Achat/fournisseur Depuis ces derniers temps, en ce qui concerne les audits qui ont été faits au niveau des entreprises, on remarquait pour certaines entreprises l'impossibilité de certifier sans réserve, la régularité et la sincérité des comptes de celles-ci. Cette impossibilité s'est constatée par le fait que : - les entreprises ne présentent pas des informations fiables ; - il y a aussi la non-exhaustivité des enregistrements ; - on note l'existence des malversations malversations de biens et l'irrégularité dans l'établissement de documents financiers ; - la non régularité et la non sincérité des comptes annuels qui sont produits. (Cf. Contrôle interne de Mamadou BARRY) Devenue une composante essentielle de la rentabilité de l'entreprise, la fonction achat connaît aujourd'hui un véritable bouleversement alors que c'est la fonction la plus importante au niveau des entreprises surtout pour les sociétés commerciales (les entreprises qui font des achats et la revente en l'espèce). Cette fonction est très sensible or des constats ont été faits et on note souvent que la direction générale ne prête pas attention à celle-ci. Cette fonction n'est ni organisée, ni structurée au niveau des entreprises ce qui constitue la cause des malversations qui persistent dans les organisations. Sur le plan théorique, la relation qui lie un acheteur à un vendeur a été considérée sous son aspect vente. Même les psychologues se sont chargés d'armer les vendeurs, de l eur fournir les arguments à employer selon le type d'acheteur ; afin qu'il puisse négocier aux meilleurs moments; alors qu'au niveau de l'aspect achat, rien de tout cela n'est jamais fait. Cependant, au niveau de la pratique, de nombreux séminaires sont organisés pour former les vendeurs, alors que ceux destinés à former les acheteurs sont rares. Même en interne, le chef de groupe ou de section peut fréquemment organiser organiser des exercices de simulations pour les vendeurs. Aucun acheteur ne bénéficie du même entraînement. En effet, des nombreux facteurs comme la concurrence, la politique de réduction des coûts ...ont, au cours des dernières années motivé les agents à prendre conscience de l'importance l'importance de ce cycle et de sa plus grande efficacité, pour mettre au-devant cette fonction pour ne recruter que des acheteurs professionnels. L'importance du cycle achats fournisseurs a poussé de nombreux auditeurs à faire une étude pour essayer de développer au cours des prochaines années cette fonction, vue que la richesse de cette fonction est peu connue. Ceux-ci vont essayer de faire des suggestions afin de pouvoir résoudre ce problème.
Ainsi, un aperçu de chacune de ces études est présenté par la revue critique de littérature suivante : Cependant, au nombre de nos études nous avons : Ø Audit contrôle interne de Mamadou BARRY.
C'est un CAC et expert comptable qui fait partie des membres de l'ONECCA. Il avait dirigé le l e cabinet international d'audit à Dakar entant que directeur. Avec 30 années d'expérience professionnelle en entreprise et en cabinet, et les missions d'audit et CAC qu'il a eu à effectuer au Sénégal et dans la zone ouest africaine, Mamadou BARRY a essayé de donner un canevas sur la description des fonctions du cycle des achats afin de pouvoir limiter les malversations dans les entreprises. Selon lui, les fonctions principales du cycle des achats sont aux nombres de cinq : · Fonction « budgétisation - suivi des engagements de dépenses » : cette fonction a pour objectif
principal, l'établissement des prévisions de dépenses ainsi que leur l eur approbation au niveau des organes compétents de l'entreprise. Noter bien que le suivi des opérations qui engagent la société par rapport aux montants autorisés est très important pour la pérennité de celle-ci. · Fonction « expression interne des besoins » : ce besoin doit être exprimé par le service qui a constaté l'état alarmant du stock. Cette expression doit être faite à travers une demande d'achat. · Fonction « sélection des fournisseurs » : cette fonction consiste à mettre en concurrence les
fournisseurs. Et cette sélection doit être faite sous la présence d'un comité qui sera composé par exemple du directeur des achats, de la direction générale etc. · Fonction « commande relance des fournisseurs » : Elle sera assurée par le service des achats, qui
s'occupera du lancement, et du suivi des commandes commandes ainsi que la relance des fournisseurs. · Fonction « réception des biens commandés » : Elle consiste à faire le rapprochement pour vérifier
la conformité entre les quantités demandées et les quantités livrées, ainsi que le contrôle de la qualité de ces marchandises. L'auteur a aussi fait une description des objectifs de contrôle interne de chacune des fonctions du cycle achat décrites ci-dessus; les faiblesses qui sont liées à la pratique au niveau ni veau des organisations, et leurs conséquences ainsi que les procédures des moyens à mettre en œuvre pour remédier ces faiblesses. Cependant, cette étude nous a permis d'avoir une meilleure connaissance connaissance concernant le cycle achat fournisseur; et nous a conduit à tirer la conclusion suivante : ces fonctions et procédures devront être respectées surtout lorsqu'il s'agit d'une entreprise qui achète pour revendre à l'état. En outre, il n'existe pas une seule procédure d'achat applicable et valable dans toutes les entreprises. Il s'agit, en effet de fournir un modèle de démarche typique d'audit qui va respecter l'ordre chronologique des opérations permettant permettant d'assurer une bonne maîtrise et une bonne sécurité de celles-ci.
Ainsi, mieux acheter pour mieux vendre est vitale pour l'entreprise. L'auteur a su montrer l'objectif de chaque fonction, et les risques encourus par l'entreprise en cas de non respect des ces fonctions. Ø Audit des achats et des ventes des hydrocarbures.
Il s'agit d'un mémoire soutenu pour l'obtention d'un DESS en « Audit international et contrôle ». Après avoir fait une présentation générale de l'entreprise, l'étude est précédée par un diagnostic du système de contrôle interne du cycle achat fournisseur, pour finir par des recommandations afin d'assurer la pérennité de l'entreprise en question. L'étude a essayé de montrer combien la fonction achat ne bénéficie pas d'une attention particulière ; ce qui n'est pas le cas de la fonction vente. Pour cela, l'auteur a essayé de nous faire comprendre qu'aujourd'hui ne sera pas demain. Avec la concurrence et la mondialisation de l'économie, la fonction achat aura un mérite d'être plus investie par les auditeurs afin de la rendre suffisamment performante et attrayante. Ainsi, pour améliorer cette fonction, il faut mettre en place une organisation plus efficace pouvant répondre aux besoins des utilisateurs et effectuer aussi un contrôle rigoureux concernant les processus et les hommes. Par conséquent, des audits périodiques et inopinés devront être faits pour pouvoir bien contrôler toutes les fonctions, et en particulier celle des achats. L'auditeur doit veiller à ce qu'il n'y ait pas de collusion frauduleuse entre le fournisseur et l'acheteur au détriment de l'entreprise. Pour ce faire, il a été question de recommander à l'entreprise étudiée dans la conclusion générale: - de mettre à jour leur manuel de procédure permettant de définir clairement les tâches et qui sera mis à jour dans un délai plus bref. Ce manuel a été élaboré par un cabinet d'audit, avec l'apport déterminant de tout le personnel, particulièrement des responsables de l'audit interne ; - D'évaluer son système de contrôle interne, notamment celui du cycle achats et ventes, qui sont très importants dans une entreprise commerciale et industrielle pour pouvoir améliorer son système de gestion. Cette étude nous a permis d'avoir une meilleure connaissance des fonctions achats et ventes de l'entreprise en question. Par contre, l'auteur avait signalé l'existence d'un personnel pléthorique. Cependant, il ne s'est pas appesanti sur cette difficulté et il n'a pas fait des recommandations pour remédier à cela. Ø Audit des achats de Christian BOUVIER : Ed d'organisation
L'auteur a essayé de nous faire comprendre que la fonction achat est peu auditée, et a donné des explications qui font que cette fonction est souvent écartée par les dirigeants, voire même les auditeurs. Parmi ces explications, c'est que les opérations d'achats sont peu formalisées, et même parfois la direction générale ne veut savoir ou craigne de regarder en face la situation réelle des achats. Ces bonnes raisons ont motivé l'auteur à décrire la fonction achat tout en montrant que c'est toujours idéal pour l'entreprise d'acheter auprès d'un fournisseur connu par elle, qui offre une qualité de prestation déjà testée par des connaisseurs. Cependant, au nombre des recommandations, l'existence d'un manuel de procédure s'avère très important pour pouvoir assurer les opérations effectuées au quotidien par les agents de l'entreprise. Mais, il est très difficile de convaincre les hommes de mettre en place un manuel de procédure car pour eux chacun sait ce qu'il doit faire, et que ça ne vaut pas la peine de le mettre par écrit. En effet, le fait de lancer un appel d'offre serait bénéfique pour l'entreprise afin de pouvoir mettre en concurrence les fournisseurs. C'est ainsi que le service achats doit rédiger et lancer, un appel d'offres qui va comporter tous les éléments nécessaires du produit souhaité, afin que tous les fournisseurs puissent disposer des mêmes informations. Lors de la sélection, le comité doit prendre en compte les éléments suivants : § Qualité et prix : le rapport qualité/prix est très important pour l'entreprise. Il faut tout de même que les marchandises reçues soient de la bonne qualité ; mettre en place un service qualité qui doit faire des vérifications de façon périodique pour ne pas ultérieurement causer des problèmes. § La bonne santé financière du fournisseur : en effet, contrôler la santé financière des fournisseurs qui offrent des produits stratégiques est très important. Pour cela, l'acheteur aura besoin des états financiers qu'il puisse s'assurer de la bonne santé financière du fournisseur. § Le climat social : c'est encore un point important de se renseigner par exemple s'il y a eu conflit qui oppose le fournisseur et ses employés. § La localisation géographique : c'est aussi un facteur important que l'entreprise doit en tenir compte. Ainsi, une fois le fournisseur est déjà choisi, le service va passer la commande conformément à la DA. Dans l'exercice de son métier, l'acheteur doit adopter une conduite et une méthode de travail qui doivent respecter certains principes à savoir : v « attitude de service ; v respect de la déontologie ; v acheter la meilleure valeur ;
v l'absence de réciprocité commerciale.» · Attitude de service
L'acheteur doit travailler et se considérer comme étant un prestataire de service pour satisfaire les besoins des consommateurs et qui pourrait être licencié en cas de malversation venant de sa part. · Respect de la déontologie
Les acheteurs doivent travailler et se conduire de telle sorte qu'ils soient exempts de soupçon. En contact avec l'extérieur, l'acheteur doit améliorer l'image de marque de l'entreprise. · Acheter la meilleure valeur
Vu la confiance qu'on accorde à l'acheteur, ce dernier doit être capable de faire un rapport entre le prix d'un élément et sa capacité à satisfaire les exigences des utilisateurs pour acheter à la meilleure valeur. · Absence de réciprocité commerciale
Dans le souci d'acheter avec les meilleures conditions de qualité, de prix et de délai, l'acheteur ne doit pas se sentir obliger d'aller acheter chez les fournisseurs pour raison de réciprocité commerciale. Cette étude nous a permis d'avoir une idée sur l'importance du cycle A/F. Ainsi, nous ne sommes pas du même avis sur le fait que les auditeurs peuvent parfois écarter la fonction achat et que la direction générale souhaite que les auditeurs ne mènent pas d'investigations à cet égard. En effet ; durant cette revue de littérature, les auteurs se sont appesantis sur le fait que l 'entreprise doit avoir un manuel de procédures qui doit définir les tâches clairement, par exemple « qui fait quoi » et qui doit être mis à jour afin d'éviter le cumul des tâches incompatibles. Ainsi, cette étude a essayé de confirmer l'idée selon laquelle le cycle achat fournisseur est un cycle trop fragile que si les agents ne prêtent pas attention va conduire l'entreprise dans une situation critique. 3. Le problème
En somme, cette revue de la littérature sur les achats montre que la plupart des documents élaborés et recherchés se sont appesantis sur le fait que les achats sont très importants dans une organisation et que selon C. BOUVIER « elle est probablement la seule fonction qui peut engendrer des profits à l'entreprise sans pour autant engager beaucoup de dépenses ». En effet, en ce qui concerne l'entreprise en question, elle est placée dans un environnement fortement concurrentiel avec des concurrents qui n'encourent pas de charges de structures ; ce qui leur permet d'occuper une place très importante dans le marché avec des prix très compétitifs. Ces commerçants se sont implantés dans le secteur à savoir :
- Les entreprises offrant des gammes de produits similaires ; - Les librairies et papeteries ; - Le secteur informel. Cette entreprise pratique des prix généralement plus élevés « la stratégie d'écrémage » que ceux pratiqués par les concurrents. Et la raison avancée c'est que plus souvent, les concurrents sont des structures plus légères et avec moins de charges fixes ; alors que la clientèle visée de cette entreprise est composée essentiellement par des ONG, des entreprises, des ambassades, etc..... qui préfèrent acheter une quantité très importante et de payer par chèque à la date d'échéance. La demande pour ces produits est très importante, et ces derniers constituent des biens durables ; d'où la nécessité de les stocker dans des dépôts sur des périodes assez longues en cas de mévente. Par conséquent, son positionnement sur le marché est assez difficile pour ce qui concerne les matériels et fournitures informatiques. Or, c'est cette activité qui est la composante la plus importante de son chiffre d'affaires. Cette difficulté se traduit par une faible valeur ajoutée sur cette branche ; en effet, les marges appliquées sur cette branche sont souvent très basses. Ainsi, beaucoup de problèmes naissent de ce contexte : - Manque d'une organisation fiable sur les différentes phases d'exécution des dépenses pour achats et les risques de malversation que cela entraîne ; - Difficulté d'acquérir des biens et services dans de meilleures conditions de prix, de qualité et de délai ; En somme, il se pose le problème de la maîtrise des opérations du cycle A/F. On s'interroge dès lors sur les raisons qui peuvent être la cause à tout cela : - les dirigeants portent-ils une attention suffisante en termes d'organisation du processus d'achat et de formation du personnel ? - les opérations d'achat sont-elles formalisées ? - Ou enfin est-ce le manque d'intégrité du personnel dans l'application des procédures d'achat quand elles existent ? D'où l'importance de notre thème de mémoire intitulé « L'évaluation du contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission d'audit légal ».
Audit achat/fournisseurs : cas pratique ntroduction de la partie
Le cycle achats fournisseurs présente une importance indéniable au sein de toute entreprise commerciale, industrielle, quelle que soit sa dimension. Cet attrait tient à la position stratégique de la fonction achat dans l'entreprise. En outre, le cycle achats fournisseurs, a une importance particulière, car il est en relation directe avec les autres cycles. Il a une influence majeure sur les coûts d'achat (de revient) et donc agit sur la rationalisation des achats aux prix les plus avantageux sur le marché. Il intervient également au niveau de la gestion des stocks et donc a une incidence directe sur le cycle des approvisionnements De ce fait, le cycle achats fournisseurs revêt un caractère vital pour l'entreprise et sans lequel une estimation exacte des besoins ne peut être faite. L'entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu'avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs, avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l'ensemble des informations dont elle dispose vers l'étude, l'analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée. Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en oeuvre d'un audit interne périodique des achats est indispensable. Cet audit interne, nous permet de garantir les bonnes méthodes et procédures, les conditions d'une meilleure gestion, la préservation du patrimoine de la société et la fiabilité de l'information. C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une étude d'un cas pratique d'une mission d'audit interne des achats au sein de l'UNPA et portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits. Chapitre I : Prise de connaissance générale de la fonction achat
Selon RENARD Jacques 1998, la prise de connaissance est l'étape la plus importante pour un auditeur. Elle va lui permettre d'avoir une vision plus claire sur l'ensemble du fonctionnement, de la succession des faits et des phénomènes propres au cycle. Cette prise de connaissance va permettre à l'auditeur de : *Définir une démarche spécifique adaptée au cycle ; *Comprendre l'activité du cycle et son
langage ; *Identifier les risques pouvant causer une incidence significative sur les comptes ; *Déterminer la nature et l'étendue des contrôles et donc déterminer l'organisation de la mission. La prise de connaissance se fait à travers des entretiens, des analyses, des documents et par des visites. Section 1 : Procédures d'achat au sein de l'UNPA I - Achat locaux
1- Commandes aux fournisseurs :
-Emission du besoin : Il s'exprime par l'émission d'un besoin provenant d'un service demandeur matérialisé par une demande d'achat lancée sur le système et validée par la direction. Dans le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné. En effet, dans certains cas, le besoin peut concerner des composants ou matières entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps, ou qui sont spécifiques à un nombre très limité de produits finis. Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, très consommés, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est régulièrement répartie, et qui de ce fait seront gérés ou non sur stock. Enfin, le besoin peut concerner un article, ou un service à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans les produits finis, et géré ou non sur stock. -Sélection des fournisseurs : Une fois la demande d'achat est validée par la direction, le service achat procède au lancement d'une demande de prix auprès des fournisseurs agrées. C'est une tâche fondamentale de l'acheteur et une étape importante du traitement des commandes. Elle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix. Cette étape prévoit en générale : * Un appel d'offre qui permet à l'entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but
d'avoir tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs prix. * L'évaluation des fournisseurs qui permet d'effectuer la sélection du fournisseur possible pour un
certain achat. La sélection des fournisseurs se fait selon les étapes suivantes : Ø classification des fournisseurs potentiels, Ø envoie d'appel d'offre au moins aux deux fournisseurs parmi la liste des fournisseurs agrées, Ø la négociation, Ø la sélection finale qui conduit à la passation de la commande. -Passation de la commande : La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un produit donné.
Le bon de commande (Annexe 2) doit exprimer clairement les intentions d'achat des deux parties et être valable devant la loi. Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements suivants : * Nom et adresse de l'entreprise qui commande ; * Nom et adresse du fournisseur ; * Numéro de la commande et sa date ; * Désignation des articles et quantités à commander ; *Prix unitaire hors taxe et montant total de la commande ; * Date de livraison souhaitée ; * Conditions de paiement ; - Suivi des commandes encours : Une fois que la commande a été adressée au fournisseur, le service achat doit veiller au suivi des commandes encours et s'assurer que le fournisseur a respecté la date de livraison souhaitée, et la quantité commandée. 2- Réception des commandes :
Les achats réceptionnés par le demandeur sont soumis à des contrôles quantitatifs et qualitatifs afin de s'assurer de leurs conformités. -Contrôle quantitatif : Ce contrôle est sous la responsabilité du demandeur (magasinier). C'est une simple comparaison entre la quantité réelle reçue et celle sur le bon de livraison du fournisseur. - Contrôle qualitatif : Ce contrôle est sous la responsabilité du contrôleur qualité, le responsable demandeur ou le magasinier. Il sera effectué par rapport à certaines spécifications techniques ou définies au cahier des charges, et donnera lieu à : *l'acceptation de la réception en cas de conformité et décharge du contrôle qualité sur le BL5(*). *le refus de réception en présence de non-conformité en mentionnant la cause.
-Saisir la réception des articles : Le magasinier valide la réception des articles commandés et saisie la quantité réellement reçue sur le système. -Réception de la facture : La facture est réceptionnée par le bureau d'ordre qui appose le cachet et attribue un numéro identique à l'originale et aux exemplaires.
Les factures d'achat sont ensuite enregistrées dans le cahier de réception du courrier. 3- Comptabilisation des factures :
Le service comptable reçoit la liasse des documents d'achats (BC6(*), BL et Facture) et effectuer par la suite un certain nombre d'opérations et de contrôles avant l'enregistrement des factures : Ø Rapprochement des factures avec BL, BC et BR 7(*)(Annexe 3) correspondants afin de s'assurer que les factures sont relatives à des livraisons effectives et acceptées ; Ø Contrôle arithmétique des factures (additions, multiplications, calculs des taxes, prix unitaires...) ; Ø Contrôler les mentions obligatoires de la facture prévue par l'article 7 du code de la TVA (Nom, adresse, coordonnés, matricule fiscale, numéro de RC8(*),..........) ; Lors de l'enregistrement des factures, la référence comptable est portée sur la facture originale, afin d'éviter les doubles comptabilisations. Toute facture non conforme avec BC et BL, ou toute facture comportant des erreurs doit être impérativement retournée aux services intéressés. En cas d'annulation de facture ou d'existence d'autres exemplaires de la même facture, la mention « ANNULATION » ou « COPIE » doit être appréciable sur les factures, afin d'éviter des doubles comptabilisations ou doubles règlements. 4- Règlement des factures :
Seules les factures préalablement approuvées et réellement échues doivent faire l'objet de règlement. Ces factures échues sont transmises à la Direction Générale et au Directeur Financier pour approbation avec les instruments de paiements (chèque, ordre de virement, pièce de caisse) préalablement établis par le service comptable. Une fois les paiements dûment autorisés, le service comptable doit mettre sur les factures originales la mention « PAYE » pour éviter un double usage et porte la référence des paiements. Le service comptable doit rapidement comptabiliser les règlements effectués et mettre à jour les comptes fournisseurs concernés. Tout règlement de factures des fournisseurs avant échéance doit faire l'objet d'une autorisation préalable du Directeur Général. En cas d'avances versées aux fournisseurs, le service comptable doit s'assurer que ces avances ont fait l'objet d'une déduction du montant du règlement définitif des factures. 5- Evaluation des fournisseurs :
Chaque fin d'année, le directeur du service concerné collecte des données qui concernent les fournisseurs. Ces derniers doivent être évalués pour les juger par rapport à un ensemble de critères, ce qui oriente vers une analyse multicritère.
Une telle analyse permet d'aboutir à un classement des fournisseurs que l'entreprise acheteuse peut utiliser, soit en sélectionnant le meilleur pour un achat stratégique important, soit en dégageant le sous-ensemble des bons fournisseurs dans le cas d'une politique de répartition de l'approvisionnement entre plusieurs sources. Dans le cas où le fournisseur est retenu, le directeur du service concerné transmet une copie des fiches d'évaluation au service d'achat pour faire une mise en oeuvre des décisions et mise à jour de la base fournisseur sur le logiciel des achats conformément à la fiche d'évaluation. II - Achat à l'étranger
La procédure d'achat à l'étranger est décrite comme suit : * Recevoir une facture pro forma: Après l'établissement d'une demande d'achat, le responsable achat reçoit une facture pro forma et transmet une copie au directeur administratif et financier. * Domicilier les titres d'importation à la banque : * Recevoir les documents d'importation du fournisseur et les transmettre à l'agent transit : * Payer les droits de douane et les frais portuaires ; * Enlever la marchandise. Section 2 : Lecture des rapports antérieurs des audits interne et externe
Afin d'avoir une connaissance plus approfondie du service achats à auditer, il convient de faire une lecture des points relevés dans les rapports d'audit interne et externe des années dernières. Ce qui aidera l'auditeur à cerner les zones de risque et à faire une bonne répartition du budget temps prévu pour la réalisation de la mission. Section 3 : L'interview de prise de connaissance
L'interview est une technique de recueil d'informations qui permet d'expliquer et de commenter le déroulement des opérations afférentes à un processus. L'interview permet de faire une description narrative des procédures par une reconstitution de l'ensemble des tâches et des opérations qui les composent ainsi que l'enchevêtrement et l'enchaînement des procédures et des tâches et opérations qui les constituent. Elle est effectuée auprès des responsables des services à auditer. Pour être mené à bien, l'interview doit être organisée à l'aide d'un guide opératoire et avec des bonnes capacités d'écoute active, en se concentrant sur ce que dit l'audité et le laisser s'exprimer. Ce guide renferme une liste des questions ouvertes qui réunissent les principales interrogations permettant de décrire les procédures de façon ordonnée. Lors de cette interview, l'auditeur collecte le maximum d'informations qui sont difficile à avoir par des questionnaires. Ces informations seront d'une grande valeur pour l'auditeur lors de l'élaboration du questionnaire de contrôle interne et l'identification des risques éventuels.
Bien que la mémoire a ses limites, lors de l'interview, l'auditeur interne doit prendre note et ce en rédigeant les grandes lignes, les mots clés et les écarts constatés. Section 4 : Les questions de prise de connaissance
Les questions de prise de connaissance sont généralement des questions ouvertes qui partent du plus général au plus spécifique et du plus facile au plus délicat, ou hypothétiques. Exemples de questions posées : Ø Comment acheter aux prix inférieurs ? Ø Comment suivre les commandes en cours ? Ø Que se passe-t-il si la livraison est non conforme ? Ces questions doivent couvrir les trois volets suivants : - Connaissance du contexte socio-économique : taille et activité du domaine audité, situation
budgétaire et commercial, effectifs et environnement de travail,....... -Connaissance du contexte organisationnel : organisation générale et structure, organigrammes et
relations de pouvoir, environnement informatique,...... - Connaissance du fonctionnement : méthodes et procédures, informations réglementaires, système
d'information,...... Section 5 : Les visites sur les lieux et les observations directes
Il est souvent indispensable pour la qualité de la démarche de description des procédures et de la compréhension de l'entreprise, de procéder à des visites de prise de connaissance sur les lieux de travail (usines, dépôts, bureaux, ateliers, etc......) à différents moments de la prise de connaissance. La visite sur les lieux doit viser à permettre une prise de contact physique qui améliore la perception des réalités concrètes. Ainsi, le visiteur doit-il prendre soin de constater avec un niveau de précision. La visite doit permettre ainsi d'observer directement les réalités de l'entreprise et de ses hommes et ne saurait se réduire à une promenade dans les lieux d'activité de l'entreprise. Chapitre II : La réalisation de la mission
La mission d'audit interne des achats est prévue dans le planning annuel d'audit interne (Annexe 4) approuvé par la direction générale. Ce plan d'audit est établit annuellement par l'audit interne et présenté à la DAICG9(*).Pour identifier et prioriser les missions d'audit, l'auditeur interne s'appuie sur une analyse des risques de la société et les périodes de suractivité des services. Ce plan d'audit est présenté et approuvé en fin d'année N pour une réalisation des missions en N+1. Le plan est revu et ajusté au moins une fois dans l'année. Il peut être modifié plusieurs fois, si la nécessité s'en fait ressentir, à la demande de l'organe de rattachement de l'auditeur interne, ou de la direction générale.
Cette mission est ordonnée sur la base d'un ordre de mission (Annexe 5) adressé par la DAICG à la direction générale et au service à auditer. Section 1 : Le programme d'audit de la fonction achat (2011)
Le programme d'audit sert à tracer les grandes lignes, les orientations et les objectifs qui aident l'auditeur interne dans sa mission et contient les éléments suivants :
· La répartition des tâches et délais de réalisation (selon un découpage des fonctions) ;
· L'identification des travaux préliminaires à accomplir (inventaire, rassemblement des documents, édition des fichiers, etc.) ;
· L'identification des questions clés à ne pas omette dans le questionnaire de contrôle interne ;
· L'identification des outils d'appréciation du contrôle interne. Parmi les objectifs du contrôle du service achat, on cite : Ø S'assurer que les achats de la Sté sont systématiquement précédés par l'établissement d'une demande d'achat dûment approuvée par le responsable du service ; Ø S'assurer que les achats effectués par la Sté font systématiquement l'objet d'une consultation d'au moins de deux fournisseurs ; Ø S'assurer qu'il existe des conventions signées avec les fournisseurs ; Ø S'assurer que tous les marchés conclus avec les fournisseurs font l'objet de contrat ; Ø S'assurer que la Sté tient des dossiers d'importation renfermant toutes les charges y relatifs (fret, assurance, transport, frais de transport, etc.) Section 2 : Le questionnaire de contrôle interne
- Définition : Le Questionnaire de Contrôle Interne est un outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de la mission d'audit. C'est une grille d'analyse dont la finalité est de permettre à l'auditeur d'apprécier le niveau et d'apporter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne, de l'entité ou de la fonction auditée. Ce questionnaire permet à l'auditeur d'apporter à chaque point, son jugement critique et une observation qui soit la plus complète possible. Le Questionnaire de Contrôle Interne va donc être le guide de l'auditeur pour que ce dernier puisse réaliser son programme de travail. C'est un véritable outil méthodologique qui l'aidera à cerner les zones de risque et à la préparation des tests d'évaluation, permettant d'identifier :
· Les contrôles internes mis en place pour se protéger contre les risques et erreurs potentiels ; · Les objectifs d'audit pour vérifier qu'ils sont bien respectés. Les questionnaires qui permettent l'évaluation du contrôle interne sont de type ouvert ou fermé. Les questionnaires fermés sont ceux qui demandent une réponse par oui ou par non, pouvant éventuellement, être assorties de commentaires. Ils sont conçus de telle sorte qu'une réponse négative révèle une faiblesse potentielle du contrôle interne. Bien entendu, cette faiblesse peut se trouver comblée par un contrôle compensatoire existant dans la procédure. Au cours de mes travaux d'audit, j'ai élaboré ce questionnaire de contrôle interne : Questions
Oui Non
1- Structure du service des achats
1. Les objectifs de la fonction approvisionnement sont-ils bien compris ?
X
2. Le service achat est-il indépendant: - de la comptabilité générale ?
X
- de la comptabilité fournisseurs ?
X
- de la trésorerie ?
X
- du service réception ?
X
- du contentieux ?
X
3. Les procédures facilitent-elles un pilotage a xé sur l'utilité des approvisionnements: - par les services approvisionnement ?
X
- par la direction générale ?
X
2- Personnel des achats
4. Les procédures de sélection et de maintien des ressources humaines assurentelles l'utilisation d'un personnel compétant, performant et ayant un bon comportement ?
X
5. Les règles d'éthique et d'intégrité sont-elles clairement communiquées au personnel et aux fournisseurs ?
X
6. La qualité d e la communication des approvisionnements est-elle satisfaisante :
Remarques
- au sein du service ?
X
- avec les autres services de l'entreprise ?
X
- avec les fournisseurs et les autres tiers ?
X
7. Le personnel du service achat fait-il l'objet d'une enquête périodique de bonne moralité ?
X
3- Expression des besoins d'achat
8. Etablit-on un budget des achats ?
X
9. Le budget des achats est-il régulièrement comparé aux réalisations ?
X
Questions
10. Les achats de biens o u de services sont-ils commandés seulement sur la base de demandes d'achat établies par des personnes habilitées (tels que chefs de service) ?
Oui Non
Remarques
X
4- Choix des fournisseurs et appel à la concurrence
11. Existe-t-il un fichier fournisseurs auquel il e st fait référence pour le choix du fournisseur ?
X
12. Cette liste est-elle régulièrement revue pour dé terminer si les prix payés ne sont pas au-dessus des prix du marché ?
X
13. Les achats non courants font-ils l 'objet d'appels à la concurrence (au moins audessus d'un certain plafond) ?
X
14. Une personne indépendante du service des achats examine-t-elle p arfois les critères de choix des fournisseurs et la validité des conditions acceptées ?
X
5- Commendes aux fournisseurs
15. Les bons de commandes sont-ils : - pré numérotés ?
X
- établis en quantités et en valeur ?
X
- signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ?
X
16. Le système permet-il de connaître à to ut moment les commandes non encore livrées, celles qui le sont partiellement, celles qui sont réalisées, et celles qui sont annulées ?
X
Visa électronique
17. Les commandes en cours sont-elles régulièrement évaluées pour déterminer les engagements pris par l'entreprise ? 18. Y a-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?
X
X
6- Réception des commendes
19. Le service réception reçoit-il un exemplaire des bons de commandes passées, mentionnant les quantités et qualités ?
X
20. Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des BC en ce qui concerne : - les quantités ?
X
- la qualité ?
X
21. Le contrôle qualité est-il efficace et matérialisé par écrit pour une compétence désignée ?
X
Questions
Oui Non
22. Les bons de réception sont-ils édités systématiquement ?
X
23. Si oui, sont-ils signés et datés par le réceptionniste ?
X
7- Réception des factures fournisseurs
24. Au bureau d'ordre : - enregistre-t-on les factures et avoirs reçus sur le cahier de courrier arrivée ?
X
- procède-t-on à la numérotation séquentielle interne des factures et avoirs ?
X
- les originaux des factures et des avoirs sont-ils identifiés à l'aide d'un tampon "ORIGINAL" ?
X
25. Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du service courrier au service comptable ?
X
8- Comptabilisation
26. Le service comptable utilise-t-il les séquences numériques des documents suivants pour s'assurer qu'il reçoit toutes les informations nécessaires : - bons de commande ?
X
- bons de réception ?
X
- bons de retour et bons de réclamation ?
X
Visa du contrôle qualité Remarques
- factures et avoirs reçus ?
X
27. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils vérifiés pour : - les quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec les BC et les BR ou tout autre justificatif pour les services et frais annexes ?
X
- les fiches de réclamation ?
X
- l'exactitude arithmétique ?
X
- les remises et bonifications dues ?
X
- les taxes : TVA, etc. ?
X
28. Ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ?
X
29. Si des factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation : - sont-elles accompagnées des pièces justificatives ?
X
- la comptabilité garde-t-elle trace de ces envois ?
X
Questions
Oui Non
30. L'usage de photocopie comme pièce justificative est-il interdit?
X
31. Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?
X
Remarques
32. Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de comptes à la Sté : - ces relevés sont-ils comparés avec les soldes des comptes en comptabilité ?
X
- les différences sont-elles recherchées et apurées ?
X
- ces ajustements sont-ils approuvés par un responsable ?
X
Par le DAF10(*)
9- Paiement
33. La facture n'est-elle payée qu'au vue d'un ordre de paiement signé par le responsable en question et de l'original de la facture ?
X
34. L'ordre de paiement est-il délivré par le service responsable par écrit ?
X
35. L'ordre de paiement est-il établi après approbation des différents contrôles ?
X
36. Les originaux des factures sont-ils annulés après paiement ?
X
10- Remises, escomptes et ristournes
Cachet payé
37. Les approvisionnements sont-ils efficaces en matière de remises, escomptes et ristournes ?
X
38. Le pilotage de l'encaissement des remises, escomptes et ristournes est-il efficace ?
X
11- Prévention des litiges, retours et réclamations
39. Insère-t-on une clause compromissoire pour recourir à l'arbitrage institutionnel en cas de litige ?
X
40. Les marchandises ou emballages retournés aux fournisseurs font-ils l'objet d'un bon de retour pré numéroté ?
X
41. Les bons de retours et les bons de réclamations sont-ils transmis aux personnes chargées d'obtenir les avoirs ?
X
42. Est-il procédé régulièrement à une tenue des retours et des réclamations non recoupés avec des avoirs ?
X
Section 3 : Le tableau d'identification des risques
A ce stade d'analyse, on est normalement capable de lister les points faibles du contrôle interne, d'en apprécier la gravité et de dresser un tableau d'évaluation des risques. Dans le tableau d'identification des risques on a essayé de récapituler les points de contrôle de chaque volet et qualifier le risque s'y rattachant. En effet, afin de mieux identifier les risques liés à la gestion d'une unité, on a procédé à un découpage de la fonction ou du processus pour cerner les zones des risques.
Section 4 : La grille d'analyse des tâches
- Définition : Selon RENARD Jacques (2006 : 347), elle est la photographie à l'instant T de la répartition du travail, elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun. Pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire, on peut concevoir une grille qui v a comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.
Donc, c'est un outil de diagnostic qui nous permet de remarquer sans erreur possible les manquements au principe de séparation des tâches, d'analyser la charge de travail par agent, d'identifier sa structuration et la manière dont elle est remplie et pour détecter les fonctions incompatibles. Les fonctions incompatibles sont : · Les fonctions opérationnelles (exemple : achats, ventes,.....) ; · Les fonctions de conservation (exemple : détention des biens et valeurs c.à.d. magasin, caisse,......) ; · Les fonctions d'enregistrement (exemple : comptabilité) ; · Les fonctions de contrôle (exemple : audit interne, contrôle de gestion,.....). Ci-après on a réalisé une analyse des tâches assurées par certaines personnes qui sont en relation directe ou indirecte avec le service achats et ce à travers le recoupement entre une liste d'opérations effectuées et les intervenants :
PERSONNEL CONCERNE
FONC
Respon Respon Autre Servic Chef sable sable deman e compt achats magasin deur compt able able
Audi Servi Service Contrô D DAI DG t ce informat leur AF CG inter finan ique qualité ne cier
TION S
1. Demandeur d'achats
2. Demande des devis
X X
X
3. Tableau comparatif des offres
X
4. Etablissem ent des command es
X
X
X
5. Autorisatio n des command es
X
X X
X
X
X
6. Réception
X
7. Contrôle quantitatif et qualitatif
X
8. Comparais on command
X
e - bon de livraison
X
X
X
9. Comparais on command e - facture
X
X
10. Comparais on bon de réception facture
X
11. Imputation comptable
X
12. Vérificatio n de l'imputatio n comptable
X
X
13. Bon à payer
X X
X
X
14. Tenue du journal des achats
X
15. Tenue des comptes fournisseu rs
X
16. Rapproche ment des relevés fournisseu rs avec les comptes
X
X
17. Rapproche ment de la balance fournisseu rs avec le compte collectif
X
18. Centralisat ion des achats
X
19. Signature des chèques
X
X
20. Envoi des chèques
X
21. Tenue du journal des effets à payer
X
22. Tenue
du journal de trésorerie X
X
X
X
X
X
X
X
X
23. Accès à la comptabilit é générale 24. Suivi des avoirs 25. Contrôle des accès
X
26. Correction des erreurs
X
Après avoir effectué les vérifications préliminaires à travers les interviews, le questionnaire de contrôle interne et le tableau d'indentification des risques, nous allons procéder à des contrôles et investigations approfondis et ce en se basant sur un ensemble des tests. Ces tests sont préparés dans le programme d'audit et au fur et à mesure de l'avancement de la mission et des résultats des tests effectués, l'auditeur interne peut se servir d'autres tests qu'il juge essentiels. Les tests effectués sont clôturés par une conclusion et analyse des résultats et dont certains peuvent ne refléter aucune anomalie. Les anomalies sont retenues lorsque le nombre d'écarts dépasse le seuil de signification fixé. Les principaux tests que nous avons effectués dans cette mission sont détaillés ci-après : 1- S'assurer que les achats sont effectués suite consultations
On va procéder à la sélection d'un échantillon des dossiers des achats effectués durant les derniers mois écoulés, afin de vérifier que les achats sont effectués à des prix avantageux :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon et relatifs aux prix d'achats retenus n'a pas relevé d'anomalies. Par contre, certains dossiers de consultations ne comportent pas un tableau comparatif des offres.
2- S'assurer que les contrôles quantitatifs et qualitatifs sont effectués
Nous allons faire une sélection des factures d'achat relatives à des articles qui nécessitent des contrôles quantitatifs et qualitatifs à la réception. Sur la base de ces factures prises en échantillon nous sommes dirigés vers les magasins où la réception est effectuée et on a rapproché les factures avec les bons de livraison fournisseurs et on a vérifié si les contrôles nécessaires sont systématiquement effectués :
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon retenu n'a pas relevé d'anomalies. 3- Audit de classement des dossiers d'achats locaux
Nous avons consulté un échantillon de factures d'achats classées et on a vérifié l'existence de toutes les pièces rattachées (BC, BL et facture) et des visas des responsables habilités : N° facture
Montant
BC signé BL signé magasin Facture signée Commentaires
11/100358 2 543.345
Oui
Oui
Oui
RAS
11/100984 4 670.249
Oui
Oui
Oui
RAS
11/110008 26 448.300
DG
Oui
Oui
RAS
11/110847 20 646.313
DG
Oui
Oui
RAS
12/010260 3 456.112
Oui
Oui
Oui
RAS
12/010608 22 200.130
DG
Oui
Oui
RAS
12/030176 20 393.601
DG
Oui
Oui
RAS
12/030564 7 899.929
DG
Oui
Oui
RAS
Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon retenu n'a pas relevé d'anomalies. 4- Audit de classement des dossiers d'achats importés Test 4 : achat import 5- Audit des mentions légales sur factures d'achats
L'objectif des contrôles à effectuer consiste à s'assurer que les conditions de déductibilité de fond et de forme, prévues par l'article 9 du code de la TVA sont respectées. Conclusion du test :
Les tests effectués sur la base de l'échantillon retenu nous a permis de relever qu'il existe des factures d'achat par caisse qui ne comptent pas les mentions légales prévues par l'article 18 du code, ce qui met en cause la déductibilité des charges relatives. 6- Vérifier si les factures réglées comportent le cachet « payé »
L'objectif de ce test est de s'assurer que le risque de double règlement des factures est bien maitrisé. Dans ce cas, nous allons consulter un échantillon de factures réglées et vérifier la présence de mention « payé » et vérifier s'il y a des soldes de fournisseurs débiteurs à partir de la balance auxiliaire des fournisseurs. Conclusion du test :
Les factures comportent le cachet « payé » qui renferme des détails de règlement tels que le mode de règlement (chèque, traite, ...), montant payé et la date d'échéance. 7- Vérifier la présence des conventions conclues avec les fournisseurs habituels
A travers ce test, on va ressortir les fournisseurs avec qui la société a effectué avec eux des opérations courantes durant l'année et même les années antérieures et vérifier s'il existe des conventions conclues avec ces fournisseurs. Conclusion du test :
L'examen de des opérations effectuées avec les fournisseurs en terme de valeur et de périodicité, nous a permis de relever la présence de certains fournisseurs dont la société est habitué à s'entretenir avec eux d'une façon systématique en cas de déclenchement de besoin et ce sans qu'il y ait une convention signée entre les deux parties, ce qui ne permet pas de bénéficier des prix plus avantageux. 8- Vérifier que toutes les retenues à la source sont opérées
L'objectif de ce test est de s'assurer que toutes les retenues à la source devant être effectuées par la société ont été effectivement opérées et déclarées, aux taux et modalités appropriées. Cet examen est exhaustif et ouvrera une période bien définie :
Conclusion du test :
L'examen physique des pièces comptables ayant donné lieu, ou devant donner lieu à une retenue à la source, n'a pas relevé d'écarts relatifs à des retenues non opérées effectuées en plus. Section 6 : Analyse et révélation des problèmes (FRAP)
- Définition (FRAP) : La FRAP12(*) est le papier de travail synthétique par lequel l'auditeur présente et documente chaque révélation (Annexe 6). Une révélation étant une observation effectuée sur une nécessité ou une possibilité d'amélioration et méritant d'être rapportée, il s'agit dans la plupart du temps d'un dysfonctionnement. Chaque dysfonctionnement ou anomalie, donne lieu à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRAP) et donc à une analyse causale qui va permettre : Ø D'identifier le ou les dispositifs de contrôle interne qui présentent des faiblesses sur un point particulier ; Ø De relever les causes, les conséquences et les risques qui en découlent pour chaque point relevé Ø De recommander les notifications à apporter et pour y porter remède ; Ø L'addition de tous ces constats met en valeur la qualité du contrôle interne de l'unité ou du système ou de processus audité. Chaque FRAP doit reprendre la structure suivante :
Suite aux tests qu'on a effectués précédemment, on a essayé de relever dans les FRAP, les faiblesses constatées, les conséquences et les recommandations proposées : Feuille de Révélation et d'Analyse de Problème « FRAP 1 » Problème :
Les tableaux comparatifs des offres ne sont pas établis systématiquement pour chaque consultation. Constats :
Certains dossiers de consultations ne comportent pas un tableau comparatif des offres et ne sont présents que les devis reçus des fournisseurs. Cause :
Gain de temps. Conséquences :
Cette situation et contraire aux procédures et ne nous permet pas de s'assurer qu'il y a eu le choix de l'offre la plus avantageuse pour la société. Recommandations :
Les offres reçues des fournisseurs, et ayant les mêmes caractéristiques techniques des articles, doivent être récapitulées systématiquement sur un tableau comparatif des offres. Feuille de Révélation et d'Analyse de Problème « FRAP 2 » Problème :
Non-respect des mentions légales de fond et de forme prévues par l'article 18 du code de la TVA. Constats :
Certaines factures d'achats essentiellement celles en espèces, ne renferment pas les mentions légales de fond et de forme prévues par l'article 18 du code de la TVA.
Cause :
Divers fournisseurs ne possèdent que des factures non légales (carnet de factures vendu chez les librairies), tels que : ravitaillement de carburant, ticket autoroute, ticket parking, garagiste, tôlier, électricien, taxiphone, épicier, etc. Conséquences :
Perte de déductibilité de ces charges. Recommandations :
Exiger systématiquement aux fournisseurs des factures légales. Feuille de Révélation et d'Analyse de Problème « FRAP 3 »
Problème : Absence de conventions écrites avec certains fournisseurs habituels Constats :
La société n'a pas établi des conventions écrites avec certains fournisseurs habituels, qui décrivent les remises exceptionnelles, les conditions d'achat, les pénalités suite au retard de livraison, le planning des livraisons, etc. Les relati ons sont verbales. Cause :
Les conventions sont jugées sans utilité. Conséquences :
Cette situation ne permet pas de bénéficier des avantages qui peuvent en découler et peut engendrer des litiges avec les fournisseurs qui n'honorent pas à leurs engagements. Recommandations :
Conclure des conventions écrites avec les fournisseurs habituels refermant les éléments essentiels tels que : prix convenus, remises, conditions de paiement, pénalités, etc.
Section 7 : Elaboration du projet de rapport
Le projet du rapport est la récapitulation de l'ensemble des FRAP qu''on a pris le soin de les classer d'une façon logique et par ordre d'importance. Il présente la totalité des constats, assortis des causes, conséquences et recommandations. En effet pour les FRAP, l'auditeur s'est accordé à chaque instant sur l'interprétation des faits observés et les recommandations. Maintenant, il faut prendre du recul pour décider ce qu'il va écrire et
l'organiser. Cette synthèse est effectuée en ne reprenant que le problème de chaque(FRAP) en les réordonnant sans modifier l'énoncé puis en rajoutant des titres de regroupement. Le document auquel on a abouti est le projet du rapport d'audit. Chapitre III : La communication des résultats d'audit interne
Ce chapitre présente l'exposé de l'auditeur dans une réunion avec le service audité. Il traite les principales conclusions de l'audit et les recommandations appelées à figurer dans le rapport. Il est important de discuter, du bien-fondé de ces recommandations et des actions correctives que l'audité peut engager immédiatement. Section 1 : Le rapport définitif
Le rapport définitif comporte les anomalies, les recommandations, les avis des responsables du service audité et le délai compromis pour résoudre ces problèmes. Ce rapport intègre les constats qui fondent les recommandations de l'audit interne, ainsi la méthodologie préconisée des points positifs et les bonnes pratiques notables identifiées lors de l'audit. Dès que l'auditeur achève ses travaux de rédaction et de réorganisation, il transmet le rapport à la Direction d'Audit interne et de Contrôle de Gestion (DAICG) pour revue et validation. Par la suite, une fois où le rapport d'audit est validé, la DAICG le transmet à la Direction Générale et à la direction du service audité, tout en fixant une date pour la tenue d'une réunion de discussion du rapport d'audit. Section 2 : Discussion du rapport
Cette réunion est présidée par le DAICG et en présence de l'auditeur interne ainsi que du directeur et responsables du service audité. Le DAICG en collaboration de l'auditeur interne, présentent le rapport d'audit, les faits marquants, les anomalies et les recommandations proposées et ce point par point. La DAICG organise les discussions nécessaires pour consolider les conclusions consignées dans le rapport d'audit et se mettre d'accord sur les délais accordés au service audité pour remédier aux insuffisances. Section 3 : Elaboration du plan d'action
Le plan d'action est la suite à donner au rapport d'audit. Il est établit, formalisé et mis en oeuvre par l'entité audité. Il est définit pour chaque non-conformité ou remarque : * Caractéristique du problème ; * Identification et analyse des causes ; * La solution retenue ; * Le planning et les conditions de mise en oeuvre ;
* Les responsabilités et les délais de réalisation. Ce plan d'action est par la suite sera joint au rapport d'audit final. Section 4 : Le suivi des recommandations
Afin d'assurer l'efficacité de l'audit et pour atteindre l'objectif défini, l'auditeur doit : * Vérifier que toutes les parties intéressées ont une copie du rapport d'audit ; * Veiller à ce que le service audité a remis une réponse écrite au rapport d'audit ; * Vérifier la réalisation de l'action corrective dans les délais fixés ; * Observer et évaluer l'efficacité de l'action corrective mise en oeuvre. L'auditeur est chargé de déterminer et de déclencher toutes les actions correctives nécessaires pour traiter une non-conformité. Il convient de mener les actions correctives et les actions de suivi ultérieures qui peuvent inclure des audits supplémentaires, dans les délais convenus. Il convient que l'audité informe le client de l'audit de l'état d'avancement des activités d'action corrective. Par la suite l'auditeur procède à la notification des résultats de suivi des recommandations et de l'avancement à la DAICG. Suite aux travaux effectués, on a établi un tableau de suivi des recommandations suite au rapport d'audit de la fonction achats 2012 : Tableau de suivi des recommandations Conclusion générale Vu la sévère concurrence des marchés et vu les techniques modernes de gestion et de contrôle,
l'entreprise de nos jours investie de plus en plus dans le domaine de l'information, afin de progresser, de réaliser et de minimiser les dépenses et les risques. Parmi ces techniques, on trouve l'audit qui est avéré au fils du temps comme un outil indispensable et occupe une place importante au sein de l'entreprise. En effet, à cet égard, l'audit interne qui élément de gestion, a pour intérêt la croissance, la rentabilité et par conséquent la bonne performance de l'entreprise. Enfin, l'objectif majeur de tout projet est de mettre l'étudiant dans le milieu professionnel, ce qui permet d'enrichir de plus en plus les connaissances et essayer d'exploiter le bagage théorique appris tout au long du cursus universitaire. C'est la raison pour laquelle la maitrise de cet univers professionnel est une nécessité. Pour conclure, l'expérience tirée de mon stage de fin étude de licence au sein de l'UNPA se résume à une confrontation des acquis aux difficultés réelles du monde de travail. Sans oublier que ce stage est vraiment pour moi, l'occasion de se trouver en contact direct avec le milieu professionnel et d'en tirer profit des connaissances acquises.
