I. Introducción Desde que el hombre apareció ha trabajado, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectivida efectividad d posible; posible; para ello ha utilizado en cierto grado a la administra administración. ción. Con Con la aparición aparición del estado en sentido amplio!, surgieron la ciencia, la literatura, la religión, la organización pol"tica, la escritura y el urbanismo. #a administración se ha tornado indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, ya que a trav$s de aquella se logra la obtención de eficiencia, eficiencia, la optimizació optimización n de los recursos recursos y la simplifica simplificación ción del trabajo. #a pr%ctica pr%ctica de la administración ha e&istido desde los tiempos m%s remotos, es un esfuerzo total para dirigir, guiar e integrar esfuerzos humanos asociados orientados hacia algunos fines espec"ficos. 'e ha conceb concebido ido como un conjun conjunto to de las activid actividade adess necesa necesaria riass de los indivi individuo duoss de una organización encargados de ordenar, impulsar y facilitar los esfuerzos asociados de un grupo de individuos reunidos para lograr determinados objetivos. (s una necesidad com)n de todas las organizaciones, es en gran medida la ordenación racional de medios para la realización de fines determinados. *ara lograr dichos fines es necesario seguir un proceso, llamado proceso administrativo, el cu%l en este trabajo viene perfectamente detallado para su comprensión (ste proceso administrativo es la fórmula, o la manera ordenada de llevar una empresa, ya que abar abarca ca todo todoss y cada cada uno uno de los los elem elemen ento toss nece necesa sari rio o para para conf confor orma marr una una empre empresa sa,, a continuación veremos las caracter"sticas y los elementos de cada uno de los pasos del proceso administrativo, as" como una introducción a la historia de la administración y algunos conceptos necesarios de las empresas.
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II. +ntecedentes +ntecedentes históricos de la +dministración poca primitiva • • •
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#os miembros de la tribu realizaban actividades de caza pesca y recolección. #os jefes de familia tomaban las decisiones de mayor importancia. 'e conoció en forma primitiva la división del trabajo, esto fue originado por la diferencia de capacidad entre los dos se&os y la diferencia de capacidad seg)n las edades de los integrantes de la sociedad. Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió la administración como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere la participación de varias personas.
*eriodo agr"cola • • • •
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+parición de la agricultura y de la vida sedentaria. -oma -oma mayor importancia la división del trabajo por edad y se&o. #a organización social de tipo patriarcal se acentuó. #a econom"a agr"cola de subsistencia deja en un lugar secundario a la caza, pesca y recolección. (l crecimiento demogr%fico obligaba a coordinar mejor los esfuerzos en el grupo social y a mejorar la aplicación de la administración. #a aparición del estado trae como consecuencia a una civilización civilización en la que surge la la ciencia, la literatura, la religión, la organización pol"tica, la escritura y el urbanismo. (n esopotamia y (gipto se manifiesta el surgimiento de clases sociales. (l cont contro roll del del trab trabaj ajo o cole colect ctiv ivo o y el pago pago de trib tribut utos os en espe especi cie e e&ig e&ig"a "an n mayo mayor r complejidad en la administración. 'e considera como precursores de la administración moderna a los los funcionarios encargados de aplicar las pol"ticas tributarias del estado y de manejar a un gran numero de personas cuando se realizaba grandes construcciones (n el código de /ammurabi se ilustra el desarrollo del comercio de 0abilonia, y de su administración operaciones crediticias, contabilidad de los templos, y el archivo de una gran casa de comercio!.
+ntig1edad grecolatina • •
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+parición del esclavismo. #a administración se caracteriza por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como medida disciplinaria. 0ajo rendimiento productivo debido al descontento por el trato inhumano que sufr"an los esclavos. (sta forma de organización fue en gran parte la ca"da del Imperio 2omano
poca feudal • •
#as relaciones sociales se caracterizan por un r$gimen de servidumbre. #a administración del feudo estaba sujeta al criterio del se3or feudal. 2
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#os siervos se vuelven trabajadores independientes, lo que da origen a los talleres artesanales y a un sistema de oficios con nuevas estructuras de autoridad en la administración. 'urgen nuevas formas de administración4 estructuras de trabajo e&tensas y niveles de supervisión escasos. 'urgen los gremios antecedente del sindicato!, que regulaban los horarios salarios y dem%s condiciones de trabajo.
2evolución industrial • • •
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+parición de diversos inventos que propiciaron propiciaron el desarrollo industrial. Desaparecen los talleres artesanales. Centraliza la producción lo que da origen a un sistema de fabricas donde el empresario es due3o delos medios d producción y el trabajador vende su fuerza de trabajo. 'urge la especialización y la producción en serie. (&plotación inhumana del trabajador4 horarios e&cesivos, ambiente de trabajo insalubre, labores peligrosas. #a comp comple lejijida dad d del del trab trabaj ajo o hace hace nece necesa sari ria a la apar aparic ició ión n de espe especi cial alis ista tass en administración.
'iglo 55 • • •
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6ran desarrollo tecnológico e industrial. 'urge la administración cient"fica con 7rederic8 9islo: -aylor. -aylor. 'urgen numerosos investigadores de la administración, teniendo esta un desarrollo y proyección definitivos. #a administración se torna indispensable en el manejo de cualquier empresa.
+dministración +dministración en +m$rica +m$rica latina •
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poca prehisp%nica4 desarrollo de grandes civilizaciones con base en la administración de los estados, de los grupos colectivos de trabajo, de los tributos y de los mercados. poca colonial4 administración de las colonias fundamentada en m$todos utilizados en (spa3a. 'iglo 5I54 administración de fabricas de acuerdo con sistemas vigentes en occidente. 'iglo 554 administración dependiente de las t$cnicas utilizadas en (stados nidos.
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III. Concepto de +dministración 'e puede conceptuar a la administración como el esfuerzo humano coordinado para obtener obtener la optimizaci optimización ón de los todos los recursos a trav$s trav$s del proceso proceso administrat administrativo, ivo, a fin de lograr los objetivos constitucionales.
Isaac 6uzm%n
=os$ +. 7ern%ndez +rena (s una ciencia ciencia social social que persigue la satisfacc satisfacción ión de objetivos objetivos institucional institucionales es por medio de una estructura y a trav$s del esfuerzo humano coordinado.
/arold >oontz y Cyril ?@Donnell (s la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
/enry 'is8 y ario 'verdli8 (s la coordinación de todos los recursos a trav$s del proceso de plantación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
2obert 7. 0uchele (l *roceso *roceso de trabajar con y a trav$s de otras personas personas a fin de lograr los objetivos objetivos de una organización formal.
+merican anagement anagement +ssociation +ssociation #a administración es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a trav$s del esfuerzo y la cooperación de otros.
=oseph #. assie $todo $todo por el cual un grupo de cooperación cooperación dirige sus acciones acciones hacia metas metas comunes. (ste m$todo implica t$cnicas mediante las cuales un grupo principal de personas los gerentes! coordinan las actividades de otras.
(lementos del concepto #a mayor"a de los conceptos de administración utilizan los siguientes t$rminos4 t$rminos4
?bje ?bjetitivo vo44
la admini administr straci ación ón siempr siempre e esta esta enfoca enfocada da a lograr lograr determ determina inados dos fines fines o
resultados.
(ficacia4 se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en t$rminos de cantidad y tiempo. 4
(ficiencia4
esto es hacer las cosas bien. (s lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al m"nimo costo y con la m%&ima calidad. 6rupo rupo soci ocial4 al4 es nece necessario ario que que e&is e&ista ta un grup grupo o soc social ial para para que que se d$ la administración.
Coordinación Coordinación de recursos4
en la administración se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin com)n.
*roductividad4
es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. (s la obtención de los m%&imos resultados con el m"nimo de recursos, en t$rminos de eficiencia y eficacia. Con estas definiciones podemos decir que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la m%&ima productividad.
Caracter"sticas de la administración #a admini administr straci ación ón posee posee las siguie siguiente ntess caract caracter" er"sti sticas cas que la difere diferenci ncian an de otras otras disciplinas.
niversalidad4 e&iste en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que en el ejercito, en un hospital, etc.
finalidad finalidad es eminentemen eminentemente te practica, practica, la administrac administración ión resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s" misma4 a trav$s de esta se busca obtener determinados resultados.
nidad nidad temporal4 temporal4
la administración es un proceso din%mico en el que todas sus partes e&isten simult%neamente. (s decir que las etapas del proceso administrativo se dan todas al mismo tiempo y no de manera aislada.
+mplitud de ejercicio4
se apli aplica ca en todo todoss los los nive nivele less o subs subsis iste tema mass de una una
organización formal.
(specificidad4 aunque se au&ilia de otras ciencias, tiene caracter"sticas propias que le dan un car%cter especifico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.
Interdisciplinariedad4 la administración se apoya de las ciencias sociales y es a fin a todas aquellas ciencias y t$cnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo
7le&ibilidad4 los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administración es ineficaz.
Importancia de la +dministración +dministración #a importancia de la administración radica en que es trascendente en la vida del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues 5
simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la administración.
ACiencia, t$cnica o arteB #a administración es en parte una ciencia porque se fundamenta en principios y m$todos. -iene su parte de t$cnica en la aplicación o utilidad practica. es en parte arte porque en la administración se necesita de creatividad para poder alcanzar los objetivos e&itosamente. *or lo tanto la administración es un conjunto de las tres.
*rincipios administrativos de 7ayol 7ayo 7ayoll esta establ blec eció ió E prin princi cipi pios os de admi admini nist strac ració ión, n, esto estoss prin princi cipi pios os son son fle& fle&ib ible less y susceptibles de adaptarse a las distintas necesidades de las organizaciones.
. División del trabajo.
(ste principio se refiere a la especialización de tareas. Debe haber una organización de tal forma que permita la especialización, para que de esta forma se produzca mas con el mismo esfuerzo.
F. +utoridad +utoridad y responsa responsabilid bilidad. ad.
7ayol dice que no pod"a haber autoridad sin responsabilidad y que la responsabilidad es el contrapeso indispensable de la autoridad. n buen jefe debe tener autoridad siempre y cuando lo respalde la responsabilidad.
G. Disciplina Disciplina..
Con este principio 7ayol se refiere a la obediencia y a la presencia de resp respet eto o de acue acuerd rdo o a las las norm normas as esta establ blec ecid idas as en la empr empres esa, a, porq porque ue la disc discip iplilina na es fundamental para la buena marcha de la sociedad y de cualquier organización.
E. nidad de mando.
Con este principio 7ayol nos dice que un colaborador no debe recibir ordenes de mas de un superior, pues si hay mas de una fuente de mando se pueden suscitar conflictos, ya que el empleado no sabr% si obedecer a un jefe u otro. *or eso es importante que haya una sola unidad de mando.
H.nidad de dirección.
(ste principio principio se refiere a que debe haber un solo jefe y un solo programa para coordinar el conjunto de operaciones que persiguen un mismo fin, pues solo as" se lograran los resultados deseados.
.'ubordinación del inter$s individual al general.
(ste principio se refiere a que debe ser m%s importante el inter$s de grupo que el inter$s personal, pues la ambición o la pereza o alguna otra debilidad del hombre pueden hacer que se pierda de vista el inter$s general en provecho para la empresa por el inter$s particular.
J. 2emuneración al personal.
(sto se refiere a que el trabajo del hombre debe ser pagado y este pago debe ser justo. 7ayol e&plico diversos modos de pago que pod"an ser seg)n las jornadas de tiempo, tarifas por tarea o por trabajo a destajo. +dem%s refle&iono en cuanto cuanto a bonos, bonos, participaci participaciones ones de utilidades, utilidades, pago de directores directores de nivel medio y superior, superior, pago en especie, trabajo pro bienestarhigiene y seguridad! e incentivos no monetarios.
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K. Descentralización vs. Centralización.
Con respecto esto 7ayol se refer"a a que los jefes pueden delegar funciones en sus subordinados en la medida de lo posible, de acuerdo con la función, el subordinado y la carga de trabajo del supervisor y del inferior. (sto quiere decir que cuando un jefe conf"a en sus fuerzas, su inteligencia y su e&periencia, puede e&tender su acción personal y reducir a sus empleados a simples agentes de ejecución, en este caso se estar"a hablando de centralización. (n cambio cuando un jefe prefiere recurrir a la la e&periencia de sus colaboradores, entonces estar"amos hablando de descentralización.
L. =erarqu"a. (ste principio se refiere a que debe de haber una cadena de mando, con esto se refiere a los niveles de comunicación y autoridad que deben de ser respetados, para evitar evitar conflictos conflictos e ineficienc ineficiencias. ias. Dijo tambi$n tambi$n que el abuso de este elemento elemento puede provocar lentitud administrativa o burocracia.
M. ?rden. ?rden.
(ste principio establece que debe haber Nun lugar para cada cosa y cada cosa cosa en su luga lugarO. rO. (n (n una organ organiza izació ción n este este princi principio pio camb cambiar iar"a "a a Nun luga lugarr para cada cada persona y cada persona en su lugarO.
. (quidad. (n este principio se establece que todo superior debe ser justo, se debe tener la voluntad de ser equitativo.
F.(stabilidad del personal.
(s necesario que haya estabilidad en el personal para que se d$ el desarrol desarrollo lo del empleado empleado.. (sto (sto quiere quiere decir decir que no debe ser despla desplazad zado o un empleado cuando apenas concluyó su periodo de aprendizaje, pues no habr% tenido tiempo de rendir en su trabajo.
G. Iniciativa. (sto se refiere a que es muy importante la creatividad para lograr el desarrollo de la organización. #a iniciativa de los colaboradores debe ser aprovechada pues de lo contrario contrario la organizació organización n se estancara estancara y ser% superada superada por otra. *or ello es importante importante que los jefes sepan fomentar la iniciativa de su personal.
E. (sp"ritu de grupo o unión del personal.
(sto se refiere a que debe haber unión en el personal para que se pueda crear un esp"ritu de grupo. 7ayol anota una serie de enunciados que apoyan este principio, como son4 #a unión hace la fuerza. #a armon"a y la unión del personal de una empresa constituyen constituyen una gran fuerza para ella.
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I<. Pmbito administrativo (mpresa +unque la administración es aplicable a cualquier grupo social, su campo de acción m%s representativo es la empresa. #a empresa4 Qace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. (n la empresa el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.
Concepto de empresa +nthony =ay Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno junta directiva!, para para mant manten ener er y aume aument ntar ar la riqu riquez eza a de los los acci accion onis ista tass y prop proporc orcio iona narl rle e segu seguri rida dad d y prosperidad a los empleados.
Diccionario de la 2eal +cademia (spa3ola #a entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción y dedicada a las actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad.
Isaac 6uzm%n
=os$ +ntonio 7ern%ndez +rena (s la unidad productiva o de servicio que, constituida seg)n aspectos pr%cticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos.
*etersen y *lo:man +ctividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercanc"as o de servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutua.
2oland Caude Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios.
#ourdes unch 6rupo social en el que, a trav$s de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes ySo servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. 8
?rganismo social (s una entidad social con capacidad jur"dica para realizar fines espec"ficos, estable y estructurada formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización.
+mitai (tzioni nidad nidades es social sociales es delibe deliberada radamen mente te constr construid uidas as o recons reconstru truida idass para para alcanz alcanzar ar fines fines espec"ficos.
2ichard /all Colectivid Colectividades ades con limites relativamen relativamente te identifica identificables, bles, con un orden normativo, normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicación, que e&isten sobre una base relativamente continua en un medio ambiente, se relacionan con una meta o conjunto de fines. fines. Como conclusión, podemos entender a la empresa como un organismo social con vida jur"dica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad p)blica y con una tecnolog"a propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribución que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversión y, en algunos casos, para pagar la e&plotación de una marca, una patente patente ySo una tecnolog"a, y para canalizar canalizar los recursos recursos en el mejoramiento mejoramiento continuo de sus procesos, procesos, sus productos productos y de su personal capacitación!. (n la empresa e&iste un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia , que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unión de dos o m%s elementos.
Caracter"sticas de la empresa • • • • • • • • • •
*ersigue retribución por los bienes o servicios que presta. (s una unidad jur"dica. ?pera conforme a leyes vigentesfiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc!. 'e fija objetivos. (s una unidad económica. #a negociación es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. 'e vale de la administración para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.
Clasificación de la (mpresa *or su giro
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Industriales4
•
Comerciales4
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De servicio4
#as empresas industriales se dedican a la e&tracción y transformación de recursos naturales renovables y no renovables, as" como, a la actividad agropecuaria y a la manufactura de bienes de producción y de bienes de consumo final. (sta (stass empre empresa sass se dedi dedica can n a la comp compra ra y vent venta a de prod produc ucto toss terminados y sus canales de distribución son los mercados mayoristas, minoristas o detallistas y los comisionistas. #as empresas de servicio ofrecen productos intangibles y pueden tener fines lucrativos o no lucrativos.
*or sectores económicos •
*esca. +gropecuario4 +gropecuario4 +gricultura, 6anader"a, 'ilvicultura y *esca.
•
Industrial4 (&tractiva y de -ransformación. -ransformación.
•
De servicios4
comercio, comercio, 2estaurant 2estaurantes, es, -ranspor -ransporte, te, Comunicaci Comunicaciones, ones, +lquiler +lquiler de inmuebles, *rofesionales, (ducativos, $dicos, 6ubernamentales, 7inancieros.
*or el origen de su capital •
*ublicas4 (n este tipo de empresas el capital proviene del (stado, para satisfacer las necesidades que la iniciativa privada no cubre.
•
•
*rivadas4
(l origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas partic particula ulares res y no interv intervien iene e ningun ninguna a partid partida a del presup presupues uesto to destin destinado ado hacia hacia las empresas del (stado.
-ransnacionales4
(l capital de estas empresas proviene del e&tranjero, ya sean
privadas o publicas. •
i&tas4
(l capital de las empresas mi&tas proviene de dos o todas las formas
anteriores.
*or su tama3o •
icro4 De a H empleados y hasta TLMM,MMM de ventas netas anuales.
•
*eque3a4 De a MM empleados y hasta TL,MMM,MMM de ventas netas anuales.
•
ediana4 De M a FHM empleados y hasta TFM,MMM,MMM de ventas netas anuales.
•
6rande4 as de FHM empleados y m%s de TFM,MMM,MMM de ventas netas anuales. (n $&ico el LGU de las empresas es son micro o peque3as. 10
?bjetivos de la (mpresa (conómicoR (mpresariales4 (mpresariales4 • • •
•
2etribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas. antener el capital a valor presente. ?btene ?btenerr benefi beneficio cioss arriba arriba de los intere intereses ses bancar bancarios ios para para repart repartir ir utilid utilidades ades a los inversionistas. 2einvertir en el crecimiento de la empresa.
De operación4 • • • • • • •
Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos. competitivos. antener sus procesos con mejora continua. *agar y desarrollar empresas proveedoras. *agar a los empleados los servicios prestados. Investigar y desarrollar nueva tecnolog"a. Desarrollar habilidades de trabajo en su personal. Crecimiento moral e interno de sus empleados.
'ociales4 • • • • • •
'atisfacer las necesidades de los consumidores del mercado. 'ustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnolog"a. *roporcionar empleo. *agar impuestos. Cubrir, mediante organismos p)blicos o privados, la seguridad social. *roteger la ecolog"a.
Preas funcionales de la empresa *roducción • • • •
Ingenier"a del producto Ingenier"a de planta *roducto en proceso +lmacenamiento
ercadotecnia • • • •
*ublicidad *recio *laza *roducto
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7inanzas • •
7inanciamiento Contralor"a
7actor /umano • • • •
Capacitación 'elección de personal 'ueldos y salarios /igiene de la empresa
Recursos de la Empresa #a empresa cuenta con recursos financieros el capital con que cuenta la empresa!, materiales los terrenos, propiedades, mobiliario con que cuenta la empresa!, t$cnicos la maquinaria con que cuenta la empresa! y de sistemas el soft:are con que cuenta la empresa.
<. *roceso +dministrativo (l proceso administrativo administrativo es el conjunto conjunto de fases o etapas etapas sucesivas a trav$s trav$s de las cuales se efect)a la administración, mismas que se interrelacionan y forman un progreso integral. (l proceso administrativo se divide de la siguiente manera4 +dministración4 •
•
ec%nica R*laneación. AVu$ se quiere hacerB R?rganización. ACómo se va ha hacerB Din%mica RDirección.
• • • •
*laneación ?rganización Dirección Control
+ continuación continuación los veremos detalladamente.
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Concepto de *laneación +gust"n 2eyes 2eyes *once #a plan planea eaci ción ón cons consis iste te en fija fijarr el curs curso o conc concre reto to de acci acción ón que que ha de segu seguir irse se,, establ estableci eciendo endo los princi principio pioss que habr%n habr%n de orient orientarl arlo, o, la secuen secuencia cia de operac operacion iones es para realizarlo y la determinación de tiempo y n)meros necesarios para su realización.
=os$ +ntonio 7ern%ndez +rena (s el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las e&periencias pasadas y se esbozan planes y programas.
0urt >. 'canlan 'istema que comienza con los objetivos, desarrolla pol"ticas, planes, procedimientos y cuenta con un m$todo de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
(rnest Dale Determ Determina inació ción n del conjunto conjunto de objeti objetivos vos por obtene obtenerse rse en el futuro futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a trav$s de t$cnicas y procedimientos definidos.
=oseph #. assie $todo $todo por el cual el administrad administrador or ve hacia el futuro futuro y descubre descubre los alternativos alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece objetivos.
6eorge 2. -erry *laneación es la selección y relación de hechos, as" como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
=orge #. ?ria 7unción administrativa continua y din%mica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, pol"ticas, procedimientos y programas de una organización.
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#eonard =. >azmier Consiste en determinar objetivos y formular pol"ticas, procedimientos y m$todos para lograrlos.
2obert urdic8 =oel 2oss (s el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.
2obert Q. +nthony (s el proceso proceso para decidir las acciones que deben realizarse realizarse en el futuro. 6eneralmente 6eneralmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.
/enry 'is8 ario 'verdli8 +n%lisis de información relevante del presente y del pasado y una ponderación de probables probables desarrollos desarrollos futuros, futuros, de tal manera que pueda determinarse determinarse un curso curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.
(lementos Del Concepto ?bjetivo4 resultados deseados. Cursos alternos de acción4 diversos caminos, formas de acción o estrategias. (lección4 determinación, an%lisis y la selección, la decisión mas adecuada. 7uturo4
prev prever er situ situac acio ione ness futu futura ras, s, anti antici cipa parr hech hechos os inci incier erto tos, s, prep prepar arar arse se para para contingencias y trazar actividades futuras. *odemos decir que la planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habr% de realizarse en un futuro.
Importancia de la *laneación •
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• •
*ropicia el desarrollo de la empresa al establecer m$todos de utilización racional de los recursos. 2educe los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. *repara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garant"as de $&ito. antiene una mentalidad futurista teniendo m%s visión del porvenir y un af%n de lograr y mejorar las cosas. (stablece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. *romueve la eficiencia al eliminar la improvisación. #a moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos. 14
•
a&imiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.
*rincipios de la *laneación 7actibilidad4 debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. ?bjetividad y cuantificación4 basarse en datos reales, razonamientos precisos y e&acto e&actos, s, nunca nunca en opinio opiniones nes subjet subjetiva ivas, s, especu especulac lacion iones es o c%lcul c%lculos os arbitr arbitrari arios os preci precisió sión! n! e&presada en tiempo y dinero.
7le&ibilidad4 es conveniente establecer m%rgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.
nidad4 todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.
Del cambio de estrategias4 cuando un plan se e&tiende, ser% necesario rehacerlo comple completam tament ente. e. #a empres empresa a tendr% tendr% que modifi modificar car los cursos cursos de acción acción estra estrateg tegias ias!! y consecuentemente las pol"ticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.
*asos de la *laneación . Detección de la oportunidad de acuerdo con4 • • • • •
(l mercado #a competencia #o que desean los clientes Questras fuerzas Questras debilidades
F. (stablecimiento de objetivos y metas4 •
Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.
G. Consideración de las premisas de planeación4 •
(n que ambiente interno o e&terno! operar%n nuestros planes.
E. Identificación Identificación alternativas4 alternativas4 •
Cuales son las alternativas m%s prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
H. Comparación de alternativas4 •
Vue alternativa proporcionar% la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo m%s bajo y las mayores utilidades.
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. (lección de una alternativa4 •
'elección del curso de acción a seguir.
J. (laboración de planes de apoyo, como los planes para4 • • • •
Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto
K. (&pr (&pres esió ión n num$ num$ri rica ca de los los plan planes es medi median ante te la elab elabor orac ació ión n de presupuestos tales como4 • • •
(tapas de la *laneación isión o *ropósito (s la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ACu%l es nuestro negocioB Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosof"a y la tecnolog"a b%sica de una empresa. • •
• • •
Definir que es la organización y lo que aspira a ser. 'er lo suficientemente espec"fica para au&iliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organización de todas las dem%s. 'ervir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. 'er formulada en t$rminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.
?bjetivos #os objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confus confusion iones. es. 2epres 2epresent entan an los result resultado adoss que la empres empresa a espera espera obtene obtener, r, son fines fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo espec"fico.
• •
Caracter"sticas4 Deben establecerse a un tiempo especifico. 'e determinan cuantitativamente. #ineamientos4 16
• • •
Deben de asentarse por escrito. Qo deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administración qu$, cómo, dónde, cu%ndo, qui$n, porqu$!
(strategias 'on cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. n %rea clave de resultados es una actividad b%sica dentro de una empresa, que est% relacionada con el desarrollo total de la misma.
• • •
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#ineamientos4 +segurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. Determinadas con claridad Qo confundir las estrategias con las t%cticas, ya que $stas )ltimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las e&periencias pasadas para su establecimiento; esto permitir% sugerir un mayor n)mero de cursos de acción. +nalizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento momento de aplicarlas +l establecerlas, au&iliarse de t$cnicas t$cnicas de investigación y de planeación Caracter"sticas4
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•
•
'e avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas 'u vigencia est% estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron dise3adas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. Debido a la din%mica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue )til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo. *ara cada %rea clave es necesario establecer una estrategia espec"fica. (s decir, que una estrategia establecida para un %rea clave, por ejemplo4 productividad, no podr% aplicarse para penetración de mercado. 'e establecen en los niveles jer%rquicos m%s altos.
*ol"ticas 'on gu"as para orientar orientar la acción; acción; son criterios criterios,, lineamientos lineamientos generales generales a observar observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. #as pol"ticas son imprescindibles para el $&ito del plan debido a que4 • • •
• •
7acilitan la delegación de autoridad otivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedr"o ciertas decisiones. (vitan p$rdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados ?torgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa 17
• • •
*roporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones Indican al personal como debe actuar en sus operaciones 7acilitan la inducción del nuevo personal
#ineamientos4 • • • • • • • • •
(stablecerse por escrito para darles validez 2edactarse claramente y con precisión Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar Coordinarse con las dem%s pol"ticas 2evisarse periódicamente 'er razonable y aplicable a la pr%ctica (star acorde con los objetivos de la empresa Debe ser estable en su formulación 'er fle&ible
*rogramas n esquema en donde se establecen4 la secuencia de actividades espec"ficas que habr%n de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. #a importancia de los programas es que4 • • •
• • • • • •
'uministran información e indican el estado de avance de las actividades antienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos ?rientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse r ealizarse espec"ficamente Determinan el tiempo de iniciación iniciación terminación de actividades 'e incluyen )nicamente las actividades que son necesarias (vitan la duplicidad de esfuerzos #ineamientos4
•
•
•
•
Deben participar en su formulación4 tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendr%n en la ejecución. #a dete determ rmin inac ació ión n de los los recu recurs rsos os y el peri period odo o para para comp comple leta tarl rlo, o, debe deben n esta estar r relacionados con las posibilidades de la empresa #a aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que est$n involucrados en el mismo Deben ser factibles
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• • •
(vitar que los programas se contrapongan entre s" Deben establecerse por escrito, graficarse graficarse y ser precisos y de f%cil comprensión (l programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as" mismo, debe considerarse las consecuencias que operar%n en el futuro.
*resupuestos (s un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa e&presado e&presado en t$rminos t$rminos económicos monetarios!, monetarios!, junto con la comprobaci comprobación ón subsiguient subsiguiente e de las realizaciones de dicho plan. Caracter"sticas4 • • • • •
(s un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistem%ticamente (st% e&presado en t$rminos cuantitativos (s general porque debe establecerse para toda la empresa (s espec"fico porque puede referirse a cada una de las %reas de la organización (s dise3ado para un periodo determinado
-ipolog"a de la *laneación #os planes en cuanto al periodo establecido se clasifican clasifican en 4 • • •
• • •
Corto plazo. enor o igual a un a3o. ediano plazo. no a tres a3os. #argo plazo. ayor de tres a3os. (n los casos de planeación total o integral puede ser clasificada4 (strat$gica. (stablece los lineamientos generales de la planeación. -%ctica o funcional . Determina planes m%s espec"ficos. ?perativa. 'u función consiste en la formulación y asignación de actividades detalladas.
-$cnicas de la *laneación *ara planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador optimizar los recursos. -$cnicas au&iliares que facilitan la toma de decisiones en la planeación4
$todos cuantitativos • •
Investigación de operaciones4 etodo simples odelo de transporte
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• • • • •
odelo de asignacion 2edes 'imulación odelos de inventarios #"neas de espera
-$cnicas de ingenier"a económica • • • •
$todos cualitativos • • • • • •
Delfos -ormenta de ideas -$cnicas de juego dramatizaciones, casos! 6rupos *untos fuertes y puntos d$biles Cadena de fines y medios
+gust"n 2eyes 2eyes *once ?rganización es la estructuración de las relaciones que deben e&istir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su m%&ima eficiencia dentro de los planes y objetivos se3alados.
(ugenio 'isto
Isaac 6uzm%n
=oseph #. assie #a estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
/arold >oontz y Cyril ?@Donnell ?rganizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
#yndall r:ic8 Disposición y correlación de las actividades de una empresa.
ario 'verdli8 *roceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.
(lementos del concepto #os elementos b%sicos del concepto son4
(structura.
#a organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr% de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarqu"as y actividades necesarias necesarias para lograr los objetivos
'istematización.
(sto (sto se refier refiere e a que todas todas las activi actividad dades es y recurso recursoss de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
+grupación +grupación y asignación de actividades y responsabilidades. responsabilidades.
?rganizar impl implic ica a la nece necesi sida dad d de agru agrupa parr, divi dividi dirr y asig asigna narr func funcio ione ness a fin fin de prom promov over er la especialización.
=erarqu"a.
#a organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.
'implific 'implificació ación n de funcione funciones. s.
no de los objetivos b%sicos de la organización es establecer los m$todos m%s sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. +s", podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habr% de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarqu"as y la agrupación de 21
activi actividad dades, es, con el fin de obtene obtenerr el m%&imo m%&imo aprove aprovecha chamie miento nto posibl posible e de los recurs recursos os y simplificar las funciones del grupo social. (&iste una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espont%neamente a medida que las personas se asocian entre s", se conoce como4 organización formal.
Importancia • • •
• •
(s de car%cter continuo e&pansión, contracción, nuevos productos!. (s un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. 'umi 'umini nisstra tra los los m$tod $todos os para para que que se pued puedan an dese desem mpe3a pe3arr las acti activi vida dade dess eficientemente, con el m"nimo de esfuerzos. (vita lentitud e ineficiencia. 2educe o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
#a estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.
*rincipios de la ?rganización /ay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional.
.
Del objetivo
(ste principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. (sto nos dice que la e&istencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.
F.
(specialización
(ste principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. (l trabajo se llevar% a cabo mas f%cilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. ientras m%s especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor ser% su eficiencia y destreza.
G.
=erarqu"a
(ste principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en l"nea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. (ste principio establece que la organización es una jerarqu"a.
E.
*ari *arid dad de autori torid dad y resp esponsab nsabililiidad dad
(sto se se refiere refiere a que a cada grado grado de responsab responsabilidad ilidad debe debe correspond corresponder er el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. *or ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder
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realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
H.
nidad de mando
(ste principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinado subordinadoss no deber%n reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
.
Difusión
(ste principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. *or otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
J.
+mplitud o tramo de control
Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. #yndall r:ic8 dice dice que que un gere gerent nte e no debe debe ejer ejerce cerr auto autori rida dad d dire direct cta a a mas mas de cinc cinco o o seis seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.
K.
De la Coordinación
'iem 'iempr pre e debe deber% r%n n mant manten ener erse se en equi equililibr brio io las las unid unidad ades es de una una orga organi niza zaci ción. ón. (l administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones
L.
Continuidad
#a empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
*rob *roble lema mass para para dete determ rmin inar ar los los nive nivele less de la orga organi niza zaci ción ón44
Costo,
comunicación, planeación y control.
7actores que determinan un tramo eficaz4 • • • •
capacidades del supervisor! (ntender r%pidamente. #levarse bien con los compa3eros. 6anarse la lealtad y el respeto. Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados.
(tapas de la ?rganización División del trabajo4 es la separación separación y delimitaci delimitación ón de las actividades actividades con el fin de realizar realizar una función función con la mayor precisión, precisión, eficienci eficiencia a y m"nimo de esfuerzo, esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.
23
•
=erarquización4 se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.
•
Depart Departame amenta ntaliz lizaci ación4 ón4
•
Descri Descripci pción ón de funcio funciones nes,, activi activida dades des y respo responsa nsabil bilida idades des44
es la divi divissión ión o agru agrupa pami mien ento to de las las func funcio ione ness y actividades en unidades especificas con base en su similitud. es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.
Coord Coordina inació ción4 n4
se refi refier ere e a sinc sincron roniz izar ar y armo armoni niza zarr los los esfu esfuer erzo zos, s, las las l"ne l"neas as de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.
'ecuencia de la departamentalización departamentalización • • • • •
• •
#istar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. +gruparlas seg)n un orden jer%rquico. +signar actividades a cada una de las %reas agrupadas o departamentos. (specifica (specificarr relaciones relaciones de autoridad, autoridad, responsabilidad responsabilidad y obligación obligación entre las funciones funciones y los puestos. (stablecer l"neas de comunicación e interrelación entre los departamentos. (l tama tama3o 3o,, la e&is e&iste tenc ncia ia y el tipo tipo de orga organi niza zaci ción ón de un depa depart rtam amen ento to debe deben n relacionarse con el tama3o y necesidades de la empresa.
-ipos de departamentalización *or proceso o equipo,
puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si es menos costoso, ahorra tiempo.
'ecuencia, tiene niveles intermedios o inferiores. 7uncional, agrupa las actividades an%logas, seg)n su función primordial. *or productos, es caracter"stica de organizaciones que fabrican diversas l"neas de productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
6eogr%fica o por territorios,
se da en sectores alejados f"sicamente ySo cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande.
Clientes, el inter$s principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales. -ipolog"a de la organización
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#ineal o militar (sta centralizada en una sola persona y se da en peque3as empresas. • • •
• • • •
7uncional o de -aylor -aylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero de funciones.
• • • • •
• • •
#ineo funcional 'e combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conserva Conserva de la organización organización lineal o militar militar la autoridad autoridad que se transmite transmite a trav$s de un solo jefe. de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. (ste tipo de organización es el mas utilizado en la actualidad.
'taff 'urge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnolog"a, contar con especialistas capaces de proporcionar información e&perta y de asesor"a a los departamentos de l"nea. •
•
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•
Desventajas4 /a confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesor"a.
*or comit$s +signarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas per sonas que se re)nen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinación con otro tipo de organización. /ay comit$s directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc. • • • •
• • •
atricial atriz, de *arrilla, de *royecto o +dministración de producto. 'e abandona el principio de unid unidad ad de mand mando. o. 2equ 2equie iere re de una una estr estruc uctu tura ra admi admini nist stra ratitiva va sóli sólida da y de meca mecani nism smos os especiales de apoyo.
• • • •
• • • •
-$cnicas de organización ?rganigramas #os organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. 26
#os organigramas se clasifican por4
'u objetivo4 (structurales, 7uncionales y (speciales. 'u %rea4 6enerales, Departamentales. 'u contenido4 (squem%ticos, +nal"ticos. #os organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mi&ta.
anuales 'on documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistem%tica, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser4 de pol"ticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido m)ltiple, de t$cnicas, de puestos.
Importancia de los manuales • • • • • • •
niforman y controlan el cumplimiento de funciones. Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones. +umentan la eficiencia de los empleados. 'on una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. +yudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. responsabilidad. 'on una base para el mejoramiento de sistemas. 2educe costos al incrementar la eficiencia.
+n%lisis del puesto (s una t$cnica pormenorizada de las labores que se desempe3an en una unidad de trabaj trabajo o especi especific fica a e impers impersona onall puest puesto!, o!, as" como como las caract caracter" er"sti sticas cas,, conoci conocimie miento ntoss y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempe3a. (l an%lisis del puesto tiene como objetivos4 mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funcio funciones nes y respon responsab sabili ilidad dades, es, evitar evitar fugas fugas de respon responsab sabili ilidad dad y autori autoridad dad,, fundam fundament entar ar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la selección del personal.
Descripción del puesto (s la determinación t$cnica de lo que el trabajador debe hacer y esta integrada por4 encabezado o identificación, titulo, ubicación, instrumental y jerarqu"a.
(specificación (specificación del puesto (s la enunci enunciaci ación ón precis precisa a de los requisito requisitoss que debe debe satisf satisface acerr el trabaj trabajado adorr para para desempe3ar el puesto, por ejemplo4 escolaridad y conocimientos, requisitos f"sicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
Diagrama o procedimiento de flujo 27
(s la representaci representación ón grafica grafica que muestra la sucesión sucesión de los pasos de que consta consta un procedimiento.
ayor simplificación del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones. ejorar alguna operación combin%ndola con otra parte del proceso. (liminar demoras. na mejor distribución de la planta.
-ipos de diagramas de procedimiento • • • •
6r%fica de flujo de operaciones. 6r%ficas esquem%ticas de flujo. 6r%fica de ubicación de equipo. 6r%fica de flujo de formas.
'ecuencia para elaborar un diagrama de procedimiento • • • • • • • • • • •
(scoger el procedimiento por realizar. Determinar las t$cnicas anal"ticas que habr%n de utilizarse. +nalizar el trabajo. /acer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo. (stablecer el procedimiento m%s factible. *resentar la propuesta. *repara instrucciones. Implantar el nuevo procedimiento. ?bservar el procedimiento implantado. *reparar una gu"a de logros. #levar registros adecuados de realización.
*rocedimientos #os procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
(l m$todo
detall detalla a la forma forma e&acta e&acta de cómo cómo ejecut ejecutar ar una activi actividad dad previa previamen mente te
establecida. -anto los procedimientos como los m$todos est%n "ntimamente ligados. #os primeros determinan determinan el orden lógico lógico que se debe seguir en una serie de actividades; actividades; y los m$todos, m$todos, indican como efectuar dichas actividades. #os procedimientos son importantes porque determinan el orden lógico que deben seguir las actividades; promueve la eficiencia y especialización; delimitan responsabilidades y evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambi$n cuando y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
#ineamientos para la implantación de procedimientos 28
• • • • • • • • • •
*reviamente a su aplicación, se capacite al personal. 'ean muy accesibles y f%ciles de interpretar. 'e representen gr%ficamente. Vue se evite la automatización del personal. +l implantarlos se adecuen a situaciones situaciones reales y factibles. 'e revisen periódicamente. Deben adecuarse a las necesidades y caracter"sticas de cada %rea. Qo deben ser demasiado r"gidos. Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal. #a supervisión no debe ser rigorista.
Concepto de Dirección 0urt >. 'canlan Consiste en coordinar el esfuerzo com)n de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.
#eonard =. >azmie #a gu"a y supervisión de los esfuerzos delos subordinados, para alcanzar las metas de la organización.
2obert 0. 0uchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a trav$s de la cual logra que sus subo subord rdin inad ados os obte obteng ngan an los los obje objetitivo voss de la orga organi niza zaci ción ón med media iant nte e la supe superv rvis isió ión, n, la comunicación y la motivación.
=oel =. #erner #erner y /.+. 0a8er Cons Consis iste te en diri dirigi girr las las opera operaci cion ones es medi median ante te la coop cooper erac ació ión n del del esfu esfuer erzo zo de los los subord subordina inados dos,, para para obtene obtenerr altos altos nivele niveless de produc productiv tivida idad d median mediante te la motiva motivació ción n y la supervisión.
(lementos del concepto (jecución de los planes de acuerdo con a estructura organizacional otivación 6u"a o conducción de los esfuerzos de los subordinados Comunicación 'upervisión +lcanzar las metas de la organización 29
Importancia de la dirección •
•
•
•
•
*one *one en marc marcha ha todo todoss los los line lineam amie ient ntos os esta establ blec ecid idos os dura durant nte e la plan planea eaci ción ón y la organización. + trav$s de ella se logran las formas de conducta m%s deseables en los miembros de la estructura organizacional #a dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. 'u calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de m$todos de organización y en la eficacia de los sistemas de control. + trav$s de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
*rincipios de la Dirección . De la armon"a del objetivo la dirección ser% eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa
F. Impersonalidad de mando 'e refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
G. De la supervisión directa 4
'e refi refier ere e al apoy apoyo o y comu comuni nica caci ción ón que que debe debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
E. De la v"a jer%rquica 4
*ost *ostul ula a la impo import rtan anci cia a de resp respet etar ar los los cana canale less de informació información n establecido establecidoss por la organizació organización n formal formal , de tal manera que al emitirse una orden sea transm transmiti itida da a trav$s trav$s de los nivele niveless jer%rq jer%rquic uicos os corres correspon pondie diente nte,, con el fin de evitar evitar conflictos.
H. De la resolución del conflicto 4 Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan.
. +provechamiento +provechamiento del conflicto 4 (l conflicto es un problema u obst%culo que se antepone al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversos alternativos.
(tapas de Dirección -oma de decisiones na na deci decisi sión ón es la elec elecci ción ón de un curs curso o de acci acción ón entr entre e vari varias as alte alterna rnatitiva vass y la resp respon onsa sabi bililida dad d m%s m%s impo import rtan ante te del del admi admini nist stra rado dorr es la toma toma de deci decisi sion ones es.. +l toma tomar r decisiones es necesario4 30
. Definir Definir el problema. problema. (s necesario necesario definir definir perfecta perfectamente mente cual cual es el problema problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. F. +nalizar +nalizar el problem problema. a. na vez vez determin determinado ado el problema problema es necesario necesario desglo desglosar sar sus sus componentes, as" como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. G. (val (valua uarr las las alte alterna rnatitiva vas. s. Cons Consis iste te en dete determ rmin inar ar el mayo mayorr nume numero ro,, posi posibl ble e de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas as" como su factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. #a evaluación se lleva a cabo a trav$s de4 • • •
+n%lisis de factores tangibles o intangibles. intangibles. +n%lisis marginal. +n%lisis costoRefectividad. E. (legir (legir entre altern alternati ativas vas.. na vez evaluad evaluadas as las altern alternati ativas vas,, se debe elegir elegir la m%s idónea idónea para para las necesi necesidad dades es del sistem sistema, a, y la que redit) redit)e e m%&imo m%&imoss benefi beneficio cios; s; adem%s, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. #as bases para elegir alternativas pueden ser4
• • •
• • •
(&periencia. (&perimentación. Investigación. H. Defini Definirr el proble problema. ma. (s (s necesa necesario rio defi definir nir perf perfect ectame amente nte cual cual es el el proble problema ma que hay hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. .
+naliz +nalizar ar el proble problema. ma. na vez determ determina inado do el proble problema ma es es neces necesari ario o desgl desglosa osarr sus sus componentes, as" como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
J.
(val (valua uarr las las alte altern rnat ativ ivas as.. Cons Consis iste te en dete determ rmin inar ar el may mayor nume numero ro,, posi posibl ble e de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas as" como su factibilidad de implementac implementación, ión, y los recursos necesarios necesarios para llevarlos llevarlos a cabo. #a evaluación evaluación se lleva a cabo a trav$s de4
+n%lisis de factores tangibles o intangibles. intangibles. +n%lisis marginal. +n%lisis costoRefectividad. K.
• • •
(legir (legir entre entre alte alterna rnativ tivas. as. na na vez vez evalua evaluadas das las las altern alternati ativas vas,, se debe debe elegir elegir la m%s m%s idónea para las necesidades del sistema, y la que redit)e m%&imos beneficios; adem%s, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. #as bases para elegir alternativas pueden ser4
(&periencia. (&perimentación. Investigación.
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L. +plicar la decisión. decisión. (s poner en practica la decisión decisión elegida, por lo que se se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. (l plan comprender%4 los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.
Integración (l administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as" como humanos, estos )ltimos, son los m%s importantes para su ejecución. 'us reglas son, que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado.
otivación #a moti motiva vaci ción ón no es un conc concep epto to senc sencilillo lo,, surg surge e de dive divers rsos os impu impuls lsos os,, dese deseos os,, necesidades, anhelos y otras fuerzas. #os administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir. #a cadena de necesidadR deseoRsatisfacción en cierta forma se ha simplificado de manera e&agerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son opuestos. otivar significa Nmover, conducir, impulsar a la acciónO. (s la labor m%s importante de la dirección, a la vez que la m%s compleja. + trav$s de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los est%ndares esperados. (ntre las t$cnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. (l enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que $stos representen un desaf"o que tenga significado. +unque han tenido ciertos $&itos, no se se pueden pasar por alto algunas limitaciones. #a complejidad complejidad de la motivación motivación requiere de un enfoque de contingenc contingencias ias que tomen tomen en cuenta los factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional.
Comunicación #a comunicación es el proceso a trav$s del cual se transmite y recibe información en un grupo social. #a comunicación en una empresa comprende m)ltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados. *ara poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo. (n la actualidad, la información organizacional debe fluir con mayor rapidez. Incluso una breve suspensión en una l"nea de producción de r%pido movimiento puede resultar muy
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costosa, por consiguiente es necesario tener una e&celente comunicación para tomar las medidas correspondientes a una situación de esta categor"a. *ara ser eficaz, el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus funcio funciones nes y activi actividad dades. es. 'in embarg embargo, o, inclus incluso o una mirada mirada superf superfici icial al a los sistem sistemas as de comunicaci comunicación ón muestra muestra que con frecuencia frecuencia los ejecutivos ejecutivos carecen de información información vital para la toma de decisiones. (n una organi organizac zación ión eficaz eficaz la comuni comunicac cación ión fluye fluye en varias varias direcc direccion iones, es, en forma forma ascendente, ascendente, descendent descendente e y cruzada, la combinació combinación n de todas y cada una de estas formas formas de comunicaci comunicación ón es lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento funcionamiento eficaz. (&isten varias barreras de la comunicación, como las mec%nicas o f"sicas tel$fono o micróf micrófono ono!, !, las fisiol fisiológi ógicas cas sorder sordera a o habla! habla!,, las psicol psicológi ógicas cas celos celos,, envidi envidia, a, rivali rivalidad dad,, agresividad, timidez!, las sem%nticas idioma, t$rminos t$cnicos, t$rminos cient"ficos, manera de emisión! y las socioculturales origen, educación, costumbres, religión, ideológicas!. #a comunicación impl"cita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros pensamientos, deseos, necesidades y e&pectativas. #a comunicación e&pl"cita es dialogar, retroalimentarse, ser emp%tico y e&poner a la otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción cotidiana. #as formas de comunicación pueden ser de manera verbal, formal, m"mica, gesticular, visual, audiovisual, escrita o informal. #as bases para la buena comunicación son la siguientes, ser emp%tico comprender y poners ponerse e en el lugar lugar del recept receptor! or!,, saber saber escuch escuchar ar mostr mostrar ar inter$ inter$s, s, educac educación ión!, !, correc correcta ta redacción e interpretación de escritos y convencer o persuadir ser positivo, claro, ver"dico y sólido.
'upervisión #a supe superv rvis isió ión n cons consis iste te en vigi vigila larr y guia guiarr a los los subo subord rdin inad ados os de tal tal form forma a que que las las actividades actividades se realicen realicen adecuadamen adecuadamente. te. (ste nivel aplica por lo general general a niveles niveles jer%rquicos jer%rquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerar% la supervisión, el lidera liderazgo zgo y los estilo estiloss gerenc gerencial iales es como como sinóni sinónimos mos,, aunque aunque referi referidos dos a divers diversos os nivele niveless jer%rquicos. (l liderazgo, liderazgo, o supervisió supervisión, n, es de gran importancia importancia para la empresa, empresa, ya que mediante el se imprime la din%mica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. (n esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su import importanc ancia ia radica radica en que de una superv supervisi isión ón efecti efectiva va depend depender% er%n4 n4 la produc productiv tivida idad d del personal para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefeR subordinado, la corrección de errores errores y la observancia de la motivación y del mercado formal de disciplina.
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#iderazgo (s la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo. • •
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Componentes del liderazgo4 Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable. Capaci Capacidad dad para para compre comprende nderr que los seres seres humano humanoss tienen tienen difere diferente ntess fuerza fuerzass de motivación en distintos momentos. Capacidad para inspirar. Capaci Capacidad dad para para actuar actuar de forma forma tal que desarr desarroll olle e un ambien ambiente te que conduzca conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas. Delegación4 (s en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección t el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a trav$s de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. •
'us ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de mas importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados.
+utoridad #a autoridad es la facultad de que est% investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y e&igir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.
-ipos de autoridad •
Cuando es conferida conferida por la organización, organización, la que emana de un superior para 7ormal. Cuando ser ejercida ejercida sobre otras personas. personas. *uede ser lineal o funcional; funcional; la lineal es cuando es ejercida ejercida por un jefe sobre una persona persona o grupo, y la funcional funcional es ejercida ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.
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-$cnica. Qace de los conocimientos especializados de quien la posee.
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*ersonal. 'e origina en la personalidad del individuo. Delegación
(s en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección t el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es hacer a trav$s de otros, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. 'us ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de mas importancia, comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados.
ando (l ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el ejercicio de autoridad a trav$s trav$s de la cual un supervisor supervisor transmite transmite a un subordinado subordinado la indicación indicación de que una actividad actividad debe debe ser ser real realiz izad ada a y las las inst instruc rucci cion ones es,, son son las las norm normas as que que habr habr%n %n de obse observ rvar arse se en 34
situaciones de car%cter repetitivo, los medio m%s convenientes de transmitirlas son circulares o instructivos.
-eor"as motivacionales +braham aslo: aslo: (n LEG aslo: publicó su teor"a sobre la motivación humana, en la cual sostiene que las las nece necesi sida dade dess son son el moto motorr del del homb hombre re.. Con Con base base en sus sus teor teor"a "as, s, jera jerarq rqui uizó zó dich dichas as necesidades en el siguiente orden de importancia4
. (l primer motivo por el que el hombre act)a son las e&igencias psicológicas a las que necesidad dades es b%sic b%sicas as o fisiol fisiológi ógica cas, s, es deci llamó necesi decirr, las las rela relaci cion onad adas as con con la conservación de la vida4 comer, dormir, se&o, etc$tera. hombre ha satisf satisfech echo o dichas dichas necesida necesidades des,, tiene tiene necesidad de F. na vez que el hombre seguridad para cubrir contingencias futuras de los que dependen de $l.
G. (n tercer lugar el hombre tiene necesidad de relaciones sociales amor de y para los dem%s!. +qu" se colocan las necesidades sociales o de estima.
E. (n cuarto lugar el ser humano tiene necesidad de autoestima de amor propio, tener una buena imagen de s", aceptarse a s" mismo!.
H. *or )ltimo el ser humano requiere trascender en su vida, es decir, tiene necesidad de autorrealización. Chris +rgyris (n su libro Npersonality and organizationO, sostiene que el hombre ha sido educado en occidente con criterios distintos de los que las organizaciones e&igen. /ay, por lo tanto, un desajuste en el comportamiento humano.
7rederic8 /erzberg (n LH 7. /erzberg publicó sus investigaciones conocidas como N#as motivaciones y los factores higi$nicosO, en donde, adem%s de la teor"a dual sostiene que los factores motivadores dan satisfacción cuando aparecen y no producen insatisfacción cuando desaparecen. #os factores higi$nicos, en cambio, no dan satisfacción al presentarse, pero producen insatisfacción cuando desaparecen. *or esto yo los llamo saludables, cuando e&isten solo dan salud, pero esta no se aprecia hasta que se pierde.
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David C. cClelland (sta teor"a aparece en LF, apoy%ndose en la de a& 9eber, quien sostiene que el desarro desarrollo llo de los pa"ses pa"ses indust industria rializ lizado adoss se deb"a deb"a a factor factores es cultur culturale ales, s, entre entre los cuales cuales destacaba la $tica protestante. cClelland afirma que los factores que motivan al hombre son grupales y culturales. 'ostiene que hay tres tipos de factores4 el de realización, el de afiliación y el de poder.
Douglas c6regor Douglas c6regor es sin duda, otro de los grandes pilares de la teor"a moderna de la administración, por sus importantes estudios y conclusiones sobre el comportamiento humano dentro de las organizaciones. De origen estadounidense y con formación profesional como psicólogo industrial, se desarrolló en la docencia y la investigación. 2ealizó sus estudios en /arvard, donde m%s tarde fue profesor de sicolog"a y de administración industrial. -ambi$n -ambi$n ense3ó en el I-. c6regor escribió diversas obras entre las que destacan, Nel aspecto humano de la empresaO, Nel administrador profesionalO, y Nmando y motivaciónO. na buena parte de su pensamiento y obra es fundamento de muchas t$cnicas actuales de dirección. 'us aportaciones a la administración son sus filosof"as de dirección, la cual se divide en dos partes, la primera se basa en la teor"a de a& 9eber de los valores y las acciones y la segunda se basa en la pir%mide de motivaciones de aslo:. aslo:. c6regor nos habla de la teor"a N&O la cual nos dice que la gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva, nos dice que debe haber respeto por las personas que laboran en la empresa, la gerencia debe motivar y apoyar a las personas para que tengan un mejor desarrollo.
teor"a NyO la cual c6r c6reg egor or adem adem%s %s nos nos habl habla a de una una teor"a ual nos nos habl habla a de que que los los supervisores de las empresas crearan un ambiente propicio para que los empleados aporten todo a la organización, fomentar%n la toma de decisiones y dar%n mas libertad de acción a los subordinados. 'trauss y 'ayles (llos desarrollaron una tesis intermedia que denominaron NzO, basada en la escuela de rela relaci cion ones es huma humana nas. s. cu curra rrayy, refri refri$n $ndo dose se a esta esta teor teor"a "a la deno denomi minó nó,, Nla Nla auto autocr crac acia ia benevolenteO. (sta teor"a nos dice que se deben elogiar los trabajos correctamente realizados, se debe mantener a los empleados de las razones de todas y cada una de las ordenes, se debe estimular el ego de los subordinados, se debe establecer el esp"ritu de ser una gran familia, pagara buenos salario y centralizar la toma de decisiones.
2ensis #i8ert 'us principales obras son, NQe: patterns of managmentO, N-he human organizationO y NQe: :ays of managing managing conflicts conflictsO. O. + partir de LE #i8ert, psicólogo norteamericano, norteamericano, realizo una serie serie de invest investiga igacio ciones nes para la univer universid sidad ad de ichig ichigan, an, preten pretendie diendo ndo e&pli e&plicar car el liderazgo.
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Despu$s de varios estudios #i8ert concluyó que los supervisores que se orientaban hacia un mayor inter$s por sus subordinados m%s que por la tarea, eran superiores en productividad. #i8ert con ayuda de su esposa propusieron los siguientes factores para el estudio del ambiente en las organizaciones, flujo de comunicación, pr%ctica de toma de decisiones, inter$s por las personas, influencia en el departamento, e&celencia tecnológica y motivación.
I5.Control Concepto de control 0urt >. 'canlan (l control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
2obert (c8les, 2onald Carmichael y 0ernard 'archet (s la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
6eorge 2. -erry (l proc proces eso o para para dete determ rmin inar ar lo que que se esta esta llev llevan ando do a cabo cabo,, valo valori riz% z%nd ndol olo o y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
/enry 7ayol Consis Consiste te en verif verifica icarr si todo todo ocurre ocurre de confor conformid midad ad con el plan plan adopta adoptado, do, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. -iene como fin se3alar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
(lementos del concepto 2elación 2elación con lo planeado planeado..
(l control siempre e&iste para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.
edición.
*ara controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones.
na de las funciones funciones inherentes al control control es descubrir descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
(stablec (stablecer er medidas medidas correctiv correctivas. as.
(l objeto del control es prever y corregir los
errores.
Importancia del Control
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(stablece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes e&itosamente. 'e aplica a todo4 a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza r%pidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
*rincipios del Control . (quilibrio. + cada grupo o delegación conferido debe proporcion%rsele el grado de control correspondiente.
F. De los objetivos. 'e refiere a que el control control e&iste en función función de los objetivos, objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
G. De la oportunidad.
(l control para que sea eficaz , necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectu$ el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. E. De las desviaciones. -odas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
H. Costeabilidad. (l establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
. De e&ce e&cepc pció ión. n.
(l contro controll debe debe aplica aplicarse rse,, prefer preferent enteme emente nte,, a las activi actividad dades es e&cepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
J. De la función función contro controlad lada. a.
#a función controladora por ning)n motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. na persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
(tapas del Control (stablecimiento de est%ndares n est%ndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gu"a o patrón con base en el cual se efect)a el control. #os est%ndares representan el estado de ejecución deseado, no son m%s que los objetivos definidos de la organización. Tipos de estándares:
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(n cuanto al m$todo (stad"sticos *or apreciación
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-$cnicamente elaborados Cuantitativos 7"sicos De costo De capital De ingreso de programas Cualitativos. (valuación de la actuación Curvas de comportamiento *erfiles
edición de resultados Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medi medida da que que debe deben n ser ser defi defini nida dass de acue acuerd rdo o con con los los est% est%nd ndar ares es.. (sta (sta etap etapa a se vale vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del proceso de control depender% directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna a tiempo!, confiable e&acta!, valida que mida realmente el fenómeno que intenta medir!, con unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de comunicación. na vez efectuada la medición y obtenida esta información, ser% necesario comparar los resultados medidos en relación con los est%ndares preestablecidos, determin%ndose as" las desviaciones, mismas que deber%n reportarse inmediatamente.
Corrección #a utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los est%ndares. (l tomar acción correctiva es una función de car%cter ejecutivo, no obstante antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un s"ntoma o una causa. (l establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.
2etroalimentación (sta (sta etap etapa a es b%si b%sica ca en el proc proces eso o de cont contro rol,l, ya que que a trav trav$s $s del del proc proces eso o de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información depender% el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantación de un sistema de control
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+ntes de establecer un sistema de control se requiere4 Contar con objetivos y est%ndares que sean estables. Vue el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. Vue los result resultado adoss finale finaless de cada cada activi actividad dad se establ establezc ezcan an en relaci relación ón con los objetivos. (val (valua uarr la efec efectitivi vida dad d de los los cont contro role les4 s4 elim elimin inan ando do aque aquellllos os que que no sirv sirven en,, simplific%ndolos y combin%ndolos para perfeccionarlos.
5. Conclusiones -odo esto engloba lo que es la +dministración y sus funciones fundamentales, la planeación los objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; la organización que distribuye el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer las relaciones necesarias; la dirección la cual gu"a a los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el control de las actividades que conformen con los planes. que determina
(n conclusión la +dministración es una actividad que logra combinar todos los esfuerzos t$cn t$cnic ico, o, huma humano noss y de pers person onal alid idad ad que que conv convie iert rte e los los recu recurs rsos os huma humano noss y f"si f"sico coss desorganiza desorganizados dos en recursos recursos )tiles )tiles y efectivos. efectivos. (s la m%s retadora, amplia, e&igente, e&igente, crucial crucial y sutil de todas las actividades humanas. es por consiguiente ciencia y arte4 ciencia para poner en claro la teor"a de las relaciones sociales, y arte cuando tiene por objeto la pr%ctica de esta teor"a para la aplicación de estas leyes. #a interdependencia que e&iste entre ciencia, tecnolog"a y administración es cuestión que en la actualidad nadie pone en duda; sobre todo si se considera que la actividad administrativa en resumen resumen consiste consiste en coordinar coordinar esfuerzos individuales individuales para lograr lograr un propósito com)n que en forma aislada aislada no ser"a posible posible alcanzar. alcanzar. (sto significa significa que a la administración administración le correspond corresponde e establecer y operar los mecanismos y sistemas que permiten el mejor aprovechamiento de los resu resultltad ados os de la cien cienci cia a y la tecn tecnol olog og"a "a a fin fin de apli aplica carl rlos os al desa desarro rrollllo o de las las fuer fuerza zass productivas y a la generación de satisfactores.
5I. 0ibliograf"a #ourdes, unch. 7undamentos de administración. >oontz, /arold. +dministración moderna. HW. (dición. c 6ra: /ill. 40
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