Los costes asociados a mantener su inventario
Cuando una empresa decide abordar una sist Cuando sistemát emática ica de mejo mejora ra en su polít política ica de invent inventarios arios,, exis existe te un paso previo imprescindibl imprescindiblee en el que deberá trabajar: El análisis y el conocimiento de sus costes de inventario. ¿Por qué Porque si no se conocen o no se tienen tienen en cuenta, ello ello puede llevar a las empresas a ejecutar ejecutar políticas de aprovisionamiento aprovisionamiento err!neas, err!neas, basadas "nicamente por ejemplo en los descuentos que obtienen de los proveedores, #enerándose u nos costes en la e mpresa que permanecen indeterminados. En este sentido, conocer los costes asociados a la #esti!n de los inventarios es una manera de basar las decisiones en $ec$os, en datos. %o cual $ará que éstas sean se#uramente más e&icaces y correctas. 'ealmente, existe numerosa biblio#ra&ía al respecto y en #eneral no toda ella coincide en el planteamiento de c!mo calcular los costes y qué conceptos incluir. (na buena propuesta podría ser considerar dos tipos de coste:
a) Coste de lanzamiento (o de adquisición o realización de un pedido) :
El coste de lan)amiento es el coste asociado al reabastecimiento de un inventario, desde q ue se contacta con el p roveedor $asta que el artículo comprado lle#a a *lmacén.
Para su cálculo deberían considerarse los si#uientes conceptos: + alarios, incrementados por las car#as sociales, de los a#entes de servicios de aprovisionamiento encar#ados del estudio de mercado, de la ne#ociaci!n, de la redacci!n de las !rdenes de pedidos, de velar por el respeto a los pla)os instando eventualmente a los proveedores a su cumplimiento, de los controles cualitativo y cuantitativo de las entre#as, así como de los a#entes de los servicios contables encar#ados de re#istrar y pa#ar las &acturas y del re#istro contable de las entradas en stoc-.
+ tros #astos de &uncionamiento de esos servicios: alquiler de o&icinas, cale&acci!n, iluminaci!n, artículos de o&icina, #astos postales, etc. + /astos de recepci!n y comprobaci!n de los artículos comprados 0se trata de los #astos de control de calidad1. + /astos de in&ormática li#ados a la #esti!n de los pedidos y al tratamiento de las entradas en stoc-. + /astos de transporte, incluidos los se#uros durante el mismo.
b) Coste de mantenimiento de inventario (o de almacenaje o de posesión de stock):
El coste de mantenimiento de inventario es el conjunto de costes asociados a tener que mantener unidades de artículos en almacén. Este tipo de coste incluye varias cate#orías distintas:
+ Car#as &inancieras 0coste &inanciero por la posesi!n de stoc-s1. Estas car#as se pueden valorar aplicando al capital invertido en dic$os stoc-s el mismo interés &inanciero que $abría de pa#ar la empresa si tuviera que conse#uir capitales ajenos. + /astos de almacenaje 0coste de &uncionamiento del almacén1. Para su cálculo deberían considerarse los si#uientes conceptos:
2 Coste de &uncionamiento de los almacenes: salarios, car#as salariales, iluminaci!n, cale&acci!n, &uer)a motri), mantenimiento de los locales, del equipamiento y de las máquinas 0excepto la partida incluida en #astos de adquisici!n en la partida de los #astos de recepci!n que se re&ieren a los controles cualitativos y cuantitativos a la entre#a1. 2 *morti)aci!n *morti)aci!n o alquiler de los locales. 2 *morti)aci!n *morti)aci!n del equipamiento de los locales y de las máquinas de manutenci!n. 2 Primas de se#uros. 2 Pérdidas por deterioro, evaporaci!n, destrucci!n por los roedores, vertido o robo. 2 Coste del transporte entre almacenes. 2 Coste de la obsolescencia, que puede ser muy elevado para ciertos artículos que quedan rápidamente anticuados, como los artículos de moda o los artículos &abricados con técnicas muy evolucionadas.
2 Coste de la in&ormática y de la contabilidad 0excluyendo la parte incluida en #astos de adquisici!n1.
Conocer estos costes permitirá a la empresa reali)ar las actuaciones necesarias para mejorar su política de inventarios teniendo en cuenta como objetivos la minimi)aci!n de costes para la empresa y, por supuesto, el poder responder a los compromisos adquiridos con los clientes, prestándoles el nivel de servicio apropiado.
COSTOS D !"#"T$%!OS
%a /esti!n de 3nventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
Costos asociados a los &lujos Costos asociados a los stoc-s Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturale)a, se#"n se clasi&ican en los dos si#uientes #randes #rupos.
Costos de peraci!n. Costos *sociados a la 3nversi!n
%os primeros, son los necesarios para la operaci!n normal en la consecuci!n del 4in. 5ientras que los asociados a la 3nversi!n son aquellos &inancieros relacionados con depreciaciones y amorti)aciones.
6entro del ámbito de los &lujos $abrá que tener en cuenta los Costos de los &lujos de aprovisionamiento 0transportes1, aunque al#unas veces serán por cuenta del proveedor 0en el caso de contratos tipo C4', C34, CP7 o C3P, entre otros1 y en otros casos estarán incluidos en el prop io precio de la mercancía adquirida. erá necesario tener en cuenta tanto los Costos de operaci!n como los asociados a la inversi!n.
Costos asociados a los stoc-s, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con 3nventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y de#radaci!n de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de toc-, en este caso cuentan con una componente &undamental los Costos &inancieros de las existencias, todo esto ya serán explicados mas adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios $abrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los e&ectos de toma de decisiones, 0por ejemplo, para decidir tama8o optimo del pedido1 solamente $abrá que tener en cuenta los costos evitables 0que podrán variar en cada caso considerado1, ya que los costos no evitables, por propia de&inici!n permanecerán a &uera sea cual &uera la decisi!n tomada.
Por "ltimo, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lan)amiento de pedidos y de #esti!n de la actividad. (n caso paradi#matico es el si#uiente. En #eneral, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras 0¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la #esti!n de los pedidos1, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisici!n. Pero incluso cuando el transporte está #estionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muc$as veces el precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte d el costo de lan)amiento del pedido.
%a clasi&icaci!n puramente lo#ística de Costos que se $a citado $asta a$ora no es la más &recuentemente utili)ada en 9la pro&esi!n9. a $emos citado en el párra&o anterior conceptos como 9costo de lan)amiento del pedido9 o 9costo de adquisici!n9, que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasi&icaci!n $abitual de costos que utili)an los #estores de los inventarios es la si#uiente:
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesi!n de stoc-s Costos de lan)amiento del pedido Costos de adquisici!n Costos de ruptura de stoc-s
;.< C7 6E *%5*CE=*53E=7. %os costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesi!n del toc-, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos 4inancieros de las existencias /astos del *lmacén e#uros 6eterioros, perdidas y de#radaci!n de mercancía.
6ependen de la actividad de almacenaje, este #estionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en ré#imen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del &abricante. Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye se#uidamente una relaci!n pormenori)ado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesi!n de los stoc-s en el caso más #eneral posible. =o obstante, más adelante se expondrá un método simpli&icado para calcular estos costos 0la tasa anual 9ad valorem91 que se utili)a con muc$a &recuencia. %a clasi&icaci!n de los costos de almacenamiento que se#uidamente se incluye los clasi&ica por actividad 0almacenaje y manutenci!n1, por imputabilidad 0&ijos y variables1 y por ori#en directos e indirectos.
C7 63'EC7 6E *%5*CE=*>E costos &ijos
Personal ?i#ilancia y e#uridad Car#as 4iscales 5antenimiento del *lmacén 'eparaciones del *lmacén *lquileres *morti)aci!n del *lmacén *morti)aci!n de estanterías y otros equipos de almacenaje /astos &inancieros de inmovili)aci!n
costos variables
Ener#ía *#ua 5antenimiento de Estanterías 5ateriales de reposici!n 'eparaciones 0 relacionadas con almacenaje 1 6eterioros, perdidas y de#radaci!n de mercancías.
/astos 4inancieros de toc-.
C7 63'EC7 6E 5*=7E=C3= costos &ijos
Personal e#uros *morti)aci!n de equipos de manutenci!n *morti)aci!n de equipos in&ormáticos /astos &inancieros del inmovili)ado
costos variables
Ener#ía 5antenimiento de equipo de manutenci!n 5antenimiento de equipo in&ormático 'eparaciones de equipos de manutenci!n Comunicaciones. C7 3=63'EC7 6E *%5*CE=*>E de administraci!n y estructura 6e &ormaci!n y entrenamiento del personal
Existe un método aproximado de valuar los costos de almacenamiento, conocido como la tasa *nual *d valorem. C*%C(% 6E %* 7** *=(*% 9*6@?*%'E5 9 Este método aproximado, que se utili)a bastante para la plani&icaci!n de istemas %o#ísticos, consiste en admitir que los costos de almacenamiento se pueden aproximar por una tasa anual aplicada al valor de las mercancías almacenadas.
Esta $ip!tesis que es evidente en el caso de los costos &inancieros de los toc-s se #enerali)a en este método a los demás costos que intervienen en el almacenamiento 03nversiones, personal, ener#ía, deterioros, perdidas..1 *sumiéndose que cuanto más cara es una mercancía mas caro es el costo de almacenamiento.
Pues bien el método de la tasa ad@valorem se extienden a los demás costos que se componen el almacenamiento de mercaderías, admitiendo que además del AB anual que corresponde al costo de toc-, $ay otros puntos porcentuales que corresponden a la inte#raci!n de los demás costos que también intervienen en el almacenamiento, $aciendo así tasas superiores a la de almacenamiento de toc-, por ejemplo en Espa8a se cobraba el ; B cuando la tasa de mercado era del < B. 7ambién es muy importante destacar que estos costos que mencionamos 9extras9 en el almacenamiento, siempre están en relaci!n directa con el tipo de mercadería que se trate, así bien no será lo mismo almacenar arena, o le8a contra dinero o caviar.
(na estructura ra)onable para la composici!n de la tasa es la si#uiente:
Costo &inanciero de los toc-s AB al ;DB *lmacenamiento 4ísico B al <B 6eterioro o 'obo ;B al B
Para el Ejemplo del almacenamiento de cemento blanco, que requiere un esmerado *lmacenaje pero poca manutenci!n, cabe valorarlo con una tasa que contemple solo el costo &inanciero de *lmacenamiento sin 9Extras9, en este caso
Costos *dministrativos vinculados al circuito del pedido. Costos de recepci!n e inspecci!n. ;.G Costos de *dquisicion Es la cantidad total 3nvertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.
En el primer caso 0materias primas o componentes1, el costo de adquisici!n incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su &actura 0por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el 3?*1. e debe tener en cuenta que muc$os proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisici!n de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable. En el se#undo caso 0 material en curso o productos terminados 1, la determinaci!n del costo de adquisici!n es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe incorporar los si#uientes conceptos: Costos de 5ateriales incorporados que, se#"n las practicas contables de la empresa pueden ser valorados de acuerdo a los si#uientes criterios. 5étodo 434 0 &irst in, &irst out 1. M 0 Primero en entrar, primero en salir 1 PEP 5étodo %34 0last in, &irst out 1. M 0 (ltimo en entrar, primero en salir 1(EP equivale en cierto modo a un precio de reposici!n. 5étodo 534 0midle in, &irst out1 es un promedio ponderado Precios estandarte de la empresa Precios estimados de reposici!n
Costos directos de producci!n 0 56, depreciaciones etc. 1 Costos 3ndirectos. ;.J C7 6E '(P7('* 6E 7CN %os Costos de ruptura o de rotura de stoc-s incluyen el conjunto de Costos por la &alta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producci!n en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados %os criterios para valorar estos costos de ruptura son: 6isminuci!n del in#reso por ?entas: %a no inte#ridad contable por &alta de re&erencias en un pedido reali)ado, supone una reducci!n de los in#resos por ventas, tanto por el despla)amiento en el tipo de la &ec$a de &acturaci!n, como por la perdida absoluta de la perdida 3ncremento de los #astos del ervicio: *quí se incluyen las penali)aciones contractuales por retrasos de abastecimiento, parates en el proceso de producci!n, los &alsos &letes etc.
%a valoraci!n de estos costos de ruptura es di&ícil y poco &recuente, solo es posible si la empresa esta provista de un e&iciente sistema de #esti!n de la calidad, en #eneral el #estor de inventarios deberá con&ormarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especiali)ada estos son considerados entre el
