ADMINISTRACION II ________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________ 1 José Luis García Gómez Departamentos Departamentos de la empresa
DEPARTAMENTOS Y/O DIVISIONES QUE DEBEN TENER UNA EMPRESA GRANDE
El estudio de la empresa no consiste solo en la funcionalidad del proceso administrativo, sino en cada una de las partes partes en que se organiza organiza una empres empresa. a. Su organizac organización ión a manera manera de estructura dependerá de su tamaño. Hay que recordar que la empresa en cuanto a su dimensión se le clasifica como: como: Pequeña, media y grande. grande. Dentro del aspecto aspecto pequeño cabe lo que se conoce hoy como la microempresa. microempresa. Hay que considerar que las funciones administrativas administrativas que le competen competen a la empresa para su mejor desempeño y desarrollo, deben de ser agrupadas y clasificadas, para ser luego luego distribu distribuidas idas entre las divisio divisiones, nes, departamen departamentos, tos, secciones, secciones, unidades. unidades. Estas Estas divisio divisiones nes deberán de marchar marchar estrechamente estrechamente enlazadas enlazadas y bajo el mando mando de una persona. persona. Debe de tomarse tomarse en cuenta que la creación de secciones en una Empresa, dependerá en gran manera, del tamaño del negocio al que se dedique. dedique. En este tratado se proponen las principales principales secciones secciones que una empresa debe de tener, siempre y cuando sea a partir de su medianía. 01. LA GERENCIA
Esta división división viene a ser la más importante ya que desempeña desempeña la función directiva. directiva. Es decir, la división que tiene una misión orientadora, de creación de ideas, de planificación. Además, debe de verificar o inspeccionar regularmente la marcha de cada sección y evaluar constantemente los datos datos que le sean presentad presentados os por las diversas diversas seccione seccioness o divisiones divisiones del negocio. negocio. La función directriz de la gerencia es un proceso que tiene lugar continuamente en todos los terrenos de la actividad actividad humana. Sin gerencia gerencia adecuada una empresa, empresa, ya sea pública o privada no podrá desarrollarse de manera conveniente. 02. SUBGERENCIA
Tiene a su cargo las mismas funciones que el gerente, ya que en cualquier momento lo debe de sustituir. sustituir. Por lo tanto, la subgerencia es responsable responsable al igual que el gerente ante las autoridades y particulares particulares de todos los asuntos relacionados relacionados con la empresa. empresa. En la organización organización lineal, lineal, la subgerencia esta bajo la tutela de la gerencia a quien le tiene que rendir todos los informes del funcionamiento de las dependencias de la empresa. 03. LA SECRETARIA
Es una sección auxiliar de la Gerencia, tiene a su cargo el despacho y recibo de la correspondencia que se genera en la empresa todos los días. La secretaria se encarga de dar trámite de aquellos aquellos asuntos de tipo administrativo administrativo que atañen a toda la empresa. Es el portavoz de la Gerencia para con los empleados y también sirve de intermediaria entre el público y la Dirección Dirección de la Empresa. En ciertos casos se encarga de las labores de archivo. Está Está atendida por una Secretaria Secretaria o Secretario Secretario que necesita necesita un conocimiento conocimiento complet completoo sobre la organización organización de la empresa para poder llevar a cabo los trámites administrativos necesarios de la misma. 04. DEPARTAMENTO DE INFORMACION:
Se ha considerado este departamento de vital importancia toda vez que su función es la de atender debatidamente al público en general, es decir, a los clientes fijos como potenciales
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hacia los productos que fabrica la empresa. Por lo cual es necesario que todo empleado que atienda este departamento sea especializado en el trato social, es decir, en la convivencia. Es un departamento que tiene que estar constantemente capacitando a su personal en el campo de las Relaciones Humanas. A este departamento también se le llama de Recepción. Entre las cualidades que debe de tener la persona recepcionista están: 4.1 Personalidad agradable, buena educación, adecuada presentación un alto grado de madurez para por tratar bien a los clientes. En la oficina de recepción no debe colocarse personal solo por ocupar el puesto, sino personal que le de buena imagen de entrada a la empresa. 4.2 Debe tener un conocimiento amplio de la forma en que está organizada la empresa y de los servicios que ofrece. Así también de los reconocimientos que ha tenido la institución por su labor desarrollado dentro de la sociedad que sirve. 4.3 Poseer una voz agradable y con buena dicción para que el público perciba una amabilidad que le persuada hacia preferir los productos que fabrica la empresa. 4.4 Ser creativo para actuar en situaciones no previstas, y que se relacionen con el prestigio de la empresa. 4.5 Estar al tanto sobre los cambios que se operen dentro de la empresa, para que de esa forma el público consumidor puede ser información de manera eficiente. 4.6 Poner especial cuidado al momento de atender las llamadas telefónicas, hacerlo con voz agradable, de manera que el receptor sienta que se le atiende con amabilidad, y hacerlo sentir que él es importante para la empresa. Tomar nota sobre las informaciones que los clientes brinden por teléfono. 5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Es el departamento encargado de las finanzas, es decir, del dinero de la empresa. Sus funciones principales son: 5.1 Mantener al día los registros contables de la empresa, de acuerdo a los requerimientos legales que impone la SAT, es decir, el Sistema de Administración Tributaria en Guatemala, para presentar los informes periódicos que la ley establece. 5.2 Llevar el control de todos los gastos que se hagan en relación a las compras, producción, salarios, alquileres 5.3 Presentar a los directivos de la empresa los informes Contables y Estadísticos que les permitan tomar las decisiones importantes para la buena marcha de la empresa. Practicar los inventarios periódicamente y rendir cuentas a la Auditoría cuando así lo requieran. 5.4 Calcular y pagar los impuestos a que está afecta la empresa, en el tiempo debido para evitar las multas respectivas. 5.5 La persona que tiene a su cargo este departamento debe estar debidamente autorizado, la responsabilidad financiera de toda empresa recae en él. Es el encargado de presentar los Estados Financieros de la Empresa, es decir, el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias.
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6. DEPARTAMENTO DE COMPRAS La misión de esta sección es la de estudiar el mercado productor, tanto del país como del extranjero y conocer los precios de las mercaderías para adquirirlas al costo que más convenga, desde luego, considerando su calidad y condiciones de venta. Hay que tomar en cuenta que este departamento solo existe en empresas medianas y grandes, en donde se hace necesario centralizar las compras de útiles, materias primas, equipo y mobiliario. 6.1 El departamento de compras debe estar regido por un Jefe que debe de reunir las siguientes cualidades: 6.1.1 Conocimiento amplio sobre la estructura legal del mercado local, regional, nacional e internacional para plantear las mejores estrategias en la adquisición de la mercadería y de la materia prima. 6.1.2 Conocimiento profundo del aspecto financiero de la empresa y de sus políticas de gastos y de producción, con relación al resto de empresas que compiten dentro de un mismo mercado, con similitud de productos para establecer las campañas de promoción. 6.1.3 Cuidará que se departamento trabaje en completa coordinación con el resto de la empresa, para ofrecer un servicio eficiente a las diferentes secciones organizativas. 6.2 Investigación del mercado de proveedores: de acuerdo al status de la empresa moderna, es la fase que antecede al proceso de compra del artículo solicitado, en la que el comprador investiga en sus archivos los proveedores calificados, debidamente registrados. En el departamento de compras deben de existir los siguientes registros: 6.2.1 Tarjeta de control de los proveedores que tengan los siguientes datos: 6.2.1.1 Nombre de la empresa, productos que distribuyen con sus respectivas especificaciones. Las condiciones de pago, plazo para la entrega de la mercadería y otros que se consideren convenientes. Así como también el nombre del Gerente General. 6.2.2 Tarjeta de Registro de Existencias, que contenga los siguientes datos: 6.2.2.1 Nombre del producto, cantidad mínima necesaria en existencia y cantidad máxima de pedido y nombre del proveedor. 6.3 Recepción de la orden de compra: la orden de compra es un formulario llenado por el departamento que solicita un determinado artículo para satisfacer sus necesidades. Esta debe ser evaluada y aprobada por la dirección que la envía hacia el departamento de compras para hacer efectiva su adquisición. A partir de la orden de compra, este departamento cotiza los precios con los proveedores registrados. Con las cotizaciones de precios el comprador verifica las condiciones ofrecidas por los diversos proveedores, en lo que se refiere a capacidad de aprovisionamiento, precio, condiciones de pago, plazo de entrega y calidad de material. Escogido el proveedor se emite el pedido de compra.
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6.4 Recepción del material: es la fase final del proceso en el cual la empresa recibe el material, lo inspecciona y coteja en cuanto a la cantidad y calidad. 7. DEPARTAMENTO DE VENTAS En algunas empresas este departamento es el más importante, porque sobre su personal va a depender el éxito o bien el fracaso de la misma. Por lo antes expuesto, es que se hace necesario que este departamento este integrado por el personal más calificado en el campo de las ventas, no solo en preparación académica, sino también en la experiencia. La capacidad que se tenga para vender los productos o servicios de la empresa, es la principal tarea de este departamento. En empresas pequeñas tiene a su cargo la publicidad y la expedición de los productos. En empresas importantes, existe departamento específico para el efecto. Recordar que uno de los objetivos de la empresa es el de obtener ganancia. Con base a este objetivo, se resalta la importancia del departamento de ventas. Algunos autores han planteado que la empresa en general depende de la vigencia del departamento de ventas. Actualmente este departamento se estudia conjuntamente con el de Mercadeo, porque las mejores ventas se van a obtener si se tiene un conocimiento real de las condiciones del mercado. De las funciones asignadas a este departamento están las siguientes: 7.1 Conocimiento amplio de la política empresarial y comercial de la empresa, para actuar de acuerdo a la visión, misión, objetivos, metas y estrategias establecidas en la planificación general. 7.2 Determinar el precio de venta con base a los costos de producción y calidad de la materia prima, tomando en cuenta los porcentajes de ganancia de acuerdo a la oferta y la demanda que se produce en el mercado, según el poder adquisitivo de los consumidores. 7.3 Organización de los vendedores: actividad que no solo es de tener el mando sino de organizarlos de acuerdo a las categorías de las ventas. Por ejemplo: 7.3.1 Vendedores ambulantes de casa en casa, o bien de ruta. 7.3.2 Vendedores de sala de ventas, para quienes se les requiere mejor presentación y de buenas relaciones humanas. 7.3.3 Capacitación constante para que el equipo de ventas tenga mayor efectividad en el conocimiento de los productos 7.3.4 Establecer los controles de distribución de las ventas para que el producto siempre este a la disposición de los clientes. 7.3.5 Control de bodega de los productos terminados, como también los inventarios de existencia, por cualquier eventualidad que se presente a causa de hechos imprevistos. 7.4 Cualidades que debe de reunir el jefe de ventas: 7.4.1 Capacidad técnica y personalidad para dirigir al personal de ventas. 7.4.2 Conocimiento amplio sobre la mercadotecnia del consumidor. 7.4.3 Conocimiento de las técnicas actuales sobre ventas y sus distintos sistemas. 7.4.4 Cocimientos amplios sobre la psicología del consumidor. 7.4.5 Conocimiento real y concreto sobre los productos y sus características.
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8. DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD Este departamento tiene cono finalidad la de promover los productos o servicios de la empresa por medio de las pautas publicitarias, valiéndose de los diversos medios a su alcance. La finalidad principal de este departamento consiste en incrementar el volumen de ventas, a fin de obtener el mayor beneficio empresarial posible. Actualmente se comprende que el dinero que se invierte en propaganda o publicidad no es un gasto de pérdida, sino una inversión. Entre los principales medios para hacer la publicidad tenemos: 8.1 Anuncios en periódicos, revistas, afiches, carteles, mantas vinílicas, trifoliares, desplegados, catálogos, volantes y otros. 8.2 Ofertas, muestras, cupones de descuento, regalos y otros. 8.3 Programas de radio, televisión por cable y señal abierta, cine e Internet 8.4 Demostraciones, desfiles, concursos, seminarios, ferias, exposiciones, cartas, visitas y otros. 09. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION Hay que tomar en cuenta que este departamento no es funcional en una empresa comercial, que se dedique a la compra y venta de mercaderías. El Departamento de Producción es patrimonio casi exclusivo de las empresas industriales, en las que ocupa el lugar más importante. La labor principal de este departamento es la fabricación de los productos, por ejemplo, telas, productos alimenticios, maquinaría y otros. 9.1 El departamento de producción debe de estar dirigido por una persona que reúna las siguientes cualidades: 9.1.1 Entendimiento amplio de las técnicas para la elaboración de los diversos productos. 9.1.2 Créditos académicos que avalen su conocimiento en el manejo de materias primas. 9.1.3 Dominio de los principios psicológicos aplicados a la empresa para la convivencia laboral. 9.2 En este departamento se llevan los siguientes registros: 9.2.1 Control constante de la calidad de la materia prima como también de su existencia. 9.2.2 Control de los productos en elaboración y los ya elaborados. 9.2.3 Control y verificación del empaque de los productos ya terminados. 10. DEPARTAMENTO DE EXPEDICIÓN: Expedir significa despachar, remitir, extender, enviar alguna cosa o producto hacia un destinatario, es decir, hacia una persona, entidad o empresa. El jefe de este departamento es el responsable del despacho de los productos, ya sea dentro o fuera del lugar en que se encuentra la empresa, por cualquier medio de transporte. El encargado de este departamento debe de poseer los conocimientos siguientes: 10.1 Mantener actualizado el registro y dirección de los clientes.
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10.2 Estar al día en cuanto a los trámites y documentación aduanal para la exportación de la mercadería. 10.3 Estar al día en los conocimientos de la maquinaria moderna de empaque. 10.4 Registro actualizado con respecto a los medios de transporte más rápidos, económicos y efectivos. 11. DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA O ALMACEN En este departamento se guarda se controla y distribuye todos los útiles y materiales necesarios para uso interno de la empresa, oficinas o para la producción. Se dan varios tipos de almacenamiento: 11.1 Bodega: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen mercancías como materias primas, componentes, materiales, herramientas, equipos, materiales de oficina, que la empresa adquirió en el mercado y que serán consumidos internamente para lograr el funcionamiento de la empresa, ya sea en las pareas productivas, como las fábricas, talleres, agencia o en las áreas administrativas como las oficinas. 11.2 Depósito: es el local donde se reciben, guarda, controla y distribuyen los productos acabados que la empresa produjo y que serán vendidos en el mercado. La bodega y el depósito reciben, guardan y proveen mercancías, materia prima y productos acabados. En ambas hay entrada, existencias y salida de mercancías. La entrada significa ingreso de mercancías en el local. Existencias es la cantidad de productos almacenados. Salida es la mercancía que se entrega de acuerdo a la orden de expedición que se tenga o se presente. Es necesario prever el flujo de entradas y salidas de mercancías, materia prima, productos acabados, para que siempre exista un nivel adecuado de existencias y así satisfacer las necesidades de la empresa. Cuan mayor es la rotación de las mercancías materias primas y productos acabados, tanto mayor será el número de compras y entrega de ellas. Esta rotación indica el número de veces que las existencias de un artículo se renuevan durante un período determinado de tiempo. 11.3 Almacenes generales: en determinadas épocas del año, especialmente cuando hay un equilibrio entre la oferta y la demanda, la bodega y el depósito no abarcan todo el volumen de mercancías guardadas. Surge entonces la necesidad de contar con edificios, locales y espacios privados para el almacenamiento externo de mercancías por un tiempo flexible. Las empresas generalmente recurren a almacenes generales de depósito, o sea, a agentes auxiliares del comercio que tienen como objetivo la prestación de servicios de almacenamiento de mercancías, materias primas o productos acabados a productores y comerciantes. Los almacenes generales de depósito son establecimientos que guardan y conservan mercancías, mediante un determinada tarifa remunerativa, emitiendo títulos como el certificado de depósito y el “warrant”, que significa autorización legal de esas mercancías. Estos almacenes facilitan las operaciones comerciales, pues al emitir los títulos representativos de esas mercancías, permiten que productores y comerciantes negocien las mismas sin necesidad de removerlas o transferirlas.
