CUESTIONARIO APA CASOS EMPRESARIALES AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS LIBRO 1
Organización: Entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos, existen lucrativas y No lucrativas. Lucrativas: con fines de lucro u obtención de ganancias (empresas, (empresas, negocios) No lucrativas: ONGS. Sistema: Es un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí para producir un resultado, se puede definir como un sistema abierto cuyas partes están relacionadas entre sí y con su ambiente. La naturaleza de esta relación es de interdependencia debido debido a que un mal mal proceso afecta a los demás. Stephen Robbins en su libro “ Administración, Administración, Teoría y Practica dice: Una ordenación sistemática de personas realizada para alcanzar un objetivo especifico. Características comunes de un sistema: Propósito definido – definido – Compuesta por Personas – Personas – Tipo de arreglo estructural Que define y delimita el comportamiento de sus miembros. Visión de las Organizaciones como Sistemas: Es el resultado de la influencia de la teoría general de sistemas y de l a cibernética sobre el campo de los estudios organizacionales. Objetivo conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. La organización vista como un sistema global. Administración: Es un proceso en donde se trabaja con personas y por medio de ellas, además el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administración administración de acuerdo a Henry Fayol Administrar es prever, organizar mandar coordinar y controlar. 1
Eficiencia: Se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados. Efectivo: Se refiere al cumplimiento o logro de los objetivos. Eficacia: Mide el uso de los recursos para el logro de los resultados. Visión: Es un enfoque aspiracional de lo que nos gustaría ser., es una ambición empresarial significativa que se construye día a diatribas del esfuerzo planeado y coordinado. Misión: Es la razón misma de su existencia, es la que distingue de todas las demás (organizaciones) Robbins define a la misión como: “Define su propósito y en esencia, pretende contestar en que negocio estamos. La misión aclara el propósito de la organización a la administración. Propósito: El papel primordial de la organización dentro de la sociedad. Objetivos: Son metas, fines deseados futuros que la administración busca., ofrecen la dirección para tomar las decisiones administrativas, son fundamento de la planeación. Meta: Debe definirse acorde con el propósito, la misión y los objetivos de la organización. Estrategia: Es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos de la organización.
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Liderazgo: Acción o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Chiavenato: Liderazgo es guiar y orientar al personal, tomar decisiones e incorporarlas en ordenes e instrucciones, específicas y generales. Proceso: Conjunto de actividades que tomas los insumos y los transforma hasta producir las salidas. Procedimientos: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras., son guías de la acción no de pensamiento. Es un conjunto de pasos que un individuo sigue para lograr un resultado., pueden describirse de varias formas: atraves de diagramas de procedimientos, narrativos, con gráficos o dibujos. Manual de Procedimientos: Instrumento administrativo de carácter técnico que contiene información de las operaciones para la realización de una función. Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Presupuesto: Según Koonz es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Proceso de Control: Establecer estándares – Medir el desempeño de acuerdo a los estándares establecidos – Tomar decisiones correctivas de acuerdo a desvíos no deseados del estándar.
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Gestión: Conjunto de actividades o diligencias que se llevan a cabo para resolver o concretar un asunto. Acción de administrar una organización. Planeación: Establece el QUE, se establece la visión la misión y los objetivos de la organización, se seleccionan las metas y se determinan programas para alcanzarlas. Como: esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse, cuando y como se hará, los recursos que serán necesarios, también se hace la pregunta QUE requiere la facultad de prever, visualizar y ver hacia el futuro. Organización: Desarrollar una organización para llevar los planes a feliz término. Ejecución (dirección) Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Ejecutar significa Poner en Acción. Control: Garantiza que se está caminando en la dirección correcta, lográndose así los objetivos propuestos. Tareas administrativas: Escribir cartas, redactarlas, hacer informes, llamar por teléfono, enviar fax, mensajes etc. Automatizar: Es la realización de tareas apoyadas en nuevas tecnologías. Antes eran realizadas en forma manual, mientras menos intervenga el humano mas automatizadas serán. Aumento de Productividad: Es la principal razón por la que una empresa debe emprender un proyecto de automatización de sus procesos.
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Organizaciones Públicas y Privadas: Son las que se relacionan con el estado. Organizaciones Comerciales: Por el giro de su negocio, industriales y educativas. Niveles organizacionales según Parson: Institucional o Estratégico Gerencial Técnico Operativo
Grado más elevado Gerencia Media Nivel más bajo
Directores, Gerentes, mandos medios Supervisores, operadores.
Departamentalización: Organizar formalmente a una empresa en varios departamentos, el objetivo es agrupar en unidades bien definidas aquellas que tengan objetivos afines y con el mismo propósito. Jerarquización: Establecer un arreglo de la autoridad de arriba hacia abajo Unidad de Mando y Principio escalar: Principios esenciales para el éxito de la estructura organizacional, se debe identificar claramente ante los subordinados quien es el jefe y a quien deben responder. Koonz el principio escalar según él es “ cuanto más clara sea la línea de autoridad más clara será la responsabilidad”. Tramo de Control: Según Benjamín Franklin el tramo de control se define como el número de funcionarios o unidades administrativas, que pueden depender directamente de un órgano superior. Comunicación: Es el intercambio de información con un propósito determinado entre las distintas unidades que integran la empresa.
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Línea de mando o Autoridad: Son líneas imaginarias íntimamente ligadas a la jerarquización, que representan el enlace entre las distintas unidades que conforman la empresa. Delegación: Fundamental en los conceptos de descentralización y desconcentración. Descentralización: La toma de decisiones y la autoridad se dispersan a lo largo de su estructura, se delega autoridad a unidades subalternas. Desconcentración: Es una forma de organización administrativa en que los órganos centrales mantienen sus funciones normativas de planeación, coordinación y control, transfieren a las unidades técnicas funciones de ejecución y operación así como facultades de decisión. Autoridad funcional: Es un derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar las acciones como procesos, políticas etc. Realizadas por otras personas en otros departamentos. Tipos de Gerencia en la Organización Alta Gerencia Gerencia Media Baja Gerencia
Estratégica Táctica Operativa
requiere información resumida para la planeación Información para planeación y control Información de detalle para supervisión y subordi.
Estructura Organizacional: Está definida por el modelo para la departamentalización, relaciones de autoridad, los diversos niveles y la coordinación de las personas dentro de la organización. Principal recurso en una empresa: El Recurso Humano
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Definición de una Estructura Organizacional: Se deben incluir el grado y tipo de diferenciación horizontal y vertical, mecanismos de coordinación control, formalización y centralización del poder.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa, muestra la jerarquía, las líneas de mando y de comunicación. Automatizar: Realizar un trabajo con la mínima intervención humana, es decir realizar algo en forma automática. Equipamiento: Se le denomina así a la dotación del equipo necesario para realizar tareas Administrativas, incluye software, equipo de cómputo, redes, telecomunicaciones. Sistematización: Visualización de la organización como un sistema y la estandarización de los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan. Tarea Labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones dentro de una organización. Productividad: Indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en productos o servicios. Tres fuentes primarias de una mayor productividad: Tecnología, Habilidad administrativa y esfuerzo humano. Información: Proceso de reducción de la incertidumbre.
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Características de la información: Exacta, oportuna, integra y concisa. Ciclo de vida de la información: Recopilación, Procesamiento, Distribución y Utilización. Proceso de la Comunicación: Fuente, Codificación, Canal, Decodificación, Destino. Ruido: Elemento o actividad que molesta, confunde o interrumpe y dificulta el proceso de comunicación. Métodos de Comunicación: Oral, Escrita, No verbal, Medios electrónicos.
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