ANALISIS Y MEJORAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN 1. ANALISIS Y MEJORAMIENTO El estudio de la organización de una empresa tiene por objeto sacar a la luz defectos o irregularidades y superarlos. Los campos de acción son varios. Se pueden destacar los sistemas y procedimientos, el personal y sus condiciones de trabajo, el equipo con que se trabaja, los servicios, y los registros. El estudio puede cubrir la totalidad de la empresa, uno o varios departamentos, un proceso, etc.
2. COMO DETECTAR UN PROBLEMA Según Bengt Karlof en su libro libro ESTRATEGIA EMPRESARIAL, la técnica PDS (problems detection Studies) es determinante en la organización actual para enfocar los problemas tomando en cuenta las necesidades de la Empresa y los clientes. El proceso PDS lo da a conocer Karlof en el diagrama siguiente: ETAPA 1 Diseñar el estudio.
Entrevistar a Personas clave de De la compañía.
Entrevistar a clientes, personas con poder de Decisión y asesores
Enumerar problemas y formular un Cuestionario.
ETAPA 2 Distribuir lista De problemas Entre usuarios Frecuentes, clientes Ocasionales y clientes Perdidos.
Procesamiento informático de respuestas.
Análisis de Respuestas.
Informes.
Esta técnica nos dice Karlof, tiene la ventaja de captar los problemas que los clientes experimentan al usar los servicios o el producto de la empresa.
3. ALGUNOS TIPOS DE PROBLEMAS QUE SE PUEDEN DETECTAR EN UNA EMPRESA.
Duplicacion de funciones. Puntos de estrangulamiento. Empleados poco eficientes.
4. PRINCIPALES PROBLEMAS QUE SE DETECTAN POR FALLAS EN LA ADMINISTRACION. 4.1 ERRORES EN LA DIRECCION.
Deficiente delegación de autoridad. Responsabilidad no bien delimitada. Varios jefes para una empresa.
4.2 DISMINUCION EN LAS VENTAS.
Desconocimiento del consumidor. Falta de publicidad. Fallas en el producto. Falta de capacitación de los vendedores.
4.3 INFORMACION DEFICIENTE O TARDIA.
Se toma decisiones equivocadas. Apreciacion equivocada del estado financiero de la empresa.
4.4 EQUIPO INADECUADO.
Equipo anticuado u obsoleto. Equipo con capacidad muy reducida. Equipo muy grande para las necesidades de la Empresa.
4.5 REGLAMENTOS Y LEYES.
Se deben revisar periódicamente. Se deben mantener al dia.
4.6 SUPERVISION INCOMPETENTE.
Produccion no permitirá alcanzar las metas. La empresa no llenara sus expectativas de calidad.
4.7 REGISTROS DEFICIENTES O INADECUADOS.
Se dificulta la toma de desiciones. Causan problemas con los clientes. Con el Estado, dan origen a sanciones y multas.
5. MEJORAMIENTO DE METODOS Y SISTEMAS Al estudiar los sistemas de procedimientos de trabajo debemos investigar lo siguiente:
Satisfacen los requisitos necesarios. Opera recientemente. Tiene una secuencia lógica. Permite cumplir nuestras metas de calidad y productividad. Se puede o debe modificar para mejorar la calidad o la productividad.
6. SIMPLIFICACION DEL TRABAJO. En la simplificación del trabajo se utilizan las siguientes técnicas:
Diagrama de distribución del trabajo, para determinar: Que se hace, quien lo hace y cuanto se tarda.
Diagrama de procedimientos o diagrama de análisis de trabajo: estudia como se realiza una tarea. Diagrama de flujo y solamente se utiliza la Operación y la Inspeccion: Es la síntesis del diagrama de análisis dl trabajo. Se usa para la presentación de los procesos en los estudios ISO. Diagrama de recorrido. Diagrama Bimanual: Que puede hacer la mano izquierda y que la mano derecha, al mismo tiempo.
ACTIVIDADES DEFINIDAS OPERACIÓN: Tiene lugar una operación cuando se cambia intencionalmente un objeto en cualquiera de sus características físicas o químicas, es montado o desmontado de otro objeto, o se arregla, o prepara para otra operación, transporte, inspección o almacenaje. Tambien tiene lugar una operación cuando se da o recibe información o cuando se traza un plano o se realiza un calculo.
TRASPORTE: Tiene lugar un transporte cuando un objeto es trasladado de un lugar a otro, excepto cuando dichos resultados son una parte de la operación o bien son ocasionados por el operario en el punto de trabajo durante una operación o inspección.
INSPECCION: Tiene lugar una inspección cuando un objeto es examinado para su identificación o se verifica su calidad o cantidad en cualquiera de sus características.
RETRASO: Ocurre un retraso cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionalmente cambian las características físicas o químicas del objeto, no permiten una inmediata realización de la siguiente acción planificada.
ALMACENAJE: Tiene lugar un almacenaje cuando un objeto se mantiene y protege contra un traslado no autorizado.
ACTIVIDAD COMBINADA: Cuando se desea indicar actividades realizadas conjuntamente o por el mismo operario en el mismo punto de trabajo. Los símbolos empleados para dichas actividades se combinan, según se indica por el circulo inscrito en el cuadro para representar una operación e inspección combinadas.
