CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Ubicación del Contra Contralo lorr de Cost Costos de A y B dentr de ntro o de la la es estructura tructura de un ho hottel y
y
y
La neces esiidad del del C.A C.A.B .B.. dentr dentro o de la la ind industria hot hotelera elera se será rá de acue acuerdo a la magnitud agnitud del hot hotel. En algunos, gunos, esta esta activid actividad la la desarr desarroll ollará ará el gerente nte de A y B, si siempr empre y cuan y cuando do los servici servicios os qu que of rece el hot hotel sean sean poc pocos. En otros, tros, qu que cue cuentan con gran vari gran varied eda ad de centros ntros de consumo de alime ment os, la la presencia esencia del C.A.B. es ntos, ind indispen spensable able e incl incluso neces esitará itará a y udantes. antes.
Ubicación del Contra Contralo lorr de Cost Costos de A y B dentr de ntro o de la la es estructura tructura de un ho hottel y
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y
La neces esiidad del del C.A C.A.B .B.. dentr dentro o de la la ind industria hot hotelera elera se será rá de acue acuerdo a la magnitud agnitud del hot hotel. En algunos, gunos, esta esta activid actividad la la desarr desarroll ollará ará el gerente nte de A y B, si siempr empre y cuan y cuando do los servici servicios os qu que of rece el hot hotel sean sean poc pocos. En otros, tros, qu que cue cuentan con gran vari gran varied eda ad de centros ntros de consumo de alime ment os, la la presencia esencia del C.A.B. es ntos, ind indispen spensable able e incl incluso neces esitará itará a y udantes. antes.
Responsabilidades del contralor de A y B Es responsable de sal vaguardar los activ os de la empresa en A y B y de informar al gerente de A y B todos los mo vimientos y controles para toma de decisiones. Para lle var a efecto este ciclo el C.A.B. de berá basarse en los siguientes conceptos administrativ os a) Planear b) Comparar c) Corregir
Funciones
generales
Requisiciones del almacén a) Necesidades de almacén b) V erif icar formatos de requisición y
Compras a) Cumplimiento de políticas de compra b) Realización de estándares c) Re visar requisitos ordenes de compra y autorización para entrega a pro v eedores y
y
Recepción de mercancías
a) Funcionamiento de basculas b) Mercancía pesada, contada y re visada
adecuadamente c) Lo recibido coincida con lo ordenado en cantidad, calidad y precio d) Facturas f irmadas y selladas y que contengan precios unitarios y su totalización
y
Almacenamiento de mercancías
a) Adecuada distribución de A y B en sus lugares de
almacenamiento b) Temperaturas adecuadas y técnicas para conservación y manejo de mercancía c) Técnicas de congelamiento y control de carnes de carnes d) Inv entarios para las be bidas
y
Despacho de mercancías
a) Productos salgan únicamente por medio de
documentos autorizados b) Dentro de los horarios pref i jados c) Re visiones para que la rotación de mercancía sea adecuada y se e viten pérdidas.
y
Producción y elaboración de A y B
a) Supervisión de porciones, guarniciones y
presentación con base a recetas estándar b) Re visar cámaras de conservación c) Re visar elaboración de platillos d) Prue bas de calidad en botellas de alto costo
y
V enta de Alimentos y Be bidas
a) Salida de alimentos amparada por comandas
de bidamente registrados b) Rotación de platillos de la carta c) V erif ica que las cortesías, consumos de ejecutiv os, intercam bios y descuentos estén dentro de las normas establecidas
Funciones
diarias
Control de Alimentos
Control de bebidas
1. Coteja f acturas de alimentos 2. Compara los alimentos recibidos con los informes de mercancía recibida 3. Re visa los costos unitarios de las f acturas 4. Totaliza los alimentos recibidos 5. Coteja los precios de la carne recibida con lo documentos correspondientes 6. Valoriza las salidas de mercancías 7. Valoriza las transferencias entre cocinas 8. Calcula el costo de alimentos para empleados 9. Control de etiquetas de carnes 10.Elaboración del reporte diario de costos de alimentos
1. Coteja las f acturas recibidas 2. Calcula precios unitarios 3. Totaliza los informes de mercancías recibidas 4. Determina el costo de las transferencias entre bares 5. Costea los alimentos enviados a bares 6. Determina el costo de las be bidas enviadas a la cocina 7. Prepara el reporte diaria de costos de be bidas 8. Determina el comparativ o del valor potencial de v entas de be bidas con la v enta real
Funciones
Control de Alimentos
semanales Control de bebidas
1. Efectúa prue bas de 1. Lle vara a efecto prue bas porciones en carnicería de calidad en las botellas 2. V erif icara la rotaciones de 2. Re visará en los los abarrotes en los almacenes loa marbetes almacenes de las botellas 3. Efectuará las re visiones en cuanto a la colocación de las botellas
Funciones
mensuales
Control de Alimentos
Control de bebidas
1. Toma de inv entarios físicos en almacenes 2. Determina las diferencias entre el inv entario físico y el inv entario en libros 3. Toma de inv entarios físicos en áreas de elaboración y otras 4. Determinación del reporte mensual 5. Conciliación de los reportes diarios y mensual
1. Toma de inv entarios físicos en el almacén 2. Determinación de las diferencias entre el inv entario físicos y los saldos del K ardex 3. Coteja el saldo del k ardex en el libro ma yor 4. Prepara el reporte mensual de costos 5. Conciliar los reportes de costos diarias con el reporte mensual de costos
Compras OBJETIVOS y
y
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Surtir oportunamente almacenes Comprar a los precios mas ba jos sin menoscabo de calidad Mantener inv entarios al niv el mas ba jo posible sin o bstruir las necesidades de producción Localizar y optar por pro v eedores que suministren satisf actoriamente las mercancías y mantener buenas relaciones con ellos Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitación para el actual
Centralización de las compras La centralización aplicada las compras de los hoteles y restaurantes es importante para la unidad de traba jo coherente, es decir, se concentrará la autoridad en una persona o departamento para que sea responsable del proceso de alimentos y be bidas Sin em bargo en algunos hoteles cu y a operación{es a menor escala, la responsabilidad de compras se conf iere a - Gerente de A y B - El chef ejecutiv o - El almacenista
Políticas y
y
y
y
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de compras Las políticas que se de ben o bservar en el departamento de compras son las actitudes que regirán para poder lograr el o b jetiv o planeado Toda empresa de berá establecer sus políticas tanto para ella como para cada uno de sus departamentos dando como resultado ma yor fluidez en sus operaciones La determinación de las políticas se lle va a cabo en los altos niv eles de la dirección Se tomarán en cuenta las sugerencias de ejecutiv os departamentales a f in de que sean operables, congruentes y especializados Estarán su jetas a cam bios, modif icaciones y cancelaciones
Compras estándar O b jetiv o: Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripción concisa de f actores de calidad, tamaño, peso y cantidad deseados en artículos o mercancías necesarios para la producción de alimentos y
y
o o o o o o
Personas que de ben conocer las especif icaciones estándar Gerente de compras o compradores Gerente de a y b Chef ejecutiv o Contralor de a y b Almacenista o recepcionista Pro v eedor
Recepción de mercancías y
y
y
Es necesario que las zonas de recibo y deposito de los alimentos y be bidas estén diseñadas de manera adecuada para f acilitar y agilizar el mo vimiento de mercancías. La planeación de las instalaciones de berá hacerla especialistas que cuenten con capacidad y experiencia en el manejo de estas áreas Se necesita buena v entilacion e iluminacion, que no ha y a humedad, que los interiores esten recubiertos con material que f acilite su limpieza y que las temperaturas sean las adecuadas.
Almacenamiento de las mercancías O bjetivo:
Lograr por medio de sistemas planif icados y lle vados a la practica, el cuidado y buen manejo de las mercancía, e vitando daños y pérdidas en el almacén. El
almacenamiento como factor determinante en los costos de a y b: Esta compro bado que cuando existen zonas bien planif icadas , procedimientos estrictos, ordenes de clasif icación de las mercancías que f acilite la toma de los inv entarios, conservación y rotación de los productos, eso dará como resultado operaciones ef icaces que serán las primeras medidas en contener los costos y aportar utilidades a la empresa
De be de considerarse que la ma yoría de las empresas toman como base, en condiciones normales, que la rotación de los productos no perecederos se haga dos v eces al mes; otras consideran que cuatro es lo ideal. En caso de productos perecederos se considera como rotación ideal la que se lle va a cabo cada 72 horas.
Temperaturas
aconsejables para algunos
productos y
y
y
y
y
A barrotes. De 20 a 26ºC en un lugar v entilado y seco Frutas, v erduras y v egetales f rescos. De 4 a 6ºC Hue v os y productos derivados de la leche. De 3 a 4ºC Carnes, av es, pescados y mariscos. De 0 a 1ºC Productos congelados a -20ºC
Periodos
de almacenamiento de carnes en congelación y
y
y
y
Res, pollos de 6 a 12 meses Carnero y ternera de 6 a 9 meses Cerdo y pav os de 3 a 6 meses Salchichas 1 a 3 meses
Sistema
especial para el control de las carnes por medio de etiquetas
De bido a que las carnes son los productos que tienen ma yor mo vimiento y los de ma yor valor dentro del área de alimentos, es necesario lle var un control mas estricto, para el cual se utiliza el sistema llamado ³control de etiquetas de carnes
Al llegar el producto al almacén y después de haber sido v erif icado, pesado y comparado con los estándares de compra, el almacenista de inmediato llena la etiqueta correspondiente a cada producto recibido El almacenista llenará los conceptos impresos en la etiqueta con los datos pro v enientes de la f actura o remisión recibida.
Despacho de mercancías y
O bjetivo.
Controlar las salidas del almacén, por medio de formatos, de bidamente especif icados, f irmados por personas autorizadas, en horarios conv enientes, según políticas de la empresa
Toda salida de berá estar amparada por un documento. En los hoteles se utiliza un formato que se llama ³REQUISICION DE MERCANCIAS´.
Reportes diarios de costos de alimentos y
O bjetivo
Concentrar en un reporte los mo vimientos diarias de: entrega, elaboración y v enta de alimentos, para conocer el costo de lo v endido y compararlo con lo determinado en el presupuesto, a f in de que los ejecutiv os del área tomen las medidas correctivas oportunas, si así se requiere.
y
Importancia
El contralor de A y B tiene la o bligación de elaborar y presentar en las primeras horas de la mañana, los reportes de costos, que generalmente se entregan a: - Gerente general - Contralor general - Gerente de alimentos y be bidas - Chef ejecutiv o
EJEMPLO DE UN REPORTE GLOBAL
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Fecha
correspondiente a la operación, es decir día anterior al que se elabora el docto. Día de la semana correspondiente Detalle de cada uno de los conceptos, tanto en valores como en porcenta je Se afectará con el importe y porcenta je de cada uno de los conceptos. Tanto en los mo vimientos del día como en lo referente a lo acumulado en el mes Importe de v entas netas Suma de los totales de salidas del almacén Importe de las mercancías utilizadas en la preparación de estos alimentos Costo de los conceptos del punto 4
