ANALISIS SISTEM DAN DESAIN (B)
QUIS 1
JAWABAN SOAL QUIS ANALISIS SISTEM DAN DESAIN Tanggal Pemberian Tugas : 31 Maret 2016 Tanggal Pengumpulan Tugas : 21 April 2016 Oleh: NI KOMANG WIDYASANTI
NIM: 1404505061
PANDE NENGAH PURNAWAN NIM: 1404505064 IGBN SATYA WIBAWA
NIM: 1404505071
JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA BUKIT JIMBARAN 2016
SOAL
1.
Sebutkan, jelaskan dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
2.
Jelaskan tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan sistem.
3.
Setelah sistem baru dikembangkan maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masingmasing komponen dari PIECES yang dikaitkan dengan tugas pribadi project kelompok.
4.
Sebutkan dan jelaskan tahapan dari System Development Life Cycle menurut Kendal & Kendal serta Henry Lucas Jr. Sebutkan juga pihak-pihak yang terlibat beserta peranannya masing-masing.
5.
Buatlah minimal 5 desain tampilan ( form form input , transaksi atau report) dari tugas project yang menjadi tugas pribadi anda, sesuai dengan konsepkonsep perancangan user interface (UO) atau GUI yang benar.
6.
Jelaskan perbedaan antara Job Description dan Standard Operating Procedure (SOP). Berikan contoh minimal 2 detail Jobdes yang saling
berkaitan dengan SOP dalam suatu organisasi. Misal: Jobdes Staff Receiving , Store Manager , Manager IT.
7.
Buatlah gambaran umum sistem dan Standar Operating System (SOP) dalam bentuk flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan. a. Proses Permintaan Barang ke Gudang b. Proses Permintaan Pembelian Barang c. Proses Pembelian Barang d. Proses Penerimaan Barang dai Supplier e. Proses Pembayaran
8.
Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini. a. Nigtht Audit b. Inventory system
c. Stock opname d. Kartu gudang (bin card ) e. Form- form form yang ada dalam inventory system inventory system and purchasing f. Form- form form yang ada pada proses pembayaran g. Cost control Cost control h. Sales control i. Account payble payble j. Account receivable Account receivable k. General cashier General cashier l.
General ledger General ledger
m. Budgeting n. Anging (hutang (hutang dan piutang) o. Fixed asset Fixed asset p. Trial balance Trial balance q. Balance sheet Balance sheet r. Income statement Income statement s. Journal vourcher Journal vourcher t.
(COA) Chart of Chart of account account (COA)
u. Kelompok-kelompok utama COA v. Debet credit Debet credit w. Posting x. Closing y. Year to Year to date (YTD) z. Mounth to date (MTD)
JAWABAN
(Pande Nengah Purnawan – 1404505064) 1404505064)
1.
Pengembangan sistem diartikan sebagai penyusunan sistem baru atau menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya perbaikan sistem adalah adala h sebagai berikut.
1)
Ketidakberesan Sebuah sistem lama yang mengalami ketidakberesan menyebabkan sistem
tersebut tidak relevan atau tidak dapat digunakan lagi. Contoh ketidakberesan antara lain: a. kecurangan yang disengaja dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan dan data dimanipulasi sehingga kebenarannya diragukan, b. kesalahan yang tidak disengaja yang dapat menyebabkan kebenaran data kurang terjamin, c. operasinya tidak efisien, d. penyimpangan dalam kebijakan yang ditetapkan manajemen. 2)
Pertumbuhan organisasi Pertumbuhan organisasi menyebabkan perlunya sistem untuk diperbaharui
atau ditambahkan agar lebih sesuai. Pertumbuhan organisasi diantaranya kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan perubahan prinsip akuntansi. 3)
Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities) Di jaman saat ini teknologi, perangkat komputer, perangkat lunak, teknologi
komunikasi dan informasi sudah semakin berkembang. Organisasi/perusahaan harus mampu mengikuti perkembangan ini. Hal ini dikarenakan dengan berkembangnya cara-cara untuk mendapatkan informasi, proses pengumpulan data untuk menentukan keputusan akan semakin cepat. Ini mempengaruhi munculnya kesempatan-kesempatan yang dapat digunakan untuk bersaing antar perusahaan. Misalnya saja ketika sebuah perusahaan pesaing mendapatkan informasi dan menjadikan informasi tersebut sebagai peluang dalam berbisnis, maka perusahaan lainnya harus mampu mendapatkan informasi tersebut dan menentukan keputusan dengan cepat untuk agar dapat bersaing dalam bisnisnya. 4)
Adanya intruksi-intruksi. Adanya intruksi-intruksi ini dikarenakan adanya perintah dari atasan atau
adanya perintah untuk mengubah sistem dari luar. Contohnya karena kebijakan pemerintah.
(Pande Nengah Purnawan – 1404505064)
2.
Konsep Gunung Es Biaya Fenomena konsep gunung es biaya sebenarnya tidak selalu terjadi. Jika
pengembang sistem sudah benar-benar mampu memahami setiap langkah-langkah dari pengembangan sistem, maka konsep ini bisa saja tidak terjadi. Konsep gunung es biaya sebenarnya menjelaskan bahwa dalam mengembangkan suatu sitem biaya perawatan adalah biaya yang paling besar. Ilustrasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1. Biaya perawatan terletak di bagian terbawah dari gunung es. Sebagian pengembang sistem tidak menyadari bahwa biaya perawatan yang paling besar, karena tidak terlihat dari permukaan.
Gambar 2.1 Konsep Gunung Es Biaya
Ketika sebuah sistem dikembangkan, secara garis besar pengembang dan juga pengguna hanya akan melihat kendala dan keperluan sistem saja, serta mengalkulasi keperluan dari tahap analisis sampai biaya implementasi. Namun sayangnya biaya perawatan sangat jarang diperhatikan. Padahal faktanya adalah biaya perawatan merupakan tahap yang memiliki cost atau pengeluaran terbesar dari segala tahap yang ada, karena banyak kemungkinan yang bisa terjadi pada sebuah sistem, seperti kesalahan sistem saat implementasi, keberhasilan sistem kurang terjamin, dan menghindari terjadinya kesalahan operasional.
(Pande Nengah Purnawan – 1404505064)
3.
PIECES PIECES merupakan singkatan dari per formance, information, economy,
control, efficiency, dan service. Istilah-sitilah tersebut sangat berhubungan dengan
sistem baru yang dikembangkan dan diharapkan terjadi peningkatan pada sistem baru tersebut berdasarkan aspek PIECES. P er formance (kinerja),
merupakan peningkatan kinerja (hasil kerja) suatu
sistem baru yang mampu menjadikan sistem lama menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Thoughput adalah jumlah dari pekerjaan yang mampu dilakukan pada saat tertentu. Reponse time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi tersebut dan ditambah waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Contohnya adalah pada projek yang kami buat. Projek yang kami buat adalah Sistem Informasi Garment yang memang sudah berbasis IT khususnya aplikasi Web. Dengan adanya sistem seperti ini akan sangat meningkatkan kinerja dari sistem. Contohnya adalah kinerja koordinasi antar subsistem sales and marketing dengan subsistem produksi akan terjalin lebih cepat. I nformation (informasi)
yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan dari sistem baru terhadap sistem lama. Sebagai contoh dalam Sistem Informasi Garment, terutama dalam proses permintaan barang dari subsistem lain ke subsistem inventori. Informasi data barang yang ingin diminta tidak akan mengalami perubahan-perubahan karena modul inventori sudah pasti terpasang disetiap subsistem lain. Informasi tersebut akan secara langsung diterima oleh pihak inventori, sehingga tidak akan ada ketertinggalan informasi. E conomy
(ekonomis),
peningkatan
terhadap
manfaat-manfaat
atau
keuntungan dan penurunan biaya yang terjadi. Sebagai contoh dalam Sistem Informasi Garment, sistem pencatatan dalam setiap subsistem sudah berbasis database sehingga terjadi pengurangan biaya pencatatan terutama adalah hal
penggunaan kertas. C ontrol (pengendalian),
peningkatan dalam pengendalian bertujuan untuk
menanggulangi dan mendeteksi kecurangan-kecurangan yang akan terjadi dan dapat dengan cepat memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi. Contohnya dalam Sistem Informasi Garment, setiap subsistem sudah membuat report masing-
masing aktivitas yang mereka lakukan, dan report tersebut akan diserahkan kepada masing masing head dari subsistem. Sehingga dengan kata lain pengontrolan dari setiap subsistem yang dapat dilakukan dengan mudah. E fficiency (efisien),
peningkatan terhadap efisien operasi berbeda dengan
peningkatan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan efisiensi lebih kepada bagaimana sumber daya yang digunakan seminimal mungkin, efisiensi dapat dihitung dengan output dibagi dengan input -nya. Sebagai contoh dalam Sistem Informasi Garment, efisiensi ini berkaitan juga dengan aspek ekonomi. Karena sistem pencatatan dalam setiap subsistem sudah berbasis database maka terjadi pengurangan biaya pencatatan terutama adalah hal penggunaan kertas sehingga penggunaan dana akan semakin efisien. S ervice (pelayanan),
peningkatan pelayanan berkaitan dengan bagaimana
sistem mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada pihak pengguna sistem. Sebagai contoh dalam Sistem Informasi Garment, peningkatan pelayanan dapat dilihat dari pelayanan subsistem HRD kepada pegawai dari subsistem lain. Pegawai dari subsistem manapun akan mendapatkan layanan pencutian kerja dengan mudah, karena modul HRD terpasang di setiap subsistem. (Ni Komang Widyasanti - 1404505061)
4.
SDLC (System Development Life Cycle) SDLC ( System Development Life Cycle) atau yang biasa disebut Siklus
Hidup Pengembangan Sistem merupakan sebuah proses dimana suatu system itu dibuat yang kemudian dikembangkan menjadi system yang lebih baru yang kemudian
mengganti
system
yang
lama.
Pada
dasarnya
Siklus
Hidup
Pengembangan Sistem (SDLC) terdiri dari lima fase yaitu, perencanaan, analisis, desain, konstruksi atau implementasi dan perawatan. Namun dengan semakin berkembangnya sistem informasi, berkembang pula SDLC. Beberapa ahli memaparkan SDLC dengan istilah yang berbeda, namun secara aktual konten dari setiap fase adalah sama. Berikut ini pemaparan dari beberapa ahli mengenai tahapan Siklus Hidup Pengembangan Sistem.
1)
Tahap Perencanaan (Menurut Kendall & Kendall) Tahap perencanaan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu: a.
Identifikasi masalah dilakukan dengan melihat kenyataan yang terjadi dalam suatu perusahaan.
b.
Identifikasi kesempatan dilakukan untuk mengetahui proses apa saja yang dapat diubah menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi.
c.
Identifikasi tujuan dilakukan untuk mengetahui tujuan apa yang ingin dicapai perusahaan.
Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Kendall & Kendall yaitu sebagai berikut. a.
Analis bertugas mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan tujuan dari perusahaan.
b.
User Management , merupakan pihak yang memberikan masukan analis
atas masalah, kesempatan dan tujuan dari perusahaan. c.
System Management bertugas memberikan masukan dan saran untuk
dapat menyelesaikan kepada analis.
(Menurut Henry Lucas Jr.) Tahap perencanaan memiliki beberapa tahap yaitu sebagai berikut. a. Inception Pada tahap ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang kemungkinan resiko yang terjadi pada sistem, sebagai langkah pertama dari manajemen resiko. Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Henry Lucas Junior yaitu: a)
Sistem Developer bertugas
membuat
draft
kasar
tentang
kemungkinan resiko yang terjadi pada system. b)
User
Management memutuskan
dikerjakan.
sistem
tersebut
mungkin
b. Feasibility Study Pada tahap ini dilakukannya study yang akan menghasilkan sebuah project plan untuk menjawab pertanyaan seperti apakah kemampuan
menjalankan sistem, apakah organisasi mempunyai jaringan dan yang lainnya. Hal-hal tersebut yang didefinisikan oleh sistem analis dan mendapat persetujuan dari seorang user . Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Henry Lucas Junior yaitu: a)
Sistem Analis bertugas melakukan studi yang akan menghasilkan project plan dan kelayakan alternatif.
b)
User management dan designer memberikan pertimbangan-
pertimbangan ke sistem analis.
2)
Tahap Analis (Menurut Kendall & Kendall) Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu: a. Determining Information Requirements
Pada tahap ini dilakukan analisis sistem untuk menentukan syaratsyarat informasi. Pengumpulan data mengenai kebutuhan user dilakukan
dengan
cara
wawancara,
kuisioner, sampling ,
dan
menganalisis hard data . Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analis bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai informasi dalam perencanaa sistem.
b)
User Management memberikan masukan ke Analis.
c)
User Operation Worker memberikan masukan ke Analis.
d)
System Management memberikan masukan ke Analis.
b. Analyzing System Needs
Menganalisis kebutuhan sistem dengan menguraikan suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponennya untuk mengevaluasi peluang dan hambatan yang terjadi. Ini dilakukan dengan menggunakan dataflow diagram sehingga dapat diketahui input , proses
dan ouput dari sistem, serta kamus data untuk mendaftarkan item data dan spesifikasi yang digunakan dalam sistem. Selanjutnya membuat keputusan yang terstruktur untuk memperoleh kondisi dan tindakan alternatif melalui tabel keputusan atau pohon keputusan. Pada tahap ini juga dilakukan pembuatan proposal system yang berisikan ringkasan apa yang telah ditemukan tentang pengguna, kelebihan dan kekurangan sistem yang ada, menyediakan keuntungan dan biaya analisis, membuat rekomendasi tentang apa yang harus dilakukan. Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu: a.
Analis bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai informasi dalam perencanaa sistem.
b.
User Management memberikan masukan ke Analis.
c.
Sistem Management memberikan masukan ke Analis.
(Menurut Henry Lucas Jr.) Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu: a.
System Analysis
Tahap ini merupakan proses untuk menampung data faktual, memahami proses yang terjadi di dalam sistem, identifikasi masalah, menyarankan pendapat yang bisa dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem. Pada tahap ini juga merupakan pendalaman proses bisnis, kumpulan data operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem, mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari organisasi. Tujuan utama dari analisa sistem adalah menemukan jawaban dari setiap proses bisnis, apa yang telah dikerjakan, bagaimana dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara memperbaiki. Dilakukan untuk melahirkan sistem yang efisien dan memuaskan kebutuhan pengguna.
Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a)
Sisteam
analis
mengumpulkan
bertugas data
melakukan
factual,
pemahaman
identifikasi
masalah,
proses, serta
menyarankan pendapat tentang pengembangan system. b)
User management diminta memdesain output yang diharapkan.
b. Requirement Analysis Merupakan tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Ini menjadi pekerjaan sulit karena harus mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, yang disebabkan adanya kemungkinan pemakai mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya. Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a. Analist System bertugas melakukan interaksi intensif dengan user dan Quality Assurance Staff untuk mendapatkan informasi yang menjadi
kebutuhan pemakai. b.
Quality Assurance Staff yang melakukan review secara kontinyu dari
setiap proses yang menjadi masukan untuk analis sistem.
3)
Tahap Desain (Menurut Kendall & Kendall) Pada tahap ini diberi nama Designing the Recommended System. Aktivitas
yang dilakukan pada fase ini adalah mendesain prosedur bagi pengguna untuk entri data secara akurat dan efektif, mendesain inferface bagi pengguna, mendesain database yang akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan oleh pengambil keputusan, mendesain output baik onscreen atau tercetak, terakhir desain kontrol dan prosedur backup.
Personil yang terlibat pada tahap desain menurut Kendall & Kendall yaitu: a.
Sistem Analis memberikan dokumen yang berisikan usulan dan laporan final desain kepada pemakai informasi, mengerjakan pohon keputusan.
b.
Sistem desainer mengerjakan sistem kontrol, berkas dan database.
(Menurut Henry Lucas Jr.) Terdapat 2 tahap yaitu: a. Design Tahap ini dikatakan Ideal system unconstrained, perancangan sistem yang ideal bagi pengguna, memenuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas. b.
Spesifications
Adapun kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah identifikasi atau spesifikasi target lingkungan, mengembangkan rencana contigency sebagai
responsi
presedur
darurat,
karena
banyak
hal
dapat
mempengaruhi desain sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem analis. Pada tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, disain basisdata, input dan output, kebutuhan pemrograman dan manual prosedurnya. Personil yang terlibat pada tahap desain menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a. Analis menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi. b. User Management memberikan masukan ke Analis.
4)
Tahap Implementasi (Menurut Kendall& Kendall) Tahap implementasi terdiri dari: a. Developing and Documenting Software
Tahap
ini
dikatakan
sebagai
fase
mengembangkan
dan
mendokumentasikan perangkat lunak dimana aktivitas yang dilakukan adalah mengembangkan perangkat lunak melalui kerjasama sistem analis dengan programmer , mengembangkan dokumentasi melalui
kerjasama antara sistem analis dengan pengguna. Programmer membuat dokumentasi dari perangkat lunak baik prosedur manual, pertanyaan yang paling sering ditanyakan oleh user ( Frequently Asked Questions) karena pengguna terlibat dari awal pengembangan sistem, “ Read Me” file.
Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analis mendesain program komputer menggunakan struktur charts dan pseudocode.
b) Programmer mengerjakan program berdasarkan desain dari analis. b.
Testing and Maintaining the System
Sebelum suatu sistem informasi dapat digunakan maka perlu dilakukan pengujian yang dilakukan oleh programmer dan sistem analis saja, kalau terjadi masalah maka segera dapat dilakukan perbaikan sistem, pengetesan dilakukan dengan memakai sampel data aktual. Disinilah fase perawatan terhadap sistem dimulai. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.
b) Programmer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis. c)
User Management bertugas ikut melakukan pengujian program.
c. Implemeting and Evaluating the System
Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem, konversi sistem, dan evaluasi sistem. Pada tahap ini juga sudah masuk ke fase perawatan sistem dengan melakukan review dan evaluasi sistem. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analist memberikan melakukan konversi system.
b)
Programmer
melakukan
memperbaiki program.
instalasi,
menambah
fitur
dan
(Menurut Henry Lucas Jr.) Tahap implementasi terdiri dari beberapa tahapan yaitu: a. Programming Pada tahap ini dilakukan penulisan program aktual operasi logika, pada beberapa perusahaan tertentu, pekerjaan ini dilakukan oleh kelompok programmer terpisah, ada juga yang menggunakan analis programmer .
Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a) Programmer membuat program sesuai dengan desain yang dibuat oleh analist. b)
Analis mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai dengan desain yang sudah dibuat sebelumnya.
b.
Testing
Melakukan pengujian pada sistem, apakah telah sesuai dengan disain dan keinginan pemakai. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a)
Desainer dan pemakai bekerja bersama melakukan test atau percobaan terhadap sistem yang dibuat, apakah output sudah sesuai dengan yang diharapkan.
c.
Training
Melakukan pelatihan kepada pemakai sistem. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a)
Analist melakukan pelatihan kepada karyawan tentang sistem baru yang dibuat.
b)
User atau pemakai berpartisipasi penuh dalam pelatihan sambil
mereview apakah ada kekurang atau ketidaksesuaian pada output yang dihasilkan. d.
Conversion
Melakukan konversi / migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru. Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:
a)
Analist melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru menggunakan metode pendekatan yang ada.
b)
User memberikan estimasi dan memprakirakan dampak dari sistem
baru terhadap organisasi atau individu.
5)
Tahap Perawatan (Menurut Kendall & Kendall) Tahap perawatan telah dimulai dari: a.
Testing and Maintaining the System
Dilakukan pengetasan sistem apakah sistem ada yang mengalami kegagalan (bug ) dan sekaligus dilakukan perawatan terhadap sistem. Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.
b) Programmer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis. c)
User management ikut melakukan pengujian program
b. Implemeting and Evaluating the Sistem
Pada tahap ini dilakukan pelatihan terhadap karyawan untuk menggunakan sistem, konversi sistem, dan evaluasi sistem. Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu: a)
Analis memberikan pelatihan kepada karyawan dan melakukan konversi system.
b)
Programmer
melakukan
memperbaiki program.
instalasi,
menambah
fitur
dan
(Menurut Henry Lucas Jr.) Tahap ini diberi nama Operation yaitu istilah lain dari tahap perawatan. Pada tahap ini sudah tidak ada lagi perubahan disain sistem, kecuali ada perubahan penting pada sistem, namun perusahan selalu meminta perubahan secara kontinu terhadap konten pelaporan, dan sistem operasi. Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Henry Lucas Jr. yaitu: a)
User management menyampaikan kepada analis jika ada perubahan yang perlu dilakukan pada system.
b)
Analis tetap melakukan pengawasan terhadap sistem agar sesuai dengan desain yang direncanakan.
(Ni Komang Widyasanti - 1404505061)
5.
Desain tampilan
1)
Form Login Admin Gudang ( Iventory)
Berikut ini merupakan gambar UI (user interface) Form login , form ini digunakan untuk masuk kedalam sistem gudang dimana yang dapat masuk atau login dalam sistem ini adalah pegawai yang menjadi admin dalam sistem gudang. Di dalam form login ini terdapat beberapa button/ tombol yaitu tombol keluar dan tombol masuk. Tombol keluar digunakan jika admin tidak jadi masuk kesistem. Sedangkan tombol masuk digunakan jika admin masuk setelah mengisi username dan password yang sudah dimiliki admin tersebut.
Gambar 5.1 Form Login
2)
Form PO ( Iventory) From ini digunakan untuk memesan barang ke supplier dengan berisikan
beberapa data yang di perlukan dalam pemesanan barang. Form ini diisi oleh pegawai admin gudang , terapat beberapa tombol di form ini seperti input fungsinya untuk menginput kan data yang telah diisi ke lis yang berada di paling bawah form, kemudaian ada tombol order baru fungsinya untuk membuat form order-an baru pemesanan barang, tombol simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah diinput kan di list tabel dibawah , tombol cetak digunakan untuk mencetak list tabel yang telah terisi data , dan tombol keluar digunkan untuk keluar dari form order barang.
Gambar 5.2 Form PO
3)
Form Input Barang ( Iventory) Form ini digunakan untuk menginput kan barang ke dalam sistem gudang
yang meggunakan form ini adalah pegawai admin gudang dimana admin ini harus mengisikan data barang yang telah masuk kegudang agr nantinya memudahkan melakukan pengecekan barang yang telah masuk kegudang. Terdapat 4 tombol didalam form ini masing masing tombol memiliki fungsi yang berbeda seperti
tombol input digunkan untuk menginput kan data kedalam list tabel yang telah diinput kan oleh admin gudang, tombol hapus digunakan untuk menghapus data list tabel satu persatu yang ingin dihapus oleh admin gudang, tombol simpan digunakan menyimpan data yang telah selesai dinput kan ke list tabel dan akan disimpan ke database, dan tombol keluar digunkan untuk keluar dari form input barang.
Gambar 5.3 Form Input Barang
4)
Form Pengajian ( Payroll ) Form ini digunakan untuk menginput kan data gaji pegawai atau karyawan
yang berkerja dalam perusaahan form ini yang menjalankannya adalah Admin payroll . Di dalam form ini terdapat beberapa data yang harus diisi , dan terdapat
beberapa tombol-tombol yang berfungsi sebagai berikut tombol input digunaka untuk meng-input-kan data gaji dari pegawai atau karyawan kedalam list tabel yang berada paling bawah, tombol hapus digunkan untuk menghapus data yang di inginkan oleh peng-input seperti data yang dimasukan salah , tombol Simpan
digunakan untuk menyimpan list tabel yang telah berisikan data gaji pegawai atau karyawan dan tombol keluar adalah untuk keluar dari program peng-input-an gaji.
Gambar 5.4 Form Input gaji
5)
Form Rincian Gaji Form ini digunkan untuk menujukan rincian gaji dari pegawai atau
karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Form ini hanya menampilkan data gaji dan tampa menyimpannya lagi ke database. Terdapat beberapa tombol seperti tombol refresh digunakan untuk mengulang pencarian rincian gaji, tombol Print digunaka untuk mencetak rincian gaji yang dicari, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form Rincian Gaji.
Gambar 5.5 Form rincian Gaji
(IGBN Satya Wibawa – 1404505071)
6.
Perbedaan yang mendasar antara SOP (Standard Operating Procedure ) dan Job Description
Perbedaan SOP dan Jobdes yaitu dari segi fungsi dan tujuan. SOP merupakan prosedur kegiatan operasional, yang diistilahkan sebagai prosedur merupakan urutan proses bisnis. Sedangkan jobdesc merupakan pedoman petunjuk tugas, tanggung jawab serta wewenang masing-masing fungsi atau jabatan dalam perusahaan. Jobdesc menjelaskan ruang lingkup tugas dan tanggung jawab jabatan,
sementara SOP menjelaskan rangkaian aktivitas yang dapat berisi lebih dari satu jabatan dari segi fungsinya. SOP diawali dengan memahami arah strategi perusahaan sertabagaimana harapan manajemen terhadap sistem yang akan dijalankan. Tujuan daripada SOP adalah untuk mengetahui urutan dari suatu pekerjaan atau urutan kerja atas suatu proses yang terjadi di dalm perusahaan. Hal ini
bertujuan untuk mengetahui gambaran keseluruhan atas suatu proses bisnis di dalam perusahaan. Berbeda dengan SOP, tujuan daripada jobdesc adalah untuk mengetahui di dalam suatu fungsi atau jabatan, apakah input , proses, dan output yang dihasilkan oleh fungsi atau jabatan. Sebagai contoh, kali ini diambil job description dari purchasing pada sistem Gudang (Inventory). Tabel 6.1 Jobdes purchasing
No. 1
2
3
4
5
Uraian Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll ) Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP ) Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / cotrol stock dll
Tabel 6.1 menunjukan deskripsi tugas dari bagian purchasing sistem gudang. Tugas pada nomor 2, purchasing dapat dapat melakukan pengadaan barang. SOP dari jobdes tersebut ditunjukan pada Gambar 6.1.
Gambar 6.1 SOP pengadaan barang
Gambar 6.1 adalah SOP dari proses pengadaan barang. Proses pertama dimulai dari Staff Purchasing akan melakukan cek terhadap PR Purchasing . Staff Purchasing Purchasing akan ( Purchasing Purchasing Requisition). Setelah itu bagian Staff Purchasing Staff Purchasing akan melakukan masukan Draft PO ( Purchase Order ). ). Draft PO akan dikirimkan kepada Head Purchasing kemudian kepada Head Finance untuk dilakukan approve. Apabila
Draft PO yang diajukan di approve, maka akan menghasilkan PO dan akan dikirimkan kepada bagian Supplier, Staff Receiving, dan Accounting . Contoh lainnya adalah jobdes dari bagian Account Payable Account Payable (AP) pada sistem Accounting. Tabel 6.2 Jobdes AP
No 1
Uraian Melakukan pemeriksaan terhadap invoice – invoice – invoice invoice yang diterima untuk memastikan kelengkapan dan kebenarannya. Melakukan input terhadap terhadap transaksi-transaksi perpajakan kedalam e-SPT
2
untuk memastikan bahwa seluruh laporan telah diserahkan dengan akurat dan tepat waktu.
No
Uraian Mempersiapkan laporan pajak secara berkala, prepaid expenses , accrual
3
and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh
laporan telah disusun dengan akurat dan tepat waktu. 4
Berkoordinasi dengan supplier untuk untuk masalah kelengkapan dokumentasi penagihan untuk memastikan memast ikan bahwa setiap penagihan penagi han telah benar.
Tabel 6.2 menunjukan tugas-tugas dari account payable. Nomer 4 pada tabel terdapat jobdes dari AP untuk berkoordinasi dengan supplier untuk kelengkapan dokumentasi pembayaran dari barang masuk.
Gambar 6.2 SOP penerimaan barang dari supplier
Gambar 6.2 merupakan SOP dari proses permintaan pembelian barang. Proses pertama dimulai dari Supplier yang akan melakukan cek terhadap PO (Purchasing Order) yang diterima, lalu Supplier akan melakukan pengiriman barang beserta DO ( Delivery Order ). DO dan barang yang sudah dikirimkan akan diterim oleh pihak gudang. Setelah barang diterima, maka akan dilakukan input data dan pemberian RR ( Recieve Requisition) kepada bagian AP.
(Pande Nengah Purnawan – 1404505064)
7.
Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP)
1)
Proses Permintaan Barang ke Gudang S Unit Pengguna 5.1.1
Data SR
Data Stok
SR
SR Website
G9
SR
G2
Stok Barang
Stok Barang
T Kepala Bagian Gudang
Laporan SR
Gambar 7.1 Gambaran Umum Sistem Proses Permintaan Barang ke Gudang
Berdasarkan Gambar 7.1, proses ini diawali dengan unit pengguna akan mengirimkan data SR yang dibutuhkan, lalu data SR akan dimasukkan ke dalam database dan dibuatkan laporan. Setelah itu laporan akan dikirimkan kepada kepala bagian gudang.
Gambar 7.2 SOP Proses Permintaan Barang ke Gudang
Berdasarkan Gambar 7.2, proses akan dimulai dari unit pengguna yang akan melakukan permintaan barang. Apabila item yang dibutuhkan tidak tersedia dalam master data, maka dilakukan input item yang akan dibutuhkan. Draft SR akan terbentuk dari aktivitas ini. Draft SR akan di-approval terlebih dahulu oleh Head Unit Pengguna sebelum menjadi SR dan diberikan ke bagian gudang. Setelah draft SR di approve, maka akan menghasilkan SR yang akan diberikan ke bagian gudang.
2)
Proses Permintaan Pembelian Barang R Pegawai Gudang
Draft PR
Data Barang
5.1.3P
Stok Barang
G2
Stok Barang
G3
PR
PR PR
Website
Laporan Persetuj uan PR
Draft PR T
Laporan PR
Kepala Bagian Gudang
Gambar 7.3 Gambaran Umum Sistem Proses Permintaan P embelian Barang
Berdasarkan Gambar 7.3, proses ini dimulai dari Pegawai Gudang akan menerima data barang dari proses PR, dan pegawai gudang akan memberikan Draft PR yang akan di lakukan approval oleh kepala bagian gudang. Setelah itu akan dilakukan update database PR.
Gambar 7.4 SOP Proses Permintaan Pembelian Barang
Berdasarkan Gambar 7.4, proses ini dimulai dari staff gudang yang akan melakukan cek terhadap stok barang. Apabila dirasa perlu untuk melakukan pembelian barang, maka akan dilakukan input draft PR. Draft PR yang telah diinput -kan akan dikirim ke Kepala Bagian Gudang untuk menerima approval.
Apabila Draft SR disetujui, maka akan menghasilkan PR yang akan diteruskan ke bagian Purchasing .
3)
Proses Pembelian Barang Draft PO
AP
5.1.4P
PO
PO
PO
G5
PO
Website
Lapora n PO Q
T
Supplier
PO
Kepala Bagian Gudang
Gambar 7.5 Gambaran Umum Sistem Proses Pembelian Barang
Berdasarkan Gambar 7.5, proses ini dimulai dari AP akan menerima Draft PO dari proses PO, dan AP akan memberikan feedback berupa PO. Lalu PO akan diberikan kepada supplier , dan juga akan dibuatkan laporan yang selanjutnya akan diberikan kepada Kepala Bagian Gudang.
Gambar 7.6 SOP Proses Pembelian Barang
Berdasarkan Gambar 7.6, proses ini dimulai ketika Gudang akan melakukan cek terhadap PR. Setelah itu bagian gudang akan melakukan input Draft PO brdasarkan PR yang ada. Draft PO ini akan di approval terlebih dulu oleh Head Purchasing dan Head Finance. Apabila Draft PO tersebut mendapatkan approval
dari kedua pihak tersebut makan, maka akan dihasilkan PO yang akan diteruskan ke supplier , bagian Receiving , dan bagian Finance & Accounting .
4)
Proses Penerimaan Barang dari Supplier Q Supplier
DO + Barang
5.1.5.1
Menerima DO + Barang
DO + Barang
5.1.5
RR
Data Barang Masuk
R Pegawai Gudang
G2
Stok Barang
RR
RR
AP
G6
RR
RR
Website
Laporan RR
T Kepala Bagian Gudang
Gambar 7.7 Gambaran Umum Sistem Proses Penerimaan Barang dari Supplier
Berdasarkan Gambar 7.7, proses ini dimulai ketika supplier akan mengirimkan DO dan juga barang yang dipesan, dan akan diterima oleh pegawai gudang. Pegawai gudang akan mengirimkan RR kepada AP dan laporan RR kepada Kepala Bagian Gudang.
Gambar 7.8 SOP Proses Penerimaan Barang dari Supplier
Berdasarkan Gambar 7.8, proses ini dimulai dari supplier melakukan pengiriman barang beserta DO. DO dan barang yang sudah dikirimkan akan diterima oleh staff Receiving . Kemudian akan dilakukan pengecekan terhadap barang tersebut. Jika dirasa sudah benar maka RR akan dibuat. RR tersebut akan diteruskan ke bagian Gudang dan bagian Finance & Acounting . 5)
Proses Pembayaran Invoice
5.3
Pembayaran
Supplier
Invoice
AP
Pembayaran
Pem bayar an
TRF
Balance Sisa
5.4
General Cashier
PV
Cek Balance
TRF
PV
Finance
Gambar 7.9 Gambaran Umum Sistem Proses Pembayaran
Berdasarkan Gambar 7.9, proses ini dimulai supplier akan mengirimkan invoice kepada AP. Lalu AP akan mengirimkan TRF kepada finance dan akan
dilanjutkan dengan pengiriman PV kepada General Cashier yang akan melakukan pembayaran ke supplier .
Gambar 7.10 SOP Proses Pembayaran
Berdasarkan Gambar 7.10, proses ini dimulai AP akan membandingkan invoice, RR, dan PO dan kemudian membuat PRF ( Payment Request Form). Jika
tidak ada koreksi, maka PRF tersebut diteruskan ke pihak Finance. Kemudian akan dibuat pula PV( Payment Voucher ) yang diteruskan ke General Casier . General Casier akan melakukan pembayaran ke pihak supllier . (Igbn Satya Wibawa – 1404505071)
8.
Berikut ini adalah penjelasan dari istilah-istilah asing yang beberapa digunakan di dalam ilmu ekonomi akutansi.
1)
Night Audit
Audit malam ( Night Audit ) adalah pemeriksaan keuangan, baik uang masuk ataupun keluar, yang dilakukan pada malam hari sebelum dilakukan tutup buku harian. Fungsinya adalah (a) mengecek benar tidaknya posting - posting yang
masuk, baik yang menyangkut akun tamu maupun yang bukan tamu, (b) menyeimbangkan (membuat debet & kredit nol) semua kantor depan, (c) menyelesaikan masalah perbedaan status kamar, (d) memonitor batas kredit tamu dan menginformasikan kepada Credit Department, (e) serta membuat laporan untuk memanajemen dan departemen lain.
Gambar 8.1 Contoh Form Night Audit
2)
Inventory System Inventory System (Sistem Gudang) merupakan sistem yang mampu
menangani proses pencatatan stok barang baik itu pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga pendistribusian barang hingga ke konsumen. Suatu perusahaan manufaktur tentunya mempunyai sistem gudang (Inventory System) untuk mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. Sistem gudang yang dimiliki suatu perusahaan dapat mencerminkan kinerja dari perusahaan tersebut karena merupakan salah satu faktor penentu dalam perkembangan proses bisnis perusahaan. Manajer operasional di seluruh dunia telah menyadari bahwa
manajemen gudang yang baik sangatlah penting. Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi persediaan. Di sisi lain, produksi dapat berhenti dan pelanggan menjadi tidak puas ketika sebuah barang tidak tersedia. Tujuan sistem gudang adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan.
Gambar 8.2 Contoh Form Inventory System
3)
Stock Opname Stock opname adalah istilah lain dari penghitungan fisik persediaan. Tujuan
diadakannya stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian interen (SPI). Dengan diadakannya stock opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock opname dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang
belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan persediaan. Stock opname biasanya diadakan setiap akhir tahun, tetapi jika perusahaan
dengan SPI yang lebih rapi dan tertata dengan baik, maka stock opname biasanya dilakukan tiap triwulan atau caturwulan. Stock opname sebenarnya bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Kas, aktiva, piutang, hutang juga bisa ditata dengan stock opname. Hanya saja sebagian besar perusahaan biasanya hanya melakukan stock opname untuk persediaan barang dan kas.
Gambar 8.3 Contoh Form Stock Opname
4)
Kartu Gudang ( Bin Card )
Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Dibagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian kartu gudang (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu gudang yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.
Gambar 8.4 Contoh Form Bin Card (Kartu Gudang)
5)
Form- form pada Inventory System dan Purchasing Form
Form yang ada pada inventory system, antara lain:
a. form penyimpanan barang,
Gambar 8.5 Contoh Form Penyimpanan Barang
b. form penerimaan barang dari suppler,
Gambar 8.6 Contoh Form Penerimaan Barang dari supplier
c. form permintaan ke gudang,
Gambar 8.7 Contoh Form Permintaan Ke Gudang
d. form stock opname,
Gambar 8.8 Contoh Form Stock Opname
e. form permintaan pembelian barang,
Gambar 8.9 Contoh Form Permintaan Pembelian Barang
f. form pembelian barang,
Gambar 8.10 Contoh Form Pembelian Barang
g. form pengembalian barang (Retur),
Gambar 8.11 Contoh Form Pengembalian Barang (Retur)
h. form Approval Head/Staff inventory.
Gambar 8.12 Contoh Form Approval Head
6)
Form yang ada pada proses pembayaran
Form yang ada pada proses pembayaran, antara lain:
a) form piutang / utang,
Gambar 8.13 Contoh Form Hutang
Gambar 8.14 Contoh Form Piutang
b) form history payble/receivable,
Gambar 8.15 Contoh Form History Payable
Gambar 8.16 Contoh Form Receivable
c) form pembayaran,
Gambar 8.17 Contoh Form Pembayaran
d) form detail pembayaran.
Gambar 8.18 Contoh Form Detail Pembayaran
7)
Cost Control Cost Control (Pengendalian Biaya) adalah aktivitas yang harus dilakukan
oleh seorang manajer keuangan dalam konteks mengelola keuangan perusahaan yang begitu kompleks dan sangat membutuhkan keberanian dalam mengelolanya, khususnya Cost Control (Pengendalian Biaya). Cost Control (Pengendalian Biaya) dapat memberikan kontribusi yang
sangat optimal bagi pencapaian tingkat profitabilitas yang optimal pula karena selisih antara total revenue dengan total cost memberikan kontribusi pada pencapaian laba. Kondisi keuangan akan berhubungan dengan cash flow perusahaan agar tidak menyebabkan kondisi keuangan perusahaan menjadi tidak berimbang. Coba bayangkan bila kondisi keuangan tidak mencukupi untuk membayar gaji karyawan dan akan menyebabkan ketidakseimbangan dalam hubungan dengan karyawan nantinya. Cost Control ini akan memberikan pengetahuan bagi manajemen tentang biaya-biaya yang relevan dengan perusahaan dan bisa diambil keputusan terbaik untuk tahun depan.
Gambar 8.19 Contoh Form Cost Control
8)
Sales Control
Pengendalian penjualan merupakan suatu proses dimana di dalam proses tersebut terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan meliputi analisis, penelahaan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi. Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimum akan dapat direalisasikan hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara keempat faktor sebagai berikut.
a.
Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas.
b.
Volume penjualan.
c.
Biaya operasi.
d.
Laba kotor.
Pengendalian merupakan suatu proses yang menjamin bahwa sumber daya dapat diperoleh dan dimanfaatkan secara efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Penjualan harus dikendalikan supaya dapat tercapai hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas investasi. Dengan menerapkan pengendalian penjualan yang baik maka dapat membantu manajemen perusahaan untuk mengetahui selisih yang terjadi atas pelaksanaan anggaran penjualan, juga membantu dalam hal tindak lanjut yang tepat atas selisih tersebut sehingga tujuan perusahaan secara umum dapat tercapai. Tujuan
dari
pengendalian
penjualan
terangkum
dalam
pengertian
pengendalian penjualan itu sendiri, seperti yang dikemukakan oleh Wilson dan Campbell (1996:259) yaitu: untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi. Dengan demikian, terlihat jelas bahwa dalam pengendalian penjualan terkandung unsur tidak lanjut untuk mencapai penjualan yang dikehendaki berdasarkan analisis yang dilakukan. Tindak lanjut yang dilakukan untuk mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.
Gambar 8.20 Contoh Form Sales Control
9)
Account Payable (AP)
Pada dasarnya Account Payable adalah nama (kelompok) rekening yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit. Selain itu bagian AP ini berfungsi juga menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping menjalankan fungsi utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi di suatu perusahaan. Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi.
Gambar 8.21 Contoh Form Account Payable
10)
Account Receivable. Account Receivable dapat diartikan sebagai tagihan. Jika dikaitkan dengan
organisasi akuntansi hotel, maka Account Receivable berarti suatu bagian yang berada dalam organisasi akuntansi atau sebuah perusahaan yang bertugas
melaksanakan pencatatan seluruh informasi yang berhubungan dengan piutang perusahaan yang timbul akibat adanya penjualan kredit, melakukan penagihan atas piutang dari sebuah perusahaan, menerima hasil tagihan, dan menyerahkannya kepada General Cashier . Bagian Account Receivable adalah semua peraturan yang mengatur tentang transaksi kredit, atau sering disebut dengan Credit Policy.
Gambar 8.22 Contoh Form Account Receivable
11)
General Cashier
Penyediaan dana dan pengolahan informasi keuangan sama pentingnya bagi kelancaran
oprasional
sebuahperusahaan.
Bagian
yang
mengelola
dan
mengamankan dana baik dalam bentuk mata uang lokal dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional disebut Kasir Umum atau General Cashier . General Cashier bertugas menerima seluruh hasil penjualan ataupun pendapatan
dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana tersebut untuk digunakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.
12)
General Ledger
Kode dari suatu kumpulan rekening/account yang telah dikelompokkan atau digolongkan berdasarkan manfaat, sifat dan tujuan. General Ledger mencatat semua transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan keuangan yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak managemen. Manfaat Program General Ledger : a.
Meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisasi human error dalam proses akuntansi dimulai dari jurnal, kas masuk dan kas keluar, pembuatan laporan keuangan.
b.
Menjaminan akurasi perhitungan dan melindungi dari masalah kerusakan data, kehilangan data.
c.
Program ini dibuat dengan sistem multi-user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu.
d.
Sistem ini dirancang untuk setiap level user di- set dalam ruang lingkup pekerjaan yang berbeda berdasar sistem otorisasi, yang dibagi berdasarkan: administrator , administrator aplikasi, dan operator .
Tujuan Penggunannya: a.
Mencatat transaksi jurnal.
b.
Penomoran bukti jurnal yang sangat fleksibel.
c.
Buku Besar dan Neraca Saldo dapat dilihat setiap saat tanpa perlu proses posting.
d.
Melakukan perhitungan saldo buku besar secara akurat.
e.
Sederhana dan mudah digunakan.
f.
Menghasilkan financial statement (balance sheet , profit & loss statement ) yang dijadikan acuan untuk mengukur kinerja perusahaan
secara umum.
Gambar 8.23 Contoh Form General Ledger
13)
Budgeting
Pengertian anggaran (budget ) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, meliputi seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Oleh karena rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, maka anggaran seringkali disebut juga dengan rencana keuangan. Dalam anggaran, satuan kegiatan dan satuan uang menempati posisi penting dalam arti segala kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan. Dengan penyusunan anggaran usaha-
usaha perusahaan akan lebih banyak berhasil apabila ditunjang oleh kebijaksanaankebijaksanaan yang terarah dan dibantu oleh perencanaan-perencanaan yang matang. Perusahaan yang berkecenderungan memandang ke depan, akan selalu memikirkan apa yang mungkin dilakukannya pada masa yang akan dating. Sehingga dalam pelaksanaannya, perusahaanperusahaan ini tinggal berpegangan pada semua rencana yang telah disusun sebelumnya. Di mana, bagaimana, mengapa, kapan, adalah pertanyaan-pertanyaan yang selalu mereka kembangkan dalam kegiatan sehari-hari. Apabila pada suatu kesempatan hal ini ditanyakan kepada seorang General Manager yang sukses, maka sering didapatkan jawaban bahwa ide-ide untuk kegiatan pada waktu mendatang pada umumnya didasarkan pada jawaban atas pertanyaanpertanyaan diatas. Dalam perusahaan-perusahaan manufatktur (pabrik) kegiatan akan dilakukan dengan lebih efisien dan tingkat keuntungan akan lebih besar apabila management memperhatikan rencana untuk aktivitas-aktivitasnya di masa depan.
Gambar 8.24 Contoh Form Budgeting
14)
Aging (Hutang dan Piutang) Aging atau aging schedule adalah sebuah laporan atau tabel dari semua akun
piutang dagang yang berisi daftar debitur dengan nama, menunjukkan jumlah total yang terutang pada setiap debitur, dan menunjukkan berapa banyak jumlah yang harus dibayarkan oleh setiap debitur yang jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu.
Gambar 8.25 Contoh Form Aging
15)
Fixed Asset Fixed asset merupakan aset yang berwujud tetap dan memiliki umur
(kecuali tanah), dan tidak dimaksudkan untuk dijual. Pada sebuah perusahaan jasa perbaikan telepon genggam, fixed asset ini dapat berupa alat atau tool yang berfungsi sebagai alat penunjang perbaikan. Contoh adalah obeng, solder , pinset. Tool tersebut mempunyai peranan penting, kadang kondisi dari tool tersebut kurang
diperhatikan sehingga dapat mempengaruhi kinerja dari perusahaan yang bersangkutan. Masalah akan mulai timbul jika kondisi tool tersebut tidak diperhatikan, antara lain proses perbaikan telepon genggam oleh teknisi akan terganggu, dan akan menimbulkan permasalahan baru yaitu komplain customer dari pemilik telepon genggam tersebut. Untuk pecahan masalah tersebut pemantauan kondisi tool harus dilakukan, yaitu dengan inventorisasi. Inventorisasi merupakan suatu usaha atau kegiatan pencatatan, diharapkan dengan menggunakan usaha
tersebut diharapkan kondisi tool dapat dipantau setiap saat melalui sebuah laporan. Sehingga dengan menggunakan inventorisasi fixed asset pihak manajemen dapat selalu memantau dan mengambil keputusan secara tepa mengenai fixed asset .
Gambar 8.26 Contoh Form Fixed Asset
16)
Trial Balance
Neraca Saldo (saat ini sesuai dengan IFRS disebut sebagai laporan posisi keuangan /Financial Position Statement ) atau dalam bahasa inggris disebut trial balance adalah daftar akun-akun beserta saldo-saldo (debet dan kredit) yang ada di
dalam buku besar pada periode tertentu. Dalam neraca saldo ini kita dapat mengetahui apakah jurnal-jurnal yang telah kita buat sebelumnya sudah benar atau belum dalam penempatan rekening maupun posisi saldo. Neraca saldo harus menunjukkan saldo rekening yang sama antara kolom debet dengan kredit. Dalam penyusunannya, neraca saldo ini bertujuan untuk menguji kesamaan saldo debet dan kredit yang ada di dalam buku besar. Selain itu neraca saldo juga dibuat untuk mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan. Pertama yang harus dilakukan di dalam proses pembuatan neraca saldo yaitu: a.
Jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan debit pada rekening yang ada dalam buku besar.
b.
Masukkan hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo sesuai dengan akunakunnya dan pada posisi saldo normal (debet/kredit).
c.
Hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit.
d.
Susun kembali neraca saldo sesuai dengan nama-nama akun yang ada beserta saldonya. Urutan teratas berdasarkan nomor referensi adalah akun-akun bersaldo normal debet kemudian diikuti akun-akun bersaldo normal kredit.
Gambar 8.27 Contoh Form Trial Balance
17)
Balance Sheet
Di dalam akuntansi keuangan, Neraca atau laporan posisi keuangan (bahasa Inggris: balance sheet atau statement of financial position) adalah bagian dari laporan keuangan suatu entitas yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan entitas tersebut pada akhir periode tersebut. Neraca terdiri dari tiga unsur, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas yang dihubungkan dengan persamaan akuntansi berikut: aset = liabilitas + ekuitas
Informasi yang dapat disajikan di neraca antara lain posisi sumber kekayaan entitas dan sumber pembiayaan untuk memperoleh kekayaan entitas tersebut dalam suatu periode akuntansi (triwulanan, caturwulanan, atau tahunan).
Gambar 8.28 Contoh Form Balance Sheet
18)
Income Statement
Laporan laba/rugi (income statement ) disebut juga laporan pendapatan dan biaya ( profit and loss statement ) atau hasil operasi ( statement of operation), yaitu suatu laporan yang dibuat secara sistematis berisikan gambaran ringkasan tentang penghasilan (income) dan beban (expenses) dalam periode tertentu dari suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat diketahui penghasilan, beban dan laba / rugi perusahaan dalam waktu tertentu serta perkembangannya. Dalam membuat laporan laba / rugi, hal – hal yang harus diperhatikan sebagai berikut: a.
Judul laporan.
b.
Laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha yang diikuti dengan beban usaha diakhiri dengan penghasilan serta beban lain – lain.
c.
Penyusunan beban sebaiknya dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam – macam biaya (beban rupa – rupa). Beban rupa – rupa diletakkan pada urutan paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang besar.
d.
Apabila penghasilan lebih besar dari beban, artiny dalam periode tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil dari beban, sehingga terjadi kerugian yang dialami perusahaan.
Gambar 8.29 Contoh Form Income Statement
19)
Journal Voucher Form Jurnal Voucher (Formulir Bukti Jurnal Umum) adalah formulir yang
berpungsi untuk mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat dalam jurnal umum (General Journal ) dimana transaksi-transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain yang telah tersedia di ACCURATE . Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form Jurnal Voucher (Formulir Bukti jurnal) adalah sebagai berikut: a.
Transaksi setoran dana tunai ke cash/bank.
b.
Transaksi transfer dana dari cash/bank ke cash/bank.
c.
Transaksi pengambilan dana tunai dari cash/bank.
d.
Penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka (prepaid rent ), asuransi dibayar dimuka (repaid insurance) dan pembebanan transaksi pembayaran dimuka lainnya.
e.
Perhitungan dan pencatatan biaya yang masih harus dibayar ( Accrual Exspense).
f.
Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis dipakai.
g.
Pembelian dan penjualan valuta asing.
Gambar 8.30 Contoh Form Journal Voucher
20)
Chart of Account (COA)
Daftar perkiraan adalah daftar yang dipergunakan untuk mengklasifikasikan transaksi keuangan agar dapat dibukukan sesuai dengan perkiraan neraca (Balance Sheet ) dan daftar rugi / laba ( Income Statement ) secara teratur, seragam dan jelas
sehingga mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan. Tujuan klasifikasi transaksi keuangan perusahaan adalah: a.
Agar pengelompokan menjadi teratur, seragam dan sistematis.
b.
Memudahkan pengontrolan atas proses pengelompokan transaksi perusahaan.
c.
Memudahkan pengolahan data selanjutnya sehingga menghasilkan Accounting Report yang berguna bagi managemen dan sesuai dengan
kebutuhan untuk pengendalian operasinya. d.
Analisa terhadap keadaan keuangan perusahaan menjadi lebih sistematis.
Chart of Account atau yg disingkat COA adalah suatu daftar/tabel akun yang
dibuat dan disusun secara sistematis, didalamnya tersusun unsur-unsur kode akun atau nama akun yang sudah dikelompokkan sebelumnya. Fungsi COA adalah untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga dapat diproses dengan mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan tersebut tersusun rapih. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda. Nama-nama akun ini umumnya disusun secara baku oleh perusahaan, namun setiap perusahaan belum tentu memiliki kesamaan satu sama lain.
Gambar 8.31 Contoh Form Chart of Account
21)
Kelompok-kelompok utama COA Untuk merancang struktur COA, harus mengerti dahulu tipe-tipe akun yang
didefinisikan dari masing-masing akun, tipe-tipe akun yg terpenting adalah sebagai berikut: a. Asset , atau yg disebut dgn harta perusahaan, contoh: kas kecil (cash), kas di bank, gedung, stock gudang, piutang. b. Liability, atau yg disebut dgn kewajiban perusahaan, contoh: hutang, pinjaman bank, hutang bunga. c. Equity, atau yg disebut dgn modal perusahaan, contoh: saham, investor individu/perusahaan. d. Revenue/Income, atau yg disebut dgn pendapatan kotor perusahaan, contoh: pendapatan dari penjualan (barang/jasa), pendapatan bunga bank. e. Expense,
atau
perusahaan,
yg
contoh:
disebut listrik
dgn dan
biaya/pengeluaran air,
sewa,
gaji
operasional karyawan,
depresiasi/penyusutan asset, asuransi.
22)
Debit Credit
a.
Credit (Kredit)
Pengertian kredit jika ditinjau dari segi sejarahnya adalah beberapa literature menyebutkan bahwa kredit berasal dari bahasa yunani “credere” atau “credo” yang berarti kepercayaan atau trust atau faith
dalam bahasa inggris. Kegiatan perorangan atau badan usaha dalam rangka memenuhi kebutuhan hidup dengan cara meminjam disebut sebagai kredit. Seperti yang telah dipaparkan, dasar utama pemberian pinjaman ini adalah kepercayaan. Dari situlah mungkin kata kredit ini masuk dalam istilah keuangan dan perbankan pada masa sekarang ini. Secara yudis bahkan undang-undang perbankan no 7 tahun 1992 mendefinisikan secara lugas bahwa kredit adalah penyediaan uang atau tagihan
yang
dapat
disamakan
berdasarkan
persetujuan
atau
kesepakatan pinjam meminjam antara suatu perusahaan dengan pihak lain yang mewajibkan pihak pihak peminjam untuk melunasi hutangnya
setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah uang, imbalan atau pembagian hasil keuntungan. b.
Debit Pengertian debit adalah uang yang harus ditagih dari orang lain. Atau dengan kata lain debit adalah piutang. Dalam konteks akuntansi, definisi debit atau pengertian debit adalah catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada banknya.
23)
Posting Posting adalah proses memindahkan ayat-ayat jurnal yang telah dibuat
dalam buku jurnal ke buku besar, yaitu memindahkan jumlah dalam kolom debet jurnal ke dalam sisi debet rekening dan memindahkan jumlah dalam kolom kredit jurnal ke dalam sisi kredit rekening. Prosedur Posting: Tanggal dan jumlah yang dicatat dalam jurnal dicatat kembali dalam rekening yang bersangkutan. Apabila suatu jumlah dicatat di sisi debet dalam jurnal, maka posting harus dilakukan ke sisi debet rekening, dan sebaliknya. Apabila posting telah dilakukan, maka nomor halaman jurnal harus dituliskan dalam kolom F (Folio) di rekening. Langkah berikutnya adalah menuliskan nomor rekening yang telah diposting pada kolom Nomor Rekening di dalam jurnal. Tujuannya adalah sebagai berikut: a.
Untuk menunjukkan bahwa jurnal tersebut telah diposting.
b.
Untuk menunjukkan hubungan antara jurnal dan rekening di buku besar.
Gambar 8.32 Contoh Form Posting
24)
Closing
Tutup buku atau disebut juga closing merupakan akhir dari siklus akuntansi. Tutup buku itu sendiri diterapkan dalam dua tahapan yakni tutup buku akhir bulan dan tutup buku akhir tahun. Kedua tahapan tersebut dilakukan secara rutin bulanan dan tahunan. a.
Tutup buku bulanan berfungsi untukmemindahkan periode akuntansi dari periode sebelumnya ke periode didepannya, selain itu, tutup buku bulanan juga berfungsi sebagai pembentuk jurnal otomatis, diantaranya membentuk jurnal penyusutan asset dan jurnal revaluasi valuta asing.
b.
Tutup buku tahunan hanya berfungsi untuk menutup periode tahun berjalan dan membuat jurnal balik antara laba ditahan dan laba tahun berjalan, tutup buku tahunan tidak membentuk jurnal penyusutan Asset dan revaluasi seperti Kita melakukan tutup buku bulanan.
Itu sebabnya kenapa pada saat melakukan tutup buku tahunan tanpa melakukan tutup buku bulanan terlebih dahulu tidak terbentuk jurnal penyusutan seperti halnya pada saat melakukan tutup buku bulanan. Maka perlu diingat bahwa sebelum melakukan tutup buku tahunan, terlebih dahulu tutup buku bulanan pada bulan Desember setelah itu tutup buku tahunan.
Gambar 8.33 Contoh Form Closing
25)
Year to Date (YTD) Year to Date atau YTD adalah periode, mulai dari awal tahun berjalan, dan
berlanjut hingga hari ini. Tahun biasanya dimulai pada tanggal 1 Januari (tahun kalender), tetapi tergantung pada tujuan, bisa mulai juga pada tanggal 1 Juli, 1 April (pajak perusahaan Inggris dan laporan keuangan pemerintah), dan 6 April (tahun fiskal Inggris untuk pajak pribadi dan manfaat). Year to Date digunakan dalam banyak konteks, terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara tanggal (eksklusif, karena hari ini mungkin belum "selesai") dan awal baik kalender atau tahun fisikal. Dalam konteks keuangan, YTD sering disediakan dalam laporan keuangan yang terperinci mengenai kinerja badan usaha. Memberikan hasil YTD saat ini, serta hasil YTD untuk satu atau lebih tahun terakhir pada tanggal yang sama, memungkinkan pemilik, manajer, investor, dan lainnya pemangku kepentingan untuk membandingkan kinerja perusahaan saat ini dengan periode lalu. Pajak penghasilan karyawan mungkin didasarkan pada total pendapatan dalam tahun pajak sampai saat ini. YTD menjelaskan kembali sejauh tahun ini. Sebagai contoh: tahun sampai saat ini (ytd) kembali untuk saham adalah 8%. Ini berarti sejak tanggal 1 Januari tahun berjalan hingga saat ini, saham telah menguat sebesar 8%. Contoh lain: The year to date (ytd) pendapatan sewa dari proper ti (yang Fiscal Year End adalah 31 Maret 2009) adalah $ 1.000,00 pada 30 Juni 2008 Ini berarti bahwa properti dibawa $ 1.000,00 dari pendapatan sewa selama periode April 1 hingga 30
Juni 2008 (= periode ytd untuk properti). Membandingkan ukuran YTD dapat menyesatkan jika tidak sebagian besar tahun telah terjadi, atau tanggal tidak jelas. Tindakan YTD lebih sensitif terhadap perubahan awal daripada perubahan terlambat. Kontras YTD dengan konsep 12-bulan berakhir (atau Tahun-akhir), yang lebih tahan terhadap pengaruh musiman. Contoh: untuk menghitung Year-To-Date Faktur untuk sebuah perusahaan, total faktur untuk setiap bulan sebelumnya tahun berjalan ditambahkan ke total tagihan untuk bulan berjalan sampai saat ini.
Gambar 8.34 Contoh Form Year to Date
26)
Month to Date (MTD) Month to Date atau MTD adalah periode yang dimulai pada awal bulan
berjalan dan berakhir pada hari ini. Bulan-to-date digunakan dalam banyak konteks, terutama untuk hasil rekaman kegiatan di waktu antara tanggal (eksklusif, karena hari ini mungkin belum "selesai") dan awal bulan berjalan. Dalam konteks keuangan, MTD sering disediakan dalam laporan keuangan merinci kinerja badan usaha. Memberikan hasil MTD saat ini, serta hasil MTD untuk satu atau lebih melewati bulan terhitung sejak tanggal yang sama, memungkinkan pemilik, manajer, investor , dan pemangku kepentingan lainnya untuk membandingkan kinerja perusahaan saat ini dengan periode lalu. MTD menjelaskan kembali sejauh bulan ini. Sebagai contoh: bulan ke tanggal kembali untuk saham adalah 8%. Ini
