Apostila RM Bonum

TOTVS Gestão Patrimonial

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Planejamento e controle orçamentário

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VISÃO GERAL 3 o Apresentação 3 i r PARAMETRIZAÇÃO INICIAL 4 áPRINCIP PRINCIPAIS AIS CADASTROS 6 m Plano de Contas Contábil 6 u Plano de Contas Gerencial 9 S Históricos padrões 10 Cadastro de Títulos 11 Funcionamento dos Títulos 11 Cadastro de Cálculos 12 Cadastros de Cenários 15 Passos para criação de vários cenários 18 Cadastros de Grupos de patrimônios 21 Cadastro de Localizações 23 Cadastros de Responsáveis 25 Campos Complementares 26 IMOBILIZADO 27 GESTÃO DO PATRIMÔNIO 28 Cadastros de Patrimônios - Parâmetros Relacionados 28 Inclusão de Patrimônios 31 Integração com o RM Nucleus 38 Baixa 42 Acréscimo 45 Transferência Monetária 46 Transferência de Controle 49 Alocação de Patrimônios 51 Estimativa de Valor Residual ao final da vida útil 52 CONTABILIZAÇÕES 55 Eventos Contábeis 55 Classificação do Evento Contábil 68 Vínculo dos eventos aos Grupos de Patrimônios/Cenários 68 Aquisições 69 Ocorrências 70 Transferência de Controle 71 Integração com o Módulo Contábil 72 Exclusão da Contabilização (Via Tarefa) para Contabilização de Aquisições 72 Exclusão da Contabilização (Via Tarefa) para Contabilização de Ocorrências 72 Exclusão da Contabilização ( Via Tarefa) Tarefa) para Contabilização de Transferências de Controle 73 Exclusão da Contabilização (Via ( Via Tarefa) Tarefa) para Contabilização de Depreciações/ Correções 73 Acompanhamento de Tarefas 73 RELATÓRIOS 74 Ficha de Imobilizado 74 Relatório de Contabilização 76 FERRAMENTAS FERRAMENT AS E UTILITÁRIOS 79 Liberação de Competência 79 Fechamento do Período 81 Geração de Patrimônios em Lotes 82 Exclusão de Cálculos 82 Copiar funcionários do TOTVS Folha 82 Inventário de Patrimônios 83

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VISÃO GERAL Apresentação Este documento tem como objetivo, apresentar os principais processos e as principais características técnicas do aplicativo TOTVS Gestão Patrimonial (RM Bonum), permitindo assim uma melhor compreensão de suas funcionalidades e, conseqüentemente, conseqüentemente, um melhor aproveitamento de seus recursos. O TOTVS Gestão Patrimonial foi desenvolvido para a administração, controle e automação de todas as rotinas relacionadas com os itens de Ativo Imobilizado das empresas. Este sistema atende também de forma atual e completa, às necessidades e exigências da Legislação vigente.



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PARAMETRIZAÇÃO INICIAL Parametrização Inicial

Gestão do Patrimônio

Principais Cadastros

Relatórios

Contabilizações

Ferramentas e Utilitários

Este processo é o primeiro pr imeiro a ser feito, pois ele consiste em definir todas as opções com as quais a empresa pretende trabalhar ao operar o sistema. Ele deve ser muito bem definido para o per feito funcionamento do sistema. Após definidas as parametrizações é recomendado que apenas determinado grupo de usuários tenha acesso aos parâmetros, pois assim será possível garantir a correta parametrização do sistema para obter o resultado desejado. Ao acessar o sistema pela primeira vez é apresentada a tela tela para definição dos parâmetros que serão utilizados pelo sistema. Após definir os parâmetros, o processo pode ser acessado a qualquer momento pelo menu Ambiente/ Parâmetros/Gestão de Patrimônio Patrimônio.. Todos os parâmetros devem ser definidos pelos responsáveis da empresa para perfeito funcionamento. Os usuários que terão acesso aos parâmetros parâmetros serão definidos pelo setor responsável da empresa. empresa. Cada usuário com acesso ao sistema deve possuir um perfil associado que pode ou não permitir o acesso ao menu de “Parâmetros” “Parâmetros”. Assim somente determinados usuários terão perfil liberado para acesso a cesso aos parâmetros. Vamos apresentar uma Parametrização Inicial, ou seja, a parametrização mínima para que seja possível cadastrar Patrimônios e realizar Operações Patrimoniais no sistema. Os outros parâmetros necessários para utilização do sistema serão citados em seus respectivos processos. Máscara de Patrimônios O cadastro de Patrimônios deve seguir o padrão da “Máscara de Patrimônios” que foi definida nos parâmetros.

Os códigos de Patrimônios que não contemplam todos os níveis das máscaras são considerados Títulos, já os códigos que contemplam toda a máscara são considerados “Bens” “Bens”, portanto Título e Bem são tipos de Patrimônios.

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Supondo que a máscara definida seja “##.##.###” . Os cadastros que possuírem os códigos até o segundo nível “##.##” são considerados Títulos, Títulos, já os cadastros com códigos que possuírem os 3 níveis n íveis ”##.##.###” são conside considerados rados “Bens” “Ben s”. Exemplo: 01 Veículos Veículos - (Título) ( Título) 01.01 Veículos leves (Título) 01.01.001 Gol GL modelo XXX (Bem)

Para definição da Máscara acesse o menu: Ambientes/Parâmetros/Gestão Ambientes/Parâmetros/ Gestão de Patrimônio/Etapa - 05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão de Bens. Período e Mês de Cálculo Nos parâmetros deve ser definido qual será o mês e ano de cálculo para determinar o cálculo de depreciações dos Patrimônios. Exemplo: Se definirmos o mês de cálculo igual a Janeiro e o ano cálculo em 2011, isto significa que teremos os valores de depreciações dos Patrimônios em Janeiro/2011.

Assim que a empresa encerrar o mês de Janeiro e necessitar dos valores de depreciações para o próximo mês, o mês de janeiro poderá ser encerrado no sistema. O sistema possui o processo p rocesso de Liberação de competência para encerramento do mês, este processo será tratado posteriormente no capítulo sobre Utilitários e Ferramentas. Após realizar a liberação de competência de Janeiro, o novo mês de Cálculo será Fevereiro. Fevereiro. Com isto os valores de depreciações dos Patrimônios para o mês de Fevereiro/2011 serão apresentados. Portanto, de acordo com o ano e mês de Cálculo são apresentados os cálculos de depreciações dos Patrimônios. Para definição do ano e mês de cálculo acesse o menu: Ambiente/Parâmetros/Gestão Ambiente/Parâmetros/ Gestão de Patrimônio/Etapa - 05.01.02 - Inclusão Manual/Cálculos Patrimônio. Após realizar as parametrizações necessárias e avançar as etapas do processo, será exibido um log com todas as alterações. Clique no botão “Avançar” “Avançar” e confirme o processo para registrar as mudanças. Estes são os parâmetros necessários para que seja possível realizar a inclusão de um patrimônio. A seguir vamos apresentar os principais cadastros do sistema que também são necessários na inclusão de um patrimônio.

Exercícios

Acessar os parâmetros do sistema e definir a máscara de patrimônios e o mês/ano de cálculos. Máscara: ##.##.### Mês de Cálculo: C álculo: Janeiro Ano de Cálculo: C álculo: 2012



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PRINCIPAIS CADASTROS Parametrização Inicial



Relatórios

Contabilizações

Ferramentas e Utilitários

As entidades manipuladas no aplicativo estão dispostas em diversas tabelas que classificamos de Tabelas Globais e Tabelas Específicas. As Tabelas Globais são comuns a todos os aplicativos. Já as específicas são aquelas que se encontram disponíveis em um sistema, mas mas podem ser encontradas em outros sistemas, com o intuito de garantir a correta integração entre eles. Serão apresentadas as entidades principais do sistema TOTVS GESTÃO PATRIMONIAL (entidades que sem elas não é possível cadastrar um Patrimônio do ativo Imobilizado), porém algumas serão citadas apenas em seus processos específicos, como as tabelas departamentos e centros de custos que são chamadas de tabelas globais, mas fazem parte do processo de inclusão de Patrimônios. As tabelas de Plano de Contas Contábil, Plano de Contas Gerencial e Históricos Padrões são tabelas pertencentes ao módulo contábil. Porém, dentro do TOTVS Gestão G estão Patrimonial são feitas várias operações que podem ser contabilizadas, como a aquisições, baixas, depreciações etc. O sistema permite que um patrimônio seja incluído no sistema sem que estas tabelas sejam criadas, porém consideramos as mesmas como ”Cadastros Principais”, pois sem elas não é possível contabilizar as operações patrimoniais, sendo assim as mesmas também serão apresentadas.

Plano de Contas Contábil O Plano de contas é o agrupamento ordenado de todas as contas que são utilizadas pela contabilidade dentro de determinada empresa. Cada empresa, de acordo com sua atividade e seu tamanho (micro, pequena, média ou grande), deve ter seu próprio Plano de Contas. Neste cadastro serão incluídas todas as contas que serão movimentadas pela contabilidade em decorrência das operações da empresa ou ainda contas que, embora não movimentadas no presente, poderão ser utilizadas no futuro. Sem o cadastro desta entidade não é possível inserir um lançamento contábil. Dentro de uma visão abrangente as contas fazem par te de um sistema contábil cujos objetivos, do ponto de vista da Estrutura de uma Entidade Contábil, tanto podem ser internos quanto externos, o que o torna de grande complexidade. O primeiro passo para que as contas tenham como atender a maioria desses objetivos é a de organizá-las em um Plano de Contas (também conhecido conh ecido como Quadro de Contas ou Estrutura de Contas).

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O elenco de contas e o grau de pormenores num plano de contas depende do volume e da natureza dos negócios de uma empresa. Entretanto, na estruturação do plano de contas, devem ser considerados os interesses dos usuários (gerentes, proprietários da empresa, governo, bancos, etc). Tendo em vista a estrutura desenvolvida pela lei societária brasileira, um Plano de contas analítico poderia ter a seguinte estrutura de 1º nivel: Código 1 - Ativo Código 2 - Passivo Código 3 - Patrimônio Líquido Código 4 - Receitas Código 5 - Custos Código 6 - Despesas e Outros Resultados Código 7 - Despesas pré-operacionais Código 8 - Contas de filiais Código 9 - Outras contas de controle e análise A partir dessa codificação inicial (que pode variar de acordo com a entidade. Exemplo: se a Entidade não for do tipo industrial pode-se mudar o código 5 para Despesas e o Código 6 para Outros Resultados) citamos como exemplo o código c ódigo de uma conta patrimonial: Conta 1211-0001, sendo que: Código 1 - Ativo Código 12 - Ativo Circulante Código 121 - Clientes Código 1211 - Duplicata Código Extensão 0001 - (nome do cliente) Exemplo: Conta de resultados: 6111.0003: Código 6 - Despesas e Outros Resultados Código 61 - Despesas Administrativas Código 611 - Despesas de Pessoal Código 6111 - Salários e remunerações Código Extensão 0003 - Horas extras

O Plano de contas com um único título para cada conta ou um único título de conta para determinada operação evita que diversas pessoas ligadas ao setor contábil (lançadores) registrem um mesmo fato contábil ou uma mesma operação com nomenclaturas diferentes. Desta forma, com a padronização dos registros contábeis, mesmo que haja rotação de profissionais contábeis não ocorrerá perigo de falta de uniformidade das nomenclaturas. Caso a empresa não possua o TOTVS Gestão Contábil (RM Saldus), antes de se iniciar o cadastro de um plano de contas, é preciso definir suas parametrizações, pois sem elas não será possível o cadastro do plano de contas. Os parâmetros do plano de contas podem ser acessados através do menu Ambiente/ Parâmetros/Gestão de Patrimônio/Processo Patrimônio/Processo 05.05 - Integração / Etapa 4 - Plano de Contas. Nesta etapa são definidas as opções relacionadas com o plano de contas e sua utilização na inclusão de lançamentos lança mentos contábeis. contá beis. Dentre as opções apresentada apre sentadass a principal princip al é “Acessa contas globais” globa is”.



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Habilitando esta opção será possível definir, opcionalmente, opcionalmente, contas contábeis ou gerenciais que deverão estar disponíveis para todas as coligadas. Com a opção desmarcada as contas somente poderão ser acessadas exclusivamente nas coligadas nas quais foram criadas. Esta opção deve ser habilitada apenas para coligadas que possuam p ossuam máscaras iguais. Do contrário poderá haver inconsistências nos relatórios. O sistema barrará códigos repetidos para os códigos contábeis e para os reduzidos das contas contábeis e gerenciais. Se uma conta global contábil ou gerencial estiver em uso na coligada o sistema não deixará desativar o parâmetro “Acessa “Acessa Contas globais”; “Acessa cessa Contas Globais” se existir uma conta global com l O sistema não deixará ativar o parâmetro “A o mesmo código contábil ou reduzido de contas da coligada. l

O plano de contas contábil é enumerado ou codificado de forma racional, o que facilita a contabilização através de processos eletrônicos. Com a estruturação do plano de contas pode-se falar em escrituração ou registros contábeis como manda nossa legislação. No TOTVS Gestão Patrimonial (RM Bonum), para estruturar um plano de contas, é necessário definir a máscara contábil dos grupos. Para informar a máscara contábil deve-se acessar o menu Ambiente/ Parâmetros/Gestão de Patrimônio/Processo 05.05 Integração / Etapa 5 - Parâmetros do Plano de Contas Contábil. São apresentados 9 grupos contábeis (0 a 9), esta configuração consiste da definição do número de dígitos e níveis que cada grupo de contas contém. Somente no primeiro nível das máscaras não é permitido mais de um caractere. Conforme já citado, cada empresa definirá a máscara contábil dos grupos de acordo com sua necessidade. Dentro do processo de preenchimento das máscaras existe a opção “Não utiliza máscaras nas contas”. Esta opção é utilizada apenas para empresas que são reguladas pela ANS (Agência Nacional de Saúde). O plano de contas contábil destas empresas não n ão utiliza níveis na máscara e por este motivo foi implementada no sistema esta opção. As empresas que já fizeram a conversão do plano de contas contábil, conforme plano da ANS, já possuem esta opção marcada e desabilitada. Atenção: Na inclusão de uma conta contábil analítica, caso seja marcada a opção ‘Rateio’ ‘Rateio’ será apresentada a pasta ‘Distribuição Gerencial’. Nesta pasta poderá ser informado as contas gerenciais e seus percentuais default’s. Na contabilização de operações, ao utilizar uma conta contábil que possua o default gerencial informado, os rateios já são preenchidos automaticamente. Na configuração de eventos contábeis estes default’’s também poderão ser utilizados. Procedimento: 1. Acesse o menu Cadastros / Plano de contas contábil. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’ e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’. 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’. 5. Clique no botão novo para inclusão da conta contábil. 6. Preencha Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida de algum campo, consulte o Help).

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Plano de Contas Gerencial Este cadastro é responsável pelo cadastro de contas gerenciais que receberão o rateio dos valores das despesas ou custos efetuados pela empresa. No TOTVS Gestão Patrimonial (RM Bonum), atualmente, a única maneira de ratear os valores de depreciação de um patrimônio é através das contas gerenciais. Portanto segue o mesmo conceito do plano de contas contábil, cada empresa de acordo com sua atividade e seu tamanho deve ter seu próprio Plano de Contas gerencial, caso deseje ratear suas despesas ou custos. Importância da contabilid contabilidade ade gerencial A contabilidade gerencial é uma ferramenta indispensável para a gestão de negócios. Há muito tempo contadores, administradores e responsáveis pela gestão de empresas se convenceram que a amplitude das informações contábeis vai além do simples cálculo de impostos e atendimento de legislações comerciais, previdenciárias e legais.

Além disso, o custo de manter uma um a contabilidade contabili dade completa comple ta (livros diário, diár io, razão, inventário, concili conciliações, ações, etc.) não é justificável para p ara atender somente o fisco. Informações relevantes podem estar sendo desperdiçadas quando a contabilidade é encarada enc arada como um mero cumprimento da burocracia b urocracia governamental. Os gestores de empresas precisam aproveitar as informações geradas pela escrituração contábil, pois obviamente este será um fator de competitividade com seus concorrentes: a tomada de decisões com base em fatos reais e dentro de uma técnica comprovadamente eficaz - o uso da contabilidade. A gestão de entidades é um processo complexo e inesgotável, mas pode ser facilitada quando se tem uma adequada contabilidade gerencial. No TOTVS Gestão Patrimonial (RM Bonum), para estruturar um plano de contas gerencial da mesma maneira que o plano de contas contábil, é necessário definir a máscara contábil dos grupos. Para informar a máscara contábil gerencial deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/Processo 05.05 -Integração / Etapa 6 - Parâmetros do Plano de Contas Gerencial. São apresentados 9 grupos gerenciais (0 a 9), Esta configuração consiste da definição do número de dígitos e níveis que cada grupo de contas contém. Da mesma maneira que na máscara do plano de contas contábil somente no primeiro nível das máscaras não é permitido mais de um caractere. Conforme já citado, cada empresa definirá a máscara gerencial dos grupos de acordo com sua necessidade Procedimento: 1. Acesse o menu Cadastros / Plano de contas Gerencial. 2. Na visão de filtros clique cliq ue no botão ‘Novo’, selecion selecionee o campo ‘Código’ e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’. 4. Informe um nome para o filtro, selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’ . 5. Clique no botão novo para inclusão da conta gerencial. 6. Preencha Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida de algum campo, consulte o Help). Observação: Neste primeiro momento, o filtro utilizando o operador ‘IS NOT NULL’ pode ser usado. Posteriormente, Posteriormente, os filtros devem ser melhorados para pa ra que sejam apresentadas somente as contas desejadas.



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Históricos padrões O cadastro de histórico padrão é um pré-cadastro que é feito no sistema para que no momento da inclusão do lançamento contábil o histórico e o complemento possam conter alguns dados fundamentais sobre a operação em registro. O histórico é a narração do fato ocorrido, ocorr ido, a qual deve ser resumida, mas exprimindo bem a operação. op eração. Ele deve feito com a máxima clareza, evidenciando de forma analítica e objetiva o registro da operação. É um pré-cadastro utilizado para agilizar as descrições descr ições dos lançamentos contábeis. No TOTVS TOTVS Gestão Patrimonial, o histórico e complemento serão utilizados para registrar as contabilizações das operações patrimoniais. Antes de iniciar o cadastro de um histórico padrão, deverá ser definido todos os parâmetros relativos à manutenção de históricos padrões em Ambiente/Parâmetr Ambiente/Parâmetros/Gestão os/Gestão de Patrimônio . Processo 01.02 – Lançamentos / Etapa 1 – Histórico Padrão Nesta etapa deverá ser definido o tipo de código de histórico padrão que será utilizado pela empresa. Os tipos existentes são: Qualquer caractere, Apenas letras e Apenas números. Procedimento: 1. Para o cadastro da tabela de históricos padrões, acesse o menu Cadastros / Históricos Padrões. 2. Na visão de filtros clique no botão ‘Novo’, selecione o campo ‘Código’ e o operador ‘IS NOT NULL’. 3. Clique em ‘Adicionar’ e após no botão ‘Salvar’. 4. Informe um nome para o filtro, selecione selecione o mesmo e clique no botão ‘Executar’ ‘Executar’ . 5. Clique no botão novo para inclusão de um histórico padrão. p adrão. 6. Preencha Preencha as informações das pastas disponíveis (no caso de dúvida consulte o Help).

Exercícios

1. Cadastre as seguintes contas gerenciais, obedecendo a máscara gerencial informada. Código Descrição 5.0 Departamentos 5.001 Desenvolviment Desenvolvimento o de Sistemas 5.002 Prestação de Serviços Bureaux 5.003 Consultoria e Manutenções 5.004 Diretoria 5.005 Gerência Comercial 5.006 Depto Suporte Técnico 5.007 Depto Administrativo

ab aixo para posterior utilização no cadastro de eventos contábeis. 2. Crie as contas contábeis abaixo Observação: Execute o rateio da conta contábil 3.1.1.4.003 (Despesa com Depreciação de Veículos) obedecendo aos percentuais de rateio a seguir:

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Conta Gerencial 5.004 5.005 5.006 5.007

%Rateio 25% 25% 15% 35%

CONTA DESCRIÇÃO 1.3.1.1.001 1.3.1. 1.001 DEP.. ACUMUL DEP ACUMULADA ADA MOVEIS E UTENS. 1.3.1.1.002 1.3.1. 1.002 DEP.. ACUMUL DEP ACUMULADA ADA VEICULOS 1.3.1.2.001 MOVEIS E UTENSILIOS 1.3.1.2.002 VEÍCULOS 3.1.1.4.001 DESPESA DEPRECIAÇÃO MOVEIS E UTENS. 3.1.1.4.002 DESPESA DEPRECIAÇÃO VEÍCULOS 4.1.1.2.001 VENDA DE ATIVO IMOBILIZADO 4.2.1.1.001 CORREÇÃO MONETÁRIA IMOBILIZADO 4.3.2.1.001 BAIXAS DO ATIVO IMOBILIZADO 3. Para facilitar a digitação de lançamentos contábeis, cadastre os seguintes históricos: 1 – Aquisição de Patrimônio conforme NFº Nº ###### data @@/@@/@@@@ @@/@@/@@@@ do Fornecedor # 2 – Baixas de Ativo Imobilizado pelo motivo. 3 – Transferência de Ativo Imobilizado pelo motivo. 4 – Depreciação de Ativo Imobilizado do mês. Observação: Nos históricos 2,3 e 4 permitir complemento de históricos.

Agora, vamos apresentar os passos para inclusão de patrimônios que possuem em seu cadastro o campo “Tipo” “T ipo” igua iguall a “Títu “ Título” lo”.

Cadastro de Títulos Os Títulos servem para estruturar o cadastro de Patrimônios Patrimônios das empresas. Eles possibilitam que cada empresa de acordo com sua atividade e sua estrutura, defina a sua própria Estrutura de Títulos. Exemplo: A empresa pode po de definir os seguintes segu intes grupos grup os de Títulos: Veículos, Veículos Leves, Veículos Pesados, Máquinas Setor de Produção, Máquinas Setor Administrativo etc.

Funcionamento dos Títulos Os títulos conforme já informado devem seguir a máscara de Patrimônio. Vamos supor que a máscara de Patrimônios definida nos parâmetros seja: ##.##.### Então vamos incluir os códigos que serão definidos como como Título seguindo esta máscara. Para cadastrar os Patrimônios do tipo = Título, deve-se deve-se acessar o menu Cadastros/Patrimônios, após devese criar um filtro e executar o mesmo.



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Exemplo: O filtro pode ser criado da seguinte maneira: Tipo = Título Este filtro apresentará todo os Códigos de Patrimônios cadastrados como Título na coligada. Para cadastrar cad astrar um u m novo “Tí “Título” tulo”, na visão de Patrimônios Patri mônios deve-se de ve-se clicar clic ar no ícone íco ne ‘Incluir’. ‘Incluir’. Na inclusão de Títulos apenas 3 campos são necessários: Código do Patrimônio Tipo Descrição

Após preencher estes campos deve-se clicar no botão ‘Salvar’. Após será finalizada a inclusão do Título. Exemplos de Títulos: Cada empresa deverá criar os Títulos de acordo sua necessidade e controle interno. Lembrando que os Títulos devem seguir sempre o padrão da máscara do Patrimônio.

01 01.01 01.02 01.03 02 02.01 03 03.01 03.02 03.03

VEÍCULOS VEÍCULOS LEVES VEÍCULOS PESADOS MOTOCICLETAS MÓVEIS E UTENSÍLIOS MATERIAL MA TERIAL DE ESCRITÓRIO MÁQUINAS E EQUIP EQUIPAMENTOS AMENTOS MÁQUINAS E EQUIP EQUIPAMENTOS AMENTOS DIVERSOS FERRAMENTAS FERRAMENT AS CONSTRUÇÃO CIVIL FERRAMENTAS FERRAMENT AS HIDRÁULICAS

Estes são exemplos exemplos de Títulos para demonstrar demonstrar o funcionamento funcionamento dos mesmos. mesmos. Portanto uma criação bem estruturada dos Títulos é essencial para uma bom controle dos Ativos Imobilizados das empresas.

Exercícios

Após definir a máscara de patrimônios inclua os títulos conforme exemplo acima.

Cadastro de Cálculos

No TOTVS TOTVS Gestão G estão Patrimonial, os Cadastros de Cálculos definem as regras para cálculo de depreciações dos Patrimônios. Sem eles a depreciação dos Patrimônios não será calculada, portanto é um cadastro muito importante no sistema.

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Depreciação - Conceito Por depreciação podemos entender como sendo o custo ou a despesa decorrentes do desgaste ou da obsolescência dos ativos imobilizados (máquinas, veículos, móveis, imóveis imóveis e instalações) da empresa.

Ao longo do tempo, com a obsolescência natural ou desgaste com uso na produção, os ativos vão perdendo valor, essa perda de valor é apropriada pela contabilidade periodicamente até que esse ativo tenha valor reduzido a zero. A depreciação do ativo imobilizado diretamente empregado na produção, será alocada como custo, por sua vez, os ativos que não forem usados diretamente na produção, terão suas depreciações contabilizadas como despesa. Procedimento: 1. Acesse Acesse o Cadastro de Cálculos pelo menu Cadastros / Cálculos. 2. Crie ou selecione um filtro. 3. Clique no botão ‘Novo’ para pa ra inclusão do Cálculo. Cálcu lo.

Vamos apresentar a funcionalidade dos campos deste cadastro. Descrição Deve ser informado uma descrição para o cálculo que será cadastrado. A descrição deve ser informada conforme desejado pela empresa. Exemplo: “Cálculo principal de Depreciação” Tipo de cálculo Existem vários tipo de cálculos de depreciações, depreciação linear, acelerada, descrescente etc.

Neste campo deve ser informado o tipo do cálculo de depreciação dep reciação que será utiizada nos Patrimônios. O método linear consiste na aplicação de taxas constantes durante o tempo de vida útil estimado para o Patrimônio e é o mais utilizado pelas empresas. Exemplo: Um Patrimônio teve sua vida útil estimada em10 anos, então sua taxa de depreciação será 10% ao ano linearmente, ou seja, todos os meses a depreciação possuirá o mesmo valor, por isto este método é chamado de linear. Cota Proporcional O sistema trabalha com dois tipos de cotas: Cota Integral e Cota Proporcional.

Portanto,caso a empresa não deseje trabalhar com cota proporcional, este campo deverá ficar desmarcado. Desmarcando esta opção, a cota de depreciação dos Patrimônios será integral. Conceito de Cota Integral - Deprecia o Patrimônio a partir do 1º Dia do Mês da Aquisição Este tipo de cota fará os cálculos de depreciação dos Patrimônios a partir do primeiro dia do mês de aquisição do mesmo, considerando-se portanto, a depreciação integral. Exemplo: Um Patrimônio adquirido no dia 10, utilizando-se a depreciação por Cota Integral, o Patrimônio será depreciado integralmente (30dias), contando todo o mês referente à aquisição do Patrimônio. Todos os direitos reservados.


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Conceito de Cota Proporcional - Deprecia o Patrimônio a partir da data de Aquisição Nesta opção, serão realizados os cálculos de depreciação dos Patrimônios a partir da própria data de aquisição do Patrimônio informada no cadastro.

Considerando-se, portanto a depreciação proporcional aos dias de existência do Patrimônio no mês do cadastro Exemplo: O mesmo Patrimônio adquirido no dia 10 e utilizando-se a depreciação por Cota Proporcional, será depreciado proporcionalmente (20 dias) naquele mês de aquisição a quisição do Patrimônio. Observação: O sistema trabalha com o número de dias do mês = 30, ou seja, todos os meses possuem padrão de 30 dias.

Não existe verificação se o mês possui p ossui 28,29,30 ou 31 dias. Periodicidade Este campo irá definir qual será o período de depreciação dos Patrimônios. Exemplo: A depreciação será mensal, trimestral, bimestral etc.

De acordo com a opção opçã o escolhida a depreciação dos Patrimônios será feita. Para o tipo de Cálculo “Depreciação Linear” a periodicidade é sempre mensal. Início Periodicidade Este campo irá definir qual será o ínicio de cálculo da depreciação dos Patrimônios. Observação: Na conversão do para a versão 11.50 o sistema cria os cálculos automaticamente, é verificado quais os tipos de cotas que a empresa já utiliza no sistema Delphi e os cálculos são criados na conversão.

Atualmente o sistema possui somente o tipo de cálculo linear, mas futuramente novos tipos de cálculo serão disponibilizados. Processos Relacionados ao Cadastro de Cálculo Após cadastrar o cálculo de depreciação, na visão de cálculos existe o menu Processos/Cálculo do Patrimônio.

Este processo funciona da seguinte maneira: Vamos supor que já possuímos um cálculo cadastrado com o nome ‘Cálculo Principal de Depreciação’. Na visão de Cálculos selecionamos este cálculo e clicamos no menu ‘Processos/Cálculo do Patrimônio’. Ao executar este processo, todos os Patrimônios que possuem o cálculo ‘Calculo Principal de Depreciação’ informados em seu cadastro terão os cálculos de depreciações criados/refeitos. Este processo permite que o usuário realize os cálculos dos Patrimônios sem a necessidade de acessar a visão de Patrimônios.

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Edição do Cálculo Ao editar o Cálculo Cá lculo que foi cadastrad ca dastrado, o, também é possível pos sível realizar realiz ar o processo proces so “Cálculo do d o Patrimônio”.

Portanto, a execução deste processo pode ser feita pela visão de Cálculos ou editando o cadastro do cálculo desejado. Dúvidas sobre qualquer campo do Cadastro de Cálculos consulte o help utilizando a tecla F1.

Exercícios

Cadastre um cálculo de depreciação linear com a cota proporcional.

Cadastros de Cenários

Os Cénários permitem que um mesmo Patrimônio seja associado a mais de uma regra de cálculo de depreciação e diversos valores, permitindo permitindo uma análise an álise comparativa pelo gestor da área, dos resultados gerados por cada cenário. Um Patrimônio por exemplo, exemplo, pode possuir um cenário para depreciação em Reais e outro cenário de depreciação em Reais utilizando um índice para cálculo de Correção Monetária. Ou ainda pode possuir um patrimônio que apresente os valores de depreciações em reais e também apresente a depreciação mensal em Dólar. Com isto, os gestores das empresas podem analisar os diversos Cenários apresentados para um mesmo Patrimônio possibilitando a tomada de decisões com com base nestas informações. No cadastro de cenário, é vinculado o tipo de cálculo e a moeda desejada que será utilizada no respectivo cenário.

Procedimento: 1. Acesse Acesse o cadastro de Cenários pelo menu Cadastros / Cenários. 2. Crie ou selecione um filtro. 3. Clique no botão ‘Novo’ para pa ra inclusão do ‘Cadas ‘Cadastro tro de Cálculos’.

Iremos apresentar o funcionamento dos campos c ampos existentes no cadastro de cenários. Descrição Deve ser informada uma descrição desejada para o cenário.



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Exemplo: Vamos criar um cenário para calculo ca lculo de depreciação em Reais, então esta será a descrição. Cenário de depreciação em Reais Observação: Na conversão para a versão 11.50 os cenários já são sã o convertidos automaticamente. ID de Cálculo Neste campo iremos amarrar o tipo de cálculo desejado ao Cenário.

Devemos clicar no botão “...” e filtrar o tipo de cálculo desejado. Exemplo: Vamos amarrar o cálculo ‘Cálculo de Depreciação Principal’. ao cenário que estamos cadastrando.

Conforme já citado, o cálculo é o responsável pela definição do tipo de cota (integral ou proporcional), periodicidade e tipo de depreciação.Portanto, o que estamos fazendo neste passo é amarrar o cálculo ao Cenário. Moeda Neste campo deve ser informada a moeda que será vinculada ao cenário. O sistema permite que sejam criados vários cenários.Estes cenários serão apresentados nos cálculos do Patrimônio e poderão ser utilizados para análises gerenciais das empresas.

Exemplo: Podemos criar 2 cenários , Um cenário para calcular c alcular a depreciação do Patrimônio em Reais e outro cenário para calcular a depreciação em uma segunda moeda como por exemplo ‘Dólar’. Para filtrar a moeda devemos clicar no ícone “...” e filtrar a moeda desejada. Índice Atualmente a correção monetária dos Patrimônios do Ativo Imobilizado não é mais permitida pela legislação vigente.

Porém várias empresas empresas utilizam cenários gerenciais para apresentarem os valores dos Patrimônios Patrimônios corrigidos de acordo com determinado índice. Estes valores de depreciação corrigidos são utilizados para análise gerenciais e auxiliam os gestores das empresas. Exemplo: Podemos criar um cenário com uma moeda chamada ‘Reais 2’ e indexar esta moeda a um índice para correção monetária.

Havendo variação da cotação deste índice na tabela de moedas, se desejado pelo usuário, o sistema pode calcular a correção monetária para os Patrimônios que possuam cenários com esta finalidade. Exemplo: Podemos associar ass ociar um índice ín dice chamado cham ado “INDICE COR. CO R. MONET MONETÁRIA” ÁRIA”, a um cenário cenári o para cálculo cálc ulo de Correção Correç ão Monetária dos Patrimônios. Para que o sistema faça o cálculo de correção monetária, a cotação mensal deste índice deve variar.

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Atenção: O cálculo de correção monetária que é realizado pelo sistema pode ser verificado no help do sistema. Default Contábil Ao clicar neste ícone, serão apresentados os default’s contábeis do Cenário.

Os Default’s contábeis são as contas contábeis do cenário que poderão ser utilizadas nos processos de contabilizações existentes no sistema, o processo de contabilização utiliza eventos contábeis que permitem a utilização de default’s das tabelas desejadas. Exemplo: O sistema realiza o cálculo de depreciação dos Patrimônios, esta esta depreciação deve ser contabilizada.

Então o usuário pode definir dentro do Cenário quais são as contas contábeis que serão utilizadas na contabilização de depreciação dos Patrimônios. Pode-se informar por exemplo dentro de determinado cenário em seus default’s, no campo débito, a conta de ‘Despesa de Depreciação de Veículos’ Veículos’ e no campo crédito, cr édito, a conta ‘Dep. ‘Dep. Acumulada Acumulada s/ Veículos’. No evento para cálculo da depreciação o usuário pode definir que a contabilização irá buscar os defaults contábeis existentes no cadastro do cenário. (a criação de eventos será explicada posteriormente no Capítulo sobre contabilizações). Este foi apenas um exemplo de como os default’s podem ser utilizados no processo de contabilizações. Podemos utilizar default’s no processo de aquisição de patrimônios, baixas, acréscimos acréscimos etc. Processos relacionados ao Cadastro de Cenários Após cadastrar o Cenário , na visão de Cenários existe o menu Processos/Calcular Cenário

Este processo funciona da seguinte maneira: maneira: Exemplo: Vamos supor que já possuímos um cenário cadastrado com o nome ‘Cenário ‘Cenário de Depreciação em Reais’. Na visão de Cenários selecionamos este Cenário e clicamos no menu ‘Processos/Calcular ‘Processos/Calcular Cenário’.

Ao executar este processo, todos os Patrimônios que possuírem o cenário “Cenário de Depreciação em Reais” informado em seu cadastro terão os cálculos de depreciação criados/ refeitos. Com isto, caso haja necessidade de refazer os cálculos dos Patrimônios,o usuário não precisa acessar a visão de Patrimônios para calcular os mesmos, o processo pode ser feito pela visão de cadastro de Cenários. Lembrando que somente os Patrimônios que estão vinculados ao Cenário que foi selecionado, é que terão seus cálculos de depreciações criados/refeitos. Edição do Cenário O processo “Calcular Cenário”, também pode ser executado editando o Cadastro desejado e selecionando o menu de Processos.

Portan to, existem duas Portanto, dua s maneiras maneira s de executar o processo p rocesso “Calcular Cenário” Cená rio”, pela visão visã o de Cenários Cenári os e na edição do mesmo. Todos os direitos reservados.


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Importante: Conforme já informado, na conversão conversão para a versão 11.50 os cenários serão criados automaticamente de acordo com as moedas existentes na coligada, mas os usuários podem criar novos cenários de acordo com o desejado.

Passos para criação de vários cenários Conforme citamos anteriormente, se desejado a empresa pode possuir vários cenários de cálculos de depreciações para análise contábil e gerencial. Então, vamos citar os passos para criação de vários cenários que posteriormente poderão ser utilizados nos grupos de Patrimônios desejados e consequentemente serão apresentados dentro dos patrimônios. Em nosso exemplo, vamos criar um cenário para cálculo de correção monetária. 1º Passo: Filtro de Moedas/Indices Acessar o menu Cadastros/Moedas e Índices, e executar o filtro para apresentar todas as Moedas/Indices. Inclusão de Nova Moeda Após execução do filtro deve-se clicar no botão ‘Incluir’ para Inclusão de uma nova moeda. Exemplo: Vamos utilizar utilizar uma moeda chamada “Reais “Reais com Correção Monetária”

A legislação não permite mais a a contabilização da correção monetária do Ativo Imobilizado, Imobilizado, então então o sistema possibilita que seja criado um cenário específico para este controle gerencial, uma vez que contabilmente o registro da correção não é mais permitido. Desta maneira a empresa poderá controlar gerencialmente o cálculo da correção monetária, utilizando o índice desejado para esta correção. Deve-se cadastrar uma nova moeda moeda com as seguintes informações: Exemplo: Símbolo = ‘R$2’ Tipo=Moeda Descrição = “Reais com Correção Monetária” Casas decimais = 2 Simbolo de referência padrão = R$.

2º Passo: Cotações da Moeda Após salvar a moeda, selecione a mesma e clique em “Processos/Preencher “Processos/Preencher Intervalo de Cotações”. Informe uma data inicial e final que seja anterior à primeira data de aquisição existente existente para um Patrimônio na coligada. Exemplo: Vamos supor que a menor data de aquisição de um Patrimônio na coligada 1 seja 01/01/2000, então informe a data inicial e final de 31/12/1999.

Informe o fator = 1,00 l Marque a opção ‘Sobrescrever datas do intervalo’ ‘Considerar somente dias úteis’ l Desmarque a opção ‘Considerar l Maque a opção ‘Fator Fixo’ l

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Execute o processo.

l

Observação: O sistema não permite que uma mesma moeda seja vinculada a mais de um cenário. Por exemplo, se a coligada já possui uma moeda de Reais e o usuário tentar utilizar esta mesma moeda indexada a um índice para correção, o sistema não irá permitir.

Por este motivo deve ser cadastrado outra moeda para pa ra controlar a correção monetária. Ou seja, o cenário que possuir a moeda “Reais com Correção Monetária” , possuirá também um índice desejado para correção. Como a Moeda “REAIS com Correção Monetária” possuirá somente uma cotação de 1,00 conforme orientação acima, os valores do Patrimônio nesta moeda serão sempre iguais aos valores em REAIS (moeda principal). Exemplo: Foi incluído um patrimônio patrimônio que possui o valor de R$ 20.000,00, o cenário que possui a segunda moeda como “Reais com Correção Correç ão Monetária” Monetár ia”, irá dividir R$ 20.000,00 pelo fator fato r (1,00).

Então teremos R$ 20.000,00 / 1,00 = 20.000,00 “R$2” , ou seja, teremos o mesmo valor base apresentado em Reais e R$2. O objetivo desta moeda será o de controle da correção monetária. Observação: Utilizamos o nome “Reais com Correção Monetária” em nosso exemplo exemplo,, mas o nome da moeda pode ser definido de acordo com o desejado do cliente.

3º Passo: Cadastro de Índices Acessar o menu Cadastros/Moedas e Índices, e executar o filtro para apresentar todas as Moedas/Indices. Vamos utilizar utilizar como exemplo um determinado índice para cálculo de Correção Monetária. O usuário poderá definir o índice e valores do mesmo conforme desejado. Cadastrar uma novo índice com as seguintes opções: Símbolo = ‘COR. MONET’ Tipo=Índice Descrição = ‘INDICEPARA ‘INDICEPARA CORREÇÃO. MONETÁRIA’ MONETÁRIA’ Casas decimais = 4 4º Passo: Cotações do Índice Após salvar sal var o índice, selecione o mesmo mes mo e clique em “Process “Processos/Preen os/Preencher cher Intervalo Inte rvalo de Cotações” Cot ações”.. Preencha o intervalo de cotações de acordo com a variação do índice. Exemplo: Vamos supor que no mês de Fevereiro/2011 o valor do indice “COR. “COR. MONET” foi 2,0000 e em março foi de 2,5000.

Então deverá ser informado o período de 01/02/2011 a 28/02/2011 com o fator de 2,0000. E no período de 01/03/2011 a 31/03/2011 31/03/2011 deverá ser informado o fator fator com o valor de 2,5000. Todos os direitos reservados.


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Marque a opção ‘Sobrescrever datas do intervalo’ ‘Considerar somente dias úteis l Desmarque a opção ‘Considerar l Maque a opção ‘Fator Fixo’ l Execute o processo. l

5º Passo: Cadastro de Cenários Após cadastra ca dastrarr a moeda “Reais com Correção Co rreção Monetá Monetária” ria” e o índice “COR. MONET MONET””, acesse o menu Cadastros/Cenários. Cadastre um novo novo Cenário para controlar controlar a Correção monetária. Amarre neste n este cenário cená rio a moeda moed a “Reais com co m Correção Correç ão Monetária” Monet ária” e o índice “COR. MONET MONET””. 6º Passo: Amarração do Cenário Após cadastrar o Cenário, acesse o menu Cadastros/Grupos de Patrimônio e sigas os procedimentos: Selecione o Grupo de Patrimônio desejado e clique na opção ‘Anexos’ ‘Anexos’, selecione a opção opç ão ‘Default Cenário/Grupo Patrimonial. l Será aberta a tela de Anexos com os Defaults de Cenário do Grupo selecionado, então clique no botão ‘Incluir ‘Inc luir’’. l Informe o “Cenário para Correção Monetária” l

Observação: No capítulo a seguir vamos apresentar os passos para o Cadastro de Grupos de Patrimônio Patrimônio.. Apresentação dos Cálculos Após a inclusão de um novo Patrimônio e execução do proceso de cálculos, todos os cenários default’s são carregados e os cálculos de depreciação são feitos de acordo com cada moeda/indice que foi amarrada no cénario.

Para os Patrimônios que foram incluídos incluídos dentro do mês de cálculos antes do vínculo do novo cenário com o grupo é necessário selecionar os patrimônios e executar o menu Processos/Cria Moeda/Cenário de Cálculo. No caso de dúvidas sobre algum campo dos processos que foram citados favor consultar o help utilizando a tecla F1. Conclusão Apresentamos os passos para criação de Vários Cenários. Estes cenários conforme já informados são apresentados nos cálculos do Cadastro de Patrimônios.No nosso exemplo criamos um cenário para cálculo da Correção Monetária.

Exercícios

1. Cadastre um cenário para cálculo de depreciações em Reais . 2. Cadastre um cenário para cálculo de depreciações em dólar. 3. Cadastre um cenário para cálculo de correção monetária.

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Cadastros de Grupos de patrimônios

Os grupos de Patrimônio são utilizados para que as empresas possam realizar a segregação de Patrimônios existentes. Uma empresa possui vários tipos de Patrimônios como como por exemplo: Veículos, Máquina Máquinass e Equipam Equipamentos, entos, Terrenos etc. Portanto, os grupos de Patrimônios servem ser vem para realizar a separação sep aração dos diversos tipos de Patrimônio das empresas.

Procedimento: 1. Acesse Acesse o cadastro de Grupos de Patrimônio pelo menu Cadastros / Grupos Grup os de Patrimônio. 2. Crie ou selecione um filtro. 3. Clique Clique no botão ‘Novo’ ‘Novo’ para inclusão do grupo de patrimônio.

Explicaremos a seguir os campos existentes existentes na tela de cadastro do Grupo de Patrimônio. Patrimônio. Código do Grupo de Patrimônio Este código é informado conforme desejado pela empresa, será o código para identificação do grupo de Patrimônio. Exemplo: A empresa define que o código 1 pertencerá ao grupo de Veículos, portanto este deverá ser o código informado no cadastro do grupo. Observação: Na conversão para a versão 11.50 os grupos de contas existentes na coligada antes da conversão são convertidos automaticamente em Grupos de Patrimônios. Descrição do Grupo A descrição também é informada conforme desejado pela empresa, a descrição é o nome dado pela empresa ao Grupo de Patrimônio. Exemplo: Vamos supor que o grupo de código 1 será o grupo de Véiculos, então definiremos esta descrição para o mesmo. Taxa Default Esta será a taxa de depreciação default utilizada para os Patrimônios do grupo de Patrimônio.



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Exemplo: Na inclusão de um Patrimônio,se o usuário informar o grupo de Patrimônio = Veículos, Veículos, a taxa de depreciação utilizada para os cálculos de depreciação deste Patrimônio será a taxa de depreciação default que foi informada informa da no cadastro ca dastro do d o grupo “Veículos”..

Porém, se trata apenas de uma taxa default, nada impede que no momento da inclusão do Patrimônio o usuário altere a taxa de depreciação. Título Amarrado Neste campo deve ser informado o título correspondente ao grupo de Veículos.

A função desta amarração é a seguinte: Conforme a máscara do Patrimônio que foi definida nos parâmetros existirão Títulos Títulos e Patrimônios. Exemplo: Vamos supor que a máscara definida foi a seguinte: ##.##.###

Os dois primeiros níveis (##..##) são Títulos, somente o terceiro nível (##.##.###) corresponde a um Patrimônio.. Então, após incluir os títulos, deve-se Patrimônio deve-se informar o código correspondente ao grupo neste campo. Exemplo: Os Títulos abaixo já existem cadastrados no sistema; 01 - Veículos 01.01 - Veículos leves

No campo camp o Título Amarrado Amarr ado informaremos infor maremos o código “01.01 - Veículos Leves”. Posteriormente no cadastro de um Patrimônio, se o código do mesmo iniciar com 01.01, o sistema irá carregar automaticamente o grupo de Patrimônio ‘1 - Veículos’, sem necessidade de informação manual deste campo no Cadastro do Patrimônio. Ou seja, vamos supor que o código do Patrimônio Patrimônio a ser cadastrado seja: 01.01.001 - Novo Uno 2011 No campo ‘Grupo de Patrimônio’ o usuário não precisará informar manualmente , pois o titulo ‘01.01’ está amarrado no Grupo de Patrimônio Veículos.Com Veículos.Com isto após salvar o Cadastro do Patrimônio, o campo ‘Grupo de Patrimônio’ será preenchido automaticamente pelo sistema de acordo com a amarração que foi feita pelo Título. Default Contábil Ao clicar neste ícone, serão serão apresentados os default’s contábeis do grupo de Patrimônio Patrimônio..

Os Default’s contábeis são as contas contábeis do grupo de Patrimônio que poderão ser utilizadas nos processos de contabilizações existentes no sistema (eventos contábeis). Anexo do Grupo de Patrimônio Na visão de grupos grupo s de Patrimônios Patrimô nios existe exis te a opção opçã o “Anexos”.

Ao selecionar a opção “Anexos” “Anexos” temos a opção “Defaul Cenário/Grupo Patrimonial”

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Após cadastrar um cenário, podemos amarrá-lo ao grupo de Patrimônio. Desta maneira toda vez que cadastrarmos por exemplo um Patrimônio com o grupo de Patrimônio ‘Veículos’ o sistema irá carregar automaticamente o cenário que está informado como ‘Default’. Como o Cenário está amarrado ao cálculo, com esta amarração o Patrimônio irá realizar os cálculos de depreciações automaticamente. O anexo está disponível na visão de Grupos de Patrimônio Patrimônio,, clicando na opção opçã o “Anexos” “Anexos”deve-se selecionar Default Cenário/Grupo Patrimonial.Este anexo também pode ser acessado editando o cadastro do Grupo de Patrimônio Patri mônio e selecion s elecionando ando a opção “Anexos” “Anexos”. Inclusão do Anexo Após selecionar o menu Anexos/Default Cenário/Grupo Cenário/Grupo Patrimonial deve-se deve-se clicar no botão novo para inclusão do default. Cenário Default Após clicar no botão ‘Incluir’ é apresentada a tela para que seja informado qual será o ‘Cenário Default’ para o Grupo de Patrimônio.

Neste momento os cenários já devem existir, para que seja possível filtrar/selecionar os mesmos. Observação: Na Parte inferior da tela de edição do grupo de Patrimônio são apresentados informações sobre contabilização, estas informações serão explicadas no capítulo sobre “Contabilizações” “Contabilizações”.

Exercícios

Veículos com a taxa de depreciação de 20% 1. Cadastre um grupo de Patrimônio para controle dos Veículos ao ano e um grupo de Patrimônio para controle das Máquinas e Equipamentos com taxa de 10% ao ano. default ’s e os títlos amarrados. 2. Informe nestes grupos os cenários default’

Cadastro de Localizações Parâmetros Relacionados Antes de iniciar o cadastro de Localidades o responsável na empresa pela definição dos parâmetros parâ metros , deve verificar os parâmetros que estão relacionados com o este cadastro.

Para acessar estes parâmetros acesse o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01 -Cadastro de Bens/Localizações. As opções disponíveis são: l Vincular Localização com Centro de Custo l Vincular Localização com Responsável Habilitando estas opções, no cadastro de Localidades será apresentado o campo centro de custo e também de responsáveis, para que a empresa possa realizar as amarrações. O responsável pela Gestão de Imobilizado deve definir se irá utilizar estes dois parâmetros ativados. Neste cadastro, você poderá incluir as localizações relacionadas aos Patrimônios. Trata-se das localizações físicas em que se encontram os Patrimônios da Empresa. Para acessar as localidades deve-se acessar o menu Cadastros/Localidade. Todos os direitos reservados.


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Vamos apresentar a seguir todos os campos deste cadastro. Código Neste campo é definido o Código C ódigo da Localidade. Exemplo: Código = 08 Ativo Se esta opção estiver marcada significa que a Localidade está ativa na empresa, caso contrário está desativada. Nome Este campo é o nome que será dado para a Localização. Exemplo: Auditório Tipo A localização pode ser do tipo: Interna: Está Localizada dentro da empresa. Externa: Está localizada for a da empresa Centro de Custo Neste campo podemos informar um centro de custo para amarrar a Localidade. Com isto ao cadastrar um Patrimônio,, se fôr informada uma Localidade que possui centro de custo em seu cadastro, Patrimônio c adastro, o mesmo será carregado automaticamente, sem necessidade de informá-lo. Exemplo: Vincular Vincu lar o centro de custo “Gerênc “Gerência ia Administrativa” Administrat iva” na localid localidade ade “Auditório”. Responsável Existe também a possibilidade de amarrar a Localidade com um Responsável. Informando um responsável neste campo, ao cadastrar o Patrimônio e informar a Localidade que possui responsável amarrado, o mesmo é carregado automaticamente no cadastro do Patrimônio Patrimônio.. Exemplo: Vincular Vincu lar o responsável respon sável João da Silva S ilva na Localidade Loca lidade “Auditóri “Auditório” o”. Campos Complementares de Localização As localizações podem possuir campos complementares se desejado pela empresa. O Cadastro de campos complementares de Localização será explicado a seguir no tópico “Campos “Campos Complementares”.

Exercícios

Cadastre as seguintes localidades: 01 – Administrativo 02 – Contabilidade 03 – Financeiro

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Cadastros de Responsáv Responsáveis eis Parâmetros Relacionados Antes de Cadastrar os responsáveis deve ser feita a definição dos parâmetros que estão relacionados com este cadastro.

Para acessar os parâmetros acesse o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01 Patrimônio/05.01 - Cadastro de Bens/Responsáveis. Opção: “Usar Funcionários RM Labore como responsáveis” A empresa pode utilizar os funcionários f uncionários do RM Labore como responsáveis dos Patrimônios, basta marcar esta opção. Dúvidas sobre esta opção consulte o roteiro de utilização do parâmetro “Usa funcionários do RM Labore como Responsável” que se encontra disponível no help. É no cadastro de Responsáveis Responsáveis que estarão os nomes nomes dos responsáveis pelos pelos Patrimônios que são utilizados pela empresa . Exemplo: No setor administrativos os funcionários são responsáveis responsáveis pelos computadores que utilizam em seu dia a dia para desempenhar o trabalho, portanto cada Computador (Patrimônio) deste setor está vinculado a um responsável.

Para acessar o cadastro de Responsáveis deve-se acessar o menu Cadastros/Responsável. Campos do Cadastro Código Este campo é definido conforme desejado pela empresa. Exemplo: Código 01. Nome É o nome do responsável. Exemplo: João da Silva Ativo Se este campo está marcado significa que o Responsável está ativo na empresa, caso contrário o mesmo foi desligado da empresa e portanto por tanto está inativo.

Exercícios

Cadastre os seguintes responsáveis: 01 – Fulano de Oliveira Santos 02 – Ciclano da Silva Martins 03 – Beltrano Moreira Todos os direitos reservados.


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Campos Complementare Complementaress Introdução Os Campos Complementares são utilizados quando as empresas necessitam de informações específicas em determinados cadastros do sistema. Exemplo: No cadastro do Patrimônio a empresa necessita informar no cadastro de um Veículo a placa do mesmo, então é criado um campo complementar para armazenar esta informação.

Para acessar os campos complementares dos Patrimônios deve-se acessar o menu Cadastros/Campos Complementares/Patrimônio. Após acessar o menu e executar o filtro deve-se clicar no ícone Incluir e preencher os dados conforme desejado. Exemplo: Campo complem complementar entar chama chamado do “Placa”.

O mesmo será utilizado no cadastro dos Patrimônios quando desejado. Dúvidas sobre algum campo do cadastro, consulte consulte o help utilizando a tecla F1. Os campos complementares também podem ser criados para utilização no cadastro de Localizações. Para isto deve-se acessar o menu Cadastros/Campos complementares/Localizações. Após acessar o menu deve-se clicar no ícone “Incluir” e preencher os dados da dos desejados. Exemplo: Campo Complementar chamado “Responsável” para utilização no cadastro de Localizações.

Exercícios

“Alfa-numérico” érico” para controle das placas dos veículos 1. Cadastre um campo complementar do tipo “Alfa-num cadastrados. 2. Cadastre um campo complementar chamado “Responsável do Depto” para ser informado no cadastro de Localizações.

Neste Capítulo, estudamos os seguintes assuntos: Parametrização Inicial; l Plano de Contas Contábil e Gerencial; l Históricos Padrões; l Cadastro de Patrimônios ( Tipo= Título); l Cadastro de Cálculos; l Cadastro de Cenários; l Cadastro de Grupos de Patrimônio; l Cadastros de Localidades; l Cadastros de Responsáveis; l Cadastros de Campos Complementares. l

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IMOBILIZADO O imobilizado corresponde aos aos saldos dos bens tangíveis da entidade utilizados em suas operações normais e que têm capacidade de gerar benefícios econômicos durante vários períodos, como: imóveis, móveis, utensílios, máquinas, equipamentos e veículos. São avaliados pelo valor original de aquisição, deduzidos da depreciação acumulada e da provisão para perdas por irrecuperabilidade do capital investido. O TOTVS Gestão Patrimonial possibilita o registro dos itens de imobilizado assim como o seu controle. A seguir iremos apresentar os passos para registro dos os itens de imobilizado, assim como o controle das operações patrimoniais que este ativo pode sofrer.

Anotações



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GESTÃO DO PATRIMÔNIO Parametrização Inicial


Contabilizações


Relatórios

Ferramentas e Utilitário Utilitárioss

Inclusão de Patrimônios e Operações Patrimoniais

A aquisição de um Patrimônio no TOTVS Gestão Patrimonial pode ser feita por duas maneiras, via integração com o TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento ou incluindo o Patrimônio diretamente no RTOTVS Gestão Patrimonial. Após a aquisição do Patrimônio inicia-se o controle de depreciação mensal do Patrimônio no caso de itens que sofrem depreciações. A gestão de imobilizado consiste no controle da depreciação, controle das operações patrimoniais (corrências), transferências de controle e alocações que os itens podem sofrer durante sua vida útil na empresa. A seguir iremos apresentar as informações relacionadas com a inclusão de Patrimônios.

Cadastros de Patrimônios - Parâmetros Relacionados Código Algumas opções existentes nos parâmetros do sistema estão relacionados com o campo “Código” existente no cadastro do Patrimônio Patrimônio..

Para verificar estas opções opç ões devemos acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual de Bens/Inclusão de Bens. O código deve ser cadastrado conforme máscara que foi definida nesta etapa.

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Posteriromente devem ser definidas as opções de código no seguinte menu Ambiente/Parâmetros/ Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão Manual Bens 1/3 Patrimônio O campo “Patrimônio” “Patrimônio” serve para armazenar o número n úmero de identificação da placa de patrimônio. p atrimônio.

Algumas opções existentes nos parâmetros estão diretamente ligadas com o campo “Patrimônio” do Cadastro de Patrimônios. Para acessar estas opções acesse os menus: 1º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05-01-02 Patrimônio/05-01-02 - Inclusão Manual/Inclusão de Bens 2º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05-01-02 Patrimônio/05-01-02 - Inclusão Manual/Inclusão de Bens 1/3 Ativo Para acessar a opção nos parâmetros relacionados com este campo deve-se acessar o menu Ambiente/ Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão de bens e marcar a opção: “Não incluir bens em Títulos Inativos”

Caso, no cadastro de um código de Patrimônio o mesmo pertença a um título que esteja inativo, a empresa pode barrar a inclusão do Patrimônio neste título utilizando a opção acima. Exemplo: Vamos supor que o Título “01.01 - Máquinas - SETOR A” por algum motivo esteja desativado no sistema. Então o usuário deseja que todo o código de Patrimônio que pertencer a este Título tenha inclusão barrada. Filial Se desejado pela empresa pode-se apresentar no cadastro do Patrimônio o nome fantasia das filiais. Esta opção está disponível no menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02Patrimônio/05.01.02- Inclusão Manual/ Inclusão Manual 2/3. Opção:“Nome fantasia das filiais no cadastro de bens” Fornecedor Se o usuário desejar que seja apresentado o nome fantasia dos fornecedores na cadastro do Patrimônio deve definir nos parâmetros p arâmetros do sistema pelo menu Ambiente/Parâmetro Ambiente/Parâmetros/Gestão s/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão Manual Bens 2/3. Opção: “Nome Fantasia dos Fornecedores no cadastro de bens” Códigio de Barras Existem algumas opções nos parâmetros que estão relacionados com o campo “Código de Barras” do cadastro de Patrimônios.

Para acessar estas opções deve-se acessar o menu: 1º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 -Inclusão Manual/Inclusão de Bens 2º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 -Inclusão Manual/Inclusão Manual Bens 2/3. Data de Aquisição Se por algum motivo o usuário desejar que a data de aquisição de Cadastro do Patrimônio seja apresentada automaticamente com a data atual do sistema, deve-se deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetr Ambiente/Parâmetros/Gestão os/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão Manual 2/3. Opção: “Incluir Bem com data de aquisição igual a data atual”



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Valor de Aquisição A empresa pode criar regras de inclusões para o Cadastros de Patrimônios. Exemplo: Vamos supor que a empresa deseja barrar no sistema toda inclusão de um Patrimônio que possua o valor de aquisição maior que 30.000,00.

Então deve-se acessar os parâmetros do sistema pelo menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão Manual Bens 2/3. Marque a Opção: “Usa regra de Inclusão Inc lusão de be bens” ns”.. Após marcar a opção deve-se criar uma regra de inclusão utilizando-se fórmulas. Dados Adicionais As informações da pasta “Dados Adicionais” do cadastro de Patrimônio que são referentes as informações de:

Centro de Custo l Departamento l Responsável l Localidade l

Podem ter preenchimento obrigatório, para isto deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Inclusão Manual 3/3 e marcar as opções desejadas como obrigatório. Responsáveis do Patrimônio A tabela de Responsáveis do sistema pode utilizar a tabela de funcionários do TOTVS Gestão Folha de Pagamento.

Para isto é necessário marcar o parâmetros “Usar funcionários do RM Labore como responsáveis”. Observação: Caso a base já j á esteja em produção deve-se tomar cuidado com a marcação deste parâmetro. par âmetro.

No help do sistema sistema existe um roteiro explicando explicando o funcionamento deste deste parâmetro. Se a empresa não desejar trabalhar com os funcionários do RM Labore como responsáveis, deve realizar realizar o cadastro dos responsáveis diretamente no sistema utilizando-se o menu Cadastros/Responsável. Para marcar a opção “Usar Funcionários do RM Labore como responsáveis” deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão Ambiente/Parâmetro s/Gestão de Patrimônio/05.01.02 -Inclusão Manual/Responsáveis. Localizações do Patrimônio Algumas opções nos parâmetros estão relacionadas com o cadastro de localizações, o sistema permite que seja feita uma amarração da Localização com Centro de Custo e também da Localização com Responsável. Exemplo: No cadastro da Localização de código 03 a empresa informa que o centro de custo de código “01.3” e o responsável de código “00012” estão vinculados a esta localização.

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Posteriormente, ao cadastrar um patrimônio, o usuário informa a localização 03 no campo de Local. Então Posteriormente, automaticamente automati camente o sistema s istema irá apresen a presentar tar o centro centr o de custo “01.3” e o responsável respon sável “00012” “00012”,, pois estes códigos estão vinculados a esta localização. Para trabalhar com esta opção deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio /05.01.02 - Inclusão Manual/Localizações. Pasta Cálculos/Ocorrências - Cáclulo Razão As opções relacionadas com os cálculos do Patrimônio estão disponíveis no menu Ambiente/Parâmetros/ Gestão de Patrimônio/05.01.02 - Inclusão Manual/Cálculos Patrimônio. Pasta Cálculos/Ocorrências – Ocorrências As opções de parâmetros relacionadas com as ocorrências estão disponíveis no menu: 1º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.03 - Ocorrências/Ocorrências de Bem 2º - Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.03 - Ocorrências/Específicos Baixa de Bens

Inclusão de Patrimônios Vamos apresentar os passos para o Cadastro manual de um Patrimônio do Ativo imobilizado. Conforme já informado, a entrada de um Patrimônio no sistema também pode ser feita pela integração com o “TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento “, este procedimento será explicado no capítulo sobre “Integraç “Integrações” ões”. O cadastro de Patrimônios deve seguir o padrão p adrão da máscara de Patrimônios que foi definida nos parâmetros. Os códigos de Patrimônios que não contemplam todos os níveis das máscaras, são considerados Títulos e os códigos que contemplam toda a máscara másc ara são considerados Patrimônios. Supondo que a máscara definida seja “##.##.###”. “##.##.###”. Os códigos que possuírem até o segundo nível (##.##) são Títulos. Já os códigos que possuírem os 3 níveis (##.##.##) são considerados Patrimônios . Procedimento: 1. Acesse o cadastro de Patrimônio pelo menu Cadastros / Patrimônio. 2. Crie ou selecione um filtro. 3. Clique Clique no botão ‘Incluir’ para inclusão de um novo n ovo patrimônio. 4. Em caso de dúvidas sobre algum campo consulte o help. Pastas e Campos do Patrimônio Iremos apresentar as principais pastas e campos do processo de Cadastro de Patrimônios.

No caso de dúvidas sobre algum campo ou pasta favor consultar o help utilizando-se a tecla F1. Código do Patrimônio Este campo armazena o código do Patrimônio Patrimônio do ativo imobilizado.

Este código deve seguir toda a estrutura que foi definida na máscara do Patrimônio nos parâmetros. Exemplo: Vamos supor que foi definido nos parâmetros a seguinte máscara do Patrimônio: ##.##.###

Ao cadastrar cadas trar um Patrimônio Patrimô nio que pertence per tence ao título títul o “01.01 - Veículos Leves”, o código do Patrimônio Patri mônio deverá dever á possuir todos os caracteres da máscara. Todos os direitos reservados.


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Exemplo: 01.01.001 Observação: Sempre que fôr cadastrado c adastrado um Patrimônio , o mesmo deve possuir todos os caracteres da máscara, assim os códigos seguirão corretamente a estrutura da máscara de Patrimônio que foi definida nos parâmetros. Tipo O tipo do Patrimônio pode ser: Título: O código não atinge todos os níveis da máscara. Exemplo: Máscara = ##.##.### Código do Patrimônio = 01

Ou Código do Patrimônio = 01.01 Bem: O código atinge todos os níveis Exemplo: Código do Patrimônio = 01.01.001

Terceiros: o código atinge todos os níveis e se trata de um patrimônio pertencente Terceiros: per tencente a terceiros, por exemplo um veículo alugado. Patrimônio Este campo serve para armazenar o número de identificação da placa de patrimônio. É um controle interno feito pelas empresas para identificação dos ativos imobilizados da empresa. Exemplo: A empresa ABC possui o controle de “Patrimônio” para identificação de todos os computadores da empresa. Assim que a empresa adquire um computador a mesma coloca uma “plaqueta” de metal no computador com uma identificação e também com um código de barras.

Assim todos os computadores da empresa estarão identificados com o “Patrimônio” permitindo assim que seja feito o controle do que existe no sistema e o que existe fisicamente na empresa, facilitando o controle de inventário inventário do Ativo Imobilizado. Imobilizado. O sistema possui o controle de inventários que será explicado posteriormente no capítulo sobre “Ferramentas “Ferrament as e Utilitár Utilitários” ios”. Ativo Quando o campo “Ativo “Ativo”” está marcado significa que o Patrimônio se encontra ativo na empresa.

Caso o usuário deseje desativar o Patrimônio por algum motivo, o campo “At “Ativo” ivo” deve ser desmarcado Descrição É o nome que será dado ao Patrimônio ou Título Título que está sendo sendo cadastrado. Exemplo: Novo Uno - Ano 2011

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No caso de um título, a descrição pode ser: ser : Exemplo: Veículos Pesados Filial Neste campo, deve ser informado a filial onde se encontra o Patrimônio atualmente. Exemplo: A empresa ABC adquiriu 10 computadores para a filial de Belo Horizonte. Então ao cadastrar os computadores o usuário irá informar no campo ‘Filial’ ‘Filial’ o código correspondente à filial de Belo Horizonte. H orizonte. As filiais são cadastradas no n o menu Cadastros/Filiais. Código Fornecedor Se desejado pelo usuário, usuár io, o mesmo pode informar o Fornecedor no cadastro do Patrimônio. Exemplo: A empresa ABC adquiriu a dquiriu um Veículo Veículo da empresa AUTOMAX .

Então se desejado pode-se informar o código referente ao Fornecedor AUTOMAX. Os fornecedores são buscados do cadastro de CLIENTES/FORNECEDORES existentes no sistema. Atenção: Estamoss apresentando Estamo apresen tando o Cadastro Ca dastro de Patrmiônio Patr miônio diretamente dire tamente no “TOTVS GESTÃO G ESTÃO PATRIMON PATRIMONIAL” IAL”, as aquisições feitas pelo “TOTVS GESTÃO DE COMPRAS” serão integradas ao sistema. A integração com o módulo de Compras Compr as será explicada explic ada no capítulo capí tulo sobre “Integra “Integrações” ções”. Código de Barras Conforme já citado, a maioria das empresas possuem um controle de identificação para cada Patrimônio existente na empresa.

Este controle físico é feito normalmente utilizando-se “plaquetas” que são fixadas em cada Patrimônio para o controle de identificação. Estas identificações correspondem ao campo “Patrimônio” “Patrimônio” existente no cadastro. c adastro. Normalmente, junto com a identificação que é fixada em cada Patrimônio as empresas colocam também o código de barras referente de cada Patrimônio. Portanto no cadastro de um Patrimônio o sistema possibilita que a empresa realize o controle de identificação informando o campo “Patrimônio” (Plaquetas) e também o código de barras pertencente ao mesmo. Data de Aquisição Deve ser informada a data de aquisição do Patrimônio que está sendo incluído Valor de Aquisição Neste campo deve ser informado o valor de aquisição do Patrimônio. Exemplo: A empresa ABC adquiriu um veículo por R$ 20.000,00 para uso nas atividades da empresa. Todos os direitos reservados.


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Então o valor de aquisição a ser informado deve ser: R$ 20.000,00. Contabilização da Aquisição Este campo irá definir se a aquisição do Patrimônio será contabilizada.

O Patrimônio pode ser contabilizado no momento do cadastro ou posteriormente utilizando-se o processo para geração das contabilizações pendentes. Os passos para realizar a Contabilização da Aquisição do Patrimônio serão explicados no capítulo sobre ‘Contabilizações.’ Atenção: Quando a empresa trabalha integrada com o módulo de compras, a contabilização da aquisição do Patrimônio é feita por este módulo e posteriormente realiza-se a integração do Patrimônio com o módulo de Gestão Patrimonial. Caso a empresa não trabalhe com esta integração a contabilização pode ser feita diretamente no TOTVS GESTÃO PATRIMONIAL. Cadastros de Patrimônios - Dados Adicionais No cadastro de um Patrimônio é possível informar os seguintes dados:

Centro de Custo l Código Departamento l Código Responsável l Código Local l

Estas informações são muito úteis para gerenciamento e controle dos Patrimônios. Caso estes dados não sejam informados na inclusão de um Patrimônio, Patrimônio, somente poderão ser preenchidos pelo processo de transferência de controle, que será explicado posteriormente. As informações apresentadas nesta pasta são as atuais do Patrimônio. Exemplo: Vamos supor que qu e o Patrimônio foi adquirido ad quirido para p ara o centro de d e custo “01 - Administrativo” Administr ativo”.

Posteriormente ocorreu uma transferência de controle deste Patrimônio para outro centro de custo “02 Financeiro” Financeir o”. Então nesta pasta pa sta será apresentad apr esentado o o centro de custo atual do Patrimônio Patrimôni o que no momento é o “02 - Finan Financeir ceiro” o”. Caso o usuário deseje verificar verificar todo o histórico de transferências de controle de um Patrimônio, Patrimônio, deve-se acessarr a pasta “Histór acessa “Históricos icos de Controle”. Centro de Custo Determinadas empresas trabalham com o cadastro de centro de custo para controle gerencial dos Patrimônios.

Este campo apresenta os registros existentes no cadastro de centro de custo que está disponível no menu Contabilização/Centros de Custos. O usuário pode informar o código desejado ou filtrar os registros.

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Código Departamento Algumas empresas trabalham com estruturas gerencias de Departamentos e Centros de Custos.

Neste campo podem ser informados ou filtrados os departamentos existentes no respectivo cadastro que se encontra disponível no menu Cadastros/Departamentos. Código Responsável Neste campo pode ser informado o responsável pelo Patrimônio. Exemplo: A empresa pode realizar um controle de todos os computadores da empresa com seus respectivos responsáveis.Este controle gerencial é muito útil nas empresas. Código Local O código do Local representa a localização onde se encontra o Patrimônio. Patrimônio. Exemplo: A Máquina de Solda encontra no pátio A da produção.

Ou seja, a empresa empresa pode realizar um controle dos dos patrimônios também por localização. Cadastro de Patrimônios - Aquisição por moedas/Indices Esta pasta apresenta os valores do bem em moedas e também em índices. A apresentação dos tipos de moedas e indices dependerá dos cenários que estão associados ao Patrimônio. Esta visão irá apresentar todos os valores em moedas que o Patrimônio possui. Vamos supor que o Patrimônio possua um cenário para cálculo de depreciação em Reais e outro para Dólar, neste caso a visão apresentaria duas linhas; uma com os valores de aquisição em Reais e outra linha com os valores de Aquisição em Dólar. Os registros apresentados na visão podem ser editados. Cadastros de Patrimônios - Cenários para Cálculos C álculos Um Patrimônio pode possuir vários cenários de cálculos. Exemplo: Um Patrimônio possui 3 cenários de cálculos. c álculos.

Um cenário para cálculo da depreciação em R$. cenár io para cálculo da depreciação em segunda moeda que no caso é “Dólar”. l Um cenário l Outro cenário que apresenta os valores de correção monetária. l

Portanto, para análise gerencial um Patrimônio poderá apresentar vários cenários, facilitando a análise gerencial das empresas. Cadastros de Patrimônios - Cálculos/Ocorrências Cálculo Razão Nesta pasta serão apresentados os cálculos do patrimônio, p atrimônio,depreciações mensais, depreciação acumulada, etc. Ou seja, nesta visão todos os cálculos que foram feitos para o patrimônio são apresentados. Todos os direitos reservados.


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Nesta visão todos cálculos de cada cenário de Cálculos são apresentados, esta é a pasta mais importante do cadastro do Patrimônio, pois possui os valores de depreciações mensais do patrimônio. Estes valores posteriormente serão contabilizados, para integração com o módulo contábil. Processos Relacionados Os processos relacionados com o Patrimônio podem ser acessados na visão de Patrimônio utilizando a opção “Processos” “Processos” ou editando um Patrimônio e acessando a mesma opção. Ocorrências Esta pasta apresenta as ocorrências do Patrimônio, caso o mesmo tenha sofrido sofr ido alguma. Exemplo: O Patrimônio 01.01.200 sofreu uma ocorrência de baixa parcial no dia 16/02/2011.

Os dados referentes a esta ocorrências são apresentados nesta visão. As operações patrimoniais dos patrimônios são chamadas de “Ocorrências”.... Este tópico será explicado a seguir. Cadastros de Patrimônios - Demais Pastas Agora vamos citar as demais pastas que são apresentadas no cadastro do Patrimônio. Observação: Nesta pasta pode ser informada uma observação para o Patrimônio, esta observação pode servir de controle interno das empresas. Alguns dados como data de criação e usuário de criação são gravados nesta pasta. Patrimônio Agregado Caso o bem possua um agregado, ao clicar nesta pasta o mesmo será apresentado. Exemplo: Vamos supor que foi cadastrado um veículo e o mesmo possui um aparelho de som. O aparelho de som foi cadastrado como um patrimônio e foi agregado ao veículo.

Então o som do veículo está agregado ao Patrimônio Principal que é o Carro. Campos Complementares Os Patrimônios podem possuir campos complementares para controle interno das empresas.

Ao clicar nesta pasta todos os campos complementares do Patrimônio são apresentados. Garantias/Apólices de seguros Nesta pasta podem ser cadastradas as garantias e Apólices de seguros existentes para o Patrimônio. Exemplo: O Patrimônio ‘01.01.200’ ‘01.01.200’ possui uma apólice de seguro para o ano de 2012.

As Apólices podem ser cadastradas pelo p elo no menu Cadastros/Apólices de Seguros ou podem ser incluídas diretamente nesta pasta no momento da inclusão do patrimônio. patrimônio.

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Contabilidade Nesta pasta podem ser cadastrados os defaults contábeis do Patrimônio. Estes defaults podem ser utilizados nos eventos de contabilizações que serão gerados.

Os eventos de contabilizações serão tratados no capítulo sobre ‘Contabilizações’. Integrações Esta pasta apresenta as Integrações do Patrimônio com o sistema RM Oficina. Exemplo: Se o Patrimônio está associado a um objeto de manutenção do módulo “TOTVS Gestão G estão de Manutenção” o mesmo será apresentado nesta pasta. Históricos de Controle Esta pasta apresenta os históricos de controle do Patrimônio por filial, Departamento, Centro de Custo,Localização e Responsável. Exemplo: Vamos supor que o Patrimônio foi adquirido em 01/01/2011 para a filial 1 e no dia 01/02/2011 foi transferido para a filial 2.

Neste caso o Patrimônio sofreu uma transferência de controle entre filiais no dia 01/02/2011. Para este Patrimônio Patrimônio ao acessarmos a pasta de ‘Histórico de Controle’ Controle’ serão apresentados todos os históricos de transferência de controle entre filiais do mesmo. Dentro do capítulo c apítulo “Operações Patrimoniais” explicaremos o funcionamento da Transferência de Controle. Históricos de Alocações Esta pasta apresenta os históricos de Alocações do Patrimônio. Os históricos de Alocação podem ser por filial, Departamento, Centro de Custo, Localização e Responsável. Um patrimônio pode ser transferido para um centro de custo e ser alocado em outro.Esta pasta apresentará todos os histórico de alocações existentes para o patrimônio. Cadastros de Patrimônios - Processos Relacionados Cálculos de Depreciações Os processos relacionados com a inclusão de Patrimônios estão disponíveis na visão de Patrimônios Patrimônios ou editando o mesmo.

Selecionando o menu Processos, são apresentadas as opções disponíveis. Contabilização Outro processo relacionado com o Patrimônio é o processo de contabilização, contabilização, também disponível na visão e na edição de Patrimônios.

Este processo proce sso será explicado expli cado no capítulo capí tulo sobre “Contab “Contabilizaçõe ilizações” s”. Cria Moeda/Cenário de Cálculo Este processo pode ser utilizado quando quando por algum motivo motivo o Patrimônio Patrimônio não apresentar em suas respectivas pastas os valores de Aquisição por moedas e os Cenários.

Ao executar este processo o sistema irá buscar o cenário que está vinculado ao grupo de patrimônio, como o cenário possui uma moeda vinculada, o sistema conseguirá criar a moeda/cenário. Todos os direitos reservados.


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Portanto, antes de executar o processo certifique-se que o cenário desejado está vinculado ao grupo de Patrimônio.. O vínculo é feito na opção Patrimônio opçã o “Anexos” “Anexos” disponível na visão ou edição do Grupo de Patrimônio Patrimônio.. Para executar o processo “Cria Moeda/Cenário de Cálculo” selecione o menu “Processos” disponível na visão ou edição de Patrimônios. Demais Processos Os demais processos estão relacionados com Operações Patrimoniais e serão tratados a seguir.

Baixas l Acréscimos l Transferências Monetárias l Transferências de Controle l Alocações de Patrimônios l

Todas as pastas apresentadas no cadastro do Patrimônio podem ser visualizadas pela opção “Anexos” disponível na visão ou edição de Patrimônios.

Exercícios

Cadastrar os seguintes patrimônios, informando a filial a qual pertencem, Nota Fiscal, código do patrimônio igual ao código de barras e dados complementares (centro de custo, departamentos,localização e responsáveis). CÓDIGO 02.01.001 02.01.002 02.01.003

DESCRIÇÃO MESA MODEIO MARFIM 73 MESA DE REUNIÃO REDONDA ARMÁRIO MET METAI AI

FORNECEDOR F02000 F00001 F00010

DATA AQUISIÇÃO VALOR AQUISIÇÃO DATA 26/01/XXXX 800,00 12/01/XXXX 15000,00 21/01/XXXX 5000,00

Integração com o RM Nucleus Conforme citamos anteriormente um patrimônio também pode ser inserido no RM Bonum também via integração com o RM Nucleus. Para Para as empresas que possuem o “TOTVS Gestão G estão de Estoques, Compras e Faturamento” após inserir um movimento de compra de imobilizado, o item do movimento (nota) pode ser integrado com o RM Bonum. Após incluir o movimento, o usuário deve acessar o RM Bonum e selecionar o menu Utilitários/Integrar Aquisições Compras. Após serão apresentadas as telas onde devem ser informados os dados necessários para integração. Chamaremos cada tela de etapa, as mesmas devem ser preenchidas para que a integração do item de imobilizado ocorra com sucesso. 1ª ETAPA Tipo de Data Este filtro fil tro possui po ssui a “data de emissão emis são da d a nota” ou “data de saída sa ída da d a nota”. nota”. Exemplo: Vamos supor que o movimento no RM Nucleu foi incluído com a data de emissão em 01/10/2011.

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Informando a opção “dat “dataa de emissão da nota” será esta data qque será considerada. Data da Nota Será o período que será verificado para integração: Exemplo: Vamos supor que desejo integrar todas os movimentos (notas) incluídas no RM Nucleus que possuem a data em: 01/10/2011 a 31/10/2011 Número do Documento Se desejado o usuário usuár io tem mais uma opção de filtro que é o número de documento. 2ª ETAPA O sistema permite também selecionar Filiais. Para o campo Tipo de Movimento (são apresentados apenas movimento referentes à integração do gestão de compras com o gestão patrimonial) e o determinado Fornecedor que deseja buscar as informações. Atenção: Estas opções possibilitam que o filtro seja refinado, mas se o usuário desejar pode avançar sem informálos, fica fica a critério do procedimento de integração de cada empresa. 3ª ETAPA Clicando Clican do em “A “Avançar vançar”” na etapa etap a anterior anterio r é apresentada apres entada a tela te la de “seleção de notas” n otas”, onde serão exibidas exibi das notas conforme as opções previamente definidas.

A nota desejada dese jada deverá deve rá ser selecionad sele cionadaa e posteriormente posterio rmente clicar clic ar em “ok”. Exemplo: Vamos supor que o usuário filtrou apenas a data de emissão da nota na primeira etapa. Ao clicar em Incluir o mesmo pode digitar no n o campo de filtro a opção”Data de emissão” = %.

Neste caso serão apresentadas todas as notas que possuem p ossuem a data de emissão dentro do período que foi filtrado. Ou seja, neste momento o usuário ainda pode verificar quais são as notas apresentadas e conferir se realmente todas serão integradas. Caso alguma não deva ser integrada é só selecionar as notas desejadas. 4ª ETAPA Nesta etapa pode ser definido a descrição que o item de Imobilizado Imobilizado terá no seu cadastro e qual será seu valor de aquisição que deverá ser preenchido. Nome Fantasia Ao marcar esta opção, o campo descrição do cadastro do Patrimônio receberá o conteúdo do campo Nome Fantasia, informado no cadastro do produto.. Descrição do Produto Ao marcar esta opção, o campo descrição do cadastro do Patrimônio receberá o conteúdo do campo Descrição, informado no cadastro do produto. Histórico do Item Ao marcar esta opção, o campo descrição do cadastro do Patrimônio receberá o conteúdo do campo Todos os direitos reservados.


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Histórico, informado no ítem de movimento. Nome Fantasia do Produto + Histórico do Item Ao marcar esta opção, o campo descrição do cadastro do Patrimônio receberá o conteúdo do campo Nome Fantasia, informado no cadastro do produto, mais o conteúdo do campo Histórico, informado no ítem de movimento. Descrição do Produto + Histórico do Item Ao marcar esta opção, o campo Descrição do cadastro do Patrimônio receberá o conteúdo do campo Descrição, informado no cadastro do produto, mais o conteúdo do campo Histórico, informado no ítem de movimento Preço unitário Ao marcar esta opção e realizar a integração RM Nucleus/RM Bonum, o sistema estará considerando o Preço unitário da nota do movimento do RM Nucleus para o campo “Valor de Aquisição em R$” no Cadastro de Patrimônios/RM Bonum. Valor unitário Ao marcar esta opção e realizar a integração RM Nucleus/RM Bonum, o sistema estará considerando o Valor unitário da nota do movimento do RM Nucleus para o campo “Valor de Aquisição” no Cadastro de Patrimônios/RM Bonum. Valor Financeiro Ao marcar esta opção e realizar a integração RM Nucleus/RM Bonum, o sistema estará considerando o Valor financeiro do item da nota do movimento do RM Nucleus para o campo “Valor de Aquisição no Cadastro Cadast ro de Patrimônios/RM Patrim ônios/RM Bonum”. Fórmula Valor do Patrimônio A marcar esta opção e realizar a integração RM Nucleus/RM Bonum, B onum, o sistema sistema estará considerando o valor de acordo com a fórmula que foi criada no RM Nucleus e associada ao tipo de movimento. Ou seja, o valor de aquisição no cadastro de Patrimônios será apresentado de acordo com o cálculo feito pela fórmula do RM Nucleus. 5ª ETAPA Nesta etapa deverão ser informadas as seguintes opções: Incluir bem mantendo as quantidades informadas na Nota Fiscal Ativando esta opção ao realizar a integração com o RM Nucleus o sistema manterá os bens agrupados, realizando apenas um único cadastro para o Patrimônio no RM Bonum. Os Patrimônios gerados no RM Bonum terão a quantidade exatamente igual à quantidade informada para o item na nota fiscal.

Não ativando esta opção o sistema desmembrará as quantidades dos itens da nota criando um cadastro ca dastro para cada unidade do item e, neste caso, o valor da quantidade de cada item será sempre arredondado, gerando sempre Patrimônios com quantidade inteira, observando a seguinte regra: para quantidades menores que 0,50 será gerado no mínimo 1 Patrimônio com quantidade igual a 1 unidade, de maneira que cada item da nota gere pelo menos 1 Patrimônio correspondente no RM Bonum. B onum. Gerar código do bem e do patrimônio automaticamente Marcando esta opção o sistema irá gerar o código de patrimônio e o código do Patrimônio automaticamente respeitando sempre o grupo Default cadastrado no Grupo de Patrimônios.

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No Bonum.net, caso a integração seja realizada com a opção “Gerar código do patrimônio e número do patrimônio automaticamente”desmarcada, o sistema deixará esta integração como pendente., permitindo que a mesma seja processada após completar as informações no menu Utilitários Utilitários \ Integrar Aquisições Pendentes. Considera a falta do grupo de contas como erro Esta opção funciona como uma segurança para você realizar sua integração sem erros. Ao marcá-la o sistema irá conferir se todas os produtos da nota fiscal que você está integrando estão com seus grupos de contas cadastrados. Caso algum Patrimônio Patrimônio não esteja com o grupo de contas cadastrado o sistema NÃO integrará nenhum Patrimônio desta nota. Caso você opte por não marcá-la o sistema fará a integração dos demais Patrimônios da nota, exceto exceto dos Patrimônios que não tiverem seu grupo de contas cadastrado no RM Nucleus.

Na dúvida sobre o cadastro de grupo de contas nos Patrimônios faça a integração com esta opção marcada. Ou então não deixe de conferir o arquivo de Log gerado pelo sistema mesmo que não tenha dado nenhum erro na integração. Com esta opção desmarcada você poderá integrar parcialmente as notas ficais, isto facilitará quando você possuir uma nota fiscal contendo alguns itens do ativo imobilizado e outros não. Desta forma você poderá integrar apenas os itens necessários. Não integrar bens com valor mínimo exigido por lei (394,13 UFIR’s) Ao marcar esta opção no momento da integração com o RM Nucleus, o sistema não irá integrar bens com valor inferior ao exigido por lei. Gerar o código do Patrimônio a partir do grupo de patrimônios definido no produto Foi disponibilizado a opção de Gerar o código do Patrimônio a partir do Título amarrado definido no produto na integração com o Nucleus. 6ª ETAPA Nesta etapa deverão ser informados se desejado, as opções de centro de custo, tipo de documento, obsevações e departamento dos Patrimônios. Trazer o centro de custo do item de movimento para o Patrimônio Marcando está opção o centro de custo do item de movimento será importado para o bem. Trazer o tipo do documento para o bem Marcando está opção o sistema irá trazer o tipo de documento para o Patrimônio. Adicionar histórico do item no campo observações do Patrimônio Selecionando esta opção depois de realizado a integração com o RM Nucleus o histórico do item de movimento será inserido no campo observações obser vações do Patrimônio.

Após clicar cl icar em “Avançar “Avançar”” nesta etapa eta pa o usuário usu ário deve clicar c licar em e m “Executa “Executar” r”.. Será apresentado apresen tado um log do do processo com as informações dos patrimônios que foram gerados. Codigo do Patrimônio e Número do Patrimônio Manual Conforme informado na 5ª ETAPA, caso a integração seja realizada com a opção “Gerar código do Patrimônio e número do patrimônio automaticamente” desmarcada a aquisição ficará pendente para que posteriormente os itens sejam sejam gerados e os códigos preenchidos.



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Integrações de Aquisições Pendentes Para realizar a integração de aquisições pendentes deverão ser incluídos o Código do Patrimônio e Patrimônio(plaqueta de indentificação).

Deve-se acessar o menu Utilitários/Integrar Aquisições Pendentes.

Exercícios

Após incluir um movimento no RM Nucleus que possua um produto com integração com o RM Bonum, realizar a integração deste produto. Atenção: Incluir o produto no movimento com a quantidade superior a 1. Na integração verificar o funcionamento com a opção “Incluir bem mantendo as quantidades informadas na Nota Fiscal”marcada e após realizar nova integração com a opção desmarcada. Para realizar nova integração do item integrado, integrado, basta excluir o patrimônio que acabou de ser integrado e realizar o processo novamente.

Operações Patrimoniais Neste tópico iremos ire mos estudar estuda r o processo de “Opera “Operações ções Patrimoniais” Patrimo niais”. Depois que qu e um patrimônio patrimôni o é integrado do módulo de compras (RM Nucleus) ou incluído incluído diretamente no RM Bonum, o mesmo pode sofrer movimentações que chamamos de Operações Patrimoniais ou Ocorrências. Estas operações Patrimoniais podem ou não afetar os valores bases dos Patrimônios.As Operações Patrimoniais que um Patrimônio pode sofrer são: Baixas, Acréscimos,Transferência Monetária, Transferência Transferência de Controle e Alocações. Citaremos a seguir cada tipo de operação patrimonial existente existente no sistema.

Baixa A baixa de um Patrimônio pode ocorrer por vários motivos como por exemplo: Alienação, perda, obsolescência, roubo etc. A baixa de Patrimônio Patrimônio pode ser parcial ou total, ela irá reduzir reduzir o valor do ativo imobilizado imobilizado da empresa, sendo que no caso de uma baixa por alienação, a mesma poderá gerar ganho ganho ou perda na venda do imobilizado. Procedimento: 1. Acesse o processo de baixa pelo menu Operações Patrimoniais/ Baixa. 2. Informe a descrição do Processo e clique no botão “A “Avançar” vançar” 3. Clique no botão ‘Incluir’ e filtre o Patrimônio Patrimônio que deve ser baixado, selecione o mesmo e clique no botão b otão ‘OK’. 4 . Clique no botão “Avançar” . 5 . Informe os dados da dos da baixa e clique cliq ue no botão “A “Avançar vançar””. Após será apresenta ap resentada da uma tela para observações se desejado. 6 . Clique no botão “A “Avançar” vançar” novamente. novamente. No caso de dúvidas sobre algum campo c ampo consulte o help.

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Importante: Toda operação patrimonial também pode ser executada executada na visão ou na edição de Patrimônios, selecionando selecio nando o menu men u “Processos”.

Vamos explicar os campos que são apresentados a presentados no processo de Baixa. Filtro de Bens Após avançar a primeira pr imeira tela do processo deve-se informar o (s) Patrimônio(s) que serão b aixados. Exemplo: Filtrar o bem “01.01.200” “01.01.2 00”.

Após filtrar os Patrimônio (s) clique no botão b otão “A “Avançar” vançar” Tipo de Baixa A baixa de um bem pode ser total ou parcial. Exemplo: Se um bem foi roubado pode ser efetuada uma baixa Total.

No caso de uma venda parcial de um terreno, pode ser efetuada uma baixa parcial. Data da Baixa Deve ser informada a data de baixa do bem. Exemplo: Baixa de um patrimônio no dia 20/02/2012. Quantidade Pode existir um Patrimônio por exemplo com a quantidade 50. Exemplo: Foi adquirido um lote de 50 cadeiras, então a empresa cadastrou um Patrimônio com a quantidade 50. No processo de baixa somente 10 cadeiras serão baixadas, então deve-se informar a quantidade igual a 10. Este campo é habilitado somente na baixa parcial. Valor da Ocorrência Deve ser informado o valor da Baixa do Patrimônio Patrimônio.. No caso da baixa total este campo ficará desabilitado, pois todo o valor do Patrimônio será baixado. b aixado. Valor da Venda O valor de venda deve ser informado quando o Patrimônio fôr baixado pelo motivo de “venda” “venda”. Motivo da Baixa Os motivos de baixa devem ser cadastrados de acordo com necessidade de cada empresa.

Os motivos de baixa são cadastrados no menu Operações Patrimoniais/Motiv Patrimoniais/Motivos os de Baixa. Exemplo: Motivo de Baixa = “Roubo”.



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Contabilizar Este campo deve ser marcado quando a baixa deve ser contabilizada, caso a opção não seja marcada, posteriormente não será possível contabilizar a baixa. Gerar Ganho/Perda No caso de uma baixa pelo motivo de venda, o usuário pode ou não gerar o lançamento de ganho/perda. Marcando esta opção, ao contabilizar a ocorrência, o sistema irá gerar o cálculo de ganho/perda para contabilização. Observações: Após preencher o motivo de Baixa e clicar no botão “Avançar” “Avançar” é apresentada uma tela de observações, se desejado o usuário pode preencher alguma informação referentes a baixa do Patrimônio. Efeitos da Baixa Após a baixa do Patrimônio, a pasta “Cálculos Razão” apresentará os valores do Patrimônio antes e após a baixa.

forro de pvc para telhado Um Patrimônio pode ou não sofrer depreciação no mês de baixa. Vai depender da opção “Depreciar no mês da baixa” existente nos parâmetros. Para acessar esta opção deve-se acessar o menu Ambiente/Parâmetros/Gestão de Patrimônio/05.02 Cálculos/Cálculos Patrimônio. Opção - “Depreciar no mês da baixa” Processos Relacionados Conforme já informado, a baixa de um Patrimônio também pode ser realizada pelo menu “Processos” disponível na visão de Patrimônios e também na edição do mesmo. Exclusão/Consulta de Baixa A Exclusão e consultas das baixas b aixas podem ser feitas da seguinte maneira:

1ª Opção: l Editar o Patrimônio desejado “Cálculos/Ocorrências” l Acessar a pasta “Cálculos/Ocorrências” n a opção “Ocorrências” l Clicar na desejada,clicar no ícone ícone “Processos” e selecionar opção “Exclusão de l Selecionar a ocorrência Ocorrências”. Esta opção está disponível na barra de ferramentas na parte superior da tela. 2ª Opção: p or exemplo “Ver l Acessar o menu Operações Patrimoniais /Consulta/Cancela e escolher a opção por Baixa Bai xa Total” Total”.. l Serão apresentadas todas as baixas existentes na base, então selecione a baixa desejada. selecio ne a opção opç ão “Exclusã “Exclusão o de Ocorrência Ocor rências” s”. l Clique no menu “Processos” e selecione

Exercícios

1. Realize uma baixa total de um patrimônio pelo motivo de roubo. Após acesse o Patrimônio e verifique a pasta “Cálculos”. “Cálculos”. O parâmetro “Depreciar no n o mês da Baixa” B aixa” deve estar marcad marcado. o. 2 . Realize também um baixa parcial de um patrimônio e após verifique a pasta cálculos.

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Acréscimo O Acréscimo é um processo realizado quando a empresa necessita registrar um aumento em um item de imobilizado já existente. Exemplo: Vamos supor que seja sej a cadastrado cadast rado um Patrimônio Patrimôn io denominado denomin ado “OBRAS EM ANDAMENTO AN DAMENTO – EDIFÍCIO EDIFÍ CIO A”. Todo gasto que fôr realizado na obra deste projeto pode ser registrado contabilmente como um acréscimo para este Patrimônio. Pois Pois até que o Patrimônio seja posto em funcionamento, a legislação permite que os gastos na obra sejam incorporados ao custo do Ativo. Ativo.

Outro exemplo poderia ser a manutenção de um item de imobilizad,o aumentando sua vida útil. Exemplo: Vamos supor que um veículo teve seu motor retificado, esta esta retífica do motor irá fazer com que o veículo tenha sua vida útil aumentada, portanto o gasto com a retífica pode p ode ser incorporado ao item de imobilizado como com o um u m “Acr “Acrésc éscimo” imo”. Procedimento: 1. Acesse o processo de Acréscimo pelo menu Operações Patrimoniais/ Acréscimo. Acréscimo. 2. Informe a descrição do Processo se desejado e clique no botão “Avançar” “Avançar” 3. Clique Clique no botão ‘Incluir’ e filtre o Patrimônio que deve sofrer o acréscimo, selecione o mesmo e clique cliq ue no n o botão bo tão ‘OK’. 4 . Clique no botão “Avançar” . 5 . Inform Informee os dados do Acréscimo Acréscim o e clique no botão “A “Avançar vançar””. Após será apresentad apr esentadaa uma tela para observações se desejado. 6 . Clique no botão “Avançar” novamente e Exeute o processo. No caso de dúvidas sobre algum campo consulte o help Importante: O processo de Acréscimos também pode ser executado na visão ou na edição de Patrimônios selecionando o menu me nu “Processo “Proc essos” s”.

Vamos apresentar os campos existentes no processo de Acréscimo. Tipo do Acréscimo Se desejado o usuário realizar um acréscimo utilizando a opção: “Ratear Valor” - Neste acréscimo o valor que fôr informado será rateado para todos os patrimônios

informados no processo de Acréscimo. p rocesso. “Acréscimo por Percentual” - Esta opção permite que seja informado um percentual para o processo. Este percentual irá afetar o valor base b ase do Patrimônio. Dúvidas sobre o funcionamento destas opções op ções consulte o help utilizando a tecla F1. Estas opções são facultativas, se desejado o usuário pode realizar o acrescimo ap enas informando o valor do mesmo.. Data Deve ser informada a Data do Acréscimo para o Patrimônio.



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Exemplo: Data do acréscimo em 01/02/2012. Quantidade Caso desejado o usuário pode informar informar o campo quantidade para que posteriormente posteriormente a quantidade apresentada no cadastro do Patrimônio seja atualizada. Exemplo: Vamos supor que exista um Patrimônio cadastrado com a quantidade de 10 cadeiras. Então será feito um Acréscimo neste Patrimônio no valor de um nova cadeira. Então o usuário informa a quantidade e o valor no processo de Acréscimo. Posteriormente este patrimônio apresentará em seu cadastro a quantidade de 11 cadeiras. Percentual Este campo camp o será habilitado hab ilitado somente so mente se o tipo de Acréscimo Acr éscimo fôr fô r “Acréscimo por Percentual” Perc entual”.. Valor Neste campo devemos informar o valor do Acréscimo. Este valor será acrescido ao valor base do Patrimônio que está sendo informado no processo. Exemplo: Se o valor base de um patrimônio é de R$ 20.000,00, após inserir um acréscimo no valor de R$ 5.000,00, o valor base corrigido do patrimônio passará a ser R$ 25.000,00. Com isto se este patrimônio sofrer depreciação como um veículo por exemplo, o ser valor de depreciação mensal será aumentado em virtude do acréscimo.

Exercícios

Realize um acréscimo em um patrimônio no valor de R$ 5.000,00. Após acesse a pasta “cálculos” dentro do Patrimônio e verifique como ficaram os valores após o processo.

Transferência Tra nsferência Monetária A transferência monetária é um processo onde os valores de um patrimônio (valor do patrimônio e valor da depreciação acumulada) são transferidos para outro patrimônio. A Transferência Monetária pode ser feita parcialmente ou total, em determinado momento a empresa pode transferir os valores bases de um ou mais Patrimônios para um Patrimônio de destino. Exemplo: Vamos supor que a obra do “Edifiício “Edifiício A” que foi cadastrada no sistema como “OBRAS EM ANDAMENTO – Edifício A” chegou a sua conclusão. Neste caso a empresa deverá transferir todo o valor existente neste Patrimônio para um novo Patrimônio denominado por exemplo como “Edificações “Edifica ções – Edififíci Edififício o A”.

Para realizar esta operação é utilizado o processo de “Transferência Monetária”. Ou seja, primeiramente a empresa cadastrou um patrimônio como “Obras em andamento” e tudo que foi

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gasto na obra ob ra foi incorporad incor porado o no patrimônio patrimô nio utilizando utiliza ndo o processo proc esso de “Acréscimos” “Acréscimos”.. Ao final da obra, obr a, todo o valor será transferido para um item de imobilizado pertencente ao grupo de “Edificações”, com isto o ativo imobilizado que não sofria depreciação mensal, após o processo de transferência passará a sofrer, pois os itens de “Edificações” sofrem desgaste e podem p odem ser depreciados. Procedimento: 1. Acesse o processo de Transferência Monetária pelo menu Operações Patrimoniais / Transferência Monetária. M onetária. 2. Informe a descrição do Processo se desejado e clique no botão “Avançar” “Avançar” 3. Clique Clique no botão ‘Incluir’ e filtre o Patrimônio (s) que deve transferir os valores, selecione selecione o bem e clique cliq ue no n o botão bo tão ‘OK’. 4 . Clique no botão “Avançar” . 5 . Inform Informee os dados do Acréscimo Acréscim o e clique no botão “A “Avançar vançar””. Após será apresentad apr esentadaa uma tela para observações se desejado. 6 . Clique no botão b otão “A “Avançar vançar”” novamente, e “Exeute” o processo. process o. No caso de d e dúvidas sobre algum alg um campo consulte o help. Importante: O processo de Transferência Monetária também pode ser executado na visão ou na edição Patrimônios selecionando selecio nando o menu men u “Processos”.

Vamos apresentar os campos do processo de Transferência monetária. O processo de transferência monetária é executado pelo menu: Operações Patrimoniais/Transferência Monetária. As consultas/Exclusões das transferências podem ser feitas feitas na pasta “Cálculos/Ocorrências dentro do Patrimônio ou pelo menu Operações Patrimoniais/Consulta Cancela. Filtro do Patrimônio Origem No processo de Transferência, o primeiro passo após acessar o processo é realizar o filtro do Patrimônio de Origem.

Ou seja, o Patrimônio de origem que terá seu valor transferido. Exemplo: Filtrar o Patrimônio Patr imônio “01.01.205 - Obras Ob ras em Andamento” And amento”. Tipo de Transferência A transferência pode ser total ou parcial.

A transferência monetária parcial pode ocorrer por exemplo: Vamos supor que existe um patrimônio patr imônio cadastrado cada strado como “Caminhão modelo...” modelo... ”, então a empresa precisa pr ecisa transferir apenas a caçamba deste caminhão para outro caminhão, portanto neste caso a transferência monetária será do tipo parcial. No processo de transferência são transferidos os valores do Patrimônio e da depreciação acumulada existente no Patrimônio de origem até o momento, caso exista. No caso de obras em andamento, este item não sofre depreciação, portanto não teria depreciação acumulada a ser transferida.



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Exemplo: Vamos transferir totalmente o Patrimônio “01.01.205” para o Patrimônio de Destino “01.01.206” “01.01.206” em 01/06/2011.

Após o processo, o valor atual do Patrimônio e o valor atual de depreciação acumulada em 01/06/2011 serão transferi tra nsferidos dos para o Patrimônio Patr imônio “01.01.206”. Dados Gerais A opção de contabilização deve ser marcada, caso o usuário deseje contabilizá-la. Se esta opção não fôr marcada no momento do processo, posteriormente não será possível contabilizar a ocorrência. Patrimônio de destino Neste campo deve ser informado o Patrimônio que irá receber os valores do Patrimônio de origem. Exemplo: Patrimônio “01.01.206 Data da Transferência Deve ser informada a data que o Patrimônio será transferido. Exemplo: 30/06/2011. Valor da ocorrência Este campo será habilitado somente se a transferência monetária fôr do tipo “Parcial” “Parcial”.

Caso contrário o valor total do Patrimônio é transferido totalmente e por este motivo o campo fica desabilitado. Quantidade No caso de transferência monetária do tipo “Parcial” “Parcial”, este campo será habilitado h abilitado e caso desejado poderá ser informado pelo usuário.

Caso o Patrimônio de Origem possua a quantidade 1 e transferência seja parcial, o campo não necessita ser informado. Observações: Se desejado pelo usuário pode ser informado observações referentes à transferência monetária que está sendo realizada. Exemplo: Transferência referente ao término da OBRA “Prédio X” conforme.... conforme.... Efeitos da Transferência Após o processo de Transferência Monetária os valores do patrimônio de origem ex; “01.01.205” serão transferidos transfe ridos para p ara o Patrimônio Patri mônio “01.01.206”. “01.01.206”.

Com isto o Patrimônio “01.01.206” recebe o valor referente ao valor corrigido do Patrimônio de origem. Se o Patrimônio “01.01. “01.01.205” 205” não sofre depreciaçã depr eciação o por se tratar de “Obras em andamento” anda mento”, é transferido transfer ido apenas o valor corrigido corr igido do Patrimônio, caso contrário se o patrimônio possuísse depreciação acumulada, a mesma também seria transferida.

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Exercícios

Realize uma transferência total de um patrimônio X para um patrimônio Y de um mesmo grupo de patrimônio.

Transferência Trans ferência de Controle A Transferência de Controle possibilita a transferência física dos Patrimônios para determinada filial, Departamento, Centro de Custo, Local e/ou Funcionário, alterando as informações do cadastro do patrimônio. As transferências de Controle ocorrem quando a empresa necessita transferir um patrimônio fisicamente. Exemplo: Vamos supor que a empresa necessita transferir um Computador que se encontra com o responsável X para o responsável Y. Y. O recurso que a empresa pode utilizar é a transferência de controle entre responsáveis.

Outro exemplo seria por exemplo a transferência do Patrimônio por Filial Exemplo: O computador X se encontra na filial 1 e será transferido para a filial Y. Neste caso a empresa poderia realizar a transferência de controle por filiais.

A Transferência de Controle possibilita a transferência física dos Patrimônios para determinada filial, Departamento, Centro de Custo, Local Local e/ou Funcionário Funcionário,, alterando as informações atuais do cadastro c adastro do patrimônio e mantendo o histórico de controle do mesmo. Gerencialmente, é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas que possibilita o controle físico dos itens do ativo imobilizado. O processo Transferência de Controle pode ser executada executada pelo menu Operações Patrimoniais / Transferência de Controle Se desejado a transferência de controle pode ser utilizada também na visão de patrimônios pelo menu Processos/T Processos/Transferência ransferência de Controle ou editando o patrimônio e acessando o menu Processos/ Transferência de Controle. Campos da Transferência de Controle Após acessar o menu Operações Patrimoniais/Transferência de Controle será apresentada a tela do processo, proces so, então deve-se deve- se clicar clic ar em “Avançar “Avançar””. Após será apresentada a tela para filtro do patrimônio que irá ser ser transferido. Exemplo: Selecione o patrimônio de código 01.01.001 Após selecionar o patrimônio desejado, deve-se deve-se clicar em “A “Avançar” vançar” Será apresentada a tela para que os dados onde o patrimônio será transferido. Todos os direitos reservados.


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Filial destino l Departamento dstino l Centro de custo destino l Local destino l Responsável destino l

Após informar os dados desejados deve-se clicar em “Avançar” “Avançar”.. Então será apresentada um nova tela com os seguintes campos: Data deTransferência – neste campo deve ser informado a data da transferência de controle Documento – se desejado a empresa pode informar o número de documento da transferência de

controle. Transferir Patrimônios Agregados – marcando esta opção, se o patrimônio em questão possuir

agregados, os os mesmos também serão transferidos. Contabilizar Transferência Transferência – a transferência de controle pode ser contabilizada, então se desejado

usuário deve marcar esta opção para posterior contabilização. Falaremo Falaremoss sobre este processo no capítulo sobre contabilizações. Observações – se desejado, o usuário pode inserir observações sobre a transferência que está sendo

realizada. Após informar in formar os dados dado s deve-se deve-s e clicar clica r em “Avançar “Avançar”” e “Executar o processo” proc esso”. Transferência de Controle – Históricos Editando o Patrimônio, podemos acessar a pasta “Históricos de Controle” e verificar as transferências ocorridas para o Patrimônio em questão. Os dados atuais do patrimônio são apresentados na pasta “Dados Adicionai Ad icionais” s”, no caso da filial filia l o registro atual é apresenta ap resentado do na pasta pa sta “Identifi “Identificação” cação”.

Os históricos de controle também podem ser visualizados pela opção “Anexos” disponível na visão de Patrimônios ou editando o mesmo. Transferência de Controle - Consulta As transferência de controle realizadas podem ser consultadas acessando o menu Operações O perações Patrimoniais/ Consulta Transferência de Controle.

Após clicar na opção de consulta o sistema sistema apresenta a transferência realizada. Ao clicar na opção de “Anex “Anexos” os” são apresentados os patrimônios que foram transferidos e os dados da transferência de controle.

Exercícios

Realize uma transferência de controle de centro de custo para o Patrimônio X. Após acesse o Patrimônio e verifique o histórico de controle.

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Alocação de Patrimônios Algumas empresas necessitam de controles de Alocação de Patrimônios. Por exemplo, exemplo, uma máquina foi adquirida para a filial 1, mas devida a uma necessidade será utilizada pela filial 3 durante determinado período. Assim a empresa registra a máquina na filial 1 e irá alocar a mesma na filial 3. A empresa pode também necessitar alocar o patrimônio p atrimônio em outra empresa do grupo, assim poderia realizar uma alocação externa. Com este processo o gestor de imobilizado consegue controlar onde os patrimônios estão alocados. Para realização de Alocações deve-se acessar o menu Operações Patrimoniais/Alocar Patrimônios. As Alocações também podem ser geradas na visão ou na Edição do Patrimônio clicando em Processos/ Alocação de Patrimônios. Campos da Alocação de Patrimônios Após acessar o menu Operações Patrimoniais/Alocar Patrimônios será apresentada a tela do processo, então deve-se clicar em “Avançar “Avançar””.

Após será apresentada a tela para filtro do patrimônio que irá ser ser alocado. Exemplo: Selecione o patrimônio de código 01.01.001

Após selecionar o patrimônio desejado, deve-se deve-se clicar em “A “Avançar” vançar” A próxima tela irá apresentar os seguintes campos: Tipo de Alocação Externa: A empresa pode alocar patrimônios para outra empresa, então ao clicar nesta opção posteriormente deverá deverá ser informado para qual empresa a alocação será feita. Ao selecionar esta esta opção e clicar em “Avançar” é apresentada a tela para que o Cliente/Fornecedor de destino seja informado. Interna: A alocação interna é quando a alocação será feita para uma filial, departamento, centro de

custo ou responsável. Clicando nesta opção, ao clicar em avançar deverão ser informados os dados de filial, departamento, centro de custo ou responsável, conforme desejado. Retorna para controle Atual: Esta opção deverá ser utilizada quando fôr feito o retorno do patrimônio que foi alocado. Exemplo: Patrimônio registrado na flial 1 foi alocado na filial 2 em 01/01/2012, em 01/02/2012 será feito o retorno do patrimônio alocado na filial 2 para a filial de controle que é a 1. Data da alocação – Deve ser informada a data de alocação do patrimônio Documento – Se desejado o usuário pode informar um número de documento da alocação. Obervações – Se desejado pode ser informado alguma observação ou registro da alocação em

questão. Alocar patrimônios agregados – marcando esta opção os patrimônios agregados também seão

alocados.



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Alocações de Patrimônios – Históricos Editando o Patrimônio, Patrimônio, podemos acessar a pasta “Históricos de Alocações” e verificar as alocações ocorridas para o Patrimônio em questão. Os dados de controle do patrimôni,ou seja, onde estão registrados são apresentados na pasta “Dados Adicionais”, no caso da filial o registro atual é apresentado na pasta “Identi “Id entifica ficação” ção”..

Os históricos de controle também podem ser visualizados pela opção “Anexos” disponível na visão de Patrimônios ou editando o mesmo. Alocações de Patrimônios - Consulta As transferência de controle realizadas podem ser consultadas acessando o menu Operações O perações Patrimoniais/ Consulta de Alocações.

Após clicar na opção de consulta o sistema apresenta a alocação realizada. Ao clicar na opção de “Ane “Anexos” xos” são apresentados os dados da alocação.

Exercícios

Realizar a alocação de um Patrimônio X para uma filial diferente da filial de controle.Após acessar o patrimônio patrimô nio e verificar verific ar a pasta de d e “Histór “Histórico ico de alocações” aloca ções”.

Estimativa de Valor Residual ao final da vida útil Neste tópico, vamos apresentar o processo Estimativa de Valor Residual de Patrimônios. Após a promulgação da lei 11.638 as empresas devem analisar e revisar periodicamente a vida útil dos Patrimônios. Além da revisão da vida útil, caso a empresa tenha razoável certeza de alienação dos seus Patrimônios, a mesma deverá estimar qual será o valor do Patrimônio ao final de sua vida útil. Este valor estimado não fará parte par te do valor depreciável do Patrimônio. Um ativo imobilizado é depreciado considerando sua vida útil e seu valor depreciável. A vida útil de um ativo é o período durante o qual o ativo espera-se seja utilizado pela companhia. Não é necessariamente a vida econômica do ativo. A companhia poderia, por exemplo, planejar utilizá-lo para um período mais curto e aí vendê-lo. O valor depreciável é a diferença entre o valor contábil e o valor residual. O valor residual de um Patrimônio é o valor estimado do ativo ao final da sua vida útil. O ICPC 10 - Interpretação Sobre a Aplicação Inicial ao Ativo Imobilizado e à Propriedade para Investimento dos Pronunciamentos Técnicos CPCs 27, 28, 37 e 43 requer que a vida útil e o valor residual do imobilizado seja revisada no mínimo a cada exercício. Observação: Caso a empresa não tenha razoável certeza cer teza da alienação do Patrimônio ou seu segmento não possibilita esta estimativa, o patrimônio não possuirá valor residual ao fina da vida útil.

No caso de dúvidas sugerimos verificar legislação vigente.

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Exemplo: Iremos apresentar os passos para que seja realizada a estimativa de valor residual de um Patrimônio ao final de sua vida útil.

Para melhor entendimento vamos apresentar um exemplo: Suponhamos que uma máquina atualmente apresente os seguintes valores em 01/01/2012. Patrimônio: Máquina A Custo de Aquisição: R$ 10.000,00 Depreciação Acumulada: R$ 3.000,00 Valor Líquido Contábil : R$ 7.000,00 Valor Residual ao Final da vida útil: R$ 2.000,00 Antes de realizar o processo de estimativa de valor residual ao final da vida útil, o usuário deve revisar a vida útil do Patrimônio Patrimônio.. Não iremos citar os passos para alteração da taxa de depreciação, mas o usuário deve ficar atento à esta alteração. Em nosso exemplo o valor residual ao final da vida útil deverá sr de R$ 2.000,00. Então este valor não deve ser depreciado, portanto ao calcular a taxa deve-se desconsidera o valor residual ao final da vida útil. Exemplo: R$ 7.000,00 (Valor ( Valor Contábil em 01/01/2012) - R$ 2.000,00(Vr. Residual) = R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 é o novo n ovo valor depreciável, então o usuário deve informar uma nova taxa de depreciação no patrimônio, para que em 3 anos o valor de R$ 5.000,00 seja totalmente depreciado.

No caso de dúvidas consulte o help utilizando a tecla F1. 1ª Etapa l Após definição da nova taxa de depreciação, deve-se acessar o menu Operações Patrimoniais/ Avaliação Residual. l Seguindo nosso exemplo, a estimativa de valor residual ao final da vida útil a ser informada será de R$ 2.000,00 l No caso de dúvidas acesse o help utilizando a tecla F1 2ª Etapa l Após selecionar o menu informado na primeira etapa, deve-se clicar em Avançar e informar o Patrimônio desejado: em nosso exemplo, neste momento deve ser informado o patrimônio referente a máquina A. l No caso de dúvidas acesse o help utilizando a tecla F1. 3ª Etapa l Nesta etapa deve ser informado as informações referentes a estimativa do valor residual. n osso exemplo vamos informar os seguintes dados: l De acordo com nosso Mês - 1 Ano - 2012 l Deve ser informado o mês e ano que está sendo realizado a estimativa de valor residual ao final da vida útil do Patrimônio. Valor - R$ 2.000,00



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Deve ser informado o valor estimado ao final da vida útil para o patrimônio filtrado. Em nosso exemplo este valor foi de R$ 2.000,00 l Responsável - Deve ser informado o responsável pela estimativa do valor residual. l Nota: Neste campo o usuário pode inserir as informações que julga necessário para seu controle interno. l No caso de dúvidas acesse o help utilizando a tecla F1. l

4ª Etapa p rocesso. l Após informar os dados deve-se clicar em Avançar e Executar o processo. l No momento que o Patrimônio atingir o valor residual de R$ 2.000,00 a depreciação mensal não será mais calculada, pois este valor não faz par te do valor depreciável do Patrimônio. l Atenção: Conforme citado anteriormente, ao realizar a revisão de vida útil do Patrimônio (alteração de taxa de depreciação) o valor residual deve ser desconsiderado para cálculo do tempo restante de vida útil. l No caso de dúvidas acesse o help utilizando a tecla F1. Consulta de Avaliações Após a estimativa de valor residual, os valores estimados para os patrimônios podem ser consultados acessando o menu Operações Patrimoniais/Consult Patrimoniais/Consultaa Residuais.

Exercícios

Realize a estimativa de valor residual de um patrimônio, a taxa de depreciação do patrimônio p atrimônio deverá ser alterada levando-se em consideração o valor residual que será estimado.

Anotações

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CONTABILIZAÇÕES Parametrização Inicial


Contabilizações


Relatórios

Ferramentas e Utilitári Utilitários os

Eventos Contábeis No Bonum.Net todas as contabilizações são feitas feitas utilizando eventos contábeis. contábeis. O recurso de eventos contábeis permite maior flexibilidade na definição das contabilizações existentes no sistema. Para cada processo será necessário criar um tipo de evento. Exemplo: Precisaremos criar um evento de aquisição, um evento para baixas, acréscimos, depreciações etc.

Posteriormente iremos explicar como cadastrar os eventos para cada tipo de operação. Cada empresa pode parametrizar os eventos para contabilizar de acordo com as contas desejadas, portanto a contabilização ficará bem flexível e permitirá que cada empresa monte seus eventos de acordo com seus processos internos de contabilização. Cadastro e Classificação dos Eventos Contábeis Os principais processos de contabilizações existentes no sistema são:

Aquisições Ocorrências corrências (Baixas, Acréscimos, Transferência Transferência Monetária) l O l Transferências de Controle l Depreciações l

Cada evento é configurado conforme necessidade e desejo de cada ca da empresa, iremos apresentar exemplos de eventos que podem ser cadastrados, mas cada empresa deve criar/revisar seus eventos contábeis de acordo com sua necessidade. Procedimento: 1. Acesse o menu Contabilização/Evento Contábil. 2. Crie ou selecione um filtro. 3. Clique Clique no botão ‘Novo’ ‘Novo’ para inclusão de um novo evento contábil. Em caso de dúvidas sobre algum campo consulte o help. Todos os direitos reservados.


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Campos do Cadastro de Eventos Pasta dentificação Processo – Neste campo deve ser informado para qual processo será criado o evento. Ex: Se fôr um evento para depreciação, o processo será Depreciação. marcada o evento contábil estará inativo e não poderá ser Inativo – Quando esta opção estiver marcada utilizado nas contabilizações.. Número – Número que será dado ao evento. Nome – Nome que será dado ao evento. Calcular valor valor a partir de Define como o valor dos itens contábeis será calculado, podendo ser através de fórmula ou percentual. Estes dois itens serão informados posteriormente nos itens do Evento Contábil. Fórmula O evento pode possuir uma fórmula para cálculo do valor da contabilização.

Vamos supor que seja criado uma fórmula no RM Bonum para buscar o valor de Aquisição menos o valor de determinado imposto x. Ao criar o evento de aquisição e utilizar esta fórmula o valor a ser contabilizado para os itens do evento serão calculados pela fórmula vinculada ao mesmo. Percentual O evento pode ser calculado por percentual. Ex: No evento de aquisição, ao incluir um item do evento deve ser definido o valor de aquisição, deste valor o usuário informa qual percentual irá contabilizar. Lembrando que os itens à débito e à crédito devem sempre fechar em 100%. Buscar Filial/Depto em Neste campo deve ser informado de onde deseja-se buscar os dados de filial e departamento. depar tamento.

Se fôr informado informa do a opção “Evento Contábil” Contáb il”, ao contabilizar contabil izar o processo, o sistema irá verificar verifica r em cada item do evento dentro dent ro da pasta “Dados Complementares” Complemen tares”,, a filial e Depto informados inf ormados.. Se fôr informada informa da a opção “Defau “Default lt Contábil”, Contábil”, na contabilização contabil ização do processo, proces so, o sistema irá verificar verifica r a filial e depto que estão informadas nos default’s das tabelas que estão sendo utilizadas nos itens do evento contábil. Buscar Centro de Custo em Da mesma maneira que os dados de filial e departamento, deve ser informado onde os dados de centro de custo serão buscados para que sejam informados na contabilização. Importante: O Evento Contábil tentar buscar Filial/Departamento ou Centro de Custo conforme a ordem definida (para mudar ordem utilize as setas). Exemplo : C. Custo: Ordem parametrizada 1º Patrimônio Se não achar no Patrimônio tenta achar no Evento Contábil 2º Evento Contábil Se não achar no Evento Contábil tenta achar no Default Contábil 3º Default Contábil Se não achar no Default fica sem centro de custo Aplicar Centro de Custo em Define em qual dos itens (Débito ou Crédito) o centro de custo será preenchido. p reenchido.

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Algumas empresas não informam centros de custos em determinadas contas, então deve-se informar neste campo em quais contas a informação será gerada. Agrupa Partida Contábil Marcando esta opção, op ção, se os itens do evento (contas contábeis) possuírem mesma conta, centro de custo, filial, departamento e histórico padrão, os itens são agrupados gerando somente uma partida contábil. Pasta Itens de Evento O item de evento representa a parametrização identificando de onde virão as informações contábeis que irão compor o lançamento contábil. Cada item pode ser responsável em gerar uma ou mais Partidas do lançamento contábil. Aplicar Define a origem das informações que serão processadas por este item de evento, evento, ou ou seja, quando o evento for processar este item a informação virá do contexto do item informado no campo “Aplicar” “Aplicar”. Origem da Conta Especifica qual é a origem da conta que será preenchida na Partida do Lançamento Contábil. Tabela Default As partidas serão carregas conforme o cadastro do default informado. Informar Conta A partida será gerada com a conta informada pelo usuário no item de evento. Buscar Default Define onde o item de evento vai buscar as informações contábeis que irá compor o lançamento contábil. Cada item listado nesta opção possui em seu cadastro a opção default contábil, é neste default contábil que o evento busca as informações.

Opções disponíveis para: l Filial l Centro de Custo l Departamento l Localização l Grupo de Patrimônio l Cenário Patrimônio l Conta do Processo de Contabilização Classificação do Centro Custo A classificação do Centro de Custo funciona como um filtro aplicado sobre o centro de custo informado nos defaults contábeis a ser carregado (parametrizado no tópico acima). Exemplo: Se você informar info rmar no item de evento eve nto uma classificaçã class ificação o “02 - Administrativo” Administr ativo”, o evento contábil contáb il somente irá carregar do default contábil as partidas que tiverem o centro custo com a classificação “02 Adminis Admi nistrat trativo” ivo”. Classificação Conta A Classificação da conta funciona igual à Classificação por Centro de Custo, ou seja, como um filtro, pois neste caso somente serão carregados do default contábil as Partidas que tiverem com a mesma classificação informada nos itens do evento contábil. Todos os direitos reservados.


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Valor/Fórmula Identifica a origem do valor que ira ser aplicado nas Partidas a ser gerada. Percentual Percentual a ser aplicado no valor identificado no campo “Valor”. Itens Gerenciais Os itens gerenciais correspondem a parametrização para o preenchimento do rateio das Partidas contábeis geradas pelo item de evento, isto isto quando a conta identificada exigir rateio. Origem Conta Específica à origem da conta gerencial a ser preenchida no rateio da Partida contábil processada pelo evento contábil. Opções disponíveis Tabela Default Esta opção permite que a conta gerencial venha da tabela default a serem identificados no item gerencial, neste caso os cadastros a ser listado possui um campo chamado “Conta Gerencial” de onde o evento irá pegar. Informar Conta O usuário informa a conta a ser gerada no rateio da Partida Contábil. Contabilidade (Rateio default da conta contábil) O evento contábil busca o rateio informado no cadastro da conta contábil, lembrando que não obrigatório ter este rateio na contabilidade. Default Contábil O evento busca a conta gerencial do default contábil informado no item de evento. Lembrando que esta opção somente poderá ser selecionada se a opção informar conta no item de evento for igual a “Tabela Defaul Def ault” t”..

Rateio Centro Custo Rateio Departamento Aplicar em Identifica de qual contexto o evento contábil deverá identificar a informação para carregar a conta gerencial. Descrição e Percentual Disponível Dispon ível somente para p ara opção opçã o “Tabela Default De fault”” e “Inform “Informar ar Conta”. Pode ser informado info rmado uma descri d escrição ção para o item gerencial e qual percentual será aplicado.

Os principais processos de contabilizações existentes no sistema são: Aquisições(quando a aquisição é feita diretamente pelo RM Bonum) Ocorrências corrências (Baixas, Acréscimos, Transferência Transferência Monetária) l O l Transferências de Controle l Depreciações l

Vamos apresentar as principais informações que devem ser informadas no cadastro dos itens de eventos destes processos.

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Importante: Quando uma base é convertida para a versão 11.50, o sistema automaticamente já irá criar os eventos padrões de todas as operações possíveis no sistema. Exemplo: Na conversão o sistema já cria o evento de Aquisição e vincula o mesmo aos grupos de Patrimônios. Com isto, o trabalho do responsável pelo sistema será de revisar os eventos que foram convertidos, se desejado poderá alterar o evento para contabilizar de acordo com a necessidade da empresa.

A seguir iremos explicar os principais processos e como os eventos podem ser configurados, lembrando que são apenas sugestões e cada empresa deverá utilizar seus eventos da forma desejada. Evento para Aquisições O primeiro passo no evento de Aquisição é definir na aba “Identificação” no campo “Processo” a opção Aquisição.

Os itens de eventos de aquisições devem sempre possuir o campo “Aplicar” com a opção Aquisição e o campo “Valor” com a opção “Valor de Aquisição” Aquis ição”. Se o evento utilizar utiliza r fórmula, fórmu la, este campo deverá d everá possuir po ssuir a fórmula desejada. Os itens poderão buscar tabelas defaults ou possuir contas fixas. No evento de aquisição o item à débito pode por exemplo buscar o default de débito existente no Grupo de Patrimônio e buscar o crédito na conta do processo. Se dentro do grupo de Patrimônios nos default’s contábeis existirem várias contas à débito e várias contas à crédito, deve-se deve-se utilizar a opção de classificação da conta, assim ao informar a classificação da conta no evento, o sistema irá buscar nos default’s contábeis a conta contábil que possuir a classificação idêntica a informada no evento. A classificação do evento e do default contábil deve ser idêntica, caso contrário ocorrerão erros no processo de contabilização. Exemplo: Vamos supor que seja feita a aquisição de um veículo no valor de R$ 40.000,00. A contabilização poderia ser a seguinte: Débito - Conta de Veículos - valor=R$ 40.000,00 Crédito - Conta de Fornecedor – valor= R$ 40.000,00

No evento, a conta de Veículos poderia ser buscada no Grupo de Patrimônios e a conta de Fornecedor poderia ser informada no processo de contabilização da aquisição. Quando é utilizada a opção de buscar default da conta do processo, significa que a conta contábil será informada no momento da execução do processo, ou seja, não tem como identificar qual será a conta antes que o processo ocorra. Atenção: Conforme já informado anteriormente, os patrimônios que são incluídos diretamente no RM Bonum podem ser contabilizados, já os patrimônios que são originados do RM Nucleus e integrados com o RM Bonum terão sua contabilização de aquisição realizada pelo RM Nucleus.



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Segue abaixo um exemplo de como ficariam os razonetes da contabilização.

Exercícios

Cadastre um evento de “Aquisições” “Aquisições” para ser utilizado na aquisições de Patrimônio Patrimônio..

Evento para Acréscimo O primeiro passo no evento de “Acréscimo” é definir na aba “Identificação” no campo “Processo” a opção “Ocorrência “Ocorr ência de Acréscimo” Acr éscimo”.

No evento de Acréscimo o item à débito pode por exemplo buscar o default de débito existente no Grupo de Patrimônio e buscar o crédito c rédito na Conta do Processo. Exemplo: Vamos supor que seja feito o acréscimo de R$ 5.000,00 em um veículo. A contabilização poderia ser a seguinte: Débito - Conta de Veículos - valor=R$ 40.000,00 Crédtio - Conta de Fornecedor - valor R$ 40.000,00

No evento, a conta de Veículos seria buscada no grupo de patrimônios e a conta de Fornecedor seria informada no processo de contabilização do Acréscimo. Segue abaixo o exemplo de como ficariam os razonetes da contabilização. Reparem que a contabilização do acréscimo é semelhante a contabilização da aquisição.

Exercícios

Cadastre um evento de “Acréscimo” “Acréscimo” para controle dos acréscimos em Patrimônios.

Evento Para Baixas O primeiro passo no evento de “Baixa” é definir na aba “Identificação” no campo “Processo” a opção “Ocorrência “Ocorr ência de Baixa” B aixa”.

Os itens de eventos de baixa no campo “Aplicar” “Aplicar” possuem a seguintes opções: Baixa (Valor ( Valor Patrimonial) Patrimonial) l Baixa (Depreciação Acumulada) l Apuração da Perda l Apuração do Ganho l

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Baixa (Valor ( Valor Patrimonial) Patrimonial) - os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização da baixa do valor

do Patrimônio Patrimônio.. Exemplo: Vamos supor que o Patrimônio X no momento da baixa possua o valor de R$ 20.000,00. Então Então os itens à débito e à crédito com esta opção irão contabilizar este valor na baixa. Débito - Conta da baixa de ativo imobilizado - valor=20.000,00 Crédito - Conta do Patrimônio - valor=20.000,00 Baixa (Depreciação Acumulada) - os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor

de depreciação acumulada a cumulada do Patrimônio, existente existente no momento da baixa. Exemplo: Vamos supor que o Patrimônio X no momento da baixa possua o valor de depreciação acumulada no valor de R$ 10.000,00. Então os itens à débito e à crédito com esta opção irão contabilizar este valor na baixa.

Portanto, toda ocorrência de baixa irá reduzir o valor do Patrimônio e também o valor da depreciação acumulada do mesmo, caso o patrimônio sofra depreciação. Existem Existem tipos de imobilizados como “Terrenos” por exemplo, não sofrem depreciação, então se fossem baixados não teriam depreciação acumulada para baixar. Apuração da Perda - No caso da ocorrência de baixa ocorrer pelo motivo de venda, o usuário poderá

contabilizar o lançamento de ganho ou perda da venda, a geração deste lançamento é opcional e poderá ser informada no momento da baixa. Assim os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor valor de perda apurado na baixa quando a opção for marcada. Exemplo: Vamos supor que o Patrimônio X no momento da baixa possua os seguintes valores:

Valor do Patrimônio (valor base corrigido) = R$ 20.000,00 Valor da Depreciação Acumulada do Patrimônio = R$ 10.000,00 Valor da Venda do Patrimônio = R$ 9.000,00 O sistema realiza o seguinte cálculo para apuração da perda ou ganho: Valor de Venda – (Valor Base – Depreciação Acumulada) – R$ 9.000,00 – (R$ 20.000,00 – R$ 10.000,00) = -R$ 1.000,00 Neste caso ocorrerá uma perda de R$ 1.000,00 na baixa. Assim os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor desta perda apurada na baixa. Apuração do Ganho - Vamos supor que o Patrimônio X no momento da baixa possua os seguintes valores: Valor do Patrimônio (valor base) = R$ 20.000,00 Valor da Depreciação Acumulada do Patrimônio = R$ 10.000,00 Valor da Venda do Patrimônio = R$ 12.000,00 Todos os direitos reservados.


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R$ 12.000,00 – (R$ 20.000,00 – R$ 10.000,00) Neste caso ocorrerá um ganho de R$ 2.000,00 na baixa. Assim, os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor deste ganho apurada na baixa. O campo “Valor” dos itens deverá de verá possuir pos suir a opção opçã o “Valor da Baixa” B aixa”, caso o evento esteja e steja utilizando utili zando fórmula, fó rmula, deverá ser utilizado a fórmula desejada. Vamos apresentar os razonetes do exemplo acima (baixa com geração de ganho ou perda).

Os lançamentos contábeis gerados acima correspondem quando a empresa opta por gerar o lançamento de ganho ou perda. Os lançamentos destacados em vermelho são os lançamentos contábeis gerados pelo RM Nucleus, correspondem a venda do imobilizado. Se o usuário não optar op tar pela geração do lançamento de ganho ou perda, os razonetes ficariam da seguinte maneira:

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Exercícios

Cadastre um evento de “Baixa” para apuração das baixas dos patrimônios. Informar itens para controle de ganho ou perda no evento.

Evento para Transferência Monetária O primeiro passo no evento de “Transferência Monetária” é definir na aba “Identificação” no campo “Processo” a opção “Ocorrência de Transferência Monetária’.

Os itens de eventos de Transferência Monetária no campo “Aplicar” “Aplicar” possuem a seguintes opções: Transferência Monetária (Pat. Origem) l Depreciação Acumulada - Transf. Orgiem l Transferência Monetária (Pat. Destino) l Depreciação Acumulada - Transf. Destino. l

O processo de Transferência monetária é utilizado normalmente quando a empresa necessita transferir dados de um patrimônio para pa ra outro. A- Vamos supor que uma empresa possua a seguinte situação: Patrimônio X - OBRAS EM ANDAMENTO - Valor de R$ 100.000,00. A obra foi finalizada, então o valor total deste patrimônio será transferido para outro Patrimônio, por exemplo Patrimônio Y – EDIFICAÇÕES. Neste exemplo a contabilização seria a seguinte: Crédito - Conta de Obras em Andamento - Valor=R$ 100.000,00 Débito - Conta - Edificações - Valor = R$ 100.000,00 Neste caso seria necessário criar dois itens de eventos contábeis: 1 item de evento à crédito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência Monetária (Pat. Origem).” débito com o campo “Aplicar” “Aplicar” com a opção “Transferência Monetária (Pat. l 1 item de evento à Dest De stino ino)” )”. l

Atenção: Neste caso como Obras em Andamento não sofre depreciação, não seria necessário transferir o valor da depreciação acumulada (neste caso não existe depreciação acumulada).

Este itens poderiam ser configurados para buscar a tabela de default de grupo de patrimônio por exemplo. Importante: Neste exemplo estamos considerando que o Patrimônio de origem e o Patrimônio de destino se encontram na mesma filial, por este motivo não utilizamos conta transitória. A conta transitória precisará ser utilizada quando a transferência monetária utilizar patrimônios de origem e destino com filiais diferentes. Neste caso, várias empresas precisam fechar os débitos e créditos por filial , assim utilizam uma conta transitória. Todos os direitos reservados.


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Se a empresa trabalhar com o parâmetro ‘Permite ‘Permite diferenças entre filiais” do RM Saldus marcado, a utilização de conta transitória não é necessário. B - Vamos apresentar agora um exemplo com um patrimônio que sofre depreciação: A empresa irá transferir os valores do patrimônio A para o patrimônio B. O Patrimônio A possui os seguintes valores em 01/01/2012: Valor do Patrimônio (valor base) = R$ 50.000,00 Valor da Depreciação Acumulada = R$ 20.000,00 A contabilização da transferência em 01/01/2012 ficaria assim: 1 - Crédito - Conta Patrimônio A - R$ 50.000,00 Débito - Conta Patrimônio B - R$ 50.000,00 2 - Débito - Conta Deprec. Acumulada Patrim. A - R$ 20.000,00 Crédito - Conta Deprec. Acumulada Patrim. Patrim. B - R$ 20.000,00 20.000,00 Repare que nesta contabilização temos também a transferência do valor de depreciação acumulada. Neste exemplo seria necessário criar quatro itens de eventos contábeis, pois haverá também a contabilização da depreciação acumulada: Os itens seriam: 1 - Contabilização da transferência do valor do Patrimônio: 1 iten de evento à crédito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência Monetária (Pat. Orige Or igem)” m)”.. l 1 item de evento à débito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência Monetária (Pat. Destino)”. l

2 - Contabilização da transferência do valor da depreciação acumulada: 1 item de evento à débito com o campo “Aplicar”com “Aplicar”com a opção “Depreciação “Depreciação Acumulada - Transf. Transf. Origem” c ampo “Aplicar” “Aplicar” com a opção “Depreciação Acumulada - Transf. l 1 - item de evento à crédito com o campo Destino”. l

Caso seja definido no eventos os 4 itens e seja feita a transferência monetária de um patrimônio que não sofre depreciação, será feita a contabilização apenas da parte par te do valor do patrimônio. Agora se o evento não possuir os itens para a contabilização da depreciação e um patrimônio possuir valor de depreciação acumulada, ocorrerão erros no processo p rocesso de contabilização da baixa. Portanto o ideal é já deixar o evento de Baixa configurado com os quatro itens. Conforme já informado, se a empresa realizar transferências monetárias entre filiais diferentes e o parâmetro “Permite diferenças entre filiais” estiver desmarcado, a empresa precisará utilizar no evento uma conta transitória para que a contabilização feche os débitos e créditos por filial. Nas bases que são convertidas, o evento de transferência monetária padrão possui conta transitória. Se trata de uma sugestão, então se a empresa não utiliza este procedimento é só retirar os itens do evento ou cadastrar um novo conforme desejado.

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Vamos apresentar apresentar os razonetes da transferência monetária do patrimônio que sofre depreciação. Neste exemplo não foi utilizado conta transitória e o patrimônio de destino pertence a filial 2. Exemplo: Em 01/01/2012 o Patrimônio A da filial 1 possui um saldo de valor valor de patrimônio de R$ 50.000,00 e um saldo de depreciação acumulada de R$ 20.000,00.

Então o patrimônio A será transferido monetariamente para o patrimônio B em 01/01/2012. CONTA CONTÁBIL - PA PATRIMÔNIO A # - R$ 50.000,00 R$ 50.000,00 - flal - flal 2 2 Lanc. 1

R$ 50.000,00 - flal 11- Lanc. 1

CONTA CONTÁBIL DEP. ACUM - PATRIMÔNIO A

Lanc. 2 -flial -flial 11R$ 20.000,00

# R$ 50.000,00 - saldo flial 2

R$20.000,00# Lanc. 2 - flial 2 2 - R$ 20.000,00

Saldo flial 2 2 - R$ 20.000,00 #

Reparem que o saldo final do valor do Patrimônio A agora se encontra na filial 2 e a depreciação acumulada também. No caso de dúvidas consulte o help utilizando a tecla F1.

Exercícios

Cadastre um evento de “Transferência monetária” para controle das transferências,o evento deve possuir itens para transferência da depreciação acumulada. Não utilizar conta transitória. Evento para Transferência de Controle O primeiro passo no evento de “Transferência de Controle” é definir na aba “Identificação” no campo “Processo” “Process o” a opção opç ão “Transferência “Transferên cia de Controle” Controle”..

Os itens de eventos de Transferência de Controle no campo “Aplicar” “Aplicar” possuem a seguintes opções: Transferência de Controle - Origem l Transferência de Controle - Destino l Depreciação Acumulada - Transf. Origem l Depreciação Acumulada - Transf. Destino l

Para melhor entendimento vamos apresentar um exemplo de transferência de controle entre filiais. Exemplo: O veículo X atualmente encontra-se na filial 1 e será transferido para a filial 2.

Atualmente o veículo possui os seguintes valores: Valor do Patrimônio = R$ 60.000,00 Valor de Depreciação Acumulada Acumulada na data da transferência de controle= R$ 40.000,00 Com o transferência de controle é entre filiais, se a empresa não utilizar um conta transitória no evento, ocorrerá diferença de débitos x créditos c réditos por filial. Todos os direitos reservados.


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Sendo assim as empresas que não permite diferenças entre débitos x créditos por filial, deverão utilizar uma conta transitória no evento. A contabilização desta transferência de controle ficaria assim: 1A

- Crédito - Conta Veículos X (Filial 1) - valor R$ 60.000,00 - Débito - Conta Transitória (Filial 1) - valor R$ 60.000,00 A contabilização 1A é referente a Transferência Transferência de Controle do Patrimônio de Origem 1B

- Débito - Conta Veículos X (filial 2) - valor R$ 60.000,00 - Crédito - Conta Transitória (Filial 2) - valor R$ 60.000,00 A contabilização 1B é referente a Transferência Controle do patrimônio de Destino. Reparem que a conta transitória foi zerada, pois a mesma foi utilizada apenas para que não ocorresse diferenças de débitos x créditos entre filiais. A conta contábil Veículos Veículos recebeu um crédito na filial 1 e um crédito na filial 2, pois a partir da transferência de controle o valor de R$ 60.000,00 pertence a filial 2. Além do valor do patrimônio precisamos também transferir o valor da depreciação acumulada que é de R$ 40.000,00 2A

- Crédito - DEP Acum.Veículo Acum.Veículoss X (Filial 2) - valor R$ 40.000,00 - Débito - Conta Transitória (Filial 2)- valor R$ 40.000,00 A contabilização 2A é referente a Depreciação Acumulada do Patrimônio de Destino (fillial 2) 2B

- Débito - DEP Acum. Veículos X (filial 1) - valor R$ 40.000,00 - Crédito - Conta Transitória (Filial 1) - valor R$ 40.000,00 A contabilização 2 B é referente a Depreciação Acumulada do Patrimônio de Origem - (filial1). (filial1). Neste exemplo conforme demonstrado acima seriam necessários 4 itens de eventos à débito e 4 itens de eventos à crédito. A configuração dos itens ficariam assim: 1 - item de evento à crédito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência de Controle – Origem”. Este item iria buscar por exemplo a conta default do grupo de patrimônio. 1 - item de evento à débito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência de Controle – Destino”. Este item iria buscar por exemplo a conta “transitória” que seria informada no evento. 1 - item de evento à crédito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência de Controle Origem.” Este item iria buscar por exemplo a conta transitória que seria informada no evento. 1 - item de evento à débito com o campo “Aplicar” com a opção “Transferência de Controle – Destino” Este item iria buscar por exemplo a conta default do grupo de Patrimônio. Com isto a primeira parte do evento para contabilizar o valor do patrimônio p atrimônio foi feita. Ainda é preciso configurar mais quatro itens de eventos para contabilizar o valor da depreciação acumulada.

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A configuração dos itens ficariam assim: 1 - item de evento à débito com o campo “Aplicar” com a opção” Depreciação Acumulada - Transf. Origem’. Este item iria buscar por exemplo a conta default do grupo de Patrimônio. 1 - tem de evento à crédito com o campo “Aplicar” “Aplicar” com a opção “Depreciação Acumulada - Transf. Destino.” Este item iria buscar por exemplo a conta transitória que seria informada no evento. 1 - item de evento à débito com o campo “Aplicar” “Aplicar” com a opção opç ão “Depreciação “Depreciação Acumulada - Transf. Origem”. Este item iria buscar por exemplo a conta transitória que seria informada no evento. 1 - item de evento à crédito cr édito com o campo “Aplicar” “Aplicar” com a opção “Depreciação Acumulada - Transf. Destino”. Este item iria guscar por exemplo a conta default do grupo de patrimônio. Atenção: A utilização de Conta Transitória foi necessária para fechar os débitos e c réditos por filial. Caso a empresa permita diferença de débitos e créditos c réditos por filial, a utilização desta conta não é necessária.

Vamos apresentar os razonetes da contabilização de transferência de controle conforme exemplo acima: Vamos considerar estes valores no dia 01/01/2012, data da transferência de controle do patrimônio. p atrimônio.

Reparem que a conta Transitória foi utilizada apenas para o fechamento de débitos x créditos por filial, no final o saldo da conta é zero. Atenção: O tipos de eventos que apresentamos são os principais utilizados pelo sistema. Para as bases que serão convertidas para a versão 11.50 os eventos já são criados automaticamente e já estão preparados para contabilizações das operações patrimoniais. Cabe ao usuário revisar os eventos e havendo necessidade realizar as alterações desejadas.

Para bases que possuem reavaliações/ajustes de avaliação patrimonial, os eventos para controle destes patrimônios avaliados serão criados automaticamente automaticamente na conversão. No caso de dúvidas consulte o help utilizando a tecla F1.



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Exercícios

Cadastre um evento de “Transferências de Controle”. O evento deverá possuir conta transitória para contabilização do valor do patrimônio e também da depreciação acumulada.

Classificação do Evento Contábil Após o cadastro do evento é muito importante que seja feita a classificação do evento contábil. Deve-se acessar o menu: Contabilização/Classificação do Evento Contábil. Contábil. Ao clicar no botão “Incluir” será apresentada a tela para que seja informado a Classificação do evento contábil e a qual foi o evento evento cadastrado para este processo. Exemplo: Criamos o evento de código 3 para as aquisições então o cadastro ficaria assim:

Classificação Contábil = Aquisição Evento Contábil = 3 - Evento Contábil de Aquisição. Para todos os eventos que foram criados esta classificação deverá ser feita, pois posteriormente iremos vincular os eventos com suas classificações aos grupos de Patrimônios com seus cenários.

Exercícios

Classificar todos os eventos que foram criados com suas respectivas classificações.

Vínculo dos eventos aos Grupos de Patrimônios/Cenários Os Eventos serão vinculados ao cenário que está associado ao grupo de patrimônio. patrimônio. A associação será baseada na classificação do evento contábil, ou seja, o evento contábil de Aquisição deve estar associado à classificação classifi cação contábil co ntábil “Aquisição”. Desta forma, ao incluir um patrimônio com o grupo de patrimônio que possui eventos associados, associados, este este estará pronto para ser contabilizado. 1º Passo: Acessar o cadastro de Grupo de Patrimônios, menu Cadastros/Grupos de Patrimônios Selecionar Seleci onar o Grupo Grup o desejado, desejad o, em nosso exemplo exempl o vamos selecionar selec ionar o grupo grup o “Veículo “Veículos” s”. 2º - Passo: Selecionar a opção “Anexos” “Anexos” e escolher Default Cenário/Grupo Patrimonial. 3º - Passo: Editar o Cenário Default do grupo. e Clicar no ícone para inclusão dos Eventos.

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4 º - Passo: Informar Infor mar o tipo tip o de contabilizaç conta bilização, ão, por exemplo “Aquisição”. Neste momento automaticame auto maticamente nte já será carregado o Evento Contábil que está vinculado nesta classificação. Feito isto, deve-se clicar em Salvar e ok. Pronto, vinculamos o evento eve nto classificado class ificado como c omo Aquisição Aquisiç ão ao grupo grup o de Patrimônio Patrimôn io “Veículo “Veículos” s”. Todos os eventos que foram cadastrados e classificados conforme seu processo deverão ser vinculados aos grupo grupo de Patrimônio Patrimônio.. Atenção: Cada grupo de patrimônio só pode possuir um evento para cada classificação. Exemplo: Acabamos de demonstrar o vínculo do evento classificado como aquisição ao grupo de patrimônio “ Veíc Veículo ulos” s”.

Se cadastrarmos outro evento e classificá-lo como Aquisição, não será permitido vinculá-lo a este grupo. No caso de dúvidas consulte o help utilizando a tecla F1.

Exercícios

Vincular os eventos criados aos grupos de patrimônios existentes..

Aquisições Ao incluir patrimônio com a opção “Contabilizar Aquisição” marcada após salvar o patrimônio, será chamada a tela de contabilização; Caso não queira contabilizar neste momento momento o usário pode não confirmar a contabilização A contabilização da aquisição ficará com o status de “Pendente” “Pendente”, no momento que o usuário desejar deve-se selecionar o patrimônio (a partir da visão de patrimônio) e acessar Processos/Contabilização/ Contabilização de Aquisição Patrimonial ou editar o patrimônio e acessar a opção Processos/ Contabilização/Contabilização de Aquisição Patrimonial. Atenção: Ao incluir um patrimônio com a opção “Contabilizar Aquisição” desmarcada, o mesmo não poderá ser contabilizado. Em nenhum momento será contabilizado. Portanto, Portanto, ao marcar a opção o usuário terá duas opções, ou contabilizar após salvar o patrimônio ou contabilizar posteriormente em momento desejado, mas se a opção opç ão não fôr marcada, em momento algum a aquisição poderá ser contabilizada.

Para visualizar a contabilização na edição do patrimônio, deve-se deve-se acessar a pasta “Cenários para cálculos” , editar o cenário desejado e clicar em “Visualizar Contabilização da Aquisição” , caso não deseje visualizar pela edição pode-se acessar o menu Contabilização/Visualizar Contabilizações. Para excluir a contabilização deve-se selecionar o patrimônio (na visão de patrimônio) e acessar Processos/ Contabilização/Desfazer Contabilização de Aquisição. Nesta momento a contabilização contabilização do patrimônio passará a ficar pendente. Todos os direitos reservados.


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Exercícios

Incluir um patrimônio e contabilizar a aquisição do mesmo.

Ocorrências Durante o processo de Operações Patrimoniais na realização de baixas, acréscimos, transferências monetárias ou transferências de controle deve-se marcar a opção “Contabilizar Ocorrência”,.,. Após o processo a ocorrência ficará com a contabilização pendente e deverá ser executada posteriormente antes da liberação de competência (a liberação de competência será explicada no tópico Utilitários e Ferramentas). Contabilização de Ocorrências Pendentes Para que uma uma baixa, acréscimo ou transferência monetária seja contabilizada deve-se deve-se acessar o menu Operarações Patrimoniais/ Consulta/Cancela e selecionar a operação patrimonial desejada.

Após serão apresentadas as operações patrimoniais, as contabilizações que estão pendentes deverão ser contabilizadas. Na visão das operações patrimoniais (baixas, acréscimos ou transferências monetárias) deve-se selecionar a opção Processos/Contabilização – Acréscimo, Baixa ou Transferência Monetária. Outra maneira de contabilizar uma operação patrimonial é editar o Patrimônio, acessar a pasta “Ocorrências”, selecionar selecionar o registro desejado e clicar em Processos/Contabilização – Acréscimo ou Baixa ou Transferência Transferência Monetária (dependendo de qual operação patrimonial foi realizada); Para visualizar a contabilização que foi feita, pode-se acessar a pasta“ Ocorrências” na edição do Patrimônio, editar o registro registro desejado e clicar na “Visualizar a Contabilização da ocorrência” ou a partir da visão visão de operações patrimoniais realizadas em Operações Patrimoniais Consulta/Cancela/Acréscimo/Baixas ou Transferências. Após acessar esta opção na visão dos registros, deve-se editar o registro desejado e visualizar a contabilização; Para desfazer a contabilização pode-se acessar a “Ocorrências” na edição do Patrimônio e acessar Processos/ Desfazer Contabilização, após este processo a operação patrimonial volta a ficar com a contabilização pendente. A contabilização também pode ser desfeita acessando Operações Patrimoniais Consulta/Cancela/ Acréscimo/Baixas ou Transferências. Na visão de registros deve-se selecionar o registro desejado cliar em Processos/Desfazer Contabilização.

Exercícios

Realizar uma baixa/acréscimo/transferência monetária marcando a opção “Contabilizar” “Contabilizar”. Após a ocorrência a mesma deverá ser contabilizada.

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Transferência Trans ferência de Controle Durante o processo de transferência de controle deve-se marcar a opção “Contabilizar “Contabilizar Transferência”. Neste momento a transferência ficará com a contabilização pendente e deverá ser executada antes da liberação de competência. A transferência de controle poderá ser contabilizada posteriormente, para isto deve-se acessar o menu Operações Patrimoniais/Consulta Patrimoniais/Consulta de Transferência Transferência de Controle e selecionar a opção Processos/ Contabilização/Contabilização da Transferência de Controle. Para desfazer a contabilização da transferência de controle deve-se acessar o menu Operações Patrimoniais/ Consulta de Transferência de Controle e selecionar a opção Processos/Desfazer Contabilização.

Exercícios

Realizar uma transferência de controle com a opção de contabilização marcada. Após a transferência, realizar a contabilização da mesma. Contabilização de Depreciações/Correções O processo deverá ser executado a partir do menu Contabilização/ Depreciação-Correção. Depreciação-Correção.

A visualização dos lançamentos/partidas geradas pelo processo ser visualizadas a partir par tir do menu Visualizar Contabilizações do menu Contabilização. Para desfazer a contabilização deve-se executar o processo Desfazer contabilização em Contabilização. Atenção: Este processo é muito importante, pois o mesmo realiza a contabilização da depreciação mensal dos patrimônios. Caso Caso a base de dados possua bem reavaliados/avaliados, reavaliados/avaliados, neste processo serão contabilizados as realizações das reavaliações/avaliações.

Um patrimônio que foi avaliado e sofre depreciação, à medida que o mesmo é depreciado também deve sofrer realização da reavaliação/aval reavaliação/avaliação,portanto iação,portanto caso exista patrimônios nesta n esta situação, as realizações também deverão ser contabilizadas.

Exercícios

Realizar a contabilização da depreciação do mês.



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Integração com o Módulo Contábil Apósrealizarascontabilizaçõesdas operaçõespatrimoniaisetambémdas depreciações,ousuáriodeveemitir os relatórios necessários para conferência (iremos explicar o tópico sobre relatórios posteriormente). Feita toda a conferência dos valores contabilizados, as contabilizações devem ser enviadas para a contabilidade. Para enviar as contabilizações contabilizações para o módulo contábil deve-se deve-se acessar o menu Contabilização/Integrar Contabilização. O usuário tem a opção de enviar todas as operações simultaneamente ou escolher as contabilizações desejadas para envio. Após realização deste processo, as contabilizações são geradas no código de lote informado na tela dentro do TOTVS TOTVS Gestão Contábil. Para acessar o lote no TOTVS TOTVS Gestão G estão Contábil deve-se acessar o menu Lançamentos/M Lança mentos/Manuten anutenção ção de Lotes. Quand Quando o as contabilizações contabilizaç ões ainda estão no lote “N”, ou seja, ainda não foram integradas ao lote zero da contabilidade, se o usuário desfazer as contabilizações no RM Bonum, os lançamentos/partidas serão automaticamente excluídos de dentro do lote que se encontra na Manutenção de Lotes no TOTVS Gestão Contábil.

Exercícios

Realizar a integração das contabilizações do mês de todas as operações para a contabilidade.

Exclusão da Contabilização (Via ( Via Tarefa) Tarefa) para Contabilização de Aquisições Caso o usuário necessite excluir excluir contabilizações de Aquisições Aquisições que já foram integradas ao lote lote oficial da contabilidade, será necessário utilizar o processo de Solicitação de Exclusão de Contabilização (Via Tarefa) na visão de Patrimônio ou na edição do mesmo. Após selecionar o patrimônio desejado na visão de patrimônios ou editando o mesmo deve-se acessar o menu Processos/Contabilização/Solicitar a exclusão da contabilização ( Via Tarefa) Tarefa) O sistema irá gerar uma Tarefa de Solicitação de Exclusão para a contabilização em questão no sistema de Gestão Contábil, que será analisada pelo responsável do módulo contábil. Para acessar a tarefa o responsável pela contabilidade deve acessar o menu Utilitários/Tarefas/Gerenciador. Utilitários/Tarefas/Gerenciador. Somente os usuários que possuem permissão podem acessar este cadastro. Os usuários que possuem permissão devem ser cadastrados no menu Utilitários/T Utilitários/Tarefas/Permissões. arefas/Permissões. Se o responsável da contabilidade decidir por executar a tarefa, as contabilizações serão excluídas do lote contábil e a contabilização de aquisição do patrimônio poderá ser executada novamente. novamente.

Exclusão da Contabilização (Via ( Via Tarefa) Tarefa) para Contabilização de Ocorrências Caso deseje excluir contabilizações contabilizações de Operações Patrimoniais Patrimoniais já integrados ao lote oficial da contabilidade (lote zero), será necessário utilizar o processo de Solicitação de Exclusão de Contabilização (Via Tarefa) em Operações Patrimoniais | Consulta/Cancela | Processos/Contabilização/Solicitar a exclusão da contabilização (Via ( Via Tarefa) Tarefa)

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O sistema irá gerar uma Tarefa Tarefa de Solicitação de Exclusão para a contabilização da operação patrimonial em questão no sistema de Gestão G estão Contábil, que será analisada pelo responsável da contabilidade. Caso seja executada, as contabilizações serão excluídas do lote contábil e a operação patrimonial poderá ser contabilizada novamente.

Exclusão da Contabilização ( Via Tarefa) para Contabilização de Transferências Transferências de Controle Caso deseje excluir contabilizações contabilizações de Transferências Transferências de Controle já integrados ao lote oficial da contabilidade (lote zero), será necessário utilizar o processo de Solicitação de Exclusão de Contabilização (Via Tarefa) em Operações Patrimoniais | Consulta Transferência de Controle/ Processos/Contabilização/ Solicitar a exclusão da contabilização ( Via Tarefa). Tarefa). O sistema irá gerar uma Tarefa Tarefa de Solicitação de Exclusão para a contabilização da operação patrimonial em questão no sistema de Gestão Contábil, que será analisada pelo responsável da contabilidade. Caso seja executada, as contabilizações serão excluídas do lote contábil e a operação patrimonial poderá ser contabilizada novamente.

Exclusão da Contabilização ( Via Tarefa) para Contabilização de Depreciações/Correções Depreciações/Correções Caso deseje excluir excluir contabilizações de Depreciações/Correções já integrados ao lote oficial da contabilidade, será necessário utilizar o processo p rocesso de Solicitação de Exclusão de Contabilização (Via Tarefa) em Contabilizações/Desfazer Contabilização Depreciação/Correção. Após acessar ace ssar este menu m enu será apresen a presentada tada a tela do process p rocesso, o, então deve-se deve -se clicar clica r em “A “Avançar vançar””. Feito isto deve-se informar o mês e ano desejado e o cenário que foi contabilizado. Então serão apresentadas as contabilizaçõ contab ilizações es de acordo acord o com os dados dado s informados, informa dos, deve-se clicar na opção opçã o “Excluir via vi a tarefa” e“A “Avançar vançar””, será apresentada a tela para p ara que seja informado o motivo da exclusão da contabilização. Após informar o motivo deve-se clicar em “Avançar” e “Executar” o processo. O sistema irá gerar uma Tarefa de Solicitação de Exclusão para a contabilização em questão no sistema de Gestão Contábil, que será analisada pelo responsável da contabilidade. Caso executada, as contabilizações serão excluídas do lote contábil e a contabilização da correção/depreciação poderá ser executada novamente.

Acompanhamento de Tarefas É possível acompanhar o status das Solicitações de Exclusão de Contabilizações ( Via Tarefas) Tarefas) geradas para o sistema de Gestão Contábil através do menu Contabilização | Acompanhamento Tarefas. Relatórios

Exercícios

1. Após integrar as contabilizações para o módulo contábil, contábil, acessar o RM Saldus e integrar integrar o lote que foi gerado para o lote zero da contabilidade. 2. Solicitar a exclusão de todas todas as contabilizações via tarefa. 3. Verificar se todas as tarefas foram geradas corretamente. corretamente. 4. Executar as tarefas e verificar se os lançamentos/partidas foram excluídos do lote zero da contabilidade. Todos os direitos reservados.


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RELATÓRIOS Parametrização Inicial



Relatórios

Contabilizações

Ferramentas e Utilitário Utilitárioss

Neste capítulo serão apresentados os Relatórios disponíveis no sistema para acompanhamento e controle dos valores patrimoniais. Serão abordados ab ordados os seguintes relatórios: l Ficha de Imobilizado l Relatório de Contabilização Antes de apresentarmos os relatórios, é necessário que os mesmos sejam importados. Os relatórios são disponibilizados no book de relatórios do sistema (pasta relatórios dentro do diiretório do RM Bonum). B onum). Para importar os relatórios deve-se deve-se acessar o menu Gestão/RM Reports e na visão de relatórios clicar em Processos/Importar Estrutura de Relatório. Após será apresentada a tela para que seja informado o nome do arquivo a ser importado. Então neste momento deve-se selecionar os relatórios disponíveis do RM Bonum. Após selecionar selec ionar todos todo s os relatórios relatór ios deve-se clicar c licar em “Abrir “Abrir”” e posteriormente posteri ormente em “Executar”. “Executar”. Após este procedimento os relatórios já poderão ser utilizados no sistema. Os relatórios “Ficha de Imobilizado” e “Relatório de Contabilização” são utilizados pelos usuários para que seja possível identificar quais são os valores existentes nos grupos de Patrimônios da empresa e também identificar se as operações contábeis estão sendo contabilizadas corretamente em suas respectivas contas contábeis.

Ficha de Imobilizado O relatório Ficha de Imobilizado irá apresentar os valores patrimoniais existentes nos grupos de Patrimônios. Este relatório é muito importante, pois ele apresenta todas as movimentações patrimoniais que foram realizadas para os grupos de Patrimônios. Iremos apresenta ap resentarr os passos passo s para geração gera ção do relatório relató rio “Ficha de Imobilizado” Imobi lizado”. Conforme já citado anteriormente, este relatório irá apresentar todas as movimentações Patrimoniais ocorridas nos grupos de Patrimônios. Exemplo: Se foi feita uma aquisição de uma máquina, a aquisição será apresentada neste relatório em seu respectivo grupo.

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Outra movimentação que é apresentada é a depreciação mensal, caso o grupo de patrimônio possua patrimônios que sofram depreciações. A seguir vamos apresentar as etapas para geração do relatório. 1ª Etapa Após selecionar o menu Utilitários/Ficha de Imobilizado e clicar em Avançar será apresentada primeira tela para informação dos dados.

Nesta tela iremos informar como exemplo as seguintes informações: Período para apuração = 02/2012 a 02/2012 02/2012 l Status do patrimônio = Ativo l Cenário de Cálculo = 1 l

O relatório “Ficha de Imobilizado” pode ser emitido por filial. Ex: Vamos selecionar a opção “Selecionar Filiais” e emitir o relatório relatór io para a filial filia l 1. Após preencher pre encher as a s informações informa ções deve-se deve- se clicar em e m “A “Avançar vançar””. 2ª Etapa Nesta etapa iremos informar os grupos de Patrimônios que desejamos visualizar no relatório. Exemplo: Vamos informa o grupo de código X - Máquinas e Equipamentos”. Após informar os grupos desejados deve-se clicar em “Avançar “Avançar””. 3ª Etapa Nesta etapa será informado o código do relatório e opções desejadas na apresentação. Exemplo: Vamos informar os seguintes dados: Impressão Vamos marcar a opção “Totalizar Operações por mês” e selecionar todas as opções acima.

Vamos marcar a opção “Imprime grupos de patrimônios sem movimentação” e desmarcar a opção “Imprime movimentação com valores zerados. Código do relatório = 2 Atenção: Quando o usuário optar por selecionar filiais na emissão do relatório, o código do relatório a ser informado deve ser o “2 - Ficha de Imobilizado Imob ilizado por Filial” Filial ”.

Após preenchimento dos dados deve-se clicar em “Avançar” “Avançar” e Executar o relatório. 4ª Etapa Após execução o relatório será apresentado de acordo com os filtros e opções op ções que foram selecionadas.

Para os grupos de patrimônios que sofrem depreciações, o relatório irá apresentar o valor base e as depreciações.



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Valor Base O relatório apresenta toda as movimentações que afetam os valores dos Patrimônios.

Depreciações: O relatório apresenta todaa movimentação que afeta os valores de depreciação acumulada dos patrimônios. Exemplo: O grupo “X – Máquinas e Equipamentos” apresentou as seguintes movimentações em 02/2012.

Saldo anterior de R$ 9.500,00, uma aquisição de R$ 150.000,00 no mês, totalizando totalizando um saldo final de valor base de R$ 159.500,00. Para o valor de depreciações o grupo apresentou um saldo anterior depreciação acumulada no valor de R$ 1.029,16, uma depreciação mensal de R$ R$ 1329,17 no mês, totalizando um saldo final de Depreciações (Depreciação Acumulada) de 2.358,33. Após emissão do relatório “ Ficha de Imobilizado” deve ser emitido o relatório de contabilização para verificar se os valores apresentados na ficha foram contabilizados corretamente em suas respectivas contas contábeis. O relatório de contabilização irá apresentar todas as contabilizações realizadas no mês de fevereiro fevereiro.. No Bonum.Net as contabilizações são feitas utilizando eventos contábeis, portanto é muito importante que todos os eventos utilizados no sistema estejam configurados corretamente.

Relatório de Contabilização A seguir vamos apresentar as etapas para a geração do relatório. 1ª Etapa Após selecionar o menu Utilitários/Relatório de Contabilização e clicar em “Avançar” será apresentada a primeira tela para informação dos dados.

Como exemplo, vamos emitir o relatório de contabilização para conferir se as movimentações do grupo “Máquinas e Equipamentos” apresentadas no relatório “Ficha de Imobilizado” foram contabilizadas corretamente. Os dados que iremos informar são: Período de Apuração = 02/2012 a 02/2012 l Cenário de Cálculo = 1 l Selecionar filiais = 1 l

O relatório possui o recurso de utilização de filtros de contas contábeis que podem facilitar a conferência. Em nosso exemplo não vamos filtrar as contas contábeis. 2ª Etapa Nesta etapa deve ser informado quais os tipos de contabilizações deseja-se que seja apresentado e o código do relatório.

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Em nosso noss o exemplo vamos vamo s marcar marca r em “Impri “Imprimir mir contabilizaç conta bilizações ões de:” a opção “Todas”. O código códig o do relatório relatór io a ser informado in formado é o “4 - Contabilização Contabiliz ação por po r filial”. filial”. Após deve-se clicar clic ar em “A “Avançar vançar”” e Executar o processo. 3ª Etapa Após a execução do processo o relatório apresenta as contabilizações existentes. Atenção: Este relatório deve ser emitido emitido antes do envio envio das contabilizações para o módulo contábil contábil (RM Saldus) para que seja feita a conferência.

Em nosso exemplo foram foram apresentados as contabilizações de duas aquisições pertencentes ao grupo “Máquinas e Equipamentos” e a depreciação mensal deste grupo. A contabilização apresentada ficou da seguinte maneira: Débito - 1.01.1.1.650 - Máquinas Pesadas - R$ 90.000,00 Débito - 1.01.1.1.650 - Máquinas Pesadas - R$ 60.000,00 Débito - 3.01.1.1.650 - Despesa Dep. Máq. Pesada-R$ 1.329,17 Crédito - 2.01.1.1.001 - Outros Fornecedores - R$ 90.000,00 Crédito - 2.01.1.1.001 - Outros Fornecedores - R$ 60.000,00 Crédito - 1.02.1.1.651 - Deprec. Acum. Máquinas R$ 1.329,17 As aquisições totalizaram R$ 150.000,00 e a depreciação mensal R$ 1.329,17 conforme apresentado no relatório relatór io “Ficha de Imobiliz Imobilizado” ado”. Portanto, neste exemplo os valores contabilizados estão de acordo com os valores apresentados no Relatório Ficha de Imobilizado. Em nosso exemplo não ocorreram operações patrimoniais p atrimoniais de baixas, acréscimos ou transferências. Todos os grupos de Patrimônios devem ter seus valores conferidos com o relatório de contabilização. Estando os valores de acordo, o usuário poderá integrar os valores de contabilização com o módulo contábil. Após a contabilidade integrar os lançamentos/partidas contábeis ao lote zero da contabilidade, sugerimos sugerimos que sejam emitidos balancetes contábeis para verificar se os saldos das contas patrimoniais estão de acordo com o relatório Ficha de Imobilizado. No caso de Dúvidas consulte o help utilizando a tecla F1.

Exercícios

1. Emitir a ficha de imobilizado para todos os grupo de patrimônios que foram cadastrados. 2. Emitir Emitir o relatório de contabilização e conferir se os valores contabilizados estão de acordo com os valores apresentados na ficha de imobilizado.



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Agrupamento por contas O relatório Agrupamento por Contas irá apresentar os valores aumento e/ou redução e saldo em determinado período.

Veja o modelo:

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FERRAMENTAS FERRAMENT AS E UTILITÁRIOS UTILITÁR IOS Parametrização Inicial


Contabilizações


Relatórios

Ferramentas e Utilitári Utilitários os

Liberação de Competência O sistema passa a permitir que exista mais de um período de cálculo em aberto. Com isto não será mais necessário que seja feito o fechamento do período para que a depreciação do próximo mês/ano seja calculada. Vamos apresentar a seguir o processo de Liberação de Competência. O Bonum.Net trabalha com o conceito de competência, ou seja, para que os cálculos de depreciações/ operações patrimoniais dos patrimônios do mês desejado sejam feitos é necessário estar no mês de cálculo correspondente. Exemplo: Vamos supor que o mês mês e ano de cálculo de determinada coligada coligada seja 01/2012.

Isto significa que os cálculos do sistema se encontram em janeiro de 2012. Se a empresa necessitar dos cálculos referentes ao mês de fevereiro, deverá ser feita a Liberação de Competência do mês 01/2012. Assim o próximo mês de cálculo passará a ser 02/2012. A seguir vamos citar os passos para Liberação de Competência. Para melhor entendimento do processo vamos apresentar um exemplo: Suponhamos que determinada coligada esteja com o mês e ano de cálculo em 01/2012. Ou seja, todos os patrimônios possuem os cálculos de depreciações e ocorrências em janeiro/2012. Após realizar todas as conferências necessárias, a empresa realizou a integração do mês de janeiro coma coma contabilidade e agora necessita dos cálculos do mês de fevereiro de 2012.



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Então neste caso, será necessário realizar o processo de Liberação de Competência. Se editarmos os Patrimônios antes da Liberação podemos verificar dentro da pasta “Cálculo Razão” que os cálculos existentes são referentes ao mês de janeiro/2012 janeiro/2012 (mês de cálculo em que a coligada se encontra). 1ª Etapa Deve-se selecionar o menu Utilitários/Liberação de Competência. Após clicar em Avançar serão apresentadas as mensagens de orientações aos usuários. Atenção: Sugerimos que antes de realizar o processo seja realizado um backup de segurança e que o processo seja executado fora do horário de expediente, pois se por algum motivo fôr necessário voltar o backup, as demais áreas da empresa não serão afetadas. 2ª Etapa Clicando em “Avançar” na etapa anterior será apresentada a tela informando ao usuário que itens importantes deverão ser conferidos antes da Liberação de Competência.

Após verificar se todos os itens já j á foram feitos, o usuário deve selecionar as opções e clicar em “A “Avançar’ vançar’. 3ª Etapa Nesta etapa será apresentado o mês e ano de cálculo atual da coligada e o Próximo período de cálculo que será apresentado após o processo.

Em nosso exemplo o més e ano de cálculo atual é 01/2012 e o próximo período de cálculo será 02/2012. Em nosso exemplo vamos marcar a opção: Executar Recálculo. Caso estas opção não seja marcada, após a Liberação de Competência será necessário executar o cálculo de depreciação para os patrimônios. 4ª Etapa Após executar o processo, os cálculos do mês de fevereiro já serão apresentados ap resentados na pasta cálculos dentro dos patrimônios.

Em nosso exemplo a opção para realização dos cálculos na Liberação foi marcada, assim os cálculos são feitos na liberação de competência. Este processo de Liberação de Competência pode ser executado para vários anos, sem necessidade de fechar o período para verificar os cálculos do próximo ano. Exemplo: Vamos supor que a empresa esteja com o período de cálculo em 12/2012 e deseja verificar os cálculos do mês de 01/2013. Neste caso, a liberação de competência do mês 12/2012 poderá ser feita e o sistema irá realizar os cálculos do mês de d e Janeiro/2013.

Portanto, não é mais necessário fechar o período para verificar os cálculos de depreciações do Próximo ano.

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Fechamento do Período O fechamento do período irá apagar todos os cálculos e informações existentes referentes ao mês que deseja-se “fechar” e o usuário poderá marcar o parâmetro para guardar os históricos de cálculos e ocorrências dos patrimônios. Exemplo: Em nosso exemplo realizamos a liberação de competência do mês de janeiro, mas o Patrimônio ainda possui todos os cálculos do e operações patrimoniais deste mês.

Se o usuário usuár io não precisar mais das informações de determinado mês e desejar “limpar” a base de dados, o mesmo poderá pod erá executar executa r o “Fechamen “Fechamento to de período” períod o”. Com isto o sistema irá ir á atualizar atualiza r os saldos dos do s patrimônios até o mês que está sendo “fechado” “fechado” e não mais será possível consultar estes meses. O sistema consegue guardar o histórico de cálculo e ocorrências desde que estas opções estejam marcadas no parâmetro. Atenção: Este processo é irreversível, portanto antes de fechar o período sugerimos que todos as informações necessárias sejam emitidas, pois após o fechamento as informações referentes ao mês fechado não poderão ser acessadas. 1ª Etapa Após selecionar o menu Utilitários/Fechamento de Período serão apresentadas as mensagem de orientações ao usuário e o mês e ano que será fechado.

Neste momento também é apresentada a mensagem informando ao usuário para verificar se os parâmetros para guardar os históricos de cálculos e ocorrências estão marcados. Em nosso exemplo, vamos fechar o mês 01 de 2012. 2ª Etapa Após verificar todas as mensagens de alerta que foram apresentadas, estando certo do “Fechamento” deve-se clicar em Executar Executar..

Em nosso exemplo, após o fechamento do período de 01/2012, os patrimônios não apresentarão mais os cálculos/operações patrimoniais do mes de janeiro/2012. Portanto, a grande diferença entre a Liberação de Competência e Fechamento de Período é que na liberação de competência os cálculos/operações patrimoniais dos meses anteriores são mantidos para consulta e no Fechamento de Período estes cálculos/operações patrimoniais são excluídos.

Exercícios

1. Realizar Realizar a liberação de competência do mês. 2. Realizar o fechamento de período de um mês anterior e verificar a diferença dentro da pasta de cálculos dos patrimônios.



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Geração de Patrimônios em Lotes Este processo permite que sejam gerados vários patrimônios a partir de determinado patrimônio que já foi incluído na base de dados. Exemplo: Vamos supor que foi incluído uma cadeira modelo x com data de aquisição y de código 01.01.100.

Então o usuário deseja incluir mais 20 20 cadeiras idênticas ao patrimônio 01.01.100 01.01.100 na base de dados. Para que o usuário não precise incluir as 20 cadeiras uma a uma, o mesmo pode utilizar a geração de Patrimônios em lotes acessando o menu Utilitários/Geração de Patrimônios em Lotes. Após deve-se informar o patrimônio a se copiado, assim como os dados que deseja-se copiar e também a quantidade a ser gerada. Após executar o processo serão gerados os códigos do Patrimônios de acordo com a quantidade informada.

Exclusão de Cálculos Os cálculos de depreciações dos Patrimônios Patrimônios do mês de cálculo corrente podem ser excluídos, excluídos, caso o usuário deseje excluir os cálculos de vários patrimônios simultaneamente deve-se utilizar o processo Utilitários/Exclusão de Cálculos. Ao acessar este processo o usuário deve informar os patrimônios que deseja-se excluir os cálculos.

Copiar funcionários do TOTVS Folha Essa operação só poderá ser realizada se atendidas às seguintes condições: Se o RM Labore estiver devidamente instalado e acessível ao TOTVS Gestão Patrimonial; l Se a tabela de Responsáveis do TOTVS Gestão Patrimonial estiver sem nenhum registro (sem nenhum dado cadastrado). l

Diferente mente do parâmetro Diferentemente parâme tro “Usar funcionári func ionários os do TOTV TOTVSS Folha de Pagamento como responsáveis” respo nsáveis”,, que usa a tabela diretamente do TOTVS Folha de Pagamento, esse processo fará uma cópia dos dados da tabela do aplicativo para a tabela do TOTVS Gestão Patrimonial. Procedimento: 1. Acessar o menu Utilitários/Copiar funcionários Folha. 2. Clicar no botão ‘Executar’ para confirmação da rotina. Atenção: O parâmetro “Usar funcionários do TOTVS Folha de Pagamento como responsáveis”deve estar desmarcado para que seja habilitada essa opção.

Esta opção é muito utilizada quando na implantação do sistema deseja-se que a tabela de funcionários do TOTVS Folha de pagamento sejam copiados para a tabela de responsáveis do RM Bonum, mas futuramente não haverá integração desta tabela, ou seja, uma vez copiado, caso futuramente seja inserido um novo funcionário no TOTVS Folha de pagamento o mesmo não será contemplado na tabela do Bonum, serão tabelas independentes.

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Por este motivo, muitas empresas preferem trabalhar com a opção ‘Usar funcionários do do RM Labore como responsáveis”, pois assim o RM Bonum utilizará a tabela de funcionários func ionários para controle de responsáveis no sistema.

Inventário de Patrimônios Este módulo tem a finalidade de facilitar a geração de relatórios para inventário, a partir da coleta de patrimônios via leitor ótico. Ou seja, coleta todos os patrimônios existentes na empresa através de um coletor de dados, este gerará um arquivo tipo TXT com um layout específico, a partir do qual o TOTVS Gestão Patrimonial poderá criar c riar relatórios. Este processo é realiza do em duas etapas no sistema: l A primeira é cadastrar o layout do arquivo de inventário que foi gerado pelo p elo usuário; l Na segunda etapa será realizada a importação deste arquivo. 1ª Etapa Cadastros / Layout de Inventário Neste menu o usuário poderá criar layouts específicos de acordo com o layout de seu coletor de dados para que o sistema possa fazer a importação do inventário corretamente.

O layout a ser criado deve obedecer ao do leitor óptico, pois ao coletar os dados dos patrimônios da empresa com o leitor, este criará um arquivo “.txt” com um determinado layout. Na maioria das vezes será necessário criar apenas ap enas um layout. Ele deverá ser compatível com o layout do seu coletor de dados. Mas, caso utilize mais de um coletor ou queira criar arquivos exclusivos, poderá criar quantos layouts forem necessários. Exemplo: Onde tiver (-) leia-se espaço em branco Arquivo Texto: 01-----123-----105----------0123456789 Sendo valor: 01 - Filial / 123 - Localização / 105 - Centro Custo / 0123456789 - Código Barras. Cadastro do Layout Código: 01 Descrição: Layout para cole ta de bens Posição e Tamanho Filial 02 Localização 08 Centro de Custo 08 Código de Barra 20 l O campo “Código “Código de Barras” deverá ser preenchido obrigatoriamente. l O campo “Filial” “Filial”, será obrigatório apenas quando for informado o Departamento. Dep artamento. Os demais campos são sã o facultativos. 2ª Etapa - Importação do Inventário Utilitários / Processo de Inventário Nesta rotina, será possível realizar várias operações relacionadas ao arquivo obtido através do leitor óptico. Exemplo: Importar dados para a tabela de inventário e a partir deste processo, criar relatórios para conferência do cadastro do patrimônio.



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Atualizar as informações da tabela de inventário, ou até mesmo atualizar os dados complementares do patrimônio(Centro Custo, Departamento, Responsável, Localização) a partir dos dados do arquivo TXT. Para execução do processo, accesse Utilitários/Processo Utilitários/Processo de Inventário. Preencha as informações apresentadas (em caso de dúvidas consulte o help). Atenção: Após acessar o processo Utilitários/Processo de Inventário existe as opção “Campo adicional para diferenciar diferenc iar os patrim patrimônios” ônios”. Nesta opção op ção pode p ode ser s er informado inf ormado os campos ca mpos “centro “centro de custo” cu sto”,“departame “departamento” nto” e “filial” “filial”.. Está opção opçã o tem a função de diferencia dife renciarr os patrimônios patrimôn ios na importação impor tação de inventário. inven tário. Desta forma pode-se realizar o inventário para patrimônios com o mesmo código de barras pertencentes a, por exemplo, filiais diferentes.

Exercícios

1. Conforme exemplo apresentado, apresentado, cadastre um novo layout de inventário com campos desejados para futura importação de um arquivo de inventário. 2. Crie um arquivo txt conforme layout cadastrado no exercício anterior, anterior, altere um patrimônio para possuir o código de barras existente no arquivo e realize a importação para atualizar os dados complementares do patrimônio.

Número de Registro: RM115023032012

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Apostila RM Bonum

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