CONTROL INTERNO FINANCIERO 1. Definición El control interno financiero está constituido por el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, r ecursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. pro grama. Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable. El control interno financiero debe brindar seguridad razonable que: Las operaciones se ejecuten de conformidad con las normas de autorización aprobadas por la administración, en concordancia con la normativa gubernamental. Tales operaciones se clasifican, ordenan, sistematizan y registran adecuadamente, para permitir la elaboración de estados financieros, de acuerdo acuer do con principios de contabilidad generalmente aceptados u otro marco integral de contabilidad (NIIF). El acceso a los bienes y otros activos, sólo es permitido previa autorización de la administración. Los asientos y otras notas contables son registrados para controlar la obligación de los funcionarios de responder por los recursos, así como para comparar periódicamente los saldos contables con los inventarios físicos anuales que practique la propia entidad. El Control Interno Financiero es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos añadidos a los mismos, mismos , efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías: * Eficacia y eficiencia de las operaciones. * Confiabilidad de la información financiera. * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas. 2. Objetivos El control interno financiero puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y
servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos. Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento. Incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno financiero idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica. 3. Importancia El Control Interno Financiero contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su actividad. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que, el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. 4. Beneficios El control interno financiero sobre el proceso de presentación de reportes financieros consta de políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para proveer seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportes financieros y sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, incluye políticas y procedimientos para mantener registros de contabilidad, autorizar ingresos y desembolsos y salvaguarda de activos. El efectivo control interno financiero sobre la presentación de reportes financieros es esencial para administrar de manera efectiva sus asuntos y para que cumpla plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de sus propietarios, inversionistas públicos y otros para tomar decisiones tiene que ser capaces
de confiar en la información financiera reportada por la sociedad. 5. Características Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización. Recursos Humanos de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione. PLAN DE ORGANIZACIÓN: a. Método y procedimientos relacionales: Dentro del procedimiento del contro interno financiero esta: Recoleccion de documentos Ordenamiento de documentos Actualizacion de libros (ingresos, egresos) Establecimiento de saldos, verificaciones con saldo bancario Elaboracion de reporte mensual de ingresos y egresos. b. Protección de activos * Protección de activos El sistema debe proporcionar que la dirección la empresa tenga la seguridad de que sus bienes se encuentren bien protegidos y se estén aprovechando eficientemente, de tal forma que no incurra en errores como desperdicios en la producción mermas mayores alas consideradas[7]pagos por compras yservicios no realizados. Al implementar el sistema de ambiente y control interno se deberá tener en consideración que los procedimientos existentes resulten eficientes y económicos, es que el costo de procedimientos sea menor al costo de los bienes. Ejemplo: se deberá cuidar que el monto de la prima de seguro que ampara a la maquinaria sea mayor que esta misma. c. Confiabilidad de los registros contables FASES: i.Autorización:
Se puede dar por medio de un Acto o documento a través del cual se permite a una persona que se le a delegado la responsabilidad de realizar aquello que solicita, siempre y cuando cumpla con los requisitos plasmados en los métodos y procedimientos de como se llevara el control. ii.Ejecución: Fase en la cual se lleva a cavo lo autorizado previamente al control que se esta llevando a cabo, ya que siempre es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten el control. iii.Anotacion: Llevar por escrito todo lo que se va haciendo , según el procedimiento que se lleva sobre el control ya se puede ser por medio de papales o sistemáticamente. iv.Contabilización 6. Alcance Las evaluaciones del control interno financiero varían en alcance y frecuencia, dependiendo del significado de los riesgos que están siendo controlados y de la importancia de los controles en la reducción de aquellos. Los controles que se orientan a riesgos de prioridad alta y aquello más críticos para reducir un riesgo dado, tenderán a ser evaluados más frecuentemente. La evaluación de un sistema de control interno financiero completo que será necesitada con menos frecuencia que la valoración de controles específicos puede motivarse por diversas razones: estrategia principal o cambio administrativo, adquisiciones y disposiciones, o cambios significativos en las operaciones o en los métodos de procesamiento de información financiera. Cuando se toma una decisión para evaluar el sistema de control interno financiero completo de una entidad, la atención se debe dirigir a cada uno de los componentes del control interno con respecto a todas las actividades significativas. 7. Relación con otros controles En la Administración Financiera se toman decisiones con relación a la expansión del negocio, tipos de valores que se deben emitir para financiar el crecimiento, los términos de crédito sobre los cuales los clientes podrán hacer sus compras, la cantidad de inventarios que se deberán mantener, el efectivo que debe estar disponible, análisis de funciones, utilidades para reinvertir en lugar de pagarse como dividendos. El control interno financiero se relaciona con una serie de controles dada su importancia entre los cuales podemos mencionar: Sistemas de autorización y aprobación (créditos) Control de Inventarios Segregación de Tareas
Controles Físicos Controles administrativos Análisis estadísticos Estudio de tiempos y movimientos Programa de selección y capacitación 8. Puntos a investigar sobre el control interno financiero Efectivo y Bancos 1. ¿Existe control adecuado sobre el efectivo que recibido diariamente o en los días de corte? 2. ¿Disponen de documentos pre numerados para el registro y control adecuado del efectivo? 3. ¿Elaboran algún Informe Diario de ventas para control interno de la empresa? 3. ¿Los depósitos de efectivo se hacen a diario? 4. ¿Poseen cuentas bancarias corrientes y de ahorro? 5. ¿Disponen de Caja Chica destinada para los desembolsos en pequeñas proporciones? 7. ¿Existe formato pre numerados para la autorización previa de las salidas de efectivo? 8. ¿Posee un control especifico y riguroso sobre el uso de las chequeras del banco? 9. ¿Efectúan conciliaciones bancarias periódicamente de las cuentas corrientes y de ahorro? 10. ¿Realizan cortes de caja sorpresivos en los fondos de caja chica? Créditos y Cobros 1. ¿Se recibe confirmación por parte del cliente que recibió el estado de cuenta mensual? 2. ¿Existe una sola persona que se encarga de las cuentas por cobrar? 3. ¿Existen provisiones para cuentas incobrables? 4. ¿Existe algún método para incrementar la estimación para cuentas incobrables? 6. ¿Las cuentas canceladas son registradas y se siguen vigilando? 7. ¿Se formulan periódicamente para su revisión relaciones de clientes clasificadas por antigüedad de saldos? 8. ¿Se aprueban por un funcionario las de cuentas malas y los ajustes a acreedores? 9. ¿Se envían a todos clientes estados de cuenta mensuales? 10. ¿Establecen parámetros de cumplimiento de metas en cuanto a recuperación de mora? 11. ¿Se revisan periódicamente por un funcionario las cuentas atrasadas? 12. ¿Existe un control de revisión de facturas por ventas por diferentes departamentos? 13. ¿os trámites y registros por arrendamiento otorgados a clientes y empleados son iguales? 14. ¿Los bienes que solicitan los clientes en arrendamiento están sujetas a revisión y aprobación antes de la aceptación? 15. ¿Se verifica la exactitud de facturas de ventas en: a) Tiempo de arrendamiento establecido.
b) Cuotas que se usaron de acuerdo al tiempo de arrendamiento y condición de crédito. 16. ¿Se comparan las facturas con las solicitudes de arrendamiento? 17. ¿Se sumarizan y se clasifican las facturas por un departamento distinto al de contabilidad para suministrar una verificación sobre los servicios prestados? 18. ¿Pueden relacionarse las unidades dadas en arrendamiento y los inventarios de Bienes muebles e inmuebles o Activo fijo? 19. ¿Las N/C por devoluciones están debidamente revisadas en cuanto a su descripción, cantidad y condición.? 20. ¿Verifica las secuencias numéricas de las solicitudes para el otorgamiento de arrendamientos? 21. ¿Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se actualizan al tipo de cambio vigente a la fecha de balance? Compras y Adquisiciones 1. ¿Todas las compras de bienes son efectuadas a través de ordenes de compras, están pre numeradas y debidamente autorizadas? 2. ¿Las compras se basan en requisiciones y puntos de máximos y mínimos? 3. ¿Existen bienes que requieren solicitudes de cotización? 4. ¿Existe una persona encargada en contabilidad que controlen la secuencia numérica de las órdenes de compra? 5. ¿Se notifica inmediatamente al departamento de contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores? 6. ¿Las factura de los proveedores son registradas inmediatamente después de recibido? 7. ¿Las facturas son verificadas contra las órdenes de compra, en cuanto a calidad, cantidad y precio? 8. ¿Se le da adecuado seguimiento a las órdenes pendientes de recibirse? Cuentas por Pagar 1. ¿Existen procedimientos para evaluar y justificar las cuentas por pagar? 2. ¿Reciben estados de cuentas de proveedores? 3. ¿Contabilidad concilia las cuentas por pagar? 4. ¿Se utilizan todos los descuentos concedidos por los proveedores? 5. ¿Las cuentas por pagar se efectúan previa autorización de la administración? 6. ¿Provisionan mensualmente las cuentas por pagar? 6. ¿Se efectúan confirmaciones de saldos con los proveedores de la empresa? 7. ¿Realizan programaciones de pago de facturas de proveedores y otros pasivos? 8. ¿Existe una sola persona encargada en contabilidad para las cuentas por pagar? 9. ¿La provisiones de las cuentas por pagar se efectúan mediante el cotejo de las facturas y las órdenes de compra en cuanto a cantidad, conceptos y valores?
Introducción El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones. El control interno ha carecido durante muchos años de un marco referencial común, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir también el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que afectan al mismo. El riesgo de auditoría puede ser considerado como una combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditoría. El riesgo de auditoría está integrado así: a) Riesgo Inherente b) Riesgo de Control c) Riesgo de Detección. La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo. Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa. El siguiente informe contiene la investigación concerniente al Control Interno y su Evaluación. Control Interno Definición y Objetivos de Control Interno Definición Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las
categorías de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El control interno por ciclos de operación. El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que se requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría" Es conveniente señalar, con precisión, los objetivos del control interno, y ejemplificar los ciclos en que se puedan agrupar las operaciones de una empresa. No es ocioso repetir y hacer hincapié que los objetivos básicos del control interno son: La protección de los activos de la empresa. La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. La promoción de la eficiencia operativa del negocio. Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa. Importancia El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. Ambiente y estructura del control interno El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Objetivo general Conocer en qué consiste el control interno, así como su funcionamiento en la organización, su importancia dentro de la misma, sus componentes, los tipos de control interno que existen, así como los medios por los cuales puede ser evaluado, y los procesos para dicha evaluación. Objetivos específicos 1. Definir el control interno, y determinar por qué es tan importante que funcione
adecuadamente en una entidad. 2. Conocer los tipos de control interno que existen, con el propósito de identificar cada uno de ellos, y saber aplicarlos de acuerdo a las circunstancias. 3. Identificar los principios de control interno de acuerdo a su clasificación, e indicar cuál es su función para el desarrollo del control interno. 4. Distinguir los principales componentes de control interno, y la utilidad que estos proporcionan al mismo. 5. Conocer los medios por los cuales el control interno puede ser evaluado, y la utilidad que el auditor da a los resultados que obtiene de la evaluación. Elementos del Control Interno Los elementos de control interno pueden agruparse en cuatro categorías: a) Organización. b) Procedimientos. c) Personal. d) Supervisión. Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: • Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la
autoridad y la responsabilidad. • Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para
proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. • Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. • Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en
proporción con sus responsabilidades. • La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos
fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno. Los cinco componentes del control interno Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Los mismos son: • Ambiente de Control. • Evaluación de Riesgos. • Actividades de Control. • Información y Comunicación. • Supervisión o Monitoreo.
Importancia de los componentes:
La importancia de los cinco componentes mirándolos desde el punto de vista de los objetivos organizacionales y la interrelación que existe entre ambos. La definición, establecimiento y aplicación de los objetivos organizacionales es el requisito primario para poder introducir en la organización un SCI. Los objetivos organizacionales te indican la dirección, te ubican, te dicen a donde ir. Deben ser enunciados por escrito definiendo los resultados a alcanzar en un periodo determinado. Los objetivos son el Qué. Análisis de dada una de las Cuentas de Balance con base a su Control Interno BASES TEÓRICAS. Con el objeto de sustentar la investigación a continuación se mencionaran una serie de conceptos teóricos considerados dentro de la base del marco de investigación. Evaluación. “Es un proceso que consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado, dándole un valor.” “Significa establecer el valor, deter minar la valía de un objeto de estudio, por personas especialmente designadas al respecto”, Vázquez Márquez da la siguiente definición: “es un
ejercicio de juicio esencialmente valorativo que se sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos.”
Control evaluativo. El control proporciona las bases para llevar al cabo la evaluación de las acciones. Control y evaluación se ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del proceso de administración. La evaluación permite, al final, retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones de los planes y objetivos originales. Podemos decir que, mientras es control permite la comprobación sistemática del avance el trabajo iniciado, la evaluación tiene un propósito más amplio como es el de medir la eficacia y la eficiencia administrativa. Aplicación de la evaluación. La administración está evaluándose constantemente a sí misma. Siempre que examine informe o reporte, cuando se hacen revisiones, cuando se comprueban las marchas de las operaciones. De manera periódica, la dirección superior necesita evaluar la totalidad de su eficacia y eficiencia generales y tomar en consideración todas las áreas funcionales y la función administrativa. Aspectos de la actividad evaluadora. a) Resultados finales en comparación con los objetivos y metas. b) Actuación y potencial del personal de auditoria c) Procesos y métodos de la función de auditoría. La auditoria trabaja en gran parte con elementos “cualitativos” y pretende dar una evaluación “cuantitativa.”
Evaluación del control interno. El estudio y evaluación que realiza el auditor tiene por objeto establecer las bases, sobre las
cuales debe confiar, a los efectos de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría, que debe aplicar en su examen de los estados financieros. De estos estudios y evaluación realizados al control interno, el auditor obtiene información que le permite dar recomendaciones a la gerencia, acerca de las mejoras que pueden hacerse el control interno... Métodos de evaluación del control interno. Para evaluar el sistema de control interno, y así poder determinar la cantidad de pruebas de auditoría a realizar, se utilizan diversos métodos: Método de investigación a través de graficas de la organización y flujo, método de evaluación por medio de cuestionarios y método descriptivo. Método de investigación a través de graficas de la organización y de flujo. El uso de los diagramas ofrece la forma más idónea y concreta para registrar la revisión del control interno. El diagrama reduce el volumen de explicaciones narrativas, proporciona algo así como una fotografía del sistema. Este método constituye una de las mejore herramientas de evaluación, ya que los esquemas muestran, claramente, el proceso existente, proveen una forma fácil de localización de zonas débiles o deficientes, o pasos en los cuales pueden introducirse mejor. Método de evaluación por medio de cuestionarios. Los cuestionarios de control interno son probablemente, los instrumentos más utilizados por los auditores, debido a la facilidad y rapidez con que se describe el sistema. El uso del cuestionario permite descubrir graves deficiencias que, cuando es necesario, son objeto de investigación especial. Método descriptivo. Consiste en una descripción escrita de cada área de actividades de la empresa, el equipo de personal, los registros contables, los sistemas y procedimientos utilizados. Contabilidad. 1) Una de las definiciones de la contabilidad que se cita con frecuencia es la que formulo el Comité de Terminología del Instituto Norteamericano de Contadores Públicos: La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, las operaciones y hechos que son, cuando menos en parte, de carácter financiero, y de interpretar sus resultados. Auditoria La auditoria puede definirse como el examen, realizado por el auditor, a los estados financieros de una organización, a través de la aplicación de una serie de procedimientos, sujetos a ciertas reglas, y realización de ciertas pruebas, basadas en sólidos conocimientos contables para cerciorarse de que presentan una visión fiel y clara de las transacciones resumidas en el periodo en revisión y así poder emitir una opinión imparcial. Clases de Auditoria.
Las auditorias se pueden clasificar si consideramos los siguientes factores: El periodo que abarca La persona que la realiza El alcance y finalidad de la auditoria Según el período que abarca tenemos: Auditoria continua, auditoria periódica, auditoria eventual o esporádica. Auditoria periódica: Es la que se realiza en forma periódica, por ejemplo, cada tres meses, cada año, etc. Según la persona que la realiza. La clasificaremos en: Auditoría Interna y Auditoría externa. La auditoría interna: Es la practicada por personal de la empresa, contador público o no, con responsabilidad ante la administración de la empresa, sobre la revisión, valuación y validación de: La forma en que cada empleado realiza su actividad individual. La eficiencia de las operaciones. Que todos los controles internos, tengan relación o no con las cuentas, sean adecuadas. La auditoría externa: Es realizada por un contador público independiente, quien tiene la responsabilidad de examinar y expresar su opinión sobre los estados financieros, en una fecha y periodo determinado. Según el alcance y finalidad: Al considerar el alcance y finalidad de la auditoria la clasificaremos así: Auditoria de balance, auditoria especial, auditoria detallada o de movimientos y auditoría completa o de movimientos de saldos. Auditoria especial. Es la que se realiza a una cuenta o a un grupo de cuentas en particular. Algunos autores la llaman de acuerdo al nombre de las cuentas que está auditando; por ejemplo, auditoria de caja, auditoria de inventario, etc. Auditoria detallada: En este tipo de auditoría se trata de investigar y analizar los sistemas de control interno y de contabilidad, establecidos en la empresa, así como establecer las pruebas selectivas para examinarlos, determinar los procedimientos de auditoría que se van a aplicar a cada una de las áreas e, igualmente, su extensión y oportunidad. Activo Como todas aquellas propiedades que posee la empresa y que se les puede asignar algún valor monetario. Tales propiedades pueden estar representadas en bienes materiales o no, derechos de usufructo, de goce o de participación. Activo Circulante Está formado por todas aquellas cuentas que registran los activos más líquidos; tales como el efectivo dentro de un período de un año. Dentro de ese rubro de “Activo Circulante”, se han de colocar las cuentas más líquidas primero; o sea, las más fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras. Análisis de cada una de las cuentas de Resultados con base en su Control Interno
• Características de un buen Control Interno.
El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales, y su efectividad depende de la formación recibida. Para lograr resultados óptimos de los sistemas de control, los mismos deben poseer ciertas características que según Rodríguez (1995), son los siguientes: • Deben ser oportunos: un control es oportuno cuando se dispone de él en el momento apropiado. • Seguir una estructura orgánica: la función del control no puede sustituir una estructura organizacional. No se puede cambiar o rotar los niveles jerárquicos de información. • Ubicación estratégica: No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo, aún cuando este sea de pequeña o de medianas magnitudes; por lo que es necesario establecer controles en ciertas actividades siguiendo un criterio estratégico. • Un control debe ser económico: Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y ocasionar un efecto sofocante en el personal. • Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de preparar, dice que sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente la actividad por controlar. • Hacer resaltar la excepción: Existen dos razones de porque un sistema de control efectivo acentúa la excepción a las normas del proceso. La primera es la cantidad de información producida, que aún en pequeñas empresas es tan extensa que hace difícil, si no imposible, determinar la importancia de toda la información. La segunda, cuando se resalta la excepción a los procesos de control de la información presentada al administrador, su atención se enfoca hacia aquellos aspectos que requieren una acción correctiva y no así a las verdaderas causas que conllevan a esta excepción. Control Integral de Gestión. Es a partir de los planes y estrategias generales, que se seleccionan y precisan los programas específicos que se llevaran adelante, se formulan en detalle los presupuestos pertinentes, se llevan a cabo tácticamente las operaciones programadas y presupuestas, se efectúan mediciones, mediciones y se analizan incesantemente el desempeño alcanzado, detectando, interpretando y tratando de corregir las desviaciones entre las metas, los resultados reales y los resultados planificados, programados, presupuestados estandarizados, o simulados ( en términos cualitativos, monetarios y no monetarios). Para ello la estructura organizacional del sistema de control de gestión debe estar inmersa en la estructura organizativa de la empresa, y permitir el control periódico tanto de los recursos ocupados por cada centro de responsabilidad como de la contribución de cada programa en marcha, a los objetivos y metas. Para lograr esto los administradores deben ponerse de acuerdo sobre el conjunto de resultados globales a encontrar, esto significa simplemente, lograr aumentar la productividad (calidad, eficiencia y efectividad), y la competitividad (creando ventajas competitivas sostenibles), como vías para lograr mayores niveles de rentabilidad y liquidez, manteniendo el riesgo bajo un cierto umbral consecuente con la rentabilidad, lo cual no es posible sin un adecuado manejo gerencial de lo tecnológico, lo económico / financiero, lo humano y lo político.
Controles Contables. Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y fiabilidad de los registros financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que: • Las operaciones se realizan de acuerdo con autorización de la administración. • Las operaciones se registran debidamente para: • Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. • Lograr salvaguardar los activos. • Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones. • El acceso a los activos solo se permite de acuerdo con autorización de la Administración. La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentar diferencias. Control interno del efectivo. El control interno del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados. Control interno de las cuentas por cobrar. Los procedimientos detallados para el control de las cuentas y documentos por cobrar, suelen hacerse de acuerdo al tipo de organización. Sin embargo, de ser posible, deben ser empleados diferentes los que se encarguen de la aprobación del crédito, el embarque de la mercancía, la recepción de los cobros, facturación, registro contable. Control interno del inventario. Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes, descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos, recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia. Inversiones. Figurarán bajo el titulo de valores negociables en el grupo del activo circulante, aquellos valores susceptibles de una pronta y fácil convertibilidad en efectivo y siempre que representen una inversión temporal. También se incluirán bajo este título, aquellas inversiones que se hagan para cancelar pasivos circulantes. El control interno de las inversiones debe ser inspeccionado cuidadosamente los estatutos y poderes legalizados a este respecto. Importancia de la Información. Análisis Estratégico FODA.
La gerencia estratégica puede definirse como la formulación, ejecución y evaluación de las acciones que permitirán que una organización logre sus objetivos. La formulación de estrategias incluye la identificación de las debilidades y fortalezas internas de una organización, la determinación de las amenazas y oportunidades externas de una firma, el establecimiento de misiones de la compañía, la fijación de objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuales escoger. La ejecución de estrategias requiere que la firma establezca metas, diseñe políticas, motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa. La evaluación de estrategias comprueba los resultados de la ejecución y formulación. Fortalezas Internas: Se refiere a actividades internas de una organización que se lleva a cabo espacialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio deben auditarse o examinarse con el objeto de identificar y evaluar fortalezas internas de especial importancia. Las empresas exitosas siguen estrategias que la ayudan a beneficiarse de sus fortalezas internas. Las empresas tanto sin ánimo lucro como las comerciales, buscan al momento sacar provecho de sus fortalezas internas, estableciendo un enfoque de Gerencias Estratégicas para la toma de decisiones. Oportunidades Externas: Se refiere está expresión a las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a los hechos que podrían de formar significativa beneficiar a una organización en el futuro. En todos los frentes de nuestra sociedad ocurren ahora cambios masivos. La revolución de las computadoras, la biotecnología, los cambios en la población, los cambiantes valores y actitudes con respecto al trabajo, la tecnología espacial, así como la cada vez mayor competencia de las empresas extranjeras son algunos de los cambios más importantes. Dichos cambios crean un tipo diferente de consumidor y como consecuencia, necesidades de diferentes tipos de productos, servicios y estrategias. Un dogma de la herencia estratégica es: Las empresas deben formular estrategias para aprovechar las oportunidades externas. Debilidades Internas: Está se refiere a los valores, capacidades y conocimientos que la empresa tiene por debajo del promedio y cuya permanencia significa un obstáculo para lograr los objetivos. Es un factor que dificulta la rentabilidad y calidad. Atributos internos que Inhiben o dificultan el logro de los objetivos empresariales. Amenazas Externas: Las amenazas externas como son totalmente opuesto a lo anterior. Consisten ellas en tendencia económicas, sociales, políticas, tecnología y competitivas, así como los hechos, eventos, tendencias y comportamientos en el entorno que son potencialmente dañinos y que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo oportuno, la posición competitiva presente o futura y el logro de los objetivos de una organización. Resumen La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza un contador de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad de los mismos y su
apego a las Normas de información financiera o Principios Contables; para tal efecto se basa en técnicas específicas y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Por mucho tiempo el control interno constituyó una temática de interés para aquellos profesionales dedicados a ejercer la contabilidad y la auditoria para las entidades. En la actualidad ha cambiado la percepción sobre el tema ya que se considera al control interno como una función inherente al proceso administrativo de toda organización, con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y la transparencia de sus actuaciones; ello fundamenta la necesidad de que cada entidad se controle a sí misma, lo que ayuda a evaluar de forma sistemática todas las actividades que en ella se producen. El control interno es un instrumento gerencial por excelencia que permite a las entidades alcanzar sus objetivos e identificar aquellos cambios internos y externos que pudieran afectar el logro de los mismos. Los cambios ocurridos en la economía cubana contemporánea han incidido en la necesidad de que las entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento. La importancia del control interno y el interés creciente sobre el mismo ha hecho surgir diversas filosofías que han originado distintas opiniones sobre la naturaleza, el objetivo y la forma de conseguir un Control Interno eficaz, siendo visto de diferentes formas: como sistema, como conjunto de medidas o procedimientos. Este trabajo se desarrolló en una empresa perteneciente al Ministerio de la Construcción en la provincia de Las Tunas, en la misma se aplicó una guía de control interno con la finalidad de conocer el grado de actualización de la contabilidad, verificar la confiabilidad de su contabilidad, la correcta utilización de las cuentas contables, de acuerdo con sus contenidos económicos y conocer en la empresa el grado de elaboración y aplicación de los sistemas de costo y de la utilización de los informes sobre éstos, como herramientas de dirección. Conclusiones 1. El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtención de tres objetivos principales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficacia de las operaciones. Es importante que funcione adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. 2. Entre los principales tipos de control interno se pueden mencionar: Control interno administrativo, Control interno financiero, Control interno previo, Control interno concomitante, Control interno posterior, es importante que todos se ejecuten correctamente en la empresa puesto que de ellos depende el buen funcionamiento de la misma. 3.
Los principios de control interno se dividen en tres grandes grupos, por su aplicación:
Aplicables a la estructura orgánica, Aplicables a los procesos de sistemas y Aplicables a la administración de personal. 4. Los principales componentes de control interno son: Ambiente de control, Proceso de evaluación del riesgo, El sistema de información contable, Actividades de control, Monitoreo de los controles. Los cuales son útiles para que el control interno funcione apropiadamente. Bibliografía Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA), Guía de Auditoría Interna No. 2. Guatemala: IGCPA, 2000. http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_2_.html ASTORGA, María. Auditoria I. Publicaciones U.N.A. Caracas Venezuela. (1995). CARRERO, Rafael. Contabilidad Intermedia. Publicaciones U.N.A. Caracas Venezuela. (1993). Cuestionario 1.- Definición de Control Interno Es el proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las diferentes categorías. 2.- Importancia del Control Interno El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes. 3.- Cuales son los Objetivos del Control Interno y su definición Objetivo general Conocer en qué consiste el control interno, así como su funcionamiento en la organización, su importancia dentro de la misma. Objetivos específicos Definir el control interno, Conocer los tipos de control Interno, Identificar los principios del Control y Conocer los medios por los cuales el control interno fue evaluado. 4.- Cuales son los elementos del Control Interno a) Organización. b) Procedimientos. c) Personal. d) Supervisión. 5.- Cual es la importancia de los componentes del Control Interno La importancia de los cinco componentes mirándolos desde el punto de vista de los objetivos organizacionales y la interrelación que existe entre ambos.
6.- Que es un control evaluativo El control proporciona las bases para llevar al cabo la evaluación de las acciones. Control y evaluación se ligan de la misma manera que la planeación y el control dentro del proceso de administración. 7.- Menciona los aspectos de la actividad evaluadora a) Resultados finales en comparación con los objetivos y metas. b) Actuación y potencial del personal de auditoria c) Procesos y métodos de la función de auditoría. 8.- Cuantos métodos de evaluación existen en un Control Interno Método de investigación a través de graficas de la organización y de flujo. Método de evaluación por medio de cuestionarios. Método descriptivo. 9.- Cuales son las características de un buen Control Interno • Deben ser oportunos: un control es oportuno cuando se dispone de él en el momento apropiado. • Seguir una estructura orgánica: la función del control no puede sustituir una estructura organizacional. No se puede cambiar o rotar los niveles jerárquicos de información. • Ubicación estratégica: No es posible fijar controles para cada aspecto de un organismo, aún cuando este sea de pequeña o de medianas magnitudes; por lo que es necesario establecer controles en ciertas actividades siguiendo un criterio estratégico. • Un control debe ser económico: Este punto se refiere al aspecto de que cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y ocasionar un efecto sofocante en el personal. • Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situación actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de preparar, dice que sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente la actividad por controlar. • Hacer resaltar la excepción: Existen dos razones de porque un sistema de control efectivo acentúa la excepción a las normas del proceso. 10.- Cuantos tipos de Control existen Control Integral de Gestión. Control Integral de Gestión. Administración. Control interno del efectivo. Control interno de las cuentas por cobrar. Control interno del inventario. 11.- A que se refiere con Fortalezas Internas Se refiere a actividades internas de una organización que se lleva a cabo espacialmente bien. Las funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo de un negocio. 12.- Que son Oportunidades Externas
Refiere está expresión a las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como a los hechos que podrían de formar significativa beneficiar a una organización en el futuro. 13.- Que es una debilidad Interna Está se refiere a los valores, capacidades y conocimientos que la empresa tiene por debajo del promedio y cuya permanencia significa un obstáculo para lograr los objetivos. 14.- Que es una amenaza externa Consisten ellas en tendencia económicas, sociales, políticas, tecnología y competitivas, así como los hechos, eventos, tendencias y comportamientos en el entorno que son potencialmente.
