BERKAS REKAM MEDIS YANG TIDAK DITEMUKAN LEBIH DARI 2 (DUA) JAM
NO RM : 90-24-90
DISUSUN OLEH:
YAYAN AHLALUDIN
NIM 005.01.33.12
STIKes BINA PERMATA MEDIKA
PRODI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
2014
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Sesuai dengan Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis, bahwa semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu maupun di masa sekarang. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya memberikan layanan yang efektif termasuk pada unit rekam medis. Dokumen-dokumen penting atau berkas rekam medis harus disimpan dengan sebaik mungkin, agar jika berkas rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah, cepat, dan tepat sehingga pelayanan yang diberikan menjadi lebih efektif dan bermutu.
TUJUAN
a. Untuk melakukan analisis terhadap suatu permasalahan yang timbul dalam kegiatan pengambilan kembali berkas rekam medis.
b. Untuk memberikan solusi dalam hal pengambilan kembali berkas rekam medis (retrival) agar cepat ditemukan.
c. Untuk memberikan pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori pembahasan.
3. PEMBAHASAN
a. Studi kasus (masalah yang didapat)
Unit rekam medis di Suatu rumah sakit mengalami kesulitan dalam penemuan kembali berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90 Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu lebih dari 2 (dua) jam untuk kegiatan pencarian berkas rekam medis tersebut, sehingga pasien menunggu lama di poli jantung dengan keadaan umum yang lemah dan harus segera membutuhkan EMG.
b. Mengidentifikasi masalah yang terkait sistem pengelolaan berkas tersebut.
Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan kembali berkas rekam medis dengan nomor RM : 90-24-90 dan membutuhkan waktu yang sangat lama dalam pencarian berkas tersebut.
Akibat yang ditimbulkan adalah pasien menunggu lama di poli jantung dengan keadaan umum yang lemah dan butuh segera EMG dan terganggunya proses retrival berkas rekam medis karena berkas tidak tersimpan dalam rak yang semestinya atau terindikasi salah rak penyimpanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan berkas rekam medis tersebut. Hal ini akan mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya.
Dampak selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses pencarian berkas tersebut akan bertambah karena berkas tidak terdapat pada tempat rak yang semestinya, jadi secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan berkas tersebut.
Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu kembali) berkas tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait dengan mutu pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena rekam medis tidak ditemukan pada rak penyimpanan yang sesuai dengan nomor rekam medisnya, maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali berkas tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut akan menyebarkan informasi ketidakpuasannya pada pasien lainnya, namun sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah rumah sakit.
c. Solusi dalam hal temu balik arsip agar data yang dicari cepat ditemukan.
Oleh karena permasalah yang timbul akibat temu balik berkas yang kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:
1. Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2. membuat ketentuan pokok pada bagian penyimpanan rekam medis
3. sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang dikombinasi dengan kode warna.
d. Pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait
1. Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai dengan rumah sakit tersebut yaitu:
· Sistem penyimpanan sentralilsasi
Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan berkas rekam medis. yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.1. Penyimpanan Sentralisasi
KELEBIHAN
KELEMAHAN
1) dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis
1) perlu waktu dalam pelayanan rekam medis
2) dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang digunakan
2) perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis
3) efisiensi kerja petugas
4) permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat
Sistem penyimpanan desentralisasi
Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan pengolahan berkas kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi
KELEBIHAN
KELEMAHAN
1) efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat
1) terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah
2) kerja petugas rekam medis lebih ringan
2) biaya pengadaan rekam medis lebih banyak
3) pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempit
3) bentuk dan isi rekam medis berbeda
4) menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lain
· Sistem penyimpanan kombinasi
Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan mengelola berkas rekam medis aktifnya sendiri dan dikendalikan oleh pusat unit rekam medis.
Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
Mentaati ketentuan pokok ditempat penyimpanan, yaitu :
Rekam medis tidak boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan/tracer.
Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Seharusnya setiap rekam medis ke'rak'nya pada setiap akhir kerja pada hari yang sama.
rekam medis tidak di benarkan keluar dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.
permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya.
Cermati nomor dan kode warna, agar tidak terjadi kekeliruan dalam penyimpanan.
. 4. KESIMPULAN
a. Pada dasarnya jika berkas rekam medis tidak tersimpan pada rak yang semestinya atau tidak ada sistem yang mengatur penyimpanannya maka akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan, seperti akan memperlambat pelayana dan tenaga yang dibutuhkan dalam akan bertambah untuk mecari arsip atau berkas tersebut.
b. Solusi dari permasalahan ini adalah membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.
c. Pemecahan masalah tersebut berdasarkan teori. Arsip atau rekam medis harus disimpan dengan siten yang baik untuk memperlancar pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya rumah sakit menggunakan sisten penyimpan sentralisasi karena penyimpanan dan pengelolaan arsip akan terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan data tersebar kemana-mana dapat diperkecil sehingga dapat membedakan berkas satu dengan yang lainya dan dalam proses temu kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara melihat nomer rekam medisnya
