Caja Piura Mof

MOF - Principios de Organización

MOF - PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Versión 1.50

USO INTERNO: Este documento está destinado únicamente a los colaboradores de la C M AC PIURA PIURA S.A.C S.A.C . En En tal sentid sentido, o, es e stá pr p rohibido ohib ido divulgar divulga r, usa usa r, reve revelar, lar, distr distribuir ibuir,, imprimir, copiar total o parcialmente esta información a personas que no forman parte de la organización sin la autorización correspondiente de la Gerencia. CMAC PIURA S.A.C. © 2017

Fecha ec ha de última ac tualización: ualizac ión: 27.0 27.01. 1.20 2017 17

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ÍNDICE I.

FINALIDAD

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II.

ALCANCE

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III.

BASE LEGAL

3

IV.

OPERACIONES

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V.

NORMAS INTERNAS DE GESTIÓN

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VI.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

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VII.

FUNCIONES DE CADA PUESTO DE TRABAJ O

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VIII.

PROCEDIMIENTOS

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IX.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

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Fecha de última ac tualización: 27.01.2017

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MOF - PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN FINALIDAD Artículo Nª 1 El MOF - Principios de O rganizac ión de la Caja M unicipal de Ahorro y C rédito de Piura Sociedad Anónima Cerrada-CMAC PIURA S.A.C. tiene por finalidad fijar las relaciones jerárquicas, competenc ias, funciones, responsabilidades y atribuciones de cad a puesto de trabajo y la operativa de las diferentes actividades. I.

ALCANCE Artículo Nª 2 El presente MOF - Principios de Organización, conjuntamente con el Estatuto Social, Políticas, Reglamentos, Directivas, Manuales, Planes, Memorandos, el Reglamento Interno de Trabajo y el Reglamento de Organización y Funciones – ROF, constituye la base fundamental de la organización de la CMAC PIURA S.A.C. para el buen desempeño de sus colaboradores como: directores, gerentes, funcionarios y empleados, en todos los niveles jerárquicos y para su óptimo funcionamiento. El presente Manual establece las normas que rigen al personal Directivo, Gerentes, Funcionarios, Profesional Técnico y Auxiliar que labora en las respectivas unidades orgánicas de la CMA C PIURA S.A.C. II.

BASE LEGAL Artículo Nª 3 La C MA C PIURA S.A.C . actualmente se rige por las siguientes normas: a. DS 157-90-EF Norma el Funcionamiento de las CMAC 1 b. Ley Nº 26702 Ley G ene ral de l Sistema Financ iero y de l Sistema de Seg uros y O rg ánica de la Superintende ncia de Banc a y Seg uros. c. Disposiciones y normas emitidas por la Superintendencia de Banca y Seguros, Banco Central de Reserva, Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República. d. Estatuto Soc ial de la C MA C PIURA S.A.C . y normas internas. e. Normas Legales del Perú. III.

OPERACIONES Artículo Nª 4 De conformidad con el artículo 5 del D.S. Nª 157-90 EF la CMAC PIURA S.A.C. puede realizar las siguientes operaciones2: a) Otorgar préstamos pignoraticios con garantía prendaria con alhajas u otros objetos de oro y plata. b) Emitir certificados técnicos de valorización de alhajas u otros objetos de oro y plata que le sean solicitados. c) Rematar directamente las prendas pignoradas en caso de incumplimiento del pago de préstamos, de acuerdo al procedimiento elaborado por la Federación IV.

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Decreto Supremo Nº 157-90-EF, que tiene rango de ley conferida por el artículo 425° del Decreto Legislativo N° 770 y señalado en el artículo 13° y la Quinta Disposición Final y Complementaria de la Ley Nº 26702, que conjuntamente con dicha norma, regula el funcionamiento de las CMAC. 2

Ley 26702 Artículo 286º.CRÉDITO.

OPERACIONES REALIZABLES POR LAS CAJAS MUNICIPALES DE AHORRO Y

Las Cajas Municipales de Ahorro y Crédito pueden realizar las operaciones autorizadas por sus leyes especiales. Adicionalmente podrán realizar las operaciones señaladas en los numerales 4, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 26, 28, 29, 32, 35, 36, 38, 39 y 43 del artículo 221º. Las demás operaciones señaladas en el artículo 221º también podrán ser realizadas por estas empresas cuando cumplan los requisitos establecidos por la Superintendencia . LEY GRAL. Arts. 221, 275, 282 (4), 5ª Disp. F. y C., 13ª Disp. Tran., 14ª Disp. Tran.


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d) e) f)

g)

h) i) j) k) l)

Peruana de Cajas Municipales de Ahorro y Crédito (FEPCMAC) y aprobado por la Superintendencia de Banca y Seguros. Del valor obtenido en el remate, la C MA C PIURA SAC descontará el monto del préstamo, los intereses, moras, ga stos de remate y otros costos en que haya incurrido por este concepto. Recibir depósitos de ahorro y a plazo. Efec tuar servicios de caja y tesorería. Conceder créditos a la pequeña empresa y otros tipos de crédito, de conformidad c on un Reglamento que elaborará la Federación Peruana de C ajas Municipales de Ahorro y Crédito y aprobará la Superintendencia de Banca y Seguros. Administrar en fideicomiso fondos de entidades nacionales o extranjeras de acuerdo con un reglamento que elaborará la Federación Peruana de Cajas Municipales de Ahorro y Crédito y aprobará la Superintendencia de Banca y Seguros. Recibir líneas de crédito del Banco Central de Reserva del Perú 3, y de otras entidad es financ ieras nac ionales o extranjeras. Efectuar depósitos en cuenta corriente, de ahorro y a plazo, con sus propios recursos, tanto en moneda nacional como extranjera. Realizar otras inversiones financieras temporales. Efectuar operac iones de cambio de moneda extranjera, p revia autorizac ión del Banco Central de Reserva del Perú 4 y Otras operaciones que sean autorizadas por la Superintendencia de Banca y Seguros.

NORMAS INTERNAS DE GESTIÓN Artículo Nª 5 Para una adecuada gestión la CMAC PIURA S.A.C. ha establecido principios de gestión, desarrollo y perfec cionamiento del personal y normas internas de gestión c uya aplicación son determinantes para mantener el orden y disciplina administrativa necesaria que soporte el nivel de crecimiento y desarrollo actual y el logro de las metas y objetivos planteados en el Plan Estratég ico Instituciona l. V.

a.

Principios de Organización A continuac ión, se p resentan los Principios más importantes de o rga nizac ión que se aplican en la CMAC PIURA S.A.C. y que todo colaborador debe observar, especialmente quienes tienen a su cargo la c onduc ción de otros colaborad ores. i. A cada jefe se le deben asignar responsabilidades precisas y claras. ii. La responsabilidad debe llevar siempre aparejada la autoridad correspondiente. iii. No se debe efectuar ningún cambio en la esfera o responsabilidad de un puesto de trabajo sin que todas las personas a quienes concierne lo entiendan perfectamente. iv. Ningún jefe o emplead o q ue desempeñe un solo puesto en la organizac ión de CMAC PIURA S.A.C. debe estar sujeto a recibir órdenes definitivas de más de una fuente. v. Nunca se deben dar órdenes a los subalternos salvando el conducto del jefe inmediato. vi. Las críticas a los subalternos deben hacerse, siempre que sea posible, en privado y en ningún caso se les debe criticar en presencia de clientes, proveedores, jefes u otras personas.

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La Ley Orgánica del Banco Central de Reserva del Perú – Ley 26123 en sus artículos 58ª, 67ª, 77ª y 78ª restringen el financiamiento a la entidades financieras a fines de regulación monetaria, el “Artículo 67.El Banco puede suministrar a entidades financieras, nacionales o extranjeras, servicios bancarios que no impliquen financiamiento”. 4 Desde el 8.8.90 el cambio de moneda extranjera es libre en el Perú, con la R.C. 029-90-EF, norma confirmada por la R.C. 005-91-EF y los Decretos Legislativos 662 y 757.


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vii. Ninguna d isputa o diferencia entre jefes o emplead os en lo que concierne a la autoridad o responsabilidades se debe considerar demasiado trivial para no juzga rla con prontitud y atenc ión. viii. Los ascensos, cambios de sueldo y medidas disciplinarias serán puestos en conocimiento del jefe inmediato superior del personal involucrado directamente. ix. De ningún colaborador se debe esperar que sea al mismo tiempo ayudante y crítico de otro. x. A todo funcionario cuyo trabajo está sujeto a inspección regular se le debe dar, siempre que sea posible, la ayuda y facilidades necesarias para que pueda mantener una comprobación independiente de la calidad de su trabajo. b.

Desarrollo y perfeccionamiento del personal La CMAC PIURA S.A.C. promueve el desarrollo de todos sus colaboradores a través de la capacitación permanente, para responder de manera efectiva a los cambios que se presentan en el entorno dinámico y globalizado en el que realizan sus operaciones, así como para contar con personal adecuadamente capacitado y preparad o para a sumir un puesto jerárquico. En tal sentido, la C MAC PIURA S.A.C . tiene como objetivos los siguientes: i. Incentivar el desarrollo profesional y personal, promoviendo los valores morales, y éticos que guíen la conduc ta del personal de la CMAC PIURA S.A.C. ii. Desarrollar y contar con los cuadros directivos, gerenciales, jerárquicos y técnico administrativos suficientes para asegurar la continuidad en la expansión de la cobertura y operaciones. iii. Incentivar el esfuerzo y desarrollo profesional de sus colaboradores ofreciéndoles la posibilidad de acceder a niveles superiores dentro de la organización como reconocimiento a su preparación, desempeño y aporte al cumplimiento d e objetivos. iv. Mantener un equilibrado y destacado nivel de desempeño de todas las unidades orgánicas a través de la aplicación de un Plan de Capacitación coherente con los objetivos estratégicos de la CMAC PIURA S.A.C. v. Desarrollar y mantener trabajadores altamente calificados técnica, ética y moralmente como base de su conducta ante la CMAC PIURA S.A.C., clientes, proveedores, comunidad y Estado.

c.

Normas Internas de Gestión i. Delegación de atribuciones y asignación de responsabilidades La delegación de atribuciones y asignación de responsabilidades es la parte esencial de la direc ción coope rativa, por medio d e la c ual cada emplead o o funcionario asume un c ampo de ac tivida des rígidamente d elimitado, en el que se c ompromete a ac tuar y dec idir con independencia y responsab ilidad. El MOF, en relación a los objetivos que se deben alcanzar con un puesto de trabajo, contiene: 1. Las funciones que se deben cumplir para alcanzar los objetivos planteados. 2. Las responsabilidades que resultan de los objetivos que se persiguen, con las tareas del puesto de trab ajo y c on las atribuciones correspondientes. 3. Las atribuciones que el titular o encargado del puesto posee para cumplir con sus tareas, de acuerdo a los objetivos planteados. Una dirección con delegación de atribuciones y asignación de responsabilidades debe concordar en cada puesto de trabajo los siguientes factores: 1. Los campos de actividades, que son fijados para cada uno de los puestos de trabajo en la forma de d escripción del puesto. 2. La decisión sobre un cambio en el campo de actividades de un puesto de trabajo, lo que implica la descripción del puesto correspondiente. La


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dec ide la G erencia Ma ncomunada, c onjuntamente con el J efe del Área o Sec ción o Administrad or de Agencia respectiva. 3. El titular o encargado del puesto correspondiente así como su jefe inmediato no están autorizados para hacer modificaciones en la descripción del puesto o en el alcance y contenido de las normas que deba cumplir, pero sí pueden solicitar las modificaciones que consideren necesarias. ii.

Atribuciones, obligaciones y responsabilidades para todos los trabajadores 1. En el marco del área o actividades delegadas y según los objetivos y normas legales e internas establecidas, el colaborador actúa y decide independientemente y por iniciativa propia. Él no puede delegar a otros colab oradores las responsabilida des asumida s. 2. Todos los c asos extraordinarios q ue se susciten en el marco del área o actividades delegadas, para cuya decisión las atribuciones concedidas no son suficientes, deben ser presentados a su jefe inmediato, para que éste decida o le dé el asesoramiento c orrespondiente. 3. El colaborador titular o encargado del puesto tiene la obligación de informar a su jefe inmediato, sin ser requerido, sobre el área o actividades que le han sido delegadas desde un punto de vista técnico administrativo, para que el jefe inmediato tenga un concepto claro sobre la situación y el desarrollo de esta área y conozca los criterios básicos que sirven de base al colaborador para tomar sus decisiones (información de abajo hacia arriba). De esta manera, el colab orador orienta a su jefe inmediato sobre su gestión en el área o activida des que le han sido delegad as. 4. El colaborador debe intensificar el desarrollo de sus capacidades, competencias y habilidades en el marco del área o actividades que le han sido delegadas, es decir, que debe estar pensando permanentemente cómo mejorar el uso de recursos materiales, financieros, humanos y de espacio y tiempo, para alcanzar resultados óptimos (obligación de intensificar). Si sus competencias no son suficientes para decidir la implementación de sus nuevas ideas entonces debe tratar sus planes como un caso extrao rdinario y c omunica rlo a su jefe inmediato. 5. Para realizar tareas que corresponden al área o actividades delegadas a otro colaborador, ambos colaboradores involucrados deben ponerse de acuerdo (coordinación al mismo nivel). Si no fuera posible algún acuerdo entre ellos, entonces se debe comunicar al respectivo jefe inmediato para que d ec ida las acciones a seguir. 6. El colaborador tiene la ob ligación de mantenerse ac orde con el desarrollo del conocimiento de su especialidad técnica o profesional, perfeccionándose e informándose permanentemente, para satisfacer las exigencias técnico administrativas que se le planteen en la realización de sus funciones. 7. Mantener reserva sobre las actividades y operaciones de la CMAC PIURA SAC y salvaguardar la información del cliente, especialmente en todo lo relacionado con el secreto bancario. 8. Aplicar estrictamente y velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad establecidas tanto para la seguridad física del personal, instalaciones, equipos, recursos, y contribuir decididamente a la seguridad de la información y recursos informáticos. 9. Informar a su J efe inmediato, a la Sec ción de Seguridad o a la Unidad de Riesgos de cualquier suceso o acontecimiento que ponga en riesgo la operatividad, las instalaciones, el personal y los recursos puestos a su disposición. 10. Es responsabilidad del personal que trabaja en las Áreas de Ahorros, Tesorería y Créditos de todas y cad a una de las Agencias y Oficinas Especiales, en materia de riesgo operacional, cumplir con las disposiciones


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impartidas por el Directorio y la Gerencia, con la finalidad de administrar adecuadamente los riesgos que hayan sido identificados. 11. Informar a su J efe inmediato sobre la identificac ión de los eventos de pérdida vinculados a riesgo operacional y contribuir con una efectiva y eficiente gestión integral de los riesgos aplicando las disposiciones establecidas por el Directorio y la Gerencia sobre el tratamiento a los mismos. Asimismo, deberán comunicar inmediatamente a la UAI, a través de los medios de comunicación establecidos, las actividades ilícitas o fraudulentas que haya identificad o. 12. Observar estrictamente la prohibición acerca de la existencia de borrones o enmendaduras en los documentos internos y externos, así como la prohibición de realizar operaciones por cuenta propia a nombre de terceros. 13. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la CMAC PIURA S.A.C., accionistas, directores, funcionarios, empleados, trabajadores o terceros con vínculo profesional con la institución mantener en reserva o respetar la prohibición de poner en conocimiento de cualquier persona, entidad u organismo bajo cualquier medio o modalidad, el hecho de que alguna información ha sido solicitada o proporcionada a la UIF-Perú, salvo solicitud del órga no jurisdiccional o autoridad competente de ac uerdo a Ley. 14. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la CMAC PIURA S.A.C., direc tores, funcionarios, empleados y trab ajadores mantener sus créditos en clasificación NORMAL en el Sistema Financiero. Asimismo debe mantener la misma clasificación de sus créditos en la CMAC PIURA S.A.C. 15. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la CMAC PIURA S.A.C., directores, funcionarios, empleados y trabajadores controlar su endeudamiento en el sistema financiero, el mismo que debe guardar relación con sus ingresos personales, y, de ser el caso, con los de su unidad ec onómica familiar. De otro lado, en caso el colaborador presente un endeudamiento en el sistema financ iero superior a 10 remuneraciones brutas, sin incluir los créditos hipotecarios, en aplicación del Artículo 10° del Reglamento Interno de Trabajo deberá sustentar ante el J efe de Personal las fuentes de ingreso de su capacidad de pago, con un flujo de caja o presupuesto familiar detallado, en calidad de declaración jurada de rentas, en donde se demuestre que puede cumplir con el pago puntual de sus obligaciones, con la finalidad de minimizar los riesgos operacionales y de reputación de la CMA C PIURA S.A.C. iii.

Funciones específicas para todo trabajador de la CMAC PIURA S.A.C. 1. C umplir con eficiencia y prontitud las funciones enc omendada s, aplicando para el efecto las políticas, planes, procedimientos, programas de trabajo, normas, direc tivas o memorandos emitidos por la C MA C PIURA S.A.C . 2. Recibir, registrar y distribuir, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes en la CMAC PIURA S.A.C., la documentación que se le asigne. 3. Tomar ac ción sobre toda documentac ión o c omunicac ión física (pap el) o electrónica (correo electrónico u otro medio similar) recibida y disponer o efec tuar su trámite inmediato. 4. Organizar y mantener permanentemente actualizados, clasificados y codificados, los registros y archivos en medios físicos o electrónicos bajo su responsabilidad. 5. Analizar todo proceso administrativo o técnico en que intervenga, a fin de sugerir o proponer los cambios o mejoras necesarios. 6. Proponer e implementar los procedimientos y normas relacionados con las actividades que le han sido asignadas en su trabajo.


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7. Cumplir con los trabajos encomendados con sujeción a los estándares fijados por la C MAC PIURA S.A.C. 8. Dar estricto cumplimiento a las normas de seguridad física y seguridad de la informac ión señalad as por la CMA C PIURA S.A.C. 9. Asesorar y absolver co nsultas técnica s de su espec ialida d. 10. Colaborar en la instrucción y orientación del personal asignado a su Agencia, Oficina Especial, Unida d, Área o Secc ión. 11. Dar fiel cumplimiento a los horarios establecidos, registrando su ingreso y salida, de ser el caso, del centro de trabajo de acuerdo con los sistemas de control establec idos por la CMA C PIURA S.A.C. 12. Ma ntener un alto grado de disciplina, espíritu de coop erac ión y armonía en las relac iones de traba jo con sus compañeros y jefes. 13. Mantener permanentemente limpio, ordenado y en buen estado de conservación su puesto, zona o lugar de trabajo. 14. Llevar los registros y controles que se indiquen, así como archivar o depurar la documentación que haya terminado su ciclo operativo, de conformidad con la Ley de Banc os y las normas tributarias ap licab les. 15. Usar y conservar adecuadamente durante el desempeño de sus labores los bienes y ac tivos de la C MA C PIURA S.A.C. que se le han entrega do pa ra el buen desempeño de sus funciones, así como el uniforme, los implementos de identifica ción, presentación y protección que se le suministre. iv.

Atribuciones, obligaciones y responsabilidades de los jefes Cada jefe c omo funcionario responsable a cargo d e una G erencia, Agencia, Área, Sección o Unidad debe asumir una actitud proactiva, debe dirigir a los colaborad ores a su cargo de tal manera que su iniciativa y creativida d p ueda n desarrollarse completamente, para que a lo largo de la ejecución de sus funciones alcanc e el mejor resultado posible, tanto para la C MAC PIURA S.A.C. como para el colaborador en pa rticular. Son atribuc iones obligac iones y responsab ilidad es de los jefes: 1. Cuidar que los puestos de trabajo de la unidad orgánica a su cargo sean cubiertos con personal c alific ad o, selecc ión de personal idóneo a través de un ad ec uado p roc eso. 2. Dejar que los colaboradores a su cargo actúen y decidan con independencia en el marco del área o actividades que le han sido delegadas. No debe reasumir las responsabilidades que ya ha delega do. 3. Evitar actuar o tomar decisiones en el área o actividades delegadas a los colaboradores a su cargo, salvo cuando haya encontrado errores, actos intencionales en los que sin una intervención rápida y oportuna suya, la CMAC PIURA S.A.C. pudiera sufrir cualquier perjuicio o la materialización de un riesgo. En estos casos el jefe debe informar inmediatamente al colaborad or, a la G erenc ia y a los J efes del Área de Personal y de la Unida d de Riesgos. 4. Imped ir todo intento d e los colabo radores a su ca rgo, que de alguna u otra forma, estén dirigidos a devolver, trasladar o evitar las responsabilidades que les corresponde asumir. Esto no excluye la posibilidad que el colaborador, en determinados casos en los que no esté en condiciones para tomar la correspondiente decisión técnica calificada o cuando requiera de los conocimientos especializados y experiencia de su jefe, pida el consejo o asesoramiento correspondiente, lo cual no lo exime de la responsabilidad por la decisión que tome. 5. En el marco de los objetivos de cada puesto de trabajo, el jefe debe fijar los objetivos individuales que se orienten al cumplimiento oportuno de los objetivos planteados en el Plan Estratégico Institucional y a cumplir con los compromisos asumidos por la CMAC PIURA S.A.C. a través de los contratos, convenios o acuerdos que suscribe, así como por las exigencias que estab lecen las disposiciones legales e internas.


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6. El jefe debe determinar las funciones principales que los colaboradores a su cargo deben desempeñar, las cuales rotarán periódicamente, orientándose a mantener una atención de calidad a nuestros clientes y público en general. Antes de tomar la decisión sobre este tema, el jefe debe escuchar la opinión del colaborador. 7. Para todos los casos que se enc uentren en el área o a ctivida des delegad as a los colaboradores, pero que van más allá de sus habilidades y con ello caen en el campo de las competencias del jefe (casos extraordinarios del lado del colaborador) el jefe debe discutir el caso con el colaborador y da rle asesoramiento pa ra que éste tome su decisión. 8. El jefe debe asesorarse con los colaboradores a su cargo en todos los casos que p or su importancia pa ra la C MAC PIURA S.A.C . en su conjunto escap an del normal desarrollo de las funciones o activida des propias de su gestión, y que además tiene una esencial consecuencia sobre el área que le ha sido delegad a (ca sos excepcionales del lad o d el jefe). En este caso, la decisión tomada por el jefe debe fundamentarla a los colaborad ores a su cargo. 9. El jefe debe informar a los colaboradores a su cargo sobre todo lo que ellos deben saber, normas en general, experiencias y casos de atención, decisiones y acuerdos tomados en los círculos de calidad de jefes y otros aspectos relevantes para que actúen correctamente en el campo de las actividades que le han sido delegadas y puedan alcanzar sus metas y objetivos trazados (información de arriba hacia abajo). 10. El jefe debe coordinar el trabajo de sus empleados en la dirección que indican los objetivos estratégicos y operativos del Área, Sección, Agencia u Oficina Espec ial a su cargo. 11. El jefe debe controlar por muestreo, tanto la gestión técnica – operativa y administrativa de sus colaboradores, así como los resultados de la misma, de conformidad con las disposiciones de control contenidas en las normas internas vigentes. 12. Si el jefe detecta fallas o errores de tipo técnico operativo o administrativo en la g estión de los colaborad ores a su c argo debe corregir este hec ho por medio de una crítica constructiva. De igual manera, el jefe debe expresar a sus colab oradores su reconoc imiento por el rendimiento sobresaliente o por un especial esfuerzo desde el punto de vista técnico operativo o administrativo. 13. En el ejercicio de sus funciones, el jefe debe tener en cuenta el bienestar personal de los colaboradores a su cargo en el puesto de trabajo durante la realización de sus labores, así como fomentar su capacitación y perfeccionamiento e interceder por una remuneración adecuada que corresponda a su rendimiento, esfuerzo, propuestas de mejora en las actividades que realiza así como en los procesos involucrados y a su contribución real en el desarrollo de la CMAC PIURA S.A.C. desde su puesto de trabajo. 14. El jefe debe motivar con su propio comportamiento a los colaboradores a su cargo. 15. Mantener bajo control las claves o llaves del mobiliario asignado, de conformida d c on el Reglamento de Segurida d de la C MAC PIURA S.A.C. 16. Realizar periódicamente los cambios de clave de las cerraduras de los armarios de seguridad o cajas fuertes que le hayan sido asignadas, e inmediatamente después de rotar a los responsables de su uso o custodia. 17. Designar a los responsables del manejo de claves y llaves referidas en el punto anterior, de tal forma que unos tengan llaves y otros tengan las c laves. En ningún c aso se debe entregar llaves y claves a una sola persona. 18. Mantener bajo control las llaves y/o claves de bóveda, puerta de seguridad, sistema de alarma y otros que le sean asignados, así como remitir al Área de Logística copia de todas las llaves del mobiliario de la


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Unidad a su cargo para su custodia (puertas, vehículos, cajones, armarios, cajas fuertes y puertas de bóveda etc.). 19. Realizar una efectiva y eficiente administración de los riesgos: operacional, liquidez, crédito, mercado, de reputación y estratégico, relacionados al logro d e los objetivos de la G erencia, Agencia(s), Área, Sec ción o Unidad a su c argo. Es responsab le espec ialmente por: a. Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de toleranc ia al riesgo definidos, ap licables a su ámbito d e a cción. b. Asumir, ante su J efe inmediato superior, los resultad os de la gestión de riesgos correspondiente a la Gerencia, Agencia(s), Área, Sección o Unida d a su cargo. v.

Competencias a desarrollar Las competencias genéricas corresponden a las características, actitudes y habilidades que la CMAC PIURA S.A.C. desea que todos sus trabajadores manifiesten, sin importar el área en la que estén y que apoyarán el logro de la estrategia del neg oc io. A continuación, se muestran las competencias genéricas con su descripción: 1. Compromiso con el impacto del negocio Identificación y conocimiento del impacto de la misión de la CMAC PIURA S.A.C. en el entorno social y de la microempresa del país. Involucra ajustar los comportamientos y acciones a la prioridad de las obligaciones de la CMAC PIURA S.A.C. con sus clientes y mantener una actitud de prudencia y discreción frente a información confidencial o importante. Demostrar lealtad , identidad y orgullo d e trab ajar en la C MAC PIURA S.A.C. 2. Enfoque a l cliente interno y externo Preocupación permanente por identificar, anticiparse y responder a los requerimientos de los clientes internos y externos, dentro del marco de las políticas y normas de la Institución. Implica un adecuado manejo de las relaciones interpersonales y el cumplimiento efectivo y oportuno de los compromisos pactados, generando una imagen de credibilidad y confianza en el cliente. 3. Orientación al logro de resultados Esfuerzo, interés y motivación por el cumplimiento de los objetivos enc argados en los plazos y con los niveles de eficacia, eficiencia y c alidad requeridos. Incluye la capacidad de planificar actividades y hacerles seguimiento, aplicar medidas de control y ser responsable de hacer que las cosas suceden y de la repercusión de sus decisiones. 4. Trabajo en equipo Deseo y c apac idad para traba jar de forma c oordinada y en colaborac ión con otros, apoyando los esfuerzos del equipo, aprovechando las fortalezas del otro, aportando y aceptando distintos puntos de vista, así como manteniendo una actitud positiva para alcanzar los objetivos comunes. 5. Iniciativa y proac tivida d Capacidad para actuar sin que exista un requerimiento expreso y de realizar actividades adicionales a las asignadas. Implica tener la motivación para adquirir nuevos conocimientos de manera autónoma y proponer oportunidades de mejora que redunden en el bienestar de la Institución

vi.

Administración de Personal y Rec ursos


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Los jefes, en el ejercicio de sus funciones, deben observar las siguientes disposiciones tendientes a desarrollar el potencial de los trabajadores y a la eficiente utilización de los recursos puestos a su disposición, aplicando en todo momento los lineamientos de austeridad establecidos en la CMAC PIURA S.A.C.: 1. Velar por la difusión y el cumplimiento de las normas internas, como políticas, códigos de ética, reglamentos, manuales, procedimientos y memorandos que se emitan, haciendo uso de un archivo electrónico o físico pa ra tal efecto. 2. Planificar y organizar al personal a su cargo, proponiendo e implementando, en coordinación con el Área de Organización y Métodos, los mecanismos apropiados pa ra ofrecer un mejor servicio a l cliente. 3. Proponer a Gerencia la rotación de personal, de acuerdo a las aptitudes y desempeño con que efec túan sus funciones. 4. Asignar las funciones, atribuciones y responsabilidades que debe cumplir cada uno de los trabajadores a su cargo, en el marco de los Manuales de Orga nizac ión y Funciones de cad a p uesto de trab ajo. 5. Velar por el efectivo desempeño del personal a su ca rgo. 6. Solicitar los recursos humanos, materiales y financieros necesarios y velar por su buen uso y mantenimiento para el normal desarrollo de las actividades propias de su c argo. 7. Revisar las sugerencias de los clientes, absolver sus consultas, conocer y reportar las quejas y reclamos presentados conforme a las normas internas sobre el particular. 8. Dar cuenta mensualmente a la Gerencia sobre el cumplimiento de las metas planteadas pa ra el Área o Ag encia a su ca rgo. 9. Realizar o gestionar una adecuada y permanente capacitación sobre los aspectos normativos y aquellos vinculados específicamente al Área, Sec ción o A genc ia a su c argo, preferentemente mediante su realizac ión o pa rticipac ión en círculos de c alida d c on el personal respec tivo. 10. Promover entre el personal y clientes el aporte de ideas para la mejora de los productos y servicios. 11. Atender adec uadamente las consultas de trabajo q ue sean formulad as por el personal a su cargo, ya que es responsable por la calidad del trabajo que desempeña dicho personal, así como de fomentar y mantener un grato ambiente de trabajo que se refleje en el incremento de la productividad, la calidad y cantidad de trabajo desempeñado, la buena marcha del Área, Sec ción o Agencia a su ca rgo y la mejora c ontinua de las actividades a su cargo mediante la propuesta de modificaciones en los sistemas y procedimientos que conlleven a incrementar la calidad de los servicios ofrecidos. 12. Fomentar reuniones de trabajo o círculos de calidad en el Área, Sección o Agencia a su cargo y exigir la pa rticipac ión ac tiva d el personal a su cargo. Así mismo debe fomentar y respaldar las actividades que se llevan a cabo con la finalidad de lograr la integración, camaradería y confraternidad entre el personal de la CMAC PIURA S.A.C. 13. Realizar las evaluaciones periódicas del personal a su cargo, de manera objetiva, justa e imparcial, ejecutando un control de calidad al trabajo realizad o y respondiendo c on fundamento a las observac iones que pudiera rea lizar el personal respec to a su calificac ión. 14. Proponer a la Gerencia programas de promoción y publicidad con la finalidad de reforzar la imagen institucional y difundir los productos y servicios financ ieros ofrecidos a los clientes, usuarios y público en general de las zonas de influencia de la CMAC PIURA S.A.C. y para incursionar a nuevas zonas o merca dos.


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15. Contribuir a mantener un adecuado ambiente de trabajo y aplicar la política de CONO CER CON QUIÉN TRABAJ AS, que implic a desarrollar relaciones en base a la confianza que da el conocimiento de la conducta, actitudes, valores, formación, desempeño y reputación del personal a su cargo. 16. Planificar el buen uso o consumo, y hacer el requerimiento suficiente, de equipos, materiales de trabajo para el buen desarrollo de las actividades a su cargo. 17. Distribuir en forma equitativa y armoniosa las funciones y operaciones entre el personal a su cargo, considerando el tipo, magnitud y frecuencia de las operaciones que realiza cada uno de ellos, estableciendo horarios adecuados en concordancia con la jornada laboral vigente, la misma que no debe exceder de 48 horas a la semana. vii.

Reserva, confidencialidad y seguridad de la información 1. Los Directores, Gerentes y empleados están obligados a guardar reserva y confidencialidad de los acuerdos tomados, las decisiones adoptadas y de los documentos a que tengan acceso en el cumplimiento de sus funciones. 2. Durante su jornada de trabajo deberá mantener tanto su escritorio como la pantalla de su computador libre de documentos en papel o archivos lógicos que contengan información y que en dicho momento no se enc uentre en uso. 3. Activar los protectores de pantalla al retirarse momentáneamente de su luga r de trabajo. 4. Velar por la seguridad física y lógica de los activos de información (todo medio o dispositivo que contenga o permita acceder, procesar u obtener informac ión) a su ca rgo, así como p or su c onfidenc ialidad. 5. Contribuir al control de calidad (integridad, confidencialidad y disponibilidad) de los datos e información. 6. Proponer y ejecutar las políticas de seguridad necesarias para que la información sea utilizada única y exclusivamente para los fines propios de las funciones asignadas a los usuarios. 7. Participar activamente en la implantación, ejecución, prueba y actualización de los planes de contingencia, de continuidad de negocios y de segurida d de la informac ión. 8. Reportar inmediatamente al Área de Sistemas y al J efe d e la Unida d de Riesgos los eventos sucedidos y la solución adoptada en relación a las fallas o errores detec tados en los sistemas y equipos que le hayan sido asignad os. 9. Atender las advertencias y comunicaciones, así como registrar las suyas propias, sobre las debilidades o amenazas supuestas u observadas en materia de seguridad de la información y comunicarla a los integrantes del Comité de Tecnologías de Información y a la Unidad de Riesgos. 10. Coordinar con el Área de Organización y Métodos la implementación de controles para un mejor desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad y contribuir con la identificación, comunicación y mitigación de los riesgos, especialmente el riesgo crediticio, informático o tecnológico y el riesgo operacional. 11. Como Usuario de la Información es responsable de conocer el nivel de protección designado por el Propietario de la Información y cumplir con los controles establecidos por el Depositario de la Información, para todos los Recursos Informáticos y Activos de Informac ión que maneje. 12. C umplir con las siguientes responsabilidades del Usuario de la Informac ión: a. Obtener la autorización formal del Propietario de la Información antes de intentar ac ceder a c ualquier Ac tivo de Informac ión. b. Informar al Propietario de la Información cuando termine la necesidad de acceder a cualquier Activo de Información. c. C onoc er la clasificación de los Ac tivos de Informac ión que maneja.


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d. No d ivulgar informac ión clasificad a sin autorizac ión del Propietario. e. No intentar transgredir ningún control de protección establecido. f. Utilizar los sistemas sólo para actividades de gestión y control de los negocios y actividades exclusivas de la CMAC PIURA S.A.C. g. Seguir las reglas establecidas para los códigos de usuario y claves de acceso. h. Informar a Propietario y al Depositario de la Información de cualquier anomalía de seguridad detectada. i. No introducir personalmente ni instalar o utilizar ningún producto sin la correspondiente licencia autorizac ión de l fabricante. j. Evitar todo intento de probar una supuesta debilidad en los sistemas en producción. El hacerlo se interpreta como mal manejo de estos sistemas. k. Evitar quitar o desinstalar el software que supuestamente tiene una anomalía, salvo que esté debidamente autorizado y capacitado para hacerlo.

ESTRUCTURA ORGÁNICA Artículo Nª 6 La estructura orgánica de la CMAC PIURA S.A.C. se establece en el Art. 8ª del Reglamento de Organización y Funciones y corresponde a la estrategia de desarrollo organizacional que ha sido consignada en su Plan Estratégico, especialmente en lo relac ionado con: a. Uso del Plan Estratégico como herramienta de gestión, a través de intensificar la participación de todos los miembros de la CMAC PIURA S.A.C. en el proceso de planeación estratégic a y en el desarrollo de planes operativos pa ra c ada Á rea de negocios y de la administración. b. Flexibilizar la organización, a través de la flexibilización del proceso de toma de decisiones delegando atribuciones y responsabilidades en los Administradores de Agencia, y mandos medios, otorgándoles los poderes legales respectivos y la debida capac itac ión espec ializada, quienes velarán por la satisfac ción del cliente, el cumplimiento de las metas y el adecuado funcionamiento del sistema de control interno y de gestión de riesgos vinculados a las operaciones activas, pasivas, ingresos, gastos y de rentabilidad de la Agencia o Unida d Op erativa a su cargo c. Profundizar la cultura financiera y de calidad en el servicio, a través del desarrollo de los círculos de calidad y aprovechar las ideas y sugerencias de todo el personal pa ra el mejoramiento c ontinuo del negoc io. VI.

FUNCIONESDE CADA PUESTO DE TRABAJ O Los puestos de trabajo que conforman cada Unidad Orgánica, conforme a lo establecido en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), se enuncian en el anexo Nª 1 de este MOF - Principios de Organización y en cada MOF se establece la denominación del puesto, su relación de dependencia, línea de coordinación, requisitos del puesto, función genérica, funciones espec ífica s y responsabilida des. Los requisitos de cada puesto de trabajo se establecen en los respectivos MOF. En adición a los requisitos exigidos en el Artículo 10° del Reglamento Interno de Trabajo, se debe considerar los siguientes aspec tos: VII.

Formación: Constancia de egresado, Grado académico, Titulo Profesional universitario o técnico que lo ac redite c omo tal en la espec ialidad respec tiva. Conocimientos de computación e informática para los empleados; de preferencia conocimientos del idioma inglés, cuando menos a nivel básico, para los jefes. Cap ac itac ión especializad a, según la especialidad que las normas lega les ap licables, a través de los organismos de supervisión, regulación y control, exijan para los puestos de trabajo respectivos. La CMAC PIURA S.A.C. brindará la capacitación especializada


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en el marco de su política d e desarrollo a Direc tivos, Gerentes, J efes y personal de línea y apoyo.

Experiencia: No es un requisito indispensable para el nuevo personal de las Unidades Orgánicas de línea, apoyo o técnico administrativo. La experiencia será exigible para aquellos puestos cuyas exigencias de experiencia provienen de las normas legales ap licables, como para los Direc tores, Gerentes, J efe del OC I y J efe de la UAI. En el marco de la política de desarrollo de personal, los jefes y los trabajadores a su cargo adquirirán la experiencia necesaria en la adecuada ejecución de las funciones asignad as durante su permanencia en la C MAC PIURA S.A.C. Habilidades: Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión, decisión, diligencia y eficiencia en la conducc ión de ac tividades. La definición y atribuciones de la J unta General de Ac cionistas se c onsignan en el capítulo VI J UNTA GENERAL DE AC C IONISTAS, artículos 19, 20, 21 y 22 del Estatuto Soc ial de la C MAC PIURA S.A.C. Las funciones, atribuciones, responsabilidad es, limitac iones, exigenc ias e impedimentos de los miembros del Directorio han sido establecidos en el Estatuto Social de la CMAC PIURA S.A.C ., capítulos VII DIREC TORIO, artículos 23 al 42, VIII ATRIBUCIONES DEL DIREC TORIO, a rtículo 43, IX EL PRESIDENTE DEL DIRECTORIO, a rtículos 44 y 45, así como por las exigencias de las respectivas normas legales e internas vigentes que le fueren aplicables. Las funciones, atribuciones, responsabilidad es, limitac iones, exigenc ias e impedimentos de los miembros de la Gerencia Mancomunada han sido establecidos en el Estatuto Social de la CMAC PIURA S.A.C., capítulos X LA GERENCIA, artículos 46 al 54, XI FUNC IONES DE LA GERENCIA, artículos 55 y 56, así como por las exigenc ias de las respec tivas normas legales e internas vigentes que le fueren aplica bles. El presente MOF - Principios de Organización desarrolla los puestos de trabajo a partir de las respectivas Gerencias de los Departamentos de Créditos, Administración y Ahorros y Finanzas, de conformidad con lo establecido en el artículo 48 del Estatuto Social de la CMAC PIURA S.A.C., que corresponde al sistema administrativo interno establecido al interior de la Ge rencia Ma ncomunad a.

PROCEDIMIENTOS El Área de Organización y Métodos mantiene en el aplicativo Infoline un inventario de las normas internas, que incluye los procedimientos de cada unidad orgánica. VIII.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Los casos no previstos serán normados o aclarados por la Gerencia Mancomunada. IX.


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