BENTUK – BENTUK CATATAN KANTOR
MAKALAH KELOMPOK V
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Adm Perkantoran Yang Dibimbing oleh Bapak Ronal Apriyanto, SE
Rika Sumiati 29.01.190p
Nurul Za’diyah 29.01.217p Nur Azizah 29.01.204p
Agus Muhardi 29.01.207p Afriana Herlinda 29.01.155p
Andhi 29.01.357p
Jurusan Manajemen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Musi Rawas Mei 2010 1
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur Alhamdullilah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan makalh ini dengan baik. Di mana makalh ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Makalah, yang penulis sajikan adalah sebagai berikut :
BENTUK – BENTUK CATATAN KANTOR
Tujuan penulisan makalah ini dibuat sebagai salah satu syarat memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Adm Perkantoran strata satu STIE MURA. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan makalah ini tidak akan
lancar. Oleh
karena itu pada kesempatan ini,
izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Orang tua tercinta yang telah memberikan dorongan moril maupun materil. 2. Anak tersayang ( Muhammad Brame Raufi Agean ) yang telah memberikan semangat untuk terus dan terus belajar. 3. Seluruh teman–teman yang telah memberikan dukungan dalam penulisan makalah ini.
Muhammad Brame Raufi Agean
3
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Akhir kata penulis mohon saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.
Lubuklinggau, Mei 2010 Kelompok V Penulis
Muhammad Brame Raufi Agean
4
BENTUK – BENTUK CATATAN KANTOR Pengertian Catatan Kantor Catatan Kantor adalah dokumen tertulis yang mengandung data atau fakta mengenai kejadian tertentu yang menyangkut perusahaan. Kejadian tersebut direkam dalam catatan kantor yang sangat diperlukan dalam setiap tahap kegiatan perusahaan untuk membantu proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Menurut Winadi (1990:59), ada berbagai jenis catatan kantor, di antaranya: 1. Catatan tentang pegawai Misalnya: nama, alamat, usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan, dan pengelaman kerja sesorang pegawai. 2. Catatan tentang produksi Misalnya: nama dan jumlah unit yang dihasilkan, jenis bahan yagn dipergunakan, dan jenis mesin yang dipergunakan. 3. Catatan tentang persediaan Misalnya: nama, jumlah, harga beli persedian, ukuran, lokasi, dan kondisi. 4. Catatan tentang penjualan
Muhammad Brame Raufi Agean
5
Misalnya: nama, jumlah dan harga pokok yang dijual, daerah penjualan, nama‐nama salesman, serta alat‐alat pengangkutan. 5. Catatan tentang keuangan Misalnya: syarat kredit, tanggal pembayarn, jumlah uang yang harus ditagih, jumlah hutang yang harus dibayar, dan data tentang gaji/upah yang harus dibayarkan. Tujuan Catatan Kantor Menurut Einardi (1990:60), catatan kantor mempunyai tujuan: 1. Menyediakan fakta‐fakta Catan‐catan yang baik menyebabkan para managertidak perlu mengambil keputusan berdasarkan opini‐opini, perkiraan‐perkiraan, atau ingatan‐ ingatan. 2. Untuk mengirientasi manajer Melalui catatan‐catatan dapat diketahui di mana kedudukan perusahaan, apakah mengalami kemajuan, menunjukkan keadaan yang statis, atau justru mengalami kemunduran. 3. Membuat perbandinga‐perbandingan Hasil‐hasil dapat dibandingakn satu sama lain dengan cara menyediakan alat‐alat pengukur posisi relatif dan efiseinsi Muhammad Brame Raufi Agean
6
4. Menemukan penghamburan dan kesalahan Catatan‐catan merupakan alat yang berguna untuk mengukur deviasi‐ deviasi dari suatu standar. 5. Menstandarisai catatan tertulis Catatan‐catatan membantu memberikan uniformitas dalam tugas menulis data‐data perusahaan dan kejadian‐kejadian 6. Memenuhi syarat undang‐undang Catatan‐catatan memberikan bukti‐bukti dan perlindungan‐perlindungan seperti kontrak penjualan, asuransi, jaminan sosial, dan order‐order pembelian 7. Dasar pembuatan kebijakan Analisis, sintesis, dan penafsiran‐penafsiran catatan‐catatan sering kali menunjukkan bidang‐bidang kekuatan dan kelemahan perusahaan. Berdasarkan pengetahuan ini, maka timbullah berbagai macam keputusan manajerial dan kebijakan‐kebijakan perusahaan. Muhammad Brame Raufi Agean
7
Bentuk Catatan Kantor Kantor membutuhkan media sebagai sarana komunikasi baik antara intenal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan. Bentuk catatan kantor ada bermacam‐macam, tetapi terdapat tiga utama dari catatan kantor yang memerlukan perhatian penuh dari seseorang manajer kantor yaitu: 1. Formulir Formulir merupakan bagian terbesar dari catatan kantor karena frekuensi penggunaan formulir paling banyak digunakan setiap kantor. Formulir merupakan alat utama untuk menyampaikan informasi kantor dalam bentuk standar dan repetitif/berulang‐ulang yang berguna untuk pengambilan keputusan. 2. Surat atau Korespondensi Korespondensi memuat informasi kantor yang urutan pemakaiannya terbanyak kedua setelah formulir. Umunya korespondensi terdiri dari surat‐ surat dan memorandum‐memornadum. 3. Laporan Pembuatan laporan bertujuan menyampaikan informasi dari manajer – untuk tujuan pengelolaan perusahaan dan menyediakan fakta‐fakta penting
Muhammad Brame Raufi Agean
8
kepada bagian‐bagian dalam perusahaan agar melaksanakan pekerjaan dengan baik. Tanggung Jawab Manejer Terhadap Catatan Kantor Manajer kantor bertanggung jawab atas diusahakannya catatan‐catatan yang tepat. Catatan‐catatan tersebut tersedia dalam bentuk yang tepat untuk dapat dipergunakan sehingga dapat membantu para manajer dalam pelaksanaan tugas. Manajer kantor perlu mempertimbangkan pertanyaan‐pertanyaan seperti yang telah dikemukana oleh Winardi (1990:61). Pertanyaan‐pertanyaan yang dimaksud adalah: 1. Bagaimanakah catatan‐catan akan digunakan? 2. Apakah catatan‐catan tersebut benar‐beanr perlu? 3. Apakah catatan‐catatan menduplikasikan atau mencakup (overlap) catatan‐catatan yang lain? 4. Apakah catatan‐catatan tersebut praktis bagi perusahaan? 5. Tindakan‐tindakan konstruktif apa yang dapat dicapai dari catatan‐catan tersebut? 6. Berapakah biaya yang diperlukan dan apakah pengeluaran tersebut dapat dibenarkan?
Muhammad Brame Raufi Agean
9
Jelas bahwa catatan‐catatan kantor (Office record) mempunyai peran/arti yang sangat penting bagi perusahaan dan selain itu catatan‐catatan kantor memerlukan biaya yang besar. Oleh karna it, pimpinan perusahaan dan manjer kantor harus benar‐benar memperhatikan catatan‐catatan kantor. Catatan Notulen Hal lain yang ingin penulis tambahkan adalah mengenai catatan hasil notulensi rapat. Hasil pembicaraan dari suatu rapat atau pertemuan biasanya dibuat dalam sebuah laporan tertulis yang biasanya disebut notulen rapat. Notulen rapat umumnya dibuat oleh sekretaris dan mencakup setiap butir‐butir pembicaraan dalam rapt tersebut. Tujuan notulen rapat tersebut dibuat adalah agar hasil dari pembicaraan pertemuan itu tercatat sehingga anggota lain yang tidak dapat hadir dalam pertemuan bisa mengerahuinya. Selanjutnya, hasil notulen rapat diharapkan dapat dijadikan bahan pertimbangan/masukan untuk decision making dan tindak lanjut/follow up terhadap hasi rapat/pertemuan tersebut.
Muhammad Brame Raufi Agean
