ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR
Oleh DESI AYU SARI H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014 i
RINGKASAN DESI AYU SARI H24097024. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai Pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Dibawah Bimbingan SITI RAHMAWATI. Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Salah satu area perubahan dalam reformasi birokasi adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja. Pendistribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Penelitian ini bertujuan 1) Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 2) Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor, 3) Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 4) Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor, 5) Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan. Metode pengambilan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode sensus yaitu semua populasi dijadikan sampel karena jumlah pegawai yang diteliti berjumlah 36 pegawai. Metode perhitungan kebutuhan pegawai yang digunakan yaitu perhitungan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 tahun 2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil dan Analisis Deskriptif. Hasil penelitian menunjukan deskripsi pekerjaan dari masing-masing pegawai pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah jelas dan ditetapkan oleh Keputusan Walikota. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai adalah 1.440 jam dengan hari kerja efektif selama setahun adalah 288 hari. Jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Pemerintahan adalah 19.842 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 14 orang. Jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah 19.842 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang. Sedangkan jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah 36.977 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 26 orang. Kemudian jumlah beban kerja setahun yang dimiliki Bagian Hukum adalah 12.707 jam dengan jumlah kebutuhan pegawai 9 orang. Hasil tersebut menunjukan bahwa ada bagian yang memiliki kelebihan jumlah pegawai, sementara ada yang kekurangan banyak pegawai. Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara kebutuhan dan aktualnya. Oleh karena itu sebaiknya bagian yang menangani kepegawaian pada Sekretariat Daerah Kota Bogor melakukan peninjauan pendistribusian pegawai agar menghasilkan pekerjaan yang optimal dan tepat waktu. ii
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA SEKRETARIAT DAERAH KOTA BOGOR
Skripsi Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen
Oleh DESI AYU SARI H24097024
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014 iii
Judul Penelitian
:
Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor
Nama
:
Desi Ayu Sari
NIM
:
H24097024
Menyetujui : Dosen Pembimbing,
(Dra. Siti Rahmawati, MPd) NIP 19591231 198601 2 003
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Mukhamad Najib, STP, MM) NIP 19760623 200604 1 001
Tanggal Lulus:
iv
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan pada tanggal 30 Desember 1987 di Kota Bogor, Provinsi Jawa Barat. Penulis bernama lengkap Desi Ayu Sari adalah anak pertama dari tiga bersaudara pasangan H. Muhammad Supardi Supriatna dan Hj. Een Nuraeni, S.Pd. Penulis memulai pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Ciparigi Bogor pada tahun 1994 dan lulus tahun 2000. Kemudian melanjutkan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri 8 Bogor dan lulus tahun 2003. Pada tahun 2003 Penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menegah Atas Negeri 3 Bogor dan lulus pada tahun 2006. Kemudian pada tahun yang sama Penulis melanjutkan studi di Institut Pertanian Bogor melalui Undangan Penerimaan Mahasiswa Dengan Kemampuan (PMDK) pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen Program Diploma II keahliaan Akuntansi dan lulus pada tahun 2009 dengan memperoleh gelar Ahli Madya atau A.Md. Tahun 2009 Penulis diterima pada Program Sarjana Alih Jenis, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Selain melanjutkan pendidikan pada Program Sarjana Alih Jenis, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor Penulis juga bekerja di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor dimana penulis menjadikan Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai objek penelitian.
v
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas Rahmat dan Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada Nabi Muhamad SAW, keluarga, dan pengikutnya. Tema skripsi penulis yang dipilih dalam penelitian yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai Maret 2014 ini adalah Analisis Beban Kerja, dengan judul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan pendidikan tingkat Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih jenis Manajemen Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Besarnya tuntutan masyarakat kepada pemerintah untuk meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Penulis menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna,termasuk skripsi yang disusun oleh Penulis. Penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Bogor,
Juni 2014
Penulis
vi
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyadari dalam penelitian ini banyak pihak yang telah memberikan saran, bimbingan, bantuan, dan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung sejak awal penulisan sampai selesainya skripsi ini. Oleh karena itu, pada kesempatan yang berbahagia ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1.
Dra. Siti Rahmawati, MPd. sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi, dan pengarahan.
2.
Farida Ratna Dewi, SE, MM dan Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc selaku dosen penguji yang telah menyediakan waktu memberikan arahan dan masukan untuk perbaikan skripsi ini.
3.
Segenap jajaran, Kepala Bagian, para Kepala Sub Bagian dan Staff Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi yang telah mengizinkan untuk melaksanakan penelitian.
4.
Ketua Departemen Manajemen Dr. Mukhamad Najib, STP, MM beserta staf pendidik dan staf kependidikan yang telah membantu kelancaran dalam perkuliahan.
5.
Keluarga tersayang, suami tercinta Yudha Primadjaya dan Anak tercinta Raeef Eldayyan Habrizi yang telah memberikan kasih sayang, dukungan, semangat dan doa.
6.
Teman-teman perkuliahan pada Sarjana Alih Jenis Manajemen yang telah memberikan semangat, bantuan dan doa.
7.
Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
vii
DAFTAR ISI Halaman RINGKASAN RIWAYAT HIDUP .......................................................................................... v KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vii DAFTAR ISI .................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ........................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xii I.
PENDAHULUAN .................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah ......................................................................... 5 1.3. Tujuan Penelitian .............................................................................. 6 1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................. 6 1.5. Ruang Lingkup .................................................................................. 7
II. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 8 2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................. 8 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................................. 8 2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia ................................... 9 2.4. Analisis Pekerjaan ............................................................................. 10 2.5. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 10 2.6. Beban Kerja ...................................................................................... 10 2.7. Menentukan Jumlah Pegawai ............................................................ 13 2.8. Penelitian Terdahulu .......................................................................... 13 III. METODOLOGI PENELITIAN ................................................................ 17 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian ......................................................... 17 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 19 3.3. Jenis dan Sumber Data ...................................................................... 19 3.4. Metode Pengambilan Sampel ............................................................ 19 3.5. Metode Pengumpulan Data ............................................................... 20 3.6. Pengolahan dan Analisis Data............................................................ 20
viii
3.7. Perhitungan Analisis Beban Kerja ..................................................... 21 3.8. Analisis Deskriptif ............................................................................. 24 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................. 25 4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor ........................... 25 4.2. Deskripsi Pekerjaan .......................................................................... 26 4.3. Profil Pegawai ................................................................................... 31 4.3.1 Jenis Kelamin Pegawai ............................................................. 32 4.3.2 Umur Pegawai ........................................................................... 33 4.3.3 Lama Bekerja Pegawai ............................................................. 33 4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai ................................................... 35 4.4. Analisis dan Pengukuran Beban Kerja............................................... 36 4.4.1 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan ................ 38 4.4.2 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum .......................... 40 4.4.3 Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi ..................... 41 4.5. Analisis Kebutuhan Pegawai ............................................................. 44 4.6. Perbandingan Kebutuhan Pegawai..................................................... 56 4.6.1 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........ 56 4.6.2 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum .................. 57 4.6.3 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ............. 59 4.7. Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai antar Bagian .................... 59 4.8. Implikasi Manajerial .......................................................................... 60 KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................................... 62 Kesimpulan ............................................................................................. 62 Saran ....................................................................................................... 63 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 64 LAMPIRAN ................................................................................................... 65
ix
DAFTAR TABEL
Halaman 1.
Ringkasan Penelitian Terdahulu ............................................................... 16
2.
Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas ...................................... 22
3.
Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013 ............................ 36
4.
Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor ...................................................................................... 38
5.
Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor ................................................................................................ 40
6.
Jumlah Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Bagian Organisasi Setda Kota Bogor ................................................................................................ 42
7.
Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan................................... 49
8.
Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ............................................. 53
9.
Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ....................................... 56
10. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 56 11. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 57 12. Perbandingan Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai .................................. 59
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman 1.
Kerangka Pemikiran.................................................................................. 18
2.
Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian ....................................................... 32
3.
Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin........................................ 32
4.
Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013 ........................................... 33
5.
Lama Bekerja Pegawai, 2013.................................................................... 34
6.
Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013 ............................................ 35
7.
Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor ............................................................... 39
8.
Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor ......................................................................... 41
9.
Diagram Batang Penggunaan Waktu Kerja Produktif Pegawai Bagian Organisasi Setda Kota Bogor .................................................................... 43
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1.
Struktur Organisasi Sekretariat Daerah..................................................... 65
2.
Formulir Work Sampling .......................................................................... 66
3.
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi ................................ 67
4.
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan ........................... 72
5.
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum ..................................... 77
xii
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) reformasi birokrasi perlu dilaksanakan. Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek yakni penataan dan penguatan sumber daya manusia, penguatan organisasi, dan pembenahan ketatalaksanaan. Dengan kata lain, reformasi birokrasi adalah langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdayaguna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintah dan pembangunan nasional. Salah satu area perubahan dalam
reformasi birokasi
adalah peningkatan sumber daya manusia aparatur. Hasil yang diharapkan adalah aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Hal tersebut diawali dengan manajemen perencanaan pegawai berdasarkan beban kerja. Sekretariat Daerah Kota Bogor merupakan instansi pemerintah yang ada di Kota Bogor
dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas dan
kewajiban membantu
Walikota
antara
lain
yaitu
menyusun
kebijakan
pemerintahan daerah, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, memantau dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien, Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk bekerja secara professional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian pula pendistribusian PNS saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang
2
jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya perencanaan untuk formasi pegawai. Selama ini perencanaan formasi PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Analisa beban kerja (Workload analysis) perlu mendapatkan perhatian dengan serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif dan efisien. Dengan diterapkannya metode analisis beban kerja (Workload Analysis) diharapkan dapat terjadi peningkatan hasil kerja Pegawai Negeri Sipil pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada umumnya dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Perencanaan yang merupakan bagian dalam fungsi manajemen selama ini, telah ditempatkan sebagai fungsi pertama dari keseluruhan fungsi-fungsi manajemen. Hal ini menegaskan bahwa betapa pentingnya fungsi perencanaan dalam organisasi, karena merupakan landasan kokoh bagi fungsi-fungsi lainnya seperti fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Fungsi perencanaan tersebut pada akhirnya akan menjadi barometer dari sejauhmana proses manajemen yang ada telah berjalan dan berfungsi dengan baik. Perencanaan dimulai dengan menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang tepat agar organisasi dapat melakukan pengadaan pegawai baru secara efektif dan efisien. Dengan adanya fungsi-fungsi penting tersebut di atas, hendaknya dibutuhkan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis beban kerja. Beban kerja yang dibebankan kepada pegawai dapat terjadi dalam tiga kondisi. Pertama, beban kerja sesuai standar.Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi (over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu berat atau ringan akan berdampak terjadinya inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan berarti terjadi kelebihan tenaga kerja.
3
Kelebihan ini menyebabkan pemerintah harus menggaji jumlah pegawai lebih banyak dengan produktifitas yang sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya, jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya pekerjaan dengan jumlah pegawai yang dipekerjakan sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun psikologis bagi pegawai (Windry, 2010). Oleh karena itu, diperlukan suatu penghitungan jumlah kebutuhan pegawai yang ideal berdasarkan analisis beban kerja pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan dapat terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian. Secara
empirik,
banyak
fenomena
yang
muncul
dalam
praktek
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam melakukan banyak tugas, beban kerja yang terlalu banyak sehingga pegawai harus terus bekerja melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang bertumpuk, melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama, sepertinya sudah menjadi masalah sehari-hari bagi aparat saat ini. Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, akan sering mengeluh dengan pekerjaan mereka. Permasalahannya, kadang pegawai sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan secepatnya. Manajemen yang baik harus dilengkapi dengan adanya kontrol internal, hal ini dilaksanakan untuk menjamin bahwa segala sesuatunya berjalan sesuai ketentuan. Bila pegawai bekerja dengan beban kerja yang tinggi secara terus menerus akan menimbulkan kejenuhan dan pekerjaan tersebut akhirnya banyak yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum
4
proporsional. Demikian pula, pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi. Menumpuknya pegawai disatu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif. Besarnya tuntutan masyarakat kepada Pemerintah Kota Bogor untuk meningkatkan pelayanan publik yang cepat, tepat dan transparan tidak terlepas dari kualitas pegawai yang dimiliki pemerintah. Untuk mendapatkan pegawai yang handal dan kompeten diperlukan perencanaan pegawai yang matang dan berkesinambungan. Adapun perencanaan pegawai yang baik melalui identifikasi analisis pekerjaan dan beban kerja unit organisasi secara keseluruhan. Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan metode yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena pegawai merasa beban kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan. Pada Asisten Tata Praja yaitu Bagian Hukum memiliki beban yang tinggi dengan terlihatnya para pegawai Bagian Hukum yang sering bekerja hingga larut malam dan bekerja diluar hari kerja. Selain itu pada Bagian Pemerintahan masih terlihat pegawai yang tidak menggunakan waktunya untuk bekerja. Namun pada Bagian Organisasi masih terlihat pegawai yang tidak memaksimalkan waktu produktifnya dan tidak jarang pula bekerja hingga diluar jam kerja efektif. Hal itu mengakibatkan pentingnya penelitian ini dilakukan di Sekretariat Daerah Kota Bogor diharapkan memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawainya, yang pada gilirannya diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas unit kerja Sekretariat Daerah Kota Bogor.
5
1.2. Rumusan Masalah Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia yang memadai pada setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa dan negara. Selain itu pelaksanaan analisis beban kerja dapat dihasilkan suatu tolak ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun formasi pegawai serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen lainnya. Pemerintah Kota Bogor selaku pelayan publik harus memiliki pegawai yang diharapkan oleh masyarakat. Pemerintah Kota Bogor diurus oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai koordinator dan perumus kebijakan publik perlu didukung oleh pegawai yang berkualitas. Oleh karena itu dalam perencanaan kepegawaian didasari perhitungan beban kerja yang dimiliki dengan waktu kerja efektif yang telah ditetapkan.Pada saat ini Sekretariat Daerah Kota Bogor masih memiliki masalah dalam bidang kepegawaian, dimana masih ada unit kerja yang memiliki beban kerja yang tinggi namun tidak sepadan dengan jumlah dan kualitas pegawainya. Kurang terdistribusikannya komposisi pekerjaan menjadi hal yang belum terselesaikan. Hal itu akan menyebabkan tujuan organisasi belum tercapai secara optimal dan penggunaan waktu kerja yang belum tepat. Bagian Hukum yang memiliki pekerjaan yang banyak dan kompleks sehingga para pegawai maupun kepalanya sering bekerja diluar hari dan jam kantor. Hal tersebut mungkin bisa disebabkan jumlah pegawai yang sedikit, kompetensi pegawai yang kurang memadai baik dalam pendidikan maupun pengalaman sehingga mempengaruhi keterampilan pekerjaan, dan umur produktif pegawai yang dimiliki oleh Unit Kerja Bagian Hukum. Selain itu, ada Bagian Pemerintahan dan Bagian Organisasi yang masih terlihat ada beberapa pegawai yang tidak melakukan kegiatan yang produktif bahkan pribadi seperti mengerjakan tugas yang tidak berkaitan dengan beban tugasnya. Hal tersebut dapat disebabkan oleh beban kerja yang kurang atau kompetensi pegawai yang
6
baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat dari target waktu yang telah ditetapkan. Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor? 2. Berapa waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor? 3. Berapa besar beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor? 4. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor? 5. Bagaimana alternatif solusi atau implikasi manajerial yang dapat disarankan? 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. 2. Mengidentifikasi waktu kerja efektif yang digunakan pegawai Sekretariat Daerah Kota Bogor. 3. Menganalisis beban kerja yang ditanggung oleh pegawai pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. 4. Menganalisis jumlah kebutuhan pegawai yang ideal pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. 5. Mengidentifikasi alternatif solusi atau implikasi manajerial untuk Sekretariat Daerah Kota Bogor. 1.4. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan dapat dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan bahan masukan dan pertimbangan untuk Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam kaitannya dengan topik penelitian.
7
2. Hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian selanjutnya. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Sekretariat Daerah Kota Bogor terdiri dari 3 (tiga) Asisten Daerah, yaitu Asisten Tata Praja yang mencakup 3 (tiga) bagian, Asisten Administrasi Kemasyarakatan dan Pembangunan yang mencakup 3 (tiga) bagian, dan Asisten Administrasi Umum mencakup 3 (tiga) bagian. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor terdapat pada Lampiran 1. Penelitian ini terfokus beban kerja dan penghitungan jumlah kebutuhan pegawai negeri sipil pada level staf yang bekerja pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi dan pada Sekretariat Daerah Kota Bogor pada Tahun 2013.
8
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai asset suatu organisasi demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif. Adapun menurut Mangkuprawira (2004), manajemen sumber daya manusia merupakan penerapan pendekatan SDM dimana secara bersama-sama tedapat dua tujuan yang ingin dicapai yaitu tujuan untuk perusahan dan pegawai serta tidak dapat dipisahkan dalam kesatuan kebersamaan yang utuh. Berdasarkan pengertian MSDM di atas maka fungsi-fungsi MSDM dapat dibagi menjadi dua (Tanjung dan Arep, 2003) yaitu: 1. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan, pengorgansiasian dan pengendalian. 2. Fungsi operasional adalah fungsi yang berkaitan langsung dengan aspek-aspek operasional SDM meliputi perekrutan, seleksi, penempatan, pengangkatan, pelatihan dan pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja. Menurut Hasibuan (2003), MSDM mempunyai 11 (sebelas) fungsi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian. 2.2. Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia, yang menjadi focus perhatian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan (Siagian, 2007).
9
Menurut Mangkunegara (2003), pengertian perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses menentukan akan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan ramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan kebutuhan tersebut yang terintegrasi dengan rencana organisasi agar tercapai ekonomis. Sedangkan menurut Nawawi (2003) mengartikan perencanaan sumber daya manusia sebagai suatu proses pengambilan keputusan dengan memilih program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan kondisi di masa depan yang diinginkan. 2.3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia Situasi dimana adanya ketidakpastian dan keterbatasan sumber daya maka member petunjuk bahwa sumber dana, sumber daya dan sumber daya manusia harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga daripadanya diperoleh
manfaat
semaksimal
mungkin.
Perencanaan
yang
matang
memungkinkan hal itu terjadi. Terdapat enam perencanaan sumber daya manusia menurut Siagian (2006): 1. Organisasi dapat memanfaatkan sumberdaya manusia yang sudah ada dalam organsiasi secara lebih baik. 2. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan melalui wujud adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu seperti peningkatan disiplin kerja dan keterampilan. 3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak. 4. Menghasilkan informasi ketenagakerjaan mencakup jumlah tnaga kerja yang dimiliki, masa kerja setiap pekerja, status perkawinan dan jumlah tanggungan, jabatan yang pernah dipangku dan lain sebagainya. 5. Sebagai bahan pendukung untuk penelitian tentang situasi pasar kerja seperti permintaan pemakai tenaga kerja dan jumlah pencari pekerjaan. 6. Dapat dijadikan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.
10
2.4. Analisis Pekerjaan Menurut Hasibuan (2005), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Analisis pekerjaan menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa pekerjaan harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Menurut Mangkuprawira (2004) mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian di analisis untuk berbagai kebutuhan. Di dalamnya terdapat syaratsyarat teknis analisis pekerjaan yang diperlukan yaitu: 1. Melibatkan semua komponen pegawai dan pimpinan secara aktif. 2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah, dan efisien serta efektif. 3. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal dan eksternal. 4. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang memadai. 2.5. Deskripsi Pekerjaan Menurut Mangkuprawira (2004) deskripsi pekerjaan menggambarkan tugastugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama. Menurut Cahayani
(2005)
deskripsi
pekerjaan
merupakan
gambaran
pekerjaan
(tanggungjawab) yang harus dilaksanakan (baik secara singkat maupun panjang lebar) dan memuat pihak-pihak terkait dengan posisi tersebut. Selain itu menurut Arep dan Tanjung (2003) deskripsi pekerjaan menjelaskan adanya identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan, ringkasan pekerjaan serta penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya. 2.6. Beban Kerja Menurut Mangkuprawira (2001) beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan/instansi menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar pegawai bekerja sesuai dengan standar perusahaan tidak
11
jadi masalah. Sebaliknya, jika bekerja di bawah standar mungkin karena beban kerjanya berlebih, sementara jika di atas standar terjadi kemungkinan pemberian estimasi standar yang rendah disbanding kapasitas pegawai itu sendiri. Heizer dan Render (1996) yang dikutip dari Kurnia (2010) menyampaikan standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal. Atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja. Menurut BKN (2001), beban kerja adalah frekuensi rata-rata masingmasing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Adapun menurut Hasibuan (2005), analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Simamora (1995), analisis beban kerja adalah baik jumlah karyawan maupun klasifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi pegawai. Beban kerja juga merupakan sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu rata-rata pekerjaan pegawai. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi Pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, tugas pertugas jabatan. Berikut ini uraian lebuh lanjut mengenai pendekatan-pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja yaitu:
12
1. Pendekatan hasil kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari taget hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. 2. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaannya. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin daari banyaknya objek yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. 3. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai perjabatan peralatan kerja (RPK). 4. Pendekatan Tugas per tugas Jabatan Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas dan jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata.
13
2.7. Menentukan Jumlah Pegawai Penentuan jumlah pegawai yang tepat pada posisi yang tepat merupakan salah satu bentuk perbaikan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan terutama karena peran strategis sumber daya manusia sebagai pelaksana dari fungsi-fungsi instansi yaitu perencanaan; yang meliputi penentuan tujuan dan standar, menetapkan sistem dan prosedur, serta menetapkan rencana atau proyeksi untuk masa depa, pengorganisasian; yang meliputi pemberian tugas khusus kepada setiap sumber daya manusia, membangun Satuan Daerah Perangkat Kerja (SKPD), mendelegasikan wewenang kepada sumber daya manusia, menetapkan analisis pekerjaan, membangun komunikasi, manajemen staf; yang meliputi penetapan jenis atau tipe sumber daya manusia yang akan ditempatkan, merekrut calon pegawai, mengevaluasi kinerja, mengembangkan, melatih dan mendidik pegawai, kepemimpinan; yang meliputi pengupayaan agar orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, meningkatkan semangat kerjanya, memotivasi kerja pegawai, pengendalian : yang meliputi penetapan standar pencapaian hasil kerja, standar mutu, melakukan review atas hasil kerja, melakukan tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, pengawasan dan pelaksana operasional pemerintahan seperti keuangan dan administrasi; yang meliputi melakukan audit terhadap kemungkinan adanya ketidakcocokan dalam pelaksanaan ataupun sistem prosedur yang berlaku hingga tidak menimbulkan resiko yang tidak baik bagi pemerintahan di masa depan (Rivai, 2004) 2.8. Penelitian Terdahulu Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah penelitian berjudul Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi Produksi (Studi Kasus PT Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) yang dilakukan oleh Siti Hanifah Sufiati (2007). Hasil penelitiannya adalah perusahaan perlu menghitung tingkat beban kerja dengan kesesuaian jumlah karyawan yang dimiliki, sehingga ada keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah karyawan yang efektif dan efisien. Permasalahan yang terjadi pada unit member yaitu pembagian tugas yang belum jelas untuk masing-masing karyawan dan belum adanya pelatihan mengenai pemberian pucuk daun teh sedangkan permasalahan
14
pada unit pelayuan yaitu kurangnya perhatian dari atasan dan insentif lembur yang kecil. Begitu pula permasalahan pada unit penggilingan dan oksidasi enzymatic yaitu kurangnya pelatihan untuk pemeliharaan mesin dan kondisi kerja yang bising. Adapun permasalahn unit sortasi yaitu kurangnya pelatihan dan insentif yang kecil sedangkan permasalahan pada unit pengepakan yaitu kurangnya perhatian dari atasan, kurangnya pelatihan mengenai proses pengepakan dan penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Berdasarkan hasil perhitungan PBK III, jumlah karyawan yang efisien unit member yaitu sebanyak lima orang, unit pelayuan sebanyak empat orang, unit penggilingan sebanyak dua orang, unit pengeringan sebanyak empat orang, unit sortasi sebanyak lima orang dan unit pengepakan sebanyak tujuh orang karyawan. Menurut Teguh Setyawan dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom Bogor) menyatakan bahwa berdasarkan analisis persepsi karyawan, persepsi karyawan tentang analisis pekerjaan dan kondisi pekerjaan sudah baik. Permasalahan yang terjadi adalah tentang jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam orang lain dari unit lain dan datangnya tugas dari manajemen kadang bersamaan dengan target kerja yang tinggi. Berdasarkan PBK I, II, dan III diperoleh beban kerja riil Seksi MDF sebesar 2125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117% dari waktu efektif karyawan selama satu tahun. Hal ini mengindikasikan terjadinya over capacity beban kerja pada karyawan. Dari hasil perhitungan dengan rumus jumlah karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja di Seksi MDF adalah Sembilan orang. Ini berarti manajemen harus menambah satu orang karyawan untuk bekerja di Seksi MDF. Selain itu apabila target perusahaan ditingkatkan menjadi 1000 PSB POTS per bulan dan 750 PSB Speedy per bulan, maka jumlah karyawan yang efektif dan efisien untuk bekerja pada Seksi MDF adalah 12 orang. Solusi permasalahan terkait beban kerja pada seksi MDF adalah dengan memberi instruksi kepada petugas lapangan untuk saling menghargai jam kerja karyawan lain, menambah peralatan kerja dan meminimalisir dipinjamnya peralatan kerja oleh unit lain, pengaturan waktu pemberian tugas dari manajemen agar tidak bersamaan dengan
15
target yang tinggi, serta merencanakan perbaikan rak utama yang sudah penuh dengan kabel. Penelitian ketiga dilakukan oleh Niken Proborini dalam skripsi yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas. Hasil dari penelitian ini adalah penggunaan waktu kerja untuk pegawai Administrasi dan Keuangan serta pegawai Humas, adalah jumlah hari kerja efektif yang selama sembilan bulan setelah dikurangi total hari libur yang ada alah 160 hari persembilan bulan, dengan jumlah hari kerja efektif adalah sebesar 224.000 menit persembilan bulan untuk unit Humas dan 117.600 untuk bagian Administrasi dan Keuangan. Jumlah rata-rata jam kerja yang digunakan untuk tidak bekerja berdasarkan perhitungan yang dilakukan untuk pegawai bagian Administrasi dan Keuangan adalah 74,51 persen untuk kegiatan produktif, 7,19 persen untuk jenis kegiatan yang tidak produktif dan 18,30 persen untuk jenis kegiatan pribadi, sedangkan untuk bagian Humas 54,90 persen untuk kegiatan produktif, 22,35 persen untuk kegiatan tidak produktif dan 22,75 untuk kegiatan pribadi. Kinerja dari masing-masing pegawai pada bagian Administrasi dan Keuangan cukup berbeda, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat daripada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Sementara itu untuk pegawai I bagian Humas, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas IV. Hal yang dapat disimpulkan terkait dengan jumlah kebutuhan pegawai yaitu bagian Administrasi dan Keuangan terlihat bahwa kebutuhan pegawai yang dianjurkan telah seimbang, sementara untuk Bagian Humas, diketahui bahwa jumlah kebutuhan pada bagian Humas dianjurkan hanya dua orang saja, namun pada kenyataannya jumlah pegawai yang ada adalah lima orang. Berikut adalah ringkasan mengenai perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang akan dilakukan dapat dilihat pada Tabel 1.
16
Tabel 1. Ringkasan Penelitian Terdahulu No 1
Nama Siti Hanifah Sufiati
2
Teguh Setyawan
3
Niken Proborini
Judul Tahun Persamaan Perbedaan Analisis Pengukuran 2007 Metode dan Lokasi Beban Kerja Karyawan alat analisis penelitian, pada Divisi Produksi tahun (Studi Kasus PT. penelitian, Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) Analisis Beban Kerja 2010 Metode dan Lokasi dan Kebutuhan Sumber alat analisis penelitian, Daya Manusia (Studi tahun Kasus Seksi MDF penelitian, Bogor Centrum Kantor objek Daerah Telkom Bogor) penelitian Analisis Beban Kerja 2011 Metode dan Lokasi dan Kebutuhan Pegawai alat analisis penelitian, pada Perusahaan tahun Daerah Air Minum penelitian, (PDAM) Tirta objek Kahuripan Kabupaten penelitian Bogor Cabang Sebelas.
17
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Sekretariat Daerah Kota Bogor memiliki visi, misi dan tujuan yang jelas dalam rangka melaksanakan program kerja yang telah disusun dalam Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Daerah Kota Bogor.Renstra tersebut ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Daerah Kota Bogor. Rencana Strategis Sekretariat Daerah Kota Bogor tahun 2010-2014 disusun dengan maksud untuk menyatukan seluruh kebijakan, program dan kegiatan yang direncanakan oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam kurun waktu 5 (lima) tahun. Adapun tujuannya adalah tersedianya acuan program dalam pelaksaaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Daerah Kota Bogor, secara terencana dan berkesinambungan dalam kurun waktu Tahun 2010-2014. Guna mendukung program tersebut diperlukan manajemen kepegawaian yang dikelola dengan baik. Perencanaan pegawai berfungsi bagi organisasi untuk menentukan pegawai yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan dan pekerjaan pada waktu yang tepat. Upaya perencanaan pegawai tersebut akan menentukan berapa jumlah jumlah pegawai dan ukuran volume dari beban pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai. Beban kerja yang ditetapkan sebaiknya sesuai dengan standar jam kerja optimal. Setiap unit kerja atau jabatan masing-masing memiliki beban kerja yang berbeda sehingga jumlah pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja yang diberikan pada setiap unitnya. Apabila jumlah pegawai yang ada dan volume beban kerja terjadi ketidaksesuaian maka diperlukan penambahan atau pengurangan pegawai, penambahan atau pengurangan tugas/deskripsi pekerjaan. Setiap pegawai pasti memiliki beban pekerjaan, jika ada gap dari beban kerja standar dan beban kerja riil maka diperlukan analisis beban kerja. Langkah awal penentuan beban kerja riil yaitu dengan mengidentifikasi deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai. Hasil dari pengukuran beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan akan diperoleh jumlah pegawai yang ideal atau dibutuhkan dan pada akhirnya bisa dijadikan rekomendasi bagi pihak kepegawaian dalam hal ini Badan
18
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bogor untuk merencanakan sumber daya
manusia
yang
tepat.
Hal
itu
dikarenakan
badan
ini
bertugas
menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya PNS dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian,mendukung perumusan kebijakan
kesejahteraan
PNS,
serta
memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian daerah. Kerangka pemikiran disajikan dalam bentuk bagan alir. Aliran proses pemikiran dari rumusan di atas tersaji pada Gambar 1. Sekretariat Daerah Kota Bogor
Visi dan Misi
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Volume Beban Kerja
Jumlah Pegawai
Beban Kerja Riil
Beban Kerja Standar
Analisis dan Pengukuran Beban Kerja
Deskripsi Pekerjaan
Perhitungan Jumlah Pegawai
Rekomendasi
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
19
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Instansi Sekretariat Daerah Kota Bogor. Lokasi
penelitian beralamat di Jl. Ir. H. Juanda No 10, Bogor, Jawa Barat.
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2014 sampai dengan Maret 2014. 3.3. Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung, wawancara dan penyebaran formulir. Data primer yang diambil bersifat kualitatif dan kuantitatif. Data kualitatif berupa informasi mengenai tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai, sedangkan data kuantitatif berupa angka penggunaan waktu kerja produktif dan tidak produktif, rata-rata waktu penyelesaian suatu tugas pokok (standar kemampuan rata-rata) dan beban tugas pokok atau beban kerja. Adapun sumber data diperoleh secara langsung dengan cara penyebaran kuesioner dan wawancara mendalam dengan para pegawai, serta wawancara dengan para pegawai tentang berbagai hal yang menunjang penelitian ini. Data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal-jurnal, informasi dari internet dan datadata tentang pegawai dan unit kerja terkait. 3.4. Metode Pengambilan Sampel Populasi penelitian yaitu PNS Kota Bogor pada Instansi Sekretariat Daerah Kota Bogor. Sampel pada penelitian ini diambil dari semua aktifitas pokok atau tugas pokok yang dilakukan oleh pegawai level staf yang bekerja pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi pada Sekretariat Daerah Kota Bogor. Tercatat jumlah populasi sebanyak 36 pegawai, karena populasinya kecil maka penentuan sampel menggunakan metode sensus yaitu semua populasi dijadikan sampel sebanyak 36 pegawai. Tahapan pengambilan sampelnya adalah menyebarkan formulir terhadap sumber daya manusia, observasi atau pengamatan langsung terhadap sumber daya manusia dan wawancara secara mendalam yang dilakukan terhadap subyek kasus.
20
3.5. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data primer mengenai beban kerja atau beban kerja pegawai diperoleh melalui metode work sampling. Metode work sampling tersebut dilakukan melalui pengamatan dimana aktivitas yang diamati dalam penelitian akan dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerjadengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja selama 3 hari untuk masing-masing bagian. Kegiatan produktif merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan karyawan tersebut. Kegiatan tidak produktif meliputi kegiatan yang dilakukan pegawai yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan, seperti mengobrol dengan rekannya, bermalas-malasan, terlambat dan lain sebagainya. kegiatan
pribadi
merupakan
kegiatan
yang
dilakukan
pegawai
untuk
menghabiskan waktu pribadinya seperti istirahat, sholat dan makan. Hasil pengamatan akan dicatat dalam formulir work sampling. Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan responden dilakukan melalui metode wawancara. Selain itu pengumpulan data untuk mengidentifikasi tugas-tugas pokok responden dilakukan dengan penggabungan antara metode wawancara dan pengamatan. Pengumpulan data sekunder melalui studi kepustakaan yang dilakukan dengan cara membaca dan mengutip informasi dari buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki oleh institusi. 3.6. Pengolahan dan Analisis Data Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan atau waktu kerja yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang
21
berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam Microsoft Excel untuk diolah. Langkah kedua adalah memasukkan data tentang frekuensi rata-rata tugas pokok yang dilakukan dan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan pegawai setiap bagian. Melalui data tersebut, kemudian menghitung WPT (Waktu Penyelesaian Tugas) yang dikonversikan selama setahun. WPT tersebut dikonversi menjadi beban kerja responden yang diamati dengan satuan menit pertahun. Langkah ketiga yaitu menghitung Full Time Equivalent (FTE). FTE akan didapatkan dari beban kerja responden selama satu tahun dibagi dengan waktu kerja efektif selama satu tahun. Dari perhitungan FTE tersebut, maka akan didapatkan jumlah kebutuhan pegawai yang efektif dan efisien. 3.7. Penghitungan Analisa Beban Kerja Melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan, dapat diketahui persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawai untuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi. Dengan demikian gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukkan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja. Metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang digunakan yaitu perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75 Tahun 2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil yaitu sebagai berikut:
22
1. Menetapkan Waktu Kerja Waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D )) Keterangan : A= Jumlah Hari Menurut Kalender B = Jumlah Hari Sabtu dan Minggu dalam Setahun C = Jumlah Hari Libur dalam Setahun D = Jumlah Cuti Tahunan Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat, makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 persen dari jumlah jam formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 (satu) minggu. 2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas No. 1 2 3 Dst
Uraian Tugas Pokok
BT
SKR
∑WPT
WPT (BT x SKR)
23
Keterangan : BT
= Jumlah Beban Tugas dalam Waktu Tertentu
SKR = Standar Kemampuan Rata-Rata Waktu Penyelesaian Tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas Standar Kemampuan Rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma waktu sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil. Rumusnya adalah: Norma Waktu =
Norma Hasil
...........
(1)
.............(2)
=
3. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan hasil kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan dengan menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan satu jenis. Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu: ∑
Analisa beban kerja =
x 1 orang ........... (3)
4. Perhitungan beban kerja berdasarkan pendekatan tugas per tugas jabatan Metode ini untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini yaitu: Analisa beban kerja =
∑ ∑
........... (4)
5. Menghitung Kebutuhan Pegawai Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaian tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu: KP =
WPT x 1 orang ...............(5) WKE
24
Keterangan : KP
= Kebutuhan Pegawai
WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas 3.8. Analisis Deskriptif Analisis data deskriptif banyak digunakan untuk mengkaji gambaran suatu variabel, misalkan profil pada perusahaan, kelompok kerja, kelompok konsumen dan subyek lain tentang karakteristiknya seperti besar, komposisi, efisiensi, kesukaan dan lain-lain (Sumarni dan Wahyuni, 2006). Menurut Travers (1978) dalam Umar (2005), analisis deskriptif bertujuan untuk menggambarkan sifat sesuatu yang tengah berlangsung pada saat penelitian dilaksanakan dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu. Analisis data merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.
25
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Kota Bogor Sekretariat Daerah merupakan unsur staf yang pada hakekatnya menyelenggarakan fungsi koordinasi perumusan kebijakan, pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah dan lembaga teknis daerah. Sekretariat Daerah dipimpin oleh seorang Sekretaris Daerah dan berada di bawah serta bertanggung jawab kepada Walikota. Berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah, disebutkan bahwa Tugas Pokok Sekretaris Daerah adalah melaksanakan sebagian fungsi Pemerintahan daerah di bidang kesekretariatan. Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Sekretaris Daerah menyelenggarakan fungsi penyusunan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah, pembinaan administrasi dan aparatur pemerintah daerah dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas fungsinya. Visi Sekretariat Daerah Kota Bogor “Terwujudnya Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai Penyelenggara Administrasi Pemerintahan dan Pelayanan yang Profesional dalam Menunjang Kota Perdagangan dengan Sumber Daya Manusia yang Produktif dan Pelayanan Prima”. Dalam rangka mewujudkan visi di atas, misi yang akan diemban oleh Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah: 1. mewujudkan sistem pemerintahan yang efektif dan efisien dalam menunjang pelayanan publik; 2. meningkatkan koordinasi dan fasilitasi Sekretariat Daerah kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), dan Instansi lainnya. Nilai-nilai yang terkandung dalam mewujudkan visi dan misi yang harus terus dipertahankan dan dijadikan motivasi dalam pelaksanaan kegiatan seharihari meliputi cepat, tepat, professional, transparan, tanggung jawab, kebersamaan dan kredibilitas. Nilai-nilai dominan di atas merupakan salah satu prasyarat yang
26
harus dimiliki oleh setiap jajaran Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai penyelenggara administrasi pemerintahan. Kredibilitas Sekretariat Daerah Kota Bogor sebagai pusat penyelenggaraan administrasi pemerintahan banyak tergantung dari sejauh mana setiap unsur sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor mampu menunjukkan kredibilitasnya.Integritas pribadi didorong rasa tanggung jawab dan kebersamaan sebagai bagian dari integral dari Sekretariat Daerah Kota Bogor dalam menyelenggarakan administrasi pemerintahan yang akan memberikan kontribusi terhadap penciptaan suasana yang kondusif terhadap lingkungan internal yang pada gilirannya akan memberikan dampak positif terhadap lingkungan eksternal, sehingga potensi yang dimiliki Sekretariat Daerah Kota Bogor dapat berfungsi secara optimal. Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Daerah salah satunya dibantu oleh Asisten Tata Praja yang membawahi dan mengkoordinasikan: a. Bagian Pemerintahan b. Bagian Hukum c. Bagian Organisasi 4.2.Deskripsi Pekerjaan Deskripsi Pekerjaaan pada setiap Bagian sudah tersusun dengan jelas berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Bogor. Pada setiap Bagian dibagi menjadi beberapa Sub Bagian dan setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa jabatan yang disebut dengan Jabatan Fungsional Umum. Pegawai pada umumnya mengetahui tugas dan tanggung jawabnya berdasarkan jabatan yang diembannya, akan tetapi belum mengetahui standar pekerjaan yang seharusnya dipenuhi. Deskripsi pekerjaan pada setiap bagian lebih jelasnya diuraikan dibawah ini: 1. Bagian Pemerintahan Bagian Pemerintahanyang mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan, merumuskan kebijakan, pengkoordinasian di bidang bina pemerintah Kecamatan dan Kelurahan, pemerintahan umum dan pertanahan. Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu
27
Sub Bagian Pemerintahan Umum, Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan Kelurahan, dan Sub Bagian Pertanahan. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini cukup luas, namun pekerjaan tersebut sesuai dengan keterampilan yang dimiliki masing-masing pegawai. Jabatan fungsional umum pada Sub Bagian Pemerintahan Umum yaitu: a. Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar yang memiliki tugas mengelola surat dan pemeliharaan kearsipan pada Bagian Pemerintahan dan Asisten Tata Praja. b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya. c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya. d. Pengadministrasi keuangan pemerintahan umum yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. e. Pengurus Barang Unit yang memiliki tugas pengelolaan barang milik daerah, penyusunan usulan barang inventaris dan pemeliharaan barang unit yang dimiliki oleh Bagian Pemerintahan. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bina Pemerintah Kecamatan dan Kelurahan yaitu: a. Pengadministrasi Keuangan Bina Kecamatan Kelurahan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya.
28
b. Pelaksana Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan memiliki tugas melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup kecamatan dn kelurahan. c. Pengolah Data Perangkat Kecamatan yang memiliki tugas penyusunan konsep bahan kerja, membuat laporan pembinaan dan monitoring ke kecamatan dan kelurahan. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pertanahan yaitu: a. Pengadministrasi Keuangan Pertanahan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran
pada
setiap
kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. b. Petugas Teknis Pertanahan yang memiliki tugas melaksanakan mediasi dan
fasilitasi
masalah
pertanahan,
pembuatan
surat
keputusan
penetapan/penunjukan lokasi dan sebagainya. 2. Bagian Hukum Bagian Hukum yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pembinaan, pengkoordinasian, penyiapan dan perumusan produk-produk Hukum Daerah, Bantuan Hukum, Pengkajian dan Dokumentasi Hukum. Dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian Perundang-Undangan, Sub Bagian Bantuan Hukum dan Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini luas, karena pembuatan semua peraturan daerah, keputusan walikota, peraturan walikota se-Kota Bogor harus diperiksa dan dikelola oleh Bagian Hukum. Hal ini mengakibatkan pegawai pada bagian ini harus kompeten dan ahli dibidangnya. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Perundang-undangan yaitu Penyusun dan Perancang Undang-undang yang memiliki tugas membantu penyusunan produk hukum daerah yang diantaranya inventarisasi program legislasi daerah, penyusunan rancangan peraturan daerah, membantu pembahasan rancangan peraturan daerah, penetapan rancangan peraturan
29
daerah menjadi peraturan daerah, mengoreksi rancangan peraturan walikota, dan mengoreksi rancangan keputusan walikota. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Bantuan Hukum yaitu: a. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara yang memiliki tugas membantu kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum, Pembinaan Masyarakat Taat Hukum, Rencana Aksi Nasional Hak Asasi Manusia, fasilitasi penanganan perkara perdata dan tata usaha negara dan sebagainya. b. Pengadministrasi
Keuangan
Bantuan
Hukumyang
memiliki
tugas
penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. Jabatan Fungs.ional Umum pada Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi yaitu: a. Pengadministrasi surat masuk dan keluar yang memiliki tugas pengelolaan surat dan kearsipan dan sebagainya. b. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya. c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya. d. Penganalisa dan Pengkaji Produk Hukum Daerah serta Peraturan Perundangan yang memiliki tugas membantu pengelolaan Lembaran Daerah dan Berita Daerah, membantu acara sosialisasi peraturan daerah dan
peraturan
walikota,
pelayanan
informasi
hukum,
penyusunan/pengkajian naskah perjanjian/kesepakatan, dan memasukan dan memperbaharui data produk hukum.
30
3. Bagian Organisasi Bagian Organisasi yang mempunyai tugas pokok perumusan kebijakan, pembinaan dan pengkoordinasian bidang pengelolaan, pengkajian dan analisa jabatan, ketatalaksanaan serta pendayagunaan aparatur. Dipimpin oleh seorang kepala Bagian dan 3 (tiga) Kepala Sub Bagian yaitu Sub Bagian Ketatalaksanaan, Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan dan Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur. Setiap Sub Bagian dibantu oleh beberapa staf yang disebut jabatan fungsional umum. Cakupan pekerjaan pada bagian ini cukup luas karena menyangkut perumusan kebijakan pelayanan publik Kota Bogor dan pembentukan Satuan Kerja Perangkat Daerah se-Kota Bogor. Jabatan Fungsional Umum Sub Bagian Ketatalaksanaan yaitu: a. Analis Data Ketatalaksanaan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah data mengenai ketatalaksanaan, dan menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya. b. Pengadministrasi surat yang memiliki tugas mengelola kearsipan, pendistribusian surat keluar c. Bendahara Pengeluaran Pembantu yang memiliki tugas membantu Bendahara Pengeluaran Sekretariat Daerah dalam pengelolaan keuangan di Bagian Pemerintahan seperti membuat Laporan penggunaan kas, pajak, pengajuan anggaran setiap bulan kepada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah dan sebagainya. d. Bendahara Gaji dan Kepegawaian yang memiliki tugas pengelolaan gaji, tunjangan-tunjangan, rekapitulasi kehadiran pegawai, pembuatan konsep kepegawaian dan sebagainya. e. Pengelola Administrasi Keuangan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada
setiap
kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. f. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Kelembagaan dan Analisa Jabatan yaitu :
31
a. Analis Jabatan yang memiliki tugas mengetik, menyusun, mengolah data mengenai kelembagaan dan analisa jabatan, dan menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya. b. Pengelola Pengadministrasi keuangan kelembagaan yang memiliki tugas
penyusunan
dokumen
pertanggungjawaban
penggunaan
anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian Pendayagunaan Aparatur yaitu : a. Analis Data Pendayagunaan Aparatur yang memiliki tugas mengetik, menyusun,
mengolah
data
mengenai
pelayanan
publik,
dan
menyiapkan bahan kerja untuk melaksanakan rapat-rapat dan sebagainya. b. Pengelola administrasi keuangan yang memiliki tugas penyusunan dokumen pertanggungjawaban penggunaan anggaran pada setiap kegiatan, penyusunan konsep Rencana Keuangan Anggaran (RKA) dan Dokumen Penggunaan Anggaran (DPA) dan sebagainya. 4.3. Profil Pegawai Aspek demografi pegawai merupakan aspek penting yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi kinerja pegawai. Faktor demografi pegawai akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam proses bekerja setiap harinya. Analisa demografi pegawai diperlukan untuk mengetahui sifat dan komposisi pegawai yang didasarkan pada jenis kelamin, umur, lama bekerja dan pendidikan terakhir. Melalui analisis demografi pegawai akan diketahui komposisi pegawai. Dengan mengetahui komposisi pegawai, pihak kepegawaian dapat menentukan kondisi kerja yang sesuai dengan kemampuan pegawainya, sehingga positioning pegawai menjadi lebih tepat. Pegawai yang diteliti berjumlah 36 orang. Jumlah pegawai pada setiap bagian tersaji pada Gambar 2.
32
Gambar 2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Bagian 4.3.1
Jenis Kelamin Pegawai Kepentingan untuk mengetahui karakteristik pegawai berdasarkan jenis
kelamin sangat bermanfaat dan berhubungan dengan detail informasi yang ingin diperoleh, serta sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja. Perempuan merupakan sosok yang lebih ulet dan rajin dibandingkan laki-laki. Kecenderungan ini disebabkan perempuan relatif memprioritaskan hasil kerja yang lebih tepat. Hasil analisis menunjukan bahwa pegawai perempuan yang bekerja pada penelitian ini sebesar 53 persen, sedangkan laki-laki sebesar 47 persen. Dominasi jumlah pegawai perempuan disebabkan sifat pekerjaan yang dilakukan memerlukan ketelitian karena berupa konsep perumusan kebijakan dan data keuangan.Sebagai contoh pada 3 (tiga) bagian tersebut yang menjabat sebagai Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Bendahara Gaji merupakan perempuan. Namun, pada Sub Bagian Pertanahan pada Bagian Pemerintahan semua pegawainya laki-laki karena pekerjaannya terjun ke lapangan yaitu melakukan monitoring, peninjauan lokasi, penertiban dan penegasan batas wilayah dengan Kabupaten/Kota yang lain. Persentase pegawai Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi berdasarkan jenis kelamin tersaji pada Gambar 3.
Gambar 3. Distribusi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
33
4.3.2
Umur Pegawai Faktor usia penting untuk dipahami karena pegawai yang berbeda usia
memiliki kebutuhan terhadap bentuk pekerjaan yang berbeda. Selain itu, perbedaan usia dapat mengakibatkan perbedaan pada kinerja dan sikap pegawai. Pada penelitian ini, tingkat usia dibagi dalam tiga rentang usia yaitu (1) 21–30 tahun, (2) 31-40 tahun, (3) 41-50 tahun. Hasil analisis menunjukkan bahwa jumlah pegawai yang paling dominan dalam penelitian ini adalah pegawai yang berusia 31-40 tahun yaitu sebesar 58 persen. Selanjutnya diikuti oleh kelompok usia 41-50 tahun yaitu sebesar 23 persen dan kelompok usia 21-30 tahun yaitu sebesar 19 persen. Umur pegawai tersaji pada Gambar 4.
Gambar 4. Distribusi Pegawai Berdasarkan Umur, 2013 Besarnya persentase dari kelompok usia 31-40 tahun dan kelompok usia 41-50 tahun, berkaitan dengan karakter setiap individu dalam menyelesaikan setiap pekerjaannya. Kelompok umur 31-40 tahun merupakan kelompok umur produktif. Hal itu merupakan sebuah hal yang positif karena dalam perumusan kebijakan,
pembuatan
konsep
peraturan
dan
penyusunan
dokumen
pertanggungjawaban kegiatan memerlukan pemikiran yang konseptual. 4.3.3
Lama Bekerja Pegawai Pegawai akan mampu bekerja dengan baik dan bertahan beberapa lama
disuatu unit kerja apabila pekerjaan mereka sesuai dengan keahlian yang dimiliki setiap pegawai. Dengan masa kerja pegawai yang banyak maka mencerminkan pengalaman kerja yang baik karena semakin banyak pengalaman yang didapatkan pegawai akan membuat pegawai semakin terlatih dan terampil dalam melaksanakan pekerjaannya. Dari hasil penelitian persentase lama bekerja pegawai tertinggi yaitu pegawai yang sudah bekerja 6-10 tahun yakni sebesar 31 persen. Selanjutnya sebanyak 28 persen pegawai yang sudah bekerja selama 1-5
34
tahun. Kemudian sebanyak 22 persen merupakan pegawai yang bekerja selama 11-15 tahun. Persentase sebesar 11 persen merupakan pegawai yang sudah bekerja selama 16-20 tahun dan sisanya sebanyak 8 persen adalah pegawai yang sudah bekerja lebih dari 21 tahun. Jumlah waktu yang lama dalam masa kerja disebabkan banyaknya pegawai yang semula sebagai tenaga honorer kemudian diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil dan pada akhirnya menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pada saat pengangkatan tenaga honorer tidak ada persyaratan pendidikan yang harus dipenuhi, sehingga banyak pegawai lulusan SMA dan hal itu berkaitan dengan kepangkatan dan golongan ruang PNS dimana lulusan SMA adalah bergolongan ruang II-a. Syarat minimal PNS memiliki jabatan struktural yaitu bergolongan ruang III-a dan jarak kenaikan golongan melalui masa kerja dari II-a ke III-a adalah 16 tahun, kecuali jika pegawai tersebut melanjutkan pendidikan ke jenjang perkuliahan maka kenaikan golongan bisa dipercepat. Hal tersebut menyebabkan pada semua Bagian memiliki pegawai yang lama bekerjanya tinggi. Persentase lama bekerja tersaji dalam Gambar 5.
Gambar 5. Lama Bekerja Pegawai, 2013 Dilihat dari persentase diatas maka dapat dikatakan pegawai sudah lama bekerja
karena perputaran pegawai pada level staf dalam unit kerja rendah
sehingga pegawai memiliki masa kerja yang banyak. Dengan lama bekerja maka akan menimbulkan kemungkinan positif dan negatif. Kemungkinan positif seperti pegawai memiliki keahlian dibidangnya masing-masing, kemampuan koordinasi yang baik karena sudah terbiasa berhubungan dengan unit kerja lain dan tingginya loyalitas terhadap unit kerja. Kemungkinan negatif seperti kejenuhan karena melakukan pekerjaan yang sama selama bertahun-tahun.
35
4.3.4 Pendidikan Terakhir Pegawai Tingkat pendidikan seseorang pada prinsipnya akan mempengaruhi kebutuhan, nilai-nilai yang dianut, cara pandang dan persepsi terhadap suatu persoalan. Selanjutnya, pegawai dengan tingkat pendidikan lebih baik, sangat responsif terhadap informasi dibandingkan dengan yang berpendidikan rendah. Pemahaman terhadap tingkat pendidikan pegawai selanjutnya dapat dijadikan landasan pertimbangan dalam menerapkan strategi analisis beban kerja pada Bagian Pemerintahan, Hukum dan Organisasi. Hasil analisis menunjukan bahwa mayoritas pegawai adalah pegawai dengan tingkat pendidikan SMA sebesar 47 persen. Pegawai dengan tingkat pendidikan Sarjana menempati urutan kedua sebesar 36 persen, selain itu tingkat pendidikan Diploma sebesar 17 persen. Tingkat pendidikan SMA memiliki persentase paling tinggi karena pegawai berasal dari tenaga honoreryang diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil. Hal itu dikarenakan pada saat pengangkatan PNS dari tenaga honorer tidak ada kualifikasi mengenai pendidikan pegawai. Dengan banyaknya pegawai berpendidikan tingkat SMA, maka jenis pekerjaannya pun berbeda dengan diploma dan sarjana. Rata-rata pegawai lulusan dari SMA melakukan pekerjaan rutin seperti pengelolaan arsip, pengadministrasi keuangan yang membantu kepalanya mempertanggungjawabkan anggaran kegiatannya dan pengelolaan gaji serta kepegawaian. Lain halnya dengan pendidikan diploma dan sarjana yang memiliki pekerjaan yang lebih memerlukan pemahaman konsep secara global dan sistematik seperti pengolahan dan penelaahan konsep kebijakan ketatalaksanaan, pelayanan publik, analisa jabatan, konsep produk hukum daerah dan konsep lainnya sehingga pekerjaannya lebih mengandalkan pemikiran bukan kemampuan fisik. Pendidikan terakhir pegawai tersaji pada Gambar 6. Sarjana 36%
SMA 47%
Diploma 17%
.Gambar 6. Pendidikan Terakhir Pegawai Bagian, 2013
36
4.4 Analisis dan Pengukuran Beban Kerja Waktu kerja efektif PNS sudah diatur dalam Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 08 Tahun 1996 tanggal 15 Maret 1996 tentang Pedoman Pelaksanaan Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah bahwa bahwa hari kerja bagi seluruh Lembaga Pemerintah tingkat Pusat dan Pemerintah DKI Jakarta ditetapkan 5 (lima) hari kerja mulai hari Senin s.d. hari Jumat dan jumlah jam kerja efektif adalah 37,5 jam dengan ketentuan sebagai berikut:
Hari Senin s.d. Kamis Jam 07.30– 15.30 WIB (Waktu istirahat jam 12.00 – 13.00)
Hari Jumat Jam 07.30 – 16.30 WIB (Waktu Istirahat jam 11.30 – 13.00) Perhitungan waktu kerja efektif selama satu tahun. Adapun pengamatan
waktu yang digunakan untuk aktivitas yang diamati dalam penelitian dikelompokkan menurut kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi (Ilyas, 2004). Pengamatan dilakukan selama jam kerja dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit yang dilakukan selama 8 jam waktu kerja selama 3 hari untuk masing-masing bagian. Jumlah hari kerja efektif pegawai dapat dihitung seperti pada Tabel 3. Tabel 3. Jumlah Hari Kerja Efektif Pegawai Setda Tahun 2013 No
Bulan
1 Januari 2 Februari 3 Maret 4 April 5 Mei 6 Juni 7 Juli 8 Agustus 9 September 10 Oktober 11 Nopember 12 Desember JUMLAH
Jumlah Hari 31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31 365
Libur Hari Sabtu&Minggu 5 5 6 5 5 6 5 5 6 5 5 6 64
Libur Nasional 2 0 2 0 2 1 0 3 0 1 1 1 13
Hari Kerja Efektif 24 23 23 25 24 23 26 23 24 25 24 24 288
37
Hasil perhitungan menunjukkan bahwa total hari dalam satu tahun sebanyak 365 hari, lalu jumlah hari dikurangi dengan libur hari Sabtu dan Minggu sebanyak 64 hari dan libur Nasional sebanyak 13 hari sehingga diperoleh jumlah hari kerja efektif pegawai yaitu sebanyak 288 hari. Sementara itu, jam kerja pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga 15.30 sore, dengan jumlah hari kerja selama satu minggu adalah lima hari. Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih dua bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja instansi dengan menggunakan work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut: 1. Membuat formulir work sampling yang dilihat pada Lampiran 2, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan, yaitu setiap sepuluh menit. 2. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi. 3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dalam ketiga kategori dijumlahkan, dicari rata-ratanya. 4. Jumlah pengamatan yang diperoleh dikalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif, maupun pribadi. Kegiatan yang termasuk ke dalam kategori produktif adalah berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pokok tiap pegawai. Sementara itu yang termasuk ke dalam jenis kegiatan yang tidak produktif adalah mengobrol, membaca koran, mengerjakan tugas pribadi, terlambat datang kerja dan pulang lebih awal, lalu untuk jenis kegiatan yang tergolong ke dalam kategori kegiatan pribadi adalah makan, minum, shalat, tidur dan ke toilet.
38
4.4.1
Perhitungan Waktu Produktif Bagian Pemerintahan Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Pemerintahan tersaji pada Tabel 4. Tabel 4. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor
Pegawai 1
Total Waktu (menit) 1 2 3 370 50 60
Pegawai 2
410
40
Pegawai 3
340
Pegawai 4
Bagian Pemerintahan
Jumlah
Persentase (%)
Total Prosentasi
480
1 2 3 77,08 10,42 12,50
30
480
85,42
8,33
6,25
100,00
30
110
480
70,83
6,25
22,92
100,00
350
50
80
480
72,92 10,42 16,67
100,00
Pegawai 5
410
30
40
480
85,42
6,25
8,33
100,00
Pegawai 6
330
40
110
480
68,75
8,33
22,92
100,00
Pegawai 7
350
50
80
480
72,92 10,42 16,67
100,00
Pegawai 8
360
30
90
480
75,00
6,25
18,75
100,00
Pegawai 9
320
40
120
480
66,67
8,33
25,00
100,00
Pegawai 10
310
50
120
480
64,58 10,42 25,00
100,00
Pegawai 11
380
50
50
480
79,17 10,42 10,42
100,00
Pegawai 12
340
50
90
480
70,83 10,42 18,75
100,00
Pegawai 13
370
50
60
480
77,08 10,42 12,50
100,00
Pegawai 14
350
40
90
480
72,92
8,33
18,75
100,00
Pegawai 15
340
40
100
480
70,83
8,33
20,83
100,00
Jumlah
5330
520
1030
5760
Rataan
351
43
86
480
100,00
Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi Berdasarkan Tabel 9 Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 64,58 persen hingga 87,42 persen, sementara untuk kegiatan tidak
39
produktif berkisar dari 6,25 persen hingga 10,42 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 25,00 persen. Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi yaitu pegawai 5 sebesar 85,42 persen atau 410 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai memiliki waktu produktif tinggi karena pegawai memiliki tugas penyusun konsep laporan pertanggungjawaban walikota kepada DPRD, mengkoordinasikan kerjasama daerah dimana kerjasama bersifat lokal, nasional dan internasional serta mengkoordinasikan semua SKPD mengenai keikutsertaan dalam forum-forum dan perjanjian (MOU) kerjasama daerah dan Luar Negeri. Dengan bobot pekerjaan seperti itu pegawai sering bekerja diluar jam kantor. Sedangkan jumlah penggunaan waktu produktif yang sedikit adalah pegawai 10 sebesar 64,58 persen atau 310 menit. Penyebab rendahnya produktivitas kerja pegawai hanya bekerja mengelola barang unit dimana pekerjaannya meliputi pengecekan, menyusun usulan daftar kebutuhan barang 2 (dua) kali dalam setahun, menyusun laporan inventarisasi barang unit 2 (dua) kali dalam setahun. Selain mengerjakan tugas-tugas tersebut, pegawai sering melakukan kegiatan tidak produktif seperti membaca koran dan mengerjakan tugas pribadi di kantor. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7.
Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian Pemerintahan Setda Kota Bogor
40
4.4.2
Perhitungan Waktu Produktif Bagian Hukum Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Hukum tersaji pada Tabel 5. Tabel 5. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Hukum Setda Kota Bogor Total Waktu Persentase (%) Bagian Total (menit) Jumlah Hukum Prosentasi 1 2 3 1 2 3 360 50 70 480 75,00 10,42 14,58 100,00 Pegawai 1 Pegawai 2
400
50
30
Pegawai 3
330
40
110
Pegawai 4
340
50
Pegawai 5
400
Pegawai 6
480 83,33 10,42
6,25
100,00
8,33 22,92
100,00
90
480 70,83 10,42 18,75
100,00
40
40
480 83,33
8,33
100,00
320
50
110
480 66,67 10,42 22,92
100,00
Pegawai 7
330
70
80
480 68,75 14,58 16,67
100,00
Pegawai 8
350
40
90
480 72,92
8,33 18,75
100,00
Pegawai 9
310
40
130
480 64,58
8,33 27,08
100,00
Pegawai 10
300
40
140
480 62,50
8,33 29,17
100,00
Pegawai 11
370
60
50
480 77,08 12,50 10,42
100,00
Pegawai 12
330
50
100
480 68,75 10,42 20,83
100,00
Jumlah
4140
580
1040
5760
Rataan
345
48
87
480
480 68,75
8,33
Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi Jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai bagian Hukumdiketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 62,50 persen hingga 83,33 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 8,33 persen hingga 14,58 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 6,25 hingga 29,17 persen. Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi oleh pegawai Bagian Hukum yaitu pegawai 5 yaitu
41
sebesar 83,33 persen atau 400 menit. Faktor yang menyebabkan pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah karena pegawai 5 memiliki tugas sebagai pengonsep, pemeriksa, dan penyusun yang terkait dengan produk hukum daerah dimana produk hukum daerah meliputi Puluhan Keputusan Walikota, Belasan Peraturan Daerah, dan Puluhan Peraturan Walikota setiap tahunnya. Sementara pegawai 10 memiliki waktu produktif yang rendah sebesar 62,50 persen atau 300 menit, penyebab rendahnya produktivitas kerjanya jika dibandingkan dengan pegawai lainnya karena pegawai 10 hanya mengerjakan laporan pertanggungjawaban anggaran yang hanya dikerjakan pada akhir bulan saja dan melaporkan maksimal pada tanggal 5 bulan berikutnya. Selain tugas tersebut, pegawai banyak melakukan kegiatan yang tidak produktif. Penggunaan waktu produktif dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. 4.4.3
Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian Hukum Setda Kota Bogor
Perhitungan Waktu Produktif Bagian Organisasi Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja dengan metode work sampling
pada Bagian Organisasi tersaji pada Tabel 11.
42
Tabel 11. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai bagian Organisasi Setda Kota Bogor Total Waktu Persentase (%) Bagian Total (menit) Jumlah Organisasi Prosentasi 1 2 3 1 2 3 370 60 50 480 77,08 12,50 10,42 100,00 Pegawai 1 Pegawai 2
420
50
10
480 87,50 10,42
2,08
100,00
Pegawai 3
320
70
90
480 66,67 14,58 18,75
100,00
Pegawai 4
280
80
120
480 58,33 16,67 25,00
100,00
Pegawai 5
330
50
100
480 68,75 10,42 20,83
100,00
Pegawai 6
320
40
120
480 66,67
8,33 25,00
100,00
Pegawai 7
340
60
80
480 70,83 12,50 16,67
100,00
Pegawai 8
280
80
120
480 58,33 16,67 25,00
100,00
Pegawai 9
290
20
170
480 60,42
100,00
Jumlah
2950
510
860
4320
Rataan
328
57
96
480
4,17 35,42
Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi Dari hasil penelitian jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Bagian Organisasi diketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif adalah berkisar dari 58,33 persen hingga 87,50
persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari
8,33persen hingga 16,67 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 2,08 hingga 35,42 persen. Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi oleh pegawai bagian Organisasi yaitu pegawai 2. Faktor yang menyebabkan pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah pertama karena pegawai 2 memiliki jiwa yang disiplin, bekerja sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada, taat pada peraturan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Kota Bogor, menangani pekerjaan yang padat dan memerlukan waktu penyelesaian yang banyak. Pegawai 2 merupakan pegawai yang melakukan tugas pembuatan konsep pedoman pelayanan publik dan seringnya melakukan
43
kedinasan keluar daerah untuk menghadiri undangan atau pelatihan serta mengikuti rapat-rapat atas perintah atasan. Sementara pegawai 4 penyebab rendahnya produktivitas kerjanya jika dibandingkan dengan pegawai lainnya karena pekerjaan yang tidak padat dan dapat diselesaikan dalam rentang waktu yang sedikit. Kemudian pegawai yang tidak bisa mengoperasionalkan komputer sehingga melimpahkan pekerjaannya kepada pegawai lain. Pegawai 4 merupakan pegawai
yang
mengerjakan
gaji,
menghitung
tunjangan-tunjangan
dan
kepegawaian Bagian Organisasi. Hal itu dikarenakan pengelolaan gaji hanya dilakukan awal bulan, perhitungan dan pembagian tunjangan pada minggu kedua, dan mengerjakan kepegawaian hanya bersifat insidentil dan tidak setiap bulan. Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010), dikatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun terlihat dari Gambar 2, yang menggambarkan mengenai penggunaan waktu kerja produktif pegawai bagian Organisasi, dapat disimpulkan bahwa terlihat bahwa pegawai 2 memiliki produktivitas yang optimal sebesar 90 persen yang menunjukan bahwa penggunaan waktu yang efektif dalam mengerjakan tugastugas secara cepat, tepat dan maksimal. Setelah itu pada dua urutan teratas yaitu pegawai 1 (satu) karena bobot pekerjaan yang berat karena berbagai aktivitas pekerjaan yang meliputi pengolahan data untuk membuat pedoman pelayanan publik. Akan tetapi, ada pegawai yang memiliki waktu kerja produktif sebesar 58,33 persen karena bobot pekerjaan yang rendah. Pemakaian waktu produktif tersaji pada Gambar 9.
Gambar 9.
Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif Pegawai Bagian Organisasi Setda Kota Bogor
44
4.5
Analisis Kebutuhan Pegawai Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada, analisis
jumlah kebutuhan tenaga kerja ini pun akan mendasari pada pendekatan tugas per tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/ 2004), adapun langkah-langkah perhitungan pegawai sebagai berikut: 1. Menetapkan Waktu Kerja Waktu kerja efektif dihitung dengan menentukan jumlah hari dalam setahun, jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun, jumlah hari libur dalam setahun, dan jumlah hari libur nasional dalam setahun. Kemudian jumlah hari Sabtu dan Minggu ditambahkan dengan jumlah hari libur nasional yang menghasilkan total hari tidak bekerja atau libur, lalu jumlah hari dalam setahun itu dikurangi dengan total jumlah hari tidak bekerja. Rumusan perhitungan hari kerja efektif sebagai berikut: Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun
365 hari
Jumlah hari Sabtu dan Minggu
64 hari
Jumlah hari Libur Nasional
13 hari + 77 hari –
Jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun
288 hari
Satu hari kerja = 8 jam kerja – 1 jam (waktu istirahat) = 7 jam Waktu efektif dalam satu tahun = 70% x 7 jam = 4,9 jam ≈ 5jam Waktu produktif dalam satu tahun = 288 hari x 5 jam = 1.440 jam atau 86.400 menit. Setelah itu hasilnya dijumlahkan dan dikalikan dengan 288 hari per tahun hari kerja, maka didapatlah total jam kerja efektif Bagian Pemerintahan 1.535.040 menit per satu tahun, Bagian Hukum adalah 1.192.320 menit dan Bagian Organisasi adalah 849.600 menit. 2. Menyusun Waktu Penyelesaian Tugas Setiap pekerjaan harus diukur waktu yang digunakan untuk penyelesaian tugasnya. Oleh karena itu, pekerjaan harus dapat diukur dan dihitung dalam
45
satuan waktu tertentu sehingga penyelesaian tugas dapat efektif dan efisien. Efektif terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidaklain mengandung dua makna, yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh dengan mengalikan beban tugas dua belas bulan dan standar kemampuan ratarata, yang kedua data tersebut diperoleh data sekunder berupa penghitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja. Contoh perhitungan pegawai pada Bagian Organisasi yang menjadi Analis Data Ketatalaksanaan. Pegawai tersebut memiliki pekerjaan yaitu mengolah data dan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Pegawai memiliki beban tugas selama setahun adalah 1 (satu) dokumen. Standar Kemampuan Rata-rata berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Norma Waktu = 1 orang analis x 300 jam = 300 jam 1 dokumen Hasil dari perhitungan tersebut Standar Kemampuan Rata-rata pegawai ini menyelesaikan dokumen LAKIP dalam 300 jam menghasilkan satu dokumen pertahun. Beban tugas (BT) dan standar kemampuan rata-rata (SKR) waktu penyelesaian setiap elemen tugas diperoleh dari hasil wawancara terhadap semua pegawai yang diteliti. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan
rata-rata
kemudian
dijumlahkan,
sehingga
total
waktu
penyelesaian tugas (∑ WPT) adalah 1.491 jam per tahun. Hasil perhitungan dapat dilihat pada Lampiran 3. 3. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan Secara umum tugas pokok dari Bagian Pemerintahan adalah perumus kebijakan dan pembinaan kecamatan dan kelurahan dalam pelaksanaan tugas yang sudah diberikan, kemudian pengelolaan yang berhubungan dengan pertanahan dan batas wilayah Kota Bogor. Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar maka pengukuran beban kerja sudah dihitung pada Lampiran 4. Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pemerintahan Umum adalah 3.300 jam per tahun, total ini berada di atas
46
waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan = Berdasarkan
perhitungan
= 2,23 ≈ 2 orang jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan
banyaknya
kegiatan
yang
harus
dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang. Jumlah beban kerja Pengurus Barang Unit Bagian Pemerintahan adalah 1.068 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengurus Barang Unit =
= 0,74 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan kurangnya tugas yang diberikan sehingga pegawai lebih banyak menggunakan waktu tidak produktif dan pribadi. Selain itu kepengurusan barang unit tidak setiap hari, namun hanya bersifat bulanan dan semesteran pelaporan dan pengusulannya. Jumlah
beban
kerja
Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Bagian
Pemerintahan adalah 913 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Bendahara Pengeluaran Pembantu =
= 0,63 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan pelaksanaan tugas yang hanya dilakukan awal dan akhir bulan dari
mulai
pengusulan
anggaran
hingga
pemeriksaan
laporan
pertanggungjawaban. Selain menangani masalah keuangan di Bagian Pemerintahan, pegawai lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif seperti mengerjakan tugas pribadi dan mengobrol. Pegawai mendapatkan tugas tambahan selain menangani masalah keuangan.
ini perlu
47
Jumlah
beban
kerja
Bendahara
Gaji
dan
Kepegawaian
Bagian
Pemerintahan adalah 1.177 jam per tahun, total ini berada di bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: = 0,82 ≈ 1 orang
Bendahara Gaji =
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara Gaji diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja diakibatkan pelaksanaan tugas pengelolaan gaji dan tunjangan hanya dilakukan awal bulan. Dengan adanya kebijakan baru bahwa PNS diatas Golongan III mendapatkan pembayaran gaji via bank maka mengurangi beban kerja dari pegawai ini. Jadi hanya menangani gaji PNS Bagian Pemerintahan Golongan I dan II yang jumlahnya sedikit. Selain itu, pengelolaan kepegawaian hanya bersifat insidentil dan tidak sering. Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar Bagian Pemerintahan adalah 2.987 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar = Berdasarkan
perhitungan
jumlah
= 2,01 ≈ 2 orang pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja ini ditanggung oleh 2 orang pegawai, karena penanganan Surat Masuk dan Keluar dibagi dua tempat tugas, pegawai yang pertama di Bagian Pemerintahan dan pegawai kedua diperbantukan di kearsipan ruangan Asisten Tata Praja. Selain itu banyak surat-surat yang berhubungan dengan kecamatan dan kelurahan karena Bagian Pemerintahan sebagai pembina unit kerja tersebut. Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan =
= 2,03 ≈ 2 orang
48
Berdasarkan
perhitungan
jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan
banyaknya
kegiatan
yang
harus
dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga dikerjakan oleh 2 orang. Jumlah beban kerja Pelaksana Teknis pada Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.040 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pelaksana Teknis =
= 0,72 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pelaksana Teknis Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan diperoleh hasil 1 orang. Terjadi kesenjangan antara jam efektif riil pegawai dengan standar jam kerja, hal itu dikarenakan kegiatan yang dilaksanakan pada sub bagian ini bersifat monitoring dan evaluasi yang tidak memerlukan waktu yang lama. Pegawai ini perlu ditambahkan tugas baru dalam pembinaan kecamatan dan kelurahan seperti membuat laporannya. Jumlah beban kerja Pengolah Data Perangkat Kecamatan pada Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan adalah 1.001 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengolah Data Perangkat Kecamatan =
= 0,70 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengolah Data Perangkat Kecamatan diperoleh hasil 1 orang. Adanya kekurangan beban kerja disebabkan pembinaan kecamatan tidak dilakukan setiap hari dan jumlah kecamatan sedikit hanya 6 kecamatan dengan 68 kelurahan. Jadi penyiapan bahan kerja dan penyusunan laporan jumlahnya tidak terlalu banyak. Jumlah beban kerja Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pertanahan adalah 2.923 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan =
= 2,03 ≈ 2 orang
49
Berdasarkan
perhitungan
jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan
banyaknya
kegiatan
yang
harus
dipertanggungjawabkan
pelaporannya sehingga cukup dikerjakan oleh 2 orang. Jumlah beban kerja Petugas Teknis pada Sub Bagian Pertanahan adalah 2.492 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Petugas Teknis =
= 1,73 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Petugas Teknis diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja diakibatkan banyaknya titik-titik lokasi yang harus ditinjau yang berkaitan dengan batas wilayah dan permohonan IPPT sehingga membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan pegawai 2 orang. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat ditampilkan pada Tabel 7. Tabel 7. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan No
Nama Jabatan
1.
Pengadministrasi Keuangan Sub Bagian Pemerintahan Umum 2. Pengurus Barang Unit 3. Bendahara Pengeluaran Pembantu 4. Bendahara Gaji 5. Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar 6. Pengadministrasi Keuangan Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan 7. Pelaksana Teknis pada Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan 8. Pengolah Data Perangkat Kecamatan 9. Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pertanahan 10. Petugas Teknis pada Sub Bagian Pertanahan Jumlah
Kebutuhan Pegawai (orang) 2,23
Pembulatan (orang) 2
0,74 0,63 0,82 2,01
1 1 1 2
2,03
2
0,72
1
0,70 2,03
1 2
1,73
2
13,64
14
4. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum Bagian Hukum secara umum memiliki tugas perumusan kebijakan di bidang hukum
di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Hukum
terdapat pada Lampiran 5.
50
Jumlah beban kerja Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar sebesar 3.379 jam per tahun, total ini melebihi waktu produktif pedawai sebesar 1.440 jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu: Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar =
= 2,35 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah kebutuhan pegawai diperoleh hasil 2 orang. Nilai beban kerja yang berlebih dikarenakan banyaknya surat masuk untuk pengajuan koreksi atas produk-produk hukum dari semua Satuan Kerja Perangkat Daerah. Oleh karena itu, diperlukan pegawai 2 orang untuk memenuhi beban tugas dari Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar. Jumlah beban kerja Bendahara Pengeluaran Pembantu sebesar 1.390 jam per tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu: = 0,96 ≈ 1 orang
Bendahara Pengeluaran Pembantu =
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan beban kerja. Total beban kerja Bendahara gaji dan kepegawaian sebesar 1.153 jam per tahun, total ini melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu: Bendahara gaji dan kepegawaian =
= 0,80 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara gaji dan kepegawaian diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut. Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan dokumentasi memiliki beban kerja 2.413 jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan = Berdasarkan
perhitungan
= 1,67 ≈ 2 orang jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja
51
karena banyaknya kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan anggarannya sehingg beban kerja yang tinggi bisa ditangani oleh 2 orang. Total beban kerja Pengurus Barang Unit sebesar 853 jam per tahun, total ini tidak melebihi waktu produktif pegawai sebesar 1.440 jam per tahun. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawainya yaitu: Pengurus Barang Unit =
= 0,59 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengurus Barang Unit diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan dengan cara ditambahkan tugas kepada pegawai tersebut. Beban kerja yang sedikit karena Bagian bukan unit kerja yang besar yang memiliki jumlag barang unit yang banyak, sehingga dalam pengelolaan barang tidak memerlukan waktu yang lama. Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan memiliki beban kerja 6.912 jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan =
= 4,80 ≈ 5 orang Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penganalisa
dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan diperoleh hasil 5 orang. Kelebihan beban kerja karena banyaknya Lembaran Daerah dan Berita Daerah yang harus dikoreksi, dikoordinasikan dan disusun laporannya. Selain itu penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan berjumlah 350 laporan sehingga memerlukan pegawai 5 orang untuk memenuhi beban tugas tersebut. Penyusun dan Perancang Undang-Undang memiliki beban kerja 10.323 jam per tahun, total ini berada diatas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Penyusun dan Perancang Undang-Undang =
= 7,17 ≈ 7 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Penyusun dan Perancang Undang-Undang diperoleh hasil 7 orang. Kelebihan beban kerja
52
karena produk-produk hukum daerah yang harus dikaji, dikoreksi, disusun dan ditetapkan untuk menunjang kelancaran dan kepastian hukum. Pengadministrasi Keuangan Perundang-undangan memiliki beban kerja 811 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan = Berdasarkan
perhitungan
= 0,56 ≈ 1 orang jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja karena sedikitnya jumlah kegiatan
yang harus dipertanggungjawabkan
anggarannya sehingga beban kerja rendah dan pegawai menggunakan sebagian waktunya untuk melaksanakan hal-hal yang tidak produktif. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara (TUN) memiliki beban kerja 6.781 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN =
= 4,71 ≈ 5 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN diperoleh hasil 5 orang. Kelebihan beban
kerja
disebabkan
banyaknya
pembinaan
hukum
yang harus
dilaksanakan. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukum memiliki beban kerja 2.962 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Keuangan = Berdasarkan
perhitungan
= 2,01 ≈ 2 orang jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Kelebihan beban kerja disebabkan
banyaknya
kegiatan
yang
harus
dipertanggungjawabkan
penggunaan anggarannya. Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat ditampilkan pada Tabel 8.
53
Tabel 8. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum No
Nama Jabatan
1.
Pengadminstrasi Surat Masuk dan Keluar 2. Bendahara Pengeluaran Pembantu 3. Bendahara Gaji dan Kepegawaian 4. Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan Dokumentasi 5. Pengurus Barang Unit 6. Pelaksana Teknis pada Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan 7. Penyusun dan Perancang UndangUndang 8. Pengadministrasi Keuangan pada Sub Perundang-undangan 9. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN 10. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukum Jumlah
Kebutuhan Pegawai (orang) 2,35
Pembulatan (orang) 2
0,96 0,80 1,67
1 1 2
0,59 4,80
1 5
7,17
7
0,56
1
4,71
5
2,01
2
25,62
26
5. Pengukuran Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi Tugas dan tanggung jawab Bagian Organisasi cukup luas. Secara umum tugasnya
adalah
menyusun
rumusan
kebijakan
mengenai
bidang
ketatalaksanaan seperti standar operasional prosedur, tata naskah dinas, penyusunan tugas pokok dan fungsi semua organisasi perangkat daerah yang ada di Kota Bogor. Pengukuran beban kerja Bagian Organisasi terdapat pada Lampiran 3. Total beban kerja Pengadministrasi Surat pada Bagian Organisasi adalah 1.116 jam per tahun, total ini berada dibawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengadministrasi Surat = Berdasarkan
= 0,77 ≈ 1 orang
perhitungan
jumlah
pegawai
efektif
dan
efisien
Pengadministrasi Surat diperoleh hasil 1 orang. Kekurangan beban kerja dapat dilakukan dengan cara membantu pegawai lain yang memiliki kelebihan beban kerja. Bendahara pengeluaran pembantu memiliki beban kerja 1.259 jam per tahun, total ini berada di bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
54
Bendahara Pengeluaran Pembantu =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara Pengeluaran Pembantu diperoleh hasil 1 orang. Sebaiknya pegawai ini diberi pekerjaan tambahan agar lebih produktif. Bendahara gaji memiliki beban kerja 793 jam per tahun, total ini berada di bawah waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Bendahara Gaji =
= 0,55 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Bendahara Gaji diperoleh hasil 1 orang. Pegawai ini adalah pegawai dengan jumlah beban kerja terendah pada Bagian ini. Hal itu dikarenakan kurangnya keterampilan mengoperasionalkan komputer sehingga melimpahkan sebagian pekerjaannya kepada pegawai lain yang mampu dan terampil komputer. Analis Data Ketatalaksanaan memiliki beban kerja 1.491 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Analis Data Ketatalaksaaan =
= 1,03 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data Ketatalaksanaan diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut. Pengelola Administrasi Keuangan Ketatalaksanaan memiliki beban kerja 1.258 jam per tahun, total ini berada d atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih produktif saat bekerja. Analis Jabatan memiliki beban kerja 2.513 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut:
55
Analis Jabatan =
= 1,75 ≈ 2 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola Administrasi Keuangan diperoleh hasil 2 orang. Nilai beban kerja yang berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut. Akan tetapi, beban kerjanya terlalu banyak maka harus ditambahkan pegawainya. Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja 1.258 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,87 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, beban kerjanya terlalu sedikit maka harus ditambahkan tugas-tugasnya agar bisa lebih produktif saat bekerja. Analis Data Pendayagunaan Aparatur memiliki beban kerja 1.694 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Analis Data Pentur =
= 1,18 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Analis Data Pendayagunaan Aparatur diperoleh hasil 1 orang. Nilai beban kerja yang berlebih masih dapat ditangani oleh pegawai tersebut, namun sebaiknya memberikan sedikit pekerjaannya kepada pegawai lain. Pengelola Administrasi Keuangan Analisa Jabatan memiliki beban kerja 1.325 jam per tahun, total ini berada di atas waktu produktif untuk PNS yaitu 1.440 jam per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai adalah sebagai berikut: Pengelola Administrasi Keuangan =
= 0,92 ≈ 1 orang
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai efektif dan efisien Pengelola Administrasi Keuangan diperoleh hasil 1 orang. Akan tetapi, pegawai tersebut bisa ditambahkan tugas dari pegawai yang memiliki kelebihan beban kerja. Berkaitan perhitungan secara keseluruhan jumlah pegawai yang diperlukan pada Bagian Organisasi adalah 9 orang. Dengan jumlah pegawai seperti itu, maka semua beban kerja pada Bagian Organisasi akan teratasi, tidak perlu
56
diadakan penambahan atau pengurangan jumlah pegawai namun hanya pendistribusian tugas yang bisa diatur.Dari hasil keseluruhan perhitungan pegawai dapat ditampilkan pada Tabel 9. Tabel 9. Jumlah Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Nama Jabatan Pengadministrasi Surat Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Gaji Analis Data Ketatalaksaaan Pengelola Administrasi Keuangan pada Sub Bag Ketatalaksanaan Analis Jabatan Pengelola Administrasi Keuangan pada Subbag Analisa Jabatan Analis Data Pentur Pengelola Administrasi Keuangan pada Subbag Pentur Jumlah
Kebutuhan Pegawai (orang) 0,77 0,87 0,55 1,03 0,87
Pembulatan (orang) 1 1 1 1 1
1,75 0,87
2 1
1,18 0,92
1 1
8,81
9
4.6 Perbandingan Kebutuhan Pegawai 4.6.1
Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan Setelah dilakukan perhitungan beban tugas, maka dapat dibandingkan hasil
jumlah kebutuhan pegawai dengan jumlah aktual pegawai pada Bagian Pemerintahan, dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Pemerintahan pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No
Nama Jabatan
1.
Pengadministrasi Keuangan Sub Bagian Pemerintahan Umum Pengurus Barang Unit Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Gaji Pengadministrasi Surat Masuk dan Keluar Pengadministrasi Keuangan Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan Pelaksana Teknis pada Sub Bagian Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan
2. 3. 4. 5. 6.
7.
Jumlah Kebutuhan Pegawai (Orang) 2
Jumlah Aktual Pegawai (Orang) 2
1 1
1 1
1 2
1 2
2
2
1
1
57
Lanjutan Tabel 10. 8. Pengolah Data Perangkat Kecamatan 9. Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pertanahan 10. Petugas Teknis pada Sub Bagian Pertanahan Jumlah
1
1
2
3
2
2
14
15
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa pada Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Bogor jumlah aktual pegawai saat ini adalah 15 orang, namun setelah melakukan perhitungan beban kerja didapatkan jumlah pegawai ideal sebesar 14 orang. Hal itu mengartikan terjadi kelebihan jumlah pegawai 1 (satu) orang yaitu pada jabatan Pengadministrasi Keuangan pada Sub Bagian Pertanahan. Pekerjaan tersebut sebenarnya bisa dikerjakan oleh 2 orang, akan tetapi saat ini dikerjakan oleh 3 orang pegawai. Hal itu menunjukan adanya ketidaksesuaian beban kerja dengan jumlah pegawai yang dimiliki, dimana beban jumlah yang sedikit namun dalam penyelesaian tugasnya dikerjakan oleh beberapa orang. Perbedaan tersebut menjadi masalah saat kelebihan jumlah pegawai akan menciptakan penggunaan waktu kerja efektif pegawai yang sedikit, misalnya pegawai akan lebih banyak menganggur dan melakukan banyak kegiatan pribadi karena sedikitnya tugas dan tanggung jawab pegawai yang dimiliki. Dampak dari hal tersebut adalah kinerja pegawai yang kurang baik yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Bogor. 4.6.2
Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum Berdasarkan perhitungan kebutuhan pegawai maka dapat dibandingkan
jumlah eksisting pegawai Bagian Hukum dengan pegawai yang dibutuhkan yang tersaji pada Tabel 11. Tabel 11
Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Hukum pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai
No
Nama Jabatan
1.
Pengadminstrasi Surat Masuk dan Keluar Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Gaji dan Kepegawaian
2. 3.
Jumlah Kebutuhan Pegawai (Orang) 2
Jumlah Aktual Pegawai (Orang) 1
1
1
1
1
58
Lanjutan Tabel 11 4. Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan Dokumentasi 5. Pengurus Barang Unit 6. Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan 7. Penyusun dan Perancang Undang-Undang 8. Pengadministrasi Keuangan pada Sub Perundang-undangan 9. Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan TUN 10. Pengadministrasi Keuangan Bantuan Hukum Jumlah
2
0
1 5
0 2
7
4
1
0
5
2
2
1
26
12
Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah aktual pegawai saat ini adalah 12 orang, akan tetapi jumlah kebutuhan pegawai sebenarnya adalah 26 orang. Hal itu menunjukan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Bogor memiliki kekurangan banyak pegawai sebesar 14 orang. Hal itu menandakan beban kerja yang terlalu tinggi sehingga memerlukan penambahan jumlah pegawai agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu dalam rangka melayani kebutuhan pegawai dan masyarakat bidang hukum di Kota Bogor sehingga akan mengoptimalkan hasil pekerjaaan yang berdaya guna dan sesuai dengan tujuan unit kerja. Beberapa jabatan yang paling kekurangan pegawai yaitu pegawai pelaksana teknis bidang hukum yang meliputi Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan memiliki jumlah aktual 2 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal sebanyak 5 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang pegawai, Penyusun dan Perancang UndangUndang memiliki jumlah aktual 4 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal sebanyak 7 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang pegawai, dan Fasilitator Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara memiliki jumlah aktual 2 orang sedangkan jumlah kebutuhan pegawai ideal sebanyak 5 orang sehingga jabatan tersebut memiliki kekurangan 3 orang pegawai. Penambahan jumlah pegawai disesuaikan dengan kebutuhan yang tercantum pada nama jabatan fungsional umum. Jabatan baru yang diperlukan oleh Bagian Hukum meliputi
Pengadministrasi Keuangan Pengkajian dan
59
Dokumentasi berjumlah 2 orang, Pengurus Barang Unit berjumlah 1 orang, dan Pengadministrasi Keuangan pada Sub Perundang-undangan berjumlah 1 orang. 4.6.3
Perbandingan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi Beban tugas yang dimiliki oleh setiap pegawai Bagian Organisasi telah
dihitung berdasarkan waktu kerja efektif pegawai. Setelah itu mendapatkan jumlah kebutuhan pegawai dan dibandingkan dengan jumlah aktual pegawai yang terlihat pada Tabel 12. Tabel 12 Perbandingan jumlah kebutuhan pegawai Bagian Organisasi pada Setda Kota Bogor dengan Jumlah Aktual Pegawai No
Nama Jabatan
1. 2.
Pengadministrasi Surat Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Gaji Analis Data Ketatalaksaaan Pengelola Administrasi Keuangan pada Sub Bag Ketatalaksanaan Analis Jabatan Pengelola Administrasi Keuangan Subbag Anjab Analis Data Pentur Pengelola Administrasi Keuangan Subbag Pentur Jumlah
3. 4. 5.
6. 7. 8. 9.
Jumlah Kebutuhan Pegawai (Orang) 1 1
Jumlah Aktual Pegawai (Orang) 1 1
1 1 1
1 1 1
2 1
2 1
1 1
1 1
9
9
Berdasarkan tabel tersebut dapat dijelaskan bahwa jumlah kebutuhan pegawai ideal Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor berjumlah 9 orang dan jumlah pegawai yang bekerja saat ini adalah 9 orang. Hal itu menunjukan bahwa pada Bagian ini memiliki kecocokan jumlah beban kerja dengan jumlah pegawainya sehingga tidak perlu menambahkan dan mengurangi jumlah pegawai, namun hanya meningkatkan kualitas pegawai guna memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 4.7
Keterkaitan Pengelolaan Jumlah Pegawai Antar Bagian Pada Bagian Pemerintahan memiliki kelebihan pegawai, pegawai tersebut
dapat didistribusikan kepada Bagian Hukum yang kekurangan banyak pegawai. Hal tersebut dikarenakan jabatan yang memiliki kelebihan pegawai adalah sebagai Pengadministrasi Keuangan, dimana pekerjaannya tidak mempunyai spesialisasi pekerjaan yang khusus, pekerjaannya bersifat umum dan jenis pekerjaan tersebut
60
terdapat pada semua unit kerja. Jika dilihat pada Tabel 16, jabatan Pengadministrasi Keuanganmemang diperlukan untuk Bagian Hukum karena jabatan tersebut kekurangan 4 orang pegawai. Sedangkan Bagian Organisasi tidak bisa melakukan pendistribusian dengan Bagian Pemerintahan dan Bagian Hukum karena jumlah pegawai dan beban tugas pegawai sudah tepat antara riil dan kebutuhannya. 4.8
Implikasi Manajerial Setiap unit kerja sudah menentukan beban tugas setiap pegawainya.
Sedangkan beban kerja pegawai merupakan tanggung jawab masing-masing dari pegawai tersebut. Berdasarkan hasil pembahasan dapat disimpulkan bahwa perlu adanya pemindahan, pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas pada masing-masing bagian. Pada Bagian Pemerintahan terdapat jumlah pegawai sebesar 15 orang. Berdasarkan perhitungan beban kerja yang ada hanya diperlukan pegawai 14 orang pada saat ini. Oleh karena itu, Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Bogor selaku unit kerja bagian kepegawaian pada Pemerintah Kota Bogor perlu melakukan pengurangan pegawai pada Bagian Pemerintahan atau menambah tugas-tugas kepada pegawai yang beban tugasnya sedikit. Kelebihan jumlah pegawai dapat diatasi dengan cara memperluas pekerjaan. Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas dengan level yang sama kepada pegawai sehingga meningkatkan jumlah aktivitas yang mereka kerjakan misalnya pegawai yang awalnya hanya mengetik surat dapat membuat konsep surat. Perluasan pekerjaan juga dapat membantu mengurangi besarnya jumlah penggunaan waktu yang tidak produktif oleh pegawai. Selain itu dengan melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS dan penilaian kompetensi untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan. Dibandingkan dengan Bagian Pemerintahan, jumlah kebutuhan pegawai pada Bagian Hukum adalah 26 orang, akan tetapi jumlah aktual pegawai sekarang adalah 12 orang. Hal tersebut menunjukan Bagian Hukum memiliki kekurangan jumlah pegawai sebesar 14 orang. Ada beberapa alternatif yang ditawarkan untuk memenuhi kekurangan pegawai ini yaitu diadakan perekrutan calon
61
pegawai negeri sipil spesialisasi berpendidikan dibidang hukum, mengajukan pegawai dari unit kerja lain untuk dipindahtugaskan ke Bagian Hukum, dan mengajukan pendidikan dan pelatihan kepada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan untuk pegawai Bagian Hukum dalam rangka peningkatan kualitas sumber daya manusia sehingga dengan jumlah pegawai yang sama akan menghasilkan output yang lebih banyak. Selain itu pekerjaan pada Bagian Hukum dapat dibantu oleh Tenaga Honorer. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2007, Tenaga honorer adalah seseorang yang diangkat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain dalam pemerintahan untuk melaksanakan tugas tertentu pada instansi pemerintah atau yang penghasilannya menjadi beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Terdapat 2 kategori tenaga honorer yaitu honorer kategori 1 (K1) merupakan tenaga honorer yang pembiayaan honornya dibiayai langsung oleh APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah) atau APBN (Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara). Tenaga honorer yang masuk kategori 1 sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 5 Tahun 2010, adalah tenaga honorer yang bekerja di instansi pemerintahan terhitung mulai tanggal (TMT) 1 Januari 2005, secara terus menerus. Adapun Tenaga Honorer K2 adalah tenaga honorer yang diangkat per 1 Januari 2005 dan tidak mendapat upah dari APBD/APBN.Untuk tenaga honorer kategori 2 apabila ingin diangkat menjadi CPNS harus mengikuti tes seleksi terlebih dahulu. Jumlah kebutuhan pegawai dan jumlah aktual pegawai pada Bagian Organisasi memiliki jumlah yang sama. Hal itu mengartikan tidak adanya kelebihan dan kekurangan beban kerja pada unit kerja tersebut, namun pendistribusian pekerjaan tetap harus dievaluasi mengingat masih ada pegawai yang memiliki kelebihan atau kekurangan beban tugasnya walaupun jumlahnya tidak signifikan. Seperti contoh Bendahara Gaji yang memiliki tugas dalam pengelolaan gaji dan kepegawaian, mengingat jumlah pegawai pada Bagian Organisasi hanya sedikit maka bobot pekerjaannya tidak terlalu berat, maka dapat ditambahkan tugas membantu pengadministrasian pertanggungjawaban anggaran dan membantu kearsipan.
62
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Deskripsi pekerjaan dari masing-masing pegawai pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor sudah jelas dan ditetapkan oleh Keputusan Walikota Bogor. Penetapan ini sudah diimplementasikan oleh pegawai berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. 2. Waktu kerja efektif yang dimiliki oleh pegawai pada Bagian Pemerintahan, Bagian Hukum dan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Bogor adalah 1.440 jam dengan hari kerja dari Senin sampai Jum’at sejak pukul 07.30 sampai dengan pukul 15.30. Berdasarkan perhitungan didapatkan 288 hari kerja efektif selama setahun. 3. Setiap jabatan pegawai sudah dihitung beban kerja berdasarkan waktu kerja efektif. Secara umum total beban kerja yang dimiliki setiap pegawai memiliki standar diatas waktu produktif yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal itu menandakan adanya beban kerja tugas yang tinggi dan kurangnya pegawai yang mengerjakannya. 4. Jumlah kebutuhan pegawai riil setiap bagian masih belum sesuai dengan kebutuhan pegawai yang ideal. Hal itu ditunjukan dengan ada bagian yang memiliki kelebihan pegawai, sementara ada yang kekurangan pegawai. Namun ada juga bagian yang memiliki perhitungan sama antara kebutuhan dan aktualnya. 5. Implikasi manajerial yang dapat disarankan adalah perlu adanya pemindahan, pengurangan dan penambahan pegawai maupun tugas. Jika Bagian memiliki kelebihan pegawai maka disarankan diadakan pengurangan pegawai atau penambahan tugas-tugasnya. Namun, jika terdapat kekurangan pegawai maka dianjurkan melakukan perekrutan pegawai baru, mengajukan pegawai dari unit kerja lain untuk dipindahtugaskan, mengajukan pendidikan dan pelatihan bidang hukum dan dapat dibantu oleh tenaga honorer.
63
Saran Beberapa saran yang dapat diajukan dari skripsi ini adalah sebagai berikut: 1.
Pada Bagian Hukum sebaiknya dibuat nama jabatan baru yaitu Administrasi Keuangan Sub Bagian Dokumentasi, Pengurus Barang Unit, dan Administrasi Keuangan pada Sub Bagian Perundang-undangan. Hal ini diperlukan mengingat mendukung kelancaran administrasi, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan hasil optimal dan tepat waktu.
2. Sebaiknya dibuat standar beban kerja, karena walaupun ada nama jabatan yang sama dengan bagian lain namun standar dan beban tugasnya berbeda. 3. Sebaiknya diadakan evaluasi dan supervisi pimpinan kepada bawahan secara berkala agar kualitas pegawai tetap terkontrol dengan baik. 4. Sebaiknya dibuat sistem informasi beban tugas berbasis komputer pada Sekretariat Daerah Kota Bogor Khususnya dan Pemerintah Kota Bogor umumnya. 5. Analisis beban kerja berdasarkan cluster job description untuk mendapatkan penajaman analisis beban kerja berdasarkan pekerjaan yang bersifat rutin dan tidak memiliki keahlian khusus perlu dilakukan dalam penelitian selanjutnya.
64
DAFTAR PUSTAKA
Arep, I dan Hendri Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Mansia. Universitas Trisakti, Jakarta. Dessler, G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Indeks, Jakarta. Hasibuan, M. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta. Hasibuan, M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. Bumi Aksara. Jakarta. Ilyas, Y. 2004. Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda dan Formula. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Depok. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP/75/M.PAN/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Mangkunegara, A. 2003. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Refika Aditama, Bandung. Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, PT. Ghalia Indonesia, Jakarta. Proborini, Niken. 2011. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas, Bogor. Rivai, H. V. 2004 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta. Rivai, H. V. 2006 . Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, Dari Teori Ke Praktik. PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta. Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Pustaka Setia, Bandung. Setyawan, T. 2008. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor). Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Siagian, S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta. Sufiati. H. S.2007. Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan pada Divisi Produksi (Studi Kasus PT. Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) Tresnadijaya, H. 2010. Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia pada PT. Riap Indonesia. Skripsi pada Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
65
LAMPIRAN
65
66
Lampiran 2. Formulir Work SamplingBagian
:
Tanggal : Tempat : Waktu 07 : 30 07 : 40 07 : 50 08 : 00 08 : 10 08 : 20 08 : 30 08 : 40 08 : 50 09 : 00 09 : 10 09 : 20 09 : 30 09 : 40 09 : 50 10 : 00 10 : 10 10 : 20 10 : 30 10 : 40 10 : 50 11 : 00 11 : 10 11 : 20 11 : 30 11 : 40 11 : 50 12 : 00 12 : 10 12 : 20 12 : 30 12 : 40 12 : 50 13 : 00 13 : 10 13 : 20 13 : 30 13 : 40 13 : 50 14 : 00 14 : 10 14 : 20 14 : 30 14 : 40 14 : 50 15 : 00 15 : 10 15 : 20 15 : 30
Produktif
Kegiatan yang dilakukan pegawai Tidak Produktif Pribadi
Keterangan
Lampiran 3 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Organisasi No Sub Bagian 1 Ketatalaksanaan
Nama Jabatan a. Pengadministrasi Surat
BT 1880 surat 1880 surat 235 kali 48 kali 12 laporan 470 kali 2 kali 2 kali 48 laporan 120 laporan 5 kali 10 kali
SKR 5 menit/surat 10 menit/surat 30 menit/kegiatan 2 jam/kegiatan 5 jam/laporan 10 menit/kegiatan 2 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 20 menit/laporan 2 jam/laporan 2 jam/rapat 2 jam/kegiatan
48 kali 12 kali 48 laporan 12 kali
2 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 2 jam/laporan 20 jam/kegiatan
96 36 96 240
12 kali
30 jam/kegiatan
360
6 Mempertanggungjawabkan secara fungsional atas pengelolaan uang kepada PPK
12 kali
5 jam/kegiatan
60
7 8 9 10 11 12 13
12 kali 12 kali 24 kali 12 kali 2 kali 2 kali 5 kali
20 jam/kegiatan 30 menit/kegiatan 2 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan
240 6 48 12 20 20 25
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Uraian Tugas Menerima Surat Masuk Mengagendakan surat masuk Memilah arsip aktif dan arsip in-aktif Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip Membuat laporan pengelolaan surat dan arsip bulanan Mendistribusikan surat masuk dan keluar Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA Membantu Menyusun RKA/DPA Membuat laporan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada Pimpinan Membuat Laporan SPD Melaksanakan Rapat dan Sosialisasi Melaksanakan Tugas Kedinasan Yang lainnya Jumlah Beban Tugas
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu
1 Menyiapkan bahan kerja 2 Menyusun rencana kerja pengadministrasian keuangan 3 Membuat laportan hasil/penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU,LS barang dan jasa 4 serta LS Gaji) 5 Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU
Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan Membuat berita acara pemeriksaan kas Melakukan verifikasi atas laporan pertanggungjawaban keuangan PPTK Melakukan pembayaran dari uang persediaan Menyiapkan bahan kerja untuk RKA / DPA Membantu Menyusun RKA/DPA Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya Jumlah Beban Tugas
WPT 157 313 118 96 60 78 4 4 16 240 10 20 1.116
1.259
No
Sub Bagian
Nama Jabatan c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian
d. Analis Data Ketatalaksanaan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Uraian Tugas Menyiapkan daftar gaji Menyiapkan daftar Tunjangan Kinerja Melaksanakan Pembayaran Gaji Melaksanakan Pembayaran Tunjangan Kinerja Mengkoordinasikan kenaikan gaji untuk naik Pangkat dan KGB Pengadministrasian berkas gaji dan kenaikan gaji lainnya Menyusun dan melaporkan penggajian Menyusun laporan dan pertanggung jawaban keuangan gaji Melakukan verifikasi,evaluasi dan analisis laporan gaji Mengisi buku Induk Pegawai Membuat absensi pegawai Membuat SKUMPT Membuat DP 3 Pegawai Jumlah Beban Tugas Mempelajari, menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Ketatalaksanaan Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat bidang 'ketatalaksanaan Menghimpun data untuk penyusunan LAKIP dari setiap OPD Menghimpun data untuk penyusunan Tata Naskah Dinas dari setiap OPD; Menghimpun data untuk penyusunan SOP dari setiap OPD Menghimpun data untuk penyusunan Evaluasi Tugas, Pokok, Fungsi dari 'setiap OPD Menghimpun data untuk Penyusunan Regulasi Pakaian Dinas Mengolah data dan menyusun LAKIP Mengolah data dan menyusun Tata Naskah Dinas mengolah data dan menyusun SOP mengolah data dan menyusun Tugas Pokok dan Fungsi OPD mengolah data dan menyusun regulasi pakaian dinas menghimpun dan menyusun dokumen Penetapan Kinerja Melaksanakan Tugas kedinasan lainnya Jumlah Beban Tugas
BT 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 12 kali 10 kali 1 kali
SKR 2 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 20 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan
WPT 24 24 120 120 12 12 60 240 120 24 12 20 5 793
5 kali
3 jam/kegiatan
15
470 kali
30 menit/kegiatan
235
2 kali 1 kali 1 kali
25 jam/kegiatan 25 jam/kegiatan 25 jam/kegiatan
50 25 25
1 kali
100 jam/kegiatan
100
1 kali 1 dokumen 1 dokumen 1 dokumen 1 kali 1 kali 1 kali 8 kali
5 jam/kegiatan 300 jam/kegiatan 120 jam/kegiatan 120 jam/kegiatan 300jam/kegiatan 60 jam/kegiatan 120 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
5 300 120 120 300 60 120 16 1.491
No
Sub Bagian
Nama Jabatan e. Pengelola Administrasi Keuangan
Uraian Tugas Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA Melaksanakan Asistensi RKA Melaksanakan Entry RKA Melaksanakan Asistensi DPA Melaksanakan Entry DPA Menyusun dokumen kontrak kegiatan Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan Mengerjakan laporan SPJ kegiatan Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat 12 Membuat berita acara serah terima kegiatan 13 Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
BT 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 1 kali 12 kali 12 kali 12 kali 2 kali 1 kali 3 kali
SKR 3 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 50 jam/kegiatan 20 jam/kegiatan 60 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
Jumlah Beban Tugas 2
Kelembagaan dan Analisa Jabatan
f. Analis Jabatan
1 Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Analisis Jabatan Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'jabatan 2
9
Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait analisis 'beban kerja Menghimpun data untuk penyusunan analisis jabatan Menghimpun data untuk penyusunan analisis beban kerja Mengolah data dan menyusun analisis jabatan Mengolah data dan menyusun analisis beban kerja Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait evaluasi 'kelembagaan Menghimpun data untuk penyusunan evaluasi kelembagaan
10 11 12 13
Mengolah data dan menyusun evaluasi kelembagaan Membantu membuat RKA Membantu membuat DPA Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya
3 4 5 6 7 8
Jumlah Beban Tugas
WPT 6 16 64 16 64 16 50 240 720 48 8 4 6 1.258
10 kali
1 jam/kegiatan
10
705 kali
20 menit/kegiatan
235
235 kali
10 menit/kegiatan
39
3 kali 3 kali 2 kali 2 kali
30 jam/kegiatan 30 jam/kegiatan 350 jam/kegiatan 350 jam/kegiatan
90 90 700 700
705 kali
20 menit/kegiatan
235
1 kali
30 jam/kegiatan
30
1 kali 2 kali 2 kali 5 kali
350 jam/kegiatan 6 jam/kegiatan 6 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
350 12 12 10 2.513
No
Sub Bagian
Nama Jabatan g. Pengelola Adminstrasi Keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Uraian Tugas Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA Melaksanakan Asistensi RKA Melaksanakan Entry RKA Melaksanakan Asistensi DPA Melaksanakan Entry DPA Menyusun dokumen kontrak kegiatan Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan Mengerjakan laporan SPJ kegiatan Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat Membuat berita acara serah terima kegiatan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lainnya
BT 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 1 kali 12 kali 12 kali 12 kali 2 kali 1 kali 3 kali
SKR 3 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 50 jam/kegiatan 20 jam/kegiatan 60 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
Jumlah Beban Tugas 3
Pendayagunaan Aparatur
h. Analis Data Pendayagunaan Aparatur
1 2 3 4 5 6
i. Pengelola Administrasi Keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Pendayagunaan Aparatur Mempelajari , menganalisa dan menelaah bahan-bahan kebijakan Pelayanan Publik Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait ' Pendayagunaan Aparatur Membantu menyiapkan dan membuat naskah dinas surat terkait Pelayanan Publik Menghimpun data untuk penyusunan Standar Pelayanan Minimal Melaksanakan tugas kedinasan lainnya Jumlah Beban Tugas Mempelajari dan menyiapkan bahan-bahan tentang administrasi keuangan Merencanakan jadwal penyerapan dana dalam RKA Asistensi RKA Entry RKA Asistensi DPA Entry DPA Menyusun dokumen kontrak kegiatan Menerima dan mendistribusikan dana kegiatan sesuai peruntukan Mengerjakan laporan SPJ kegiatan Memperbaiki SPJ yang sudah diverifikasi Memperbaiki SPJ hasil audit inspektorat
WPT 6 16 64 16 64 16 50 240 720 48 8 4 6 1.258
5 kali
15 jam/kegiatan
75
15 kali
25 jam/kegiatan
375
10 kali
4 jam/kegiatan
40
60 kali
15 jam/kegiatan
900
96 kali 8 kali
3 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
4 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 2 kali 1 kali 12 kali 12 kali 12 kali 2 kali
2 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 32 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 50 jam/kegiatan 20 jam/kegiatan 60 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan
288 16 1.694 8 16 64 16 64 16 50 240 720 48 4
No
Sub Bagian
Nama Jabatan 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Uraian Tugas Membuat berita acara serah terima kegiatan Membuat RKBMD Membuat RKPBMD Membuat kartu mutasi barang Membuat kartu inventaris barang Membuat kartu inventaris ruangan Mendata barang layak pakai/tidak Membuat laporan semester barang inventaris kantor Melaksanakan tugas kedinasan lainnya Jumlah Beban Tugas JUMLAH WPT JUMLAH PEGAWAI
BT 1 kali 1 kali 1 kali 2 kali 2 kali 2 kali 1 kali 2 kali 5 kali
SKR 4 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 10 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
WPT 4 10 10 10 10 10 5 10 10 1.325 12.707 8,8
Lampiran 4 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Pemerintahan No 1
Sub Bagian Pemerintahan Umum
Nama Jabatan a. Pengadministrasi Keuangan
Uraian Tugas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
b. Pengurus Barang Unit
1 2 3 4 5 6 7
Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag Pem. Um Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag Pem. Um Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pem. Um Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pem. Um Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban Memproses usulan SKPD yg akan melakukan kerjasama Daerah dan LN (membuat draft perjanjian MOU) Menginventarisir perjanjian kerjasama Daerah dan LN yang dilakukan seluruh SKPD baik yg selesai jangka waktunya maupun yg sedang berjalan Mengevaluasi perjanjian Kerjasama Daerah dan LN Membuat laporan kerjasama Daerah dan LN yg dilaksanakan Laporan keikutsertaan dalam keanggotaan APEKSI, JKPI dan forum kerjasama lainnya Jumlah Beban Tugas Menyiapkan Bahan kerja Menyusun rencana kerja pengelolaan barang Melakukan pengecekan barang unit Melakukan pengkodean barang unit Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit Melakukan pemeliharaan barang unit Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit
BT
SKR
WPT
94 kali 94 kali 94 kali 6 dokumen 6 dokumen 2 kali 2 kali 7 laporan 36 nota 705 kali 705 kali 141 laporan 48 kali 41 laporan 94 laporan
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 3 jam / dokumen 2 jam / dokumen 4 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 2 jam/laporan 3 jam/nota 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/laporan 8 jam/kegiatan 1 jam/laporan 3 jam/laporan
94 94 94 18 12 8 8 14 108 705 705 141 384 41 94
235 kali
1 jam/kegiatan
235
36 perjanjian 4 jam/perjanjian 200 laporan 2 jam/laporan 1 laporan 1 jam/laporan
144 400 1
288 kali 12 kali 24 kali 2 kali 24 laporan 12 kali 12 laporan
3300 144 24 48 32 192 36 36
0,5 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 16 jam/kegiatan 8 jam/laporan 3 jam/kegiatan 3 jam/laporan
No
Sub Bagian
Nama Jabatan
Uraian Tugas 8 9 10 11
c.Bendahara Pengeluaran Pembantu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
d. Bendahara Gaji dan Kepegawaian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Membuat daftar kebutuhan sarana dan prasarana tiap ruang Membuat usulan barang inventaris atau unit Membuat daftar pengumuman barang inventaris Mengantar surat Jumlah Beban Tugas Membuat Laporan Buku Kas Umum Membuat laporan Pajak Membuat Laporan Buku Panjar Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan Melakukan Pembayaran dari uang persediaan Mengembalikan dokumen pendukung LS Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran Jumlah Beban Tugas Membuat rekapitulasi daftar gaji Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian Pemerintahan Membuat laporan BKU gaji Mengisi buku Induk Pegawai Membuat absensi pegawai Membuat SKUMPT Membuat DP 3 Pegawai Membuat Inpasing Pegawai Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi kepegawaian lainnya Mengurus pembayaran tagihan telepon Mengikuti sosialisasi Pembinaan Kec. Dan Kel.
BT
SKR
WPT
12 daftar 12 kali 1 daftar 100 kali
2 jam/daftar 2 jam/kegiatan 8 jam/daftar 5 jam/kegiatan
24 24 8 500
13 laporan 13 laporan 13 laporan 13 dokumen 13 laporan 13 laporan
2 jam/laporan 2 jam/laporan 2 jam/laporan 4 jam/dokumen 1 jam/laporan 2 jam/laporan
1.068 26 26 26 52 13 26
156 laporan 288 kali 288 kali 288 kali
2 jam/laporan 0,5 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan
60 daftar 60 daftar 144 kali 240 kali
1 jam/daftar 1 jam/daftar 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan
312 144 144 144 913 60 60 144 240
24 laporan 1 kali 24 dokumen 20 dokumen 20 dokumen 20 dokumen 10 dokumen 10 dokumen
1 jam/laporan 2 jam/kegiatan 1 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen 1 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen
24 2 24 40 40 20 20 20
12 kali 3 kali
1 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan
12 24
No
Sub Bagian
Nama Jabatan
Uraian Tugas 15 Mengikuti Rapat 16 Mengetik surat/nota dinas
e. Pengadministrasi Surat masuk dan keluar
2
Pembinaan Kecamatan dan Kelurahan
f. Pengadministrasi Keuangan
Jumlah Beban Tugas Mengelola surat masuk dan keluar Memilah arsip aktif dan arsip in aktif Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar Mendistribusikan surat masuk dan keluar Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat Membantu kelancaran Administrasi Umum Jumlah Beban Tugas 1 Menyiapkan bahan kerja
1 2 3 4 5 6 7 8
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan Mengikuti rapat
BT
SKR
WPT
5 kali 864 surat
3 jam/kegiatan 0,5 jam/surat
4500 surat 4000 berkas 1440 kali 60 laporan 1440 kali 50 kali 17 kali 15 kali
15 menit/surat 15 menit/surat 15 menit/kegiatan 1 jam/laporan 15 menit/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan
15 432 1.177 1.125 1.000 360 60 360 50 17 15
94 kali
1 jam/kegiatan
2.987 94
94 kali 1 jam/kegiatan 94 kali 1 jam/kegiatan 10 dokumen 3 jam / dokumen 10 dokumen 2 jam / dokumen 2 kali 4 jam/kegiatan 2 kali 4 jam/kegiatan 10 laporan 2 jam/laporan 36 nota 3 jam/nota 705 kali 1 jam/kegiatan 705 kali 1 jam/kegiatan 141 laporan 1 jam/laporan 48 kali 8 jam/kegiatan 41 laporan 1 jam/laporan 3 kali 8 jam/kegiatan 5 kali 3 jam/kegiatan
94 94 30 20 8 8 20 108 705 705 141 384 41 24 15
No
Sub Bagian
Nama Jabatan
Uraian Tugas 17 Mengetik surat/nota dinas
g. Pelaksana Teknis
Jumlah Beban Tugas 1 Menyusun rencana kegiatan 2 Melaksanakan pembinaan bagi Kec. & Kel. yang mengikuti lomba 3 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup kecamatan 4 Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan dilingkup kelurahan 5 Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah
BT
SKR
864 surat
0,5 jam/surat
50 kali 5 kali 72 kali
1 jam/kegiatan 4 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan
2.923 50 20 144
816 kali
1 jam/kegiatan
816
2 kali
5 jam/kegiatan
Jumlah Beban Tugas h. Pengolah Data Perangkat Kecamatan
1 2 3 4 5
Menyiapkan Bahan kerja Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat laporan pelaksanaan pembinaan pemerintah Kec. & Kel. Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan Melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas aparatur wilayah
i. Pengadministrasi Keuangan di Pertanahan
1 Menyiapkan bahan kerja
50 kali 50 kali 3 kali 888 laporan 2 kali
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/laporan 5 jam/kegiatan
94 kali
1 jam/kegiatan
Jumlah Beban Tugas 3
Pertanahan
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag BKK Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag BKK Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag BKK Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag BKK Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban Mengikuti sosialisasi pembinaan kecamatan dan kelurahan Mengikuti rapat
WPT
94 kali 1 jam/kegiatan 94 kali 1 jam/kegiatan 10 dokumen 3 jam / dokumen 10 dokumen 2 jam / dokumen 2 kali 4 jam/kegiatan 2 kali 4 jam/kegiatan 10 laporan 2 jam/laporan 36 nota 3 jam/nota 705 kali 1 jam/kegiatan 705 kali 1 jam/kegiatan 141 laporan 1 jam/laporan 48 kali 8 jam/kegiatan 41 laporan 1 jam/laporan 3 kali 8 jam/kegiatan 5 kali 3 jam/kegiatan
432
10 1.040 50 50 3 888 10 1.001 94 94 94 30 20 8 8 20 108 705 705 141 384 41 24 15
No
Sub Bagian
Nama Jabatan
Uraian Tugas 17 Mengetik surat/nota dinas
j. Petugas Teknis di Pertanahan
1 2 3 4 5 6 7
Jumlah Beban Tugas Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kegiatan petugas lapangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Melaksanakan peninjauan lokasi Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait Melaksanakan rapat pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan Membuat nota dinas dan surat hasil pembahasan dan penyelesaian masalah pertanahan
8 Melakukan koordinasi dengan SKPD pemohon dan Instansi terkait 9 Melakukan peninjauan lokasi 10 Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dibidang pertanahan di lingkup Kecamatan 11 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan IPPT 12 Mengikuti rapat pembahasan permohonan IPPT 13 Mengikuti peninjauan lapangan permohonan Izin Lokasi 14 Mengikuti rapat pembahasan site plan 15 Melaksakan peninjauan lokasi perbatasan 16 Menetapkan lokasi batas wilayah yang perlu ditertibkan dan ditegaskan 17 Membuat laporan pelaksanaan penertiban dan penegasan batas wilayah Jumlah Beban Tugas JUMLAH WPT JUMLAH PEGAWAI
BT
SKR
WPT
864 surat
0,5 jam/surat
432
47 kali 47 kali 47 kali 94 kali 235 kali 94 kali 141 kali
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 5 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 6 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan
2.923 47 47 47 470 470 564 423
4 kali 4 kali 24 kali
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan
4 4 24
141 kali 141 kali 12 kali 12 kali 68 lokasi 6 lokasi 6 laporan
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 1 jam/lokasi 1 jam/lokasi 2 jam/laporan
141 141 12 12 68 6 12 2.492 19.824 14
Lampiran 5 Perhitungan Kebutuhan Pegawai Bagian Hukum No 1
Sub Bagian Pengkajian dan Dokumentasi
Nama Jabatan a. Pengadminstrasi Surat Masuk dan Keluar
b. Bendahara Pengeluaran Pembantu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
c. Bendahara Gaji dan Kepegawaian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Uraian Tugas Mengelola surat masuk dan keluar Memilah arsip aktif dan arsip in aktif Menginventarisir kebutuhan pengelolaan arsip Membuat laporan pengelolaan surat & arsip bulanan Melaksanakan pembuatan seluruh surat keluar Mendistribusikan surat masuk dan keluar Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat Membantu kelancaran Administrasi Umum Membuat DP3 Membuat SKUM Jumlah Beban Tugas Membuat Laporan Buku Kas Umum Membuat laporan Pajak Membuat Laporan Buku Panjar Menerbitkan dan mengajukan dokumen SPP (UP,GU,TU dan LS) Mempertanggungjawabkan penggunaan UP/GU/TU kepada Kepala Bagian Menyampaikan laporan pertanggungjawaban pengeluaran kepada bendahara pengeluaran paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya Melakukan verifikasi, evaluasi dan analisa atas laporan Melakukan Pembayaran dari uang persediaan Mengembalikan dokumen pendukung LS Pertanggungjawaban uang persediaan disampaikan kepada pengguna anggaran Jumlah Beban Tugas Membuat rekapitulasi daftar gaji Membuat rekapitulasi daftar tunjangan tambahan penghasilan/kinerja setiap bulan Membagikan gaji karyawan/ PNS Gol.I dan II Membagikan tunjangan tambahan penghasilan/ kinerja kepada PNS Bagian Pemerintahan Membuat laporan BKU gaji Mengisi buku Induk Pegawai Membuat absensi pegawai Membuat SKUMPT Membuat DP 3 Pegawai Membuat Inpasing Pegawai Membuat Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan Membuat usulan kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun pegawai dan administrasi kepegawaian lainnya
BT
SKR
WPT
2350 kali 141 kali 24 laporan 24 laporan 864 kali 576 kali 12 kali 48 kali 4 dokumen 4 dokumen
1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan 2 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan
24 kali 24 kali 24 kali 24 kali 24 kali
15 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan
2.350 141 12 24 432 288 12 96 12 12 3.379 360 72 72 72 72
24 laporan
15 jam/kegiatan
360
36 kali 532 kali 4 kali 12 kali
3 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan 0,5 jam/kegiatan
60 daftar 60 daftar 144 kali 240 kali
1 jam/daftar 1 jam/daftar 1 jam/kegiatan 1 jam/kegiatan
108 266 2 6 1.390 60 60 144 240
24 laporan 1 kali 24 dokumen 20 dokumen 20 dokumen 20 dokumen 10 dokumen 10 dokumen
1 jam/laporan 2 jam/kegiatan 1 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen 1 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen
24 2 24 40 40 20 20 20
No
Sub Bagian
Nama Jabatan 13 15 16 d. Pengadministrasi Keuangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
e. Pengurus Barang Unit
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
f. Penganalisa dan pengkaji produk hukum daerah serta peraturan perundangan
1 a b c d e f 2 a
Uraian Tugas Mengurus pembayaran tagihan telepon Mengikuti Rapat Mengetik surat/nota dinas Jumlah Beban Tugas Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat RKA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi Membuat DPA kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi Melaksanakan asistensi DPA kegiatan di lingkup subbag BKK Melaksanakan entry data DPA kegiatan dilingkup subbag BKK Membuat laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi Mencatat dan mengadministrasikan setiap pengguna anggaran Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Pengkajian dan Dokumentasi Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban Jumlah Beban Tugas Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja pengelolaan barang Melakukan Pengecekan barang unit Melakukan Pengkodean barang unit Menyusun laporan kondisi dan mengusulkan kebutuhan barang unit Melakukan pemeliharaan barang unit Membuat Laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang unit Membuat daftar kebutuhan sarana atau prasarana tiap ruang Membuat usulan barang inventaris atau unit Membuat daftar pengumuman barang inventaris Jumlah Beban Tugas Membantu mengelola Lembaran Daerah dan Berita Daerah Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Mengkoreksi/mengedit Lembaran Daerah dan Berita Daerah Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran Lembaran Daerah dan Berita Daerah kepada SKPD Mengkoordinasikan pembagian/penyebaran spanduk infomasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota di tiap Kecamatan dan Kelurahan Membuat laporan hasil pengolahan Lembaran Daerah dan Berita Daerah membantu dalam acara sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota Menyiapkan bahan sosialisasi
BT 12 kali 5 kali 864 surat
SKR 1 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 0,5 jam/surat
94 kali 1 jam/kegiatan 94 kali 1 jam/kegiatan 94 kali 1 jam/kegiatan 3 dokumen 3 jam / dokumen 3 dokumen 2 jam / dokumen 3 kali 2 jam/kegiatan 3 kali 2 jam/kegiatan 10 laporan 2 jam/laporan 36 nota 3 jam/nota
WPT 12 15 432 1.153 94 94 94 9 6 6 6 20 108
707 kali
1 jam/kegiatan
705
707 kali 141 laporan 48 kali 41 laporan
1 jam/kegiatan 1 jam/laporan 8 jam/kegiatan 1 jam/laporan
705 141 384 41 2.413 144 48 48 125 240 120 60 24 24 20 853
288 kali 0,5 jam/kegiatan 24 kali 2 jam/kegiatan 24 kali 2 jam/kegiatan 8 kali 25 jam/kegiatan 24 laporan 10 jam/laporan 24 kali 5 jam/kegiatan 12 laporan 5 jam/kegiatan 12 laporan 2 jam/laporan 12 laporan 2 jam/laporan 2 laporan 10 jam/laporan
64 laporan 64 laporan 64 buku
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan 5 jam/buku
32 64 320
4 kali
4 jam/kegiatan
8
1 kali
5 jam/kegiatan
5
64 laporan
2 jam/laporan
128
1 laporan
0,5 jam/laporan
0,50
No
Sub Bagian
Nama Jabatan
Uraian Tugas b Menyusun jadwal sosialisasi c Mengadakan rapat persiapan sosialisasi d Pelaksanaan sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Daerah di 6 (enam) Kecamatan e Membuat laporan hasil sosialisasi Peraturan Daerah dan Peraturan Walikota 3 Membantu dalam penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan a Menyiapkan bahan Naskah Perjanjian/Kesepakatan b Menyusun rencana kerja c Membahas Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait d Pembuatan Naskah Perjanjian/Kesepakatan dengan SKPD terkait e Membuat laporan hasil penyusunan dan pengkajian Naskah Perjanjian/Kesepakatan
2
Perundang-undangan
g. Penyusun dan Perancang Undang-Undang
4 a b c 5 a b c d e f
Membantu dalam pelayanan Sistem Informasi Hukum Menyiapkan bahan informasi hukum Memberikan bahan dan informasi hukum Membuat laporan hasil pelayanan Sistem Informasi Hukum Entry dan updating data produk hukum Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Scanning data produk hukum Entry data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum Updating data produk hukum pada website Sistem Informasi Hukum Membuat laporan hasil entry data produk hukum Jumlah Beban Tugas
1 a b c d e
BT 1 kali 1 kali
SKR 1 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan
1 kali
30 jam/kali
1 laporan
2 jam/laporan
350 laporan 350 laporan 50 rapat 350 naskah
1 jam/laporan 4 jam/laporan 5 jam/rapat 4 jam/kegiatan
350 laporan 4 jam/laporan 240 laporan 0,5 jam/laporan 240 laporan 2 jam/laporan 240 laporan 1 jam/laporan
WPT 1 3 0,50 2 350 1.400 250 1.400 1.400 120 480 240
24 laporan 24 laporan 64 data 64 data 24 data 24 data
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan 5 jam/data 4 jam/data 3 jam/data 1 jam/data
12 24 320 256 72 24 6.912
Program Legislasi Daerah Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Inventarisasi Raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya Inventarisasi raperda berdasarkan hasil masukan dari SKPD
20 laporan 20 laporan 33 raperda 20 raperda
1 jam/laporan 1 jam/laporan 2 jam/raperda 40 jam/raperda
20 20 66 800
Penentuan skala prioritas raperda yang akan disusun dalam tahun sidang berikutnya
20 raperda
3 jam/raperda
60
f Pembahasan skala prioritas raperda dengan Balegda g Mengkoordinasikan penyusunan raperda dengan SKPD berdasarkan hasil pembahasan dengan Balegda 2 Penyusunan Raperda a Menyiapkan bahan kerja b Menyusun rencana kerja c Penyusunan dan pembahasan raperda dari SKPD yang dilaksanakan oleh tim penyusun
22 raperda
24 jam/raperda
528
22 kali
8 jam/kegiatan
176
20 laporan 20 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan
10 20
20 raperda
16 jam/raperda
320
d Pengharmonisasian raperda oleh tim penyusun e Pengharmonisasian naskah akademik
20 raperda 17 raperda
8 jam/raperda 24 jam/raperda
160 408
No
Sub Bagian
Nama Jabatan f g h i 3 a b c d e f 4 5 a b c d e 6 a b c d e h. Pengadministrasi Keuangan
1 a b c 2 a b c d e 3 a b
Uraian Tugas Pembahasan raperda dengan tim asistensi Konsultasi dengan Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Pusat Pengharmonisasian raperda hasil pembahasan dengan tim asistensi Penyampaian raperda dari Walikota ke DPRD (nota penyampaian) Pembahasan raperda Menyiapkan bahan kerja Expose raperda dengan Pansus Pembahasan raperda luar gedung Finalisasi raperda Evaluasi raperda ke Gubernur (Pajak, Retribusi, APBD, Tata Ruang) Penyempurnaan raperda hasil evaluasi Penetapan raperda menjadi perda Rancangan Peraturan Walikota Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Menelaah dan mengkoreksi rancangan peraturan walikota Rapat pembahasan Raperwal (tim Perwal) Penetapan Raperwal menjadi Perwali Rancangan Keputusan Walikota Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Menelaah dan mengkoreksi rancangan keputusan walikota Rapat pembahasan Raperwal (tim Kepwal) Penetapan Raperwal menjadi Keputusan Walikota Jumlah Beban Tugas Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundangundangan Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan Melaksanakan entry data DPA kegiatan di lingkup subbag Perundang-undangan Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundangundangan Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Perundangundangan
BT 20 raperda 17 kali 17 kali 6 surat
SKR 16 jam/raperda 2 jam/kegiatan 8 jam/kegiatan 1 jam/surat
WPT 320 34 136 6
20 laporan 17 laporan 17 kali 17 raperda 13 raperda 13 raperda 22 perda
0,5 jam/laporan 8 jam/laporan 24 jam/kegiatan 5 jam/raperda 5 jam/raperda 5 jam/raperda 5 jam/perda
10 136 408 85 65 65 110
44 laporan 44 laporan 44 raperwal 44 raperwal 44 perwal
1 jam/laporan 1 jam/laporan 8 jam/raperwal 5 jam/raperwal 1 jam/perwal
44 44 352 220 44
404 laporan 404 laporan 404 laporan 404 laporan 404 laporan
1 jam/laporan 2 jam/laporan 5 jam/laporan 5 jam/laporan 1 jam/laporan
404 808 2.020 2.020 404 10.323
47 laporan 47 laporan 47 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan 0,5 jam/laporan
24 47 24
1 dokumen 1 dokumen 1 dokumen 1 dokumen 1 dokumen
25 jam/dokumen 25 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen
25 25 2 2 2
1 kali
2 jam/kegiatan
2
288 kali
1 jam/kegiatan
288
No
Sub Bagian
Nama Jabatan c d 4 a b
3 Bantuan Hukum
i. Fasilitator Penanganan Perkara 1 Perdata dan TUN a b c
d e f g h 2 a b c d e f 3
Uraian Tugas Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Perundang-undangan Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Perundang-undnagan Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pimpinan Jumlah Beban Tugas Membantu dalam kegiatan Pembinaan Keluarga Sadar Hukum (KADARKUM) Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Rapat Persiapan pembentukan KADARKUM dan Tim Pembinanya bersama Kecamatan, Kelurahan, SKPD terkait serta Instansi Vertikal lainnya dilingkungan Pemerintah Kota Bogor Menyiapkan draft Keputusan Walikota Bogor tentang Pembentukan dan pembina KADARKUM Mempersiapkan materi pembinaan yang akan diberikan kepada KADARKUM Mengkoordinasikan materi yang telah disiapkan dengan Tim Pembina KADARKUM Memberikan pembinaan kepada KADARKUM bersama Tim Pembina Membuat laporan hasil Pembinaan Keluarga Sadar Hukum Membantu dalam Kegiatan Pembinaan Masyarakat Taat Hukum (BINMATKUM) Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Membuat materi BINMATKUM Mengadakan rapat persiapan BINMATKUM Pelaksanaan BINMATKUM di 20 (dua puluh) Kelurahan di Kota Bogor Membuat laporan hasil pelaksanaan BINMATKUM
BT 288 kali 47 laporan
SKR 1 jam/kegiatan 1 jam/laporan
WPT 288 47
12 kali
2 jam/kegiatan
24
12 laporan
1 jam/laporan
12 811
4 laporan 4 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan
2 4
4 kali
3 jam/kegiatan
12
4 draft
3 jam/draft
12
4 materi
40 jam/materi
160
4 kali
16 jam/kegiatan
64
4 kali 4 laporan
3 jam/kegiatan 1 jam/laporan
12 4
20 laporan 20 laporan 20 materi 20 kali 20 kali 20 laporan
4 jam/laporan 0,5 jam/laporan 32 jam/materi 2 jam/kegiatan 3 jam/kegiatan 1 jam/laporan
80 10 640 40 60 20
4 draft
8 jam/draft
32
4 laporan
0,5 jam/laporan
2
Membantu dalam Kegiatan Rencana Aksi Nasional Hak Asasi Manusia (RANHAM)
a Menyiapkan Draft Peraturan Daerah Kota Bogor yang akan diharmonisasikan dengan nilai-nilai Hak Asasi Manusia (HAM) b Menyusun rencana kerja pembahasan Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor
No
Sub Bagian
Nama Jabatan c d e f g h i j k 5 a b c
Uraian Tugas Mengadakan rapat bersama Panitia Pelaksana RANHAM Kota Bogor untuk membahas Harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai HAM Merekapitulasi dan mengharmonisasikan usulan harmonisasi Peraturan Daerah Kota Bogor dari masing masing anggota Panitia Pelaksana RANHAM Membuat laporan hasil harmonisasi Peraturan daerah Kota Bogor dengan nilai-nilai HAM Membantu dalam Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding, Kontra Memori Banding Menyiapkan bahan Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding, Kontra Memori Banding Menyusun rencana kerja Membahas Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding, Kontra Memori Banding bersama Tim Bantuan Hukum Kota Bogor Finalisasi Pembuatan Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding, Kontra Memori Banding Membuat laporan hasil finalisasi Jawaban, Replik, Duplik, Kesimpulan, Memori Banding, Kontra Memori Banding Membantu dalam Fasilitasi Penanganan Perkara Perdata dan Tata Usaha Negara Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kerja Membuat Nota Dinas terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang ditangani
d Membuat Surat Kuasa Khusus terkait perkara perdata dan tata usaha negara yang ditangani e Menghadiri sidang di Pengadilan Negeri dan Pengadilan Tata Usaha Negara f Membuat laporan hasil pelaksanaan sidang 6 Membantu dalam penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah a Menyiapkan bahan kerja b Menyusun rencana kerja c Membahas dan mengkaji sengketa hukum barang milik daerah bersama SKPD terkait d Mempersiapkan pengadaan jasa konsultan hukum/pengacara untuk pembuatan Legal opinion dan konsultansi Hukum e Membuat laporan hasil penyelesaian sengketa hukum barang milik daerah Jumlah Beban Tugas
BT
SKR
WPT
4 kali
3 jam/kegiatan
12
4 kali
16 jam/kegiatan
64
4 laporan
1 jam/laporan
4
60 laporan
24 jam/laporan
1.440
60 laporan
0,5 jam/laporan
30
60 kali
40 jam/kegiatan
2.400
60 kali
8 jam/kegiatan
480
60 laporan
1 jam/laporan
60
10 laporan 10 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan
5 10
10 nota
1 jam/nota
10
10 surat
1 jam/surat
10
100 kali 100 laporan
8 jam/kegiatan 1 jam/laporan
800 100
4 laporan 4 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan
2 4
4 kali
40 jam/kegiatan
160
4 kali
8 jam/kegiatan
32
4 laporan
1 jam/laporan
4 6.781
No
Sub Bagian
Nama Jabatan j. Pengadministrasi Keuangan
1 a b c 2
Uraian Tugas Menyusun rencana kegiatan Pengadministrasi Keuangan Menyiapkan bahan kerja Menyusun rencana kegiatan pengadministrasi keuangan Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Membuat dokumen keuangan pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum Membuat RKA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum Membuat DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum Melaksanaan asistensi DPA kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum
a b c d e Membuat Laporan hasil pembuatan dan asistensi kepada pimpinan 3 Mengelola keuangan pada setiap pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum a Menyiapkan nota pencairan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan b Memfasilitasi seluruh kebutuhan pelaksanaan kegiatan di lingkup subbag Bantuan Hukum c Mencatat dan mengadministrasikan setiap penggunaan anggaran d Membuat laporan pengeluaran kepada pimpinan 4 Membuat Surat Pertanggung Jawaban pelaksanaan kegiatan di lingkup Subbag Bantuan Hukum a Membuat SPJ kegiatan di lingkup subbag Bantuan Hukum b Membuat laporan hasil pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pimpinan Jumlah Beban Tugas JUMLAH WPT JUMLAH PEGAWAI
BT
SKR
WPT
47 laporan 47 laporan 47 laporan
0,5 jam/laporan 1 jam/laporan 0,5 jam/laporan
24 47 24
4 dokumen 4 dokumen 4 dokumen 4 dokumen 4 dokumen
25 jam/dokumen 25 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen 2 jam/dokumen
100 100 8 8 8
4 kali
2 jam/kegiatan
8
1152 kali
1 jam/kegiatan
1.152
1152 kali 188 laporan
1 jam/kegiatan 1 jam/laporan
1.152 188
48 kali
2 jam/kegiatan
96
48 laporan
1 jam/laporan
48 2.962 36.977 25,68
