Curso Gestión Adquisición

Curso de Especialización en Gerencia de Proyectos y Calidad

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES INSTITUTO INSTITUT O PARA LA CALIDAD © 2013. Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de la

Logros del curso Al finalizar el curso el participante estará en condiciones de: • Identificar los procesos necesarios para concretar las

compras o adquisiciones para el proyecto. contrato a ser utilizado. • Identificar el tipo de contrato • Diseñar el plan de gestión de adquisiciones para un proyecto

Temas a revisar o o

o o o

Generalidades Planificar la Gestión de las adquisiciones Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

Logros de la sesión Al finalizar la sesión, el participante estará en condiciones de: o

o

Identificar los conceptos básicos y buenas prácticas de la gestión de adquisiciones. Comprender el proceso de planificación de las adquisiciones.

¿Porqué es importante gestionar las adquisiciones en un proyecto?

Proyecto

“HACER”

(Staff propio)

COMPRAR (Externo) 5

Gerente del Proyecto: “Como comprador ó como vendedor” CLIENTE (como comprador) Project Charter Gerente del Proyecto (como vendedor)

SyC P I

C

Gerente del Proyecto (como comprador)

E

Gestión de las adquisiciones

PROVEEDOR (como vendedor)

6

“Centralizado versus Descentralizado” • Compra “Centralizada” o Una persona funcional tiene la autoridad para adquirir .. y asigna un comprador para apoyar el proyecto

• Compra “Descentralizada”

Gerente General

Gerente de compras

o El gerente del proyecto tiene la autoridad para adquirir directamente de otra compañía, pero …

¿Ventajas y Desventajas?

Gerente General

Gerente de Proyecto 7

Categorías de adquisiciones Proyecto Hacer

COMPRAR Adquisiciones Complejidad Mayor Adquisiciones Complejidad Menor Adquisiciones De rutina

¿Diferente gestión? 8

Categorías de adquisiciones • Adquisiciones de mayor complejidad (AMC) – Riesgo alto – Se debe especificar en forma precisa la necesidad – Relación de largo plazo • Adquisiciones de menor complejidad – Aplicado para comodities – Riesgo medio – Grandes montos – Plazos de entrega complicados 9

Categorías de adquisiciones • Compras de rutina – Existencias (comodities) – Riesgo mínimo – Montos menores

10

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto •

Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Vendedor •Contratista •Subcontratista •Vendedor •Proveedor de servicios •Proveedor

Contrato (Vinculo Legal) • Acuerdo •Subcontrato •Orden de compra

Comprador Relación Contractual formal

•Cliente •Contratista principal •Organización que compra • Agencia gubernamental •Solicitante de servicios 11

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

SyC P

I

C

l a n o s r e P y o t s o C e d s e l e v i N

Fases Intermedias Fase Inicial

Fase Final

E

Tiempo

Planificar la Gestión de Adquisiciones (P)

Realizar las Adquisiciones ( E)

Controlar las Adquisiciones ( S y C )

Cerrar las Adquisiciones (C)

GESTION DE ADQUISICIONES

12

Gestión de Adquisiciones – Procesos

Procesos de Inicio

Procesos de planificación

Planificar la Gestión de adquisiciones

Procesos de Ejecución

Efectuar las adquisiciones

Procesos de monitoreo y control

Controlar las adquisiciones

Procesos de cierre

Cerrar las adquisiciones

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – Quinta Edición, Project Managemetn Institute. Inc., 2013, Página 355

Planificar las Adquisiciones El proceso de gestión de las adquisiciones

Planificar la Gestión de las Adquisiciones (P)


Administración del Contrato ( S y C )


PLAN DESARROLLADO

• • • • • •

Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado de Trabajo por Adquirir (SOW ) Decisión de Comprar o hacer Tipos de contrato Documentos de adquisición Criterios de evaluación

¿Conviene? ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Quién?

Preparar los documentos

Necesarios para respaldar el proceso de solicitar respuestas de vendedores calificados

“… No debería haber discrepancias entre lo que pensamos lo que necesitamos y lo que realmente estamos solicitando” 14

¿Qué necesitamos para Planificar la Gestión de las adquisiciones?

Acuerdos Línea base del Documentación para trabajar alcance de requisitos en equipo

Registro de riesgos

Acuerdos contractuales Requisitos de Estimación de relacionados recursos de la Cronograma costos de las con los riesgos actividad del proyecto actividades

Línea base del Factores Activos de los desempeño ambientales procesos de la de costos de la empresa organización

Planificar la Gestión de las adquisiciones

Planificar la Gestión de las Adquisiciones E

Activos de los procesos de la organización

Formularios estándar (templates) – Contratos, criterios de evaluación, documentos para solicitar ofertas,… • Documentos de la adquisición: – Se usan para pedir propuestas de los potenciales vendedores – ITB, IFB, RFI – RFQ - presupuesto (quotation), si la decisión de selección del vendedor principalmente se basa en el precio (producto estándar) – RFP - Propuesta (Request For Proposal), si adicionalmente se considera las habilidades o enfoques técnicos (RFP – Request for Proposal), para items AMC – Estos documentos deberían ser “estructurados”: respuesta / evaluación – Flexibles •

16

Planificar la Gestión de las Adquisiciones •Líder

Análisis de Fabricación propia ó Compra

•Técnico •Comprador

Proyecto Vehiculo Transporte

Estructura del Vehiculo

Transmisión

Chasis Suspensión

Prueba del Vehiculo

Plan de pruebas

Pruebas Q A

Pruebas de pistas

se DEBE Hacer el trabajo Datos del Proyecto

Manuales prueba

Data diseño

Administración

Lista final para hacer

Gestión del Proyecto

Plan Proyecto

Control

100 % ALCANCE

se PUEDE Hacer ó Comprar el trabajo

Calidad

Motor

Entregables para comprar

Lista final para COMPRAR

se DEBE Comprar el trabajo

17

Planificar la Gestión de las Adquisiciones Análisis de Fabricación propia ó Compra

HACER – Es parte del core del – – – – – – –

negocio Menos costoso (algunas veces) Fácil integración Uso de capacidad existente Control directo Mantener secreto Proveedores no confiables Restricciones del proyecto

COMPRAR – No es parte del “core” – Menos costoso (algunas

veces) – Tiempo de entrega corto (algunas veces) – Uso del expertise del proveedor – Capacidad limitada

18

Planificar la Gestión de las Adquisiciones Tipos de contrato

Riesgo Bajo

Vendedor

Alto

Comprador

CPPC

Costo más Porcentaje de honorarios

CPFF

CPIF

Costo más Honorarios Fijo

Costo más Honorarios Con Incentivo

Alto Bajo FPIF

Precio Fijo más Honorarios con incentivos

FP

Precio Fijo o suma alzada

T&M

Tiempo y materiales

COSTOS REEMBOLSABLES

CPIF = Cost Plus Incetive Fee CPFF = Cost Plus Fixed Fee CPPC = Cost Plus Percentage of Costs

PRECIO FIJO

FP = Fixed Price FPIF= Fixed Price Incentive Fee 19


• Contrato precio fijo – Riesgo de costos sobre el proveedor – Obligado a terminar el trabajo – Altos márgenes …. ¿Puede ser? – Generalmente poca “vigilancia” …. A menos que

hayan pagos progresivos – ¿Qué pasa si hay cambios en el alcance? – Puede ajustarse por cambios económicos fuera del alcance del proveedor y comprador 20


• Contrato costos reembolsables – Se requiere una estimación del costo total

(financiamiento) • Costos directos e indirectos más honorarios – Riesgo de costos sobre el comprador – Compromiso legal es solamente el “mejor esfuerzo” – Bajos márgenes … ¿puede ser? – Requiere mucha “vigilancia” 21


• Tiempo y Materiales (T & M) – Definición de una tarifa unitaria – Pago en función del consumo – Puede ser usado cuando no se tiene confianza en la

estimación del costo ó duración – Empleado para servicios de emergencia, reparaciones, mantenimiento, etc. – Necesidad de monitorear

22

Planificar la Gestión de las Adquisiciones Tipos de contrato Ejemplo : CPIF Costo final

15k

•Ratio

(Share) 85/15 85% •Comprador 15% •Proveedor 10,000 •Costo objetivo 750 •Utilidad objetivo 1,350 •Máx. Utilidad 300 •Min. Utilidad

10k 5k Utilidad del proveedor

2k 0

Costo final del Proveedor

4,000

6,000

9,000

10,000

12,000

13,000

14,000

Utilidad del proveedor

1,350

1,350

900

750

450

300

300

Precio final del comprador

5,350

7,350

9,900

10,750

12,450

13,300

14,300 23


• Comité de adquisiciones multifuncional • El mejor interés de ambas partes • Cualquier tipo de contrato diferente al FP debe ser

justificado racionalmente • Un FP puede ser incorrecto, si: – Enunciado del Trabajo por Adquirir (SOW) – Especificaciones – “Precio con contingencias” 24

Planificar la Gestión de las Adquisiciones S

Enunciado del Trabajo por Adquirir (SOW) •

• • • • • • •

Describe con “suficiente detalle” el trabajo para el producto ó servicio que será realizado bajo el contrato – Factibilidad de suministro por el proveedor – Depende de la naturaleza del producto y de las necesidades del comprador Entrada importante la línea base del alcance Asignar responsables para cada AMC Asignación del equipo técnico ASAP Debe ser claro, completo y conciso Es refinado durante el proceso de adquisición Debería de estar adherido al contrato firmado Asignación del comprador (términos y condiciones del contrato)

25

Plan de Gestión de las Adquisiciones S • • • • • • • • • • • • • •

Plan de gestión de las Adquisiciones Políticas, Procedimientos y prácticas de adquisición Responsable de cada adquisición Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW Cronograma (visibilidad de las adquisiciones) Tipos de contratos preliminares Estimaciones independientes Documentos de adquisición (RFP) Evaluación de los riesgos de la adquisición Identificación de garantías de cumplimiento Hitos de los entregables Identificación de vendedores seleccionados precalificados Métricas Transferencia, etc. APROBAR EL PLAN 26

Plan de Gestión de las Adquisiciones ¿CUÁNDO cada compra DEBE ser concedido para soportar el cronograma maestro? CRONOGRAMA MAESTRO DEL PROYECTO Contrato firmado (1)

Entrega (3)

OBTENCION PRODUCTO A (2 )

Contrato firmado (1)

Entrega (3)

OBTENCION PRODUCTO B (2)

Contrato firmado (1)

Entrega (3)

OBTENCION PRODUCTO C (2)

Backward 27

Plan de Gestión de las Adquisiciones ¿CUÁNDO cada compra DEBE ser concedido para soportar el cronograma maestro? Forward

HOY (1)

Paquete de documentos de adquisición

EMISION DEL RFP (2)

CONTRATO FIRMADO (3)

Términos y condiciones

Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW Especificaciones técnicas

LEAD-TIME de la adquisición

Candidatos identificados Modelo del contrato, …. 28

Plan de Gestión de las Adquisiciones ¿LEAD-TIME de la adquisición? EMISION RFP

CONTRATO FIRMADO

RECEPCION PROPUESTA

PREPARACION DE LA PROPUESTA

Tiempo necesario Del vendedor para Preparar su propuesta

EVALUACION DE LA PROPUESTA

- Técnica - Calidad - Capacidad - Gestión - Precio - Riesgo, …

SELECCION DEL PROVEEDOR

APROBACION DE LA GERENCIA

- Criterios definidos - Negociación

1 – 3 meses

1 – 3 meses

LT 1

LT 2

1 día

– 1

mes

LT3 29

Plan de Gestión de las Adquisiciones CRONOGRAMA MAESTRO DEL PROYECTO

CONTRATO FIRMADO (1) OBTENCION PRODUCTO C (2)

ENTREGA (3)

No llego a tiempo … HOY (1)

Paquete de documentos de adquisición

Holgura negativa

EMISION DEL RFP (2)

Backward

CONTRATO FIRMADO (3)

LEAD-TIME de la adquisición

Forward 30

Plan de Gestión de las Adquisiciones ¿CUÁNTO costará cada adquisición?

 Análoga  Paramétrica  Abajo hacia Arriba  Propuestas de proveedores

viables

31

Planificar la Gestión de las Adquisiciones S

Documentos de la adquisición

RFP: Documento crítico que debe ser claro y completo       

Índice Propósito del RFP Enunciado del Trabajo por Adquirir -SOW Especificaciones técnicas (documentos de diseño, planos, etc.) Requerimientos del costo (formato) Requerimientos especiales (calidad, gestión de riesgo, certificación PMP, ...) Una declaración de métodos alternativos propuesto por el proveedor

32

Planificar la Gestión de la contratación S


RFP: Documento crítico que debe ser claro claro y completo completo      

Requerimientos de envío de la propuesta (fecha de envío, ubicación, formatos, fecha de expiración) Requerimientos para el seguimiento y control (CRONOGRAMA (CRONOGRA MA PRINCIPALMENTE PRINCIPALMENTE PARA AMC) Criterios de evaluación Descripción del proceso de adquisición Certificación de la propuesta (firma) Modelo del contrato: TERMINOS Y CONDICIONES CONDICIONES  Terminac Terminación ión  Arbitraje  Pagos Adquirir - SOW  Cambios al Enunciado del Trabajo por Adquirir  Inspección y pruebas, etc.. 33

Planificar la Gestión de la contratación Criterios de evaluación

S • • • • • • • • • • • •

Entendimiento Entendimiento de la necesidad Costo total o del ciclo de vida Capacidad técnica Enfoque de gestión Enfoque técnico Capacidad financiera Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva exclusiva Tamaño y tipo de negocio Referencias Precio Comité de evaluación: Gerente del proyecto, técnico y compras

Costo total

15% •Costo de Adquisición

85% •Costo de Mantenimiento •Costo de Administración •Costo de inventario •Costo de operación •Costo de entrenamiento •Costo de soporte técnico •Costo de desecho

34

XII. ANEXO N°05: CRITERIOS DE EVALUACION DE PROPUESTAS

1.

La evaluación evaluación de las propuestas es es integral, realizándose realizándose en dos (2) etapas. La primera es la evaluación técnica, cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluación económica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta.

2.

En la evaluación técnica, el Comité Especial verificar á que las ofertas cumplan con los requerimientos técnicos mínimos establecidos en las Bases, a efecto de admitir las propuestas. Sólo una vez admitidas las propuestas, el Comité Especial aplicará los factores de evaluación y asignará los puntajes establecidos en el siguiente numeral.

3.

Las propuestas propuestas técnicas y económicas se evaluarán asignando asignando puntajes puntajes de acuerdo a los siguientes factores y criterios de evaluación: 1° Etapa: Evaluación Técnica 100 puntos 1. Factores referidos al postor 20 puntos 2. Factores referidos al personal propuesto 44 puntos 3. Factores referidos al objeto de la convocatoria 36 puntos 2° Etapa: Evaluación Económica 1. Propuesta Económica

100 puntos 100 puntos

Para participar en la 2° Etapa las propuestas técnicas deberán alcanzar el puntaje mínimo de ochenta (80) puntos en la evaluación técnica, de lo contrario serán descalificadas y rechazadas en esta etapa. 4.

La evaluación evaluación económica consistirá en asignar asignar el puntaje máximo máximo a la propuesta económica de menor monto. Al resto de propuestas se le asignará puntaje inversamente proporcional, según la siguiente fórmula:

Donde:

5.

Pi = Om x PMPE Oi i = Propuesta Pi = Puntaje de la Propuesta económica i Oi = Propuesta económica i Om = Propuesta económica de monto o precio más bajo PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica

El puntaje total de la propuesta propuesta será el promedio ponderado de ambas ambas evaluaciones, obtenido de la aplicación de la siguiente fórmula y se calculará hasta el tercer decimal:

Donde:

PTPi = 0.7 x PTi + 0.3 x PEi PTPi = Puntaje Total del postor i PTi = Puntaje por Evaluación Técnica del postor i PEi = Puntaje por Evaluació n Económica del postor i

35

PREGUNTA UNA VEZ FIRMADO, UN CONTRATO ES LEGALMENTE VINCULANTE A MENOS QUE:

a. Una Una part partee sea sea inc incapaz apaz de de ejec ejecut utar arlo lo b. Una parte parte sea sea inc incapa apazz de financ financiar iar su su parte parte del traba trabajo jo c. Est Esté vio viola land ndo o una una ley ley apl aplic icab able le d. Se decla declare re nulo nulo y sin sin ef efecto ecto por el repr represe esent ntant antee legal legal de cualquiera de las partes

PREGUNTA CON UN ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO CLARO, UN

PROVEEDOR COMPLETA SU TRABAJO SEGÚN LO ESPECIFICADO, PERO EL COMPRADOR NO ESTÁ SATISFECHO CON LOS RESULTADOS. EL CONTRATO SE CONSIDERA:

a. Nulo y sin efecto. b. Incompleto. c. Completo. d. Suspendido.

PREGUNTA TODAS LAS SIGUIENTES DECLARACIONES CON RESPECTO A LOS DOCUMENTOS DE ADQUISICIÓN SON INCORRECTAS EXCEPTO:

a.

Los documentos de las adquisiciones bien diseñados pueden simplificar la comparación de las respuestas.

b. Los documentos de las adquisiciones deber ser rigurosos e inflexibles para no permitir consideraciones a las sugerencias del proveedor. c.

En general, los documentos de licitación no deben incluir criterios de evaluación.

d.

Los documentos de las adquisiciones bien diseñados no incluyen un

enunciado del trabajo de las adquisiciones.

PREGUNTA TODAS LAS DECLARACIONES SIGUIENTES SOBRE CONTROL DE CAMBIOS SON INCORRECTAS EXCEPTO:

a.

Un contrato de precio fijo va a minimizar la necesidad para el control de

cambios. b.

Los cambios raras veces proporcionan beneficios reales al proyecto.

c.

Los contratos deben incluir procedimientos para adaptar los cambios.

d.

Las especificaciones más detalladas eliminan las causas de los cambios.

Gestión de Adquisiciones

Aplicación

Perú: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado. SEACE Chile : Sistema de Compras Públicas de Chile, (www.chilecompra.cl), Costa Rica: Compras Responsable de Costa Rica http://www.comprasresponsables.org/

Conclusiones Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Acciones Claves 1. 2. 3. 4. 5.

Tomar decisión de hacer o comprar. Crear un plan de gestión de las adquisiciones. Seleccionar tipo de contrato. Crear TDR, documentos de adquisiciones. Crear criterios de selección de proveedores

Salidas Claves • Plan de Gestión de adquisiciones • Enunciado de Trabajo Adquisiciones • Documentos de adquisiciones. listos.

Temas a revisar o o

o o o

Generalidades Planificar la Gestión de adquisiciones Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

las


Reconocer los procesos involucrados en la ejecución, y Control de las adquisiciones de un proyecto.

Gestión de la Comunicación – Procesos

Procesos de Inicio

Procesos de planificación

Planificar la Gestión de las adquisiciones

Procesos de Ejecución


Procesos de monitoreo y control


Procesos de cierre


Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK®) – quinta Edición, Project Managemetn Institute. Inc., 2013, Página 355.

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué necesitamos para efectuar las adquisiciones?

Plan de Dirección del Proyecto


Criterios de selección de proveedores

Lista de vendedores calificados

Propuestas de los vendedores

Documentos del proyecto

Decisiones de hacer o comprar


Acuerdos para trabajar en equipo

Activos de los procesos de la organización

Realizar las Adquisiciones El proceso de gestión de las adquisiciones




Cerrar las Aquisiciones (C)

CONTRATOS ORDENES COMPRA PROP. ACEPTADA

• • • • •

Lista de vendedores calificados Paquete de documentos de la adquisición Propuestas Vendedores seleccionados Contrato

Obtener respuestas, tales como ofertas y

propuestas, de potenciales vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto Aplicar criterios de evaluación, según

corresponda, para seleccionar uno o más vendedores calificados y aceptables como tales.

Gestión de Adquisiciones – ¿Cómo se efectúan las adquisiciones?

Conferencia de oferentes

Técnicas de evaluación de las propuestas

Estimaciones independientes

Juicio de expertos

Publicidad

Búsqueda en internet


Negociación de adquisiciones

Realizar las Adquisiciones Conferencia de postores Tiene la finalidad de asegurar que todos los proveedores sean tratados con justicia e imparcialidad, realizando: •

•

Reuniones antes de la elaboración de la propuesta con potenciales proveedores para asegurarse que todos ellos tienen un mismo y claro entendimiento de la adquisición Intercambiando de preguntas y respuestas (Q & A)

Realizar las adquisiciones Publicidad •

Publicidad – Atraer proveedores adicionales al proceso

Búsqueda por internet

Técnicas de Evaluación de propuestas • Sistemas de ponderación: para cuantificar información

cualitativa • Estimaciones independientes: para conocer “Lo que debería costar”

• Sistema de selección y calificación • Juicio de expertos

Negociaciones del contrato Tiene la finalidad de: • Lograr un precio justo y razonable • Desarrollar una buena relación con el proveedor Recomendaciones: • Debe ser liderado por una persona ó un grupo multifuncional (sobretodo AMC) • No es apropiado que sea algún miembro del equipo de dirección. • El equipo de dirección solo debería asistir a las negociaciones para dar el soporte técnico, de calidad o gestión necesario.

S

Vendedores seleccionados

• Se inicia la revisión del borrador del contrato • Se detallan los planes de movilización o

ingreso de personal al sitio. o • Se coordinan y tramitan los pases documentos de identificación del equipo del vendedor seleccionado.

S •

Firma de contratos “Acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer un producto específico y obliga al comprador a pagar por él”

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué obtenemos con la ejecución de las adquisiciones?

Vendedores seleccionados

Adjudicación del contrato de adquisición

Calendario de recursos

Solicitudes de cambio

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto


Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

PREGUNTA EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LAS NEGOCIACIONES DEL CONTRATO ES PARA:

a. Obtener lo más posible del otro lado. b. Proteger la relación. c. Obtener el retorno monetario más alto. d. Definir objetivos y apegarse a ellos.

PREGUNTA LAS CONFERENCIAS DE LICITACIONES SON PARTE DE: a. Planificar las Adquisiciones b. Controlar las Adquisiciones c. Efectuar las Adquisiciones d. Gestionar las Comunicaciones

PREGUNTA ¿CUÁL ES UNO DE LOS OBJETIVOS CLAVE DURANTE LAS NEGOCIACIONES DEL CONTRATO? a. Obtener un precio justo y razonable b. Negociar un precio según la estimación del proveedor c. Asegurar

que

rodos

los

riesgos

del

proyecto

estén

completamente delineados d. Asegurar que se encuentre establecido un plan de gestión de las comunicaciones efectivo

PREGUNTA EL EQUIPO DEL PROYECTO EXPONE SU PUNTO DE VISTA SOBRE LOS POSIBLES PROVEEDROES QUE HAN PRESENTADO PROPUESTAS. UN MIEMBRO DEL EQUIPO ABOGA POR UN CIERTO PROVEEDOR MIENTRAS QUE OTRO MIEMBRO DEL EQUIPO QUIERE OTORGAR EL PROYECTO A UN PROVEEDOR DIFERENTE. ¿EN QUÉ PARTE DEL PROCESO DE LAS ADQUISICIONES SE ENCUENTRA EL EQUIPO? a.

Planificar las Adquisiciones

b. Controlar las Adquisiciones c.

Negociar el contrato

d. Efectuar las adquisiciones

Controlar las Adquisiciones El proceso de gestión de las adquisiciones




SERVICIO ENTREGADO

Documentación del contrato • Cambios solicitados • Acciones correctivas •

Asegurar que el rendimiento del vendedor,

cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato

Cerrar las adquisiciones (C)

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué necesitamos para administrar las adquisiciones?


Plan para la dirección del proyecto

Contrato

Informes de desempeño

Administrar las adquisiciones

Solicitudes de cambio aprobadas

Información sobre el desempeño del trabajo

Administración del contrato

• Objetivos principales: – Monitorear continuamente el

desempeño del proveedor – Gestionar formalmente los requerimientos de cambios

Gestión de Adquisiciones – ¿Cómo se administran las adquisiciones?

Sistema de control de cambios del contrato

Revisiones del desempeño de las adquisiciones

Inspecciones y auditorías

Informes de desempeño

Administración de las Sistemas de reclamaciones pago


Sistemas de gestión de registros

Monitoreando el desempeño del proveedor: Costos Reembolsables • • • • • •

Para monitorear el desempeño debe ser establecido una línea de referencia (tareas, tiempos, costos)… EXIGIR AL PROVEEDOR !!! Aplicar EVM (Earned Value Management) Calcular CPI , ¿Qué esta pasando si CPI < 1 ? % culminación de cada adquisición = EV / BAC Definir Incentivos en función del trabajo ganado Permite pronosticar el nuevo presupuesto (EAC) EV

Monitoreando el desempeño del proveedor: Precio Fijo • • • • •

Para monitorear el desempeño debe ser establecido una línea de referencia (tareas, tiempos, costos)… EXIGIR AL PROVEEDOR !!! Negociar pagos parciales versus visibilidad (cronograma) Ojo con la sobre-valoración de las tareas iniciales y sub-valuación de las tareas finales Aplicar EVM (Earned Value Management) Pagar solamente el trabajo ganado (EV)

• Hitos ponderados • Calcular SPI

Monitoreando el desempeño del proveedor •

Precio Fijo – Asegurando que todo el trabajo en el (Enunciado del Trabajo por Adquirir) SOW está realmente siendo realizado – Vigilando los pedidos de cambio sobre-valorados – Verificando un mal entendimiento del alcance

Costos reembolsables – Auditando los costos del vendedor – Asegurando que todos los costos son aplicables y cargables al proyecto – Asegurando que el proveedor esta desempeñándose eficientemente – Observando por recursos adicionales que no agreguen valor – Observando por cambios del vendedor que no fueron parte del plan original • El proveedor debería participar en las reuniones de status •

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué obtenemos con la administración de las adquisiciones?

Documentación de la adquisición

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Solicitudes de cambio


Actualizaciones al Plan para la Dirección del proyecto

Gestionar los requerimientos de cambios Sistema de control de cambios del contrato – Procedimientos de modificación del contrato, los cuales deben figurar en el contrato mismo – Analizar el impacto del cambio del contrato al proyecto – Deben ser formalizados – Si hay demasiados cambios, es preferible negociar un nuevo contrato o cambiar de proveedor – Cualquier acuerdo verbal o escrito que no figura en el contrato, no es válido • Inspecciones y auditorias – Sobre el proceso de trabajo o productos entregables • Sistema de pagos – Según los términos del contrato •

.. OJO con Scope Creep !!! Corrupción del Alcance.

Gestionar los requerimientos de cambios • Cambios en el alcance, necesita ser conducido lo

antes posible, y aprobado o rechazado ASAP.

PREGUNTA LAS NEGOCIACIONES ENTRE DOS PARTES SE ESTÁN TORNANDO COMPLEJAS, POR

LO QUE LA PARTE A HACE ALGUNAS NOTAS QUE FIRMAN LAS DOS PARTES. SIN EMBARGO, CUANDO SE ESTÁ HACIENDO EL TRABAJO, LA PARTE B RECLAMA QUE NO ESTÁN OBLIGADOS A PROPORCIONAR UN ARTÍCULO QUE AMBOS ACORDARON DURANTE LAS NEGOCIACIONES, PORQUE NO ESTUVO INCLUÍDO EN EL CONTRATO SUBSIGUIENTE. EN ESTE CASO, LA PARTE B:

a.

No tiene razón. Ya que las dos partes deben cumplir con lo que acordaron.

b. Tiene razón, porque había una oferta. c.

En general tiene razón, porque las dos partes sólo están obligadas a realizar lo que está en el contrato.

d.

En general no tiene razón, porque todos los acuerdos deben respetarse.

PREGUNTA A UN PROVEEDOR SE LE ADJUDICA UN CONTRATO PARA CONSTRUIR UNA TUBERÍA.

LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO REQUIEREN QUE SE EMITA UN PLAN DE TRABAJO PARA LA APROBACIÓN DEL COMPRADOR ANTES DE COMENZAR EL TRABAJO, PERO EL PROVEEDOR NO LO PROPORCIONÓ. ¿CUÁL DELAS SIGUIENTES ES LO MEJOR QUE PUEDE HACER EL DIRECTOR DE PROYECTOS DEL COMPRADOR? a.

Presentar una carta de intención.

b.

Desarrollar el plan de trabajo y emitirlo al proveedor para que las cosas sigan en movimiento.

c.

Emitir una carta de incumplimiento.

d.

Emitir una orden para detener el trabajo al proveedor hasta que se prepare el

plan de trabajo.

Gestión de Adquisiciones Caso Volkswagen del PMI Latinoamérica. Aplicación 4 Caso ONP y SUNAT en el SEACE

Aplicación

Conclusiones Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones


Acciones Claves 1. 2. 3. 4. 5.


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Buscar proveedores. Enviar doc. Adquisición. Licitaciones. Responder consultas proveedores. Recibir Propuestas Comparar Propuestas con los criterios de selección. Sostener Negociaciones.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Comprender las implicaciones legales Realizar revisiones de desempeño Administración Cambios Gestionar las interrelaciones entre los proveedores. Seguimiento contrato Revisar Costos. Realizar Pagos Inspecciones

Salidas Claves Plan de Gestión de adquisiciones Enunciado de Trabajo Adquisiciones. • Documentos de adquisiciones listos. • •

•

Contrato Firmado

• Conclusión substancial • Solicitudes de cambio • Actualización plan de dirección del proyecto

Temas a revisar o o

o o o

Introducción Planificar la Gestión de adquisiciones Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

las


Identificar los aspectos involucrados en el proceso de completamiento de cada adquisición para un proyecto.

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué necesitamos para cerrar las adquisiciones?

Plan para la Dirección del proyecto

Documentación de la adquisición


Cerrar las Adquisiciones El proceso de gestión de las adquisiciones





CONTRATO CERRADO

Verificar que todo el

trabajo y todos los entregables han sido aceptables

• •

Contratos completados Lecciones aprendidas

Gestión Adquisiciones- ¿Cómo cerramos las adquisiciones?

Auditorías de la adquisición

Acuerdos negociados


Sistema de gestión de registros

Cerrar las Adquisiciones o Cierre del contrato Finalización anticipada: Escenario 1: • Por una causa o algo predeterminado – Normalmente debido a que el proveedor no satisface el requerimiento ú obligación establecido en el contrato – Es posible que no se recupere los gastos incurridos ó sea responsable de daños ocasionados al cliente – Acciones menores o triviales no serán motivo de terminación del contrato Escenario 2: • Por conveniencia (derechos de reserva del cliente) – Eliminación de la necesidad – Mejoras tecnológicas, cambios en presupuesto, etc.. – El cliente normalmente cubre los costos y honorarios incurridos Reclamos (CLAIMS) – Negociación de ambas partes (deseable) , Mediación/Arbitraje y litigación (el último recurso)

Cierre del contrato • Actividades del cierre del contrato: – Verificación del producto (cumplimiento del

– – – –

Enunciado del Trabajo por Adquirir - SOW) y entrega de notificación formal de aceptación por escrito al vendedor Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor Informe final del desempeño del contrato Archivos del contrato, historia Lecciones aprendidas • Éxitos y fracasos para futuros proyectos

• Consideraciones: – Cierre del contrato ocurre antes que el cierre

administrativo del proyecto

Gestión de Adquisiciones – ¿Qué obtenemos con el cierre de las adquisiciones?

Adquisiciones cerradas

Actualizaciones a los activos de procesos de la organización


10 pasos para tener éxito en la gestión de adquisiciones del proyecto 1) Análisis de HACER o COMPRAR 2) Categorizar las adquisiciones 3) Líder del equipo para las AMC 4) Equipo multi-funcional 5) Estimación independiente para las AMC 6) Todas las adquisiciones deben ser programadas 7) Análisis de riesgo para AMC 8) Toda AMC debe tener un tipo apropiado de contrato 9) Requerimientos de supervisión y control en RFP 10) Desarrollar un Plan de Gestión de adquisiciones

PREGUNTA CUÁL DE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES OCURRE DURANTE EL PROCESO PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES?

a. Decisiones de “hacer o comprar” b. Responder preguntas de los proveedores sobre los documentos de licitación c. Publicidad d. Evaluación de propuestas

PREGUNTA CUÁL DE LAS SIGUIENTES ES LO MEJOR POR HACER PARA UN DIRECTOR DE PROYECTOS EN EL PROCESO EFECTUAR LAS ADQUISICIONES DE LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES?

a.

Evaluar los riesgos.

b.

Seleccionar un tipo de contrato.

c.

Actualizar el cronograma del proyecto.

d.

Responder las preguntas de los proveedores sobre documentos de licitación.

PREGUNTA CON QUÉ TIPO DE CONTRATO EL PROVEEDOR ESTÁ MÁS PREOCUPADO SOBRE EL ALCANCE DEL PROYECTO?

a. Precio fijo b. Costo más honorarios fijos c. Tiempo y materiales d. Orden de compra

PREGUNTA EL DIRECTOR DE PROYECTOS Y EL PATROCINADOR DEL PROYECTO ANALIZAN LOS COSTOS DEL PROYECTO Y SI ES MEJOR QUE SU PROPIA COMPAÑÍA REALICE PARTE DEL PROYECTO O CONTRATAR OTRA COMPAÑÍA PARA

HACERLO. SI TE PREGUNTARAN, QUIZÁS DIRÍAS QUE SERÍA MEJOR HACER EL TRABAJO TÚ MISMO SI:

a. Hay mucha información confidencial. b. Tienes la experiencia pero no tienes disponibles los recursos humanos.

c. No necesitas control sobre el trabajo d. Los recursos de tu compañía son limitados.

PREGUNTA EL EQUIPO DEL PROYECTO EXPONE SU PUNTO DE VISTA SOBRE LOS POSIBLES PROVEEDORES QUE HAN PRESENTADO PROPUESTAS. UN MIEMBRO DEL EQUIPO ABOGADO POR UN CIERTO PROVEEDOR MIENTRAS QUE OTRO MIEMBRO DEL EQUIPO QUIERE OTORGAR EL PROYECTO A UN PROVEEDOR DIFERENTE. EL DIRECTOR DE PROYECTOS DEBE RECORDAR AL EQUIPOQUE LO MEJOR EN LO QUE SE DEBEN ENFOCAR PARA HACER UNA SELECCIÓN ES:

a.

Documentos de adquisiciones.

b. Auditorías de las adquisiciones. c.

Criterios de evaluación.

d. Plan de gestión de las adquisiciones.

Conclusiones del curso

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones



Acciones Claves 1. 2.

3. 4.

5.


1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Buscar proveedores. Enviar doc. Adquisic. Licitaciones. Responder consultas proveedores. Recibir Propuestas Comparar Propuestas con los criterios de selección. Sostener Negociaciones.

1.

Comprender las implicaciones legales Realizar revisiones de desempeño Adm. Cambios reclam. Gestionar las interrelaciones entre los proveedores. Seguimiento contrato Revisar Costos. Realizar Pagos Inspecciones

2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Realizar auditoria de las adquisiciones Crear lecciones aprendidas Informe final de desempeño Verificar producto Emitir aceptación formal Actualizar los registros Realizara cierre financiero.

Salidas Claves • • •

Plan de Gestión de adquisiciones Enunciado de Trabajo Adquisi. Documentos de adqui. listos.

•

Contrato Firmado

Conclusión substancial • Solicitudes de cambio • Actualización plan de dirección del proyecto •

• Aceptación Formal • Adquisiciones cerradas • Lecciones aprendidas 89

Curso Gestión Adquisición

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