Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan Memanfaatkan Otomatisasi Perkantoran dalam Meningkatkan Produktivitas Organisasi Organisasi Rita Rosmawati Pendidikan Manajemen Perkantoran UNIVERSITS UNIVERSITS PEN!I!IKN IN!ONESI "andung# Indonesia ritarosmawati$student%u&i%edu
Abstract —Suatu perusahaan akan selalu memanfaatkan segala sesuatu yang ada disekitarnya. Hal itu dilakukan demi mencapai keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mencapai hal tersebut salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini khus khusus usny nya a yait yaitu u pema pemanf nfaa aata tan n otom otomat atis isas asii perk perkan anto tora ran. n. Otomatisasi Otomatisasi perkantoran perkantoran merupakan merupakan proses kerja mesin dan sediki sedikitt usaha usaha manusi manusia. a. Otomat Otomatisa isasi si kantor kantor bert bertuju ujuan an unt untuk uk meningkatkan meningkatkan produktivi produktivitas. tas. Gagasan Gagasan tersebut tersebut timbul karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal hal yang tidak produktif. !plikasiap !plikasiaplikasi likasi dan mesinmesi mesinmesin n kantor yang otomatis otomatis tersebut tersebut memberikan memberikan keunt keuntungan ungan yang sangat besar bagi perusahaan. perusahaan. Semua pekerjaan yang sulit saat ini dapat dapat tersel terselesa esaika ikan n den dengan gan mudah. mudah. Selain Selain itu pek pekerj erjaan aan tersebut tersebut akan lebih cepat" dan efekt efektif if dalam penyelesaianny penyelesaiannya. a. Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam perusahaan perusahaan namun dalam instansi instansi pemerintahan pemerintahan pun saat ini sudah sudah menggu menggunak nakan an otomat otomatisa isaii perk perkant antora oran. n. Otomat Otomatisa isasi si perka per kant ntora oran n memb member erik ikan an manf manfaat aat dala dalam m meni meningk ngkatk atkan an efektiv efek tivita itass dan efisie efisiensi nsi kinerj kinerja a pegaawa pegaawai" i" hal terseb tersebut ut akan akan mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik. Keywords—perkembangan teknologi dan informasi, efektivitas dan efisie efisiensi nsi kinerj kinerja, a, otomati otomatisas sasii perkan perkantor toran, an, produk produktiv tivita itass organisasi
I%
PEN!'U(UN
!alam era glo)alisasi saat ini# kita se)agai manusia dan mak*luk mak*luk Tu*an Tu*an +ang *idu& didunia ini# sangat sangat merasa merasakan kan sekali sekali &eru)a*a &eru)a*an n +ang ada di setia& setia& ,amann+ ,amann+a% a% Mulai Mulai dari ,aman +ang sangat tradisional sam&ai sekarang ,aman +ang sang sangat at mode modern rn%% Peru Peru)a )a*a *an n ,ama ,aman n ini ini di&e di&eng ngar aru* u*ii ole* ole* )e)era&a faktor% faktor% Sala* satu faktor +ang sangat )er&engaru* )er&engaru* +aitu Perkem)angan Teknologi dan Informasi +ang semakin *ari semakin &esat% Melalui ke-erdasan otak manusia# dalam &erkem)angan &erkem)angan terse)ut manusia manusia mela*irkan mela*irkan se)ua* &enemuan. &enemuan. &enemuan +ang daa&at mem)antu mem)antu manusia dalam &engerjaan &engerjaan sesuatu dengan le)i* efisien# -e&at dan muda*%% Kemuda*an itu adala* otomatisasi% !imana otomatisasi ini men-i&takan suatu a&likasi a&likasi atau&un atau&un mesin.m mesin.mesi esin n otomatis otomatis +ang menggan menggantikan tikan tena tenaga ga manu manusi siaa deng dengan an tena tenaga ga mesi mesin n dan dan mem) mem)er erik ikan an kemuda*an dalam aktivitas +ang dilakukan%
Seiringn+ Seiringn+aa &erkem &erkem)anga )angan n ,aman ,aman maka otomatis otomatisasi asi &un sema semakin kin )erke )erkem) m)ang ang juga% juga% Karen Karenaa )an+a )an+ak k manfa manfaat at +ang +ang di)erikan dari otomatisasi ini# manusia memanfaatkan memanfaatkan fasilitas terse)ut dalam setia& aktivitasn+a% Mulai dari aktivitas +ang seder*ana seder*ana se&erti )erkomunikasi# )erkomunikasi# -onto*n+a da*ulu jika orang ingin ingin )erkomu )erkomunika nikasi si *arus *arus )ertemu )ertemu se-ara se-ara langsung langsung namun namun saat ini -uku& mengirimkan SMS# atau )ertele&on% Kemudian aktivitas +ang )esar se&erti melaksanakan melaksanakan &ekerjaan kantor# -onto*n+ -onto*n+aa )ila da*ulu da*ulu &engetik &engetikan an mengguna menggunakan kan mesin mesin tik manual namun saat ini suda* menggunakan kom&uter% "egitu )an+ak kemuda*an kemuda*an dan manfaat terse)ut kini )an+ak orang +ang menggunakan fasilitas otomatisasi dalam ke*idu&ann+a% Terutama Terutama dalam se)ua* organisasi# &emanfaatan otomatisasi &erkantoran &erkantoran mem)erikan mem)erikan kontri)usi +ang sangat )esar )agi kinerja kar+awan guna meningkatkan &roduktivitas organisasi% Sejalan Sejalan dengan dengan )erkem )erkem)ang )angn+a n+a teknologi teknologi dalam dalam suatu suatu organisasi +ang semakin &esat dan &eralatan /mesin0 kantor +ang semakin -anggi*# melaju keara* efektivitas dan efisinsi kerja% Maka dari itu# suda* sewajarn+a )ila &erusa*aan *arus men+ia&k men+ia&kan an &enganti &engantisi&a si&asia sian n se-ara se-ara -e&at -e&at dan te&at te&at agar di&e di&ero role le* * tena tenaga ga tera teram& m&il il +ang +ang o&ti o&tima mall sesu sesuai ai deng dengan an )idangn+a masing.ma masing.masing% sing% II%
K1IN TEORITIS
A. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Otom Otomat atisa isasi si dalam dalam )a*as )a*asaa inggr inggris is die)ut die)ut autom automat ation ion mechanization dan computerization memi memilik likii &adan &adanan an kata kata mechanization (Lerno (Lernout ut & Hauspi Hauspiee Speech Speech Produc Products ts NV. NV., 199!. 199!. Esenssi makna otomatisasi +aitu &roses &enggunaan &eralatan otomatis +ang +ang memi memilik likii sistem sistem kerja kerja sistem sistemat atis% is% Otom Otomati atisa sasi si akan akan )erdam&ak )erdam&ak &ada &engurangan &engurangan &enggunaan &enggunaan tenaga tenaga manusia% manusia% /20 Perkantoran meru&akan kegiatan +ang )er*u)ungan dengan ser"ice0 dalam &erole*an# &ela+anan / ser"ice &erole*an# &n-atatan# &en+im&anan# &en+im&anan# &enganalisaan# &enganalisaan# dan &engkomunikasian &engkomunikasian informasi% informasi% !engan &engertian &engertian diatas maka otomatisasi otomatisasi &erkantoran &erkantoran )erarti &engali*an fungsi manual &eralatan &eralatan kantor +ang )an+ak menggunakan tenaga manusia ke&ada fungsi.fungsi otomatis dengan menggunakan &eralatan mekanis k*ususn+a kom&uter% /20 Otom Otomat atisa isasi si &erkan &erkantor toran an seri sering ng diist diistila ila*ka *kan n denga dengan n e#ectronic nic o$$ice% o$$ice% eo$$ice eo$$ice0% kegiatan kegiatan &erkanto &erkantoran ran elektro elektronis nis /e#ectro
Perkantoran elektronis adala* a&likasi &erkantoran +ang mengganti &roses administrasi )er)asis manual ke &roses )er)asis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal /(N0%
+ang )aru% Peru)a*an struktur organisasi +ang )aru akan )er&engaru* ter*ada& kemam&uan kelom&ok.kelom&ok kerja +ang suda* ter)entuk% Se*ingga akan mem)uat &ara kar+awan )erada &ada situasi +ang tertekan%
Otomatisasi &erkantoran men-aku& semua sistem elektonik formal dan informal +ang terutama )erkaitan dengan komunikasi informal dari orang.orang didalam mau&un diluar &erusa*aan% Sistem elektronik formal dimaksudkan se)agai kegiatan &erkantoran +ang didokumentasikan dengan suatu &rosedur tertulis% !an sistem elektronik informal )erarti sistem &erkantoran +ang tidak diren-anakan atau diuraikan se-ara tertulis% Otomatisasi &erkantoran tidak *an+a mela+ani orang. orang didalam &erusa*aan# akan teta&i juga dengan orang lain diluar lingkungan &erusa*aan%
&likasi otomatisasi &erkantoran terdiri dari 22 a&likasi +aitu4
Otomatisasi &erkantoran se)agai suatu kom&onen in&ut# &roses dan out&ut# dengan memanfaatkan )antuan teknologi se-ara o&timal dan -am&ur tangan manusia se-ara minimal mem)erikan manfaat )agi suatu informasi menjadi le)i* mua* dan mura* digunakan# di&inda*kan# dan dirawat% Se*ingga &erusa*aan mam&u )erkom&etisi dengan le)i* )aik% /20 da&un tujuan dari otomatisasi &erkantoran ini +aitu untuk meningkatkan &roduktivitas# dimana memungkinkan &ara &ekerja kantor mem&roses le)i* )an+ak dokumen dengan le)i* -e&at dan le)i* )aik serta dengan &enam&ilan +ang le)i* menarik dan mam&u men+ediakan informasi +ang le)i* )aik untuk &engam)ilan ke&utusan% /30 Para &engguna dari otomatisasi &erkantoran itu sendiri antara lain +aiatu4 526% Manajer adala* orang +ang )ertanggung jawa) mengelola sum)er da+a &erusa*aan terutama sum)er da+a manusia7 536% Profesional +akni tidak mengelola orang teta&i men+um)ang kea*lian k*ususn+a7 586% Sekretaris )iasan+a ditugaskan &ada &ekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan )er)agai tugas menangani kores&ondensi# menjawa) tele&on# dan mengatur &ertemuan7 596% '#erica# emp#oee /&egawai administratif0 melaksanakan tugas untuk sekretaris se&erti mengo&erasikan mesin foto-o&+# men+usun dokumen dan menfirim surat% /20 Otomatisasi &erkantoran se)agai suatu strategi +ang digunakan dalam &erusa*aan mem)erikan manfaat se&erti7 526% Penggunaan kom&uter dimaksudkan se)agai -ara untuk meng*indari )ia+a /cost aoidance0% Kom&uter tidak )isa menggantika &egawai# ta&i untuk menunda &enam)a*an &egawai +ang di&erlukan untuk menangani )e)an kerja +ang )ertam)a*7 536% Otomatisasi &erkantoran tidak akan mam&u menggantikan semua komunikasi inter&ersonal tradisional. &er-aka&an tata& muka# &er-aka&an tele&on# dan sejenisn+a% Otomatisasi &erkantoran )ertujuan untuk melengka&i komunikasi tradisional se*ingga meng*asilkan komunikasi +ang &enu* da+a / po)er$u# 0% /30 !isam&ing adan+a manfaat +ang da&at diam)il# terda&at )e)era&a kerugian dalam &enera&an otomatisasi &erkantoran +aitu4 526% Perasaan -emas dari kar+awan +ang mun-ul karena adan+a &erasaan tidak mam&u dalam mengo&erasikan &eralatan kantor +ang -anggi*7 536% Masala* keamanan% sset &erusa*aan +ang )eru&a informasi &enting dan ra*asia sering menjadi in-aran &erusa*aan &esaing% !alam kasus ini &erusa*aan &erlu juga memikirkan -ara &enggunaan dan &engamanan +ang &aling te&at )agi sistem informasin+a7 586% Tantangan ter*ada& struktur organisasi% Struktur organisasi +ang suda* ada akan )eru)a* karena adan+a sistem informasi
2%
:ord &ro-essing adala* &enggunaan suatu &eralatan elektronik +ang se-ara otomatis melakukan )e)era&a tugas +ang di&erlukan untuk mem)uat dokumen ketik atau -etak% ;onto*n+a *s. +ord # O&enOffi-e%org writer# dan lainn+a%
3%
Elektronik mail /emai# 0 adala* &enggunaan jaringan kom&uter +ang memungkinkan &emakai untuk mengirim# men+im&an# dan menerima &esan dengan menggunakan terminal kom&uter dan &eralatan &en+im&anan% ;onto*n+a gmail%-om# +mail%-om# dan lainn+a%
8%
Voi-e Mail meru&akan media &engiriman &esan dengan mengu-a&kan atau menggunakan suara% ;onto*n+a "oice connecto # tele&on# dan lainn+a%
9%
Ele-troni- -alendaring adala* &enggunaan jaringan kom&uter untuk men+im&an dan memanggil a-ara +ang tela* diteta&kan ole* manajer%
<%
udio -onferen-ing adala* &enggunaan &eralatan komunikasi suara untuk mem)uat *u)ungan audio diantara orang.orang +ang terse)ar se-ara geografis untuk tujuan melakukan konferensi% ;onto* softwaren+a +aitu firewire%
=%
Video -onferen-ing meru&akan alat komuniksi +ang dilengka&i signal audio dan video% ;onto*n+a we)-am%
>%
;om&uter -onferen-ing adala* &enggunaan jaringan kom&uter# se*ingga mem)eri kemam&uan seseorang untuk melakukan &ertukaran informasi selama &roses terjadin+a konereni%
?%
@asimile transmission adala* &enggunaan &eralatan k*usus +ang da&at mem)a-a tam&ilan dokumen &ada ujung -*annel komunikasi dan mem)uat salinan atau -o&+ di ujung +ang lain%
A%
Video teBt adala* &enggunaan kom&uter untuk tujuan mem)erikan tam&ilan materi tekstual &ada la+ar -rt% ;onto*n+a siaran )erita# mesin atm# televisi# dan lainn+a%
2C% Image storage and retrieval adala* &engu)a*an dokumen fisik menjadi digital +ang disim&an didalam alat &en+im&anan sekunder dan da&at ditemukan kem)ali jika di&erlukan% ;onto*n+a mikrofilm dan s-anner% 22% !eksto& &u)lis*ing adala* &em)uatan out&ut ter-etak +ang kualitasn+a sangat )aik% ;onto*n+a -orel draw# Ms% Pu)lising# dan lainn+a% /20 &likasi diatas mem)erikan kontri)usi +ang sangat )esar ter*ada& kelan-aran suatu aktivitas di dalam organisasi% !imana *al terse)ut meru)a* tujuan otomatisasi &erkantoran saat ini +aitu menjadi4 526% Penda&atan +ang le)i* tinggi vs
&eng*indaran )ia+a7 536% Peme-a*an masala* kelom&ok7 586% Pelengka& dan )ukan &engganti% /20 A. $ekti"itas dan $isiensi da#am -ekera
Kemajuan teknologi saat ini mem)erikan &engaru* ter*ada& efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang dalam &erusa*aann+a karena kemajuan teknologi mem)erikan &engaru* +ang sangat )esar &ula ter*ada& &engelolaan kantor% Efektif dan efisien meru&akan dua kata +ang sering )erkaitan dengan dunia manajemen atau&un akuntansi% Meski keduan+a saling )er*u)ungan dan terli*at *am&ir sma# namun sejatin+a dua kata ini memiliki makna +ang )er)eda% Efektivitas dalam )ekerja adala* suatu &ekerjaan +ang da&at diselesaikan te&at waktu# sesuai dengan ren-ana +ang tela* diteta&kan% Efisiensi dalam )ekerja adala* segala sesuatu +ang dikerjakan dengan )erda+a guna atau segala sesuatu +ang diselesaikan dengan te&at# -ermat# *emat# dan selamat% 526% Te&at# artin+a )ekerja untuk men-a&ai sasaran +ang diinginkan atau +ang diren-anakan7 536% ;e&at# artin+a mengatur waktu dengan te&at dan &ada tingkat tertentu7 586% 'emat# artin+a dengan )ia+a +ang seke-il.ke-iln+a tan&a adan+a &em)orosan dalam )idang &ekerjaan a&a&un7 596% Selamat# artin+a segala sesuatu sam&ai &ada tujuan &ekerjaan +ang dimaksud# tan&a mengalami *am)atan.*am)atan# kelema*an.kelema*an# atau kema-etan.kema-etan% /80 Menurut Sedarma+anti /3CC242230# +ang dikuti& ole* 'ani 'anafia* men+atakan )a*wa D $$icienc /efisiensi0 &ada &rinsi&n+a adala* &er)andingan ter)aik atau rasionalitas anatara *asil +ang di&erole* atau out&ut dengan kegiatan +ang dilakukan serta sum)er.sum)er dan waktu +ang di&ergunakan# atau in&ut% /90 Efisiensi )ersum)er dari manusia# karena dengan &emikiran dan &engeta*uan dari manusia +ang da&at men-i&takan -ara kerja +ang efisien% 'al +ang terda&at dalam diri seseorang +ang mem)uat mereka menjadi manusia +ang efisien# +aitu keinginan# kemam&uan# kea*lian# dan kedisi&linan% Keem&at *al ini meru&akan dasar untuk ter-a&ain+a se)ua* efisiensi% Efektivitas dan efisiensi dalam meme-a*kan &ersoalan serta &en-arian &eluang.&eluag )isnis meru&akan -iri k*as &ara wirausa*awan% Pem)inaan efektivitas dan efisiensi kerja se-ara maksimal# +aitu dengan mem)erikan &elati*an kerja +ang )aik# serta dalam rangka tugasn+a untuk mengem)angkan te-*ni-al skill dan managerial skill% Pentingn+a lati*an )ekerja efektivitas dan efisiensi# +aitu4 526% Untuk meningkatkan kemam&uan )ekerja se-ara efektif dan efisien7 536% Untuk mengurangi &engawasan dalam )ekerja7 586% Untuk mengem)angkan sika& &ara &egawai +ang &ositif7 596% Untuk mengem)angkan da+a kreativitas7 5<6% Untuk men-a&ai efektivitas dan efisiensi itu sendiri% /80 Seiring )erkem)angn+a teknologi# &engelolaan kantor menjadi semakin maju +aitu menjadi le)i* -e&at# ringan# dan le)i* )aik# teknologi sangat )er&eran &enting ter*ada& efektivitas dan efisiensi &ekerjaan kantor% Efisiensi &ekerjaan kantor ter-i&ta karena adan+a keselarasan antara &ekerjaan +ang dilaksanakan dengan &enggunaan atau &enera&ann+a dengan teknologi% 'al ini dikarenakan ole* adan+a teknologi mem)uat &ekerjaan dilakukan se-ara singkat# -e&at# dan ringan% Se*ingga dalam
sejumla* kantor suda* meru&akan suatu kewaji)an dalam &enggunaan teknologi% III%
PEM"'SN
Tidak da&at di&ungkiri lagi )a*wa kemajuan teknologi saat ini )er&engaru* )esar ter*ada&at efektivitas dan efiiensi se)ua* organisasi# k*ususn+a se)ua* kantor% Otomatisasi &erkantoran memiliki *u)ungan +ang sangat erat dengan &erkem)angan teknologi% Ini )erarti &erkem)angan teknologi mem&engaru*i otomatisasi% Se&erti +ang dikemukakan ole* 'ani 'anafia* dalam artikeln+a )a*wa Dkita &erlu mengeta*ui urgensi teknologi dalam dunia &erkantoran untuk men-a&ai efisisensi mengelola kantor% 'al ini dimaksudkan untuk kenaikan &erkem)angan &roduktivitas dalam &ekerjaan se*ingga &ekerjaan kantor dalam jumla* +ang ke-il mau&un )esar da&at terselesaikan sesuai dengan target &engelolaan kantor% /90 Kantor meru&akan &usat &ela+anan dan &usat informasu dari kegiatan dalam suatu &erusa*aan atau organisasi% Pusat informasi )erarti )a*wa tem&at terkum&uln+a atau ter&usatn+a segala informasi mengenai &erusa*aan% Ole* karena itu# tentu suatu kantor akan )erjalan dengan )aik dengan adan+a &engelolaan informasi% Efisiensi dalam mengelola kantor meru&akan suatu kegiatan meng*im&un# men-atat# mengola*# menggandakan# mengirim# dan men+im&an informasi dalam suatu kantor +ang dilakukan dengan usa*a# waktu# dan tenaga +ang le)i* sedikit atau singkat% !engan kata lain# kegiatan &engelolaan kantor dengan efisien da&at mem)antu seluru* &egawai di suatu kantor untuk mem&er-e&at &en+elesaian &ekerjaan kantor dengan meng*emat waktu &engerjaan dan tenagan+a% Serta mem)uat semua informasi menjadi semakin ringkas# akurat# dan di*asilkan &ada waktu +ang te&at dan dengan )ia+a +ang renda* &ula% /90 !alam uraian diatas da&at kita tau )a*wa &eranan teknologi &erkantoran dalam &roses &engelolaan dataFinformasi dalam suatu organisasi saat ini adala* efisiensi kinerja +ang men+angkut ke&ada &roduktivitas organisasi% Pengaru* teknologi diatas memungkinkan adan+a &emakaian mesin.mesin se-ara otomatis% Karena dengan semakin )an+akn+a informasi +ang *arus dikum&ulkan# diola*# dianalisa# disim&an dan didistri)usikan# ter)ukti )a*wa &enera&an atau &enggunaan teknologi akan mem)uat kegiatan &engelolaan ini le)i* efisien% !imana *al terse)ut dilakukan dengan memanfaatkan adan+a otomatisasi &erkantoran% /90 Penggunaan media otomatisasi tidak *an+a untuk ter-i&tan+a efisiensi# ta&i juga mengurangi dan mengem)angkan ke)utu*an lainn+a# misaln+a ke)utu*an dalam &enggandaan /dalam men-etak0 a&a)ila di&erlukan *al ini dilakukan dengan menggunakan mesin -etak% Suatu sistem +ang )erjalan se-ara otomatis da&at ditera&kan dalam kegiatan &engelolaan kantor# diantaran+a &engiriman# &emrosesan# &en+im&anan# dan &enemuan kem)ali informasi% 1ika sistem ini di&er*itungkan dengan )aik# otomatisasi ini akan mem)erikan kemuda*an ke&ada &engguna informasi )aik dalam jumla* ke-il mau&un dalam jumla* +ang )esar% /90 !engan memanfaatkan &erkem)angan teknologi k*ususn+a otomatisasi &erkantoran da&at menjadi motovasi )agi &egawai untuk meningkatkan &roduktivitas kinerjan+a agar le)i* efektif dan efisien% ;onto*n+a# jika seorang &egawai eks&edisi meng*a)iskan waktu satu sam&ai dua jam untuk mengantar
surat maka dengan memanfaatkan otomatisasi &erkantoran se&erti mesin faB atau emai# maka waktu +ang dua jam tadi da&at dimanfaatkan untuk mengerjakan &ekerjaan lain% !engan kata lain# dengan memanfaatkan otomatisasi &erkantoran# &egawai eks&edisi terse)ut &roduktivitas kinerjan+a da&at ditingkatkan%
Peru)a*an kantor dari manual menuju otomatisasi mengaki)atkan &egawai administrasi *arus menguasai )er)agai &likasi kom&uter +ang )er*u)ungan dengan kom&uterisasi di &erkanoran% 3%
Peru)a*an ter*ada& struktur &ekerjaan men+e)a)kan &ermintaan ter*ada& &egawai +ang teram&il terus meningkat% Karena &eluang kerja untuk orang +ang tidak memiliki keteram&ilan terus )erkurang% Pekerja dengan &endidikan tinggi +ang terus )ertam)a* memaksa mereka )ekerja se)agai &egawai adminitrasi% ki)atn+a &eluang kerja )agi nonsarjana )erkurang dan terjadi &engangguran% Manajer kantor da&at meneta&kan standar )agi o&erasional kantor se*ingga &ara &engajar mema*ami klasifikasi &ekerjaan +ang di)utu*kan%
Kemudian dili*at dari sisi anggaran# &emanfaatan otomatisasi &erkantoran *an+a memerlukan )ia+a tinggi diawal dengan )ia+a &emeli*araan jaringan +ang efisien% Manajemen konvensional le)i* )an+ak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat ke&er-a+aan +ang tinggi% Se*ingga jika di)andingkan dari segi efisiensin+a# &enggunaan otomatisasi &erkantoran da&at mem)antu meningkatkan &roduktivitas kerja &egawai% Tentu saja *al terse)ut *arus didukung &ula dengan sum)er da+a manusia +ang o&timal% Sum)er da+a manusia meru&akan aktor utama +ang menjalankan fungsi &engola*an data dalam dunia usa*a dengan menggunakan a&likasi teknologi informasi% Otomatisasi &erkantoran menjadi fokus &er*atian manajemen dalam mem)uat &eren-anaan aktivitas utama dalam )isnis +ang didukung ole* kemam&uan mens&esialisasi sistem informasi manajemen% Otomatisasi &enting dilakukan dalam u&a+a merai* efektivitas dan efisiensi kegiatan &erkantoran% !engan adan+a &erkem)angan teknologi informasi +ang menuntut untuk men+elesaikan &roses &engola*an informasi se-ara -e&at dan fleksi)el# maka ke)utu*an dari metode manual ke otomatis sudag menjadi ke*arusan untuk di&enu*i% Namun# )ukan )erarti meninggalkan seluru* &roses manual dan memangkas tenaga kerja# se)a) )an+ak as&ek.as&ek lain +ang *arus menjadi &ertim)angan dalam melakukan otomatisasi dikantor% /<0 Menurut G&d*i Guniart*e dalam artikeln+a +ang )erjudul DSistem Otomasi Perkantoran se)agai &likasi Pendukung Kinerja Sum)er !a+a Manusia dalam Organisasi# mengemukakan )agaimana dam&ak dari otomatisasi &erkantoran% /<0 2%
!am&ak ter*ada& &ekerja dan &ekerjaan4 a%
ngkatan kerja wanita% :anita +ang )ekerja semakin meningkat# ditandai )an+akn+a )idang &ekerjaan +ang juga di geluti ole* kaum wanita% Perkem)angan teknologi +ang -anggi* meng*aruskan wanita juga mam&u )erada&tai dengan kom&uter dan mam&u )ersaing dengan laki.laki%
)%
Pekerja &rofesional dan teknis% Meninkatkan &ermintaan )arang dan jasa karena &ertam)a*an &enduduk akan mem)utu*kan &ekerja &rofesional dan &ekerja teknis%
-%
Manajer dan administrator% Peru)a*an organisasi# &enggunaan mesin dalam )idang &erkantoran mengaki)atkan &eru)a*an &ada susunan manajer% Manajer meningkatkan kemam&uan &egawai se*ingga memaksimalkan &enda&atan &erusa*aan%
d%
Pegawai administrasi%
!am&ak ter*ada& &endidikan dan &elati*an &egawai%
8%
!am&ak ter*ada& manajemen menenga*% Pekerjaan manajemen menega* di&rediksi menjadi )erkurang% !engan meningkatkan a&likasi &roses data elektronik# ke)utu*an ter*ada& manajer +ang melakukan &roses data meningkat% da dua alasan menga&a &ekerjaan manajemen menenga* tidak )erkurang% Pertama# ke&utusan manjerial &ada tingkat ini terlalu jau* dari analisis mekanik# se)alikn+a dengan adan+a kom&uter manajer mem)uat ke&utusan +ang le)i* )aik% kedua# dengan adan+a &eralatan otomatisasi mem)uat &ekerjaan terse)ut selalu digunakan# maka &eran manajer menenga* di)utu*kan untuk menelaa* &enggunaan &eralatan +ang )enar. )enar di)utu*kan%
9%
!am&ak ter*ada& o&erasi &erusa*aan% Mem)uat )an+ak &erusa*aan mulai memusatkan o&erasional mereka menggunakan sistem informasi komuter di seluru* &usat untuk mengum&ulkan# mengola* dan mengirim data ke seluru* dunia% Semua &erkem)angan +ang terjadi aki)at otomatisasi &erkantorn mem)awa &emikiran )aru dalam struktur usa*a dan konse& manajemen%
!am&ak.dam&ak diatas mem&erli*atkan )agaimana otomatisasi &erkantoran memiliki &engaru* ter*ada& suatu organisasi% K*usun+a dalam meningkatkan kinerja kar+awan agar le)i* efektif dan efisien% Selain *al.*al diatas +ang mem)uktikan )agaimana &emanfaatan otomatisasi &erkantoran dalam &erkem)angan teknologi )erikut meru&akan &emanfaatan dari otomatisasi &erkantoran +ang mulai terim&lemntasi% Se&erti +ang dikemukakan ole* ndreas dan !joni dalam &enelitiann+a tentang DPem)uatan &likasi Sistem Pendukung Ke&utusan untuk Proses Kenaikan 1a)atan dan Peren-anaan Karir &ada PT%H )a*wa &emanfaatan otomatisasi &erkantoran di)uktikan dalam &em)uatan se)ua* a&likasi +aitu pro$i#e matchin/ % Software terse)ut mem)antu &engam)ilan ke&utusan seorang manajer dalam menentukan kar+awan +ang &antas mengisi ja)atan +ang kosong dalam &erusa*aan dan meminimalisisirkan kesala*an dalam &emili*an kriteria kar+awan +ang te&at% Sistem &endukung ke&utusan untuk &roses pro$i#e matchin/ dan analisis /ap ini di)uat )erdasarkan data dan norma.norma S!M +ang terda&at di PT%H% &roses prro$i#e matchin/ dilakukan untuk menentukan rekomendasi
kar+awan dalam sistem kenaikan ja)atan dan &eren-anaan karir )erdasarkan &ada tiga as&ek +aitu ka&sitas intelektual# sika& kerja# dan &erilaku% 'asil dari &roses ini )eru&a ranking kar+awan se)agai rekomendasi )agi &engam)il ke&utusan untuk memili* kar+awan +ang -o-ok &ada ja)atan +ang kosong terse)ut% So$t)are ini di)uat dengan menggunakan Mi-rosoft --ess 3CCC untuk data0ase dan "orland !el&*i < se)agai compi##ern+a% !ari *asil im&lementasi sistem terse)ut disim&ulkan )a*wa dengan &enggunaan software ini da&at mem)antu &roses &engam)ilan ke&utusan ter*ada& pro$i#e matchin/ &roses kenaikan ja)atan dan &eren-anaan karir di PT%H% /=0 Selain -onto* diatas ada -onto* lainn+a se&erti +ang dikemukaan ole* Mangaras Ganu @# dkk dalam &enelitiann+a mengenai DPengem)angan &likasi !ata :are*ouse untuk Pengelolaan Sumur Min+ak didalam &enelitian terse)ut dikemukakan )agaimana PT eotama Energ+ mengem)angkan a&likasi :are*ouse untuk men-i&takan tata kelola manajemen +ang )aik A /ood /o"ermance0 +aitu untuk mengakomodir ke)utu*an PT eotama Energ+ dalam menjalankan usa*an+a untuk mengelola data sumur min+ak +ang )eru&a interfa-e data ware*ouse% !ata ware*ouse adala* suatu koleksi data +ang )isa digunakan untuk menunjang &engam)ilan ke&utusan manajemen# +ang )erorientasi su)jek /to&ik0# ter&adu# time "ariant # dan tidak muda* )eru)a*% />0 Pemanfaatan otomatisasi &erkantoran selain )erguna dalam &engam)ilan ke&utusan dan tata kelola manajemen suatu &erusa*aan% Otomatisasi &erkantoran juga )erguna dalam manajemen surat men+urat% Kini otomatisasi tidak *an+a digunakan dalam instansi )esar namun intansi ke-il juga se&erti &ada tingkat Rukun Tetangga /RT0 +ang memanfaatkan fasilitas otomatisasi &erkantoran dalam &enanganan surat dengan menggunakan a&likasi )er)asis sms /ate)a se)agai &enera&an dari konse& paper#ess o$$ice. Paper#ess meru&akan sala* satu u&a+a dalam mengurangi dam&ak negatif kerusakan lingkungan +ang )erim&likasi &ada kelestarian *utan% ;ara kerja a&likasi terse)ut +aitu misaln+a &ada saat warga ingin mem)uat surat ke&endudukan maka *arus melalui tingkat RT untuk menda&atkan surat &engantar se)agai s+arat ke tingkat kelura*an% Pem)uatan surat &engantar ole* RT se)enarn+a da&at digantikan dengan fungsi a&likasi S*S /ate)a karena nomor tele&on genggam saat ini tela* memiliki fungsi se)agai identitas diri% Teknologi S*S ate)a memungkinkan staf Rt mengirimkan &esan singkat ke ser"er kelura*an +ang akan diterima se)agai data &emi-u &em)uatan surat ke&endudukan% !ata +ang ada da&at di integrasikan dengan data &emo*on se*ingga format S*S tidak terlalu &anjang% Melalui metode ini maka &emo*on tidak mem)utu*kan waktu +ang lama untuk menunggu surat.surat ke&endudukan +ang di)utu*kan karena saat staf RT mengirimkan S*S maka staf di kelura*an da&at mem&roses surat terse)ut saat itu juga% /?0 Penera&an otomatisasi &erkantoran selain digunakan dalam suatu kantor atau &erusa*aan# otomatisasi juga dimanfaatkan ole* instansi &emerinta* -onto*n+a di Pemerinta*an Kota "ogor demi menga*da&i era otonomi daera* dan untuk mewujudkan &emerinta*an +ang /ood /o"ermance +aitu dengan menggunakan e/o"ernment. E.government adala* &roses &emanfaatan teknologi informasi se)agai alat untuk mem)antu menjalankan sistem &emerinta*an se-ara le)i* efisien% /A0
Kemudian dalam instansi &emerinta* juga selain di Kota "ogor# &emanfaatan otomatisasi &erkantoran dilakukan di "alai "esar Pelati*an Pertanian /""PP0 (em)ang% Pemanfaatan otomatisasi dilakukan untuk mem&ermuda* &ekerjaan *ingga mem)uat &ekerjaan le)i* efektif dan efisien *ingga &ada ak*irn+a men-a&ai tujuan paper#ess% Penggunaan otomatisasi &erkantoran +ang dilakukan se&erti7 526% Memanfaatkan &engola* kata7 536% Pengola* data se&erti *S. 2ce#3 586% &likasi SIMK."MN /Sistem Informasi Manajemen dan kuntansi "arang Milik Negara07 596% Pengarsi&an7 5<6% Per-etakan +aitu menggunakan mesin &rinter7 5=6% Menggunakan mesin P*oto-o&+7 5>6% Menggunakan )sensi @inger Print (ima 1ari7 5?6% Penanganan Tele&on7 5A6 Pen-atatan akuntansi% Sistem otomatisasi &erkantoran &ada instansi &emerinta* di ""PP (em)ang )erjalan dengan )aik% 'al ini ditunjang dengan adan+a sum)er da+a manusia /S!M0 +ang memadai dan juga ditunjang dengan fasilitas +ang tela* di)erikan &emerinta*% /2C0 !ari )e)era&a -onto* diatas da&at kita )uktikan )a*wa saat ini suda* )an+ak &erusa*aan mau&un instansi &emerinta* +ang memanfaatkan otomatisai &erkantoran dalam &ekerm)angan teknologi dan informasi% Pemanfaatan ini dilakukan guna men-i&takan kinerja +ang efektif dan efisien dalam meningkatkan &roduktivitas &erusa*aan%
IV%
KESIMPU(N
Otomatisasi &erkantoran mem)erikan kontri)usi +ang sangat )esar ter*ada& efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang% 'al terse)ut akan )erdam&ak ter*ada& &roduktivitas &erusa*aan +ang meningkat% Pemanfaatan otomatisasi &erkantoran tidak *an+a dilakukan didunia &erusa*aan namun dalam instansi &emerinta*an% Otomatisasi &erkantoran mem)erikan kemuda*an dan )an+ak manfaat ter*ada& &enggunan+a se&erti fasilitas a&likasi.a&likasi otomatisasi dan mesin.mesin kantor +ang otomatis mem)erikan )antuan ter*ada& &enggunan+a% Se*ingga da&at men+elesaikan segala &ekerjaann+a dengan le)i* )aik# -e&at# mura* dan sesuai dengan target +ang tela* diteta&kan% V%
!@TR PUSTK
2% Siswanto T% Otomatisasi Perkantoran 2% 2st ed% 'adi+anto !S'dM# editor% !e&ok4 Tim7 3C28% 3% Name N% e)ookinga%-om% 5Online6%7 3C2= 5-ited 3C2= gustus 28% vaila)le from4 *tt&s4FFe)ookinga%-omF&dfFsekilas.tentang.otomatisasi. &erkantoran.22A292C28%*tml% 8% Indriana N% Temukan Pengertian%-om% 5Online6%7 3C28 5-ited 3C2= gustus 28% vaila)le from4 *tt&4FFwww%temukan&engertian%-omF3C28FCAF&engertian. efektif.dan.efisien%*tmlJ% 9% 'anafia* '% Urgensi Teknologi !alam Peningkatan Efisiensi Mengelola Kantor% *tt&4FF*ani*anaf%)logs&ot%-o%idF3C2=FC2Fjurnal.urgensi. teknologi.dalam%*tml% 3C2< 1anuari7 HIV/20% <% Guniart*e G% Sistem Otomasi Perkantoran se)agai &likasi Pendukung Kinerja Sum)er !a+a Manusia dalam Organisasi% *tt&4FFwww%umitra%a-%idFmediaFfilesF?A28=32C<9A3%&df%
3C2= gustus7 VIII/20% =% ndreas 'andojo !'SRG% Pem)uatan &likasi Sistem Pendukung Ke&utusan untuk Proses Kenaikan 1a)atan dan Peren-anaan Karir Pada PT%H% *tt&4FFe)ookinga%-omF&dfF&em)uatan.a&likasi.sistem. &endukung.ke&utusan.3<9
% Mangaras Ganu @ :K"G1'% Pengem)angan &likasi !ata :are*ouse untuk Pengelolaan Sumur Min+ak% *tt&4FFe)ookinga%-omF&dfF9.&engem)angan.a&likasi.data. ware*ouse.untuk.&eng.8399A=
?% Irawan G% nalisa dan Peran-angan Otomatisasi Surat Pengantar RT "er)asis SMS atewa+ se)agai Penera&an Konse& Pa&erless Offi-e% SIMETRIS# *tt&4FFe)ookinga%-omF&dfFanalisa.dan.&eran-angan. otomatisasi.surat.3>
