Analisa Waktu Tunggu Pendaftaran

ANALISA WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN DAN KUNJUNGAN PASIEN BEROBAT DALAM PENINGKATAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DI RS KH ABDURRAHMAN SYAMSURI PACIRAN

Diusulkan Oleh : Dhanik Rahmawati, S.Pi

RS KH ABDURRAHMAN SYAMSURI PACIRAN - LAMONGAN 2017 1

ANALISA WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN DAN KUNJUNGAN PASIEN BEROBAT DALAM PENINGKATAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DI RS KH ABDURRAHMAN SYAMSURI PACIRAN

Abstak Kepuasan pasien ternyata tidak selalu meningkatkan kunjungan pasien di fasilitas  pelayanan kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk membangun membangun akses a kses pendaftaran yang efsien oleh waktu dengan harapan akan terlaksananya alur pendaftaran poliklinik rawat  jalan dan admisi rawat inap dengan mengetahui mengetahui hubungan kepuasan pasien dengan  jumlah kunjungan di rumah sakit dan waktu tunggu.penelitian ini menggunakan menggunakan data  primer survei pelayanan pelayanan pendaftaran pendaftaran di rawat jalan jalan dan rawat inap selama selama 2 bulan periode periode  pengukuran pada bulan Oktober –  Oktober –  November   November 2017 dan data sekunder kunjungan rumah sakit pada periode yang sama, jumlah sampel sebanyak (1.117 dan 1.389) untuk

 pasien rawat jalan dan sejumlah (210 dan 246) untuk pasien rawat inap dan menghitung perbandingan banyaknya antara pasien rawat jalan dan pasien rawat inap yang diambil dengan metode random sampling. Analisis yang dilakukan adalah dengan analisa data deskriptif, yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya atau secara obyektif. Terlihat adanya ketidakpuasaan dalam hal antrian mendaftar khususnya ketika ada pasien yang hendak rawat inap mendaftar terkendala oleh antrian pendaftar beberapa poli spesialis yang praktek dihari yang sama. Oleh sebab itu perlu adanya pemisahan tempat pendaftaran rawat jalan dan penerimaan  pasien rawat inap yang didukung oleh ketersediaan fasilitas tambahan seperti mesin antrian pendaftaran.

2

A.

Latar Belakang

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan  pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit dinyatakan berhasil, tidak hanya pada kelengkapan fasilitas yang diunggulkan, melainkan juga sikap dan layanan sumber daya manusia merupakan elemen yang berpengaruh signifikan terhadap pelayanan yang dihasilkan dan dipersepsikan pasien. Bila elemen tersebut diabaikan maka dalam waktu yang tidak lama, rumah sakit akan kehilangan banyak pasien dan dijauhi oleh calon pasien. Pasien akan beralih ke Rumah Sakit lainnya yang memenuhi harapan pasien, hal tersebut dikarenakan pasien merupakan asset yang sangat  berharga dalam mengembangkan industri rumah sakit. Upaya rumah sakit untuk tetap bertahan dan berkembang adalah dengan meningkatkan pelayanan kepada pasien. Hal tersebut karena pasien merupakan sumber pendapatan yang ditunggu oleh rumah sakit, baik secara langsung ( out of  pocket ) maupun secara tidak langsung melalui asuransi kesehatan. Tanpa pasien, rumah sakit tidak dapat bertahan dan berkembang mengingat besarnya biaya operasional rumah sakit yang tinggi. Rumah Sakit melakukan berbagai cara demi meningkatnya

kunjungan

pasien,

sehingga

rumah

sakit

harus

mampu

menampilkan dan memberikan pelayanan kesehatan, sehingga dari dampak yang muncul akan menimbulkan sebuah loyalitas pada pasien sehingga pasien akan datang kembali memanfaatkan jasa rumah sakit tersebut. Kepuasan pasien tergantung pada kualitas pelayanan. Pelayanan adalah semua upaya yang dilakukan karyawan untuk memenuhi keinginan pelanggannya dengan jasa yang akan diberikan. Suatu pelayanan dikatakan baik oleh pasien, ditentukan oleh kenyataan apakah jasa yang diberikan bisa memenuhi kebutuhan  pasien, dengan menggunakan persepsi pasien tentang pelayanan yang diterima (memuaskan atau mengecewakan, juga termasuk lamanya waktu pelayanan). Kepuasan dimulai dari penerimaan terhadap pasien dari pertama kali datang, sampai pasien meninggalkan rumah sakit. Faktor utama dalam mempengaruhi kepuasan pasien adalah dimulai dari pertama kali pasien datang khususnya melalui pintu pendaftaran atau admisi. 3

Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekam medis atau disinilah pelayanan pertama kali sebagai ujung tombak pelayanan rumah sakit yang diterima oleh pasien saat tiba di rumah sakit,. Dalam proses  pendaftaran pasien mendapat kesan yang baik ataupun tidak bak dari sebuah  pelayanan dari rumah sakit. Oleh sebab itu, pada system pendaftaran harus  bersikap ramah, sopan dan penuh tanggung jawab agar pasien merasa diperhatikan dan dilayani dengan baik. Dalam sistem pendaftaran pasien diterima sebagai  pasien rawat jalan, pasien rawat inap dan rawat IGD. Instalasi rawat jalan adalah unit pelayanan berada di bawah dan  bertanggung jawab kepada Driektur Medik dan Keperawatan. Instalasi rawat Jalan dipimpin oleh kepala instalasi. Instalasi Rawat Inap adalah istilah yang berarti proses perawatan pasien oleh tenaga kesehatan professional akibat penyakit tertentu, di mana pasien diinapkan di suatu ruangan di rumah sakit. Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsur Paciran merupakan Rumah Sakit Swasta yang berada di Desa Kandangsemangkon, yang berdiri sejak tahun 2013 dan sampai saat ini telah menjadi rumah sakit yang terakreditasi kelas D. Dalam  perjalanan pengabdian kinerja RS ARSY Paciran bersifat dinamis mengikut  perkembangan kebutuhan masyarakat dibidang pelayanan kesehatan. Dengan perkembangan RS ARSY Paciran yang semakin banyak pasien yang berobat ke RS ARSY Paciran, maka pelayanan efisiensi, dan efektifitas dalam memberikan kepuasan layanan kepada pasien pun harus ditingkatkan. Perkembangan dari RS ARSY Paciran dalam melayani pasien baik itu pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap sudah cukup baik, namun masih ada kelemahan dan kekurangan yang terjadi pasa saat sistem yang berjalan saat ini, seperti pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap yang masih jadi satu. Dilatar belakangi permasalahan diatas, diperlukan untuk mencari solusi yang mendukung kegiatan rumah sakit dalam pelayanan pendaftaran pasien rawat  jalan maupun pendaftaran pasien rawat inap yang bertujuan untuk membangun respon yang sesuai, oleh instalasi rawat jalan dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang untuk berobat khususnya pada poli spesialis dan 4

instalasi gawat darurat dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat agar tidak terjadi penumpukan antrian serta  bertujuan dalam memberikan pelayanan yang efisien terhadap waktu tunggu  pasien mendaftar. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap ramah, sopan, tertib waktu tunggu cepat dan penuh tanggung jawab.

B.

METODE PENELITIAN 1. Jenis Peneltian

Peneliti melakukan penelitian survey deskriptif untuk mengetahui  proses pendaftaran pasien, selanjutnya pendekatan yang digunakan adalah cross septional, populasi adalah seluruh objek yang diteliti, subjek  penelitiannya adalah dokumen rekam medis dan laporan kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap tahun 2017. 2. Variabel Penelitian

Variabel yang diteliti adalah waktu tunggu pendaftaran dan menghitung prosentase jumlah kunjungan antara pasien rawat jalan dan rawat inap bulan Oktober dan November periode 2017. 1. Review Waktu Pendaftaran Pasien atau Identifikasi 2. Review Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap 3.  No 1.

Definisi Operasional Variabel Review Waktu Pendaftaran





2.

Review Pasien

Kunjungan





4.

Definisi Operasional Waktu tunggu pendaftara pasien rawat jalan adalah waktu yang diperlukan mulai pasien mendaftar sampai dilayani oleh dokter spesialis Waktu tunggu pendaftar pasien rawat inap adalah waktu yang diperlukan mulai pasien mendaftar,  pemberian terapi dokter dan tindakan lanjutan hingga ke proses pemindahan kamar inap Jumlah kunjungan pasien rawat jalan dari bulan ke  bulan mengalami peningkatan Jumlah kunjungan pasien rawat jalan dari bulan ke  bulan mengalami peningkatan

Subjek dan Objek Penelitian

1. Populasi dalam penelitian ini adalah kunjungan pasien rawat jalan  pada bulan Oktober ke November periode 2017 sejumlah (1.117 dan 5

1.389) untuk pasien rawat inap dan sejumlah (210 dan 246) untuk pasien rawat inap. 2. Sampel yang diambil dalam penelitian ini sama dengan jumlah total populasi yaitu dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap  bulan Oktober ke November tahun 2017 tahun 2017 sebanyak (1.117 dan 1.389) untuk pasien rawat jalan dan sejumlah (210 dan 246) untuk pasien rawat inap dan menghitung perbandingan banyaknya antara pasien rawat  jalan dan pasien rawat inap. Sampel menggunakan metode random sampling  p - q r=

x 100 % r/p Keterangan : p q r

5.

= total sesudah = total sebelum = jumlah selisih

Instrumen Penelitian

Derajat kenaikan yang didapat : 

Perhitungan Pasien Rawat Jalan 1.389 –  1.117 r=

x 100 % 272 : 1.117

= 24 %

= Jadi, jumlah prosentase kunjungan yang didapat dari Pasien Rawat Jalan Bulan Oktober ke November mengalami peningkatan 24 % 

Perhitungan Pasien Rawat Inap 246 –  210 r=

x 100 % 36 : 210

= 17 %

= Jadi, jumlah prosentase kunjungan yang didapat dari Pasien Rawat Inap Bulan Oktober ke November mengalami peningkatan 17 % 6.

Jenis Data

Data Primer Merupakan data yang diperoleh dengan pengambilan data secara langsung. Dari obyek penelitian yaitu melakukan observasi langsung dengan pengamatan alur pendaftaran dan meninjau laporan kunjungan 6

 pasien rawat jalan dan pasien rawat inap bulan Oktober dan November  periode 2017. Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari sumbernya yang dikumpulkan oleh pihak lain dilokasi penelitian. Sumber data diperoleh melalui laporan per bulan oleh kepala instalasi rawat jalan dan kepala instalasi rawat inap. 7.

Pengolahan Data

Observasi

yaitu

tehnik

pengolahan

data

dengan

mengadakan

 pengamatan secara langsung ke obyek penelitian yaitu pengamatan waktu  pendaftaran dan peninjauan kunjungan pasien bulan Oktober dan  November tahun 2017 di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran. Kemudian dihitung jumlah prosentase kunjungan serta waktu yang diperlukan dalam mendaftar pasien. 8.

Analisa Data

Metode yang digunakan untuk menganalisa data dalam penelitian ini adalah analisa data deskriptif, yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk menggambarkan keadaan yang sebenarnya atau secara obyektif.

C.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Seiring dengan perkembangan tehnologi, maka berkembanglah pula kegiatan organisasi rumah sakit. Rumah sakit adalah suatu organisasi yang meliputi tenaga medis profesional yang terorganisir serta adanya sarana kedokteran yang permanen dalam menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien. Rumah sakit juga diartikan sebagai tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana  pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan berbagai tenaga  profesi kedokteran lainnya. Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang menangani  penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang 7

akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien. Untuk mengantisipasi adanya penumpukan antrian  pendaftaran rawat jalan dan rawat inap, maka tindakan yang paling tepat adalah membuat tempat tersendiri untuk pendaftaran rawat jalan dan tempat pendaftaran rawat inap yang didukung dengan fasilitas yang memadai seperti mesin antrian otomatis. Tata Laksana Pendaftaran

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/ mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil  pelayanannya. Rumah Sakit Abdurrahman Syamsuri Paciran harus menyediakan scrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Semua pasien baik rawat jalan, gawat darurat maupun rawat inap proses  pendaftarannya melalui TPPRJ yang buka 24 jam/ hari. Penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem  prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan bahwa disinilah pelayanan  pertama kali diterima oleh pasien saat tiba di rumah sakit. Maka tidaklah  berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang  pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak dari pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Paien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh  –   sembuh, antri lama, dan petuga kesehatan tidak ramah meskipun professional. Prosedur Pelayanan Instalasi Rekam Medis a. TPPRJ

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau  perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan akan 8

dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain. Deskripsi pokok kegiatan pelayanan pendaftaran rekam medis di TPPRJ : 1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. 2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama 3. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai. 4. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa tempelkan  pada formulir rekam medis pasien rawat jalan. Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai. 5. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai. 6. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik Untuk Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan  prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah : 1. Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 2. Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien rawat jalan dengan kasir rawat jalan. 3. Membuat laporan harian tentang : 4. Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi. 5. Merekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistik rumah sakit. b. TPPRI

Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI) atau ruang penerimaan  pasien rawat inap (RPP) atau pusat informasi rawat inap atau pusat rumah sakit adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap. Sistem pelayanan TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat inap yaitu semua pasien rawat inap harus melalui  pemeriksaan rawat jalan atau gawat darurat, atau TPPRI dapat menerima pasien 9

langsung selain melalui pasien dan rawat jalan dan gawat darurat. Deskripsi pokok kegiatan TPPRI dalam pelayanan rekam medis : 1. Penerimaan pasien yang berasal dari IRJ atau IGD 2. Identifikasi pasien 3. Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau admission note. Berdasar surat tersebut, dapat diketahui jenis penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana pasien harus dirawat. 4. Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur (mutasi pasien). 5. Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga pasien. 6. Membuat surat persetujuan rawat inap. 7. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis  penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap. a.

Penerimaan pasien yang diterima secara langsung di TPPRI Dalam hal penerimaan pasien langsung di TPPRI, semua pasien harus

dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh tenaga medis untuk menentukan jenis  penyakitnya. Dalam pelayanan rekam medis semua pasien dianggap baru. Oleh karena itu identitas pasien dicatat dalam buku register pendaftaran pasien rawat inap. Selain itu, dicatat pula identitas pasien dan keluarganya pada formulir rekam medis. Rawat jalan (RJ) merupakan salah satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien yang berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik. Pada waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian terbesar dari pelayanan kesehatan di rumah sakit. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan rawat jalan dan kegawat daruratan. Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit gawat darurat 24 jam/ hari. a. Rawat Jalan  –  Poliklinik b. Unit Gawat Darurat a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Tempat pendaftaran pasien rawat jalan disebut juga loket pendaftaran rawat jalan. Merupakan salah satu bagian dari unit rekam medis di 10

rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran  pasien rawat jalan. 1. Memberkan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit. 2. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar. 3. Menulis nomor rekam medis pasien pada setiap lembar dokumen RM sebagai dentitas pasien. 4. Mencarikan nomor RM lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan menggunakan Kartu Berobat Pasien untuk keperluan pencarian dokumen RM –  nya. 5. Mendistribusikan dokumen RM ke unit rawat jalan. 6. Membuat Kartu Berobat pasien untuk diberikan ke pasien . 7. Membuat, menyimpan dan menggunakan Kartu Berobat Pasien. 8. Mencatat pendaftaran passion dalam buku register pendaftaran  pasien rawat jalan. 1. Standar Pelayanan Minimal Rawat Jalan 

Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Jalan

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal waktu tunggu rawat  jalan yaitu : Standar Pelayanan Minimal Waktu Tunggu Rawat Jalan Dimensi Mutu Tujuan

Definisi Operasional Frekuensi Pengumpulan Data Periode Analisa  Numerator Denominator Sumber Data Standar Penanggung jawab



Waktu tunggu di Rawat Jalan Akses Tersedianya pelayanan rawat jalan spesialistik pada hari kerja di setiap rumah sakit yang mudah dan cepat diakses oleh pasien Waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan mulai pasien mendaftar sampai dilayani oleh dokter spesialis 1 bulan 3 bulan Jumlah kumulatif waktu tunggu pasien rawat jalan yang disurvey Jumlah seluruh pasien rawat jalan yang disurvey Survey Pasien rawat jalan ≤ 60 menit Kepala Instalasi rawat jalan

Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 Tentang 11

Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu :

Standar Pelayanan Minimal Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medik Pelayanan Rawat Jalan Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi Tujuan Definisi operasional

Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada  pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medik mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas. Frekuensi pengumpulan tiap bulan data Periode analisis Tiap 3 bulan  Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N tidak kurang dari 100). Sumber Data Hasil survei pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama. Standar Rerata < 10 menit Penanggung jawab Kepala rekam medis



 No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10.

Kunjungan Pasien Rawat Jalan Tiap Bulan Tahun 2017 Pelayanan Poli Umum Poli Obgyn Poli Orthopedi Poli Dalam Poli Syaraf Poli Paru Poli Bedah Umum Poli Anak Poli THT Poli Gigi Jumlah

Jan 112

Feb 127

Mar 103

Apr 124

Mei 91

Jun 153

Jul 214

Ags 157

Sep 177

Okt 205

Nov 203

204

241

303

234

271

118

411

252

302

293

374

0

2

4

0

0

0

0

0

0

0

0

148

155

167

177

111

43

200

168

147

214

339

58

70

84

90

70

23

93

58

66

77

98

0 20

0 18

0 28

0 22

0 18

39 20

72 21

49 27

45 53

74 45

84 22

160 40

125 26

140 33

154 33

105 21

123 12

137 39

72 37

145 29

168 34 7

210 45 14

Des

12

Chart Title 450 400

Jan

350

Feb

300

Mar

250

Apri

200

Mei

150

Juni

100

Juli

50

Agus

0

Sept Okt nov

Dari tabel dan grafik di atas dapat diketahui bahwa pasien rawat jalan dari bulan Oktober ke bulan November mengalami peningkatan 24 %. 

Jumlah Pasien Berdasarkan Jenis Kunjungan

Bulan

Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Agust Sept Okt  Nov Des

Poli Umum B L 62 50 79 48 72 31 66 58 51 40 77 76 104 110 70 87 82 92 118 87 139 64

Obgyn B 55 152 183 136 159 86 200 147 200 138 162

L 93 89 120 98 112 102 211 105 102 155 185

Ortho B 0 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0

L 0 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0

Jumlah Jenis Kunjungan Dalam Anak THT B 55 39 55 62 33 16 63 48 46 55 96

L 93 116 112 115 78 27 137 120 101 195 243

B 41 35 42 54 38 30 39 35 44 42 61

L 119 90 98 100 67 93 98 137 101 126 149

B 26 16 17 16 12 4 13 16 19 15 27

L 14 10 16 17 9 8 26 11 10 19 18

Bedah Gigi Paru Umum B L B L B L 8 12 0 0 5 13 0 0 10 18 0 0 4 18 0 0 5 13 0 0 10 10 0 0 8 31 10 11 0 0 16 56 19 18 0 0 8 41 18 35 0 0 33 12 13 32 7 0 20 54 10 12 10 4 11 73

Jumlah B 247 327 381 338 298 223 469 497 449 464

13

L 381 367 397 406 538 316 718 423 515 815

Chart Title

BARU

LAMA 815

718 538 469 406 397 338 381 327 367 381 316 298 247 223

515 497 423 449 464

855 534

Dari table dan grafik di atas dapat disimpulkan bahwa pasien lama lebih meningkat disbanding pasien baru. Artinya kemungkinan yang terjadi adalah pasien lama masih dalam tahap penyembuhan atau kurangnya system informasi ke luar dan pelayanan yang mash kurang. b. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat

Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang  biasa, disini pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya, meliputi pendaftaran pasien baik baru maupun ulang seperti pasien datang tidak dengan perjanjian. Dikarenakan kecepatan dan ketepatan pelayanan medis, maka seringkali dikatan bahwa IGD merupakan jendela mutu pelayanan medis rumah sakit. IGD merupakan triase untuk observasi pasien, sehingga disini akan tersedia tempat tidur untuk pasien. Selama diobservasi, semua hasil pemeriksaan dan tindakan serta terapi harus selalu tercatat di dokumen RM. IGD melayani pula pasien non gawat darurat sesudah jam kerja poliklinik. Maka harus dipisahkan antara pasien gawat darurat dan non gawat darurat dalam pelayanan dan pelaporan kegiatannya. Penerimaan pasien IGD sendiri yakni : 1. Keluarga atau pengantar pasien datang ke tempat pendaftaran IGD. 2. Pasien yang membutuhkan perawatan inap atas sesuai indikasi medis akan mendapatkan surat perintah rawat inap dari dokter spesialis atau dari IGD dan surat tersebut akan ditindaklanjuti dengan mendatangi bagian  pendaftaran untuk konfirmasi ruangan sesuai hak peserta dengan 14

membawa KTP asli dan fotocopy, sehingga pasien bisa langsung dirawat inap. 3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien atau keluarga mengenai tempat/ fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan. 4. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien dan mengecek data identitas di komputer untuk mengetahui apakah pasien  pernah dirawat/ berobat di RS. KH Abdurrahman Syamsuri Paciran. 5. Bagi pasien yang pernah berobat/ dirawat maka rekam medisnya segera dikirim ke ruang perawatan. 6. Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat di RS. KH Abdurrahman Syamsuri Paciran maka diberikan nomor rekam medis baru. 7. Membuat surat persetujuan rawat inap. 8. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien  baru. 9. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan. 2. Standar Pelayanan Minimal Rawat Inap 

Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Inap

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal waktu tunggu rawat inap yaitu : Standar Pelayanan Minimal Waktu Pendaftaran Pasien Rawat Inap Waktu Pendaftaran Pasien Rawat Inap Akses Tersedianya pelayanan rawat inap untuk memenuhi kebutuhan pasien sehari  –   hari yang berhubungan dengan  penyembuhan penyakit, termasuk pemenuhan gizi pasien. Definisi Operasional Waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan mulai pasien mendaftar, pemberian terapi dokter dan tindakan lanjutan hingga ke proses pemindahan kamar inap. Frekuensi Pengumpulan 1 bulan Data Periode Analisa 3 bulan  Numerator Jumlah kumulatif waktu tunggu pasien rawat inap yang disurvey Denominator Jumlah seluruh pasien rawat inap yang disurvey Sumber Data Survey Pasien rawat inap Standar ≤ 90 menit Penanggung jawab Kepala Instalasi Gawat Darurat dan Kepala Unit Rawat Inap Dimensi Mutu Tujuan

15



Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat inap yaitu : Standar Pelayanan Minimal Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medik Pelayanan Rawat Inap Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi Tujuan Definisi operasional

Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat inap Dokumen rekam medis rawat inap adalah berkas yang  berisikan catatan pasien baru atau pasien lama yang meliputi identifikasi pasien, pemeriksaan, pengobatan dan  persetujuan tindakan dan pelayanan lain kepada pasien rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medik mulai dari  pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas. Frekuensi pengumpulan tiap bulan data Periode analisis Tiap 3 bulan  Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat inap yang diamati Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N tidak kurang dari 100). Sumber Data Hasil survei pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama. Standar Rerata < 20 menit Penanggung jawab Kepala rekam medis 

Jumlah Kunjungan Pasien Rawat Inap Tiap Bulan Tahun 2017  No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Jumlah



Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

Dalam 90 95 108 106 105 84 90 80 111 166 141

Bedah 8 5 5 5 10 6 7 5 16 35 4

Stase Maternitas 32 32 25 18 29 15 27 46 11 15 46

Anak 20 30 32 45 40 20 10 20 15 10 55

Total 150 162 170 174 165 125 142 151 153 210 246

Waktu Tunggu

Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendftaran sampai 16

masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan melputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dn lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan  pasien. Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien ditempat penermaan pasien sampai dikirmnya  berkas rekam medis ke poliklinik tujuan. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh –   sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidsk ramah meskipun professional. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, tepat serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis

yang

akan

digunakan

untuk

mendapatkan

pelayanan

kesehatan.

Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran untuk alur pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap sama. Pasien rawat jalan masuk melalui pendaftaran  poliklinik yang harus tertib sesuai dengan nomor antrian pendaftaran yang diambil. Dalam satu hari di RS KH. Abdurrahman Syamsuri ada beberapa spesialis yang praktek di hari yang sama. Dengan adanya jadwal poliklinik spesialis yang sama, maka akan terjadi penumpukan antrian pendaftaran di  poliklinik, dan selama ini pendaftaran poliklinik berjalan sesuai antrian yang akan dipanggil. Dalam pelayanan yang seperti itu, tidak terlepas dari kepuasan pasien dalam hal waktu tunggu. 17

Khususnya jika ada pasien gawat darurat yang daftar untuk dilakukan rawat inap harus terpaksa mengikuti antrian poliklinik spesialis yang terjadi akan menghambat kinerja dokter dalam pengisian lembar rekam medis yang disediakan oleh pendaftaran. Apabila bagian pendaftaran mendahulukan pasien rawat inap kendalanya waktu yang dibutuhkan dalam mendaftar, menyiapkan dokumen rekam medis dan menjelaskan hak dan kewajiban pasien serta fasilitas yang didapat ≤  15 menit untuk pasien lama dan ≤  20 menit untuk pasien baru. Hal tersebut akan menghambat sistem antrian yang diterapkan waktu dokter spesialis. Mengingat dokter spesialis di RS KH. Abdurrahman Syamsuri masih dokter tamu, sehingga dokter spesialis tidak standby di rumah sakit 24 jam. Maka seringkali terjadi pembatasan waktu dalam mendaftar. Sedangkan untuk mendaftar pasien rawat jalan waktu yang dibutuhkan dalam mendaftar dan menyediakan dokumen rekam medis tidak lebih dari 10 menit bagi pasien lama dan tidak lebih dari 15 menit bagi pasien baru. Oleh sebab itu, untuk menjamin  pelayanan terbaik dalam penerimaan pasien perlu adanya pemisahan bagian adminstrasi yaitu pendaftaran rawat jalan dan bagian admisi rawat inap.

D.

PEMBAHASAN

1.

Waktu Pendaftaran Pasien atau Identifikasi Berdasarkan hasil pengamatan rata  –   rata waktu tunggu pendaftaran

 poliklinik spesialis adalah 5 menit. Menurut Standar Operasisional rumah sakit waktu pendaftaran dan penyediaan dokumen rekam medis tidak lebih dari 10 menit bagi pasien lama dan tidak lebih dari 15 menit bagi pasien baru. Untuk pasien rawat inap waktu yang dibutuhkan dalam mendaftar, menyiapkan dokumen rekam medis dan menjelaskan hak dan kewajiban serta fasiliitas yang didapat membutuhkan waktu ≤ 15 menit untuk pasien lama dan ≤ 20 menit untuk pasien baru. Tingkat kepuasan pasien saat mendaftar rawat jalan dan rawat inap menurut persepsi pasien dalam kotak saran adalah sebesar 65 % yang merasa  puas dengan pelayanan rawat jalan dan rawat inap di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran. Artinya setiap periode tingkat kepuasan pasien terhadap waktu tunggu antrian pendaftaran masih kurang. 18

Upaya yang perlu dilakukan oleh pihak manajemen di RS KH. Abdurrahman Syamsuri untuk meningkatkan kepuasan pasien rawat jalan dan rawat inap adalah dengan melakukan perbaikan terhadap sistem pendaftaran rawat jalan dan rawat inap. Dengan memisahkan tempat pendaftaran rawat  jalan dan pendaftaran rawat inap yang didukung oleh fasilitas yang memadai seperti : 1. Mesin antrian otomatis (rawat jalan dan rawat inap) 2. Pembatas loket pendaftaran rawat jalan dan pendaftaran rawat inap 3. Tanda pengenal loket pendaftaran rawat jalan dan pendafatran rawat inap 4. Dua kursi pendaftaran rawat inap Upaya untuk meningkatkan keramahan, kecepatan dan komunikasi bagi  petugas dapat dilakukan dengan melakukan pelatihan (training ) bagi petugas dan membedakan tempat antrian pendaftaran rawat jalan dan rawat inap. 2.

Peningkatan Kunjungan Pasien Rawat Jalan dan Pasien Rawat Inap Dengan menggunakan analisa data deskriptif diketahui bahwa rata  –   rata

 jumlah kunjungan pasien menurut rawat jalan dan rawat inap di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran mengalami peningkatan 24% untuk pasien rawat jalan pada bulan November 2017 dan 17% untuk pasien rawat inap  pada bulan November 2017, dimana setiap periode mengalami kenaikan. Kunjungan tertinggi pasien rawat jalan terjadi pada bulan November yakni sebesar 1.389 kunjungan dan kunjungan terendah terjadi pada bulan Juni sebesar 601 kunjungan. Untuk pasien rawat inap mengalami peningkatan  pada bulan November sebesar 246 pasien dan kunjungan terendah terjadi  pada bulan Juni sebesar 125 pasien. Hal ini dikarenakan dari hasil  pengamatan kotak saran salah satu yang menjadi pemicu adanya pelayanan yang kurang efisien ketika mendaftar. Banyaknya antrian yang menumpuk dari rawat jalan dan rawat inap. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kenaikan kunjungan pasien di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran ini, tidak diikuti dengan meningkatnya tingkat kepuasan pasien pada sistem antrian pendaftaran rawat  jalan dan rawat inap. 19

E.

SIMPULAN DAN SARAN 

Simpulan

1. Karena kesehatan merupakan kebutuhan dasar manusia yang mutlak dipenuhi. Perbaikan dibidang kesehatan ini meliputi : segi pelayanan, tenaga kesehatan, dan fasilitas yang memadai 2. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit KH Abdurrahman Syamsuri Paciran, maka diperlukan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap yang ekstra dalam  penanganan pasien untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di RS KH. Abdurrahman Syamsuri Paciran khususnya dibagian pendaftaran yang sebagai ujung tombak pelayanan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu system  pengelolaan pendaftaran yang baik dan benar mustahil tertib administrasi dan efisien oleh waktu. 3. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan  pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan. Untuk memberikan pedoman  bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan perawatan untuk akses bagi pasien dalam mendapatkan perwatan, serta kontinuitas  perawatan. 

Saran Semoga analisa ini dapat menambah wawasan kita mengenai pelayanan  pasien khususnya manfaat yang akan diperoleh dalam peningkatan  pelayanan dibagian pendaftaran jika diberlakukan adanya pendaftaran  poliklinik dan bagian admisi rawat inap. Mudah  –   mudahan dengan dibuatnya analisa ini para pembaca dapat mengambil manfaatnya.

F.

DOKUMENTASI

Semua dokumen SPO dan formulir mengenai pendaftaran rawat inap dan rawat jalan dimasukkan ke dalam rekam medis .

20