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Excelência no Atendimento
Sumário Módulo I - O Atendimento ao Público sob o Enfoque da Qualidade............. 1 Unidade 1 - Consciência pela qualidade .............................................. 2 Unidade 2 - Identificação dos usuários............................................... 10 Unidade 3 - Paradigmas essenciais e princípios do bom atendimento ..... 14 MÓDULO II - Eficácia no atendimento por telefone ................................. 22 Unidade 1 - Fundamentos do processo de comunicação ....................... 23 Unidade 2 - Barreiras e distorções..................................................... 28 Unidade 3 - Comunicação correta por telefone .................................... 31 MÓDULO III - Eficácia no atendimento presencial .................................. 38 Unidade 1 - Excelência no atendimento presencial .............................. 39 Unidade 2 - Agilidade Ag ilidade no atendimento ............................................... 43 Unidade 3 - Questões ambientais ...................................................... 45 MÓDULO IV - Postura ética e profissional .............................................. 49 Unidade 1 - Atitudes At itudes comportamentais adequadas .............................. 50 Unidade 2 - Deveres e direitos.......................................................... 53 Unidade 3 - Desenvolvimento pessoal................................................ 56
Sumário Módulo I - O Atendimento ao Público sob o Enfoque da Qualidade............. 1 Unidade 1 - Consciência pela qualidade .............................................. 2 Unidade 2 - Identificação dos usuários............................................... 10 Unidade 3 - Paradigmas essenciais e princípios do bom atendimento ..... 14 MÓDULO II - Eficácia no atendimento por telefone ................................. 22 Unidade 1 - Fundamentos do processo de comunicação ....................... 23 Unidade 2 - Barreiras e distorções..................................................... 28 Unidade 3 - Comunicação correta por telefone .................................... 31 MÓDULO III - Eficácia no atendimento presencial .................................. 38 Unidade 1 - Excelência no atendimento presencial .............................. 39 Unidade 2 - Agilidade Ag ilidade no atendimento ............................................... 43 Unidade 3 - Questões ambientais ...................................................... 45 MÓDULO IV - Postura ética e profissional .............................................. 49 Unidade 1 - Atitudes At itudes comportamentais adequadas .............................. 50 Unidade 2 - Deveres e direitos.......................................................... 53 Unidade 3 - Desenvolvimento pessoal................................................ 56
Módulo I - O Atendimento ao Público sob o Enfoque da Qualidade
Neste Módulo I, o atendimento ao público é abordado sob o enfoque da qualidade. Após a sua conclusão, você deverá ser capaz de: . identificar os motivos que têm levado as empresas privadas e as organizações públicas a se preocuparem com a qualidade dos seus produtos e serviços e com a qualidade no atendimento a seus usuários; . conhecer os princípios e atitudes que favorecem o atendimento de excelência; . indicar as dimensões da qualidade que podem ser percebidas pelos usuários.
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Unidade 1 - Consciência pela qualidade
Interesse pela qualidade
Entre os desafios que o homem enfrenta neste século, decorrentes do processo de globalização e do desenvolvimento tecnológico e cultural, inclui-se a busca de ações adequadas às mudanças de paradigma, que tem influenciado a cultura, o Estado, o mercado de trabalho e a educação.
A globalização é um processo que interliga os mercados nacionais e internacionais em decorrência da liberalização econômica. Intensifica-se com a evolução e a popularização das tecnologias da informação (computador, televisão, telefone), com forte impacto sociocultural.
Embora a globalização venha sendo alvo de críticas, seu processo tem propiciado visibilidade de produtos e serviços de boa qualidade e gerado competição entre as organizações empresariais, o que tem acarretado benefícios para o cliente. Nesse sentido, tem crescido o interesse pela qualidade tanto por parte dos empresários quanto por parte dos clientes. Por um lado, os empresários buscam melhorar a qualidade dos seus produtos e imprimir qualidade no atendimento. Por outro, os clientes, que se tornaram mais exigentes, buscam serviços e produtos de qualidade.
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Nesse contexto, o setor público tem sido pressionado para melhorar a qualidade dos seus serviços e para institucionalizar o atendimento de excelência ao público.
A qualidade, assim, deixa de ser fator exclusivo dos produtos da organização e passa também a caracterizar o comportamento de seus atores, principalmente no que diz respeito a:
a) Melhoria das relações interpessoais; b) Fortalecimento da comunicação; c) Formação de espírito de equipe; d) Manutenção de padrões éticos.
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Conceito de Qualidade A palavra qualidade tem um amplo significado e, por isso, dá margem a inúmeras interpretações. Para uns, representa a busca da satisfação do cliente. Para outros, além da satisfação do cliente, engloba a busca da excelência para todas as atividades de um processo.
Alguns indicadores de qualidade podem ser inerentes a produtos e serviços no âmbito de uma organização. Por exemplo, pode-se citar a eficiência, a eficácia, o respeito ao interlocutor, a ética no tratamento de informações e do público, a veracidade das informações transmitidas, a rapidez no atendimento.
De fato, a qualidade pode ser um significativo fator de transformação no modo como a organização se relaciona com seu público-alvo, agregando valor aos serviços a ele destinados. Pode- se dizer que o termo “qualidade” faz parte do grupo de palavras com múltiplos significados, cabendo às organizações identificar os atributos da qualidade física dos seus produtos e serviços do ponto de vista dos seus usuários.
A preocupação com a qualidade surgiu no Japão, após a Segunda Guerra Mundial, suscitada pelas orientações do Dr. W. Edwards Deming. Após a derrota na guerra, os japoneses se fixaram na possibilidade de alcançarem, de maneira simples, a qualidade e a produtividade. A partir daí, a experiência de sucesso dessa nação começou a ser implementada em outros países.
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Leia mais sobre o trabalho de Deming: Lições do Dr. Deming
No Brasil, a preocupação com a qualidade teve início na década de 90, com a criação de dois programas: o Programa Brasileiro de Qualidade e Produtividade (PBQP) e o Programa de Competitividade Industrial (PCI). Com a extinção do Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade (PBQP) e a instalação do Movimento Brasil Competitivo (MBC), em novembro de 2001, o Programa da Qualidade no Serviço Público passou a integrar o Conselho das Partes Interessadas (CONPI), assumindo, em parte, a condução das ações do MBC relativamente à administração pública.
Nessa perspectiva, o Programa de Qualidade no Serviço Público vem, desde 1991, procurando transformar as organizações públicas brasileiras e orientá-las na direção da qualidade na prestação de serviços ao público, retirando o foco dos processos burocráticos. O Programa visa tanto elevar o padrão dos serviços prestados quanto tornar o cidadão mais exigente em relação aos serviços que lhe são prestados. Os objetivos do Programa são:
• Apoiar as organizações públicas no processo de transformação gerencial,
com ênfase na produção de resultados positivos para a sociedade, na otimização dos custos operacionais, na motivação e na participação dos servidores, na delegação de atribuições, na racionalidade no modo de fazer, na definição clara de objetivos e no controle dos resultados;
• Promover o controle social.
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Esses dois objetivos amplos desdobram-se nos seguintes objetivos gerenciais:
Promover a adesão das organizações públicas brasileiras ao Programa da Qualidade no Serviço Público;
Apoiar e avaliar as ações que visem ao aprimoramento e à melhoria da qualidade dos serviços pelas organizações públicas ao cidadão e à sociedade;
Promover a participação dos cidadãos no processo de definição, implementação e avaliação da ação pública; Avaliar os resultados e níveis de satisfação dos usuários dos serviços públicos;
Sensibilizar os servidores para a participação no esforço de melhoria da qualidade da gestão pública e dos serviços prestados ao cidadão e à sociedade;
Consolidar a consciência dos valores éticos inerentes ao serviço público.
Procure organizar seu processo de aprendizagem neste curso sem tutoria, onde que você é responsável por seu avanço. Utilize o diário disponível no Módulo de Abertura, faça as anotações a respeito do conteúdo proposto. Interaja com o curso! Interaja com os colegas através do Fórum da Comunidade! 6
ideias sobre qualidade
As duas correntes de pensamento mais conhecidas no mundo que propõem atendimento às mudanças nas expectativas dos clientes ou usuários são a Gestão da Qualidade Total e as Dimensões para Avaliação da Qualidade.
A primeira, originária do Japão, sugere que o termo qualidade esteja sintonizado com o jargão “fazer bem feito desde a primeira vez”. Em outras
palavras, qualidade significa ter zelo e cuidado na realização de qualquer atividade, identificando-se sua validade, a quem se destina e quais os níveis de controle indispensáveis para que se alcance o máximo de resultados com o menor esforço. Sua metodologia, que fornece diretrizes tanto para pequenos empreendedores quanto para grandes organizações, está apoiada em dez princípios básicos:
1. Total satisfação do cliente; 2. Gerência participativa; 3. Desenvolvimento de recursos humanos; 4. Constância de propósitos; 5. Aperfeiçoamento contínuo; 6. Delegação; 7
7. Garantia de qualidade; 8. Gerência de processos; 9. Não aceitação de erros; 10. Disseminação de informação.
A segunda proposta surgiu na Europa (Suécia e Inglaterra) e tem como princípios sete dimensões, que, na opinião de alguns autores, não têm o mesmo sentido para todas as pessoas, o que dificulta a avaliação de alguns serviços. As sete dimensões são:
1. Validade (para que serve o produto ou serviço);
2. Disponibilidade (o produto ou o serviço devem estar à disposição do usuário);
3. Precisão (o serviço deve ser executado conforme o previsto);
4. Rapidez (na execução do serviço e no atendimento ao usuário);
5. Solução do problema (todo usuário quer ter o seu problema resolvido);
6. Confiabilidade (cumprimento de prazos e horários);
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7. Respeito à norma (transparência no processo).
Certamente você já percebeu que a habilidade de leitura é sua grande aliada neste curso. Seja disciplinado nesse sentido, concentre-se na abordagem dos conteúdos e valorize o tempo investido no curso. Agora, complementando o estudo, conheça um pouco da história do Senado e suas iniciativas para modernização, texto que enfoca a qualidade no atendimento.
Para saber mais, entre no sítio do Senado e explore os serviços disponíveis ao público.
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Unidade 2 - Identificação dos usuários
Quem são os usuários? A primeira iniciativa no sentido de mudar o atendimento ao público deve estar relacionada à identificação dos usuários ou clientes da organização. Os usuários externos são aqueles que recebem serviços ou produtos na sua versão final. Os usuários ou clientes internos correspondem aos setores, grupos de trabalho e pessoas que integram a organização. Para colocar essa ideia em ação, todos os integrantes de uma organização devem responder perguntas semelhantes às que se seguem:
a) Com que pessoas mantenho contato enquanto trabalho?
b) Quem recebe o resultado do meu trabalho?
c) Qual o nível de satisfação das pessoas que dependem do resultado dos serviços executados por mim?
Respostas a essas e a outras questões podem levar a descobertas surpreendentes, entre elas, o tipo de tratamento dispensado aos usuários internos, que são tão importantes quanto os usuários externos. Algumas organizações já perceberam que pessoas a quem é dispensado bom tratamento costumam trabalhar com prazer e tendem a aumentar sua produtividade. A qualidade no atendimento é, portanto, fator essencial para garantir essa dinâmica.
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Atividade: Na Unidade 1 deste módulo, você foi convidado a elaborar seus próprios critérios de qualidade. Reveja-os agora considerando as perguntas que foram enunciadas.
Motivado pela necessidade de imprimir qualidade a seus serviços, Portugal implantou o Instituto Português da Qualidade. Visite o sítio do IPQ e leia, sobretudo, como é ali abordada a qualidade.
O Usuário em primeiro lugar
Não se esqueça de que o curso foi elaborado para você, e a sua satisfação é nosso primeiro fator de qualidade. Estamos abertos à sua opinião. Envie uma mensagem para o endereço eletrônico
[email protected], faça sugestões e questione!
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O princípio nº 1 da Gestão da Qualidade Total estabelece o usuário como a pessoa mais importante da organização. No caso das empresas privadas, a importância dada a esse princípio evoluiu com mais rapidez, e é fácil imaginar por quê. O sucesso da venda (lucro financeiro) depende não só da qualidade do produto, mas também da satisfação do cliente com o tratamento recebido e com o resultado da própria negociação.
Na aplicação desse princípio ao serviço público, não se verificou a mesma rapidez. Primeiro, pela dificuldade que as pessoas têm de considerar os serviços públicos como um produto. Segundo, pela dificuldade em se visualizar o sucesso da prestação de serviços como um lucro social.
Alguns setores públicos oferecem produtos e serviços de fácil identificação pela sociedade. A água tratada, por exemplo, é reconhecida por todos como um bem precioso, e a saúde dos que pagam por esse serviço, como o grande lucro social.
Outros segmentos públicos também produzem serviços úteis para a população, os quais nem sempre são reconhecidos ou identificados por todas as pessoas. Na atualidade, muitos desses serviços têm sido divulgados pelas emissoras de rádio e TV de órgãos públicos. Manter os usuários informados sobre o desenvolvimento de suas atividades e apresentar os resultados dos serviços à sociedade devem ser os principais objetivos das organizações públicas.Colocar o cliente em primeiro lugar é uma atitude que pode ser classificada como uma ação de empreendedorismo social e que, muitas vezes, é muito mais uma atitude individual do que uma diretriz organizacional.
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Muitos associam o termo empreendedorismo social exclusivamente a organizações sem fins lucrativos que iniciam empreendimentos com fins de lucro. Outros o usam para descrever a iniciativa de qualquer pessoa que crie uma organização sem fins lucrativos. Ainda há outros que se valem desse termo para se referirem a empresários que aderem a práticas de responsabilidade social. Os empreendedores sociais têm o papel de agentes de mudanças no setor social, por:
Atividade 3: E quanto ao lucro social gerado por sua atividade profissional? Considerando que o conceito de lucro social está associado à geração de benefícios que auxiliam a sociedade, como o atendimento ao público pode ser entendido como fonte de geração de lucros sociais? Exercite sua capacidade de análise, avance na construção dos conhecimentos aqui propostos e escreva um parágrafo a esse respeito. Você pode utilizar o "Diário", localizado no menu de apoio da plataforma (à esquerda da tela).
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Unidade 3 - Paradigmas essenciais e princípios do bom atendimento
Conceito de paradigma Adotar princípios de qualidade no atendimento ao público, como os anunciados na Unidade 1 deste módulo e como os que você foi solicitado a elaborar anteriormente, pode consistir em uma verdadeira mudança de paradigma no que diz respeito à dinâmica e ao funcionamento de sua atividade profissional.
Mudança de paradigma: o que isso quer dizer? De acordo com o Dicionário Aurélio, o termo “paradigma” significa “modelo”, “padrão”. Na atualidade, tem sido usado com frequência nas mais
diversas áreas do conhecimento – educação, economia, política, religião, estética, entre outras. Na década de 60 (séc. XX), essa palavra foi utilizada pelo físico Thomas Kuhn para mostrar ao mundo científico que leis, teorias e modelos aceitos pela prática científica são exemplos de paradigmas que podem sofrer mudanças.
A partir daí, outras noções sobre o termo foram surgindo. Uma delas se refere ao modo como cada pessoa percebe o mundo, em razão das suas crenças, dos seus valores, da sua experiência de vida, entre outros aspectos.
O paradigma é também conceituado como um conjunto de pressuposições por meio do qual é possível predizer e compreender as mudanças que vêm ocorrendo no mundo e lidar com a quantidade de informações produzidas e transmitidas entre os continentes a uma velocidade impressionante.
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Outro conceito de paradigma está atrelado à ideia de regras, normas e regulamentos que interferem no modo de vida das pessoas. Nessa visão, o conceito de paradigma está vinculado à condição humana, pois considera-se que as ideias, as opiniões e os problemas que nascem nas relações interpessoais possibilitam o surgimento de um paradigma.
Consequentemente, mudar de atitude na relação estabelecida com o público consiste em significativa mudança de paradigma, que pode influenciar positivamente na representação que o público constrói acerca do Serviço Público.
No filme “Mudança de Hábito”, a atriz estadunidense Whoopi Goldberg
interpreta uma cantora de boate que, perseguida por criminosos, refugia-se em um convento, onde tem que, literalmente, mudar de paradigma, adotar outra postura, outros comportamentos. Se tiver oportunidade, assista a esse filme e reflita sobre a mudança de paradigmas.
Foco no usuário Retomemos, agora, sob outra ótica, o tema já discutido na Unidade 2 deste módulo: a necessidade crucial de se priorizar o usuário.
O paradigma que postula o foco da qualidade no cliente espalhou-se pelo mundo. Porém, esse modelo depara-se com algumas questões ainda não solucionadas. A primeira diz respeito à aceitação dessa ideia por todas as pessoas que fazem parte de uma organização; a segunda, ao conceito individual de qualidade. O que é satisfatório para um indivíduo pode não ser para outro. 15
Critérios como rapidez, confiabilidade, precisão e validade são subjetivos e é difícil interpretá-los.
O modelo de gestão que recomenda “priorizar e encantar o usuário”, por
exemplo, embora não seja de fácil padronização, é aceito e compreendido no contexto do lucro financeiro. Porém, no contexto do lucro social, a aceitação e a aplicação dessa ideia estão nos primeiros passos.
Uma das razões tem relação com a cultura das organizações, que, de maneira geral, é permeada por valores, hábitos e modos de pensar tão cristalizados que, embora pareçam normais para os integrantes da organização, nem sempre são aceitos pelos usuários.
Nesse sentido, a incorporação de ideias da Gestão da Qualidade Total tem ajudado as organizações a reverem suas missões institucionais, a qualidade dos seus serviços e o atendimento dispensado aos seus usuários internos e externos. Essa é uma das primeiras ações para se incorporar, na cultura da organização, a ideia da excelência, e se permitir que o usuário contribua na definição dos critérios que podem promover a qualidade dos serviços.
O foco no usuário está intimamente relacionado com uma atitude ética do servidor público. Existe um Código de Ética do Servidor Publico do Poder Executivo Federal. Leia esse código e verifique se há referências à qualidade e ao compromisso no atendimento ao público. Se há, quais são? Se não há, quais deveriam ser?
Princípios e ações para o bom atendimento 16
Vários princípios para garantir o atendimento com qualidade podem ser identificados.
O primeiro princípio para o bom atendimento, foco no cliente, postula que é necessário que o usuário fique satisfeito com a qualidade dos serviços prestados.
Para o cumprimento do paradigma da qualidade e, especificamente, desse princípio, é preciso cuidar de dois pontos principais:
1. verificar se o que é estabelecido como qualidade atende a todos os usuários, inclusive aos mais exigentes;
2. fazer bem feito o serviço e, depois, checar os passos necessários para a sua execução.
Esses cuidados podem equilibrar o foco, fazendo-o voltar-se para o atendimento do usuário e para as atividades (rotinas) que envolvem o serviço.
O segundo princípio estabelece que o serviço deve atender a uma real necessidade do usuário . Ele é relacionado à dimensão da validade, isto é, o serviço (produto, informação) deve ser exatamente como o usuário espera, deseja ou necessita que ele seja.
O terceiro princípio diz respeito à manutenção da qualidade dos
serviços . O padrão de qualidade mantido ao longo do tempo é que leva à conquista da confiabilidade. 17
Para agirmos com base nesses princípios, podemos nos orientar por algumas ações que imprimem qualidade ao atendimento, tais como:
• identificar as necessidades dos usuários;
• cuidar da comunicação (verbal e escrita);
• evitar informações conflitantes;
• atenuar a burocracia;
• cumprir prazos e horários;
• desenvolver produtos e/ou serviços de qualidade;
• divulgar os diferenciais da organização;
• imprimir qualidade à relação atendente/usuário;
• fazer uso da empatia;
• analisar as reclamações;
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• acatar as boas sugestões;
• surpreender (encantar) os usuários.
Essas ações estão relacionadas a indicadores que podem ser percebidos e avaliados de forma positiva pelos usuários, entre eles: competência, presteza, cortesia, paciência, respeito.
Por outro lado, arrogância, desonestidade, impaciência, desrespeito, imposição de normas ou exibição de poder tornam o atendente intolerável, na percepção dos usuários.
Após a leitura cuidadosa da unidade, complemente seus conhecimentos acessando o texto de apoio que aborda aspectos da “inteligência emocional”.
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Atividade : Você se lembra da Atividade 3 solicitada na Unidade 1 deste módulo, a respeito de princípios de qualidade no atendimento? Então, reveja os princípios que você formulou e associe-os ao conteúdo desta aula. Para concluir este tópico, destacamos um fator crucial para a excelência no atendimento ao público: a empatia. A empatia é um tema muitas vezes negligenciado, mas a utilização adequada dessa ferramenta no momento em que as pessoas estão interagindo é fundamental. O bom atendimento requer a inclusão de frases como “Bom dia”, “Boa tarde”, “Sente-se, por favor”, ou “Aguarde um instante, por favor”, que, ditas com suavidade e
cordialidade, podem levar o usuário a perceber o tratamento diferenciado que algumas organizações já conseguem oferecer ao seu público-alvo.
Em 2002, o assunto "qualidade qualidade no atendimento" foi objeto de uma dissertação de mestrado na área de Psicologia Ps icologia Social e do Trabalho, defendida no Instituto de Psicologia da Universidade de Brasília. Bras ília. Nesse trabalho, intitulado: “ intitulado: “Ergonomia do Serviço de Atendimento ao Público”,
Rose Mary Gonçalves dedica-se particularmente ao tema do atendimento ao público pela Internet, que é outro aspecto importante. Analisando o caso do Departamento de Trânsito do Distrito Federal, a autora au tora aborda várias dimensões do atendimento ao público, cujo conhecimento c onhecimento pode ser interessante para todos os que lidam com clientes/usuários, direta ou indiretamente.
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Para finalizar... Nas unidades do Módulo I deste curso, examinamos informações diversas a respeito da qualidade no atendimento. Constatamos que a qualidade deixou de ser motivo de preocupação apenas das empresas privadas. O setor público vem, há algum a lgum tempo, lidando com os desafios de operar mudanças profundas no sistema gerencial e na cultura corporativa por meio da importação de diretrizes da Gestão da Qualidade Total, sempre com o propósito de melhorar a satisfação dos usuários com a qualidade dos serviços públicos.
O Legislativo tem conduzido suas ações com base no desenvolvimento humano nas relações de trabalho, principalmente após a elaboração da Constituição Federal de 1988, conhecida como “Constituição Cidadã”.
Uma evidência dessa preocupação e meta de trabalho é o espaço aberto para a “voz do cidadão”. A esse respeito, leia o que disse o Deputado
Ulysses Guimarães, Presidente da Assembleia Nacional Nac ional Constituinte, em seu histórico discurso de promulgação da Nova Carta. .
Parabéns! Você chegou ao final do primeiro Módulo de estudo do curso Excelência no Atendimento. Como parte do processo de aprendizagem, sugerimos que você faça uma releitura do mesmo e resolva os Exercícios de Fixação. O resultado não influenciará na sua nota final, mas servirá como oportunidade de avaliar o seu domínio do conteúdo. Lembramos ainda que a plataforma p lataforma de ensino faz a correção imediata das suas respostas! Para ter acesso aos Exercícios de Fixação, clique aqui. aqui.
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MÓDULO II - Eficácia no atendimento por telefone
Identificar os elementos do processo de comunicação e a relevância de cada um deles no atendimento ao público; apontar fatores que possam prejudicar o processo de comunicação e discriminar princípios que possibilitem o aprimoramento do atendimento ao usuário.
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Unidade 1 - Fundamentos do processo de comunicação Processo de comunicação Para avançarmos no conteúdo proposto, vamos, nesta primeira unidade do Módulo II, abordar os elementos do processo de comunicação.
Considerando que a palavra é o instrumento básico da comunicação, sabe-se que só a utilização de uma sequência ordenada de palavras não garante uma comunicação de qualidade. Além de usar palavras corretas e adequadas ao contexto, o emissor deve transmitir à outra pessoa, o receptor, informações, ideias, percepções, intenções, desejos e sentimentos, ou seja, a mensagem do processo de comunicação.
Os três elementos básicos do processo de comunicação são: emissor, receptor, mensagem. Há outros três elementos: o canal de comunicação, a tradução da mensagem em um código e o contexto em que se realiza o ato comunicativo.
O processo de comunicação é o centro de todas as atividades humanas. Mas, para que a comunicação ocorra, não basta transmitir ou receber bem as mensagens. É preciso, sobretudo, que haja troca de entendimentos. Para tanto, as palavras são importantes, mas também o são as emoções, as ideias, as informações não verbais.
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Leia o interessante texto extraído da dissertação final de mestrado da Professora Isabela Lara, da Faculdade de Comunicação da Universidade de Brasília, intitulado: "A Comunicação como um Ato Tecnologicamente
Mediado".
Elementos da comunicação A comunicação verbal realiza-se oralmente ou por meio da escrita. São exemplos de comunicações orais: ordens, pedidos, debates, discussões tanto face a face quanto por telefone, rádio, televisão ou outro meio eletrônico. Cartas, jornais, impressos, revistas, cartazes, entre outros, fazem parte das comunicações escritas.
A comunicação não verbal realiza-se por meio de gestos, mímica, olhar, expressão facial e corporal, que podem reforçar ou contradizer o que está sendo dito. Cruzar os braços e as pernas, por exemplo, é um gesto que pode ser interpretado como posição de defesa.
Gestos como colocar a mão no queixo, coçar a cabeça ou espreguiçar-se na cadeira podem indicar falta de interesse no que a outra pessoa tem a dizer.
Também são gestos interpretados como forma de demonstrar desinteresse durante a comunicação: ajeitar papéis que se encontrem sobre a mesa, guardar papéis na gaveta, responder a perguntas com irritação ou deixar de respondê-las. 24
O Feedback Um outro fator importante do processo de comunicação é o feedback, palavra inglesa traduzida como retroalimentação, que significa a verificação do próprio desempenho. Se obtemos retorno do nosso comportamento, temos mais oportunidades de desenvolver e melhorar a nossa comunicação e a nós mesmos. O feedback pode ser verbal ou não verbal. Devemos estar atentos aos feedbacks que recebemos constantemente das pessoas que atendemos ou com as quais nos relacionamos. Assim, por exemplo, uma pessoa que não entende do que estamos falando pode estar com a testa franzida ou demonstrar desinteresse, pelo olhar vago e distante, ou até por um bocejo.
Um feedback dirigido com assertividade pode garantir uma comunicação saudável, sem agressividade. A assertividade é a coerência entre pensamento, sentimento e comportamento.
De maneira geral, a comunicação de retorno é realizada de três formas: agressiva, não assertiva e assertiva. O importante, na comunicação de retorno (feedback), é descrever sem avaliar o problema, de forma a não provocar resistência nas pessoas. Veja os exemplos a seguir:
a) feedback descritivo: "- 80% das ligações do nosso setor são atendidas pela Maria, que tem outras tarefas a realizar." b) feedback avaliativo: "- Além de não fazer nada, você é incapaz de atender às ligações do nosso setor." É bem evidente a diferença entre os dois modos de dizer e, por conseguinte, serão diferentes as reações do interlocutor.
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Caso você, estudante, tenha interesse em se aprofundar na temática sobre os desafios da comunicação entre representantes e representados por meio do serviço 0800 do Senado Federal, leia artigo de Duarte (2010), disponível na Biblioteca deste curso, em 'Textos complementares'.
A Linguagem A linguagem é um código utilizado pelos indivíduos para processar pensamentos, ideias e diálogos interiores, ou comunicar-se com outros. A linguagem pode ser representada por uma língua ou pela não verbalização. É importante observar que algumas palavras assumem diferentes significados para cada pessoa. Palavras como amor, solidariedade, fraternidade, igualdade, entre outras, servem de rótulos para experiências universais, mas têm significados particulares para cada indivíduo. A realidade subjetiva de cada pessoa é formada pelo seu sistema de valores, pelas suas crenças, pelos seus objetivos pessoais e pela sua visão de mundo. Daí a importância de checarmos a linguagem utilizada no processo de comunicação e adaptarmos nossa mensagem ao vocabulário, aos interesses e às necessidades da pessoa a quem transmitimos alguma informação.
No atendimento telefônico, assunto que será tratado ainda neste módulo, a linguagem é o fator principal para garantir a qualidade da comunicação. Portanto, é preciso que o atendente saiba ouvir o interlocutor para responder às suas demandas de maneira cordial, simples, clara e objetiva. O uso correto da língua portuguesa e a qualidade da dicção também são fatores importantes para assegurar uma boa comunicação telefônica. É fundamental que o atendente transmita a seu interlocutor segurança, compromisso e credibilidade.
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Como foi discutido na Unidade 3 do Módulo I, em toda e qualquer situação de comunicação em meio empresarial ou institucional, é preciso enfatizar o foco no cliente ou no usuário. Em muitos casos, o público constrói uma representação extremamente positiva da organização apenas com base na qualidade do atendimento telefônico que lhe é dispensado.
Atividade: Pesquise na Internet sobre estilos de comunicação e identifique o seu. Acesse sítios de pesquisa, tais como: www.cade.com.br www.yahoo.com.br www.google.com.br Escreva, no espaço de pesquisa, a expressão “estilos de comunicação” e proceda à sua pesquisa.
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Unidade 2 - Barreiras e distorções Antes de iniciar o estudo da unidade, veja um divertido vídeo que ilustra uma situação inadequada de atendimento ao cliente.
Vídeo: Erros e acertos no atendimento ao telefone.
Caso não consiga visualizar: 1) seu acesso ao Youtube pode estar bloqueado; 2)
pode
precisar
atualizar
o
Flash
Player
(http://get.adobe.com/br/flashplayer/)
E então, você já passou por situações semelhantes? Assistindo ao vídeo acima podemos identificar algumas barreiras e distorções na comunicação, tema desta unidade.
Ruídos na comunicação
A comunicação é uma extraordinária ferramenta da qualidade no atendimento. Portanto, é preciso muito cuidado para evitar ruídos na comunicação, ou seja, é necessário reconhecer os elementos que podem complicar ou impedir o perfeito entendimento das mensagens.
Por exemplo, às vezes, uma pessoa fala e a outra não entende exatamente o que foi dito. Ou, então, tendo em vista a subjetividade presente na mensagem, muitas vezes o emissor tem uma compreensão diferente da que foi captada pelo receptor. Além dessas dificuldades, existem outras que interferem no processo de comunicação, entre elas, as barreiras tecnológicas, 28
psicológicas e de linguagem. Essas barreiras são verdadeiros ruídos na comunicação. As barreiras tecnológicas resultam de defeitos ou interferências dos canais de comunicação. São de natureza material, ou seja, resultam de problemas técnicos, como o do telefone com ruído. As barreiras de linguagem podem ocorrer em razão das gírias, regionalismos, dificuldades de verbalização, dificuldades ao escrever, gagueira, entre outros. As barreiras psicológicas provêm das diferenças individuais e podem ter origem em aspectos do comportamento humano, tais como: a) Seletividade : o emissor só ouve o que é do seu interesse ou o que coincida com a sua opinião; b) Egocentrismo : o emissor ou o receptor não aceita o ponto de vista do outro ou corta a palavra do outro, demonstrando resistência para ouvir; c) Timidez: a inibição de uma pessoa em relação a outra pode causar gagueira ou voz baixa, quase inaudível; d) Preconceito: a percepção indevida das diferenças socioculturais, raciais, religiosas, hierárquicas, entre outras; e) Descaso: indiferença às necessidades do outro.
Enfim, comunicar-se adequadamente é um desafio e uma condição para o bom relacionamento com o público, principalmente em situação de trabalho.
Atividade: Você sabia que a linguagem humana tem uma série de funções? Quais são elas?
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Conheça um planejamento de aula que trata das Funções da Linguagem. É útil e esclarecedor para alunos e professores. Para acessar, clique aqui.
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Unidade 3 - Comunicação correta por telefone
Eficácia no atendimento por telefone
Esta
Unidade
complementa
o
assunto
tratado na Unidade 2 e, portanto, reforça a necessidade de se evitar ruído
na
comunicação
telefônica, buscando a mais correta e adequada interação ao
telefone,
que
é
o
instrumento responsável por boa parte da comunicação entre uma organização e seus usuários. Ao receber uma ligação, o atendente assume a responsabilidade pelas informações prestadas a quem está do outro lado da linha. A utilização do telefone, além de significar economia de tempo, imprime qualidade à imagem da organização. Por isso, convém:
a) atender rapidamente à chamada (primeiro ou segundo toque); b) dizer o seu nome e identificar a organização ou o setor; c) ouvir o usuário com atenção, para compreender o que é dito e “como” é dito; d) Prestar informações de forma objetiva; e) Eliminar frases que possam desapontar ou irritar o usuário, como “Não sabemos”, “Não podemos”, “Não temos”;
f) Solucionar o problema do usuário (ou direcionar a ligação para o setor competente); 31
g) Agradecer ao usuário pela ligação.
Em complementação à unidade, leia o texto de apoio sobre eficácia no atendimento telefônico, publicado no jornal O Estado de São Paulo. Albrecht (2000) refere-se aos sete pecados do atendimento ao usuário. São eles: 1. Apatia (demonstração de indiferença); 2. Má vontade (atendente tenta livrar-se do usuário); 3. Frieza (tratamento distante, sem envolvimento); 4. Desdém (atendente dirige-se ao usuário com tom de superioridade); 5. Robotismo (dúvidas ou informações respondidas de forma automática); 6. Apego às normas (atendente dá a entender que a organização é inflexível); 7. Jogo de responsabilidade (atendente redireciona ligação sem solucionar problema do usuário).
Assista agora a mais um vídeo onde a professora Elizete Vargas orienta como atender o telefone com excelência. Clique aqui.
Atividade: Reflita sobre a qualidade de seu próprio atendimento telefônico. Avalie suas atitudes ao falar ao telefone. Verifique os pontos positivos e os pontos negativos. Reflita sobre como proceder para que a qualidade de seu atendimento telefônico possa ser aprimorada.
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Enfim, a arte de "atender bem ao usuário em ligações telefônicas”
depende de um conjunto de regras que podem resultar em atitude positiva na relação interpessoal e tornar o atendimento harmonioso e interativo. Desde que se tenha interesse, o bom atendimento pode ser aperfeiçoado por meio do aprendizado e da manutenção de lembretes sobre procedimentos, como os que se seguem:
a) Cuidar das relações interpessoais; b) Aprender a lidar com as emoções dos outros; c) Interessar-se pelo encaminhamento da solicitação dos usuários; d) Não criticar ou ironizar as diferenças; e) Ouvir os usuários com a máxima atenção; f) Demonstrar honestidade e transparência; g) Não perder a calma em nenhum momento; h) Agregar valor aos serviços (surpreender o usuário).
No início do século passado, o telefone era a grande novidade tecnológica no universo das tecnologias de comunicação e informação. Pouco a pouco, todas as áreas de atuação humana eram atingidas pela tecnologia da telefonia. Até nossa música popular contempla a influência dessa onda tecnológica. Ouça a canção "Pelo telefone", composta por Donga (Ernesto Joaquim Maria dos Santos) e Mauro de Almeida - primeira música registrada como samba.
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Atitudes indispensáveis no atendimento telefônico No atendimento telefônico, deve-se transmitir uma imagem profissional, de eficácia e de bom funcionamento da organização. Esse atendimento integra-se ao conjunto de serviços oferecidos, sendo o atendente o principal agente da situação em que o telefone é o meio de comunicação. Portanto, cabe ao atendente assumir algumas atitudes indispensáveis ao atendimento telefônico de qualidade, tais como:
a) Agir de forma receptiva (demonstrar paciência e disposição para servir, como, por exemplo, responder às dúvidas mais comuns dos usuários como se as estivesse respondendo pela primeira vez); b) Ouvir com atenção (evitar interrupções, dizer palavras como "compreendo", "entendo" e, se necessário, anotar a mensagem do interlocutor); c) Valer-se da empatia (para personalizar o atendimento, pode-se pronunciar o nome do usuário, algumas vezes, mas, nunca, expressões como "meu bem", "meu amor", "coração", entre outras); d) Evitar que o interlocutor espere por respostas ; e) Evitar fazer ruídos durante a ligação telefônica (deve-se evitar comer ou beber enquanto se fala); f) Concentrar-se no que diz o interlocutor (evitar distrair-se com outras pessoas, colegas ou situações, desviando-se ); g) Manifestar comportamento ético na conversação e evitar promessas que não poderão ser cumpridas .
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Atividade: Verifique sua qualidade vocal. Utilize um gravador (do seu computador ou do celular) e registre dois ou três atendimentos telefônicos. Ouça-os observando os seguintes aspectos: a) A altura da sua voz (alta, baixa, fácil de ser ouvida); b) O tom da sua voz (estridente, abafado, agradável); c) O ritmo da sua fala (rápido, lento, normal).
No processo de atendimento telefônico, o atendente precisa desenvolver uma qualidade importantíssima no âmbito das relações humanas: saber ouvir. Em complemento ao conteúdo estudado, leia o texto “O que leva o ser humano a não querer ouvir”, disponível no Boletim
Eletrônico Semanal da Merkatus.
Saber ouvir é ter atenção e interesse pelo assunto abordado pela outra pessoa. Não basta escutar as palavras que são ditas, é preciso compreender o significado de cada uma delas na situação exposta pelo interlocutor.
Pesquisas têm demonstrado que o indivíduo comum, mesmo quando se esforça para ouvir, capta apenas a metade do que ouve. Além disso, na comunicação, existem mensagens não manifestas explicitamente, e, portanto, é preciso ter sensibilidade para compreendê-las.
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Pensando sempre no usuário e na imagem da organização, é importante primar pela qualidade no atendimento telefônico e saber ouvir o interlocutor, para responder adequadamente às suas demandas. Ouvir o outro pode ser, muitas vezes, um processo difícil e complexo, mas sempre significativo e de crescimento.
Na Unidade 1 do Módulo I, sugerimos que você enumerasse alguns procedimentos de qualidade no atendimento, você se recorda? Consulte e tenha sempre à mão uma lista de procedimentos para excelência no atendimento telefônico.
Para finalizar...
Para concluir esta Unidade, procure refletir sobre a importância de se ouvir o outro, essa característica humana tão esquecida nos dias atuais, em que a velocidade proporcionada pela tecnologia por vezes nos torna mais eficientes, é certo, porém também menos sensíveis.
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Parabéns! Você chegou ao final do Módulo II do curso Excelência no Atendimento. Como parte do processo de aprendizagem, sugerimos que você faça uma releitura do mesmo e ressolva os Exercícios de Fixação. O resultado não influenciará na sua nota final, mas servirá como oportunidade de avaliar o seu domínio do conteúdo. Lembramos ainda que a plataforma de ensino faz a correção imediata das suas respostas! Para ter acesso aos Exercícios de Fixação, clique aqui.
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MÓDULO III - Eficácia no atendimento presencial
. Identificar princípios do atendimento presencial; . apontar ações que possam propiciar economia de tempo e . evidenciar, detalhar ambientes que possam interferir na qualidade dos serviços prestados.
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Unidade 1 - Excelência no atendimento presencial
Princípios do atendimento presencial Alguns princípios enumerados no Módulo II, relativos ao atendimento telefônico, também são pertinentes ao atendimento presencial. Mas há, ainda, os cuidados específicos do atendimento presencial. No atendimento presencial, que é uma situação comunicacional de grande impacto junto ao usuário, os 20 primeiros segundos do atendimento são fundamentais para que uma imagem positiva da organização seja construída e mantida. Nesses 20 primeiros segundos, o atendente deve sempre demonstrar simpatia, competência e profissionalismo. Deve, sobretudo, cuidar:
da expressão do rosto;
da voz;
dos gestos;
do vocabulário;
da aparência (postura física, vestuário, penteado).
Chamamos sua atenção para o texto de apoio Diferença entre atendimento e tratamento
Vejamos alguns princípios fundamentais para imprimir qualidade ao atendimento presencial: 39
1. Princípio da competência O usuário espera que cada pessoa que o atenda detenha informações detalhadas sobre o funcionamento da organização e do setor que ele procurou.
2. Princípio da legitimidade O usuário deve ser atendido com ética, respeito, imparcialidade, sem discriminações, com justiça e colaboração.
3. Princípio da disponibilidade O atendente representa, para o usuário, a imagem da organização. Assim, deve haver empenho para que o usuário não se sinta abandonado, desamparado, sem assistência. O atendimento deve ocorrer de forma personalizada, atingindo-se a satisfação do cliente.
4. Princípio da flexibilidade
O atendente deve procurar identificar claramente as necessidades do usuário e esforçar-se para ajudá-lo, orientá-lo, conduzi-lo a quem possa ajudá-lo adequadamente.
Há algumas estratégias verbais, não verbais e ambientais para que o usuário se sinta bem atendido. Vejamos cada uma delas.
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Estratégias verbais Reconheça, o mais breve possível, a presença das pessoas; Se houver demora no atendimento, peça desculpas; Se possível, trate o usuário pelo nome; Demonstre que quer identificar e entender as necessidades do usuário; Escute atentamente, analise bem a informação, apresente questões.
Estratégias não verbais Olhe para a pessoa diretamente e demonstre atenção; Prenda a atenção do receptor; Não escreva enquanto estiver falando com o usuário; Preste atenção à comunicação não verbal.
Estratégias ambientais Mantenha o ambiente de trabalho organizado e limpo; Assegure acomodações adequadas para o usuário; Evite deixar pilhas de papel, processos e documentos desorganizados sobre a mesa; Solicite, se for possível, uma decoração de bom gosto.
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Atividade: Na Unidade 1, do Módulo II, há uma indicação de texto sobre a comunicação não verbal. Leia-o novamente, se necessário, e enumere alguns exemplos de indicadores de comunicação não verbal.
Há pessoas que ficam confusas quando se relacionam com uma pessoa portadora de deficiência. Isso é natural. Todos nós podemos nos sentir desconfortáveis diante do "diferente". Leia mais a respeito visitando o sítio “Como lidar conosco”.
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Unidade 2 - Agilidade no atendimento
Valor do Tempo Não causa mais surpresa ouvir dizer que as novas tecnologias revolucionaram o modo de viver, de estudar, de trabalhar, de viajar e até de as pessoas se relacionarem. A troca de informações tornou-se mais rápida com o aparecimento da Internet. O telefone celular, devido a sua praticidade, tornou-se popular rapidamente. Empresas privadas e organizações não dispensam o uso de tecnologias como a secretária eletrônica, o fax, o e-mail. No entanto, os efeitos da utilização das novas tecnologias não são percebidos da mesma forma por todos. Para uns, os recursos da modernidade apenas beneficiam o ser humano. Para outros, seus efeitos representam motivo de preocupação, em razão das constantes interrupções causadas por esse fluxo de informação e comunicação. De outro ponto de vista, a rapidez do surgimento desses inventos e a velocidade que imprimem à realização de tarefas do cotidiano passaram não só a interferir na forma de o indivíduo perceber o tempo, mas também de exercer pressão para que os serviços sejam realizados em prazos cada vez mais curtos. Como, então, administrar o tempo diante desse novo contexto? De um lado, o volume de informações que o indivíduo não consegue processar; do outro, as interrupções das ferramentas tecnológicas, que, por vezes, interferem na otimização do trabalho. Para o profissional se adequar às exigências da atualidade, é conveniente que esteja atento às mudanças e identifique novas formas de realizar determinadas atividades. Simplificar processos para economizar tempo e reduzir o número de opções é a recomendação dos especialistas no assunto.
No atendimento ao público, o primeiro passo na prestação de informações aos usuários requer pesquisa e planejamento. As perguntas ou dúvidas mais 43
frequentes devem ser identificadas e organizadas, para que se localize com facilidade as respostas a serem encaminhadas ao usuário. Letreiros, desenhos, fotografias, etiquetas coloridas, entre outros, são formas práticas e decorativas que podem ajudar a identificar, com um rápido passar de olhos, o material impresso armazenado no local de trabalho. Materiais em arquivos eletrônicos devem ter uma classificação lógica, de forma que as pesquisas sejam feitas rapidamente. Vale lembrar que uma informação incorreta, equivocada ou confusa acarreta prejuízos para a imagem da organização. Acrescente-se que é fundamental que o cidadão tenha sempre à sua disposição canais de comunicação públicos para sugestões, reclamações e outros procedimentos, por meio de ouvidorias, Internet ou banco de sugestões. Dessa forma, além de promover a inclusão do usuário no processo de atendimento, há a possibilidade de beneficiá-lo com respostas mais rápidas às suas necessidades.
Ainda refletindo sobre o tema, leia atentamente o texto de Fernando Henrique da Silveira Neto, Palimpsesto do Tempo, que relata, de forma curiosa, situações que ressaltam o valor do tempo.
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Unidade 3 - Questões ambientais
Limpeza e arrumação do ambiente Um ambiente limpo e organizado é agradável e causa sensação de bemestar. Outros requisitos importantes estão relacionados a dimensões e adequação do local, iluminação, ventilação, conforto térmico e acústico.
As organizações que vestiram a “camisa do usuário”, além da atenção
dispensada aos aspectos estéticos, estão buscando eliminar fatores ligados ao ambiente de trabalho que possam causar danos à saúde. Entre eles, estão: a) poluição visual – o excesso de material visual (cartazes, fotos, entre outros) ou a desordem dos objetos disponíveis no ambiente (mobiliário e equipamentos) podem causar desconforto visual; b) poluição sonora – barulhos são inadequados ao ambiente de trabalho, uma vez que a exposição contínua a grandes ruídos pode causar sérios prejuízos ao ser humano, tais como nervosismo, fadiga mental e distúrbios auditivos.
Há uma série de sítios com informações sobre fatores ambientais que podem prejudicar a qualidade do ambiente de trabalho e, por consequência, diminuir a eficácia no atendimento. Visite-os: Higiene do trabalho; Poluição sonora; O barulho e seus efeitos sobre a audição; Ar-condicionado: Infecções respiratórias.
Disposição do mobiliário e equipamentos A aparência de qualquer ambiente chama a atenção quanto a aspectos como iluminação, ventilação, mobiliário, equipamentos e layout. 45
Segundo especialistas, a iluminação adequada causa bem-estar físico e emocional aos indivíduos, e a boa ventilação diminui os níveis de agentes nocivos à saúde. Em linhas gerais, a disposição do mobiliário e dos equipamentos deve obedecer a dois princípios básicos:
O primeiro diz respeito à otimização do espaço, de forma a acomodar bem as pessoas, permitir fácil acesso ao material de trabalho e facilitar a circulação no ambiente; O segundo está relacionado ao local reservado ao atendimento do usuário - o ideal é deixá-lo livre de ruídos que possam interferir na qualidade dos serviços prestados.
Deve-se considerar, ainda, que a decoração de um ambiente, por mais sofisticada ou planejada que seja, não agrada a todos. Por outro lado, o conhecido preceito “gosto não se discute” está perdendo força na atualidade,
e a assessoria de especialistas no assunto pode ajudar a resolver questões dessa natureza.
Acesse e leia o texto de apoio: Compondo ambientes
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Atividade: Faça uma análise de seu ambiente de trabalho e indique peças de mobiliário e de decoração que você julga inconvenientes, inadequadas ou que constituam excesso, gerando poluição visual. Enumere também os fatores ambientais que interferem negativamente na qualidade dos serviços prestados tanto aos usuários internos como aos externos.
Lembre-se de reservar tempo diário para apropriar-se, com empenho, do conteúdo do curso. Escolha um momento em que você não será interrompido e em que conte com a tranquilidade necessária para dedicarse ao estudo.
Para finalizar... A qualidade de seu ambiente de trabalho, fator essencial para causar boa impressão em seus interlocutores, está relacionada à qualidade no atendimento presencial. É importante que seus interlocutores se sintam bem acolhidos, possam sentar-se, no caso de uma interação mais demorada, possam colocar-se diante de uma mesa bem arrumada, que indique eficiência e eficácia daqueles que ali trabalham. A qualidade do ambiente de trabalho é 47
um fator que transmite segurança ao interlocutor e consolida uma imagem positiva da organização.
Pense nisso e avalie seu ambiente de trabalho. Procure meios de adequálo às exigências do atendimento de qualidade conforme descrito neste módulo.
Você sabia que os objetivos de aprendizagem anunciados na introdução de cada módulo devem ser considerados como elementos indicadores de seu percurso no conteúdo proposto? Então, ao final de cada módulo, reveja os objetivos de aprendizagem e certifique-se de tê-los atingido.
Parabéns! Você chegou ao final do Módulo III do curso Excelência no Atendimento. Como parte do processo de aprendizagem, sugerimos que você faça uma releitura do mesmo e resolva os Exercícios de Fixação. O resultado não influenciará na sua nota final, mas servirá como oportunidade de avaliar o seu domínio do conteúdo. Lembramos ainda que a plataforma de ensino faz a correção imediata das suas respostas! Para ter acesso aos Exercícios de Fixação, clique aqui.
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MÓDULO IV - Postura ética e profissional
Identificar atitudes relacionadas às habilidades comportamentais; Associar o sentido de cidadania com as prerrogativas do atendimento ao público; Depreender dimensões da qualidade estabelecidas nos deveres dos servidores públicos; Compor o perfil necessário ao profissional do século XXI.
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Unidade 1 - Atitudes comportamentais adequadas
Competência técnica e comportamental
O sucesso profissional e pessoal pode fazer grande diferença, quando se une competência técnica e competência comportamental. De acordo com especialistas no assunto, se essas competências forem desenvolvidas, a organização ganha em qualidade e rapidez, e o servidor conquista o respeito dos usuários internos e externos. Mas, afinal, o que pode ser entendido como competência técnica e competência comportamental, se a própria noção de competência apresenta múltiplos significados? A competência técnica tem como base o conhecimento adquirido na formação profissional. Em outras palavras, a competência técnica é própria daqueles cujo currículo (formação profissional) é adequado à função que exercem e que, de modo geral, são profissionais que revelam a preocupação em se manterem atualizados. A competência comportamental é adquirida na experiência. Faz parte das habilidades sociais que exigem atitudes adequadas das pessoas para lidar com situações do dia a dia. De modo geral, o desenvolvimento dessa competência é estimulado pela curiosidade, paixão, intuição, razão, cautela, audácia e ousadia.
Vídeo: Sugerimos que você assista ao filme “Uma mente brilhante”. A trama do
filme evidencia a fronteira entre as competências técnica e comportamental. Leia a sinopse aqui .
Sabemos que não é fácil alcançar o equilíbrio entre esses dois tipos de competência. É comum encontrarmos pessoas capacitadas realizando diferentes atividades com maestria, porém, com dificuldade em manterem relacionamentos interpessoais de qualidade. Tratam de forma grosseira tanto os usuários internos como os externos. Lutam para que suas ideias sempre prevaleçam. Não conversam, gritam. Falam alto ao telefone. Fingem que não veem as pessoas.
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As organizações, ao contrário disso, buscam cada vez mais ter, em seus quadros, servidores com sólida formação técnica, que, capazes de cultivar valores éticos, como justiça, respeito, tolerância e solidariedade, demonstrem atitudes positivas e adequadas ao atendimento de qualidade. Para compor esse perfil, o profissional necessita saber ouvir, conduzir uma negociação, participar de reuniões, vestir-se adequadamente, conversar com educação e tratar bem os usuários internos e externos.
Visite o sítio “Ética Profissional é Compromisso Social ” e aprofunde
conhecimentos sobre o tema em estudo.
A boa convivência na Internet depende de uma série de regras conhecidas como “netiqueta” ou etiqueta na rede. As regras incluídas na etiqueta na
rede não foram definidas por uma autoridade no assunto, mas criadas pelos próprios usuários ao longo do tempo. Também não existe um texto único e definitivo sobre o tema, mas várias interpretações espalhadas pela web. No sítio "Introdução à Netiqueta" , você vai encontrar uma pequena compilação das regras mais importantes. Pensando no equilíbrio entre as competências e nas exigências inerentes à atividade de atendimento ao público, a convivência social de qualidade exige do indivíduo a observação de regras simples. A finalidade é a de se estabelecer uma relação de respeito entre as pessoas. Entre essas regras, algumas são imprescindíveis a qualquer tipo de atendimento:
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Pontualidade - sinal de respeito aos usuários internos e externos; Aparência - boa apresentação pessoal e uso de vestimenta adequada ao estilo pessoal e à atividade profissional do indivíduo; Cordialidade - utilização de expressões como "Obrigado", "Por favor", "Com licença", "Desculpe-nos pela demora"; Sigilo - com relação aos assuntos confidenciais; Tom da voz - moderado, principalmente em ambientes fechados; Uso do telefone fixo - utilização não simultânea à realização de outra atividade; Uso de celular - desligado durante o atendimento.
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Unidade 2 - Deveres e direitos
O que é cidadania?
Podemos definir “cidadania” como o conjunto de direitos e deveres ao
qual um indivíduo está sujeito, em relação à sociedade em que vive. E, de acordo com a Carta de Direitos Humanos da Organização das Nações Unidas (ONU), de 1948, todos os homens são iguais perante a lei, sem discriminação de raça, credo ou cor, o que quer dizer que todo ser humano tem direito à cidadania.
Nessa perspectiva, ser cidadão significa gozar dos seguintes direitos:
Civis - dizem respeito à locomoção e à segurança do indivíduo; Sociais - referem-se ao atendimento das necessidades básicas, como alimentação, moradia, saúde, educação e lazer; Políticos - relacionam-se à liberdade de expressão do ser humano, em relação à política e à religião, entre outros.
Os inúmeros movimentos para consolidar a cidadania, além de colaborarem para o desenvolvimento da consciência do cidadão, incentivaram o ser humano a se tornar mais vigilante e a fazer valer os seus direitos. Esse aprendizado foi direcionado, inicialmente, ao cidadão na condição de consumidor, e, posteriormente, na condição de usuário dos serviços do Estado.
Mas, se, por um lado, o ser humano conquistou uma série de direitos e está aprendendo a reivindicar serviços públicos de qualidade, por outro, deve observar e cumprir os deveres que a ele são atribuídos.
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Muitos deveres dos servidores públicos identificam-se com os princípios da qualidade total. Entre eles, podem ser citados: o cuidado com o bemestar da coletividade, o zelo pelo patrimônio público e a eliminação do desperdício e do desvio de verbas públicas.
Dada a impossibilidade de estabelecerem deveres de forma padronizada, algumas organizações identificaram princípios básicos a serem observados por seus usuários. A título de exemplo, entre outras recomendações, o usuário deve:
Identificar-se, quando solicitado; Usar trajes adequados ao ambiente; Tratar o atendente com respeito.
Dimensões da qualidade nos deveres dos servidores públicos Os direitos e deveres dos servidores públicos estão descritos na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Entre os deveres (art. 116), há dois que se encaixam no paradigma do atendimento que tem como foco principal o usuário. São eles:
a) “atender com presteza ao público em geral, prestando as informações requeridas”;
b) “tratar com urbanidade as pessoas”.
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Há, nessas determinações, duas palavras – presteza e urbanidade – que nem sempre são fáceis de avaliar, uma vez que não têm o mesmo sentido para todas as pessoas, como demonstram as situações descritas a seguir.
Serviços realizados em dois dias úteis, por exemplo, podem não corresponder às reais necessidades dos usuários quanto ao prazo. Um atendimento cortês não significa oferecer ao usuário aquilo que não se pode cumprir.
Para minimizar as diferentes interpretações para esses procedimentos, uma das opções é a utilização do bom senso. Quanto à presteza, o estabelecimento de prazos para a entrega dos serviços tanto para os usuários internos quanto para os externos pode ajudar a resolver algumas questões. Quanto à urbanidade, é conveniente que a organização inclua tal valor entre aqueles que devem ser potencializados nos setores em que os profissionais que ali atuam ainda não se conscientizaram sobre a importância desse dever.
O sítio "A Voz do Cidadão" apresenta os “10 Mandamentos da Cidadania Atuante” .
Uma boa sugestão é a leitura do artigo do Professor Miguel Reale sobre os direitos e deveres do indivíduo.
Consulte no sitio indicado o artigo que aborda “A ética nas funções de Estado” , do Ministro Marco Aurélio Mendes de Farias Mello.
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Unidade 3 - Desenvolvimento pessoal
Perfil necessário ao profissional do século XXI
Uma parcela expressiva da humanidade tem demonstrado que não é mais aceitável tolerar condutas inadequadas na prestação de serviços e acredita que o século XXI exigirá mudança de postura do ser humano.
Aos poucos nasce a consciência de que precisamos abandonar velhas crenças como “errar é humano”, “santo de casa não faz milagres”, “em time que está ganhando não se mexe”, “gosto não se discute”, entre outras,
substituindo-as por:
a) “acertar é humano” – o ser humano tem demonstrado capacidade de
eliminar desperdícios, erros, falhas, quando é cobrado por suas ações;
b) “santo de casa faz milagres ” – organizações e pessoas, quando
valorizadas, têm apresentado soluções criativas na identificação e resolução de problemas;
c) “em time que está ganhando se mexe sim” – em todas as atividades
da vida profissional ou pessoal, o sucesso pode ser conseguido por meio da melhoria contínua dos processos, das atitudes, do comportamento; a avaliação daqueles que lidam diretamente com o usuário pode apontar os que têm perfil adequado para o desempenho de atividades de atendimento ao público;
d) “gosto se discute” – é possível buscar o aprimoramento de ambientes,
vestuário e outros itens ligados à funcionalidade e à estética, de maneira a propiciar ao usuário uma "experiência de atendimento" mais qualificada.
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Além dessas mudanças, há necessidade da adoção de outros paradigmas em consonância com as transformações que a globalização e as novas tecnologias vêm trazendo para a humanidade. O desenvolvimento pessoal é um deles e está entre os temas debatidos na atualidade, por se tratar de um valor indispensável à cidadania.
Autores de diversas áreas do conhecimento defendem que a humanidade deve conscientizar-se de que cada indivíduo é responsável pelo seu próprio desenvolvimento, e que, para isso, cada cidadão necessita planejar e cuidar do seu destino, contribuindo, de forma responsável, para o progresso da comunidade onde vive. O novo século exige a harmonia e a solidariedade como valores permanentes, em resposta aos desafios impostos pela velocidade das transformações da atualidade.
Não é à toa que as organizações estão exigindo habilidades intelectuais e comportamentais dos seus profissionais, além de apurada determinação estratégica. Entre outros requisitos, essas habilidades incluem:
• Atualização constante; • Soluções inovadoras em resposta à velocidade das mudanças; • Decisões criativas, diferenciadas e rápidas; • Flexibilidade para mudar hábitos de trabalho; • Liderança e aptidão para manter relações pessoais e profissionais; • Habilidade para lidar com os usuários internos e externos.
Atividade: Faça uma reflexão sobre paradigmas. Identifique os paradigmas em que você se baseia quando precisa resolver problemas pessoais e profissionais. Você pode utilizar o espaço "Diário", localizado na página inicial deste curso, no "Módulo de Abertura".
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Nesta leitura de apoio vamos pensar sobre O servidor público e as exigências da atualidade.
Para finalizar... A postura ética e profissional é um componente importante para imprimir qualidade ao atendimento, qualquer que seja a modalidade: presencial, por telefone, carta ou Internet.
A postura ética também é fator que agrega valor à organização e que está diretamente relacionado às representações positivas que os usuários venham a construir a respeito da organização.
Esperamos que você já tenha percebido a importância desse componente no âmbito das ações de atendimento e que já o tenha integrado a seu perfil profissional.
Atividade: Sua organização teve que se adaptar aos paradigmas da atualidade. Dessa forma, os profissionais deverão alterar algumas crenças e procedimentos. Vamos pensar sobre eles. Em seu Caderno, procure relacionar o que sugerimos abaixo: A. Faça uma reflexão sobre as mudanças que ocorreram em sua vida pessoal e profissional nos últimos cinco anos. B. Identifique, no mínimo, duas atividades necessárias para o seu desenvolvimento pessoal que podem ser realizadas nos próximos 12 meses.
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Parabéns! Você chegou ao final do ultimo módulo do curso Excelência no Atendimento.
Sugerimos que você faça uma releitura do Módulo IV e resolva os Exercícios de Fixação. O resultado não influenciará na sua nota final, mas servirá como oportunidade de avaliar o seu domínio do conteúdo. Lembramos ainda que a plataforma de ensino faz a correção imediata das suas respostas!
Porém, não esqueça de realizar a Avaliação Final do curso, que encontra-se no Módulo de Conclusão. Lembramos que é por meio dela que você pode receber a sua certificação de conclusão do curso. Para ter acesso aos Exercícios de Fixação, clique aqui.
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