ANALISIS RISIKO PADA PROSES PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT DI PUSAT PENELITIAN X

45678 0123

ISSN 1907-7459

PUBLIKASI ILMIAH ANNUAL MEETING ON TESTING AND QUALITY

AMTeQ 2016

30-31 Agustus 2016

Graha Widya Bhakti Puspiptek Kawasan PUSPIPTEK, Tangerang Selatan Banten 15314

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

ISSN 1907-7459

PUBLIKASI ILMIAH ANNUAL MEETING ON TESTING AND QUALITY

AMTeQ 2016 REVIEWERS 1. Prof. Riset. Ir. Jimmy Pusaka, M.Sc 2. Dr. Ir. Fatimah Zulfah Padmadinata, DEA 3. Dr. Ir. R. Harry Arjadi, M. Sc 4. Dr. Hasballah Zakaria, S.T.,M.Sc. 5. Marga Alisyahbana, Ph.D 6. Dr. Ir. Basrul Bahar 7. Dr. Ir. Trina Fizzanty, M.Si 8. Dr. Ir. Eddy Herjanto, SE.,M.Sc. 9. Dr. Suprijanto, S.T., M.T. 10. Dr. Ratno Nuryadi 11. Dr. Rahmat Nurcahyo 12. Dr. Ghufron Zaid 13. Drs. Rahman Mustar, M.Sc. 14. Sik Sumaedi,S.T.,M.M EDITOR PELAKSANA Nanang Kusnandar Bayu Utomo Amelia Febri Ariani Yudhistira Tri Rakhmawati Khusnul Khotimah

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

11th Annual Meeting on Testing and Quality 2016 Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

MINAT STARTUP TERHADAP PENERAPAN ISO 9001:2008 (STUDI KASUS TENANT INKUBATOR TEKNOLOGI LIPI) Oleh: Adi Setiya Dwi Grahito, Aris Yaman ................................................................... 359 EVALUASI IMPLEMENTASI MANAJEMEN RISIKO PROSES PENELITIAN BERBASIS SNI ISO 31000 : 2011 (STUDI KASUS PADA PUSAT PENELITIAN X) Oleh: Muh Azwar Massijaya ......................................................................................... 367 PENGARUH KEBERADAAN LABEL “100 % CINTA INDONESIA” TERHADAP PERSEPSI KONSUMEN INDONESIA Oleh: I Gede Mahatma Yuda Bakti ................................................................................ 379 ANALISIS RISIKO PADA PROSES PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT DI PUSAT PENELITIAN X Oleh: Amelia Febri Ariani, Rahmi Kartika Jati .............................................................. 392 ANALISA KUALITAS WEBSITE INTRA LIPI BERBASIS PENDEKATAN WEBQUAL DAN IMPORTANCE PERFORMANCE ANALYSIS: STUDI KASUS DI SATKER X Oleh: Darmawan Napitupulu, Amelia Febri Ariani, Jimmy Abdel Kadar ...................... 404 PEMETAAN KOMPETENSI DAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN ANGGOTA KELOMPOK PENELITIAN X PUSAT PENELITIAN ABC Oleh: Sih Damayanti, Tri Rakhmawati .......................................................................... 420 PENYUSUNAN MODEL PENILAIAN DAN ANALISIS EFEKTIVITAS PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (DIKLAT) PEGAWAI DI PUSAT PENELITIAN X Oleh: Tri Rakhmawati, Sih Damayanti .......................................................................... 438 PENGUKURAN PERFORMA WEBSITE SISTEM LAYANAN TERPADU (SILAT) DENGAN WEBQUAL DAN IPA Oleh: Rahmi Kartika Jati, Darmawan Napitupulu .......................................................... 454 MODEL PENGHARGAAN MANAJEMEN MUTU UNTUK LABORATORIUM PENGUJIAN DAN KALIBRASI BERBASIS MBNQA DAN SNI ISO/IEC ISO 17025 : 2008 Oleh: Muh Azwar Massijaya ......................................................................................... 467 ANALYTIC NETWORK PROCESS (ANP) DAN TOPSIS: KERANGKA PENILAIAN PEMASOK PADA INSTITUSI PENELITIAN SEBAGAI PEMENUHAN TERHADAP ISO 9001:2015 Oleh: Tri Widianti .......................................................................................................... 484 MODEL KEPUASAN PELANGGAN BAGI INSTANSI PELAYANAN PUBLIK : INTEGRASI INDEK KEPUASAN MAYSARAKAT (IKM) DENGAN NATIONAL CUSTOMER SATISFACTION INDEX (NCSI) Oleh: Medi Yarmen, I Gede M. Yuda Bakti, Sik Sumaedi ............................................ 501 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN UANG PADA KSU SEJAHTERA ABADI BEKASI Oleh: Darmawan Napitupulu ......................................................................................... 516

STANDARDISASI PERSYARATAN PENGUJIAN BUNGKUSAN TIPE B UNTUK MENDUKUNG KESELAMATAN RADIASI DALAM PENGANGKUTAN ZAT RADIOAKTIF Oleh: Nanang Triagung Edi Hermawan ......................................................................... 525 PENINGKATAN MUTU PENGUKURAN VOLUME DAN DENSITAS STANDAR DENSITAS PADATAN DENGAN MEMINIMALKAN KESALAHAN ACAK Oleh: Heri Sutanto, Renanta Hayu ................................................................................. 537

INSTRUMENTASI STUDI KARAKTERISTIK PESAWAT SINAR-X/ YXLON-MG325 UNTUK KALIBRASI ALAT UKUR RADIASI (AUR) Oleh: Nazaroh, Assef Firnando Firmansyah, Nurman Rajagukguk, Gatot Wurdiyanto . 547

v ISSN 1907-7459


ANALISIS RISIKO PADA PROSES PENGADAAN MELALUI EPROCUREMENT DI PUSAT PENELITIAN X Amelia Febri Ariani1), Rahmi Kartika Jati2) 1,2)

Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian (P2SMTP) -LIPI Kawasan Puspiptek Gedung 417, Setu, Tangerang Selatan, Banten, 15314 Korespondensi: [email protected]), [email protected])

INTISARI Salah satu permasalahan dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi tahun 2010-2014 adalah pengadaan barang dan jasa yang belum diselenggarakan secara efektif dan efisien. Membuat e-procurement di Pusat Penelitian X diharapkan dapat membantu pelaksanaan pengadaan barang dan jasa menjadi lebih terbuka dan berjalan efektif dan efisien. Dalam pengembangan sistem baru seperti e-procurement perlu memperhatikan risiko yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis risiko agar dapat menanggulangi terjadinya risiko tersebut. Risiko yang telah diidentifikasi kemudian diberikan peringkat menggunakan metode FMEA, melalui pengisian kuisioner oleh responden. Berdasarkan hasil analisis risiko menggunakan metode FMEA, didapat tiga risiko dengan prioritas tertinggi yaitu pengguna tidak menerima notifikasi permintaan barang telah berhasil dibuat, laporan permintaan barang tidak dapat diunggah, dan permintaan barang/jasa tidak dapat ditindaklanjuti. Dari penilaian risiko, dapat dikembangkan rekomendasi tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan potensi terjadinya risiko, sehingga e-procurement yang dibuat akan lebih stabil dalam menghadapi perubahan dan mampu mencakup seluruh proses pengadaan barang dan jasa. Kata Kunci: analisis risiko, e-procurement, FMEA, pengadaan

ABSTRACT One of Bureaucratic Reform (RB) problems during 2010 until 2014 is ineffective and inefficiency on procurement of goods and services. E-procurement in government organization, would help procurement process more efficient and effective. There could be some risks during deveopment of e-procurement in Research Center X. Therefore, risk analysis is needed in planning process of e-procurement, in order to cope with the risks. Risks that have been identified are ranked using FMEA method, by filling the questionnaire by the respondents. Based on risks analysis result using FMEA, there’s three high-risks found. The risks are user do not receive notification if the procurement request is made successfully, procurement report can’t be uploaded, and procurement request can’t be proceed. From the analysis, mitigation recommendation can be made to reduce or eliminate the risks, so that the e-procurement is made to be more stable towards changes and is able to cover the whole process of procurement. Keywords: e-procurement, FMEA, procurement, risk analysis

1.

PENDAHULUAN

Pemerintah menetapkan program reformasi birokrasi pada tahun 2004 untuk menerapkan prinsip-prinsip clean government dan good governance dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Untuk memastikan tercapainya reformasi birokrasi sesuai dengan tujuan, pada tahun 2010 pemerintah mencanangkan Grand Design Reformasi Birokrasi yang berisi arah kebijakan pelaksanaan reformasi birokrasi nasional hingga 2025 [1]. 392 ISSN 1907-7459


Pelaksanaan reformasi birokrasi pada periode 2010-2014 masih menyisakan beberapa permasalahan strategis, salah satunya birokrasi belum efektif dan efisien, termasuk di dalamnya adalah pengadaan barang dan jasa [2]. Masih banyak kasus korupsi yang ditemukan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Berdasarkan data Komisi Pemberantasan Korupsi [3], selama tahun 2006-2015 selalu ada penindakan kasus korupsi dikarenakan pengadaan. 20 Jumlah

15 10 5 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Tahun

Gambar 1. Data Tindak Pidana Korupsi dalam Pengadaan Barang/Jasa [3-6]

Menurut pemerintah, salah satu penyebab adanya korupsi dalam proses pengadaan barang dan jasa karena belum seluruh proses pengadaan dilakukan secara elektronik [2]. Oleh karena itu, e-procurement perlu diterapkan di instansi pemerintah, termasuk di pusat penelitian X sebagai bagian dari Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK). E-procurement dipilih karena dapat diterapkan dalam berbagai lini usaha, seperti pada perusahaan [7], usaha kecil dan menengah [8], dan juga di pemerintahan [9]. Dalam pemanfaatan sistem baru seperti e-procurement perlu memperhatikan risiko yang mungkin terjadi, agar tidak terjadi kegagalan proses pada saat menggunakan eprocurement. Oleh karena itu, diperlukan analisis risiko untuk menghadapi masalah tersebut [10]. Dalam analisis risiko, ada beberapa metode yang dapat digunakan, salah satunya adalah Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Makalah ini akan membahas penggunaan FMEA dalam tahap desain e-procurement di Pusat Penelitian X, agar dapat diketahui risiko yang mungkin terjadi dan dapat dikembangkan tindakan untuk mencegah risiko tersebut ketika e-procurement telah diterapkan. FMEA dipilih karena fleksibilitasnya, sehingga metode ini banyak dilakukan di beberapa produk atau proses, seperti fase desain sistem motor elektrik [12], analisis korupsi [13], pembangkit listrik tenaga panas bumi [14], dan sebagainya. Selain itu, metode ini dapat mengidentifikasi potensi permasalahan pada proses, kontrol proses, dan mengidentifikasi apa yang bisa salah ketika sebuah proses benar-benar dijalankan. Hal ini akan memungkinkan kesempatan untuk mengurangi masalah sebelum terjadi [15]. E-procurement dalam Pusat Penelitian X hanya melingkupi permintaan barang/jasa oleh pengguna, monitoring status permintaan barang/jasa, dan penyerahan barang/jasa oleh tim pengadaan ke pengguna. Proses keuangan terkait pengadaan barang/jasa serta proses pemilihan pemasok tidak tercakup dalam e-procurement yang akan dibuat. E-procurement ini juga hanya berlaku untuk proses pengadaan barang/jasa di lingkungan internal Pusat Penelitian X, dan tidak tercakup dalam sistem informasi LPSE milik pemerintah.

393 ISSN 1907-7459


2.

DASAR TEORI

2.1. Risiko dan Manajemen Risiko Berdasarkan definisinya, risiko adalah efek positif atau negatif dari kemungkinan yang dapat terjadi pada sebuah obyek [16]. Semua kegiatan dalam sebuah organisasi mengandung risiko, oleh karena itu diperlukan manajemen risiko untuk mengarahkan dan mengendalikan kegiatan organisasi yang mengandung risiko [16]. Proses penerapan manajemen risiko dapat selalu dikembangkan dan ditingkatkan kinerjanya, agar organisasi bisa mengintegrasikan proses pengelolaan risiko tersebut menjadi bagian dari sistem tata kelola organisasi secara keseluruhan [16]. Proses manajemen risiko digambarkan seperti pada Gambar 2.

Menetapkan konteks

Penilaian risiko

Identifikasi risiko

Komunikasi dan Konsultasi

Analisis risiko

Pemantauan dan Kaji Ulang

Evaluasi risiko

Tindakan terhadap risiko

Gambar 2. Manajemen Risiko [16]

Dalam proses manajemen resiko, terdapat analisis risiko yang berfungsi untuk mengidentifikasi risiko, sehingga dapat ditentukan rencana tindakan terhadap risiko tersebut [15]. Ketika risiko tidak dapat dihilangkan, organisasi harus dapat menentukan risiko yang telah diidentifikasi dapat dikurangi atau dapat diterima [15]. 2.2. FMEA Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah salah satu metode manajemen risiko yang sistematis dan dapat digunakan untuk mengevaluasi dan mendokumentasikan 394 ISSN 1907-7459


penyebab serta efek dari kegagalan pada suatu proses [17]. FMEA berawal pada tahun 1940-an ketika digunakan oleh militer Amerika Serikat, dan kemudian dikembangkan lebih lanjut dan diterapkan oleh industri penerbangan dan otomotif. Kemudian pada tahun 1980 hingga 1990, FMEA mulai diterapkan secara luas oleh industri lain [18]. FMEA mampu mengidentifikasi dan mengevaluasi potensi kegagalan suatu produk atau proses dan efek yang mungkin muncul, serta tindakan yang diperlukan untuk menghilangkan atau mengurangi potensi kegagalan yang mungkin terjadi [11]. Urutan proses dalam FMEA adalah [15]: a. Mendeskripsikan proses dalam sistem, b. Mengidentifikasi potensi kegagalan dari masing-masing proses, c. Mengidentifikasi efek kegagalan (dan penyebabnya) dari masing-masing proses, d. Menentukan tingkat efek kegagalan (severity), e. Mengestimasikan peluang terjadinya kegagalan (occurence), f. Mengidentifikasi tindakan deteksi kegagalan (detection), g. Membuat peringkat dan prioritas (menggunakan analisis Risk Priority Number / RPN), h. Merekomendasikan tindakan pencegahan, i. Melaksanakan rekomendasi dan memperbarui analisis. Nilai RPN dihitung berdasarkan perumusan berikut [18]: RPN = S x O x D (1) dengan: S = tingkat potensi efek kegagalan (severity) O = tingkat peluang terjadinya kegagalan (occurence) D = tingkat potensi deteksi kegagalan (detection) Skala penilaian S, O, dan D adalah 1-10 dengan deskripsi masing-masing seperti tampak pada Tabel 1 hingga Tabel 3. Tabel 1. Skala Severity [19] Skala

Deskripsi

10

Kegagalan sistem yang menghasilkan efek sangat berbahaya

9 8 7 6 5 4 3 2

Kegagalan sistem yang menghasilkan efek berbahaya Sistem tidak beroperasi Sistem beroperasi tetapi tidak dijalankan secara penuh Sistem beroperasi dan aman tetapi mengalami penurunan performa sehingga mempengaruhi output Mengalami penurunan kinerja secara bertahap Efek yang kecil pada performa sistem Sedikit berpengaruh pada kerja sistem Efek yang diabaikan pada kinerja sistem

1

Tidak ada efek

395 ISSN 1907-7459

11th Annual Meeting on Testing and Quality 2016 Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tabel 2. Skala Occurence [19] Skala

Deskripsi

10 9

Sering gagal

8 7

Kegagalan yang berulang

6 5 4

Jarang terjadi kegagalan

3 2 1

Sangat kecil terjadi kegagalan Hampir tidak ada kegagalan Tabel 3. Skala Detection [19]

Skala 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Deskripsi Pengecekan tidak pernah mampu untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki sangat sedikit kemungkinan untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki sedikit kemungkinan untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan sangat rendah untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan rendah untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan yang cukup untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan cukup tinggi untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan tinggi untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan memiliki kemungkinan pada sangat tinggi untuk mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan Pengecekan akan selalu mampu mendeteksi penyebab potensial atau mekanisme kegagalan dan mode kegagalan

2.3. E-procurement E-procurement dapat didefinisikan sebagai proses dimana organisasi memanfaatkan sistem informasi untuk membuat kesepakatan untuk membeli barang/jasa dengan imbalan pembayaran [7]. Menurut peraturan perundangan di Indonesia, e-procurement atau pengadaan secara elektronik adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan peraturan perundang-undangan [20]. Pengadaan barang/jasa di instansi pemerintah merupakan kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk [21]: a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, 396 ISSN 1907-7459


d. e.

Mendukung proses monitoring dan audit, Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

E-procurement lebih unggul dalam hal efisiensi, transparansi, dan memberikan kesempatan pengadaan kepada publik. Beberapa manfaat dari penerapan e-procurement antara lain peningkatan efisiensi, tercapainya manajemen rantai pasokan, meningkatnya tingkat pelayanan ke pelanggan, pengurangan waktu proses, pengurangan tugas operasional, dan pengurangan biaya transaksi [7]. Namun dalam penerapannya juga terdapat kendala seperti keengganan organisasi untuk menerapkan e-procurement, dengan alasan pengguna sudah nyaman dengan praktik pengadaan secara manual, kurangnya sumber daya yang memadai, terlalu mahal untuk diimplementasikan, persepsi pengguna bahwa e-procurement tidak memberikan manfaat sama sekali, masalah keamanan data, dan pengetahuan yang kurang memadai dalam menerapkan eprocurement [7]. Untuk menanggulangi hal tersebut, organisasi perlu berkomitmen dalam menerapkan e-procurement, antara lain dengan membuat proses pembelian akuntabel dan mengatur perubahan struktural, menyediakan sumber daya manusia yang mengelola sistem informasi dan memiliki keahlian tentang internet, perampingan proses persetujuan dan sistem alur kerja, serta keterlibatan dan komitmen manajemen puncak.

3.

METODOLOGI

Tahapan analisis risiko desain e-procurement dengan metode FMEA dapat dilihat pada Gambar 3. Alur penelitian dapat dijelaskan dalam beberapa tahap, yaitu: a. Observasi lapangan dilakukan pada proses pengadaan barang/jasa di Pusat Penelitian X yang meliputi tahap permintaan barang/jasa dari pengguna ke bidang umum, proses persetujuan oleh atasan pengguna, monitoring status permintaan barang/jasa ke tim pengadaan, penerimaan barang/jasa dari tim pengadaan ke pengguna, pemeriksaan barang/jasa yang diterima untuk mengetahui kesesuaian dengan jumlah dan spesifikasi yang diminta saat proses penerimaan barang, dan penandatanganan formulir oleh pengguna sebagai bukti barang/jasa telah diterima. Observasi ini dilakukan ketika kegiatan pengadaan barang/jasa ketika masih menggunakan formulir yang bersifat paper based. b. Wawancara dengan tim pengadaan untuk mengetahui user requirement terhadap eprocurement. Metode wawancara yang digunakan adalah wawancara tak berstruktur untuk mendapatkan informasi yang lebih dalam dari responden [22]. Tim pengadaan yang berjumlah 3 orang dipilih sebagai responden karena tim tersebut yang memiliki pemahaman dan pengalaman yang lebih baik tentang setiap kegiatan pengadaan barang/jasa dibandingkan pengguna. c. Identifikasi potensi mode kegagalan, efek, penyebab, dan deteksi kegagalan dilakukan oleh tim penulis serta adanya beberapa masukan dari 3 orang tim pengadaan dan 1 orang pranata komputer Pusat Penelitian X. Proses identifikasi dimulai dengan mempelajari prosedur pengadaan barang/jasa di Pusat Penelitian X, dan mempertimbangkan kemungkinan risiko yang dapat terjadi ketika sebuah sistem informasi telah dijalankan.

397 ISSN 1907-7459

11th Annual Meeting on Testing and Quality 2016 Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Observasi lapangan

Wawancara dengan tim pengadaan untuk mengetahui user requirement e-procurement

Identifikasi potensi mode kegagalan

Identifikasi efek dari kegagalan

Identifikasi penyebab kegagalan

Identifikasi tindakan deteksi kegagalan

Memberikan peringkat severity, occurence, dan detection untuk tiap kegagalan

Perhitungan nilai RPN

Pemeringkatan RPN

Rekomendasi untuk pengembangan e-procurement

Gambar 3. Bagan Alur Penelitian

d. Pemberian peringkat severity, occurence, dan detection oleh 7 orang responden, yang terdiri dari 3 orang tim pengadaan, Kasubbag Kepegawaian dan Umum, 1 orang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kegiatan tematik, 1 orang PPK Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), dan 1 orang pranata komputer, dengan cara mengisi kuisioner FMEA yang berisi mode kegagalan yang telah dibuat dari hasil brainstorming. Responden ini dipilih karena keterlibatan personil secara langsung dalam proses pengolahan permintaan barang/jasa, pemantauan kegiatan pengadaan barang/jasa, serta dalam pembuatan sistem e-procurement di Pusat Penelitian X. Hasil peringkat kemudian diolah untuk mendapatkan nilai RPN. RPN kemudian diurutkan berdasarkan nilai tertinggi ke terendah untuk mengetahui prioritas risiko yang akan dikendalikan. Prioritas risiko ini yang akan digunakan sebagai 398 ISSN 1907-7459


rekomendasi dalam pengembangan e-procurement, agar risiko tersebut dapat dieliminasi.

4.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil penilaian risiko dapat dilihat pada Tabel 4. Nilai S, O, dan D diperoleh dari nilai rata-rata yang diberikan oleh seluruh responden. Kemudian nilai tersebut dikalikan untuk mendapatkan RPN, lalu diurutkan peringkatnya sesuai dengan nilai RPN yang paling besar. Hasil pemeringkatan ini untuk mengetahui mode kegagalan dengan risiko yang paling tinggi agar dapat ditentukan tindakan untuk mengeliminasi atau mengurangi risiko tersebut [23]. Nilai RPN tertinggi, yaitu 150, terdapat pada proses notifikasi permintaan barang berhasil tidak diterima oleh pengguna. Penyebab kegagalan ini adalah adanya gangguan pada server email sehingga permintaan barang tidak dapat diproses. Risiko tertinggi kedua dengan nilai RPN 148, adalah laporan permintaan barang tidak dapat diunggah sehingga tidak dapat dilihat oleh pihak terkait. Penyebab dari risiko ini adalah adanya gangguan pada koneksi internet. Risiko ketiga dengan nilai RPN 144 adalah permintaan barang/jasa tidak dapat ditindaklanjuti, karena permintaan barang belum disetujui oleh penanggung jawab kegiatan. Ketiga risiko tertinggi ini akan disampaikan kepada pihak pembuat e-procurement di Pusat Penelitian X agar dijadikan pertimbangan dalam mengembangkan sistem tersebut, agar tidak terjadi kegagalan tersebut saat eprocurement telah dijalankan. Risiko yang teridentifikasi juga dapat diaplikasikan oleh pengembang e-procurement lainnya sebagai bahan pertimbangan dalam mengembangkan sistem yang serupa.

5.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisis risiko yang telah dilakukan terhadap pengembangan eprocurement, diperoleh prioritas risiko sebagai berikut: a. Prioritas risiko pertama dengan nilai RPN 150 adalah pengguna tidak menerima notifikasi permintaan barang telah berhasil dibuat, yang disebabkan oleh gangguan pada server email. b. Prioritas risiko kedua dengan nilai RPN 148 adalah laporan permintaan barang tidak dapat diunggah, yang disebabkan oleh gangguan koneksi internet. c. Prioritas risiko ketiga dengan nilai RPN 144 adalah permintaan barang/jasa tidak dapat ditindaklanjuti, yang disebabkan permintaan barang belum disetujui oleh penanggung jawab kegiatan. Prioritas risiko tersebut dapat dijadikan sebagai rekomendasi ke tim pembuat eprocurement di Pusat Penelitian X, agar dapat direncanakan tindakan untuk mengurangi atau mengeliminasi risiko tersebut.

399 ISSN 1907-7459

11th Annual Meeting on Testing and Quality 2016 Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tabel 4. Hasil Analisis Risiko dengan FMEA No 1

2

Proses e-procurement Registrasi Pengguna

Login Pengguna

Potensi Mode Kegagalan Pengguna tidak bisa didaftarkan

Pengguna tidak bisa log in ke dalam sistem

Potensi efek dari kegagalan Pengguna tidak dapat mengakses aplikasi

Pengguna tidak dapat memanfaatkan sistem eprocurement

S 6,86

7,00

Potensi penyebab kegagalan

O

Potensi deteksi kegagalan

D

RPN

2,71

64

alamat email salah

3,43

Notifikasi "pengiriman konfirmasi email gagal"

Kesalahan dalam memasukkan username

4,57

Notifikasi berupa "username salah"

2,00

64

Kesalahan dalam memasukkan password

5,14

Notifikasi berupa "password salah"

2,00

72

Pengguna belum terdaftar sebagai pengguna eprocurement

3,86

Notifikasi berupa "user belum terdaftar"

2,29

62

3

Input Permintaan Barang

Pengguna tidak dapat input permintaan barang

Permintaan barang tidak dapat diproses

7,86

Ada required field yang belum terisi

5,57

Highlight berwarna merah pada field yang belum diisi

2,00

88

4

Submit Permintaan Barang

Notifikasi permintaan barang berhasil tidak diterima oleh pengguna


7,43

Server email mengalami gangguan

6,43

Notifikasi "permintaan barang gagal"

3,14

150

5

Persetujuan Permintaan Barang

Notifikasi persetujuan permintaan barang tidak diterima oleh pejabat yang berwenang


7,57

Server email mengalami gangguan

6,14

Notifikasi "Server error, silahkan coba beberapa saat lagi"

2,71

126

Tim pengadaan barang belum diberi role untuk monitoring permintaan barang

4,57

Menu monitoring permintaan barang tidak tersedia

3,00

100

Permintaan barang belum disetujui oleh penanggung jawab kegiatan

6,57

Status permintaan barang masih "menunggu persetujuan"

3,00

144

Error saat mengeksekusi proses menyimpan data pemasok

2,71

64

Data tidak muncul dalam daftar pemasok

2,71

64

Tim pengadaan tidak dapat melihat permintaan barang yang sudah dibuat oleh pengguna 6

Permintaan barang tidak bisa ditindaklanjuti

7,29

Update Progress Permintaan Barang

Basis data pemasok tidak dapat diperbarui

Data pemasok tidak sesuai dengan kondisi riil

5,29

Kesalahan dalam pemrograman e-procurement

4,43

400 ISSN 1907-7459

11th Annual Meeting on Testing and Quality 2016 Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tabel 4. Hasil Analisis Risiko dengan FMEA (lanjutan) No

7

Proses e-procurement

Laporan Permintaan Barang

Potensi Mode Kegagalan

Potensi efek dari kegagalan

S

Potensi penyebab kegagalan

O

Potensi deteksi kegagalan

D

RPN

Data e-procurement tidak bisa di-generate ke dalam laporan

Tidak ada laporan

5,86


5,86

Error saat mengeksekusi proses generate laporan

3,00

103

Laporan tidak dapat diunduh oleh pengguna

Pengguna tidak dapat melihat laporan

6,71

Koneksi internet terganggu

6,14

Tidak ada berkas yang terunduh

3,43

141

Format file tidak terdaftar

4,57

Notifikasi error file tidak terdaftar

3,86

118

File melebihi ukuran batas maksimal yg ditetapkan

5,57

Notifikasi error file melebihi batas ukuran

3,29

123

File rusak

3,57

Notifikasi error file rusak

3,14

75

Koneksi internet terganggu

6,43

Tidak ada berkas yang terunggah

3,43

148


5,86

Tidak ada file format excel yang dapat diunduh

3,14

116

Pengguna tidak dapat mengunggah laporan

Data e-procurement tidak bisa diekspor ke format excel

Dokumen tidak terunggah sehingga laporan tidak dapat dilihat oleh pihak terkait

Data tidak dapat diubah ke format pelaporan sesuai keinginan pengguna

6,71

6,29

401 ISSN 1907-7459


UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada responden yang telah meluangkan waktunya untuk berpartisipasi dalam penelitian ini, yaitu Rizki Maulana, Endang Tejowati, Dodi Gunawan, Asep Rahmat Hidayat, Sri Kadarwati, Dewi Indah Vebriyanti, dan Yana Mardiyana.

DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]

[8] [9]

[10]

[11]

[12] [13]

[14]

[15]

[16]

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. (2015). Road Map Reformasi Birokrasi Tahun 2015 – 2019. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). (2012). Laporan Tahunan Komisi Pemberantasan Korupsi Tahun 2012. Jakarta: KPK. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). (2013). Laporan Tahunan Komisi Pemberantasan Korupsi Tahun 2013. Jakarta: KPK. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). (2014). Laporan Tahunan Komisi Pemberantasan Korupsi Tahun 2014. Jakarta: KPK. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). (2015). Laporan Tahunan Komisi Pemberantasan Korupsi Tahun 2015. Jakarta: KPK. Gunasekaran, A., Ngai, E.W.T. (2008). Adoption of e-procurement in Hong Kong: An empirical research. International Journal of Production Economics, vol. 113, pp. 159 – 175. Gunasekaran, A., et. al. (2009). E-procurement adoption in the Southcoast SMEs. International Journal of Production Economics, vol. 122, pp. 161 – 175. Panayiotou, N.A., Gayialis, S.P., dan Tatsiopoulos, I.P. (2004). An e-procurement system for governmental purchasing. International Journal of Production Economics, vol. 90, pp. 79 – 102. Dewi, D.S., Syairudin, B., dan Nikmah, E.N. (2015). Risk management in new product development process for fashion industry: Case study in hijab industry. Procedia Manufacturing, vol. 4, pp. 383 – 391. doi: 10.1016/j.promfg.2015.11.054 Chin, K., Chan, A., dan Yang, J. (2008). Development of a fuzzy FMEA based product design system. The International Journal of Advanced Manufacturing Technology, vol. 36, pp. 633-649. Cassanelli, G., et. al. (2006).Failure Analysis-assisted FMEA. Microelectronics Reliability, vol. 46, pp. 1795-1799. Ochrana, F., Pucek, M., dan Placek, M. (2015). The Use of FMEA for the analysis of corruption:A case study from Bulgaria. Procedia Economics and Finance, vol. 30, pp. 613-621. Feili, H.R., et. al. (2013). Risk analysis of geothermal power plants using Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) technique. Energy Conversion and Management, vol. 72, pp. 69-76. Mollah, H., Baseman, H., Long, M. (2013) Risk Management Applications in Pharmaceutical and Biopharmaceutical Manufacturing. New Jersey: John Wiley & Sons. ISO 31000: 2009. Risk Management – Principles and Guidelines. 402

ISSN 1907-7459


[17] Dyadem Press. (2003). Guidelines for Failure Mode and Effects Analysis, For Automotive, Aerospace, and General Manufacturing Industries. Florida: CRC Press LLC. [18] Jenab, K., Kelley, T.K. (2015). Bayesian Failure Modes and Effects Analysis: Case Study for the 1986 Challenger Failure. International Journal of Engineering Research & Technology, vol. 4, pp. 685-690. [19] Firdaus, H., Widianti, T. (2015) Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) sebagai Tindakan Pencegahan pada Kegagalan Pengujian. Prosiding AMTeQ 2015, pp. 131-142. [20] Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. [21] Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. [22] Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. [23] McDermott, R.E., Mikulak, R.J., dan Beauregard, M.R. (2009). The Basics of FMEA 2nd Edition. New York: CRC Press.

DISKUSI Nama Penanya Instansi

: Sri Supadmi : P2SMTP LIPI

Pertanyaan : Proses pengadaan yang dimaksud dalam makalah apakah untuk pengadaan yang melibatkan rekanan? Atau yang dilihat hanya proses secara internal saja? Jawaban: Proses pengadaan yang diteliti dalam makalah ini adalah hanya melingkupi permintaan barang/jasa oleh pengguna, monitoring status permintaan barang/jasa, dan penyerahan barang/jasa oleh tim pengadaan ke pengguna di internal satuan kerja Pusat Penelitian X. Proses keuangan terkait pengadaan barang/jasa serta proses pemilihan pemasok tidak tercakup dalam pembahasan makalah ini.

403 ISSN 1907-7459

ANALISIS RISIKO PADA PROSES PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT DI PUSAT PENELITIAN X

Recommend Documents