Introducción La contabilidad como herramienta administrativa y financiera, es muy importantes para los distintos usuarios de la misma forma, ya que proporciona información de mucha ayuda para la toma de decisiones en los campos financieros y contables. Sin embargo aquí en el presente trabajo se va abordar el tema de la contabilidad por fondos que no es más que un sistema en el cual se usan los registros por separados para activos que recibe una sociedad en calidad de donación o prestamos restringidos restringidos a propósitos propósitos específicos, específicos, así como también de los pasivos, ingresos y gasto que genera dicha donación o préstamo.
Contabilidad por fondos La contabilidad basada en fondos es un sistema de contabilidad ampliamente utilizado en entidades no empresariales, tales como asociaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, iglesias, hospitales y colegios y universidades. Difiere de la contabilidad empresarial tradicional, que hace hincapié en la identificación de cuán exitosa una entidad ha sido en la creación de activos. Dado que las asociaciones sin fines de lucro y los gobiernos no persiguen tal fin, un método alternativo de contabilidad les otorga un enfoque que se ajusta más al seguimiento e informe de sus finanzas. En la contabilidad de fondos la entidad gestora, adopta un sistema contable paralelo al de los fondos, denominado "contabilización por agencia", en la que el movimiento de los fondos aparece reportado en su contabilidad como elemento de balance que explica el estado o disposición del encargo, mas no como de Ingresos y Gastos. Al cierre fiscal la posición de los intereses de acreedores e inversores sobre los recursos encargados son transferidas a un estado de cuentas por pagar. Para poder operacionalizar la contabilidad de los fondos se precisa la creación de cuentas adicionales al plan de cuentas de la entidad gestora de los fondos. Ello es normalmente permitido en el trabajo del contador cuando en su criterio científico requiere dotar espacios a hechos contables que la contabilidad generalmente aceptada no ha considerado. Objetivos La contabilidad administrativa es una herramienta útil para el análisis, control y base para la toma de decisiones, esta debe perder de vista su objetivo principal es brindar información a la administración de la entidad, a cual debe ser clara, razonable y oportuna. Debido a que las entidades no lucrativas, son entes que generan ingresos con el objetivo de no ser repartidos posteriormente y que muchas de ellas
buscan sus actividades operativas o de acción de recursos de personas, empresas, gobiernos etc. Les entregan en calidad de donaciones o fondos rembolsables deben cuidar que dichos recursos sean registrados adecuadamente en la contabilidad y que esta sea de fácil fiscalización por parte de los donantes. Adicionalmente, velar porque los estados financieros sean claros, que sean comprendidos incluso por personas no expertas en la contabilidad.
Origen La contabilidad por fondos tiene su origen en la contabilidad gubernamental, y surge para atender la necesidad de registrar y controlar por separado, fondos destinados a usos concretos que por su monto y sus operaciones generan partidas de activo y pasivo, así como ingresos y gastos.
Generalidades de la Contabilidad por Fondos La Contabilidad por Fondos cumple con los principios generalmente aceptados. Con relación a las normas contables, éstas difieren de la contabilidad tradicional por la existencia de: Un registro de las operaciones delos fondos de forma integral, lo cual exige la formulación de un sistema contable común para todos los fondos (codificación del plan de cuentas), aun cuando se considera cada uno de estos como entidad contable independiente. El manejo de los recursos monetarios (cuentas de banco y caja) como diferentes cuentas específicas de efectivo para los fondos que lo requieran.
ESTADOS FINANCIEROS CONTABILIDAD POR FONDOS
Entidad No Lucrativa: Es toda aquella persona jurídica que entre sus finalidades no tiene la búsqueda u obtención de lucro, por el contrario, sus objetivos están fundamentados en promover beneficios de orden social,
cultural, económico, político, educativo, sanitario, ambiental, etc. Dirigidos a ciertos sectores de la población civil, región o país y que no han sido atendidos por las entidades obligadas a hacerlo, tales como determinados Ministerios o Instituciones Gubernamentales.
Contabilidad por Fondos Está diseñada para llevar registro y control de los fondos asignados para ciertas actividades específicas, y que a cada una de estas actividades se le crea un fondo con sus propias cuentas de activo, pasivo y balance de dicho fondo o actividad. Esta contabilidad tiene sus propias cuentas contables, procedimientos de contabilización y objetivos bien definidos en cuanto a la información que ésta genera y a quien va dirigida la información. La contabilidad por Fondos es la manera de organizar y administrar la contabilidad de acuerdo a los diferentes propósitos en que son clasificados los recursos recibidos de acuerdo con actividades u objetivos especificados por los donantes, con regulaciones, restricciones o limitaciones impuestas por los otorgantes de estos recursos, la Junta Directiva o la Administración de la entidad.
Objetivos principales de la Contabilidad por Fondos:
Contabilización de los recursos de acuerdo al destino de los mismos. Fácil Fiscalización del uso de os recursos, por parte de los diversos otorgantes Mostrar a los usuarios el Estado de la Situación Financiera de cada uno de los fondos Registrar e informar razonable y oportunamente a la administración
Los reportes financieros para las entidades no lucrativas generalmente deben incluir cuatro estados financieros básicos, los cuales son: Balance General – Estado de Ingresos y Egresos -Estado de Flujos de Efectivo -Estado de Cambios en el Balance de Fondos Como en toda entidad, pueden existir otros estados financieros que complementan la información descrita en estos cuatro estados financieros,
los cuales deben proveer información de los diferentes fondos y subgrupos de fondos que la entidad tenga implementados en su contabilidad.
Un fondo es una entidad contable con su propio balance consistente en activos, pasivos y un balance de fondo. Los grupos de fondo para una entidad no lucrativa, pueden ser los siguientes: -
Fondos corrientes no restrictos Fondo corrientes restrictos Fondo de planta Fondo dotales Fondos de retiro
- Fondos corrientes no restrictos En este grupo de fondos, se contabilizan
¿Cómo funciona la contabilidad por fondos? Elaboración del Catálogo de Cuentas
Se estructuran las cuentas en dependencia de su contenido y los requerimientos financieros del proyecto.
No
resulta sólo una simple enumeración de las cuentas de la contabilidad, sino que el plan debe agruparlas de acuerdo a criterios determinados e interrelacionarlas sobre la base de la partida doble, constituyendo la base de la organización.
Se diseña teniendo en cuenta a qué grupo pertenecen las cuentas y qué naturaleza tienen (deudoras o acreedoras).
Por lo tanto el Clasificador o Catálogo de Cuentas es la base del Sistema de Contabilidad y refleja la estructura de sus proyectos.
En la Contabilidad por Fondos el Clasificador de Cuentas refleja además de las cuentas existentes, cuál es la interdependencia entre ellas. Se confeccionará según las características específicas de la organización, el grupo o proyecto, por lo cual es un instrumento flexible y variable.
Su codificación está formada por una serie de caracteres que deben ser ordenados, de tal forma, que faciliten el uso y aplicación de las cuentas y permitan la construcción sistemática y explicativa del vínculo de cuentas.
Flexibilidad para adicionar o suprimir cuentas sin alterar el sistema.
Una explicación del carácter de la cuenta por el simple conocimiento de su nominación y estructura.
Características
Existen dos opciones de fondo. El código de cuentas es común a todos los fondos. Los asientos complementarios para las operaciones que involucran transacciones entre fondos son registrados simultáneamente en cada fondo afectado. La identificación de los fondos es realizada por áreas de interés de la institución. La forma de registro es común para todos los fondos que prevén las calificaciones correspondientes para la identificación de cada uno
Características del Servicio Opcionales: Compatible con el sistema de Cheques y pagarés, del cual se pueden transferir los cheques emitidos del mes hasta Contabilidad por fondos reflejados como pólizas de egresos.
Alcance de Servicio
Todas las dependencias con ingresos propios y/o que cuenten con autorización por parte de la Auditoría General.
