AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.
PRESENTADO POR: YINNA PAOLA GUERRA PEDROZA CLAUDIA PATRICIA CRISTOBAL SILVA
PRESENTADO A : CARMEN ALICIA CAMPO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Evidencia “Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión
Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión. 1. Determinar el tipo de evento a realizar : I feria de gastronomía colombiana ciudad de Medellín evento comercial y promocional 2. Establecer los requerimientos del evento REQUERIMIENTOS
Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades. Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u objetivos) Los productos a exhibir elementos decorativos y mobiliarios. hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo directo, anuncios en revistas, periódicos y radios. promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis, etc. venta directa con ofertas música y/o videos
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas: rubros Alquiler de stand Equipos Adecuaciones Publicidad Cuñas radiales Degustaciones de menús
estimados $250.000 $200.000 $200.000 $300.000 $500.000 $600.000
total $250.000 $200.000 $200.000 $400.000 $500.000 $500.000
Decoraciones Iluminación
$200.000 $60.000 Total
$200.000 $60.000 $2.310.000
4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará
cantidad 30 30 30 2 30 2 100
Materiales, insumos o equipos Mini menús de degustación plan oro Mini menús de degustación plan plata Mini menús de degustación plan bronce pendones pasabocas Portafolios de servicio Volantes y folletos
5. Elaborar del protocolo del evento
PROTOCOLO DEL EVENTO Protocolos antes del evento
Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o notificación con un mes de antelación. Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden. Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento. Distribuir el trabajo entre los encargados del evento. Tener una adecuada presentación personal. Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados. Expresarse de manera clara y concreta. Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas. Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer llegar a todos participantes.
Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento. Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.
6. Formular el plan de relaciones públicas del evento La empresa eventos palma real, ha decidido hacerse participe de una feria empresarial en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de productos; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales, gastronómicas y artísticas. Eventos palma real es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento, que es una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.
OBJETIVO GENERAL Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Reforzar la imagen y marca de nuestro producto. Lograr la compra y venta de los productos y servicios. Lograr un gran número de contactos. Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores Captar nuevos clientes y consumidores. Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
cronograma del evento actividades
tiempo mes observaciones sem sem sem sem 1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución, designación de responsables y montaje.
8 HORAS
Elaboración de campañas de promoción y comunicación
8 HORAS
Selección de productos a comercializar en laferia Definir el número de invitados, delegados, ponentes y acompañantes.
8 HORAS
Selección de tipos de montajes y tamaños Impresión de papelería, invitaciones, folletos, pendones Diseño gráfico de publicidad y difusión presupuesto
4 HORAS
8 HORAS 3 HORAS 10 HORAS 8 HORAS
7. Diseñar la campaña de difusión Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram y Google+ invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos. Voz a voz. MUSG Plegables
8. Difundir el evento comercial El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta gran inauguración.
LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA DE EVENTOS PALMA REAL CORDIALMENTE INVITADOS MAYOR INFORMACIÓN ´´MEDELLIN´´ 3223009883-3045232424
[email protected] Aviso radial Eventos Santafé ubicada en la ciudad de Medellín invita a todas las empresas de la ciudad al la inauguración, mas información 3223009883-3045232424
Aviso de televisión
Eventos Santafé ubicada en la ciudad de Medellín invita a todas las empresas de la ciudad a la inauguración, más información 3223009883-3045232424
9. Evaluación Ficha monitoreo Acta de reunión para evaluar eventos Fecha 26/07/2018 Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa Asistentes yinna, yesika, Claudia nombre Yinna Yesica Claudia Temas tratados opiniones de los clientes desarrollo general del evento aspectos negativos aspectos positivos cosas por mejorar
cargo Gerente Mercaderísta Supervisora
Resultados se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento se apreciaron las opiniones negativas y positivas y se trabajó en la mejora de las falencias Referencias utilizadas
Realizada por
Firma yinna firma claudia
PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO. PLAN DE EXHIBICIÓN Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P. ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor impresión de la micro empresa. PÚBLICO El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los empresarios de la ciudad de Medellín. ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro servicio; se realizara una excelente o presentación de esta forma se verá reflejada la presentación de nuestro servicio.
PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO
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[email protected] Aviso radial Eventos Santafé ubicada en la ciudad de Medellín invita a todas las empresas de la ciudad al la inauguración, mas información 3223009883-3045232424
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Celebración de un contrato comercial • Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética. • Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o
grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico. • Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de compra-venta de productos o servicios.
