A. Audit des comptes et Révisions annuels avec Excel 1.
Les
Tendances
Bonjour J'espère que vous vous portez bien et que votre week-end a été cool. Pour un certain nombre de responsable financier, nous sommes en pleine période de clôture d¶exercice. Ici je vais vous présenter comment Excel m¶a aidé dans mes travaux de fin d¶exercice. Dans cet article il s¶agit principalement du contrôle des tendances des valeurs va leurs dans les comptes. Le processus de travail: Lorsque je dois contrôler mes comptes en fin de période ma 1ère étape est souvent de contrôler la tendance de mes comptes (surtout les charges):
Je contrôle si l'imputation l' imputation des charges mensuellement est régulière ou suit la même tendance; Je regarde les mois ou j'ai les pics et les minimums, ce qui me permet d'interroger les comptables en charge de ces comptes sur les différents soldes mensuelles qui attirent mon attention; Et aussi tout autre élément dans les comptes qui peut paraître intriguant selon l'entreprise bien sûr
La difficulté avec SAGE comptabilité: En fait la difficulté est que SAGE comptabilité ne m'imprime aucun état qui me permette d'avoir le total des mouvements mois après moi. A part si je décide pour chaque mois d¶imprimer la balance des comptes, mais là je tr ouve un peu ce processus long.
La solution que j'ai trouvée avec Excel: 1. J'exporte mon grand livre pour l es comptes charges par exemple sur Excel E xcel,, voici le format de sage:
2.
Je transforme cette exportation en « tableau » Excel :
Je rajoute les entêtes sur chaque colonne: il faut noter qu'il y a une colonne vide à supprimer, la colonne F: Compte, Date, journal, num écriture, Libelle, Débit, Crédit, Solde ·
Je transforme mon grand livre en tableau: je me mets sur une cellule de mon tableau, dans le Ruban, Accueil/Style/Mise sous forme de tableau et je choisi le format qui me plait le plus. Voici le résultat: ·
3.
Je synthétise avec un tableau croisé dynamique
J'insère un tableau croisé dynamique: dans le tableau/Outils/Synthétiser avec un tableau croisé dynamique, valider ·
ruban,
Outils
de
Mettre les éléments dans mon tableau croisé dynamique: Date en étiquettes de colonne, compte en étiquettes de lignes et Débit en valeur (somme de Débit) ·
Je groupe les dates par mois: je me mets sur une cellule des dates, dans le ruban, Outils de tableau croisé dynamique/Options/Groupe/Grouper la sélection et choisir par mois, valider ·
Après une petite mise en forme j'ai ce tableau
Il est pas mal, j¶ai déjà mes recap mensuelles par compte de charges. Maintenant je vais mettre en évidence les points importants de ce tableau: les tendances, les minimums et maximums
4.
J¶ajoute les petits graphiques (sparklines) pour voir les tendances
Les tendances: pour ceux qui ont Excel 2010, on utilise ici les graphiques sparklines: ·
Je sélectionne de N5:N92 (la fin de mon tableau), dans le ruban
Insertion/Graphique en sparklines, dans la boite de dialogue, la plage de données sera : B5:M92 ·
·
Valider
Et le résultat est celui-ci:
L'avantage avec ces sparklines est d'avoir une vue d'ensemble sur les tendances pour chaque compte et rapidement remarquer les points qui attirent l'attention et ainsi se rapprocher des responsables pour avoir des réponses et pourquoi pas détecter des erre urs. Par exemple il suffit de regarder les sparklines du compte 604301 pour se rendre compte qu'il y a une situation sur certains mois ou encore le compte 605511 qui semble avoir un pic en Mars. Bref ces éléments peuvent demander à avoir plus ample explications.
Je mets en évidence les mois les plus élevés et les plus bas avec une mise en forme conditionnelle sur tableau croisé dynamique 5.
Mette en évidence les montants max et min par compte: On utilisera ici une mise en f orme conditionnelle sur le tableau croisé dynamique. ·
Sélectionner une cellule valeur du tableau croisé dynamique;
·
Dans le ruban, Accueil/Mise en forme conditionnelle/Gérer les règles«
·
Insérer cette formule avec la mise en forme de votre choix
=OU(MIN($B5:$M5)=B5;MAX($B5:$M5)=B5)
Cette formule permet de retrouver les montants maximums et minimums pour chaque compte
Et le résultat est celui-ci en rouge les montants min et max pour chaque comptes. Et à priori je pourrai me renseigner directement auprès des responsables pour l'explication des variations à ces mois. Ceci me permet d'avoir aussi une vision globale des valeurs des comptes.
6.
Je peux faire commencer à analyser mes comptes:
Ce travail fait pour chaque type de compte (charges, produits, tiers, amortissements«) en débit et crédit me permet directement de retrouver une grande partie des erreurs et de connaître les mois ou l'entreprise a eu des points culminant (en positif comme en négatif). J'aurai peut-être dû vous prévenir de prendre une tasse de café avant de commencer à lire l'article car je l¶admets il est un peu long et légèrement compliqué.
C'est une première partie du travail de contrôle de fin de période qu'on peut utiliser. Et vous qu'en pensez-vous? Comment faites-vous pour avoir les tendances mensuelles et comparer les montants mois après mois? NB: Le fichier n'est pas en téléchargement libre car l'accord ne m'a pas été donné malheureusement par le propriétaire.
Par TSS, à chacun son tableau de bord
2.
Analyse des écritures_ Audit des comptes et Révisions an nuels avec Excel
Hello,
J'espère que vous avez pris le temps de digérer l'article d'hier sur l'analyse des tendances depuis le grand livre. On va continuer à voir comment utiliser Excel pour nous aider dans l'analyse des comptes, en particulier l'analyse détaillée mois après mois et pourquoi pas par compte. En d'autres termes on veut p ouvoir facilement analyser les écritures qu'on a passées par compte et mois par mois. Comment Excel permet de le faire? On va toujours sur la base que nous avons mis notre grand livre des charges sous la forme d'un "tableau" Excel comme dans l'article précédent.
Le processus est d'utiliser la puissance des tableaux croisés dynamiques une fois de plus pour résoudre notre problème Je crée mon tableau croisé dynamique: D¶abord se mettre sur une cellule du tableau, dans le ruban, Outils de tableau/Création/Outils/Synthétiser avec un tableau cr oisé dynamique. ·
·
J'insère les éléments de mon tableau croisé dynamique: o
Compte à étiquette de ligne,
o
Date à filtre du rapport,
o
Libellé à étiquette de ligne
o
Débit à valeur (somme des valeurs)
Débit (une 2nde fois) à valeur. Mais là on clique sur le 2nd debit et on choisit paramètre de champs de valeurs. Dans la boite de dialogue en question, choisir l'onglet "Afficher les valeurs" et choisir dans la liste déroulante: %du total général
A ce niveau votre tableau croisé dynamique ressemble à quelque chose dans ce genre:
Pas terrible, je sais! On va le rendre plus intéressant. Mon objectif est d'analyser les comptes les plus importants mois par mois. Je vais donc faire un tri du plus grand au plus petit pour avoir comme premiers comptes les comptes dont le montant est le plus élevé. Pour le faire, je mets sur la cellule juste en dessous de celle avec le libellé Somme de Debit (L5 dans mon tableau) ; ·
·
je clique sur le bouton droit de la souris, trier/Trier du plus grand au plus petit
Je vais maintenant trier les écritures dans chaque compte du plus grand au plus petit en faisant la même procédure juste que ma cellule active sera L6 ·
Et voilà, mon tableau est trié du plus grand au plus petit Je vais faire une mise en forme conditionnelle sur les pourcentages du total pour embellir mon tableau
·
Je me mets sur M6, ruban, accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Nouvelle règle
Dans la boite de dialogue: choisir barre de données, cocher afficher uniquement la barre, valider ·
