Áreas funcionales de las organizaciones
Sonia Patricia Bueno Vanegas Leidy Yurley Cala Torrijos
Universidad Industrial de Santander Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Programa de Tecnología Empresarial I semestre Bogotá 2013
Áreas funcionales de las organizaciones
Sonia Patricia Bueno Vanegas Leidy Yurley Cala Torrijos
Visita empresarial
Jennifer Piñerez Castro Profesora Organización y empresa
Universidad Industrial de Santander Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia Programa de Tecnología Empresarial I semestre Bogotá 2013
Tabla de contenido INTRODUCCION............................................................................................................... 6 Datos sobre los que se basa el Informe de las áreas funcionales de la organización ...... 7 Área de Talento Humano ................................................................................................ 8 Área de marketing........................................................................................................ 10 Área administración de la producción y las operaciones .............................................. 12 Conclusiones ................................................................................................................. 15 Bibliografía …………………………………………………………………………………………………………………………………16
5
INTRODUCCION Con este trabajo buscamos resumir los procesos administrativos dentro de las áreas funcionales dentro de las organizaciones, teniendo como áreas de estudio y exploración, el área de talento humano, de marketing y de administración de la producción y las operaciones. Estos conceptos aplicados al estudio de la empresa visitada en este caso Quirumédicas Ltda., visitada para trabajos anteriores y también para este, para dar un contexto de lo que se trata la empresa, es una empresa cuya labor comercial principal es la elaboración y venta de productos farmacéuticos para venta a nivel nacional. En este último trabajo, queremos aplicar los conceptos, y dar nuestros puntos de vista de acuerdo a lo leído en el texto guía, a lo visita y a la experiencia que nos creó la labor investigativa o de campo pedida en esta asignatura.
6
Datos sobre los que se basa el Informe de las áreas funcionales de la organización Nombre del estudiante:
Leidy Yurley Cala Sonia Bueno Vanegas
Nombre de la empresa:
Quirumédicas Ltda.
Dirección de la empresa: Carrera 49A No. 128A – 32 Barrio Prado Veraniego Teléfono de la empresa: 648 88 88 Personas entrevistadas: José Noel García – Gerente General Ana Pizarro – Subgerente Ana Suldery García – Jefe de Gestión Humana
7
Área de Talento Humano A continuación relacionamos las actividades que conforman el proceso de planeación de la gestión del talento humano, responsables y alcance: Las actividades y decisiones sobre el personal en la organización es algo que se planea, discute y elige en reunión con el Gerente General y la Jefe de Recursos humanos o Gestión humana de la empresa, en cuanto al diseño de cargos se establece con el jefe del área que este necesitando crear la vacante.
Análisis y diseño de cargos: Esto es importante en toda organización, tener claro el perfil de cada empleado, para esta parte del proceso de planeación de la gestión del talento humano, se responsabiliza el jefe del área o departamento que necesite cubrir una necesidad, una actividad, para esto se enumeran las necesidades y se crea el perfil, que es analizado y diseñado formalmente por una persona en gestión humana, en este caso una psicóloga del área. Selección, Contratación, Vinculación y Socialización del personal: Para esta parte del proceso, ya creado el perfil del cargo, se coloca un anuncio por internet en las páginas de empleo más usadas en Colombia, elempleo.com y computrabajo.com.co con el perfil e información del cargo y empresa, también se tienen en cuenta las hojas de vida ingresadas por medio de la página de la empresa, se hace un filtro de las personas interesadas comparando con el perfil que se busca en específico, se llama a entrevista con la psicóloga, hace pruebas psicotécnicas, si pasa estos dos filtros pasa a entrevista con el gerente general, luego se reúnen el gerente General y la psicóloga, y se decide si la persona es o no contratada, al ser contratada se le hacen los respectivos exámenes médicos de ingreso, se muestra un portafolio de la empresa, y se lleva a un recorrido por ésta, presentándolo y presentándole a todos los miembros de la organización. Formación: Inmediatamente inicia sus labores se reúne con el jefe de área o departamento, quien es el encargado de darle la inducción y descripción exacta de su cargo, actividades y responsabilidades. Evaluación del desempeño: El empleado está constantemente siendo evaluado por su jefe inmediato, pues el cumplimiento o incumplimiento de sus deberes afectan el normal funcionamiento de la empresa, pues sus resultados pueden afectar beneficiosa o perjudicialmente al grupo.
8
Relaciones laborales y Bienestar laboral: Estos dos puntos son importantes pues de las relaciones laborales y del bienestar del trabajador depende gran parte de su buen desempeño, en la empresa siempre se tiende a resolver los conflictos, diferencias, de forma educada, siempre recurriendo al dialogo, se cuenta con espacios de ejercicios de terapia ocupacional los cuales están a cargo del departamento de Gestión humana, para garantizar unos empleados más eficientes y eficaces, esto ayudando también a mejorar y mantener su buen estado físico y mental. Retiro: Cuando un empleado decide retirarse, la psicóloga conversa con él sobre los aspectos que le hicieron tomar dicha determinación, se hace un examen físico de retiro para comprobar que su salud no fue afectada mientras realizaba sus labores en la organización. 1.2. Sobre que es la administración del talento humano en las organizaciones modernas, para nosotras es conocer al empleado a profundidad respetando su intimidad e integridad, aportarle al empleado todo el apoyo, confianza con la empresa, sus directivos y fortalecer lazos con sus compañeros de trabajo, hoy en día las empresas trabajan mucho en hacer sentir bien a sus empleados, motivándolos y haciéndolos crecer dentro de la empresa y como personas en la sociedad. 1.3. Una estrategia corporativa en relación con la administración del talento humano en las organizaciones a nuestro modo de ver, sería la contratación de personas que estén estudiando, de esta forma tener personal calificado en la empresa, lo que da un gran respaldo y seria garantía de conocimiento, para lo cual más adelante podría aportar grandes ideas, esto aportaría al crecimiento, posicionamiento y sostenibilidad a la empresa dentro de la sociedad, generando desarrollo económico para la ciudad, región o municipio en la que se encuentre.
9
Área de marketing Para la promulgación y promoción de un producto, los representantes de ventas de cada zona del país (estos representantes para asegurar un buen entendimiento y asesoría son químicos profesionales), hacen encuentros, talleres y/o capacitaciones con el personal de la entidad de salud, sobre la composición, manejo y características del producto, realizan charlas sobre cómo hacer una correcta desinfección de las áreas comunes, áreas de tratamiento y áreas de operación dentro de la institución, y de esta forma tanto hacer la promoción del producto, como aportar al buen funcionamiento del hospital, clínica o centro de atención en salud, de esta forma contribuir a mejorar la calidad de vida tanto de los empleados, como de los pacientes de dicha institución de salud. Ahora vemos un diagnóstico más detallado en cuanto al entorno, a nivel organizacional y de mercado visto desde el entorno nacional.
Diagnóstico del entorno: De acuerdo con la visión de la empresa 1 vemos como oportunidades de acuerdo al entorno, para hacerla posible: La consolidación de una sola entidad que regule las organizaciones de la salud, con esto seguir como proveedor fijo de esta gran grupo de entidades, hospitales y relacionados, la posibilidad de hacer alianzas con proveedores grandes de otro tipo de insumos, elementos y productos para las empresas del sector de la salud y fortalecer de esta forma las actividades comerciales, como amenazas se podrían tener la inestabilidad económica en el país en el sector salud, y a nivel de tendencia: a la estabilización económica y su reactivación, para estos dos puntos (amenaza y tendencias) vemos que en estos momentos es un sector bastante vulnerable y débil organizativamente, en cuanto al control de recursos. Diagnóstico organizacional: Las actuales fortalezas y debilidades de la empresa son: Excelentes relaciones comunicacionales con las diferentes entidades de salud tanto estatales como privadas, un grado de compromiso de sus empleados muy fuerte para el crecimiento y sostenibilidad de la empresa dentro del mercado y la sociedad, personal calificado en cada una de las áreas de la empresa, cuenta con un gran respaldo y reconocimiento por parte de los clientes que maneja la empresa. Como debilidades tendríamos: Tal vez con algunos clientes (hospitales) grandes son muy condescendientes en cuanto a las deudas esto podría generar una alta cartera lo que implica tener ingresos menos para desarrollar su labor. Mercado en el entorno nacional: El panorama nacional para la industria farmacéutica es positivo, puesto que es una necesidad que siempre tendrá que
10
satisfacerse a nuestros clientes en la Investigación, desarrollo, producción y comercialización de nuestros productos farmacéuticos y dispositivos médicoquirúrgicos, para alcanzarlos implementaremos las nuevas tecnologías, la mejora continua de nuestros procesos, la formación en habilidades y competencias de nuestros colaboradores y la asesoría científica requerida por nuestros clientes; rigiéndonos por el uso eficiente de los recursos naturales, físicos y financieros 2.
1 Visión: En 2013 mantener el liderazgo y consolidar el reconocimiento como la mejor compañía Colombiana en la fabricación de productos farmacéuticos y dispositivos médico-quirúrgicos para el sector salud, incrementado beneficios para nuestros socios, mejorando las habilidades y competencias de nuestros colaboradores, estableciendo nuevos vínculos comerciales, a través de la diversificación del portafolio y de su comercialización en el mercado nacional e internacional, implementando nuevas tecnologías, expandiendo nuestra capacidad productiva y respetando el medio ambiente. (Tomado de www.quirumedicas.com) 2 Apartes tomados de la Política de Calidad de la empresa Quirumédicas Ltda.
11
Área administración de la producción y las operaciones EMPRESA FLORES “ALBA MARIA”
VISION Partiendo del proceso de administración de la producción y de las operaciones en la empresa, mediante prácticas de un modelo basado en el trabajo colaborativo cuyos ingredientes principales sean la capacidad de relación entre trabajadores y el desarrollo de actividades en equipo y/o grupo, siendo esta una de las causas de éxito y de competitividad en el mercado, la empresa Flores “Alba María”, se perfila
a diez (10) años como la principal actividad económica de la zona; afianzando el sentido de pertenencia a los esquemas del trabajo colectivo a través de la formación tecnológica, profesional y especializada de todos sus empleados, en quince (15) años será reconocida en el ámbito regional, departamental y nacional, como una compañía productora de flores con un alto estándar de calidad a cómodo precio; inmersos en este tipo de actividades que propenden por el bien común, para la cual la persistencia, la responsabilidad, la disciplina y el trabajo colaborativo se constituyen en pilares fundamentales de la organización de cada persona que integra el cuerpo laboral de la compañía y de la empresa como tal, respondiendo a los nuevos requerimientos del mercado la región, el país y el mundo y con su ingreso a la CFI (Compañía floricultora Internacional), se proyecta a veinte (20) años como una empresa líder a nivel nacional e internacional en exportación de flores a todos los países, siendo un modelo de eficiencia y eficacia para las demás compañías.
MISION Como empresa que pertenece a la compañía floricultora internacional (CFI), Flores “Alba María”, fundamentada en los principios y valores de la justicia, la verdad, la
ética, la responsabilidad y demás en pro de otros y de sí misma, tiene como misión: “ser una excelente compañía floricultora capaz de desarrollar programas de
mejoramiento en el cultivo, contribuyendo al beneficio permanente de la optimización de los pedidos, siendo líderes y profesionales comprometidos con el desarrollo integral, sostenible y solidario de los trabajadores, sus familias y de la sociedad en general, contribuyendo con la creación de nuevos puestos de empleos en el contexto regional, nacional e internacional.
12
Democratizar el conocimiento para consolidar los procesos empresariales que contribuyan al desarrollo de las diversas áreas que conforman la empresa, trabajando todas unidas, consolidándose como un todo, con un liderazgo que rompa paradigmas en función de una justicia económica y laboral”.
Para esto la empresa se esfuerza, y organiza muy bien el tiempo de trabajo, dándole a cada empleado una función específica a desarrollar, con el fin de aprovechar al máximo cada día; también se informa permanentemente de las situaciones por las cuales están atravesando las demás empresas, con el fin de entrar en el círculo de la competitividad y no quedarse en el olvido.
ORGANIGRAMA
ACTIVIDADES A CONSIDERAR
Elaborar varios programas de actividades, escoger el que tenga mayor viabilidad, teniendo en cuenta los estudios realizados a la rapidez con la los trabajadores laboran y a los programas de siembra que se utilizan, determinando las áreas a cultivar así como la consolidación de programas de fertilización en pre siembra, de acuerdo con el análisis que se le ha hecho al terreno. 13
Solicitar con anticipación los productos necesarios (semillas) con el fin de saber qué cantidad se va a utilizar, para preparar el suelo requerido para su cultivación así como controlar el rendimiento de la siembra elaborando una evaluación mensual de del crecimiento del producto. Informar por medio de memorandos las anomalías y los faltantes del material inicialmente adquirido, excluyendo el producto dañado y los que no nacieron, explicando con detalle lo observado en el campo de trabajo. Elaborar un plano de siembra, para controlar e informar acerca de las áreas listas para corte y resiembra, así como para llevar un mayor control de los terrenos que han dejado de producir.
Esto contribuirá a que la empresa Flores “alba María”, tenga un mejor control en
sus actividades y evitara la pérdida del material necesario e indispensable para su funcionamiento; un buen control de la cantidad de semillas que entran y la cantidad de flores producidas, hará que la compañía se estabilice y tenga un buen conocimiento de sus utilidades, lo cual se verá reflejado en la capacidad de adquisición y por ende entrara al mercado nacional e internacional con un alto nivel de competitividad. Sortear con éxito las dificultades climatológicas, la inestabilidad del terreno y las diferencias entre los trabajadores que conforman la empresa, será vital para que la compañía ingrese al mercado con paso firme y seguro.
14
Conclusiones Con este trabajo, se logró aplicar lo visto en teoría, conceptos, y verlo desde la funcionalidad de una empresa real, visto desde adentro, en temas como su organización, planeación y control, su objetivo o labor comercial, la visión y misión de una organización, su funcionamiento en cuanto al entorno, la percepción que tienen acerca de los cambios globales ambientales, económicos y sociales. Todo esto nos da las bases necesarias para conocer a profundidad la empresa y su funcionamiento, ver aspectos importantes en cuanto a su gestión y ver cómo podemos aplicarla a futuro en proyectos propios. Además de los conceptos aprendidos, vimos cómo hacer un informe detallado de las empresas sin ser tan extensos, haciendo intervenciones breves pero muy claras y concisas, fáciles de comprender y aplicar.
15
BIBLIOGRAFIA
Bernal Torres, Cesar A. (2007. 1a edición). Introducción a la administración de las organizaciones. Enfoque global e integral. México: Pearson Educación de México S.A. de C.V. Página capítulos 5, 6 y 7.
16
