FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan
: CARAKA : BAGIAN UMUM : Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, baik secara langsung maupun melalui jasa pengiriman / jasa ekspedisi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen / paket sampai ketujuan dengan cepat dan tepat.
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Mengumpulkan surat / dokumen / paket yang akan dikirim dengan cara Memeriksa surat / dokumen / paket dari ekspeditur untuk mengetahui sifat, masalah dan tujuan surat, mencatat surat / dokumen / paket kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima serta menghitung jumlah surat / dokumen / paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.
Dokumen
10
300
12
0.40
28,800
2
Mendistribusikan surat / dokumen / paket dengan cara membuat rencana perjalanan menurut arus yang akan ditempuh, menyusun dan memasukkan surat / dokumen / paket dalam kantong surat berdasarkan tujuan surat guna memudahkan pengiriman, menyampaikan surat / dokumen / paket kepada yang berkepentingan / melalui jasa pengiriman menurut alamat yang telah ditentukan.
Dokumen
45
300
12
1.80
129,600
3
Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat / dokumen di buku ekspedisi.
Laporan
10
300
12
0.40
28,800
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
4
Menyimpan dan menyusun dengan rapih arsip-arsip, dokumen-dokumen surat pada tempat yang telah disediakan, agar tertib dalam pengelolaan arsip.
Kegiatan
20
300
4
0.27
19,200
5
Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang, dengan cara menginventarisir data / informasi bahan laporan, membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas, mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan, memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
Dokumen
30
6,000
12
0.06
4,320
6
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tulisan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas.
Dokumen
20
300
1
0.07
4,800
2.993 3.000
215,528
JUMLAH PEMBULATAN
28,800
129,600
28,800
19,200
4,320
4,800
215,520
PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA
NOMOR URUT
LAJUR
URAIAN
1
2
3
1
1
Cukup jelas
2
2
Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
3
3
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.
4
4
Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.
5
5
Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)
6
6
Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)
7
7
Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara : Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6) Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
8
8
Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK) UNIT KERJA : ________________________________
NO
NAMA JABATAN
JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1
2
3
HASIL ABK
KELEBIHAN/ KEKURANGAN
4
5
Keterangan : 1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III 2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja 3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan 4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan Contoh : Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167 maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai 5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan Contoh : Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang
CONTOH 1 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI 1.
NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN
2.
UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA
3.
IKHTISAR JABATAN : -
Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN (MENIT)
WAKTU KERJA EFEKTIF (MENIT)
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
2
3
4
5
6
7
- Menyiapkan bahan kerja
Kegiatan
15
1500
1
0.0100
- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan
Laporan
60
1500
1
0.0400
- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan
Laporan
15
1500
1
0.0100
Kegiatan
60
1500
5
0.2000
NO.
1
1.
2.
Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga
Melakukan pengelolaan kendaraan dinas - Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada
Laporan
60
6000
2
0.0200
Kegiatan
60
6000
2
0.0200
Laporan
30
1500
1
0.0200
- Menyusun list penggunaan ruang rapat
Kegiatan
10
1500
2
0.0133
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna
Kegiatan
30
1500
2
0.0400
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator
Kegiatan
60
1500
2
0.0800
- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas
Kegiatan
10
1500
2
0.0133
- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala
Kegiatan
60
1500
2
0.0800
Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada pimpinan
Laporan
10
1500
2
0.0133
- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service)
Kegiatan
120
1500
1
0.0800
- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman
Kegiatan
60
300
1
0.2000
Laporan
10
1500
2
0.0133
- Membuat susunan acara upacara bendera
Susunan Acara
60
72000
1
0.0008
- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan
Laporan
30
72000
1
0.0004
- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi
Kegiatan
60
72000
1
0.0008
- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara bendera
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan
Laporan
15
72000
1
0.0002
- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air
Kegiatan
30
6000
1
0.0050
- Mengurus tagihan listrik/telephone/air
Kegiatan
30
6000
1
0.0050
- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan
Kegiatan
15
6000
1
0.0025
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan
3.
4.
- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas kepada pimpinan Melakukan pengaturan ruangan rapat
Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman
5
6
Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada pimpinan
Melaksanakan pengaturan upacara bendera
Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air
JUMLAH
0.8981
PEMBULATAN
1
KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
KET
8
CONTOH 2 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI 1.
NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
2.
UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA
3.
IKHTISAR JABATAN : -
NO.
Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN (MENIT)
2
3
4
5
6
7
Kegiatan
15
300
1
0.0500
- Membuat surat penawaran harga barang kepada perusahaan/rekanan
Dokumen
30
300
1
0.1000
- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat, menyusun anggaran, menyusun program kegiatan, membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain
Kegiatan
120
300
1
0.4000
- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran data
Dokumen
30
300
1
0.1000
- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang
Dokumen
30
300
1
0.1000
- Membuat Berita Acara Pembayaran
Dokumen
30
300
1
0.1000
- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa
Dokumen
30
6000
1
0.0050
- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa
Dokumen
30
6000
1
0.0050
- Membukukan barang yang dibeli
Kegiatan
30
300
1
0.1000
- Membuat nomor barang
Kegiatan
30
300
1
0.1000
JUMLAH
1.0600
1
1
Menyusun rencana kegiatan harian - Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan dan pengadaan barang dan jasa
2
3
4
WAKTU KERJA PEGAWAI EFEKTIF BEBAN KERJA YANG (MENIT) DIBUTUHKAN
Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan
Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan
Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi keuangan
PEMBULATAN
1
KET
8
CONTOH REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK) UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN
NO
NAMA JABATAN
JUMLAH PEMANGKU JABATAN
HASIL ABK
KELEBIHAN/ KEKURANGAN
2
3
4
5
1
Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai - Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A - Pengolah Data Formasi
2
1
1
- Penganalisis Formasi Pegawai
-
1
(1)
- Pengolah Data Formasi
-
1
(1)
- Penganalisis Formasi Pegawai
2
1
1
- Penyusun Perencanaan Formasi
1
-
1
- Sekretaris
1
1
-
- Pengadministrasi Data Formasi
1
2
(1)
- Caraka
1
-
1
- Operator Komputer
1
-
1
- Penganalisis Pengembangan Pegawai
-
1
(1)
-
1
(1)
- Operator Komputer
1
-
1
- Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
-
1
(1)
-
1
(1)
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C
- Kasie Pelayanan Direktorat
- Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai - Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C
- Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai - Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai - Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai - Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai - Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan
: KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGA : BAGIAN UMUM : Menyiapkan dan melaksanakan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi, perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan pemeliharaan kebersihan pekarangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.
NO
URAIAN TUGAS
1
2
1
2
3
Merencanakan kegiatan dan pelayanan pengurusan keperluan rumah tangga Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah guna menunjang kelancaran pekerjaan.
Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing bawahan agar terwujud hasil kerja yang optimal.
Membimbing kepada semua bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar terwujud sinergi dalam pelaksanaan tugas.
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
3
4
5
6
7
8
Dokumen
300
72,000
6
0.03
1,800
Kegiatan
15
1,500
44
0.44
31,680
Kegiatan
10
1,500
44
0.29
21,120
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
4
5
Memeriksa hasil pekerjaan dengan cara melakukan rapat internal agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana.
Melaksanakan koordinasi dengan SKPD, unit kerja, dan internal Bagian Umum melalui penyiapan dan penyajian bahan / materi pengelolaan tata usaha, administrasi kepegawaian, pembinaan kearsipan di lingkungan sekretariat daerah, pelaksanaan pengelolaan urusan kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan dalam rangka pemberian pelayanan dan pengamanan sandi dan telekomunikasi, pengelolaan perlengkapan yang meliputi pengelolaan barang, pembinaan administrasi barang serta perbendaharaan barang agar terwujud hasil yang optimal.
Kegiatan
60
6,000
9
0.09
6,480
Kegiatan
90
72,000
4
0.01
360
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1
2
3
4
5
6
7
8
6
7
8
Kegiatan Mengevaluasi hasil kerja pada Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Santel ; Sub bagian Rumah Tangga ; Sub Bagian Perlengkapan dengan mengamati dan meneliti agar hasil pekerjaan dapat dipertanggungjawabkan.
120
6,000
9
0.18
12,960
Kegiatan
120
6,000
9
0.18
12,960
Kegiatan
300
72,000
9
0.04
2,700
JUMLAH
1.071
90,076
PEMBULATAN
1.000
Membuat Laporan / Menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan Kerja Sekretaris Daerah secara berkala / pada setiap triwulan dalam rangka menentukan langkah-langkah penanggulangan atas permasalahan / hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan tugas, sehingga kegiatan yang akan datang dapat berjalan dengan efektif.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
1,800
31,680
21,120
6,480
360
12,960
12,960
2,700
90,060