Compte Rendu Oracle Purchasing Orders Le module ORACLE PO intègre toutes les étapes du processus ACHATS en permettant notamment : La gestion des documents nécessaires au suivi du processus (DA, Commandes, Appels d’Offres et Propositions de Prix Le contrôle de l’approbation des documents avant passation d’une commande définitive La gestion des réceptions avec application des contrôles paramétrés Le rapprochement entre les livraisons et les bons de commandes La génération des imputations comptables liées aux opérations d’achats La production d’états standards et suivi d’analyse.
Fonctionnalité Oracle PO est une solution complète pour la gestion des achats. Il permet de saisir et traiter les documents d’achat (demande interne, Appel d’offre, Proposition de prix, Commande, contrat, Appel de commande…) et des réceptions Responsabilité : Purchasing Vision Operations Le processus d’achat :
Il faut noter que seul un employé, défini Acheteur, peut saisir les DA 1 . Définir employé en tant qu’acheteur :
La demande d’Approvisionnement :
La demande d’approvisionnement constitue la première étape dans le processus d’achat et parvient après la détection d’un besoin d’Approvisionnement et se manifeste dans la création d’une DA.
La DA peut concerner soit un approvisionnement externe (recours à un F eur externe) ou un approvisionnement à l’interne (recours au stock). La création de cette pièce peut être par le biais d’une saisie manuelle ou par importation d’autres systèmes externes.
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eur
Une DA peut êtr e une demande ex terne en ayant recours à un F externe ou elle peut êtr e une demande interne qui se manifeste juste par la création d’une commande interne (ni AO, ni PP).
DA interne : Demandes D’approvisionnements Demandes D’approvisionnements
Etapes préalables à une DA : Avant de créer une DA, il faut tout d’abord créer une liste de F eurs (au niveau AP), définir la structure de l’Ese et définir les lieux. Définition de la liste des Feurs : Cette étape est réalisée au niveau AP, mais la flexibilité du module PO permet à l’utilisateur de créer et de gérer la liste des fournisseurs pour gagner le temps sans avoir recours au module AP ; cette opération est très utilisée surtout dans le cas d’un nouveau F eur. Structure d’Ese et définition des lieux (au niveau du Client) : Une Ese est composée d’une ou de plusieurs entités juridiques réparties en organisations (unités opérationnelles). Chaque unité opérationnelle inclut une organisation logistique dans laquelle sont définis les lieux.
Le schéma ci-dessous met l’accent sur la structure d’une Ese :
Créer organisation logistique : Configurerorganisationsorganisations
Créer lieu : Configurerorganisationslieux
Appels d’Offres & Propositions de Prix : (AO & PP) : Une fois la demande d’Approvisionnement est définie, l’utilisateur passe à la phase de la sélection des fournisseurs et ce à travers l’AO 2 et la PP. Le tri des Feurs s’effectue par rapport aux conditions de remise au niveau de l’AO et le programme de livraison (principalement la date de livraison) au niveau de la PP. Types d’AO : AO.Ouvert : C’est un AO qui concerne les articles en masse (achetés en grande quantité) sur lesquelles le F eur communique à l’utilisateur des informations automatiques. AO.Standard : AO concernant les achats non fréquents et qui répondent à un besoin bien spécifique. AO.Fermé : AO concernant les achats d’articles qui nécessitent des coûts supplémentaires (frais transport) Créer AO : Appels d’offres et propositions de prix appels d’offres
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L’AO peut être sur la base d’un catal ogue F
eur
et ce par le biais d’Oracle Sourcing
La PP est une sorte de négociation avec le F eur se basant essentiellement sur la date de livraison : seuil de tolérance exigé par le client à son F eur en terme de Date de Livraison.
Créer PP ouve rte à partir d’un AO : Outilscopie document
Création Article : Saisir toutes les informations se rapportant à l’article créé : famille produit, classe produit, article stocké, acheté, unité de mesure,…..
Définir unité de mesure :
Les commandes d’achat : La création d’une commande d’achat peut être par saisie manuelle ou suite à une création automatique basée sur un doc d’origine obligatoirement approuvée 3 (une DA par exemple). On distingue 4 types de commande, à savoir : La commande standard : une commande instantanée selon les besoins, modifiables au niveau quantité et prix. La commande contrat : définie selon une convention ou un accord prédéfini avec un Feur. La commande ouverte : les quantités et les prix ne sont pas fixés : l’utilisateur ne peut pas quantifier les besoins donc il fixe un plafond pour cette commande avec l’accord du Feur La commande planifiée : concerne les planifications futures des achats. Il s’agit d’une fixation préalable du prix (à la date t) relatif à des approvisionnements futures (à t+i) et ce dans le but d’éviter une évolution défavorable des prix des articles en question. Ces deux types de commandes nécessitent la création d’une pièce intitulée : Appel de commande. Le tableau ci-dessous résume les différences entre les 4 types de commande :
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L’approbation est une étape nécessaire et qui intervienne tout au long du processus d’achat : DA, Bon de commande, modification bon de commande, création/modification commande, confirmation des réceptions, envoi notification, générer les comptabilisation, approuver le contrôle budgétaire sur l’achat..
Création commande standard : Créer l’en-tête de la commande, définir les préférences des commandes, saisir les articles(avec toutes les informations), saisir les livraisons, saisir les imputation, soumettre la commande pour approbation ..
En-tête de la commande standard : Num commande, type, date de création, nom du F eur, Devise, acheteur, statut, total….
Création automatique d’une commande d’achat : La création automatique de commande permet à l’utilisateur de dé finir la configuration adéquate du processus d’achat la plus adaptée à ses besoins. La création automatique permet : Créer de nouvelles commandes d’achat courant avec un nombre minimal de frappe. Manipuler les lignes de la commande d’achat selon les besoins, la livraison et l’imputation. Regrouper les lignes de la commande qui présentent des critères en commun
Autres actions sur les commandes : Imputation de la première livraison :
Soumettre la commande pour approbation :
Commande approuvée :
Appels de commandes : les appels de commandes sont des pièces qui sont créées uniquement pour les commandes planifiées et les commandes ouvertes. La création de ce genre de pièce dans les commandes ouvertes et planifiées permet d’effectuer la livraison et l’imputation de la commande d’achat.
Rq : On peut associer à une seule commande d’achat ouverte plus d’un appel de commande.
Exemple :
Appel de commande 1-Num : 1245-1
Num Commande ouverte : 1245 Appe l de commande 2-Num : 1245-2
La Réception : On distingue 3 types de réceptions : Réception standard : Réception + Mise à disposition (contrôle facultatif) Réception Directe : Du quai au stock
Réception avec contrôle obligatoire
Réception puis contrôle Refus/Acceptation des marchandises Retour/Mise à disposition
Rq : La confirmation de la réception suppose que le statut de la commande soit « réceptionné » avec la définition de lieu de réception (magasin de réception).
Tolérances réception : Les paramètres correspondants à la tolérance de la réception sont prédéfinis. Les seuils de tolérances reposent sur deux principaux volets : les délais et les quantités. Les résultats possibles sont : Néant : Rien à signaler Rejet : > seuil de tolérance Avertissement : une condition de tolérance définie (qté supplémentaire) est réalisée lors de la livraisonAvertissement avec acceptation.
Réceptions Articles de Substitution ou non commandés ; retours et corrections, règlement et réception : Acceptation : Mise à disposition Réception d’un article « B » au lieu de « A » RefusRetour Pas de besoin : Retour Article non commandé :
commande
En cas de besoin : Accepter/mise à disposition saisir la correspondante à la réception.
Retours : Article à renvoyerRenvoyer au Feur avec autorisation de retour client. Corrections : RéceptionIdentification erreur de réceptionCorriger le max des mouvements erronés.
Intégration PO :
La production d’Etats standards : Etat d’impression des AO :
Etat d’impression des modifications des commandes :
