CICLO DE TRANSACCIONES EN LAS ORGANIZACIONES INTRODUCCIÓN Una entidad en marcha es en si un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tienen un punto de partida, se actúa u opera, y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende , se cobra ; y se vuelve a contar con recursos financieros. Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis y comprensión. A su vez cada ciclo individual transaccional o de operación esta constituido por varias funciones; cada función es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso, que las ordena de manera lógica y secuencial. Una transacción en un hecho económico que involucra cambios en la estructura financiera de una entidad. CICLOS DE TRANSACCION U OPERACIÓN: CICLO DE INGRESOS O DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR. Se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias. Se refiere a las funciones de: a) Recibir y aceptar pedidos por mercancías b) Autorización de Créditos c) Envío de la mercancía. d) Facturación e) Registro de Cuentas Por Cobrar f) Devoluciones de mercancías por los clientes. g) Autorización de rebajas y descuentos por pronto pago. FUNCIONES TIPICAS. a) Otorgamiento de crédito. b) Toma de Pedidos. c) Entrega o embarque de mercancía y/o prestación de servicios. d) Facturación. e) Contabilización de comisiones. f) Contabilización de garantías. g) Cuentas por cobrar. h) Cobranza. i) Ingreso de efectivo. j) Ajuste a facturas y/o a notas de crédito. k) Determinación del costo de ventas. ASIENTOS CONTABLES COMUNES. a) Ventas. b) Costo de Ventas c) Ingresos a caja d) Devoluciones y rebajas sobre ventas. e) Descuentos por pronto pago. f) Provisiones para cuentas de cobro dudoso. g) Gastos de comisiones. h) Provisiones para gastos de garantía. FORMAS Y DOCUMENTOS MÁS IMPORTANTES a) Factura. b) Remisiones. c) Pedido de clientes. d) Ordenes de venta y embarque. e) Conocimientos de embarque. f) Notas de crédito.
g) Avisos de remesas de clientes. h) Formas especiales para llevar a cabo los ajustes a cuentas de clientes. BASES DE REFERENCIAS. a) Listas y/o archivos maestros de clientes. b) Catalogo de clientes. c) Listado y/o archivos de precios. BASES DINAMICAS. a) Archivos de ordenes de clientes pendientes de surtir. b) Auxiliares de clientes. c) Estadísticas de venta, diarios de venta. ENLACES CON OTROS CICLOS. a) Ingresos de caja se enlaza con el Ciclo de Tesorería. b) Embarques de productos se enlaza con el Ciclo de Producción. c) Concentración de actividades (pólizas de registro contable se enlaza con el Ciclo de Información Financiera. AUTORIZACIÓN. a) Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. b) El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración. c) Las distribuciones de cuentas y ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes, deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración. d) Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES. a) Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas establecidas por la administración. b) Deben requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios. c) Cada periodo autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. d) Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. e) La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. a) Deben verificarse y evaluarse en forma periódica, los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. SALVAGUARDA FISICA a) El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia gasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería. CICLO DE EGRESOS O DE COMPRAS. Esta integrado por los sistemas para controlar transacciones relacionadas con compras y cuentas por pagar, pago de sueldos, y salarios, salidas de efectivo en general y conciliaciones de cuentas bancarias. Comprende las funciones de: a) Requisiciones tanto de materia prima como de diversos artículos. b) Cotizaciones y especificaciones de proveedores. c) Colocación de órdenes de compra. d) Recepción e inspección de artículos. e) Registro de cuentas por pagar incluyendo fletes. f) Descuentos sobre compras y devoluciones. FUNCIONES TIPICAS. a) Selección de Proveedores.
b) Preparación de solicitud de compras. c) Función especifica de compras. d) Recepción de mercancías y suministros. e) Control de calidad. f) Registro y control de cuentas por pagar. g) Desembolso de efectivo. ASIENTOS CONTABLES COMUNES. a) Compras. b) Desembolso de efectivo. c) Pagos Anticipados. d) Acumulación de pasivos. e) Ajuste de compras. FORMAS Y DOCUMENTOS MÁS IMPORTANTES. a) Requisiciones de compra. b) Ordenes de compra y contratos. c) Documentos de recepción de mercancías. d) Facturas de proveedores. e) Notas de cargo y de crédito. f) Solicitudes de cheques. g) Póliza Cheque BASES DE REFERENCIAS. a) Archivo de proveedores. BASES DINAMICAS. a) Archivo de pedidos y proveedores pendientes de surtir. b) Auxiliares de proveedores. c) Estadísticas de compra. ENLACES CON OTROS CICLOS. a) Desembolso de efectivo se enlaza con el Ciclo de Tesorería. b) Recepción de bienes, mercancías y servicios se enlaza con el Ciclo de Producción. c) Resumen de pólizas se enlaza con el Ciclo de Información Financiera. AUTORIZACIÓN a) Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. b) El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. c) Las distribuciones de cuentas y los ajustes de los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizars e de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES. a) Sólo debe aceptarse mercancías y servicios que se haya solicitado. b) Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna. c) Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. d) Los importes adecuados a proveedores y a proveedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. e) Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. a) Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas. SALVAGUARDA FISICA
a) El acceso a los registros de compras, recepción y pagos así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. CICLO DE PRODUCCIÓN. Comprende los sistemas que se relacionan con la determinación de los costos de manufactura, la administración y valuación de inventarios de materias primas, producción en proceso y artículos terminados, la determinación del costo de producción de los artículos vendidos, el control, registro y custodia de las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipos, incluyendo la depreciación correspondiente. FUNCIONES TIPICAS. a) Contabilidad de costos. b) Control de fabricación. c) Administración de inventarios. d) Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo. ASIENTOS CONTABLES COMUNES. a) Transferencia de inventarios. b) Aplicación del costo de mano de obra. c) Aplicación de gasto de fabricación. d) Depreciaciones y amortizaciones del equipo y gasto fabril. e) Variaciones. f) Actualizaciones de los actos fabriles. FORMAS Y DOCUMENTOS MÁS IMPORTANTES. a) Ordenes de Producción b) Requisición de materiales. c) Tarjetas de tiempo (M.O.) d) Informe de producción. e) Informe de desperdicios. f) Hojas de trabajo de gasto de aplicación. g) Gastos de fabricación. h) Hojas de costos. BASES DE REFERENCIAS. a) Información de los elementos del costo. b) Relaciones de material. c) Hojas de ruta e ingeniería del producto. BASES DINAMICAS. a) Auxiliares de Inventarios. b) Hoja de costos. c) Listado de valuación de inventarios. d) Análisis de otros gastos amortizables. ENLACES CON OTROS CICLOS. a) Recepción de bienes, mercancías y servicios se enlaza con el Ciclo de compras. b) Embarques de productos se enlaza con el Ciclo de Ingresos. c) Uso de mano de obra se enlaza con el Ciclo de Sueldos y Prestaciones al Personal. d) Resumen de actividades se enlaza con el Ciclo de Información Financiera. AUTORIZACIÓN. a) El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. b) Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES. a) Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas establecidas por la administración. b) Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente. c) Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. d) La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente. e) Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. a) Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaría y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas. b) Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos. SALVAGUARDA FISICA a) El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. CICLO DE SUELDOS Y PRESTACIONES AL PERSONAL. Incluye las etapas de: 1.- Reclutamiento y fijación de sueldos a empleados. 2.- Compensaciones especiales y prestaciones. 3.- Reportes de trabajo efectuado 4.- Formulación de nóminas. FUNCIONES TIPICAS. a) Reclutamiento y selección de personal. b) Contratación de personal. c) Levar las relaciones laborales. d) Preparar Informes de asistencia. e) Registro información y control de nomina. f) Promoción y evaluación de personal. g) Desembolso de efectivo. ASIENTOS CONTABLES COMUNES. a) Pago de nominas. b) Anticipo de sueldos y prestamos al personal. c) Distribuciones de mano de obra. d) Prestaciones al personal. e) Ajuste de nómina. FORMAS Y DOCUMENTOS MAS IMPORTANTES. a) Solicitud de empleo. b) Contrato de trabajo. c) Informes de tiempo. d) Tarjetas checadoras. e) Autorización de ajuste de nómina. f) Autorización de pagos especiales. g) Recibos de pago. h) Cheques. BASES DE REFERENCIAS. a) Archivos maestros de personal. BASES DINAMICAS. a) Registro de salarios a empleados.
b) Registro de asistencia por sistemas computacionales. ENLACES CON OTROS CICLOS. a) Desembolso de efectivo se enlaza con el Ciclo de Tesorería. b) Recepción de servicio de mano de obra se enlaza con el Ciclo de Producción. c) Resumen de actividades se enlaza con el Ciclo de Información Financiera. AUTORIZACIÓN. a) El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. b) Los tipos de retribución y las deducciones de nóminas deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. c) Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES. a) Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. b) Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. c) Los pagos y ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. a) Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nominas y las transacciones relativas. SALVAGUARDA FISICA a) El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. CICLO DE TESORERIA. Abarca todas las transacciones que involucran la entrada de dinero en efectivo, cheques y documentos; pagos en efectivo y mediante cheques, adquisición y manejo de inversiones temporales; obligaciones a largo plazo y operaciones referentes al capital social de una empresa. FUNCIONES TIPICAS. a) Relaciones de sociedades financieras y de crédito. b) Relación con accionistas. c) Administración del efectivo y las inversiones. d) Acumulación, cobo y pago de intereses y dividendos. e) Custodia física de efectivo y valores. f) Administración y vigilancia de la deuda. g) Opciones de inversión y financiamiento. ASIENTOS CONTABLES COMUNES. a) Obtención y pagos de financiamientos. b) Emisión y retiro de acciones. c) Compra y venta de inversiones en valores. d) Cobro y pagos de intereses y dividendos. e) Compra y venta de moneda extranjera. FORMAS Y DOCUMENTOS MAS IMPORTANTES. a) Certificados provisionales de acciones. b) Acciones emitidas. c) Obligaciones. d) Bonos, papel comercial. e) Titulos de crédito (cheques, pagares, letras de cambio) f) Contratode cambio de moneda extranjera. g) Fideicomiso io convenios para beneficios a empleados. h) Pólizas de seguros.
BASES DE REFERENCIAS. a) Archivos maestro de accionistas. b) Libro de registros de accionistas y utilidades. c) Cedula de trabajo de dividendos. BASES DINAMICAS. a) Saldo de las cuentas bancarias. b) Cartera de inversiones. c) Saldo de inversionistas y acreedores. ENLACES CON OTROS CICLOS. a) Desembolso de efectivo se enlaza con el Ciclo de Compras. b) Ingreso de efectivo se enlaza con el Ciclo de Ingresos. c) Conciliaciones de efectivo y valores se enlaza con el Ciclo de Compras e Ingresos. d) Beneficios al Personal (Bonos, Prestaciones) se enlaza con el Ciclo de Nóminas. AUTORIZACIÓN. a) Las fuentes de inversión y financiamiento deben ser autorizadas de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. b) Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben ser autorizadas de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. c) Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTOS Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES. a) Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. b) Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben ser reportados con exactitud y en forma oportuna. c) Las compras y ventas de inversiones deben ser reportados con exactitud y en forma oportuna. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN. a) Deben ser verificados y evaluados en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital así como las actividades de transacciones relativas. SALVAGUARDA FISICA a) b)
El acceso al efectivo y a los valores deben permitirse únicam ente de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNOS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES
AUTORIZACIÓN: Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a estas. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN: Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. SALVAGUARDA FISICA: Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.