Compte‐rendu de revue de direction
Réunion n : 41 Date : Vendredi 20 décembre 2013
Lieu : AIP‐PRIMECA Lorraine – Salle 311
Présents : Mme Catherine GIGOUT, Mme Géraldine THOMASSIN, M. Jean‐Yves BRON, M. Eric COLLOT, M. Olivier MASSCHELEIN, M. Olivier NARTZ, M. Bruno SALZEMANN Excusé :
1. Processus de direction a. Constat de Constat de l'audit L'audit interne L'audit interne UL du lundi 2 lundi 2 décembre a relevé 4 relevé 4 points forts points forts sur ce sur ce processus processus (Cf. Rapport d'audit). Rapport d'audit). L'audit interne L'audit interne réalisé par les par les étudiants du Master ISC Master ISC a a relevé 2 points 2 points sensibles, 2 sensibles, 2 pistes de progrès de progrès et 7 et 7 points forts points forts sur ce sur ce processus processus (Cf. Rapport d'audit). Rapport d'audit). PS 1 PS 1 : Après une analyse adéquate des réclamations de non‐conformité relevées, conformité relevées, une fiche d’action est est établie établie afin de garantir de garantir la la traçabilité et traçabilité et d’éviter d’éviter l’apparition l’apparition de nouvelles non‐conformités identiques. Toutefois, des retards importants ont été ont été constatés sur quelques sur quelques actions préventives actions préventives qui ont atteint ont atteint quasiment quasiment un un an, à savoir l’action savoir l’action préventive préventive qui date du 25/03/2013, du 25/03/2013, intitulée : Réaliser un Réaliser un plan plan d’évolution de l’infrastructure système (serveurs, réseaux). Le retard n'est retard n'est pas pas de 1 an mais de 2 mois, la date de fin de fin est le est le 26/10/2013. Des réflexions sont réflexions sont menées menées au niveau de l’UL, il faut en faut en attendre les conclusions. Cette action est en est en cours de réalisation et suivie suivie régulièrement lors des réunions de service. de service. PS 2 2 : La mise à jour des jour des documents d’évaluation des risques et dangers et dangers SSTE date SSTE date de 2010. Ce qui n’est pas pas conforme aux textes aux textes des procédures des procédures « Identifier et Identifier et évaluer évaluer les exigences SSTE applicables SSTE applicables : "Evaluer les "Evaluer les risques et impacts et impacts SSTE". Les documents existaient mais existaient mais pas pas enregistrés sous enregistrés sous Advitium. Advitium. Les versions à jour des jour des documents sont documents sont maintenant maintenant enregistrées enregistrées sous sous Advitium. Advitium. Voir pour pour simplifier le simplifier le workflow d'approbation workflow d'approbation lors de la mise en en place place de la nouvelle version d'Advitium. FAQ‐1111 : Revoir Workflow Revoir Workflow approbation approbation de document PP 3 PP 3 : Le retour sur retour sur la la satisfaction des fournisseurs des fournisseurs de l’AIPL (Fournisseurs, Domaines, Sociétés de destruction) n’est pas pas mesuré.
Le peu de relation que nous avons avec nos fournisseurs ne nécessite pas la mise en place de cette analyse. PP 4 : La secrétaire perd du temps en regardant périodiquement si des informations concernant les factures (notamment leur statut bloqué / non rapproché / rapproché), pour assurer le suivi de la facturation. C’est en effet un élément de simplification. Demander aux services financiers s'il est possible d'avoir simplement des rapports sur le statut des factures. FAQ‐1112 : Rapport Sifac factures
b. Résultats des autoévaluations Sans objet. c. Suivi des réclamations/suggestions (FRS) et des Actions QSE (FAQ) Sans objet, pas traité lors de cette revue. d. Modification des objectifs qualité et/ou de la politique qualité L'engagement de la Direction est reconduit pour 2014. Le champ de certification est modifié pour prendre en compte notre nouvelle activité suite à l'intégration d'une partie des activités de l'ex CML. L'écoute client 2014 est modifiée pour prendre en compte d'une part les exigences des laboratoires liés à nos nouvelles activités suite à l'intégration du CML et d'autre part les exigences de l'Université de Lorraine en matière d'équilibre de budget pour fin 2015 sur les activités CML. Jean‐Yves présente la politique 2014, les objectifs sont déclinés des objectifs de l'Université de Lorraine et sont rattachés à nos processus. e. Suivi des accidents / incidents Sans objet. f. Suivi des plannings Planning management Cette fois ci, encore nous n'avons qu'une seule réunion de service et une seule réunion de projet annulées depuis la dernière RD.
Planning formation Toutes les formations(7) sont réalisées.
g. Les indicateurs Indicateurs sur le PCS Diriger le service Les objectifs 2013 de ce processus sont globalement atteints. Le budget 2013 est respecter tant en dépense quand recette. Notre proposition de budget pour 2014 est validée par l'UL. Seul l'objectif "Favoriser le travail de groupe et le partage de compétences" n'est pas atteint. Cet objectif est reconduit en 2014.
Indicateurs sur le PCS Manager le Système QSE . Avec trois réunions de service non réalisées cette année, nous n'avons pas atteint notre objectif de 95% de réalisation. Cet objectif est reconduit pour 2014. Nous sommes cette année dans les mêmes pourcentages de réalisation à date de nos actions que l'an passé. Il faut renforcer le suivi de ces actions. Le taux de satisfaction de nos clients reste élevé et l'objectif fixé à 95% l'an passé est atteint.
2. Processus de réalisation a. Constat de l'audit L'audit interne UL du lundi 2 décembre a relevé 1 point fort, 3 pistes de progrès et 1 point sensible sur ce processus (Cf. Rapport d'audit). PS 1 : La gestion métrologique des instruments n’assure pas la traçabilité au système international d’unité SI. Les étalons utilisés pour contrôler les appareils à main ont été étalonnés en 2005. La date du prochain étalonnage n’est pas mentionnée. La périodicité est insuffisamment définie pour ces étalons. L’identification des étalons est bien réalisée. Néanmoins, il faut corriger une petite erreur de transcription du numéro de l’alésomètre N01 21386 sur sa boîte de rangement. Un document, accessible à tous, inventorie les différents appareils et mentionne plusieurs informations (n° d’identification, date du dernier étalonnage, IT, …..). Cependant il est impossible, à travers ce document, de déterminer la validité d’étalonnage des instruments. L'étiquette de l'alésomètre N01 21386 doit être corrigée. Dans la refonte de la procédure de contrôle métrologique, il faut définir les échéances d'étalonnage (Cf. projet QSE1416 en cours). FAQ‐1113 : Etiquette alésomètre N01 21386 PP 1 : L'indicateur mis en place a permis de quantifier le temps effectif passé sur les projets et définir des périodes favorables ou défavorables. L'intégration de cette donnée dans l'élaboration du planning des nouveaux projets permettra de mieux estimer la date de fin de projet. L'aspect plus collectif des projets (responsable espace projet et chef de projet, équipe de projet, …) demanderait à s'interroger sur la pertinence d'intégrer la notion de "plan de charge". Ce dernier donnerait la possibilité de déplacer dans le temps des ressources afin de limiter les retards de délai. Nous allons dans un premier temps mettre en place les nouvelles modalités de gestion de nos projets. Selon les résultats obtenus, nous envisagerons ou non des évolutions. PP 2 : Avant de solder le projet, une validation finale doit être réalisée. Celle‐ci ne doit pas s’apparenter à un contrôle (comparaison des données d’entrée avec les données de sortie). Elle doit intégrer l’avis de l’ensemble des usagers même si les
objectifs de ceux ‐ci sont divers et variés et se dérouler à posteriori de la mise en œuvre, de la mise en service. Ceci est prévu dans le cadre de la refonte de notre SMI. Modifier le processus conception ‐ développement pour qu'il représente les nouvelles modalités de gestion de nos projets, en particulier les phases de validation et clôture. FAQ‐1114 : Mettre à jour PCS conception‐développement ‐1 PP 3 : Un inventaire et une identification des équipements, à vocation pédagogique d’une part et des équipements de mesure d’autre part permettraient une meilleure gestion métrologique des moyens de mesure en adéquation aux exigences de la norme. Mettre en place un étiquetage pour différencier les équipements de mesure. Intégrer ce nouveau fonctionnement dans la refonte de la procédure de contrôle métrologique. L'audit interne réalisé par les étudiants du Master ISC a relevé 1 NC Min, 4 points sensibles, 4 pistes de progrès et 6 points forts sur ce processus (Cf. Rapport d'audit). NCMin 1 : Lors de l’audit, la secrétaire a confirmé ne pas utiliser la procédure Facturation présente sur le site de l’AIPL, car celle‐ci n’est pas à jour. En effet, la procédure a bien été modifiée dans logiciel MEGA mais n'est pas publiée sous Advitium. La nouvelle version doit être publiée. FAQ‐1115 : Mettre à jour PRD facturation PS 3 : le WFA prêter du matériel/logiciel ne prévoit pas une tache de non‐retour du matériel/logiciel prêté. Ceci n’est pas suffisamment clair dans notre système. Mettre en place une relance automatique si le matériel n'est pas rendu à date. Cette modification du workflow est à intégrer dans la refonte de notre SMQ. FAQ‐1116 : Mettre à jour WorkFlow de prêt PS 4 : Les revues réalisées en présence du client sont transcrites par la suite dans des comptes rendus. Les comptes rendus sont ensuite partagés pour effectuer la vérification. Une fois les retours effectués, le compte rendu est, le cas échéant, modifié pour coller aux remarques, le fait est que ces modifications n’apparaissent pas et on ne voit pas les dates de vérification et validation. La traçabilité des versions est en effet souhaitable. Utiliser la gestion de version sous QuickPlace pour tracer les modifications sur les comptes rendus de revue. FAQ‐1117 : Mettre à jour PCS conception‐développement ‐ 2
PS 5 : On constate que lorsqu’il y a une maintenance corrective pour réagir aux différents problèmes informatiques, aucun cahier de santé n'est fait pour chaque action(les interventions ne sont pas enregistrées) alors que dans la cartographie, il est précisé qu'en sortie du processus << réagir à un problème informatique>> il y a un workflow <>. C’est en effet une erreur de transcription dans la procédure. Modifier la procédure maintenir pour qu'elle soit en accord avec nos pratiques. Pas d'enregistrement dans un cahier de santé pour les problèmes informatique mais modification si nécessaire des fichiers de configuration. FAQ‐1118 : Mettre à jour PRD maintenir PS 6 : Dans la liste des tâches planifiées pour prévoir les pannes (informatique et plateformes), il y a des tâches qui sont en retard, la vérification et validation de chaque tâche n'est pas tracée donc le concept PDCA n'est pas correctement suivi. Le suivi de reconfiguration des salles informatiques pour l'année 2013‐ 2014 n'est pas encore enregistré alors que la reconfiguration a été faite depuis Juin 2013. Il faut être plus vigilant en réunion de service sur le suivi des tâches à réaliser. PP 1 : L’AIPL met à disposition la cartographie des processus sur son site web et agit en les respectant. Seulement, des fautes d’orthographe ont été observées par exemple sur la cartographie des processus. Le site de l’AIPL offre la possibilité d’être affiché en anglais mais le lien ne marche pas. Si une personne ne disposant pas d’ADE fait une demande de réservation de salle, elle n’a pas de trace de sa réservation. Les fautes d'orthographe seront corrigées lors de la refonte de notre SMQ. Il n'existe pas de traduction anglaises du site internet de l'AIP PRIMECA Lorraine, le drapeau anglais va être supprimé. Suite à une mise à jour, le lien sur la version anglaise du site du réseau national a disparu. Le lien va être reconfiguré. Lors des réservations de salle "hors ADE", un mail de confirmation est envoyé par la secrétaire. FAQ‐1119 : Lien version anglaise site AIP national PP 2 : Lorsque l’on valide une étape de phase de vie d’un projet, cette dernière doit être enregistrée. De ce fait il y a absence de versions d’enregistrements. Ceci est prévu et va être intégré dans la nouvelle refonte du PCS conception – développement. PP 5 : La plupart des appareils de mesure et étalons sont conservés dans la salle de mesure MMT qui est à une température régulée. Cependant d’autres appareils susceptibles d’être utilisé sont conservés dans une autre salle de l’AIPL. Lors de
leurs utilisations, il est spécifié que ces appareils doivent être déposés dans le local MMT 12h auparavant. Revoir la procédure métrologique, pour qu'elle soit conforme à notre usage, dans la nouvelle refonte de notre SMQ (cf. projet QSE1416). PP 6 : Dans la procédure de configuration d'un poste informatique et d'installation d'un logiciel, les tests de poste ne sont pas réalisés à chaque fois et les résultats ne sont pas consignés comme recommandé par l’organisme. La procédure de test est considérée comme lourde par les employés. Les procédures d'installation et de test ne sont pas mises à jour systématiquement. Revoir la procédure et les documents pour qu'ils soient en adéquation avec nos pratiques dans la refonte de notre SMQ (cf. projet QSE1416).
b. Enquête client Pas de nouvelle enquête client depuis la dernière revue de direction. c. Suivi des réclamations/suggestions (FRS) et des Actions QSE (FAQ) Sans objet, pas traité lors de cette revue. d. Fiche de Mise en Œuvre particulière – FMO Sans objet, pas traité lors de cette revue. e. Main courante Sans objet, pas traité lors de cette revue. f.
Suivi des plannings Planning maintenance Sans objet, pas traité lors de cette revue.
g. Les indicateurs Indicateurs sur le PCS Mettre à disposition des plateformes Deux des objectifs fixés sur ce processus ne sont pas atteint : – Organiser des présentations ciblés. Après, la présentation du pôle au conseil de la formation, il avait été envisagé de réaliser des réunions ciblées, mais finalement ceci n’est pas simple à organiser. L’idée a été abandonnée. ‐ Participer aux actions du chapitre Grand ‐Est de l'AFIS vis‐à‐vis des lycées. Le projet est en retard au niveau de l'Education National, il est reporté sur 2014 Une nette progression du taux d'utilisation de nos ressources est à noter sur ce premier trimestre par rapport à cette même période l'an passé. Le nombre de séances dégradées reste inférieur à l'objectif (1%). Une meilleure analyse et classification de ces séances devrait nous apporter une information plus pertinente. Le taux de réalisation à date des mises en œuvre particulière reste toujours très satisfaisant (94,6%).
FAQ‐1120 : Revoir l'indicateur séances dégradées
Indicateurs sur le PCS Concevoir et développer des plateformes La modification de notre référentiel projet est globalement terminée, il faut maintenant les éprouvés sur nos projets futurs. Le travail en groupe sur les premières phases d'ingénierie n'est pas encore satisfaisant, la mise en place de la politique 2014 doit permettre de renforcer cette pratique. Le suivi du temps consacré sur les trois derniers projets montre qu'il est difficile d'y consacrer 60% en période favorable. Il apparait plus juste de redescendre cette valeur à 50%. Indicateurs sur le PCS Réaliser des prestations à la demande Le nombre de prestations est en légère augmentation par rapport à l'an passé sans que cela soit très significatif. Suivi des consommations La baisse sensible de notre consommation d'électricité se confirme nettement. Les consommations d'eau et d'électricité restent dans la moyenne. Le changement d'opérateur de téléphonie (UL) divise notre facturation par trois. La hausse importante des impressions doit être maitrisée en 2014 par la mise en œuvre de quotas mieux ciblés.
3. Conclusion La refonte de notre Système de Mangement Intégré pour le rendre plus efficient et intégrer les nouvelles activités du CML est primordiale. Ceci demandera l’implication de tous dès janvier 2014, des fiches actions seront mises en place dans ce sens. L’année 2013 a été riche en évènements et a conforté notre place au sein de l’Université de Lorraine. L’année 2014 doit marquer notre positionnement stratégique pour les années futures.
Annexe 1 – Revue des projets 1. BILAN DES PROJETS EN COURS Travail réalisé Travail incomplet : à revoir lors de la prochaine réunion Points à voir lors de la prochaine réunion
1.1. Ambiflux (Gestionnaire OM, MO ON) % de travail achevé : 100% 1.1.1. Actions prévues lors de la dernière réunion
Action prévue
Réalisation
La documentation n’est pas terminée Terminer la doc d’ici la validation finale
Travail en cours pour faire une doc avec les bons modèles SYSML
1.1.2. Points divers
Constat
Décision
1.2. Système Ambiant de Production et de Maintenance (Gestionnaire/MO BS) % de travail achevé : 99% 1.2.1 Actions prévues lors de la dernière réunion
Action prévue
Réalisation
Il n’y a pas eu de retour des EC du domaine de la maintenance pour une version 2 d’Ambimaint. Lors des Assises du MES, nous avons vu que certains éditeurs (dont Apriso) se penchent sur une modification des usages à l’intérieur des usines, dans les ateliers. Ils cherchent à mettre en œuvre les nouvelles technologies notamment la mobilité au service des opérateurs de production ou de maintenance mais également pour les managers. Ceci nous conforte dans le fait qu’il est possible de faire des choses intéressantes dans l’ambiant pour la maintenance. OM doit faire des propositions pour un projet Ambimaint V2 et voir avec les EC du domaine
OM a discuté avec EL et BI et obtenu quelques pistes. Mais pas de réel cahier des charges ni besoins n’apparaissent.
Une FAQ a été faite. OM doit absolument contacter les EC du domaine et essayer de voir si une version 2 d’AMbimaint est souhaitable.
1.2.2 Points divers
Constat
Décision
2
1.3. Projet TUBE (Gestionnaire ON/ MO EC) % travail achevé : 95% 1.3.1 Actions prévues lors de la dernière réunion
Action prévue
Réalisation
La partie pneumatique est terminée. Le réducteur Essais hier : constat : des progrès est en place. Il y a encore des défauts qui apparaissent. En phase de fiabilisation. La partie automatisme n’est pas faite. Terminer les développements. Fiabiliser le fonctionnement. me La commande du 2 réducteur pose problème Commande pas encore passée. En 2014? (manque de crédits). Faudrait-il que nous le commandions ? Il n’est pas prévu que nous commandions le 2eme réducteur. Le travail devait être terminé au 29/11. Ce ne La fin de projet est re‐planifiée au 23/12/2013 sera pas le cas. Replanifier la fin du projet à la fin de l’année. 1.3.2 Points divers
Constat
Décision
Sur un axe : recherche du chariot à valider Prise du chariot à valider Presque plus de perte de chariot mais à fiabiliser (plutôt modifs à faire sur le rail) Mise en position avec précision demandée OK. Relaché.
Valider sur un tronçon pour la fin de la semaine !
Passage du chariot d'un axe à l'autre pas testé. Manque recherche de chariot Validation complète sur un tronçon. Impossible de planifier la fin de projet
Soumettre le problème en RD
3
1.4. Projet PERCCOM (Gestionnaire ON/ MO BS) % travail achevé : 99% 1.4.1 Actions prévues lors de la dernière réunion
Action prévue
Réalisation
Un premier document d’expression des besoins a été rédigé par ON et BS. Il a été soumis à Eric, OM et JYB pour corrections. Prendre en compte les corrections éventuelles émises par les lecteurs. Faire valider le document d’expression des besoins par le Master Perccom d’ici la fin de semaine
Bibi semaine prochaine
Le document d’expression des besoins a été « quasiment » validé par le client. BS doit modifier le document pour le faire valider la semaine prochaine.
Il devient urgent de faire la revue finale. Une réunion + 1 séance de travail ont été Pour ce faire, les besoins et les exigences réalisées mais cela ne suffit pas. doivent être terminés ! Planifier une réunion le 3/12 entre nous pour terminer les documents d’expression des besoins et de spécification des exigences. Le projet est réalisé. Clore la tâche de réalisation dans Advitium et lancer l’enquête client. 1.4.2 Points divers
Constat
Décision
4
