Esquema conceptual: Unidad I
UNIDAD I La función función de compras 1. La importancia de la función de compras Función y definición de compras Departamento Departamento de compras Objetivos de compras Clasificación • • • •
2. Consideraciones y tipos de compra Principios básicos de las compras Tipos de compra Funciones del sistema de compras • • •
3. El proceso de compras Requisitos de materiales Elección de proveedores Registro de proveedores Orden de compra Registro de control • • • • •
4. Compras y estrategia competitiva Precio Calidad Cantidad Condiciones de entrega Condiciones de pago Garantía Servicio de posventa • • • • • • •
Presentación Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin embargo a nivel profesional e institucional es sumamente sumamente indispensable indispensable contar con conocimientos específicos, herramientas, herramientas, estrategias y experiencia experiencia en el ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio. En esta primera y segunda semana nos centraremos en lo esencial de la función de compras. Objetivo específico
El alumno identificará la importancia de las funciones de compras y analizará los tipos de compra y las consideraciones pertinentes.
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I.1 La importancia de la función de compras Función de compras
Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se requiere saber operar bien bien la adqu adquisi isició ción n de bien bienes es o servi servicio cioss en el mome momento nto idóne idóneo o para para verif verifica icar r existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de un abastecimiento abastecimiento oportuno y en los volúmenes volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda recomienda pertinente manejar toda una serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen departamento de compras. ¿Cómo te imaginas un departamento o área de compras? Definición de compras Comprar es “adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago” (Cruz, 1999). Otra Otra defi defini nici ción ón es: es: la oper operac ació ión n que que se prop propon one e sumi sumini nist stra rar, r, en las las mejo mejore ress condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido (Calimeri, 1979). De acuerdo con los términos antes mencionados, la definición de compras quedaría de la siguiente forma: Definición de compras
Comp Compras ras son son las las activ activida idade dess por por las cual cuales es se abas abastec tece e de mater materia iales les,, biene bienes, s, productos o servicios una empresa, con la finalidad de mantener un cierto equilibrio entre la obtención de insumos, su procesamiento y la satisfacción del consumidor al recibir un bien o servicio, operando sistemas de logística empresarial que permitan optimizar los recursos y brindar productos de calidad total al consumidor final. ¿Qué implicaría hacer una “compra inteligente”?
Importancia de las compras Hoy en día, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros para su funcionamiento. La calidad de los suministros para la producción de un bien o
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I.1 La importancia de la función de compras Función de compras
Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se requiere saber operar bien bien la adqu adquisi isició ción n de bien bienes es o servi servicio cioss en el mome momento nto idóne idóneo o para para verif verifica icar r existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de un abastecimiento abastecimiento oportuno y en los volúmenes volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda recomienda pertinente manejar toda una serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen departamento de compras. ¿Cómo te imaginas un departamento o área de compras? Definición de compras Comprar es “adquirir materias primas o cualquier otro artículo, con las características mínimas necesarias requeridas requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago” (Cruz, 1999). Otra Otra defi defini nici ción ón es: es: la oper operac ació ión n que que se prop propon one e sumi sumini nist stra rar, r, en las las mejo mejore ress condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido (Calimeri, 1979). De acuerdo con los términos antes mencionados, la definición de compras quedaría de la siguiente forma: Definición de compras
Comp Compras ras son son las las activ activida idade dess por por las cual cuales es se abas abastec tece e de mater materia iales les,, biene bienes, s, productos o servicios una empresa, con la finalidad de mantener un cierto equilibrio entre la obtención de insumos, su procesamiento y la satisfacción del consumidor al recibir un bien o servicio, operando sistemas de logística empresarial que permitan optimizar los recursos y brindar productos de calidad total al consumidor final. ¿Qué implicaría hacer una “compra inteligente”?
Importancia de las compras Hoy en día, la actividad industrial y los servicios exigen materiales y suministros para su funcionamiento. La calidad de los suministros para la producción de un bien o
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servicio debe ser adecuada y el hecho de que no cumplan con algún requisito implica una producción deficiente, mala calidad en el producto o servicio, elevación de costos y, sobre todo, descontento descontento de los clientes. Departamento de compras
Toda empresa debe tener un departamento de compras cuyo objetivo es el de adquirir las materias primas y artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, poniendo en juego todos los elementos necesarios para obtenerlo. Objetivos de las compras Los dos objetivos fundamentales de las compras son: 1. Debido a que las compras implican una inversión, hay que controlar el flujo de dinero. 2. Realizar eficazmente la consecución de materias primas y artículos indispensables para la fabricación de productos, a fin de mantener la empresa en operación en forma competitiva. Otros expertos definen los siguientes objetivos de las compras: • Sost Sosten ener er una una cont contin inui uida dad d en el abas abaste teci cimi mien ento to de mate materi rias as prim primas as para para el departamento de producción. • Efectuar compras, con una mínima inversión, que asegure la existencia de materiales sin poner en riesgo la producción en serie o en línea, compatible con la seguridad y el provecho económico. • Reducir y evitar, al máximo, desperdicios de las materias primas. • Contemplar los precios más bajos posibles y la calidad requerida de las materias primas que sean adquiridas. Clasificación de las compras Las compras, generalmente, se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios. Bienes • Materias primas o materiales: de procedencia agrícola, minera o de otras industrias que tendrán su primer grado de transformación. • Mercancías: produc productos tos termin terminado adoss que que se destin destinan an a la venta venta de quie quienes nes los necesitan. • Suministros: artículos de oficina que utiliza una empresa para sus labores como por ejem ejemplo plo:: pape papeler lería, ía, tintas tintas,, jabón jabón u otros. otros. Estos Estos sumin suminist istros ros puede pueden n ser ser tambié también n materias primas y materiales que abastecen el departamento de producción.
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Servicios • Personales o profesionales • Financieros: bancos, seguros, etcétera. • Transportes: terrestres, aéreos y marítimos. I.2 Consideraciones y tipos de compra Los principios básicos de cualquier tipo de compra son: • Definir claramente lo que se necesita o se requiere. • Localizar y contactar proveedores que vendan las mercancías que se requieren. • Negociar y pactar con proveedores los precios, la calidad requerida, condiciones de entrega y condiciones de pago. Tipos de compra Los principales tipos de compra son: • Compras al acervo: cosas menudas como granos, legumbres u otros. • Compras sobre muestra: artículos perfectamente conocidos y bien determinados. • Compras de esperanza: adquisición de frutos producidos en tiempo determinado, considerando el riesgo de que no llegue a existir. Otra clasificación de las compras es: • Compras ajustadas a necesidades inmediatas: materias primas. • Compras para fines específicos: maquinaria y equipo. • Compras especulativas: para almacenarse con propósito de lucro. • Compras según necesidades de mercado: oferta y demanda. • Compras sobre contrato: compras fijas. Función del departamento de compras Un sistema de compras se compone, compone, entre otras cosas, de las siguientes funciones (Cruz, 1999): 1. Adquisiciones, en las que se deben considerar: • Precio • Calidad • Cantidad • Condiciones de entrega • Condiciones de pago • Control y aceptación 2. Manejo de guarda y almacenaje, en las que hay que considerar: • Recepción de material 4
• Dimensiones (peso-volumen) • Clasificación • Manejo de inventarios 3. Proveer a la producción, se considera: • Clase • Cantidad • Dimensión (peso-volumen)
I.3 El proceso de compras Objetivo específico El alumno analizará las etapas del proceso de compras Requisición de materiales En proceso de compras inicia con la requisición de materiales, éste es un documento interno que maneja la empresa u organización para planear las necesidades del departamento de producción u otros departamentos, e incluso de otras sucursales, a través del departamento de almacén. Se recomienda que la requisición del material se haga con toda claridad y de forma minuciosa y detallada con la finalidad de evitar confusiones o errores al momento de solicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados y evaluados. Elección de proveedores Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos: Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en caso de que se manejen anticipos; la situación financiera desfavorable puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa y la capacidad técnica cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposición y capacidad de enfrentarse con la obligación de producir materiales en determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las características del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real, disponibilidad de equipos especiales, número de empleados y otros. El departamento de compras deberá analizar, revisar y evaluar a cada uno de los proveedores que están en condiciones de surtir los materiales requeridos; y es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quién surtirá la mercancía, considerando siempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la propia empresa. 5
Registro de proveedores Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente considerar los siguientes puntos: • Hacer un directorio alfabético y clasificado de los proveedores en el que consten los datos necesarios para facilitar las compras.
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Nombre y dirección
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Giro del proveedor
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Fabricante o distribuidor
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Reputación del proveedor
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Condiciones de pago
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Condiciones de entrega
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Descuentos u otros
• Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabético, considerando la siguiente información: •
Listas de precios
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Catálogos
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Copias de órdenes de compra
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Cotizaciones
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Copias de facturas
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Copias de requisiciones
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Seguimiento de órdenes de compra
•
Correspondencia con el proveedor
• Relación de operaciones y negociaciones efectuadas con los proveedores, teniendo la siguiente información:
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Fecha de orden de compra
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Condiciones de embarque
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Clase de la cantidad del material requerido
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Precios acordados
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Fecha de entrega
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•
Condiciones de pago u otros
Orden de compra La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prácticas comerciales en toda empresa u organización, que pueden variar en su forma, tamaño o extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa. 1. Partida número 2. Cantidad 3. Unidad de medida 4. Descripción de artículos 5. Nombre y razón social del comprador y proveedor 6. Número de la orden o pedido 7. Fecha en que se elabora
8. Precio unitario y total 9. Condiciones de entrega de las mercancías 10. Condiciones de pago 11. Firmas correspondientes de autorización 12. Observaciones 13. Recomendaciones
La orden de compra se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta en el mismo momento en que firman tanto el comprador como el proveedor, por tal razón se generan obligaciones y derechos en ambas partes. Registro de control En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes registros y controles (Leenders Michiel) Requisitos para las compras
REGISTRO DE COMPRAS Se lleva a cabo en tarjetas, expedientes o archivos electrónicos en donde se anotan los pedidos hechos a los diferentes proveedores, la cantidad comprada, descuentos, fallas, condiciones de pago, forma de entrega, calificación de proveedor o algún otro.
REGISTRO DE PROVEEDOR En éste se anota el nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro, fabricante o distribuidor, funciones, nombre del representante, calificación en precio, condiciones de pago y de entrega y todos aquellos datos o aspectos que la empresa considere necesarios para el control estadístico de sus procesos. REGISTRO DE CONTRATO REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIÓN Se recomienda que sea realizado por Se archivan todas las listas de precios, proveedores, conservando copias de los cotizaciones, catálogos y circulares. Se contratos, convenios y circulares que se recomienda también para proveedores. han efectuado con los proveedores, así como papeles anexos involucrados.
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I.4 Compras y estrategia competitiva Los principales requisitos para comprar son los siguientes (Cruz, 1999): • Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa, atendiendo los demás requisitos de compra. Esto puede variar por políticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por introducción de nuevos productos. • Calidad. La determina el departamento de producción, quien produce los artículos que colocan a la empresa en posición competitiva. Es importante que al solicitar materias primas se describan las cualidades a detalle del material a solicitar. • Cantidad. Es el volumen o número de objetos que se solicita para que la producción sea continua y de acuerdo con la orden de compra. Se puede calendarizar la entrega parcial para acumular la cantidad total pactada desde un inicio en el pedido. • Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los elementos a considerar para la recepción de las materias primas en una empresa, por ejemplo: el lugar en que se entrega el material, tiempo de entrega, garantía del material, tipo de embalaje para su entrega, entre otros. • Condiciones de pago. Es una cláusula en la orden de compra de la que depende la ejecución del contrato. Las condiciones pueden ser: de contrato riguroso contra entrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al entregar (cae), de contado comercial a 30, 60 ó 90 días después de entregada la mercancía y previa presentación de factura y documentos, con anticipo. • Garantía. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al valor de calidad de lo que vende. El departamento de compras es quien se encarga de negociar esta condición y asegurar que se cumpla. La garantía puede ser total, parcial o por cierto tiempo. • Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones, servicio de mantenimiento, capacitación a personal, etc., cuando así se requiera. La competencia, nuevos enfoques Hoy en día está en boga contratar en las empresas el outsourcing (subcontratación), haciendo que del almacenamiento y la distribución esté presente en actividades relacionadas con los sistemas de investigación, información e incluso marketing, hasta llegar a lo que conocemos como la competencia. La competitividad en las empresas actuales
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Desde hace muy poco tiempo las empresas están sufriendo un proceso cambiante que las lleva a la búsqueda de la competitividad en su estructura administrativa. Los empresarios están conformando alianzas que los harán colaborar estrechamente con sus competidores, como la única fórmula trascendental que los ubicará en un mejoramiento constante, progresivo y actual de la competitividad. Las empresas están descubriendo que con estos acuerdos y negociaciones es posible y muy probable que las dos partes ganen en un determinado segmento del mercado, aunque en otras actividades o rubros sigan siendo competidoras. Esta nueva situación presupone un complejo, pero no difícil, cambio de cultura, por lo que deberán desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y fabricantes, así como con los clientes, a los que atentamente deberán escuchar para conocer sus necesidades.
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UNIDAD II Sistemas de información 1. Relaciones de la función de compras con la organización •
Relación de compras con la dirección
•
Relación de compras con contabilidad
•
Relación de compras con ingeniería
2. Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico •
Relación comprador-proveedor
•
Comercio electrónico
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Riesgos de las compras electrónicas
3. Importancia de los almacenes •
El control de los materiales
•
Concepto de almacén
•
Organización y administración de un almacén
Presentación En las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle los sistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente al departamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una organización basadas en sus funciones. Por otra parte realizaremos una correlación entre el comprador y el proveedor como una relación comercial integral, basando su vinculación de intercambio tanto de forma personal como electrónicamente para el fincado de pedidos (compra-venta). Objetivo específico • El alumno identificará y describirá los principales sistemas de información dentro del ámbito comercial actual. II.1 Relaciones de la función de compras con la organización Hoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un departamento o área de compras en su estructura organizacional para funcionar eficientemente. Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una adquisición o compra para cualquier producción o proceso. Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier organización, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de actividades, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad internamente.
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El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades de compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de la empresa, en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de calidad, contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y abastecer todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el ciclo económico de la empresa. Por lo anterior, es básica, necesaria e indispensable la eficiencia de un jefe de compras que evite fricciones en todo momento en su trato con los demás responsables de los departamentos de la empresa. El gerente de compras necesariamente tiene que ser diplomático y mantener una excelente disposición y actitud con cada uno de los responsables de las demás áreas de la empresa. El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal manera que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado de inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un pedido de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información podría provocar un desabasto de materiales, o bien un exceso de inventarios. Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y forma pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de aprovechar los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles errores que se pudieran suscitar. Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con antelación de los requerimientos de producción. Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus compras de materias primas, refacciones y materiales en general, resguardándolas en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas de manera adecuada y controlada al área de producción, de acuerdo con los requerimientos que manifieste de dichas materias primas y demás materiales. Y, por último, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo aquel departamento que requiera el suministro de algún material o la adquisición de maquinaria, equipo y enseres menores. Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena coordinación y comunicación de la información con los demás departamentos de la empresa u organización. 11
A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación con el resto de las áreas de la empresa. 1.- Fijar objetivos Que sean los más claros posible 2.- Ser funcional Que trabaje coordinadamente para lograr los objetivos propuestos 3.- Establecer el tipo Enmarcar, controlar y definir niveles de autoridad de organización II.2 Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación privilegiada, de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de productos, perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para hacerlos del conocimiento del personal de todas las áreas involucradas de la empresa. Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y asesoría que los proveedores le puedan prestar al comprador son una colaboración absoluta que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y operaciones seguras e inmediatas, desarrollo de nuevos productos y condiciones de competencia para la propia empresa. Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio electrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el porcentaje de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras) de manera electrónica, ya que en el umbral del siglo XXI y XXII se estima que los usuarios de Internet aumentarán exponencialmente. Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación empresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente las organizaciones, comparándolo con los métodos tradicionales de compra. Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta seguridad, confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar las transacciones comerciales a través de Internet, ya que por el momento una gran parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a que para llevar a cabo una operación se necesita proporcionar una serie de datos e información confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel financiero.
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II.3 Importancia de los almacenes Objetivos específicos • El alumno analizará la responsabilidad del almacén e identificará sus principales actividades, así como los requisitos necesarios para su buen funcionamiento. En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y custodia física de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de fabricación o de consumo interno para la misma operación de la empresa. Cabe mencionar que es útil para llevar a cabo un excelente desempeño en el control de existencias y salidas de materiales que se reciben en la organización. La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado le sea entregado de forma correcta, sin daños, en el tiempo justo y a un costo razonable. En muchas ocasiones, hemos escuchado la frase: “el cliente siempre tiene la razón”, por tal motivo al no darles lo que desean o requieren, la empresa puede verse afectada directamente en cualquier proceso interno. Hoy en día, los negocios avanzan de forma rápida y ágil a tal grado que nos asombran en sus técnicas de ventas, producción y administración. Este aumento ha dado lugar a una creciente demanda masiva de artículos para un consumidor interno cada vez más exigente en sus procesos de calidad y en el precio para el control de gastos. Al analizar la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar utilidades de una organización. Hoy en día, debemos pensar de una manera más integral tomando en consideración las funciones que realiza ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución. Por lo anterior, el almacén debe seleccionar y reclutar de una manera estricta y adecuada al personal desde el jefe del área, hasta el puesto operativo básico. Sin embargo, en nuestro medio social y cultural, de cualquier compañía, esta área es considerada para personas de bajo nivel de instrucción y de educación. Concepto de almacén Almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimientos de materiales (materias primas) o productos terminados (García, 1993). Se puede mencionar también como concepto de almacén a la realización de las operaciones y actividades necesarias para abastecer o suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas de uso y tiempo, de manera que se evite la
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paralización operativa interna por falta de éstos o la inmovilización del capital debido a una sobre existencia. Las razones por las que existen los almacenes son dos: • Porque se suscita un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción. • Cuando existe una distribución interna demandada por la operación misma de la empresa. La finalidad de la existencia de un almacén es proteger los materiales, generar utilidades y administrar correctamente los niveles de stock solicitados por el área de producción. Organización y administración de un almacén La manera en cómo se puede organizar y administrar un almacén depende, entre otros factores, de: • Tamaño de la organización o empresa • Organización de la empresa (sistema centralizado, descentralizado o mixto) • Diversidad en la producción • Programación de la producción Dentro de las actividades más comunes que debe coordinar el almacén están: • La recepción de materiales (maniobras de carga y descarga) • El registro de entradas y salidas (recepción y embarques) • Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y custodia) • Control de los materiales (control del inventario) • Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas y producción sobre las existencias reales y actualizadas de las materias primas, productos terminados, refacciones, consumibles, entre otros. • Vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y contabilidad. Para un buen manejo y planeación de un almacén se requiere: • Conocer los artículos que se almacenarán. • Contar con áreas suficientes y disponibles para la recepción, almacenamiento y entrega (mostrador y rampas de descarga), así como para maniobras de carga y descarga (montacargas). • Identificar las dimensiones, peso y características por unidad de los materiales o productos existentes. • Conocer la frecuencia del consumo de cada uno de los materiales (control de inventarios).
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No se puede negar que conocer las características principales y básicas de los materiales contribuirá a un buen manejo y un excelente desempeño en la clasificación de los mismos. Por citar un ejemplo, los materiales se pueden clasificar si sus características son: • Frágil • Perecedero • Explosivo • Inflamable • Gaseoso • Líquido • Polvo Otra clasificación de acuerdo con las condiciones ambientales del almacén podrían seccionarse en: • Húmedo • Seco • Oscuro • Iluminado • Frío • Cálido Finalmente, es importante resaltar que dejando de lado las condiciones ambientales del almacén, en todo momento deberá observarse de forma estricta y siguiendo al pie de la letra las normas de seguridad e higiene estipuladas como política interna de la organización .
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UNIDAD III Selección de proveedores 1. Investigación de proveedores nacionales y extranjeros Importancia •
Importancia
•
Fuentes de información
2. Evaluación del Proveedor •
Tipos de proveedores
•
Evaluación de fabricantes
•
Evaluación de distribuidores
3. Métodos de selección de Proveedores •
Principios de la relación empresa-proveedor
•
Aspectos a evaluar
•
Características de un buen
•
Proveedor
4. Comportamiento del proveedor en el tiempo •
Criterios de evaluación de proveedores
•
Aspectos a evaluar con el paso del Tiempo
5. Diseño de canales de información electrónica •
Características de un sistema de
•
Información de proveedores
•
Ventajas del sistema electrónico
Objetivos específicos • El alumno analizará la importancia de la investigación de proveedores nacionales y extranjeros e identificará los aspectos básicos en los que se deben evaluar antes de hacer negociaciones.
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IIII. Selección de proveedores Una buena selección del proveedor deberá basarse en iniciativas que sugieran los modos adecuados y las nuevas formas III.1 Investigación de proveedores nacionales y extranjeros El origen de una compra puede tener numerosas implicaciones, pero la más importante y necesaria siempre será la selección previa o preliminar de un proveedor que sea el más factible para cubrir los requerimientos de forma adecuada y óptima, con el propósito de establecer una lista confiable de candidatos a quienes se les pueda solicitar una cotización y un posible surtimiento de un producto o servicio dentro de la empresa. Fuentes de información El comprador podrá hacer uso de todos aquellos impresos disponibles en la oficina de compras, los cuales serán considerados como una fuente de búsqueda para comenzar a revisar, depurar y elegir de forma preliminar al proveedor. Otras fuentes de información a las que se recurre son electrónicas o vía sistema que maneje internamente la organización. Actualmente, las fuentes de datos impresas que pueden ayudar se enlistan a continuación: 1. Directorios telefónicos clasificados, tanto impresos como electrónicos: son útiles para la búsqueda de artículos y servicios que se encuentran disponibles localmente. 2. Catálogos y literatura de publicidad (revistas especializadas, folletos): estos materiales son excelentes para la búsqueda de referencias específicas, permitiéndole al comprador una mejor selección con base en lo que requiere comprar. La única limitación que se tiene es que este material ocupa mucho espacio y su vigencia es muy
corta.
Éstos
deberán
mantenerse
bien
organizados
y
actualizarse
constantemente, por ejemplo a través de alguna suscripción. 3. Fuentes de contactos personales y experiencia con algunos proveedores. III.2 Evaluación del proveedor Una función importante, permanente y trascendental del departamento de compras es efectuar una evaluación a sus proveedores, para lo cual será necesario analizarlos con la finalidad de cerciorarse si efectivamente están cumpliendo eficazmente con su cometido, de tal forma que se puede medir con mayor precisión su potencial al momento de abastecer, los tiempos de entrega y su cumplimiento en general, así podrá tomarse en consideración para las compras futuras o subsecuentes. 17
Para evaluar objetivamente a los proveedores, éstos se clasifican según su giro: • Fabricantes • Distribuidores Por lo anterior, los criterios considerados para la evaluación de fabricantes, serán los siguientes: • Prestigio y capacidad financiera. Se le solicitará al proveedor un listado con los clientes que atiende, el tiempo que tiene trabajando con ellos y si tiene reconocimientos por escrito de clientes y premios obtenidos (currículo: calidad, servicio, participación, etc.). Se investigará la confiabilidad del proveedor cuando en un momento dado se requiera conceder un anticipo para la compra. Por último, es indispensable contar con referencias sobre la situación financiera actual del proveedor, como soporte y seguridad para el comprador. • Capacidad técnica. Cuando se trata de materiales es importante considerar el tipo, cantidad y precisión de la maquinaria, la distribución de la planta y la habilidad técnica del proveedor, ya que siempre que se finca una orden de compra se exigen especificaciones técnicas que deberán cumplirse al 100%, para lo cual se sugiere elaborar un breve cuestionario por escrito que deberá contestar el proveedor aspirante. • Capacidad de producción. Ésta es fundamental y esencial, ya que le permitirá al comprador conocer si el proveedor tiene la disposición para cumplir con sus obligaciones de producción de materiales o productos en un determinado tiempo. Se deberá medir su capacidad productiva global, su disponibilidad de maquinaria y equipos en funcionamiento, su número de empleados, entre los más importantes. • Sistema de aseguramiento de calidad. Se deberá recabar información sobre los métodos de aseguramiento de calidad del proveedor aspirante. Se recomienda que el proveedor cuente con un sistema de certificación que le permita dar atención a los clientes en tiempo y forma de acuerdo con lo negociado o pactado. Los criterios para la evaluación de los distribuidores serán los siguientes: • Acreditamiento. Se le deberá solicitar al proveedor aspirante el documento legal que lo acredite como distribuidor autorizado del producto o marca, para tener la confianza de que habrá un soporte en caso de surgir alguna inconformidad. • Capacidad. Se considerará si el proveedor aspirante cuenta con la capacidad de entrega de materiales, debiendo cumplir los siguientes puntos: - El tiempo de respuesta a una orden de compra no deberá ser mayor de 5 días hábiles.
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- Deberá contar presentemente con transporte propio o particular para realizar las entregas a domicilio, garantizando las mismas en el lugar, cantidad y tiempo pactados y negociados. • Sistema de aseguramiento de calidad. Se verificará y comprobará por medio de un cuestionario por escrito que el distribuidor cuenta con las instalaciones y métodos adecuados de manejo, empaque y embarque que aseguren las condiciones del material, así como que dé respuesta y atención a las quejas proponiendo acciones correctivas. A manera de conclusión, en lo que respecta a la evaluación de proveedores, tanto del fabricante como del distribuidor, será fundamental considerar el factor de comunicación con el departamento de compras, ya que para ambas partes deberá manejarse información continua sobre el estatus de las órdenes de compra en proceso, sobre los problemas que se presenten (responder de inmediato), las oportunidades adquisitivas que le puedan ser de utilidad al comprador, así como de las innovaciones que vayan surgiendo en el mercado.
III.3 Métodos de selección de proveedores Objetivos específicos • El alumno identificará los criterios para seleccionar proveedores de acuerdo con las necesidades de la empresa y analizará los aspectos a evaluar en el comportamiento del proveedor con el paso del tiempo. • El alumno analizará la utilidad e importancia de un sistema de información electrónico en el área de compras. Hoy en día, las empresas requieren poder brindar un servicio integral de calidad basándose en apoyos externos (proveedores) con los cuales establecen contratos y forman alianzas para lograr la satisfacción total del cliente. En estos contratos es importante tomar en cuenta los siguientes principios: • Tanto la empresa como el proveedor son totalmente responsables de la aplicación y control de calidad requerida con recíproca comprensión y cooperación. • Son independientes el uno del otro y se respeta esa interdependencia recíproca. • La empresa tiene la responsabilidad de suministrarle al proveedor las especificaciones claras, completas y adecuadas sobre lo que requiere, de modo que éste conozca con toda precisión el tipo de servicio o producto que deberá proporcionar.
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• Las dos partes acuerdan previamente un método de evaluación aceptable, medible y satisfactoria para ambas partes, como por ejemplo: reportes de desempeño y puntualidad en las entregas (retroalimentación). • La relación entre ambos se mantendrá sobre una base amistosa y satisfactoria, controlando eficientemente las actividades comerciales. Para relacionarse con los proveedores es importante que la organización realice su selección con base en las siguientes características: • Capacidad de respuesta • Competencia técnica • Estabilidad económica y administrativa • Actitud de servicio, calidad y dedicación en el trabajo Para que una empresa sea saludable, robusta y competitiva necesita que todas las partes que la componen, no sólo unas pocas, trabajen bien. Por lo que los proveedores deben elegirse y considerarse como parte de la organización, aún cuando se encuentren fuera de ésta. No debemos olvidar que un buen proveedor es aquel que en todo momento actúa con honestidad, integridad, equidad y es justo con sus clientes, sus propios empleados y también consigo mismo. Cuenta con la disponibilidad de sus instalaciones y los conocimientos técnicos adecuados para el abastecimiento de materiales o servicios. Su situación financiera es sana, ofrece precios razonables y justos, aplica el perfeccionamiento continuo en sus procesos, siempre salvaguardando los intereses de sus clientes y consecuentemente los de la empresa. La actuación de ambas partes deberá ser bajo el principio de beneficio mutuo para así tener una excelente relación comercial. Una buena selección del proveedor deberá basarse en iniciativas que sugieran los modos adecuados y las nuevas formas para desarrollar productos y servicios, que permitan a los clientes efectuar sus operaciones de manera que se optimicen recursos, anticipándose cuando haya escasez de materiales, posibles huelgas y cualquier otra cosa que pueda afectar las operaciones del comprador internamente en su empresa. III.4 Comportamiento del proveedor en el tiempo Para que un comprador pueda evaluar y valorar el comportamiento de sus proveedores a través del tiempo deberá realizar auditorías internas esporádicas que le permitirán averiguar todos aquellos aspectos relevantes, que no sean muy evidentes,
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antes y durante el proceso de compra. Será necesario realizar visitas a sus instalaciones, analizar su logística, sus servicios técnicos, etcétera. Los criterios para evaluar a un proveedor se deberán enfocar en: • Precios • Cumplimiento con fechas de entrega y cantidades • Atención y servicio • Respuesta a urgencias • Cumplimiento con documentación y horarios de entrega estipulados desde un inicio por parte del almacén, tanto de materia prima como de refacciones • Estadística de rechazos • Cumplimiento con acuerdos sobre acciones correctivas Es recomendable que todo comprador dé seguimiento al comportamiento de sus proveedores a través del tiempo, midiendo los siguientes aspectos trascendentales: • Equidad en la negociación • Lealtad y honestidad • Integridad • Servicio prestado • Progresividad • Amistad y compromiso • Reciprocidad de ambas partes III.5 Diseño de canales de información electrónica El departamento de compras requerirá implementar, manejar y controlar un sistema de compras automatizado, diseñado para proporcionar información certera y fidedigna sobre los numerosos pedidos que serán fincados por parte del comprador hacia el proveedor. Este sistema electrónico consistirá en el manejo de información que permita la manipulación de una serie de datos y elementos que elijan, almacenen, procesen y recuperen datos en forma ordenada y lógica, para así tomar las decisiones correctas y pertinentes. Por lo anterior, dado la importancia y el valor que representa para las empresas, un sistema de información electrónica automatizado debe ser altamente confiable, eficaz, rápido, ordenado, lógico y de fácil manejo para el comprador. Siguiendo la vanguardia tecnológica, las empresas, actualmente las más pequeñas, tratan de implementar un buen sistema de información que les permita tomar decisiones adecuadas al momento de realizar la adquisición de un bien o servicio. 21
La era digital nos obliga a implementar sistemas que funcionen internamente de forma óptima y oportuna. Algunas de las ventajas que conlleva tener un sistema electrónico diseñado para el control de la información dentro del área de compras son: • El manejo electrónico de los procedimientos de compras reducirá el esfuerzo manual de los empleados al mínimo. • La información, una vez registrada y capturada en el sistema electrónico manejado en el área de compras, estará disponible de forma casi simultánea. • Será considerable y notoria la mejora en el control de las operaciones internas de la empresa, no sólo por la disponibilidad de la información para la toma de decisiones, sino también por la flexibilidad y facilidad para manejar detalles como la devolución de algún material por resultado defectuoso o por no cumplir con los requerimientos de calidad exigidos por la empresa.
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UNIDAD IV Relaciones con los proveedores
1. Comunicación •
Comunicación oral
•
Comunicación impresa y audiovisual
•
Comunicación a través de nuevas tecnologías
2. Servicio •
Características de los servicios
•
Elementos del servicio de calidad
•
Recomendaciones
3. Comerciales •
Objetivo
•
Principios de las relaciones
•
Comerciales
4. Nuevos productos •
Utilidad de los prototipos
•
Relación producto-producto
5. Lealtad •
Características
6. Amistad •
Características
Objetivos específicos • El alumno identificará las principales formas de comunicación entre los compradores y proveedores. • El alumno analizará las características, los elementos, los pecados capitales y algunas recomendaciones para ofrecer un servicio de calidad. • El alumno analizará las características y las responsabilidades de los compradores
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y proveedores en las relaciones comerciales; en especial, identificará como aspectos clave la lealtad y la amistad.
UNIDAD IV Relaciones con los proveedores IV.1 Comunicación La comunicación es un aspecto de vital importancia en cualquier tipo de relación comercial, ya que es obligación del comprador informar continuamente sobre la colocación o el fincado de un pedido en orden de compra, de aquello que está en proceso de ser surtido, sobre los problemas que puedan surgir o presentarse, de las innovaciones que se susciten en el mercado, etcétera. La comunicación con los proveedores puede dividirse en: 1. Comunicación oral • Entrevistas personales: son el medio primordial y fundamental entre el comprador y el proveedor. Se recomienda ampliamente mantener una buena relación conformada por rapidez, eficiencia, actitud, cortesía y una amigable atención. • Reuniones con proveedores: la finalidad de promover estas juntas es mantener y mejorar las relaciones con los compradores. Éstas deben tratar temas como las políticas de compras, las condiciones de compra y de abastecimiento, dar una visita y un recorrido a la planta, entre otras. • Visitas a las plantas de los proveedores: éstas las realizan los ejecutivos de compras, mismos que pueden sugerir nuevos usos, mayor eficiencia de las instalaciones de producción o del control de calidad en las líneas de producción. • Eventos a puerta abierta: siempre es bueno que el comprador invite a sus proveedores a que asistan a eventos en su propia planta, y así poder inspeccionar las operaciones y escuchar al jefe de compras y a su personal. • Visitas de expertos en campo: las grandes empresas emplean a expertos que viajan para dar asesoría y brindar ayuda sobre los problemas de producción, esto permite mantener la buena relación con los proveedores. 2. Comunicación impresa y audiovisual 24
• Literatura para los representantes de ventas o proveedores: consiste en la publicación de folletos y el armado de carpetas en las cuales se describe la estructura organizacional del departamento de compras, políticas, personal, procedimientos y requerimientos. • Publicaciones periódicas: es la edición y publicación de un periódico por parte del personal interno de relaciones públicas para los vendedores. • Publicidad: con el propósito de crear mejores relaciones comerciales con los proveedores, algunas de las empresas destacan y publican en periódicos y revistas comerciales algunas noticias trascendentes de sus mejores proveedores. • Reporte anual: tiene como finalidad hacer saber a sus proveedores a través de un informe anual sobre las operaciones más importantes de la compañía. • Películas: se pueden emplear como medio de comunicación con los proveedores y así poder conocer el papel fundamental que maneja la organización en sus procesos. 3. Comunicación a través de nuevas tecnologías • Correo electrónico (e-mail) • Mensajería instantánea • Redes sociales IV.2 Servicio El servicio se define como una actividad que casi siempre es intangible y que puede ser realizada a través de la interacción entre el comprador y el proveedor con el único objetivo de satisfacerle una necesidad o un deseo creado. Algunas de las características específicas de los servicios son: • No son tangibles aún cuando involucren productos tangibles • Son personalizados • Involucran al cliente, es decir, a quien se dirige el servicio • Se producen conforme a la demanda • No pueden ser mostrados o producidos antes de entregarse • Son producidos y consumidos al mismo tiempo • No pueden ser guardados o almacenados • No producen defectos, desperdicios o artículos rechazados
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Los factores fundamentales que cubren las expectativas del cliente en cuanto a un trato de calidad son los siguientes: • Atención inmediata • Comprensión de lo que quiere el cliente • Atención completa y exclusiva • Trato cortés • Expresión de interés por el cliente • Recepción de preguntas • Prontitud en las respuestas • Eficiencia al prestar un servicio • Explicación de procedimientos • Expresión de agradecimiento y placer al servir al cliente • Atención y solución pronta a los reclamos • Aceptar la responsabilidad que conlleva cometer errores Por otra parte, es importante mencionar los siete “pecados capitales” del servicio, es decir, lo que no se debe hacer cuando se brinda un servicio al cliente o comprador: • Apatía • Evadir y alejar al cliente • Indiferencia (Frialdad) • Actuar en forma robotizada • Rigidez (Intransigente) • Traer al cliente de un lado a otro Finalmente, éstas son algunas reglas para brindarle un servicio y atención de excelencia al cliente: • Nunca hacer esperar al cliente, hay que saludarlo de inmediato • Brindar atención total, sin distracciones o interrupciones • Ser natural, no falso • Demostrar energía y confiabilidad (entusiasmo) • Dirigirse al cliente con una excelente actitud, cordialidad y amabilidad
IV.3 Comerciales La relación comprador-proveedor gira en torno a un factor determinante que es tener la seguridad y certeza de que el producto o servicio le sea entregado o brindado de excelente calidad.
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El objetivo fundamental de esta relación comercial es “mejorar la garantía de calidad y eliminar las posibles insatisfacciones que pudieran suscitarse en un momento dado entre el comprador y el proveedor”. Por lo anterior, es necesario aplicar y llevar a cabo los siguientes principios: • Tanto el comprador como el proveedor son totalmente responsables de la aplicación y el control de calidad. • El comprador y el proveedor deben ser independientes y respetar esta postura. • El comprador tendrá la obligación de suministrar información clara, adecuada y oportuna sobre lo que requiere. • El contrato fincado entre las partes interesadas debe considerar: calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago. • El proveedor deberá certificar y garantizar una calidad óptima y satisfactoria respaldada con los datos necesarios y requeridos. • Ambas partes deberán, previamente, acordar los métodos de evaluación. • El contrato deberá incluir los procedimientos para la solución de discrepancias. • Ambas partes deberán controlar eficientemente las actividades comerciales, como pedidos, planeación de la producción y de los inventarios, con la finalidad de entablar y mantener una relación basada en la amistad y satisfacción en beneficio del comprador y del proveedor. • El comprador y el proveedor deberán prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor. De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que al seguir los principios mencionados es posible obtener una logística exitosa orientada siempre al beneficio de toda la organización. Objetivo de la relación comprador-proveedor Principios de las relaciones comerciales
IV.4 Nuevos productos En los últimos años, la creación de nuevos productos se ha considerado como un proceso largo, laborioso y secuencial. Asimismo, los cambios rápidos en la tecnología, la intensificación de la competencia y el surgimiento de Internet han originado importantes retos para el desarrollo de nuevos productos. El desarrollo de un nuevo producto consiste en la realización efectiva de un prototipo del producto o de versiones preliminares del mismo, pasando desde la generación de un boceto, dibujo, modelo o maqueta hasta el producto físico. El desarrollo de un
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prototipo permite comprobar las posibilidades de producción del producto, costos, rendimiento, etcétera. Los prototipos deberán ser probados por los consumidores potenciales con la finalidad de verificar en qué medida el producto físico se adecua al concepto del producto desarrollado. Por lo anterior, se sugiere evaluar el producto-prototipo basándose en los siguientes aspectos: • De manera individual o comparando el producto nuevo con otros similares de la competencia. • Conocer a los competidores con los que se compara el producto nuevo. • Dejar el producto nuevo a prueba durante un tiempo con la finalidad de ser evaluado y poder identificar el grado o nivel de aceptación que tiene en el mercado. IV.5 Lealtad Una relación basada en la lealtad entre un comprador y un proveedor es una convergencia que se suscita y fomenta a través del tiempo de modo que intervienen en ella diversos sentimientos como: empatía, identificación, confianza, actitud, credibilidad, honestidad, integridad y simpatía. Cuando sentimos confianza en un proveedor, normalmente optamos por ya no buscar a otros, confiamos en él y nos es suficiente. Siempre sabemos que cuando necesitemos algo, él va a estar ahí, lo que nos da una total y absoluta tranquilidad. Esto da como resultado final poder contar con un proveedor confiable, cuya relación comercial asegura la tranquilidad para ambas partes, es decir, representa un ganarganar en todo momento. IV.6 Amistad La amistad que pueda generarse entre un comprador y un proveedor puede ser una enorme ventaja para ambas partes, ya que este rubro puede resultar un tanto apropiado y conveniente si es estimulado y fomentado adecuadamente. El fomentar una amistad sana basada en la confianza y credibilidad generará el trato cordial con amigos de negocios. Ésta es una manera más rápida y ágil de encontrar lo adecuado y al mejor precio cuando así lo requiera el comprador dentro de su compañía.
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UNIDAD V Compras 1. Compras nacionales •
Sector gobierno
•
Sector privado
•
Procedimientos y requisitos
•
Sistemas de pago
2. Compras de importación •
Tratados comerciales
•
Acuerdo General sobre Aranceles y
•
Comercio (gatt)
•
Procedimientos y requisitos
•
Trámites, tarifas y documentación aduanal
•
Sistemas de transporte
•
Sistemas de pago
3. Compras electrónicas •
Internet
•
Por catálogo
•
Por T.V.
•
Por teléfono
Objetivos específicos • El alumno analizará las características, los procedimientos y los requisitos de las compras nacionales y las compras de importación. • El alumno valorará la importancia de las compras nacionales y las compras de importación para la economía de nuestro país.
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V.1 Compras nacionales Las compras nacionales son aquellas que se efectúan dentro de las fronteras de un país, apegadas a las leyes del mismo. Suceden cuando el encargado del departamento de compras adquiere bienes, materiales o servicios dentro del país. A éstas también se les conoce como compras domésticas. El procedimiento de las compras nacionales se menciona a continuación: • Establecer e informar los compromisos, el tipo de relación y los intercambios que se manejarán entre el departamento de compras y el proveedor. • Por política será responsabilidad del comprador solicitar los materiales con las mejores condiciones, la calidad apropiada, a buen costo y con los mejores tiempos de entrega existentes en el mercado. • Por último, elaborar una requisición u orden de compra, y en caso de que el comprador requiera un material de emergencia deberá ser anotado en la misma orden de compra para que ambas partes lo consideren. La relación comprador – proveedor gira en torno a un factor determinante que es la seguridad o certeza de que el producto o servicio será entregado con una excelente calidad. V.1.1 Sector gobierno Dentro de este sector, las compras involucran directamente a: los gobiernos federal, estatal, provincial, condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas públicas, universidades, colegios del gobierno, entre otros. Los montos gastados por cualquier entidad deberán ser cuidados y merecen especial atención, ya que en el caso de las compras estatales los fondos provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los ciudadanos. Por lo anterior, los fondos y gastos destinados de este sector se deberán erogar de manera eficiente y apropiada para lograr obtener beneficios a favor de todos, pero en la práctica en muchas ocasiones este objetivo no se logra. Lo más importante es que en esencia, en el deber ser, las compras del gobierno no deben aplazar las exigencias de lo requerido y se deben realizar con honradez. Para elegir al proveedor adecuado, el gobierno lanza convocatorias que somete a concurso para los licitantes interesados, en los cuales establece que las muestras y cotizaciones serán evaluadas por un comité especial, el cual informa si el proveedor es adecuado o no. V.1.2 Sector privado
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El sector privado realiza sus compras con base en los programas de producción o acción que han sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada empresa privada lleva a cabo una planeación de gastos en la que se destinan montos y niveles de producción a alcanzar durante un tiempo determinado. El comprador privado considera y mantiene como información confidencial sus fuentes de suministro, así como los montos a pagar a sus proveedores. La mayoría de las empresas tienen necesidades y requerimientos de índole especializada y sus volúmenes de compra tienden a ser elevados, dependiendo de su giro. V.1.3 Procedimientos y requisitos Procedimientos del sector público Las adquisiciones o compras gubernamentales, estatales y locales, siguen un procedimiento bastante estandarizado y ya establecido. Cuando realizan compras pequeñas o de emergencia se llegan a negociar vía telefónica, contactado a uno o dos proveedores locales para realizar el suministro. Cuando las compras son de mayor volumen o los servicios son mayores, en general, se pactan a través de contratos, los cuales se realizan después de someterlos a concursos públicos (licitación comercial) y de solicitar ofertas abiertas al público. La concesión de un contrato suele llevarse a cabo en una reunión pública en la que los proveedores y el sector público puedan negociar lo que se desea comprar, de tal forma que todas las ofertas expuestas puedan ser cotizadas en igualdad de términos y a través de la licitación abierta. Procedimiento del sector privado Un procedimiento de compra por parte de las organizaciones o empresas privadas deberá seguir los siguientes puntos básicos y fundamentales, que incluso pueden aplicarse en cualquier sector: 1. Detección y definición de la necesidad, ya sea del producto o del servicio. 2. Descripción del requerimiento. 3. Selección del posible proveedor. 4. Definición y negociación del precio y la disponibilidad del producto o servicio. 5. Colocación del pedido a través de una orden de compra. 6. Activación y seguimiento del pedido. 7. Revisión y recepción del pedido en el almacén. 8. Verificación de la factura. 9. Atender disconformidades de procesamiento y rechazos, en caso de haberlos. 31
10. Cierre de los pedidos completados. 11. Mantenimiento de los registros y archivos dentro de la empresa. Requisitos Los requisitos para efectuar una compra dentro del gobierno, que básicamente son los mismos para el sector privado, son: • Certificar la continuidad de abastecimiento para satisfacer las necesidades de servicio. • Evitar la duplicación y el despilfarro. • Mantener los estándares de calidad requeridos y exigidos en las compras de bienes y servicios. • Procurar un ambiente de colaboración entre ambas partes negociadoras. • Obtener el máximo de ahorros y optimizar los recursos. • Administrar adecuadamente la función y actividades de compras para tener como resultado una eficiencia interna. • Generar las compras al precio más bajo y con buena calidad, así como los requerimientos de funcionalidad y oportunidad de entrega. V.1.4 Sistemas de pago Las condiciones de pago deberán estar perfectamente negociadas antes de llevar a cabo el pedido. En esta negociación se puede conseguir un plazo de entrega mayor o un financiamiento conveniente. La obligación de cada parte es negociar las condiciones de pago más óptimas posibles. La forma en que puede ser pagado un proveedor es: • A través de un cheque certificado. • Por medio de una transferencia bancaria o vía electrónica a una cuenta predeterminada. V.2 Compras de importación Las compras de importación son aquellas que se efectúan entre dos o más países y se rigen por las leyes y estatutos de los involucrados, o bien de los acuerdos, convenios o tratados que se hayan pactado, firmado y estipulado entre países. Las compras de importación presentan algunas implicaciones, que podemos llamar como principales problemas y son los siguientes: • Aspecto legal: en cada país el factor legal es diferente, por lo que tanto el comprador como el vendedor deberán tener mucho cuidado al negociar las órdenes de
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compra, así como al determinar cada una de las cláusulas que deberán estar debidamente definidas y redactadas de forma clara en el contrato. • Estándares de calidad: cuando un comprador está acostumbrado a recibir cierta calidad de los productos o servicios de sus proveedores podría enfrentar algunos problemas al tratar con un proveedor extranjero que surta un material con mejor o peor calidad de la que se ha requerido. Desafortunadamente la enorme distancia que existe entre ambas partes hace que hasta la más sencilla falla de calidad sea un conflicto difícil de resolver. • Tiempos de entrega e inventarios: al adquirir o comprar productos de importación los tiempos de entrega serán mucho más largos, por lo que el comprador deberá protegerse de estas variantes inesperadas y manejar altos inventarios. • Comunicación: el idioma puede representar la barrera más grande para lograr una buena negociación con un proveedor extranjero, ya que las compras industriales necesitan un alto grado de lenguaje técnico y, por lo tanto, es indispensable que ambas partes dominen el idioma. V.2.1 Tratados comerciales En México, el 8 de noviembre de 1993, el Presidente de la República en curso expidió un decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación que validó el Tratado de Libre Comercio de América del Norte (tlcan), así como los acuerdos de cooperación ambiental y laboral. La Cámara de Senadores dio su voto favorable el 22 de noviembre de 1993. 1 El Tratado de Libre Comercio de América del Norte (tlcan) es el convenio más importante de México, en materia de comercio, el cual compromete aspectos tan importantes de la soberanía del país, como la petroquímica, las comunicaciones y el sistema financiero. Las bases de este tratado quedaron estipuladas durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid y su consolidación ocurrió en el año de 1993 cuando el Lic. Carlos Salinas de Gortari era presidente de México. El tlc tiene como objetivo primordial la libre vialidad de mercancías por los territorios de los países que lo integran, a través de la disminución paulatina de los impuestos arancelarios.
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Los países participantes del tlc son México, Estados Unidos de América y Canadá, por lo que fue necesario adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacio económico. México ha suscrito otros acuerdos con países como Chile, Venezuela y Costa Rica. V.2.2 Acuerdo General sobre Aranceles y Comercio (gatt) Este acuerdo fue firmado por México durante el sexenio del Lic. Miguel de la Madrid Hurtado. Se caracteriza por haber abierto las puertas del mercado nacional a los capitales y productos extranjeros, ocasionando un enorme crecimiento en las compras de importación, que como consecuencia al disminuirse la carga arancelaria propiciada por la firma de este tratado los artículos o las mercancías se volvieron más baratos que los fabricados en el país, lo que condujo y provocó una saturación no calculada de bienes de importación en el mercado interno y no siempre con la calidad adecuada. El gatt nació en el año de 1947 con una participación inicial de 23 países. Su objetivo es regular de manera equitativa las tarifas arancelarias entre las naciones participantes, de tal forma que se trata de evitar la competencia desleal. V.2.3 Procedimientos y requisitos Al comprar productos o servicios del extranjero se necesita analizar los distintos canales de importación a elegir, los cuales dependerán del tamaño y capacidad de la empresa, la naturaleza del negocio, la estructura financiera, los métodos y las prácticas mercantiles. El procedimiento para contratar directamente a un fabricante es: • El comerciante importador contratará directamente al comprador extranjero. • La adquisición se realizará en el país extranjero. • La entrega será en el puerto de entrada del país, para lo cual se requiere de la factura. Otro procedimiento de importación es a través de un corredor de importaciones, quien actúa como intermediario entre el comprador y el vendedor. La ventaja de este procedimiento es que el corredor puede revisar la mercancía y revisar junto con el almacenista que se cumplan con los requisitos del contrato. Al tratar con un agente, comerciante o corredor-exportador extranjero, el comprador contará con las siguientes ventajas: • La clasificación de mercancías y su separación • Almacenaje 34
• Guarda y reserva de espacio En cuestión de documentación, los requisitos para la importación principalmente son los permisos de importación, los cuales deben especificar la conversión de la divisa autorizada, la mercancía, el importe, la forma de pago y el límite de tiempo para el embarque o la llegada de la mercancía. A estos permisos se les debe prestar atención especial para cumplir adecuadamente con todo y así evitar multas, demoras o la revocación del permiso ya otorgado. Cada país tiene sus propios requisitos y la mayoría han impuesto ciertas restricciones en cuanto al comercio exterior. Algunas de éstas son: • Limitaciones para realizar cambios en las mercancías. Debido a que son licencias autorizadas para comprar cantidades exactas en divisas extranjeras. • Tramitar un permiso previo para exportar mercancías de procedencia extranjera, casi siempre de la misma clase y cantidad. • Las tarifas aduanales limitan o restringen las importaciones extranjeras, cobrando altos derechos de importación. V.2.4 Trámites, tarifas y documentación aduanal Los trámites para la compra de artículos o mercancías de importación, generalmente, se realizan antes de recibir los artículos para evitar sanciones por no cumplir con los requisitos y para tener todos los documentos para poder introducir la compra del extranjero al país. Por lo anterior, al solicitar un pedido será necesario especificar los documentos que se requerirán, así como el número de copias, y saber a dónde se deben de enviar. Los documentos que usualmente se tramitan son los siguientes: • Aceptación y conocimiento del embarque: este documento sirve para que la compañía de navegación acepte el embarque y se entere de que la mercancía estará como libre de carga abordo. Este documento informa sobre la cantidad, la descripción y las marcas de las mercancías que se van a transportar. • Certificado de origen: consiste en una declaración de entrada en la aduana del país importador, que autentifica el origen de la mercancía. • Certificado de peso: define con precisión el peso de la mercancía por medio de un pesador de la oficina del gobierno o del particular. Esto con la finalidad de precisar y dar fe de la cantidad exacta embarcada. 35
• Certificado de análisis: se utiliza para la mercancía que requiere de una revisión química o de otra naturaleza. • Certificado de inspección: sirve para identificar el material exacto embarcado. • Póliza o certificado de seguro: tiene la función de cubrir los riesgos que conlleve la transacción y traslado de la mercancía bajo los términos convenidos entre el comprador y el vendedor. Amparan las cargas en los barcos trasatlánticos y embarques nacionales de cabotaje, de una a otra costa. • Cartas de crédito: es el medio por el cual se estipula por escrito el financiamiento y los pagos de importaciones acordados y negociados entre el comprador y el vendedor. Estas cartas son emitidas por los bancos que intervienen en el Comercio Internacional, pudiendo ser revocables e irrevocables. En cuanto a las tarifas, todos los paquetes que entran al país deben pasar por Aduana y están sujetos al pago de impuestos dependiendo del tipo de mercancía. La tarifa del Manejo Aduanal se cobra de acuerdo al valor cif (Concepto Base Imponible) del paquete. Valor cif = Valor de la factura del paquete + Costo del transporte + Seguro La documentación es un requisito para las importaciones. Ésta se compone de: • Factura comercial, cuando así lo establezca la ley debe incluir una Visa Consular. • Lista de empaque • Conocimiento del embarque • Permisos y certificados, cuando se requieran, siendo los más comunes los de la Secretaría de Comercio, la Secretaría de Agricultura y Ganadería, la Secretaría de Salubridad y Asistencia y la Defensa Nacional. V.2.5 Sistemas de transporte Generalmente, los medios de transporte o traslado que se utilizan para la importación son por las vías: • Marítima • Aérea • Terrestre: ferroviario y carretero Depende de los negociadores elegir el medio de transporte para la importación.
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De acuerdo con la Confederación de Cámaras Industriales de los Estados Unidos Mexicanos (concamin), en México la carga se mueve mayoritariamente vía terrestre, destacando el transporte carretero con un 59%.
V.2.6 Sistemas de pago El pago de aranceles (denominado también coeficiente impositivo efectivo) para importar mercancías o productos se deberá realizar en la Tesorería de la Federación, la cual dispone de un sistema de pago electrónico a través de su sitio web o, de manera física, se puede realizar la operación en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, como pago de impuestos. El trámite de importación ante Aduana la realiza el propio importador cuando el valor de la mercancía no sea mayor a $ 2,000 dólares. En caso de que se trate de un monto mayor el trámite se deberá realizar a través de un agente o agencia de aduana. V.3 Compras electrónicas Conforme van pasando los años, la tecnología se ha desarrollado vertiginosamente, permitiendo que muchos procesos que se efectuaban manualmente ahora se puedan realizar de forma electrónica. V.3.1 Internet En México, así como en varios países, muchas personas consultan Internet antes de tomar la decisión sobre alguna compra. Algunos de estos usuarios efectúan el pago y retiran su mercancía utilizando los portales electrónicos, aunque muchos sólo efectúan la compra y realizan el pago de forma tradicional, a través de una llamada telefónica y mediante el uso de alguna tarjeta de crédito o de débito. Cada día se suman más usuarios que realizan sus compras online. El proceso, regularmente, es consultar un catálogo en línea, elegir el artículo, pagar el importe con tarjeta, de débito o crédito, y recibir el producto en el domicilio solicitado. A esta transacción se le conoce como comercio electrónico o e-commerce. Algunos de los riesgos y las prevenciones que el comprador debe considerar para comprar en línea son: • Utilizar sitios seguros que tengan una certificación al respecto. Lo anterior evitará cualquier tipo de fraudes, robos o estafas. • Utilizar una tarjeta de crédito que tenga un límite bien establecido, porque aquellas tarjetas con crédito ilimitado son más susceptibles a ser clonadas para efectuar un fraude. 37
• Consultar las experiencias que han tenido otros compradores en dicho sitio y las calificaciones del servicio. En cuanto a las ventajas que existen para comprar en Internet tenemos: • Generalmente, en Internet se registran precios menores o bajos que en una tienda física, debido a que se ahorra en renta del local, sueldos, procesos, etcétera. • Las acciones de publicidad son variadas y menos costosas que toda una campaña compleja y completa, como sucede al utilizar los medios masivos tradicionales. • Los usuarios pueden buscar los productos de forma rápida y sin pérdida de dinero ni tiempo al recorrer varias tiendas. • De acuerdo con la legislación de cada país, se puede tener acceso a una protección legal que implicaría una garantía y hasta la devolución en caso de insatisfacción. Aún cuando se han especificado las ventajas y desventajas de las compras en línea, cabe mencionar que las compras físicas podrían ser mucho más riesgosas que a nivel electrónico. Conforme pase el tiempo, el Internet tendrá mayor seguridad y el uso de las operaciones de compras electrónicas se incrementará ya que las nuevas generaciones no sienten temor a la tecnología, nacieron en ella y comprar o vender online podría ser lo más cotidiano y tradicional que exista. V.3.2 Por catálogo En lo que respecta a las compras por catálogo, su potencial radica en la eliminación de los procesos tradicionales para cotizar, así como en la ventaja de que la mayoría están acompañadas de convenios que permiten ciertos descuentos y servicios adicionales. Con el avance de la tecnología se ha ido evolucionando hacia el diseño de catálogos electrónicos. En los catálogos electrónicos, tanto el proveedor como el comprador llegan a un acuerdo para que de forma gráfica se seleccionen los productos y, así, armar los diferentes pedidos desde la comodidad de un escritorio y con la velocidad de un tiempo real de interacción entre la compra y el envío de la mercancía. Las ventas por catálogo ofrecen los siguientes beneficios para el proveedor: • Facilitar el ciclo de compras. • Asegurar que los productos sean fácilmente localizables por sus clientes. • Desarrollar relaciones comerciales entre empresas al efectuar convenios “ganar-ganar”, en los que los beneficios sean compartidos.
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Otros beneficios, a manera general, podrían ser que simplifican y reducen los costos de compra y que permiten acceder a una mejor y mayor cantidad de información de los productos.
V.3.3 Por televisión La televisión, como medio para proporcionar información sobre productos y servicios, ha dejado atrás aquellos tiempos en los que el receptor encendía el equipo y con actitud pasiva observaba algún programa. Actualmente, la televisión ofrece espacios más dinámicos que invitan al receptor a realizar transacciones comerciales. Al fusionar el Internet con la televisión se puede lograr una mayor interactividad, es decir, un medio bidireccional que ofrece soluciones al espectador, generando acceso a sitios web que con el comercio electrónico se vuelve el complemento ideal para las transacciones de compras. Cabe mencionar que la tecnología seguirá aumentando, por lo que su desarrollo permitirá instaurar sistemas en los que la televisión convierta los programas de entretenimiento en unas “gigantescas vitrinas” en las que el espectador puede seleccionar productos y generar órdenes de compra. V.3.4 Por teléfono De igual forma, la evolución del teléfono ha sido espectacular en estos últimos años. Actualmente existen equipos de telefonía celular que integran desde una cámara fotográfica hasta acceso a Internet, ampliando de forma impresionante el potencial para efectuar transacciones comerciales. Estos teléfonos son utilizados para la búsqueda de productos, comparar precios y hacer compras en línea. La consultora inglesa “Coda Research” ha pronosticado que para el año 2015 el 20% de los ingresos del comercio electrónico en el mundo, se efectuarán por teléfono móvil, así como Estados Unidos efectuará compras por 23.8 billones de dólares utilizando estos dispositivos. Entre los beneficios de este medio de compra están: • El usuario tiene completa movilidad para efectuar su transacción cuando quiera y en el lugar que así lo desee. • Existen “oportunidades expréss” en las que el usuario aprovecha cierto tiempo para efectuar una compra que no se repetirá.
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• Se logra una mayor cercanía con el proveedor propiciando una compra a la medida, en la que se tratará de cubrir todas las expectativas del cliente.
UNIDAD VI Control de inventarios 1. Control estadístico de consumos •
Finalidad del control de consumo
•
Nivel óptimo de inventarios
2. Programas de resurtido del proveedor •
Características
3. Demandas cíclicas de la producción •
Definición de demandas cíclicas
•
Tareas del departamento de compras
4. Demandas inesperadas por ventas •
Análisis de normas y rechazos por control de calidad
• El alumno analizará la importancia del control de inventarios como parte fundamental en el proceso de compras. • El alumno analizará las demandas cíclicas de la producción y las demandas inesperadas por ventas, de tal forma que identifiqué su participación dentro del control de inventarios.
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VI. Control de inventarios En toda empresa u organización debemos considerar la existencia de un almacén, el cual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las necesidades y requerimientos que demande internamente cualquier tipo de organización. Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general. La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales: • ¿Cuánto pedir o comprar? • ¿Cuándo pedirlo o comprarlo? Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuánto pedir y cuándo hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén, por lo que deberá realizar estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones. El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir
una
demanda
extraordinaria
de
producción,
ésta
pueda
resultar
satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacén que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente. Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar una requisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o
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dañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacio innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido. Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes: • Sencillez • Flexibilidad • Exactitud • Oportunidad • Confiabilidad VI.1 Control estadístico de consumos Para llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través del almacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacén de la organización. La finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantener vigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción. Es importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventas de la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda. La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte la más apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medida de las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como de los resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios. VI.2 Programas de resurtido del proveedor Comúnmente este tipo de programas reciben también el nombre de calendarización de proveedores. Están basados en los requerimientos de producción que demande la empresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo.
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En estos documentos se registran y programan cronológicamente todos los requerimientos de material o productos y la fecha en que se hará la entrega, quedando en el acuerdo, previamente, de que el almacén no podrá atender al mismo tiempo a dos proveedores, razón por la cual dicho programa de calendarización deberá incluir además el día y la hora en que el proveedor realizará la entrega física de los materiales en el almacén.
VI.3 Demandas cíclicas de la producción Una demanda cíclica en la producción se refiere al uso o consumo continuo, con una periodicidad más o menos regular de los materiales o productos, originándose con ello que surja la necesidad de implementar medidas que aseguren el puntual abastecimiento de los materiales requeridos nuevamente. Por lo anterior, la responsabilidad recae directamente en el departamento de compras, ya que se encarga de conseguir y surtir los productos y servicios requeridos por la producción, además de negociar y pactar las entregas conforme a la demanda periódica o programada por la producción para darle continuidad a las operaciones internas de la empresa. Además, el comprador tendrá la consigna de desarrollar o recomendar nuevos productos de vanguardia o nueva tecnología que contribuyan a la optimización de recursos y gastos para la organización. El departamento de compras procurará desarrollar, negociar y establecer contratos de entrega periódica con sus proveedores, los cuales deberán cumplir con exactitud y puntualidad. De lo contrario, el comprador deberá imponer sanciones de diversos tipos a sus proveedores, mismas que quedarán plasmadas por escrito dentro del contrato acordado y firmado por ambas partes. Pensar en que todo lo antes mencionado se cumpla verdaderamente pudiera parecer un sueño prácticamente imposible de llevar a cabo en nuestro medio o cultura de trabajo. Sin embargo, algunas empresas o compañías han desarrollado e implementado el llamado “justo a tiempo”, también conocido como “just in time” . Esta filosofía consiste en eliminar todo aquello que implique un desperdicio, desde las compras hasta la distribución, con la finalidad de lograr una mayor velocidad en todos los procesos de trabajo de la propia empresa. Siendo esto último lo ideal para ser aplicado en toda organización, es importante también que si no se cuenta con una infraestructura funcional tanto a nivel organizacional, como nivel operativo y con el personal adecuado y altamente calificado, resulta muy complicado ponerlo en práctica y que los resultados sean óptimos. 43
VI.4 Demandas inesperadas por ventas En caso de presentarse una demanda inesperada o improvisada, el comprador se verá obligado a realizar una adquisición que no estaba planeada o contemplada y que va a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de un material o servicio para la organización. Estas compras no planeadas que surgen repentinamente son consideradas como compras urgentes, las cuales pueden ser justificadas por su uso o empleo en las líneas de producción de la empresa, ya que resulta más caro tener una línea de producción detenida que el costo que pueda tener el material que se comprará con urgencia para el arranque de la producción nuevamente. Aún teniendo el mejor programa planeado para el surtimiento de materiales, podrá verse alterado como consecuencia de cambios repentinos que se susciten en el estilo o en el diseño, así como en las condiciones del mercado. Las compras inesperadas son algo inevitable y podrán originarse de demandas de materiales o productos (repuestos), lo cual resultaría incosteable manejar como stock dentro de los inventarios normales que maneja el almacén de la empresa. También es importante comentar que existen algunas órdenes de compra denominadas “urgentes” que no pueden ser justificadas por ningún motivo. Las compras urgentes consisten en aquellos requerimientos que se originan como consecuencia de: 1. Un deficiente control de inventarios (de máximos y mínimos). 2. Una mala planeación de la producción. 3. Una errónea planeación de presupuestos. 4. Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras para conseguir acertada y oportunamente los materiales requeridos internamente en la planta. 5. El mal hábito del comprador de anotar y considerar todas las órdenes de compra como urgentes. Las compras urgentes suelen resultar, en la mayoría de las ocasiones, muy costosas, pudiendo deberse a que el trabajo que se realiza por parte del comprador y del proveedor se efectúa bajo mucha presión. También implica mayor trabajo y atención por parte del vendedor, dando como resultado final, de manera directa o indirecta, que el precio sea mayor al que deba pagar el comprador. Como sugerencia a la problemática anterior, se recomienda tener perfectamente establecidos los procedimientos y políticas de compra, tanto para el comprador como para el proveedor, ya que será indispensable un verdadero compromiso de ambas partes, que asegure y obligue el surtimiento de los materiales solicitados para la 44
producción, bajo un esquema de contrato firmado con todos los acuerdos previamente revisados y autorizados.
VI.5 Análisis de normas y rechazos por control de calidad 1. Control de calidad El control de calidad se basa en todos aquellos procedimientos o mecanismos establecidos por la administración de la empresa con el propósito primordial de verificar que lo adquirido o comprado cumpla con las especificaciones acordadas con el vendedor (comprador). De lo antes mencionado se deriva la importancia de los mecanismos implantados para el control de calidad en la recepción de materiales o productos, ya que si se aceptan artículos de calidad deficiente, los productos o servicios que la empresa pueda ofrecer no contendrán los elementos necesarios que satisfagan las necesidades del mercado. En conclusión, se asume que la absoluta responsabilidad de la supervisión del control de calidad de los materiales es del proveedor (vendedor), ya que es un compromiso adquirido a través del contrato negociado y firmado con el comprador, en beneficio de la eficiencia de su cliente. 2. Responsabilidad por el control de calidad Comúnmente, la garantía de que se lleve a cabo el control de calidad de forma óptima y
adecuada
recae
directamente
sobre
el
departamento
de
compras,
independientemente del área donde se hayan originado las especificaciones de las mismas. Por lo anterior, el trabajo del departamento de compras no deberá limitarse únicamente en el fincado o colocación de la orden de compra, sino que también, a su vez, se encargará de verificar que el material sea entregado en tiempo, forma y con la calidad adecuada y acordada, basados en las especificaciones proporcionadas desde un principio en la orden de compra. 3. Rechazos Cuando se presenta el caso de que algún material es rechazado, originado por los mecanismos de inspección por no cumplir con las especificaciones de calidad, el departamento de compras será el responsable de negociar con el proveedor para
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solucionar de algún modo los inconvenientes que se originen por el rechazo del producto no recibido en las condiciones pactadas. Por procedimiento para el control y seguimiento de la calidad, se aconseja que todas las devoluciones se documenten a través de formatos específicos y, a la vez, se informe al proveedor con especial prontitud y con buen juicio, así como el registro completo de los detalles y pormenores que suscitaron esta situación a resolver. Con lo anterior se pretende finalmente que el proveedor pueda tomar las medidas pertinentes y requeridas para reemplazar la entrega a la brevedad, con el material apropiado o las partes necesarias, y así lograr cubrir y cumplir con las especificaciones de calidad solicitadas por el comprador. UNIDAD VI Control de inventarios Presentación En esta semana finalmente abordaremos el tema sobre el control de inventarios que deberá llevarse a cabo en toda organización. Los inventarios permiten regular las existencias de la mercancía, de tal forma que se garantice la continuidad de producción y las ventas de la organización. Tema y subtemas VI. Control de inventarios VI.1 Control estadístico de consumos VI.2 Programas de resurtido del proveedor VI. Control de inventarios En toda empresa u organización debemos considerar la existencia de un almacén, el cual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las necesidades y requerimientos
que
demande
internamente
cualquier
tipo
de
organización. Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general.
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Función de los inventarios
La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales: • ¿Cuánto pedir o comprar? • ¿Cuándo pedirlo o comprarlo?
Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuánto pedir y cuándo hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén, por lo que deberá realizar estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones. El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir
una
demanda
extraordinaria
de
producción,
ésta
pueda
resultar
satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacén que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente. Precauciones para las requisiciones
Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar una requisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o dañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacio innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido. Requisitos para el sistema de control
Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes: • Sencillez • Flexibilidad
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• Exactitud • Oportunidad • Confiabilidad
103 VI.1 Control estadístico de consumos Para llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través del almacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacén de la organización. Finalidad del control del consumo
La finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantener vigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción. Nivel óptimo de inventarios
Es importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventas de la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda. La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte la más apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medida de las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como de los resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios. VI.2 Programas de resurtido del proveedor Características de la calendarización de proveedores
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