CUPRINS
Argument ........................................................................................................................... pag 2 1. Definiție, importanță, clasificare ............................................................................... pag 3 1.1 Definiție ......................................................................................................... pag 3 1.2 Importanță ...................................................................................................... pag 3 1.3 Clasificare ........................................................................................................ pag 4 1.3.1 După felul conturilor ......................................................................... pag 4 1.3.2 După numărul de egalități ............................................................... pag 4 2. Etapele întocmirii balanței de verificare ....................................................................... pag 8 3. Întocmirea balanței de verificare ................................................................................... pag 9 3.1 Balanța de verificare înainte de inventariere ................................................... pag 9 3.2 Balanța de verificare după inventariere .......................................................... pag 11 4. Studiu de caz ................................................................................................................... pag 13 Anexe .................................................................................................................................. pag 31 Bibliografie ......................................................................................................................... pag 32 Anexe
1
ARGUMENT
Prin această lucrare am prezentat sistemul informațional contabil privind întocmirea balanțelor de verificare și importanța acestora în contabilitatea firmei. Acest deziderat nu se poate realiza fară a descrie ansamblul caruia îi aparține sistemul informațional contabil privind documentele de evidentă. De aceea sunt prezentate aspecte generale privind importanța și clasificarea balanțelor de verificare, normarea activității și principiile contabile de bază . Alinierea sistemului contabil romanesc la practicile internaționale prin armonizarea reglementărilor contabile cu Directiva a IV-a a Comunitatii Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate, a fost realizată prin Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr.94/2001 pentru aprobarea Reglementărilor contabile armonizate cu Directiva a –1V-a
a
Comunității Economice Europene și Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr.306/2002 pentru aprobarea Reglementărilor contabile simplificate, armonizate cu directivele europene .
2
BALANŢA DE VERIFICARE Cap .1 DEFINIȚ IE, IMPORTANȚ Ă, CLASIFICARE 1.1 Definiț ie Balanţa de verificare sau balanţa conturilor este un procedeu specific al metodei contabilităţii care asigură verificarea exactităţii înregistrării operaţiilor economice în conturi, legătura dintre conturile sintetice şi bilanţ, legătura dintre conturile sintetice şi conturile analitice, precum şi centralizarea datelor contabilităţii curente. Balanţa de verificare se prezintă sub forma unei situaţii tabelare, în care se înscriu datele valorice preluate din conturi. Balanța de verificare are o formă tabelară cu corelații sau egalități, în care sunt transpuse conturile cu sumele aferente la un moment dat ( la sfarșitul unei perioade ). Centralizarea și gruparea datelor oferă utilizatorilor de informații date privind efectuarea analizei economicofinanciare și a a controlului privind situația patrimonială. 1.2 Importanț ă Contabilitatea trebuie să asigure informații complete, reale și exacte asupra întregii activitați desfașurate de agenții economici. De aceia operațiile economice trebuie să fie înregistrate corect în conturile analitice și sintetice. Pentru realizarea acestor obiective, contabilitatea folosește un instrument specific numit balanța de verificare. Balanța conturilor realizează legătura intre Situațiile financiare (bilanț) și conturi. Datele pentru intocmirea balanței sunt preluate din conturi, sunt centralizate într-o manieră specifică și transpuse apoi in bilanț. Din bilanț se deduc apoi soldurile inițiale din conturi. Importanța balanței de verificare se concretizează în realizarea următoarelor funcții: •
Funcț ia de verificare a exactităț ii înregistrărilor operaț iilor economice în conturi constă în controlul și identificarea erorilor de înregistrare în conturi, prin intermediul unor corelații valorice stabilite cu ajutorul ei.
•
Funcț ia de legatura dintre conturile sintetice ș i bilanț reflectă relația de interdependență intre conturi si bilanț. Astfel la sfârșitul anului cu soldurile finale din
3
conturile sintetice se alcătuiește bilanțul final. La începutul anului, existențele din bilanțul inițial sunt preluate în conturi sub formă de solduri inițiale. •
Funcț ia de legatură dintre conturile sintetice ș i cele analitice constă în întocmirea unor balanțe de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoară pe conturi analitice.
•
Functia de centralizare a existenț elor ș i miș cărilor din cadrul elementelor patrimoniale oferă posibilitatea grupării și centralizarii datelor din conturi cu ajutorul balanței de verificare.
•
Funcț ia de analiză a activităț ii economice are rol important în stabilirea unor indicatori economico-financiari pe o perioadă mai scurtă de timp.
1.3 Clasificarea balanț elor 1.3.1 După felul conturilor Balanț ele de verificare sintetice (generale) cuprind toate conturile sintetice folosite în contabilitatea curentă a unei întreprinderi, într-o perioadă de timp. Balanț ele de verificare analitice (auxiliare, secundare) cuprind conturile analitice dezvoltătoare ale conturilor sintetice. Ele se întocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice. Spre deosebire de balanța de verificare a conturilor, sintetice, care este una singură pe întreprindere, numărul balanțelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numărul conturilor care au fost desfășurate pe conturi analitice. 1.3.2 După numărul de egalităț i sau corelaț ii Balanţa de verificare cu o singură egalitate Balanţa de verificare cu o egalitate se prezintă în două variante: fie ca balanţă a sumelor, fie ca balanţă a soldurilor. Ea cuprinde numai o singură egalitate: Totalul sumelor debitoare
=
Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd)
(∑Tsc)
sau:
4
Totalul soldurilor finale
=
debitoare
creditoare (∑Sfc)
(∑Sfd)
Totalul soldurilor finale
Balanţa de verificare a conturilor cu două egalităţi Denumită şi balanţa sumelor şi a soldurilor rezultă din combinarea balanţei sumelor cu balanţa soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, două pentru totalul sumelor debitoare şi creditoare şi două coloane pentru soldurile finale, debitoare şi creditoare. Egalităţile sunt: 1)
Totalul sumelor debitoare
=
Totalul sumelor creditoare
(∑Tsd) 2)
(∑Tsc)
Totalul soldurilor finale
=
debitoare
creditoare (∑Sfc)
(∑Sfd)
Totalul soldurilor finale
Balanţa de verificare a conturilor cu trei egalităţi Balanţa de verificare a conturilor cu trei egalităţi se caracterizează prin separarea soldurilor iniţiale de rulajele lunii curente. Ea se întocmeşte în două variante: a) balanţă tabelară; b) balanţă de verificare şah. Balanţa de verificare cu trei egalităţi a fost concepută pentru sporirea proprietăţilor informative ale balanţelor de verificare cu una şi cu două egalităţi. Pe baza ei se pot stabili următoarele egalităţi: 1) Totalul soldurilor iniţiale debitoare
(∑Sid)
2) Totalul rulajelor debitoare
=
Totalul soldurilor iniţiale
creditoare =
(∑Sic)
Totalul rulajelor creditoare
(∑Rd) 3) Totalul soldurilor finale debitoare (∑Sfd)
(∑Rc) =
Totalul soldurilor finale
creditoare
(∑Sfc)
5
În plus, cu ajutorul acestei balanţe de verificare se poate stabili şi următoare corelaţie: totalul rulajelor din balanţa de verificare trebuie să fie egal cu totalul rulajelor din evidenţa cronologică (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le oferă balanţa de verificare cu trei egalităţi în formă tabelară, faţă de balanşa de verificare cu două egalităţi, ea prezintă şu neajuns, şi anume: deşi redă volumul valoric al activităţii desfăşurate într-o perioadă de gestiune, nu reflectă natura operaţiilor efectuate. Pentru înlăturarea acestui neajuns se foloseşte balanţa de verificare cu trei egalităţi în forma şah. Aceasta permite şi redarea corespondenţei conturilor în care s-au înregistrat operaţiile economice în funcţie de conţinutul lor economic. Balanţa de verificare şah se prezintă sub forma unei table de şah, întocmită după principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obţin aceleaşi trei egalităţi, cu deosebirea că aceste trei egalităţi nu se mai obţin între totalurile coloanelor perechi, ci la întretăierea rândurilor cu coloanele, în care rulajele din perioada curentă se înscriu pe conturi corespondente. Balanţa de verificare a conturilor cu patru egalităţi Această balanţă reprezintă o combinare a balanţei de sume şi solduri cu balanţa de rulaje lunare cu solduri iniţiale. Din acest motiv, ea mai poartă denumirea de balanţa de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obţin următoarele egalităţi: 1) Totalul sumelor debitoare din balanţa (perioada)
Totalul sumelor creditoare =
precedntă (∑Tsdp) 2) Totalul rulajelor debitoare
precedntă =
ale lunii curente (∑Rd) 3) Totalul sumelor debitoare la
din balanţa (perioada)
Totalul rulajelor creditoare ale lunii curente (∑Rc)
=
data întocmirii balanţei
Totalul sumelor creditoare la data întocmirii balanţei
(∑Tsdf) 4) Totalul soldurilor finale debitoare (∑Sfd)
(∑Tscp)
(∑Tscf) =
Totalul soldurilor finale
creditoare
(∑Sfc)
6
Balanţa de verificare cu patru egalităţi se întocmeşte în două variante, care iau naştere din conţinutul diferit al primelor coloane, astfel: a) în cazul lunii ianuarie, balanţa de verificare cu patru egalităţi cuprinde soldurile iniţiale debitoare şi creditoare, iar egalitatea se stabileşte între aceste totaluri ale soldurilor iniţiale debitoare şi creditoare; b) la sfîrşitul celorlalte luni ale anului, primele două coloane conţin date privind totalul sumelor precedente debitoare şi creditoare. Cu toate avantajele pe care le prezintă faţă de celelalte balanţe de verificare, balanţa conturilor cu patru egalităţi are următorul neajuns: nu reflectă rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile iniţiale de la începutul anului. Înlăturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin întocmirea unei balanţe de verificare cu cinci egalităţi. Balanț a de verificare cu cinci serii de egalităț i -prezintă urmatoarele egalități ( corelații ) ce trebuie respectate pe total coloane: 1) Solduri inițiale debitoare
la 1 ianuarie (exercițiul N ) 2) Rulaje debitoare luna curentă 3) Rulaje debitoare cumulate
=
Solduri inițiale creditoare la 1 ianuarie ( exercițiul N ) =
Rulaje creditoare luna curentă
=
Rulaje creditoar cumulate
4) Total sume debiotare la data curentă =
Total sume creditoare la data curentă
5) Solduri finale debitoare
=
Solduri finale creditoare
1.4. Etapele intocmirii balantei de verificare Balanta de verificare se intocmeste obligatoriu, conform legislatiei in vigoare, la sfarsi-tul exercitiului financiar (anual) si ori de ate ori este necesar, in scopul centralizarii si veri-ficarii exactitatii datelor inregistrate in conturi. Ordonanta nr. 70/2004 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991 prevede la art. 21 : « Pentru verificarea inregistrarii corecte in
7
contabilitate a operatiunilor efectuate se intocmeste balanta de verificare, cel putin anual, la inceputul exercitiului financiar, sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice. » Etapele intocmirii unei balante de verificare sunt : 1) se trec din bilant soldurile ( initiale) in conturi. 2) Inregistrarea pe baza de documente a operatiilor economice si financiare in ordine cronologica in registrul jurnal prin formule contabile. 3) Inregistrarea operatiilor din registrul jurnal sau din jurnale, dupa caz, in cartea mare pana la data cand urmeaza sa se intocmeasca balanta de verificare. a. In acest fel se realizeaza inregistrarea sistematica in conturi. 4) totalizarea sumelor din debitul si creditul fiecarui cont deschis in cartea mare,, stabilinduse soldul acestora. 5) Trecerea datelor din conturile deschise in cartea mare ( solduri initiale, rulaje, total sume, solduri finale ) in formularul de balanta de verificare. 6) Totalizarea sumelor pe coloanele balantei de verificare, iar totalurile stabilite in cadrul
fiecarei coloane perechi, debitoare si creditoare, trebuie sa fie egale intre ele. Totodata, totalul sumelor stabilite in cadrul balantei de verificare trebuie sa fie egal cu totalul din registrul- jurnal.
CAP. 3 ÎNTOCMIRE BALANȚ EI DE VERIFICARE ÎNAINTE ȘI DUPĂ INVENTARIERE
3.1 Balanț a conturilor înainte de inventariere La sfârşitul exerciţiului se verifică dacă toate evenimentele şi tranzacţiile au fost înregistrate în contabilitate. În acest fel se procedează la aducerea la zi a tuturor înregistrărilor din contabilitate. Caracterul real al Situaţiilor financiare depinde de reflectarea corectă şi completă în contabilitate a tuturor operaţiilor economice desfăşurate. Corecta întocmire presupune verificarea corelaţiei dintre evidenţa contabilă şi cea operativă , dintre evidenţa cronologică şi sistematică, dintre conturile sintetice şi analitice dezvoltătoare. În cazul apariţiei unor necon- cordanţe, ele se corectează în această etapă. Informaţiile necesare întocmirii Situ- aţiilor financiare anuale se
8
preiau din Balanţa de verificare (balanţa conturilor), care face legătura între contabilitatea curentă şi documentele de sinteză (fig.1.2):
BALANŢA CONTURI
DE
VERIFICARE
SITUAŢII FINANCIARE
(Balanţa conturilor)
Balanţa de
Balanţa de
verificare
verificare
sintetică
analitică
Legea contabilităţii nr.82/1991, republicată, prevede că pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiilor efectuate se întocmeşte Balanţa de verificare, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a Situaţiilor financiare anuale.De regulă, la o anumită dată, se întocmeşte o balanţă sintetică şi mai multe balanţe analitice, în funcţie de numărul conturilor sintetice care necesită detalierea. Obţinerea Balanţei de verificare este echivalentă cu obţinerea situaţiei scriptice a elementelor patrimoniale. La încheierea exerciţiului se întocmesc cel puţin două variante de balanţe de verificare : • balanţă preliminară (prima balanţă) înainte de efectuarea operaţiilor de inventariere • balanţă definitivă (a doua balanţă) întocmită după efectuarea inventarierii , a operaţiilor de regularizare şi de închidere a exerciţiului. Scopul principal al elaborării balanţei de verificare preliminară înainte de inventariere, este de a prezenta datele scriptice care se vor compara cu existenţele faptice stabilite la inventariere. Operaţiile de inventariere şi de regularizare a operaţiilor de sfârşit de an generează suplimentarea înregistrărilor în conturi, ceea ce determină modificarea datelor din balanţa preliminară. Cu datele din balanţa definitivă se procedează la elaborarea Situaţiilor financiare anuale.
9
Balanţa de verificare are o formă tabelară, cu egalităţi sau corelaţii, în care sunt transpuse conturile cu sumele aferente la un moment dat (sfârşitul unei perioade). Centralizarea şi gruparea datelor oferă utilizatorilor de informaţii date privind efectuarea analizei economico-financiare şi a controlului privind situaţia patrimonială. După numărul de corelaţii (egalităţi) balanţa de verificare sintetică (balanţa conturilor) poate fi elaborată cu o egalitate, cu două egalităţi, cu trei egalităţi, cu patru egalităţi, cu cinci egalităţi.Balanţa de verificare cu cinci egalităţi este ageată de agenţii economici deoarece conţine în strucura sa date şi informaţii indispensabile elaborării Situaţiilor financiare anuale : solduri iniţiale la începutul anului, rulajele din lunile precedente (rulajul cumulat în perioada 1 ianuarie – 31 decembrie). În condiţiile prelucrării informatizate a datelor contabile, acest tip de balanţă este mai uşor de realizat (fig.1.3). Se pot folosi şi alte modele de balanţă, cu diverse tipuri de corelaţii, cu condiţia să prezinte toate informaţiile necesare elaborării Situaţiilor financiare anuale.
Balanța de verificare preliminară la 31 decembrie N SC. ALFA SA Simbol cont 1012 1061 1171 121 129 301 401 4111 4118
Solduri iniţiale 1 ianuarie N
Rulaje luna curentă
Rulaje cumulate 1 ian. – 31 dec.
Total sume la 31 decembrie
Solduri finale la 31 decembrie
D
C
D
C
D
C
D
C
D
C
98.000 10.000 10.000 8.000
90.000 18.000 80.000 98.000 30.000 -
800 400 600 -
900 700 500 -
1.198.000 60.000 20.000 26.410 -
1.700.000 98.000 50.000 66.410 10.000 -
1.198.000 98.000 70.000 20.000 36.410 8.000
90.000 18.000 80.000 1.798.000 98.000 50.000 96.410 10.000 -
20.000 26.410 8.000
90.000 18.000 80.000 600.000 76.410 -
Alături de balanţa sintetică se întocmesc balanţele analitice, care detaliază şi verifică datele din conturile sintetice. În raport cu funcţia contabilă a contului sintetic, balanţele analitice pot fi elaborate pentru conturi monofuncţionale sau bifuncţionale – după caz. Ele se exprimă în etalon cantitativ-valoric sau numai valoric, în funcţie de caracteristicele contului sintetic din care provine. Cu ajutorul balanţei se pot depista două categorii de erori (greşeli) : erori care afectează egalităţile şi erori care nu afectează egalităţile. Dacă balanţa se obţine în sistem informatizat cu ajutorul unui soft specializat (program de contabilitate), pot să apară neconcordanţe, erori care nu
10
afectează egalităţile: omisiuni de înregistrări a operaţiilor economice, repetarea unor formule contabile, stabilirea greşită a formulei contabile, trecerea greşită a sumelor într-o formulă contabilă corectă, neaplicarea corectă a normelor contabile şi fiscale, selecţie şi activare greşită a secţiunilor din programul de soft etc. Indiferent de categoria lor, greşelile trebuie corectate pentru a asigura corecta prezentare a elementelor patrimoniale prin balanţă.
3.2 Balanț a de verificare după inventerarie După efectuarea inventarierii, înregistrării plusurilor și minusurilor de inventar precum și a operațiilor de regularizare se întocmește o balanță de verificare care reflectă situația reală a patrimoniului. Ea se prezintă ca și o bază de date în vederea pregătirii informațiilor contabile pentru elaborarea Situațiilor financiare anuale.
Balanța de verificare după inventariere la 31 decembrie N
SC.ALFA.SA Simbol cont 1012 1061 1171 121 129 301 401 4111 4118
Rulaje luna curentă
Solduri iniţiale 1 ianuarie N
D
C
D
98.000 10.000 10.000 8.000
90.000 18.000 80.000 98.000 30.000 -
800 400 600 -
Rulaje cumulate 1 ian. – 31 dec.
C
D 900 2000 700 500 -
11
1.198.000 60.000 20.000 26.410 -
C 1.700.000 98.000 58.000 66.410 10.000 -
Solduri finale la 31 decembrie
D 18.000 26.410 8.000
C 90.000 18.000 80.000 600.000 76.410 -
CAP. 4 STUDIU DE CAZ Prezentarea întreprinderii, a structurii organizatorice și a obiectului de activitate Denumirea: S.C. DIADORA S.R.L. Sediul: loc. Brăila, str. Dorna, nr. 4, jud. Brăila Nr. de înregistrare la Registrul Comerț ului: J09/6720/2001 Cod fiscal: R 3140612 Cont: 251100910110908 Banca: B.R.D. – G.S.G. Suc. Braila Telefon/Fax : 0239/876321 E-mail:
[email protected]
S.C. DIADORA S.R.L. s-a înființat la data de 15.12.2001, având capitalul social subscris ți vărsat suma de 25.000 RON, reprezentând 5.000 de parți sociale cu valoarea nominală de 5 RON. Asociații, Alexe Octavian și Pascu Liviu, au contribuit în mod egal la formarea capitalului social. Obiectul de activitate este fabricarea și vânzarea de confecții pentru dame, precum și comercializarea cu amănuntul a unui bogat sortiment de mărfuri, inclusiv din producția proprie.
12
Programul de producție cuprinde fabricarea mai multor categorii de produse subțiri și groase: bluze, fuste, pantaloni, costume, etc. Materiile prime și materialele se achiziționează în totalitate de la furnizorii interni. Pentru a se obține produsul finit acestea parcurg urmatoarele operații succesive: -
proiectarea îmbracamintei;
-
pregătirea materialului textil: controlul calitativ și cantitativ al baloturilor, sortarea
acestora pe lațimi, calculul tiparelor pentru croit; -
croirea: șablonarea, șpănuirea, sectionarea șpanului, decuparea detaliilor, formarea
pachetelor, controlul detaliilor, corectarea și numerotarea acestora; -
confecționarea: prelucrarea și asamblarea detaliilor;
-
finisarea: tratament umidotermic, aplicarea diferitelor garnituri și accesorii, baterea
butonierelor, cusut nasturi, curățat ațe, controlul calității, etichetarea și marcarea; -
ambalarea (împachetarea);
-
depozitarea.
Produsele finite sunt vândute clienților interni și externi la prețurile de vânzare negociate, stipulate în contractele de vânzare-cumpărare încheiate. O parte din produse sunt transferate la magazinul propriu de desfacere pentru a fi vândute cu amănuntul. În acest magazin se mai vând și alte mărfuri textile achiziționate de la diverși furnizori. Activitatea de producție se desfăsoara în două secții principale: -
secția I este secția de croire în care se desfăsoară activitatea de pregatire și cea de
croire propriu-zisă; -
secția II este secția de confecționare în care se realizează activitatea de confecționare
propriu-zisă, precum și finisarea și ambalare. Activitatea auxiliară a întreprinderii, de tip „service”, se desfașoară în cadrul atelierului mecanic, care efectuează lucrări de întreținere și reparații ale utilajelor, instalațiilor și altor imobilizări. De asemenea, întreprinderea dispune de un mijloc de transport utilizat pentru transportul de bunuri și de personal. Metoda de organizare a contabilității sintetice a stocurilor este cea a inventarului permanent iar evaluarea la iesire se realizează prin metoda FIFO. Înregistrările în jurnale se fac în tot cursul lunii, direct pe baza documentelor justificative. 13
Studiul de caz vizează operațiunile pe care firma le-a realizat în perioada 01.12.2010 – 31.12.2010, cu reflectarea acestora în contabilitate și prezentarea balanței de verificare și a bilanțului contabil la sfârșitul exercițiului financiar.
14
