VIII Contenido INFORME ESPECIAL
La Carta de Gerencia o Carta de Representación
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Laa Ca L Cart rta a de Ge Gerrenci cia a o Cart rta a de Re Rep present ntaació ión n ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar. En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas por la administración administración durante el curso de su examen y considerar tal nega tiva puede tener efectos adicionales sobre su dictamen. Por otro lado, la NAGU 3.70 “Carta de Representación Representación”” reconoce también tam bién que el auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o nivel gerencial competente.
Ficha Técnica Autor
:
C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título
:
La Carta de Gerencia o Carta de Representación
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 166 - Primera Quincena de Setiembre 2008
1. Aspectos generales La Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de Auditoría, a través del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce haber puesto a disposición de la comisión de auditoría toda información requerida, así como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del examen realizado.
• Base legal.- NIA 580. Representaciones de la gerencia El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados financieros, cuando ninguna otra evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir existir.. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor.. La norma provee ditor p rovee un ejemplo de carta de representación. • NIA Nº 580.- Representación de Gerencia, en su numeral 15, señala lo siguiente: Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación, N° 166
2. Importancia Es importante porque las posibilidades de interpretaciones interpretacio nes equivocadas entre el audi tor y la la admi adminis nistra tració ción n se se redu reducen cen cua cuando ndo las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración. Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración administración o gerencia gerencia constituyen const ituyen una de d e las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo tie mpo,, para para redu reducir cir la posi posibil bilidad idad de enenfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación.
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4. Requisito Formal de la Carta de Gerencia La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.
5. ¿Qué debe contener la Carta de Gerencia? El alcance y contenido de la Carta de Gerencia debe reflejar las manifestacion manifestaciones es reales, debiéndose ajustar a las circuns tancias específicas de cada auditoría. Por lo general, debe contener los siguientes aspectos: -
3. Objetivos -
Obte ner el reconocimiento expreso Obtener de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros. - Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimien tos dentro dentro y fuera de la entidad. entidad.
Primera Quincena - Setiembre 2008
Confirmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada. Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones. Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditoría.
l a i c e p s E e m r o f n I
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Declaración de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la preparación de los Estados Financieros. Reconocimiento de la disponibilid disponibilidad ad y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad. Declaración formal, que no existan errores significativos en los Estados Financieros ni en las transacciones no registradas. Declaración de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier conActualidad Empresarial
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Informe Especial
trato que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros. Reconocimiento y detalle de los even tos subsecuentes o hechos posteriores después del balance. Declaración de que no existen irregularidades o actos ilegales. Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos. Reconocimiento de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance General. Declaración sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser defendibles. Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la entidad o gerencia.
2.
Hemos puesto a su disposición todo(a)s.
manera uniforme con relación al ejercicio anterior.
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Las actas de directorio y/o sesiones de consejo, y;
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Los registros de contabilidad, la documentación sustentatoria y la información respectiva les han sido facilitadas.
3.
No conocemos la existencia de saldos, operaciones o contratos de importancia que no estén razonablemente expuestos o debidamen te contabil izados en los registros contables que amparan los Estados Financieros.
12. La existencia al 31 diciembre de ……….han sido determinadas en base a los registros permanentes de control de la entidad; los cuales fueron ajustados de acuerdo con los resultados de los recuentos físicos efectuados al cierre del ejercicio por empleados capacitados para ello, efectuándose las estimaciones necesarias en cuanto a los inventarios obsoletos.
4.
6. Responsabilidad penal de los auditores internos y externos Por otro lado, hoy en día es importante conservar esta carta ya que constituye una prueba a favor del auditor, por fu turas consecuencias que pudieran ocurrir a consecuencia de la modificación de los artículos 198 y 254 del código penal, vigentes a partir del 7 de junio de 2006.
5.
7. Modelo de Carta de Gerencia o Representación (Elaborado por la entidad auditada) 6.
Modelo de Carta de Gerencia o Representación (Elaborado por la entidad auditada)
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Violaciones o posibles violaciones de leyes o regulaciones, cuyos efectos deben ser considerados en los Estados Financieros o como una base de registro de una pérdida contingente.
8.
Todos los fondos de caja y bancos y otros bienes y activos de la entidad, según nuestros conocimientos, han sido incluidos en los Estados Financieros.
9.
La entidad tiene a su nombre los correspondientes títulos de propiedad de los activos de gravámenes y/o garantías de importancia sobre cualquier activo se exponen en los anexos o en las notas correspondien tes.
Lima.Muy señores nuestros:
1.
VIII-2
Reconocemos la responsabilidad de la administración en cuanto a presentar razonablemente en los Estados Financieros la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Instituto Pacífico
La entidad ha cumplido con todos los aspectos contractuales que podrían tener un efecto importante sobre los Estados Financieros. No existe incumplimiento o:
Señores.
A nuestro mejor saber y entender, les confirmamos las siguientes informaciones y aseveraciones que les suministramos durante el examen de los Estados Financieros del 01 de enero al 31 de diciembre de …………; con el propósito de expresar una opinión sobre si dichos estados presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y flujos de efectivo a dicha fecha, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y las Normas Internacionales de Contabilidad para el sector público.
No existen notificaciones de organismos superiores rectores con respecto al incumplimiento de, o deficiencias en, la preparación de información financiera que podrían tener tener un efecto significativo sobre los Estados Financieros.
7.
Lima…… de……de…………….
F Y. L. Asociados S.C. Sociedad de Auditoría.
Desconoc emos la existenci a de irregularidades que involucren la administración o empleados que desempeñen roles de importancia dentro del sistema de control interno contable o cualquier irregularidad en que de alguna forma esté involucrado otro personal y que podrían afectar en forma significativa los Estados Financieros, o alguna violación o posibles violaciones a leyes o reglamentos cuyos efectos debieran ser considerados para su exposición en los Estados Financieros.
10. Las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de……….por un total de S/………….representan los ingresos tributarios y no tributarios u otros conceptos hasta esa fecha y no están sujetos a descuentos con excepción de los pagos en efectivo. 11. Las existencias al 31 de diciembre de………por un total de S/…………. están valuadas a su costo o valor neto de realización, el que fuere menor, sobre la base promedio de
13. No existen deudas, según nuestro en tender, al 31 de diciembre de…….. que no estén incluidas en los Estados Financieros. No existen otros pasivos de importancia o pérdidas contingentes no previstas o expuestas. 14. Hemos revelado en notas a los EE.FF. todas las garantías otorgadas a terceros. 15. No existen compromiso de compra por cantidades y precios que pudieran originar pérdidas para la entidad. El cumplimiento de los compromisos contraídos o la imposibilidad de hacerlo no generaran mayores perdidas que las ya contabilizadas. 16. No existen activos fijos dado en prenda o garantía. 17. No existen acuerdos formales o informales que comprometen los saldos por ninguna de nuestras cuentas de efectivo o inversiones………excepto por lo revelado en la nota No…….. a los Estados Financieros. 18. Los Estados Financieros y notas ad juntas incluyen todas las exposiciones necesarias para una presentación razonable de la situación financiera y los resultados de las operaciones de la entidad de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, así como aquellas exposiciones exigidas por la legislación a las cuales está sujeta la entidad. 19. No conocemos la existencia de acon tecimiento producido con posterioridad al cierre y fecha que, pese a no afectar a los mencionados Estados Financieros, hayan provocado o es probable que lo hagan, algún cambio de importancia en la situación financiera o en los resultados de la entidad. 20. No tenemos planes que afecten significativamente la clasificación de los activos y pasivos. 21. Les confirmamos que los activos totales ascienden a S/…………., los pasivos totales S/…………y el patrimonio asciende a S/……………, el déficit o superávit asciende a S/…………,no existiendo ninguna operación no registrada que pudiera variar los referidos saldos. 22. No hay afirmaciones negativ as sobre reclamos informados por nuestros abogados como probables aseveraciones que deberían ser reveladas.
N° 166
Primera Quincena - Setiembre 2008
