UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULA ARTICULAR R DE LO LOJA JA
La Universidad Católica de Loja
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES ADQUISICIONES
Integrantes
Jorge Naranjo Mayra Montalván César Montalván Juan Pablo Angamarca José Miguel Maldonado Angel Fei j jo
Integrantes
Jorge Naranjo Mayra Montalván César Montalván Juan Pablo Angamarca José Miguel Maldonado Angel Fei j jo
Agenda
Objetivos Plantillas Herramientas ntas y T Téécnicas
Objetivos
Presentar una lista de plantillas que pueden ser utilizadas en el proceso de Gestión de Adquisiciones. Presentar una herramienta para l a Gestión de Proyectos, la cual contiene un modulo para el proceso de compras.
Plantillas
A continuación se presenta las plantillas a utilizar con su respectiva descripción.
Plan de Adquisiciones
Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato Plan de Adquisiciones Actividades: 1. Considerar las polític as, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización 2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto 3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto 4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones
Descripción de los elementos de las adquisiciones de manera detallada. Declaración de Trabajo Acerca del Producto, Servicio o Resultado Descripción
Observaciones : Realizado por:
Especificaciones Cantidad Niveles de Ubicación técnicas deseada Calidad
Otras Especificaciones Documentación de Reportes de Periodo la forma del Desempeño Desempeño contrato
Soporte requerido
Entregables
Requerimientos de Cambio
Surgen como resultado del proceso de plan de compras o adquisiciones. REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS
Fecha solicitud del cambio: Originador del cambio: Categoria del Cambio Alta ___ Media ___ Baja ___
Crítico ___
Nivel del Prioridad del Cambio Alto ___ Medio ___
Bajo ___
Descripción del cambio : Razón del cambio : Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento Costos
Aprobado
Entregables
Rechazado
Esfuerzo de trabajo
Organización
Trámite de autorización del requerimiento Fecha Postergado Autorizador autorización
Observaciones y/o recomendaciones :
Cronograma
Otras
Fecha Implementación caso de aprobación)
(en
Plan de contratación
El plan de contratación consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los proveedores con las me jores propuestas. A continuación se presenta un esquema gráf ico de los insumos para el plan de contratación y las salidas generadas en el proceso.
Plan de contratación
Insumos
Plan de adquisiciones Declaraciones de trabajo Toma de decisiones Plan del proyecto
Salidas
Plan de Contratación
Documentación de adquisiciones Criterios de evaluación Actualizaciones
Insumos
Plan de adquisiciones Declaraciones de trabajo Toma de decisiones Plan del proyecto
Plan de Contratación
Plan del proyecto: Proporciona una serie de documento resultado de otros procesos de planeación que pueden contene modificaciones y requieren ser revisados como parte del proces del plan de contratación.
Técnicas para el plan de contratación
Se pueden utilizar f ormas estándar como contratos, descripciones para la adquisición de elementos, o versiones estandarizadas de todos o parte de los documentos necesarios de la of erta, como base para el plan de contratación.
Salidas
Documentación de Adquisiciones: Los documentos de adquisiciones se utilizan para solicitar propuestas a los posibles vendedores.
Salidas Documentac i n de Invitaci n a Nombre Proveedor : Descr ipci n del Producto o Servicio: Especi icaciones Té cnicas del Producto o Servicio: Niveles de calidad del Producto o Servicio:
Técnicos
dquisiciones otizar
Requer imientos para la Propuesta Cont actuales, legales Funcionales eglamentarios
Requer imientos para la
Análisis requisitos de Producto, Uso Ley
Propuesta Técnica
bservaciones: Elaborado
or
Preparación respuesta en f ormato Cliente
Condiciones Comerciales
Fecha Entrega
Estimación de tiempo, recursos y esf uerzos
Estimación de Costos
erta
Trámite ref erencias y pólizas de Cumplimiento
Respuesta inicial del Proveedor Propuesta Económi ca Sustentación Propuesta
Valores
Agregados
Salidas
Criterios de Evaluación: Se utilizan para estimar o darle puntuación a las propuestas.
Salidas
Actualizaciones: Durante desarrollo de las adquisiciones se pueden presentar una o más modif icaciones a las declaraciones de trabajo.
Herramientas y Técnicas
Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas
CONFERENCIA DE OFERENTES Incluyen conf erencias de contratistas y de proveedores. Son reuniones para asegurar el entendimiento común.
Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas
PUBLICIDAD Las listas de posibles vendedores deben ampliarse poniendo anuncios en publicación de circulación general
Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas y Técnicas
LISTA DE VENDODORES CALIFICADOS El objetivo es tener una mayor cantidad de inf ormación detallada.
Lista de Proveedores Seleccionados
Inf ormación de los proveedores que f ueron invitados para presentar propuestas o cotizaciones. Lista de Proveedores Seleccionados
Nombre del Proveedor Producto o Servicio
Experiencia
abilidades
Casa
Teléfono Oficina
Celular
Dirección Casa Oficina
Correo Electrónico
Herramientas y Técnicas
Negociación de Contratos
Mutuo acuerdo sobre la estructura y requisitos de contrato antes de la f irma.
Responsabilidades y autoridad, condiciones y leyes aplicables, enf oques de gestión comercial y técnica, precio, condiciones de pago, garantías, etc. El contrato debe incluir y de jar constancia de todos los acuerdos
Sistemas de Ponderación
-
Cuantif icación de datos cualitativos para minimizar los ef ectos de pre juicio por el evaluador. Incluye cuatro pasos Asignación de un peso numérico a cada criterio de evaluación. Determinación de la calif icación de cada of ertante en cada criterio. Multiplicación del peso numérico por la calif icación correspondiente. Totalización de los productos correspondientes a cada of ertante.
Sistemas de Cribado
Eliminación de aquellos of ertantes que no cumplan con unas calif icaciones mínimas en uno o másde los criterios de evaluación.
Estimaciones Independientes
Determinación de un coste razonable para el producto aadquirir. Las desviaciones respecto a lo esperado pueden evidenciar insuf iciencias de entendimiento de lo solicitado por parte del of ertante.
Juicio de Expertos
Evaluar las propuestas del suministrador.
Equipo de revisión multidisciplinario.
Áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto.
