CONTROL INTERNO INTEGRANTES: -
Guevara Chambilla, Rodrigo Calisaya Calderón, Gilberto Lobón Hualpa, Edwin Cesar Cruz Quispe, Jhony Fausti Cutipa Aguirre, Kevin Aldair
CURSO: Fundamentos de Auditoría
AÑO Y AULA:
Docente: CPC. Susana Fernández Vargas 2013-I
4º B
2010-34623 2010-34695 2010-34657 2010-34592 2010-34679
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. ............................................................................................................. 3 CAPÍTULO I: EL CONTROL INTERNO 1.
Informe COSO I ................................................ ................................................................................................... ................................................... 5
2.
Informe COSO II ............................................... .................................................................................................. ................................................... 5
3.
Definición de Control Interno .............................................................................. .............................................................................. 7
4.
Objetivos de Control Interno ............................................. ............................................................................... .................................. 7
5.
Componentes del Control Interno ............................................. ....................................................................... .......................... 8 5.1.Ambiente 5.1.Ambiente de Control .................................................................................... .................................................................................... 8 5.2.Evaluación 5.2.Evaluación de Riesgos................................................. ................................................................................... .................................. 8 5.3.Actividades 5.3.Actividades de Control............................... Control.................................................................................. ................................................... 9 5.4.Sistemas 5.4. Sistemas de Información y Comunicación ..................................................... 9 5.5.Monitoreo 5.5. Monitoreo .......................................................................... .................................................................................................. ........................ 10
CAPÍTULO II: MÉTODOS DEL CONTROL INTERNO 6.
Método de cuestionarios ............................................................................... ............................................................................... 12
7.
Método narrativo o descriptivo.............................................. ...................................................................... ........................ 15
8.
Método gráfico o diagramas de flujo .............................................................. .............................................................. 16
9.
Combinación de métodos .............................................. .............................................................................. ................................ 18
CAPÍTULO III: NORMAS Y TÉCNICAS 10.
Normas Legales ............................................... ................................................................................................ ................................................. 20
11.
Técnicas de Evaluación del Control Interno ....................................................... 20
CONCLUSIONES .................................................. ..................................................................................................... ......................................................... ...... 22 BIBLIOGRAFÍA ............................................ ............................................................................................. ................................................................. ................ 23 CAPÍTULO IV: ANEXOS CASO PRÁCTICO.................................................. ..................................................................................................... ......................................................... ...... 25
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. ............................................................................................................. 3 CAPÍTULO I: EL CONTROL INTERNO 1.
Informe COSO I ................................................ ................................................................................................... ................................................... 5
2.
Informe COSO II ............................................... .................................................................................................. ................................................... 5
3.
Definición de Control Interno .............................................................................. .............................................................................. 7
4.
Objetivos de Control Interno ............................................. ............................................................................... .................................. 7
5.
Componentes del Control Interno ............................................. ....................................................................... .......................... 8 5.1.Ambiente 5.1.Ambiente de Control .................................................................................... .................................................................................... 8 5.2.Evaluación 5.2.Evaluación de Riesgos................................................. ................................................................................... .................................. 8 5.3.Actividades 5.3.Actividades de Control............................... Control.................................................................................. ................................................... 9 5.4.Sistemas 5.4. Sistemas de Información y Comunicación ..................................................... 9 5.5.Monitoreo 5.5. Monitoreo .......................................................................... .................................................................................................. ........................ 10
CAPÍTULO II: MÉTODOS DEL CONTROL INTERNO 6.
Método de cuestionarios ............................................................................... ............................................................................... 12
7.
Método narrativo o descriptivo.............................................. ...................................................................... ........................ 15
8.
Método gráfico o diagramas de flujo .............................................................. .............................................................. 16
9.
Combinación de métodos .............................................. .............................................................................. ................................ 18
CAPÍTULO III: NORMAS Y TÉCNICAS 10.
Normas Legales ............................................... ................................................................................................ ................................................. 20
11.
Técnicas de Evaluación del Control Interno ....................................................... 20
CONCLUSIONES .................................................. ..................................................................................................... ......................................................... ...... 22 BIBLIOGRAFÍA ............................................ ............................................................................................. ................................................................. ................ 23 CAPÍTULO IV: ANEXOS CASO PRÁCTICO.................................................. ..................................................................................................... ......................................................... ...... 25
INTRODUCCIÓN
Si observamos a una organización como un ser vivo, encontraremos muchas similitudes en su funcionamiento, porque tienen sistemas y subsistemas, vinculados e integrados, con mayor o menor conectividad; la mente organizacional es el sistema de valores o creencias compartidas, que hace la diferencia entre una organización y otra. De otro lado, así como el capital social, está en función de los vínculos de los actores del entorno; el clima y cultura organizacional, está en función de los vínculos y el sistema de valores compartidos de los actores del interno de un organismo del estado, sea sectorial, regional o local. Así también, el sistema nervioso organizacional está constituido por el SIC – Sistema de Control Interno, de ahí la importancia de abordarlo como tema central del presente trabajo, en la perspectiva de herramienta de gestión y evaluación. El objetivo central del trabajo es analizar y conocer los nuevos enfoques y perspectivas del control interno. En tal razón, presentamos este trabajo, con el propósito de satisfacer la necesidad de nosotros los estudiantes de conocer más de fondo sobre el control interno, ya que nos encontraremos con dicho sistema a lo largo de nuestra vida profesional. Para tal fin nos hemos planteado como estrategia, el identificar los focos de información literaria concerniente al control interno, plasmándolos en el presente trabajo en sus diferentes capítulos; y también vimos por necesario considerar un caso práctico integral sobre “ EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO”. El CAPÍTULO I, I, contempla conceptos relevantes sobre El Control Interno , así como da muestra de los informes solicitados con sus respectivos ejemplos. En el CAPÍTULO II, está referido a los Métodos de Control Interno con sus respectivos ejemplos de la misma manera. Se incorpora como CAPÍTULO III, lo referido a Normas Legales y técnicas del Control Interno.
Finalmente en el CAPÍTULO IV, con ánimos de contribuir al entendimiento se presenta una monografía integral. Nuestro agradecimiento a los diversos contadores que nos permitieron hacer uso de sus libros y su asesoría, sin cuyo apoyo permanente, no hubiese sido presente la elaboración del presente trabajo.
CAPÍTULO
I EL CONTROL INTERNO
1. 2. 3. 4. 5.
INFORME COSO I INFORME COSO II DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
CAPÍTULO I: EL CONTROL INTERNO 1. Informe COSO I El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Publicado en 1992, redactado por un grupo de expertos, representantes de importantes organismos norteamericanos de profesionales en el área contable, de auditoría y finanzas. Constituye el modelo º sobre CI en las empresas de mayor reconocimiento y aceptación a nivel mundial. Surge como respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno al C.I; si bien es importante resaltar que aporta una estructura de CI que facilitará la evaluación de cualquier sistema en todo tipo de organización. El informe COSO se estructura en cuatro partes: Resumen ejecutivo : Visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del CI, dirigido a
ejecutivos, miembros de consejos de administración y legisladores. Estructura conceptual: define el CI, describe sus componentes y proporciona criterios para gestores, consejeros y otros que puedan evaluar sus sistemas de control. Reportes a partes externas: externas: es un documento suplementario que proporciona orientación a aquellas entidades que publican informes sobre CI, además de la preparación de estados financieros. Herramientas de evaluación: proporciona materiales que se pueden emplear en la evaluación de cualquier sistema de CI empresarial.
2. Informe COSO II El 29 de setiembre de 2004 se lanzó el Marco de Control denominado COSO II que según su propio texto no contradice al COSO I, siendo ambos marcos conceptualmente compatibles. Sin embargo, este marco se enfoca a la gestión de los riesgos (más allá de la intención de reducir riesgos que se plantea en COSO I) mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos.
Compañía “DLG S.A.”
Método COSO Componente Bancos Las cuentas bancarias que la empresa posee, están debidamente aprobadas por la junta general de accionistas. Los valores por transferencias son detallados en la conciliación bancaria, sin embargo con el estado de cuenta que emite el banco central muchas veces los valores no coinciden por lo que se debe solicitar un informe al banco para verificar cuál fue el valor por el cual se realizó la transferencia. Para la autorización de un cheque el único funcionario que puede firmarlos es el Director Financiero y en caso de que el no este lo hará el Gerente General. Las cuentas bancarias que posee la empresa se encuentran registradas en los libros a nombre de la compañía. Los cheques que se emiten cuentan con la respectiva numeración, la misma que es pre-impresa. El talonario de los cheques que han sido emitidos es revisado sorpresivamente por un funcionario encargado. Además los cheques anulados son mutilados para evitar su reutilización, sin embargo son archivados para el debido control. No se expiden cheques ni en blanco ni al portador ya que está prohibido en la Ley. Lo que se recauda diariamente en la empresa es depositado al siguiente día a primera hora, el encargado de realizar el depósito debe presentar una copia de la papeleta y el comprobante que emite el banco para fines de control. La conciliación bancaria se lo realiza mensualmente, el encargado de realizar este proceso no es el mismo que elabora y emite los cheques.
Conclusión: Esta cuenta no presente mayores inconvenientes, ya que se cumplen los lineamientos que permiten mantener un control continuo de las operaciones que se realizan en la empresa, sin embargo presentan problemas con los valores transferidos por importaciones, por lo que se recomienda tener mayor cuidado en este aspecto. Hecho por: ________ Fecha: ________ Supervisado por: ________ Fecha: ________
3. Definición de Control Interno Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción, diseñado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtención de los objetivos en las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones (O) Fiabilidad de la información financiera (F) Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables(C)
Estas tres categorías interrelacionan entre sí.
se
4. Objetivos de Control Interno El informe COSO establece 3 objetivos:
Eficacia y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la información financiera; y Cumplimiento con leyes y regulaciones.
El artículo 4º de la Ley Nº 28716, de control interno para las Entidades del Estado, incluye y amplía los objetivos establecidos en el Informe COSO, señalando que las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecución al cumplimiento de los objetivos siguientes:
Eficiencia de las operaciones.
Protección de los recursos.
Cumplimiento de normas.
Práctica de Valores.
Confiabilidad y oportunidad de la información
Rendimiento de cuentas.
5. Componentes del Control Interno 5.1. Ambiente de Control Determina el estilo de una Empresa e influye en la conciencia de control de los miembros de ella. Es la base de todos los otros componentes del CI Aportando disciplina y estructura. Incide en la manera como:
Se estructuran las actividades del negocio. Se asigna autoridad y responsabilidad. Se organiza y desarrolla la gente. Se comparten y comunican los valores y creencias. El personal toma conciencia de la importancia del control.
Elementos o factores del Ambiente de Control:
Integridad y valores éticos. Compromiso de competencia. Políticas prácticas de Recursos Humanos. Filosofía de la administración y estilo de operar. Estructura organizacional. Asignación de autoridad y responsabilidad. Participación del Directorio y del Comité de Auditoría.
5.2.
Evaluación de Riesgos
Toda empresa enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e internas. Es la Gerencia quien debe evaluar estos riesgos. Para esto la gerencia debe establecer objetivos generales y específicos, e identificar y analizar los riesgos de que dichos objetivos NO se logren o afecten su capacidad para: a) Salvaguardar sus bienes y recursos. b) Mantener ventaja ante la competencia. c) Construir y conservar su imagen. d) Incrementar y mantener su solidez financiera. e) Mantener su crecimiento.
5.3. Actividades de Control Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la administración son ejecutadas. Las actividades de control pueden ser: automatizadas, manuales, semi-automáticas. Son aplicadas a diversos niveles de organizacionales y funcionales. Las actividades de control relevantes son: a) Revisión de cumplimiento de controles. b) Procesamiento de información. c) controles físicos. d) Segregación de funciones.
5.4.
Sistemas de Información y Comunicación
Su objetivo es identificar, recopilar y comunicar información pertinente para que cada empleado cumpla con sus responsabilidades. Los sistemas de información generan informes que contienen información operativa y Financiera. La calidad de la información es muy importante porque afecta la capacidad de la dirección de tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la empresa. Para obtener información de calidad nos debemos preguntar:
¿Contiene toda la información necesaria? ¿Facilita el tiempo para la toma de decisiones? ¿Es la más reciente disponible? ¿Los datos son correctos? ¿Puede ser obtenida fácilmente?
Comunicación interna Cada función concreta ha de especificarse con claridad. Cada trabajador tiene que entender los aspectos relevantes del sistema CI, es decir, cómo funcionan los controles de su área, con qué otras áreas se relaciona, cuál es su papel y responsabilidad en el sistema de control implementado, saber cómo sus actividades están relacionadas con el trabajo de los demás. Con esto se logra eficiencia, calidad, y logro de los objetivos.
Comunicación Externa Los clientes y proveedores pueden aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos o servicios de la Empresa, permitiendo que la empresa responda a los cambios y preferencias de los clientes.
5.5.
Monitoreo
Es un proceso que comprueba, evalúa, realiza seguimiento al funcionamiento correcto del sistema de C.I. a lo largo del tiempo. Esto se consigue: a. Mediante actividades de supervisión continua. b. Evaluaciones periódicas o c. Una combinación de ambas.
CAPÍTULO
II MÉTODOS DEL CONTROL INTERNO
6. MÉTODO DE CUESTIONARIOS 7. MÉTODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO 8. MÉTODO GRÁFICO O DIAGRAMAS DE FLUJO 9. COMBINACIÓN DE MÉTODOS
CAPÍTULO II: MÉTODOS DEL CONTROL INTERNO Existen tres métodos de evaluación de sistema de control interno por medio de: Cuestionario Narrativo o descriptivo Grafico o diagrama de flujo
6. Método de cuestionarios Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en pregunta que deben ser contestadas por los funcionarios y persona responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las letras-NIAS-no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un análisis más detallado; en este caso, se cumple la información. Normalmente, el auditor obtiene las respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno no concluye con la contestación de las preguntas del cuestionario. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso de conciliaciones bancarias, podría solicitarse la del último mes para comprobar su existencia. La aplicación del cuestionario permite servir de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas citicas de una manera uniforme facilitando la preparación de las cartas de compromiso de control interno. No obstante, existen alguna limitación que el encargado de la auditoria debe subsanar, tales como:
Adaptación a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la empresa bajo examen, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estándar. Limitación para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que está efectuando el relevamiento por este método. Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control interno que se requieren para la auditoria.
MODELO DE METODO DE CUESTIONARIO INVENTARIOS
Introducción Estos cuestionarios son una guía de las pruebas de cumplimiento, cuya documentación o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la revisión y evaluación del control interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoria aplicables y que deben llevarse a cabo según las circunstancias.
Objetivos de las pruebas de cumplimiento Determinar si existen normas adecuadas de administración y control de los inventarios, en cuanto a:
Cantidad física de las existencias Existencias físicas y sus movimientos por medio de registros apropiados , preferiblemente permanentes Comparación periódica de dichos registros con los saldos que muestran las cuentas de control del mayor Planeación y ejecución de los inventarios físicos, su recopilación, su valuación y comparación con los logros y la investigación de las diferencias c omo resultado de los inventarios físicos. Segregación de funciones existentes en cuanto al registro, su custodia, compra, recepción y el despacho de mercancías en inventarios. Registro oportuno de toda mercancía recibida y el pasivo correspondiente. Evidencia de toda mercancía que se despacha se registra y, cuando es el caso, se factura oportunamente en el periodo que corresponde. Obtención, manejo custodia de la evidencia documental que ampara las entradas y salidas de mercancías propiedad de la empresa y de aquellas recibidas en consignación. Métodos de valuación de inventarios Comprobación que efectúan los empleados de la empresa de la corrección aritmética de los inventarios o periódicos. Estudios o investigaciones para determinar la posible existencia de inventario dañado, obsoleto o pasados de moda. Existencias de seguro por montos adecuados para cubrir los riesgos inherentes al manejo de los inventarios, incluyendo las fianzas del personal que intervienen en s u manejo. Informes que se preparan, su contenido, su oportunidad, a quien distribuyen, grado de control que se ejerce mediante ellos y de las distintas líneas de autoridad.
Programas Revise y evalué la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha evaluación.
Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo con las c ircunstancias. Prepare un memorándum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.
Empresa Periodo que cubre la auditoria
Inventarios Cuestionario para la revisión y evaluación del sistema de control interno: Registros Registros ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios permanentes? ¿muestran estos registros: Cantidades? Localización de las existencias? ¿Mínimo? ¿Máximo? ¿Costo unitario? ¿Valor total en soles? ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados de conteo físico al menos una vez al año? ¿Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo? ¿Si quienes manejan los registros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quien se responsabilizan? ¿Si la empresa ha adoptado el sistema de cargar directamente a gastos, ciertas partidas por materiales y suministros, ha establecido también un sistema de control presupuestal de gastos? En cuanto a las órdenes de entrega: ¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes debidamente autorizadas? ¿Asegura el sistema, bien sea por medio de pre numeración o de otro modo, que todas las ordenes sean registrados ¿Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteración de tales órdenes por personas que tengan acceso a las existencias? Control de existencias e Inventarios Físicos ¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias? Específicamente aquellas que no están bajo su control ¿Los almacenistas y sus asistentes son los únicos que tienen acceso a las existencias Específicamente las excepciones ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año? Específicamente las excepciones El inventario físico es supervisado por personas independientes de ¿Almacenistas? ¿Responsables de llevar los registros de inventarios permanentes? ¿Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios físicos? ¿Las tarjetas o planillas del inventario físico son revisadas y controladas en forma tal que no se omitan o altere ninguna en las planillas finales del inventario? ¿Se investigan inmediatamente las diferencia entre los registros permanentes y el resultado del inventario físico? ¿Quién la investiga? Los ajustes a los registros de inventario permanentes provenientes de inventario físico, son aprobados por escrito por un empleado que no tengan intervención alguna en: ¿Almacenamiento? ¿Manejo de registro de existencias? ¿Compra de mercancías? Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran rodeadas de sistemas apropiados de protección tales como cercas, celadores, guardias, etc.? ¿Tales celadores o guardias son responsables de que nada salga de la planta sin la debida autorización? Respecto a los materiales o mercancías en poder de otros depósitos, consignatarios, proveedores, clientes, etc. ¿Se lleva un registro apropiado de tales artículos? ¿Periódicamente obtiene la empresa confirmaciones de dichas existencias?
Sección discutida con (nombre y puesto) Sección preparada por:
N/A SI NO M/C
__ Fecha
7. Método narrativo o descriptivo Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Este método que puede ser aplicado en auditoria de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesario y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso. MODELO DE EVALUACION DESCRIPTIVO DE AREA DE BALANCE Y DE CICLOS DE ADQUISICION Nombre de la compañía auditores : Roesga
: Cia Industrial y Comercial S.A. Colombia
Nombre de los
Bancos-revisión Interina (En miles de pesos) Bancos seleccionados: Banco popular-Central-y Extebandes- Provincia Mes de: Julio-2002 Septiembre 2002 Según Libros: 4.025 Según libros: 4.969 Según extractos: 5.810 Según extractos: 8.345 Pruebas de cumplimiento y sustancias elaboradas a las conciliaciones seleccionadas
Los cheques deben tener dos firmas, una de ellas siempre ser la del gerente o del asistente del gerente. Los soportes son anulados con sellos de pagado. No se pueden firmar cheques en blanco. Las conciliaciones son revisadas por personas distintas a los que las preparan. Normalmente no hay partidas conciliatorias importantes sin ajustar. Los comprobantes de desembolso están pre numerados y correlacionados con los números de los cheques consecutivamente. Se lleva un consecutivo de cheques en tesorería y los originales en el archivo de contabilidad. Efectuados cálculos aritméticos horizontal y vertical. Cotejados contra libros. Analizadas partidas conciliatorias. Sumados los libros de caja y bancos de los meses seleccionados. Solicitados los extractos bancarios directamente; recibido el del banco popular y el de extebandes, cruzado contra el recibido directamente por la empresa. Cruzados contra extracto total y/o débito y crédito y el saldo del mes anterior determinándose la conciliación. Revisada conciliación establecida por auditoria contra la preparada por la empresa ( no se encontraron diferencias, sin embargo encontramos que en las conciliaciones bancarias no acostumbran anotar la fecha de las partidas pendientes DEF no.10) Revisadas visualmente entradas y salidas de caja; no encontramos partidas sobresalientes. (ampliada esta partida de ingresos A55 y prueba de desembolso A52 y prueba de facturación C51.
Conclusión Prueba interina de banco: existe control interno (CI) adecuados, y así mismo las operaciones de esta línea representan su verdad razonable de los procedimientos y registros contables respectivos.
8. Método gráfico o diagramas de flujo Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoria, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. Este método es un complemento muy útil porque la representación básica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa pueden ser utilizados por varios años en el caso de exámenes recurrentes, y localizar muy rápidamente rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa. Sus principales ventajas son:
Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos Permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan en el relevamiento Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre asuntos financieros y operativos.
El método simplificado de evaluación del sistema de control interno mediante flujo grama con metodología propia que permite adaptarse a diversas circunstancias, tanto para grandes empresas como para pequeñas, inclusive aplicable a trabajos especiales de evaluación del sistema de control interno o de diseño de sistemas.
Compañía “LGC S.A.C”
Método gráfico Procedimiento de recepción de pedidos
Registro de Periodos
Periodo del cliente
Lista límites de crédito
Orden de Venta
Cliente
Pedido del cliente
Prepare
A ventas
Anote
Anote # de orden de venta
Verifique límite de crédito
Hecho por: Fecha: Supervisado por: Fecha:
Orden de Venta Nº 3
Control de Producción
Orden de Venta Nº 2
Al cliente
________ ________ ________ ________
Si/N o Procedimiento de investigación de crédito.
Pedido cliente Orden de Venta Nº 1 Numérico
Anote en el registro de pedidos 1. 2. 3. 4.
Fecha de recepción Número de pedido Nombre del cliente Número de orden de venta
Ordenes pendientes
9. Combinación de métodos Cabe señalar que resulta muy beneficioso la aplicación de distintos métodos, como: cuestionarios y flujo gramas. Podemos mencionar algunas ventajas:
El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario. Tómese por ejemplo la pregunta: ¿existe un sistema adecuado para el registro y control de los cheques devueltos por falta de fondos? La respuesta surge con mucho esfuerzo, observando el grafico del circuito administrativo, que contiene todos los detalles significativos del procedimiento. Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes. De existir un flujo gran del circuito administrativo pertinente, el auditor podría identificar algunas debilidades del sistema susceptibles de mejoramiento. En las situaciones susceptibles de originar recomendación a la empresa se encuentran: inadecuada programación del trabajo,
9. Combinación de métodos Cabe señalar que resulta muy beneficioso la aplicación de distintos métodos, como: cuestionarios y flujo gramas. Podemos mencionar algunas ventajas:
El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario. Tómese por ejemplo la pregunta: ¿existe un sistema adecuado para el registro y control de los cheques devueltos por falta de fondos? La respuesta surge con mucho esfuerzo, observando el grafico del circuito administrativo, que contiene todos los detalles significativos del procedimiento. Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes. De existir un flujo gran del circuito administrativo pertinente, el auditor podría identificar algunas debilidades del sistema susceptibles de mejoramiento. En las situaciones susceptibles de originar recomendación a la empresa se encuentran: inadecuada programación del trabajo, que es causa de atrasos y demoras; ausencia de información en determinadas áreas; existencia de documentos, copias o registros innecesarios; sistemas inadecuados de costeo; inadecuado diseño de formularios; uso inadecuado de información presupuestaria; informes inadecuados para niveles superiores; ausencia de instrucciones claras y precisas para el personal; inadecuada utilización de equipos mecánicos y electrónicos e procesamiento de datos; bajo aprovechamiento y stock; espacios no utilizados convenientemente; y lentitud en la toma de inventarios. Cuando por la naturaleza de las operaciones en la empresa, existiera algún sistema administrativo no muy usual y no se dispusiera de preguntas ya estructuradas en el cuestionario estándar; el auditor externo soluciona el problema diagramando el circuito con la finalidad de evaluar los controles en los establecidos.
CAPÍTULO
III NORMAS Y TÉCNICAS
10. NORMAS LEGALES 11. TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CAPÍTULO III: NORMAS Y TÉCNICAS 10. Normas Legales Se puede señalar que las herramientas de control interno que utiliza el auditor externo o interno son las mismas que las empleadas por el gestor público o privado, las diferencias sustanciales están dadas en: a) las facultades legales y funcionales, y b) la oportunidad de su aplicación. Facultades legales y funcionales: El gestor, sea este ministro, jefe institucional, gerente, subgerente u otro funcionario, para el logro de sus objetivos tiene facultades legales que le permiten gestionar los recursos asignados para su consecución (personal, bienes y actividades), de ahí la necesidad de tener que diseñar, implementar y mantener mecanismos, procedimientos y sistemas de control interno, previo, concurrente y posterior. Tal es así que en la L ey N º278 85, Or g án ic a del Sistem a Nacion al de Co ntro l y d e la Con traloría General de la República señala que: “El
control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio pr evio, simu ltaneo y posterior (…)”, asimismo, establece la obligación de los gestores públicos de “(…) fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, proponiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo ” (Art. 7º),
las cuales son concordantes con la Ley Nº28716, de Contro l Interno d e las Entidad es del Estado , que señala la obligación del Titular y funcionarios de la entidad de la implantación y funcionamiento del control interno (Art. 6º). Como es evidente las citadas Leyes, dan la más amplia facultad al gestor respecto al tipo de control que debe ejercer, circunscribiendo a los órganos de control del Estado, entre otras, a la evaluación posterior del control interno (Ar t. 7º y 8º de la L ey Nº27785, con cor dante con el Art. 7º de la Ley Nº28716 ).
11.
Técnicas de Evaluación del Control Interno
Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno son las de: a. Memorándums de procedimientos b. Fluxogramas c. Cuestionarios de Control Interno d. Técnicas estadísticas A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también "Espina de Pescado"), diagrama de Pareto , diagrama de dispersión , histograma y fluxogramas ( estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras.
Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o mejoras del control interno. El Diagrama de Pareto; permite entre otras funciones importantes la priorización de controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen, como así también la utilización de la misma para descubrir la causa de problemas, o dar solución a las mismas. Los Seis ¿Por qué?; permiten mediante preguntas sucesivas llegar a la causa fundamental de los problemas evitando quedar en los rasgos más superficiales. El Control Estadístico de Procesos (CEP); posibilita determinar la capacidad del proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan los niveles requeridos. Así las diferencias contables, o de inventario o la falta de cumplimentación correcta en las carpetas crediticias en el caso de las instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si la cantidad de falencias está dentro de lo que es natural al sistema o si sus causas son especiales, adoptando según el caso las respectivas medidas de análisis y corrección. El fluxograma; es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno, sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos. El Diagrama de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes factores, como podría ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con las diferencias de caja. El histograma, permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas. La estratificación, permite mejorar los niveles de cumplimentación y detectar razones de irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco se tienen mayores niveles en una línea crediticia ello puede deberse al sector al cual está destinado o a falencias en la concesión de los mismos, y si los niveles están concentrados en determinadas sucursales bancarias ello puede deberse a falta de capacitación del personal crediticio o problemas propios de determinadas zonas económicas. Análisis Preventivos, Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de los auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio, producto o actividad donde o qué problemas pueden surgir, analizando cómo evitar de que se produzcan y fijando sistemas para su detección. El método de las Seis Preguntas Fundamentales, conformadas por: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? y por ¿Qué? para cada una de las respuestas anteriores permite mejorar el control interno, detectar irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y actividades. Así pueden descubrirse que se están realizando tareas actualmente innecesarias, o que quién lo ejecuta es un personal demasiado costoso para la ejecución de la misma, o que el lugar donde se realiza es poco apropiado por razones de seguridad (lugar de la Tesorería), o el cómo se realiza resulta costoso o inseguro.
CONCLUSIONES
Concluimos entonces que el Control Interno debe ser definido como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad tomando como base el Informe COSO.
Existen metodologías que si se aplica correctamente produce una mejora sustancial en el rendimiento y la eficiencia de la organización proporcionando mayores resultados con menos recursos, además de establecer los mecanismos para el análisis de los controles formales e informales; estamos hablando “Autoevaluación de control o Evaluación Dinámica de Control” (Dynamic Control
Assessment).
Es bien sabido que sistemas de control interno evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Es decir que es necesario actualizar dichos procedimientos hasta hacerlos acordes a las variaciones que va sufriendo la organización a lo largo de su ciclo de vida.
BIBLIOGRAFÍA
Literaria
CLAROS COHAILA, Roberto; León Llerena, Oscar (Editor central) Primera Edición, Marzo. El Control Interno como Herramienta de Gestión y Evaluación .Empresa Editora Instituto Pacífico S.A. 2012. ESTUPIÑÁN GAITAN, Rodrigo (Editor central) Tercera Edición, Junio. Control Interno y Fraudes .Empresa Editora Ecoe Ediciones, Bogotá, Colombia, 2003. ÁLVAREZ ILLANES, Juan Francisco (Editor central) Primera Edición, Febrero. Auditoría Gubernamental Integral. Empresa Editora Instituto Pacífico S.A. 2007.
Electrónica
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_3_T_ea.html
CAPÍTULO
IV ANEXOS
12. CASO PRÁCTICO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO La carta de control interno Como resultado de la evaluación del C.I. se emitirá la “Carta de Control Interno” Memo de
control interno o Carta de Observaciones de Control Interno, que es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad los resultados de su evaluación, en el cual se incluye las observaciones, comentarios y recomendaciones que se derivan del examen y evaluación del control interno los cuales pueden provenir de deficiencias o problemas de implantación del mismo. El hecho de efectuar una evaluación implica, entre varios aspectos, que la comisión de auditoría realice pruebas, investigaciones y comprobaciones, si el sistema implementado funciona o no y que dicho estudio y evaluación sirvieron como base para determinar la confianza que se deposite él con la finalidad de determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar. La ventaja más importante de la carta de control interno radica en que permite a la gerencia dirigir su atención a mejora o implementar más las medidas de control administrativas o financieras que más se requieren sugieren mejoras en los controles interno de cada área o unidad orgánica, recomiendan cambios en los procedimientos utilizados y resumen las observaciones. “Año de la Consolidación Democrática”
Lima, 26 de junio del 2007 Señores Entidad Flora Tristán 672-Urbanizacion Santa Patricia Atención : Roberto Asterix Alcalde Asunto : Memorando de Control Interno Referencia : Cumplimiento de Norma de Auditoria Gubernamental, NAGU 3.10 Estimado señor: Es muy grato dirigirme a usted, para remitirle adjunto a la presente, nuestro Memorado de control Interno referido a la evaluación del Sistema de Control Interno de la entidad ……………….. correspondiente al ejercicio económico 2006. En tal sentido, agradeceremos tomar conocimiento de su contenido e informe de las acciones correctivas que se recomiendan, a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno
______________________ C.P.C. Gilberto Calisaya Calderón Jefe de Comisión
__________________________ C.P.C. Rodrigo Antonio Guevara Chambilla Supervisor de Comisión
1. Antecedentes Hemos auditado el balance general y los estados: gestión, flujos de estados, estado de cambios en el patrimonio neto, así como los estados presupuestarios por le periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2006 de la entidad……y hemos
emitido nuestro informe sobre los mismos con fecha 10 de julio del 2007. La de control interno, para cumplir con esta responsabilidad, se requiere de estimaciones, opiniones y aseveraciones de la dirección o gerencia de la entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados con las políticas y procedimientos d le la estructura del control interno. En el planeamiento y ejecución del a auditoria a los estados financieros, así como la auditoria de gestión hemos considerado la evaluación de la estructura de control interno. Opinión sobre control interno, mas no para proporcionar una seguridad absoluta del funcionamiento de la estructura de control interno, sin embargo, notamos ciertos asuntos críticos relacionados con el funcionamiento de dichas estructura, que consideramos deben ser incluidos en este informe por no estar de acuerdo con las normas técnicas de control interno emitidos por la contraloría general de la república, así como por otras normas del ordenamiento legal del sector público. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructuras de control interno, en nuestra opinión, podrían afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera y de gestión consistente con las aseveraciones de la administración. Los objetivos de una estructura de control adecuada son proporcionar a la administración de la entidad como razonables, pero no absoluta seguridad, que los activos estén protegidos como perdidas, uso indebido o disposiciones no autorizados, y que las transacciones ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administración y registradas adecuadamente para permitir la preparación de estados financieros consistentes y razonables. Debido a las limitaciones inherentes a cualquiera estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectado. También la proyección de alguna evaluación futura de la estructura para periodos posteriores está sujeta al riesgo que los procedimientos logren a ser inadecuados debido a cambio en las condiciones o que le grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado.
2. Alcance de la Evaluación del Control Interno Para fines de este informe, hemos clasificados las políticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en las siguientes categorías:
Aspectos generales Aspectos contables, financieros y operativos Tesorería, recepción custodia y pago de fondos Adquisición de bienes y servicio Gastos de personal Activos fijos Otros gastos e ingresos extraordinarios.
Para todas las categorías antes descritas obtuvimos un entendimiento de las políticas y procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operación, además se evaluaron los riesgos de control 3. debilidades de los controles internos Una debilidad material es una condición en la cual el diseño y operación de los elementos específicos de las estructura de control interno no se reducen a un nivel relativamente bajo con respecto al riesgo de errores o irregularidades, en montos que podrían ser importantes en relación con los estados financieros auditados, pueden ocurrir y no ser detectados oportunamente por los servicios públicos en el cumplimento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control interno y sus operaciones que consideramos como hallazgos de auditoria bajo las normas de auditoria establecidas en el Perú y las normas de auditoria gubernamental emitidas por la contraloría general de la república. Los hallazgos de auditoria comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno, que nuestro juicio, podrían afectar en forma negativa la habilidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera y de gestión, consistente con las aseveraciones de la administración. 4. Resultados de Evaluación de Control Interno Como resultado de la evaluación de la estructura de control interno se ha detectado deficiencias operativas de este, las mismas que se señalan en el presente informe. Conclusiones Como resultado de la Auditoria de los estados financieros y otros aspectos operativos de la entidad por el periodo comprendidos entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2005 podemos manifestar que hemos cumplido con evaluar cada uno de los objetivos contenidos en el programa de Auditoria. Así mismo, se presenta una serie de comentario sobre la evaluación de algunos objetivos, cumpliendo los procedimientos de Auditoria que fueron desarrollados al respecto.
a. A los estados financieros Hemos concluido con emitir en la fecha y por separado nuestros informes cortos referidos a los estados financieros, preparados por la entidad al 31 de diciembre del 2005 en el que emite opinión con limpia sobre la razonabilidad de los estados financieros. b. A la información presupuestaria Hemos concluido en emitir en la fecha y por separados nuestros informes del examen especial efectuado a los estados presupuestales preparados por la entidad…..al 31 de diciembre del 2005 en el que se emite opini ón razonable.
c. A los Controles Internos De nuestra evaluación, efectuada al sistema de control interno se ha comprobado que ha funcionado deficientemente mostrando desconocimiento de las normas de control interno y de las normas generales de los sistemas administrativos, las mismas que se muestran en las observaciones comentadas en el capítulo II. d. Gestión administrativa y operativa en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos es importante mencionar que la municipalidad no cumplió los planes operativos institucionales correspondiente a los años 2005 y 2006, razón por la cual se ha visto limitado nuestro almacén, no pudiéndose evaluar satisfactoriamente la gestión administrativa y operativa de la entidad, a fin de determinar el cumplimiento de metas y objetivos previsto y resultados esperados en los ejercicios económicos a examinar en función a eficiencia, eficacia y economía. Por lo que podemos concluir que la entidad….desarrolla sus actividades en forma de ficiente.
e. Adquisición de bienes y servicios con o sin proceso licitario Durante el ejercicio 2006, la entidad….realizo diversas compras de bienes y
servicios en forma directa y por adjudicación selectiva las mismas que fueron efectuadas de acuerdo a la normatividad vigente para el sistema de abastecimientos, tenemos en cuenta las leyes de presupuesto para ambos ejercicios y la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento.
f. Proyecto de Inversión u obra publicas De la revisión efectuada a las obras y programas de inversión hemos determinado que las obras de inversión efectuadas durante el año 2005 fueron realizadas por adjudicación directa y realizadas de acuerdo a las normas técnicas al respecto, presupuestadas y de acuerdo a la ley de contratación y adquisiciones del estado y otras directivas, a excepción de algunas observaciones que se detallan en el objetivo “F” del presente informe.
g. A las donaciones recibidas Durante el año 2005 la entidad….no ha recibido donación alguna en efectivo,
como se evidencia en el informe CONTAB/MPGSC-O de fecha 05-10-2006 del CPC Eloy González Arana. h. Control Interno posterior No se cumplió con evaluar el control interno posterior, evidenciando que el 2005, la entidad…no contó con el órgano de control instit ucional, que se comenta como observación en el desarrollo del presente objetivo. i. Gestión del programa de vaso de leche aplicable al ejercicio 2005 Hemos concluido con evaluar el presente objetivo, que se detalla en este informe y concluimos que no se encontró los estados de ingresos o y egresos y sus correspondientes notas al referido estado, así mismo, la documentación sustentatoria no respalda en su totalidad los gastos efectuados y la documentación que evidencia la recepción por parte de los beneficiarios, limitando el alcance del examen para su correspondiente opinión. j.
Recursos provenientes del fondo de compensación municipal Hemos cumplid con evaluar el presente objetivo y concluimos que el fondo de compensación municipalidad ha recepcionado en su totalidad, controlando y utilizado en forma adecuada en el ejercicio 2005 de acuerdo a las normas vigentes al respecto, así mismo, la documentación sustentatoria respalda en su totalidad los gastos efectuados.
k. Seguimiento a la implementación El desarrollo del seguimiento a la implementación de las medidas correctivas anotadas más adelante y cuyo resultado es el siguiente:
Referencia Superado Oficio N° 003- 6 98-CG/SASRMPGSC 17/12/98 6 Porcentaje 33
Pendiente 10
En proceso 02
Total 18
10 56
02 11
18 100
Comentario y observaciones Comentarios La entidad…durante el año 2005 no cumplido con elaborar el plan operativo institucional,
desarrollando sus actividades en base a los proyectos de inversión, dentro del marco presupuestal, para el cual conto con diversos fuentes de financiamiento que le permitió ejecutar diversas obras que fueron presupuestados, así como que l Fondo de compensación de la Municipalidad fuera recepcionado y utilizado sin tener en cuenta la normativa respectiva. Las observaciones de control interno que se detallan a continuación se encuentran n referenciados por sistemas administrativos. 1. Planeamiento y racionalización La entidad…..no cuenta con el plan estratégico respectivo para el año 2005.
Condición La municipalidad….no ha contado con el plan estratégico respectivo para el año
fiscal 2005. Criterio Este hecho, contraviene los siguientes aspectos contemplados en la normativa siguiente: Ley del sistema nacional de presupuesto N°28411, publicada el 08/12/04 que en su capítulo III, “Normas específicas adicionales”, Articulo N°171 señala que, “Las
entidades, para la elaboración de sus planes operativos institucionales y presupuestos institucionales, deben tomar en cuenta su plan estratégico institucional (PEI) que debe ser concordante con el plan estratégico de desarrollo nacional”. A su vez los presupuestos institucionales de los pliegos presupuestarios
se deben articular con los planes estratégicos del pliego o documento de similar naturaleza que reflejan la misión y la visión del mismo, desde una perspectiva de mediano y largo plazo, dependiendo a la consecución de sus objetivos estratégicos. El plan estratégico del pliego, se enlaza con el plan estratégico del sector respectivo, para la elaboración del respectivo plan estratégico, cada pliego
deberá seguir los lineamientos establecidos por la dirección nacional del presupuesto público. Directiva N° 013-2004-EF/76.01, directiva para la programación y formulación del presupuesto de los pliegos del gobierno nacional para el año fiscal 2005, según su artículo 5-planes estratégicos, establece: “los pliegos presupuestarios para la programación y formulación de sus presupuestos institucionales deben tomar en cuenta los planes estratégicos sectoriales multianuales (PESEM), los planes de desarrollo regional (PDRC), según sea el caso, y sus planes estratégicos institucionales (PEI), formulados de conformidad a lo establecido en el artículo 71 de la ley del sistema nacional de presupuesto, ley N°28411, el artículo 35 de la ley de bases de la descentralización, ley N°27783 y la resolución ministerial N°3992001E/10 y sus modificatorias. Los planes estratégicos para el periodo 2005-2004 constituyen instrumentos orientadores de la gestión municipal y que sirven, únicamente de guía para dar inicio a la preparación de los presupuestos institucionales que articulan los ingresos y gastos con los objetivos institucionales para el año fiscal 2005. Efecto La entidad al compartida de institucionales atribuciones y inversiones.
no elaborar su plan estratégico institucional, carece de visión futuro y el establecimiento de objetivos y metas estratégicos adecuados que vayan de la mano con sus competencias, funciones; las mismas que se deben señalar el rubro de la
Causa Falta de capacitación y de desconocimiento del personal en materia de planificación estratégica e incumplimiento en sus funciones por parte de la gerencia de planificación, presupuesto y racionalización cuya función primordial es elaborar y actualizar los documentos de gestión institucional formalizan la organización, a fin de que tengan vigencia y reconocimiento legal. Recomendación La gerencia municipal deberá suponer que a través de la gerencia de planificación se elabore el plan estratégico siguiendo los lineamientos establecidos por la dirección nacional de presupuesto público, así mismo debemos señalar que es responsabilidad del órgano responsable participar en el proceso de formulación y actualización de los documentos de gestión que formalicen los diferente s aspectos relacionadas con el planeamiento así como el cumplimiento de las prescripciones contenidas en ellos, tal como lo señala el numeral 3 de la resolución jefatural N°182-79- INAp/DNR “ normas generales del sistema nacional de racionalización”
2. El manual de organización y funciones se encuentra desactualizado y es incongruente con el crecimiento de la organización Condición Mediante ordenanza N°000004 del 28-02- 04, la municipalidad provincial…..aprobó su estructura orgánica y el reglamento de organización y funciones (ROF) adoptando un criterio de organización empresarial incorporando, las gerencias de acuerdo a los artículos 27 y 28 de la ley orgánica de, municipalidades. Criterio Lo expuesto contraviene lo estipulado en el numeral 2 “ROF” de la directiva N°002 -
95-INAP/DNR aprobado por R.J. N° 109-95-INAP/DNR acerca de que el ROF deber ser concebido y actualizado como un medio para alcanzar los objetivos instituciones, debiendo reflejar la estructura orgánica coherente con los objetivos institucionales y el desempeño de las funciones del personal orientados a reforzar la prestación adecuada de las competencias y atribuciones del sector público. Contraviene también la resolución jefatural N°182-79-INAP/DNR del 06-11-79, numeral 02 “formulación y actualización de instrumentos normativos d el sistema de racionalización” que señala “es responsabilidad de los órganos de la entidad
participar en el proceso de formulación y actualización de los documentos que formalicen la organización”.
También incumple lo dispuesto en el reglamento de organización y funciones de la entidad, el mismo que ha sido aprobado por ordenanza N°00004 del 28/02/04. Artículo 38, son funciones de la gerencia general de planeamiento, Presupuesto y racionalización: “conducir y asesorar el proceso de racionalización administr ativo de los diferente
órganos municipales y la elaboración de los instrumentos de gestión como son el reglamento de organización y funciones (ROF), el Manual de Organización y funciones (MOF), el Manual de procedimientos (MAPRO) y el texto único de procedimientos administrativos (TUPA). Finalmente contraviene la resolución jefatural N°095-95-INAP/DNR p. el 11/07/95, que ocurre en su numeral 5.3.1 señala que el MOF se evaluara y revisara por lo menos una vez al año.
Efecto Una carencia de dicho documento normativo limita el accionar de la municipalidad por cuanto no se tiene definido claramente las funciones de todas las áreas de la entidad así como olas responsabilidades de los funcionarios y personas subalternos inherentes a cada área, además la actualización del MOF busca establecer al consistencia y coherencia de las funciones específicos a nivel de cargo, que se encuentran enmarcadas dentro de las funciones generales. Causa Falta de cumplimiento de sus funciones por parte de la gerencia de presupuesto, planificación y racionalización, al no actualizar oportunamente los instrumentos de gestión, generando descoordinación entre los cargos y funciones, duplicidad de funciones en algunos casos o en otros desarrollar funciones que no se encuentran incluidas en los cargos (CAP, ROF; etc.) Recomendación la gerencia de presupuesto, planificación y racionalización deberá disponer que el manual de organización y funciones sea actualizado anualmente en concordancia con el crecimiento o disminución de la estructura orgánica de la entidad. 3. Tesorería La sub-Gerencia de tesorería no centraliza la información mensual de ingresos captados durante el ejercicio por concepto de transferencias de recursos financieros. Condición De la evaluación efectuada a la información proporcionada por la gerencia de tesorería, observamos que en los reportes mensuales de ingresos que se captan por diversos conceptos, no vienen siendo incluidos en los mencionados reportes, las siguientes partidas.
DEMOSTRACION Concepto Impuestos a tragamonedas Canon presupuestario Vigencia de minas Costas procesales Pronoa Prestamo interno Intereses bancarios Ganancia por diferencia de cambio Infracciones de Transito Montepio TOTAL
Según Tesorería 0
Según contabilidad 525000
Diferencia 52500
0
892000
892000
0
10800
10800
0
180000
180000
0 0
2200000 1500000
2200000 1500000
0
25200
25200
0
5300
5300
0
6300000
6300000
0
75000 11713000
75000 11713000
Criterio Este hecho contraviene la norma de control para el sector público aprobado con resolución interna del 26/06/07 que señala en: Unidad de caja de tesorería. Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. Comentario Se denomina unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se pone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago. La unidad de caja permite informar y distribuir racionalmente los fondos, en función a las prioridades del gasto o cuando no existe liquidez suficiente. Su aplicación hace posible que los fondos pueden ser colocados donde más se necesiten y ser retraídos, cuando el proceso del gestión muestre insuficiente capacidad de gasto.
Causa Incumplimiento de la normativa por parte de la sub-gerencia de tesorería, la misma que impide la conciliación y conformidad de los saldos. Efecto la información que proporcione sub-gerencia de tesorería no permite conocer la totalidad de los ingresos por todo concepto que percibe la municipalidad, la misma que impide el conocimiento oportuno de la información, para una buena toma de decisiones. Recomendación La gerencia general de administración deberá disponer que la sub-gerencia de tesorería incluya en su información mensual todos los conceptos que involucran percepción de ingresos para la entidad, con la finalidad de que esta gerencia brinde una información completa, confiable y oportuna. 4. Deficiencias en el proceso de las conciliaciones bancarias En la revisión de las conciliaciones bancarias y el análisis de los saldos respectivos se han observado algunas deficiencias en su proceso de elaboración. Existen cargos y eventualmente abonos que han sido registrados contablemente sin el respaldo de las notas bancarias respetivas. Ejemplo: Banco Crédito MN
Fecha 16/05/00
Documento N/Abono
Crédito MN
23/05/00
N/Abono
Crédito MN
11/04/00
N/Abono
Crédito ME
29/02/00
N/Abono
Crédito MN
29/08/00
N/cargo
Detalle Transferencia contrapartida nacional Transferencia contrapartida nacional Transferencia contrapartida nacional Transferencia del BCR Transferencia comité Obras
Importe 1235000 74000 164000 1098000 786000
Las notas bancarias (N/E y N/A y P/E), evidenciadas físicamente, carecen de un archivamiento ordenado y estructurado. Las conciliaciones bancarias se encuentran firmadas indistintamente por el tesorero y el responsable de la cuenta especial, dichas conciliaciones por lo general, no cumplen con el V°B° del personal autorizado del área contable encargada de su revisión como muestra de dicha labor efectuada.
Se ha evidenciado la inexistencia de revisiones periódicas de las conciliaciones bancarias, realizados por un área distinta a la de tesorería. La normal de control interno conciliaciones bancarias aprobadas por resolución interna N°……señala que en sus comentarios 05 y 08 indica lo siguiente:
Comentario 05 “ para garantizar la efectividad del procedimiento de
conciliación debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o registros de operaciones, corresponde a la administración designar al funcionario responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario.
Comentario 06 “la oficina de auditoría interna de cada entidad debe revisar
periódicamente dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su conformidad, integridad y realización en forma oportuna y correcta”.
Recomendación La gerencia general disponga que la sub-gerencia de tesorería realice permanentemente las conciliaciones de las operaciones registradas en libros auxiliares de bancos, además de los extractos bancarios, los mismos que deberían estar sustentados con los documentos original y archivados en un file único guardando correlación numérica y cronológica. Así como se deberá disponer la participación de personal de contabilidad en la revisión de la mencionada conciliación. Contabilidad
5. Diferencia entre la información presentada como gastos por 369724 nuevos soles en el estado de gestión y el balance de ejecución del prepuestos EP-1, siendo el importe menor en el estado de ejecución presupuestal Condición De la revisión y comparación selectiva realizada a la información de gasto reflejado en el balance de ejecución del presupuesto y el estado de gestión, al 31 de diciembre del 2004, se han determinado diferencias, según se aprecie en el detalle siguiente:
Concepto del gasto Compra de uniformes Compra de combustibles Sentencias judiciales Servicios básicos Servicios no pensionales Intereses y otros TOTAL
Ejecución según Ejecución según Diferencias presupuesto contabilidad 74874 96016 (21142) 752339
773573
(21234)
3129300
2183195
946105
2231719 6571804
2491670 7162962
(259951) (592158)
6683515 15443551
3108409 15812825
(421804) (369274)
Criterio Lo antes expuesto incumple la norma técnica de control interno para el sector público N° 280-03 CONCILIACION DE SALDOS que señala “cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable con la información de presupuesto que en su numeración 02”…que las conciliaciones, los cuales son
procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registro contables, constituyen pruebas originada entre los datos de dos fuentes diferentes interna o de una interna con otra extrema, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada permite detectar diferencias y explicables efectuando ajustes cuando son necesarios. Efecto Lo expuesto trae como consecuencia que la información financiera y presupuestal no presente cifras coherentes, concordantes y confiables, al reflejar importes considerados por la oficina de presupuesto y no consideras por contabilidad y viceversa, así como incumple el principio de simultaneidad y paralelismo señalado. Causa La situación expuesta se ha originado por falta de personal capacidad para realizar dicha función de conciliar los importes reflejados en el estado de gestión y ejecución presupuestal de los gastos entre la oficina de contabilidad y la ofician presupuestal.
Recomendación Disponer que el área de contabilidad debe coordinar con el área de presupuesto para establecer que cada fin de semana deben ejecutar procedimientos de conciliación, entre las dos área a fin de establecer la uniformidad de la información elaborada en cada una de las áreas, así como la información presentada como gasto en el estado de gestión y el estado de balance de ejecución presupuestal.
6. Diferencia en el rubro muebles y enseres del inventario físico de activo fijo y contabilidad Condición De la evaluación efectuada a la cuenta inmuebles, maquinaria y equipo, observamos que el contrastar los bienes valorados que se muestran en el inventario físico a los bienes del activo fijo tomando como la firma “el ejec utivo público”& Asociados, con los importes reportados por la gerencia de contabilidad al
31-12-05 que el rubro de muebles y enseres no se encuentra conciliado, tal como lo mostramos a continuación: Demostración Cód. Cta.
Concepto
Según la firma Según del ejecutivo contabilidad publico& asoc
Diferencia
332.03.03
Muebles y enseres-otros
295789
102142
193647
Criterio Esta situación contraviene lo dispuesto en la siguiente norma de control interno aprobado por resolución interna N°….. Conciliación de saldos Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable, con la situación real. Comentario Se define la conciliación como los procedimientos de contratación de información que se realiza entre dos fuentes distinta, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros cantables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas o de una interna con otra externa, proporcionan confiablidad sobre la información financiera registrada, permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios. Debe ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad:
Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados financieros Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuenta por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos individuales pueden además reconfirmase con los acreedores o deudores, según corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencias de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los inventarios físicos. Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras, con la información de las entidades es involucradas, y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes.
Causa Inacción de la gerencia de administración en cuanto al monitoreo de las actividades de la citada empresa. Efecto Esta situación crea una incertidumbre sobre el saldo de esta cuenta en el balance general. Recomendación La gerencia de contabilidad debe conciliar los saldos del rubro de muebles y enseres con los valores que ese muestran en el inventario físico de activo fijo tomado por la firma “el ejecutivo público”&Asociados.
7. Notas a los estados financieros no concilian con el importe que se muestra en los estados financieros del ejercicio económico 2005 Condición.- Se observa que la nota a los estados financieros N°06 Existencias, no está conciliada con el importe final al 31 de diciembre del 2006 que se muestran en el balance genera, tal como a continuación se detalla: Cuenta Nº
Concepto
Según contab. 2005
Según auditoria 2004
Diferenci a
13399
0
5603
0
409
0
11127
0
60945
0
0
0
0
0
106954 3849 106718
0 0 0
75706
(75706)
4421
(4421)
389131
(80127)
(52459)
0
(52459)
0
(336672)
(80127)
21 suministros de funcionamiento 2110101 2110201 2110401 2110501
Materiales de 13399 oficina Materiales de 5603 limpiesa Materiales de 409 salud
Materiales 11127 impresión 2110601 Materiales de 60945 construc. 2110602 Materiales de 0 manteni. 2110901 Otros 0 materiales 2120101 Uniformes 106954 2140101 Alimentos 3849 2170301 otros 106718 23 bienes en proceso 2390101 Otros bienes 0 en proceso 28 bienes en transito 2820101 Suministros de 0 funcionamient o Total 309004 existencias Provisión para desvalorizacion de existencias 2920101 Suministros de (52459) funcionamient o Total (52459) provision Total neto 256545
Fuente: nota a los estados financieros cuenta existencia al 31/12/05-gerencia de contabilidad.
Se observa además que la nota Nº17 deudas de largo plazo, muestra un exceso de 100000.00 soles en relación al importe que se revela en los estados financieros, a continuación se detalla: Demostración Cuenta Nº
Concepto
465501
Ministerio de presidenciaequipo pasado Ministerio de presidenciaintereses
466101
466101
Otros
Según contab. 2005 38982053
Según auditoria 2004 28982053
Diferenc ia 100000
5797572
5397572
0.00
62904275
62904275
0.00
466101
Prestamos 812686534 8102686534 0.00 banco nación 466101 Prestamos 72279797 7227997 0.00 banco nación total Materiales de 992650231 982650231 100000 manteni. Fuente: notas a los estados financieros cuentas a deuda a largo plazo al 31/12/05gerencia de contabilidad Criterio Esta situación contraviene lo dispuesto a la siguiente norma de control interno aprobado por resolución interna Nª…….
Conciliación de saldos Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia financiera preparada por el área contable, con la situación real. Comentario se define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información que se realiza entre fuente distinta con el objeto de verificar conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas
entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada, permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios. Debe ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad.
Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (cajas y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuentas por pagar o cuentas por cobrar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos individuales pueden además reconfirmar se con los acreedores o deudores, según corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.), o bienes de capital (Activos fijos en general), contra los inventarios físicos. Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras con la información de las entidades involucradas y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes.
8. Los documentos fuente no se encuentran numerados de manera secuencial y correlativa Los documentos fuente, así como los “comprobantes de pago” correspondientes al
ejercicio 2005, inclusive hasta el mes de abril del año 2006, no se encuentran numerados de manera secuencial y correlativa, y en algunos casos, las recomendaciones de cuenta, registran facturas y boletas de venta que carecen del sello restrictivo de Pagado, tal como se ha evidenciado selectivamente en los formatos comprobantes de pago de Nª5-525 fecha 02-08-05, C/p Nº280de fecha25/09/05, C/P Nª620 de fecha 20/09/05. Esta institución contraviene lo dispuesto en las normas de control interno para el sector público que señala “ los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en tesorería y Nª….uso de sello restrictivo para documentos pagados por tesorería, señala: “ los comprobantes que sustentaron los gastos
deben llevar el sello restrictivo de pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización”. Fuente conferencia “planeamiento y ejecución de auditoría gubernamental”
Expositor: CPC Agusto Donayre Chavez- colegio de contadores públicos de lima.
Recomendación Que el gerente general de la entidad disponga que el sub-gerente de tesorería en coordinación con el tesorero, procedan a establecer la directiva correspondiente, y el procedimiento adecuado para reordenar los C/P y asignar numeración correlativa en forma impresa. Así mismo se establezca una revisión exhaustiva en la documentación que sustente los gastos, tales como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios entre otros, a fin de evitar posibles errores o duplicidades de tales documentos. 9. Atrasos en los libros de contabilidad Con fecha 5 de junio de 2006 se estableció el acta de situación de los libros principales de contabilidad estableciéndose un atraso mayor a 5 meses. Denominacion
Fecha del último registro
Libro Inventario y balances Libro diario Libro mayor Libro caja y bancos
31-12-05 31-12-05 31-12-05 31-12-05
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, se desprende un atraso considerable en el registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 005, incumpliéndose con la resolución de contaduría Nª 180-2005-EF/93.01 que señala que el atraso no debe ser mayor a 15 días, incumpliéndose también en lo establecido por numeral 7 del art.1 de la resolución de superintendencia Nª07898/SUNAT de 20/08/98, que indica “los libros de contabilidad…..no podrán tener
un atraso mayor a tres meses, tratándose del libro diario, mayor e inventarios y balances..”
Además, se incumple la norma técnica de control interno Nª280-07 oportunidad en el registro y presentación de información financiera que refiere “las operaciones
deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinentes”.
Recomendación Que el gerente de administración disponga que el contador adopte las acciones necesarias para actualizar el registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2005.
10. Desembolsos de fondos con vales provisionales “ fondo para pagos en efectivo”
Como resultado del arqueo de fondos practicado al fondo para pagaos en efectivo se ha determinado que existen valores provisionales que no han sido regularizados con la respectiva documentación sustentatoria en su oportunidad, situación que se describe a continuación. Vale Nº
Fecha
Beneficiario
Concepto
Importe
S/N S/N S/N S/N
05-01-06 15-01-06 20-02-06 29-03-06
Fotocopias Correspondencia Legalización de doc. Cintas impresas
25.00 15.00 58.00 38.00
S/N
28-01-06
Alberto Claudio Carlo el príncipe Juan el bueno Maria la bondadosa Jose el tartufo
Envio fax
12 148.00
De otro lado endicha labor se detectó el pago por conceptos que no corresponden al manejo del referido fondo fijo, es el caso de: Vale Nº S/N
Fecha 25-03-06
Beneficiario Hugo especial
S/N
28-03-06
Heriberto escoba
Concepto Adelanto sueldo Préstamo personal
Importe de 150.00 100.00 250.00
De lo expuesto en los cuadros anteriores, se desprende el incumplimiento de la siguiente normativa: RD Nª026-80-EF/77.15 normas generales de tesorería- normas 5 y 7 que señalan: no está permitido la entrega provisional de recursos financieros con cargo al FPPE, excepto cuando autorice en forma expresa e individualizada por parte del director general NTCI 230-10 uso dl fondo para pagos en efectivo y fondo fijo que señala “las entidade s que por razones de necesidad e eficiencia hayan establecido el uso de…..fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control” así mismo NTCI 230 -12, arqueos de fondos y valores, establecer: “deben
practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. Directiva de tesorería para el año 2005 aprobado por RDNª003-2005-EF/77.15 art.38, 40,41 y 44.
Recomendación Que el sub-gerente de tesorería en coordinación con el tesorero, procedan a notificar aquellas personas beneficiarias de los fondos asignados, a fin de que un lapso de dos días presenten la documentación sustentatorio del gasto. En caso contrario, informaran a la jefatura de personal para que dé estricto cumplimiento al descuento de la planilla de remuneraciones, así como las medidas que correspondan de acuerdo al reglamento interno de trabajo. Para el caso de pagos por conceptos no relacionados el uso del fondo fijo, verificar si se procedió a la reversión de los montos descontados al personal para el mantenimiento del fondo fijo. Así mimos para ambos casos, se inste al tesorero observar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la directiva interna del manejo del fondo fijo, así como en la directiva de tesorería para el año 2005 aprobada por RDNª 003-2005-EF/77.15art.76 que señala que inmediatamente después de detectarse un desembolso indebido y que no haya sido devuelto se procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución, a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su debida cancelación, se aplicara los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la SBN. 11. Se giraron cheques a favor de autoridades, funcionarios y terceros por 15000 nuevos soles, sin contar con documentos sustentatorios pues en algunos casos no existen comprobantes de pagos (Fuente de hallazgo: conferencia “planeamiento y ejecución de auditoría y ejecución de auditoría gubernamental” expositor: CPC Agustin Donayre Chávez -
colegio de contadores públicos de lima) De la revisión efectuada se ha evidenciado la existencia de cheques girados y cobrados que suman 13000 por comprobantes de pagos que no cuentan con documentación sustentatoria. Además existen cheques girados y cobrados por la suma de 2000 sin que se cuente con la emisión de comprobantes de pago tampoco no cuenten con documentación sustentatorio cuyo detalle se muestra en los respectivos cuadros siguientes:
Cheques girados y cobrados por comprobantes de pago que no cuentan con documentación sustentatoria C.P 010
Fecha Nºcheque de giro 20/02 00924451
Fecha Beneficiario de cobro 21/02 Pablo herrera 25/04 Sin identificacion 25/04 Pedro huertas 25/04 Pablo herrera 18/06 Sin identificacion 29/08 Javier borea
035
22/04
00924465
040
22/04
00924470
055
22/04
00924488
100
15/06
14022919
143
27/08
14022936
160
26/09
140202938 29/09
170
2709
14022944
30/09
Pablo herrera Pedro huertas
Importe Importe de observado cheqeu 4800.00 2500.00 1400.00 500.00 4800.00 3300.00 2200.00 700.00 3600.00 1500.00 2800.00 1200.00 2850.00 1800.00 2100.00 1500.00
Observaciones Gastos sin sustento Sin identificación Gastos sin sustento Gastos sin sustento Sin identificación Gastos sin sustento Gastos sin sustento Gastos sin sustento
Cheques girados y cobrados sin comprobantes de pago ni documentación sustentatoria C.P
Fecha de Nºcheque giro
Fecha de Beneficiario Importe Observaciones cobro de cheque No existe No existe 00022850 01/05/05 Sin 500.00 Sin C/P identificaion No existe No existe 00022851 03/06/05 Sin 300.00 Sin C/P identificaion No exise No existe 00022853 10/07/05 Sin 700.00 Sin C/P identificaion No existe No existe 00022974 13/11/05 Sin 500.00 Sin C/P identificaion Los indicados cheques fueron suscritos por el alcalde y el administrador y cobrados por sus respectivos beneficiarios, según información alcanzada por el banco de la nación; así mismo, no figuran en el balance general de dicho ejercicio, como anticipos otorgados o entregados pendientes de rendir cuenta. De la revisión exhaustiva de los archivos de comprobantes de pago del año 2005 y a la suscripción del acta de estado situacional se ha evidenciado la emisión de comprobantes de pago sin documentación sustentatoria y de saldos pendientes de rendición en algunos comprobantes de pago inobservándoce la normatividad siguiente:
Art.35 de la ley 28411-ley general del sistema nacional de presupuesto señala que el devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligación de pago derivados de un gasto aprobado y comprometido que se produce “previa acreditación documental” ante el órgano competente.
Normas generales de tesorería, medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos, aprobado con resolución directoral Nª02680-EF/77.15 de 06/05/80 que dispone que los titulares y/o suplentes revisaran cuidadosamente y visaran los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen siendo responsables de los actos en que intervengan directiva de tesorería año 2005,art 11, aprobado por RDNª003-05-EF/77.15p. el 02/01/05 que señala que el devengado se sustenta únicamente en los siguientes documentos, según sea el caso o naturaleza de la obligación, facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, etc. Normas del sistema administrativo de contabilidad, aprobada con resolución ministerial Nª801-811EF/77 del 17/09/81, respecto a la norma 03 documentación sustentatoria que dispones que las direcciones generales de administración u oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, deberán reflejar los documentos que sustentan toda operación financiera o administrativa que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elemento de evidencia. Normas de control para el sector público, aprobada por resolución administrativa interna. Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades públicas, que señala en el numeral1: el comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestación de un servicio. Control de saldos pendientes de rendición de cuenta y/o devolución, que establece: las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la apropiada rendición documentada o devolución de montos no utilizados. Documentación sustentatoria, que dispone que las entidades deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación posterior. Artículos 1 y 2 del reglamento de comprobantes de pago, aprobado por resolución de superintendencia Nª007-99/SUANT del 21/01/99, que establecen el comprobante de pago es un documento que acredita la trasferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestación de servicio. Así mismo, solo se consideran comprobantes de pago, siempre que cumplan
con todas las características y requisitos mínimos establecidos en el presente reglamento, los siguientes: a. Facturas b. Recibos por honorarios c. Boletas de venta d. Liquidaciones de compra e. Tickets y cintas emitidos por máquinas registradoras f. Los documentos autorizados en el numeral 6 del artículo 4 g. Otros documentos que por su contenido y sistema de emisión permitan un adecuado control tributario y se encuentren expresamente autorizados, de manera previa por la SUNAT. 12. Gerencia de abastecimiento El ambiente asignado para el almacén de la entidad no es adecuado para el desarrollo de sus funciones Condición Al efectuar la inspección física al ambiente asignado para el almacén de la entidad……, se pudo observar que no reúne las condiciones necesarias para el
desarrollo de sus funciones designadas, como a continuación describimos: a. No cuenta con el espacio requerido para el almacenamiento ordenado y desplazamiento de los bienes y suministros que custodia pues en un solo ambiente están almacenados indistintamente, útiles de oficina y productos tóxicos, como pinturas, raticida y bienes de valor significativo. Criterio Esta situación contraviene las normas de seguridad impartidas por el instituto nacional de defensa civil. Guía para la elaboración del plan de seguridad en defensa civil Marco de referencia DS013-2000-PCM y se apoya en als normas de seguridad en defensa civil: reglamento nacional en construcciones (RNC). Uso del edificio El tipo de construcción, la disposición del edificio, su uso y contenido son algunos de los elementos más importantes en la planificación previa a una emergencia. El tipo de actividad a que se dedica el edificio es importante para establecer las prioridades en caso de incidentes.
Causa Desconocimiento y no aplicación de las medidas de seguridad poniendo en riesgo el cuerpo y la salud de los servidores que laboran en ese ambiente, así como desorden y anarquía en la ubicación y manipulación de los bienes y suministros por falta de apoyo de parte de la gerencia de administración de los bienes y suministros, por falta de apoyo de parte de la gerencia de administración del ambiente designado al almacén de la municipalidad. Efecto Los materiales y suministros se encuentran ubicados sin observar un orden así como una adecuada distribución de los artículos mezclando productos químicos con útiles de oficina, poniendo en riesgo la salud de las personas que laboran en esa área. Recomendación La gerencia de administración en coordinación con la sub-gerencia de abastecimientos de la entida d….., deberá disponer que el área que ocupa el almacén de la entidad sea adecuada, o si es posible asignarle otro ambiente que tenga las dimensiones requeridas para el desarrollo normal de sus operaciones encomendadas. 13. La entidad no cuenta con un registro de adquisiciones de menor cuantía Condición Del requerimiento solicitado así como al análisis al registro de adquisiciones de menor cuantía, se ha observado que la entidad no ha implementado un registro donde se anoten en forma detallada todas las adquisiciones que la entidad ha efectuado bajo esta modalidad. Criterio Este hecho inobserva el reglamento DSNª 084-PCM de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado, que en su artículo Nª10- registro de procesos y contratos; “La entidad obligatoriamente llevara un registro de los proceso de licitación pública, concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor cuantía, así como de los contratos derivados de estos”.
Dicho registro contendrá la relación resumida de los proceso de selección realizada durante cada año y deberá consignar como mínimo: a. b. c. d. e.
Número del proceso de selección Objeto del proceso Valor referencia Nombre del contratista Monto del contrato
f. g. h. i.
Valorizaciones aprobados Plazo contractual y plazo efectivo de ejecución. Penalidades y sanciones consentidas o resueltas definitivamente Costo final.
Causa Incumplimiento e inobservancia de la normativa expuesta por parte de la gerencia de abastecimientos, escaso control sobre las adquisiciones de menor cuantía. Efecto Limitación en el control y seguimiento, así como la falta de información estadística de las adquisiciones de menor cuantía a cabo de la entidad. Recomendación La gerencia general de administración deberá disponer la apertura de este registro a fin de que se pueda efectuar un seguimiento y control de las adquisiciones que se han realizado bajo esta modalidad. 14. En la adquisición directa selectiva Nº 003- 2005 referido a “ Asesoramiento administrativo y operativo en seguridad ciudadanos”, el currículo del
ganador del concurso es de una persona jurídica, sin embargo el contrato está suscrito por una persona natural, sin hacer referencia a su representada Condición Al evaluar los expedientes de los procesos de selección de adquisiciones y contrataciones de la entidad pudimos observar que en la ADS-Nª003-2005 “asesoramiento administrativo y operativo en seguridad ciudadana”, el currículo del
ganador de la buena pro del concurso en una persona jurídica, sin embargo el contrato está suscrito por una persona natural, sin hacer referencia a su representada. Persona Natural Papito el vivo
Nombre Comercial Ruc Los Linces seguridad 55555555555 SAC Fuente: nota a los estados financieros, cuenta, deuda a largo plazo al 31/12/2005gerencia de contabilidad. Criterio Este hecho inobserva el texto único ordenado de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado aprobado mediante DS Nº0832004-PCM, que en el artículo nº36- del contrato establece “el contrato deberá celebrarse por escrito y se ajustara a la pro forma incluida en las bases con las modificaciones aprobados por la entidad durante el proceso de selección”
Causa Falta de supervisión en la elaboración del contrato por parte de la gerencia de asesoría jurídica de la entidad. Efecto El contrato al presentar vicios en su elaboración, hace que la entidad corra el riesgo de no ejecutar las garantías presentadas por el postor, en caso de incumplimiento del servicio contratado. Recomendación La gerencia municipal deber disponer que la gerencia de asesoría jurídica supervise concienzudamente los contratos que se elaboran a fin de que estos no sean perjudiciales para la entidad, en caso de incumplimiento por parte de los contratistas. 15. Gerencia del personal El personal de la entidad no ha sido capacitado durante el ejercicio Condición Al evaluar la gestión de las diferentes dependencias administrativas hemos observado que el personal con el que cuenta la entidad no ha recibido capacitación alguna en lo que va del año. Criterio Este hecho incumple lo dispuesto por la norma de control interno siguiente. Capacitación y entrenamiento permanente Los directivos de cada entidad cualquiera que sea su nivel en la organización tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente el personal a su cargo así como estimular su capacitación continua. Comentarios La capacitación en un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las capacidades, las habilidades y destrezas de los servidores públicos, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Pueden ser internas y externas, de acuerdo a un programa permanente aprobado y que puede brindar aportes a la institución.
Por lo tanto los funcionarios de nivel deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de cursos de capacitación y promover las habilidades que posee. Así mismo, deben preocuparse por motivar a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando menos en los aspectos relacionados con sus actividades. Causa La gerencia de personal no ha cumplido con elaborar el plan de capacitación y actualización el personal de la entidad. Efecto El personal de la entidad no se encuentra actualizado impidiendo con ello que realicen sus funciones asignadas de una manera eficaz y efectiva contribuyendo con sus iniciativas. Recomendación El gerente general de administración en coordinación con el gerente de personal debe elaborar y formular un plan anual de capacitación actualizada, especializada e integra al personal de la entidad, el cual debe ser puesto en ejecución, para lograr la optimización de los recursos humanos con lo que cuenta la entidad. 16. Trabajadores no firman las planillas de remuneraciones Condición Durante la revisión efectuada a las planillas de sueldos y de obrero hemos observado que algunos trabajadores no han firmado en el espacio respectivo, pesé haber cobrado sus remuneraciones.
Demostración Planilla Sueldo
Mes Julio
Sueldos Obreros
Diciembre Diciembre
Código EO EO EO EO EO EO
Nº 220 314 533 724 0018 0311
I.Neto 4475.38 4546.68 3775.42 4481.31 4295.79 4178.92
Criterio Esta situación inobserva la norma de control interno aprobada por resolución administrativa interna Nº…..señalan en el numeral Nº100 -06, título que al dirección MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS-en el que señala que debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad. Causa La gerencia de personal no viene monitoreando ni supervisando que todo los servidores de la entidad cumplan con firmar las planillas correspondientes en señal de haber percibido sus remuneraciones. Efecto No se tiene la certeza y seguridad de que los trabajadores incluidos en la planilla de remuneraciones se encuentren laborando físicamente tengas derecho al cobro de lo mismo. Recomendación El gerente general de administración deberá dispone que la gerencia de personal, proceda a subsanar dicha deficiencia debiendo establecerse medidas que promueven el monitoreo y control de las operaciones en las diferentes áreas de actividad a través de directivas internas. 17. Las planillas de remuneración de la entidad no están autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo Condición Se observa de la evaluación efectuada a las planillas de remuneraciones de la municipalidad provincial…….., que estas no cuentan con la respectiva autorización
de parte de la dirección de trabajo y promoción del empleo de callao (división de negociaciones colectivas y registros generales). Criterio Una de las principales obligaciones del empleador es la de llevar planillas de pago, los mismas que deben estar debidamente autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo (AAT). En ellas se debe registrar a los trabajadores, consignar el pago de remuneraciones, beneficios, aportaciones y retenciones. Otra obligación del empleador relacionada con la planilla es la de remitir las correspondientes boletas de pago.
La norma que actualmente regula estas obligaciones fue aprobada mediante decreto supremo Nº001-98-TR(22-01-98)-modificado por el decreto supremo Nº017-2001-TR(07-06-01)-dispositivo que derogo al antiguo DS Nº 01572-TR, vigente durante más de 25 años. Causa Incumplimiento en sus funciones por parte de la gerencia de personal. Efecto Sanción por parte de la autoridad competente del ministerio de trabajo con una multa ascendente a……
Recomendación La gerencia general de administración debe deponer que la gerencia de personal autorice las planillas de empleados y evitar sanciones por parte de la autoridad competente. 18. Área del personal Falta de evaluación periódica del personal del personal de la entidad no permitido conocer su nivel de rendimiento De las verificaciones selectivas a los legajos del personal que laboran en la entidad se ha evidenciado que no se ha llevado a cabo evaluaciones periódicos del personal desde el 1º semestre 2005. La norma de control interno y control de evaluación del rendimiento laboral, aprobado por resolución administrativa interna, señala que:” él control interno y la evaluación del rendimiento laboral debe ser una práctica permanente al interior de la entidad a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere para su desarrollo” así mismo, el comentario nº01 de la norma antes citada, precisa “ la
evaluación del personal es un proceso técnico que consiste en determinar si el servidor viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad. Recomendación Se sugiere que la entidad disponga, a través del gerente de administración, inversiones y finanzas que el responsable del área de personal, controle y evalué el rendimiento laboral del personal en forma permanente, debiendo dejar constancia de esta actividad en los legajos del personal, a fin de conocer el nivel de rendimiento del personal en beneficio de la institución.
19. Incumplimiento de la directiva general Nº015-2005 sobre control de asistencia, puntualidad y permanencia genera sanciones establecidas en el reglamento interno De la muestra seleccionada se ha podido determinar que existe personal que asiste reiteradamente tarde, todo el año, sin haberse aplicado las medidas disciplinarias correspondientes por ejemplo: Cód.
N73 N81 N01
Apelli Cargo dos y nomb res Asist. De compra Responsable
N43
Asist. egresos Especialices
N12
Secretaria
C67
auxiliar
N02
auxiliar
Área
Tarda nza
Ultima
Sanción
521
Suspens.03 día Suspens.01di a Sanción escrita Sanción 02 días Amonestación
435
Ninguna
291
Ninguna
Suspensión 3 días Suspensión 02 días 2da amonestación Suspen.03dia s 2da amonestac. 1era amonest. 1era amonest.
Abastecimien 1107 to Abastecimien 552 to De Tesorería 543 Asesoría jurídica Contabilidad Asesoría jurídica Gerencia técnica
625
La norma de control interno-asistencia y permanencia de personal, en el comentario 1, señala “el control de asistencia y puntualidad, está constituido por todos aquellos mecanismo establecidos en una entidad, que permiten cautelar, que los servidores cumplan con su responsabilidad de asistir al centro de labor conforme al honorario establecido en su respectivo reglamento” en el comentario 02, indican:” los directivos, cualquiera sea su nivel en la
organización, no solo deben establecer y supervisar el funcionamiento de estos controles sino también, motivar permanentemente con el ejemplo, al personal a su cargo a efecto de que al puntualidad se convierta en un há bito” Así mismo, el artículo 18 del reglamento interno de trabajo dice “el exceso de 48
minutos de tardanza acumuladas en el mes, dará lugar al descuento del total del tiempo retrasado en el mes, y la aplicación de la sanción correspondiente”. La directiva general 015-2005 aprobada mediante acuerdo de secretaria general permanente Nª898-2005, del 8 de setiembre de 2004, disposición 5.6 señala “todos los trabajadores tienen obligación de concurrir puntualmente a sus labo res, de acuerdo al horario establecido”.
La disposición 5.8. Indica “el exceso de 45 minutos de tardanza acumulados en el
mes, dará lugar al descuento del total del tiempo retrasado en el mes contribuyendo esta disposición atenuante o eximente de sanción disciplinaria, sin perjuicio del descuento de la remuneración correspondiente”.
Así mismo, el reglamento interno de trabajo señala en el artículo 35 b) que son faltas merecedores de amonestación escrita: las tardanzas frecuentes que incurran hasta en 10 veces (10 días) durante un periodo de 30 días calendarios, las que se computaran a partir del minuto siguiente a la hora señalada para el ingreso. En el artículo 37 c) son altas merecedoras de suspensión “las tardanzas que hayan sido sancionadas por 2 veces con amonestación. La primera infracción será sancionada con una suspensión de un día. La segunda infracción con una suspensión de dos días, la tercera con una suspensión de tres días, la cuarta con 15 días y la quinta con más de 30 días, computados en un p eriodo de un año” y en el artículo 38”se considera faltas graves a las siguientes; a) F…..la reiterada paralización intempestiva de labores y la inobservancia del reglamento interno de trabajo h)…..la impuntualidad reiterada si ha sido acusada por el empleador,
siempre que se haya aplicado sanciones previas de amonestación escritas y suspensión”
Recomendación Que la secretaria general permanente disponga a través de la gerencia de administración inversiones y finanzas, que el responsable del área de personal aplique las medidas disciplinarias en forma general, sin distingo de ninguna clase, a fin de que se conserve la disciplina. Gerencia de desarrollo urbano 20. En la obra habilitación de terreno para uso recreativo, zona playa, no se realiza mantenimiento y no hay guardianía. Condición De la revisión de documentos diversos y de la inspección física de la obra, se encontraron las siguientes observaciones cuyo responsable es la municipalidad. a. Se observó que existe montículos recientes de desmonte y basural que se han descargado en el lugar de la obra culminada, de aproximadamente 30m3. b. No existe guardianía ni serenazgo para impedir que se continúe arrojando desmonte y basura en la obra culminada.
Criterio No se da cumplimiento a la norma del control interno aprobada por resolución de administración interna, referente al mantenimiento de las obras publicas indica “las entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras publicas que están a su cargo”
Causa Falta de monitoreo e incumplimiento de sus funciones por parte de la gerencia de desarrollo urbano. Efecto Que actualmente no se pueda hacer uso de la obra culminada y liquidada; debido a que se encuentra descuidada y con desmonte.
Recomendación Programar el mantenimiento de la obra playa, adoptando las medidas para impedir que se continúe acumulando desmonte y basura. Gerencia de informática 21. Medidas de internet y externas de la seguridad del centro de cómputo no adecuan a lo establecido en las normas técnicas Condición Como resultado de nuestra verificación para determinar la seguridad que presentan las sala de servidores que tiene la municipalidad. La gerencia de informática
No cuenta con varios extinguidores No cuenta con aire acondicionado No tiene detectores de humo El local sana marina no cuenta con salidas de emergencia o puertas de escape para la seguridad de los usuarios Las puertas y ventanas no cuentan con seguridad apropiada Además no se ha restringido el acceso al personal ajeno a la oficina en mención.
Criterio Esta situación inobserva la norma “seguridad de pro gramas de datos y equipos de cómputo”, contenida en las normas de control interno para el sector público,
aprobados mediante resolución de contraloría Nº 072-98 CG del 26 de junio de 1998, el cual establece que “deben establecerse mecanismos de seguridad e n los programas y datos del sistema para proteger la información procesada por la entidad, garantizados su integridad y exactitud así como respecto de los equipos de computación Así mismo la citada señala en sus comentarios que: comentario 03, en el tercer párrafo señala que: “La seguridad física de equipos, tiene como propósito evitar las interrupciones prologadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los equipos, accidentes, incendios u toda serie de circunstancias que haga peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la asignación de personal de vigilancia, dispositivos que eviten cualquier contingencia y la adquisición de equipos que protejan al computador principal de las ausencias de energía eléctrica”. Comentario 04, en el cuarto párrafo señala que “corresponde a la oficina de
informática, en coordinación con la administración de la entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesen internamente”.
Causa La entidad no cuenta con un ambiente, con las estructuras adecuadas, para la seguridad de los equipos de cómputo. Efecto Se evidencia un riesgo latente para los equipos de informática, ya que toda persona que ingrese a la oficina de informática puede acceder a los servidores, así como interactuar en forma directa con el personal que labora en dicha oficina, donde muchos de ellos manejan información reservada.
