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Investigación: Controles de aplicación en mi empresa En una empresa al realizar auditoría a un sistema de información, se hace necesario dividir este sistema en subsistemas que permitan realizar un mayor análisis a cada uno de estos por lo tanto se realizan: Controles de entrada. controles de salida. controles de teleprocesamiento. teleprocesami ento.
Tome como referencia la empresa donde labora u otra de su elección, allí revise como se realiza el procesamiento de los datos (como se ingresan los datos al sistema), qué controles se llevan a cabo para esta captura de datos. Posteriormente indague como se realiza el procesamiento y salida de estos datos según el sistema que esté analizando, verificando que controles de procesamiento y salida se llevan a cabo. Por último, verifique verifiq ue como se realizan los controles de teleprocesamiento teleprocesamient o en cuanto a: como es la seguridad en los terminales, en el hardware y software, y los usuarios que operan las terminales. En la concesionaria ruta del sol II, se ha revisado previamente como se lleva acabo el procesamiento de los datos.
CONTROLES DE ENTRADA Los datos iniciales de entrada se clasifican en forma conveniente para su procesamiento, dependiendo esto de la máquina que se emplee. Por ejemplo: Cuando se usan dispositivos electromecánicos, los datos de entrada se perforan en tarjetas y en las computadoras electrónicas los datos se registran en discos o cintas.
REGISTRO: Tiene que ver con la transferencia de los datos a alguna forma de o documento normalizado en todo el ciclo de procesamiento. Ejemplo: un profesor anota en su lista los puntos obtenidos por los estudiantes y al terminar el semestre calcula las notas finales y las anota en su lista. Recibe un acta y coloca ahí las calificaciones finales, las registra en la hoja de calificaciones que se envía al estudiante y luego hace entrega del acta a la oficina respectiva.
DUPLICACIÓN: Consiste en reproducir los datos en muchos documentos o formas. Ejemplo: se puede registrar un informe mecanografiándolo y al mismo tiempo sacar copias con papel carbón. En otro caso digitándolo en la computadora luego imprimir y fotocopiar en documento.
VERIFICACIÓN: Consiste en comprobar cuidadosamente los datos para evitar cualquier error. Ejemplo: los informes escritos a máquina se pueden volver a leer para corregirlos.
SEPARACIÓN: Se separa los datos en varias categorías. Ejemplo: un grupo de cuestionarios para los estudiantes, se pueden separar según el sexo o por cursos.
CLASIFICACIÓN: En la organización de los datos en un orden especifico. Ejemplo: los nombres de la lista telefónica se han clasificado en orden alfabético. En este caso, los datos son clasificados sin separar. La clasificación también se puede efectuar después de la separación. Otro ejemplo: un archivo de registro de empleados contiene nombre, numero del seguro social y lugar de trabajo. Si hay que clasificar el archivo de acuerdo con el orden alfabético de los nombres, al "campo del nombre" se le denomina "CLAVE".
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INTERCALACIÓN: Se toman dos o más conjuntos de datos que han sido clasificados con la misma clave y se resumen para formar un solo conjunto de datos: Por ejemplo, Dos paquetes de tarjetas clasificadas numéricamente, las mismas que se están intercalando y archivando en el paquete combinado durante el paso de las tarjetas. Si las tarjetas tienen el mismo número, una sub-regla determina cual se debe archivar. Cuando un paquete queda vacío las tarjetas del otro se colocan al final del paquete combinado.
RECUPERACIÓN: La recuperación de datos hace referencia a las técnicas empleadas para recuperar archivos que han sido perdidos o eliminados de algún medio de almacenamiento.
1. Basada en Documentos
Datos en formato legible o no para la computadora
CONTROLES DE SALIDA. Los controles de salida se instalan para asegurar la exactitud, integridad, oportunidad, y distribución correcta de la salida, ya sea que se dé en pantalla, en forma impresa o en medios magnéticos. Los siguientes procedimientos de control se refieren a la salida: 1. Se debe realizar un filtrado inicial para detectar errores obvios también llamada Auditoría de Base de Datos. 2. La salida deberá dirigirse inmediatamente a un área controlada, y esa distribución solamente por personas autorizadas a personas autorizadas. 3. Los totales de control de salida deberán reconciliarse con lo totales de control de entrada para asegurar que ningún dato haya sido modificado, perdido o agregado durante el procesamiento o la transmisión, en caso de haber irregularidades, es decir, que no cuadren los totales de control, se aplicarán las sanciones correspondientes, para evitar futuros errores. 4. Todas las formas vitales deberán estar prenumeradas y tener un responsable. 5. Cualquier salida altamente delicada que no deba ser vista por el personal del centro de cómputo deberá ser generada por un dispositivo de salida en un lugar seguro alejado de la sala de computación. 6. Cuando se vayan a imprimir instrumentos negociables, deben realizarse convenios de custodia dual entre el departamento de sistemas y el del usuario para asegurar que todos los instrumentos tengan un responsable y queden salvaguardados adecuadamente. 7. A pesar de todas las precauciones tomadas, se presentarán algunos errores. El punto de control principal para la detección de dichos errores es, por supuesto, el usuario. Por lo tanto, el auditor debe fijar los procedimientos para establecer un canal entre el usuario y el grupo de control para el reporte sistemático de la ocurrencia de errores o de incongruencias.
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1. ¿Qué métodos se pueden utilizar para la entrada de datos al sistema, cuál es su importancia? cada empresa que requiere implementar un sistema de información eficaz y eficientemente; determinando los riesgos que se presentan en el transcurso de la implementación, sabiendo que deben mitigarse mediante la aplicación de los controles establecidos en el manual elaborado teniendo como referencia los procesos del estándar internacional COBIT. A lo largo de la historia se han presentados una serie de cambios positivos el cual ha ayudado a las empresas a mantener controles y seguridad de la entrada de datos, como, por ejemplo.
En los años 50’s aparecen las primeras computadoras, con esta nueva tendencia los sistemas de información que se realizaban de forma manual en las empresas, empezaron a realizarse de forma automatizada. En los años 60’s por el uso de sistemas de información computacionales sin los controles necesarios, se empezaron a detectar fraudes financieros; como desvíos de dinero en los sistemas financieros informáticos por los que se implementan medidas de control para disminuir este tipo de riesgos. En los años 80’s muchas empresas construyeron sus sistemas de información en forma incremental. Pensaron en soluciones individuales a problemas inmediatos. Generaron Sistemas de información con capacidades poco coordinadas.
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A finales de los años 90’s hasta la actualidad se incrementó la implantación de ERP’s para simplificar y estandarizar la infraestructura de la información. Surgió la necesidad de acceder a información fiable para mejorar las interacciones y comunicaciones con clientes y proveedores. Se desea mejorar los procesos del negocio gracias a una mejor disponibilidad y calidad de datos e información del funcionamiento de la empresa.
1. Sistemas Transaccionales. 2. Sistemas de Apoyo de las Decisiones 3. Sistemas Estratégicos
Normas de control interno COSO. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. Completan la definición algunos conceptos fundamentales. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción.
Normas de control interno SAC Estándar de Control de Sistemas COBIT
ISO 17799
Confidencialidad Integridad Disponibilidad
Dentro del área de control de entrada de datos se localizan los siguientes Puntos de Control Transacciones en línea. Usuario y operador. Terminal o dispositivo de entrada de datos.
2. ¿Al realizar el diseño de pantallas de entrada que recomendaciones se deben tener en cuenta? Control de la Calidad de Entrada: Evitar los Retrasos. Evitar los errores en los datos. Evitar los pasos adicionales. Mantener la sencillez del proceso.
Para la captura de datos debemos tener en cuenta: Saber con exactitud qué datos se van a capturar.
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Conocer el tipo de dato a capturar. Asegurar que haya suficiente capacidad para manejar los datos que están siendo cargados. (Evitar los cuellos de botella) Evitar la ejecución de pasos adicionales; entre menos pasos haya para la alimentación de datos, menos probabilidades hay para la introducción de errores .
BIBLIOGRAFÍA
SENN, james a. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, Segunda edición, Mc Graw Hill, México D.F, 1992. KENDALL, Kenneth E. & KENDALL Julie; ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS, Sexta Edición, Pearson, México D.F, 2005 STAIR, Ralph y REINOLDS George, Principios de Sistemas de Información. México: Cengage Learning, 2010. 658 p. il. ISBN 978-607- 481-267-1
