Manuel Arrete Mensuel Des Comptes

Manuel établi en 2008

DESCRIPTIF DES TRAVAUX A REALISER LORS DES REPORTING MENSUELS

Tous les mois, la comptabilité générale doit produire un reporting composé de différentes pièces comptables comme le bilan et le compte de résultat, et de divers tableaux de gestion. Ces états doivent de par leurs fiabilités et leurs fréquences, aider aux prises de décision de la Direction (investissements entre autres). Comme il n’est pas envisageable de faire mensuellement un arrêté aussi exhaustif que celui de fin d’année, il est nécessaire de répertorier les opérations indispensables à la pertinence des arrêtés mensuels. Il existe donc toute une série de travaux à effectuer que l’on retrouve dans le tableau de bord situé dans K:\FA\Tableau de bord afin d’avoir un arrêté le plus juste possible dans le laps de temps imparti. En effet, toute les filiales du groupe doivent rendre leur reporting au plus tard à J+7. Ce descriptif présente donc les étapes à suivre pour l’édition de ce reporting puis les différents axes d’amélioration envisageables.

1. LES ETATS NECESSAIRES A L’ARRETE

Comme nous disposons de plusieurs logiciels pour effectuer les opérations de comptabilité et de trésorerie, il existe des interfaces entre ces différentes applications ainsi qu’entre les modules d’un même logiciel. Il est donc primordial de maîtriser et de contrôler ces interfaces afin de garantir la fiabilité des données. La première tâche consiste à traiter au cours du mois les éventuelles anomalies d’interface. La seconde, une fois le mois écoulé, permet de vérifier la cohérence des comptes centralisateurs alimentés par ces interfaces. Les états peuvent donc être classés en deux catégories : les quotidiens et les mensuels.

1.1. Etats quotidiens, description et correction

Il s’agit des états signalant une erreur d’interface entre les différents logiciels et modules. ACP, ACR, BIL et GLD sont différents modules (de comptabilité fournisseur, comptabilité client, facturation et comptabilité générale) de notre ERP BPCS alors que TRS est un logiciel de trésorerie interfacé à BPCS servant surtout à gérer les règlements, qu’ils soient fournisseurs ou clients. Les informations doivent donc pouvoir circuler sans perte selon le schéma ci-après. La correction de ces états avant la fin du mois en cours est nécessaire aux cadrages des comptes centralisateurs clients, fournisseurs et bancaires effectués à l’aide des états m ensuels.

1 K:\DFI\compta\Procédures comptables comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc


A

ACP

SAT 300

GJW

INC GLD TRS

INC GLD 310

INC SAT 300

GJW

ACR BIL

: module

: point de contrôle

Flèche noires ( Flèches bleues ( Flèches rouges ( Flèche verte (

) : flux ACP vers TRS et GLD correspondant aux factures fournisseurs ) : flux ACR/BIL vers TRS et GLD correspondant aux factures clients ) : flux TRS vers ACP/ACR GLD correspondant aux règlements clients et fournisseurs ) : flux TRS vers GLD correspondant aux écritures saisies sur tiers divers

SAT 300 : fichier des écritures en e rreurs entre ACP et TRS (r entrant dans TRS) INC : fichier des écritures erreurs entre TRS et ACP/ACR/GLD (sortant de TRS) GJW : fichier des écritures erreurs à l’entré de GLD GLD310 : écritures en erreurs dans GLD

Edition SAT300 : générée en cas d’anomalie par le robot journalier sur l’imprimante B1CGSTD1. L’état comprend une liste des codes erreurs utilisés expliquant l’origine de l’anomalie. Pour corriger l’écriture, il faut utiliser les menu TRS 16, 1, 2. Sur le dernier écran, reporter le numéro d’ordre de l’état afin d’accéder à la première des deux pages regroupant l’ensemble des informations sur l’écriture puis corriger le ou les champs nécessaires. Selon le code erreur, l’intervention de l’informatique peut être nécessaire, la modification dans le menu étant impossible. 2 K:\DFI\compta\Procédures comptables comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc


A

ACP

SAT 300

GJW

INC GLD TRS

INC GLD 310

INC SAT 300

GJW

ACR BIL

: module

: point de contrôle

Flèche noires ( Flèches bleues ( Flèches rouges ( Flèche verte (

) : flux ACP vers TRS et GLD correspondant aux factures fournisseurs ) : flux ACR/BIL vers TRS et GLD correspondant aux factures clients ) : flux TRS vers ACP/ACR GLD correspondant aux règlements clients et fournisseurs ) : flux TRS vers GLD correspondant aux écritures saisies sur tiers divers

SAT 300 : fichier des écritures en e rreurs entre ACP et TRS (r entrant dans TRS) INC : fichier des écritures erreurs entre TRS et ACP/ACR/GLD (sortant de TRS) GJW : fichier des écritures erreurs à l’entré de GLD GLD310 : écritures en erreurs dans GLD

Edition SAT300 : générée en cas d’anomalie par le robot journalier sur l’imprimante B1CGSTD1. L’état comprend une liste des codes erreurs utilisés expliquant l’origine de l’anomalie. Pour corriger l’écriture, il faut utiliser les menu TRS 16, 1, 2. Sur le dernier écran, reporter le numéro d’ordre de l’état afin d’accéder à la première des deux pages regroupant l’ensemble des informations sur l’écriture puis corriger le ou les champs nécessaires. Selon le code erreur, l’intervention de l’informatique peut être nécessaire, la modification dans le menu étant impossible. 2 K:\DFI\compta\Procédures comptables comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 Edition INC : générée en cas d’anomalie par le robot journalier sur l’imprimante B1CGSTD1. Cette édition est extrêmement rare. Voir avec l’informatique afin de régulariser.

GJW : le menu GLD200 permet de lancer l’état sur les années souhaitées, générant ainsi dans le spool de l’utilisateur autant d’état que d’année contrôlée. Il s’agit simplement de la liste des écritures en erreurs, non intégrées dans GLD. GLD200D-01 19/03/08 S44DA789

*** FRANCE-AIR *** Edition interface séq.

AREJCTHS1 JCTHOME

14:19:20

Saisir critères. Société

10

à

10

Exercice

08

Pérde

à

13

Ecritures

à

999999

Traitement

1

(0=Interactif 1=Batch)

Ces erreurs sont principalement dues à des pièces clients saisies sur l’année précédente. Seul le service informatique est à même de corriger en modifiant l’année d’imputation. Il y a également tous les mois dans l’état N les virements étrangers effectués en avance par la comptabilité fournisseur mais ceci n’est pas une anomalie, ils seront intégrés à leurs dates réelles de débit. Cependant, il arrive que certains de ces virements soient en erreur (fournisseur inhabituel en attente). Dans ce cas, vérifier si les dates sont similaires dans TRS et GLD et passer dans le cas contraire une OD de régularisation avec extourne afin d’avoir le bon montant dans la comptabilité générale.

Menu GLD 310 : il faut le lancer manuellement et le paramétrer tel que ci-dessous (appeler le menu puis faire F12). GLD310-01 S44DA789

***

FRANCE-AIR *** Consultation des EJ Société N° période Exer

10

AREJCTHS1 JCTHOME

18/03/08 09:05:05

+

1 8

Du N° écriture au N° écriture

999999

Affich. Stat erreur Nn-imput Imputé

Y Y Y

+ +

3 K:\DFI\compta\Procédures comptables comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 F1=Aide F3=Fin F4=Invite Aucun enreg trvé correspond au statut de journal sélectionné.

Etant donné qu’il n’existe pas d’état global, il faut lancer l’option sur la totalité des périodes et années voulues afin d’identifier d’éventuelles écritures non intégrées. Celles-ci seront révisées dans l’option 2 de GLD puis validées afin d’être intégrées automatiquement dans les traitements journaliers. Les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes : - Journaux AP Ecart de quelques centimes entre le débit et le crédit dû au recalcul des factures en devises. Simplement modifier de 1 centime le montant des premières lignes autant de fois que nécessaire. - Journaux BL Lien entre la section analytique et le compte comptable non créé. Il faut vérifier si la combinaison demandée est cohérente. La plupart du temps, il s’agit d’une erreur au niveau de la s ection. Dans le cas où il n’est pas possible de faire la modification, il faut transmettre une demande de régularisation à l’informatique. Compte comptable non renseigné. Le paramétrage a mal été effectué et GLD ne peut indiquer le compte. Il faut rechercher l’origine de l’écriture afin de modifier les paramètres erronés, puis corriger le BL. Période clôturée. La pièce ne peut s’intégrer dans GLD à cause de sa date erronée. Seul le service informatique est à même de corriger en modifiant la période et la date d’imputation. NB : ce problème récurent est en cours d’analyse par le service informatique afin de supprimer définitivement ce souci. Il s’agit du même problème que celui du paragraphe GJW mais il est beaucoup plus fréquent ici. - Journaux TR Il s’agit de pièces TRS diverses, saisies sur une période clôturée. L’informatique doit se charger de la correction. Les personnes saisissant ces pièces doivent être plus vigilantes. - Autre journaux : ces erreurs sont très rares. Il convient de les traiter au cas par cas avec si besoin est, l’aide de l’informatique.

1.2. Etats mensuels, paramétrage et édition Ces états vont permettre de cadrer différents comptes centralisateurs clients et fournisseurs. Appeler IBM au 04 72 18 44 49 afin de mettre ces états dans une file d’attente spéciale, prévue pour tourner après le dernier traitement journalier du mois. Cette opération peut se faire à n’importe quel moment dans le mois.

Facture A Recevoir : menu PUR option 48. Cet état n’étant pas rétroactif, il est impératif qu’il soit généré avant tout mouvement de stock sur M+1. P£R210D-01 S44DA789 Saisir critères.

*** FRANCE-AIR *** OA reçus mais non valorisés

Numéro Fournisseur Date réception

à 0/00/00 à

310308

à

99

Devise

à

999

0/00/00

18/03/08 08:26:00

99999

Dépôt/OA

Date remplacement taux change

AREJCTHS1 JCTHOME

(DMY)

4 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 Type mtt

T

T=Dev de transaction B=Dev de base

Traitement

1

(0=Interactif 1=Batch

Portefeuille détaillé client non remis en banque (EDIPORTCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 6. Cet état n’est pas rétroactif, il doit donc être généré avant tout mouvement sur les comptes clients en M+1. FRANCE AIR

Edition du portefeuille clients

18/03/08

SELECTION Affichage en devise .

1 1=Devise de Base

2 = Devise de règlement

Premier n° de tiers banque ? Dernier n° de tiers banque ? 99 99999999 Date d'échéance limite. . .

99/99/9999

Entrée=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Précédent

Portefeuille client non remis en banque (EDIPORCCLI) : menu TRS option 2, 2, 1, 7. Cet état n’est pas rétroactif, il est donc soumis aux mêmes contraintes que précédemment. FRANCE AIR

Edition port. cumulé par banque

18/03/08


1 1=Devise de Base


Premier n° de tiers banque ? Dernier n° de tiers banque ? 99 99999999 Date d'échéance limite. . .

99/99/9999


Portefeuille client remis à l’encaissement (EDIPORTBQE) : menu TRS option 2, 2, 1, 9. Cet état n’est pas rétroactif, il est donc soumis aux mêmes impératifs que précédemment. FRANCE AIR

Edition du portefeuille en banque

18/03/08


1 1=Devise de Base


Premier n° de tiers banque ? Dernier n° de tiers banque ? 99 99999999


Manuel établi en 2008 Date échéance début . . . . Date échéance fin . . . . .

99/99/9999

Type de remise . . . . . . . 2

(1=Escompte

2=Encaissement)


Balance fournisseur (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9. Cet état étant rétroactif, il est possible de ne le lancer qu’en début de mois. Pour des raisons de simplification, il est paramétré en même temps que les autres. Il faut également noter que le numéro fournisseur rentré en fourchette haute dépend des comptes nouvellement crées. Il convient donc de le mettre à jour si nécessaire.

FRANCE AIR

Edition de la balance

18/03/08

CRITERE Catégorie tiers . . . F FOURNISSEUR

Par payeur

0

< Par n° de tiers . . . > Sélection Premier n° Tiers. ? Dernier n° Tiers. ?

FR 000000 FR 003000 Edition des éléments

Date début. . . . . Date fin. . . . . .

31/03/2008 Archivés . . . . . . N (O=Oui N=Non)


Balance notes de frais (EDIBALANCE) : même menu que ci-dessus. FRANCE AIR


18/03/08


Par payeur

0

< Par n° de tiers . . . >

Sélection Premier n° Tiers. ? Dernier n° Tiers. ?





Manuel établi en 2008 Entrée=Validation F3=Fin F9=Retour F12=Précédent

Balance client (EDIBALANCE) : menu TRS option 11, 1, 9. FRANCE AIR


18/03/08

CRITERE Catégorie tiers . . . C CLIENT

Par payeur

0



CL 001002 CL 999999 Edition des éléments




Les comptes clients inférieurs au CL 001002 sont des comptes de ferraillage et ne sont pas des comptes clients à proprement parler, ils sont donc exclus de la sélection.

Tous ces états sont générés dans le spool de l’utilisateur.

2. CADRAGE DES DIFFERENTS COMPTES CENTRALISATEURS

2.1. Rappel sur les chaînes comptables Far : le 408110 est alimenté à deux reprises : lors de la réception du matériel en stock (D607000 / C408110) puis lors de la saisie de la facture (D408110 / C401…). Fournisseurs : les 401 sont d’abord alimentés par la saisie des factures. Lors des règlements, les écritures sont les suivantes : (D401… / C512…) à la date d’émission du chèque ; (D401… / C512…) à la date d’échéance du virement ; (D401… / C403…) la date d’émission du BORF puis (D403… / C512…) à l a date d’échéance. Notes de frais : le 428690 est alimenté à la saisie comme une facture. Les règlements sont aussi identiques aux factures fournisseurs. Clients : les 411 sont d’abord alimentés par la saisie des factures. Lors des règlements, les écritures sont les suivantes : (D512… / C411…) à la date de saisie du chèque ; (D512… / C411…) à la date d’échéance du 7 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 virement : (D413… / C411…) à la date de la saisie du BORC puis (D511… / C413…) à la date de la remise en banque et enfin (D512… / C511…) à la date d’échéance.

2.2. Cadrage du FAR Celui-ci est fait par la compta auxiliaire qui rapproche le montant de l’état vu précédemment de celui du solde du compte 408110 dans lequel sont enregistrés les réceptions et régularisations de marchandises. L’état des écarts d’extournes imprimé automatiquement et mensuellement sur la B1CGSTD1 peut servir à justifier d’éventuels écarts. Normalement il ne s’agit que de centimes. Mais dans le cas de la régularisation d’un très vieil OA, deux cas sont possibles. Soit la comptabilité fournisseur a forcé le PR utilisé lors de la réception et le compte mouvementé, soit elle a laissé le système passer l’écriture. Dans les deux cas, l’état va faire apparaître la régularisation comme une erreur, mais seul le deuxième va nécessiter une OD afin de régulariser le 408110, le système débitant et créditant le même compte, le 607000000. Les écarts de quantité ne sont pas à prendre en compte.

2.3. Cadrage des comptes 401 fournisseurs La balance fournisseur éditée précédemment est à rapprocher de la fourchette de comptes suivants : 401110 à 402250 à l’exception des 401999 (compte d’ OD fournisseur) et 402190 (jetons de présence). Un écart de quelques centimes est « normal » (du au recalcul et arrondi différent dans le cas de factures en devises), il faudra régulariser par OD à la fin de l’exercice. En cas d’écart plus important, voici la marche à suivre : Edition d’une balance fournisseurs TRS sur la période concernée (options 11, 1, 9) : FRANCE AIR


31/03/08


Par payeur

0





1/03/2008 31/03/2008

Archivés . . . . . . N (O=Oui N=Non) Entrée =Validation F3=Fin F9=Retour F12=Précédent

Lancement de la requête GJDMTCPT de la bibliothèque JCT selon les options suivantes (voir annexes) : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR

Zone JDACCT

Test RANGE

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) '401110000' '402250000'


Manuel établi en 2008 AND AND

JDYEAR JDPERD

EQ EQ

2008 03 Fin

Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT

Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account

F3=Exit F12=Annuler

F5=Rapport F13=Dessin

Long Déc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

F9=Insérer F20=Réorganiser

Il faut ensuite récupérer la requête sous Excel (voir annexes) afin de pouvoir comparer les deux états (bien retraiter les résultats des éventuels montants en 401999 et 402190). Trier alors par numéro de fournisseurs afin de faire des sous totaux par fournisseurs. Il ne reste plus qu’à comparer les soldes des deux états générés afin de mettre en évidence l’écart.

2.4. Cadrage des comptes 403 fournisseurs Le cadrage s’effectue en comparant les états TRS et GLD paramétrés le premier jour ouvré de la façon suivante : TRS : option 11, 3, 14 FRANCE AIR

Edition portefeuille fournisseurs

21/03/08

SELECTION Affichage en devise . . .

1

1=Devise de base

2=Devise de transaction

Tiers banque début ? Tiers Banque Fin . ? 99 99999999 Date échéance début Date échéance fin .

99/99/9999

Présentation par payeur

0

0=Par facturé

1=Par payeur


GLD : menu CFI option 4 GLDE110-01 S44DA789

*** FRANCE-AIR *** Extraction et Éditions Balances/Comptes

AREJCTHS1 21/03/08 JCTHOME 11:15:15

Saisir critères type d'états, sélection écritures et présentation. Puis Entrée


Manuel établi en 2008 Sociétés : Sociétés de . . . . . 10 + à 10 Détail sociétés . . . O (O/N) Durée à considérer : Année . . . . . . . . 8 Périodes de . . . . . 1 à 03 Plage de compte à examiner : Position de début plage . . . 1 Longueur plage. . . . . . . . 9 Tranche de comptes : Comptes de. . . . . . 403000000 Présentation : Détail des comptes. . . . . . O Rupture/longueur N° C/G . . . 1 Périodes cumulées . . . . . . O F1=Aide

F3=Fin

+ Consolidation . . . . . . .

N (O/N)

(1 à 13) (1 à 20) (1 à 20) à (O/N) (1à20) (O/N)

403999999

Saut entre comptes. . . . . Éditer soldes à zéro. . . . Éditer mouvements à zéro. .

N (O/N) N (O/N) N (O/N)

F4=Invite

En cas d’écart vérifier s’il est égal à celui des 401.Sinon vérifier que les écritures de fin de mois ont bien été générées dans GLD. Si la fin du mois est un week-end ou un jour férié, l’interface ne va générer les écritures de remise que le soir du premier jour ouvré du mois suivant alors qu’elles seront bien prises en compte dans l’état TRS. L’écart sera alors identique à celui des comptes 512.

2.5. Cadrage du compte 428690 notes de frais Il faut comparer la balance paramétrée en fin de mois au solde du compte dans GLD. Il n’y a en général jamais d’écart sur ce compte. Si toutefois cela se produisait, il faut relancer la balance TRS sur la période concernée et faire une requête GLD sur le compte et la période. La méthode est la même que pour le 401.

2.6. Cadrage des comptes 411 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant la balance lancée précédemment au solde des fourchettes de comptes suivant : 411110 à 411250 et 416110 à 416250. En cas d’écart, vérifier tout d’abord s’il y des différences sur les autres comptes de la chaîne des effets clients. Si c’est la cas il s’agit d’une ou plusieurs remises en erreur. Dans ce cas, il est préférable de travailler d’abord avec les comptes 511 puis les 413. Sinon suivre l’exemple ci-dessous : Ecart de 160.08 sur le cadrage de juillet 2008. Le principe est le suivant : lancer simultanément deux requêtes dans TRS (TRSMTCPT) et GLD (GJDMTCPT) donnant la somme des factures et avoirs clients saisies sur la période concernée afin de retrouver l’écart. Puis refaire les mêmes requêtes en modifiant les montants jusqu’à mettre l’écart en évidence. TRS Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND

Zone CMPIE CDPIE CTTIER CTELTT

Test RANGE RANGE EQ EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 00,00 160,08 20080701 20080731 'CL' '1'


Manuel établi en 2008 Zone T01.CTTIER T01.CCTIER T02.ALRSO1 T01.CTELTT T01.CNPIE

Texte Type de tiers Code tiers RAISON SOCIALE Type élément de trésorerie N° de pièce

F3=Exit F12=Annuler



Long Déc 2 8 26 1 9 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

GLD Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND

Zone JDYEAR JDPERD JDACCT JDJRN JDAMT


Test EQ EQ RANGE LIKE RANGE

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 07 '411110000' '416250000' 'BL%' 0,00 160,08


F3=Exit F12=Annuler




Ce qui donne les résultats suivants : TRS 424 631,03 GLD 424 465,53 soit un écart de 165,50. Il y a une différence de 5,42 due à la saisie d’une pièce sur des périodes différentes dans les comptabilités. Refaisons maintenant les mêmes requêtes mais avec une fourchette de montant de 100,00 à 160,08. Cela donne : TRS 225 726,34 GLD 225 726,34. Toutes les pièces de ces montants sont donc correctes. Avec une fourchette de 75,00 à 100,00 nous avons : TRS 75 920,72 GLD 75 842,77 soit une différence de 77,95. TRS 000103 000104 000105 000106 000107 000108 000109 000110 000111 000112 000113 000114 000115 000116 000117 000118 000119 000120

N° CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL CL

client 350037 009104 160043 330170 170051 690761 001006 920528 921275 590728 930968 780026 950464 009117 001006 751183 001006 770543

RAISON SOCIALE TET n° pièce MISSENARD QUINT B SA 1 28082084 VENTES COMPTOIR VENISS 1 28085266 DL THERMIQUE SARL 1 28090264 ADELEC SARL 1 28090327 CASSERON MICHEL ENTREP 1 28094306 MATAL SA 1 28094791 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28084280 AIR CLIMAT SERVICES 1 28086492 MULTICLIMAT 1 28090071 SEV SAS 1 28080133 EIFFAGE CONSTR. MULTIS 1 28085041 ROUGNON 1 28087653 CELIUM Energies IDF 1 31072008 VENTES COMPTOIR RENNES 1 28082992 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28085927 RAVELLI CLIMAT SERVICE 1 28084809 FRANCE AIR ITALIE SPA 1 28084259 HOTTES CLEAN SARL 1 28088498

Date 8/07/07 8/07/11 8/07/23 8/07/23 8/07/31 8/07/31 8/07/10 8/07/15 8/07/22 8/07/02 8/07/10 8/07/17 8/07/31 8/07/08 8/07/15 8/07/10 8/07/10 8/07/18

Montant 77,74 77,74 77,74 77,74 77,74 77,75 77,76 77,82 77,84 77,85 77,86 77,86 77,95 77,98 77,98 77,99 78,03 78,04


Manuel établi en 2008 GLD 000102 000103 000104 000105 000106 000107 000108 000109 000110 000111 000112 000113 000114 000115 000116 000117 000118 000119

Pd 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7

Jour BL3748 BL3660 BL3682 BL3721 BL3721 BL3754 BL3754 BL3674 BL3689 BL3716 BL3644 BL3676 BL3699 BL3664 BL3687 BL3676 BL3674 BL3705

Amount 77,69 77,74 77,74 77,74 77,74 77,74 77,75 77,76 77,82 77,84 77,85 77,86 77,86 77,98 77,98 77,99 78,03 78,04

Prft Cntr 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000 0000000

Account Number 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411130000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411110000 411130000 411110000 411130000 411110000

Description

Facturation Facturation Facturation

Une première pièce a été mise en évidence, il faut continuer jusqu’à avoir la totalit é de l’écart recherché.

2.7. Cadrage des comptes 413 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant l’état global lancé précédemment au solde de la fourchette de compte suivant : 413000 à 413999. Si écart il y a, vérifier si le lien est avec les 411 ou avec les 511. Dans le premier cas, appliquer la méthode des 401 en espérant que les clients multiples n’empêchent pas le cadrage (ces clients n’ont pas les mêmes numéros dans GLD/TRS et peuvent donc gêner le pointage). Sinon travailler avec les 511, le pointage étant beaucoup plus facile.

2.8. Cadrage des comptes 511 client Le cadrage sur ces comptes est obtenu en comparant l’état lancé précédemment au solde de la fourchette de comptes suivant : 511001 à 511009. Vérifier en premier lieu la comptabilisation des écritures dans GLD (problème de fin de mois) puis si ce n’est pas la source de l’écart, vérifier si l’écart correspond à une remise sur la banque concernée. Si cela ne correspond toujours pas il faut rechercher par requête le numéro GLD des remises et vérifier qu’elles sont bien toutes passées pour le bon montant. Ex : remise du 22/05/08 sur le CCF pour les échéances et les montants suivants : 4 768.69 € 20/05/08 35 614.77 € 21/05/08 112 266.55 € 31/05/08 Pour la remise au 31/05/08, le montant de 5.12 € pour l e client 671008 est composé d’une seule facture. FRANCE AIR Visu. des relevés de compte client au 23/05/08 23/05/08 Réf. tiers CL 671008 POMPAC SA Tél. Compta: 0388430600 Réglement par LCR CLIENT à 30 jours le FIN DE MOIS Option SFAC. . 16000,00 Date obtention 12/06/02 Devise client:


Manuel établi en 2008 Crédit interne Date de validité Affichage en devise de base : EUR Date pièce Référence Soldée Lettrée Nb. relances Non échu 22/04/08 21/05/08 29/04/08 20/05/08

F 28049116 CF 181956 31/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570718CF 1 F 28052240 CF 181956 31/05/08 LCRC 31/05/08 CCF 000570513CF 1 -----------------------------------Solde du mois de référence 04.08 -----------------------------------14/05/08 F 28056832 183655/DI009 30/06/08 15/05/08 A 28902661 28056832 30/06/08 ------------------------------------

0/00/00 EURO F10=Info complémentaire Débit Crédit 152,79 152,79 5,12 5,12 -------------- --------------------------- -------------307,83 87,94 -------------- --------------

Entrée=Validation F3=Fin F12=Précédent F15=Commentaires F17=Edition F16=Commentaires particulier F13=Devise F18=Edition par FAX

Il faut faire une requête sur la fourchette de comptes (411 à 511), le client et le montant :

AND/OR

Zone JDAMT JDYEAR JDPERD JDACCT JDREF1

AND AND AND


Test LIST EQ EQ RANGE EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 5,12 -5,12 2008 05 '511000000' '511999999' '671008'


F3=Exit F12=Annuler




Affichage du rapport

Pd

Jour Entry

Amount

Prft Cntr

Date 000001 5 CS3669 5,12 0000000 000002 000003 000004 000005 TOTAUX FINALS 000006 TOTAL 0,00 ****** ******** Fin du rapport ********

Account Number

Description

511006000

REMISE 005930531

Nous avons donc ici le numéro de la remise « REMISE 005930531 » et allons pouvoir lancer la requête suivante :


Manuel établi en 2008 AND AND AND

JDYEAR JDACCT JDDESC JDJRN

EQ EQ EQ EQ

2008 '511006000' 'REMISE 005930531' ‘CS3669’

Voici le résultat : Affichage du rapport Largeur du rapport . . . : 113 Première ligne à afficher . . B Première colonne à afficher . Ligne ....+....1....+....2....+....3....+....4....+....5....+....6....+....7....+....8....+.... 9....+...10....+...11... Pd Jour Amount Prft Cntr Account Number Description Entry Date 000111 5 CS3669 134,80 0000000 511006000 REMISE 005930531 000112 5 CS3669 257,83 0000000 511006000 REMISE 005930531 000113 5 CS3669 95,94 0000000 511006000 REMISE 005930531 000114 5 CS3669 401,62 0000000 511006000 REMISE 005930531 000115 5 CS3669 395,58- 0000000 511006000 REMISE 005930531 000116 5 CS3669 220,16 0000000 511006000 REMISE 005930531 000117 5 CS3669 181,29 0000000 511006000 REMISE 005930531 000118 5 CS3669 1648,75 0000000 511006000 REMISE 005930531 000119 5 CS3669 60,22 0000000 511006000 REMISE 005930531 000120 5 CS3669 535,22 0000000 511006000 REMISE 005930531 000121 5 CS3669 100,31 0000000 511006000 REMISE 005930531 000122 5 CS3669 257,76 0000000 511006000 REMISE 005930531 000123 5 CS3669 335,77 0000000 511006000 REMISE 005930531 000124 5 CS3669 40,94 0000000 511006000 REMISE 005930531 000125 000126 TOTAUX FINALS 000127 TOTAL 112266,55 ****** ******** Fin du rapport ********

Le montant est donc correct. Il convient de faire la même chose pour la totalité des remises susceptibles d’être en erreur. Une fois le cadrage effectué, passer une écriture afin de solder les 511. Les remises non échus sont en effet retraitées en 413.

2.9. Cadrage des comptes 512 banque Celui-ci s’effectue à l’aide des états de rapprochement édités par la comptabilité fournisseur et d’une impression d’écran GLD des comptes 512101 à 512109. Une fois ces éléments en main, il faut renseigner le fichier Excel suivant : K:\Révision\N\Classe 5\Ecart ERB TRS GLD N.xls Il faut noter que les effets escomptés sur la BNP sont systématiquement en écart. En effet, TRS ne sait pas gérer ce type de règlement. La comptabilité générale est elle correcte. Ne pas oublier de mentionner les éventuels écarts dus aux problèmes de comptabilisation des effets à échéance du dernier jour du mois. En cas d’écart, il convient de procéder de la façon suivante. Editer une balance de contrepartie de la banque et de la période concernée (TRS option 11, 1, 11) : FRANCE AIR

Edition grand livre de contrepartie

23/05/08


Manuel établi en 2008 CRITERE N° de tiers début . . .?

BQ CCF

H S B C

N° de tiers fin . . . .?

BQ CCF

H S B C

Date début. . . . . . . . Date fin

. . . . . . . .

Devise d'édition

1/04/2008 30/04/2008

. . . .

1

Type d'édition. . . . . .

2

1-Devise du compte 2-Devise de base 1-Factures par factures 2-Par remises 3-Par règlements


Vérifier si l’écart est « repérable » (une seule écriture ou plusieurs du même type) puis sinon lancer une requête paramétrée comme suit :

Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND

Zone JDYEAR JDPERD JDACCT

Test Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) EQ 2008 EQ 04 EQ '512106000'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler

Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport F13=Dessin



Transférer la requête dans Excel afin de pouvoir pointer les deux états et mettre l’écart en évidence.

3. SOCIAL


Manuel établi en 2008 Etant donné le caractère confidentiel des paies, le service des RH gère ces dossiers à l’aide d’un logiciel totalement indépendant de BPCS. Comme la paie est arrêtée relativement tôt, cela permet de travailler sur ces comptes rapidement en commençant donc par le cadrage.

3.1. Contrôle intégration en comptabilité Une fois la paie générée et en attente d’intégration, IBM envoi un mail dans lequel figure la liste des comptes mouvementés ainsi que le montant global des écritures. De leur coté, les RH transmettent les documents permettant les vérifications. Le livre de paie doit correspondre au fichier d’IBM. Le solde du compte 421000 (Rémunérations dues) doit correspondre au montant des « Nets négatifs » passés par la paie sur le mois en cours étant donné que ces montants ne sont pas réglés. Les soldes du 426000 (Avances permanentes) et du 274300 (Prêts au personnel) doivent correspondre aux listes transmises. Le 425000 (Acomptes) doit être soldé en fin de mois. En cas d’écart, il s’agit presque systématiquement d’une mauvaise comptabilisation entre les comptes 421, 425 et 426. Dans ce cas, une simple OD de compte à compte suffit. Sinon, prendre contact avec les RH.

3.2. Suivi des comptes d’organisme sociaux. Le fichier « CPTE SOCIAUX20NN » du répertoire K:\Révision\N\Social permet de vérifier si les montants passés par la paie correspondent bien à ceux réglés. Rentrer tout simplement les montants saisis en comptabilité. En cas d’écart minime (quelques euros), il faut passer une OD de régularisation (annuelle). Si l’écart est plus important, il faut se rapprocher des RH après avoir vérifier qu’une OD nécessaire ne soit pas indiquée sur la fiche transmise à la compta auxiliaire.

3.3. Mouvement de personnels et sections analytiques. Tous les mois le service des RH transmet les états des arrivées et départs du mois. Ceux-ci sont repris dans un fichier spécifique des mouvements de personnel (K:\Revision\20NN\Social\Mvt 20NN.xls) et dans un fichier des sections analytiques du personnel de FRANCE AIR (K:\Revision\20NN\Sections analytiques 20NN.xls). Les mises à jour mensuelles (nouveaux arrivants et changement de service) sont à transmettre à la comptabilité auxiliaire ainsi qu’aux personnes imputant les frais relatifs aux véhicules et à la téléphonie. Il faudra donc vérifier régulièrement que les imputations sont correctement effectuées. Une requête donnant les informations saisies soit par note de frais soit par frais généraux doit être lancée telle que ci-dessous : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND

Zone JDYEAR JDPERD JDJRN JDACCT JDREF1

Test EQ EQ LIKE RANGE GT

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 05 'AP%' '600000000' '699999999' '090000'


Manuel établi en 2008 Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler




Une fois le fichier constitué, rajouter une colonne afin de n’avoir que les 4 derniers chiffres du numéro de section (formule Excel « =droite »). Dans la colonne suivante, valider une formule de recherche sur ce numéro à 4 chiffres dans le fichier des sections analytiques et rapatrier la section et le nom puis comparer. Les éventuels différences devront être corrigées et signalées aux personnes concernées afin que leurs fichiers soient correctement mis à jour.

3.4. Contrôle masse salariale Le service du personnel transmet les déclarations de cotisations sociales afin de l es pointer mensuellement avec la comptabilité (K:\Révision\20NN\Social\Contrôle masse salariale 20NN FRANCE AIR.xls). Dans un premier temps renseigner l’onglet « Déclaration » afin que celui-ci alimente l’onglet « Journal de paie ». Renseigner alors les données manquantes en prenant en compte uniquement les sommes soumises à l’URSSAF. Par exemple, les IJSS sont soumises partiellement (rubrique 1096 et 1100). C’est aussi le cas des RTT, seule la rubrique 7062 étant concernée. Au niveau des indemnités de départ à la retraite, les comptes 641403 et 404 sont bien à prendre en compte. Leurs libellés se rapportent aux impôts et non à l’URSSAF (IDEM DEPART RETRA IMPOS ou NON IMPOS). En cas d’écart important, il faut se rapprocher des RH.

3.5. Contrôle des taux de provision de taxes sur salaires générés par les écritures de paie En début d’exercice, puis tous les mois, nous pouvons vérifier si les taux utilisés lors de la génération de la paie sont corrects. Le fichier Taux paie 20NN dans K:\Révision\20NN\Social permet cette opération, en particulier pour : Formation professionnelle : les écritures de paie alimentant le 447330 correspondent au versement à effectuer en N+1 à l’ADEFIM soit un taux aujourd’hui de 0.70%. Ce taux est calculé par rapport à la base URSSAF. Le versement aux différents FONGECIF est lui provisionné par un abonnement défini par la comptabilité générale en début d’année. Effort de construction : Vérifier que le taux de 0.45% est bien appliqué en faisant le rapport avec la base URSSAF. Taxe d’apprentissage : le montant de la taxe brute doit correspondre au écriture générées par la paie.

4. TRAVAUX SUR LES DIFFERENTS COMPTES

Une fois tous les cadrages effectués, le travail de révision peut commencer. Un tableau de bord est disponible dans le répertoire K:\FA \Tableau de bord\Tableau de bord des travaux périodiques 20N.xls. Cet outil de travail est à renseigner au fur et à mesure afin de vérifier si les tâches les plus importantes pour l’arrêté 17 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 sont bien effectuées. Ne pas hésiter également à le compléter d’éventuelles nouvelles tâches en fonction de l’évolution des dossiers traités. D’autres comptes non listés dans le tableau sont également à suivre, ils seront détaillés par la suite. Dans la majorité des cas, les comptes sont suivis à l’aide d’un fichier Excel à mettre à jour mensuellement à l’aide de la requête suivante : Requête GJDMTCPT de la bibliothèque JCT à paramétrer en fonction des besoins. Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND

Zone JDYEAR JDPERD JDACCT

Test EQ EQ EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 07 '604100000'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit F12=Annuler




Il faut noter que les comptes sont classés dans le répertoire K:\Revision\20NN par classe puis par numéro.

4.1. Le tableau de bord

 Les abonnements Les abonnements sont déterminés au début de chaque exercice. Ils permettent de lisser les charges les plus importantes en affectant chaque mois 1/12 du montant annuel. Les abonnements sont transmis pour partie par le contrôle de gestion, les dépenses informatiques étant également validées par l e responsable informatique. Les autres sont déterminés par la comptabilité générale.

Les abonnements BFA clients sont fixés d’après les prévisions de GAR. Il convient de faire un point sur ces montants tous les trimestres afin d’être le plus près possible de la réalité. L’abonnement pour la convention est calculé d’après le budget. Cependant, celle-ci ayant lieue en début d’année, le coût réel permet d’ajuster l’abonnement à la charge réelle. Les abonnements du CE sont calculés d’après l’estimation de la masse salariale de l’année concernée. La régularisation a lieue sur N+1, une fois le montant définitif connu. Les abonnements FONGECIF et HANDICAPES sont calculés d’après le montant N-1. L’ajustement a lieu en fin d’année, les règlements de ces cotisations ayant lieu sur N+1. 18 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 La facture CREDIRISK étant établie en N-1, elle est saisie en tant que charge constatée d’avance. Cotisation professionnelle : seules les plus importantes sont abonnées (UNICLIMA et CSM), soit d’après les factures reçues en début d’année soit d’après le montant annuel N-1. Le montant de l’ IFA est calculé par la comptabilité générale. Sur les deux premiers mois, mouvementer les comptes 635510/448690 ; une fois le paiement de mars effectué, l’écriture devient 635510/486100, le montant global de l’ IFA étant transféré dans ce compte. L’abonnement TVS est calculé tous les trimestres d’après le listing fourni par la responsable du parc auto. L’abonnement pour les dividendes des filiales est révisé une fois les assemblés générales effectuées (en principe au mois de mai). Le tableau récapitulatif des abonnements se trouve dans K:\Revision\20NN\Classe 4\ABONNE20NN.xls, une copie figure en annexe.

 Les stocks Les stocks sont valorisés chaque fin de mois. Un fichier détaillé des articles (K:\Revision\20NN\Classe 3\Stocks MM-20NN.xls) est généré en lançant un transfert paramétré par l’informatique. Le solde est à comparer avec l’édition STOVAL obtenu par les menus INV, option 30 puis 24 ainsi qu’avec le montant communiqué par le service de la gestion des stocks. Ces trois montants doivent correspondrent (± 1K€). Une fois cette vérification effectuée, le fichier est traité trimestriellement selon la procédure en vigueur (K:\Revision\Dossier Permanent FA\FA DP comptable\Procédures comptables\Stocks) afin de calculer la provision pour dépréciation. Le coefficient de provision ainsi obtenu sert au calcul des trois mois concernés.

 Le transport sur ventes Etant donné l’importance du compte de transport sur ventes, une provision est calculée mensuellement afin de pallier au décalage de saisie. En l’absence de logiciel dédié à la gestion du transport, la provision mensuelle est établie d’après le CA hors enlèvement. Le pourcentage utilisé est déterminé d’après la moyenne de l’année précédente ajustée des prévisions de l’année. Il doit être révisé s’il ne correspond pas à la réalité. Le fichier de suivi est le suivant K:\Revision\20NN\Classe 6\Transports 20NN.xls, il doit être mis à jour d’après la requête CADTRPT qui doit être modifiée à chaque fois : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT F3=Exit

Zone JDACCT JDJRN JDPERD JDYEAR JDDCDT

Test RANGE LIKE EQ EQ RANGE

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) '624210000' '624220000' 'AP%' 03 2008 20080301 20080331

Texte Period Journal Entry Amount Profit Center Account F5=Rapport

F9=Insérer

Long Déc 2 0 6 15 2 10 20 A suivre.. F11=Noms uniquement


Manuel établi en 2008 F12=Annuler

F13=Dessin

F20=Réorganiser

F24=Autres touches

Une fois le montant du mois déterminé pour vérification, il faut rajouter une ligne afin d’avoir les montants par date de pièce (Zone JDDCDT) et la modifier pour chaque périodes nécessaires. On a donc le montant de transport sur vente enregistré à la date de l’arrêté indépendamment des dates de saisies et de factures. Puis, il faut renseigner le CA et l’enlèvement du mois dans l’onglet « Récap » d’après les états COGNOS (cube des ventes pour le CA, puis cube des expéditions, filtre flux des expéditions pour les enlèvements). Deux comptes de transports spécifiques sont aussi à renseigner. Le transport de FAI est à calculer d’après le CA réalisé (prendre 2% des ventes du mois indiqués dans l’état COGNOS « Vente FRANCE AIR à FAI » du répertoire Spécifique GLO). Pour le transport de la SNAC, ces derniers font parvenir en début de mois le détail des factures que nous devons recevoir. En parallèle, renseigner le fichier K:\Revision\Classe 6\Transport SNAC 20NN.xls. Ajuster alors le montant transmis par la SNAC des éventuelles factures déjà saisies. La provision mensuelle se calcule donc de la façon suivante : ajouter le montant des factures 20NN saisie sur l’année aux provisions FAI et SNAC afin d’avoir le montant global 20NN. Calculer le montant théorique en prenant le pourcentage du CA hors enlèvement. Provisionner la différence par une OD avec extourne. NB : le fichier sert aussi au transport sur achat et réapprovisionnements. Dans ces cas il ne s’agit que de vérification, la provision pour décalage étant en principe valable toute l’année.

 Régularisation RTT et charges Au mois de janvier, les RH provisionnent la totalité des RTT de l’année à venir. Cette provision est ajustée chaque mois en fonction des mouvements de personnels et des jours réellement pris et générés. Comptablement, nous considérons que les jours générés sont consommés au fur et à mesure. Il faut donc annuler chaque fin de mois la provision. Les comptes 428109 et 438809 ainsi que les 641109 et 645809 doivent être soldés. Il arrive fréquemment que le 641109 ne le soit pas entièrement. Il faut donc passer une OD complémentaire dans le compte 658100 au fur et à mesure des écarts constatés.

 Travaux sur comptes courants Au niveau groupe, il est prévu par les conventions que les sociétés en excédent de trésorerie prête aux autres afin d’éviter de passer par un établissement bancaire. La comptabilité auxiliaire transmet les documents nécessaires afin d’ajuster les différents comptes courants groupe. Deux types d’écritures sont à passer : l’ajustement des comptes courants par la comptabilisation des intérêts du mois et la provisions des intérêts restants à payer (avec extourne). Une fois ces OD enregistrées, les soldes des comptes doivent correspondrent aux fiches transmises.

 Intérêts de retards des filiales Les conventions groupe prévoient des intérêts de retard entre fil iales si les échéances ne sont pas respectées. La comptabilité auxiliaire calcule mensuellement les intérêts dus. Ils sont provisionnées avec extourne sur le mois concerné puis facturé par la comptabilité auxiliaire le mois suivant.

 Intérêts courus sur CDN Des certificats de dépôt négociables sont souscris régulièrement auprès de nos différentes banques. Etant donné la valeur très élevée de ces placements, les intérêts sont d’un montant conséquent et donc provisionnés. Le calcul et le suivi se fait par l’intermédiaire du fichier K:\Revision\Classe 5\508800 20NN.xls. D’après les caractéristiques du ou des CDN, remplir le fichier afin de calculer chaque mois le montant de l a provision.


Manuel établi en 2008  Agios bancaires Les agios sont calculés chaque mois banque par banque par la comptabilité auxiliaire alors qu’ils sont facturés au trimestre. Vérifier que les agios ne sont pas saisis sur les banques et provisionnés ce qui doit effectivement l’être.

 Provisions « COGNOS » Sous ce terme sont regroupées différentes provisions déterminées d’après une édition COGNOS du CA mensuel affecté par agences (SpécifiqueGLO\CApourcaculfgx). En renseignant la colonne CA du mois de l’onglet COREM du fichier K:\Revision\Arrêtés mensuels\M-20NN\ELTSCM20NN.xls d’après l’état précédent, les provisions sont calculées automatiquement. L’onglet « SFAC » correspond à la provision de l’assurance crédit. L’onglet « ORGANIC » décompose par section analytique la provision de cette déclaration. L’onglet « FACTREL » affecte un coût d’émission de factures aux comptoirs FRANCE AIR. L’onglet « RC » défini par section un coût prévisionnel de l’assurance responsabilité civile .Bien noter que les différents taux utilisés doivent être mis à jour en fonction des évolutions des dossiers concernés. Le dernier onglet est à transmettre au crédit client.

 Provision intérimaire Transmise par les RH elle est à rapprocher du fichier K:\Revision\20NN\Classe 6\621100 20NN.xls une fois celui-ci mis à jour. Provisionner le montant des RH ajusté si nécessaire des factures déjà saisies.

 BFA client Les Bonifications de Fin d’Année sont nombreuses et prennent différentes formes. D’un point de vue commercial on distingue trois types de BFA : celles concernant les grands comptes, les directeurs de régions et les groupements. Comptablement la distinction peut être faite soit par période de facturation (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) soit par compte comptable (622230 ou 709700). Les montants de l’année en cours sont abonnés. Afin de pouvoir suivre plus facilement ces données, le fichier K:\Revision\20NN\Classe 4 \408622230 20NN.xls doit être utilisé. Le tableau récapitulatif par année permet de faire précisément le point sur les BFA des années précédentes et de calculer si nécessaire le montant des provisions à reprendre. L’onglet mensuel permet lui de suivre la décomposition du solde du compte au mois le mois et plus précisément les BFA périodiques de l’année en cours. Un maximum d’informations doit être saisi. Les montants étant très importants, ce compte doit être impérativement justifié tous les mois et les abonnements vérifiés tous les trimestres.

 Rapprochements bancaires en euros et en devises

Les premiers sont générés dans TRS une fois validés par la comptabilité auxiliaire. Le travail de vérification des soldes ayant été effectué auparavant, il reste à provisionner si besoin les mouvements bancaires non saisis en comptabilité et à vérifier que les pièces restantes sont bien justifiées. Les seconds doivent être fait manuellement (car nous ne récupérons pas quotidiennement les relevés comme nous le faisons avec les banques en Euros) à l’aide des fichiers ERB XX GBP 20NN.xls du répertoire K:\Revision\20NN\Classe 5. Une fois ceci fait, il faut remplir le fichier « Bque devises 20NN.xls » du même répertoire afin de calculer la provision mensuelle pour gain ou perte de change. NB : ne prendre en compte que les écritures ayant été traitées en banque.

 Les immobilisations


Manuel établi en 2008 BPCS ne pouvant gérer le suivi des immobilisations (calcul des amortissements par exemple), nous utilisons un logiciel dédié, ABEL. Celui-ci n’étant pas interfacé nous devons chaque mois resaisir les factures. La base est également mise à jour en fonction des sorties et des transferts d’immobilisations. Une fois l’ensemble des modifications effectuées, les états récapitulatifs d’ABEL (solde des comptes, acquisitions et sorties) doivent correspondrent à la fois à la comptabilité, au tableau récapitulatif Excel et au tableau des investissements. Le tableau récapitulatif est à transmettre au contrôle de gestion une fois validé (attention colonne virement poste à poste toujours égale à 0). Il existe deux autres fichiers concernant les immobilisations toujours dans le répertoire K:\Revision\20NN\Classe 2. Les acomptes sur immobilisations (238000) sont simplement listés, les immobilisations en cours (231500) une fois mises à jour sont à transmettre au service informatique principalement (voir avec les autres services qui pourraient être concernés) afin qu’il nous précise la date de mise en service éventuelle NB : les immobilisations des filiales françaises et de la holding sont également gérées avec ABEL.

 Emprunts Les intérêts et remboursements sont saisis à chaque échéance par la comptabilité auxiliaire. La mise à jour du fichier est également de leur ressort. Pointer les fichiers avec la fourchette de compte correspondante dans GLD320 (16410…).

4.2. Comptes divers Une fois les points du tableau de bord validés, il existe d’autres comptes pour lesquels le travail à effectuer comprend une particularité.

Provisions pour risques et charges La partie haute (compte 151100) est mise à jour tous les trimestres en fonction des informations (à réclamer) du service juridique. Le 151500 n’est éventuellement mouvementé qu’aux mois de décembre et janvier lors du calcul pour perte de change fournisseurs. La partie basse (compte 158100) est mise à jour trimestriellement en fonction des informations (à réclamer) de la RH.

Ferraillage (707800) : Une fois mis à jour, ce fichier est à transmettre sous format papier au responsable de la gestion des stocks.

Compte de refacturation (467110) Théoriquement ce compte devrait être à 0 en fin de mois. Cependant, il arrive que certaines demandes de refacturation ne parviennent à la comptabilité auxiliaire que tardivement. Le compte est donc laissé tel quel pour régularisation le mois suivant. En fin d’année ce compte doit être impérativement soldé, si nécessaire par OD.

Compte 401999, 411999 et 512999 Ces comptes servent à enregistrer toutes les OD fournisseurs, clients et bancaires de fin de mois. En effet, les comptes centralisateurs ne sont jamais mouvementés manuellement pour cause de cadrage.

Compte avoir à établir (419800)


Manuel établi en 2008 D’après les conventions groupe, une ristourne de 4% sur le CA effectué est accordée à FAE. Ces 4% sont gérés par abonnement et contrôlés d’après une édition mensuelle de COGNOS (Spécifiques GLO\Ventes FA à FAE). En cas d’écart significatif, il convient d’ajuster la provision et d’en informer FAE. Un certain nombre de nos fournisseurs sont refacturés. Ceci peut être justifié par des frais supplémentaires sur un chantier à cause du fournisseur. Ces frais lui sont alors répercutés. Le tableau de suivi (Solde cpt refact.xls) doit donc être mis à jour mensuellement d’après la balance client. Il faut si nécessaire ajuster les provisions jusqu’en N-1, les achats se chargeant du recouvrement. Les litiges de transport sont également facturés aux transporteurs afin que ceux-ci nous indemnisent du montant prévu contractuellement. Un tableau est donc à suivre selon le même principe, la logistique devant suivre les comptes envoyés par le crédit client.

Compte d’acompte 409100 Ce compte est alimenté par la comptabilité auxiliaire d’après les différentes demandes qu’elle reçoit. Les prestations déjà effectuées à la date de l’arrêté et d’un montant supérieur à 1000 € sont provisionnées. Si un acompte concerne une immobilisation, il faut le transférer dans le 238000 quelque soit son montant.

Compte d’avoir à recevoir (409800 / 409810) Le 409800 comprend la BFA mensuelle de la SNAC transmise par leur comptabilité, les abonnements des BFA fournisseurs de l’année en cours et N-1 ainsi que les factures en attente de régularisation. Le fichier doit être transmis tous les mois à la comptabilité auxiliaire pour suivi. Les abonnements N doivent être révisés au mois de juin et septembre si nécessaire. Le 409810 est alimenté par les mouvements de stocks lors de retour de matériel, la contrepartie étant les avoirs fournisseurs. Les écarts éventuels sont traités par OD dans le 607888888 après validation si nécessaire auprès du responsable de la gestion des stocks (à relancer si nécessaire pour des avoirs non reçus).

Compte 514000 (fichier CCP) Le relevé de compte du CCP n’étant pas récupéré comme les autres banque Euro par COMBAC, il convient de faire un ERB manuel. Celui-ci est réalisé par la comptabilité auxiliaire d’après les relevés bancaires et les écritures GLD.

Fichier suivi de taux de change Accessible dans le répertoire K:\Revision\20NN\Classe 5, il est composé de plusieurs onglets. Trois servent au suivi des taux et sont mis à jour chaque semaine afin de vérifier la cohérence des variations. Les deux autres correspondent au détail des comptes de gain et perte de change et sont alimentés chaque mois. Ils doivent être vérifiés par sondage.

Achat de marchandises (607000) Ce fichier est à compléter à l’aide de la requête CPT607. Cette dernière donne la décomposition du 607 en fonction des différents journaux et donc des différents mouvements alimentant le compte. Il doit être envoyé au contrôle de gestion tous les mois pour vérification de la marge. ADEFIM (447331) Cf. procédure « K:\Revision\Dossier permanent FA\FA DP comptable\Procédures comptables\Formation\ Gestion période de professionnalisation et DIF.doc ».

Comptes de formation (625105 / 625605 / 622615) Ces comptes sont envoyés trimestriellement aux RH pour pointage. Si erreur il y a, passer les OD nécessaires.


Manuel établi en 2008 Informatique (611200 / 611220 / 613530 / 615610) Ces comptes sont alimentés principalement par les abonnements définis avec l’informatique en début d’année. Le fichier sert donc de contrôle de ces abonnements. Il est à pointer avec JPMA tous les trimestres à l’exception du 613530 défini par contrats.

Compte 706000 / 706100 / 706600 Régulièrement des avoirs devant être imputés sur le 707100 (principalement) sont saisis sur ces comptes. Il faut donc vérifier que les pièces correspondent bien à de la prestation. Pour cela aller sur le compte client dans TRS (option 11, 2, 1) rechercher l’avoir. Le numéro de la facture d’origine est indiqué après le numéro de l’avoir. Faire alors une requête tel que ci-dessous : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR

Zone JDYEAR JDREF2

Test EQ EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2007 ' 27015275'

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT


F3=Exit F12=Annuler




Le numéro de la facture indiqué correspond à l’avoir 28904353 (alimentant le 706000). Le f ait qu’il commence par 27 signifie que la facture a été générée en 2007. Noter également les deux espaces précédent le numéro. Le résultat de la requête indique que seul le 707100 a été mouvementé par la facture. Il convient donc de passer une régularisation. L’onglet récapitulatif sert de base au retraitement du cadrage du CA.

Compte 707 Il s’agit d’un fichier à transmettre mensuellement au contrôle de gestion regroupant les OD impactant les comptes de vente de marchandises. La requête CPT707 doit être paramétrée de la façon suivante :

Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND

Zone JDYEAR JDPERD

Test EQ EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 03


Manuel établi en 2008 AND AND

JDJRN JDACCT

NLIKE RANGE

'BL%' '707000000' '707999999' Fin



F3=Exit F12=Annuler




5. VERIFICATION DE L’ETAT MENSUEL DES PR

Etant donné que les stocks sont valorisés au PR toutes les fins de mois, il apparaît nécessaire de suivre régulièrement les évolutions de ces mêmes PR. Chaque mois, le robot édite sur la B1CGST1 un état donnant les variations des PR M/M-1 supérieurs à 6%. Cet état est transféré selon la procédure décrite en annexe dans le fichier « K:\Révision\20NN\Situation 20NN\Etat PR 20NN.xls ». Comme ce fichier comprend de nombreuses lignes, il convient de faire une sélection supplémentaire afin de pouvoir effectuer la vérification. Aujourd’hui, seules les augmentations de plus de 100 %, les diminutions de plus de 50 % et les variations de plus de ±100 € sont vérifiés. Prenons par exemple, une des lignes de février 2008 :

FRN 2335

F2A

FRA

VAR 21%

ARTICLE DESIGNATION 885547 SRC ARP YF L2100XH2100XP2000

PR 03/08 PR 02/08 ECART 1712.28 1411.48 300 .80

PS 1425.59

Cet article correspond bien à notre sélection avec 300 euros d’écart.

Tout d’abord, il faut aller chercher le numéro de l’OA. Le calcul ayant été déclenché sur février, un ou plusieurs OA ont donc été régularisés sur cette période. Menu INV300, option F21=historique, site à blanc, filtre C (saisie de facture) et dépôt à blanc. INV300-05 S44DA789 Art 885547 Filtres Trans C

*** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 25/03/08 Consultation des stocks JCTHOME 15:33:50 + SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 Site ….. + + Dpôt …. + *ALL Date début 0/00/00 En stck 0,000 Grpe UM vtes UU UM achat UU Affctn cde 0,000 Clsse 3F UM stock UU % rendt 100,00 Reserv S/O 0,000 Type X SPECIAL N°plan/formle En cde 0,000 Trans N° Réf Dp/empl. qté Date Solde Lot C 951443 A1 1,000 26/02/08

F1=Aide

F3=Fin

F4=Invite

F5=Réaff.

F8=Avant

F11=Dét.

F24=Fnct.sup.

L’OA qui nous intéresse est le 951443. Nous avons besoin maintenant du numéro de la facture et du montant validé sur celle-ci. Menu PUR 300 ou 309 détaillé (F11) PUR309D3-01

*** FRANCE-AIR ***

AREJCTHS1

25/03/08


Manuel établi en 2008 S44DA789 Consultation achats JCTHOME 15:34:46 Fourn 2335 Adr liv 0103 F2A FRANCE AIR BEYNOST CHEMIN DES BARMETTES RUE DES BARRONNIERES ZA des 2B B.P. 406 BELIGNEUX 01 01360 BEYNOST 01704 0478065472 FR MR PIERRE-ANTOINE ROUER *Devise de cde* OA Lgn T Art/march Dp UM Qté cdée Qté reçue Qté vlrsée 951443 1 0 885547 A1 UU 1,00 1,00 1,00 Art Prév. coût 1411,48000 Qté en ctr Sais 10/01/08 Liv 24/01/08 Due 28/01/08 Rec. 28/01/08 Fac 28/01/08 08/010700 Desc SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 EUR Cmmntre

F1=Aide

F3=Fin

F4=Invite

F7=Arrière

F8=Avant

F11=Dét.

F24=Fnct.sup.

Le numéro est le 08/010700. Voyons maintenant le détail de cette pièce. Menu ACP310 ACP310-02 Tt

***

FRANCE-AIR *** Détail des factures

AREJCTHS1 JCTHOME

25/03/08 15:36:33

Société 10 + FRANCE AIR Fourn 2335 + F2A Devise + * DEVISE TRANSACTION * Base régl.ann 2587075,68 Statut Facture Dvse Date fact. Dte éch.Montant facture Montant restant Description A régler Date rem. Montant remise Remise disponible Rglé 08/010840 EUR 31/01/08 5/05/08 79,57 0,00 Rglé 08/010841 EUR 31/01/08 5/05/08 216,44 0,00 Rglé 08/010842 EUR 31/01/08 5/05/08 712,88 0,00 Rglé 08/010805 EUR 31/01/08 5/05/08 155,60 0,00 Rglé 08/010835 EUR 31/01/08 5/05/08 329,25 0,00 2 Rglé 08/010700 EUR 28/01/08 5/05/08 2047,89 0,00 Rglé 08/010698 EUR 28/01/08 5/05/08 401,76 0,00 Rglé 08/010699 EUR 28/01/08 5/05/08 636,87 0,00 Rglé 08/010605 EUR 24/01/08 5/05/08 292,86 0,00 Rglé 08/010606 EUR 24/01/08 5/05/08 925,00 0,00 Rglé 08/010607 EUR 24/01/08 5/05/08 4259,45 0,00 Rglé 08/010608 EUR 24/01/08 5/05/08 533,38 0, + 1=Sél pr vent C/G 2=Sél pr détails OA 3=Sél pr détails règlement F1=Aide F3=Fin F4=Invite F7=Arrière F8=Avant F11=Dét. F12=Annul. F13=Bascul F14=Règlts F15=Ouvert/fermé/ts F16=Devise ACP310-04

*** FRANCE-AIR ***

Tt

AREJCTHS1 25/03/08

Consult dettes-valorisat.ordres d´achat

Société 10 FRANCE AIR Fourn 2335 F2A * DEVISE TRANSACTION * L.fc 1

N° OA 951443

F1=Aide

Facture Date imput. Base régl.ann

Lgne Article 1 885547

F3=Fin

F7=Arr

JCTHOME

F8=Avant

Dpôt Emplct A1

F12=Annul.

15:37:45

08/010700 26/02/08 2587075,68

Qté valor. 1,000

F17=Dist.C/G

Montt valor. 1712,28

F20=Détail rgt

Le montant validé est donc de 1712,28/1=1712,28. Vérifions maintenant le prix tarif : Menu PUR300 puis F17 PUR300D1-01

*** FRANCE-AIR ***

AREJCTHS1

25/03/08


Manuel établi en 2008 S44DA789

Consultation achats N° DA/OA N°fournisseur Art/march Cde client Devise Demandes Tarifs actifs O.A. soldées

+ 885547

JCTHOME

+

(Blanc=tous) (0=OA 1=DA) (Y=Actifs Blanc=Tous) (O=oui/ N=non/' '=Tout)

F1=Aide F3=Fin F4=Invite F14=Hist. F16=Consult.stocks PUR300D6-01 S44DA789 Ordres achat Art 885547 Délai obt Pltq obtn Stk min UMA UU

Achtr 0,000

F3=Fin

F17=Tarifs

*** FRANCE-AIR *** AREJCTHS1 Consult. tarifs JCTHOME SRC ARP YF L2100XH2100XP2000 Cls 3F Récp MEN 0,000 En stck Récp. ANN 0,000 En cde Tlle lot 1,000 Affec.cde Coût std 1425,59000 Affctn OF

Typ Fourn Contrat Quantité (1-4) Prix 0 2335 B080108 1,000 1411,48000 Date 8/01/08 EUR 0,000 0,00000 Dbt 8/01/08 0,000 0,00000 Jusq 8/01/09 0,000 0,00000 Dern.coût 1712,28000 Nom fourniss

F1=Aide

F4=Invite

14:56:55

F7=Arrière

F8=Avant

25/03/08 15:38:59 0,000 0,000 0,000 0,000

Quantité (5-8) Prix 0,000 0,00000 0,000 0,00000 0,000 0,00000 0,000 0,00000

F24=Fnct.sup.

Le prix d’achat étant de 1411,48 €, il ne correspond pas à celui validé. Dans ce cas, il convient de vérifier sur la facture si l’accord du service concerné a bien été apposé validant le nouveau montant. Ici c’est le STA qui a autorisé la saisie de ce prix. Pour l’article 885547 une augmentation du PR de 300,80 € est donc justifiée d’un point de vue mathématique par le calcul suivant : (Qté en stock fin 01/08 x PR 01/08) + (Achat 02/08 x coefficient transport fournisseur) PR 02/08 = Qté en stock fin 01/08 + Qté acheté en 02/08 Soit ((0x1411,48) + (1712,28x1)) / (0+1) = 1712,28 Le coefficient de transport est consultable dans le menu PUR, option 77. La même procédure est à appliquer à l’ensemble des articles devant être vérifiés. Le fichier « K:\Révision\20NN\Situation20NN\PR détail 20NN.xls » peut être utile afin de recalculer le PR si celui-ci semble incohérent. Les variations ne pouvant être expliquées sont suivis dans le fichier « K:\Révision\20NN\Situation 20NN\Etat PR 20NN.xls » transmis ensuite à l’informatique par l’intermédiaire d’un SVP. 27 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc


6. CADRAGE CA COGNOS / COMPTABLE

Les tableaux de bord transmis par le contrôle de gestion figurant dans le reporting sont établis dans COGNOS. Il faut donc vérifier que les deux CA correspondent. Le tableau Cadrage CA se trouve dans le répertoire Révision\20NN. Une impression d’écran sert à renseigner la fourchette de compte BPCS alimentant les ventes de marchandises. Le montant OD correspond au fichier « 707000 », le ferraillage est donné par le fichier « ferraillage 20NN ». Pour le retraitement des factures différentes des types 1 ou 7, il convient de lancer la requête FACTURE7 en paramétrant la période nécessaire : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND

Zone SIINVD SITYPE

Test RANGE NLIST

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 20080501 20080531 '1' '7'

Fin Zone SITYPE SIJRNO SICUST SIINVN SIINVD F3=Exit F12=Annuler

Texte Invoice Type Journal Reference No Customer Original Document Number Invoice Date F5=Rapport F13=Dessin


Long Déc 1 6 6 0 8 0 8 0 A suivre.. F11=Noms uniquement F24=Autres touches

Le retraitement de COGNOS se fait à l’aide du fichier des 706 décrit auparavant. Il suffit de prendre le montant total des pièces passées sur les différents 706 et de le retraiter dans COGNOS celui-ci ne faisant pas de distinction entre les marchandises et les prestations. Un écart jusqu’à quelques milliers d’euros semble « normal ».

7. INTERCOS

Plusieurs fois par an, aux mois de mai, septembre, novembre et décembre, nous devons réaliser les INTERCOS c'est-à-dire lister et pointer l’ensemble des opérations intra groupe afin de pouvoir les retraiter correctement lors de l’établissement du bilan annuel consolidé. Toutes les filiales adressent leurs états à la comptabilité générale qui se charge de la réconciliation de la totalité des documents. Afin de faciliter les réconciliations, le fichier «K:\Revision\N\Consolidation\MM-20NN\FA MM200NN» doit être utilisé. Les différents onglets à renseigner sont les suivants :


Manuel établi en 2008 CLT : correspond aux soldes de chaque compte client de la filiale à la fin du mois concerné ainsi que les montants des éventuels effets non échus. VTES MDSES : correspond aux ventes marchandises effectuées à la filiale. Afin de renseigner le tableau il faut utiliser la requête INTERCOCLT. Celle-ci se paramètre différemment selon la période et le client. Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND

Zone JDYEAR JDDCDT JDJRN JDREF1

Test EQ RANGE LIKE EQ

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 20080501 20080531 'BL%' '001029' Fin

Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDACCT JDDESC

Texte Period Journal Entry Amount Account Description

F3=Exit F12=Annuler




VTE PREST : correspond aux ventes prestations effectuées à la filiales. Afin de renseigner le tableau il faut utiliser la requête INTERCOCLT ci-dessus (NB il est préférable de la paramétrer en sortie détaillée contrairement à VTE MDSES qui est plus pratique en récapitulative). FRN : correspond aux soldes de chaque compte fournisseur de la filiale à la fin du mois concerné ainsi que les montants des effets non échus. ACHAT MDSES : correspond aux achats marchandises effectués auprès de la filiale. Afin de renseigner le tableau, il faut utiliser la requête INTERCOFRN. Celle-ci se paramètre différemment selon la période et le fournisseur et en deux temps : obtenir d’abord le total enregistré sur le mois puis la décomposition par date de facture en rajoutant la zone JDDCDT. Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR AND AND AND AND

Zone JDYEAR JDPERD JDJRN JDREF1 JDDCDT

Test EQ EQ LIKE EQ RANGE

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...) 2008 05 'AP%' '02063' 20080501 20080530 Fin

Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDACCT JDDESC

Texte Period Journal Entry Amount Account Description

Long Déc 2 0 6 15 2 20 20


Manuel établi en 2008 F3=Exit

F5=Rapport

A suivre.. F11=Noms uniquement

F9=Insérer

ACHAT PRESTA : correspond aux achats de prestations auprès de la filiale. Afin de renseigner le tableau, il faut utiliser la requête ci-dessus (NB il est préférable de l a paramétrer en sortie détaillée contrairement à ACHAT MDSES qui est plus pratique en récapitulative). Une fois ces onglets renseignés, il est possible de compléter les intercos à proprement parler sans omettre les provisions ou reprises de provisions de l’année précédente et en cours. Il est conseillé de remplir mensuellement les onglets achat et vente. Cela permet d’anticiper d’éventuel problème ou retard de saisie des pièces concernées afin d’être en phase lors de la réconciliation ainsi que de provisionner si nécessaire des pièces manquantes lors d’un arrêté. Enfin, remplir le fichier « Suivi intercos M20NN » du répertoire mentionné au début du paragraphe lorsque tous les documents sont disponibles.

8. REPORTING

Une fois la quasi-totalité des écritures passées, il faut éditer une balance afin de vérifier les soldes des comptes et détecter d’éventuelles anomalies. Pour cela paramétrer le menu CFI option 4 de la manière suivante : GLDE110-01 S44DA789

*** FRANCE-AIR *** Extraction et Éditions Balances/Comptes

AREJCTHS1 JCTHOME

22/05/08 16:17:30

Saisir critères type d'états, sélection écritures et présentation. Puis Entrée Sociétés : Sociétés de . . . . . 10 + à 10 Détail sociétés . . . O (O/N) Durée à considérer : Année . . . . . . . . 8 Périodes de . . . . . 1 à 4 Plage de compte à examiner : Position de début plage . . . 1 Longueur plage. . . . . . . . 9 Tranche de comptes : Comptes de. . . . . . 100000000 Présentation : Détail des comptes. . . . . . O Rupture/longueur N° C/G . . . 1 Périodes cumulées . . . . . . O

+ Consolidation . . . . . . .

N (O/N)

(1 à 13) (1 à 20) (1 à 20) à (O/N) (1à20) (O/N)

999999999

Saut entre comptes. . . . . Éditer soldes à zéro. . . . Éditer mouvements à zéro. .

N (O/N) N (O/N) N (O/N)

Ensuite, il faut utiliser une icône de transfert paramétrée par l’informatique afin d’importer l e fichier sous Excel et vérifier les soldes. Lorsque la balance définitive est éditée, il faut la traiter afin de sortir le bilan, le compte de résultat, la CAF et les SIG. Pour cela il faut : Lancer GENERAFI sur la machine appropriée. Importer la balance. Créer deux dossiers M-N/M-N-1 et M-N/M-1-N, le premier servant au reporting et le second uniquement aux Solde Intermédiaire de Gestion. Lancer les calculs sur les options A, B, D, G en utilisant successivement les options sélectionner tout, initialiser et calculer. 30 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 Les éditions peuvent alors se faire : bilan, compte de résultat, bil an détaillé, compte de résultat détaillé, CAF à 1 an et SIG (avec le dossier M-N/M-1-N pour lequel il convient de faire également les mêmes calculs). L’état des SIG étant le seul a ne pas être repris tel quel dans le reporting, il convient de le re-saisir dans Excel afin d’avoir la bonne présentation (sur deux pages, mensuel et cumul, le fichier étant à créer dans K:\Revision\20NN\Arrêté mensuels\M-20NN). Le fichier des Equifi est également à renseigner. Il se trouve sous le chemin suivant : K:\Dfi\Compta\Equifi. Une fois celui-ci rempli, il faut en transmettre un exemplaire au crédit manager afin de vérifier les prévisions de BFR. Imprimer les différentes pages de garde afin de les intercaler dans le reporting. Le fichier se trouve dans K:\Revision\\20NN\Arrêté mensuels\M-20NN. Le reporting est composé de différents tableaux de gestion dans un ordre défini. Le contrôle de gestion transmet la quasi-totalité des tableaux de bord à l’exception du tableau client transmis par le crédit client. L’ordre des pièces est le suivant : garde, SIG mensuel et cumul, bilan et compte de résultat synthétiques, garde, bilan et compte de résultat détaillés, garde, Equifi et CAF, garde puis les différents tableaux de bord soit : Compte de résultat FRANCE AIR format groupe cumul Compte de résultat FRANCE AIR format plurimensuel Réalesti MB PR/PS Produit N/N-1 MB PR/PS Produit N/Prév Tableau de bord produit Tableau de bord marché Tableau de bord VPI Frais généraux par comptes Frais généraux par sections Balance DSO par régions Tableau de bord crédit client Tableau de bord achats Tableau de bord service client Tableau de bord qualité Tableau de bord ressources humaines Le reporting sera ensuite distribué aux personnes mentionnées sur la page de présentation.

9. PREVISION DU BFR

Tous les mois nous devons transmettre à la comptabilité auxiliaire les prévisions pour le mois en cours des autres créances, autres dettes, dettes fiscales et sociales et charges constatées d’avances nécessaires au calcul de la prévision du BFR. Pour cela il faut utiliser le fichier CTRL PREV BFR N du répertoire K:\Révision\20NN. Une fois l’arrêté mensuel terminé, il faut mettre à jour les données afin de comparer la prévision au réel sur le mois écoulé. En cas d’écart important, rechercher l’origine afin d’en tenir compte pour les prochaines prévisions.


Manuel établi en 2008 La prévision du mois en cours se fait en tenant compte des différents abonnements qui seront validés sur le mois et des saisies ayant eu lieue en M-1 et N-1. Les fichiers de suivis des comptes d’abonnement peuvent être mis à jour « par avance » et servent donc de base aux prévisions de différents comptes.

10. AXES D’AMELIORATION Dans le cadre d’un changement de logiciel, il apparaît nécessaire de tenir compte de plusieurs points sur lesquels le nouveau programme doit apporter des évolutions significatives.

 Les Interfaces Le premier point concerne le problème des multiples cadrages à effectuer à cause des différentes interfaces. Réduire au strict minimum ces interfaces serait un gage de fiabilité ainsi qu’un gain de temps appréciable. Le problème est que cela parait peut envisageable. En effet, passer d’un intégré comme BPCS à un logiciel spécifique multiplie les applications et donc les interfaces qui sont encore plus complexes à gérer. Il est donc nécessaire de les contrôler parfaitement. Il est nécessaire également de pouvoir faire évoluer les interfaces sans pertes de qualités et sans problèmes techniques. La quantité de données à transférer d’un logiciel à un autre pose également problème. Aujourd’hui certains champs comme par exemple le numéro des factures fournisseurs ne sont pas transférés dans tous les modules, ce qui rend impossible le suivi des règlements fournisseurs dans TRS. Nous devons donc être en mesure de récupérer toutes les données dont nous avons besoin sans contraintes techniques.

 Révision des comptes Un autre point essentiel est la facilité avec laquelle les comptes pourront être consultés. Actuellement BPCS affiche les écritures du détail d’un compte tel que ci-dessous : GLD320-05 S44DA789

***

Société 10 Compte 606120.000 Stock dbut mois

FRANCE-AIR *** Consult. soldes comptes C/G Détail des EJ

AREJCTHS1 JCTHOME 8

0,00

Pérde

ELECTRICITE Solde clôture

Actions : 1=Sél. EJ Date Description Mtt AP9750 15/01/08 F c12/2007 EDF 66566 831,60 001244 2/01/08 OD LOCAUX 2007 1200,00CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 583,00 AP0279 11/02/08 F cons0108 EDF 824,33 AP0787 11/03/08 F cons0208 EDF 68111 710,32 AP1420 10/04/08 F cons0308 EDF 510,42 AP1858 13/05/08 F cons0408 EDF 73647 278,23 AP2326 9/06/08 F cons0508 EDF 89367 203,15 AP2871 7/07/08 F cons0608 EDF 277,39 AP9750 15/01/08 F ab0101à010308 EDF 315,66 CM0128 31/01/08 PROV 2008 DECAL 1M L 121,00 AP0758 7/03/08 F ab0103à0105 EDF 316,12 F1=Aide F3=Fin F7=Arrière F8=Avant F11=Dét. F12=Annul. F17=Récap.montant

14/08/08 09:52:03 à

8

71788,95 qté 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000

+

On peut constater que l’écriture CM0128 est éclatée car elle comprend plusieurs sections analytiques alors que nous sommes en consultation par comptes et non par sections. A noter également que les dates des écritures ne se suivent pas. Ces deux problèmes rendent impossible la lecture d’un compte directement dans BPCS. C’est


Manuel établi en 2008 pourquoi la plupart des comptes à réviser sont transférés dans Excel afin d’y être analysés. Une consultation pratique est nécessaire.

 Les dates de saisies Il n’est pas possible de déterminer dans TRS des périodes sur lesquelles les personnes peuvent saisir les diverses pièces. Il en résulte comme vu en début de manuel, des écritures saisies à différentes dates (par exemple rien n’empêche de saisir une écriture en date du 01/01/1901 ou 31/12/2099). Il en est de même pour les pièces clients en particulier les avoirs. Il est donc nécessaire de pouvoir empêcher la saisie sur des périodes clôturées.

 Les sections analytiques Dès qu’une section n’est plus valide, il est nécessaire de pouvoir empêcher la saisie sur celle-ci, ce qui n’est pas possible avec le logiciel actuel et est donc à l’origine de nombreuses erreurs et corrections. La fiabilité de la comptabilité analytique sera améliorée.

 La validation des données saisies Aujourd’hui, selon le type d’une écriture et le module dans lequel elle est saisie, son intégration dans le système comptable ne se fait pas au même moment. Par exemple, les écritures fournisseurs ne sont plus modifiables une fois saisies, contrairement aux OD de comptabilité générale (modifiable au cours de la journée). Il en est de même dans TRS, les écritures bancaires de compte à compte ne peuvent être modifiées par opposition aux écritures d’Assedic par exemple. Il est souhaitable d’avoir le même traitement pour l’ensemble des écritures et plus précisément la possibilité de corriger dans la journée une erreur constatée.

 La saisie des factures Etant donné le nombre de factures saisies quotidiennement dans notre système, il apparaît très important que le nouveau menu soit le plus convivial possible tout en ne négligeant pas les points suivants : une gestion plus facile des devises et des OA, un grand nombre de lignes à dispositions pour les factures de frais généraux, un champ de libellé plus long ou multiple afin d’avoir le maximum d’informations en comptabilité générale, un calcul correct de la TVA.

 La saisie des règlements clients La aussi, le nombre de règlements quotidiens induit une très bonne ergonomie.

 Le lettrage des comptes Le lettrage devra également être plus performant que ce qui existe aujourd’hui, le fait de limiter les modules devrait être bénéfique (deux lettrages pour les comptes fournisseurs aujourd’hui, un dans TRS, un dans ACP).

 Gestion des taux de change Il est impossible aujourd’hui de gérer correctement les taux de change en raison de la complexité du système (trop de modules) et de son fonctionnement (impossibilité d’utiliser un taux spécifique). Ce point doit donc être grandement amélioré.

 Règlements fournisseurs La gestion des règlements doit également être simplifiée par rapport à ce que nous connaissons aujourd’hui.


Manuel établi en 2008 A savoir : possibilité de saisir différents types de règlements simultanément sans que cela ne pose pr oblème, possibilité en cas d’erreur au niveau des dates de LCR d’annuler les écritures à la même date que l’erreur.

 Requêtes Il est impératif d’avoir la possibilité de faire facilement les différentes requêtes que nous sommes amenés à effectuer. La vérification des PR doit permettre de remonter jusqu’au calcul détaillé. Les requêtes nécessaires à la révision des comptes doivent être effectuées plus simplement (avec un seul fichier de données, les champs sont donc tous accessibles et ont des noms uniformisés).


Manuel établi en 2008 ANNEXES  Pour lancer une requête

Il faut appeler la ligne de commande (F21) afin de valider l’i nstruction WRKQRY. L’écran suivant apparaît alors : Gestion d'analyses Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE. Option

. . . . . .

Analyse . . . . . . Bibliothèque . .

F3=Exit

F4=Invite

2 gjdmtcpt JCT

F5=Réafficher

1=Créer 2=Modifier 3=Copier 4=Supprimer 5=Afficher 6=Imprimer la définition 8=Lancer par lots 9=Lancer Nom, F4 pour liste Nom, *LIBL, F4 pour liste

F12=Annuler

Option : action à effectuer (2 systématiquement) GJDMTCPT correspond au nom de la requête. C’est celui-ci qui sert la plupart du temps à renseigner les fichiers Excel (F4 permet d’avoir la liste des requêtes disponibles dans la bibliothèque de l’utilisateur sélectionné). Bibliothèque : nom de la bibliothèque dans laquelle se trouve la requête. L’écran suivant est celui-ci : Définition de l'analyse Analyse . . . . . : Bibliothèque . :

GJDMTCPT JCT

Option . . . . . : CCSID . . . . . . :

MODIFIER 65535

Indiquez vos options, puis faites ENTREE. F21 pour choisir toutes les options. 1=Choisir Opt

1

> > > > > > > > >

Option de définition d'analyse Choisir les fichiers Définir les zones résultat Choisir les zones et leur séquence Choisir les enregistrements Choisir les zones de tri Choisir la séquence de classement Choisir le formatage des colonnes Choisir les fonctions récapitulatives du rapport Définir les ruptures de contrôle Choisir le type et la nature de la sortie Indiquer les options de traitement

F3=Exit

F5=Rapport

F12=Annuler


Manuel établi en 2008 F13=Dessin

F18=Fichiers

F21=Toutes les options

L’option à sélectionner est la zone « Choisir les enregistrements ce qui amène à l’écran de paramétrage : Choix des enregistrements Entrez les comparaisons, appuyez sur ENTREE. Entrez OR pour un nouveau groupe. Tests : EQ, NE, LE, GE, LT, GT, RANGE, LIST, LIKE, IS, ISNOT... AND/OR

Zone

Test

Valeur (Zone, Nombre, 'Caractères', ou ...)

Fin Zone JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT


F3=Exit F12=Annuler




Une fois paramétré, la requête s’exécute en appuyant sur F5.

 Description des différentes zones de la requête GJDMTCPT : JDPERD JDJRN JDAMT JDPC JDACCT JDDESC JDREF1 JDDCDT JDYEAR JDREF2 JDDCRF

Period Journal Entry Amount Profit Center Account Description Reference 1 Document Date Year Reference 2 Document Reference

Mois de l’écriture Numéro du journal Montant Section analytique Compte comptable Libellé de l‘écriture Numéro du tiers Date de la pièce Année Numéro des pièces clients (2 espaces avant le n°) Numéro fournisseur des factures fournisseurs

Les valeurs de ces paramètres nécessitent selon la recherche des côtes.

 Les opérations principales sont les suivantes : EQ NE LT GT RANGE LIST LIKE NLIKE

Egal Différent Inférieur Supérieur Compris Liste de plusieurs valeurs pour un critère Commence par Ne commençant pas par

 Il peut être éventuellement nécessaire de modifier d’autres options comme :

Choisir les zones et leur séquence : permet de sélectionner les zones à afficher lors du résultat de l a requête (à modifier s’il porte sur des éléments fournisseurs ou clients). Choisir les zones de tri : des tris sur plusieurs zones sont possibles. 36 K:\DFI\compta\Procédures comptables ou fiscales\procédures d'arrêtés\Manuel arrêté mensuel des comptes.doc

Manuel établi en 2008 Choisir les fonctions récapitulatives du rapport : permet de définir les zones soumises aux opérations de somme, moyenne et comptage entre autre. Définir les ruptures de contrôle : permet de choisir les zones sur lesquelles s’appliquent les opérations cidessus. Choisir le type et la nature de la sortie : permet de choisir entre une sortie détaillée ou récapitulative (d’une somme par exemple).  Une fois le résultat affiché, sélectionner les données à copier dans Excel en les encadrant à la souris, puis effectuer un copier coller.

 Transférer une requête dans Excel.

Il ne faut pas exécuter la requête en faisant F5 mais F3. Sur le nouvel écran, modifier l’exécution en sélectionnant l’option 1 et non 3. Un fichier sera alors généré qu’il convient de transférer dans un premier temps dans un répertoire temporaire. Pour cela, appeler la ligne de commande (F21) afin de valider l’instruction CPYSPLF. L’écran suivant apparaît alors : Copier un fichier spoule (CPYSPLF) Indiquez vos choix, puis appuyez sur ENTREE. Fichier spoule . . . . . . . Fichier BD de destination . Bibliothèque . . . . . . . Travail . . . . . . . . . . Utilisateur . . . . . . . Numéro . . . . . . . . . . Numéro de fichier spoule . . Nom de système de travail . Fichier spoule créé: Date de création . . . . . Heure de création . . . . Membre de destination . . . Remplacement ou ajout enregs

. . . . . . . .

. . . . . . . .

qpquprfil jct *LIBL arejcths1 jcthome

. . . .

. . . .

*ONLY

*ONLY *ONLY

*FIRST *REPLACE

Nom Nom Nom, *LIBL, *CURLIB Nom, * Nom 000000-999999 1-999999, *ONLY, *LAST, *ANY Nom, *ONLY, *CURRENT, *ANY Date, *ONLY, *LAST Heure, *ONLY, *LAST Nom, *FIRST *REPLACE, *ADD

Fin F3=Exit F4=Invite F5=Réafficher F13=Mode d'emploi invite Paramètre FILE obligatoire.

F10=Autres paramètres F24=Autres touches

F12=Annuler +

QPQUPRFIL : le nom du fichier généré JCT : le nom du répertoire temporaire utilisé ARE… est l’écran sous lequel le fichier a été généré. Utilisateur : le profil de la personne ayant lancé l’état. Si plus d’un état a été généré, il faut renseigner également le numéro de l’état (ces informations sont accessibles dans les états de l’utilisateur). Puis faire un transfert AS400 / Windows (paramétré sur le poste par l’informatique), le fichier est alors accessible dans Excel.

 Sur les copies d’écran, les zones surlignées en jaune sont celles à renseigner pour le paramétrage des états et des requêtes.


Manuel Arrete Mensuel Des Comptes

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