Antologia de Administracion de Compras LAE VI Mixto 28 Enero Al 18 Feb 2013

ANTOLOGIA CONTABILIDAD DE COSTOS

Índice DIRECTORIO..............................................................................................................................................4 Introducción .............................................................................................................................................4 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................................................6 AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL ............................................................................................6

Administracion de Compras

1.- GENERALIDADES .............................................................................¡Error! Marcador no definido. 1.1 Introducción .....................................................................................¡Error! Marcador no definido. 1.2 Diferencia entre empresa Comercial e Industrial .......................¡Error! Marcador no definido. 1.3 Concepto y finalidad de la Contabilidad de Costos ...................¡Error! Marcador no definido. 1.4 Clasificación de las empresas industriales..................................¡Error! Marcador no definido. 1.5 Costo unitario, componentes, conceptos de costos, gasto y sus diferencias ...............¡Error! Marcador no definido. 2.- LOS COSTOS Y SUS ELEMENTOS ..............................................¡Error! Marcador no definido. 2.1 Diversos Conceptos de Costos ..................................................¡Error! Marcador no definido. 2.2 Clasificación de Costos directos y grupos de variabilidad........¡Error! Marcador no definido.

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS 3.- CONTABILIDAD DE LOS COSTOS DE PRODUCCION ...............¡Error! Marcador no definido. 2.3 Material de desperdicio defectuoso y averiada generalidad .....¡Error! Marcador no definido. 3.1 Procedimiento de Control y Registros de la Materia prima generalidades.. ¡Error! Marcador no definido.

2013

3.2 Mano de Obra ...............................................................................¡Error! Marcador no definido.

3.3 Cargos Indirectos ..........................................................................¡Error! Marcador no definido. SISTEMA MIXTO CICLO ESCOLAR VI MODULO ENERO-FEBRERO 4.- SISTEMAS DE COSTOS ..................................................................¡Error! Marcador no definido. 4.1 Clasificación generalidades ...........................................................¡Error! Marcador no definido. 4.2 Características de los Sistemas ..................................................¡Error! Marcador no definido. 5.- SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES Y PROCESOS ..........¡Error! Marcador no definido. 5.1 Procedimiento de aplicación ¡Error! Marcador no definido. C.P.A. JOSE JAIME GERMAN......................................................... AVELLAN MACIAS DOCENTE 5.2 Casos Prácticos ............................................................................¡Error! Marcador no definido. 6.- SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCION ...¡Error! Marcador no definido.

6.1 Proceso en la aplicación Contable de los elementos de costos en Ord. De Prod. .....¡Error! Marcador no definido. 6.2 Prorrateo Primario .........................................................................¡Error! Marcador no definido.

UNIVER

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Índice Contenido: DIRECTORIO..............................................................................................................................................4 Introducción .............................................................................................................................................4 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................................................6 AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL ............................................................................................6 1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS .................................................................9 1.1 Significado del dinero en Inventarios ..........................................................................................9 1.2 Diferencias entre las Adquisiciones ......................................................................................... 13 1.3 Función de la Administración de Compras ............................................................................. 33 1.4 Profesionalismo de las Compras ............................................................................................. 51 2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS ...................... 63 2.1 Objetivos de la Administración de Compras ........................................................................... 63 2.2 Organización de la Administración de Compras .................................................................... 64 2.3 Especialización dentro de la función de Compras ................................................................ 65 2.4 Prerrogativas de las Compras ................................................................................................. 74 3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION ................................................................... 76 3.1 Etapas en el Sistema de Compras.......................................................................................... 76 3.2 Uso de la Computadora en las Compras ............................................................................... 84 3.3 Sistema de Información ............................................................................................................ 86 4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION .......................................................................... 90 4.1 Función ....................................................................................................................................... 90 4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra ............................................................... 92 4.3 Relación de Ingeniería de Compras........................................................................................ 96 4.4 El Costo de la Calidad ............................................................................................................. 98 5.- CONSIDERACIONES DE CANTIDAD ....................................................................................... 103 5.1 Clasificación de las Compras ................................................................................................. 103 5.2 Pronostico de las Compras .................................................................................................... 108 5.3 Inventarios ............................................................................................................................... 109 5.4 Planeación de los requerimientos ......................................................................................... 111 6.- SELECCION Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR ........................................................... 116

C.PA. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS

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ADMINISTRACION DE COMPRAS 6.1 Fabríquese o Cómprese. ........................................................................................................ 116 6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor ........................................................................... 117 6.3 Evaluación de los Proveedores ............................................................................................. 118 6.4 Relaciones Comprador-Proveedor ......................................................................................... 119 6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales ................................................................................ 122 7.- DETERMINACION DE PRECIOS .............................................................................................. 123 7.1 Relación entre costo y precio ................................................................................................ 123 7.2 Tipos de Compra .................................................................................................................... 124 7.3 Los descuentos ....................................................................................................................... 130 8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS ............................................................................ 131 8.1 Autoridad legal del Agente de Compras ............................................................................... 131 8.2 Responsabilidad del Agente de Compras ............................................................................ 132 8.3 La Orden de Compra ............................................................................................................. 133 8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores .................................................................. 134 8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato............................................................... 135 9.- ANEXOS .......................................................................................................................................... 136 10.-PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION.............................................................................................. 154 11.- BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 155


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DIRECTORIO Presidente de la Junta de Accionistas Lic. Patricia Villalobos Arambula Director General Mtro. José Esteban Pantoja Estrada

Directora de Control Escolar y Servicios Académicos Lic. Ma. Elena Díaz Ponce Madrid

[email protected]

[email protected]

Plataforma Educativa Univer: http://univerpnayarit.edu.mx/ “Ayudando a elevar el nivel académico de los alumnos de UNIVER, mediante el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación”

Introducción C.PA. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS

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ADMINISTRACION DE COMPRAS La presente Antología tiene el propósito de guiar Universitario a la enseñanza de la Administración de Compras, para ayudar a profesionalizar la función de compras y ofrecer conocimientos para ejercerla eficaz y concienzudamente. Esta materia que se imparte a nivel superior en la Universidad UNIVER plantel Nayarit; a los estudiantes de la Licenciatura en Administración de Empresas. Se basa en la estructura principal de los contenidos del Programa de Estudios (Temas y Subtemas); presentados en el avance programático, facilitando paso a paso la comprensión de cada tema. Administrar la función de compras como un proceso para conocer y elaborar las funciones básicas del personal de compras; será necesario a analizar y formular programas de mejora continua de calidad; incluido el desarrollo de mapas de proceso y procedimientos. Se aplicaran las principales técnicas de Compras y una sensibilización con la negociación. La globalización y la introducción de nuevas tecnologías han cambiado ostensiblemente la relación entre comprador y vendedor, sin embargo no es necesario que se cambie el concepto fundamental de la condición gana-gana necesaria en todo negocio. La cooperación, el beneficio mutuo, los acuerdos justos y equitativos, el respeto y la preparación como factores claves de éxito para lograr ventajas competitivas en la nueva relación comprador-vendedor, se explican y muestran en esta interesante materia. Es importante proporcionar al universitario de una guía practica como la presente pero además coadyuvar con el compromiso institucional al cometido de los nuevos requerimientos y enriquecimiento de información actualizada, haciendo uso de las TIC’S, (Tecnologías de la Información y Comunicación). Invito a los Universitarios para que aprovechen y manejen la innovada Plataforma Educativa de la Institución; como una herramienta importante de apoyo, que facilite el aprendizaje y desarrollo de sus habilidades. Esto es seguramente el Plus Tecnológico a la vanguardia de la Modernidad Educativa, que ofrece UNIVER a su comunidad estudiantil.

CPA. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS


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ADMINISTRACION DE COMPRAS OBJETIVO GENERAL Que el Universitario Univer, Logre una comprensión cabal de la naturaleza e importancia de la Administración de Compras y Abastecimientos; como una herramienta útil para controlar los inventarios y el desperdicio, así como un enfoque estratégico hacia los cambios de calidad, puntualidad de entrega y la planeación de recursos en las organizaciones. Obteniendo un entendimiento de la lógica de planeación y técnicas de análisis de las compras en las diferentes fases que comprende el proceso de las adquisiciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Dar seguimiento continuo de actividades y objetivos del área de compras con la finalidad de abastecer de materiales a las áreas importantes de la Organización. • Distinguir los distintos conceptos de abastecimiento para las solicitudes de los usuarios de compras generadas de acuerdo con el modelo de compras establecido.

• Explicar el proceso y LA IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA. Así como el Concepto tradicional de la función de compras en la asignación de los costos a productos y servicios y el efecto en el estado de resultados. • Comprender La integración de las compras en la función logística y global de la empresa y la ORGANIZACIÓN.

CONOCIMIENTO, APTITUD Y VALORES.

BIENVENIDOS "Échale ganas a la escuela el día de mañana lo agradecerás" "No es analfabeto aquel que no sabe leer, sino aquel que sabiendo leer, no lee."

AVANCE PROGRAMATICO MIXTO ENERO-FEBRERO 2013


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ADMINISTRACION DE COMPRAS LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS ADMINISTRACION DE COMPRAS CLAVE: LAE 0623 GRUPO: VI TURNO: MATUTINO

1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.1 Significado del dinero en Inventarios 1.2 Diferencias entre las Adquisiciones 1.3 Función de la Administración de Compras 1.4 Profesionalismo de las Compras 2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS 2.1 Objetivos de la Administración de Compras 2.2 Organización de la Administración de Compras 2.3 Especialización dentro de la función de Compras 2.4 Prerrogativas de las Compras 3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION 3.1 Etapas en el Sistema de Compras 3.2 Uso de la Computadora en las Compras 3.3 Sistema de Información 4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION 4.1 Función 4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra 4.3 Relación de Ingeniería de Compras 4.4 El Costo de la Calidad

5.- CONSIDERACIONES DE CANTIDAD


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5.1 Clasificación de las Compras 5.2 Pronostico de las Compras 5.3 Inventarios 5.4 Planeación de los requerimientos 6.- SELECCION Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR 6.1 Fabríquese o Cómprese. 6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor 6.3 Evaluación de los Proveedores 6.4 Relaciones Comprador-Proveedor 6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales 7.- DETERMINACION DE PRECIOS 7.1 Relación entre costo y precio 7.2 Tipos de Compra 7.3 Los descuentos 8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS 8.1 Autoridad legal del Agente de Compras 8.2 Responsabilidad del Agente de Compras 8.3 La Orden de Compra 8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores 8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.1 Significado del dinero en Inventarios Los inventarios se definen como todo el dinero que el sistema invierte en la compra de cosas que pretende vender y los gastos de operación como todo el dinero que el sistema gasta en transformar a los inventarios. Cada peso que se invierte en inventarios debe regresar lo más rápidamente posible a la caja en una cantidad igual a lo invertido en el producto más la utilidad de dicho producto). Hablar del inventario representa una alta rotación que acelera la tasa de retorno del dinero, por lo tanto para tener una rotación alta y teniendo presente que el precio de venta, lo fija el mercado, entonces debemos manejar un inventario bajo. Esto implica necesariamente unos ciclos de compra de insumos y materias primas (en general de inventarios) con una mayor frecuencia o periodicidad, esto nos permite adicionalmente la mejor utilización de un recurso escaso, el capital de trabajo (una restricción activa porque siempre es limitado). Es decir, la estrategia que debemos aplicar es la de acelerar la tasa de retorno del dinero, manejar unos inventarios bajos, pero manteniendo un nivel de servicio en porcentajes que nos permitan el calificativo por parte del mercado objetivo de oportunos. Recordemos que en el marketing moderno oportunidad se relaciona con rapidez y confiabilidad. Debemos manejar unos amortiguadores (inventarios) que nos permitan además de manejar un buen nivel de servicio no caer en el pecado de los costos ocultos (que a veces no lo son tanto), ocasionados por los agotamientos o abarrotamientos. Todo este análisis, un poco intrincado, nos lleva a una conclusión muy simple, debemos poner especial atención a los inventarios y su rotación, son un indicador definitivo y además influyen definitivamente en las utilidades netas. Entre mas veces nosotros podamos descremar para recuperar efectivo manteniendo la operación de la compañía, mejorara sustancialmente el flujo de efectivo uno de los factores modernos para medir los resultados de las empresas: su capacidad de producir dinero y mucho más si este dinero son utilidades netas.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Movilizar el inventario estancado El tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo y negociar mejor. Aprende a administrarlo "El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de la mercancía" Sir Francis Bacon El filósofo y estadista británico (1561 - 1626), fue visionario al escribir que el tiempo es un factor crítico en los negocios. ¿Por qué ahora comentamos el tema del tiempo si estamos hablando de inventarios? Porque el tiempo es algo crítico, no sólo por el tiempo que la mercancía se queda con nosotros, o por las horas en que mantenemos "atados" los recursos financieros a la mercancía; en realidad lo que más se ve afectado es nuestra planeación. Hoy todavía muchos empresarios ven sus bodegas como lugares fríos donde la mercancía espera para salir en cajas empolvadas, sin darse cuenta de los enormes costos que esto puede implicar, especialmente en categorías en las que el costo se eleva debido a que los productos o servicios que ahí se manejan tienen precios significativos. El objetivo de este tema no es dar una lección de cómo manejar el inventario de forma óptima, sino minimizar el problema existente. Es inventario, no estacionamiento Los productos fueron creados para satisfacer una necesidad de los clientes y generar utilidades para el vendedor. Por ello, aquí mostramos las 7 artes que un emprendedor exitoso debe llevar a cabo para deshacerse de sus problemas de inventarios: 1. Gánale tiempo al problema. No hay nada más nocivo para las utilidades del inventario, que dejar pasar demasiado tiempo y vender tarde, pues implica perder cantidades sustanciales de dinero. Lo mejor es anticipar si habrá un sobre-inventario. Esto te permitirá invertir el tiempo necesario en hacer un plan de venta de contingencia que sea óptimo y minimice pérdidas. En negocios que manejan productos perecederos (ej. frutas, carne, etc.), este orden es de vital importancia. 2. No permitas que tus actividades comerciales tradicionales se detengan. Si concentras toda tu atención organizacional en este problema, correrás el riesgo de que tu negocio no cumpla con otras actividades. Si mantienes la perspectiva de la situación, seguro podrás atacar el mal mientras tu empresa continúa su curso. C.PA. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS

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ADMINISTRACION DE COMPRAS Es como cuando un barco se está hundiendo: lo primero que debes hacer un capitán es cerrar las escotillas del resto del barco para evitar que entre más agua, y permitir que el barco siga navegando. 3. Que el problema sea sólo "tuyo". Una técnica fundamental de la negociación es no mostrar tus debilidades a la otra parte. En cualquier negociación o intercambio, ambas partes tienen presiones, preocupaciones, fechas límite, etc. Aquel que sucumbe ante las presiones, comunicándoselas a la otra parte, obtendrá resultados inferiores. 4. Nunca ofrezcas descuentos del producto como primera alternativa. Bajar el precio del producto, para sacarlo, te pega directamente a las utilidades, y no necesariamente resuelve el problema. Hay categorías donde la sensibilidad al precio es muy baja, y ofrecer una oferta no estimulará más compra. Es importante ser creativos y conocer a los clientes para generar medidas de contingencia más eficaces. Algunas mejores opciones serían: ofrecer ofertas en la compra de otros productos; usar un distribuidor; venderle a otros segmentos; piensa en una promoción que te permita darte a conocer y hacer ruido promocional (ejemplo: en la compra del producto X otorga una cena para dos personas el Día de San Valentín). 5. Si tiene que ofertar, cuidado con no volverlo tu modelo de negocios. Las ofertas en los modelos de mercadotecnia son como las drogas, ofrecen soluciones fáciles a los problemas del día a día, lo cual tiene un magnetismo entre los empresarios, que podríamos llamar adicción. Si se convierte en modelo de negocios, puede ser un error en el mediano plazo. Toda oferta comercial sirve para estimular la venta, pero no genera más demanda, que es lo que verdaderamente hace a un negocio subsistir en el tiempo. Sé selectivo con las ofertas y no dejes de invertir en lo que realmente te hará crecer: la satisfacción de tus clientes actuales y la obtención de nuevos clientes. 6. Planea mejor la demanda y tus necesidades de inventario. Si bien las causas pueden ser muchas, en casi todos los problemas de inventario se detecta o una planeación poco eficaz, o bien ausencia de comunicación (por ejemplo, entre marketing y compras). Todo gerente realiza en mayor o menor magnitud las actividades de planeación, organización, ejecución y control, pero en negocios donde el costo para mantener un inventario es muy alto, tener una planeación óptima de la demanda es básico, con el fin de definir las cantidades óptimas que se tendrán en stock. Para mejorar tu planeación de la demanda de inventarios, he aquí algunas recomendaciones:


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ADMINISTRACION DE COMPRAS a) Analiza el pasado y aprende de lo que hiciste mal b) Revisa información histórica, haz una fase inicial de planeación cuantitativa, y una vez hecha, usa tu experiencia y criterio gerencial para ajustarla c) Nunca pases por alto sucesos externos que ya sabes que se repetirán. 7. Detecta la causa que te llevaron a tener problemas de inventario. Debes buscar la causa que originó el problema, de lo contrario, volverás a caer en él. Los problemas de inventario tienen repercusiones financieras serias sobre un negocio, los inventarios tienen una relación directa con el flujo de caja y con la disponibilidad de efectivo de una empresa, ya que el stock amarra recursos que pueden ser usados en actividades que generan más valor. El área logística de un negocio normalmente demanda conocimientos muy especializados que probablemente no tengas. Sin embargo, un experto te puede ayudar a implementar algunas medidas, desde establecer un sistema de clasificación de inventarios en base con tu rentabilidad (ABC), métodos just in time o "o en demanda", hasta tácticas para implementar de inmediato, como mejorar tu relación con los proveedores, así como definir estratégicamente qué productos son los que debes tener en tu almacén, con base en el pasado. De acuerdo con Peter Drucker, por muchos considerado el padre del Management moderno, un gerente o administrador puede tener el control total de un negocio si controla tres recursos: tiempo, dinero e información. En situaciones donde existan problemas de inventario el tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo, y negociar mejor, así estarás validando la premisa de Sir Francis Bacón.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS El seguimiento instantáneo del inventario Reduciendo costos operativos

Para poder cumplir con los pedidos de forma rápida y eficaz, las medianas empresas basadas en la producción y la distribución necesitan ejercer un control férreo sobre sus inventarios. Una solución tecnológica que le permita realizar el seguimiento inmediato del inventario le ayudará a asegurar la disponibilidad de las existencias adecuadas en el momento adecuado para satisfacer las necesidades de sus clientes. Con una solución que le permita realizar el seguimiento instantáneo del inventario su organización puede: • • • •

gestionar los pedidos con mayor precisión; racionalizar las operaciones de almacén; hacer más eficaces las relaciones con los clientes y proveedores, y Maximizar el beneficio neto de la organización.

El reto Para no retrasarse con los pedidos y reducir los costos de inventario, los implicados en su cadena de suministro necesitan saber al instante qué cantidad de cada producto tienen disponible. Igualmente, precisan saber qué cantidad del inventario está comprometida y qué cantidad está inmovilizada en transacciones que es posible que nunca se lleven a cabo. La solución de inventario adecuada puede ayudarle a realizar el seguimiento del momento en que se crean pedidos de compra, del momento en que se espera la llegada de artículos del inventario procedentes de los proveedores y del momento en que los artículos llegan realmente al almacén. Además, puede rastrear el momento en que se envían los artículos a los clientes y el momento en que éstos los devuelven, qué artículos del inventario se están inspeccionando en la actualidad y qué artículos consignan o gestionan los proveedores. Si las empresas carecen de una solución de software centralizada en la que introducir y recuperar datos, y de un método estandarizado e integrado de realizar un seguimiento instantáneo del inventario en cada uno de los pasos de la cadena de suministro, pueden enfrentarse a serios retos.


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EJEMPLO: Caso

Fourth Coffee es un exportador al por mayor de café ubicado en Brasil, Sudamérica. Durante

empresarial

los últimos 50 años, la empresa ha adquirido el grano de los cultivadores de café brasileños para su tueste y exportación. Hace dos años, Fourth Coffee adquirió una gran plantación cafetera en el estado de Minas Gerais, Brasil. Ahora que Fourth Coffee cultiva sus propios granos de café, la empresa, que centraba sus ventas en mercados sudamericanos y norteamericanos, se ha abierto a nuevos mercados en Europa y Asia. Desde siempre, el equipo de operaciones de Fourth Coffee ha registrado y realizado el seguimiento del inventario y de las compras de los clientes a mano. Tras la adquisición de la plantación, se ha encontrado con que ésta ha venido manteniendo registros separados para la planta de tueste central y para las operaciones de exportación. Como resultado de la expansión y de las diversas ubicaciones, Fourth Coffee está teniendo dificultades a la hora de realizar el seguimiento del inventario y de satisfacer los pedidos debido a su sistema obsoleto. Para mejorar las operaciones, reducir costes y mantenerse al corriente con los pedidos, la empresa necesita una solución capaz de ayudarle a realizar el seguimiento del inventario desde el principio hasta el fin. Las necesidades de la empresa pasan también por tener una solución que pueda crecer a medida que el negocio continúa su expansión.

La solución Una solución es que integre la administración dentro de la cadena de suministros, tecnología que permita la identificación de materiales mediante software que pueda ayudar a controlar el inventario. La administración como a cadena de suministro, racionaliza el seguimiento de las cantidades de inventario entrante y saliente, incluido un procesamiento preciso de las devoluciones, de componentes y piezas de lotes, transferencias de almacén y excedentes de existencias o existencias inactivas. La integración con la administración de compras y de pedidos hace que la mayoría de los ajustes de inventario sea automática e instantánea. Un sistema informático incorpora las ventajas de la plataforma del control de compras para facilitar la conexión con información, personas, sistemas y dispositivos presentes en una red.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Esta solución suministrada por un programa, podrá determinar la ubicación exacta de cualquier artículo inventariado en cualquier momento. Gracias a la identificación ya sea por códigos de barra o lo último en control de inventarios mediante la radiofrecuencia, la cual le notificará al sistema en el momento en que se reciba el artículo en el almacén. Recibirá notificación incluso cuando el artículo haya alcanzado su fecha de caducidad. En una solución disponible ya en el mercado y puede ayudar a la empresa a racionalizar las operaciones y reducir costos de operación al proporcionar lo siguiente: • Remisiones de inventario Identificación rápida y sencilla de la cantidad existente, la cantidad disponible, la cantidad de pedidos atrasados, los costos y las listas de precios. • Asignación de inventario inmediata Gestiona el flujo de caja y sus compras en cualquier momento. • Integración de las ventas y las compras Actualiza de forma automática los costos y las cantidades cuando se compre y reciba los artículos de los proveedores y también cuando se venda o reciba devoluciones por parte de los clientes. Además, se puede generar automáticamente pedidos de compra. • Seguimiento más preciso de números de lote y de serie Identifica todas las existencias de un artículo con un simple rastreo mediante la identificación por radiofrecuencia.

El Paso siguiente será: Establecer un sistema de administración de inventario conectado y eficaz


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.2 Diferencias entre las Adquisiciones Todos somos consumidores. Nuestros actos de compra obedecen a varios factores: económicos, psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí sólo analizaremos aquellos relacionados con su frecuencia y comodidad. Lo que antes, y sin duda hoy todavía, es un factor muy importante, el precio, cobra con el paso del tiempo una menor relevancia. Las diferencias de precios entre los principales competidores son cada vez más insignificantes y en un surtido tan largo quedan diluidas. Otros factores como surtido, comodidad y sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de las claves decisorias del factor compra. El Ciclo de Adquisición y Pago El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:   

Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra Pago de adquisiciones Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras   

Selección de proveedor Solicitar compras Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Recepción Crédito y Cobranzas Caja-Pagaduría Contabilidad Financiero Contraloría Compras


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ADMINISTRACION DE COMPRAS La función de Compras tiene como objetivos:     

Reducir el nivel de inventario Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes Implantar control de calidad en las compras Establecer políticas de adquisición y licitación Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior Total de compras/Número de compras Porcentaje de compras rechazadas Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima Inventario/Ventas Costo promedio de Orden de compra Tiempo promedio de entrega de pedidos Número de orden por mes en comparación con el año anterior

Objetivo 1: Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:    

La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio. Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito. Las restricciones legales Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Técnicas de Control: 1. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej: Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen. 2. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. 3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. 4. Estos procedimientos deben incluir: a. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información obtenida. 1. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como: 2. Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados. 3. Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados 4. Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección. 5. Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos. 6. Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos. 7. Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros. 8. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro. 9. Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales. 10. Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Objetivo 2: Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:  

Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad. Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán: Puntos para ordenar de nuevo Cantidades para la orden más económica Plan aprobado de materiales que se necesitan Presupuesto de gastos capitalizables



Establecer precios que han de pagarse

El postor más bajo Precio contractual Lista de precios de proveedores 

Determinar condiciones aceptables

Fletes Descuentos Tiempo mínimo para preparación de entregas Técnicas de Control: 1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras. 2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos. 3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan. 4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas. 6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. 7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan. 8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro. 10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios. 11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado. 12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades. 13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización. 14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes. 15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios. Objetivo 3: Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

Para ello se debe:          

Controlar el efectivo recibido de proveedores Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc) Mantener acuerdos de renegociación de precios Efectuar liquidaciones de partidas en disputa. Mantener pagos parciales Mantener pagos especiales Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuidas


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo Reclasificación de un pago Técnicas de control: 1. Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej: 2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un número determinado de días. 3. Se notificará a los proveedores dentro de un número determinado de días, toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crédito. 4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorización 5. Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar más de un número determinado de meses y las cuentas de efectivo serán ajustadas por tales cheques. 6. Formas prenumeradas estándar y controladas para ajustes con la respectiva aprobación. 7. Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. 8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de distribución de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado. Objetivo 4: Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia

Técnicas de Control : 1. Claras exposiciones de los procedimientos: Manuales de políticas Manuales de procedimientos Rutinas de entrenamiento Requisitos de supervisión


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Documentación de sistemas y programas 2. Verificación de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos 3. Cambios de sistemas, procedimientos y programas 4. Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc 5. Pruebas periódicas de razonabilidad 6. Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios. Objetivo 5: Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia.

Técnicas de Control: 1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios. 2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo. 3. Archivo de firmas autorizadas. 4. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc. 5. Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo).


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Objetivo 6: Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

Técnicas de Control: 1. Lugares centrales de recepción estrictamente supervisados y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento. 2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar. 3. Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción. 4. Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.) 5. Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones. 6. Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas de entrega especificadas. 7. Supervisión estricta del personal de recepción. Objetivo 7: Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.

Técnicas de Control: 1. Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar. 2. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento de recepción. 3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo). 4. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Objetivo 8: Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente.

Técnicas de Control: 1. Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación. 2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.) 3. Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc. 4. Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes. 5. Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis. 6. Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas. 7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara. 8. Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS COMPRAS Su función consiste en la adquisición de materiales indirectos y directos y servicios necesarios para la empresa, la ejecución de todos los pedidos, compras de materiales y subcontratos.

Al modelo de compras se integra el procedimiento de devolución de materiales a proveedores. Para ello el departamento interesado prepara la nota de devolución en original y cuatro cortes: una para el archivo departamento interesado, otra para las cuentas por pagar y la preparación del comprobante, otra para contabilidad (kárdex, unidades y precio) y otra para bodega (kárdex, en unidades).


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Cuando la devolución de los materiales es de planta, el jefe de producción la autoriza y prepara una nota de devolución en original y telescopios: una para el archivo de control de producción, otra para costos, otra contabilidad y otra para bodega.

Características a investigar para el sector: • Manejo de proveedores por agrupaciones, clases y tipos • Manejo de registro de proveedores • Libre definición de transacciones • Manejo de solicitudes de compra o requisiciones Activos, Suministros y Servicios. • Manejo de políticas de aprobación de compras, mediante formulación • Manejo de aprobación y autorización de solicitud • Manejo de cotización y orden de compra • Manejo de compras en diferentes monedas • Generación de órdenes de compra automáticas a partir de solicitudes y/o cotizaciones • Proceso de recepción y registro de la mercancía por bodega • Despacho de solicitudes • Estadísticas de compras • Definición de criterios de adjudicación • Manejo de solicitudes multicompañía


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ADMINISTRACION DE COMPRAS • Manejo de órdenes de compra directas • Manejo de inventarios de suministros Órdenes de compra • Múltiples opciones de generación • Directas desde proveeduría o almacén • A partir de solicitudes internas • A partir de cotización del proveedor • Modificación de orden de compra por cambios en solicitud • Manejo de niveles de seguridad asociados a la orden • Consulta del estado de la orden en cada etapa del proceso • Impresión y envío por e-mail de la orden de compra al proveedor Consultas e informes • Lista de proveedores por suministro, agrupación y artículo. • Kardex de suministros • Impuestos de suministros • Marcas • Categorías • Criterios de adjudicación • Informe de movimiento en cantidades y costos • Informe auxiliar en cantidades y costos • Informe de existencias • Requisiciones pendientes, aprobadas y rechazadas. • Ordenes de compra pendientes • Estadísticas de compras por proveedor y producto. • Días promedio de entrega y atraso por proveedor. • Informe histórico por: fecha, proveedor, tipo de compra, producto, familia y clase de artículo. REQUERIMIENTOS a. Nivel Operativo • Entradas: - Consulta del estado de los pedidos. - Recepción de pedidos. - Procesamiento de las órdenes de compra. - Cotizaciones de los proveedores. - Programa de producción. • Salidas: - Orden de compra. - Reporte de recepción, - Análisis de desempeño de los proveedores. - Reporte de recepciones programadas. - Registro de confrontación de pedido-requisición. b. Nivel de Planeación - Planeación del presupuesto de compras de un periodo, - Planeación y programación de recepción de pedidos. - Planeación de tiempo de inicio de la producción. c. Nivel de Toma de Decisiones - Apoyar la decisión de realizar o no una compra. - Apoyar la decisión de aceptar la oferta de un proveedor - Apoyar la decisión de recibir o no un pedido.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS d. Nivel de Control - ¿Cuál es el mejor proveedor? - ¿Cuál es el desempeño de un proveedor? - ¿Cuándo se cumple el tiempo de recepción de un pedido? - ¿Cuánto se compró en un periodo? - ¿Cuáles son los ítems de lento movimiento?

CUENTAS POR PAGAR Se registran las deudas más comunes, además permite la entrada de las compras a proveedores, la edición y verificación de facturas, la reconciliación de cheques, los descuentos y el monitoreo de las fechas de vencimiento de las facturas de los proveedores y el mantenimiento de libros separados para diferentes compañías. La característica fundamental de este módulo es la delegación de autoridad y la aprobación para iniciar una transacción independiente de la función registro.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Cuando la empresa en cuestión tiene muchos proveedores, es necesario formalizar el sistema de cuentas por pagar, esto con el fin de procesar transacciones y tomar decisiones gerenciales. Las operaciones más comunes que pueden ser respaldadas por este sistema son: caja, bancos, distribución de gastos, facturación y compras. Los reportes generados por el sistema para asistir la gerencia son: listado de proveedores, precios, estado de gastos, listado de transacciones, reporte de comprobantes pendientes, reportes sobre manejo de caja, cronología de deudas, registro de cheques, lista de desembolsos, y resumen de asientos de diario. Este sistema debe hacer interfase con el mayor general, abastecimientos e inventarios, compras, y manejo de caja.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Características a investigar para el sector: • Estado de una cuenta por pagar • Movimiento de cuentas por pagar por terceros • Relación de documentos o Facturas de pago por autorizar o Facturas autorizadas por pagar • Facturas bloqueadas para pago • Vencimientos diarios por pagar con y sin autorización • Descuentos financieros por factura, tercero y documento • Vencimiento por edades (Cuentas por pagar vencidas y por vencer) Egresos • Autorización operativa de pagos • Autorización financiera de pagos • Bloqueo de pagos • Liquidación de impuestos en el pago • Pago parcial o total • Aplicación automática o manual del pago • Actualización automática de saldos de Cuentas por pagar • Liquidación automática de descuentos • Control saldos por entidad bancaria. • Obligaciones bancarias REQUERIMIENTOS a. Nivel Operativo • Entradas: - Consulta de cuentas de proveedores. - Diario de compras. - Diario de desembolso en efectivo. - Contratación de servicios. - Obligaciones bancarias contraídas. • Salidas: - Historia de compra. - Reporte de requerimientos de efectivo. - Procesamiento de cheques y pagos. - Reportes de recepción y verificación de facturas. - Reportes de los proveedores. - Memos de créditos y correcciones. - Reporte de antigüedad crédito / pago. b. Nivel de Planeación - Planeación de pago de cuentas. - Planeación de compras. - Planeación de emisión de cheques. - Planeación de clasificación de los costos. - Planeación de contratación de servicios. c. Nivel de Toma de Decisiones - Apoyar la decisión de solicitar o no un crédito. - Apoyar la decisión de aceptar o no unas condiciones de pago. - Apoyar la decisión de realizar o no un pedido. - Apoyar la decisión de realizar o no un pago de contado. - Apoyar la decisión de cambiar o no de proveedor. - Apoyar la decisión de contraer obligaciones bancarias adicionales. d. Nivel de Control - ¿Quiénes son los proveedores de mi empresa?. - ¿Cuáles son sus políticas de cobro?


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ADMINISTRACION DE COMPRAS - ¿Cuándo se cumple el tiempo de realización de pago de cuenta? ¿Qué nivel de endeudamiento tiene la empresa?


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.3 Función de la Administración de Compras LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento: * Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. * Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento:  Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras.  Planificación temporal de las necesidades  Expresión de las necesidades en términos adecuados.  Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras.  Compra de los productos que necesitamos  Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas.  Pago de los productos que recibe. Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor. APROVISIONAMIENTO = COMPRAS + ALMACENAMIENTO + GESTIÓN DE STOCK Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son: 1º) Organización: Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 2º) Previsión: Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro. 3º) Control: Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega. ADMINISTRACION DE COMPRAS. La función de compras es el proceso, mediante el cual ejecutan funciones básicas personal calificado para analizar, elaborar, y formular programas de mejora, incluido el desarrollo de mapas de proceso y procedimientos. Mediante la aplicación de técnicas de Compras para sensibilizar la negociación. El jefe de compras deberá integrar un Sistema de Aprovisionamiento en forma práctica y efectiva a través de las técnicas de compras modernas y adecuadas a la situación del medio industrial de México. Para ello es importante definir las siguientes funciones:            

El sistema de Aprovisionamiento. El papel de compras en el proceso administrativo de la empresa. Control presupuestal de la adquisición. Control de calidad para compradores Evaluación y desarrollo de proveedores. La negociación. Costos objetivos. Métodos cuantitativos aplicados. Análisis de precios y reducción de costos. Organización de la función de compras. Evaluación de compradores. Política de adquisiciones.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró. En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de colocar pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras[1]. Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control. Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines. Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras. Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; e l departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema. Definición literal de compras, importancia. La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar


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ADMINISTRACION DE COMPRAS correcto[2]; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la palabra “correcto(a)”, se puede sustituir por las de “adecuado”, “justo” y/o “preciso”.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía[3]. Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la división del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo. Se menciona la palabra “quizá”, pues la administración de empresas es dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra. Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo una función, más subfunciones aparecen y más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy. Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: 1. 2. 3. 4.

la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y,


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5. los costos y sustitución de materiales.

Importancia De La Función De Compras Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de recursos humanos, integración de recursos materiales e integración de recursos financieros. A continuación se tratará detenidamente cada uno de estos ámbitos de la integración. La integración de personal se define de manera alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano. La Planeación del Recurso Humano, se refiere en determinar el número de personas que se necesitan, así como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa está relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa. Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias. Selección, se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un puesto, para elegir al más apto a desempeñar dicho cargo. Se hace a través de entrevista, pruebas de inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicológicos, etc. Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su incorporación a la empresa. El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la plaza así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya duración es limitada, o una obra, etc. Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la organización. Esta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y puesto de trabajo. Evaluación, se realiza periódicamente evaluando el desempeño del personal, con el propósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados necesiten mejorar ó como mejoramiento continuo de los trabajadores.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa. Mantenimiento del factor humano, acá debe determinarse mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional. Fuentes internas y externas. Las fuentes internas constituyen los empleados que en este momento laboran en la empresa, y las fuentes externas para obtener recurso humano calificado lo componen la misma competencia, instituciones de colocación, etc. Integración de Recursos Materiales. Como ya se mencionó antes, esta es la actividad de compras, la cual se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios. Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan. Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: · Precio · Calidad · Cantidad · Condiciones de entrega · Condiciones de pago · Servicio postventa Definiciones precisas de Compras: 1. “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”. 2. “Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición. 3. Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”. 4. Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”. 5. Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”. Importancia de las compras. En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos


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ADMINISTRACION DE COMPRAS indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Integración de Recursos Financieros. Mención especial merece la parte de la integración de recursos financieros, los cuales son de vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. Estos pueden ser recursos propios o recursos externos. Entre los externos se pueden mencionar préstamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías, etc.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.4 Profesionalismo de las Compras EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS: 1. 2. 3. 4. 5.

ADMINISTRACION DE MATERIALES. COMPRAS. CONTROL DE CALIDAD. PRECIOS. PLANEACION ESTRATEGICA.

MEDIANTE LAS FUNCIONES SIGUIENTES: 1. Objetivos, 2. organización para la eficaz administración de compras y materiales, 3. procedimientos y flujo de información; 4. calidad, especificación e inspección; 5. consideraciones de cantidad; 6. selección y relaciones con el proveedor; 7. determinación de precios; 8. compra de servicios de transportación; 9. disposición de desechos, 10. excedentes, o material obsoleto; 11. aspectos legales de las compras; 12. investigación, 13. presupuesto evaluación e información; 14. compras en el extranjero; 15. compras públicas; 16. adquisición de activos de capital; 17. adquisición de servicios; 18. estrategia en las compras.


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Ejercicios: Después de haber estudiado el tema y de haber resuelto tus dudas, te invito a que continúes contestando este pequeño cuestionario de Trabajo. El objetivo principal es que refuerces los puntos estudiados anteriormente. Únicamente tienes que completar los espacios en blanco, con la información faltante. Si tienes alguna duda regresa a tu manual y léelo con detenimiento, y cuando encuentres la respuesta regresa a completar los espacios en blanco.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Te recomiendo que leas detenidamente las preguntas o párrafos que se te presentan. Si tienes alguna duda sabes que puedes contar con un servidor; mediante la comunicación por medio de la página virtual como tu docente a distancia, te orientare y ayudare a resolver tus dudas. Recuerda completar este ejercicio, es importante para autoevaluar tus conocimientos y reforzar tu aprendizaje.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS 2.1 Objetivos de la Administración de Compras OBJETIVOS DE LAS COMPRAS Los Objetivos de las compras son: 1. Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste. 2. Mantenimiento del nivel de calidad 3. Garantizar la continuidad en el abastecimiento 4. Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores. 5. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos. Los principales objetivos son los 3 primeros. Una vez determinadas las características y especificaciones del producto que debemos comprar, habrá que determinar: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Precio Cantidad Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días) Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad. Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercancía. Fecha de entrega Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione. Unidad de entrega y transporte Condiciones en las que debe realizarse el transporte. Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 2.2 Organización de la Administración de Compras $>FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS Generalidades. En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización. Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado. El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios: * Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa. * Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece. * El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda. * Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega. * Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado. * En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir. * Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 2.3 Especialización dentro de la función de Compras El ERC (Efficient Consumer Response) (Respuesta Eficiente al Consumidor) El objetivo del ERC es elevar, mediante acciones conjuntas entre fabricantes y distribuidores, las cuotas de eficiencia de los sectores de gran consumo en México. Para ello intenta eliminar las ineficiencias en toda la cadena logística, optimizando el uso de las nuevas tecnologías (EDI, código de barras,…) y promoviendo los acuerdos entre fabricación y distribución para obtener la máxima rentabilidad de los recursos y ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor. * Existen 4 estrategias para conseguir esto, son:  Reaprovisionamiento eficiente  Surtidos eficientes  Lanzamiento de productos eficientes  Promociones eficientes A. REAPROVISIONAMIENTO EFICIENTE: En el proceso de pedidos, los agentes de la cadena de suministro (fabricantes, distribuidores y operadores de transporte (transportistas) intercambian un flujo intenso de información y de mercancías, cuya eficiencia se manifiesta en la coordinación de ambos flujos que permite la agilidad y la ausencia de errores en los mismos. El consumidor juega un papel secundario (o casi nulo). Se ha demostrado que las empresas incurren en costos innecesarios asociados a la gestión administrativa, a los rechazos de entregas, las devoluciones de facturas, a las incidencias en las cargas/descargas de mercancías, etc. Durante estos últimos años, las compañías del sector de gran consumo han estado involucradas en el desarrollo y puesta en marcha de mejores prácticas relacionadas con las operativas del proceso de pedidos, como: -

Gestión del reaprovisionamiento Optimización de las entregas y recepción de mercancías. Facturación eficiente


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Dos factores imprescindibles para alcanzar la Eficacia y la Eficiencia en los Procesos (e implantar mejores prácticas) para ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor son: 1. Disponibilidad, fiabilidad de la Información intercambiada (facturas ópticas) 2. Establecimiento de acuerdos logísticos entre las partes. Los principales errores que se pueden corregir si realizamos un Reaprovisionamiento Eficiente son errores que atañen a los pedidos, estos errores que se pueden corregir son:  Elevar los niveles de inventario (cuanto mayor es el número de productos almacenados mayor es el coste).  Elevado número de roturas de stocks (evitar que el cliente se encuentre con el problema de la falta del producto).  Los retrasos en inexactitudes en los envíos.  Ineficaz control de las promociones  Fallos en las entregas.  Etc. Los Beneficios del Reaprovisionamiento Eficiente son:  Adopción de una solución estándar (única) válida para todos proveedores/clientes (cualquier distribuidor o fabricante).  Estandarización de la comunicación  Ahorro en los costes administrativos de gestión del aprovisionamiento  Fiabilidad de los datos  Mejora en la planificación de la producción  Reducción de sotcks.  Automatización de los procesos  Mejora del nivel de servicio en entregas.

los

B. SURTIDO EFICIENTE: Es el proceso de colaboración entre distribuidores y proveedores para determinar la oferta óptima de producto en una categoría que alcance la satisfacción del consumidor objetivo al mismo tiempo que mejora los resultados del negocio.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS La metodología para el desarrollo de surtidos eficientes sigue un proceso en etapas que es dinámico y se retroalimenta. Las etapas son: 1. Análisis actual del mercado en el que estamos, y ver también que cobertura de mercado vamos a realizar. También se estudian los productos cuestionables, lo que no dan rentabilidad. 2. Fijación de Objetivos: fijar objetivos para establecer el surtido óptimo. 3. Análisis de las modificaciones en el actual surtido y propuesta. Es decir, que referencias vamos a eliminar, cuales van a seguir y cuales vamos a ingresa nuevas. Para ello debemos valorar: consumidor, rentabilidad, competencias, etc. 4. Plan Implementación: ejecución. 5. Evaluación Si con el paso del tiempo vemos que se producen variaciones tendremos que volver a la etapa número 1. C. LANZAMIENTO DE NUEVOS PRODUCTOS EFICIENTES: Hay 2 factores críticos de éxito en el lanzamiento eficiente de un nuevo producto:  Un producto que aporte realmente valor a los consumidores  Una buena distribución que asegure que los consumidores efectivamente encuentren el producto, lo prueben y, finalmente, repitan. D. PROMOCIONES EFICIENTES: Normalmente hay 2 tipos de promociones:  Las del fabricante  Las del distribuidor. Para que estas promociones sean efectivas se requiere un proceso de colaboración entre proveedor y distribuidor para el desarrollo de eventos promocionales que asegure mejores resultados en el consumidor final, a la vez que optimiza el impacto total causado en las operaciones diarias a lo largo de la cadena.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Los beneficios que se pueden obtener son:  Mejorar los resultados promocionales.  Disminuir los costes de producción, almacenaje y distribución debidos a la estacionalidad promocional inducida.  Reducir el coste global de gestión y control de las promociones en todas las etapas.  Incorporar la medición de los resultados en el trabajo habitual de promociones. El proceso de desarrollo de una promoción es el siguiente: 1. Se realiza una Planificación Anual. Hay 2 tipos de promociones que podemos realizar:  Las que realiza el proveedor (fabricante); de las que se puede beneficiar el punto de venta. De esta promoción surge un Plan Anual.  Las que realiza el distribuidor. De esta promoción sale otro Plan Anual. Una vez tenemos ambos planes anuales, debemos de elaborar un Plan Anual único, común a ambas. 2. Ejecución del Plan Anual. 1º) Planificación de cada una de las planificaciones concretas. 2º) Ejecución de cada una de las promociones. 3º) Evaluación de los resultados de cada una de las promociones. Hay que tener en cuenta el coste y los beneficios. 3. Valoración del Plan Anual (de todas las promociones realizadas) También en este proceso existe retroalimentación hasta la etapa 1. * LOS INSTRUMENTOS PARA GESTIONAR BIEN EL E.C.R. SON: * EDI * Gestión por Categorías A) EDI

(Electronic Data Interchange) (Intercambio Electrónico de Datos):

Se trata del intercambio electrónico de datos entre fabricantes y clientes.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS El EDI permite el envío y recepción de documentos estandarizados con medios telemáticos con el fin de posibilitar su tratamiento de forma automática. Este sistema pretende que el emisor y receptor de un determinado documento comercial puedan ser directamente los respectivos ordenadores centrales, ganando así tiempo y evitando errores. Las ventajas con las que cuenta el sistema EDI son:  Se gana tiempo.  Se evitan errores. Los componentes de un sistema EDI son:  Mensajes normalizados  Programas EDI o software de Estación de Usuario (SEUs)  Comunicaciones necesarias para llevar a cabo este intercambio de mensajes comerciales (línea telefónica y un móvil) Las ventajas que tiene son:  “Entregas Perfectas”:  Entendido como cumplimiento de cantidades y plazos.  Incremento del 72% al 88% de entregas perfectas. - Los Beneficios mínimos que obtenemos implantado el EDI son: 1. Menores costes de explotación: mayor productividad del personas antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos. 2. Mayor disponibilidad de los datos:  transmisión electrónica (minutos)  no introducción de datos (no demora)  los datos no contienen errores  simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones (facturas o pedidos iguales para todos). 3. Disminución de gastos de transmisión (tratamiento) de una transacción.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS B) Gestión por Categorías (Category Management, CM) Las 4 estrategias de E.C.R. vistas anteriormente están basadas en el concepto de “categoría”, o lo que es lo mismo, cuales son las necesidades de los consumidores. Una Categoría se define como el conjunto de productos o servicios que son percibidos por le consumidor como complementarios y/o sustitutivos, y que satisfacen una misma necesidad (ejemplos: productos para el desayuno, productos de higiene corporal, etc.). Se define la Gestión por Categorías como un proceso basado en los hábitos de los consumidores a partir del cual se determinan 3 variables de tipo táctico, que son el merchandising, promociones y precios, con el objetivo de optimizar la rentabilidad de esa categoría. Merchandising = donde colocar el producto, en que lugar de la estantería, anchura de los pasillos, etc. Promociones = cuando realizarla, objetivos que nos vamos a poner, etc. En definitiva, se trata de tratar a una categoría como si fuese una unidad de negocio. * Los resultados obtenidos con la Gestión por Categorías son:  Mayor eficiencia en:  Variedad  Surtido  Almacenamiento  Precios  Introducción de nuevos productos Todo esto es posible gracias al análisis de los datos del escáner que permitan:  desarrollar planes estratégicos por categorías.  Controlar las asignaciones de espacio  Medir la marcha de cada categoría con el fin de realizar ajustes. - Los resultados de la Gestión por Categoría son:  Incremento de las ventas por metro cuadrado  Permite distinguir las categorías con mayor (menor) rentabilidad para potenciarlas (mejorarlas).


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ADMINISTRACION DE COMPRAS * LAS VENTAJAS DEL E.C.R. SON: 1) Ventajas para el Distribuidor: * Elimina el fuera de seguridad * Reducir el stock de seguridad * Aumentar las rotaciones * Recibe mejor servicio 2) Ventajas para el Fabricante: * Programación de las actividades. * Planificación de las necesidades de materiales con un coste mínimo de stocks * Reduce los plazos de fabricación y de entrega * Proporciona un mejor servicio. El Consejo Ejecutivo de E.C.R. fue creado a finales de 1995 por una veintena de empresas líderes de la fabricación y de la distribución de productos de gran consumo. Posteriormente se han integrado 36 empresas más (distribuidores, fabricantes y operadores logísticos). 4.2. EL ABC (Activity Based Costing) (Análisis Basado en los Costos). Los métodos tradicionales de contabilidad no facilitan el cálculo del costo real total que supone la fabricación de un producto o servicio hasta que llega al consumidor final. Hay 2 tipos de costos:  Costos directos: son fáciles de identificar con el producto.  Costos Indirectos, como almacenaje, administración, etc., que son mucho más difíciles de repartir para cada producto. El ABC es un método de cálculo de costos basado en las actividades que tratan de determinar con exactitud los costos reales de un producto o servicio de forma independiente. El ABC ayuda a los directivos en la toma de decisiones, porque identifica las actividades y costes que genera cada producto/servicio, pudiéndose eliminar las actividades que consumen recursos y no aportan valor al usuario. Actividad: todas las tareas que conlleva un producto o servicio. Todos aquellos trabajos o actuaciones que se requieren durante un proceso determinado, que finalmente conduce a un resultado o valor añadido a un objeto (producto/servicio).


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ADMINISTRACION DE COMPRAS “Los costos de las actividades se imputan al producto o servicio sólo si éste consume actividades”. * El proceso de Cálculo de Costos es el siguiente: 1. Identificar las actividades que están relacionadas con las funciones de la empresa. 2. Valorar los costos ligados a esas actividades. 3. Determinar las bases de asignación según los criterios de gestión de la empresa.

* Las Ventajas del ABC son:  Permite calcular de forma precisa los costos, especialmente los indirectos.  Aportan más información sobre los costos de las actividades que se realizan en la empresa.  Permite la identificación de productos o clientes no rentables.  Permite relacionar las causas con sus costos.  Se puede aplicar a cualquier tipo de organización. * Los Inconvenientes del ABC son:  Si se seleccionan demasiadas actividades se puede complicar su cálculo  La determinación de algunos costos indirectos por cada producto puede resultar difícil. * Efectos (beneficios) que tiene el ABC: 1. Los productos o servicios con mayor volumen de ventas reducen los costos que tienen asignados. 2. Aquellos productos o servicios con menor volumen de actividad aporta un mejor resultado a la empresa.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.3. MERCHANDISING El Merchandising se define como el conjunto de técnicas destinadas a estimular la interacción en el punto de venta del producto y el comprador, con el objetivo de responder adecuadamente a sus necesidades y maximizar las ventas y resultados del detallista. (Para que el consumidor compre mucho más de lo que pensaba comprar). * Los beneficios para el consumidor final son: 1. Permite que los consumidores vean los productos que están situados en los lineales (estanterías) de una forma mucho más adecuada. 2. El consumidor “entiende” la organización de las distintas secciones del punto de venta. 3. Permite que el consumidor encuentre con facilidad los productos. 4. Encuentra una mayor información sobre los productos y sus características. 5. Entorno agradable del punto de venta. * Los Beneficios para el distribuidor son: 1. Responde a las necesidades de su clientela. 2. Mejoran la exposición de los productos en el establecimiento. 3. Aumenta la cifra de ventas. 4. Mejora la imagen de la tienda. 5. Aumenta la fidelidad de los clientes. 6. Aumento del margen bruto 7. Aumenta la rentabilidad del espacio * Los beneficios para el fabricante son: 1. Mejora la imagen de sus productos. 2. Le permite obtener ventajas competitivas 3. Aumenta su cuota de mercado. * Los Beneficios para el equipo de ventas son: 1. Obtienen un mayor poder de negociación frente a los fabricantes. 2. Mejora de la remuneración y de la satisfacción del equipo.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 2.4 Prerrogativas de las Compras Prerrogativas de Investigación relativa al área de compras Según Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras. Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras. Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso, habría de esperarse que un departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada. Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio. Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la investigación: los rápidos adelantos en la tecnología, los cambios en la estructura de la economía y la continúa evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema mas urgente. Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras. Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras. El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores. La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser: 1. Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones. 2. Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION 3.1 Etapas en el Sistema de Compras FASES DE LAS COMPRAS 1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto, dentro de ésta habrá que:  Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a comprar.  Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de compra.  Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades. 2. Preparación:  Investigación de mercados: buscar los proveedores.  Realizamos una preselección de los posibles candidatos  Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan una oferta. 3. Realización del Pedido:  Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejor proveedor según nuestra necesidad.  Negociación con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos disconformes  Elección del proveedor o proveedores.  Confeccionamos el pedido. 4. Seguimiento (control):  Vigilancia y reclamación de las entregas.  Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos recibidos.  Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.  Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos conformes.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5. Operaciones derivadas de realizar una compra:  Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.  Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos. - Responsabilidades de la Función de Compras: 1. Administrativa: entrada de mercancías y salida del correspondiente contravalor en dinero. 2. Técnica: la buena selección de proveedores obliga al conocimiento detallado de características y variedades de las mercancías a adquirir, así como las alternativas posibles. 3. Comercial: mantener una relación comercial continua con nuestros proveedores actuales y potenciales. 4. Financiera: la compra inmoviliza capital y la escasez de éste obliga a limitar el volumen de compras que estemos realizando. 5. Económico: las operaciones de compra generan un coste que inciden directamente en los precios de venta, si se reducen aquellos se pueden general beneficios. - Algunos conceptos: 

Unidad de Compra: se trata de líquidos, cuando se hace un pedido suelen estar expresados en unidades, litros, kilos, m3. Cuando se trata de sólidos suelen expresarse en unidades, kilos, metros, m2.



Unidad de entrega: * Paquetes * Garrafas * Botellas * Latas * Cajas * Bidones * Bobinas * Sacos * etc.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS  Unidad de Almacenamiento: * Cajas * Retráctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias) * Paletas * Contenedores  Unidad de Transporte: * Camión * Container * Remolque * Semiremolque Ejemplos:

1 caja = 12 bricks = 12 litros 1 palet (1.200 * 800 ) = 72 cajas = 864 bricks 1 semiremolque de 12´20 m = 30 palets

FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO Requisición: Importancia en la claridad de la información y flujo. La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa. Su flujo es: 1. Requisición, 2. artículo, 3. solicitud de cotización, 4. preparación de contrato, 5. evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de venta y crédito). 6. Orden de compra, 7. recepción de bienes y servicios, 8. facturación, 9. recepción de factura y 10. pago. La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores. 1. Los elementos básicos que debe contener, son: 2. Persona que solicita el material. 3. Departamento. 4. Sucursal. 5. Fecha en que se formula la requisición. 6. Número de requisición. 7. Cantidad requerida. 8. Descripción clara y exacta del material solicitado. 9. Clave (en caso de que haya catálogo). 10. Partida. 11. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera). 12. Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el Vo. Bo. del departamento correspondiente. 13. Observaciones. Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de Capturistas y mecanógrafas debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia. Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.


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3.2 Uso de la Computadora en las Compras Divulgación de actualidades tecnológicas y aprovechamiento de oportunidades Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización. Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades. Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son: Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitado incluso en los Estados Unidos. Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias. Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras. La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la organización. Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están siendo llamados a jugar un rol activo en la "administración" del cambio. No es una exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 3.3 Sistema de Información INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISION DEL MATERIAL. La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas. Existe una copia que al departamento de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que corresponde generalmente al personal de este departamento, al de inspección o al del departamento que emplea el material. Están son las cosas que la administración superior desea y necesita saber: 1. El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material. 2. Lo que cuesta el funcionamiento del departamento de compras. 3. Qué existencias hay y en qué situación se encuentran. La administración no tendrá que insistir ante el departamento de compras para que le someta un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de modernas técnicas de compras. El propio ejecutivo de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo. The Just in time. Justo a tiempo (Just in time). Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca eliminar todas las fuentes de desperdicio y cualquier cosa que no agregue valor en las actividades de producción, para proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el momento oportuno. El JIT se desarrollo en la Toyota Motor Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi Ohno. El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el rendimiento sobre la inversión a través de reducción de costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la calidad, mediante la eliminación de desperdicios e involucrando al trabajador en la toma de decisiones y a los proveedores en el proceso de producción.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Informe de surtimiento y revisión del material entregado. Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intradepartamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son: 1) Comunicar la información, 2) ayudar a evaluar al proveedor y, 3) autoanálisis. Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente. Archivo histórico de operaciones. También llamado biblioteca de compras, deberá proporcionar referencias para investigación planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles de calidad, esto debe incluir: Información técnica de productos y materiales, datos económicos de industrias proveedoras, bibliografía en administración de compras, Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la organización. La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas. La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella. Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y continuos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales o potenciales, tanto como proveedores. Proceso electrónico de datos para la planeación, programación y control de consumos. Una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática. El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia en las organizaciones más grandes y complejas. En este sentido, las aplicaciones más comunes relativas al proceso electrónico de datos en la planeación, programación y control de compras son:  Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de compras y que, adicionalmente, permiten relacionar más estrechamente a las funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la organización.  Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho más profundos y precisos sobre toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras. Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.  Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta identificación y manejo de los materiales adquiridos.  Uso del intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Importancia de los almacenes. ALMACEN: Es todo espacio autorizado para la espera de unos materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición. MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos. IMPORTANCIA: Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su ALMACENAJE tiene en su empresa. Una forma sencilla de saber la importancia del almacén es por medio de cuanto es el capital que se le está destinado al almacenaje (solares, edificios, materiales, etc.). El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50% pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%. VENTAJAS: Las ventajas que se obtienen de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos:  REDUCCION DE RIESGOS Y AUMENTO DE LA SEGURIDAD PERSONAL.  SATISFACCION Y ELEVACION DE LA MORAL EN EL PERSONAL.  INCREMENTO EN LA PRODUCCION Y MAYOR UTILIZACION DE LA MAQUINARIA DE PRODUCCION.  MEJOR APROVECHAMIENTO DEL ESPACIO DISPONIBLE.  REDUCCION DE COSTES DE MANEJO.  REDUCCION DE LA EXISTENCIA.  MÁS FACIL SUPERVISION Y REALIZACION DE CONTROLES FISICOS Y ADMINISTRATIVOS.  DISMINUCION DE ERRORES Y CONFUSIONES.  DISMINUCION DE PERDIDAS E INUTILIDADES.  FACILIDAD DE ACOMODACION A CAMBIOS DE CONDICIONES. Su importancia estiba en el control mismo de los inventarios de insumos de producción, ya que es en ellos donde se recibe y resguarda la materia prima que la organización adquiere a sus proveedores; así como para la seguridad de los productos terminados en espera de ser embarcados a los diferentes clientes. Las características de seguridad y protección de los almacenes están directamente relacionadas con los productos que resguardan.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION 4.1 Función Control de calidad. Los tres principales factores en la decisión de una compra son: · La calidad del producto; · El servicio que da el producto y; · El precio que se paga por el producto. CALIDAD, PRECIO Y COSTO La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere. En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior:


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1. la calidad de los materiales y de los componentes; 2. la calidad del cliente como un todo

Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es: 1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en concordancia con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto. LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre. Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como: 1. La ejecución del producto, 2. Los rasgos, 3. La confiabilidad, 4. Durabilidad, 5. Nivel de servicio que tiene el producto, 6. La estética y la calidad que se percibe. Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada artículo que compre o en cada orden de compra.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas. La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte en el esfuerzo global organizado. Dirección La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización. Producción. Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio. Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada. Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son: Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras) Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro. Ventas La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende, en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas. Programación y planeación Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes: 1. Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. 2. Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. 3. Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Almacenes Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo. Ingeniería La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos. Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables. Contabilidad La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Se dictan normas y políticas en conjunto de:  

Los plazos de crédito. Presupuestos y Pronósticos


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Relaciones públicas La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.3 Relación de Ingenierí a de Compras Objetivos generales y específicos de un departamento de compras [8]. Los objetivos generales de un departamento de compras son: 1. Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa. 2. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto. 3. Desarrollar y administrar las compras. 4. Establecer proveedores bien evaluados. 5. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución. Los objetivos específicos de un departamento de compras son: 1. Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción. 2. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento. 3. Localizar nuevos materiales y productos. 4. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos. 5. Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa. 6. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. 7. Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos. 8. Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización. 9. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales. 10. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 11. Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios. 12. Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras. 13. Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales. 14. Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos. 15. Puntualizar normas de conducta moral. 16. Obtener utilidades para la empresa.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 4.4 El Costo de la Calidad Tipos de descripciones de calidad Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por: 1. 2. 3. 4. 5.

las características químicas, físicas o dimensiones que pueden ser medibles. De acuerdo al grado que tiene en el mercado. De acuerdo a la marca. De acuerdo a las especificaciones o desempeño. De acuerdo a un ejemplo. 6. De acuerdo a estándares comerciales y 7. especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas.

Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas: Cada dimensión de calidad esta basado en un estándar medible que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductibilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe de estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características. · El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que esta graduada en diferentes categorías y ésta tiene siempre que cumplir los estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos. · Las ordenes de compra o comprar algo por la marca. La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizado y para satisfacer las necesidades, o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por simplicidad para ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien organizada y consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede revisar rápidamente.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es certificado por el cliente esto es suficiente, ya que el cliente por si mismo tiene una serie de especificaciones para entrega de producto que llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros pedimos en el contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas y cada una de las implicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limitas tu orden de compra a un solo proveedor, solo un proveedor te va a entregar lo que tu pides y también se elimina el factor competitividad de que alguien pueda ofrecerte un mejor producto se tienen que acatar las condiciones del comprador. · Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto: Una de las formas más obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se tiene que utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el desempeño del producto directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya se mencionaron. Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados. La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que lo va a diseñar. · Ordenar una compra por un ejemplo. Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a que iguale justo las características de un ejemplo que nosotros le vamos a dar. Este es una de las formas más simples de decirle a nuestro proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la más fácil pero no siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir más tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las necesidades que uno quería. · Estándares comerciales o de la industria. Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos, estándares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en electrónica. Esto ha traído muchas ventajas para crear estándares en los productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; más fuentes para conseguir el producto; mejor precio y una reducción en la cantidad de inventarios que se tiene que tener.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS · Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos por su naturaleza técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los métodos se puede aplicar, en estos casos se requiere de un diseño formal de especificaciones. En estos casos el diseño hecho ha base de ingeniería son los que determinan las especificaciones. Una visión proactiva de calidad Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no nos gusta, de lo que se trata es de que los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes. Jack Reddy y Able Berger sugieren que esta meta de cero defectos podrá obtenerse cuando las áreas de compra se vean a ellos mismos como los gerentes de producción de las empresas a las empresas que ellos les compran y que son los responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones. La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de conformancia. David Garvin nos proporciona las siguientes preguntas para mejorar nuestra calidad: 1.- ¿Cómo está el departamento de calidad organizado en tu planta? 2.- ¿Qué departamentos tienen la responsabilidad de mejorar el diseño del producto? 1. Control de proyectos 2. Depto. de reducción 3. Depto. de diseño de problemas 3.- ¿Cuál es el rol de ingeniería, producción y compras en estas áreas? 4.- ¿Cómo está organizado el depto. de servicio al cliente? Qué rol juega el depto. de servicio al cliente en administrar la calidad? 5.- Ustedes, ¿tienen políticas de calidad en la compra de sus materiales? ¿Cómo son establecidas?


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 6.- ¿Qué clase de datos Uds. guardan y archivan cuando tienen algún problema? 7.- ¿Qué clase de cosas hacen acerca del control estadístico para la calidad? ¿Qué niveles de calidad son aceptables para ustedes? ¿Qué tipo de entrenamiento de calidad dan a las áreas de producción? 8.- ¿Cómo instalan Uds. el compromiso de calidad en su grupo de trabajo? 9.- ¿Qué tipos de programas de calidad practica su fuerza de trabajo? 10.- ¿Su firma utiliza el sistema de control total de calidad y cómo está organizado? 11.- ¿Qué clase de costos de calidad reportan en su sistema y qué tipo de auditorias de calidad manejan? 12.- ¿Qué pasos toman para asegurar que sus proveedores les entreguen la calidad de los componentes que Uds. necesitan? 13.- ¿Su gente visita a sus proveedores? 14.- ¿Qué rol juegan sus áreas de compras en asegurar la calidad de sus proveedores? 15.- ¿Cómo desarrollan en general un nuevo producto, cuales son los pasos, en que punto incluyen al cliente y que departamentos se involucran? Manejo de problemas de calidad Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o regresar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la obligación del depto. de compras es comprar materiales de la cálida adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden

establecida.

El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato. El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los deptos. internos para probar si esta calidad se logro o no.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Hay 3 métodos de proceder para regresar una orden que no alcanza los estándares establecidos: 1. Regresar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.) 2. Regresarlo para ser reemplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno y no en materiales en gral.) 3. Cuando se regresa para un ajuste técnico.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5.- CONSIDERACIONES DE CANTIDAD 5.1 Clasificación de las Compras Toda compra habrá de tener su origen al reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a una requisición al departamento de almacén. Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer transfiriendo material sobrante de otros departamentos. Tarde o temprano, por supuesto, surgirá la necesidad de efectuar la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de compra se originarán de los departamentos productivos o usuarios. Las solicitudes de compra de equipo de oficina podrán surgir del gerente de oficina o del contralor de la compañía. Incluso algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos de ventas o de publicidad, o bien, de los laboratorios de investigación. Frecuentemente, formas especiales habrán de indicar el origen de las requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar números de codificación que identifiquen a los departamentos. Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del gerente de compras no sólo el exigir que las demandas de los demás departamentos sean lo más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino además, que tales demandas sean previstas con la debida anticipación para evitar un exceso número de pedidos “urgentes”. Asimismo, puesto que el departamento de compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones generales del mercado, podrá considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a las necesidades con el fin de protegerse en contra de la escasez de materiales o alza de precios. Esto significa que el departamento de compras deberá abastecerse de todos los materiales estandarizados que utilizan los departamentos usuarios, tomando en consideración un tiempo de espera razonable y una tolerancia para contingencias.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Ordenes de emergencia y urgentes Con frecuencia se habrán de recibir un gran número de requisiciones que indiquen ser “urgentes”. No siempre se pueden suprimir las órdenes urgentes; puede surgir una emergencia que justifiquen su empleo. Aun el programa de materiales mejor planeado podrá verse alterado como consecuencia de cambios repentinos en el estilo o en el diseño, así como por cambios inesperados en las condiciones del mercado. Las interrupciones son algo inevitable y éstas podrán originarse de demandas de piezas de repuestos o materiales que resultaría incosteable manejar dentro de los inventarios normales. Sin embargo, también existen algunas órdenes denominadas urgentes que no pueden justificarse por ningún motivo. Consisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de: a) un deficiente control de inventarios, b) una mala planeación de la producción o presupuestos erróneos, c) una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras de poder conseguir el material para la planta de una manera oportuna, y d) la simple costumbre de anotar a las órdenes el término de “urgente”. Independientemente de cuál sea el motivo, tales órdenes suelen ser muy costosas. Este mayor costo puede deberse, en parte, a la probabilidad de error que se tiene cuando el trabajo se efectúa bajo presión. Las órdenes urgentes también implican un mayor trabajo para el vendedor y estas molestias de una manera directa o indirecta habrán de repercutir en el precio que pague el comprador. ¿Qué podrá hacerse para reducir la gravedad del problema? Respecto a la mayor parte de las órdenes denominadas urgentes, pero que no lleguen al carácter de emergentes, la solución será la de educar en lo concerniente a procedimientos de compra. En una compañía, por ejemplo, se ha establecido una regla que consiste en que siempre que se envíe una requisición “urgente” al departamento de compras, será necesario que el departamento que envíe tal orden señale al superintendente general la razón para tal emergencia, para así obtener su autorización. Además, aun cuando la requisición sea aprobada por el superintendente, los costos adicionales, al grado en que éstos puedan ser determinados, se habrán de cargar al departamento que ordene el material. Como resultado del procedimiento, se ha reducido el número de tales órdenes.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Ordenes Pequeñas Las órdenes pequeñas son motivo de constante preocupación en toda organización. La mayoría de las requisiciones siguen la ley de Pareto (ver anexo al final) que señala que el 70% de todas las requisiciones en cuanto a cantidad representan tan sólo el 10% del importe monetario total. Una consideración de mucha importancia habrá de ser el costo del sistema utilizado para manejar estas órdenes pequeñas, comparado con el propio costo de los artículos. Puesto que la autorización de una parte considerada pequeña puede crear un verdadero problema que esté del todo alejado de su valor monetario, es preciso como un primer objetivo que se garantice plenamente el abastecimiento de dicha parte. Diversos enfoques deberán emplearse para poder encontrar la solución al problema de las órdenes pequeñas. Algunos de estos enfoques son los siguientes: 1. Si el problema radica en los departamentos usuarios, podrá emplearse la persuasión con el fin de incremental el número de bienes estandarizados solicitados. 2. Una segunda posibilidad podrá ser el que el departamento de compras retuviera las requisiciones pequeñas hasta en tanto se hubiesen acumulado varias de éstas cuyo valor monetario pudiera ser entonces significativo. 3. Un tercer método consiste en establecer un calendario de requisiciones, separando fechas específicas para hacer requisiciones de materiales específicos, de manera tal que aquellas para un artículo determinado sean recibidas en un mismo día. Como una ayuda para el almacenista, el calendario podrá ser arreglado de manera tal que casi toso el material que se haya de adquirir de determinado proveedor se solicite en la misma fecha. 4. Aún otro método o procedimiento es el conocido como “compras sin inventario”, o concepto de “contrato de sistemas”. Este concepto se ha empleado mayormente en la compra de MRO (accesorios de mantenimiento, de reparaciones, de operación). Ordenes de compra con cheque en blanco Este método para combatir el problema de las órdenes pequeñas se denomina sistema “Giro-Orden de Compra de Kaiser”. Hace cierta cantidad de años, cuando la Kaiser Aluminum and Chemical Corporation analizó toda la documentación y trámites concernientes a compras, descubrieron que el que el 75% se sus órdenes de compra tenían un valor de $200 o menos, pero si embargo, representaban tan sólo un 5% del valor monetario de las compras; además, descubrieron que el 92% de sus órdenes de compra eran por un valor de o inferior a $1000, pero representaban sólo el 6% del valor monetario de las compras. Para manejar estas órdenes pequeñas, diseñaron el procedimiento de compras con cheque en blanco.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS La orden de compra con cheque en blanco es una forma especial en la cual el proveedor se le remite un cheque conjuntamente con la orden de compra. Cuando se embarca la mercancía, el proveedor anota el importe que se adeuda en el cheque y lo cobra. Este sistema incluye sus propios controles; el cheque sólo podrá depositarse en la cuenta del proveedor; deberá presentarse para el depósito en un plazo de 60 días; y claramente aparece en él la indicación: “este no será válido cuando la cifra supure los $1000. El riesgo para el comprador será pequeño bajo estas restricciones, y se reducirá el costo de tramitación y documentación respecto a compras por pequeños montos. El procedimiento evidentemente tiene otras ventajas: ahorra costos de correos; el comprador podrá negociar un mayor descuento por pronto pago y solicitar que se surtan embarques completos (no se admitirán embarques parciales), lo cual habrá de reducir el número de informes de recepción de materiales, asientos concernientes a inventarios y pagos. El proveedor tendrá un fuerte incentivo para embarcar la orden completa, puesto que el pago será inmediato con respecto a los artículos embarcados. Descripción precisa del artículo deseado No será posible esperar que el departamento de compras adquiera artículos en forma apropiada si no conoce con precisión qué es lo que desean los departamentos usuarios. Es por esta razón que se considera algo básico el que se tenga una descripción precisa de la necesidad, el artículo, el bien o el servicio que se solicita. El encargado de las compras podrá cuestionar una especificación si él pensara que la organización pudiera salir beneficiada con alguna modificación a la solicitud. Un caso evidente es aquél en el cual existe escasez de un producto solicitado y se considera que un sustituto representa la única alternativa razonable. Puesto que las futuras condiciones del mercado constituyen un elemento vital, tendrá sentido el que exista un elevado grado de interacción entre el departamento de compras y los demás grupos de personas quienes hacen las especificaciones en las primeras etapas en las cuales se precisan las necesidades. En el mejor de los casos, una descripción inexacta podrá provocar pérdida del tiempo; pero en ocasiones podrá tener serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el abastecimiento, resentimientos entre personas y la pérdida de confianza y respeto en el proveedor. Puesto que es el departamento de compra el último que se entera de las especificaciones antes de que se envíe la orden al proveedor, la necesidad de una verificación final se considera determinante.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Tal verificación no habrá de ser factible cuando el personal del departamento de compras no está familiarizado con el producto o servicio solicitado. Cualquier duda respecto a la corrección de una requisición deberá turnarse de regreso a quien hizo las requisiciones, no estando facultado el departamento de compras para resolver tal duda de una manera unilateral. Deberá existir una gran uniformidad de términos para describir los artículos deseados. No puede pasar inadvertida la importancia que tiene el utilizar la nomenclatura apropiada como un medio para evitar todo tipo de confusiones. La manera más efectiva para lograr esta uniformidad consiste en mantener en el departamento de compras un archivo o listado de los artículos comúnmente comprados. Tales listados podrán llevarse de diversas formas. Algunas empresas han considerado prudente el establecimiento de un catálogo general que incluye todos los artículos utilizados, así como un catálogo de almacén o existencias que contiene un listado de todos los artículos que se mantienen en inventario. Tales catálogos podrán llevarse en forma de hojas sueltas o de índices de tarjetas. También promoverán la uniformidad de descripción si se planean en una forma adecuada y se llevan de una manera apropiada. Tenderá a reducir aquellos tamaños poco utilizados o calidades poco solicitadas, facilitando los procedimientos contables y de almacenes. Salvo que tales catálogos o sus equivalentes sean debidamente planeados, llevados y en realidad utilizados, habrán de provocar confusiones y resultarán demasiados costosos superando cualquier beneficio que pudiera derivarse de ellos. Una requisición deberá tener espacio para incluir la siguiente información a dicha solicitud: 1. Fecha. 2. Número (identificación). 3. Departamento que le dio origen. 4. Cuenta a la cual se deberá de cargar. 5. Una descripción completa del material deseado y su cantidad. 6. Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en que se necesita el material. 7. Firma de la (s) persona (s) para expedir la requisición.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5.2 Pronostico de las Compras


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5.3 Inventarios Al estudiar el nivel de inversión surge una cuestión muy importante, el tamaño de los inventarios, y es importante porque se utiliza para la elaboración de políticas para la administración financiera. Las empresas manufactureras tienen tres clases de inventarios: 1. Materias primas 2. Producción en proceso 3. Productos financieros El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la producción programada tomando en cuenta la eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad del suministro, esto por los retrasos y daños en la materia prima. El inventario de producción en proceso se determina por el consumo, la duración del periodo de producción. Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la producción y las ventas presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinación de inventarios anteriores. La inversión en estos inventarios puede reducirse cuando la rotación es mucha. Para la determinación la inversión en los inventarios existen algunas causas, que son: El nivel de ventas La duración y la tecnología en el proceso productivo, P/E. Las empresas de fabricación de maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo de trabajo en los procesos es largo. La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacionales. La industria pastelera tiene inventarios bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solo compra lo necesario para la venta de un día. La moda o estilo. P/E. En la industria juguetera por la estación la inversión es mayor a fin e inicio de año. El control de los inventarios se realiza de diversas maneras: Control Físico Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero. Control contable. Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en su caso. Control físico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitos como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado. Control del nivel de ingresos de inversión. Este se determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por


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ADMINISTRACION DE COMPRAS esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 5.4 Planeación de los requerimientos Planeación y programación de las compras En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones. La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas. Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios de compra. Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano: ¿Qué es planeación? De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización. Veámoslo con detalle: PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder. Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica. Dicha planeación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos. La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil contribución a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado. Compras programadas Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas: Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras. Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y general para una ventaja mayor de precio. Proporciona el medio de control efectivo de los bienes comprados en grandes cantidades. Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento. En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en si mismas a la PROGRAMACION o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o mas fuentes de abastecimiento esta restringida. Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos no repetitivos.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra. De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos LIMITADOS, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual. El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo. Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador esta en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento. Programación La cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la intima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones. Seria posible mediar la contribución de compras mediante: 1. La frecuencia de la escasez del material por compras. 2. El grado en el que los inventarios puedan reducirse por las transacciones con aquellos proveedores cuyas promesas de entrega son más confiables.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Conclusiones LA PLANEACION Y LA PROGRAMACION DE COMPRAS SIRVE PARA: 1. Evitar demoras. 2. Optimizar costos. 3. Controlar la Calidad. 4. Controlar inventarios. (Específicamente en la programación) ¿CÓMO SE REALIZA? La planeación se inicia: 1. 2. 3. 4.

Obtención de información a base de una investigación. Identificación de las necesidades. Selección de proveedores. Puesta en marcha de la acción.

La planeación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles: Corporativo Por Empresa Por departamento Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planeación e investigación), la cual, su finalidad es la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática. El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras mas bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario. Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como por ejemplo: Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al año, los artículos de tipo B, 4 veces al año; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización. Tales políticas implican mantener una vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis esta más bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo. El periodo de programación especialmente, tiene un LÍMITE, la planeación no, pues es una actividad continua que varia de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos. LOS COSTOS Están presentes: En Técnicos, operarios (personal en general) Espacios o Almacenes. Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.


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6.- SELECCION Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR 6.1 Fabrí quese o Cómprese.


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6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor


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6.3 Evaluación de los Proveedores


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 6.4 Relaciones Comprador-Proveedor LOS PROVEEDORES Y EL TRADE MARKETING

Normalmente, los fabricantes identifican a sus proveedores como aquellos fabricantes de materias primas que le proporcionan materias primas, piezas, componentes, bienes de equipo, máquinas o herramientas, es decir, cualquier producto o servicio que utilizan en su proceso de fabricación para producir sus productos. Pero también, esa relación entre proveedores y clientes se da en el caso del fabricante y los distribuidores (clientes). Y, esta relación, también se da en el caso de los distribuidores (proveedores) y los clientes finales (clientes)

FABRICANTE

Proveedores = Fabricantes

Materias Primas Piezas Componentes Bienes de equipo Máquinas o herramientas

Proceso fabricació n

Producto

Proveedores - clientes

Distribuidores

Proveedores - clientes Clientes Finales


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Nosotros vamos a estudiar la relación del fabricante con los distribuidores. Esta relación la podemos dividir en 2 etapas: 1. Hasta la década de los 80, en la cual esa relación obtenía las siguientes características: * En el canal de distribución el poder lo ostenta el fabricante sobre los distribuidores, porque estos últimos eran pequeños, tenían poca capacidad de compra y había muchos donde elegir si perdía alguno. Las condiciones las imponía el fabricante. * El fabricante conocía el mercado (hábito y necesidades de compra de los clientes). El distribuidor solo es un nexo de unión entre los fabricantes y el consumidor final. * Los fabricantes realizan campañas publicitarias y de comunicación para que el consumidor final tratara de satisfacer sus necesidades a partir de sus marcas y productos. * Es una relación marcada por el enfrentamiento (margen). 2. Cambios que modifican la relación entre el fabricante y los distribuidores:  Profesionalización de la distribución y gran concentración.  La distribución comienza a utilizar las nuevas tecnologías de la información.  Coste y tiempo más reducidos para la realización de determinadas tareas (distribuidores más eficientes).  Los distribuidores también son una fuente de información sobre clientes.  Clientes más exigentes y menos susceptibles a las campañas de publicidad de los fabricantes.  Aumento del poder de los distribuidores frente a los fabricantes. En la actualidad, tenemos que abandonar esta postura de enfrentamiento entre fabricantes y distribuidores e intentar hallar una colaboración. Una forma de conseguir la colaboración entre fabricantes y distribuidores es a través de lo que se conoce con el nombre de Trade Marketing, que es una filosofía de gestión que implica que los fabricantes o proveedores consideren a los distribuidores como clientes y no como competidores. El Marketing Externo del fabricante es el orientado a los clientes externos, que son: distribuidores y consumidores finales. El Marketing Interno es el que realiza la empresa con sus empleados.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS La relación de colaboración entre fabricantes y distribuidores de Trade Marketing tiene una serie de beneficios para ambas partes, que son: A. Beneficios para el Fabricante:  Mejorar las relaciones con la distribución  Optimizar las ventas y la rentabilidad  Reforzar la imagen de marca de los productos  Obtener una ventaja competitiva (consecuencia de volverse mas eficientes).  Producir sinergias interdepartamentales (colaboración entre los departamentos).  Dar mayor valor añadido al departamento de ventas. B. Beneficios para el Distribuidor:  Mejorar las relaciones con los proveedores (fabricantes)  Obtener productos y promociones más adaptados a su punto de venta (selección de productos que den una alta rentabilidad según estudios de mercado),  Optimizar las ventas y rentabilidad  Obtener una ventaja competitiva  Producir sinergias internas (compras, marketing y logística).


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 7.- DETERMINACION DE PRECIOS 7.1 Relación entre costo y precio


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 7.2 Tipos de Compra y métodos de determinación de precios Sistemas y métodos de Programación La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización. Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan. EL PRECIO podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio. El precio, se logra obtener de varias maneras. Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores. Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo. El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor más conveniente. Programación de compras ¿QUÉ ES? Conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo. Veamos: Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que: Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. Desarrollando información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada está responsabilidad. La programación, la planeación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al agente de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

Tipos de compra y de proveedores (compras, contratación y aprovisionamiento) 

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Tipos de compra: o Materias primas. o Semiacabados y componentes. o Productos terminados. o Artículos para mantenimiento y reparaciones y suministros operacionales (MRO). o Bienes de equipo. o Transportes. o Otros servicios. Tipo y número de proveedores: o Fabricantes o distribuidores. o Pequeños o grandes. o Proveedores locales o alejados. o Proveedores que son a la vez clientes. o proveedor único o varios proveedores. Tipos de contratos: o Las prisas cuestan dinero. o Compra por contrato de cobertura ("blanket purchase order"). o Pedidos individuales.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 

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

Las compras de poco valor: o Su necesidad. o Costes de un pedido. o Limitar el coste de la compra de pedidos pequeños. o Afrontar el problema de los pedidos de poco valor. Las compras urgentes: o Coste de urgencias. o Definición objetiva de las urgencias. o Procedimiento de compras urgentes. o Compras urgentes de poco valor. Parque y estatus de proveedores: o Optimización del parque de proveedores. o Estatus de los proveedores. o Proceso formal de homologación. Desarrollo de proveedores: o Relaciones con los proveedores. o El desarrollo de proveedores.

Si tenemos en cuenta la concentración de la población en grandes ciudades, nos daremos cuenta de la importancia del hecho, todo ello unido al factor más importante de las últimas tres décadas: La incorporación de la mujer a la sociedad laboral de una manera masiva. El rol de la mujer como ama de casa como única profesión es un esquema de escasa vigencia. El acto de la compra es cada vez más familiar, más lúdico, más compartido. Lo que hace unos años era impensable: el varón con su carrito, su lista, aprovisionándose en una gran superficie es hoy en día una imagen cada vez más habitual. Podríamos clasificar las compras hoy en día en varios tipos: * Compra Ocasional * Compra de Proximidad * Compra de Comodidad * Compra de Consumo * Compra Especialista


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Compra de Proximidad Las compras de proximidad obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del hogar de manera práctica, rápida y cercana. Cubren las necesidades básicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de consumo familiar relativamente corto, diario o todo lo más semanal. En estos últimos años se desarrollan espectacularmente los "hard discounters", supermercados de proximidad pertenecientes en su mayoría a enseñas multinacionales, alemanas o francesas que responden a esta necesidad. La compra de proximidad tiene una expansión inusitada en nuestro país, reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La concentración de la población en ciudades y barrios. Actualmente proliferan, al igual que las sucursales bancarias, los supermercados que cada día tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la importancia de este tipo de compra.

Las cadenas implantadas tienen un perfil muy definido: -Economía de escala -Pertenencia a cadenas nacionales o multinacionales que compran conjuntamente. -Proliferación de marcas propias, también llamadas marcas blancas. -Surtido escaso y centrado en los productos de gran consumo alimentarios y del hogar. -Ritmo de ofertas semanales. -Carencia de parking. Últimamente cada vez son más las enseñas que ponen en practica una serie de servicios centrados en la fidelización de clientes, (bonos, cupones, tarjeta) así como servicio de entrega a domicilio a partir de un volumen determinado de compra. Dentro de este grupo cabe destacar cadenas como DIA, Unide, Sabeco, Zero etc. Compra de Comodidad Como antes explicábamos, las nuevas condiciones de vida y hábitat condicionan de manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporación del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere nuevas formas de distribución cuyo punto fuerte o factor diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS En este sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusión de las empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefónica o la compra electrónica a través de Internet. Igualmente, la compra de comodidad tiene su reflejo, cada vez más común, en que cada día son más las grandes superficies que para no perder poder en ese terreno y conscientes de la nueva realidad, han introducido nuevos servicios como reparto a domicilio, compra por Internet etc. La compra de comodidad es sin duda uno de los segmentos de desarrollo para los próximos años. Conscientes de ello son muchas las empresas que aprovechan su infraestructura logística o tecnológica para coger una parte muy importante de la cuota de mercado en constante crecimiento y que obedece a una necesidad latente en la sociedad. Algunos de los ejemplos más importantes de este sector tienen su reflejo en Telepizza, El Corte Inglés y su división de Internet al igual que la de Alcampo, Carrefour etc,. Cabe mencionar el ejemplo de asuhora.com, como un ejemplo de aprovechamiento de tres elementos: Situación, logística y tecnológico. Igualmente la incorporación de los supermercados a este modo de entender la compra (Condisline.com) Compra de Consumo Aunque la definición pueda parecer reiterativa, ya que todas las compras son destinadas en principio al consumo, esta denominación tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más duradero en el tiempo de provisión del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipología de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan vía Internet algunos artículos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una periodicidad cercana a los quince días (según los últimos estudios). Esta compra tiene casi un carácter familiar y en los últimos años aparecen unos componentes importantes a la hora de analizar el modo y manera de aprovisionamiento de los consumidores. Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a los parques comerciales, para en un día de compra o en unas horas, se aprovisionan por un periodo de tiempo más largo. Estos parques comerciales son actualmente auténticos centros lúdicos de consumo y sin duda cierran el círculo, casi de una manera perfecta, de las necesidades de toda la familia. Desde los grandes hipermercados, hasta los especialistas o "category killers", las franquicias de las más diversas enseñas de textil, mueble, electrodomésticos, gastronomía, ocio, bricolaje, perfumería etc., forman una ciudad del ocio y consumo pensada por y para el cliente.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Todo ello complementado con los servicios entorno uno de los grandes protagonistas y sin duda miembro familiar añadido: El automóvil. De manera regular las grandes superficies instalan sus propias gasolineras y tiendas de mantenimiento del automóvil ofreciendo unos precios atractivos como importante reclamo para atraer a sus clientes. Merece especial mención la política de implantación de señas, que buscan los alrededores de estos parques comerciales para captar poco a poco una clientela acostumbrada a este tipo de consumo. En principio su política se distingue del "hard discounter" tradicional en varios elementos diferenciadores: - La superficie de ventas ligeramente superior - Existencia de parking. - Carritos. - Configuración física mas parecida un mini-hiper.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 7.3 Los descuentos


Página 130

ADMINISTRACION DE COMPRAS 8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS 8.1 Autoridad legal del Agente de Compras


Página 131

ADMINISTRACION DE COMPRAS 8.2 Responsabilidad del Agente de Compras


Página 132

ADMINISTRACION DE COMPRAS 8.3 La Orden de Compra


Página 133

ADMINISTRACION DE COMPRAS 8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores


Página 134

ADMINISTRACION DE COMPRAS 8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato


Página 135

ADMINISTRACION DE COMPRAS 9.- ANEXOS CLASIFICACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Por su presentación: De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos: DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Departamento solicitante

Almacén

Pide material mediante solicitud de material

NO

Proveedor

¿Material requerido?

Almacén

Comunica deficiencia al

¿Origen del materia?l

Almacén

SI

proveedor

SI Surte material

Existencia suficiente

Surte material

NO A Soicita material mediante requ-isición de compra


Proveedor

NO Comunica deficiencia al almacén


Departamento de compras

Surte material

SI

Pide material mediante orden de compra Utiliza material FIN

FORMULÓ

AUTORIZÓ

FECHA DE ELABORACIÓN

De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

B


Almacén

Pide material mediante solicitud de material

NO ¿Material requerido?

Almacén

Proveedor ¿Origen del materia?l

Comunica deficiencia al proveedor

Almacén

SI SI Existencia suficiente

Surte material Surte material

A

NO

Soicita material mediante requ-isición de compra

A Departamento solicitante

Proveedor



Surte material

Comunica deficiencia al almacén

B

SI

Pide material mediante orden de compra Utiliza material FIN

FORMULÓ

B

AUTORIZÓ



Página 136

ADMINISTRACION DE COMPRAS POR SU FORMATO De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda DIRECCIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATÉGICO

LLEVAR A CABO OPERACIONES EN LA FORMA ACOSTUMBRAD

LLEVAR A CABO UNA REVISIÓN DE LA SALUD INTERNA

DETERMINAR FACTORES DEL ENTORNO

LLEVAR A CABO UN PRONÓSTICO DE NEGOCIOS

CREAR UNA VISIÓN

EFECTUAR EL ANÁLISIS DE DIFERENCIAS

DESARROLL AR PLANES ANUALES DE OPERACION

ESTABLECER DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

FORMULÓ

AUTORIZÓ


De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente. DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES NO Pide material mediante solicitud de material


Almacén

Soicita material mediante requ-isición de compra

Existencia suficiente


Pide material mediante orden de compra

SI

Surte material

SI Surte material

Proveedor

Almacén

Surte material



NO


Comunica deficiencia al almacén

SI

Proveedor

Utiliza material

Comunica deficiencia al proveedor

FIN

FORMULÓ

Almacén ¿Origen del materia?l

AUTORIZÓ



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ADMINISTRACION DE COMPRAS De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DEPARTAMENTO SOLICITANTE

ALMACEN

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

PROVEEDOR

NO Soicita material mediante requisición de compra

¿Existencia suficiente?

INICIO

Pide material mediante orden de compra

Surte material

SI Pide material mediante solicitud de material

Surte material

B

B

A

NO

SI Comunica deficiencia al almacén

¿Material requerido? SI

Utiliza material

Surte material

¿Material requerido? NO

A

¿Origen del materia?l Proveedor Almacén

FIN Comunica deficiencia al proveedor FORMULÓ

AUTORIZÓ


De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Departamento solicitante

1

2 7, 18

3 Bodega 6, 17

1 Proveedor 4

1 5

1 3 Almacé n 4

9 1 2 11 10 1 4

5, 16 8

Departamento solicitante FORMULÓ

AUTORIZÓ



Página 138

ADMINISTRACION DE COMPRAS POR SU PROPOSITO De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca io ninguna descripción de operaciones DE FORMA VERTICAL DIAGRAMA DE FLUJO DE FORMAS COMPRAS ADMINISTRATIVAS

PEDIDO PEDIDO 10 PEDIDO 2 PEDIDO PEDIDO 3

GERENCIA DE COMPRAS

PROVEEDOR

ALMACEN

SUPERINTENDENCIA

4

PEDIDO PEDIDO 10 PEDIDO 2 PEDIDO PEDIDO 3 PEDIDO PEDIDO 10 PEDIDO 2 PEDIDO PEDIDO 3

4

4

4

3

PEDIDO 0 PEDIDO PEDIDO1

2

SIMBOLOS

2

DOCUMEN TO ARCHIVO FORMULÓ


AUTORIZÓ

DE FORMA HORIZONTAL DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA CARACTS DE LA FORMA DESTINATARIO

SECRETARIA OFICINA

ENCARGADO

MENSAJERO

SUBJEFATURA

OFICIALIA DE PARTES

Original papel grueso blanco

Duplicado papel delgado amarillo

Triplicado papel delgado azul

Cuadruplicado papel delgado rosa

FORMULÓ

AUTORIZÓ



Página 139

ADMINISTRACION DE COMPRAS De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta. DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA 1

Secretaria de la oficina

2

Encargado de la sección

3 4 5 6

Mensajero

7 8 9 1 01 11 21 13 41 51 61 71

Oficialía de partes

Mensajero

Encargado de la sección Mensajero


1 Formula telegramas en original y tres copias. 2 Entrega telegrama al encargado de sección. 3 Recibe telegramas en original y tres copias de la secretaria de la oficina. 4 Verifica el contenido de los telegramas con base en el manuscrito. 5 Firma cada tanto de los telegramas. 6 Se presenta con el encargado de la sección y le recibe los telegramas en original y tres copias. 7 Verifica que la cantidad de documentos este completa. 8 Llevar todos los telegramas a la Oficialía de partes. 9 Llevar todos los telegramas en original y tres copias. 10 Sella de recibido los documentos. 11 Separa originales y devuelve las copias. 12 Acude a su oficina. 13 Separa los duplicados de los telegramas y los entrega al encargado de la sección. 14 Recibe los duplicados de los telegramas y los archiva. 15 Entrega por separado a la secretaria los triplicados y cuadruplicado de los telegramas. 16 Recibe el mensajero triplicado y cuadrupli-cado de los telegramas. 17 Archiva los triplicados de los telegramas. 18 Envía a los destinatarios correspondientes los cuadruplicados de los telegramas.

Los telegramas deberán ser formulados en máquina de escribir. Personalmente. Por lo regular, personalmente. Con algún empleado leyendo el manuscrito y los telegramas. El original con firma autógrafa, copias con fascimil.

Comprueba que por cada original existan tres copias.

Extrae expedientes por solicitante e incorpora telegrama. Separa triplicado de cuadriplicados, entrega personalmente. Por lo regular, personalmente. Extrae expedientes de telegramas e incorpora por fechas los triplicados. Por correo.

Comunicar surtido de material a oficinas foráneas. Evitar demoras y/o confusiones en el envío de telegramas. Autorizar el envío de los telegramas. Llevar los documentos a la Oficialía de Partes. Evitar demoras posteriores. Que Oficialía de Partes envía los telegramas. Dejar constancia de la fecha y hora de recepción. Que el mensajero distribuya las copias. Distribuir las copias en su oficina. Facilitar la distribución de copias. Completar antecedentes por solicitante. Para que la secretaria distribuya los tantos.

4

Tiempo promedio por telegrama. Si el encargado no est{a, deje los telegramas sobre el escritorio.

3

Tiempo promedio por telegrama. Tiempo promedio por telegrama.

3 1

.5 200 10 .5

Tiempo promedio por telegrama. El mensajero tiene que esperar que lo atiendan. Tiempo promedio por telegrama.

.25 200 10 .5 .5

Tener constancia de contestación. Conformar contestación al solicitante.

Tiempo promedio por telegrama. Tiene que esperar que la secretaria lo atienda.

Tiempo promedio por telegrama.

5

8

FORMULÓ


AUTORIZÓ

De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA 1 2 3 4 5 6

Secretaria de la oficina Encargado de la sección

Mensajero

7 8 9 1 01

Oficialía de partes

11 21 31

Mensajero

41 51 61 71 8

Encargado de la sección Mensajero


FORMULÓ

1 Formula telegramas en original y tres copias. 2 Entrega telegrama al encargado de sección. 3 Recibe telegramas en original y tres copias de la secretaria de la oficina. 4 Verifica el contenido de los telegramas con base en el manuscrito. 5 Firma cada tanto de los telegramas. 6 Se presenta con el encargado de la sección y le recibe los telegramas en original y tres copias. 7 Verifica que la cantidad de documentos este completa. 8 Llevar todos los telegramas a la Oficialía de partes. 9 Llevar todos los telegramas en original y tres copias. 10 Sella de recibido los documentos. 11 Separa originales y devuelve las copias. 12 Acude a su oficina. 13 Separa los duplicados de los telegramas y los entrega al encargado de la sección. 14 Recibe los duplicados de los telegramas y los archiva. 15 Entrega por separado a la secretaria los triplicados y cuadruplicado de los telegramas. 16 Recibe el mensajero triplicado y cuadrupli-cado de los telegramas. 17 Archiva los triplicados de los telegramas. 18 Envía a los destinatarios correspondientes los cuadruplicados de los telegramas.


Comprueba que por cada original existan tres copias.

Extrae expedientes por solicitante e incorpora telegrama. Separa triplicado de cuadriplicados, entrega personalmente. Por lo regular, personalmente. Extrae expedientes de telegramas e incorpora por fechas los triplicados. Por correo.

AUTORIZÓ


Comunicar surtido de material a oficinas foráneas. Evitar demoras y/o confusiones en el envío de telegramas. Autorizar el envío de los telegramas. Llevar los documentos a la Oficialía de Partes. Evitar demoras posteriores. Que Oficialía de Partes envía los telegramas. Dejar constancia de la fecha y hora de recepción. Que el mensajero distribuya las copias. Distribuir las copias en su oficina. Facilitar la distribución de copias. Completar antecedentes por solicitante. Para que la secretaria distribuya los tantos.

4

Tiempo promedio por telegrama. Si el encargado no est{a, deje los telegramas sobre el escritorio.

3


3 1

.5 200 10 .5 .25 200 10 .5 .5

Tener constancia de contestación. Conformar contestación al solicitante.

Tiempo promedio por telegrama. El mensajero tiene que esperar que lo atiendan. Tiempo promedio por telegrama.

Tiempo promedio por telegrama. Tiene que esperar que la secretaria lo atienda.


5


Página 140

ADMINISTRACION DE COMPRAS Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven

DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA-FORMA TELEGRAMA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8


1 Formula telegramas en Encargado original y tres copias. 2 de la sección Entrega telegrama al encargado de sección. 3 Recibe telegramas en original y tres copias de la Mensajero secretaria de la oficina. 4 Verifica el contenido de los telegramas con base en el manuscrito. 5 Firma cada tanto de los Oficialía de partes telegramas. 6 Se presenta con el encargado de la sección y le recibe los telegramas Mensajero en original y tres copias. 7 Verifica que la cantidad Encargado de documentos este de la sección completa. Mensajero 8 Llevar todos los telegramas a la Oficialía de partes. 9 Llevar todos los telegramas en original y Secreta tres copias. ria de 10 Sella de recibido los la documentos. 11 Separa originales y devuelve las copias.

FORMULÓ


Comunicar surtido de material a oficinas foráneas.

AUTORIZÓ


3

Tiempo promedio por telegrama. Si el encargado no est{a, 3 deje los telegramas 1 sobre el escritorio.

Evitar demoras y/o confusiones en el envío de telegramas. Autorizar el envío de .5 los telegramas. Llevar los documentos 200 10 a la Oficialía de .5 Partes. Evitar demoras posteriores.

Comprueba que por cada Que Oficialía de Partes envía los original existan tres telegramas. copias.

Extrae expedientes por

4

Dejar constancia de la fecha y hora de recepción. Que el mensajero distribuya las copias. Distribuir las copias en su oficina. Facilitar la distribución de copias.


.25 Tiempo promedio por 200 10

telegrama.

.5 El mensajero tiene

que esperar que lo

.5 atiendan.


5

Tiempo promedio por


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De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Departamento solicitante

1

2 7, 18

3 Bodega 6, 17

1 Proveedor 4

1 5

1 3 Almacé n 4

9 1 2 11 10 1 4

5, 16 8

Departamento solicitante FORMULÓ

AUTORIZÓ



Página 142

ADMINISTRACION DE COMPRAS Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos


Página 143


PROCESAMIENTO DE PEDIDO

SELECCIÓN

LIBRO MAYOR GENERAL DOCUMENTO DE EMBARQUE

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE ORDEN DE VENTA DE TIEMPO REAL BASES DE DATOS DE MERCADOTECNIA

FACTURAS

PEDIDO PEDIDO1 PEDIDO

2

3

4

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE SOLICITUDES DE COTIZACIONES

INVENTARIO PEDIDOS PENDIENTES DE SURTIR Y FALTANTES

Departamento de planificación de la producción


ANÁLISIS DE LAS VENTAS

Departamento de mercadotecnia

ESTADO DE CUENTA DEL CLIENTE

Departamento de crédito

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ADMINISTRACION DE COMPRAS LA LEY DE PARETO CÓMO LA REGLA DEL 80/20 PUEDE AYUDARLO A SER MÁS EFECTIVO En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó (no del todo acertadamente) la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto". Más allá de lo correcto de su nombre, La Ley de Pareto puede ser una herramienta muy efectiva para ayudar a administrar de manera correcta. De dónde viene Después de que Pareto hizo sus observaciones y estableció su fórmula, otros observaron fenómenos similares en sus propias áreas de conocimiento. El Dr. Juran, pionero del movimiento por la Calidad Total en los años 40, estableció la existencia de un principio universal que denominó "los pocos esenciales y los muchos triviales". Como resultado, la observación del Dr. Juran sobre el principio de que "20% de algo siempre es responsable del 80% de los resultados se conoció como Ley de Pareto o "Regla del 80/20". Qué significa La Regla del 80/20 significa que el 20% de algo es esencial y el 80% es trivial. Juran estableció que el 20% de los defectos causaban el 80% de los problemas. Los Gerentes de Proyecto saben que el 20% del trabajo (el 10% inicial y el 10% final) consume el 80% del tiempo y los recursos. La regla del 80/20 también se aplica a las ventas (el 20% de los clientes produce el 80% de los beneficios; o el 20% de los vendedores realiza el 80% de las ventas) o a cualquier otra cosa (el 20% del diario trae el 80% de las noticias importantes, o que el 20% de los empleados causan el 80% de los problemas). Para qué le sirve El valor de la Ley de Pareto es que nos recuerda que debemos dar preferencia al 20% que importa y que produce el 80% de los resultados. De las cosas que uno hace durante el día, el 20% produce el 80% de los resultados. Ese 20% "esencial" debe ser identificado, y los esfuerzos deben enfocarse en esas cosas. La Regla del 80/20 puede servir como un recordatorio diario para enfocar el 80% de nuestro esfuerzo en el 20% de nuestro trabajo que realmente produce altos rendimientos.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS ¿Cuándo se utiliza?        

Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad. Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma sistemática. Al identificar oportunidades para mejorar Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado, área geográfica, etc.) Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso (antes y después) Cuando los datos puedan clasificarse en categorías Cuando el rango de cada categoría es importante

Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad. Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para lograr mejoras:    

Para analizar las causas Para estudiar los resultados Para planear una mejora continua Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.

¿Cómo se utiliza? 1. Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el periodo de tiempo). 2. Reunir datos. La utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso. 3. Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor 4. totalizar los datos para todas las categorías 5. calcular el porcentaje del total que cada categoría representa 6. trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario - y secundario) 7. trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se calculó anteriormente) 8. de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 9. trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100% 10. trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la barra de la primera categoría (la mas alta) 11. dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos. 12. analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”

Consejos para la construcción / interpretación Como hemos visto, un Diagrama de Pareto es un gráfico de barras que enumera las categorías en orden descendente de izquierda a derecha, el cual puede ser utilizado por un equipo para analizar causas, estudiar resultados y planear una mejora continúa. Dentro de las dificultades que se pueden presentar al tratar de interpretar el Diagrama de Pareto es que algunas veces los datos no indican una clara distinción entre las categorías. Esto puede verse en el gráfico cuando todas las barras son más o menos de la misma altura. Otra dificultad es que se necesita más de la mitad de las categorías para sumar más del 60% del efecto de calidad, por lo que un buen análisis e interpretación depende en su gran mayoría de un buen análisis previo de las causas y posterior recogida de datos. En cualquiera de los casos, parece que el principio de Pareto no aplica. Debido a que el mismo se ha demostrado como válido en literalmente miles de situaciones, es muy poco probable que se haya encontrado una excepción. Es mucho más probable que simplemente no se haya seleccionado un desglose apropiado de las categorías. Se deberá tratar de estratificar los datos de una manera diferente y repetir el Análisis de Pareto. Esto nos lleva a la conclusión que para llevar a cabo un proceso de Resolución de Problemas /Toma de Decisiones (RP/TD) es necesario manejar cada una de las herramientas básicas de la calidad, tanto desde el punto de vista teórico como desde su aplicación. La interpretación de un Diagrama de Pareto se puede definir completando las siguientes oraciones de ejemplo: “Existen (número de categorías) contribuyentes relacionados con (efecto). Pero estos (número de pocos vitales) corresponden al (número) % del total (efecto). Debemos procurar estas (número) categorías pocos vitales, ya que representan la mayor ganancia potencial para nuestros esfuerzos.”

Relación con otras herramientas Un Diagrama de Pareto generalmente se relaciona con:    

diagrama de Causa y Efecto (Ishikawa) Check List de Revisión Check List de reunión de datos Matriz para la Planeación de Acciones


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Ejemplo de aplicación Un fabricante de heladeras desea analizar cuales son los defectos más frecuentes que aparecen en las unidades al salir de la línea de producción. Para esto, empezó por clasificar todos los defectos posibles en sus diversos tipos:

Tipo de Defecto

Detalle del Problema

Motor no detiene

No para el motor cuando alcanza Temperatura

No enfría

El motor arranca pero la heladera no enfría

Burlete Def.

Burlete roto o deforme que no ajusta

Pintura Def.

Defectos de pintura en superficies externas

Rayas

Rayas en las superficies externas

No funciona

Al enchufar no arranca el motor

Puerta no cierra

La puerta no cierra correctamente

Gavetas Def.

Gavetas interiores con rajaduras

Motor no arranca

El motor no arranca después de ciclo de parada

Mala Nivelación

La heladera se balancea y no se puede nivelar

Puerta Def.

Puerta de refrigerador no cierra herméticamente Otros Defectos no incluidos en los anteriores

Otros


Página 148

ADMINISTRACION DE COMPRAS Posteriormente, un inspector revisa cada heladera a medida que sale de producción registrando sus defectos de acuerdo con dichos tipos. Después de inspeccionar 88 heladeras, se obtuvo una tabla como esta:

Tipo de Defecto


Frec.

Burlete Def.


9

Pintura Def.


5

Gavetas Def.


1

Mala Nivelación


1

Motor no arranca


1

Motor no detiene


36

No enfría


27

No funciona


2

Otros

Otros Defectos no incluidos en los anteriores

0

Puerta Def.

Puerta de refrigerador no cierra herméticamente

0

Puerta no cierra


2

Rayas


4

Total:


88

Página 149

ADMINISTRACION DE COMPRAS La última columna muestra el número de heladeras que presentaban cada tipo de defecto, es decir, la frecuencia con que se presenta cada defecto. En lugar de la frecuencia numérica podemos utilizar la frecuencia porcentual, es decir, el porcentaje de heladeras en cada tipo de defecto:

Tipo de Defecto


Frec.

Frec. %

Burlete Def.


9

10.2

Pintura Def.


5

5.7

Gavetas Def.


1

1.1

Mala Nivelación


1

1.1

Motor no arranca


1

1.1

Motor no detiene


36

40.9

No enfría


27

30.7

No funciona


2

2.3

Otros

Otros Defectos no incluídos en los anteriores

0

0.0

Puerta Def.


0

0.0

Puerta no cierra


2

2.3

Rayas


4

4.5

88

100

Total:


Página 150

ADMINISTRACION DE COMPRAS Podemos ahora representar los datos en un histograma como el siguiente: Frecuencia de defectos encontrados

45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0%

Burlete Def. Pintura Def. Gavetas Def.

Mala Nivelación

Motor no arranca

Motor no detiene


No enfría

No funciona

Otros

Puerta Def.

Puerta no cierra

Rayas

Página 151

ADMINISTRACION DE COMPRAS Pero ¿Cuáles son los defectos que aparecen con mayor frecuencia? Para hacerlo más evidente, antes de graficar podemos ordenar los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia:

Tipo de Defecto


Frec.

Frec. %

Motor no detiene


36

40.9

No enfría


27

30.7

Burlete Def.


9

10.2

Pintura Def.


5

5.7

Rayas


4

4.5

No funciona


2

2.3

Puerta no cierra


2

2.3

Gavetas Def.


1

1.1

Mala Nivelación


1

1.1

Motor no arranca


1

1.1

Puerta Def.


0

0.0

Otros

Otros Defectos no incluidos en los anteriores

0

0.0

88

100

Total:

Vemos que la categoría “otros” siempre debe ir al final, sin importar su valor. De esta manera, si hubiese tenido un valor más alto, igual debería haberse ubicado en la última fila.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que los 3 primeros tipos de defectos se presentan en el 82 % de las heladeras, aproximadamente. Por el Principio de Pareto, concluimos que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece sólo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la mayor parte de los defectos.

120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Motor no detiene

No enfría

Burlete Def.

Pintura Def.

Rayas

No funciona

Puerta no cierra


Gavetas Def.

Mala Motor no Puerta Def. Nivelación arranca

Otros

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10.-PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION


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11.- BIBLIOGRAFIA

1) Anzola, Sérvulo, El comportamiento de la pequeña empresa mexicana, ITESM Campus Monterrey, 3a. ed., México, 1991. _____ , Administración de pequeñas empresas, Mc Graw-Hill, 1a. edición, México, 1993. _____ , D e la idea a tu empresa, Ed. Limusa, México, 1993. Brandt, Steven, El ejecutivo emprendedor. La administración hacia el siglo XXI, Cía. Editora Continental, S.A. de C.V., México, 1989. Burch, John, Entrepreneurship, John Wiley and Sons Inc., New York, 1986. Demac, Desarrollo de emprendedores, Mc Graw-Hill, México, 1991. Promicro Nafin, Colección de temas para microindustrias,Subdirección Industrial y de Publicaciones, México, 1993. Rodríguez, Leonardo, Planificación, organización y dirección de la pequeña empresa, SouthWestern Publications, Cincinnati, 1980. Ronstadt, Robert, Entrepreneurship: Text, cases and notes, Lord Publishing, 2da . impresión, Dover, 1985. Sánchez, Alfonso y Humberto Cantú, El plan de negocios del emprendedor, Mc Graw-Hill, 1a. edición, México, 1993. Siropolis, Nicholas, Small business management, Ed. Houngthon Mifflin, 4ta. edición, Boston, 1990. Steihoff, Dan y John F. Burgess, Small business management fundamentals, Mc Graw-Hill, Inc., 6a. edición, New York, 1993.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 11.- PRINCIPALES TERMINOS Y DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes. Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:   

Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores. Ubicación, control de calidad y custodia de los productos Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito, locales o importados. BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes. BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega. CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa. CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados. CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas. COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden. COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido. COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento. COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio. COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico. GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características: a. b. c. d.

Correspondencia del bien a la orden de compra Optima calidad de los bienes entregados Mercadería libre de todo dominio Legal Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino. El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos. MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobre exceso. MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra. MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario. Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él. PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega. PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características. PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa. STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock. TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Compras y Manejo de Inventarios Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los productos de la empresa. Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma identificable, para satisfacer las necesidades del cliente. Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador. Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando se reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento de pedidos. Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra. Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan; implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la empresa. Comprador: Situación en la que un cliente hace directamente la compra a la empresa. Control de inventarios: Mantener el control sobre el tamaño y composición de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en forma oportuna, total y exacta, a la vez que se reducen al mínimo la inversión y fluctuación de inventarios. Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un producto. Factura: Cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, en donde se desglosa el IVA. Forma de pago: Forma en la que pagará un producto o un servicio a una empresa y ésta puede ser: al contado, a crédito o por anticipado. Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el aumento de valor que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un bien o servicio a la venta. Instalaciones físicas: Local, diseño y distribución de la tienda. Manejo de inventarios: Es el tener un nivel adecuado de las mercancías que se necesitan comprar y tener en el inventario para que se puedan vender en el momento preciso.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Mercancía: Todo lo que se vende o se compra. Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita la compra de las mercancías. Pagaré: Obligación escrita de pagar una cantidad en un tiempo determinado. Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en cuenta para tomar una decisión. Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se requieren para comprar un producto. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, como el empaque, color, precio, calidad y marca junto con los servicios y la reputación del vendedor. Un producto puede ser un bien, un servicio, un lugar o una idea. Pronóstico de ventas: Cálculo de la cantidad de mercancía que se pretende vender durante un determinado periodo en un mercado específico y suponiendo una planeación de ventas. Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios necesarios para que una organización produzca lo que vende.


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Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación del precio de venta. 1.1.2 Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades. La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra. Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor. 1.1.3 Fijación del precio de compra. Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado. Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la relación peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del material que se pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de materiales de importación que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de material de importación, el comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales. Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos[4]. 1.1.4 La operación eficiente de la inversión. El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad


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ADMINISTRACION DE COMPRAS razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio. 1.1.5 Costos y sustitución de materiales. Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales[5]. Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad. Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, por que ya habrá algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar del proceso, ser un producto de línea con el proveedor y no una especialidad. 1.2 Administración de compras, proceso. Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras. Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”[6], se estructura el proceso de la administración de compras. Personalmente, podría definir a la administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Dicho proceso de administración de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se verán a continuación. 1.2.1 Planeación Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma. 1.2.1.1 Pronóstico de ventas. “Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros”[7]. El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado. Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores: Tipo de fruto. Estadística de ventas de años anteriores. Tipo de mercado al cual se dirige el producto. Competencia directa o indirecta. Calidad del artículo. Precio. Inflación. Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras. 1.2.1.3 Programas. Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final. Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo, representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de costo más bajo. A esta clasificación se le denomina “ABC”. 1.2.1.4 Presupuestos. Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en dinero de un plan. Un plan es la selección de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado. Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos disponibles y ésta reunión de recursos presupone una organización. Los ingredientes para hacer un presupuesto son: Tener plena organización. Mantener un estricto conocimiento de los recursos. Contar con objetivos perfectamente determinados. Poseer una larga experiencia en la operación. Establecer un período de tiempo definido. Ser previsible. Lograr imaginación. Poseer buena habilidad. 1.2.2 Organización. El organizar es la sincronización jerarquizada para la consecución de una meta. La organización es la necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeación. Aparece entonces, la división del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada. Es el medio por el cual podemos definir la estructura más adecuada para el logro de los fines de cualquier organismo social[9]. 1.2.3 Dirección. Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros[10], nos está indicando que en un departamento de compras debe existir ese vínculo


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ADMINISTRACION DE COMPRAS dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que desean en la forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y objetivos de la empresa. 1.2.3.1 Dirección por Objetivos. La dirección por objetivos no es algo realmente nuevo, aunque así lo han presentado algunos autores. Es más que un sistema, es una filosofía, una forma de pensar y de ser en función de los negocios[11]. Dentro del ámbito administrativo, la dirección por objetivos (DPO), es un método de dirección que enfatiza más sobre los resultados que sobre las operaciones, señala las metas que deben alcanzar a todos los niveles de la organización y utiliza los resultados en comparación con las metas fijadas, como método de evaluación de la contribución de cada uno de los miembros y como guía para el manejo de la unidad. La DPO exige establecer un sistema de planeación que no tiene que verse lo que haremos mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana sea como deseamos que sea; significa trabajar para lograr el futuro. El punto es, que en la medida en que un individuo conoce lo que quiere lograr, aumentan sus probabilidades de éxito. Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la eficiencia, lo que con frecuencia lleva al individuo, departamento o empresa, a realizar eficientemente aquello que nunca habían podido hacer, y que por estar bien hecho, los ha alejado de lo que podría considerarse su(s) objetivo(s). Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las que deberán de ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho días. 1.2.3.2 Dirección por Excepción. Es frecuente encontrar una serie de situaciones que se presentan en forma repetitiva dentro de las labores de la dirección del departamento de compras. Cuando ocurren, requieren de la atención del ejecutivo para tomar la misma dirección una y otra vez. La dirección por excepción (DPE) consiste en un sistema de identificación y comunicación que emite una señal cuando se requiere la atención de la persona encargada, y permanece


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ADMINISTRACION DE COMPRAS en silencio cuando no se requiere. La DPE se basa precisamente en la identificación de las excepciones, entendiendo por excepción aquella señal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una acción. La acción por llevar a cabo puede ser, en función del tipo de excepción que se trate: correctiva o creativa. La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se pretende reestablecer un equilibrio similar al anteriormente sostenido y que podemos dividir en acciones de reinstalación enfocadas a volver a implantar el control. La segunda, se encamina al aprovechamiento de oportunidades que se han presentado y aunque también pretende establecer el equilibrio, ya no se busca uno similar al anterior, sino de tipo superior. Por ejemplo, si el departamento de recepción de materiales detecta que existen defectos en ciertos productos de un proveedor. La acción correctiva es informar al proveedor de dicho defecto y que nos entregase de forma correcta el producto; también, si reemplazamos a ese proveedor por otro con las mismas condiciones del bien, entonces sería una acción correctiva. La acción creativa es cuando aprovechamos no un cambio de proveedor, sino conseguir otro que nos venda el mismo artículo pero con mejores condiciones, dividiendo las compras. 1.2.3.3 Comunicación y motivación. La comunicación es la acción y el efecto de hacer a otro que participe de lo que uno tiene: descubrir, manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas, consultar; conferir con otros un asunto tomando su parecer[12]. Sobre esta mencionada base, nos encontramos en la urgente necesidad de que en un departamento de compras la comunicación debe de ser estricta, precisa y concisa, pues dicho departamento tiene contacto permanente con otras áreas también importantes. Se dice que un departamento de compras tiene relación en un 50% con los proveedores y otro 50% con la empresa misma. Es por eso que la comunicación toma un papel importante en el departamento de compras. Aunque “el hombre trabaja por la paga”, no es sino una burda y exagerada simplificación, la


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ADMINISTRACION DE COMPRAS remuneración en dinero es fuente vital de satisfacciones. Pero el salario significa más de lo que puede adquirirse gracias a la tranquilidad. Estos aspectos, ajenos a la cuestión económica del salario, ejercen un impacto más fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder adquisitivo. La voz de la experiencia replica “el dinero no lo es todo”. Las personas competentes cambian de empleo si otro trabajo es más atractivo, aunque el salario sea menor. Quienes permanecen en puestos desagradables probablemente desarrollarán actitudes negativas hacia su trabajo y por ende, a la compañía; tiene poca iniciativa y llegan hasta restringir su productividad. Por el contrario, si el salario es inferior al de otra compañía, pero la labor del trabajo en sí le deja grandes satisfacciones, de todas formas el empleado se sentirá incomodo, pues aunque le guste el puesto, quiere también que otros piensen bien de él y su trabajo. 1.2.4 Control. Recordemos que control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario distinguir la función de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de control, que son de carácter técnico. Así, el departamento de control de calidad (inspección de recepción), obtiene estadísticas de materiales que es la operación de control; mientras que cuando se envía al departamento de compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control en sí. El control no es posible si no existen estándares o normas de alguna manera prefijados; será más efectivo cuanto más precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones. También, es un medio y no un fin en sí mismo. Un sistema de control sólo debe establecerse si el trabajo y el gasto, se justifican frente a los beneficios que de él se esperan. El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que no se logró lo previsto, más que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado. Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de control. El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones,


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ADMINISTRACION DE COMPRAS responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados. Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las políticas generales de la empresa. La política de la empresa se define como la orientación de la acción administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados objetivos generales y particulares que se desean alcanzar. Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos. Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve de guía a la dirección de la empresa, son el armazón de la dinámica de las decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto a priori determinados problemas. La política de compras es el aspecto esencial de la política general de la compañía, y se identifica con la política financiera, debiendo amoldarse en realidad la de compras a ésta última en un doble sentido. En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a guiar la acción de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de política financiera, de aprovisionamiento, de producción, de comercialización, de personal, etc. El conjunto de estas normas construye el manual de cada sector de la empresa. 1.2.4.1 Evaluación Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses. Existen valores predeterminados en cada empresa en donde se puede realizar el criterio de evaluación. Ciertamente, las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en números (cantidad de compras realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad, conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperación, juicio, puntualidad y asistencia, valor del departamento, etc.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.3 Procedimiento, flujograma de compras El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio. Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas. Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de


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ADMINISTRACION DE COMPRAS pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas. Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes. Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de interés para un grupo reducido de técnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupación primaria entre un número creciente de gerentes, ingenieros y estadísticos. El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseño, ni de los buenos métodos de manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la inspección, siempre requeridos en la producción de artículos de alta calidad. En términos más precisos, la calidad es una expresión de las propiedades medidas, condiciones o características de un producto o proceso, establecidas por lo general en términos de grados, clases, especificaciones determinados por la aplicación del producto[14].


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organización para la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricación y el servicio, a satisfacción completa del consumidor y al nivel más económico[15]. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador. Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente. Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe intervenir en el pago de las facturas, argumentándose muchas razones a favor y otras contradictorias. A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir sólo para realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal función, pues el objetivo principal del departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones con los proveedores. Controles complementarios. Algunas empresas funcionan únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un análisis profundo en cuanto al manejo de márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación de inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores oportunidades tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.

1.4 Inventarios. 1.4.1 Definición y relación con compras de la administración de inventarios. La administración del inventario es un asunto que interesa a cualquier negocio; sin éste, no se podría llevar a cabo ninguna operación[16]. El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí añade utilidad en el uso; los inventarios agregan al mismo utilidad de tiempo, lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo[17]. Las operaciones de una empresa se miden básicamente, por su capacidad para generar dinero en caja y por lo atractivo que sea el rendimiento sobre la inversión. La administración de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener, las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos, empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos y programas más convenientes a las necesidades de una empresa[18]. El término inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación que se le dé. Para una empresa industrial implica que su inventario está formado por materias primas, productos en proceso y artículos terminados; mientras que para una empresa comercial implica mercancía existente[19]. Otra definición que se podría adjudicar el inventario: “el inventario se utiliza para denominar el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se tienen para vender en el curso ordinario del negocio, están en proceso de producción para su venta, o han de consumirse corrientemente en la producción de bienes o servicios que quedarán disponibles para su venta”[20]. Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente son la partida más grande del activo;


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ADMINISTRACION DE COMPRAS la adquisición, distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías que forman parte del renglón del activo circulante. Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos. En la administración de inventarios, los niveles de inversión en los inventarios absorben el porcentaje mayor del activo circulante. El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto del costo total de los artículos que forman el inventario inicial, más compras netas de un determinado período, debe restarse de las ventas efectuadas, en éste, a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del próximo período. Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le preocupa la política que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, número de unidades existentes, etc., que están relacionadas con el volumen de producción. El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los métodos de control. Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de ventas. Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las existencias. Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la realidad del mundo[21]; lo que más contribuye a la administración eficaz del inventario es la función de compras. 1.4.2 Clasificación de inventarios. La clasificación de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan, por lo que tenemos las siguientes clasificaciones: · Suministros. Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fábrica. · Materias primas. Material en bruto en un término relativo, pues es el contenido principal


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ADMINISTRACION DE COMPRAS que utilizará a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los bienes que no se les ha añadido ningún factor o componente en la fábrica en que se hallan. · Productos en proceso. Aquellos que están en períodos de transformación, antes de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos. · Materiales de producción. Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y almacenadas para su uso futuro. · Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la producción de la compañía, pero que no llegan a formar parte integrante de los mismos productos. · Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes[22]. · Mercancías en tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren físicamente en sus almacenes. · Mercancías en consignación. Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas. · Mercancías en depósito. Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito respectivo. Se encuentran, en algunas ocasiones, como garantía de un préstamo obtenido, por lo que se les llama también mercancías pignoradas. · Artículos obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparación usadas provenientes de la producción y máquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversión pasada. A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez más científica, los gerentes encuentran más complejos y más grandes sus problemas, así como una mayor presión en la toma de decisiones. Las decisiones por intuición ya no compiten con las que ahora toman los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos reales a través de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el análisis técnico y matemático de sus operaciones.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 1.4.3 Valuación de inventarios. Existen cuatro métodos de valuación de inventarios: Identificados o Históricos, P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas), Promedios, y U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas). · Identificados o históricos. Mediante éste método, los inventarios se valúan al costo u origen de adquisición o de fabricación, señalándose en cada uno de ellos, el que le corresponde. Para este propósito se suele utilizar una clave que tenga relación con alguna palabra. Utilizaremos la palabra “MURCIELAGO”. Clave: M U R C I E L A G O Interpretación: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 De acuerdo con esta clave, un artículo marcado con la clave “LEMAR.CO”, quiere decir que su costo de adquisición es de $65,072.39. Este método de valuación de inventarios es frecuente en los comercios, además de conocer el costo de la mercancía en el almacén y ventas, sirve para poder determinar el monto del descuento que se puede conceder a un cliente sin bajar demasiado el precio. Así, si encontramos marcado en una etiqueta la siguiente forma: $ 9,950.00 IOAEM.MM En realidad nos indica que su costo es de $4,975.00 · P.E.P.S. El método de Primeras Entradas Primeras Salidas funciona como su nombre, es decir, lo primero que entra es lo primero que sale, pero no en unidades, sino en valores. Para realizar tal método en valores, son los costos los que se van aplicando de conformidad al orden en que se fue comprando la mercancía. El costo unitario a que se efectuó la primera compra es el costo que se deberá aplicar a la primera venta hasta agotar el lote. Una vez terminada la venta, entonces se aplicará como costo unitario de la mercancía vendida el correspondiente a la siguiente compra.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Tomemos como ejemplo que la compra del artículo X el 1° de enero costó $50 c/u y la cantidad comprada fueron 10 piezas. El 1° de febrero se compraron 5 piezas a $60 c/u. El 15 de febrero se vendieron 12 piezas a $150 c/u. Se puede observar que a 10 piezas se les habrá de aplicar un costo de $50 c/u y los dos restantes se les aplicará de $60. 10x50=500 2X60=120 Suma: 620 12x150=1,800 Ingreso: 1,800 Costo:

620

Utilidad bruta 1,180 · Promedios. El costo promedio es simplemente obtener una suma promediada en los costos unitarios de compra. Siguiendo con el ejemplo anterior, el costo promedio es el siguiente: 10 piezas compradas a $50 c/u: $500 5 piezas compradas a $60 c/u: $300 Total: 15 piezas: $800 800/15=53.33 12 artículos vendidos a 53.33 de costo: $639.96 Ingreso: 1,800.00 Costo:

639.96

Utilidad bruta: 1,160.04 · U.E.P.S. Es un método de valuación de inventarios exactamente a la inversa del P.E.P.S., porque si bien en éste se valúan las salidas del almacén tomando como el costo más antiguo, en el U.E.P.S. se valúan partiendo del último de ellos hasta agotar las existencias en unidades de cada lote de compra. Para el ejemplo expuesto, el costo de 12 artículos vendidos es el siguiente: 5 artículos costaron $60 c/u: $300


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ADMINISTRACION DE COMPRAS 7 artículos costaron $50 c/u: $350 Total: $650 Ingreso: 1,800 Costo:

650

Utilidad bruta: 1,150 No existe ninguna regla que defina qué método seguir, todo depende del enfoque que tenga la empresa sobre la compra de sus artículos. Un buen punto de partida serían las características del artículo y su costo de mantenimiento en el inventario. 1.4.4 Rotación de inventarios. Por rotación de inventarios entendemos como el número de veces que varias partidas de activo, como materias primas, mercancías para venta, cuentas por cobrar, etc., se reemplazan durante un período específico, por lo general un año. La rotación de inventarios depende en gran medida, del volumen manejado en las entradas así como en las salidas. Una rotación baja puede ser generada por que siempre existió mercancía suficiente en cualquier momento, o por que la mercancía se encuentra obsoleta o tiene poca demanda. En una rotación alta hay que considerar, en el caso de la producción, que se pudieron agotar en el mercado determinados artículos necesarios para la producción y ésta se paralizó; en cambio, al hablar de artículos terminados, la constante rotación motiva que en ocasiones la empresa no haya surtido pedidos en las fechas en que lo solicitan sus clientes. Por ende, la cantidad de veces que una mercancía sea reemplazada dependerá en gran medida de la relación de la cantidad de entradas por salidas de la rotación en cuestión. Existen tres formas de calcular la rotación de inventarios: aplicación general, método de detallistas, y la aplicada a las industrias. · De aplicación general. Se divide el costo de las ventas entre el promedio de los inventarios. Se recomienda que el promedio sea mensual o semanal, pues un promedio anual no es un índice representativo que pueda servir para una decisión eficaz. Ejemplo:


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Costo de venta: $18,000.00 Promedio mensual de inventario: $ 3,500.00 18,000/3,500=5.14, que es el coeficiente de rotación. · Método de detallistas. El procedimiento de aplicación general cambia para almacenes de tiendas de ropa, artículos para el hogar, ferreterías, etc., y se sustituye por este método, que se utiliza para la práctica del inventario físico. La rotación se considera como una proporción entre las ventas efectuadas a precio de venta y las existencias que se encuentran marcadas al mismo precio de venta. Ventas efectuadas: $7’000,000.00 Mercancía en existencia:

500,000.00

7´000,000/500,000=14, que es el coeficiente de rotación. · Rotación aplicada a las industrias. Tanto los artículos en proceso como los terminados, comprenden materias primas, mano de obra, gastos de fabricación, etc. Estos elementos deben tenerse en cuenta para que, en el cálculo para conocer la rotación de materias primas, sea necesario separar el costo de los materiales que se encuentren en el costo de las ventas para dividir el resultado entre el costo del inventario promedio. Costo de ventas: $12´000,000.00 Inventario promedio de materia prima:

1´200,000.00

Materiales incluidos:

7´200,000.00

12´000,000-7´200,000=4´800,000 4´800,000/1´200,000=4, que es el coeficiente de rotación. Desde luego que el coeficiente de rotación es un dato que el administrador de la empresa aprovecha, como una de tantas medidas, a fin de evitar que las ventas se estanquen o disminuyan, pero dicho coeficiente debe tomarse en algunos casos, con ciertas reservas. Resulta necesario considerar que la rotación sufre algunas variaciones que dependen según sea la naturaleza del comercio o industria, de la clase de artículos y de la época del ejercicio.


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ADMINISTRACION DE COMPRAS Esto demuestra que al hacer comparaciones de rotación entre los diferentes departamentos, el que alguno de ellos tenga baja rotación, no significa que esté funcionando en forma deficiente[23]


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Antologia de Administracion de Compras LAE VI Mixto 28 Enero Al 18 Feb 2013

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