INTRODUCCIÓN El balance de comprobación es un informe en donde se presenta el resumen de los movimientos de cuentas habidos en el Libro Diario y pasados al Libro Mayor, en el cual se expone la situación económica de la empresa en un momento dado. Este documento es importante porque permite comprobar el equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y a partir de éste se preparan los estados financieros fundamentales como son el Balance General y el Estado de Resultados sin errores; aunque esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exactas, ni de que las cuentas manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono
BALANCE COMPROBACIÓN Es el documento que se elabora para verificar si todos los cargos y abonos delos asientos del diario principal han sido registrados en el libro mayor principal, respetando el principio de la partida doble. Es el listado que resume los saldos de las cuentas utilizadas en el Libro Mayor para verificar si los saldos deudores o acreedores son iguales. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente. Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
PROPÓSITO DEL BALANCE DE PRUEBA O COMPROBACIÓN El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible
que
el balance
de
sumas y
saldos sea
correcto y
que, sin
embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la práctica.
Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de su empresa, y las operaciones realizadas enel periodo. Se les denomina también Balances de Comprobación. El objetivo fi nal deeste balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada.
Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada. La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden. A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodicidad contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración
La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización delas sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en él debe como en el haber. Paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y e lhaber). Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.
3. Estructura del Balance de prueba o comprobación El balance de comprobación debe contener los siguientes datos:
Nombre de la empresa.
Frase “Balance de comprobación”
Período o fecha de presentación.
Folio del Mayor de cada cuenta.
Nombre de la cuenta
Movimiento deudor y/o acreedor de las cuentas (en este balance sólo deben aparecer las cuentas que tienen saldo diferente de cero “0”)
Para la elaboración del balance de comprobación se siguen los siguientes pasos: 1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en él debe como en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre él Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y él Debe.3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance. Se puede ilustrar dicha estructura por medio del siguiente ejemplo:
Empresa Tricolor, C.A. Balance de Comprobación Al 31-12-2009
Si al elaborar el balance de comprobación, las sumas de las columnas del Debe y el Haber no son iguales, es probable que ello se deba a cualquiera de las siguientes causas: 1. Error en la suma de una o ambas columnas del balance. 2. Error en la suma de los movimientos de alguna cuenta en el Libro Mayor. 3. Haber cargado o abonado en las cuentas del Mayor una cantidad distinta de la registrada en el Libro Diario. 4.Haber omitido, en el Libro Mayor, el registro de un cargo o un abono de uno ovarios asientos del Libro Diario 5.Haber registrado en el Libro Diario un asiento sin considerar el equilibrio del cargo y del abono. Estos errores se pueden detectar con facilidad por medio del balance de comprobación. Sin embargo, puede haber otros que no sea posible descubrir por medio de éste, por ejemplo: 1. Haber omitido en el Libro Mayor el traslado completo de un asiento de diario.
2. Haber repetido en el Libro Mayor el traslado de un asiento completo de diario.
3. Haber cargado a una cuenta en lugar de otra 4. Haber cargado a una cuenta en lugar de otra. Estos cuatro errores no alteran la igualdad entre las sumas del debe y el haber del Balance de comprobación. Por lo tanto, este balanc3e no es una garantía absoluta de la exactitud en el manejo de las cuentas del Mayor. Si el balance de comprobación cuadra, ello sólo indica que se ha respetado la teoría del cargo y del abono en los traslados a las cuentas del Libro Mayor. Pero no por ello el referido balance deja de ser un instrumento contable
importante, ya que representa el único estado que muestra el resumen de los saldos de todas las cuentas del Libro Mayor.
Balance de comprobación por suma. Se forma con el total de las sumas de las columnas del Debe y el total de las sumas de las columnas del Haber de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (Debe y Haber) se totalizarán y, tanto la columna del Debe como la columna del Haber deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado. Se muestra su forma de presentación en el siguiente ejemplo: Comercializadora Los Pinos, C.A. Balance de Comprobación Al 31-12-2009
Se muestra su forma de presentación en el siguiente ejemplo: Comercializadora Los Pinos, C.A. Balance de Comprobación Al 31-12-2009
Balance de Comprobación por saldos. Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en él Debe si es un saldo Deudor o en el Haber si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta
Se muestra su forma de presentación en el siguiente ejemplo: Comercializadora Los Pinos, C.A. Balance de Comprobación Al 31-12-2009
Conclusión El balance de comprobación es un informe muy útil en contabilidad ya que a partir de esta fuente se preparan el balance general y el estado de resultados, que son los dos informes vitales dentro de una organización. El balance de comprobación permite confirmar la exactitud de los datos que aparecen registrados en el mismo ya que al elaborar los estados financieros básicos se necesita la más confiable información sobre los resultados obtenidos .Mientras se respete la teoría del cargo y del abono, las cuentas cargadas y abonadas junto con sus respectivos montos sean los correctos, el balance de comprobación no tendrá problemas de ajustes y la información estará lista para ser presentada en el balance general y el estado de resultados.
Obligados al Balance de Comprobación El Balance de Comprobación representa las sumas del Debe y del Haber del Libro Diario, las cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del Debe y del Haber del Libro Mayor, es decir, mediante el Balance de Comprobación se verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono. Los contribuyentes que al 31 de diciembre del 2013, hubieran obtenido en el ejercicio 2013, ingresos iguales o mayores a 500 UIT (S/. 1'850,000.00 Nuevos Soles), deberán presentar esta información en el PDT Nº 684 - Tercera Categoría e ITF. El monto de los ingresos se determinará por la suma de los importes consignados en las casillas del PDT N° 684, que se detallan: + 463 "Ventas netas", + 473 "Ingresos financieros gravados", + 475 "Otros ingresos gravados" y + 477 "Enajenación de valores y bienes del activo fijo". (En este caso sólo se considerará el monto de los ingresos gravados.) No estarán obligados a presentar el Balance de Comprobación: a. Las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP: empresas bancarias, empresas financieras, empresas de arrendamiento financiero, empresas de transferencia de fondos, empresas de transporte, custodia y administración de numerario, empresa de servicios fiduciarios, almacenes generales de depósito, empresas de seguros, cajas y derramas, administradoras privadas de fondo de pensiones, cajas rurales de ahorro y crédito, cajas municipales, entidades de desarrollo a la pequeña y microempresa (EDPYMES)y empresas afianzadoras y de garantías y el Fondo MI VIVIENDA S.A. b. Las cooperativas. c. Las entidades prestadoras de salud. d. Los concesionarios de transporte de hidrocarburos por ductos y de distribución de gas por red de ductos. e. Los sujetos que durante el ejercicio gravable 2013 obtuvieron únicamente rentas exoneradas. f. Las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos sólo por las operaciones registradas considerando el plan de cuentas del Sistema de Fondos Colectivos. Procedimiento para el ingreso de información El PDT Nº 684 – Renta Anual 2013- 3ra. Categoría e ITF tiene dos opciones para el ingreso de la información respecto del Balance de Comprobación:
1. En 2. Importando un archivo de texto.
forma
manual.
2.1. Manualmente: Consiste en el ingreso directo de la información de cada casilla. Para ello deberá seleccionar la opción "Detalle", e ingresar al asistente "Registro de Datos Balance de Comprobación". En este asistente se le mostrarán habilitadas, de acuerdo con el tipo de cuenta elegida, todas las casillas en las que deberá consignar información. Es necesario que consigne información en todas las casillas habilitadas. En caso no tener información que declarar deberá consignar "0".
2.2. Importando un archivo de texto: Requiere de la preparación previa de un archivo de texto y la ejecución del proceso de importación de datos a través de la selección de la opción "Importar". Para efectos de la preparación del archivo con la información a importar deberá tomar en cuenta el formato del archivo de importación. Para mayor facilidad, se adjunta una hoja de cálculo Excel, (para utilizarlo guarde el archivo en su equipo, descomprima el archivo y habilite las macros), el cual puede ser reemplazado con su información y posteriormente copiarlo a un archivo de texto (bloc de notas) con el nombre que se da en las instrucciones. Donde no tenga importe que declarar consigne cero (0). No ingrese los números con formato de millares. Solamente debe consignar sus montos en las casillas de:
• Saldos iniciales • Movimiento del ejercicio y • Transferencias y cancelaciones. • Las casillas de Sumas del Mayor, Saldos, Cuentas de Balance, Resultados por Naturaleza y el Resultado del Ejercicio, que corresponde a la cuenta 891, se calculan automáticamente.
Es necesario que lea las instrucciones para generar el archivo de texto, que servirá para la importación de la información al Balance de Comprobación del PDT.
