3.1 Analisis Praktik
Tujuan dari pembahasan ini adalah menyajikan prinsip-prinsip dan konsep manajemen praktek gigi dengan tujuan pengembangan keahlian yang dibutuhkan untuk mengoperasikan salah satu bentuk bisnis kecil-praktek gigi. Dokter gigi, bagaimanapun, harus tahu kapan meletakkan prinsip-prinsip ketika bekerja bekerja. Manajemen praktek dokter gigi didefinisikan sebagai proses untuk mendapatkan dan mengalokasikan input dalam praktek (sumber daya manusia dan sumber daya ekonomi) dengan perencanaan, pengorganisasian, staffing , memimpin, dan mengendalikan untuk tujuan output produksi (pelayanan) yang diinginkan oleh pasien sehingga tujuan praktek tercapai. Analisis praktik dapat didefinisikan sebagai penilaian atau evaluasi yang sedang berlangsung dari praktek gigi untuk menyediakan informasi untuk membuat perubahan dan mengambil tindakan korektif. Praktik analisis tergantung pada tujuan praktek, pengumpulan data yang akurat, dan pengambilan keputusan yang baik. Praktik analisis penting untuk setiap praktek baru dan mapan. Ada banyak variabel yang dapat membuat perbedaan antara praktek yang tumbuh sehat dan satu yang berakhir dalam kebangkrutan. Banyak variabel dikenakan dalam analisis praktek telah dibagi dalam dua bidang utama: finansial dan nonfinansial.
Bidang Keuangan Bidang keuangan dalam praktek dokter gigi yang harus dianalisis secara teratur meliputi anggaran, laporan laba rugi, neraca, analisis arus kas, biaya, dan gaji.
Anggaran Implisit dalam analisis praktek adalah rencana keuangan yang di harapkan dipatuhi oleh dokter gigi. Anggaran merupakan ekspresi formal quantitive dalam tunai dari rencana keuangan, termasuk tujuan yang diperlukan untuk pertumbuhan
pribadi dan praktek. Harus jelas bahwa pribadi dan anggara praktek saling terkait, perbedaan dalam satu hal akan mempengaruhi hal lainnya. Beberapa keuntungan mengembangkan anggaran untuk praktik adalah : 1. Untuk menentukan tanggungjawab perencanaan dengan memaksa dokter gigi berpikir ke depan 2. Untuk membantu dokter gigi mencapai tujuan praktek 3. Untuk memberikan harapan yang pasti yang berfungsi sebagai kerangka ideal untuk menilai kinerja selanjutnya Sebagian besar lembaga-lembaga pinjaman keuangan akan mengharuskan dokter gigi baru untuk mengembangkan anggaran untuk tahun mendatang jika mereka berharap untuk memperoleh pinjaman untuk memulai atau mengembangkan praktek. Mempersiapkan anggaran pribadi dan praktek yang tidak real dapat mengakibatkan penolakan pendanaan yang memadai. Anggaran praktek juga membantu merumuskan rencana yang menjamin suatu jumlah tunai yang cukup untuk membayar biaya tambahan. Anggaran harus ditinjau secara berkala sehingga harapan har apan yang tidak realistic realisti c dapat diidentifikasi diident ifikasi dan dimodifikasi. Anggaran pribadi dokter gigi harus sesuai dengan pendapatan yang diproyeksikan bahwa praktek itu akan dapat beroperasi pada selama periode waktu yang sama. Karena itu penting untuk mengembangkan anggaran pribadi realistis dan untuk menentukan pendapatan aktual yang dibutuhkan untuk memenuhi beban secara tahunan. Dokter gigi baru bisa berdiskusi dengan akuntan dalam menentukan tingkat pendapatan yang dapat diharapkan untuk praktek serupa di daerah mereka. Jika anggaran pribadi tidak dikonstruksi secara realistis, tidak harapan keuangan pribadi ataupun praktek akan terealisasi.
Pernyataan Pemasukan
Pernyataan pemasukan, kadang-kadang menunjukkan pernyataan operasi, dan pemasukkan
bersih
selama
periode
waktu.
Keseimbangan
lembar
kerja
mengidentifikasi asset, liabilitas, dan ekuitas selama periode waktu. Pernyataan pemasukan dapat dipersiapkan dalam berbagai cara. Formatnya tergantung preferens dari dokter gigi dan akuntan. Seluruh pernyataan pemasukan, bagaimanapun juga, harus menunjukkan dasar-dasar informasi berikut : revenue, expenses, bad debts, dan pemasukkan sebelum pajak. Revenue adalah nilai dari barang dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, yang adalah, fee, atau pembayaran kapitasi. Expenses adalah asset yang telah digunakan dalam seluruh revenue, atau seluruh biaya yang telah jatuh tempo selama periode waktu lampau. Perbedaan antara revenue dan expenses ditambah bad debts adalah menuju pada pemasukan dalam periode waktu. Pernyataan pemasukan menujukkan hasil dari operasi untuk beberapa waktu dan dilabeli “ Untuk akhir periode (tanggal)”.
Revenues - ( Expenses + Bad debts ) = Income
Kebanyakan pernyataan pemasukan digunakan oleh praktisi dental yang dikategorikan menjadi dua divisi mayor: operasi dan kapital (atau administrasi). Operating expenses adalah expenses diasosiasikan dengan biaya pelayanan antaran. Ini meliputi gaji, wages, keuntungan, layanan laboratorium, dan supplies. Capital expenses di sisi lain, kadang-kadang disebut general atau administrative expenses. Ini adalah expenses berasosiasi dengan pengaturan praktisi dan termasuk semua kategori pembayaran, utilities, asuransi, dan depresiasi. Biaya ini biasanya tidak secara langsung berelasi dengan layanan antaran.
Biaya capital sering disebut biaya tidak terkontrol, biaya operasi ialah biaya terkontrol. sebagai contoh biaya tidak terkontrol biaya sewa selama lima tahun. biaya terkontrol seperti gaji. Semua dokter gigi harus cermat dalam memonitori pemasukan dan pengeluaran, terutama selama beberapa bulan pertama praktek. pemasukan bulanan harus dibandingkan dengan dana praktek selanjutnya untuk menentukan ketepatan perencanaan finansial setiap tahunnya. Deviasi utama pada pemasukan dan pengeluaran sebaiknya didiskusikan dengan akuntan atau dokter gigi lain. Analisis vertikal dan horizontal . Analisis horizontal dibandingkan bagian
spesifik pemasukan dengan bagian identik dari pemasukan lain. Analisis horizontal membantu dokter gigi menguji dan membandingkan dengan yang terdahulu.
Tabel analisis horizontal
May 1980
July 1980
$6,000
$4,000
Salaries
$1,047
$1,047
Payroll taxes
100
100
Automobile expense
25
25
Bad debts
17
17
Dues and subscriptions
20
20
Gas and electric
90
150
Insurance
47
47
Revenue (fees earned)
Expense
Laboratory fees
700
450
Legal and accounting fees
83
83
Miscellaneous expenses
20
15
Office and postage expenses
42
42
Professional development
100
0
Rent
400
400
Supplies
233
233
Telephone
100
100
Total expenses
$3,024
$2,729
Net income
$2,976
$1,271
Analisis vertikal merupakan teknik lain yang bisa digunakan untuk menganalisis
pemasukan.
Dibandinkan
membandingkan
pendapatan
dengan
perbedaan waktu, analisis vertikal dibandingkan dengan penghalisan atau biaya dengan pendapatan yang sama. Meskipun banyak rasio, yang paling sering digunakan adalah net profil ratio dan overhead ratio. 1. Net profit ratio = net profit (income) Revenue (fees earned) = $ 35,000 $ 70,000 Net profit ratio = 1 : 2
2. Overhead ratio = total expenses revenues (fees earned) = $ 35,000 $ 70,000 Overhead ratio = 1 : 2 Overhead ratio x 100 percent = overhead percent = ½ x 100% = 50%
Rasio profit bersih dihitung dengan membagi profit bersih dengan pendapatan. Bila membandingkan dengan rasio yang dihitung dari pemasukan yang lain dapat ditemukannya indikasi kenaikan atau penurunan pemasukan. Hal ini sangat penting untuk membuat perencanaan pribadi karena seorang dokter gigi harus membayar biaya praktek sebelum menghitung biaya untuk keperluan pribadinya. Berdasarkan data, perbadingan dengan rata-rata nasional atau regional, dapat menjadi suatu petunjuk untuk pertumbuhan praktek dokter gigi. Rasio pengeluaran tambahan ,dihitung dengan membagi biaya praktek dengan pendapatan, akan memberikan informasi pada dokter gigi tentang pengeluaran tambahan praktek.
Analisa Break-even (Impas) Para praktisi pada akhirnya sering dihadapi keputusan untuk menambah staf atau membeli alat baru untuk meningkatkan kemampuan mereka memberi layanan dokter gigi. Lainnya membutuhkan tambahan informasi untuk menetapkan harga yang pantas untuk jenis layanan tertentu. Semua keputusan ini dapat dipertimbangkan secara lebih objektif dengan mempelajari buku tentang produksi dengan biaya dan pendapatan yang terlibat, yang biasa disebut „analisa break -even‟. Teknik ini
membantu dokter gigi untuk menentukan biaya dan manfaat dari setiap keputusan secara objektif. Tercakup di dalam teknik ini adalah pemahaman mengenai „fixed cost‟ (biaya tetap) dan „variable cost‟ (biaya tak tetap). (Untuk menghindari kesalah -pahaman
tentang biaya dan pengeluaran, perlu diingat bahwa semua pengeluaran sebenarnya merupakan biaya. Namun istilah „pengeluaran‟ belum dapat diterapkan sebelum biaya
sudah habis atau sudah digunakan. Misalnya, biaya sewa untuk gedung selama satu tahun. Biaya tetap adalah pengeluaran yang tidak berubah akibat produksi nyata, misalnya, uang sewa dan listrik. Sebaliknya, biaya tak tetap adalah pengeluaran yang bervariasi sesuai produksi. Untuk praktisi gigi, contohnya adalah ongkos pembelian amalgam dan karet matrix. Pada titik dimana pemasukan bersih adalah 0 disebut titik break-even/impas. Disini tingkat produksi menunjukkan pemasukan yang setara dengan pengeluaran. Seperti halnya ratio modal, maka titik break-even dapat dirubah secara nyata jika sudah dimasukkan dengan gaji dokter dan lain-lainnya sebagai biaya total praktek. Terlihat jelas bahwa jika gaji dokter gigi belum dimasukkan dalam biaya pelaksanaan usaha/praktek dokter, maka titik break-even bisa jauh lebih rendah.
Balance Sheet / Lembar Keseimbangan Balance sheet merupakan laporan yang terdiri dari asset, passiva / pertanggung jawaban, nilai keuntungan pemilik. Asset merupakan kepunyaan yang dipergunakan dan termasuk peralatan / perlengkapan serta claim terhadap pihak lain (nilai yang dapat diterima). passiva merupakan hutang kepada pihak lain , pemegang saham, dan kreditor dari suatu pekerjaan. Nilai keuntungan pemilik adalah claim dokter gigi terhadap asset setelah tanggung jawabnya dikerjakan. Dalam pekerjaan, terdapat
penggabungan / kerjasama, nilainya dapat menjadi lebih besar karena beberapa pemilik modal biasanya mengkontribusikan harta miliknya. Balance sheet biasanya mendata asset yang dimiliki pada bagian atas dan passiva pada bagian bawah. Dinamakan balance sheet karena dana pada kedua sisi harusah sesuai. Total sumber dana financial akan selalu sesuai dengan sumber dana / modal dari pemilik. Konsep ini didasari asset = tanggung jawab + nilai keuntungan pemilik. Analisis horizontal dan vertical , diterapkan dengan teknik pada neraca
keseimbangan mirip dengan cara membuat neraca pendapatan. Analisis ini sangat membantu untuk melihat keseimbangan pengeluaran tiap bulan maupun tiap tahun. Analisis
horizontal
digunakan
sebagai
perbandingan
kategori
nilai
keseimbangan yang satu dengan yang lainnya. Analisis vertikal memberikan perbandingan rasio piutang untuk total aktiva lancer dan dapat menunjukkan seberapa baik kebijakan dalam bekerja. Aktiva merupakan semua sumber dana yang saat ini sedang dipakai.
Berbagai rasio dari kategori balance sheet dapat digunakan untuk mengawasi pelaksanaan praktek keuangan. Rasio yang sering digunakan dalam kegiatan kedokteran gigi adalah current ratio, yang dihitung dengan membagi jumlah modal (current asset ) dengan kewajiban (current liabilities). Banyak akuntan yang setuju bahwa current ratio yang baik untuk bisnis kecil adalah 2:1. Maksudnya di sini adalah bahwa jika semua kewajiban (liabilities) harus dibayar, praktek tersebut mendapatkan dua kali modal (current asset ) di mana kewajiban (current liabilities), kewajiban finansial jangka pendek dengan mudahnya dicapai.
Cash Flow Analysis Cash flow dapat diartikan sebagai aliran masuk uang (inflow) ataupun aliran
keluar uang (outflow). Dari kebanyakan praktek kedokteran gigi, cash flow terdiri dari 5 area finansial, yaitu inventory control, working capital, accounts receivable, checking account, dan third party payment . Meminjam pinjaman tambahan
merupakan solusi yang biasa diambil bila sedang mengalami kekurangan uang untuk memenuhi kewajiban finansial. Meskipun hal ini dikenal sebagai solusi sementara, pinjaman ini sebenarnya merupakan masalah jangka panjang karena pihak pelaksana
wajib mengembalikan jumlah uang yang dipinjam, yang akan menjadi tambahan baru pada pengeluarannya (outflow). I nventor y
contr ol .
Tujuan
dari
inventory
control
adalah
untuk
mengembangkan sistem yang menyediakan laporan yang akurat dari persediaan yang ada dan melaporkan bila dibutuhkan pembelian barang-barang tambahan. Seringnya, uang diinvestasikan dalam jumlah yang besar untuk barang-barang yang tidak terlalu digunakan dalam prakteknya. Dengan meninjau balance sheet , pihak pelaksana dapat menemukan hubungan dari keseluruhan inventaris dengan modal (current asset ) sebanyak 20%. Dengan contoh ini, perhatian yang lebih harus diberikan secara langsung untuk mengontrol jumlah uang yang digunakan untuk inventaris. Modal kerja. Modal kerja dijelaskan sebagai aset yang ada dikurangi liabiliti.
Dibeberapa tempat praktek, jumlah hutang meningkat secara cepat di awal-awal tahun, khususnya jika faktor semacam aliran dana tidak terkontrol. Masalah yang sering terjadi pada praktisi baru yaitu peminjaman uang untuk membayar pajak gaji para pegawai. Hal ini terjadi karena kesalahan dokter gigi yang tidak menyisihkan dana untuk menutupi pajak gaji. Dana yang ada mungkin telah digunakan untuk menutupi pengeluaran lain atau diambil untuk diri sendiri, sehingga menyebabkan kekurangan dana saat pajak gaji harus dibayarkan. Modal kerja yang negatif atau modal kerja yang mendekati nol dapat menghasilkan hutang baru yang mendekati liabiliti yang ada. Daripada melakukan pinjaman baru untuk menutupi masalah modal kerja, akan lebih baik jika dokter gigi: (1) menghasilkan pemasukan tambahan dengan memberikan pelayanan lebih, (2) menaikkan tarif, (3) mengurangi pengeluaran praktek Komponen yang paling penting dari program accounts receivable adalah aging analysis dari akuntan. Aging analysis dilakukan oleh akuntan untuk praktek
atau dokter gigi yang dapat mengkorporasikannya ke iklan-iklan komersial. Banyak konsultan
manajemen
menyarankan
accounts
receivable praktek,
dengan
mengesampingkan usia, tidak melebihi lebih dari 1-1,5 dari produksi kotor 2 bulan. Hal lain yang lebih besar dari itu mengindikasikan dokter gigi tersebut rentan terhadap masalah aliran dana. Cash flow dalam sistem penerimaan dapat diperbaiki dengan metode : pertama, pernyataan untuk servis yang diberikan dapat dibuat segera setelah janji terakhir rencana perawatan daripada menunggu sampai akhir bulan. Kedua, pernyataan mengenai harga dapat dibagi sesuai alfabet, pasien dengan nama akhir dimulai dengan huruf pertama sampai tengah alfabet dikirim pada tengah bulan, dan sisanya dikirim pada akhir bulan. Rekening Giro. Seringkali seorang praktisi tidak mempunyai waktu yang
cukup untuk menjaga kantor dan rekening cek pribadinya. Dana dalam rekening ini harus diawasi dengan baik. Seorang dokter gigi mempunyai tanggung jawab terbesar dalam mengawasi rekening giro kantor yaitu melakukan peninjauan. Dua kesalahan yang terjadi yaitu kurangnya pengkajian penggelapan dan akumulasi yang tidak perlu dari saldo kas yang besar. Penggelapan adalah sesuatu yang dapat terjadi di praktek mana pun.
Dental Prepayment Plans (Rencana Pembayaran Sebelumnya) Dental prepayment atau rencana pembayaran kelompok (pihak) ketiga ini
umum digunakan pada kebanyakan praktek dokter gigi. Hubungan dokter pasien yang bersifat tradisional telah dimodifikasi dengan munculnya pihak ketiga yang membayar pelayanan untuk pasien. Proses tagihan yang tidak benar dapat menghasilkan penundaan dalam penerimaan pembayaran serta dapat menyebabkan
masalah aliran keuangan, terutama pada tempat praktek yang sebagian besar pendapatannya berasal dari rencana pembayaran sebelumnya (dental prepayment plans). Kebanyakan perusahaan asuransi pada akhirnya akan membayarkan uang
pembayaran dokter gigi yang telah diserahkan untuk membayar pelayanan untuk pasien. Jika dokter gigi tidak merasa nyaman dengan menagih bayaran atas pelayanan terhadap pasien, surat kuasa yang harus ditandatangani oleh pasien. Dengan memilih opsi seperti ini, tanggung jawab untuk mengumpulkan saldo yang belum terselesaikan dari pihak ketiga akan diurus oleh dokter gigi serta stafnya. Hal ini dikenal sebagai “assignment of benefits” atau pen yerahan kepenetingan. Perhatian harus diberikan
dalam penyelesaian formulir tagihan yang tepat. Sebuah sistem harus dibentuk untuk memantau laporan penerimaan dari rencana pembayaran pihak ketiga.
Biaya Salah satu masalah umum yang dihadapi dokter gigi baru adalah memutuskan berapa banyak mereka harus mengeluarkan biaya untuk berbagai layanan. Biaya tradisional telah ditentukan oleh tiga faktor: (1) biaya overhead; (2) struktur biaya yang berlaku di daerah itu, dan (3) filsafat pribadi. Dokter gigi baru memasuki masyarakat memiliki beberapa pilihan dimana mereka dapat menentukan biaya untuk jasa yang diberikan. Pertama, Biro Statistik Ekonomi dan Studi Perilaku Asosiasi Gigi Amerika melakukan survei biaya nasional setiap beberapa tahun. Dengan konsultasi ini, dokter gigi dapat catatan yang dikenakan biaya yang berlaku untuk layanan tertentu dalam wilayah geografis. Dengan meninjau statistik ini, jadwal biaya perwakilan dapat dikembangkan. Kedua, praktisi baru stabilished informal dapat meminta dokter gigi lain di masyarakat untuk
layanan tertentu. Ketiga, praktisi dapat berbicara dengan operator pihak ketiga dan jadwal permintaan biaya mereka. Kadang-kadang dokter gigi sengaja akan menurunkan biaya untuk menarik pasien dalam praktek. Mereka dapat menurunkan biaya untuk layanan seperti radiologi, pemeriksaan (termasuk pengukuran tekanan darah), diagnostik gips, dan survei diagnostik. Peningkatan volume pasien dapat menebus biaya dalam waktu dan layanan. dokter gigi harus membuat keputusan ini dengan hati-hati, namun, dan harus mengakui bahwa biaya tersebut tidak mencakup biaya sebenarnya dari menyediakan layanan tersebut. Penyesuaian biaya. Penyesuaian biaya merupakan hal yang biasa dalam
praktik . penyesuaian mungkin termasuk diskon untuk profesional lain, staf, anggota, keluarga, dan teman-teman. Penyesuaian tarif juga dapat mencakup diskon kepada individu-individu yang tidak mampu membayar biaya rutin dibebankan dalam prakteknya. di kebanyakan sistem ada kolom penyesuaian pada lembar hari di mana jumlah ini dapat dimasukkan. Melakukan review bulanan untuk menentukan prosentase penyesuaian relatif terhadap total produksi merupakan ide yang baik untuk.
mungkin
mengejutkan
beberapa
praktisi
untuk
menemukan
mereka
memberikan diskon 10 hingga 15% dari total produksi mereka dalam praktek baru ini mungkin suatu kebijakan yang perlu modifikasi cepat
Gaji Gaji yang dibayarkan kepada semua anggota staf harus ditinjau terus-menerus. Gaji biasanya merupakan persentase terbesar dari overhead kantor, terlepas dari ukuran praktek. ketika meninjau laporan laba rugi, rasio gaji dan upah untuk latihan beban total harus dihitung. Umumnya solo praktek rata-rata kurang dari 15% untuk
kategori ini. praktek kelompok besar dapat memiliki persentase lebih tinggi, tetapi dalam banyak kasus tidak boleh melebihi 20% omset. Karyawan adalah indikator lain yang memungkinkan gaji
tidak kompetitif. praktek dokter gigi yang memiliki
pengalaman tingkat perputaran tinggi harus meninjau total paket kompensasi mereka untuk menentukan apakah gaji dan tunjangan yang ditawarkan sepadan dari yang ditawarkan oleh praktek yang sama di masyarakat.
3.1.1 Analisis Non-Finansial
Analisis nonfinansial intinya terfokus pada pasien dan staf. Teknik spesifik yang ada dalam menganalisis kesehatan finansial praktek belum terdapat pada area nonfinansial. Namun kedekatan terhadap konsep managemen dapat membantu dokter gigi menganalisis adanya penyimpangan pada area-area ini. Kepuasan pasien merupakan hal yang penting dalam pertumbuhan tempat praktek , sebagai hasil dari bukti penyerahan. Bagian akan menyoroti kategori nonfinansial yang utama: jaminan kualitas, produksi, efisiensi pengiriman, pekerjaan staf, jadwal kunjungan
Jaminan Kuali tas
Meskipun jaminan kualitas dapat memberi
arti yang berbeda pada orang yang
berbeda, area ini seharusnya menjadi perhatian primer pada tipe praktek kedokteran gigi apapun. Kualitas dalam buku ini mengacu pada definisi yang dikemukakan oleh Jerge dan rekannya, tingkat perawatan yang diberikan. Kualitas dinilai dalam hubungannya dengan standar pelayanan dan ukuran pendapatan yang ditentukan oleh individu yang mengetahuinya dalam bidang yang relevan. Kualitas pelayanan dapat diukur hanya oleh profesi, oleh sebab itu merupakan tanggung jawab profesi untuk meningkatkan metode-metode yang menjamin bahwa pasien akan memperoleh kualitas pelayanan yang tinggi.
Pertanggungjawaban dokter gigi . Karena profesi dokter gigi menentukan standar
untuk pengajaran dan lisensi anggota-anggotanya, maka menjadi logis bahwa profesi menerima tanggung jawab untuk memastikan pasien dengan kualitas yang tinggi. Praktisi dokter gigi yang praktek sendiri biasanya berada pada kerugian yang terbesar untuk mengukur kualitas pengeluarannya. Oleh sebab itu beberapa faktor harus diingat yang akan membantu dalam memonitor kualitas pelayanan. Pertama, seorang praktisi dapat dengan mudah memonitor jumlah waktu prosedur khusus yang dihabiskan oleh pasien-pasien. Hal ini dapat menjadi ukuran kualitas secara tidak langsung, karena repetisi pada pelayanan yang khusus dapat berdasarkan pada pemilihan kasus yang ringan, teknik yang lebih meningkat, pemilihan material yang rendah, dan lain-lain. Riwayat dari pasien juga penting untuk kualitas seluruh pengobatan. Penilaian periodik dari catatan pasien, yang didasarkan pada kriteria yang spesifik, dapat bagi dokter gigi
ketika mencari defisiensi pada area ini. Pengukuran yang objektif untuk kepuasan
riwayat pasien dengan praktek akan menjadi catatan bagi keluhan semua pasien. Dengan mengecek kembali semua keluhan, dokter gigi dapat mengambil tindakan berdasarkan hal yang berulang. Keluhan yang umum biasanya mengindikasikan adanya sesuatu yang salah dan perlu dikoreksi Kualitas Staff . Seorang dokter gigi secara legal bertanggung jawab untuk semuar
perawatan yang dilakukan selama praktek,ditinjau dari semua prosedur perawatan yang dilakukan dengan higienis, bukan sebuah kebenaran tapi sebuah kewajiban. Dokter gigi harus melatih asistennya untuk mengenali kekurangan dalam prakteknya seperti open contact, kekurangan jarak, adanya tambalan overhang. Hal ini membutuhkan pengecekan tambahan dan pengecekan keseimbangan untuk pasien yang ditambal. Pada daerah perawatan preventif, menaikkan
standard
melalui
penggunaan
bermacam-macam
indeks
plak
akan
membangkitkan keinginan pasien untuk menjaga kesehatan periodontal dan oral hygiene sebaik yang dapat dihasilkan dari pengukuran langsung kualitas pelayanan pencegahan. Manajemen pasien. Dokter gigi harus mengerti bagaimana memuaskan pasien
dengan perhatian yang pasien terima. Hal ini akan berdampak pada praktek secara positif dengan meningkatkan tingkat kembalinya pasien pada dokter gigi tersebut. Hal ini penting, pasien merasa puas, tidak hanya dengan perawatan yang langsung diterima, tetapi juga cara dokter gigi dan staffnya memperlakukan pasien. Ada beberapa cara untuk mengukur tingkat kepuasan pasien. Satu cara yang paling mudah untuk membagikan kuesioner pada semua pasien setelah perawatan rutin. Kuesioner tidak dibagikan setiap kunjungan, tetapi setelah rangkaian perawatan diselesaikan atau ketika pasien diminta untuk datang kembali. Informasi yang diperoleh dari misalnya kuesioner dapat membangkitkan terjadinya perubahan pada beberapa area misalnya jadwal pertemuan, pembayaran dan hubungan
interpersonal dengan staff kantor. Metode langsung tidak
memakan biaya dengan dokter gigi mewawancarai pasien. Pada kasus ini, dokter gigi dapat langsung mewawancara setiap pasien ataupun secara acak setelah perawatan selesai. Hal ini akan lebih berkembang, bagaimanapun biaya dari prosedur ini dapat lebih besar daripada keuntungannya. Semua staff harus disemangati untuk menyediakan pelayanan yang memuaskan dan menyenangkan pasien, membuat setiap percobaan
untuk menjawab pertanyaan tentang
prosedur dan kebijakan di praktek.
Produksi Dalam kedokteran gigi, istilah produksi mengacu pada total nilai pelayanan dental yang telah diberikan.
Total produksi. Total produksi adalah produksi sebelum diberikan beberapa
penyesuaian. Produksi seringkali dipengaruhi oleh jumlah pasien, tipe tugas yang dikerjakan oleh staf ahli, objektivitas dan preferensi praktisi, kemampuan bioteknik dan kecepatan kerja dokter gigi serta perkembangan cara pelayanan seperti sistem sitdown, four-handed. Salah satu cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan membagi pendapatan dalam waktu satu bulan atau satu tahun dengan jumlah waktu dokter gigi bekerja. Pengukuran ini akan memberitahukan pendapatan dokter gigi selama satu jam. Teknik yang diberikan dapat pula menentukan biaya pengeluaran selama setiap jamnya. Kalkulasi ini dicapai dengan membagi total pengeluaran dengan angka waktu (jam) praktek. Produksi campuran. Pada dasarnya, praktisi baru akan menentukan tujuan
dan
sasaran
yang
berhubungan
dengan
tipe
pelayanan
dental
yang
akan
diberikan,sehingga produksi campuran direkomendasikan untuk praktisi baru tersebut. Tanpa mengetahui sekilas mengenai produksi campuran, dokter gigi tidak akan pernah mendapatkan indikasi nyata apakah tujuan atau sasaran yang diinginkan telah ditemukan. Misalnya, praktisi berharap untuk memberikan pelayanan restrorasi dan periodontal, dalam waktu 6 bulan atau satu tahun, tinjauan produksi campuran pada pelayanan tersebut akan mengungkapkan apakah sasaran dan tujuan telah tercapai. . Sebagai praktisi yang mulai dikenal khalayak Producti on changes over ti mes
ramai, nantinya akan banyak pasien yang datang kembali. Sebagai konsekuensinya, proporsi yg lebih besar untuk pencegahan harus disediakan. Secara hipotesis, rehabilitative atau pelayanan restorative akan berkurang jika jumlah pasien menjadi stabil dan jika dokter gigi memberikan penyuluhan mengenai pelayanan preventif yang efektif. Namun, hal ini tidak akan terwujud jika terdapat pasien baru dengan
jumlah yang banyak karena pasien baru membutuhkan lebih banyak perawatan. Jadi, seorang dokter gigi harus memperhatikan dengan seksama terhadap pelayanan yang diberikan, karena berhubungan dengan produktifitas. Pada penelitian objektif terhadap kondisi ini, praktisi tidak dapat lagi mengrontrol prakteknya dan membimbingnya menuju batas luar dari objektivitas pasien.
Delivery Efficiency Dokter gigi juga harus memerhatikan cara mengorganisasi fasilitas praktek, bagaimana anggota staf diperlakukan, dan bagaimana untuk meminimalisasi stress dalam praktek. Tujuan keseluruhan dari delivery efficiency / efisiensi dalam pemberian pelayanan adalah untuk memberikan pelayanan yang maksimal dengan sumber daya dan usaha yang minimal, tanpa keraguan akan kualitas klinis. Pasien diuntungkan dengan biaya yang stabil, sedangkan dokter gigi dan staf diuntungkan dengan pemasukan yang meningkat karena produktivitas yang lebih besar, dan semua anggota dari praktek ini dapat menangani beban pekerjaan mereka dengan lebih efektif.
Sit down, four handed dentistry. Prasyarat dari praktek dokter gigi modern adalah
penggunaan konsep sit down, four handed dentistry / bekerja dalam keadaan duduk dan penggunaan sistem four-handed dentistry yang tepat. Dokter gigi dapat dengan cepat menentukan betapa efektifnya menggunakan asisten dan menetapkan prinsip penghematan gerakan dengan menggunakan sistem four-handed dentistry. Pertanyaannya adalah: 1. Apakah asisten selalu digunakan? 2. Apakah suction digunakan oleh asisten sementara dokter melakukan prosedur restorasi atau bedah?
3. Apakah rubber dam digunakan secara rutin? 4. Apakah tray digunakan pada semua prosedur? 5. Apakah penyerahan instrumen antara dokter gigi dan asisten menggunakan sinyal tangan? 6. Apakah dokter gigi mempertahankan pandangan matanya pada rongga mulut atau tidak? 7. Apakah pada sisi asisten menggunakan cabinet yang dapat meminimalisasi pergerakan asisten dari tempat duduknya.
Walaupun pertanyaan-pertanyaan ini tidak meliputi semua prinsip sit-down, four-handed dentistry, namun dapat diterima dan melekat dengan prinsip-prinsip tersebut. Analisis Tugas. Meningkatkan produktivitas erat hubungannya dengan
menyerahkan tugas. Analisis tugas meninjau tiap bagian dari prosedur praktek, menjadikannya suatu tugas, menentukan tugas mana yang dapat diserahkan, dan, akhirnya, menentukan apakah tugas itu sudah diserahkan. Ukuran Fasilitas atau Tinjauan Praktek dan Perlengkapan. Dokter gigi
yang telah memiliki rencana pasti untuk mengembangkan prakteknya dengan cepat harus berlokasi pada fasilitas dimana alat-alat operasi tambahan dapat ditambahkan dengan mudah. Satu indikasi bahwa praktek harus diperbesar adalah menumpuknya janji temu dengan pasien. Penambahan perawat gigi atau dokter gigi lainnya dapat mengatasi masalah tersebut. Penting untuk memilih fasilitas praktek yang lebih besar dari yang awalnya dibutuhkan namun yang apabila diperlukan perlengkapan operasi tambahan dapat ditempatkan dengan mudah.
Biaya untuk perlengkapan dental harus diperiksa secara berkala dengan pengertian bahwa perlengkapan itu nantinya akan harus diganti. Kemajuan teknologi pun dapat mengharuskan penggantian peralatan.
Kinerja Staf Untuk membangun tempat praktek dokter gigi yang sukses dibutuhkan seorang dokter gigi yang selalu mengevaluasi cara kerja staff nya secara teliti, baik saat diberikan tugas maupun keahlian mereka dalam menambah ilmu dan kemampuan baru. Selain itu seorang dokter gigi juga harus mengevaluasi secara berkala teamnya untuk mengetahui apakah mereka bekerja secara efektif, kooperatif, dan suportif. Terdapat 2 tipe evaluasi yang akan dikemukakan, yaitu : Evaluasi Kerja Individu. Evaluasi kinerja adalah salah satu tanggung jawab
utama setiap supervisor. Evaluasi kinerja memberikan dasar untuk kenaikan gaji dan upah untuk merencanakan program pelatihan, untuk memilih individu untuk meningkatkan tanggung jawab, dan untuk memberhentikan karyawan yang tidak berkontribusi cukup untuk praktik tersebut. Dokter gigi harus mengevaluasi kinerja anggota staf secara berkelanjutan dan berkala. Evaluasi berkelanjutan kinerja adalah evaluasi yang berlangsung secara teratur dan memberikan timbal balik verbal pembantu yang berkaitan dengan tugas mereka. Jenis evaluasi dan timbal balik memastikan bahwa dokter gigi telah meluangkan waktu untuk mengamati setidaknya beberapa aspek kinerja tambahan yang secara teratur dan membantu menyadari persepsi dokter gigi tentang kekuatan dan kelemahan. Ketika dokter gigi mengamati dan memberikan timbal balik verbal tentang kejadian-kejadian yang sangat positif atau negatif, disarankan untuk membuat catatan dari mereka untuk menempatkan dalam folder personil karyawan. Catatan-catatan ini dapat digunakan ketika dokter
gigi melengkapi suatu evaluasi tertulis lebih formal dari kinerja karyawan setiap tahun atau enam bulan. Evaluasi kinerja pembantu formal setiap enam bulan atau satu tahun adalah jenis kedua dari evaluasi kinerja yang harus dilakukan dokter gigi. Evaluasi-evaluasi ini dan evaluasi atas kinerja wawancara menyediakan baik dokter gigi dan pembantu berkesempatan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan kekuatan dan kelemahan untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki kinerja di masa mendatang. Evaluasi berkala ini harus dilakukan secara tertulis dan diajukan secara kronologis dalam catatan personil karyawan. Proses ini mengurangi kesempatan adanya perbedaan pendapat tentang apa yang dikatakan dan disepakati dalam wawancara evaluasi kinerja sebelumnya. Dokter gigi harus ingat, bagaimanapun, bahwa evaluasi dan analisa kinerja anggota staf adalah sama pentingnya dengan menganalisis aspek keuangan dari praktik. Evaluasi tersebut, baik yang sedang berlangsung dan berkala, memberikan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tambahan. Mereka juga menyediakan dokter gigi dengan catatan tertulis tentang tren kinerja dan dalam beberapa kasus dokumentasi tentang mengapa seorang pembantu dihentikan. Tim evaluasi. Setiap dokter gigi yang berpengalaman mengakui bahwa
kinerja individu efektif adalah hanya bagian dari suatu bangunan suksesnya praktik. Satu dapat memiliki sekelompok pembantu yang kompeten secara individu tetapi semua yang tidak bekerja sama secara kooperatif dan mendukung. Situasi di mana anggota staf tidak cocok, di mana ada konflik antara pembantu, atau di mana anggota tim tidak “terlihat” ketika orang lain berada di b elakang dalam pekerjaan yang
mengganggu setiap praktik dan pada saat yang merusak moral dan produktivitas. Sayangnya, dokter gigi sering menjadi orang terakhir yang mencari tahu tentang masalah antara stafnya (setelah masalah utama). Dokter gigi harus jeli pada komentar
anggota staf satu sama lain atau kepada dokter gigi tersebut. Ketika komentar menunjukkan adanya masalah di antara anggota staf, dokter gigi harus mendengarkan dengan empati dan menggunakan pertanyaan tindak-lanjut untuk menentukan rincian dan beratnya masalah. Diskusi tentang kompatibilitas staf dan kemauan untuk bekerja sama juga dapat dilakukan selama wawancara penilaian kinerja. Jika diskusi ini berlangsung, dokter gigi harus membujuk anggota staf untuk membahas insiden khusus masalah yang dirasakan, bukan untuk mengkritik anggota staf lain pada umumnya. Cara lain untuk mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan total kinerja tim atau hubungan antara anggota tim adalah untuk mendorong diskusi mengenai isu-isu ini di rapat staf. Pembujukan diskusi kelompok secara jujur dan terbuka mengenai masalah ini, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa dokter gigi membentuk sebuah lingkungan yang mendorong dan memperkuat diskusi tersebut. Menunjukkan kehangatan, empati, dan penghormatan terhadap anggota staf merupakan sebuah prasyarat untuk membahas masalah tim sukses dalam rapat staf. Cara lain untuk menilai kinerja tim adalah meminta setiap anggota staf untuk mengisi kuesioner yang dirancang untuk mendapatkan apa yang dirasakan tentang hubungan komunikasi kelompok dan anggota staf. Sebuah contoh yang baik seperti kuesioner adalah Efektivitas Tim Survey. Hasil seperti kuesioner atau kuesioner dikembangkan dalam praktik singkat dapat diperiksa oleh dokter gigi sendiri atau oleh seluruh staf dalam pertemuan staf. Hasilnya akan menyediakan dokter gigi dengan informasi tambahan tentang kinerja tim dan efektivitas.
Appointment Scheduling (Penetapan Jadwal Pertemuan)
Empat bidang penjadwalan janji untuk review adalah: (1). Waktu tunggu pasien untuk janji, (2). Waktu tunggu pasien di ruang tunggu; (3). Waktu yang dijadwalkan untuk setiap janji dibandingkan dengan waktu benar-benar digunakan, dan (4). Perkiraan waktu yang ditujukan untuk dokter gigi dan pembantu. Penting untuk diingat bahwa dokter gigi harus mengontrol penjadwalan janji. Tujuan khusus yang berhubungan dengan proference dokter gigi adalah untuk mengobati pasien harus ditetapkan. Sebagai contoh, di beberapa praktek Prosedur lebih kompleks yang dijadwalkan selama bagian awal dari hari dan pemutaran rutin, recall, dan prosedur klinis sederhana diselingi selama pagi dan sore hari. Pada awalnya praticioner dapat menentukan jumlah jam buka praktek sehingga pertemuan bisa dijadwalkan di awal. Resepsionis harus mampu menyediakan dokter gigi dengan banyak faktor seperti keadaan darurat, pembatalan pasien, dan kegagalan pasien. Data ini dapat menunjukkan seberapa baik kebijakan penjadwalan yang dilaksanakan. Berbagai faktor dapat ditinjau kembali untuk menentukan efektivitas penjadwalan janji, memberikan beberapa indikasi seberapa baik dokter gigi dan waktu staf yang digunakan.
