Audit Internal Dan Tinjauan Manajemen

PT MUTUAGUNG LESTARI MUTUAGRI - 103 NO. TERBIT TANGGAL TERBIT

AUDIT INTERNAL INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN : 1 NO. PERBAIKAN : 0 : 01 April Apr il 2005 HALAMA N : 1 dari 8

AUDIT A UDIT INTERNAL INTERNA L DAN DA N TINJA TINJ A UAN UA N MANA MA NAJJ EMEN

DISETUJUI OLEH,

GENERAL GENERAL MANAGER

NO. PENGGANDAAN PENGGANDAAN

:

DISTRIBUSI KE

:

TANGGAL DISTRIBUSI DISTRIBUSI

:

Status Distribusi *) :

 

DIKENDALIKAN TIDAK DIKENDALIKAN

*) Beri tanda

untuk yang sesuai

Uncontrolled when printed


AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN : 1 NO. PERBAIKAN : 0 : 01 April 2005 HALAMAN : 2 dari 8

CATATAN PERBAIKAN NO. BAGIAN 4.0

6.1.1 6.1.3 6.2.1.2 6.2.2.1 6.2.2.1 6.2.2.4

4.0

8.0 6.2.2.3 6.2.2.4 8.0

KETERANGAN PERBAIKA N

Penambahan “Pedoman KAN 901-2006, Persyaratan UmumLembaga Sertifikasi Pangan Organik’ Penetapan jadwal ditetapkan 1 (satu) tahun (± 1 ) bulan menjadi 1 (satu tahun (±2 ) bulan Bagian 6.1.3.2 & 6.1.3.3 disempurnakan Tambahkan point j dan k Kata “General Manajer” diganti dengan “ Presiden Direktur”. Point a – g, disempurnakan Penambahan kalimat “yang merupakan output tinjauan manajemen, yang kemudian” setelah kalimat “……notulen rapat”. Penambahan referensi “SNI 19-19011-2003: Panduan audit sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan”. MUTUAGRI – 359 : Rekapitulasi Catatan Pengaduan Forn “MUTUAGRI – 325 ”diganti menjadi “MUTU 4014” Form “MUTUAGRI – 326 : Notulen Rapat” diganti menjadi MUTU – 4015 : Notulen Rapat” Form “MUTUAGRI – 326 : Notulen Rapat” diganti menjadi “MUTU – 4015 : Notulen Rapat” dan “MUTUAGRI – 325 : Daftar Hadir” diganti menjadi “MUTU – 4014 : Daftar Hadir”


NO. TERBIT

NO. PERBAIKAN

TANGGAL PERBAIKAN

1

1

16/03/2007

1

1

16/03/2007

1 1 1

1 1 1

16/03/2007 16/03/2007 16/03/2007

1 1

1 1

16/03/2007 16/03/2007

1

2

20/09/2007

1

3

04/10/2007

1

3

04/10/2007

1

3

04/10/2007

1

3

04/10/2007

PARAF



1.0

TUJUAN

1.1

Memberikan pedoman, menetapkan tanggung jawab dan program audit internal sistem Manajemen MUTUAGRI, tindakan koreksi dan pencegahan, dan tinjauan manajemen sehingga dapat menjamin bahwa Sistem Manajemen MUTUAGRI telah diimplementasikan secara efektif dan sesuai dengan persyaratan standar yang diacu.

1.2

Menjamin keefektifan dari penerapan Sistem Manajemen MUTUAGRI dengan mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang mungkin ada dan potensial guna mengupayakan tindakan perbaikan dan pencegahan.

1.3

Memastikan keefektifan dan kesesuaian serta perubahan/ peningkatan yang terjadi pada sistem mutu dan aktivitas MUTUAGRI secara berkaIa atau dalam waktu tertentu

1.4

Merupakan pedoman bagi MUTUAGRI dalam melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi ketidaksesuaian atau penyimpangan terhadap penerapan sistem manajemen, tindakan pencegahan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kembali ketidaksesuaian atau penyimpangan.

2.0

RUANG LINGKUP

2.1

Prosedur ini diterapkan pada semua organisasi, aktivitas, proses dan kegiatan yang berada dalam MUTUAGRI.

2.2

Prosedur ini diterapkan pada seluruh area ketidakcukupan dan/atau ketidaksesuaian aktual atau potensial dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen MUTUAGRI.

2.3

Prosedur ini jika diperlukan dapat diterapkan dalam aktivitas Rapat Tinjauan Manajemen dalam pelaksanaan Sistem Manajemen MUTUAGRI yang membahas pengkajian tujuan, sasaran dan kinerja MUTUAGRI, temuan audit, evaluasi keefektifan Sistem Manajemen MUTUAGRI dan kesesuaian kebijakan manajemen dan kebutuhan untuk perubahan-perubahan yang terjadi.

2.4

Prosedur ini mencakup tinjauan dari hasil internal audit, banding, keluhan, kebutuhan pelatihan, dan lain hal yang akan dibahas dalam rapat tinjauan manajemen.

3.0

DEFINISI Secara umum, kata-kata kunci yang digunakan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi yang digunakan sebagai acuan pada dokumen bagian 4.0 dan/atau dijabarkan dalam prosedur pada lokasi yang sesuai.




4.0

REFERENSI

4.1 4.2 4.3 4.4

4.7 4.8

MUTUAGRI 01, Panduan Sistem Sertifikasi Organik; MUTUAGRI 03, Panduan Mutu Sistem HACCP; ISO 9000 : 2000, Quality Management System – Fundamentals and Vocabulary; Pedoman BSN 1001 : 1999, tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Sistem Analisa Bahaya dan PengendalianTitik Kritis (HACCP); Pedoman BSN 401 - 2000, Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Produk; IFOAM Accreditation Criteria for Bodies Certifying Organic Production and Processing, approved by World Board, August 2002; Pedoman KAN 901-2006, Persyaratan UmumLembaga Sertifikasi Pangan Organik. SNI 19-19011-2003: Panduan audit sistem manajemen mutu dan/ atau lingkungan.

5.0

PENANGGUNG JAWAB

5.1

Presiden Direktur bertanggung jawab memimpin rapat tinjauan manajemen, berkonsultasi dengan peserta rapat, meninjau dokumen yang diajukan serta mengesahkan perubahan – perubahan dokumen system dan/ atau tindakan yang diambil.

5.2

General Manager yang bertindak selaku Wakil Manajemen bertanggung jawab secara keseluruhan dan mengatur sumber daya yang diperlukan dalam melakukan audit internal Sistem MUTUAGRI, memonitor dan memverifikasi bahwa perubahan dokumen telah diterbitkan kembali, memonitoring tindakan-tindakan yang diambil sudah dilaksanakan dengan benar dan efektif serta mempersiapkan rapat tinjauan manajemen dan memastikan pelaksanaannya sesuai dengan periode waktu yang telah ditentukan;

5.3

Quality Assurance (QA) bertanggung jawab terhadap perencanaan program, koordinasi pelaksanaan dan pemeliharaan program audit internal Sistem MUTUAGRI termasuk monitoring terhadap penyelesaian tindakan koreksi serta menyiapkan data tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan untuk tinjauan manajemen;

5.4

Personal yang diaudit bertanggung jawab terhadap areanya yang akan diaudit;

5.5

Auditor internal bertanggung jawab terhadap laporan hasil audit internal dan verifikasi.

5.6

Personal yang ditunjuk oleh General Manager/Wakil Manajemen untuk melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan;

4.5 4.6

6.0

PROSEDUR

6.1

AUDIT INTERNAL

6.1.1

Penjadwalan Audit internal

6.1.1.1

QA berkonsultasi dengan Manager Operasional, merencanakan dan menjadwalkan audit internal yang mencakup seluruh area yang dipersyaratkan dalam standar yang diacu. Jadwal audit ini diotorisasi pula oleh General Manager.




6.1.1.2

Penjadwalan harus mencakup setiap elemen dari sistem untuk diaudit minimal setiap 1 (satu) tahun sekali (± 2 bulan). Apabila terjadi penambahan pada program audit yang sudah dijadwalkan, frekuensi audit dari aktivitas khusus tersebut bisa ditingkatkan sesuai dengan kebijakan dari QA, Manager Operasional atau langsung dari General Manajer sewaktu-waktu berlaku pada keadaan tertentu.

6.1.1.3

Keadaan tertentu tersebut bisa saja diluar jadwal audit internal yang telah ditetapkan, tetapi tidak perlu dibatasi pada hal-hal berikut ini : a. Hasil yang tidak memuaskan pada audit sebelumnya dari aktivitas atau area khusus. b. Keluhan yang sah dari pelanggan yang ditunjukkan oleh kemunduran dalam pelayanan yang ditawarkan oleh divisi MUTUAGRI. c. Pergantian personal pada aktivitas atau area. d. Revisi besar pada metoda operasional dari suatu aktivitas / kegiatan atau area.

6.1.1.4

QA menyiapkan jadwal audit mutu internal menggunakan formulir Jadwal Audit Internal MUTUAGRI-318 dan diajukan ke General Manajer untuk dimintai persetujuannya dan didistribusikan kepada personal yang diaudit dan auditor internal yang terkait.

6.1.2

Pelaksanaan Audit

6.1.2.1

QA dapat menyelenggarakan audit atau dengan alternatif memilih personal lain yang berkompeten (minimal yang telah mendapatkan pelatihan tehnik audit) sesuai dengan kriteria kompetensi pada prosedur MUTUAGRI-101 dan memastikan bahwa personal yang ditunjuk benar-benar independen terhadap area yang diaudit.

6.1.2.2 Auditor internal yang ditunjuk akan mempersiapkan bahan-bahan audit sebagai berikut : - Daftar hadir - Daftar periksa - Laporan ketidaksesuaian - Laporan audit 6.1.2.3

Personal yang terkait dengan area yang diaudit dapat menandatangani daftar hadir pada saat rapat pembukaan dengan mengisi form daftar hadir MUTUAGRI-319.

6.1.2.4

Selanjutnya auditor internal akan menjelaskan lingkup audit, mengkonfirmasi bagian-bagian yang akan diaudit, metode yang digunakan, memastikan auditee yang akan diaudit dan hal-hal lainnya yang diperlukan.

6.1.2.5

Dalam melaksanakan audit, auditor internal dapat menggunakan Daftar Periksa Audit Internal (MUTUAGRI-320) sebagai panduan dalam mengaudit. Apabila teridentifikasi kekurangan, maka auditor internal akan menerbitkan Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI321) yang disetujui oleh auditeenya.




6.1.3

Pelaporan Hasil Audi t

6.1.3.1

Auditor internal melaksanakan pertemuan akhir audit (closing meeting) dengan Manajemen dari divisi atau auditeenya untuk memberitahukan ringkasan temuan selama audit termasuk pembacaan dan presentasi mengenai Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI-321) yang diterbitkan dan meminta tanda tangan atau persetujuannya. Form Daftar Hadir (MUTUAGRI-319) diisi lengkap.

6.1.3.2

Auditor internal harus menyerahkan form Daftar Periksa Audit Mutu Internal, Form Daftar Hadir dan Form Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan kepada QA dan meminta auditee untuk melaksanakan tindakan koreksi.

6.1.3.3

Tndakan koreksi yang tepat untuk menghilangkan sebab dari suatu masalah yang ditemukan harus disetujui oleh Manajer Operasional atau General Manager bersama-sama dengan tanggal penyelesaian tindakan koreksi. Berdasarkan pada kerumitan atau banyaknya ketidaksesuaian, QA bila perlu dapat mempertimbangkan untuk mengikutsertakan General Manajer dalam memutuskan tindakan koreksi yang tepat. Tindakan koreksi ini bisa diselesaikan pada waktu pertemuan penutupan atau sesudah pertemuan penutupan.

6.1.3.4

QA akan mencatat berdasarkan urutan nomor setiap permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kedalam form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan MUTUAGRI-322 QA akan melengkapi pada daftar tersebut detail-detail yang relevan dari setiap permintaan tindakan koreksi.

6.1.3.5

QA menyiapkan Laporan Ringkasan Audit Internal MUTUAGRI-323 dalam 5 (lima) hari kerja dari petunjuk temuan-temuan audit dan jika memungkinkan arti dari temuan-temuan tersebut. laporan tersebut akan dibagikan kepada : • • •

General Manajer. Manajer Operasional (jika perlu). Arsip.

6.1.4

Pelaksanaan dan Verifikasi Audit

6.1.4.1

QA dan/atau Ketua Tim bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan koreksi berdasarkan waktu penyelesaian yang telah disetujui dan memastikan bahwa tindakan koreksi yang diambil benar-benar efektif. Form Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan akan disimpan oleh QA dan digunakan sebagai panduan untuk tindakan-tindakan koreksi yang masih belum terselesaikan.

6.1.4.2

QA akan menginformasikan kepada Manajer Operasional untuk memonitor dan melihat perkembangan dari tindakan koreksi yang diambil. Tergantung pada kerumitan dari ketidaksesuaian, QA dapat menjadwalkan audit selanjutnya untuk mengukur dan membuktikan keefektifan tindakan koreksi yang diambil. Pada kasus-kasus tertentu, audit dapat dipusatkan pada daerah-daerah yang ditemukan ketidaksesuaian dan akan dilaporkan dengan mencatat tindakan dan hasil dibagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi yang dimaksud.




6.1.4.3

Jika tindakan koreksi dianggap memuaskan, QA akan menandatangani dan memberikan tanggal pada bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi, dan menambahkan catatan-catatan dan / atau referensi-referensi yang relevan, jika diperlukan. QA akan memasukan tanggal penyelesaian tindakan koreksi dikolom verifikasi dari daftar status permintaan tindakan koreksi dan pencegahan (MUTUAGRI-322).

6.1.4.4

Apabila tindakan koreksi tidak dapat dilakukan hingga tanggal yang telah ditetapkan dan QA tidak dapat memecahkannya dengan Manajer Operasional, maka masalah itu harus dilaporkan secara tertulis kepada General Manajer untuk diambil keputusan dan tindakannya. Catatan perhatian terhadap masalah ini akan dimasukkan dalam bagian verifikasi dari permintaan tindakan koreksi, tetapi tidak akan ditandatangani.

6.2

TINJAUAN MANAJEMEN

6.2.1

Persiapan

6.2.1.1

Tinjauan manajemen dilaksanakan 1 (satu) tahun sekali ( ± 2 bulan) melalui rapat atau pertemuan pada level manajemen yang kemudian akan disampaikan kepada Dewan Pembina untuk memberi masukan/ saran/ perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan sistem.

6.2.1.2

GM akan meminta QA untuk menyiapkan undangan rapat tinjauan manajemen termasuk agenda rapat (MUTUAGRI-324) dan menyusun data-data atau mengumpulkan dokumen-dokumen yang akan ditinjau yang mencakup : a. Hasil audit (internal dan external) b. Hasil evaluasi terhadap kinerja personal (inspektor, tenaga ahli) c. Tinjauan terhadap kebijakan dan sasaran mutu d. Masukan dari pihak internal (termasuk sub kontraktor) dan operator e. Status tindakan koreksi dan pencegahan f. Hasil tinjauan manajemen yang lalu g. Potensi-potensi peningkatan sumberdaya h. Perubahan sistem atau mekanisme sertifikasi dan pemeliharaannya i. Klaim dan komplain j. Masukan dari komite imparcial (Cultivador Comitee) k. Umpan balik dari pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan

6.2.2

Pelaksanaan

6.2.2.1

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dapat dihadiri oleh peserta berikut ini dan dipimpin oleh Presiden Direktur, tapi tidak terbatas pada : a. Direktur. b. General Manajer/Wakil Manajemen c. Manajer Operasional Sub-Divisi. d. Quality Assurance. e. Staf yang ditunjuk.

6.2.2.2 Agenda rapat tinjauan manajemen adalah seperti tercantum pada bagian 6.2.1.2 diatas.




6.2.2.3

Semua peserta rapat tinjauan manajemen menandatangani daftar hadir (MUTU-4014).

6.2.2.4

Manajer QA akan mencatat laporan / notulen rapat yang merupakan output tinjauan manajemen, yang kemudian diotorisasi oleh GM dan dibagikan kepada semua peserta yang terkait/ memerlukan (MUTU-4015). Beberapa tindakan yang dihasilkan dari rapat dicatat oleh Manajer QA dan/atau Manager Operasional menggunakan form Daftar Status Tindakan Koreksi dan Pencegahan (MUTUAGRI322).

6.2.2.5

6.3

Tindak Lanjut

6.3.1

QA bertanggung jawab untuk memonitor penyelesaian dari tindakan yang diidentifikasi didalam hubungannya dengan personal yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan.

6.3.2

Setelah setiap tindakan selesai dilakukan, QA akan memasukkan tanggal penyelesaian dalam kolom yang tepat pada form Daftar Tindakan yang asli.

6.3.3

Apabila tidak diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan, QA akan melaporkan keadaan tersebut kepada General manajer untuk dicarikan pemecahannya.

6.3.4

Apabila tindakan yang diidentifikasi mengharuskan adanya perubahan-perubahan pada dokumen sistem mutu, revisi dokumen ini harus dikontrol sesuai dengan Prosedur MUTUAGRI-102 (Pengendalian Dokumen dan Rekaman).

7.0.

DOKUMENTASI Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk cetakan dan atau media elektronik lainnya dalam bahasa Indonesia atau dapat berbahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status legalitas yang sama.

8.0

DAFTAR FORMULIR

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10

MUTUAGRI-318 : Jadwal Audit Internal MUTUAGRI-319: Daftar Hadir Audit Internal. MUTUAGRI-320: Daftar Periksa Audit Internal MUTUAGRI-321: Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan. MUTUAGRI-322: Daftar Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan MUTUAGRI-323 : Laporan Ringkasan Audit Internal MUTUAGRI-324 : Invitation Letter MUTUAGRI-359: Rekapitulasi Catatan Pengaduan MUTU-4014: Daftar Hadir. MUTU-4015: Notulen Rapat


Audit Internal Dan Tinjauan Manajemen

Recommend Documents