CIEL Gestiune Comerciala Windows 2005

G E S T I U N E C O M E R C I A L Ă W I N D O W S 2 0 0 5

GCSQL 1.0.146./12.04

©

C

I

E

L

R

Cuprins

O

M

A

N

I

A

CIEL Gestiune Comercială Windows 2005

Cuprins PARTEA I – CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS 2005 2005............................................6 I. PROCEDURA DE INSTALARE INSTALARE..................................................................................6 I.1. Procedura de instalare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 versiunea Platinum ................................................................................................... 7 I.1.1. Instalarea programului CIEL Gestiune Comercială 2005 Platinum pe server......7 I.1.2. Instalarea programului CIEL Gestiune Comercială 2005 Platinum pe staţiile client .................................................................................................................. 18 I.2. Procedura de instalare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 ... 22 I.3. Procedura de actualizare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 22 I.4. Accesul în program ........................................................................................... 23 II. INTRODUCERE RAPIDĂ ÎN UTILIZAREA PROGRAMULUI ........................................ 26 II.1. Generalităţi şi elemente comune comune........................................................................ 26 a. Ferestrele de tip listă ....................................................................................... 28 b. Ferestrele de căutare....................................................................................... 36 c. Ferestrele multiselecţie .................................................................................... 38 d. Ferestrele de creare documente ....................................................................... 39 II.2. Crearea şi configurarea societăţii ...................................................................... 48 II.3. Crearea unei fişe de client / furnizor ................................................................. 50 II.4. Crearea unei fişe de articol articol................................................................................ 54 II.5. Întocmirea unei facturi de cumpărare ............................................................... 58 II.6. Efectuarea unei plăţi plăţi......................................................................................... 61 II.7. Întocmirea unei facturi de vânzare ................................................................... 64 II.8. Întocmirea unei chitanţe .................................................................................. 67 III. FUNCŢIILE PROGRAMULUI PROGRAMULUI............................................................................... 70 III.1. MENIUL DOSARE DOSARE............................................................................................. 70 III.1.1. Societăţi Societăţi.................................................................................................. 70 III.1.2. Utilizatori Utilizatori................................................................................................. 73 III.1.3. Profile ..................................................................................................... 74 III.1.4. Configurare societate ............................................................................... 77 III.1.5. Reiniţializare rapoarte .............................................................................. 89 III.1.6. Actualizare societate ................................................................................ 90 III.1.7. Schimbare utilizator ................................................................................. 90 III.1.8. Tipuri de documente documente................................................................................ 90 III.1.9. Câmpuri documente documente................................................................................. 94 III.1.10. Schimbare server server................................................................................... 95 III.1.11. Ieşire .................................................................................................... 96 III.2. MENIUL FIŞIERE ............................................................................................ 96 III.2.1. Clienţi / Furnizori ..................................................................................... 97 III.2.2. Categorii clienţi / furnizori ...................................................................... 101 III.2.3. Câmpuri client / furnizor furnizor......................................................................... 103 III.2.4. Articole ................................................................................................. 104 III.2.5. Categorii articole articole.................................................................................... 108 III.2.6. Câmpuri articol ...................................................................................... 109 III.2.7. Liste de preţuri / Reduceri Reduceri...................................................................... 110 III.2.8. Depozite ............................................................................................... 112 III.2.9. Subunităţi ............................................................................................. 112 III.2.10. Agenţi ................................................................................................. 113 III.2.11. Comisioane agenţi agenţi................................................................................ 114

2


III.2.12. Zone ................................................................................................... 116 III.2.13. Plan de vânzări .................................................................................... 117 III.3. MENIUL INTRĂRI ......................................................................................... 119 III.3.1. Factura cumpărare cumpărare................................................................................. 119 III.3.2. Declaraţie vamală de import import................................................................... 120 III.3.3. Restituiri cumparare cumparare............................................................................... 123 III.3.4. Notă de intrare recepţie ......................................................................... 123 III.3.5. Comandă cumpărare cumpărare.............................................................................. 124 III.3.5. Plăţi ...................................................................................................... 124 III.4. MENIUL IEŞIRI ............................................................................................ 125 III.4.1. Factura vânzare vânzare..................................................................................... 126 III.4.2. Factura vânzare agent ........................................................................... 126 III.4.3. Factura avans avans........................................................................................ 127 III.4.4. Restituire vânzare vânzare.................................................................................. 127 III.4.5. Aviz expediţie ........................................................................................ 127 III.4.6. Aviz expediţie agent agent............................................................................... 127 III.4.7. Factura proforma proforma................................................................................... 128 III.4.8. Comandă vânzare vânzare.................................................................................. 128 III.4.9. Ofertă vânzare vânzare....................................................................................... 128 III.4.10. Bon fiscal ............................................................................................ 128 III.4.11. Încasare Încasare.............................................................................................. 129 III.4.12. Încasare agent .................................................................................... 130 III.5. MENIUL INTERNE ........................................................................................ 130 III.5.1. Transfer între depozite depozite........................................................................... 130 III.5.2. Mişcări stoc ........................................................................................... 133 III.5.3. Bon consum .......................................................................................... 134 III.6. MENIUL LISTĂRI .......................................................................................... 135 III.6.1. Stoc articole .......................................................................................... 136 III.6.2. Fişa de articol articol........................................................................................ 139 III.6.3. Balanţa de stocuri stocuri.................................................................................. 141 III.6.4. Fişa de magazie magazie..................................................................................... 142 III.6.5. Jurnal de stoc stoc........................................................................................ 143 III.6.6. Jurnal contabil contabil....................................................................................... 145 III.6.7. Documente comerciale comerciale........................................................................... 146 III.6.8. Portofoliu comenzi ................................................................................. 152 III.6.9. Stoc teoretic teoretic.......................................................................................... 153 III.6.10. Stocuri negative negative................................................................................... 154 III.6.11. Logistica / vânzări vânzări................................................................................ 154 III.6.12. Statistici .............................................................................................. 156 III.6.13. Generator rapoarte .............................................................................. 158 III.7. MENIUL UTILITARE UTILITARE....................................................................................... 163 III.7.1. Salvare Salvare.................................................................................................. 164 III.7.2. Restaurare ............................................................................................ 165 III.7.3. Import .................................................................................................. 165 III.7.4. Export contabilitate contabilitate................................................................................ 168 III.7.5. Actualizare preturi pe categorii ............................................................... 169 III.7.6. Cautare numere seriale .......................................................................... 169 III.7.7. Jurnal de tranzac tranzacţii ................................................................................ 169 III.7.8. Configurarea case de marcat .................................................................. 170 III.7.9. Introducere bonuri fiscale fiscale....................................................................... 170 III.7.10. Configurare preferin preferinţe culori ................................................................. 172 III.7.9. Meniu simplu simplu......................................................................................... 173

3


III.7.10. Meniu avansat ..................................................................................... 173 III.8. MENIUL FERESTRE FERESTRE........................................................................................ 173 III.9. MENIUL AJUTOR .......................................................................................... 174 PARTEA a II a – GENERATOR RAPOARTE .................................................................. 175 I. PREZENTARE GENERALĂ ....................................................................................... 175 II. FUNCŢIILE PROGRAMULUI ................................................................................... 176 II.1. Meniul Sistem ( As) ................................................................................... 176 II.1.1. Nou - Crearea unui nou raport ................................................................. 176 II.1.2. Deschide – deschiderea unui raport existent în baza de date .................... 178 II.1.3. Salvează – salvarea modificărilor făcute raportului curent .......................... 178 II.1.4. Salvează ca – salvarea unui raport în baza de date .................................. 179 II.1.5. Salvarea şi deschiderea rapoartelor de forma fişierelor independente ......... 180 II.1.6. Ieşire – închiderea aplicaţiei Generator Rapoarte ...................................... 182 II.2. Meniul Unelte – module de lucru .................................................................... 182 II.2.1 Alegere sursa date ................................................................................... 183 II.2.2. Afişare SQL............................................................................................. 192 II.2.3. Afişare date ............................................................................................ 194 II.2.4. Definire format raport ............................................................................. 194 II.2.5. Afişare raport.......................................................................................... 207 III. Exemple practice de utilizare a Generatorului de Rapoarte în cadrul programelor CIEL ............................................................................................................................... 212 III.1. Exemplu de realizare a unui raport nou – Situaţie sold facturi de cumpărare .... 212 III.2. Modificarea unui raport existent .................................................................... 219 IV. ANEXE................................................................................................................ 221 IV.1. Eventuale probleme şi soluţii ......................................................................... 221 IV.2. Funcţii SQL folosite frecvent în Generatorul de expresii ................................... 221 IV.3. Utilizarea casei fiscale „DATECS” „DATECS”..................................................................... 223 IV.3.1. Generalităţi Generalităţi................................................................................................. 223 IV.3.2. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod ON-LINE ON-LINE........................................ 224 IV.3.2.1. Configurarea CIEL Gestiune 2005 2005.............................................................. 225 IV.3.2.2. Configurarea aplicaţiei DATECS ECR OnLine OnLine............................................... 225 IV.3.2.3. Utilizarea CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală „DATECS” ....... 226 IV.3.3. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod „imprimantă fiscală” ...................... 226 IV.3.3.1. Configurarea aplicatiei CIEL Gestiune 2005 ............................................... 226 IV.3.3.2. Configurarea casei fiscale DATECS ........................................................... 227 IV.3.3.3. Utilizarea CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală „DATECS” „DATECS”.......... 227 IV.3.4. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod OFF-LINE ..................................... 227 IV.3.4.1. Configurarea CIEL Gestiune 2005 2005.............................................................. 228 IV.3.4.2. Configurarea aplicaţiei DatPLU ................................................................. 228

4


PARTEA I CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS 2005

5


PARTEA I – CIEL GESTIUNE COMERCIALĂ WINDOWS 2005

I. PROCEDURA DE INSTALARE

După introducerea CD-ului în unitatea de CD-ROM pe monitor va apărea următoarea fereastra:

Prin intermediul butoanelor din cadrul acestei ferestre puteţi realiza următoarele acţiuni: -

să rulaţi procedura de instalare a aplicaţiei; 6


-

să consultaţi manualul de utilizare al produsului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005; să vizitaţi pagina de web CIEL; să trimiteţi e-mail la CIEL Romania pentru obţinerea codului de acces, necesar activării aplicaţiei; să vizualizaţi datele de contact ale CIEL Romania; să vizualizaţi o succintă prezentare a produselor CIEL.

Pentru a iniţia procedura de instalare selectaţi butonul cu acelaşi nume. Observaţie: Procedură descrisa mai sus este valabilă doar în cazul în care aţi achiziţionat modulul individual de Gestiune Comerciala Windows 2005. În cazul în care deţineţi pachetul CIEL Finance Manager (CFM), sau în cazul în care pe acelaşi CD există mai multe aplicaţii CIEL, pentru a iniţia procedura de instalare / actualizare localizaţi pe CD directorul CIEL GESTIUNE 2005 şi apoi, în cadrul acestui director fişierul Setup.exe. Prin efectuarea unui dublu click cu mouse-ul asupra acestui fişier va fi lansată procedura de instalare / actualizare. Apoi urmaţi paşii descrişi în continuare. Configuraţia recomandată pentru instalarea programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 este: • • • •

procesor Pentium III 500 MHz cu 256 MB RAM şi 1 GB spaţiu liber pe hard disk unitate de CD-ROM sistem de operare Windows 98 SE sau versiune ulterioară imprimante compatibile Windows

În cazul instalării programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 există mai multe situaţii posibile, pe care le vom descrie în cele ce urmează. Observaţie: În cazul în care aveţi deja instalată versiunea DEMO a programului, va fi suficient să rulaţi procedura de actualizare (subcapitolul I.3). Atenţie! Programul vă recomandă oprirea tuturor programelor antivirus în cursul instalării.

I.1. Procedura de instalare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 versiunea Platinum

I.1.1. Instalarea programului CIEL Gestiune Comercială 2005 Platinum pe server

7


A. În cazul în care nu există MSDE instalat Acest tip de instalare se utilizează în cazul în care nu aţi instalat anterior aplicaţii care folosesc ca server de baze de date serverul Microsoft SQL sau MSDE (un exemplu de astfel de aplicaţie este CIEL Salarii Windows 2005). Paşii care trebuie urmaţi sunt: 1. Din fereastra ce va apărea alegeţi butonul Next.

2. Din fereastra ce va apărea alegeţi butonul Next.

8



9


4. Din fereastra ce va apărea alegeţi "New installation" şi butonul Next.

5. Din fereastra ce va apărea se alege butonul Next.

10


6. Programul rulează o serie de fişiere.

11


7. Programul afişează un mesaj de aşteptare.

8. La apariţia ultimei ferestre se alege butonul Finish.

12


Atenţie! Procedura de instalare se finalizează în momentul dispariţiei din Bara de Start a câmpului "InstallShield Wizard" (poate dura 10 minute).

B. În cazul în care există MSDE instalat

Observaţie: programul detectează automat la instalare existenţa MSDE şi, în cadrul ferestrei MSDE Installation, vă propune păstrarea instalării existente (Use existing installation). Paşii care trebuie urmaţi sunt: 1. Din fereastra ce va apărea se alege butonul Next.

13


2. Din fereastra ce va apărea se alege butonul Next.


14


4. Din fereastra ce va apărea se alege "Use existing installation" şi butonul Next. Dacă doriţi să utilizaţi ca manager de baze de date un server SQL propriu şi care are activată opţiunea ”Windows Integrated Security” bifaţi caseta ”Use Windows Integrated Security”.


15



16


7. Programul afişează un mesaj de aşteptare.


17


Atenţie! Procedura de instalare se finalizează în momentul dispariţiei din Bara de Start a câmpului "InstallShield Wizard" (poate dura 10 minute).

I.1.2. Instalarea programului CIEL Gestiune Comercială 2005 Platinum pe staţiile client

După ce aţi instalat aplicaţia pe server, rulaţi pe fiecare staţie de lucru procedura de instalare, după cum urmează: 1. Din fereastra ce va apărea se alege butonul Next.

18




19


4. Din fereastra ce va apărea se alege "Install only the client (no MSDE)" şi butonul Next.


20



21



I.2. Procedura de instalare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005

Şi în cazul instalării aplicaţiei CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 pot exista aceleaşi două situaţii, şi anume: a. nu există MSDE instalat – se va urma procedura de instalare descrisă în subcapitolul I.1.1, punctul A. b. există MSDE instalat – se va urma procedura de instalare descrisă în subcapitolul I.1.1, punctul B.

I.3. Procedura de actualizare a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005

În cazul în care aveţi instalată o versiune anterioară a programului CIEL Gestiune Comercială Windows 2005, împreună cu MSDE, şi doriţi să realizaţi actualizarea aplicaţiei, procedaţi după cum urmează. 22


Observaţie: Înaintea actualizării este absolut necesar să realizaţi o salvare a bazei de date (Utilitare / Salvare). A. În cazul versiunii CIEL Gestiune Comerciala 2005 Platinum actualizarea presupune parcurgerea a două etape, şi anume: - actualizarea aplicaţiei pe server; - actualizarea aplicaţiei pe fiecare staţie de lucru. Pentru a realiza actualizarea pe server, urmaţi procedura descrisă în subcapitolul I.1.1, punctul B. Pentru a realiza actualizarea pentru fiecare din staţiile de lucru, urmaţi procedura descrisă în subcapitolul I.1.2. B. În cazul CIEL Gestiune Comerciala 2005 pentru a realiza actualizarea urmaţi procedura descrisă în subcapitolul I.1.1, punctul B.

I.4. Accesul în program

În urma operaţiunilor de instalare sau actualizare, la prima rulare programul vă solicită un cod de acces, pentru aflarea căruia va trebui să procedaţi astfel: -

fie să contactaţi telefonic departamentul de asistenţă tehnică al firmei CIEL, la telefon 021/201 53 53, şi să comunicaţi denumirea şi tipul programului (DOS / Windows / 2005), numărul de licenţă şi codul rădăcină afişat de program;

-

fie să trimiteţi un e-mail conţinând numele firmei care a achiziţionat produsul, denumirea şi tipul programului (DOS / Windows / 2005), numărul de licenţă şi codul rădăcină afişat de program la adresa [email protected] şi veţi primi un răspuns în cel mai scurt timp posibil.

După introducerea codului de acces va apărea un ecran în care va trebui să introduceţi numele şi parola. Combinaţia iniţială este: Nume : super Parola : valid

23


În situaţia în care combinaţia pe care aţi introdus-o nu este validă, accesul în program este interzis. Acest lucru este specificat de o fereastră. Butonul alăturat are ca efect deschiderea ferestrei Conectare la SQL Server sau MSDE, care permite modificarea parametrilor de conectare la serverul SQL.

După introducerea unei combinaţii valide nume / parolă va apărea fereastra de alegere societăţi.

24


Puteţi opta pentru afişarea sau nu la deschiderea programului a listei de societăţi existente, prin bifarea / debifarea casetei Deschidere listă societăţi la intrare în program. În cazul debifării opţiunii, societatea implicită va rămâne ultima societate selectată înaintea efectuării acestei operaţiuni. După selectarea societăţii de lucru va apărea fereastra principală a programului:

25


În cadrul acestei ferestre, prin poziţionarea cursorului mouse-ului pe un buton din bara de unelte, va apărea o scurtă explicaţie a funcţiei butonului respectiv. În partea de jos a ferestrei sunt afişate utilizatorul conectat şi versiunea programului. De asemenea, din cadrul opţiunii Utilitare, aveţi posibilitatea de a opta pentru Meniul simplificat, care conţine doar comenzile foarte des utilizate în cadrul programului, sau pentru Meniul avansat, care afişează toate comenzile. În cadrul câmpului Vreau să: programul vă permite să accesaţi în mod rapid o serie de operaţiuni frecvente, pe care le puteţi selecta din lista apărută la apăsarea butonului cu săgeată existent la capătul câmpului. În urma selectării opţiunii dorite se va deschide automat fereastra corespunzătoare.

II. INTRODUCERE RAPIDĂ ÎN UTILIZAREA PROGRAMULUI II.1. Generalităţi şi elemente comune

CIEL Gestiune Comerciala 2005 este un program puternic şi fiabil, conceput să folosească o bază de date SQL (Structured Query Language), cu ajutorul unei interfeţe cu utilizatorul prietenoase, simplu de utilizat. Programul este adecvat firmelor mici şi mijlocii care pot, cu un cost minim, să implementeze un software puternic, uşor adaptabil tuturor cazurilor întâlnite în practică. Ca toate programele CIEL, Gestiunea Comercială Windows 2005 este creată în conformitate cu toate legile în vigoare şi este actualizată periodic. Astfel notele contabile generate sunt conforme cu noul plan de conturi, iar metodele de descărcare a gestiunii sunt cele prevăzute de lege. Societăţile se pot defini multimagazie sau monomagazie, în funcţie de specificul firmei dumneavoastră, acelaşi lucru fiind valabil şi pentru lucrul cu devize. Se poate realiza o ierarhizare strictă a produselor, clienţilor şi furnizorilor, bazată pe categorii şi subcategorii. Pentru produse, în special, se pot implementa şi arbori de produse iar pentru clienţi există acum zone geografice de distribuţie. Cel mai mare avantaj al gestiunii este flexibilitatea : utilizatorul poate atât să definească câmpuri personalizate pentru a fi folosite în baza de date, cât şi să îşi creeze propriile situaţii bazate pe toate datele existente în program. Tot la capitolul flexibilitate amintim posibilitatea de import a datelor din versiunile anterioare şi posibilităţile de export a datelor, atât în format CSV (fişier ASCII importabil în Excel sau orice alt program de lucru tabelar), cât şi în format HTML (pagina de Internet) pentru publicarea unor situaţii.

26


Versiunea 2005 a Gestiunii Comerciale este cea mai puternică lansată până acum pe piaţă, având posibilităţi de evidenţă pentru toate metodele legale. Metodele de evidenţă a gestiunii utilizate de program sunt FIFO, PAMP şi LIFO. Metoda FIFO (First înFirst Out) – "primul intrat – primul ieşit", presupune că articolele ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie al primei intrări în stoc. Pe măsura epuizării lotului, stocurile ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie al lotului următor în ordine cronologică. Metoda PAMP (preţ de achiziţie mediu ponderat) presupune evaluarea articolelor ieşite din stoc la un preţ calculat lunar sau după fiecare operaţie de intrare sau înainte de fiecare operaţie de intrare, ca raport între valoarea totală a stocului iniţial plus valoarea intrărilor şi cantitatea existentă în stocul iniţial plus cantitatea intrată. În cazul metodei LIFO (Last înFirst Out) - "ultimul intrat – primul ieşit" ieşirile din stoc sunt evaluate la costul de achiziţie al articolelor intrate ultimele în stoc. Exemplu: Sa presupunem ca se fac următoarele achiziţii pentru articolului ARTICOL1: Data 10 mai 20 mai

Cantitate (bucăţi) 10 10

Preţ (lei / bucată) 100 150

In data de 30 mai se înregistrează ieşirea din stoc a unei cantităţi de 15 bucăţi din ARTICOL 1. În funcţie de tipul de evidenţă a gestiunii ales, vom avea următoarele cheltuieli şi valori ale stocului: 1. FIFO Valoarea stocului înainte de vânzare: 10 buc x 100 lei / buc + 10 buc x 150 lei / buc = 2500 lei Se va descărca din gestiune următoarea valoare: 10 buc x 100 lei / buc + 5 buc x 150 lei / buc = 1750 lei Valoarea stocului după vânzare: 5 buc x 150 lei / buc = 750 lei 2. PAMP Preţul de achiziţie mediu ponderat se calculează după formula: (10 buc x 100 lei / buc + 10 buc x 150 lei / buc) / (10 buc + 10 buc) = 125 lei / buc

27


Valoarea stocului înainte de vânzare: 20 buc x 125 lei / buc = 2500 lei Se va descărca din gestiune următoarea valoare: 15 buc x 125 lei / buc = 1875 lei Valoarea stocului după vânzare: 5 buc x 125 lei / buc = 625 lei 3. LIFO Valoarea stocului înainte de vânzare: 10 buc x 150 lei / buc + 10 buc x 100 lei / buc = 2500 lei Se va descărca din gestiune următoarea valoare: 10 buc x 150 lei / buc + 5 buc x 100 lei / buc = 2000 lei Valoarea stocului după vânzare: 5 buc x 100 lei / buc = 500 lei

Notă: Înainte de a începe descrierea funcţiilor programului vom prezenta o serie de caracteristici frecvent întâlnite în utilizarea programului.

a. Ferestrele de tip listă

Ferestrele de tip listă sunt ferestrele prin intermediul cărora puteţi vizualiza sub formă tabelară toate înregistrările din cadrul societăţii curente pentru o anumită opţiune (Clienţi / Furnizori, Articole, Factura cumpărare, Depozite, Agenţi etc.).

28


În partea dreaptă a ferestrei sunt afişate informaţii utile în lucrul cu programul şi combinaţiile de taste pentru accesarea rapidă a anumitor funcţii, iar în partea superioară a ferestrei este prezentă o bară de instrumente. În cadrul acestui tip de fereastră aveţi posibilitatea de a modifica dimensiunile coloanelor, astfel: poziţionaţi-vă la limita dintre două capuri de coloane, apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi, menţinându-l apăsat mutaţi limita coloanei până ajungeţi la dimensiunea dorită. Eliberaţi apoi butonul mouse-ului. Puteţi sorta înregistrările, ascendent sau descendent, după o anumită coloană, prin efectuarea unui click pe capul de tabel, în coloana după care se doreşte sortarea. La primul click se realizează sortarea ascendentă, la al doilea – descendentă. Observaţie: în cadrul fiecărei ferestre de tip listă în ultima coloană, denumită În lucru, în dreptul fiecărei înregistrări aflate în lucru la momentul accesării listei este afişat utilizatorul care operează înregistrarea respectivă în acel moment. Butoanele din partea inferioară a ferestrei sunt comune şi îndeplinesc următoarele funcţii: Deschide fereastra corespunzătoare adăugării unei noi înregistrări. Acelaşi efect îl are folosirea combinaţiei de taste Cr. Observaţie: la adăugarea unei înregistrări, câmpurile obligatorii de completat sunt cele colorate în albastru. Deschide fereastra corespunzătoare înregistrării curente (pe care sunteţi poziţionat în listă), în cadrul căreia puteţi modifica anumite elemente. Acelaşi efect îl are folosirea combinaţiei de taste Cd.

29


Observaţie: câmpurile colorate în gri nu pot fi modificate.

Şterge înregistrarea curentă, doar dacă respectiva înregistrare nu este utilizată în tranzacţii. Acelaşi efect îl are folosirea combinaţiei de taste Ce. Acţionarea acestui buton are ca efect crearea unei înregistrări identice cu cea curentă, singurul element diferit fiind codul. Acelaşi efect îl obţineţi prin folosirea combinaţiei de taste Cu. Acest buton apare în cazul listelor de documente; cu ajutorul lui puteţi storna un document validat. Acelaşi efect îl obţineţi prin folosirea combinaţiei de taste Ct. Realizează actualizarea înregistrărilor din cadrul ferestrei conform bazei de date (această comandă este utilă mai ales în cazul lucrului în reţea). Acelaşi efect îl obţineţi prin folosirea combinaţiei de taste Ca.

Realizează închiderea ferestrei curente (combinaţie de taste Ci).

Realizează poziţionarea pe prima înregistrare din cadrul listei. Realizează poziţionarea pe ultima înregistrare din cadrul listei. Realizează poziţionarea pe înregistrarea precedentă din cadrul listei. Realizează poziţionarea pe înregistrarea următoare din cadrul listei. Deschide fereastra de Căutare, ale cărei proprietăţi vor fi descrise tot în cadrul acestui subcapitol. Opţiunile din cadrul barei de instrumente superioare sunt: Butonul Configurare pagină deschide fereastra Page setup, în cadrul căreia puteţi configura următorii parametri pentru listarea la imprimantă:

30


-

- dimensiunile paginii (în câmpul Size apăsaţi pe butonul cu săgeată şi selectaţi tipul de pagină corespunzător); sursa de hârtie pentru imprimantă (procedaţi ca în cazul câmpului Size); orientarea paginii (vertical – Portrait, sau orizontal - Landscape); marginile paginii, atât pe orizontală, cât şi pe verticală; imprimanta la care doriţi să se realizeze tipărirea documentelor (apăsaţi butonul Printer şi selectaţi imprimanta corespunzătoare, din cadrul ferestrei care va apărea) . Butonul Tipărire (combinaţie de taste Cp) deschide fereastra următoare:

31


În cadrul acestei ferestre puteţi vizualiza paginile care urmează să fie tipărite, sau puteţi tipări una sau mai multe pagini din documentul curent, cu ajutorul meniului Listare. Tot în cadrul acestei ferestre, prin apăsarea butoanelor alăturate puteţi mări / micşora imaginea afişată pe ecran. Butonul Filtrare înregistrări realizează filtrarea înregistrărilor dintr-o listă pe baza unei condiţii. De exemplu, dacă doriţi realizarea unui filtru pentru afişarea din lista de articole doar a celor care au stocul real pozitiv, procedaţi astfel:

32


-

-

-

apăsaţi butonul Filtrare înregistrări ; în câmpul Nume completaţi numele filtrului (în cazul de faţă Articole); selectaţi câmpul pe baza căruia doriţi realizarea filtrului, din secţiunea Câmpuri; în secţiunea Filtru pentru câmpul, bifaţi caseta Condiţie 1 şi selectaţi din lista de condiţii opţiunea “> Mai mare ca ”; în cadrul câmpului care va apărea completaţi valoarea 0; dacă este necesar, există posibilitatea de a utiliza şi o a doua condiţie de filtrare, prin bifarea casetei Condiţie 2 şi completarea câmpurilor corespunzătoare; în cazul în care doriţi aplicarea mai multor filtre, procedaţi la fel pentru fiecare (pentru adăugarea unui nou filtru apăsaţi mai întâi butonul Creare), apoi în secţiunea Cumulare filtre bifaţi opţiunea dorită pentru aplicarea lor (Cumulate sau Separate). Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea filtrului. Programul vă întreabă dacă doriţi salvarea filtrului (dacă optaţi pentru salvarea filtrului îl veţi putea folosi şi ulterior, selectându-l din lista Filtre). Pentru a reveni la lista iniţială apăsaţi butonul Renunţă filtru.

Cu ajutorul butonului Export înregistrări se realizează exportul informaţiilor din listă într-un fişier de tip text sau HTML.

33


În cadrul câmpului Fişier completaţi calea către fişierul de export şi denumirea acestuia, sau selectaţi-le din fereastra apărută la apăsarea acestui buton. În cazul selecţiei fişierului de tip Text, stabiliţi tipul de delimitator dorit (implicit este selectat caracterul ”,”), precum şi Prefixul şi Sufixul (nu este obligatorie completarea acestor câmpuri). În cazul în care mai există un fişier cu aceeaşi denumire, programul vă întreabă dacă doriţi rescrierea acestuia. În cazul selecţiei fişierului de tip HTML, aveţi posibilitatea de a adăuga înregistrări la un fişier deja existent (prin bifarea casetei Adăugare). În partea dreaptă a ferestrei stabiliţi prima înregistrare din cadrul fişierului de export (în cazul exportului în fişier HTML), precum şi înregistrările care vor fi exportate (toate liniile, doar liniile selectate sau doar linia curentă). Apăsaţi acest buton pentru realizarea efectivă a operaţiunii de export, apoi apăsaţi butonul Ieşire, pentru închiderea ferestrei. Tot în cadrul ferestrelor de tip listă, prin apăsarea butonului drept al mouse-ului în cadrul listei aveţi acces la meniul contextual, conţinând opţiuni specifice tipului de fereastră din care este apelat.

34


Opţiunile posibile sunt: -

-

-

-

Creare – deschide fereastra corespunzătoare pentru adăugarea unei noi înregistrări la cele existente în cadrul listei; Modificare – deschide fereastra corespunzătoare pentru modificarea înregistrării curente (înregistrarea pe care sunteţi poziţionat în momentul accesării acestei opţiuni) din cadrul listei; Eliminare – elimină înregistrarea curentă din cadrul listei (după confirmarea comenzii); Duplicare – creează o nouă înregistrare conţinând aceleaşi date ca şi cea curentă (singurul element diferit este Codul); Stornare – în cazul listelor de documente stornează documentul curent (dacă acesta este validat). Actualizare - realizează actualizarea înregistrărilor din cadrul ferestrei conform bazei de date (această comandă este utilă mai ales în cazul lucrului în reţea); Alege tot – selectează toate înregistrările din cadrul listei; Validare – realizează validarea unui document selectat din listă; Validare grupată – validează mai multe documente selectate (pentru selectarea mai multor înregistrări ţineţi apăsată tasta B sau tasta F). În cazul în care dintre documentele selectate există documente deja validate sau necompletate corespunzător, programul va afişa o listă de erori; Căutare – deschide fereastra de căutare în cadrul înregistrărilor curente; Eliminare filtru – realizează revenirea la forma iniţială, în cazul unei liste pentru care s-a aplicat un filtru; Reiniţializare tabel – anulează modificările efectuate asupra formatului tabelului; Tipărire (în cadrul ferestrelor de documente) – afişează pe ecran documentul curent în forma în care va fi listat la imprimantă. Plată – deschide fereastra de creare a chitanţei de plată corespunzătoare facturii de cumpărare, sau a declaraţiei vamale de import curente, în cazul în care acestea sunt validate; Factura de cumpărare - deschide fereastra de creare a facturii de cumpărare corespunzătoare documentului curent în cazul în care acesta este validat (notă de intrare recepţie sau comandă de cumpărare);

35


-

-

-

-

-

-

Declaraţie vamală de import - deschide fereastra de creare a declaraţiei vamale de import corespunzătoare documentului curent în cazul în care acesta este validat (notă de intrare recepţie sau comandă de cumpărare); Notă de intrare recepţie - deschide fereastra de creare a notei de intrare recepţie corespunzătoare documentului curent în cazul în care acesta este validat (comandă de cumpărare); Încasare şi Încasare agent – deschide fereastra de creare a chitanţei de încasare corespunzătoare facturii de vânzare sau facturii de vânzare agent curente, în cazul în care acestea sunt validate; Factura vânzare şi Factura vânzare agent – deschide fereastra de creare a facturii de vânzare sau de vânzare agent corespunzătoare documentului curent, în cazul în care acestea sunt validate; Aviz de expediţie şi Aviz de expediţie agent – deschide fereastra de creare avizului de expediţie corespunzător documentului curent în cazul în care acesta este validat (comanda de vânzare sau oferta de vânzare); Comanda vânzare – deschide fereastra de creare a comenzii de vânzare corespunzătoare ofertei de vânzare curente, în cazul în care aceasta este validată; Ieşire – închide fereastra curentă.

b. Ferestrele de căutare

Ferestrele de căutare sunt folosite pentru localizarea / selectarea unei anumite înregistrări din cadrul unei liste, inclusiv în vederea completării unui câmp din fişele de client / furnizor, articole, documente etc.

Fereastra de căutare poate fi accesată din cadrul fiecărei ferestre de tip listă din program, prin apăsarea butonului alăturat, sau prin folosirea combinaţiei de taste Ff.

36


Observaţie: Fereastra de căutare poate fi accesată şi din cadrul ferestrelor de creare (clienţi/furnizori, articole, documente etc.), pentru câmpurile unde, în momentul poziţionării în câmpul respectiv, apare simbolul alăturat, prin apăsarea butonului cu simbolul menţionat, sau a tastei F4. Căutarea se poate face după oricare din coloanele listei; selectaţi coloana dorită, în cadrul secţiunii Criteriu de selecţie, deplasându-vă în cadrul listei prin apăsarea tastelor %, respectiv ^, sau cu ajutorul mouse-ului. Pentru fiecare criteriu de selecţie există asociată o listă de operatori; selectaţi operatorul corespunzător, apoi, în secţiunea Valoare completaţi informaţia căutată. Pe măsură ce tastaţi, programul deja va începe selectarea înregistrărilor. De exemplu, dorim să căutăm în lista de Clienţi / Furnizori un partener, după codul unic de identificare. Să presupunem că acest cod este ”4425589”. Alegem drept criteriu de selecţie CUI, la Operator selectăm ”Începe cu”, iar în secţiunea Valoare începem tastarea codului. Deja după introducerea primei cifre, programul va afişa în listă doar partenerii al căror cod unic de identificare începe cu ”4”. Continuăm introducerea codului în celula Valoare, până când în listă rămâne doar partenerul căutat. Observaţie: În cazul în care aţi efectuat căutarea din cadrul unei ferestre de creare, după găsirea înregistrării dorite utilizaţi acest buton, sau tasta E, pentru înserarea înregistrării în fişa de creare.

37


c. Ferestrele multiselecţie

Ferestrele multiselecţie sunt folosite în cadrul meniului Listări, pentru selectarea înregistrărilor din baza de date pentru care se doreşte realizarea listărilor, conform criteriilor stabilite. Utilizaţi acest buton, sau tasta F4, pentru accesarea acestui tip de fereastră. Fereastra este asemănătoare cu cea de căutare. Pentru căutarea unei înregistrări, alegeţi criteriul de selecţie, apoi operatorul corespunzător, iar în celula Valoare, tastaţi informaţia căutată (sau doar o parte din ea). Pe măsură ce tastaţi, programul deja va începe selectarea înregistrărilor.

În cazul în care există mai multe înregistrări care să corespundă criteriului căutat, pentru selectarea lor, efectuaţi unui click pe butonul stâng al mouse-ului, pe linia corespunzătoare fiecărei înregistrări, în zona de culoare albastră, ţinând apăsată tasta F (vor fi selectate, în mod individual, toate înregistrările asupra cărora efectuează un click cu mouse-ul) sau tasta B (vor fi selectate toate înregistrările cuprinse între prima şi ultima înregistrare pe care se efectuează click cu mouse-ul).

Efectuarea unui al doilea click asupra aceleiaşi înregistrări are ca efect deselectarea acesteia. Apăsaţi butonul alăturat sau tasta @ pentru salvarea opţiunilor de listare.

38


d. Ferestrele de creare documente

Şi în cazul ferestrelor de creare documente în partea dreaptă a ferestrei sunt afişate informaţii utile în lucrul cu programul şi combinaţiile de taste pentru accesarea rapidă a anumitor funcţii, iar deasupra zonei corespunzătoare liniilor documentului este afişată o bară de instrumente.

Elementele ferestrei de creare documente: Client / Furnizor : -

Client / Furnizor La apăsarea acestui buton sau a tastei F4 se va deschide lista cu toţi clienţii sau furnizorii existenţi. Alegeţi partenerul corespunzător şi apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea lui în document.

-

CUI – reprezintă codul unic de identificare al partenerului şi este completat automat de program după selectarea furnizorului sau clientului. Câmpurile Adresa şi Banca sunt completate de program cu informaţiile implicite din fişa partenerului, dar pot fi modificate.

39


Document : -

-

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent. Pentru documentele cu numerotare fixă, numărul documentului este propus implicit de program şi nu poate fi modificat în acest ecran. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată. Scadenţa – data scadentă a documentului; este completată implicit cu termenul de scadenţă din fişa clientului sau furnizorului, dar poate fi modificată.

Logistică : -

-

Depozit – depozitul unde / de unde se înregistrează articolele de pe document. Pentru selectarea depozitului din lista de depozite apăsaţi butonul alăturat sau tasta F4. Agent Utilizaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea agentului din listă.

Liniile documentului : -

Nr. – numărul articolului curent; este completat automat de program; Articol La apăsarea acestui buton sau a tastei F4 se va deschide lista cu toate articolele existente. Alegeţi articolul corespunzător şi apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea lui în document.

-

-

Denumire – denumirea articolului, este completată automat de program în urma selectării codului articolului. Cantitate – completaţi cantitatea corespunzătoare; Câmpurile Unitate, Preţ şi Moneda – sunt completate automat cu informaţiile din fişa articolului, dar pot fi modificate; Curs – reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat cu valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Disc.% – reprezintă procentul de reducere; Valoare – programul calculează automat valorile pentru fiecare linie din factură; aveţi posibilitatea de a modifica manual valoarea unei linii, urmând apoi să selectaţi în fereastra care va apărea care din elementele liniei doriţi să fie ajustate:

40


Observaţie: În cazul în care la Dosare / Configurare societate / Parametri societate aţi selectat DA la opţiunea Vizualizare valoare în devize, după coloana Valoare va mai exista o coloană, numită Valoare devize. În cadrul acestei coloane va fi afişată, pentru fiecare linie a documentului, valoarea în deviza în care este exprimat preţul articolului, dacă este cazul. -

Valoare TVA – valoarea taxei pe valoarea adăugată, calculată pentru fiecare linie a documentului; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate. Valoare TTI – valoarea cu toate taxele incluse, calculată pentru fiecare linie a facturii; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate.

În partea inferioară a ferestrei sunt afişate valorile cumulate pentru toate liniile documentului. Butoanele din partea inferioară a ferestrei: În cadrul acestei secţiuni sunt cuprinse informaţiile din subsolul documentului, referitoare la delegat şi la numărul de exemplare în care se întocmeşte documentul.

sau

afişează următoarele informaţii:

Total facturat – suma facturilor emise (de) către clientul sau furnizorul respectiv; Total încasat – suma încasărilor / plăţilor validate pentru clientul sau furnizorul respectiv; Sold – reprezintă Total facturat - Total încasat; Credit maxim – creditul maxim, preluat din fişa clientului sau furnizorului; Sold scadent – soldul scadent pentru clientul sau furnizorul respectiv; afişează următoarele informaţii:

41


Total intrări – suma cantităţilor din documentele de intrare validate, pentru articolul curent; Total ieşiri - suma cantităţilor din documentele de ieşire validate, pentru articolul curent; Stoc – reprezintă Total intrări - Total ieşiri; Stoc în depozit – stocul existent în depozitul curent; Stoc optim – stocul optim preluat din fişa articolului; Stoc minim – stocul minim preluat din fişa articolului; Acest

buton

deschide

fereastra

Stocuri pe depozite, în cadrul căreia

puteţi vizualiza stocul existent pentru articolul curent, pe fiecare depozit în parte. Cu ajutorul acestui buton se realizează salvarea documentului curent.

La validare, informaţiile din cadrul documentului sunt salvate definitiv şi nu mai pot fi modificate ulterior. În cazul anumitor tipuri de documente (factura de vânzare, factura de cumpărare), la validarea documentului programul realizează operaţiuni specifice - generarea notei contabile, modificări ale stocurilor etc. Anulează documentul în lucru. Odată anulat, documentul nu mai poate fi modificat. Salvează în documentul curent toate informaţiile introduse de operator. Documentul astfel salvat poate fi deschis ulterior pentru modificări. Documentele temporare nu afectează stocul. Închide fereastra de creare documente. Dacă nu aţi salvat documentul programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei. Observaţie: În cazul chitanţelor în cadrul ferestrei de creare zonele din antet sunt:

42


-

Document (Număr, Data); Furnizor / Client (Nume, CUI, Adresa, Agent).

Informaţiile cuprinse în liniile chitanţei sunt: -

-

Nr. – numărul curent; este completat automat de program; Tip – selectaţi opţiunea dorită (Casa sau Banca) din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Banca – dacă la Tip aţi selectat ”Banca” selectaţi banca dorită, din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Detalii – câmp de maxim 50 caractere pentru detalierea plăţii sau a încasării; Valoare – suma achitată sau încasată. Pentru completarea acestui câmp, utilizaţi butonul Documente de bază, sau combinaţia de taste Fb. Moneda – moneda în care se face plata (implicit este selectată moneda locală); Curs - reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat cu valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Valoare în lei – programul calculează automat valorile în lei pentru fiecare linie din chitanţă.

În partea inferioară a ecranului, în secţiunea Detalii furnizor / Detalii client este prezentat istoricul tranzacţiilor cu acest partener, iar în secţiunea Finalizare document numărul de exemplare în care se întocmeşte documentul. Butoanele din partea de jos a ecranului sunt Validează, Anulează, Temporar şi Ieşire, cu aceleaşi funcţii descrise anterior. Funcţiile butoanelor din bara de instrumente sunt:

43


Butonul Documente de bază deschide fereastra conţinând documentele de bază existente pentru documentul curent. Acelaşi efect îl obţineţi prin utilizarea combinaţiei de taste Fb. De exemplu, dacă pentru un client aţi înregistrat în prealabil o comandă de vânzare sau aţi întocmit o factură proforma, puteţi întocmi factura de vânzare pentru acest client pe baza unui din cele două documente, procedând astfel: -

-

deschideţi fereastra de creare facturi vânzare (Ieşiri / Factura vânzare / Creare); selectaţi clientul, din lista apărută la apăsarea simbolului în formă de lupă sau a tastei $; apăsaţi butonul Documente de bază sau utilizaţi combinaţia de taste Fb; se va deschide fereastra conţinând toate documentele de bază existente pentru acest client.

în coloana Da bifaţi caseta de validare din dreptul documentului corespunzător; apăsaţi butonul Ieşire pentru închiderea ferestrei; datele din documentul de bază selectat vor fi automat completate pe factură.

Observaţie: În cazul întocmirii unei chitanţe pe baza unei facturi procedaţi astfel: -

deschideţi fereastra de creare chitanţe; completaţi partenerul (Client sau Furnizor); în liniile chitanţei, după selectarea tipului de încasare / plată (Banca sau Casa), apăsaţi butonul Documente de bază sau utilizaţi combinaţia de taste Fb; bifaţi caseta de validare corespunzătoare facturii pe baza căreia se întocmeşte chitanţa; în coloana Cât se stinge ? completaţi suma încasată / achitată şi apăsaţi butonul Ieşire; suma completată va apărea şi pe chitanţă, în cadrul câmpului Valoare.

44


Butonul Nota contabilă afişează nota contabilă care urmează a fi generată la validarea documentului (dacă este cazul), în forma în care va fi trimisă în programul de contabilitate.

Prin intermediul butonului Documente în valută puteţi evalua valoarea unui document în valută. Din cadrul câmpului Moneda, apăsaţi butonul alăturat sau tasta F4 pentru deschiderea ferestrei de căutare pentru devizele introduse în cadrul programului. Selectaţi valuta dorită; programul va afişa automat valoarea documentului în valuta selectată (cu şi fără TVA), calculată pentru ultimul curs introdus.

45


Cu ajutorul butonului Detaliere linie curentă puteţi vizualiza informaţii suplimentare despre articolul curent (valorile taxelor, numere seriale etc.).

Pentru închiderea ferestrei apăsaţi butonul alăturat.

Atunci când deschideţi o fereastră de creare documente, în bara de meniuri a ferestrei principale a programului apare un nou meniu numit Document. Opţiunile acestui meniu sunt următoarele:

Format tipărire – afişează lista cu toate formatele de tipărire existente. Formatul de tipărire pentru documentul curent este primul din lista afişată (cel pe care este poziţionat cursorul).

46


Aceste formate de tipărire sunt create în conformitate cu legislaţia în vigoare. Aceste formate pot fi vizualizate sau modificate (sau puteţi crea altele noi) cu ajutorul Generatorului de rapoarte.

Tipărire – este afişat pe ecran documentul în formatul selectat anterior. Prin apăsarea butonului Print puteţi tipări la imprimantă documentul.

Validare – realizează aceeaşi funcţie ca şi butonul Validează, din partea inferioară a ferestrei de creare documente.

Anulare – realizează aceeaşi funcţie ca şi butonul Anulează, din partea inferioară a ferestrei de creare documente.

Temporar – realizează aceeaşi funcţie ca şi butonul Temporar, din partea inferioară a ferestrei de creare documente.

Ieşire – realizează aceeaşi funcţie ca şi butonul Ieşire, din partea inferioară a ferestrei de creare documente.

Observaţie: Aceleaşi opţiuni le puteţi accesa şi efectuând un click pe butonul drept al mouse-ului în cadrul ferestrelor de creare documente.

47


II.2. Crearea şi configurarea societăţii

Crearea unei societăţi se face din fereastra de alegere societăţi (Dosare / Societăţi), prin apăsarea butonului alăturat. În fereastra care se va deschide trebuie să completaţi: codul societăţii (maxim 4 caractere alfanumerice) – câmp obligatoriu şi denumirea societăţii.

La crearea unei societăţi, aveţi posibilitatea să îi asociaţi acesteia fie o bază de date nouă, fie o bază de date deja existentă. În cazul există deja o bază de date, pentru societatea pe care o creaţi şi doriţi conectarea societăţii la aceasta, bifaţi caseta Asociere cu o bază de date Ciel Gestiune Comerciala 2005 existentă; va apărea un nou câmp, denumit Baza de date, din cadrul căruia puteţi selecta, prin apăsarea butonului cu săgeată existent la capătul câmpului, baza de date respectivă. În cazul în care nu veţi selecta nici o bază de date, implicit programul va afişa în acest câmp baza de date asociată societăţii nou create, având denumirea de tipul ”Ciel” + Cod societate. Atenţie! Aceste informaţii, odată configurate, nu mai pot fi modificate ulterior. În urma apăsării acestui buton societatea nou creată va apărea în lista de societăţi. Pentru a începe lucrul cu această societate, alegeţi-o din listă şi apăsaţi butonul alăturat.

Pentru configurarea societăţii vă recomandăm efectuarea următorilor paşi:

48


A. Stabilirea parametrilor societăţii Pentru aceasta selectaţi opţiunea Configurare societate / Parametri societate, din cadrul meniului Dosare. În cadrul ferestrei care va apărea puteţi configura informaţii legate de: -

conturile pentru Clienţi, Furnizori, Stocuri, Venituri, Cheltuieli, Servicii şi TVA; Metoda de descărcare a gestiunii: FIFO, PAMP sau LIFO. Implicit este selectată metoda PAMP. Atenţie! Metoda selectată trebuie să rămână aceeaşi pe parcursul întregului exerciţiu financiar, conform legislaţiei în vigoare.

-

tipul de stornare utilizat în cadrul programului (stornare în negru sau stornare în roşu); tipul de acţiune utilizat în cazul stocului negativ (atenţionare, blocare sau nici o acţiune); codurile de clienţi/furnizori şi codurile de articole (codurile propuse de program la crearea primelor fişe).

B. Configurarea băncilor societăţii şi a băncii implicite Selectaţi opţiunea Configurare societate / Conturi la bănci, din meniul Dosare. În cadrul ferestrei care se va deschide la apelarea acestei opţiuni puteţi adăuga sau modifica informaţii despre băncile utilizate de societatea curentă. Selectaţi banca implicită (cea care va apărea pe toate documentele emise de societate) prin bifarea casetei corespunzătoare din coloana cu acelaşi nume. C. Crearea depozitelor societăţii Selectaţi opţiunea Depozite din cadrul meniului Fişiere. Pentru a adăuga un depozit completaţi direct pe linia marcată cu steluţă: - Denumirea depozitului; - Adresa, Telefonul şi, dacă este cazul, adresa de e-mail. Observaţie: pentru fiecare societate nou creată programul asociază automat un depozit cu denumirea "MAGAZIE CENTRALĂ", care va fi afişat în lista Depozite. Puteţi adăuga sau modifica informaţiile referitoare la acest depozit. D. Crearea subunităţilor societăţii Pentru introducerea subunităţilor societăţii selectaţi opţiunea Subunităţi, din cadrul meniului Fişiere. Pentru adăugarea unei subunităţi completaţi direct, pe linia marcată cu steluţă, informaţiile corespunzătoare, astfel: -

Denumire – denumirea subunităţii;

49


-

Subunitate implicită – bifaţi caseta în dreptul subunităţii de lucru; o singură subunitate

-

Depozit – depozitul implicit pentru fiecare subunitate (cel care apare pe factură);

poate fi implicită.

selectaţi depozitul corespunzător din lista apărută la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei $.

E. Numerotare documente Această etapă a configurării este foarte importantă, având în vedere faptul că pentru documentele cu numerotare fixă (factura de vânzare, aviz de expediţie, încasare, transfer între depozite) programul generează automat seria şi numărul documentului, în funcţie de configurările existente. Selectaţi opţiunea Tipuri de documente, din cadrul meniului Dosare. Selectaţi, pe rând, documentele cu numerotare fixă şi apăsaţi butonul Modificare. În câmpul Numerotare documente stabiliţi plaja de numere de documente, alocată fiecărei subunităţi în parte. F. Configurarea devizelor Selectaţi opţiunea Configurare societate / Devize, din meniul Dosare. În cadrul acestei ferestre puteţi vizualiza sau modifica cursurile de schimb pentru devizele folosite în cadrul aplicaţiei. Programul afişează pentru fiecare monedă, ultimul curs folosit în calcule. Selectaţi moneda locală, prin bifarea casetei corespunzătoare, din coloana cu acelaşi nume.

II.3. Crearea unei fişe de client / furnizor

Fişa de client / furnizor reprezintă o colecţie de date, asociată fiecărui client sau furnizor, care sunt folosite în cadrul documentelor şi a listărilor.

Utilizaţi acest buton, sau accesaţi opţiunea Clienţi / Furnizori, din cadrul meniului Fişiere pentru a vizualiza lista de clienţi şi furnizori existenţi; acelaşi efect îl obţineţi şi prin apăsarea tastei _. Pentru a adăuga un nou client sau furnizor apăsaţi acest buton sau utilizaţi combinaţia de taste Cr; în fereastra care va apărea trebuie să completaţi datele corespunzătoare partenerului respectiv, şi anume:

50


General : -

-

Cod – câmp obligatoriu, reprezentând un cod unic de identificare pentru fiecare client sau furnizor. Programul vă propune un cod (următorul după ultimul cod introdus), dar puteţi introduce orice alt cod, cu condiţia să nu mai existe deja. Odată introdus, acest cod nu mai poate fi modificat. Denumire – denumirea partenerului; CUI – codul unic de identificare al partenerului; Client sau Furnizor – bifaţi caseta corespunzătoare tipului de partener pe care îl creaţi. Observaţie: în cazul în care aceeaşi companie este şi client şi furnizor, nu este necesară crearea a două fişe separate, ci este suficientă bifarea celor două casete, Furnizor şi Client.

Logistică : -

Adresa – adresa partenerului; prin apăsarea pe butonul cu săgeată existent la capătul câmpului (sau prin apăsarea tastei $) puteţi vizualiza toate adresele existente pentru partenerul respectiv şi selecta adresa dorită. Adresa selectată va fi considerată implicită şi va apărea pe documentele partenerului. În cazul în care nu există nici o adresă pentru acest partener, la apăsarea acestui buton se va deschide fereastra Adrese – lista, în cadrul căreia puteţi introduce toate adresele corespunzătoare partenerului.

51


După ce aţi terminat, apăsaţi acest buton pentru închiderea ferestrei.

Pentru a introduce una din aceste adrese pe fişa partenerului, apăsaţi butonul cu săgeată existent la capătul câmpului Adresa, pentru afişarea listei şi selectaţi adresa dorită. -

-

Banca – banca şi contul partenerului; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa. Banca selectată va fi considerată implicită şi va apărea pe documentele partenerului. Persoană contact – persoana de contact de la firma parteneră; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa; Agent – agentul de la firma dvs. (curentă) desemnat pentru partenerul respectiv. În momentul poziţionării în cadrul câmpului, va apărea o iconiţă în formă de lupă. Apăsând acest simbol (sau tasta $) programul va afişa lista cu toţi agenţii existenţi (în cadrul acestei ferestre puteţi adăuga noi agenţi). După selectarea agentului apăsaţi butonul alăturat, pentru inserarea pe fişa partenerului.

-

Categorie – categoria din care face parte partenerul respectiv; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa;

Financiar : -

Termen scadenţă – termenul de scadenţă, exprimat în zile, pentru client sau furnizor;

52


-

Discount % – procentul de reducere utilizat pentru sau de către respectivul client sau furnizor; Observaţie: termenul de scadenţă şi reducerea completate pe această fişă vor apărea pe toate facturile emise pentru acest partener. Completaţi aceste informaţii doar dacă utilizaţi frecvent aceste câmpuri.

-

Credit maxim – acest câmp este prezent doar în cazul fişelor de clienţi şi reprezintă creditul maxim acordat pentru client. În cadrul câmpului de culoare albastră selectaţi din lista apărută la apăsarea tastei F4 (sau a iconiţei în formă de lupă) moneda corespunzătoare; la crearea unei fişe noi, implicit în acest câmp este selectată moneda locală (ROL).

-

Listă preţuri – lista de preţuri asociată partenerului respectiv; prin apăsarea tastei F4 (sau a iconiţei în formă de lupă) puteţi selecta una din listele de preţuri existente sau puteţi crea una nouă.

Contabilitate – Conturi asociate: reprezintă conturile asociate partenerului. Apăsând butonul alăturat sau tasta F4 va apărea lista de conturi existente. Pentru a crea un analitic pentru un partener, apăsaţi butonul Creare, iar după creare, alegeţi contul din listă şi apăsaţi butonul Selecţie pentru transferarea pe fişa partenerului. Observaţie: dacă nu aţi selectat nici un cont, la salvarea partenerului nou creat programul va genera automat un cont analitic pentru acest partener (pentru vizualizare, accesaţi ulterior fişa acestui partener, prin intermediul comenzii Modificare). Diverse : -

Informaţii adiţionale Puteţi completa informaţiile despre partener, adăugând câmpuri din lista apărută la apelarea acestui buton. Utilizatorul poate crea câmpuri noi utilizabile pentru acest partener, cu ajutorul opţiunii Fişiere / Câmpuri client/furnizor.

-

Observaţii – câmp disponibil pentru adăugarea diferitelor observaţii despre partener (maxim 1000 de caractere). Apăsaţi acest buton după completarea datelor corespunzătoare clientului sau furnizorului nou creat, pentru salvarea înregistrării.

Partenerul astfel creat îl veţi regăsi în lista Clienţi / Furnizori (Fişiere / Clienţi/Furnizori). În cazul apăsării acestui buton programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

53


II.4. Crearea unei fişe de articol

Fişa de articol reprezintă o colecţie de informaţii asociată fiecărui articol existent în cadrul societăţii curente. Aceste informaţii sunt folosite de program în cadrul listărilor sau operaţiunilor aferente fiecărui articol.

Utilizaţi acest buton, sau accesaţi opţiunea Articole, din cadrul meniului Fişiere pentru a vizualiza lista de articole existente; acelaşi efect îl obţineţi şi prin apăsarea tastei +.

Pentru a adăuga o nouă fişă de articol apăsaţi acest buton; în fereastra care va apărea trebuie să completaţi referitoare la articol, şi anume:

54


General : -

-

Cod – câmp obligatoriu, reprezentând un cod unic de identificare pentru fiecare articol. Programul vă propune un cod (următorul după ultimul cod introdus), dar puteţi introduce orice alt cod, cu condiţia să nu mai existe deja. Odată introdus, acest cod nu mai poate fi modificat. Denumire – denumirea articolului; Cod bare – cod suplimentar de identificare a articolului (de exemplu, număr de inventar); Denumire extinsă – câmp de maxim 250 de caractere pentru detalierea denumirii articolului; Cod extern – codul utilizat de furnizorul principal pentru articolul respectiv;

Logistică : -

Depozit – selectaţi depozitul în care se află articolul, din lista derulantă apărută la apăsarea butonului cu săgeată de la capătul câmpului. Furnizor principal – denumirea principalului furnizor pentru articol. În momentul poziţionării în cadrul câmpului, va apărea o iconiţă în formă de lupă. Apăsând acest simbol sau tasta F4 programul va afişa lista cu toţi furnizorii existenţi (în cadrul acestei ferestre puteţi adăuga noi furnizori). După selectarea furnizorul corespunzător apăsaţi butonul alăturat, pentru inserarea pe fişa articolului.

-

-

-

-

Unităţi de măsură – unitatea de măsură folosită pentru evidenţa articolului; Urmăreşte stoc – această opţiune este bifată implicit la crearea unei noi fişe. Debifaţi caseta doar în cazul articolelor pentru care noţiunea de stoc nu are semnificaţie (de exemplu, în cazul serviciilor); Urmăreşte numere seriale – în cazul bifării acestei opţiuni programul va ţine evidenţa fiecărei unităţi din articolul respectiv, pe baza numerelor seriale; Stoc optim – stocul optim stabilit pentru acest articol; Stoc minim – stocul minim stabilit pentru acest articol; Aceste două valori sunt folosite pentru avertizare, programul atrăgând atenţia în momentul depăşirii limitelor stabilite. Stoc real articol şi Stoc teoretic articol - aceste informaţii sunt completate ulterior de program, pe parcursul derulării tranzacţiilor cu acest articol. Aceste două câmpuri nu sunt modificabile şi au caracter informativ. Categorie – categoria din care face parte articolul. Prin apăsarea acestui buton se va deschide fereastra Categorii articol – listă. În cadrul acestei ferestre puteţi încadra articolul într-una sau mai multe categorii, procedând astfel:

55


poziţionaţi-vă în coloana Denumire categorie şi apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 ; se va deschide fereastra de căutare a categoriilor de articole existente; dacă doriţi puteţi adăuga categorii noi la cele existente scriind direct pe linia marcată cu steluţă, în cadrul coloanei Denumire categorie ; pentru a insera în fişa articolului una din categoriile existente alegeţi-o din listă şi apăsaţi butonul Selecţie. -

Observaţii - câmp disponibil pentru adăugarea diferitelor observaţii despre articol (maxim 1000 de caractere);

Financiar : -

-

-

Preţ vânzare – preţul de vânzare, fără TVA. Moneda implicită este cea locală (ROL), dar puteţi selecta orice altă monedă existentă în listă, utilizând butonul alăturat, sau tasta $. Preţ cumpărare – preţul de cumpărare, fără TVA. Pentru selectarea monedei procedaţi ca în cazul preţului de vânzare. Ultimul preţ de cumpărare şi Ultimul preţ de vânzare – aceste informaţii sunt completate ulterior de program, pe parcursul derulării tranzacţiilor cu acest articol. Aceste două câmpuri nu sunt modificabile şi au caracter informativ. TVA colectat şi TVA deductibil – în cadrul acestor câmpuri selectaţi tipul de TVA corespunzător articolului; pentru completarea acestor câmpuri utilizaţi tasta F4 sau butonul în formă de lupă.

56


-

Taxe – reprezintă taxele aferente articolului. La apăsarea acestui buton se va deschide lista tuturor taxelor configurate în cadrul programului. Completaţi valorile corespunzătoare pentru parametri, apoi apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea taxei în fişa articolului;

-

Buget – codul bugetului corespunzător articolului; la apăsarea butonul în formă de lupă sau tasta F4 se va deschide fereastra de căutare în lista de bugete existentă. Dacă doriţi puteţi adăuga bugete noi la cele existente, scriind direct pe linia marcată cu steluţă.

Conturi contabile : -

Stocuri, Venituri şi Cheltuieli – reprezintă conturile corespunzătoare asociate articolelor. La crearea unei fişe noi aceste câmpuri sunt completate automat de program, dar le puteţi modifica, apăsând butonul în formă de lupă sau tasta F4 şi selectând din lista de conturi pe cele dorite.

Diverse: -

Informaţii adiţionale Puteţi completa informaţiile despre articol, adăugând câmpuri din lista apărută la apelarea butonului alăturat. Câmpurile din această listă sunt adăugate cu ajutorul opţiunii Fişiere / Câmpuri articol.

-

Imagine articol – puteţi adăuga o imagine a articolului. Pentru a insera o poză a articolului, apăsaţi mai întâi acest buton. Apăsaţi apoi butonul alăturat, iar în cadrul ferestrei care va apărea indicaţi locaţia fişierului conţinând poza articolului. Fişierul trebuie să aibă formatul de tip .bmp, .gif sau .jpg şi nu trebuie să depăşească 64 Kb. După completarea datelor corespunzătoare articolului nou creat, apăsaţi butonul acesta, pentru salvarea înregistrării.

Noul articol îl veţi regăsi în lista de articole (Fişiere / Articole). În cazul apăsării butonului Anulează programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

57


II.5. Întocmirea unei facturi de cumpărare Utilizaţi acest buton, sau accesaţi opţiunea Factura de cumpărare, din cadrul meniului Intrări pentru a vizualiza lista cu toate facturile de cumpărare întocmite. Pentru a întocmi o nouă factură de cumpărare apăsaţi acest buton.

Completaţi seria şi numărul documentului; acestea nu mai pot fi modificate ulterior. În fereastra care se va deschide completaţi datele corespunzătoare facturii. Observaţie: apăsând tasta * veţi fi transferat direct în liniile facturii.

Furnizor : -

Furnizor – la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toţi furnizorii existenţi. După selectarea furnizorului corespunzător apăsaţi butonul alăturat, pentru inserarea în factură.

-

CUI – reprezintă codul unic de identificare al furnizorului şi este completat automat de program după selectarea furnizorului.

58


-

Câmpurile Adresa şi Banca sunt completate de program cu informaţiile implicite din fişa furnizorului, dar pot fi modificate.

Document : -

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent; nu poate fi modificat. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată Scadenţa – data scadentă a facturii; este completată implicit cu termenul de scadenţă din fişa partenerului, dar poate fi modificată.

Logistică : -

Depozit – depozitul unde se înregistrează articolele de pe factură. Apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea depozitului din listă. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului din listă.

Liniile facturii : -

Nr. – numărul articolului curent; este completat automat de program; Articol - la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toate articolele existente. După selectarea articolului corespunzător, apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea în factură.

-

Denumire – denumirea articolului, este completată automat de program în urma selectării articolului. Cantitate – completaţi cantitatea corespunzătoare; Câmpurile Unitate, Preţ şi Moneda – sunt completate automat cu informaţiile din fişa articolului, dar pot fi modificate; Curs – reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Disc. % – reprezintă procentul de reducere; Valoare – programul calculează automat valorile pentru fiecare linie din factură; aveţi posibilitatea de a modifica manual valoarea unei linii, urmând apoi să selectaţi în fereastra care va apărea care din elementele liniei doriţi să fie ajustate:

-

-

59


-

Valoare TVA – valoarea taxei pe valoarea adăugată, calculată pentru fiecare linie a documentului; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate. Valoare TTI – valoarea cu toate taxele incluse, calculată pentru fiecare linie a facturii; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate.

În partea inferioară a ferestrei sunt afişate valorile cumulate pentru toate liniile facturii. Butoanele din partea inferioară a ferestrei: În cadrul acestei secţiuni sunt cuprinse informaţiile din subsolul documentului, referitoare la delegat şi la numărul de exemplare în care se întocmeşte factura; Afişează istoricul operaţiunilor cu furnizorul respectiv. Prezintă evoluţia stocurilor pentru articolul selectat din liniile facturii. Acest

buton

deschide

fereastra


puteţi vizualiza stocul existent pentru articolul curent, pe fiecare depozit în parte. Cu ajutorul acestui buton se realizează salvarea documentului curent. La validare, informaţiile din cadrul documentului sunt salvate definitiv şi nu mai pot fi modificate ulterior. Factura de cumpărare afectează stocul de marfă şi înregistrează societatea cu o datorie către furnizor. La validarea facturii de cumpărare programul generează o notă contabilă de tipul: % = 401 371 4426 Anulează documentul în lucru. Odată anulat, documentul nu mai poate fi modificat. Salvează în documentul curent toate informaţiile introduse de operator. Factura astfel salvată poate fi deschisă ulterior pentru modificări. Documentele temporare nu afectează stocul. Închide fereastra de creare a facturilor de cumpărare. Dacă nu aţi salvat factura, programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

60


II.6. Efectuarea unei plăţi

Să presupunem că efectuăm plata pentru factura emisă anterior. Utilizând acest buton, sau accesând opţiunea Plăţi, din cadrul meniului Intrări puteţi vizualiza lista cu toate chitanţele de plată întocmite. Pentru a întocmi o nouă chitanţă de plată apăsaţi butonul alăturat. Completaţi seria şi numărul chitanţei; acestea nu mai pot fi modificate ulterior. Elementele chitanţei sunt următoarele:

Document : -

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent; nu poate fi modificat. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată.

Furnizor : -

Furnizor – la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toţi furnizorii existenţi. După selectarea furnizorului corespunzător apăsaţi acest buton, pentru inserarea în chitanţă.

61


-

CUI – reprezintă codul unic de identificare al partenerului şi este completat automat de program după selectarea furnizorului. Câmpul Adresa este completat de program cu informaţiile implicite din fişa furnizorului. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului corespunzător din listă.

Liniile chitanţei : Observaţie: apăsând tasta * veţi fi transferat direct în liniile chitanţei. -

Nr. – numărul curent; este completat automat de program; Tip – selectaţi opţiunea dorită (Casa sau Banca) din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Banca – dacă la Tip aţi selectat ”Banca” selectaţi banca dorită, din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Detalii – câmp de maxim 50 caractere pentru detalierea plăţii; Valoare – suma care se achită furnizorului.

Pentru completarea acestui câmp, apăsaţi butonul Documente de bază, de pe bara de instrumente situată deasupra liniilor chitanţei, sau utilizaţi combinaţia de taste Cb. Va apărea un ecran cu toate documentele de bază înregistrate pentru acest furnizor şi neachitate.

-

Bifaţi documentul pentru care se face plata, iar în coloana Cât se stinge? completaţi suma care se achită. Pentru închiderea ferestrei apăsaţi butonul alăturat.

-

Moneda – moneda în care se face plata (implicit este selectată moneda locală); utilizaţi tasta F4 pentru selectarea monedei;

62


-

-

Curs - reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat cu valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Valoare în lei – programul calculează automat valorile în lei pentru fiecare linie din chitanţă.

În partea inferioară a ecranului, în secţiunea Detalii furnizor este prezentat istoricul tranzacţiilor cu acest furnizor, iar în secţiunea Finalizare document numărul de exemplare în care se tipăreşte documentul. Observaţie: Dacă în cadrul meniului Dosare / Configurare societate / Parametri societate aţi selectat ”Da” la opţiunea Afişare document la validare, în momentul validării unui document se va deschide fereastra de vizualizare a documentului respectiv (în formatul care va fi tipărit la imprimantă). Butoanele din partea inferioară a ecranului: Cu ajutorul acestui buton se realizează salvarea chitanţei. La validare, informaţiile din cadrul documentului sunt salvate definitiv şi nu mai pot fi modificate ulterior. Chitanţa de plată nu afectează stocul de marfă şi stinge datoriile societăţii către furnizor. La validarea chitanţei de plată programul generează o notă contabilă de tipul: 401 = 5311 Anulează documentul în lucru. Odată anulat, documentul nu mai poate fi modificat. Salvează în documentul curent toate informaţiile introduse de operator. Chitanţa astfel salvată poate fi deschisă ulterior pentru modificări. Închide fereastra de creare a chitanţelor de plată. Dacă nu aţi salvat chitanţa, programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

63


II.7. Întocmirea unei facturi de vânzare

Utilizaţi acest buton, sau accesaţi opţiunea Factura de vânzare, din cadrul meniului Ieşiri pentru a vizualiza lista cu toate facturile de vânzare întocmite. Pentru a întocmi o nouă factură de vânzare apăsaţi acest buton şi în fereastra ce va apărea completaţi informaţiile, după cum urmează. Observaţie: apăsând tasta * veţi fi transferat direct în liniile facturii.

Client : -

Client – la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toţi clienţii existenţi. Alegeţi clientul corespunzător şi apăsaţi acest buton, pentru inserarea în chitanţă.

-

CUI – reprezintă codul unic de identificare al partenerului şi este completat automat de program după selectarea clientului. Câmpurile Adresa şi Banca sunt completate de program cu informaţiile implicite din fişa clientului, dar pot fi modificate.

Document :

64


-

-

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent; este generat automat de program, în funcţie de configuraţia stabilită (Dosare / Tipuri de documente) şi nu poate fi modificat. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată; Scadenţa – data scadentă a facturii; este completată implicit cu termenul de scadenţă din fişa clientului, dar poate fi modificată.

Logistică : -

Depozit – depozitul de unde se vând articolele de pe factură. Apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea depozitului din listă. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului din listă.

Liniile facturii : -

Nr. – numărul articolului curent; este completat automat de program; Articol la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toate articolele existente. După selectarea articolului corespunzător, apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea în factură.

-

Denumire – denumirea articolului, este completată automat de program în urma selectării articolului. Cantitate – completaţi cantitatea corespunzătoare; Câmpurile Unitate, Preţ şi Moneda – sunt completate automat cu informaţiile din fişa articolului, dar pot fi modificate; Curs – reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat cu valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Disc. % – reprezintă procentul de reducere acordat clientului; Valoare – programul calculează automat valorile pentru fiecare linie din factură; aveţi posibilitatea de a modifica manual valoarea unei linii, urmând apoi să selectaţi, în fereastra care va apărea, care din elementele liniei doriţi să fie ajustate:

-

-

-

Valoare TVA – valoarea taxei pe valoarea adăugată, calculată pentru fiecare linie a documentului; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate.

65


-

Valoare TTI – valoarea cu toate taxele incluse, calculată pentru fiecare linie a facturii; informaţiile din cadrul acestui câmp nu pot fi modificate.

În partea inferioară a ferestrei sunt afişate valorile cumulate pentru toate liniile facturii. Butoanele din partea inferioară a ferestrei: În cadrul acestei secţiuni sunt cuprinse informaţiile din subsolul documentului, referitoare la delegat şi la numărul de exemplare în care se întocmeşte factura; Afişează istoricul operaţiunilor cu respectivul client.

Prezintă evoluţia stocurilor pentru articolul selectat din liniile facturii. Acest

buton

deschide

fereastra


puteţi vizualiza stocul existent pentru articolul curent, pe fiecare depozit în parte. Cu ajutorul acestui buton se realizează salvarea documentului curent.

La validare, informaţiile din cadrul documentului sunt salvate definitiv şi nu mai pot fi modificate ulterior. Factura de vânzare afectează stocul de marfă şi înregistrează clientul cu o datorie către societate. La validarea facturii de vânzare programul generează o notă contabilă de tipul: 4111 = % 707 4427 Anulează documentul în lucru. Odată anulat, documentul nu mai poate fi modificat. Salvează în documentul curent toate informaţiile introduse de operator. Factura astfel salvată poate fi deschisă ulterior pentru modificări. Documentele temporare nu afectează stocul. Închide fereastra de creare a facturilor de vânzare. Dacă nu aţi salvat factura, programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

66


II.8. Întocmirea unei chitanţe

Selectaţi acest buton sau opţiunea Încasare, din cadrul meniului Ieşiri pentru a vizualiza lista cu toate chitanţele de încasare înregistrate. Pentru a întocmi o nouă chitanţă apăsaţi butonul alăturat.

Elementele chitanţei sunt următoarele:

Document : -

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent; este generat automat de program şi nu poate fi modificat. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată.

Client : -

Client – la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei F4 se va deschide lista cu toţi clienţii existenţi. Alegeţi clientul corespunzător şi apăsaţi acest buton, pentru inserarea în chitanţă.

67


-

CUI – reprezintă codul unic de identificare al partenerului şi este completat automat de program după selectarea clientului. Câmpul Adresa este completat de program cu informaţiile implicite din fişa clientului. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului corespunzător din listă.

Liniile chitanţei : Observaţie: apăsând tasta * veţi fi transferat direct în liniile chitanţei. -

Nr. – numărul curent; este completat automat de program; Tip – selectaţi opţiunea dorită (Casa sau Banca) din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Banca – dacă la Tip aţi selectat ”Banca” selectaţi banca dorită, din lista apărută la apelarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă; Detalii – câmp de maxim 50 caractere pentru detalierea plăţii; Valoare – suma achitată de client. Pentru completarea acestui câmp, apăsaţi butonul Documente de bază, de pe bara de instrumente situată deasupra liniilor chitanţei, sau utilizaţi combinaţia de taste Cb.

Va apărea un ecran cu toate documentele de bază înregistrate pentru acest client şi neîncasate.

-

Bifaţi documentul pentru care se face încasarea, iar în coloana Cât se stinge? completaţi suma care se achită. Pentru închiderea ferestrei apăsaţi butonul alăturat.

-

Moneda – utilizaţi tasta F4 pentru selectarea monedei în care se face încasarea;

68


-

-

Curs – reprezintă cursul de schimb pentru moneda selectată. Dacă aţi selectat moneda locală (ROL) pe această coloană programul completează automat cu valoarea 1. Dacă nu este introdus cursul de schimb în ziua emiterii facturii, programul va utiliza ultimul curs introdus. Valoare în lei – programul calculează automat valorile în lei pentru fiecare linie din chitanţă.

În partea inferioară a ecranului, în secţiunea Detalii client este prezentat istoricul tranzacţiilor cu acest client, iar în secţiunea Finalizare document numărul de exemplare în care se tipăreşte documentul.

Butoanele din partea inferioară a ecranului îndeplinesc următoarele funcţii: Cu ajutorul acestui buton se realizează salvarea chitanţei. La validare, informaţiile din cadrul documentului sunt salvate definitiv şi nu mai pot fi modificate ulterior. Chitanţa de încasare stinge datoriile clientului către societate. La validarea chitanţei programul generează o notă contabilă de tipul: 5311 = 4111 Anulează documentul în lucru. Odată anulat, documentul nu mai poate fi modificat. Salvează în documentul curent toate informaţiile introduse de operator. Chitanţa astfel salvată poate fi deschisă ulterior pentru modificări. Închide fereastra de creare a chitanţelor de plată. Dacă nu aţi salvat chitanţa, programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei. Observaţie: dacă în Dosare / Configurare societate / Parametri societate este selectat ”Da” la opţiunea Chitanţă la factură, la validarea facturii de vânzare programul vă întreabă dacă doriţi întocmirea chitanţei. În caz afirmativ, se va deschide automat fereastra Încasare, conţinând deja toate datele din factură.

69


III. FUNCŢIILE PROGRAMULUI

III.1. MENIUL DOSARE

Selectând această opţiune din meniul principal al programului se pot vizualiza opţiunile: -

Societăţi ;

Utilizatori ; Profile; Configurare societate; Reiniţializare rapoarte; Actualizare societate; Schimbare utilizator; Tipuri de documente; Câmpuri documente; Schimbare server; Ieşire .

Notă: în cazul în care sunteţi în modul de lucru Meniu simplificat singurele opţiuni disponibile sunt Societăţi, Configurare societate, Schimbare utilizator şi Ieşire. Observaţie: Opţiunea Schimbare server este disponibilă doar în cazul versiunii Platinum a aplicaţiei.

III.1.1. Societăţi

Selectând această opţiune din cadrul programului se va deschide fereastra de alegere societăţi.

70


În cadrul acestei ferestre puteţi realiza următoarele operaţiuni: -

schimbarea societăţii de lucru crearea unei societăţi eliminarea unei societăţi.

De asemenea, puteţi opta pentru afişarea sau nu la deschiderea programului a listei de societăţi existente, prin bifarea / debifarea casetei Deschidere listă societăţi la intrare în program. În cazul debifării opţiunii, societatea implicită va rămâne ultima societate selectată înaintea efectuării acestei operaţiuni. Pentru a schimba societatea curentă (de lucru) alegeţi din listă societatea dorită şi apăsaţi acest buton.

Pentru crearea unei noi societăţi apăsaţi butonul alăturat şi completaţi, în fereastra care va apărea, codul societăţii (maxim 4 caractere alfanumerice) – câmp obligatoriu şi denumirea societăţii. Aveţi posibilitatea, la crearea unei noi societăţi, să îi asociaţi acesteia planul contabil corespunzător. Acest plan contabil va fi folosit în mod automat si de aplicaţia Ciel Contabilitate, în cazul în care începeţi lucrul cu CIEL Gestiune.

71


La crearea unei societăţi, aveţi posibilitatea să îi asociaţi acesteia fie o bază de date nouă, fie o bază de date deja existentă. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Asociere cu o bază de date Ciel Gestiune Comerciala 2005 existentă; va apărea un nou câmp, denumit Baza de date, din cadrul căruia puteţi selecta, prin apăsarea butonului cu săgeată existent la capătul câmpului, baza de date respectivă. În cazul în care nu veţi selecta nici o bază de date, implicit programul va afişa în acest câmp baza de date asociată societăţii nou create, având denumirea de tipul ”Ciel” + Cod societate. În urma apăsării acestui buton societatea nou creată va apărea în lista de societăţi. Pentru a începe lucrul cu această societate, alegeţi-o din listă şi apăsaţi butonul alăturat. Pentru a şterge una din societăţile existente, selectaţi-o din listă şi apăsaţi acest buton. În fereastra care va apărea, confirmaţi comanda de ştergere, prin apăsarea butonului Da. Programul vă avertizează ca operaţiunea de ştergere este ireversibilă şi vă întreabă dacă doriţi şi ştergerea bazei de date asociate societăţii respective. Prin apăsarea butonului Anulare se renunţă la comanda de eliminare a societăţii.

Pentru închiderea ferestrei de selecţie societăţi utilizaţi butonul alăturat.

72


III.1.2. Utilizatori

La accesarea acestei opţiuni programul va afişa o listă conţinând toţi utilizatorii creaţi în cadrul programului, iar pentru fiecare utilizator – parola şi profilul implicit.

Pentru crearea unui utilizator nou scrieţi pe linia marcată cu steluţă numele şi parola asociată iar în coloana Profil implicit apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea profilului implicit asociat. Prin efectuarea unui dublu click pe butonul stâng al mouse-ului în linia corespunzătoare unui utilizator puteţi vizualiza şi modifica profilele asociate utilizatorului respectiv, pentru fiecare din societăţile existente.

73


Profilul implicit este valabil pentru toate societăţile, în cazul în care nu se vor aloca profile diferite pentru fiecare societate. Pentru a modifica profilul de utilizator pentru o anumită societate, în cadrul coloanei Cod profil apăsaţi tasta $; după selectarea codului va fi automat completată denumirea profilului. Observaţii: 1. Este recomandabil ca doar utilizatorul SUPER să aibă acces la această fereastră. 2. Profilul utilizatorului SUPER nu poate fi modificat.

III.1.3. Profile

La selectarea acestei opţiuni programul afişează lista tuturor profilelor existente. Prin intermediul unui profil pot fi configurate drepturile de acces acordate utilizatorului pentru opţiunile posibile în cadrul programului. Fiecărui utilizator îi poate fi asociat un singur profil.

74


Pentru adăugarea unui profil completaţi pe linia marcată cu steluţă numele acestuia în coloana Denumire. Observaţie: este recomandat ca dreptul de acces la această fereastră să fie acordat doar utilizatorului SUPER. La crearea unui profil nou, implicit sunt alocate drepturi de acces pentru toate opţiunile programului. Pentru modificarea drepturilor de acces asociate unui profil, poziţionaţi-vă în cadrul listei pe linia profilului pe care doriţi să îl modificaţi şi apăsaţi butonul alăturat.

75


Se va deschide o fereastră cu toate opţiunile programului. Debifaţi opţiunile pentru care nu doriţi acordarea dreptului de acces şi apăsaţi acest buton pentru salvarea modificărilor. Observaţie: Profilul Super Utilizator poate fi doar vizualizat, nu şi modificat. Pentru închiderea ferestrei şi salvarea modificărilor efectuate apăsaţi butonul alăturat. În momentul în care un utilizator va apela o opţiune pentru care nu are drept de acces va apărea următorul mesaj:

76


III.1.4. Configurare societate a. Informaţii societate În cadrul ferestrei Informaţii societate puteţi completa sau modifica informaţii referitoare la societatea curentă (cea selectată la intrarea în program). Aceste informaţii se referă la: denumire, adresă, date de contact (telefon, fax, e-mail), numărul de la Registrul Comerţului, codul unic de înregistrare si capitalul social.

Pentru închiderea ferestrei şi salvarea informaţiilor utilizaţi butonul alăturat.

b. Parametri societate Prin intermediul acestei opţiuni puteţi configura o serie de parametri ai societăţii curente, referitori la conturile contabile utilizate şi la documente.

77


Valorile din câmpurile colorate în galben reprezintă valorile implicite ale parametrilor şi nu pot fi modificate. Apăsarea acestui buton are ca efect revenirea la aceste valori implicite. Câmpurile din cadrul ferestrei au următoarele semnificaţii: -

Cele din secţiunea Conturi contabile se referă la conturile pentru Clienţi, Furnizori, Stocuri, Venituri, Cheltuieli şi Servicii. În cadrul câmpurilor corespunzătoare, prin apăsarea tastei F4 sau a butonului în formă de lupă se va deschide fereastra de căutare pentru conturi, din care puteţi selecta conturile dorite. În câmpul TVA este selectată implicit TVA colectată.

-

Apăsând butonul

se va deschide fereastra:

în care se vor completa conturile folosite la declaraţia vamală de import

78


- În secţiunea Diverse puteţi selecta, cu ajutorul tastei F4 sau apăsând butonul în formă de lupă: - Metoda de descărcare a gestiunii: FIFO, PAMP sau LIFO. Implicit este selectată metoda PAMP; - Limba - în versiunea curentă această opţiune nu este funcţională. - Rotunjire – se referă la rotunjirea valorilor calculate de program. Implicit este completată valoarea 1 (valorile sunt rotunjite la 1, de exemplu valoarea 1275,1 va fi aproximată la 1275, iar valoarea 1275,6 la 1276), dar puteţi opta pentru: • 0 – valorile nu vor fi aproximate; • 1 – de exemplu, valoarea 1276,4 va fi aproximată la 1276; • 10 – de exemplu, valoarea 1276 va fi aproximată la 1280; • 100 – de exemplu, valoarea 1276 va fi aproximată la 1300; • 1000 – de exemplu, valoarea 1276 va fi aproximată la 1000;

-

În cadrul secţiunii Parametri documente puteţi configura următoarele elemente: Stoc negativ – puteţi selecta cu ajutorul tastei F4 sau a butonului în formă de lupă una din următoarele valori: • Nimic – în momentul în care stocul de produse scade sub 0 (devine negativ) programul nu realizează nici o acţiune; • Atenţionare – în momentul în care stocul de produse scade sub 0, programul vă avertizează:

• Blocare – în momentul în care stocul de produse scade sub 0 programul vă avertizează şi nu vă permite validarea documentelor pentru stoc negativ; Chitanţă la factură – dacă este selectată opţiunea ”Da” (prin apăsarea butonului cu săgeată de la capătul câmpului va fi afişată lista cu toate opţiunile posibile), la validarea unei facturi de vânzare programul vă va întreba dacă doriţi întocmirea chitanţei şi în caz afirmativ, se va deschide automat fereastra Încasare, conţinând deja toate datele din factură. Tip document încasare automată – puteţi selecta una din opţiunile Încasare sau Încasare agent. Implicit, pentru încasare automată este selectat documentul Încasare. Liste cu temporare – dacă selectaţi ”Da” în rapoarte vor fi luate în considerare şi documentele salvate ca temporare.

79


Afişare document la validare – în cazul selectării opţiunii ”Da”, după validarea documentului se va deschide fereastra de vizualizare a documentului (în formatul în care va fi tipărit la imprimantă). Stornare în negru – stabileşte tipul de stornare utilizat în cadrul programului: • •

în cazul selectării opţiunii ”Da” se va utiliza stornarea în negru; în cazul selectării opţiunii ”Nu” se va utiliza stornarea în roşu.

Ordonare documente / zi – în cazul selectării opţiunii „Da” documentele vor fi luate în considerare în ordine cronologică. Vizualizare valoare în devize – în cazul selectării opţiunii „Da” în ferestrele de creare documente, în secţiunea liniilor documentului, după coloana Valoare, va mai apărea o linie, numită Valoare devize. încadrul acestei coloane va fi afişată, pentru fiecare linie a documentului, valoarea în deviza în care este exprimat preţul articolului, dacă este cazul. Utilizare aparat fiscal – în cazul utilizării unui aparat fiscal marca „DATECS”, se poate face o conexiune intre casa fiscală „DATECS” şi programul de gestiune. Prin selectarea opţiunii ”Da”, în meniul „Utilitare” va apare functia „Configurare case de marcat” iar înmeniul „Iesiri” va apare rubrica „Bon fiscal”.(vezi anexa IV.3.) Cod client / furnizor – codul propus de program la crearea primei fişe de client / furnizor (acest cod poate fi schimbat, însă doar la crearea partenerului, nu şi ulterior). Pentru fiecare fişă nou creată programul va propune un cod mai mare cu o unitate decât cel precedent. Cod articol - codul propus de program la crearea primei fişe de articol (acest cod poate fi schimbat, însă doar la crearea articolului, nu şi ulterior). Pentru fiecare fişă nou creată programul va propune un cod mai mare cu o unitate decât cel precedent.

Pentru salvarea configurărilor apăsaţi butonul alăturat.

c. Conturi la bănci În cadrul ferestrei care se va deschide la apelarea acestei opţiuni puteţi adăuga sau modifica informaţii despre băncile utilizate de societatea curentă.

80


Selectaţi banca implicită (cea care va apărea pe toate documentele emise de societate) prin bifarea casetei corespunzătoare din coloana cu acelaşi nume. d. Taxe Prin intermediul acestei opţiuni aveţi acces la fereastra cuprinzând taxele configurate în cadrul aplicaţiei. Conturile evidenţiate în lista taxe se vor folosi în mod implicit la generarea notelor contabile privind declaraţia vamală de import. In funcţie de necesitaţi, ele pot fi înlocuite cu conturi analitice.

81


Elementele din cadrul câmpului Formula sunt: -

Q – cantitatea (se completează la întocmirea documentului); P – preţul (se completează la întocmirea documentului); C – cursul devizei respective, la data la care se întocmeşte documentul; Pi – procentul asociat fiecărei taxe, în funcţie de tipul de articol. Se completează în fişa articolului, în fereastra apărută la apăsarea butonului asociat câmpului Taxe :

82


Observaţie: La întocmirea unui document, pentru vizualizarea valorii taxelor aferente utilizaţi butonul Detaliere linie curentă.

83


Formulele de calcul utilizate sunt conforme cu legislaţia în vigoare. Eventualele modificări legislative vor fi implementate înurmătoarele versiuni ale programului.

e. TVA

Cu ajutorul acestei opţiuni puteţi vizualiza sau modifica tipurile de TVA utilizate. Informaţiile din cadrul acestei ferestre vă sunt utile mai ales în cazul exportului în programele de contabilitate.

84


Informaţiile din cadrul ferestrei sunt: -

Descriere – detalii despre TVA; Procent – procentul corespunzător; Cont – contul contabil asociat; Tip – tipul de TVA (C – colectată, D – deductibilă, N - neexigibilă).

f. Devize În cadrul acestei ferestre puteţi vizualiza sau modifica cursurile de schimb pentru devizele folosite în cadrul aplicaţiei. Programul afişează pentru fiecare monedă, ultimul curs folosit în calcule.

85


Selectaţi moneda locală, prin bifarea casetei corespunzătoare, din coloana cu acelaşi nume. Pentru adăugarea unei noi devize scrieţi direct pe linia marcată cu steluţă codul şi denumirea asociate devizei şi cursul de schimb din data curentă. Pentru modificarea cursului unei devize selectaţi-o din listă şi apăsaţi butonul alăturat. Se va deschide o fereastră cu toate cursurile introduse pentru respectiva deviză. Completaţi, pe linia marcată cu steluţă, data şi noul curs de schimb (coloana Detalii poate fi folosită pentru completarea diverselor observaţii). Programul va utiliza în calcule ultimul curs introdus.

86


Observaţie: Formatul de introducere a datei calendaristice este de tipul zz/ll/aaaa.

g. Modalităţi de plată În cadrul acestei ferestre sunt prezentate modalităţile admise de societatea curentă pentru tranzacţiile de tip încasare / plată şi jurnalele corespunzătoare pentru fiecare mijloc de plată. Aceste informaţii sunt utilizate în cadrul ecranului de chitanţe.

87


h. Conturi La selectarea acestei opţiuni din meniu programul va afişa planul de conturi iniţial. Pentru a utiliza conturi analitice, trebuie mai întâi să le adăugaţi în planul de conturi, scriind direct pe linia marcată cu steluţă simbolul şi descrierea corespunzătoare.

88


g. Bugete

Aveţi posibilitatea de a stabili pentru societatea curentă mai multe centre de cost, pentru o mai bună evidenţă a bugetelor de venituri şi cheltuieli.

Selectând opţiunea Bugete din cadrul meniului puteţi crea noi centre de cost sau le puteţi modifica pe cele existente. Completaţi codul (maxim 16 caractere alfanumerice) şi denumirea pentru fiecare buget nou creat.

III.1.5. Reiniţializare rapoarte Este recomandată accesarea acestei comenzi în urma rulării procedurii de actualizare a programului. Cu ajutorul acestei opţiuni se realizează actualizarea rapoartelor societăţii curente, accesibile din cadrul meniului Listări. Atenţie! În cazul în care aţi personalizat anumite rapoarte, pentru a nu fi afectate de operaţiunea de Reiniţializare, vă recomandăm înainte salvarea acestora cu alte denumiri faţă de rapoartele implicite ale programului.

89


III.1.6. Actualizare societate În cazul în care se importă o bază de date dintr-o versiune mai veche a programului, este necesar să efectuaţi o actualizare a datelor, utilizând opţiunea Dosare / Actualizare

societate.

În cazul în care nu se realizează actualizarea programul nu va funcţiona corect. Actualizarea societăţii curente este indicat sa fie precedată de o salvare a bazei de date.

III.1.7. Schimbare utilizator Prin intermediul acestei opţiuni puteţi schimba utilizatorul care este conectat, fără a mai fi necesară încheierea sesiunii de lucru. Completaţi noul utilizator şi parola corespunzătoare, apoi apăsaţi butonul acesta, pentru conectarea utilizatorului la aplicaţie.

III.1.8. Tipuri de documente

În cadrul ferestrei Tipuri de documente utilizate în cadrul aplicaţiei.

sunt prezentate toate tipurile de documente

90


Observaţie: Nu există posibilitatea de a adăuga sau de a elimina înregistrări din cadrul listei. Pentru deschiderea ferestrei corespunzătoare unui document, selectaţi documentul respectiv din listă şi apăsaţi butonul alăturat, sau efectuaţi un dublu click pe butonul stâng al mouse-ului pe linia corespunzătoare documentului.

91


Informaţiile din cadrul acestei ferestre sunt: General : -

-

Cod – codul numeric asociat documentului; acest câmp nu poate fi modificat de utilizator. Denumire – denumirea documentului; Orientare – opţiunile posibile sunt Intrare, Ieşire sau Bifuncţional. Un document este bifuncţional dacă este şi de intrare şi de ieşire (ex.: Transfer între depozite). Acest câmp nu poate fi modificat de utilizator; Documente de bază – tipurile de documente care pot sta la baza acestui tip de document; câmpul nu poate fi modificat de utilizator; Număr maxim de linii – numărul de linii care pot fi adăugate în cadrul documentului. De exemplu: dacă pentru factura de vânzare selectaţi numărul maxim de linii 3, nu veţi putea introduce mai mult de 3 linii. La depăşirea acestei valori veţi fi avertizat de program.

-

Macheta tipărire – codul şi denumirea formatului de tipărire pentru documentul curent. Pentru selectarea unui format din lista existentă, apăsaţi butonul sau tasta $.

Financiar : -

Taxe – tipurile de taxe aplicabile în cazul documentului curent.

92


Prin apăsarea acestui buton se deschide fereastra Taxe tip document, prin intermediul căreia puteţi modifica sau adăuga taxe pentru documentul curent; -

Depăşire credit maxim – opţiunile posibile sunt: • Nimic – în momentul depăşirii creditului maxim pentru Clientul / Furnizorul pentru care se întocmeşte documentul respectiv programul nu realizează nici o acţiune; • Atenţionare – în momentul depăşirii creditului maxim, programul vă avertizează:

• Blocare – în momentul depăşirii creditului maxim programul vă avertizează şi nu vă permite validarea documentelor; Selectaţi acţiunea dorită din lista derulantă apărută la apăsarea butonului cu săgeată, existent la capătul câmpului. -

-

-

Sold scadent – opţiunile posibile sunt cele descrise anterior. Selectaţi acţiunea dorită din lista derulantă apărută la apăsarea butonului cu săgeată, existent la capătul câmpului. Numerotare fixă – această opţiune este bifată în cazul documentelor pentru care numărul este propus implicit şi nu poate fi modificat; opţiunea nu este accesibilă utilizatorului. Afectează stocul - această opţiune este bifată în cazul documentelor care afectează stocul; opţiunea nu este accesibilă utilizatorului. Cash - această opţiune este bifată în cazul documentelor de tip încasare / plată; opţiunea nu este accesibilă utilizatorului.

Numerotare documente – numerotarea utilizată în cazul documentului respectiv pentru fiecare subunitate a societăţii curente. La apăsarea acestui buton se va deschide fereastra Numerotare documente, în cadrul căreia puteţi modifica sau adăuga informaţii.

93


Pentru selectarea subunităţilor utilizaţi acest buton sau tasta $. După completarea / modificarea datelor corespunzătoare documentului, apăsaţi acest buton, pentru salvarea înregistrării. În cazul apăsării acestui butonului programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

III.1.9. Câmpuri documente Selectarea acestei opţiuni are ca efect deschiderea ferestrei Definiţie câmpuri documente, ce conţine informaţiile care apar în subsolul documentelor.

94


Puteţi modifica înregistrările existente sau puteţi adăuga altele, scriind direct pe linia marcată cu steluţă. Pentru închiderea ferestrei şi salvarea informaţiilor utilizaţi butonul alăturat.

III.1.10. Schimbare server

Prin intermediul acestei opţiuni a programului aveţi posibilitatea de a vă conecta la un alt server de baze de date. Această opţiune este disponibilă doar în cazul versiunii Platinum a aplicaţiei.

95


Conectarea la server se poate face în doua moduri: - fie prin Windows Integrated Security (prin contul şi parola utilizate de Windows); - fie prin utilizatorul şi parola asociate serverului.

III.1.11. Ieşire

Selectând această opţiune veţi ieşi din program. Datele introduse în sesiunea de lucru sunt stocate în baza de date.

III.2. MENIUL FIŞIERE

Selectând această opţiune din meniul principal al programului se pot vizualiza următoarele opţiuni:

-

Clienţi / Furnizori ; Categorii clienţi / furnizori ; Câmpuri client / furnizor ; Articole ; Categorii articole ; Câmpuri articol ; Liste de preţuri / Reduceri ; Depozite ;

96


-

Subunităţi ; Agenţi ; Comisioane agenţi ; Zone ; Plan de vânzări .

Notă: în cazul în care sunteţi în modul de lucru Meniu simplificat opţiunile disponibile sunt Clienţi / Furnizori, Articole, Liste de preţuri / Reduceri, Depozite, Agenţi şi Zone.

III.2.1. Clienţi / Furnizori

La selectarea acestei opţiuni, sau la apăsarea tastei _ programul va afişa lista de clienţi şi furnizori existenţi. Facilităţile ferestrei Clienţi / Furnizori sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune.

Pentru a adăuga un nou client sau furnizor apăsaţi acest buton sau utilizaţi combinaţia de taste Cr.

97


Pentru modificarea informaţiilor despre un client sau furnizor utilizaţi butonul alăturat sau efectuaţi un dublu click pe butonul stâng al mouse-ului pe linia corespunzătoare acestuia. Informaţiile din fişa unui client sau furnizor sunt următoarele :

General : -

-

Cod – câmp obligatoriu, reprezentând un cod unic de identificare pentru fiecare partener. Programul vă propune un cod (următorul după ultimul cod introdus), dar puteţi introduce orice alt cod, cu condiţia să nu mai existe deja. Odată introdus, acest cod nu mai poate fi modificat. Denumire – denumirea partenerului; CUI – codul unic de identificare al partenerului; Nr. Reg Comert – numarul de inregistrare la Registrul Comerţului Client sau Furnizor – bifaţi caseta corespunzătoare tipului de partener pe care îl creaţi; Observaţie: în cazul în care aceeaşi companie este şi client şi furnizor, nu este necesară crearea a două fişe separate, ci este suficientă bifarea celor două casete, Furnizor şi Client.

Logistică : -

Adresa – adresa partenerului; prin apăsarea pe butonul cu săgeată existent la capătul câmpului (sau prin apăsarea tastei $) puteţi vizualiza toate adresele existente pentru

98


partenerul respectiv şi selecta adresa dorită. Adresa selectată va fi considerată implicită şi va apărea pe documentele partenerului. În cazul în care nu există nici o adresă pentru acest partener, la apăsarea acestui buton se va deschide fereastra Adrese – lista, în cadrul căreia puteţi introduce toate adresele corespunzătoare partenerului.

După ce aţi terminat, apăsaţi acest buton pentru închiderea ferestrei.

Pentru a introduce una din aceste adrese pe fişa partenerului, apăsaţi butonul cu săgeată existent la capătul câmpului Adresa, pentru afişarea listei şi selectaţi adresa dorită. -

-

Banca – banca şi contul partenerului; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa. Banca selectată va fi considerată implicită şi va apărea pe documentele partenerului. Persoană contact – persoana de contact de la firma parteneră; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa; Agent – agentul de la firma dvs. (curentă) desemnat pentru partenerul respectiv. În momentul poziţionării în cadrul câmpului, va apărea o iconiţă în formă de lupă. Apăsând acest simbol (sau tasta $) programul va afişa lista cu toţi agenţii existenţi (în cadrul acestei ferestre puteţi adăuga noi agenţi). După selectarea agentului apăsaţi butonul alăturat, pentru inserarea pe fişa partenerului.

99


-

Categorie – categoria din care face parte partenerul respectiv; pentru completarea acestui câmp procedaţi ca în cazul câmpului Adresa;

Financiar : -

Termen scadenţă – termenul de scadenţă, exprimat în zile, pentru client sau furnizor; Discount % – procentul de reducere utilizat pentru sau de către respectivul client sau furnizor; Observaţie: termenul de scadenţă şi reducerea completate pe această fişă vor apărea pe toate facturile emise pentru acest partener. Completaţi aceste informaţii doar dacă utilizaţi frecvent aceste câmpuri.

-

-

Credit maxim – acest câmp este prezent doar în cazul fişelor de clienţi şi reprezintă creditul maxim acordat pentru client. În cadrul câmpului de culoare albastră selectaţi din lista apărută la apăsarea tastei F4 (sau a iconiţei în formă de lupă) moneda corespunzătoare; la crearea unei fişe noi, implicit în acest câmp este selectată moneda locală (ROL). Listă preţuri – lista de preţuri asociată partenerului respectiv; prin apăsarea tastei F4 (sau a iconiţei în formă de lupă) puteţi selecta una din listele de preţuri existente sau puteţi crea una nouă.

Contabilitate – Conturi asociate: reprezintă conturile asociate partenerului. Apăsând butonul alăturat sau tasta F4 va apărea lista de conturi existente. Pentru a crea un analitic pentru un partener, apăsaţi butonul Creare, iar după creare, alegeţi contul din listă şi apăsaţi butonul Selecţie pentru transferarea pe fişa partenerului. Observaţie: dacă nu aţi selectat nici un cont, la salvarea partenerului nou creat programul va genera automat un cont analitic pentru acest partener (pentru vizualizare, accesaţi ulterior fişa acestui partener, prin intermediul comenzii Modificare). Diverse : -

Informaţii adiţionale Puteţi completa informaţiile despre partener, adăugând câmpuri din lista apărută la apelarea acestui buton. Utilizatorul poate crea câmpuri noi utilizabile pentru acest partener, cu ajutorul opţiunii Fişiere / Câmpuri client/furnizor.

-

Observaţii – câmp disponibil pentru adăugarea diferitelor observaţii despre partener (maxim 1000 de caractere). Apăsaţi acest buton după completarea datelor corespunzătoare clientului sau furnizorului nou creat, pentru salvarea înregistrării.

100


Partenerul astfel creat îl veţi regăsi în lista Clienţi / Furnizori (Fişiere / Clienţi/Furnizori). În cazul apăsării acestui buton programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

III.2.2. Categorii clienţi / furnizori

Aveţi posibilitatea de a defini un arbore de categorii de parteneri. Fiecare categorie va fi caracterizată prin: -

Denumire – denumirea asociată categoriei; Denumire categorie superioară – pentru selectarea categoriei superioare utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta $.

Se pot defini unul sau mai multe nivele de categorii de parteneri. Fiecare partener poate fi conectat la mai multe categorii. Un partener nu poate fi conectat la o categorie superioară sau situată la acelaşi nivel cu categoria la care este deja conectat. Conectarea unui client sau furnizor la o categorie se poate face: fie din cadrul ferestrei de creare a fişei de client / furnizor (din câmpul Categorie); fie din cadrul ferestrei Categorii clienţi / furnizori, astfel: - selectaţi din listă categoria corespunzătoare;

101


- apăsaţi butonul Modificare; - în cadrul câmpului Cod client/furnizor utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea codului clientului sau furnizorului; denumirea va fi completată automat de program.

De exemplu, propunem următoarea structură de categorii.

Furnizori materiale

Furnizori servicii Catering

Transport Intern

Interni

Externi

Internaţional

Conectăm partenerul FURNIZOR SRL la categoria Catering şi la categoria Furnizori materiale. Încercăm să conectăm acelaşi partener la categoria Transport. Programul nu va permite acest lucru, deoarece categoria Transport este pe acelaşi nivel cu categoria Catering, la care partenerul este deja conectat.

102


III.2.3. Câmpuri client / furnizor

Prin intermediul acestei opţiuni puteţi completa informaţiile referitoare la parteneri. Codul câmpului este completat automat de program.

103


Câmpurile create în cadrul acestei ferestre le puteţi insera în fişa partenerului, în cadrul secţiunii Informaţii adiţionale, apăsând acest buton şi completând valoarea corespunzătoare fiecărui câmp.

III.2.4. Articole

La selectarea acestei opţiuni sau la apăsarea tastei + programul va afişa lista de articole existente. Facilităţile ferestrei Articole sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune.

Pentru a adăuga un nou articol la cele existente, apăsaţi acest buton sau utilizaţi combinaţia de taste Cr.

Pentru modificarea informaţiilor despre un articol, selectaţi-l din listă şi utilizaţi butonul alăturat sau combinaţia de taste Cd. Informaţiile din fişa unui articol sunt următoarele :

104


General : -

-

Cod – câmp obligatoriu, reprezentând un cod unic de identificare pentru fiecare articol. Programul vă propune un cod (următorul după ultimul cod introdus), dar puteţi introduce orice alt cod, cu condiţia să nu mai existe deja. Odată introdus, acest cod nu mai poate fi modificat. Denumire – denumirea articolului; Cod bare – cod suplimentar de identificare a articolului (de exemplu, număr de inventar); Denumire extinsă – câmp de maxim 250 de caractere pentru detalierea denumirii articolului; Cod extern – codul utilizat de furnizorul principal pentru articolul respectiv;

Logistică : -

Depozit – selectaţi depozitul în care se află articolul, din lista derulantă apărută la apăsarea butonului cu săgeată de la capătul câmpului. Furnizor principal – denumirea principalului furnizor pentru articol. În momentul poziţionării în cadrul câmpului, va apărea o iconiţă în formă de lupă. Apăsând acest simbol sau tasta F4 programul va afişa lista cu toţi furnizorii existenţi (în cadrul acestei ferestre puteţi adăuga noi furnizori). După selectarea furnizorul corespunzător apăsaţi butonul alăturat, pentru inserarea pe fişa articolului.

105


-

-

-

-

Unităţi de măsură – unitatea de măsură folosită pentru evidenţa articolului; Urmăreşte stoc – această opţiune este bifată implicit la crearea unei noi fişe. Debifaţi caseta doar în cazul articolelor pentru care noţiunea de stoc nu are semnificaţie (de exemplu, în cazul serviciilor); Urmăreşte numere seriale – în cazul bifării acestei opţiuni programul va ţine evidenţa fiecărei unităţi din articolul respectiv, pe baza numerelor seriale; Stoc optim – stocul optim stabilit pentru acest articol; Stoc minim – stocul minim stabilit pentru acest articol; Aceste două valori sunt folosite pentru avertizare, programul atrăgând atenţia în momentul depăşirii limitelor stabilite. Stoc real articol şi Stoc teoretic articol - aceste informaţii sunt completate ulterior de program, pe parcursul derulării tranzacţiilor cu acest articol. Aceste două câmpuri nu sunt modificabile şi au caracter informativ. Categorie – categoria din care face parte articolul. Prin apăsarea acestui buton se va deschide fereastra Categorii articol – listă. În cadrul acestei ferestre puteţi încadra articolul într-una sau mai multe categorii, procedând astfel:

poziţionaţi-vă în coloana Denumire categorie şi apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 ; se va deschide fereastra de căutare a categoriilor de articole existente; dacă doriţi puteţi adăuga categorii noi la cele existente scriind direct pe linia marcată cu steluţă, în cadrul coloanei Denumire categorie ; pentru a insera în fişa articolului una din categoriile existente alegeţi-o din listă şi apăsaţi butonul Selecţie.

106


-

Observaţii - câmp disponibil pentru adăugarea diferitelor observaţii despre articol (maxim 1000 de caractere);

Financiar : -

-

-

-

-

TVA colectat şi TVA deductibil – în cadrul acestor câmpuri selectaţi tipul de TVA corespunzător articolului; pentru completarea acestor câmpuri utilizaţi tasta F4 sau butonul în formă de lupă. Taxe – reprezintă taxele aferente articolului. La apăsarea acestui buton se va deschide lista tuturor taxelor configurate în cadrul programului Completaţi valorile corespunzătoare pentru parametri, apoi apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea taxei în fişa articolului; Preţ cumpărare – preţul de cumpărare, FT fără TVA. Moneda implicită este cea locală (ROL), dar puteţi selecta orice altă monedă existentă în listă, utilizând butonul alăturat, sau tasta $ preţul de cumpărare, TTI - toate taxele incluse. Pentru selectarea monedei procedaţi ca în cazul preţului FT. Adaos comercial - procent, în baza lui se calculează preţul de cumparare FT si TTI. Preţ vânzare – preţul de vânzare FT, fără TVA. Este folosit la tipărirea NIR-ului. Pentru selectarea monedei procedaţi ca în cazul preţului de cumparare FT preţul de vânzare TTI - toate taxele incluse. Este folosit la tipărirea NIRului. Pentru selectarea monedei procedaţi ca în cazul preţului FT. modificarea preţului de vânzare FT duce la modificarea corespunzătoare a adaosului comercial preţul de vânzare FT sau TTI poate fi modificat si înmomentul introducerii îndocumentul de vanzare (factura) Ultimul preţ de cumpărare şi Ultimul preţ de vânzare – aceste informaţii sunt completate ulterior de program, pe parcursul derulării tranzacţiilor cu acest articol. Aceste două câmpuri nu sunt modificabile şi au caracter informativ. Buget – codul bugetului corespunzător articolului; la apăsarea butonul în formă de lupă sau tasta F4 se va deschide fereastra de căutare în lista de bugete existentă. Dacă doriţi puteţi adăuga bugete noi la cele existente, scriind direct pe linia marcată cu steluţă.

Conturi contabile : -

Stocuri, Venituri şi Cheltuieli – reprezintă conturile corespunzătoare asociate articolelor. La crearea unei fişe noi aceste câmpuri sunt completate automat de program, dar le puteţi modifica, apăsând butonul în formă de lupă sau tasta F4 şi selectând din lista de conturi pe cele dorite.

Diverse: -

Informaţii adiţionale Puteţi completa informaţiile despre articol, adăugând câmpuri din lista apărută la apelarea butonului alăturat. Câmpurile din această listă sunt adăugate cu ajutorul opţiunii Fişiere / Câmpuri articol.

107


-

Imagine articol – puteţi adăuga o imagine a articolului. Pentru a insera o poză a articolului, apăsaţi mai întâi acest buton. Apăsaţi apoi butonul alăturat, iar în cadrul ferestrei care va apărea indicaţi locaţia fişierului conţinând poza articolului. Fişierul trebuie să aibă formatul de tip .bmp, .gif sau .jpg şi nu trebuie să depăşească 64 Kb. După completarea datelor corespunzătoare articolului nou creat, apăsaţi butonul acesta, pentru salvarea înregistrării.

Noul articol îl veţi regăsi în lista de articole (Fişiere / Articole). În cazul apăsării butonului Anulează programul vă avertizează că înregistrarea nu a fost salvată şi vă întreabă dacă doriţi salvarea ei.

III.2.5. Categorii articole

Această opţiune funcţionează ca şi în cazul categoriilor furnizori / clienţi, oferindu-vă posibilitatea de a defini relaţii ierarhice între categoriile de articole. Puteţi defini unul sau mai multe nivele de categorii de articole. Fiecare categorie va fi caracterizată prin: -

Denumire categorie – denumirea asociată categoriei; Denumire categorie superioară – pentru selectarea categoriei superioare utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta $.

108


III.2.6. Câmpuri articol

Prin intermediul acestei opţiuni puteţi completa informaţiile referitoare la articole, completând în cadrul câmpului Denumire caracteristicile dorite.

109


Câmpurile create în cadrul acestei ferestre le puteţi insera în fişa de articol, în cadrul secţiunii Informaţii adiţionale, apăsând acest buton şi completând valoarea corespunzătoare fiecărui câmp.

III.2.7. Liste de preţuri / Reduceri Aveţi posibilitatea de a crea liste de preţuri pe care le puteţi asocia, ulterior, partenerilor.

Pentru a asocia o listă de preţuri unui partener, în fişa partenerului respectiv, în câmpul

Lista de preţuri utilizaţi butonul n formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea listei corespunzătoare.

Observaţie: Un partener poate fi conectat la o singură listă de preţuri. Pentru crearea unei noi liste de preţuri procedaţi astfel: -

completaţi în câmpul Descriere denumirea asociată listei de preţuri; după completarea denumirii programul vă întreabă dacă doriţi editarea listei de preţuri; în fereastra care se va deschide completaţi articolele şi preţurile corespunzătoare.

În cadrul câmpului Observaţii puteţi completa diverse informaţii legate de lista de preţuri;

110


De exemplu, vrem să creăm o listă de preţuri denumită EXEMPLU, în care: -

preţul articolului Articol A, pentru o cantitate mai mare sau egală cu 100 bucăţi să fie 1 500 000 lei, începând cu 01.09.2004; pentru acelaşi articol, pentru o cantitate mai mare de 1 000 bucăţi să se aplice o reducere de preţ de 7%, începând cu 01.10.2004.

În cadrul ferestrei Lista preţuri EXEMPLU completaţi liniile după cum urmează:

În cadrul câmpului Cod articol utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea articolului din ista de articole existente. Denumirea articolului, unitatea de măsură şi moneda vor fi automat completate cu datele preluate din fişa articolului.

Data de începere va fi, implicit, data sistemului, dar poate fi modificată. Noile preţuri intră în vigoare începând cu data de începere, cu condiţia să fie bifată caseta Activare. Observaţie: Odată activate, aceste preţuri nu mai pot fi şterse din istoric. Câmpurile Data înregistrării şi Utilizator sunt completate automat de program şi nu pot fi modificate. În cazul celei de-a doua linii, fiind vorba de o reducere şi nu de un preţ fix, trebuie bifată caseta Reducere. Observaţii: - nu poate fi ştearsă o listă de preţuri care a fost asociată partenerilor; - nu poate fi ştearsă o listă de preţuri care are preţuri pe articole.

111


III.2.8. Depozite

Prin intermediul acestei opţiuni puteţi vizualiza depozitele societăţii curente.

Observaţie: pentru fiecare societate nou creată programul asociază automat un depozit cu denumirea "MAGAZIE CENTRALĂ", care va fi afişat în lista Depozite. Puteţi adăuga sau modifica informaţiile referitoare la acest depozit. Pentru a adăuga un nou depozit completaţi direct pe linia marcată cu steluţă: - Denumirea depozitului; - Adresa, Telefonul şi, dacă este cazul, adresa de e-mail. Pentru închiderea ferestrei şi salvarea informaţiilor utilizaţi butonul alăturat.

III.2.9. Subunităţi

112


Selectând această opţiune a programului puteţi vizualiza subunităţile societăţii curente. În categoria subunităţilor pot fi încadrate, de exemplu, filialele.

Pentru adăugarea unei subunităţi completaţi direct, pe linia marcată cu steluţă, informaţiile corespunzătoare, astfel: -

Denumire – denumirea subunităţii; Subunitate implicită – bifaţi caseta în dreptul subunităţii de lucru; o singură subunitate

-

Depozit – depozitul implicit pentru fiecare subunitate (cel care apare pe factură);

poate fi implicită.

selectaţi depozitul corespunzător din lista apărută la apăsarea butonului în formă de lupă sau a tastei $.

III.2.10. Agenţi La selectarea acestei opţiuni, programul vă afişează lista cu toţi agenţii existenţi pentru societatea curentă.

113


Pentru a adăuga un agent completaţi pe linia marcată cu steluţă următoarele informaţii: -

Numele agentului; Descrierea comisionului – pentru completarea comisionului utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta $. Descriere zonă - pentru completarea acestui câmp utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta $. Numărul de telefon şi de fax, CNP-ul, Seria si Numarul actului de identitate al agentului, adresa de e-mail şi pagina de web, după caz.

III.2.11. Comisioane agenţi

Această opţiune afişează lista de comisioane configurate în cadrul programului. Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente

comune / Ferestrele de tip listă.

114


Pentru adăugarea unui comision completaţi informaţiile corespunzătoare, astfel: -

-

în câmpul Denumire completaţi denumirea asociată comisionului; în câmpul Observaţii puteţi completa diverse informaţii legate de tipul de comision; după completarea denumirii şi a eventualelor observaţii, efectuaţi un dublu click pe butonul stâng al mouse-ului pe linia corespunzătoare listei, sau apăsaţi butonul Modificare; în fereastra care se va deschide completaţi categoria de articole şi comisionul corespunzător.

De exemplu, vrem să creăm un tip de comision, denumit Agent, cu următoarele caracteristici: a. pentru produsele din categoria Echipamente periferice : comisionul se acordă la încasare; pentru întârziere la plată de 0 zile comisionul este 10% din valoarea încasată fără TVA. pentru întârziere cuprinsă între 1 şi 3 zile comisionul este de 2% din valoarea încasată fără TVA. b. pentru produsele din categoria Electrocasnice : comisionul se acordă la vânzare; comisionul la vânzare nu depinde de întârzierea la plată. Comisionul este de 15% din valoarea facturii. Pentru aceasta, în fereastra Comision Agent completaţi câmpurile după cum urmează:

115


-

-

în cadrul câmpului Categorie articole utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea din listă a categoriei de articole; în câmpul Comision la încasare ? bifaţi caseta de validare în cazul în care comisionul se acordă la încasare (în cazul în care nu bifaţi această casetă comisionul se acordă la vânzare); în câmpurile Întârziere de la şi Întârziere până la completaţi intervalul de întârziere la plată pentru care se acordă comisionul; în cadrul câmpului Comision completaţi procentul comisionului acordat; Pentru închiderea ferestrei şi salvarea informaţiilor utilizaţi butonul alăturat.

III.2.12. Zone

Această opţiune a programului vă oferă posibilitatea definirii de zone geografice, care vă sunt utile pentru clasificarea partenerilor sau a agenţilor.

116


Pentru a adăuga o nouă zonă completaţi pe linia marcată cu steluţă denumirea zonei, în câmpul Descriere.

III.2.13. Plan de vânzări Această opţiune a programului vă permite întocmirea de planuri de vânzare pentru agenţi. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune

/ Ferestrele de tip listă.

117


Pentru crearea unui plan de vânzare completaţi următoarele informaţii, direct pe linia marcată cu steluţă: -

Agent – utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului din

listă;

Denumire categorie – utilizaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea

categoriei de articole din listă; Data început şi Data sfârşit – delimitează intervalul de timp pentru care se întocmeşte planul de vânzări; formatul datei este zz.ll.aaaa. Cantitate – cantitatea care trebuie vândută din categoria de articole selectată, în intervalul de timp stabilit anterior. Valoare - valoarea vânzărilor care trebuie realizate, din categoria de articole selectată, în intervalul de timp stabilit anterior. Moneda – moneda în care este exprimată valoarea vânzărilor; implicit este selectată moneda locală (ROL), dar poate fi selectată orice altă monedă configurată în cadrul programului, utilizând butonul în formă de lupă sau tasta $.

De exemplu, dacă vreţi ca planul de vânzare pentru agentul Popescu Ion în perioada 01.09.2004 – 01.11.2004 să fie constituit din vânzarea a 100 unităţi din articolele aparţinând categoriei Echipamente periferice, în valoare de 1 000 EUR, completaţi

informaţiile, după cum se poate observa în fereastra următoare:

118


III.3. MENIUL INTRĂRI

Selectând această opţiune din meniul principal al programului se pot vizualiza următoarele opţiuni: - Factura cumpărare ;

- Declaraţie vamală de import ; - Notă de intrare recepţie ; - Comanda cumpărare ; - Plăţi . Notă: în cazul în care sunteţi în modul de lucru Meniu simplificat opţiunile disponibile sunt Factura cumpărare, Notă de intrare recepţie, Comanda cumpărare şi Plăţi.

III.3.1. Factura cumpărare

La selectarea acestei opţiuni programul va afişa fereastra conţinând toate facturile de cumpărare create.

119


Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune


Observaţie: În cazul bifării casetei Ascunde documente anulate în listă nu vor fi afişate şi documentele anulate, ci doar cele validate sau temporare. Factura de cumpărare înregistrează furnizorul cu o creanţă la societate şi generează notă contabilă. Acest tip de document afectează stocul. Pentru a crea sau modifica o factură de cumpărare urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. Documentele validate sau anulate nu mai pot fi modificate.

III.3.2. Declaraţie vamală de import La selectarea acestei opţiuni programul va afişa lista tuturor declaraţiilor vamale de import existente pentru societatea curentă. Modul de utilizare a acestui tip de fereastră a fost descris în subcapitolul Generalităţi şi

elemente comune / Ferestrele de tip listă.

120


Observaţie: În cazul bifării casetei Ascunde documente anulate în listă nu vor fi afişate şi documentele anulate, ci doar cele validate sau temporare. Acest tip de document afectează stocul. Declaraţia vamală de import înregistrează furnizorul cu o creanţă la societate şi generează notă contabilă. Pentru a crea sau modifica un document urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente.

121


Observaţie: Pentru completarea taxelor aferente documentului puteţi proceda în două moduri: 1. prin apăsarea tastei ^; se va deschide fereastra Repartizare taxe, prin intermediul căreia pot fi adăugate pentru fiecare din liniile documentului, taxele legate de transport şi asigurare cargo, cantitativ sau valoric, pe valoarea de achizitie sau cu taxe incluse.

2. utilizând butonul Detaliere linie curentă şi modificând, pentru fiecare linie a documentului, valorile cuprinse în cadrul secţiunii Taxe.

122


III.3.3. Restituiri cumparare Accesarea acestei opţiuni a programului are ca efect afişarea ferestrei cuprinzând documentele de restituire la furnizor create. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. Restituirile la furnizor afectează stocul, reprezentând o iesire fizică a articolelor. Pentru a crea sau modifica o restituire furnizor urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.3.4. Notă de intrare recepţie

Accesarea acestei opţiuni a programului are ca efect afişarea ferestrei cuprinzând notele de intrare recepţie create. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă.

Nota de intrare recepţie afectează stocul, reprezentând intrarea fizică a articolelor în stoc. Pentru a crea sau modifica o notă de intrare recepţie urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente.

123


III.3.5. Comandă cumpărare Prin intermediul acestei opţiuni aveţi acces la fereastra conţinând comenzile de cumpărare înregistrate. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi

elemente comune / Ferestrele de tip listă.

Observaţie: În cazul bifării casetei Ascunde documente anulate în listă nu vor fi afişate şi documentele anulate, ci doar cele validate sau temporare. Comenzile de cumpărare se creează pe baza ofertelor de vânzare de la furnizori. Comanda de cumpărare nu afectează stocul şi nu generează notă contabilă. Pentru crearea sau modificarea comenzi de cumpărare urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.3.5. Plăţi Prin intermediul acestei opţiuni puteţi vizualiza lista tuturor chitanţelor de plată întocmite.

124


Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente


Chitanţele nu au numerotare fixă şi nu afectează stocul. Chitanţa stinge datoriile societăţii şi generează notă contabilă. Pentru a crea sau modifica o chitanţă urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. Documentele validate sau anulate nu mai pot fi modificate.

III.4. MENIUL IEŞIRI

Selectând această opţiune din meniul principal al programului se pot vizualiza următoarele opţiuni: - Factura vânzare ;

-

Factura vânzare agent ; Factura avans ; Aviz de expediţie ; Aviz de expediţie agent; Factura proforma ; Comanda vânzare ; Oferta vânzare ; Încasare ; Încasare agent .

Notă: în cazul în care sunteţi în modul de lucru Meniu simplificat opţiunile disponibile sunt Factura vânzare, Aviz de expediţie, Comanda vânzare şi Încasare.

125


III.4.1. Factura vânzare La selectarea acestei opţiuni programul va afişa fereastra conţinând toate facturile de vânzare întocmite.

Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune


Observaţie: În cazul bifării casetei Ascunde documente anulate în listă nu vor fi afişate şi documentele anulate, ci doar cele validate sau temporare. Numărul documentului este propus implicit (în funcţie de configurările stabilite în cadrul opţiunii Tipuri de documente / Numerotare) şi nu poate fi modificat. Factura de vânzare afectează stocul, înregistrează clientul cu o datorie şi generează notă contabilă. Pentru a crea sau modifica o factură de vânzare urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. Documentele validate sau anulate nu mai pot fi modificate. III.4.2. Factura vânzare agent La selectarea acestei opţiuni programul va afişa fereastra conţinând toate facturile de vânzare agent întocmite. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul


Factura de vânzare agent afectează stocul şi înregistrează clientul cu o datorie.

126


Deosebirea faţă de factura de vânzare constă în faptul că factura de vânzare agent nu are numerotare fixă. Pentru a crea sau modifica o factură de vânzare agent urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.3. Factura avans Selectând această opţiune a meniului puteţi vizualiza lista facturilor de avans existente. Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente


Factura de avans reprezintă un document contabil justificativ pentru încasarea parţială a unei comenzi, în vederea livrării de bunuri, sau executării de lucrări şi servicii. Acest tip de document nu are numerotare fixă. Factura de avans nu afectează stocul, dar înregistrează clientul cu o creanţă şi generează notă contabilă. Pentru a crea sau modifica o factură avans procedaţi după cum a fost descris în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.4. Restituire vânzare Accesarea acestei opţiuni a programului are ca efect afişarea ferestrei conţinând toate restituirile de la client întocmite. Restituirea de la client afectează stocul prin intrarea in stoc a cantitatii din restituirea clientului la data restituirii si cu valoarea corespunzatoare pretului articolului din ziua restituirii. Numărul documentului este propus implicit (în funcţie de configurările stabilite în cadrul opţiunii Tipuri de documente / Numerotare) şi nu poate fi modificat. Pentru a crea sau modifica o restituire de la client urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.5. Aviz expediţie Accesarea acestei opţiuni a programului are ca efect afişarea ferestrei conţinând toate avizele de expediţie întocmite. Avizul de expediţie afectează stocul. Numărul documentului este propus implicit (în funcţie de configurările stabilite în cadrul opţiunii Tipuri de documente / Numerotare) şi nu poate fi modificat. Pentru a crea sau modifica un aviz de expediţie urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.6. Aviz expediţie agent La selectarea acestei opţiuni programul va afişa lista tuturor avizelor de expediţie agent întocmite. Facilităţile ferestrei Avize expediţie agent sunt prezentate în subcapitolul


127


Avizul de expediţie agent afectează stocul. Deosebirea faţă de avizul de expediţie constă în faptul că avizul de expediţie agent nu are numerotare fixă. Pentru a crea sau modifica un aviz de expediţie agent urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.7. Factura proforma Selectarea acestei opţiuni are ca efect afişarea listei de facturi proforma întocmite. Facilităţile acestui tip de fereastră sunt comune cu cele descrise în subcapitolul Generalităţi

şi elemente comune / Ferestrele de tip listă.

Factura proforma reprezintă document contabil justificativ pentru înregistrarea încasărilor până la emiterea facturii fiscale şi eliberarea mărfurilor. Termenul de emitere a facturii fiscale este de 3 zile lucrătoare de la încasarea banilor pe baza facturii proforma. Pentru întocmirea unei facturi proforma urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. Factura proforma nu are numerotare fixă şi nu afectează stocul. III.4.8. Comandă vânzare

Fereastra Comanda vânzare prezintă aceleaşi particularităţi ca şi celelalte ferestre de tip listă, descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. Comanda de vânzare se întocmeşte la cererea clientului şi are ca rol formarea unei imagini a necesarului de aprovizionare. Comanda de vânzare nu afectează stocul, nu generează notă contabilă şi nu înregistrează clientul cu datorii. Pentru a crea sau modifica un astfel de document urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.9. Ofertă vânzare Această opţiune a programului permite vizualizarea ofertelor de vânzare existente. Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente


Oferta de vânzare are caracter pur informativ, nu afectează stocul şi nu înregistrează clientul cu datorii. Pentru a adăuga sau modifica o ofertă de vânzare urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. III.4.10. Bon fiscal Această opţiune a programului permite vizualizarea bonurilor fiscale existente. Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. 128


Bonul fiscal afectează stocul în mod similar documentelor de ieşire. Opţional se poate genera automat o factura de vânzare. Bonurile fiscale nu se pot modifica. Crearea unui bon fiscal se face doar în meniul „Utilitare / Introducere bonuri fiscale”. Inainte de începerea lucrului, pentru configurarea corectă a aplicaţiei Gestiune 2005 în conexiune cu aparatul fiscal, vă recomandam să consulţati anexa IV.3.

III.4.11. Încasare La selectarea acestei opţiuni puteţi vizualiza lista tuturor chitanţelor întocmite. Particularităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente


Pentru a crea sau modifica o chitanţă urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente. Încasarea stinge datoriile clientului şi generează notă contabilă.

Numărul chitanţei este propus implicit (în funcţie de configurările stabilite în cadrul opţiunii Tipuri de documente / Numerotare) şi nu poate fi modificat. Documentele validate sau anulate nu mai pot fi modificate.

129


III.4.12. Încasare agent La selectarea acestei opţiuni programul va afişa fereastra conţinând toate chitanţele de încasare agent întocmite. Facilităţile acestei ferestre sunt prezentate în subcapitolul


Caracteristicile acestui tip de document sunt aceleaşi ca şi cele prezentate pentru încasare. Deosebirea constă în faptul că încasarea agent nu are numerotare fixă. Pentru a crea sau modifica o chitanţă de încasare agent urmaţi instrucţiunile descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente.

III.5. MENIUL INTERNE

Selectând această opţiune din meniul principal al programului se pot vizualiza următoarele opţiuni: - Transfer între depozite ; - Mişcări stoc ; - Bon consum .

III.5.1. Transfer între depozite

Prin intermediul acestui document se realizează transferul stocurilor dintr-un depozit în altul. Selectarea acestei opţiuni a programului are ca efect afişarea listei tuturor documentelor de transfer între depozite întocmite. Particularităţile acestei ferestre sunt cele prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. Transferul între depozite afectează stocul. Numărul documentului este propus automat şi nu poate fi modificat. Pentru întocmirea unui nou document utilizaţi acest buton sau combinaţia de taste Cr şi completaţi informaţiile corespunzătoare, astfel:

130


Document : -

Nr. Doc. – reprezintă numărul documentului curent; este propus implicit de program şi nu poate fi modificat. Data – data întocmirii documentului curent; este propusă data sistemului, dar poate fi modificată.

Sursa : -

Depozit – depozitul din care se transferă articolele de pe document. Apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea depozitului din listă. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului din listă.

Destinaţie : -

Depozit – depozitul în care se transferă articolele de pe document. Apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea depozitului din listă. Agent - apăsaţi butonul în formă de lupă sau tasta F4 pentru selectarea agentului din listă.

Liniile documentului : -

Nr. – numărul articolului curent; este completat automat de program; Articol - la apăsarea butonul în formă de lupă sau tasta F4 se va deschide lista cu toate articolele existente.

131


Alegeţi articolul corespunzător şi apăsaţi butonul alăturat pentru inserarea în document. -

-

-

-

Denumire – denumirea articolului, este completată automat de program în urma selectării articolului. Cantitate – completaţi cantitatea corespunzătoare; Unitate – unitatea de măsură corespunzătoare articolului; unitatea de măsură implicită este ”bucată” (BUC) dar poate fi modificată, utilizând butonul în formă de lupă sau tasta $; Preţ Pentru a vizualiza preţul articolului utilizaţi butonul alăturat.

În cadrul acestei ferestre sunt afişate preţul unitar şi valoarea pentru fiecare linie a documentului. Preţurile din cadrul acestui ecran sunt calculate în funcţie de documentele introduse şi de metoda de descărcare de gestiune folosită. Ulterior validării documentului curent aceste preţuri vor fi recalculate. Moneda – moneda în care este exprimat preţul articolului; moneda implicită este cea locală (ROL), dar puteţi selecta orice altă monedă existentă în listă, utilizând butonul în formă de lupă sau tasta $. Disc. % – reprezintă procentul de reducere; Câmpurile Valoare, Valoare TVA şi Valoare TTI nu sunt accesibile utilizatorului. Pentru a vizualiza valorile corespunzătoare fiecărei linii utilizaţi butonul alăturat.

Butoanele din partea inferioară a ferestrei îndeplinesc aceleaşi funcţii cu cele descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de creare documente.

132


III.5.2. Mişcări stoc Documentele care pot fi întocmite prin intermediul acestei opţiuni sunt: Intrare generală; Ieşire generală; Stoc iniţial. La selectarea unuia dintre documentele menţionate mai sus programul va afişa lista cu documentele de tipul celui selectat întocmite. Particularităţile acestui tip de fereastră sunt cele prezentate în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. Pentru crearea unui nou document utilizaţi acest buton şi completaţi informaţiile corespunzătoare. Fereastra de creare a unui document de mişcare de stoc este asemănătoare cu fereastra de creare a documentelor de transfer între depozite, singura deosebire constând în faptul că în loc de secţiunile Sursa şi Destinaţie există o singură secţiune, denumită Logistică, în cadrul căreia se completează Depozitul în / din care intră / ies articolele şi Agentul.

a. Intrare generală Acest tip de document se întocmeşte atunci când se constată o diferenţă negativă între stocul scriptic (cel indicat de program) şi cel faptic (obţinut de program). Intrarea generală afectează stocul.

133


b. Ieşire generală Acest tip de document se întocmeşte atunci când se constată o diferenţă pozitivă între stocul scriptic (cel indicat de program) şi cel faptic (obţinut de program). Ieşirea generală afectează stocul. c. Stoc iniţial Acest document se întocmeşte la începutul anului financiar sau la începutul operării în societatea curentă. Stocul iniţial afectează stocul. Fereastra de creare a acestui tip de document prezintă aceleaşi particularităţi ca şi pentru celelalte documente de mişcare de stoc. Singura deosebire constă în prezenţa butonului Generare listă articole, care creează în document câte o linie pentru fiecare articol existent, cuprinzând denumirea, unitatea de măsură şi preţul, astfel încât operatorul poate sa completeze doar cantităţile corespunzătoare.

III.5.3. Bon consum Selectarea acestei opţiuni are ca efect afişarea listei conţinând bonurile de consum emise. Fereastra Bonuri consum prezintă aceleaşi particularităţi ca şi celelalte ferestre de tip listă, descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestrele de tip listă. Bonul de consum se întocmeşte pentru articolele consumate în cadrul societăţii şi afectează stocul. Fereastra de creare a unui bon de consum este asemănătoare cu fereastra de creare a documentelor de transfer între depozite, singura deosebire constând în faptul că în loc de secţiunile Sursa şi Destinaţie există o singură secţiune, denumită Logistică, în cadrul căreia se completează Depozitul din care au fost consumate articolele şi Agentul.

134


III.6. MENIUL LISTĂRI

Programul conţine un set de rapoarte, construite cu ajutorul Generatorului de rapoarte. Din acest meniu al programului se pot accesa mai multe opţiuni, şi anume:

- Stoc articole ; - Fişa de articol ; - Balanţa de stocuri ; - Fişa de magazie; - Jurnal de stoc ; - Jurnal contabil; - Documente comerciale ; - Portofoliu comenzi; - Stoc teoretic; - Stocuri negative; - Logistica / vânzări; - Statistici; - Generator rapoarte .

135


III.6.1. Stoc articole Cu ajutorul acestei opţiuni puteţi lista inventarul de articolelor pe depozite, utilizând pentru descărcarea gestiunii una din metodele: • • •

Primul intrat / primul ieşit (FIFO); Preţ de achiziţie mediu ponderat (PAMP); Ultimul intrat / primul ieşit (LIFO).

În fereastra care va apărea selectaţi: Data pentru care doriţi listarea, cu ajutorul butonului cu săgeată existent la capătul câmpului. Articolele pentru care doriţi listarea situaţiei stocurilor. Puteţi opta pentru toate articolele înregistrare în cadrul societăţii curente, sau puteţi selecta doar anumite articole. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat. Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestre multiselecţie). Selectaţi articolul sau articolele dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Depozitele pentru care doriţi listarea situaţiei stocurilor. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul articolelor. Metoda de descărcare a gestiunii utilizate: FIFO, PAMP sau LIFO. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran inventarul articolelor, conform opţiunilor dvs.

136


Opţiunile posibile în cadrul acestei ferestre sunt:

Rapoartele pot fi exportate pentru a fi păstrate şi vizualizate ulterior sub formă de fişiere distincte. În funcţie de programul care urmează a fi folosit pentru deschiderea fişierului, se pot crea diferite tipuri de fişiere:

-

nume_fisier.RTF – vor fi deschise cu editoare de text şi vor putea fi modificate; nume_fisier.PDF – vor fi deschise cu ajutorul programului Adobe Acrobat Reader

-

nume_fisier.XLS – vor fi deschise doar de programul MS Excel din pachetul MS

-

care permite doar vizualizarea, nu şi modificarea;

Office, permiţând modificarea şi utilizarea ulterioară a datelor; nume_fisier.TXT – pot fi modificate cu ajutorul editoarelor de text, având rolul de fişiere de export date între programe, fiind generate după un model prestabilit; nume_fisier.DBF – fişier de tip bază de date, pot fi deschise cu ajutorul programului Visual Fox Pro, sau a programelor special concepute pentru astfel de fişiere.

Table of contents – la apăsarea acestui buton în partea stângă a ecranului va apărea o coloana în care este afişat cuprinsul fişierului (dacă raportul conţine unul). Pentru închiderea acestei ferestre utilizaţi butonul . Pentru tipărirea la imprimantă a raportului. Va apărea o fereastră în cadrul căreia va trebui să selectaţi imprimanta, numărul de pagini, numărul de exemplare, precum şi dimensiunile şi orientarea paginilor care urmează a fi tipărite.

137


Copy - realizează copierea conţinutului paginii curente sub formă de succesiune de caractere, ce pot fi afişate cu ajutorul oricărui alt editor de text. Copierea se face prin simpla apăsare a acestui buton, urmând ca după deschiderea editorului de text ales (Wordpad sau MS Word) să se efectueze transferul cu ajutorul comenzii “Paste” care poate fi găsita înmeniul “Edit” al editorului. Find - reprezintă un utilitar cu ajutorul căruia se poate efectua căutarea unui cuvânt sau a unei expresii în cadrul întregului raport. Mai puteţi accesa această facilitate şi prin apăsarea simultana a tastelor Ff. Se pot configura parametrii căutării: - textul căutat (“Find what”); - posibilitatea căutării doar a cuvintelor ce reprezintă textul căutat (bifaţi caseta “Match whole word only” pentru activarea opţiunii); - posibilitatea căutării doar a textelor ce sunt identice cu textul căutat (bifaţi caseta “Match case” pentru activarea opţiunii); - direcţia de căutare (“Direction”) care poate fi de la începutul raportului către final (“Down” – “în jos”) sau invers (“Up” – “în sus”). După configurarea căutării se apăsă butonul alăturat pentru continuarea căutării. Pentru anularea căutării apăsaţi butonul acesta.

138


Numărul de pagini din raport afişate în aceeaşi fereastră Apăsarea butonului Single page va avea ca efect la afişarea unei singure pagini în fereastră, iar prin apăsarea butonului Multiple pages se pot afişa până la şase pagini simultan.

Zoom - oferă posibilitatea de mărire (“Zoom in”) sau de micşorare (“Zoom out”) a părţii din raport afişate în fereastra curentă, cu câte 10% pentru fiecare apăsare a butonului. Acest lucru se mai poate face modificând valoarea direct din lista propusa în câmpul “Zoom”. Selectarea opţiunii “Page width” are ca efect afişarea unei singure paginii astfel încât să poată fi observate atât marginea din stânga cât şi cea din dreapta. Opţiunea “Whole page” permite afişarea unei singure paginii, astfel încât să poată fi observate toate marginile paginii.

Trecerea de la o pagină la alta - se realizează prin apăsarea butoanelor de navigare sau a butoanelor Back (“Pagina precedentă”) sau Forward (“Pagina următoare”). Pagina curentă mai poate fi selectată şi prin modificarea directă a informaţiei de forma A/B, unde A este numărul paginii curente , iar B este numărul total de pagini. Acest buton este utilizat pentru închiderea ferestrei de afişare a raportului.

Observaţie: aceste opţiuni sunt comune tuturor ferestrelor de afişare raport.

III.6.2. Fişa de articol Cu ajutorul acestei opţiuni puteţi lista, pentru fiecare articol în parte, mişcările de stoc pentru o perioadă selectată de dvs. Pentru fiecare intrare / ieşire de articole sunt precizate data şi numărul documentului, clientul sau furnizorul, preţul net al articolului, precum şi valoarea intrării / ieşirii. În fereastra care va apărea trebuie să configuraţi următorii parametri:

139


Data până la care doriţi listarea – selectaţi data cu ajutorul butonului cu săgeată existent la capătul câmpului. Nr. document – tastaţi limitele de numerotare a documentelor pentru care doriţi efectuarea raportului. Cantitate – introduceţi de la tastatură limitele cantităţilor de articole din documente. Preţ net - introduceţi de la tastatură limita inferioară şi limita superioară a preţului net pentru articole. Documente – tipurile de documente pentru care doriţi listarea. Puteţi opta pentru toate tipurile de documente configurate în cadrul programului, sau puteţi selecta doar anumite documente. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat. Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul

Generalităţi şi elemente comune / Ferestre multiselecţie).

Selectaţi tipurile de documente dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Clienţii sau Furnizorii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. Pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor procedaţi ca în cazul documentelor. Articolele pentru care doriţi listarea fişelor. Pentru selectarea articolelor procedaţi ca în cazul documentelor.

140


Depozitele pentru care doriţi listarea situaţiei stocurilor. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul documentelor. Agenţi - pentru selectarea agenţilor procedaţi la fel ca în cazul documentelor. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran raportul, conform opţiunilor dvs. Opţiunile posibile în cadrul acestei ferestre sunt aceleaşi cu cele descrise în subcapitolul anterior.

III.6.3. Balanţa de stocuri Această opţiune vă permite listarea balanţei de stocuri pe depozite, pentru o perioadă selectată de dvs., utilizând una din cele 3 metode de descărcare a gestiunii: FIFO, LIFO sau PAMP.

Parametrii raportului sunt: Perioada pentru care doriţi listarea – selectaţi data cu ajutorul butoanelor cu săgeată existente la capătul câmpurilor. Articolele pentru care doriţi listarea balanţei stocurilor. Puteţi opta pentru toate articolele înregistrare în cadrul societăţii curente, sau puteţi selecta doar anumite articole. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat. Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul


141


Selectaţi articolul sau articolele dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Depozitele pentru care doriţi listarea balanţei stocurilor. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul articolelor. Metoda de descărcare a gestiunii utilizate: FIFO, PAMP sau LIFO. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Raportul va cuprinde balanţa de stocuri pe depozite şi totalul general; pentru fiecare articol în parte vor fi listate stocul iniţial, intrările, ieşirile şi stocul final.

III.6.4. Fişa de magazie

Cu ajutorul acestei opţiuni puteţi lista, pentru fiecare articol în parte, pe baza documentelor, intrările, ieşirile şi situaţia stocului, pentru o perioadă selectată de dvs. În fereastra care va apărea trebuie să configuraţi următorii parametri:

142


Perioada pentru care doriţi listarea – selectaţi perioada cu ajutorul butoanelor cu săgeată existente la capătul câmpurilor. Nr. document – tastaţi limitele de numerotare a documentelor pentru care doriţi efectuarea raportului. Cantitate – introduceţi de la tastatură limitele cantităţilor de articole din documente. Preţ net - introduceţi de la tastatură limita inferioară şi limita superioară a preţului net pentru articole. Documente – tipurile de documente pentru care doriţi listarea. Puteţi opta pentru toate tipurile de documente configurate în cadrul programului, sau puteţi selecta doar anumite documente. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat. Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul


Selectaţi tipurile de documente dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Clienţii sau Furnizorii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. Pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor procedaţi ca în cazul documentelor. Articolele pentru care doriţi listarea fişelor. Pentru selectarea articolelor procedaţi ca în cazul documentelor. Depozitele pentru care doriţi listarea situaţiei stocurilor. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul documentelor. Agenţi - pentru selectarea agenţilor procedaţi la fel ca în cazul documentelor. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran raportul, conform opţiunilor dvs.

III.6.5. Jurnal de stoc Această opţiune permite listarea mişcărilor de stoc pentru o anumită perioadă de timp, ţinând cont de cantitate, preţ sau numărul documentelor. Listarea se poate face după: - documente;

143


-

clienţi sau furnizori; articole; depozite; agenţi.

Informaţiile din cadrul ferestrei care va apărea sunt următoarele: Perioada pentru care doriţi listarea – selectaţi intervalul de timp cu ajutorul butoanelor cu săgeată existente la capătul câmpurilor. Nr. document – tastaţi limitele de numerotare a documentelor pentru care doriţi efectuarea raportului. Cantitate – introduceţi de la tastatură limitele cantităţilor de articole din documente. Preţ net - introduceţi de la tastatură limita inferioară şi limita superioară a preţului net pentru articole. Documente – tipurile de documente pentru care doriţi listarea. Puteţi opta pentru toate tipurile de documente configurate în cadrul programului, sau puteţi selecta doar anumite documente. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat. Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul


144


Selectaţi tipurile de documente dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Clienţii sau Furnizorii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. Pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor procedaţi ca în cazul documentelor. Articolele pentru care doriţi listarea jurnalului. Pentru selectarea articolelor procedaţi ca în cazul documentelor. Depozitele pentru care doriţi listarea jurnalului de stoc. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul documentelor. Agenţi - pentru selectarea agenţilor procedaţi la fel ca în cazul documentelor. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran raportul, conform opţiunilor dvs.

III.6.6. Jurnal contabil Cu ajutorul acestei opţiuni se listează toate notele contabile generate pentru fiecare document, până la o anumită dată, grupate pe jurnale contabile.

În cadrul ferestrei de mai sus va trebui să selectaţi: Data – prin apăsarea butonului cu săgeată existent la capătul câmpului. Jurnale - jurnalele pentru care doriţi listarea. Puteţi opta pentru toate jurnalele, sau puteţi selecta doar anumite jurnale. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi tasta F4 sau butonul alăturat.

145


Se va deschide o fereastră multiselecţie (ale cărei facilităţi sunt descrise în subcapitolul Generalităţi şi elemente comune / Ferestre multiselecţie). Selectaţi jurnalele dorite (pentru a selecta mai multe înregistrări menţineţi apăsată tasta C sau B) şi apăsaţi acest buton pentru validarea selecţiei. Prin apăsarea butonului alăturat se realizează descărcarea gestiunii. La selectarea acestei opţiuni programul vă avertizează că generarea jurnalului contabil OD nu va mai permite introducerea de documente cu data anterioară generării şi vă întreabă dacă doriţi să continuaţi. În cadrul ferestrei care va apărea, selectaţi data pentru care doriţi descărcarea gestiunii. Ca metodă de descărcare a gestiunii va fi folosită metoda selectată în Dosare / Configurare societate / Parametri societate.

După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi butonul Afişare raport. Programul va afişa pe ecran raportul, conform opţiunilor dvs.

III.6.7. Documente comerciale Puteţi realiza listări ale documentelor comerciale, structurate pe: - Furnizori; - Clienţi; - Note de transfer-expediţie; - Bonuri de consum. În ceea ce priveşte documentele pe furnizori sau clienţi puteţi realiza listări pentru: Detalii facturi – informaţiile din cadrul ferestrei sunt:

146


-

-

Perioada pentru care doriţi listarea – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul

câmpului pentru selectarea datelor. Furnizorii / Clienţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Depozite – pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca în cazul clienţilor sau furnizorilor. Agenţi – pentru selectarea agentului / agenţilor procedaţi ca în cazul depozitelor.

Detalii note de recepţie / avize de expediţie - informaţiile cuprinse în cadrul ferestrei sunt:

-

-


câmpului pentru selectarea datelor. Agenţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor agenţilor sau doar a anumitor agenţi. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea agenţilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Depozite – pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca în cazul agenţilor.

147


Note de recepţie / avize de expediţie nefacturate – informaţiile care trebuie completate sunt:

-

-


câmpului pentru selectarea datelor. Agenţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor agenţilor sau doar a anumitor agenţi. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea agenţilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Depozite – pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca în cazul agenţilor.

Facturi nesoldate / neîncasate – programul va afişa pentru fiecare client sau furnizor numărul şi data scadentă a facturilor, precum şi soldul şi numărul de zile de întârziere. Fereastra conţine următorii parametri:

-

-

Furnizorii / Clienţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Perioada facturii – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpului pentru selectarea datelor. Data de referinţă – pentru selectarea datei procedaţi ca în cazul câmpului anterior. Apăsarea acestui buton are ca efect deschiderea următoarei ferestre:

148


În cadrul acestei ferestre va trebui să stabiliţi, prin aceleaşi metode indicate anterior, clienţii sau furnizorii pentru care doriţi efectuarea calculelor, precum şi data până la care au fost emis facturile sau plăţile. După completarea tuturor informaţiilor, apăsaţi acest buton pentru rularea procedurii de calcul. Intervale scadente facturi – cu ajutorul acestui raport puteţi vizualiza, pentru fiecare client sau furnizor, valoarea soldului pentru facturile neîncasate / neachitate, grupate după numărul de zile de întârziere. Informaţiile care trebuie completate în cadrul ferestrei sunt următoarele:

-

-

Furnizorii / Clienţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea

tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Perioada facturii – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpului pentru selectarea datelor. Data de referinţă – pentru selectarea datei de referinţă a raportului procedaţi ca în cazul câmpului anterior. Intervale (zile) – numărul de zile de întârziere pentru fiecare din cele 4 intervale. Detaliat – bifarea acestei casete va avea ca afect afişarea soldului şi a numărului de zile de întârziere pentru fiecare factură aparţinând clienţilor sau furnizorilor selectaţi. 149


Apăsarea acestui buton are acelaşi efect ca în cazul raportului anterior.

Plăţi / încasări scadente - cu ajutorul acestui raport puteţi vizualiza sumele neîncasate / neachitate pentru fiecare client sau furnizor, precum şi numărul de zile de întârziere. Informaţiile care trebuie completate în cadrul ferestrei sunt următoarele:

-

-

Furnizorii / Clienţii care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea

tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Perioada încasări / Perioadă plăţi – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpului pentru selectarea perioadelor. Intervale (zile) – numărul de zile de întârziere pentru fiecare din cele 4 intervale. Detaliat – bifarea acestei casete va avea ca afect afişarea soldului şi a numărului de zile de întârziere pentru fiecare factură aparţinând clienţilor sau furnizorilor selectaţi. Apăsarea acestui buton are acelaşi efect ca în cazul raportului anterior.

Sold / sold scadent – prin intermediul acestui raport puteţi vizualiza soldurile şi soldurile scadente existente pentru fiecare client sau furnizor, pe o anumită perioadă de timp.

În cadrul ferestrei care va apărea la accesarea raportului trebuie să completaţi următorii parametri: -

Clienţii sau Furnizorii pentru care doriţi listarea situaţiei soldurilor. Puteţi opta pentru

selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4

150


-

pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Data de referinţă – utilizaţi butonul cu săgeată existent la capătul câmpului pentru selectarea datei de referinţă a raportului. Apăsarea acestui buton are acelaşi efect ca în cazul raportului anterior.

Depăşiri scadente – acest raport afişează pentru fiecare client sau furnizor întârzierea medie (în zile), scadenţa şi creditul maxim acordat. Informaţiile care trebuie completate în cadrul ferestrei sunt:

-

-

Furnizorii / Clienţii pentru care doriţi raportul. Puteţi opta pentru selectarea tuturor partenerilor sau doar a anumitor parteneri. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea clienţilor sau furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Perioada facturii – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpului pentru selectarea perioadei în care au fost emise facturile. Data de referinţă – utilizaţi butonul cu săgeată existent la capătul câmpului pentru selectarea datei de referinţă a raportului. Acest buton are aceeaşi funcţie descrisă anterior.

Notele de transfer-expediţie pot fi listate pentru o perioadă stabilită de dvs., după furnizori, depozite sau agenţi.

151


În cadrul ferestrei apărute la accesarea opţiunii va trebui să selectaţi: - Perioada pentru care doriţi raportul – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpurilor pentru selectarea datelor. - Furnizorii pentru care au fost înregistrate documentele care doriţi să fie incluse în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor furnizorilor sau doar a anumitor furnizori. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea furnizorilor din cadrul ferestrei multiselecţie. - Depozite – pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca în cazul câmpului Furnizori. - Agenţi – pentru selectarea agentului / agenţilor procedaţi ca în cazul depozitelor.

Bonuri de consum – acest raport cuprinde bonurile de consum înregistrate pentru o anumită perioadă, pe fiecare depozit al societăţii curente.

Pentru selectarea perioadei de timp şi depozitelor procedaţi ca şi în cazul rapoartelor anterioare. După stabilirea parametrilor, apăsaţi acest buton pentru afişarea raportului.

III.6.8. Portofoliu comenzi În cadrul acestei opţiuni aveţi posibilitatea de a realiza listări ale comenzilor de vânzare şi cumpărare înregistrate, grupate pe agenţi. Listarea se poate face atât pentru comenzile soldate cât şi pentru cele nesoldate. Informaţiile care trebuie completate pentru afişarea rapoartelor sunt următoarele:

152


-

-

Perioada

pentru care doriţi listarea comenzilor – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpurilor pentru selectarea datelor. Furnizorii / Clienţii pentru care au fost înregistrate comenzile de cumpărare sau vânzare. Pentru a selecta doar anumiţi clienţi sau furnizori, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea furnizorilor sau clienţilor din cadrul ferestrei multiselecţie. Agenţi – pentru selectarea agentului / agenţilor procedaţi ca în cazul câmpurilor Clienţi sau Furnizori. După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran raportul, conform opţiunilor dvs.

III.6.9. Stoc teoretic Această opţiune permite listarea stocului teoretic la o anumită dată calendaristică, pentru fiecare articol, calculat pe baza stocului real şi a stocului din comenzi (de la clienţi sau furnizori).

Selectaţi data pentru care doriţi calcularea stocului teoretic, utilizând butonul cu săgeată existent la capătul câmpului.

153


Puteţi opta pentru selectarea tuturor articolelor sau doar a anumitor articole. Pentru a selecta doar anumite articole, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea articolelor din cadrul ferestrei multiselecţie.

După configurarea tuturor parametrilor apăsaţi butonul alăturat pentru afişarea raportului.

III.6.10. Stocuri negative Prin intermediul acestei opţiuni a programului puteţi evidenţia stocurile negative existente la data listării, pentru unul sau mai multe articole. În fereastra care va apărea selectaţi data şi articolele pentru care doriţi listarea.

III.6.11. Logistica / vânzări

În cadrul acestei opţiuni puteţi realiza următoarele rapoarte: Listă clienţi pe agenţi, zone – listarea clienţilor societăţii curente, grupaţi după agenţi sau zone geografice. Pentru selectarea agenţilor sau a zonelor din cadrul ferestrei procedaţi aşa cum a fost descris anterior.

154


Furnizori principali – raport conţinând furnizorii principali pentru fiecare articol selectat (conform informaţiilor completate în fişa de articol).

Planificare cerere de materiale – acest raport conţine cantităţile de comandat la o anumită dată calendaristică, pentru fiecare articol, calculate ca diferenţă între stocul optim şi stocul existent.

Cursuri de schimb – raportul conţine istoricul cursurilor de schimb introduse pentru devize, pentru o perioadă de timp stabilită de dvs. Raportul va afişa denumirea monedei, cursul de schimb, data, precum şi observaţiile existente pentru fiecare curs introdus.

155


Listă de preţ articole – acest raport afişează listele de preţuri create, pentru fiecare articol.

Istoric preţuri articole – raport conţinând istoricul reducerilor de preţ pentru articole, grupate după clienţi.

III.6.12. Statistici Prin intermediul acestei opţiuni a programului puteţi realiza următoarele tipuri de rapoarte: Numere seriale - se pot localiza toate articole care au seria introdusa pe detalii linii factura de cumparare Istoricul tuturor tranzacţiilor derulate într-o anumită perioadă, grupate după:

156


o o o o o

clienţi; furnizori; articole; depozite; agenţi.

În cadrul ferestrei de configurare a raportului trebuie completate următoarele informaţii: -

Perioada

care doriţi să fie reflectată de raport – utilizaţi butoanele cu săgeată existente la capătul câmpurilor pentru selectarea datelor. Clienţii (sau, după caz, Furnizorii, Articolele, Depozitele sau Agenţii ) care doriţi să fie incluşi în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor înregistrărilor sau puteţi selecta doar anumite înregistrări. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea înregistrărilor dorite din cadrul ferestrei multiselecţie. După configurarea parametrilor apăsaţi butonul alăturat pentru afişarea raportului.

Profit vânzări listează vânzările şi profitul realizat din vânzări pentru fiecare articol, grupate pe clienţi, utilizând una din cele trei metode de descărcare a gestiunii: FIFO, PAMP sau LIFO.

Informaţiile care trebuie completate în cadrul ferestrei sunt următoarele: -

-

Perioada care doriţi să fie reflectată de raport; utilizaţi butoanele cu săgeţi existente la capătul câmpurilor pentru selectarea datelor. Articolele care doriţi să fie cuprinse în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor înregistrărilor sau puteţi selecta doar anumite înregistrări. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea înregistrărilor dorite din cadrul ferestrei multiselecţie. Depozitele pentru care doriţi listarea vânzărilor. Pentru selectarea depozitului / depozitelor procedaţi ca şi în cazul articolelor. Metoda de descărcare a gestiunii utilizate: FIFO, PAMP sau LIFO.

157


După configurarea parametrilor apăsaţi acest buton. Programul va afişa pe ecran inventarul articolelor, conform opţiunilor dvs. Obiective pe categorii de articole – listează planurile de vânzări stabilite pentru o anumită perioadă, grupate pe categorii de articole şi agenţi.

În cadrul ferestrei apărute la accesarea comenzii va trebui să completaţi: - Perioada care doriţi să fie reflectată de raport; utilizaţi butoanele cu săgeţi existente la capătul câmpurilor pentru selectarea datelor. - Agenţii care doriţi să fie cuprinse în raport. Puteţi opta pentru selectarea tuturor agenţilor sau puteţi selecta doar anumite înregistrări. În cel de-al doilea caz, bifaţi caseta Alegeţi şi apăsaţi acest buton sau tasta F4 pentru selectarea înregistrărilor dorite din cadrul ferestrei multiselecţie. - Grupurile de articole pentru care doriţi listarea obiectivelor; pentru selectarea grupurilor de articole procedaţi ca şi în cazul agenţilor.

III.6.13. Generator rapoarte Generatorul de rapoarte este o componentă comună tuturor aplicaţiilor din noua gamă Windows 2005. Versiunea completă a Generatorului de rapoarte este livrată numai clienţilor care au achiziţionat versiunea CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 Platinum. În versiunea CIEL Gestiune Comercială Windows 2005, este posibilă doar vizualizarea, formatarea şi introducerea de casete cu text în rapoartele predefinite. Nu se pot crea noi rapoarte sau folosi alte câmpuri din baza de date. În cazul în care aţi achiziţionat versiunea CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 Platinum aveţi acces la toate funcţionalităţile Generatorului de rapoarte şi vă puteţi crea rapoarte personalizate.

158


Cu ajutorul generatorului de rapoarte se pot realiza rapoarte profesionale, selectând după dorinţă câmpuri, expresii, totaluri, elemente grafice (texte, linii). Pentru toate obiectele din raport se pot alege culoarea, fontul, stilul. Datele pot fi grupate pe oricâte nivele, iar sursa de date a raportului poate fi o frază SQL, oricât de complexă. Din meniul Listări, prin selectarea opţiunii Generator de rapoarte, se va deschide o fereastră în care dumneavoastră vă puteţi personaliza situaţiile de sfârşit de lună, semestriale, anuale, pornind de la rapoartele predefinite. Deschiderea unui raport cu ajutorul generatorului de rapoarte Pentru a deschide un raport din baza de date a societăţii, se alege din meniul Sistem opţiunea Deschide. În fereastra care va apărea, în partea stângă selectaţi categoria, iar înpartea dreaptă, din lista corespunzătoare fiecărei categorii, selectaţi raportul dorit. Pentru a confirma deschiderea raportului se apasă acest buton.

Pentru a deschide un raport salvat în memoria calculatorului, sub forma unui fişier cu extensia .REP, se alege din meniul Sistem opţiunea Deschide local.... În fereastra care apare se selectează raportul dorit şi se apasă butonul alăturat pentru confirmarea deschiderii.

159


Modificarea unui raport cu ajutorul generatorului de rapoarte Fiecare raport 1. 2. 3.

poate fi modificat sub 3 aspecte: formatul paginii; elementele din baza de date cuprinse în raport; formatul de afişare a datelor din raport.

1. Formatul paginii se poate modifica în cadrul ferestrei Setări Raport ce se deschide din meniul Raport / Setări. Puteţi modifica: - tipul de raport, care poate fi standard sau grafic - cel grafic reprezentând datele alese sub formă de grafice statistice; - dimensiunile paginii; - orientarea textului în pagină (vertical sau orizontal); - marginile de delimitare a textului afişat, exprimate în milimetri. 2. Alegerea elementelor din baza de date ce se doresc a fi afişate de raport se face cu ajutorul opţiunilor Alegere sursă date şi Afişare SQL din meniul Unelte. Alegere sursă date este un mod simplificat de compunere automată a textului de la Afişare SQL, care reprezintă o succesiune de comenzi interpretate de program pentru alegerea sursei de date a raportului din tabelele bazei de date. Rapoartele create prin scrierea de către utilizator a setului de comenzi SQL de la Afişare SQL nu vor avea disponibilă opţiunea de Alegere sursă date pentru modificări ulterioare, acest caz fiind întâlnit la modificarea rapoartelor originale ale programului. 3. Modificarea formatului de afişare a datelor cuprinse de raport se face apelând opţiunea Definire Format Raport din meniul Unelte. Aici se configurează atât poziţia în pagină, cât şi modul de afişare a datelor. Paginile sunt împărţite în anumite zone, în funcţie de poziţia în raport: - Antet Raport (“Report Header”); - Antet Pagină (“Page Header”) – se repetă pe fiecare pagină nouă; 160


Zonă Date (“Body Area”) – datele acumulate se pot derula pe mai multe pagini ; - Final Pagină (“Page Footer”) – se repetă pe fiecare pagină nouă; - Final Raport (“Report Footer”). Aceste zone pot fi adăugate, modificate sau şterse din meniul Arii. Modificarea lor constă în alegerea înălţimii (în milimetri), din fereastra Proprietăţi (care se deschide prin apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului) şi posibilitatea apariţiei pe o pagină nouă. -

Datele din raport pot fi afişate folosind anumite tipuri de câmpuri ce se regăsesc în meniul Obiecte. Acestea pot fi: - Text, obiect care nu se modifică de la un angajat la altul; - Linie, obiect grafic ce poate fi orientat în orice direcţie; - Linie verticală/orizontală, delimitator de text; - Dreptunghi, conturul textului; - Expresie, câmp destinat afişării datelor din tabelele bazei de date; - Total, câmp destinat afişării totalurilor după un anumit criteriu sau expresie; - Subraport; - Pagină curentă, câmp de afişare a paginii curente; - Numărul de pagini, câmp de afişare a numărului total de pagini generat de raport. - Imagine – se pot insera imagini, selectând sursa, din fereastra Proprietăţi, cu ajutorul butonului <...>. Pentru a şterge sau modifica astfel de câmpuri create se apasă butonul din dreapta a mouse-ului şi se alege opţiunea Şterge, respectiv Proprietăţi.

Proprietăţile câmpurilor sunt: -

Conţinut, reprezentând textul sau expresia de afişat; X şi Y, reprezintă poziţia orizontală şi verticală a câmpului în cadrul ariei (în milimetri); L şi Î, reprezintă lungimea şi înălţimea câmpului (în milimetri); Format, reprezintă modul de afişare al expresiilor şi totalurilor de tip numeric (ex.: 2 milioane cu formatul “#, ##0” vor fi afişate 2,000,000) ; Font, reprezintă mărimea şi modelul caracterelor afişate de câmp. Aliniere, reprezintă alinierea textului în cadrul câmpului.

161


Exemplu de adăugare a unui noi câmp într-un raport despre articole

Să presupunem că vrem să adăugăm în raport câmpul Stoc minim. Acest câmp se găseşte în tabela Items, cu denumirea dMinimalStock. Va trebui să definim acest câmp în cadrul textului afişat la accesarea opţiunii Afişare SQL. În Afişare SQL introducem linia: [Items].[dMinimalStock], între celelalte linii ale raportului.

Să calculăm acum, în cadrul acestui raport valoarea stocului minim pentru fiecare articol. Această valoare va fi calculată ca produs între stocul minim şi preţul articolului. Pentru aceasta procedaţi astfel:

din partea stângă a ferestrei selectaţi butonul alăturat, iar din meniul Obiecte creaţi câmpurile:

-

Text - prin poziţionarea cursorului de mouse în locaţia în care urmează a se situa caseta şi apoi, menţinând apăsat butonul mouse-ului, mutăm mouse-ul până obţinem o casetă TEXT de mărimea dorită. Prin eliberarea butonului mouse-ului finalizăm operaţiunea. Pentru modificarea datelor casetei, inclusiv poziţionarea sau dimensionarea precisă a acesteia, se selectează mai întâi caseta, prin apăsarea butonului stâng al mouse-ului, apoi prin apăsarea butonului drept avem acces la fereastra Proprietăţi. În câmpul Conţinut completaţi denumirea câmpului, şi anume Valoare stoc minim:

-

Expresie, similar:

162


Pentru vizualizarea modificărilor făcute alegem din meniul Unelte opţiunea Afişare Raport.

Salvarea unui raport personalizat în baza de date a societăţii Pentru a salva un raport în baza de date a societăţii, se alege din meniul Sistem opţiunea Salvează ca... Din fereastra care apare se alege categoria în care se doreşte salvarea raportului, iar în câmpul Denumire Raport se trece numele ales pentru acel raport. Pentru a confirma salvarea raportului se apasă acest buton.

Salvarea unui raport personalizat sub formă de fişier cu extensia .REP Pentru a salva un raport pe hard disk-ul calculatorului, sub forma unui fişier independent cu extensia .REP, se alege din meniul Sistem opţiunea Salvează local ca... În fereastra care apare se alege destinaţia şi numele raportul după care se apasă butonul alăturat pentru confirmarea salvării.

III.7. MENIUL UTILITARE

Selectând această opţiune din meniul principal al programului aveţi acces la următoarele opţiuni:

- Salvare ; - Restaurare ;

163


- Import ; - Export contabilitate ; - Meniu simplu ; - Meniu avansat . Notă: în cazul în care sunteţi în modul de lucru Meniu simplificat singurele opţiuni disponibile sunt Salvare, Meniu simplu şi Meniu avansat.

III.7.1. Salvare Această opţiune oferă posibilitatea salvării bazei de date şi a rapoartelor societăţii curente. Salvarea are drept scop efectuarea unei copii (şi nu un transfer) de date de pe hard disk într-o destinaţie stabilită de dumneavoastră. Este recomandat ca aceste salvări sa fie efectuate periodic. La selectarea opţiunii apare o fereastră cu ajutorul căreia se alege destinaţia fişierului. Implicit salvarea se va realiza în directorul Ciel Gestiune Comerciala, dar puteţi indica o altă destinaţie, fie selectând-o din cadrul câmpului Save in, fie scriind-o direct în câmpul File name.

Fişierul va avea implicit denumirea de tipul ”Ciel” + cod societate şi extensia .bak, dar poate fi salvat şi sub altă denumire.

164


III.7.2. Restaurare Această opţiune oferă posibilitatea restaurării bazei de date şi a rapoartelor în societatea curentă, în cazul în care anterior s-a efectuat o salvare. La selectarea opţiunii va apărea o fereastră cu ajutorul căreia se alege sursa în care se află localizate datele salvate anterior.

Observaţii: 1. Datele societăţii curente vor fi şterse şi înlocuite cu cele care se restaurează. De asemenea, rapoartele vor fi la rândul lor înlocuite şi iniţializate. 2. În cazul în care se restaurează o bază de date dintr-o versiune mai veche a programului, este necesar să efectuaţi o actualizare a datelor, utilizând opţiunea Dosare / Actualizare societate. Dacă nu se realizează actualizarea, programul nu va funcţiona corect.

III.7.3. Import Această opţiune este folosită pentru importul datelor din versiunile CIEL Gestiune Comercială DOS şi Windows; cea de a treia opţiune (Win 2005) se referă la bazele de date de tipul celor din versiunea curentă.

165


În cazul importului din programul CIEL Gestiune Comercială DOS procedaţi astfel: -

-

-

bifaţi, în cadrul ferestrei Import, caseta DOS; indicaţi calea către catalogul bazei de date pe care doriţi să o importaţi, fie scriind-o direct, fie apăsând butonul în formă de lupă şi selectând destinaţia din fereastra de căutare în arborele de fişiere; apăsaţi butonul OK; în fereastra următoare selectaţi nivelul de import din versiunea DOS

în fereastra următoare selectaţi data utilizată pentru stocurile şi soldurile iniţiale, apoi apăsaţi butonul OK şi confirmaţi comanda de import.

În cazul importului din aplicaţia CIEL Gestiune Comercială DOS vor fi importate toate nomenclatoarele şi situaţiile stocurilor şi clienţilor. Observaţie: În cazul unor baze de date din versiunile vechi (6,7 etc) importul nu se poate realiza. De aceea, vă recomandăm actualizarea societăţii înaintea efectuării importului.

166


În cazul importului din programul CIEL Gestiune Comercială Windows procedaţi astfel: -

-

bifaţi în cadrul ferestrei Import, caseta Win 2005; indicaţi calea către catalogul bazei de date pe care doriţi să o importaţi, fie scriind- o direct, fie apăsând butonul în formă de lupă şi selectând destinaţia din fereastra de căutare în arborele de fişiere; apăsaţi butonul OK.

Programul va realiza conversia fişierului care urmează a fi importat, din format .cff în format .dbf. Observaţie: Dacă baza de date care se importă prezintă erori la reindexare / reorganizare sau alte erori există posibilitatea ca importul sa nu preia bine toate datele. În cazul importului din aplicaţia CIEL Gestiune Comercială Windows vor fi importate: -

toate nomenclatoarele (Clienţi, Furnizori, Articole, Agenţi, Categorii articole, Categorii clienţi / furnizori etc.); pentru fiecare client / furnizor din baza de date importată soldul final (care va deveni sold iniţial în aplicaţia curentă). Programul va crea pentru fiecare partener o factură cu un articol fictiv (având denumirea SOLD INIŢIAL), cu sumele ce reprezintă soldul final.

Pentru a introduce stocurile iniţiale utilizaţi opţiunea Interne / Mişcări de stoc / Stoc iniţial. În cazul importului din programul CIEL Gestiune Comercială Windows 2005 va trebui să procedaţi astfel: -

-

-

bifaţi, în cadrul ferestrei Import, caseta Win 2005; indicaţi calea către catalogul bazei de date pe care doriţi să o importaţi, fie scriind-o direct, fie apăsând butonul în formă de lupă şi selectând destinaţia din fereastra de căutare în arborele de fişiere; apăsaţi butonul OK. Va apărea următoarea fereastră:

precizaţi perioada pentru care doriţi importul documentelor; precizaţi dacă doriţi importul nomenclatoarelor şi a documentelor sau doar a nomenclatoarelor;

167


-

apăsaţi butonul OK.

Atenţie! În cazul importului datelor din programul CIEL Gestiune Comercială Windows 2005, vor fi importate doar înregistrările având coduri (în cazul nomenclatoarelor) sau numere (în cazul documentelor) diferite faţă de cele existente în baza de date a societăţii curente. De aceea, în cazul în care există mai multe puncte de lucru ale aceleiaşi societăţi, pentru a putea realiza transferul datelor, va trebui să alocaţi o plajă diferită de coduri pentru fiecare dintre punctele de lucru.

III.7.4. Export contabilitate Prin intermediul acestei opţiuni se vor genera notele contabile în format text. Aceste note contabile vor fi preluate de programul CIEL Contabilitate (Windows sau DOS), prin operaţiunea de Import, în vederea prelucrărilor ulterioare.

Precizaţi perioada pentru care doriţi efectuarea exportului, apoi stabiliţi calea către programul de contabilitate. Prin apăsarea acestui buton se va deschide fereastra de căutare în arborele de fişiere. Selectaţi calea către catalogul din cadrul programului de contabilitate, unde doriţi efectuarea exportului). În cazul în care doriţi să fie exportate şi înregistrările care au fost deja exportate bifaţi caseta corespunzătoare.

168


Verificaţi simbolurile corespunzătoare jurnalelor contabile şi selectaţi jurnalele din care vreţi să fie exportate înregistrările. La apăsarea butonului alăturat se va realiza exportul următoarelor două fişiere către destinaţia stabilită în câmpul Cale fişier : • •

un fişier numit XIMPORT.TXT, care va putea fi preluat în programul Contabilitate Windows; un fişier numit XIMPORTDOS.TXT, care va putea fi preluat în cadrul programului Contabilitate DOS.

Observaţie: Dacă există deja un fişier cu acelaşi nume programul îl va înlocui fără să vă avertizeze.

III.7.5. Actualizare preturi pe categorii Prin intermediul acestei opţiuni se vor putea actualiza înmod grupat preturile de cumpărare sau de vânzare pe bază de sumă fixă, de procent sau împreună.

III.7.6. Cautare numere seriale

Prin intermediul acestei opţiuni se pot localiza în toate documentele, articole cu o anumita serie, introdusa în factura furnizor. (vezi cap.III.3.1. Factura cumpărare) III.7.7. Jurnal de tranzacţii

169


Această funcţie oferă informaţii despre operaţiunile efectuate de fiecare utilizator în cadrul aplicaţiei. Prin introducerea filtrelor pe fereastra de selecţie se poate limita afisarea la informaţiile dorite.

III.7.8. Configurarea case de marcat Această funcţie este vizibilă în cazul configurării „DA” la opţiunea „Utilizare aparat fiscal” din meniul Dosar – Configurare – Parametrii societate. (vezi anexa IV.3.)

•

• •

Off-line - presupune importul periodic – la sfârsitul unei zile - , a înregistrarilor de vanzare efectuate de casa fiscala. Datele se importa într-un singur bon pe intraga perioada (de la ultimul import). Acest mod de lucru nu importa bonul fiscal in modul in care a fost creat de casa fiscala. On-line - presupune utilizarea casei fiscale DATECS. Bonurile fiscale se importa in mod automat daca se deschide (este deschisa) lista „Bonuri fiscale” (cap. III 4.9). On-line - presupune utilizarea casei fiscale DATECS doar pentru tiparirea in mod fiscal a bonului de casa. Bonurile fiscale se creaza în meniul „Utilitare / Introducere bonuri fiscale” si prin închiderea lor se realizeaza automat atat validarea cat si tiparirea in mod fiscal a bonului generat. (cap. III 4.9).

III.7.9. Introducere bonuri fiscale Această funcţie este vizibilă în cazul configurării „DA” la opţiunea „Utilizare aparat fiscal” din meniul Dosar – Configurare – Parametrii societate. (vezi anexa IV.3.) şi a opţiunii Imprimare fiscala din capitolul precedent.

170


Fereastra pentru crearea bonului fiscal este destinata in mod special utilizării cu un aparat de citit coduri de bare - emulator de tastatura. Cititorul de coduri de bare emulator de tastatură trebuie sa fie configurat astfel încât să transmită codul urmat de caracterul "ENTER". In mod similar se poate utiliza si tastatura. Prin transmiterea - apăsarea tastei ENTER, codul introdus se verifica în tabela de articole de unde se preia denumirea si pretul de vanzare TTI ce vor fi afisate în bon (zona alba). Cantitatea se completează în mod automat cu valoarea 1. Pentru modificarea cantitătii, după completarea liniei se folosesc săgetile sus-jos si după pozitionarea pe linia dorita se apasă tasta "ENTER". In cazul în care codul este incorect introdus sau articolul nu se regaseste in baza de date, se afiseaza un mesaj de culoare rosie "ARTICOL INEXISTENT". In mod similar se vor introduce toate liniile bonului fiscal. Pentru modificarea cantitaţii pe o anumita poziţie, după crearea liniei se folosesc tastele sageata sus - jos şi prin apăsarea "ENTER" se va putea introduce cantitatea. In mod implicit, cantitatea menţionată pe fiecare linie este 1 buc. La fiecare adaugare a unei linii noi în bonul fiscal, în câmpul "TOTAL" se afiseaza valoarea totala acumulata pâna la linia respectiva. Pentru introducerea unor reduceri sau majorări ale preţului de vânzare faţă de cel din listă, folosiţi tastele afisate pe ecran care for deschide fereastra prezentată mai jos, în care se poate completa reducerea sau majorarea în voaloare procentuală sau absolută.

171


Pentru închiderea bonului se apasa pe tasta "SPATIU". Prin Inchidere se realizeaza validarea bonului si in acelasi timp tiparirea în mod fiscal pe casa fiscala „DATECS”. ATENTIE ! Indiferent de optiunea aleasa la „STOC NEGATIV” din configurarea aplicatiei, bonul fiscal va fi validat. In aceasta situatie, dupa reglementarea stocului se va face in mod automat descarcarea de gestiune in mod similar situatiei de la optiunea STOC NEGATIV - DA. III.7.10. Configurare preferinţe culori

La selectarea acestei opţiuni, programul vă afişează fereastra de mai jos care are ca teme standard patru culori implicite : albastru, verde, orange, vişiniu precum si posibilitatea configurătii individuale a culorilor prin selectarea temei "Custom".

172


III.7.9. Meniu simplu Prin selectarea acestei opţiuni în cadrul meniurilor vor fi disponibile doar comenzile foarte des utilizate în cadrul programului. III.7.10. Meniu avansat Selectarea acestei opţiuni are ca efect revenirea la meniurile iniţiale ale aplicaţiei (conţinând toate comenzile disponibile).

III.8. MENIUL FERESTRE Cu ajutorul acestei opţiuni aveţi acces la lista completă a ferestrelor aplicaţiei care au fost deschise de către utilizator. Aveţi posibilitatea de a aduce în prim plan o anumită fereastră, prin selectarea ei din listă. De asemenea, puteţi opta pentru afişarea ferestrelor deschise în ”cascadă”, orizontal sau vertical. Alegerea opţiunii Închidere ferestre are ca efect închiderea tuturor ferestrelor. Numărul maxim de ferestre care pot fi deschise în acelaşi timp este de 8.

173


III.9. MENIUL AJUTOR

În cadrul opţiunilor Conţinut şi Căutare se oferă acces la documentaţia programului. Apelând comanda Ciel Online veţi avea acces la pagina de web Ciel (în cazul în care există o conexiune la Internet). Prin intermediul opţiunii Referinţe... puteţi afla, în fereastra care se deschide, informaţii legate de numărul de licenţă şi versiunea de program. Observaţie: Apăsând tasta !, oricând în timpul utilizării programului, puteţi avea acces la ajutorul contextual.

174


PARTEA a II a CIEL GENERATOR RAPOARTE

PARTEA a II a – GENERATOR RAPOARTE

semnifică faptul că opţiunea respectivă este Notă: simbolul disponibilă doar în cazul versiunii Platinum a programului CIEL.

I. PREZENTARE GENERALĂ

Generatorul de rapoarte este o aplicaţie complementară a programelor CIEL, folosită pentru configurarea şi afişarea de rapoarte specifice, pornind de la înregistrările din baza de date curentă. Bazele de date folosite de Generatorul de Rapoarte sunt de tip SQL şi sunt controlate doar de către programele CIEL din cadrul cărora aplicaţia a fost pornită. Generatorul de Rapoarte are posibilitatea de a alege din baza de date SQL doar tabelele şi înregistrările. Operaţiunile ce pot fi realizate cu aceasta aplicaţie sunt: - crearea de rapoarte noi (doar încazul versiunii Platinum); - modificarea rapoartelor existente; - afişarea rapoartelor şi transferul lor către imprimantă;

175


-

crearea de fişiere de export cuprinzând datele din rapoarte (fişiere de tipul: TXT, RTF, PDF, DBF sau XLS) către alte aplicaţii; salvarea rapoartelor, fie ca fişiere independente de tip REP, fie ca elemente în cadrul bazelor de date;

Programul conţine două meniuri principale, Sistem şi Unelte, restul meniurilor fiind vizibile doar în modulul Definire format raport, deoarece cuprind elemente necesare doar acelui modul. Cele două meniuri principale sunt prezente şi pe bara verticală din partea stângă a ferestrei principale. Alegerea meniurilor cât şi a opţiunilor fiecăruia se face printr-o singură apăsare a butonului din stânga al mouse-ului, sau prin apăsarea combinaţiei de taste As pentru meniul Sistem sau Au pentru meniul Unelte.

II. FUNCŢIILE PROGRAMULUI II.1. Meniul Sistem ( As) II.1.1. Nou - Crearea unui nou raport Optiunile aplicatiei sunt :

176


• • • •

asistenta la crearea unui raport nou listarea unui raport existent crearea unui raport dupa un model generat anterior deschiderea generatorului de rapoarte

Se alege din meniul Sistem opţiunea Nou. Raportul nou creat va avea implicite următoarele elemente (care pot fi modificate ulterior, cu ajutorul opţiunii Setări, din meniul Raport): -

tip raport: standard; mărimea paginii: A4 (297 x 210 mm); orientarea paginii: verticala (Portrait); valoarea marginilor de delimitare a textului: zero.

Primul pas în crearea unui nou raport îl reprezintă alegerea tabelelor din baza de date, urmând apoi ca din cadrul acestora sa fie selectate câmpurile ce conţin informaţiile dorite. Alegerea tabelelor se face prin selectarea denumirii lor din lista, urmată de apăsarea butonului OK, sau prin efectuarea unui dublu click, pe rând, pentru fiecare tabelă.

177


După ce tabele au fost alese, se apasă butonul Close pentru a începe configurarea datelor selectate. Aceasta etapă este descrisă în cadrul modulului Alegere sursa date.

II.1.2. Deschide – deschiderea unui raport existent în baza de date

Se alege din meniul Sistem opţiunea Deschide. Va apărea fereastra de selecţie, în care rapoartele sunt grupate pe diferite categorii. Selecţia se face cu ajutorul butonului din stânga al mouse-ului, alegând categoria şi raportul dorit, iar pentru confirmare se apasă butonul Deschide. Puteţi deschide un raport existent în listă şi prin efectuarea unui dublu click cu butonul stâng al mouse-ului pe numele raportului respectiv.

II.1.3. Salvează – salvarea modificărilor făcute raportului curent Salvarea se face alegând opţiunea Salvează din meniul Sistem. Această opţiune este folosită pentru salvarea rapidă a modificărilor efectuate asupra unui raport, indiferent dacă este un raport individual sau unul din baza de date. Raportul îşi va păstra denumirea şi locaţia.

178


Opţiunea Salvează realizează o salvare locală dacă raportul a fost salvat anterior cu opţiunea Salvează local ca… si, respectiv, în baza de date dacă raportul a fost salvat anterior cu opţiunea Salvează ca…. Dacă nu a mai fost salvat, implicit raportul este salvat în baza de date. II.1.4. Salvează ca – salvarea unui raport în baza de date

Opţiunea are ca efect salvarea sau adăugarea unui anumit raport în cadrul bazei de date. Rapoartele salvate astfel vor fi conţinute în orice salvare a bazei de date (fişiere cu extensia SAV). Se alege din meniul Sistem opţiunea Salvează ca. Va apărea fereastra de grupare a rapoartelor pe categorii. Selectaţi cu ajutorul butonului din stânga al mouse-ului categoria, în câmpul Denumire raport completaţi numele ales pentru raport, iar pentru confirmare apăsaţi butonul Salvează.

Puteţi muta un raport existent dintr-o categorie în alta, astfel: selectaţi-l prin apăsarea butonului stâng al mouse-ului şi menţineţi apăsat butonul, până ajungeţi în cadrul ferestrei Categorie în dreptul categoriei în care doriţi să mutaţi raportul. De asemenea, puteţi redenumi sau şterge un raport selectat, efectuând un click pe butonul drept al mouse-ului şi alegând din meniul apărut comanda corespunzătoare.

179


Aveţi posibilitatea de a adăuga noi categorii, de a şterge sau de a redenumi categoriile existente, prin intermediul meniului apărut la apăsarea butonului drept al mouse-ului, având în vedere ca mouse-ul să fie poziţionat în fereastra Categorie.

Pentru a crea o nouă categorie va trebui să completaţi numele categoriei, în fereastra ce va apărea după selectarea opţiunii Adaugă categorie.

II.1.5. Salvarea şi deschiderea rapoartelor de forma fişierelor independente Pe lângă salvarea în baza de date rapoartele mai pot fi salvate şi sub formă de fişiere independente, ce au extensia REP (exemplu: NUME_RAPORT.REP).

180


Pentru a deschide un astfel de fişier se alege din meniu opţiunea Deschide local, în fereastra de selecţie se configurează calea şi se alege raportul dorit, iar pentru confirmare se apasă butonul Open.

Pentru a salva un raport sub forma de fişier .REP se alege din meniul Sistem opţiunea Salvează local ca, în fereastra de selecţie se configurează calea şi se completează câmpul File name cu numele ales pentru raport, iar pentru confirmare se apasă butonul Save. Fereastra de selecţie conţine următoarele elemente principale: câmpul Look însau Save înreprezintă directorul curent în care se va găsi raportul;

181


butonul Up One Level ce permite revenirea în directorul superior; Create New Folder pentru crearea în directorul curent a unui nou butonul director; câmpul File name: în care se completează numele raportului. În cazul în care a fost deschisă accidental această fereastră, pentru închiderea ei se apăsa butonul Cancel.

II.1.6. Ieşire – închiderea aplicaţiei Generator Rapoarte După terminarea lucrului cu Generatorul de Rapoarte se poate închide aplicaţia alegând din meniul Sistem opţiunea Ieşire. Atenţie! La închiderea aplicaţiei modificările efectuate asupra rapoartelor nu vor fi salvate automat. Pentru salvarea lor folosiţi opţiunile de salvare din meniul Sistem. II.2. Meniul Unelte – module de lucru Pentru o mai bună organizare a lucrului cu Generatorul de Rapoarte, acesta a fost împărţit în cinci module de lucru, corespunzătoare principalilor paşi care trebuie urmaţi la crearea sau modificarea rapoartelor. Aceşti paşi sunt: alegerea înregistrărilor din baza de date ce vor fi folosite în cadrul raportului; verificarea datelor alese; configurarea modului de afişare şi organizare al datelor alese; afişarea propriu-zisă a raportului.

182


II.2.1 Alegere sursa date Această opţiune oferă posibilitatea configurării facile a sursei de date a unui nou raport. Poate fi folosită şi pentru modificarea rapoartelor existente, însă doar pentru cele a căror sursă de date a fost creată şi configurată exclusiv pe baza acestei opţiuni. Atenţie! Opţiunea Alegere sursă date nu va mai fi disponibilă în cazul rapoartelor ce au fost modificate cu ajutorul opţiunii Afişare SQL.

Modulul este împărţit în două zone de lucru: zona de alegere şi configurare a tabelelor din baza de date, reprezentată de zona de culoare gri din partea superioară; zona de alegere şi configurare a înregistrărilor din tabelele alese, reprezentată de tabelul din partea inferioară. Puteţi modifica dimensiunile acestor zone, astfel: poziţionaţi-vă cu mouse-ul pe linia dintre ele şi în momentul în momentul în care mouse-ul are săgeţi în ambele capete, apăsaţi şi menţineţi butonul stâng al mouse-ului, mutând în acelaşi timp marginea zonei, până la obţinerea dimensiunii dorite. Primul lucru care trebuie făcut este alegerea tabelelor din fereastra Lista tabele care apare automat la deschiderea unui raport nou sau poate fi apelată, astfel:

183


-

fie alegând opţiunea Adaugă tabelă din meniul obţinut după apăsarea butonului drept al mouse-ului în zona destinată tabelelor;

-

fie selectând simbolul

aflat tot în zona destinată tabelelor.

Lista conţine denumirile tuturor tabelelor din baza de date curentă. Pentru a alege o tabelă, fie se apasă de două ori butonul din stânga al mouse-ului pe tabela dorită, fie se selectează tabela şi se apasă butonul OK pentru confirmare. Fiecare tabelă aleasă apare în partea superioară a ecranului, ca o fereastră nouă conţinând lista de câmpuri din tabela respectivă. Pentru a închide fereastra Lista tabele se apasă butonul Close. În cazul în care aţi ales o tabelă din greşeală, o puteţi şterge, selectând-o mai întâi şi utilizând apoi opţiunea Ştergere tabelă, din meniul apărut la apăsarea butonului drept al mouse-ului. Atenţie! Opţiunea Şterge tabelă are ca efect şi ştergerea eventualelor linii selectate din tabelă.

Selectaţi apoi din fiecare tabelă câmpurile dorite, prin efectuarea unui dublu click asupra butonului stâng al mouse-ului pe câmpul dorit. Fiecare câmp ales va genera o nouă linie în zona tabelară din partea inferioară a ecranului. Alegerea opţiunii Toate câmpurile este identică cu alegerea individuală a tuturor câmpurilor din tabelă, simplificând în acest fel selecţia câmpurilor. Aceasta opţiune este utilă când lucrăm cu tabele cu număr mare de câmpuri ce trebuie afişate. Selecţia Toate câmpurile nu presupune automat şi obligativitatea afişării tuturor câmpurilor. Prin apăsarea butonului alăturat aveţi posibilitatea de a configura o serie de parametri, de tip text, numerici sau date calendaristice, care vor putea fi afişaţi în cadrul raportului.

184


Având în vedere faptul ca Generatorul de rapoarte lucrează cu baze de date relaţionate, un pas foarte important în crearea unui raport îl reprezintă crearea legaturilor dintre tabele, pe baza câmpurilor corespondente. Exemplu: Vrem să creăm un raport care să conţină următoarele câmpuri: - Cod client / furnizor - Denumire client / furnizor - Cod fiscal - Lista de preţuri asociată clientului / furnizorului Pentru aceasta, în primul rând vom selecta tabela Partners (Parteneri). Din cadrul acestei tabele vom selecta câmpurile Cod, Denumire, Cod Fiscal şi iPriceList (Cod lista preţuri). Accesând opţiunea Afişare date vom vedea că sunt afişate doar codurile corespunzătoare listelor de preţuri. Pentru a obţine şi denumirea acestui câmp, va trebui să creăm o legătură între tabela Partners şi tabela PriceLists (Liste de preţuri). Pentru aceasta, procedaţi astfel: -

-

selectaţi tabela PriceLists; din tabela Partners selectaţi câmpul iPriceList (corespunzător codului listei de preţuri), apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi menţinându-l apăsat, poziţionaţi-vă în cadrul tabelei PriceLists asupra câmpului Cod (câmp ce corespunde tot codului listei de preţuri); eliberaţi butonul mouse-ului; va apărea fereastra de dialog Proprietăţi join, în cadrul căreia sunt posibile trei opţiuni: “Doar acele înregistrări pentru care câmpurile de legătura din cele două tabele au valori egale” – dacă, de exemplu, există parteneri

185


pentru care în fişele lor nu a fost precizată nici o listă de preţuri sau dacă există liste de preţuri care nu sunt asociate cu nici un client/furnizor, respectivii parteneri sau liste de preţ nu vor fi afişate. “Toate înregistrările din ‘[Partners]’ şi doar acele înregistrări din ‘[PriceLists]’ pentru care câmpurile de legătura au valori egale” din tabela Partners vor fi afişaţi toţi clienţii / furnizorii, chiar dacă în fişele lor nu este completat câmpul Lista de preţuri, iar din tabela PriceLists vor fi afişate doar listele de preţuri pentru care au fost făcute asocieri cu partenerii. “Toate înregistrările din ‘[PriceLists]’ şi doar acele înregistrări din ‘[Partners]’ pentru care câmpurile de legătura au valori egale ” din tabela PriceLists vor fi afişate toate listele de preţuri, inclusiv cele pentru care nu au fost făcute asocieri cu partenerii, iar din tabela Partners vor fi afişaţi doar partenerii în ale căror fişe este completat câmpul Lista de preţuri.

-

selectaţi din tabela PriceLists câmpul Descriere (denumirea listei de preţuri); dacă nu doriţi afişarea codurilor corespunzătoare listelor de preţuri, ci doar a denumirilor, debifaţi caseta Afişare, corespunzătoare liniei [Partners].[iPriceList]. În fereastra Afişare date, câmpurile vor avea denumirile corespunzătoare din tabele. Pentru redenumirea unui câmp completaţi noua denumire în rubrica Eticheta, corespunzătoare câmpului dorit, şi apăsaţi tasta ENTER.

Pentru vizualizarea înregistrărilor care vor apărea, utilizaţi opţiunea Afişare date.

186


În cazul în care doriţi ştergerea legăturii efectuate, poziţionaţi-vă pe linia dintre cele două tabele şi, apăsaţi pe butonul drept al mouse-ului şi selectaţi Şterge relaţie.

În unele situaţii este nevoie să grupăm rezultatul (obţinut sub formă de listă) unei interogări a bazei de date. Această grupare se realizează pe baza unui anumit câmp, cu rol de element cheie. Scopul acestei grupări este ca pentru înregistrările care au, în cadrul câmpului selectat drept câmp cheie pentru grupare, valori identice, sa se poată realiza diferite operaţiuni (totaluri, calculul valorii minime sau maxime). Dacă, de exemplu dorim să realizăm un raport care să afişeze: -

agenţii numărul de clienţi / furnizori asociaţi fiecărui agent,

va trebui să stabilim o relaţie între tabelele Partners şi Salesmen, pe baza câmpurilor Agent din Partners şi Cod Agent din Salesmen de tipul ”Doar acele înregistrări pentru

care câmpurile de legătura din cele două tabele au valori egale”.

Vom selecta apoi câmpurile Cod Agent şi Nume Agent din tabela Salesmen şi câmpul Cod din tabela Partners, iar în celulele Eticheta vom completa denumirile corespunzătoare fiecărui câmp. Alegem butonul alăturat, situat în partea superioară a ecranului. Ecranul dumneavoastră trebuie sa arate astfel:

187


Efectuaţi un click pe butonul stâng al mouse-ului în câmpul Grupare pe linia [Salesmen].[iSalesmenCode] şi alegeţi opţiunea Group by din lista care va apărea prin apăsarea butonului cu săgeată de la capătul câmpului. Efectuaţi aceeaşi operaţiune pe linia [Salesmen].[sFullName]. Efectuaţi un click pe butonul stâng al mouse-ului în câmpul Grupare pe linia şi alegeţi opţiunea Count din lista care va apărea prin apăsarea butonului cu săgeată de la capătul câmpului.

[Partners].[sPartnerCode]

Efectuaţi un click pe butonul stâng al mouse-ului în câmpul Eticheta de pe linia [Partners].[sPartnerCode] şi introduceţi textul ”Număr parteneri”. Selectând opţiunea Afişare date veţi obţine un tabel de forma:

Coloanele din zona tabelară aflată în partea inferioară a ecranului au următoarea semnificaţie:

Câmp – denumirea câmpului ales, aşa cum este el definit şi apare în tabelă;

188


Eticheta – numele ce poate fi ales de utilizator pentru a recunoaşte mai uşor câmpul respectiv, nume ce va fi folosit în continuare pentru a caracteriza câmpul;

Condiţie – expresie în funcţie de care înregistrarea curentă este afişata sau nu; Sortare – modul în care se doreşte sortarea înregistrărilor;

“Asc” – crescător “Desc” – descrescător “Not sorted” sau necompletat – nesortat (ordinea în care au fost introduse) Afişare – se bifează dacă se doreşte afişarea câmpului respectiv. Implicit opţiunea de afişare este bifată pentru toate câmpurile. o o o

Valorile introduse în tabel pot fi modificate direct de la tastatură, sau alegând una din opţiunile meniului ce apare la apăsarea butonului din dreapta al mouse-ului după poziţionarea în câmpul dorit. Opţiunile acestui meniu sunt:

Expresie – crearea de condiţii sau valori cu ajutorul Generatorului de Expresii; Ştergere – se elimină linia selectată sau linia ce conţine câmpul selectat. Pentru a înţelege mai uşor cum se foloseşte acest modul vom apela la un exemplu. Exemplu: Să presupunem că avem o bază de date în cadrul căreia există tabela Items (Produse), ce conţine o listă de produse caracterizate prin mai multe câmpuri. Dorim să afişam un raport care să conţină câmpurile Cod şi Denumire, să afişeze toate produsele care au Stocul real mai mare decât zero şi să conţină toate câmpurile tabelei ordonate alfabetic după Denumire. Astfel, din lista de tabele vom alege tabela Items.

Din tabela Items vom alege câmpurile Cod, Denumire şi dStockReal (Stoc real). Pentru ordonarea după numele produsului vom selecta câmpul [Items].[sDescription], ne vom poziţiona în coloana Sortare, vom apăsa pe butonul cu săgeată în jos existent la capătul câmpului şi vom selecta din lista apărută opţiunea Asc (crescător).

189


Pentru ca lista să conţină doar produsele ce au valoarea Stocul real mai mare ca zero, vom selecta câmpul [Items].[dStockReal], iar în coloana Condiţie vom completa cu expresia “>0”. În acest moment am configurat selecţia câmpurilor, iar tabelul ar trebui să arate în felul următor:

Ultima linie nu are bifată opţiunea Afişare, pentru că nu dorim afişarea stocurilor, ci doar a produselor care au stocul real pozitiv. Expresiile generate automat în coloana Câmp au următoarele explicaţii: -

“[Items].[sDescription]” reprezintă câmpul Denumire, din tabela Items; semnul “ . ” reprezintă delimitator SQL între obiectele SQL (tabele) şi componentele acestora (câmpuri); semnele “[“ şi “]” reprezintă semne de încadrare a denumirilor pentru evitarea erorilor cauzate de denumirile ce folosesc spaţii (ex.: [Cod articol]); când denumirile nu conţin spaţii aceste paranteze sunt opţionale.

Pentru verificarea selecţiei vom vizualiza datele cu ajutorul opţiunii Afişare date, iar pentru a reveni la configurarea raportului, selectaţi din nou opţiunea Alegere sursă date.

Generatorul de expresii

Este un modul de compunere şi modificare a expresiilor ce pot fi folosite în selecţia şi configurarea datelor. Aceasta facilitate poate fi utilizată doar în cadrul opţiunii Alegere sursa date. Pentru activarea acestui modul se apasă butonul din dreapta al mouse-ului în dreptul câmpurilor din tabelul de selecţie şi se alege din meniul ce apare opţiunea Expresie.

Fereastra ce apare este compusă din: zona de editare a expresiei, în care apar şi pot fi modificate elementele alese;

190


butoane pentru alegerea rapidă a operatorilor uzuali; zona de selecţie a categoriilor de elemente; zona de selecţie a elementelor din categoria aleasă. În zona de editare (partea superioară a ferestrei) se pot compune orice fel de expresii valide ce conţin atât elemente introduse manual cât şi elemente alese cu ajutorul celorlalte zone. Această zonă funcţionează ca editor de text.

Zona categoriilor (partea stânga jos a ferestrei) conţine lista de categorii şi subcategorii. Prin apăsarea de două ori a butonului din stânga al mouse-ului se vizualizează în fereastra din partea dreaptă subcategoriile, dacă ele există. După selectarea categoriei sau subcategoriei elementele ce îi aparţin vor apărea în zona de alegere a elementelor (dreapta jos). Lista categoriilor conţine: baza de date curentă, în care subcategoriile sunt constituite de lista de tabele; prin selectarea unei tabele vor fi afişate în zona de elemente denumirile câmpurilor din tabela respectivă;

191


Functions, reprezentând funcţii uzuale ce pot fi folosite; Operators, reprezentând elemente de legătura dintre diferite elemente. Acestea pot fi aritmetice (+,-, folosite în calcule algebrice), de comparaţie (<,>, folosite la evaluarea diferitelor valori) sau logice (AND, OR, pentru combinarea diferitelor expresii folosite în condiţii).

În zona elementelor (fereastra din dreapta-jos) selecţia se face prin efectuarea unui dublu click asupra butonului stâng al mouse-ului, elementul ales regăsindu-se în zona de editare. După configurarea expresiei confirmarea se face prin apăsarea butonului .

II.2.2. Afişare SQL

Această opţiune permite atât alegerea cât şi configurarea datelor din raport. În cazul rapoartelor concepute pe baza opţiunii Alegere sursă date, conţinutul acestei opţiuni este completat în mod automat. Orice modificare adusă acestui text duce automat la imposibilitatea folosirii altui modul pentru configurarea datelor. Textul ce trebuie completat în acest modul este reprezentat de o serie de comenzi SQL.

192


Pentru înţelegerea acestor comenzi ne vom folosi de exemplul propus la punctul II.2.1. (afişarea produselor cu stoc real mai mare decât zero). Astfel, în urma configurării acelui exemplu, la accesarea opţiunii Afişare SQL se obţine următorul text automat:

Interpretarea comenzilor folosite:

SELECT [Items].[sItemCode], [Items].[sDescription] • se aleg câmpurile Cod şi Denumire din tabela Items • •

comanda SELECT precede lista datelor ce vor fi selectate elementele listei au formatul [Tabela].[Camp] şi sunt separate prin caracterul “,”

FROM [Items] [Items] • •

•

din baza de date se foloseşte tabela Items comanda FROM precede lista de tabele ce sunt folosite atât în selectarea cât şi în configurarea datelor separarea elementelor listei se face prin caracterul “,”

WHERE [Items].[dStockReal]>0 • • •

dintre datele alese prin comanda SELECT, vor fi afişate doar acelea care au valoarea câmpului dStockReal mai mare decât zero; comanda WHERE precede lista de condiţii aplicate datelor alese, limitând numărul de înregistrări afişate pentru combinarea condiţiilor se folosesc operatorii logici AND (ŞI) sau OR (SAU)

ORDER BY [Items].[sDescription] Asc • •

datele care vor fi afişate să fie ordonate ascendent, în funcţie de valoarea câmpului Denumire; acesta fiind de tip text, ordonarea urmează a se face alfabetic. comanda ORDER BY precede lista de criterii de ordonare; în această listă sunt incluse elementele pe baza cărora se va realiza ordonarea.

193


II.2.3. Afişare date Prin intermediul acestei opţiuni, datele selectate şi configurate vor fi afişate sub forma unui tabel, în care coloanele definesc câmpurile alese, având capul de tabel format din denumirile câmpurilor aşa cum apar ele în tabele (sau cum au fost redenumite în câmpul Etichete), iar rândurile definesc înregistrările din baza de date care îndeplinesc toate condiţiile definite şi criteriile de sortare. Această opţiune este folosită doar pentru vizualizare, modificarea datelor nefiind posibilă.

II.2.4. Definire format raport Cu ajutorul acestei opţiuni se realizează etapa principală de configurare a formatului folosit la afişarea rapoartelor. Aici vom regăsi atât configurări legate de parametrii paginilor pe care vor fi tipărite rapoartele, cât şi elemente grafice cu ajutorul cărora vor fi introduse şi aranjate în pagina înregistrările din baza de date alese cu opţiunile precedente, Alegere sursă date sau Afişare SQL. La apelarea acestei opţiuni, în cadrul barei de meniuri a programului vor fi adăugate o serie de meniuri suplimentare specifice.

Pentru a crea sau modifica rapoarte trebuie mai întâi să înţelegem modul în care programul interpretează şi construieşte rapoartele.

194


Vom folosi următorii termeni: Înregistrare din Colecţie de valori corespunzătoare câmpurilor din baza de date alese, baza de date ce îndeplinesc simultan anumite condiţii. În cadrul modulului Afişare date înregistrările sunt reprezentate de rândurile tabelului. Arie

Zona de afişare a diferitelor date sau elemente grafice.

Grup

Structura de organizare şi sortare a înregistrărilor în funcţie de anumite criterii.

Elemente de afişare a datelor

Câmpuri de tip text, cu dimensiuni variabile, cu ajutorul cărora sunt afişate valorile obţinute din baza de date, texte cu conţinut fix sau expresii obţinute din aceste valori.

Elemente grafice

Diferite forme geometrice (dreptunghi, evidenţierea şi organizarea datelor afişate.

linie)

folosite

pentru

Cu ajutorul primelor două opţiuni, Alegere sursă date şi Afişare SQL, se compune o colecţie de înregistrări ce ţin cont de anumite criterii de selecţie şi sortare. Următoarea opţiune, Afişare date, oferă posibilitatea verificării colecţiei de înregistrări obţinute, cât şi posibilitatea vizualizării imaginii “neprelucrate” a raportului dorit. Pornind de la această colecţie de înregistrări şi respectând configurările făcute în cadrul opţiunii Definire format raport, programul va lua fiecare înregistrare în parte şi o va afişa într-o arie de date, urmând ca la final să completeze raportul cu ariile de antet şi final ale raportului. De asemenea, acolo unde este necesar, va include şi alte tipuri de arii cum sunt cele folosite pentru încadrarea grupurilor de înregistrări sau a paginilor.

II.2.4.1. Meniul Raport (Ar)

În cadrul acestui meniu există opţiunea Setări, prin intermediul căreia se configurează parametrii generali ai raportului (tip, dimensiunile şi marginile paginii, orientarea etc.).

195


Elementele care pot fi configurate cu ajutorul acestei opţiuni sunt:

Titlu - reprezintă denumirea raportului. Tip raport - poate fi standard sau grafic. Standard reprezintă un raport în care datele sunt afişate sub forma unei succesiuni de câmpuri de tip text. Raportul de tip Grafic afişează datele sub formă de grafice statistice, generate automat în funcţie de valorile şi tipul înregistrărilor din baza de date folosită. Selecţie înregistrări (SQL) – în cadrul acestei secţiuni puteţi vizualiza textul ce se regăseşte în cadrul opţiunii Afişare SQL. Setări pagină - configurarea dimensiunilor paginilor folosite pentru tipărirea raportului. Există două opţiuni: Stil sau Dimensiuni. În cazul opţiunii Stil aveţi

posibilitatea de a alege unul din modele standard propuse în lista (A4, A3, A5), iar în cazul alegerii opţiunii Dimensiuni trebuie completate câmpurile Lungime şi Lăţime cu valorile în milimetri, corespunzătoare dimensiunilor tipului de pagină folosit.

Orientare – se referă la modul în care sunt orientate şi aranjate elementele raportului în cadrul paginii. Opţiunile sunt: • Vertical – corespunde tipului standard Portrait, orientarea fiind de la stânga spre dreapta pe lăţimea paginii; • Orizontal – corespunde tipului standard Landscape, orientarea fiind de la stânga spre dreapta pe lungimea paginii.

196


Margini - se completează cu valorile dorite, exprimate în milimetri, ale spaţiilor

dintre conturul paginii şi zona de afişare efectivă a datelor. În alegerea acestor valori trebuie să se ţină cont şi de posibilităţile de tipărire ale imprimantei, deoarece fiecare imprimantă are propriile limite inferioare pentru aceste margini.

Fundal – aveţi posibilitatea de a adăuga o imagine (de tip .jpg, .bmp, .ico) pe

fundalul raportului. Puteţi opta pentru păstrarea dimensiunilor imaginii, sau adaptarea lor la dimensiunile ariei de tipărire.

După configurarea acestor parametri pentru salvarea modificărilor apăsaţi butonul Salvează, iar pentru anulare apăsaţi butonul Renunţă. Atenţie! Modificările efectuate şi validate prin apăsarea butonului Salvează vor fi folosite doar pentru sesiunea de lucru curentă. Pentru păstrarea acestor modificări şi după închiderea programului trebuie salvat întreg raportul, folosind una din opţiunile de salvare din cadrul meniului Sistem.

Realizarea de rapoarte sub formă de grafice Pentru realizarea unui raport sub formă de grafic, în cadrul ferestrei Setări raport, la Tip raport selectaţi opţiunea Grafic. După salvarea noului tip de raport (prin apăsarea butonului Salvează), singurul meniu disponibil este Report, cu opţiunea Setări.

197


Prin apăsarea butonului drept al mouse-ului în cadrul graficului, aveţi acces la meniul contextual, care conţine următoarele opţiuni: 1.

Aspect

În cadrul ferestrei Grafic puteţi modifica: tipul graficului - bidimensional (2 D) sau tridimensional (3 D) - histogramă, coloană, arie, linie etc. dimensiunile graficului (Înălţime şi Lăţime) tipul de scară utilizat (liniară, logaritmică, procentuală) o serie de opţiuni privind: - afişarea sau nu a legendei - suprapunerea seriilor reprezentate - transpunerea seriilor (inversarea seriilor reprezentate pe axa X cu cele reprezentate pe axa Y) În cadrul ferestrei Serii puteţi modifica, pentru fiecare serie reprezentată, culoarea, prin . apăsarea butonului

198


De asemenea, aveţi posibilitatea de a nu afişa în grafic o anumită serie. Pentru aceasta, selectaţi seria respectivă din lista Denumire serie şi bifaţi caseta Ascunde serie. În cadrul ferestrei Text puteţi modifica denumirea şi aspectul titlului raportului sau etichetele corespunzătoare axelor. După fiecare modificare efectuată apăsaţi butonul Validare.

II.2.4.2. Meniul Grupare (Ag)

Acest meniu permite configurarea grupărilor de înregistrări din cadrul raportului, conţinând următoarele opţiuni:

199


-

Adaugă grup, creează un nou grup în cadrul raportului; Şterge grup, elimină grupul selectat, selecţia grupului făcându-se prin apăsarea butonului stâng al mouse-ului în dreptul ariilor de început sau sfârşit ale grupului; Modifică grup, configurează elementul comun al înregistrărilor ce sunt conţinute de grupul selectat.

Prin grupare de înregistrări se înţelege o ordonare a înregistrărilor, în funcţie de valorile unui anumit câmp din cadrul înregistrărilor. Alegerea acestui câmp cât şi tipul ordonării (ascendentă sau descendentă) se realizează în fereastra Proprietăţi grup, ce se deschide la apelarea opţiunii Modifica grup.

Fiecare grup este alcătuit din două arii: -

Group Header, reprezintă aria de început a grupului, în care se introduc elemente ce definesc grupul (de exemplu, denumirea grupului); Group Footer, reprezintă aria de final a grupului, în care se pot introduce date comune înregistrărilor sau diferite totaluri pe anumite câmpuri afişate.

Dimensiunile acestor arii pot fi modificate cu ajutorul mouse-ului, astfel: poziţionaţi-vă cu mouse-ul pe marginea inferioară şi în momentul în care mouse-ul are săgeţi în ambele capete, apăsaţi şi menţineţi butonul stâng al mouse-ului, mutând în acelaşi timp marginea ariei, până la obţinerea dimensiunii dorite.

200


II.2.4.3. Meniul Arii (Aa)

Notă: în cazul versiunii standard a Generatorului de rapoarte, din cadrul acestui meniu este disponibilă doar opţiunea Modifică arie. Ariile sunt zone cu poziţii specifice în cadrul raportul, ce ajută la organizarea şi structurarea datelor. Ariile sunt reprezentate prin dreptunghiuri de culoare albă, în care se introduc datele şi o banda de culoare gri în partea de sus (în momentul în care o arie este selectată această bandă devine galbenă), în care este trecut numele ariei. Lăţimea ariei nu este configurabilă, ea fiind reprezentată de marginile din stânga şi din dreapta ale paginii. Fiecare arie are următoarele caracteristici: -

-

Înălţime, reprezintă valoarea exprimata în milimetri a înălţimii ariei; Invizibilitate, cu ajutorul acestei caracteristici, puteţi opta ca o anumită arie să fie invizibilă la vizualizarea sau tipărirea raportului (restul ariilor vor fi re-aranjate în pagină, astfel încât nu vor exista spaţii libere în zona corespunzătoare ariei invizibile). Pentru configurarea unei arii ca invizibilă completaţi în acest câmp valoarea 1. În caz contrar, completaţi cu 0, sau lăsaţi câmpul liber. Salt în pagină nouă – dacă de bifează această opţiune raportul va afişa aria respectivă pe următoarea pagină nouă.

Aceste caracteristici pot fi configurate în fereastra Proprietăţi, ce poate fi apelată fie prin selectarea ariei şi alegerea opţiunii Modifică arie (din meniul Arii), fie prin apăsarea butonului drept al mouse-ului pe aria dorită şi alegerea opţiunii Proprietăţi.

Pentru a introduce o nouă arie se alege din meniul Arii tipul de arie dorit, iar pentru ştergerea unei arii se selectează aria respectivă şi se alege opţiunea Şterge arie. Tipurile de arii ce pot fi folosite sunt: -

-

Arie date (Detail Area), reprezintă zona de afişare a datelor conţinute de

înregistrări; pentru fiecare înregistrare va fi generată automat câte o astfel de arie, pornind de la modelul configurat; Antet raport (Report Header), reprezintă zona de la începutul primei pagini a raportului; această arie nu va mai apărea în nici o altă parte a raportului;

201


-

Antet pagină (Page Header), reprezintă zona de la începutul fiecărei pagini generate de raport; pe prima pagina va fi afişata după aria Antet raport,

-

Final pagina (Page Footer), reprezintă zona de la sfârşitul fiecărei pagini generate de raport; pe ultima pagină va fi afişata înaintea ariei Final raport,

-

Final raport (Report Footer), reprezintă zona de la sfârşitul ultimei pagini a

dacă aceasta există;

dacă aceasta există;

raportului; această arie nu va mai apărea în nici o altă parte a raportului, indiferent de numărul de pagini generat;

II.2.4.4. Meniul Afişare (Af)

În cadrul acestui meniu există opţiunea Lista câmpuri, ce oferă posibilitatea de introduce rapid în cadrul raportului câmpurile selectate din baza de date. Pentru a introduce un câmp se procedează astfel: se selectează câmpul din listă cu ajutorul butonului stâng al mouse-ului şi, menţinând butonul apăsat se poziţionează câmpul în aria dorită, eliberând apoi butonul mouse-ului. Câmpul astfel introdus va fi afişat sub formă de element tip Obiect.

II.2.4.5. Meniul Obiecte (Ao)

Acest meniu cuprinde lista de elemente de afişare ce pot fi introduse în cadrul raportului. Pentru a introduce un obiect în cadrul raportului (în afară de linii), selectaţi-l din meniu, apoi poziţionaţi-vă cu mouse-ul în zona în care doriţi să apară obiectul, apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi menţineţi-l astfel, mutând în acelaşi timp mouse-ul spre dreapta şi în jos, astfel încât să apară un dreptunghi. Eliberaţi apoi butonul mouse-ului. Ulterior veţi putea configura obiectul astfel introdus, selectându-l, apăsând butonului drept al mouseului, şi selectând opţiunea Proprietăţi obiect din cadrul meniului care va apărea.

202


În cazul în care doriţi mutarea unui obiect dintr-o arie în alta selectaţi obiectul respectiv, apăsaţi şi menţineţi apăsat butonul stâng al mouse-ului, mutând în acelaşi timp obiectul în aria dorită. Pentru a şterge un obiect, selectaţi-l şi apoi fie apăsaţi tasta =, fie apăsaţi butonul drept al mouse-ului şi selectaţi opţiunea Ştergere obiect. Elementele care pot fi introduse în cadrul unui raport sunt: 1. Text – selectând opţiunea Proprietăţi obiect va apărea o fereastră în cadrul căreia veţi putea configura textul dorit.

Această fereastră conţine următoarele elemente: în câmpul Conţinut introduceţi textul care doriţi să apară în raport. X reprezintă distanţa în milimetri până la marginea din stânga a paginii, iar Y reprezintă distanţa în milimetri până la marginea superioară a ariei în care se află obiectul; L reprezintă lungimea obiectului, iar l lăţimea, exprimate în milimetri. caseta Printabil vă permite să stabiliţi dacă respectivul obiect va apărea la vizualizarea / tipărirea raportului. Implicit această opţiune este bifată. bifarea casetei Transparent este utilă atunci când utilizaţi imagini de fundal pentru rapoarte. bifarea casetei Chenar are ca efect încadrarea obiectului respectiv într-un chenar în cadrul câmpului Aliniere puteţi selecta, prin apăsarea butonului cu săgeată existent la capătul câmpului, alinierea textului la stânga, la dreapta sau central. butonul Font vă permite configurarea caracterelor utilizate pentru textul introdus (tip, stil, mărime, culoare etc.) butonul Fundal permite alegerea unei culori pentru fundalul casetei text. 203


Pentru validarea modificărilor efectuate, apăsaţi butonul Salvează. 2. Linii, linii verticale, linii orizontale – pentru inserarea unei linii în cadrul raportului, selectaţi tipul de linie dorit din cadrul meniului, apoi poziţionaţi-vă în aria în care doriţi introducerea obiectului de tip linie, apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi menţineţi-l apăsat până terminaţi de trasat linia respectivă. 3. Dreptunghi – pentru desenarea unui dreptunghi în cadrul raportului, procedaţi similar ca la introducerea obiectelor de tip text. În cadrul ferestrei Proprietăţi dreptunghi, veţi putea modifica dimensiunile şi poziţionarea dreptunghiului.

4. Expresie – obiect cu ajutorul căruia se pot afişa câmpuri din baza de date sau se pot genera expresii, pornind de la valorile câmpurilor. În cadrul expresiilor se pot introduce atât funcţii cât şi operatori folosiţi de limbajul SQL. La inserarea unui obiect de tip expresie, se va deschide automat fereastra Proprietăţi expresie. Exemplu: avem tabela Produse, care conţine coloanele Denumire şi Preţ.

Vrem să introducem o expresie care să calculeze un comision de 10% din preţul fiecărui produs. Va trebui ca în fereastra Proprietăţi expresie să completăm următoarele date.

Opţiunea Format este folosită pentru configurarea modului de afişare a valorii expresiei. De exemplu, dacă dorim să afişăm un câmp al cărei valoare este 120000000 în formatul 12,000,000.0 în cadrul opţiunii Format va trebui sa completăm #,##0.0.

204


5. Total – cu ajutorul acestui obiect se calculează totalul valorilor pentru câmpul introdus în cadrul rubricii Conţinut.

În cadrul opţiunii Resetare total există două casete: -

schimbare valoare – sunt adunate la total toate înregistrările pentru care valoarea câmpului Expresie este aceeaşi; expresie logică adevărată – sunt adunate la total doar înregistrările care îndeplinesc condiţia precizată în câmpul Expresie;

6. Subraport – cu ajutorul acestei opţiuni puteţi insera în cadrul raportului un subraport. Subraportul trebuie să fie deja creat şi salvat în baza de date. În fereastra Proprietăţi subraport va trebui ca în cadrul câmpului Raport (.rep) să indicaţi calea către subraportul respectiv (prin apăsarea butonului calea către subraport).

de căutare în arborele de fişiere veţi putea selecta

205


7. Pagina curentă – inserarea acestui obiect are ca efect afişarea numărului paginii curente a raportului. 8. Numărul de pagini - inserarea acestui obiect are ca efect afişarea numărului total de pagini, pe fiecare pagină a raportului. 9. Imagine – aveţi posibilitatea de a insera imagini în cadrul raportului sau de a folosi imagini pentru fundal. Va trebui ca în fereastra Proprietăţi imagine, în cadrul câmpului Imagine sa indicaţi calea către imaginea pe care doriţi să o introduceţi. În cadrul câmpului Tip afişare aveţi două opţiuni: -

păstrează dimensiunile imaginii – imaginii introduse nu i se vor modifica

dimensiunile;

păstrează dimensiunile controlului – imaginea introdusă va avea mărimea dreptunghiului desenat la inserarea obiectului de tip imagine.

II.2.4.6. Meniul Format (Am)

Această opţiune vă permite modificarea alinierii, dimensiunilor, sau spaţiului dintre mai multe obiecte selectate. Pentru selectarea mai multor obiecte efectuaţi câte un click pe butonul stâng al mouse-ului, asupra fiecăruia dintre obiecte, ţinând în acelaşi timp apăsată tasta C. Alinierea -

se poate realiza: la stânga la dreapta sus jos central orizontal central vertical

şi se va face având ca reper ultimul obiect selectat. Dimensionarea se referă la Lungime, Înălţime, sau la ambele dimensiuni şi toate obiectele selectate vor fi redimensionate la nivelul ultimului obiect selectat. Spaţierea se poate face pe orizontală sau pe verticală şi are ca efect plasarea obiectelor selectate, astfel încât distanţele dintre ele (pe orizontală sau pe verticală) să fie egale.

206


II.2.4.7. Meniul Editare (Ae)

Acest meniu conţine următoarele comenzi: -

-

Copiere (Cc) – are ca efect copierea în memorie a unuia sau mai multor obiecte selectate; Adăugare Cv) – are ca efect reproducerea din memorie a obiectelor copiate prin comanda anterioară; Mutare (Cx) – are ca efect decuparea unuia sau mai multor obiecte selectate. Obiectele astfel decupate vor fi reproduse în aria dorită cu ajutorul comenzii Adăugare; Renunţă (Cz) – are ca efect anularea ultimei operaţiuni efectuate.

II.2.5. Afişare raport

Acest modul reprezintă ultima etapă în editarea rapoartelor, şi anume verificarea configurării raportului şi tipărirea acestuia la imprimantă. Opţiunile acestui modul pot fi apelate cu ajutorul butoanelor aflate pe bara de meniuri din partea superioară a ferestrei.

II.2.5.1. Tipărirea raportului Se realizează prin apăsarea butonului alăturat. Fereastra ce se deschide conţine următoarele facilitaţi: -

-

alegerea imprimantei şi configurarea parametrilor săi de funcţionare; intervalul de pagini de tipărit (“Print range”) care poate fi: o toate paginile generate (“All”); o anumite pagini selectate (“Selection”); o pagina curentă (“Current page”); o anumite pagini (“Pages”), precizând numărul paginii de la care se începe şi numărul ultimei paginii de tipărit, separate prin caracterul “-” sau prin “,”. numărul de copii ale raportului (“Number of copies”).

207


După configurarea parametrilor de tipărire se apasă butonul OK pentru confirmarea tipăririi, sau butonul Cancel pentru anulare.

II.2.5.2. Facilităţi de verificare a raportului

Table of contents – la apăsarea acestui buton în partea stângă a ecranului va

apărea o coloana în care este afişat cuprinsul fişierului (dacă raportul conţine unul). . Pentru închiderea acestei ferestre utilizaţi butonul

Copy:

Realizează copierea conţinutului paginii curente sub formă de succesiune de caractere, ce pot fi afişate cu ajutorul oricărui alt editor de text. Copierea se face prin simpla apăsare a acestui buton, urmând ca după deschiderea editorului de text ales (Wordpad sau MS Word) să se efectueze transferul cu ajutorul comenzii “Paste” care poate fi găsita înmeniul “Edit” al editorului.

Find

Reprezintă un utilitar cu ajutorul căruia se poate efectua căutarea unui cuvânt sau a unei expresii în cadrul întregului raport. Pe lângă apăsarea butonului Find se mai poate apela această facilitate şi prin apăsarea simultana a tastelor Cf. Se pot configura parametrii căutării:

208


-

textul căutat (“Find what”); posibilitatea căutării doar a cuvintelor ce reprezintă textul căutat (bifa “Match whole word only” pentru activarea opţiunii); posibilitatea căutării doar a textelor ce sunt identice cu textul căutat (bifa “Match case” pentru activarea opţiunii); direcţia de căutare (“Direction”) care poate fi de la începutul raportului către final (“Down” – “în jos”) sau invers (“Up” – “în sus”).

După configurarea căutării se apăsă butonul Find next pentru continuarea căutării sau butonul Cancel pentru anularea căutării.

Numărul de pagini din raport afişate în aceeaşi fereastră

Apăsarea butonului Single page va avea ca efect la afişarea unei singure pagini în fereastră, iar prin apăsarea butonului Multiple pages se pot afişa până la şase pagini simultan.

Zoom

Oferă posibilitatea de mărire (“Zoom in”) sau de micşorare (“Zoom out”) a părţii din raport afişate în fereastra curentă, cu câte 10% pentru fiecare apăsare a butonului. Acest lucru se mai poate face modificând valoarea direct din lista propusa în câmpul “Zoom”. Selectarea opţiunii “Page width” are ca efect afişarea unei singure paginii astfel încât să poată fi observate atât marginea din stânga cât şi cea din dreapta. Opţiunea “Whole page” permite afişarea unei singure paginii, astfel încât să poată fi observate toate marginile paginii.

Trecerea de la o pagină la alta

Se realizează prin apăsarea butoanelor alăturate, de navigare, sau a butoanelor Back (“Pagina precedentă”) sau Forward (“Pagina următoare”). Pagina curentă mai poate fi selectată şi prin modificarea directă a informaţiei de forma A/B, unde A este numărul paginii curente , iar B este numărul total de pagini.

209


Pentru închiderea ferestrei de afişare a raportului utilizaţi butonul Close.

II.2.5.3. Exportul raportului Rapoartele pot fi exportate pentru a fi păstrate şi vizualizate ulterior sub formă de fişiere distincte. În funcţie de programul care urmează a fi folosit pentru deschiderea fişierului, se pot crea diferite tipuri de fişiere: -

-

nume_fisier.RTF – vor fi deschise cu editoare de text şi vor putea fi

modificate;

nume_fisier.PDF – vor fi deschise cu ajutorul programului Adobe Acrobat

Reader care permite doar vizualizarea, nu şi modificarea; nume_fisier.XLS – vor fi deschise doar de programul MS Excel din pachetul MS Office, permiţând modificarea şi utilizarea ulterioară a datelor; nume_fisier.TXT – pot fi modificate cu ajutorul editoarelor de text, având rolul de fişiere de export date între programe, fiind generate după un model prestabilit. nume_fisier.DBF – fişier de tip bază de date, pot fi deschise cu ajutorul programului Visual Fox Pro, sau a programelor special concepute pentru astfel de fişiere.

În cazul exporturilor de tip .RTF, .PDF sau .XLS va trebui ca în fereastra care va apărea să alegeţi destinaţia şi denumirea fişierului de export. Implicit, fişierul va fi salvat în directorul Ciel / Common, dar puteţi indica o altă destinaţie, fie selectând-o din cadrul câmpului Save in, fie scriind-o direct în câmpul File name. Exportul datelor raportului în fişiere de tip TXT (text) Această opţiune oferă posibilitatea de transfer a diferitelor înregistrări din baza de date către alte aplicaţii. Acest tip de export va ţine cont doar de datele ce sunt afişate în tabelul din modulul Afişare date, astfel încât formatul şi afişarea propriu-zisă a raportului nu influenţează cu nimic datele conţinute de fişierul de tip TXT. Informaţiile conţinute de acest fişier sunt identice cu cele din tabelul din modulul Afişare date, existând astfel posibilitatea verificării datelor înaintea efectuării exportului. Fişierul va conţine câte o linie pentru fiecare înregistrare, care la rândul ei va fi împărţită în funcţie de numărul de câmpuri alese pentru fiecare înregistrare şi de lungimea definită a acestor câmpuri. Câmpurile fiecărei linii nu sunt despărţite de nici un caracter separator.

210


La apelarea acestui tip de export se deschide fereastra de alegere a formatului pe baza căruia se va realiza exportul. Puteţi selecta unul din formatele din listă create anterior, sau puteţi crea unul nou. Pentru a folosi un format existent se alege formatul, se apasă butonul Deschide şi, după ce se verifică dacă este formatul dorit, se apăsa butonul OK pentru confirmare şi pentru a alege numele şi destinaţia în care va fi salvat fişierul TXT. Pentru a crea un nou format se apasă butonul Nou, urmând să se configureze lungimea fiecărui câmp în parte. Implicit, valorile lungimilor sunt reprezentate de lungimile câmpurilor aşa cum sunt ele definite în baza de date, urmând ca, după caz, să fie modificate cu valorile dorite. Ordinea în care se succed câmpurile nu poate fi configurata de aici, aceasta fiind data de ordinea în care au fost selectate câmpurile respective, aşa cum apar în cadrul modulelor Alegere sursa date sau Afişare SQL. Astfel ordinea câmpurilor trebuie făcuta în cadrul acelor module. De asemenea, există posibilitatea de a alege câmpurile care urmează să fie exportate, selecţia realizându-se prin bifarea casetei din cadrul coloanei Export.

211


După realizarea unui format nou sau modificarea unuia deja existent se poate apela funcţia Salvare export, ce va transfera în baza de date configurarea formatului cu denumirea aleasă şi introdusă în fereastra ce apare după apăsarea butonului.

Formatul salvat îl vom regăsi ulterior în lista de formate la o nouă apelare a opţiunii Export

text.

III. Exemple practice de utilizare a Generatorului de Rapoarte

III.1. Exemplu de realizare a unui raport nou – Sold facturi de cumpărare

Un posibil exemplu de raport este situaţia soldului pe fiecare factură în parte şi a soldului total pe fiecare furnizor. Astfel, trebuie realizată o listă cu toate facturile validate, grupate pe fiecare furnizor în parte. Vom începe cu opţiunea Alegere sursa date, prin alegerea din listă a tabelelor conţinând datele care ne interesează, astfel: -

pentru Denumirea societăţii vom folosi tabela Partners, ce conţine informaţiile referitoare la toate societăţile; pentru Data, valoarea şi soldul facturii vom folosi tabela Documents, ce conţine datele centralizatoare pe fiecare document creat; pentru Numărul complet al facturilor vom utiliza Tabela DocumentDetails, ce conţine datele societăţii curente;

Alegerea tabelelor se face prin selectarea lor din listă, urmată de apăsarea butonul OK (sau prin efectuarea unui dublu click pe butonul stâng al mouse-ului asupra denumirii tabelei respective), ele fiind afişate sub formă de mini-ferestre ce conţin lista câmpurilor existente pentru fiecare tabelă.

212


După selectarea celor 3 tabele se apasă butonul Close pentru închiderea listei de tabele. Din tabela Partners vom selecta câmpul: - Denumire (sDescription) – Denumirea societăţii. Din tabela Documents vom selecta câmpurile: - dtValueDate – Data facturii; - dBrutValueFC – Valoarea facturii; - dLeftSumLC – Soldul facturii în urma plăţilor validate. Din tabela DocumentDetails vom selecta câmpul: - sDocNumber – Numărul complet al facturii. Alegerea acestor câmpuri se va face prin apăsarea de două ori a butonului stâng al mouse-ului. Ordinea în care câmpurile sunt alese nu influenţează modul de aranjare ulterioară a informaţiilor în paginile raportului. După alegerea acestor câmpuri ar trebui sa apară câmpurile selectate în tabelul din partea de jos a ecranului.

Următorul pas îl reprezintă crearea de relaţii între tabele introduse astfel încât să nu fie dublate înregistrările. Relaţiile dintre tabele se realizează prin indicarea câmpurilor comune din tabele astfel: -

-

pentru relaţia dintre tabelele Partners şi Documents, câmpul comun este codul societăţii, care în tabele are denumirea de Cod (sPartnerCode) şi respectiv sPartnerCode; pentru relaţia dintre tabelele Documents şi DocumentsDetails, câmpul comun este numărul de identificare al facturii, care în ambele tabele are denumirea de iDocId.

Pentru a indica câmpurile comune din tabele la adăugarea unei noi relaţii trebuie mutat câmpul din prima tabelă peste cel din cea de a doua tabelă (efectuaţi un click pe butonul din stânga al mouse-ului pe câmpul din prima tabela, menţineţi apăsat butonul şi eliberaţi-l doar după ce săgeata de la mouse indică câmpul din cea de a doua tabelă). După indicarea celor două câmpuri va fi afişată fereastra de alegere a tipului de relaţie.

213


Din cele trei tipuri de relaţii va trebui să o alegem pe prima pentru ambele relaţii ce trebuie adăugate. După adăugarea relaţiilor vor apărea în tabelul din partea de jos a ecranului rândurile corespunzătoare fiecărei relaţii, iar între tabelele relaţionate vor fi afişate liniile fiecărei relaţii.

În continuare trebuie să limitam lista de facturi afişate doar la acelea ce sunt validate şi sunt facturi furnizori. Pentru aceasta trebuie introduse condiţii asupra valorilor anumitor câmpuri din baza de date, astfel: -

-

pentru

a

afişa

doar

facturile

validate

va

trebui

să

adăugăm

condiţia

[Documents].[iStatus] = 1 ; în tabela Documents câmpul iStatus poate avea

valoarea 1 pentru validat şi 0 pentru nevalidat. Pentru a afişa doar facturile de furnizor va trebui să adăugăm condiţia [Documents].[iDocType] = 2 ; valoarea 2 reprezintă codul pentru tipul de document Factura cumpărare, aşa cum este configurat în tabela DocTypes.

214


Pentru adăugarea condiţiilor trebuie alese din tabele câmpurile respective, iar în coloana Condiţie trebuie completată cu expresia ce trebuie verificată.

Pentru ca înregistrările să fie ordonate după data facturii trebuie aleasă opţiunea Asc (pentru ordonarea crescătoare) în coloana Sortare pe rândul câmpului [Documents].[dtValueDate]. În acest moment alegerea datelor este completă şi putem să verificăm şi sintaxa comenzilor SQL ce vor fi executate accesând opţiunea Afişare SQL, unde vom vizualiza următorul text:

Pentru a verifica datele ce urmează a fi afişate în raport, se accesează opţiunea Afişare date:

215


Pasul următor îl reprezintă configurarea formatului de afişare al raportului ce se configurează în cadrul opţiunii Definire format raport. Implicit un raport nou conţine doar aria de date, fiind necesară introducerea de noi arii: antet raport şi antet pagină. Aria Antet raport va conţine titlul raportului, numele societăţii şi data la care s-a realizat raportul. Aria Antet pagina va conţine capul de tabel, cu descrierea fiecărei coloane. Aria de date va conţine câmpurile alese pentru fiecare factură. Antet raport – Report Header În această arie vom crea un obiect de tip text unde vom afişa titlul raportului şi un obiect de tip expresie pentru afişarea datei curente. Obiectele sunt elemente grafice ale raportului cu ajutorul cărora putem introduce texte, valori din baza de date, totaluri pe diferite valori, chenare sau linii. Pentru alegerea obiectelor ce urmează a fi afişate ne folosim de opţiunile din meniul Obiecte. Obiectele se introduc înarii cu ajutorul mouse-ului, prin apăsarea butonului din stânga, în locul în care dorim să introducem obiectul şi eliberarea butonului după ce prin mişcarea mouse-ului s-a generat dreptunghiul corespunzător obiectului. După adăugarea lor se pot modifica parametrii din fereastra Proprietăţi, ce se accesează prin apăsarea butonului drept al mouse-ului deasupra obiectului şi alegerea opţiunii Proprietăţi obiect. Vom începe prin a modifica înălţimea ariei la 30 milimetri, din fereastra Proprietăţi arie, ce se accesează prin apăsarea butonului drept al mouse-ului deasupra unei zone libere ariei. Pentru titlul raportului adăugam un obiect de tip text cu valorile: X=15, Y=15, L=175, I=5, aliniere “central”, font Arial Bold 11. Conţinutul va fi titlul raportului: SITUATIE SOLD FACTURI DE CUMPARARE. Pentru câmpul de afişare a datei curente adăugam un obiect de tip expresie cu valorile: X=155, Y=5, L=30, I=5, aliniere “la dreapta”, font Arial Regular 9, format dd/mm/yyyy. Conţinutul va fi expresia: GETDATE(). Aceasta funcţie returnează data curentă. Antet pagină – Page Header Vom modifica înălţimea ariei din fereastra Proprietăţi, la valoarea de 10 milimetri.

216


Adăugam cinci obiecte de tip text, pentru generarea capului de tabel, fiecare având fontul Arial Bold 10 şi bifat câmpul Chenar, restul valorilor fiind: Conţinut

X

Y

L

I

Aliniere

Factura

10

2

35

6

Central

Data

45

2

35

6

Central

Valoare

80

2

35

6

Central

Plătit

115

2

35

6

Central

Sold

150

2

25

6

Central

Arie date – Body Area Vom modifica înălţimea ariei din fereastra Proprietăţi la valoarea de 7 milimetri. Din fereastra Lista câmpuri , accesată din meniul Afişare, vom introduce sDocNumber, dtValueDate, dBrutValueFC, dLeftSumLC, fiecare câmp având fontul Arial Regular 10, iar

restul proprietăţilor fiind: Conţinut

X

Y

L

I

Aliniere

Format

sDocNumber

10

1

35

4.5

Central

dtValueDate

45

1

35

4.5

Central

dd/mm/yyyy

dBrutValueFC

80

1

35

4.5

La dreapta

#,##0

dLeftSumLC

150

1

35

4.5

La dreapta

#,##0

Pentru câmpul Plătit va trebui să adăugam o expresie în care să calculăm valoarea plătită, ştiind din baza de date valorile pentru Sold şi Valoare factura. Astfel adăugăm un câmp de tip expresie cu valorile: X=115, Y=1, L=35, I=4,5, aliniere ”la dreapta”, font Arial Regular 10, format ”#,##0”. În acest moment formatul raportului va genera afişarea facturilor fără să le grupeze în nici un fel. Pentru a le grupa pe fiecare societate în parte va trebui să adăugam un grup cu ajutorul opţiunii Adaugă grup din meniul Grupare. După adăugare vor apărea două arii: Grup 1 Header (Antet grup) şi Grup 1 Footer (Final grup). Pentru a face corespondenţa dintre grupul nou şi câmpul din baza de date referitor la denumirea societăţii, va trebui deschisă fereastra Proprietăţi grup (click dreapta de la mouse pe una din ariile grupului) şi selectat la rubrica Câmp : sDescription. Antet grupul 1 – Grup 1 Header Vom modifica înălţimea ariei din fereastra Proprietăţi arie la valoarea de 7 milimetri. În această arie vom adăuga un câmp ce va conţine denumirea societăţii. Acest lucru îl realizăm prin introducerea în această arie a câmpului sDescription din fereastra Lista câmpuri, iar din fereastra Proprietăţi a câmpului adăugat vom seta valorile: X=10, Y=1, L=175, I=5, aliniere ”la stânga”, font Arial Regular 10, bifat câmpul Chenar.

217


Final grupul 1 – Grup 1 Footer Vom modifica înălţimea ariei din fereastra Proprietăţi arie la valoarea de 10 milimetri. În această arie vom adăuga totalul pe coloana Sold pentru a afişa în raport soldul total pe fiecare societate. Adăugăm în această arie un câmp de tip total cu următoarele valori: X=150, Y=1, L=35, I=5, aliniere ”la dreapta”, format ”#,##0”, font Arial Regular 10, bifat câmpul Chenar, conţinut dLeftSumLC, expresie sDescription, bifăm caseta Resetare la schimbare valoare.

Acest câmp va însuma toate valorile dLeftSumLC pentru care câmpul sDescription este acelaşi. Tot în această arie putem adăuga şi un câmp de tip text cu conţinutul TOTAL în dreptul câmpului de total sold. Restul de valori pentru acest câmp sunt: X=120, Y=1, L=25, I=5, aliniere „la dreapta, font Arial Regular 10 După aceste operaţiuni, formatul raportului trebuie să arate ca în figură:

218


III.2. Modificarea unui raport existent – adăugarea rubricii data scadentă în cadrul modelului de factură O posibilă modificare la un raport existent poate fi adăugarea pe macheta facturii a rubricii pentru data scadentă a facturii. Pentru început trebuie să ştim unde se găseşte informaţia de care avem nevoie în cadrul bazei de date, iar în cazul nostru data scadentă a facturii se află în tabela Documents, în câmpul dtDueDate.

Deoarece această tabelă este deja introdusă în cadrul ferestrei Alegere sursă date, putem să introducem direct în cadrul modulului Definire format raport un obiect de tip expresie care să facă referire la acest câmp din baza de date. Astfel, din meniul Unelte alegem opţiunea Expresie, ne poziţionăm cu mouse-ul în cadrul ariei Report Header şi generăm dreptunghiul corespunzător noii expresii. Generarea acestui obiect se realizează ajutorul mouse-ului, prin apăsarea butonului din stânga în locul în care dorim să introducem obiectul şi eliberarea butonului după ce prin mişcarea mouse-ului s-a generat dreptunghiul corespunzător obiectului. După eliberarea mouse-ului va apărea automat fereastra Proprietăţi expresie, deoarece câmpul Conţinut trebuie completat obligatoriu pentru obiectele de tip expresie. La câmpul Conţinut vom completa cu textul Documents.dtDueDate, iar restul câmpurilor trebuie completate cu valorile necesare poziţionării obiectului în cadrul ariei.

219


În exemplul nostru am ales ca poziţia acestui obiect să fie imediat sub obiectul corespunzător datei facturii, configurând coordonatele obiectului astfel: X 108

Y 54

L 25

H 4.5

Aliniere La stânga

Câmpul Format îl completăm cu textul dd/mm/yyyy pentru afişarea acestei date în formatul : zi / lună / an . În final aria Report Header ar trebui să arate astfel:

Pentru vizualizarea raportului în noul format, folosim opţiunea Afişare raport.

220


IV. ANEXE

IV.1. Eventuale probleme şi soluţii

Opţiunea “Alegere sursă date” nu este disponibilă Alegerea datelor necesare unui raport se poate face fie prin intermediul opţiunii Alegere sursa date, fie prin intermediul opţiunii Afişare SQL. Când crearea raportului se începe cu Alegere sursa date, textul din Afişare SQL este generat automat, la orice modificare a primului modul. Dacă, în schimb se modifică textul de la Afişare SQL nu se mai poate accesa modulul Alegere sursa date. Orice modificări ulterioare privind alegerea şi configurarea datelor raportului se vor face doar prin editarea liniilor din Afişare SQL.

Generarea rapoartelor pe hârtie tip A3 Dacă se doreşte folosirea hârtiei de tip A3 pentru tipărirea la imprimantă a rapoartelor, atunci trebuie modificată dimensiunea paginii, alegând din meniul Raport opţiunea Setări, în cadrul căreia exista câmpul Setări pagină, unde putem configura tipul A3. Este necesar ca şi imprimanta să fie configurată pentru tipărire pe hârtie tip A3, pentru că afişarea raportului înaintea tipăririi ţine cont de setările imprimantei şi nu de configurările raportului, deşi în cadrul opţiunii Definire format raport toate câmpurile sunt vizibile.

Pe anumite pagini din raport primul rând de text nu apare sau nu este tipărit decât pe jumătate În cazul rapoartelor ce nu conţin arie de antet pagină există situaţii în care succesiunea ariilor să coincidă cu începutul unei pagini noi. În situaţia în care câmpurile din aria respectivă sunt definite prea aproape de marginea superioară a ariei, acele date nu pot fi tipărite de imprimantă, deşi la afişarea pe ecran a raportului acestea sunt vizibile. Această situaţie apare datorită limitelor impuse de posibilităţile de tipărire ale imprimantei. Pentru a remedia acest lucru trebuie mărita marginea corespunzătoare a raportului, accesând opţiunea Setări din meniul Raport.

IV.2. Funcţii SQL folosite frecvent în Generatorul de expresii CHAR ( numar_intreg ) -

generează un caracter , pe baza codul caracterului din tabelul ASCII.

221


-

numar_intreg este cuprins între 0 si 255, reprezentând codul caracterului

aşa cum este el definit în codul ASCII. Exemple: o CHAR(65) = A o CHAR(97) = a o CHAR(49) = 1

LOWER ( text ) -

transformă literele dintr-un text din majuscule înlitere mici; Exemple: o LOWER(‘EXEMPLU’) = ‘exemplu’ o LOWER(‘ExeMPLu’) = ‘exemplu’ o LOWER(‘Ion Popescu’) = ‘ion popescu’

LTRIM ( text ) -

Elimină spaţiile de la începutul unui text; Exemple: o LTRIM(‘ EXEMPLU’) = ‘exemplu’ o LTRIM(‘ EXEM PLU’) = ‘exem plu’

RIGHT ( text , numar_interg ) -

Returnează ultimele caractere dintr-un text; Text reprezintă textul ce urmează a fi scurtat; Numar_intreg reprezintă numărul de caractere de la sfârşitul textului care vor rămâne; Exemple: o RIGHT(‘EXEMPLU’, 3) = ‘plu’ o RIGHT(‘EXEMPLU’, 4) = ‘mplu’

RTRIM ( text ) -

Elimină spaţiile de la sfârşitul unui text; Exemple: o RTRIM(‘EXEMPLU ’) = ‘exemplu’ o RTRIM(‘EXEM PLU ’) = ‘exem plu’

STR ( valoare_numerica ) -

Transformă o expresie numerică într-un text; Exemple: o STR(1234) = ‘ 1234’

SUBSTRING ( text , pozitie_start , lungime ) -

Returnează o porţiune dintr-un text, începând de la un anumit punct şi având o anumită lungime; Text reprezintă textul sursă;

222


-

Pozitie_start reprezintă poziţia în cadrul textului de la care se începe

-

Lungime reprezintă numărul de caractere al porţiunii de text;

selecţia porţiunii de text;

Exemple: o SUBSTR(‘exemplu’, 2, 3) = ‘xem’ o SUBSTR(‘exemplu exemplu’, 5, 10) = ‘plu exempl’

UPPER ( text ) -

transformă literele dintr-un text din litere mici în majuscule; Exemple: o UPPER(‘exemplu’) = ‘EXEMPLU’ o UPPER(‘ExeMPLu’) = ‘EXEMPLU’ o UPPER(‘Ion Popescu’) = ‘ION POPESCU’

YEAR ( data ) -

Afişează sub formă de expresie anul dintr-o dată calendaristică ; Exemple: o YEAR(‘13/02/2003’) = 2003

MONTH (data ) -

Afişează sub formă de expresie luna dintr-o dată calendaristică; Exemple: o YEAR(‘13/02/2003’) = 2

DAY (data ) -

Afişează sub formă de expresie ziua dintr-o dată calendaristică; Exemple: o YEAR(‘13/02/2003’) = 13

GETDATE ( ) -

Returnează data şi ora la care s-a executat comanda; Exemple: o GETDATE () = ‘13/02/2003 14:15 PM’

IV.3. Utilizarea casei fiscale „DATECS” IV.3.1. Generalităţi

Utilizarea aplicaţiei CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală DATECS se poate face în trei moduri şi anume: bonurile fiscale se generează pe casa fiscală DATECS şi se importă în timp real în aplicaţia CIEL Gestiune 2005, unde se vor regăsi validate cu toate mişcările de stoc ce rezultă din operaţia de validare. Acest mod de lucru utilizează aplicaţia „DATECS ECR

223


On-Line” ce se găseşte pe kit-ul de instalare livrat împreuna cu casa fiscală DATECS şi se va numi generic „on-line” bonurile fiscale se generează în aplicaţia CIEL Gestiune şi prin validare se tipăresc în mod fiscal pe casa fiscala DATECS. Validarea bonului fiscal va face modificările de stoc corespunzatoare unei ieşiri şi va lansa pentru tipărire aplicaţia „DatPrint” ce se găseşte pe kit-ul de instalare livrat împreună cu casa fiscală DATECS. Acest mod de lucru se va numi „imprimantă fiscală” bonurile fiscale se generează pe casa fiscală DATECS şi se importă periodic pe un singur document, fără evidenţierea numărului de bon fiscal. Acest mod de lucru utilizează aplicaţia „DatPLU” ce se găseste pe kit-ul de instalare livrat împreuna cu casa fiscală DATECS şi va fi numit „off-line”.

IV.3.2. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod ON-LINE

Utilizarea aplicaţiei CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală DATECS în mod on-line presupune exportul listei de articole din aplicaţia CIEL Gestiune în aplicaţia DATECS ECR OnLine. Dupa conectarea fizică a casei fiscale pe portul COM1 al calculatorului pe care este instalată aplicaţia CIEL Gestiune, se instalează de pe kitul livrat cu casa DATECS aplicaţia DATECS ECR OnLine. In concordanţă cu instructiunile de utilizare ale casei fiscale DATECS, aplicaţia DATECS ECR OnLine se conectează la casa fiscală doar în situaţia în care lista de articole din memoria casei fiscale este vidă (nu există date în lista de articole ale casei fiscale). încazul în care în memoria casei fiscale există introduse articole, acestea se vor şterge sau se va opta pentru sistemul de lucru off-line, singurul care utilizează lista de articole ale casei fiscale.

ATENTIE ! Pentru a fi posibil transferul listei de articole din CIEL Gestiune înDATECS ECR OnLine este necesar ca la lansarea aplicatiei CIEL Gestiune, aplicatia DATECS ECR OnLine sa fie oprita. Citirea listei de articole de catre DATECS ECR OnLine se face la pornirea aplicatiei si orice modificare ulterioara a listei de articole va fi ignorata pana la o noua lansare.

224


IV.3.2.1. Configurarea CIEL Gestiune 2005 pentru lucrul cu casa fiscală „DATECS” în mod ON-LINE

1 - înmeniul Dosar– Configurare societate– Parametrii societate, se selectează „DA” la opţiunea „Utilizare aparat fiscal”. Aceasta are ca rezultat -

apariţia în meniul „IESIRI” a opţiunii „Bon de casă” apariţia în meniul „UTILITARE” a opţiunii „Configurare case de marcat”

2 – înmeniul „UTILITARE” în opţiunea „Configurare case de marcat” se selectează modul de lucru „on-line” şi se completează în câmpurile „Cale fişier articole” şi „Cale fisier bonuri de casa”. înmod implicit, acestea sunt : Cale fişier articole = C:\DriverOnline\Plu.dat Cale fişier bonuri = C:\DriverOnline\Tran.dat Aceste configurări trebuie să fie identice cu cele din aplicaţia DATEC ECR OnLine / Configurare / Interfata BackOffice. După configurare, se exportă nomenclatorul de articole prin apăsarea butonului „Export nomenclator”. Aceasta va genera un fişier în calea precizată în „Cale fisier articole”.

IV.3.2.2. Configurarea aplicaţiei DATECS ECR OnLine pentru lucrul cu CIEL Gestiune 2005 mod ON-LINE

Configurarea aplicaţiei DATECS ECR OnLine presupune în primul rând verificarea în meniul OnLine / Configurare / Interfata BackOffice a căilor şi denumirilor, care trebuie să fie identice cu cele configurate în aplicaţia CIEL Gestiune. Importul listei de articole de catre aplicaţia DATECS ECR OnLine se face automat, la fiecare lansare a aplicaţiei. Din acest motiv este recomandabil ca la fiecare pornire, ordinea de lansare a aplicaţiilor să fie : 1. CIEL Gestiune i. Exportul listei de articole din Utilitare - Configurare case de marcat Export nomenclator 2. DATECS ECR OnLine i. Verificare lista de articole în „Nomenclator articole”

225


IV.3.2.3. Utilizarea CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală „DATECS” în mod ON-LINE Transferul bonului fiscal se face automat numai dacă lista de bonuri de casa este deschisă. Dacă nu se deschide lista „Bonuri de casa”, ele se vor păstra în baza de date generată de DATECS ECR OnLine şi vor fi importate în totalitate la prima deschidere a listei. Din acest motiv este indicat ca lista sa fie permanent deschisă – chiar minimizată – pentru a se putea importa în timp real bonurile fiscale generate de casa fiscală. Importul bonurilor fiscale presupune validarea lor, cu toate efectele care le presupuine o validare obisnuită a unui document de intrare (miscări de stoc, descărcare de gestiune pe tipul ales).

ATENTIE ! In functie de selecţia „STOC NEGATIV” din configurarea aplicatiei CIEL Gestiune, încazul stocului nul – negativ bonul fiscal va fi importat dar nu va fi validat. înaceasta situatie, dupa reglementarea stocului se poate trece la validarea manuala a bonului fiscal cu aceleasi efecte.

IV.3.3. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod „imprimantă fiscală” Utilizarea aplicaţiei CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală DATECS în mod „imprimare fiscala” presupune utilizarea aplicaţia „DatPrint” impreuna cu un parametru care reprezinta bonul fiscal creat în aplicaţia CIEL Gestiune si care va fi tiparit înmod fiscal de casa fiscala DATECS. Dupa conectarea fizică a casei fiscale pe portul COM1 al calculatorului pe care este instalată aplicaţia CIEL Gestiune, se instalează de pe kitul livrat cu casa DATECS aplicaţia DatPrint. Alaturi de aceasta se va instala si aplicatia intitulata „SETUP”. In concordanţă cu instructiunile de utilizare ale casei fiscale DATECS, aplicaţia DATECS ECR OnLine se conectează la casa fiscală doar în situaţia în care lista de articole din memoria casei fiscale este vidă (nu există date în lista de articole ale casei fiscale). încazul în care în memoria casei fiscale există introduse articole, acestea se vor şterge sau se va opta pentru sistemul de lucru off-line, singurul care utilizează lista de articole ale casei fiscale.

IV.3.3.1. Configurarea aplicatiei CIEL Gestiune 2005

1 - înmeniul Dosar– Configurare societate– Parametrii societate, se selectează „DA” la opţiunea „Utilizare aparat fiscal”. Aceasta are ca rezultat : -

apariţia în meniul „IESIRI” a opţiunii „Bon de casă” apariţia în meniul „UTILITARE” a opţiunii „Configurare case de marcat”

226


2 – înmeniul „UTILITARE” în opţiunea „Configurare case de marcat” se selectează modul de lucru „imprimare fiscală” şi se completează câmpul „Cale executabil imprimare”. înmod implicit, acesta este : Cale executabil imprimare = C:\DatPrint\datprint.exe IV.3.3.2. Configurarea casei fiscale DATECS pentru lucrul cu CIEL Gestiune 2005 mod „imprimantă fiscală” Configurarea casei fiscale DATECS presupune verificarea instalării şi conectării casei fiscale la computerul pe care este instalată aplicaţia CIEL Gestiune 2005. Această verificare se poate face cu aplicatia „SETUP” care se instalează odată cu „DatPrint”. Casa fiscală DATECS se trece în mod „OFF line” şi se lansează aplicaţia „SETUP”. înfereastra aplicaţiei se apasă pe butonul „TEST”. încazul unei conexiuni corecte, imediat dupa apasare, pe ecranul casei fiscale apare timp de cateva secunde, înmod alternativ, mesajele „ON line” şi „OFF line”. Acest mod de verificare poate fi utilizat oentru verificarea conexiunii şi încazul altor moduri de utilizare De mentionat ca celelalte configurari existente înaplicatia „SETUP” nu au legatura aplicatia CIEL Gestiune 2005. IV.3.3.3. Utilizarea CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală „DATECS” în mod „imprimantă fiscală” Tiparirea bonului fiscal se face automat înmomentul validarii înCIEL Gestiune. Prin validarea bonului de casa, pe langa operatiunile privind miscarile de stoc cantitativ şi valoric care se executa înmod curent la validarea ieşi rilor, se executa o comanda de tiparire a bonului fiscal pe casa fiscala DATECS care odata cu tiparirea bonului inregistreaza înmemoria fiscala datele introduse înaplicatia CIEL Gestiune.

IV.3.4. Utilizarea casei fiscale „DATECS” în mod OFF-LINE

Utilizarea aplicaţiei CIEL Gestiune 2005 în conexiune cu casa fiscală DATECS în mod off-line presupune importul listei de vanzari generate de aplicatia DatPLU. Aceasta lista nu conţine date despre numarul bonului fiscal şi nici o grupare de bonuri ci reprezinta totalul vanzarilor inregistrate de casa fiscala de la ultimul raport tip Z. Sub acest mod de lucru, se pot transfera înmod automat miscarile de ieşi re – bonuri de casa fiscala – fara detaliu pe bon, toate bonurile fiind importate intr-un şi ngur document. Dupa conectarea fizică a casei fiscale pe portul COM1 al calculatorului pe care este instalată aplicaţia CIEL Gestiune, se instalează de pe kitul livrat cu casa DATECS aplicaţia DatPLU.

227


IV.3.4.1. Configurarea CIEL Gestiune 2005 pentru lucrul cu casa fiscală „DATECS” în mod OFF-LINE

1 – în meniul Dosar– Configurare societate– Parametrii societate, se selectează „DA” la opţiunea „Utilizare aparat fiscal”. Aceasta are ca rezultat -

apariţia în meniul „IEŞIRI” a opţiunii „Bon de casă” apariţia în meniul „UTILITARE” a opţiunii „Configurare case de marcat”

2 – în meniul „UTILITARE” în opţiunea „Configurare case de marcat” se selectează modul de lucru „off-line” şi se completează în câmpurile „Cale fişier articole” şi „Cale fişier bonuri de casa”. înmod implicit, acestea sunt : Cale fişier articole = C:\DriverOnline\Articole.txt Cale fişier bonuri = C:\DriverOnline\Bonuri.txt Aceste configurări sunt orientative. Caile fişierelor nu vor fi selectate înmod automat urmand a se alege la deschiderea fişierelor. După configurare, se exportă nomenclatorul de articole prin apăsarea butonului „Export nomenclator”. Aceasta va genera un fişier în calea precizată în „Cale fişier articole”.

IV.3.4.2. Configurarea aplicaţiei DatPLU pentru lucrul cu CIEL Gestiune 2005 mod OFF-LINE

Importul listei de articole de catre aplicaţia DatPLU se poate face dupa selecţia casei fiscale. Detectarea casei fiscale se face doar în cazul în care casa fiscala afisează pe ecran mesajul „OFF – line”. Selecţia listei de articole se lanseaza de la butonul „Deschide” iar înregistrarea în memoria casei fiscale cu butonul „Inregistrează”.

ATENTIE ! Importul listei de articole în memoria casei fiscale este ireversibila. Este indicat sa apelati la furnizorul casei fiscale DATECS inainte de a lansa aceasta operatie. După import, se poate efectua verificarea listei de articole selectând „Descarcă”.

228

CIEL Gestiune Comerciala Windows 2005

Recommend Documents