BALANZA DE COMPROBACION Concepto: Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada. La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden. A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración. A estos Balances se refiere el artículo 28 del Código de Comercio, al señalar que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobación" En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios .
Utilidad:
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros. Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor. Funciones:
Son las siguientes:
Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio. A = P + C Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos = Abonos Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido las cuentas en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Análisis y Síntesis)
Estr uctura Del Balance de Comprobación: Su rayado está estructurado para contener los siguientes datos.
a). Encabezado: Nombre del negocio, nombre del documento: Balance de comprobación y fecha de preparación.
b). Columnas de: - Folio del Mayor de cada cuenta - Código y nombres de las cuentas del Mayor
- Movimientos deudores y acreedores de las cuentas y suma de estos movimientos. - Saldos deudor y acreedor de las cuentas y suma de estos saldos. B alance
de comprobación de sumas y saldos:
Cuenta
Sumas Debe Sumas Haber
Saldo Debe
Saldo Haber
Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:
1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
EJEMPLOS
Como puede verse, las suma de los movimientos deudor y acreedor de todas las cuentas son iguales y además deben coincidir con las sumas de los cargos y abonos de los asientos del Diario. La comprobación anterior dio origen a un nuevo estado denominado Balanza de comprobación. Balanza de comprobación. Este nuevo documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario han sido registrados en las cuentas del Mayor, respetando la partida doble. La Balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con el objeto de facilitar la preparación de la Balanza que se presenta a fin de año. La Balanza de comprobación debe contener los siguientes datos: . 1. Nombre del negocio. 2. Nombre del documento, o sea, Balanza de comprobación.
3. Folio del Mayor de cada cuenta. 4. Nombre de las cuentas. 5. Movimiento deudor y acreedor de las cuentas. 6. Saldo deudor y acreedor de las cuentas.
En la Balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que están saldadas. A continuación presentamos un modelo de Balanza de comprobación: EJERCICIO 7 CONSTRUMAX, S.A. DE C.V. BALANZA DE COMPRO BACIÓN AL 31 DE DICIEM BRE DE 1998 CONCEPTO Activo
DEBE
Caja
$ 3,000.00
Bancos
$ 2,588.17
Clientes
$ 20,247.47
Deudores
$ 12,163.97
IVA Acreditable Equipo de reparto
HABER
$ 8,534.57 $ 52,173.91
Pasivo a corto plazo Acreedores diversos
$ 17,527.36
Impuestos por pagar
$ 1,834.72
Capital Contable Capital social
$ 100,000.00
Resultado del ejercicio anterior
$ (5,028.59)
Estado de Resultados Ventas
$ 33,858.24
Costo de ventas
$ 32,654.99
Gastos de administración
$ 16,826.36
Productos financieros Gastos financieros
SUMAS IGUALES
$ 0.12 $ 2.41 $ 148,191.85 $ 148,191.85
