Aplicación Del Modelo Coso en El Area de Abastecimiento Municipalidad

INSTITU INSTITUTO DE E DUCA DUCA CION SUPER IOR TEC NOLOG NOLOG ICO PRIVADO “JUANJUI”

APLICACIÓN DEL MODELO C.O.S.O. DEFINICIÓN DE LAS ETAPAS A AUDITAR MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL CÁCERES EXAMEN ESPECIAL AL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Período: Año 2011 ETAPA 1:

NECESIDAD DE ADQUIRIR EL BIEN O CONTRATAR SERVICIO U OBRA

SUB ETAPAS 1.1. Definición de objetivos. 1.2. Disposición de recursos presupuestales. 1.3. Identificación de necesidades. 1.4. Plan Anual de Adquisición y Contratación. ETAPA 2:

ORGANIZACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

SUB ETAPAS 2.1. Asignación de responsabilidades. 2.2. Organización y coordinación de los procesos de selección. 2.3. Libros de Actas y Expedientes de Contratación. ETAPA 3:

BASES Y CONVOCATORIA

SUB ETAPAS 3.1.-Elaboración y aprobación de las bases 3.2.-Difusión de la convocatoria 3.3.-Integración de las bases

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ETAPA 4:

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

SUB ETAPAS 4.1. Evaluación de propuestas 4.2. Adjudicación de la buena pro 4.3. Exoneración de procesos ETAPA 5:

SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

SUB ETAPAS 5.1.-Acciones previas a la suscripción del contrato. 5.2.-Definición de los términos del Contrato 5.3.-Firma del contrato. ETAPA 6:

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

SUB ETAPAS 6.1.-Definición del plazo. 6.2.-Entrega de recursos al contratista. 6.3.-Pagos al contratista. 6.5.-Seguimiento del cumplimiento del contrato. 6.6.-Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de plazos. 6.7.-Administración de las controversias. ETAPA 7:

LIQUIDACIÓN DE CONTRATO

SUB ETAPAS 7.1.-Recepción del bien, servicio u obra. 7.2.-liquidación del contrato.

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Capítulo 4: APLICACIÓN DEL MODELO COSO CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTOS Se presenta un análisis de los controles que se tiene en el área de abastecimiento de la Municipalidad Provincial Mariscal Cáceres. El modelo de control interno, facilitará el desarrollo de las actividades operativas y administrativas en el área de abastecimiento, la aplicación de controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso, como la ejecución de las actividades establecidas internamente. Se presenta un esquema de evaluación para el cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una guía sobre las leyes aplicables, que servirán de indicador para verificar la atención de sus obligaciones legales. Se definirán cada uno de los Componentes del Control interno y su interrelación con el área de Abastecimiento. AMBIENTE DE CONTROL AMBIENTE INTERNO La gerencia tiene conciencia de la existencia permanente del riesgo en sus actividades financieras y operativas, especialmente en el área de Abastecimientos, ya que en esta es donde se realizan los procesos de adquisiciones. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres, tiene claro que mientras los funcionarios tengan conocimientos de la filosofía de manejo de riesgo de la entidad a través de políticas y otras comunicaciones facilitaran a los empleados a aumentar su capacidad para reconocer y manejar el riesgo eficaz y eficientemente.


La Institución ofrece asesorías a los trabajadores en diversas materias de bienestar a través de la asistencia social, seguros de vida y salud, entre otros, lo que ocasiona que su aceptación al riesgo sea moderado, gracias a las distintas asesorías y capacitaciones que le brinda a sus trabajadores. En la institución, el Jefe del área de Abastecimiento, transmite toda la información relacionada con los riesgos, así podemos ver el caso en que el Jefe del área comunica mensualmente o en casos extraordinarios los acontecimientos potenciales negativos a los técnicos Administrativos que realizan funciones que se asignen. Los Responsables tiene la tarea de transferir el conocimiento de los riesgos, y finalmente delega en forma directa parte del Compromiso a los ejecutores. Prácticas habituales dentro de las adquisiciones es la utilización de los medios de seguridad y actitudes de apego general a las normas de prevención establecidas. El Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) y el Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF) regulan las tareas específicas de la unidad de abastecimiento, como también plasman parte de la forma de la organización que se ha adoptado, y sirve como guía para todo el personal dejando en claro los objetivos y las responsabilidades de cada área y trabajador, generando un desempeño eficiente, evitando el riesgo que existan tareas que se dejen de hacer, que se duplican esfuerzos y se invierten tiempo en tareas que no es necesario realizar. VALORES ÉTICOS Los Funcionarios de la institución, en especial el personal del área de abastecimiento son conscientes con los valores establecidos. Existe un Código de conducta en donde se establece cual será el comportamiento correcto que debe de tenerse dentro del departamento y el compromiso de los empleados de realizar trabajos eficientes y mantener actitudes que se alejen de prácticas fraudulentas o cuestionables. Un ejemplo de una actitud


fraudulenta habitual es la apropiación de los materiales que se adquirieron en el proceso de abastecimiento, para fines personales. Es importante que dentro del grupo de trabajo existan las competencias, para llevar a cabo sus responsabilidades de forma eficiente, por lo que la Municipalidad Provincial Mariscal Cáceres se compromete a desarrollar las habilidades de los Funcionarios, ejemplos concretos han sido la certificación por competencias laborales, evaluaciones psicológicas, una fuerte inversión en planes de capacitación, y programas de formación para la línea ejecutiva, entre otras iniciativas llevadas a cabo. Lo que pretende la entidad al asignar distintas autoridades y responsabilidades en el área de abastecimiento, es que cada uno de los nombrados este autorizado y animado a actuar con iniciativa al conocer el funcionamiento del Área, ya que eso permitirá afrontar con rapidez y de mejor manera, los distintos acontecimientos que se puedan afectar tanto positiva como negativamente al programa y ejecución de la adquisición de los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes. La Unidad de Abastecimiento está a cargo de un Jefe de Unidad, depende funcional y jerárquicamente del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Unidad de Logística y Servicios Generales está conformado por un Jefe de Unidad y dos técnicos Administrativos, que en su conjunto se encargan del área de Abastecimiento. Se presenta el siguiente Organigrama:


CONSEJO MUNICIPAL

ALCALDÍA

GERENCIA MUNICIPAL

OFICINA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS - DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO II

UNIDAD DE CONTABILIDAD - CONTADOR II - TÉCNICO ADMINISTRATIVO III UNIDAD DE ABASTECIMIENTO - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TÉCNICO ADMINISTRATIVO III - TÉCNICO ADMINISTRATIVO II UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TÉCNICO ADMINISTRATIVO III - TÉCNICO ADMINISTRATIVO II UNIDAD DE TESORERÍA - ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II - TÉCNICO ADMINISTRATIVO III - TÉCNICO ADMINISTRATIVO II

*Organigrama extraído del Manual de Organizaciones y Funciones (M.O.F – 2007). Ordenanza Municipal N° 010-2007.MPMC-JUANJUI.


Dentro de las funciones del Área de Abastecimiento se tiene:

1.- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento, conforme a los lineamientos y políticas de la Municipalidad, Normas presupuestales, técnicas de control sobre adquisiciones y otras Normas pertinentes. 2.- Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Municipalidad. 3.- Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los órganos de la municipalidad. 4.- Implementar, administrar y supervisar la actualización permanente del registro de proveedores, así como un catálogo de bienes y servicios. 5.- Coordinar oportunamente con las diferentes unidades orgánicas sus necesidades y especificaciones técnicas para la adquisición y contratación de bienes, servicios y obras, según el plan vigente. 6.- Mantener un adecuado control, custodia de los bienes almacenados y efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios. EVALUACIÓN DE RIESGOS Como primer punto se identifican los objetivos relacionados al Área de Abastecimiento. La Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres establece su misión y visión para identificar quien es y hacia dónde quiere llegar, en base a estos el área de abastecimiento crearan los Objetivos y Estrategias para la consecución de los objetivos institucionales. Estos objetivos cumplen con la clasificación de objetivos relacionados con las operaciones debido a que dicha área es operativa y debe tener los controles adecuados para que no haya problemas en los procesos de adquisición.


DENTRO DE LOS OBJETIVOS GENERALES QUE DEBEN EXISTIR EN EL ÁR EA DE AB ASTECIMIENTO SEG ÚN LAS ETAPAS S ON:

Etapa 1:

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Necesidad de adquirir el bien o contratar servicio u obra

Realizar un plan operativo que esté acorde a los objetivos de la institución y a la cobertura presupuestal.



Identificar oportunamente las necesidades de bienes, servicios u obras necesarios para el logro de los objetivos de la Entidad, en los plazos establecidos.



Satisfacer las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del mercado

Etapa 2:



Organización de las adquisiciones

Establecer las dependencias responsables de planificar los procesos de adquisiciones y contrataciones.



Conformar los Comités Especiales para los procesos de Adquisición.



Conducir los procesos de adquisiciones

y contrataciones en

cantidades, modalidades, plazos y presupuestos apropiados, cumpliendo con el Plan Anual de Adquisición y Contratación. Etapa 3:

Bases y Convocatoria



Realizar la convocatoria con bases adecuadas en el tiempo debido.



Definir las características, especificaciones técnicas y calidades que guarden

relación con los usos, necesidades de las áreas y los

valores referenciales más convenientes para la Institución.



Difundir a los postores a través del SEACE y por otros medios de comunicación masivo.




Obtener para la Entidad los mejores precios, garantías y condiciones de compra, y su correcta ejecución, que eviten desabastecimientos, e incurrir en gastos como ampliaciones, adicionales de obra, pagos de moras, etc.

Etapa 4:



Evaluación de Propuestas y otorgamiento de la Buena Pro

Realizar el otorgamiento de la buena pro sin demoras y en la oportunidad debida, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos



otorgar la buena pro, más conveniente a los intereses de la Institución y asegurar la mejor relación precio beneficio para las áreas.

Etapa 5:



Suscripción del Contrato

Firmar el contrato con el postor ganador, en el plazo acordado, verificándose el cumplimiento de las garantías y otras condiciones previstas en las normas.



Garantizar al contrato el pago justo de las contraprestaciones.

Etapa 6:



Ejecución del Contrato

Ejecutar el contrato cumpliendo los plazos y condiciones pactadas, administrando convenientemente la relación entre las partes.

Etapa 7:



Liquidación de Contrato

Recibir y liquidar el bien, servicio u obra a satisfacción del área y con la conformidad técnica, en la oportunidad debida.


ESTRATEGIAS: 

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Formular el Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento Aplicación de Programación, dirección, ejecución y control de la Actividades con Alcaldía y el Jefe de Administración y Finanzas.



Renovar y elaborar políticas y Normas de acuerdo a las necesidades coyunturales del municipio coordinando con la Alta Dirección.



Formular y/o promover directivas para la mejor administración de los recursos, materiales, servicios y patrimoniales de la municipalidad.



Programación y Ejecución de la adquisición de los recursos materiales y servicios requeridos por las dependencias de la Municipalidad, de conformidad a los dispositivos legales vigentes.



Mantener

actualizado

los

registros

de

proveedores

de

la

municipalidad. 

Elaboración de cuadros de necesidades de bienes y servicios para el presupuesto anual y formular un calendario de adquisiciones

IDENTIFICACIÓN DE ACONTECIMIENTOS Será la Unidad de Abastecimiento quien se dedique a la identificación de acontecimientos potenciales los cuales podrían afectar la Adquisición de bienes y servicios. En caso que ocurran estos, podrían afectar la capacidad del área, poner en práctica la estrategia y alcanzar los objetivos. Un acontecimiento es un incidente u ocurrencia que emana de las fuentes internas o externas, lo cuales pueden tener un impacto positivo, negativo. El área de Abastecimiento reconoce incertidumbres, por lo tanto, asume la posibilidad de no poder determinar la probabilidad exacta de ocurrencia de eventos futuros y el impacto que este tendrá. Existen factores externos e internos que influyen como acontecimientos potenciales, los cuales como ya se dijo podrían afectar la puesta en práctica de la estrategia y el logro de objetivos. Es por este motivo que es de suma


importancia que los funcionarios entiendan estos factores y el tipo de acontecimiento que puedan ocurrir. Para identificar los acontecimientos se utiliza técnicas de identificación las cuales contemplan tanto el pasado como el futuro, ya que se considera relevante tomar en cuenta las tendencias pasadas para mejorar lo que no estuvo bien, o para reforzar aquellas que si presentaron una oportunidad, y obviamente considerando el futuro para estar preparados y atentos ante todos los posibles cambios y condiciones, así como las acciones competitivas. ACONTECIMIENTOS IDENTIFICADOS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS Una vez identificados los posibles acontecimientos, se evaluara los riesgos que emanan o se derivan de cada uno de ellos, en base a dos perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendrían en caso de ocurrir. Etapa 1:

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Las Posibles adquisiciones de los bienes y servicios no satisfacen las necesidades y objetivos de la Entidad, a los mejores precios del mercado, generando un desajuste o desbalance en el presupuesto aprobado para la adquisición de los bienes y servicios.

Etapa 2:




Las dependencias responsables de planificar los procesos de adquisiciones y contrataciones y los Comités Especiales este conformado por personal inadecuado.




El tiempo establecido para conducir oportunamente los procesos de adquisiciones y contrataciones no cumplan con

el cronograma

detallado del Plan Anual de Adquisición y Contratación. Etapa 3:




Que la convocatoria no se realiza en un tiempo oportuno y no se obtenga proveedores por lo cual la municipalidad quedara desabastecida y no contara con los bienes y servicios necesarios para la ejecución de sus funciones.



A la Convocatoria se presenten Proveedores que no cumplen con la debida capacidad de contratar con el Estado, tales como experiencia, antigüedad, solvencia moral y económica.

Etapa 4:




Convenios Previos con Proveedores para el otorgamiento de la buena Pro, generando Actos fraudulentos o ilegales. Al analizar la ocurrencia de estos actos se detectan una seria de factores relacionados: intención, motivación, oportunidad, encubrimiento y racionalización. Estos elementos son los encontrados al analizar los casos de fraude en perjuicio de la institución, los cuales dependen de la persona que intenta perpetrar o llevar adelante el acto deshonesto y, por lo tanto, está fuera del alcance de la organización tomar algún tipo de medida que prevenga su ocurrencia

Etapa 5:




Mala elaboración del contrato debido al trabajo de personal no adecuado para la ejecución del mismo, en las cuales no se tiene en cuenta las normas técnicas. Los riesgos evaluados radican en el


incumplimiento

de

especificaciones

técnicas

del

contrato,

incumplimiento de los plazos fijados en el contrato y el aumento de costos expresados en sobrecostos. Etapa 6:




Incumplimiento del Contrato por parte del proveedor que recibió la buena Pro,



En la ejecución del contrato no existe equivalencia entre la contraprestación y el pago

Etapa 7:




Obtener el bien, servicio defectuosa si tener en cuenta términos de cantidad y calidad que satisfagan al área.

RESPUESTA A LOS RIESGOS Una vez evaluados los riesgos relevantes, se deberá determinar cómo responderá el área a dichos riesgos. Estas respuestas pueden incluir evitar, reducir, repartir o compartir y aceptar el riesgo. Etapa 1:




Concordar las necesidades identificadas al plan operativo, a los objetivos de la Entidad y que cuenten con la cobertura presupuestal suficiente, que permiten adquirir los bienes, servicios en cantidad, calidad y oportunidad convenientes.


Etapa 2:




Asignar personal idóneo y capacitado a los Comités Especiales, que cumplan con el tiempo debido para conducir oportunamente los procesos de adquisiciones y contrataciones.



El equipo responsable de la conducción de los procesos optimiza los recursos: humanos, presupuestales y tecnológicos en la adquisición del bien, servicio u obra, a través de capacitaciones, charlas y talleres constantes.

Etapa 3:




Difundir anticipada y convenientemente la convocatoria y las bases adecuadas, para la adquisición y contratación obteniendo la mayor participación de postores idóneos.

Etapa 4:




Se evalúa las propuestas y se otorga la buena pro al postor que asegura la mejor calidad-precio en su propuesta técnico económico.



Las respuestas orientadas a evitar el riesgo estarán relacionadas con que el Área de Abastecimiento hará rotaciones periódicas del personal en puestos claves para dar una seguridad de que no se efectuarán actos ilegales o fraudes.

Etapa 5:




Se firmara el contrato verificando que las condiciones contractuales garanticen los intereses del estado y cualquier eventualidad futura no prevista en los términos contractuales




Contratar a personal calificado y con experiencia.



Capacitación permanente del personal encargado de ejecutar las especificaciones técnicas de los contratos y contratación transitoria de expertos relacionados con las especificaciones técnicas del contrato.

Etapa 6:




El contrato se realiza verificando las modificaciones, entrega de recursos, incumplimientos, ampliaciones y adicionales, además que los bienes, servicios adquiridos o contratados correspondan a las condiciones de calidad pactados.

Etapa 7:




La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.



La Entidad recibe y liquida el bien, servicio, en los mejores términos de cantidad y calidad, previstos en los términos contractuales ACTIVIDADES DE CONTROL

La Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres es una institución que aplica políticas y procedimientos como actividades de control. El Área de Abastecimiento lleva a cabo acciones que ponen en práctica estas políticas, y ayudan a asegurar que las respuestas de la administración de riesgos sean llevadas a cabo. La gran finalidad es poder asegurar que las respuestas de riesgo son llevadas ejecutadas correctamente y de una


manera oportuna, lo cual representa un proceso crucial para alcanzar los objetivos de la entidad. Las actividades de control que se ha implementado para el aseguramiento de la ejecución de las respuestas al riesgo analizadas anteriormente son: Etapa 1:

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Las actividades de control para la respuesta es la fijación de normas o estándares que sirvan de base para evaluar las realizaciones del plan Operativo, Medir las realizaciones y compararse con las normas establecidas a fin de determinar cualquier posible desviación de la cobertura presupuestal y los objetivos. Tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de adquisición de bienes y servicios requeridos. Se aplicara documentación en donde se especifique cambios y desviaciones en el plan Operativo

Etapa 2:


Inspecciones y Supervisiones a todos los acontecimientos que se



realizan en la institución con el fin de la optimización del desempeño en las actividades de los recursos humanos. Para disminuir el riesgo, se optará por la respuesta de asegurar el cumplimiento y la asistencia obligatoria de los trabajadores a las capacitaciones que brinda el Municipio, a través de cláusulas en los contratos que indique la obligatoriedad de la asistencia a dichos eventos, indicando que de no cumplir, estarían incurriendo en faltas graves hacia la institución. Etapa 3:


Para Controlar la Difusión anticipada y convenientemente la



convocatoria y las bases, se Coordinara oportunamente con las


diferentes unidades orgánicas, sus necesidades y especificaciones técnicas para la adquisición de bienes, servicios y obras.

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Se Programa ejecuta y controla procesos técnicos para la toma de inventarios físicos mensuales, para compararlos con los Registros de los bienes patrimoniales con los que cuenta la municipalidad en el momento del inventario, con seguimientos precisos y detallados

Etapa 4:

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Las actividades de control para esta respuesta realizando juntas y entrevistas con los postores a la Buena Pro, disminuyendo sospechas de fraudes en los procesos de licitación y selección de los proveedores.

Etapa 5:


Las actividades de control para esta respuesta es realizar



evaluaciones a los encargados de ejecutar las especificaciones técnicas de los contratos e incluir evaluaciones técnicas en el proceso de reclutamiento y selección del personal. Etapa 6:

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Las actividades de control para asegurar que estas respuestas sean llevadas a cabo son reuniones periódicas con las Proveedores que obtuvieron la Buena Pro, desarrollando informes sobre el cumplimiento de los contratos y supervisar las actividades a cargo de estas.


Etapa 7:

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Las actividades de control a la respuesta es que se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales y los servicios con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN Es labor del Área de Abastecimiento identificar y capturar información financiera y no financiera relativa a eventos y actividades tanto internas como externas que son relevantes para su manejo. Una vez que ha identificado y capturado la información, la suministra al personal de una forma y en un marco de tiempo oportuno para que estos lleven a cabo el manejo de riesgo dentro de la institución y sus demás responsabilidades. La información es necesaria en todos los niveles de la organización para identificar, fijar y responder a los riesgos y para finalmente, dirigir la Institución y llevar a cabo los objetivos. La información de las Actividades realizadas en el área de Abastecimientos no solo sirve para la realización de informes de medición del grado de avance, sino también es utilizada para relacionar el grado de Adquisición, con el Plan Presupuestal y que estos sean consecuentes. Esto es útil para la asignación efectiva de recursos y supervisar el cumplimiento del plan. La información proviene de fuentes internas y externas y en formas cuantitativas y cualitativas, facilitando respuestas ante cambios en las condiciones. El reto para el área de abastecimientos es procesarlos y refinarlos, teniendo como objetivo convertirlos en información significativa para la toma de decisiones.


El Jefe de la unidad de Abastecimiento Informa mensualmente al Jefe de Administración y Finanzas, el desarrollo de los proyectos, programas y actividades a su cargo. Es competencia Jefe de Administración y Finanzas identificar la calidad de la información. Esta es una labor muy importante ya que la calidad de la información es crítica en la exactitud de los datos y las decisiones administrativas. Es por esto, que se debe evaluar lo apropiado de la información, su disponibilidad y actualización, y por último, su exactitud y accesibilidad. Para asegurar estos criterios se establece programas de administración de datos. Tener la información correcta en el tiempo y en el lugar correcto es esencial para efectuar los procesos de Adquisición de bienes y Servicios de forma eficiente. En base a los informes proporcionados por los jefes de las demás áreas, se podrá contar con información acerca de la satisfacción de las necesidades de las mismas, en el proceso de Adquisición. En cuanto a la información informal, se debe considerar las conversaciones periódicas que se realizan en la institución con respecto a las urgencias que surgen y la necesidad de adquisición, la cual no solo es necesaria para identificar acontecimientos potenciales y posibles riesgos, sino también son útiles para el control de las actividades. COMUNICACIÓN La comunicación es inherente a los sistemas de información, y en un sentido más amplio, reparte expectativas y responsabilidades al personal dentro de la institución.


El Área de Abastecimiento proporciona una comunicación específica y dirigida que trata expectativas conductuales y responsabilidades del personal, incluyendo claramente una delegación de la autoridad dentro de las Actividades. La comunicación es fundamental en las actividades de Adquisición de bienes y servicios, ya que de esta manera se entrega una realidad de riesgo a los trabajadores, se implementa y apoya un idioma de riesgo común y guía al personal respecto de su rol y responsabilidades de efectuar las actividades y procedimientos de Adquisición de acuerdo con el manual de normas de prevención de riesgos, el cual funciona también como medio de comunicación asimilándolo a un manual de políticas. En base a esto, se define que el personal debe saber que cuando un acontecimiento potencialmente negativo ocurra, la atención no solo será enfocada al propio evento, sino también a su causa. Se expresa también que el personal debe estar informado de cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de otros dentro del Área, de esta manera ayuda a reconocer un problema y determinar su causa y acción correctiva. Para que la información sea divulgada hacia los niveles inferiores del área, debe haber canales abiertos de comunicación y un ambiente laboral óptimo para crear una buena voluntad de los trabajadores. Comunicar a través de mensajes y folletos a los trabajadores la preocupación hacia ellos. Podemos asegurar que esta es una práctica efectiva, ya que el personal es rápido para captar las señales habladas o no habladas que provienen de un superior, creando sentimiento de pertenencia a la institución y fidelización hacia esta. Además se mantiene una comunicación integrada entre el Área de Abastecimiento y las distintas Áreas que están presentes en la Institución; esta comunicación es importante para conocer el avance de las operaciones y funcionamiento de las partes.


SUPERVISIÓN Es un procedimiento que determina la presencia el funcionamiento de los demás componentes del control interno a través del tiempo. Esto se lleva a cabo a través de actividades de supervisión constante, evaluaciones esporádicas o una combinación de estas. La técnica que más se utilizará en el Área de Abastecimiento, son las actividades de evaluación constante, la cual se construye en las actividades normales de funcionamiento, es más eficaz y los problemas estarán a menudo identificados más rápidamente por rutina de supervisión de actividades en curso.


IV.- CONCLUSIONES

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Al diseñar un sistema de control interno aplicando el modelo del informe C.O.S.O., la Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres consigue controlar más eficientemente el Área de Abastecimiento en los procesos de adquisición de bienes y servicios acorde con el presupuesto institucional.

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Se Identifica los componentes del informe C.O.S.O. adecuados al área de abastecimientos de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres, y se hace más eficaz el proceso de adquisición de bienes y servicios.

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Se establecen los riesgos que afectan al área de abastecimiento dentro de la Municipalidad Provincial de Mariscal Cáceres, teniendo en cuenta las perspectivas, probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendrían en caso de ocurrir; y una vez evaluados, se brindan las respuestas a los mismos.

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Se implementan Procedimientos de control para el aseguramiento de la ejecución de las respuestas a los riesgos analizados dentro del Área de Abastecimiento.

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Con la aplicación del modelo C.O.S.O control interno en el área de abastecimientos se describe los procesos para su establecimiento, otorgando una ventaja que reside en su dinamismo para ser revisado y actualizado según los cambios que va experimentando la institución.


V.- RECOMENDACIONES

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La municipalidad deberá continuar con este tipo de procedimientos capacitando a todo su personal para estar acorde con las necesidades que el sistema facilita.

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Todo sistema de control que se realiza dentro de la institución debe ajustarse al marco de los cinco componentes que plantea el Informe COSO, para minimizar los riesgos inherentes y de Control; de acuerdo a las características administrativas y operacionales, derivados de la dirección, e integrados al proceso de gestión.

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En todas las Áreas de la institución debe aplicarse evaluación de los controles existentes, no solo como parte de la auditoría (interna o externa) sino como proceso integral de las operaciones, sobre todo cuando se implementan, para que desde el principio, se efectúen de forma correcta, con el adecuado manejo de los riesgos existentes.

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El Control interno debe ser considerado con la importancia debida ya que forma parte fundamental para que las operaciones se realicen adecuadamente. Se recomienda mantener en todo proceso el diseño que brinda el modelo C.O.S.O. de acuerdo a los cambios que experimenta la institución.

Aplicación Del Modelo Coso en El Area de Abastecimiento Municipalidad

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