Codificacion plan de cuentas contable.pdf

Jose Ignacio González Gómez. Departamento de Economía Financiera y Contabilidad Universidad de La Laguna www.ecofin.ull.es/users/jggomez.. www.ecofin.ull.es/users/jggomez

Tema: El Plan General de Contabilidad. Normalización Contable. Diccionario Contable.

Indice 1.- OBJETIVOS Y CARACTERISTICAS GENERALES DE UN PLAN CONTABLE. 1.1.- CONCEPTO DE PLAN DE CUENTAS. EQUISITOS Y ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE 1.2.- R EQUISITOS CUENTAS. NORMALIZACIÓN CONTABLE 1.3.- CODIFICACIÓN DE UN PLAN DE CUENTAS. 1.4.- N 1.4.- NIVEL DE CUENTAS Y SUBCUENTAS. CUENTAS MAESTRAS (O DE MAYOR ) Y AUXILIARES. GRUPO-SUBGRUPO-CUENTA-SUBCUENTA. 2.- EL PLAN GENERAL CONTABLE. EL PGC 1990 2.1.- GENERALIDADES. 2.2.- ESTRUCTURA 3.- PRINCIPIOS CONTABLES 4.- CUADRO DE CUENTAS. CARÁCTERÍSTICAS GENERALES, GRUPOS Y SUBGRUPOS. 4.1.- GRUPO 1: FINANCIACIÓN BÁSICA (FINANCIACIÓN A LARGO DE LA EMPRESA, PROPIA Y AJENA) 4.2.- GRUPO 2: I NMOVILIZADO (INVERSIÓN BÁSICA, ACTIVO FIJO) 4.3.- GRUPO 3: EXISTENCIAS (BIENES ALMACENADOS OBJETOS DE LA ACTIVIDAD) 4.4.- GRUPO 4: ACREEDORES Y DEUDORES POR OPERACIONES DE TRÁFICO (DERECHOS Y OBLIGACIONES ORIGINADOS EN LA ACTIVIDAD NORMAL DE LA EMPRESA) 4.5.- GRUPO 5: CUENTAS FINANCIERAS (INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN NO COMERCIAL A CORTO PLAZO) 4.6.- GRUPO 6: COMPRAS Y GASTOS 4.7.- GRUPO 7: VENTAS E INGRESOS 5.- EJEMPLOS DE VINCULACIÓN DE LA INGENIERÍA INFORMÁTICA DE GESTIÓN Y LA CONTABILIDAD. 6.- ENLACES DE INTERES. 7.- BIBLIOGRAFÍA BÁSICA Y COMPLEMENTARIA.

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1.- Objetivo s y características generales de un pl an contable. 1.1.- Concepto de plan de cuentas.

Un plan contable es la agrupación de un conjunto de cuentas que tiene como objetivo homogenizar y agrupar hechos y operaciones económico financieras bajo un criterio definido. Por tanto un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables. El plan de cuentas sirve: como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable. como medio para obtener información para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares facilita la confección de los estados contables. • • • •

1.2.- Requisitos y aspectos a considerar en la elaboración de un plan de cuentas. Normalización contable

Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son: Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la empresa). Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas. Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada. Homogeneidad: utilización de criterios y lenguaje comunes. •

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Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son: debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas. no generalizar demasiado las cuentas. •

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Debe tenerse en cuenta: la actividad de la empresa la forma jurídica de la empresa la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca, prenda). la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito) la dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales). la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no). el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas que uno manual. también deberías considerar los requerimientos de las normas contables • • •

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1.3.- Codi fic ación de un plan de cuentas.

Codificar un plan de cuentas es asignarle un símbolo (número o letra o una combinación de ambos) a las cuentas, esto se realiza para facilitar el reconocimiento de las cuentas. Existen varios sistemas de códigos, pero el más utilizado es el numérico decimal. Permite intercalar cuentas a medida que se amplían las necesidades de la empresa. © Jose

Ignacio González Gómez

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1.4.- Nivel de cuentas y subcuentas. Cuentas Maestras (o de mayor) y Au xi li ares . Grup o-Su bg ru po -Cuen ta-Su bc uen ta.

Para una correcta codificación de las cuentas normalmente se establecen varios tipos de agrupaciones o niveles, así tenemos: GRUPO. Cuentas de nivel 1 que son aquellas cuentas con un solo digito SUBGRUPO. Cuentas de nivel 2 que son aquellas que contienen dos dígitos CUENTA.Cuentas de nivel 3 contiene 3 dígitos SUBCUENTA. Cuentas de nivel 4 conminen 4 dígitos AUXILIAR. Cuentas de nivel 5 contienen 5 dígitos ……. AUXILIAR. Cuentas de nivel 12 contienen 12 dígitos y así sucesivamente. Por tanto debemos diferenciar las cuentas de las subcuentas, las cuentas son aquellas que se establecen para determinar un nivel de agrupamiento homogéneo y por tanto no se puede operar sobre las mismas, a estas se les suele llamar como Cuentas Maestras, mientras que las que identifican específicamente un elemento se denominan cuentas auxiliares o subcuentas. Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo. • • • • • • •

Ejemplo:

Queremos asignar o codificar al cliente Juan Pérez Luis que reside en Icod de los Vinos, para ello podremos utilizar la siguiente estructura de codificación, tres casos: Nivel

dígitos de identificación

Comentario

1

4 GRUPO

Agrupa a todos los deudores y acreedores a C/P

2

43 SUBGRUPO

Agrupamos a todos los clientes

3

430 CUENTA

Clientes

4

4300 SUBCUENTA DE NIVEL 4

Clientes moneda corriente

Tipo Cuenta/Subcuenta Cuenta de nivel 1 Cuenta de mayor o maestra Cuenta de nivel 2 Cuenta de mayor o maestra Cuenta de nivel 3 Cuenta de mayor o maestra Cuenta de nivel 4 Cuenta de mayor o maestra

Observaciones

Caso 1

7

4300001 AUXILIAR DE NIVEL 7

9


13


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Cliente especifico

Cuenta Auxiliar de nivel 7 Cuenta de Auxiliar

Solo podemos tener dados de alta 1000 clientes, por la limitación de los dígitos. Caso 2

Cliente moneda corriente de Icod

Cuenta nivel 9 Cuenta de mayor o maestra

Cliente especifico de Icod


En este caso podremos conocer el importe total de las deudas de los clientes de icod Solo podemos tener dados de alta 100.00 clientes, por la limitación de los

4 dígitos. Caso 3

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Cliente moneda corriente de la provincia de S/C de Tenerife


9


Cliente moneda corriente de Icod


13


Cliente especifico de Icod


En este caso podremos conocer el importe total de las deudas de los clientes de la provincia de S/C de Tenerife En este caso podremos conocer el importe total de las deudas de los clientes de icod Solo podemos tener dados de alta 100.00 clientes, por la limitación de los dígitos.

Por tanto podremos operar según el ejemplo con 3 casos: Caso 1. 4300001 Juan Pérez Luis, que nos indica que es un cliente en moneda corriente (4300). Tal y como esta definida el nivel de desarrollo de las cuentas de mayor (4 dígitos) y auxiliares (3 dígitos), el máximo numero de clientes que podemos tener en nuestro plan contable según la codificación generada es de 1000 clientes. Caso 2. 4300384300001 Juan Pérez Luis, que nos indica que es un cliente en moneda corriente (4300) además de saber que es de icod por su código postal (43038430). Tal y como esta definida el nivel de desarrollo de las cuentas de mayor (4 dígitos para la cuenta- y 5 dígitos para el código postal de la zona o población, total 9 dígitos) y auxiliares (4 dígitos), el máximo numero de clientes que podemos tener en nuestro plan contable según la codificación generada es de 10.000 clientes. Caso3. 4300384300001. En este caso tenemos definido un nivel de mayor de longitud o profundidad de 9 dígitos descompuesto de la siguiente forma: 4300 para nivel de cuenta 38 para la provincia, 430 para la localidad o zona según código postal, reservando los 4 dígitos últimos para el desarrollo de la subcuenta lo que nos permitirá contar con un máximo de 10.000 clientes. •

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2.- El Plan General Con table. El PGC 1990 2.1.- Generalid ades. • • • • •

Se ajusta al Código de Comercio y a la IV Directiva de la U.E. Es obligatorio (sus partes 1ª, 4ª y 5ª). Es flexible. Es independiente de la normativa fiscal. Es abierto (permite la incorporación de nuevas cuentas si son necesarias).

2.2.- Estr uctu ra • • • • •

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1. Principios contables 2. Cuadro de cuentas 3. Definiciones y relaciones contables 4. Cuentas anuales 5. Normas de valoración


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3.- Princ ipio s con tables Principios contables: normas sobre la forma de realizar los registros, su objetivo es que la contabilidad refleje la imagen fiel de la empresa y que los estados contables sean homogéneos. Son de obligado cumplimiento. Principio de prudencia: trata que la empresa adopte una actitud pesimista ante los resultados y que no admita resultados positivos antes de tiempo. En caso de conflicto entre principios este es el que prevalece. Determina que solo se contabilicen los beneficios realizados a fecha del cierre en tanto que los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales se deben contabilizar tan pronto como sean conocidas aunque no se hayan realizado (reversibles o potenciales). Principio de empresa en funcionamiento: se considera que la empresa tiene vida ilimitada, en consecuencia la aplicación de los principios contables no debe ir encaminada a determinar el valor de los elementos patrimoniales a efectos de su venta ni a determinar el importe resultante en caso de liquidación de la empresa. Principio de registro: los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que representan. Principio de precio de adquisición: como norma general, todos los bienes y derechos se contabilizan por su precio de adquisición o coste de producción y las obligaciones por su valor de reembolso. Principio de devengo: la imputación de ingresos y gastos al ejercicio deberá hacerse cuando se produzca la corriente real que los genera independientemente de cuando se cobren o paguen. Principio de correlación de ingresos y gastos: el resultado del ejercicio estará constituido por la diferencia entre los ingresos del periodo y los gastos realizados para la obtención de aquellos, así como por los beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad de la empresa. Este principio y el anterior originan la necesidad de realizar la periodificación. Principio de no compensación: no se pueden compensar en el balance las partidas del Activo con las del Pasivo, ni en la cuenta de pérdidas y ganancias los gastos con los ingresos. Principio de uniformidad: cuando se adopte un criterio debe mantenerse en el tiempo en tanto no se alteren los supuestos que motivaron esa elección. Principio de importancia relativa: podrá admitirse la no aplicación estricta de alguno de los principios contables siempre y cuanto la importancia relativa en términos cuantitativos sea escasamente significativa y no se altere la imagen fiel. •

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4.- Cuadro de cuentas. Características generales, grupos y subgrupos. Listado de todas las cuentas cuya utilización está prevista por el PGC debidamente agrupada y codificadas. Existen 7 grupos, los 5 primeros corresponden a cuentas de Activo y Pasivo (cuentas de balance) y los 2 últimos a cuentas de gastos e ingresos (cuentas de resultados). Su codificación: Grupos (1 dígito), Subgrupos (2), Cuentas principales (3), Cuentas auxiliares o subcuentas (4 o más).

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4.1.- Grupo 1: Financiación básica (financiación a largo de la empresa, pro pia y ajena) 10. Capital 11. Reservas 12. Resultados pendientes de aplicación 13. Ingresos a distribuir en varios ejercicios 14. Provisiones para riesgos y gastos 15. Empréstitos y otras emisiones análogas 16. Deudas a largo plazo con empresas del grupo y asociadas 17. Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos 18. Fianzas y depósitos recibidos a largo plazo 19. Situaciones transitorias de financiación

4.2.- Grupo 2: Inmov ili zado (inversi ón básic a, activo f ijo ) 20. Gastos de establecimiento 21. Inmovilizaciones inmateriales 22. Inmovilizaciones materiales 23. Inmovilizaciones materiales en curso 24. Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas 25. Otras inversiones financieras permanentes 26. Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo 27. Gastos a distribuir en varios ejercicios 28. Amortización acumulada del inmovilizado 29. Provisiones de inmovilizado 4.3.- Grupo 3: Exis tencias (bienes almacenados obj etos de la activ idad) 30. Comerciales 31. Materias Primas 32. Otros aprovisionamientos 33. Productos en curso 34. Productos semiterminados 35. Productos terminados 36. Subproductos, residuos y materiales recuperados 39. Provisiones por depreciación de existencias 4.4.- Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico (derechos y obligaciones originados en la actividad normal de la empresa) 40. Proveedores 41. Acreedores varios 43. Clientes 44. Deudores varios 46. Personal 47. Administraciones Públicas 48. Ajustes por periodificación 49. Provisiones por operaciones de tráfico 4.5.- Grupo 5: Cuentas financieras (inversión y financiación no comercial a corto p lazo) 50. Empréstitos y otras emisiones análogas a C/P 51. Deudas a C/P con empresas del grupo y asociadas 52. Deudas a C/P por préstamos recibidos y otros conceptos 53. Inversiones financieras a C/P en empresas del grupo y asociadas 54. Otras inversiones financieras temporales 55. Otras cuentas no bancarias 56. Fianzas y depósitos recibidos y constituidos a corto plazo

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7 57. Tesorería 58. Ajustes por periodificación 59. Provisiones financieras

4.6.- Grupo 6: Comp ras y g astos 60. Compras 61. Variación de existencias 62. Servicios exteriores 63. Tributos 64. Gastos de personal 65. Otros gastos de gestión 66. Gastos financieros 67. Pérdidas procedentes del inmovilizado y gastos excepcionales 68. Dotaciones para amortizaciones 69. Dotaciones a las provisiones 4.7.- Grupo 7: Ventas e i ngresos 70 Ventas 71. Variación de existencias 73. Trabajos realizados para la empresa 74. Subvenciones de explotación 75. Otros ingresos de gestión 76. Ingresos financieros 77. Beneficios procedentes del inmovilizado e ingresos excepcionales 79. Excesos y aplicaciones de provisiones.

Pero en el Plan General se distingue básicamente otros niveles de desarrollo más amplios como son los de nivel de cuenta (3 dígitos) y subcuenta (4 o más dígitos) ya comentados. 5.- Ejemplos de vinculación de la ingeniería informática de gestión y la contabilidad. De las varias posibilidades que existe a este respecto, quizás la más utilizada sea la denominada códigos numéricos de longitud fija por facetas. Numéricos, por estar compuesto exclusivamente por números. De longitud fija significa que cada código estará compuesto del mismo número de números. A este respecto hay que tener en cuenta que la mayoría de los sistemas establecen una determinada longitud de códigos, o bien dan al usuario la posibilidad de establecerla al principio, antes de empezar a introducir datos. Por facetas, los códigos de facetas o de cadenas están divididos en secciones o cadenas, cada una de estas está destinada a la codificación del valor de un determinado atributo de la categoría cuyo código pretendemos obtener. En el caso por ejemplo de la aplicación Contaplus, cada vez que se crea una empresa, entre los parámetros básicos a definir de forma obligatoria es el nivel de desglose de las subcuentas o el numero de dígitos de la subcuenta, tal y como se muestra en la siguiente figura.

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Así por ejemplo y para el caso de codificación de un cliente y como habíamos definido el nivel de cuentas auxiliares en 9 dígitos obligatoriamente el código de este cliente sea de longitud 9.

Por tanto se entiende que todas las cuentas con un número de dígitos inferior a 9 son de agrupamiento y por tanto podemos pedir informes de agrupamiento en base a distintos niveles, como se muestra en la siguiente pantalla.

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Es decir el nivel de desglose 3 implica por tanto, que nos mostrara en el informe toda la información acumulada a 3 dígitos, por ejemplo 430, que indicaría el acumulado de todos los clientes.

Todos estos aspectos son necesarios tener en consideración a la hora de programar aplicaciones de gestión empresarial que se tenga que enlazar con la aplicación financiera o contable de la empresa. Otro ejemplo seria el caso de estar desarrollando una aplicación de gestión y control de inventarios de vehículos por ejemplo para una empresa de alquiler de coches donde necesitamos una ficha con los datos generales de cada vehiculo, pero evidentemente tarde o temprano será necesario enlazar la información generada así como los cálculos realizados con nuestro programa y conectarlos o traspasarlos a contabilidad, es por tanto necesario identificar los códigos de relación o enlace.

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En esta figura anterior las conexiones con el programa de contabilidad se realizan a través de la identificación de los campos Subcuenta de Amortización (Cuenta Auxiliar) y Subcuenta dotación (Cuenta Auxiliar).

Como ejemplo y para ver otra opción de cómo se estructura contablemente un plan de cuentas presentamos el desarrollo presentado por la aplicación Contanet.

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Igual que en el caso del Contaplus, en el Contanet cuando creamos una empresa entre otros valores debemos definir si queremos trabajar con un plan previamente definido contando con la posibilidad de cambiar la configuración del mismo posteriormente.

Si creamos una nueva cuenta auxiliar y en base a la estructura anterior tendremos que definir los valores básicos de la misma, en función del esquema organizativo o estructura del plan contable que hemos definido.

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6.- Enlaces d e Interés. http://www.udg.es/fcee/professors/jmolins/Normativa/normesframe.htm http://noticias.juridicas.com/base_datos/Fiscal/pgc.html http://personal.telefonica.terra.es/web/juancmira/files/pgc.pdf Plan General de Contabilidad Completo. http://personal.telefonica.terra.es/web/juancmira/files/ccpgc.pdf Cuadro de cuentas.Simplificado.

7.- Bibl iogr afía básica y c ompl ementaria.

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