Yuli Yuli Marcela Bautista Bautista Chacón Cuestionario – Gestión Documental y Archivo
TEMA 1 Conceptos y Generalidades de archivo, normatividad, caracteres y tipos de documentos, ciclo vital del documento, programa de gestión documental 1. Invest Investig igue ue cuál es la normat normativi ivida dad d vigente vigente ue se aplic aplica a a los los proce procesos sos de gestión documental y archivo. Consulte la siguiente normatividad! normatividad!
Ley 80 de 1989 Ley 80 de 1989 !or la cual se crea el Archivo General de la "ación y se dictan otras dis#osiciones $l Con%reso de Colom&ia decretó la creación del AG"' como esta&lecimiento #(&lico del orden nacional' adscrito al Ministerio de Cultura' )Decreto 11*+ de 1999, -!or el cual se adscri&e el Archivo General de la "ación al Ministerio de la Cultura./' con #ersonera urdica' #atrimonio #ro#io' autonoma administrativa administrativa y con domicilio en Bo%ot2 DC $l Archivo General de la "ación 3or%e !alacios !reciado' es el encar%ado de re%ir la #oltica archivstica archivstica en Colom&ia y de custodiar' res%uardar res%uardar y #rote%er el #atrimonio documental del !as' !as' #onerl #onerlo o al ser servic vicio io de la comuni comunidad dad y di4un di4undir dir los docume document ntos os 5ue re%is re%istra tran n actividades reali6adas reali6adas #or las #ersonas o entidades a lo lar%o de la historia del #as
Ley 7* de 1999
!or medio de la cual se dene y re%lamenta el acceso y uso de los mensaes de datos' del comercio electrónico electrónico y de :e%lamenta y dene el acceso y uso de los mensaes de datos' el comercio electrónico' electrónico' la rma di%ital' el valor #ro&atorio' la valide6 y ecacia de los mismos 4rente a una acción udicial' o #ara lo 5ue se re5uiera' toda ve6 5ue se les da el car2cter de ori%inalidad siem#re 5ue cum#la con los re5uisitos de autenticidad e inte%ridad entre otros 5ue la misma Ley dis#one $;#edi $;#edient ente e ele electr ctróni ónico, co, Artcu Artculo lo +< esc escrit rito o Cuando Cuando cual5u cual5uier ier norma norma re5ui re5uiera era 5ue la in4ormación conste #or escrito' ese re5uisito 5uedar2 satis4echo con un mensae de datos' si la in4ormac in4ormación ión 5ue =ste =ste contiene contiene es accesi&le accesi&le #ara #ara su #osterior #osterior consult consulta a las rmas rmas di%itales' y se esta&lecen las entidades de certicación y se dictan otras dis#osiciones
Ley 79> de *000'
Ley General de Archivos !or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras dis#osiciones ?e encuentra re%lamentada #arcialmente #or el decreto >1*> de *00> $n su Artculo 19' esta&lece -?o#orte Documental Las entidades del $stado #odr2n incor#orar tecnolo%a de avan6ada en la administración y conservación de sus archivos' em#leando cual5uier medio t=cnico' electrónico' in4orm2tico' ó#tico o telem2tico' siem#re y cuando cum#lan con los re5uisitos contem#lados en la ley. !or medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras dis#osiciones $n su artculo *1 esta&lece 5ue las entidades #(&licas de&er2n ela&orar #ro%ramas de %estión de documentos' #udiendo contem#lar el uso de nuevas tecnolo%as y so#ortes' en cuya
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a#licación de&er2n o&servarse los #rinci#ios y #rocesos archivsticos $l #ar2%ra4o de este artculo' menciona 5ue los documentos emitidos #or los citados medios %o6ar2n de la valide6 y ecacia de un documento ori%inal' siem#re 5ue 5uede %aranti6ada su autenticidad' su inte%ridad y el cum#limiento de los re5uisitos e;i%idos #or las Leyes #rocesales
Decreto *+09 de *01*
!or el cual se re%lamenta el @tulo de la Ley 79> de *000' #arcialmente los artculo 78 y 79 de la Ley 1> de *011 y se dictan otras dis#osiciones en materia de Gestión Documental #ara todas las entidades del $stado Art * @i#os de in4ormación Art 18' !reservación de documentos en am&ientes electrónicos CA!@LE ' La Gestión de Documentos $lectrónicos de Archivo
Acuerdo 0+0 de *001
!or el cual se esta&lecen #autas #ara la administración de las comunicaciones ociales en las entidades #(&licas y las #rivadas 5ue cum#len 4unciones #(&licas Dene el conce#to de documento electrónico de archivo
Acuerdo 00> de *01
!or el cual se re%lamenta #arcialmente los Decretos *78 y *+09 de *01* y se modica el #rocedimiento #ara la ela&oración' #resentación' evaluación' a#ro&ación e im#lementación de la @a&las de :etención Documental y @a&las de aloración Documental Art1> Actuali6ación Cuando se trans4ormen ti#os documentales 4sicos en electrónicos Art 18 sos de tecnolo%as de in4ormación 5ue #ermitan la automati6ación de la ela&oración' consulta y actuali6ación de la @:D' de 4orma 5ue 4acilite la intero#era&ilidad con el -:e%istro Fnico de ?eries Documentales. y otros sistemas de in4ormación de cada entidad
Ley 9+* de *007
La Ley anti tr2mites )artculo + y ??/ dis#one 5ue #ara las actuaciones adelantadas #or las entidades de la administración #(&lica de&en im#lementarse los medios electrónicos' con el n de incrementar la ecacia' la #u&licidad y el acceso #or #arte de los ciudadanos a los actos administrativos' resoluciones y dem2s documentos 5ue suran de la actuación administrativa
Acuerdo 0>* de *00*' AG"
!or el cual se esta&lecen los criterios #ara la or%ani6ación de los archivos de %estión en las entidades #(&licas y las #rivadas 5ue cum#len 4unciones #(&licas' se re%ula el nventario Fnico Documental y se desarrollan los artculos *1' **' * y *+ de la Ley General de Archivos 79> de *000
Ley 9+* de *007,
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!or la cual se dictan dis#osiciones so&re racionali6ación de tr2mites y #rocedimientos administrativos de los or%anismos y entidades del $stado y de los #articulares 5ue eercen 4unciones #(&licas o #restan servicios #(&licos
Ley * de 1981,
!or la cual se dictan normas en materia de =tica m=dica )Artculos ' > y 7/ Declaracion de #rinci#ios' uramento' de las relaciones medico con el #aciente' de las relaciones del medico con su cole%a' de la #rescri#ción m=dica' la historia clnica' el secreto #ro4esional y al%unas conductas' De las relaciones del m=dico con las instituciones' De las relaciones del m=dico con la sociedad y el $stado G@C 187 $sta %uia tecnina colom&iana )G@C/ tiene como #ro#osito &rindar herramientas 5ue 4aciliten la %estion documental en las or%an6iaciones' con el n de sim#licar y or%ani6ar la #resentacion y el maneo de las comunicaciones im#resas y electronicas A su ve6' &usca contri&uir con la disminución de tiem#o y costos' con &uena calidad
Decreto *78 *01*, Decreto *78 de *01*' re%lamenta el ?istema "acional de Archivos ?"A' esta&lece la :ed "acional de Archivos' dero%a el Decreto >1*> de *00> y se dictan otras dis#osiciones relativas a la administración de los archivos del $stado •
". #$u% es un sistema nacional de archivo y cómo está compuesto& @iene como o&etivo -#lanear y coordinar la 4unción archivstica en toda la "ación' salva%uardar el #atrimonio documental del !as y #onerlo al servicio de la comunidad. se dene entonces como el conunto de instituciones archivsticas articuladas entre s' 5ue &usca meorar la estructura y el 4uncionamiento de los archivos del #as y tiene como n ado#tar' articular y di4undir las #olticas' estrate%ias' metodolo%as' #ro%ramas y dis#osiciones 5ue en materia archivstica y de %estión de documentos y archivos esta&le6ca el Archivo General de la "ación #romoviendo la moderni6ación y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional
'. (e)na Archiv*stica $s a5uella ciencia 5ue se ocu#a de la %estión de documentos' administración y tratamiento t=cnico de los archivos' as como su 4unción urdica' administrativa y cientca de los mismos
+. $u% es Archivo y cómo se caracteria $s la acumulación y unión de documentos de cual5uier 4echa' 4orma y so#orte material' los cuales son almacenados #or una #ersona natural o entidad #(&lica o #rivada con el o&etivo de conservarlos #ara el uso de la in4ormación en un momento dado
-.
$u% es un (ocumento y de)na sus principales valores
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Desde el #unto de vista archivstico' el documento nace como #roducto natural de la actividad administrativa de una entidad' se constituye en #ie6a (nica 5ue sirve como testimonio' in4ormación y #uede ser utili6ado como #rue&a o 4uente de investi%ación •
1. ". '. +. -. •
alores primarios! se dan en la #rimera y se%unda eta#a del ciclo vital' )como el Archivo de %estión en donde se #roducen los documentos' y el Archivo central donde los documentos #oseen un #la6o #recaucional' testimonian' a#oyan decisiones y tienen &aa consulta/ ellos son, A(MI/I0TATI2! ?e encuentra en todos los documentos #roducidos o reci&idos a cual5uier institución u or%anismo #ara res#onder a una necesidad administrativa mientras dure su tr2mite' y son im#ortantes #ara la toma de decisiones 345(IC2! A5uel del 5ue se derivan derechos u o&li%aciones le%ales re%ulados #or el derecho com(n 6EGA6! Lo tienen los documentos 5ue sirven de testimonio ante la ley 7I0CA6! $s la utilidad o a#titud 5ue tienen los documentos #ara el tesoro o Hacienda !(&lica C2/TA86E! tilidad o a#titud de los documentos 5ue so#ortan el conunto de cuentas y re%istros de los movimientos económicos de una entidad #(&lica o #rivada alores 0ecundarios! se dan en la se%unda y tercera eta#a del ciclo vital de los documentos )como en el Archivo central e histórico/ $ntre estos se encuentran los valores C$"@ICE?' CL@:AL$? $ H?@J:CE? $sta cate%ora de valores se re5uiere #ara la reconstrucción de la historia ?on re#resentativos #ara la ciencia' sirven como 4uente de consulta #ara los investi%adores y como testimonio de la memoria colectiva ?on el !atrimonio Documental de la comunidad 5ue los creó y utili6ar2' como el Acta de creación de una em#resa y sus escrituras y #ara el caso de un Hos#ital' una Historia Clnica 5ue trate de al%una en4ermedad nunca antes tratada y cómo 4ue curada o de al%(n tras#lante com#leo
9. (etermine con un e:emplo, cuáles son los elementos de un documento de archivo 02;2TE! ?e reere a la #arte material o 4sica del documento )#a#el' microlme' memoria ?B' entre otros/ T
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=. #(e acuerdo a su e>periencia la?oral o conocimiento teórico, cuáles son las principales @unciones de un archivo& K Er%ani6ar la documentación administrativa K Ase%urar la trans4erencia #eriódica a archivos donde su uso no es #eriódico K alorar los documentos' tras el tiem#o esta&lecido' #ara su conservación o destrucción K Clasicacion de 4ondos K Descri#ción #ara 4acilitar el acceso a los documentos utili6ando a5uellos instrumentos necesarios K Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos
. (etermine a trav%s de un e:emplo práctico, donde se evidencie los caracteres internos y e>ternos de un documento. CAACTEE0 I/TE/20! ?e reeren al contenido del documento y son,
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)$s uno de car2cter administrativo yo uridico 5ue 4orma #arte de un 4ondo or%anico/ K Entidad ;roductora! $l autor del documento Como ya se sa&e' en el caso de documentos #roducidos #or instituciones corres#onde a la entidad' ór%ano y car%o de la #ersona 5ue los rma K 2rigen 7uncional! La ra6ón' 4unción o actividad' #or la cual se #roduce el documento y el tr2mite a 5ue est2 sometido #ara entrar en vi%encia' es decir #ara cum#lir con el o&eto #or el cual 4ue creado K 7ormulario y cláusulas para su ela?oración , Consiste en la dis#osición de los datos 5ue de&en estar contenidos en =l K (ata tópica y crónica! Corres#onde con el lu%ar y 4echa donde 4ue #roducido el documento K Contenido sustantivo! Hace re4erencia al tema' ne%ocio o asunto de 5ue trata el documento CAACTEE0 EBTE/20! Determinan la materialidad del documento y son, )$l documento como toda e;#resion testimonial' en cual5uier len%uae 4orma o so#orte/ Clase! $s el medio #or el cual se trasmite el mensae, @e;tual' %r2cos' sonoros' visuales' audiovisuales' le%i&les #or m25uina Tipo! nidad mnima 5ue re(ne las caractersticas necesarias #ara ser considerado documento $s el resultado de la a#licación de normas y re%las 4ormales de #roducción #ara el re%istro de una actividad es#ecica , La de in4ormar, #roduce crónicas' &oletinesN La de #edir, #roduce solicitudes' #eticionesN La de mandar u ordenar, #roduce leyes' decretos' ordenan6as' etc 7ormato! $s la con%uración 4sica del documento' de#ende de la materia' so#orte' de la mani#ulación #ara crearlo y de la manera en 5ue los documentos se re(nen al ser #roducidos' de#ende de la clase, Los te;tuales, le%aos' e;#edientes' car#etas' 4olios' etc Los de ima%en, vidrios' micro4ormas' microlmes' acetatos Los sonoros, Discos' cintas . Los audiovisuales, cinta' #elculas' discos Los le%i&les #or m25uina, chas #er4oradas' discos' cintas 7orma! ?e reere a si es ori%inal' co#ia' minuta' &orrador Cantidad! dene la cantidad de co#ias 5ue se #roducen de un mismo documento
D. 0egn su e>periencia la?oral yFo lo visto en las clases, determine ' tipos de documentos sustantivos y ' @acilitativos (2C4ME/T2 040TA/TI2 2 CAACTE50TIC2. ?on los 5ue sirven a las 4unciones #ara las cuales e;iste la institución o el car%o y la 4unción del individuo 5ue los redacta o reci&e (2C4ME/T20 C2M4/E0 2 7ACI6ITATI20. ?on los 5ue sirven a las 4unciones de a#oyo administrativo de una institución o de un #ersona ?iendo tales 4unciones en %ran #arte' id=nticas en todas las instituciones Li&ros de comta&ilidad' Actas administrativas' inventarios 1. (e)na valoración documental y cuál es su o?:etivo -$s la 4ase del tratamiento archivstico 5ue consiste en anali6ar y determinar los valores #rimarios y secundarios de las series documentales' ando los #la6os de trans4erencias' acceso y conservación o eliminación total o #arcial. •
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@am&ien se #ude denir como el #roceso de analisis 5ue consiste en identicar los valores investi%ativos' cienticos' #atrimoniales' historicos' culturales y tecnicos de la in4ormacion re%istrada en los documentos de archivo La valoracion se trata entonces de reali6ar un eercicio de identicación de cualidades' a #artil del estudio y la reOeción so&re los diversos usos 5ue #uede lle%ar a tener la in4ormación consi%nada en los documentos' en otras #ala&ras' #ensar so&re el usos #resente y a 4uturo se le #uede dar a la documentacionN #royectar la #otenciliad de la in4ormacion #ara diversas a#licaciones' usos' #rocesos y como 4uentes #rimarias de investi%ación 0u o?:etivo es esta&lecer los #la6os de trans4erencias' conservación y acceso de las series documentales
11.En una cl*nica, determine cuáles ser*an los documentos con valores primarios y cuales los secundarios Hdetermine por lo menos ' tipos de documentos. 1". 0egn el ciclo vital del documento, cómo se clasi)can los archivos. (e)na el concepto de cada uno de ellos y determine su importancia. Archivos de gestion o de o)cina! $n este archivo re#osan los documentos %enerados en los #rocesos de %estion administrativa $l tiem#o de #ermanencia de la documentación en =ste de#ende 4undamentalmente del tr2mite y de las normas internas indicadas en las @:D #ara lue%o decidir su traslado al archivo central ?u movimiento o %estion se reali6a #ara dar res#uesta a los asuntos iniciados Archivo central o intermedio! A este archivo son trans4eridos los documentos de los ar4chivos de %estión cuya consulta no es tan 4recuente' es decir' cuando est2n en un se%undo ciclo de vida )semiactivos/ $l archivo central de de&era 4acilitar la consulta tanto a las ocinas #roductoras como al #(&lico en %eneral de acuerdo a las normas 5ue lo re%ulen La documentación #ermanecer2 en el archivo central durante el tiem#o esti#ulado en las @:D Archivo historico o permanente! A5uel 5ue se transere la documentacion del archivo central o del archivo de %estión 5ue #or decisión del corres#ondiente comit= de archivos' de&e conservarse #ermanente' dado el valor 5ue ad5uiere #ara la investi%ación la ciencia y to#o%r2a Al trasn4erir la documentación al archivo histórico se de&e cotear con el inventario #ara incor#orarla al 4ondo documental corres#ondiente' sePalandole la si%natura to#o%r2co 1'. (etermine a trav%s de un e:emplo práctico, cuando un archivo es activo, semiactivo e inactivo. Archivos activos, a5uellos donde los documentos son consultados 4recuntemente o 5ue la documentación #or su valor administrativo' le%al' o#erativo o scal no #ierde vi%encia !or lo %eneral la 4echa de emisión de los re%istros no es su#erior a los cinco aPos y es consultada m2s de una ve6 al mes Corres#onden a los archivos de %estión Archivos semiactivos, a5uellos 5ue conservan los documentos 5ue han sido retirados del archivo activo nali6ado la vi%encia administrativa' le%al' o#erativa o scal ?u nalidad es suministrar in4ormación #ara com#ro&ar o#eraciones reali6adas Corres#onden a los archivos centrales yo intermedios Archivo inactivo! a5uellos 5ue conservan los documentos de consulta #oco 4recuente' 5ue tienen utilidad tem#oral de acuerdo a su valor ?e almacenan all hasta la destrucción de los mismos una ve6 5ue ya han cum#lido su 4unción o su conservación denitiva Corres#onden a los archivos centrales yo intermedios
1+. $u% es un programa de gestión documental
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$s el instrumento archivistico 5ue 4ormula y documenta a corto' mediano y lar%o #la6o' el desarrollo sistematico de los #rocesos archivisticos' encaminados a la #lanicacion' #rocesamiento' maneo y or%ani6acion de la documentacion #roducida y reci&ida #or una entidad' desde su ori%en hasta su destino nal' con el o&etivo de 4acilitar su utili6acion y conservacion $ste de&e ser a#ro#iado' #u&licado' im#lementado y controlado .
1- (escri?a ordenadamente los pasos de un programa de gestión documental y de@*nalos. Según la Ley 594 del 2000. ;roducción de documentos! La #roducción documental com#rende de los as#ectos de ori%en' creación y disePo del documento' con4orme al desarrollo de actividades y 4unciones ociales #ro#ias de casa de#endencia' #or lo 5ue estas de&en tener en cuenta el 4ormato normali6ado' las rmas autori6adas y el n(mero de co#ias 5ue se van a #roducir ecepción de los documentos! $n la rece#ción de documentos se de&en vericar 5ue est=n com#letos' 5ue sean #ertinentes y sean de com#etencia de la entidad' #ara e4ectos de su radicación' re%istro y distri&ución con el #ro#ósito de dar inicio a los tr2mites corres#ondientes (istri?ución de los documentos! $s el #roceso archivstico mediante el cual se ordenan los documentos en cada unidad administrativa de acuerdo con las series' su&series y ti#os documentales #ara in%resarlos a los res#ectivos e;#edientes' &as2ndose en la ta&la de retención documental mantenerlos dis#oni&les #ara la consulta y 4uturos #rocesos de almacenamiento y conservación Tramite de los documentos! $l tramite comien6a con el Ouo de las comunicaciones reci&idas y enviadas y la a#licación de los #rinci#ios &2sicos archivsticos de #rocedencia y orden ori%inal' con miras a la con4ormación de las series documentales $l ciclo inicia en el 2rea de corres#ondencia donde se asi%na un numero de radicación consecutiva a las comunicaciones ociales 5ue lle%an a la entidad' #or correo o mediante #ersona natural' sePalando 4echa' hora' asunto' ane;os y 4olios' #ara lue%o ser distri&uidas en las de#endencias res#ectivas 2rganiación! #roceso archivstico 5ue consiste en el desarrollo de un conunto de acciones orientadas a clasicar y ordenar los documentos de una entidad en las di4erentes 4ases del ciclo vital )archivos de %estión' central e histórico/ Consulta! Consiste en mantener sistemas #ara locali6ar los documentos con miras a o&tener in4ormación contenida en ellos' de manera eciente y eca6 La recu#eración de los documentos se lo%ra mediante la dis#oni&ilidad de instrumentos de control y consulta como inventarios e ndices' entre otros La 4ase de recu#eración se materiali6a en el archivo central con el servicio a los usuarios Conservación! Conservación total o #ermanente, ?e a#lica a a5uellos documentos 5ue tiene valor #ermanente' convirti=ndose en testimonio y #atrimonio documental de la sociedad 5ue #roduce y conserva #ara la investi%ación y cultura (isposición )nal de los documentos! Dis#osición nal, hace re4erencia a la tercera eta#a del ciclo vital del documento como resultado de la valoración con miras a su conservación #ermanente' su eliminación' su selección o su microlmación 19.(e acuerdo a los documentos ue opera donde la?ora, por @avor esco:a tres y descri?a cómo ser*a el ciclo vital de ese documento. 1=.4na empresa inicia actividades hoy, y decide normaliar @ormatos y documentos con los cuales van a realiar su la?or administrativa y además determina cómo radicar y registrar la documentación interna y
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e>terna. Identi)ue #u% pasos de un programa de gestión documental aplicar*an& 1.En una ?i?lioteca, se han determinado normas acceda al pr%stamo y consulta de la colección de determina medidas preventivas y correctivas protección de sus li?ros. Identi)ue #u% pasos gestión documental están aplicando&
para ue el p?lico sus li?ros y además para garantiar la de un programa de
1D.(espu%s de " aJos de estar guardadas las historias cl*nicas de un hospital regional, deciden ue un "-K se de?en conservar totalmente, el "-K se micro)lmará o digitaliará y el restante -K se eliminará, #u% etapa de un programa de gestión documental están aplicando y para u% lo har*an& ".(espu%s de ha?er realiado los trámites concernientes al pago del IA y la ete@uente de una empresa, se decide la con@ormación de las carpetas, las cuales se de?en identi)car, marcar y rotular de tal @orma ue permita su u?icación y recuperación. #u% etapa del programa de gestión documental están aplicando&
