos departamento
revisión y la autorización de la entrega del dinero
al encargado de la compra, para el pago de las materias primas que fueron solicitadas.
Relación (m-n): Compra se relaciona con el proveedor, para el pago de las materias primas que fueron solicitadas.
Iteración (G-H): Consta entre la realización de adquisición mediante la entrega de material y expedición de factura, es aquí donde entra la iteración entre el proveedor y el encargado del almacén. Termina con la entrega del producto al área del almacén.
Relación (ñ-o): Terminado de velicar si está en buen estado la materia prima y almacenar, consta en la relación de entregar la materia prima al área de producción, este recepciona la materia prima para la realiza del proceso que se lleva al realizar el pan.
Iteración (I-J): Esta interacción es fundamental entre el área de producción y ventas, para le envió del producto al área de ventas y se hace la recepción para la venta o el pedio del cliente. Si es para el cliente, embazar y acomodar el producto para que sea transportado al lugar específico.
Iteración (K-L): El departamento área ventas
tiene preparado el transporte
necesarios para él envió del producto al clientes, es así como se realiza una
Panadería EL PAN-ZON
7
iteraciones entre el cliente y el área de ventas. Se contacta con el cliente para el saber el lugar específico donde decepcionará el producto y firmara el bauche.
Relación (p-q): El cliente realiza el pago necesario para finalización de la venta pero tiene que llevar el bauche hasta ventas para que haga la resección y documente la venta realizada, así como concluyen las relaciones e iteraciones que pueden ser un aspecto funcional e impórtate para
un proceso de negocio,
llevando acabo las actividades del diagrama de RAD.
Panadería EL PAN-ZON
8
DISPARADORES
Disparador A: El disparador A, comienza con una requisición de alguno de los clientes a la empresa, en este caso al encargado del área de Administración y Finanzas. Aquí el encargado tiene la gran tarea recepcionar y decidir si acepta o no realizar el trabajo, con las bases de la requisición.
Disparador B: Este disparador corresponde al área de Ventas, después de que el cliente verifico y aprobó la compra, el área de ventas confirma el pedido, de esta manera se toman en cuenta cada uno de las cláusulas de la requisición.
Disparador C: El disparador C, corresponde a recibir el pedido y entregar la documentación debida al área de almacén.
Disparador D: El disparador D, comienza desde que se recibe el pedido del área de Venta, para ello se verifican las materias primas en el almacén, si no existen se realiza y envía la cotización al área de compras.
Disparador E: Este disparador tiende a esperar la orden del área de almacén para empezar la elaboración del producto tomando en cuenta cada una de las materias primas, pasando estas por el proceso de compras para su adquisición.
Panadería EL PAN-ZON
9
CONCLUSIÓN La finalidad de haber realizado este trabajo correspondiente a la segunda unidad de la materia de Modelado de Procesos de Negocios, fue el crear una representación de los roles y actividades de los procesos que se realizaran en la panadería “El PAN-ZON” a través del Diagrama de roles y actividades, aunque cabe resaltar que primero se elaboró el diagrama de roles y en segundo lugar el diagrama de actividades.
Posteriormente se elaboró la descripción detallada de cada uno de los disparadores que utilizamos en el diagrama de roles.
A diferencia de el diagrama de roles, en el diagrama de actividades se fueron describiendo dentro del mismo diagrama cada una de las actividades que se fueron realizando dentro del proceso. Teniendo como resultado un mejor proceso de negocios.
Para la elaboración del proceso de negocio fue necesario llevar a cabo la presentación mediante la simbología utilizada en el diagrama de RAD lo cual por medio de esta se plasma la construcción del diagrama RAD.
Mientras tanto el diagrama de actividades hace referencia al proceso que se debe de llevar en relación con los roles, esto consiste en mostrar una secuencia de acciones del proceso. Se muestran los elementos principales para representar gráficamente un RAD y una breve descripción de los mismos.
El siguiente trabajo tuvo como finalidad realizar de una forma clara y precisa que el modelo del diagrama de roles y actividades es necesarios para entender el comportamiento de los mismos y diseñar los nuevos procesos así como mejorar el funcionamiento de los existentes.
Panadería EL PAN-ZON
10
En nuestra actualidad y con los avances tecnológicos es impredecible reusarse a las nuevas formas de interpretar los proceso, el RAD es una herramienta que manifiesta la forma de interpretar los roles y actividades dentro de un proceso, se tiene la identificación concreta de los resultados concretos de los papeles o roles de cada departamento.
Panadería EL PAN-ZON
11
