Procedimiento general para Procedimiento general para la adquisición de recursos computacionales
1. Conocer a la organización Se debe tener una descripción breve de la organización, que dé a conocer su giro y su organización.
1.1Identificarlasnecesidadesde 1.1Identificarlas necesidadesdeusodelainform usodelainformaciónyequip aciónyequipocomputacional ocomputacional Obtener información acerca de ¿Qué tipo de información maneja la organización? ¿Cuál es la capacidad que ocupa esa información? ¿Qué tipo de software operan para tratar la información? ¿Sobre qué equipo está respaldada la información? Es decir cuál es el recurso existente y por ultimo ¿Cuáles son sus carencias en cuanto a equipo de cómputo y software?
2. Adquisición 2. Adquisición de Hardware y Software: Una vez identificadas las necesidades de Hardware y Software en el primer punto, se prosigue a adquirir el recurso. Sin embargo, antes de realizar la transacción de compra o contrato de arrendamiento del equipo, se deben considerar los factores: técnicos y financieros.
2.1. Factores técnicos. Los factores técnicos deben revisarse por el personal experto, en este caso el Administrador del Centro de Informática y responsable de cada área. Este tendrá los conocimientos necesarios para adaptar el software y hardware a las necesidades de la organización, garantizando que sea un recurso eficiente y eficaz.
2.1.1.Software Los recursos de software son los primeros a considerar antes que el hardware, para evitar la incompatibilidad entre estos, sino obtener el hardware suficiente para la instalación del Software. 1
Los elementos a considerarse para la selección del software son los siguientes:
Flexibilidad. Capacidad de cumplir con los requerimientos cambiantes y las diferentes necesidades del usuario Capacidad. Se refiere al número de archivos que puede guardar y el número de archivos que puede conservar. Compatibilidad del software existente. Cambios de extensiones de archivos, capacidad de apertura, compatibilidad de normas o ejecuciones. Crecimiento y explotación. Tomando como crecimiento el aumento de archivos generados por el software. Ejemplo las bases de datos. Mantenimiento y soporte o ¿Con qué frecuencia se llevará a cabo el mantenimiento del software? o ¿Se proporcionarán las nuevas versiones de manera regular? o ¿Habrá un cargo por las actualizaciones? o ¿Existe una cuota mensual por mantenimiento? o ¿Cuáles serán los servicios que cubrirá? o ¿Cuáles servicios se excluirán? Registro del software. Aquí entran el manejo de licencias, registro de acuerdo al tipo de software; libre, código abierto o de paga. Capacitación para su uso. El personal deberá de contar con la capacidad suficiente y necesaria para la operatividad del producto y el buen uso del mismo ya que si no se producirán conflictos por el mal manejo, se deberá de soportar con cursos de capacitación e instrucción.
2.1.2.Hardware Para este recurso es necesario considerar velocidades y capacidades de memorias, procesadores, entre otros; además de considerar los periféricos y otros equipos como impresoras. Determinación de los requerimientos de capacidad. Determinar los requerimientos de tamaño y capacidad del equipo de cómputo.
Características relevantes a considerar en cuanto a la capacidad del hardware:
Tamaño de memoria interna. Velocidad del ciclo del sistema para procesamiento. Número de canales para entrada, salida y comunicación: Es importante saber el número de canales de comunicaciones físicos que tienen los equipos en los cuales pueden conectarse los recursos. Características de los componentes de comunicación: Conocer las características de las tarjetas (tarjeta de red, tarjeta madre, tarjetas de expansión, tarjeta de video, tarjeta de audio), discos duros, etc. Tipos y números de unidades de almacenamiento auxiliares que se le pueden agregar: Conocer las unidades de almacenamiento auxiliares (memoria secundaria, memoria auxiliar o memoria externa) que se le pueden agregar al equipo.
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Medición, desempeño y evaluación de la capacidad instalada
Evaluar la configuración actual, tomando en consideración las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalación. Como cabe mencionar, esta sección va a dirigida a organizaciones que en sus funciones requieran de gran capacidad de procesamiento, por ejemplo, farmacéuticas, medicina, pronósticos del clima, etc. Para ello se realizará un análisis de información relativa al rendimiento del sistema, así como evaluar los posibles cambios en el hardware, a fin de nivelar el sistema de cómputo con la carga de trabajo actual, o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo. Compatibilidad en los equipos
Por razones de costos, si compramos un equipo de diferente marca al existente, éstos deben trabajar de forma adecuada, de tal forma que las funciones y el rendimientos requerido no se vean afectados por dicho cambio. Por ejemplo, si tenemos una computadora DELL y una impresora HP, estos deben trabajar sin ningún problema. Mantenimiento y soporte a los equipos
Fuente del mantenimiento. Se debe conocer el periodo de garantía durante el cual el proveedor es responsable del mantenimiento. Términos y tiempo de respuesta. Conocer los términos que tiene el contrato de mantenimiento. El contrato se puede redactar para que cubra tanto la mano de obra como las refacciones y cierto margen para las refacciones, o bien solamente la mano de obra. Flexibilidad del equipo. Capacidad de cumplir con los requerimientos cambiantes y las diferentes necesidades del usuario.
2.1.3.Proveedores Este es un punto muy importante ya que se establecerá una relación de negocios en la que se debe destacar el compromiso, la puntualidad y seriedad, por ello se debe ser cuidadoso al elegir al proveedor. Existen factores a considerar en la elección de un proveedor u otro.
Generalidades del proveedor que incluye: La presencia que tiene el proveedor en el mercado, Profesionalismo y preparación de los vendedores. Es decir, es importante que nuestro proveedor no tenga malos prejuicios, es preferible que sea una empresa con experiencia y reconocida. Apoyo en la capacitación: Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte técnico. La capacitación del personal fomentará el tiempo de respuesta a las fallas que se tengan además que será efectivo. Mantenimiento de Hardware y Software: Preparación del personal responsable del mantenimiento, tiempo en que tarda en atender fallas, tiempo en que se encuentra
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disponible, distribuidor cercano para adquirir repuestos de equipo. El horario es importante ya que si no trabaja domingos, por ejemplo, se tendrá todo un día de pérdidas para la organización, ya sea económica, de productividad, tiempo, etc.
3. Factores financieros
3.1.Presupuestosycosteopreliminar Los presupuestos, son los cálculos anticipados de los costos de las actividades económicas que se realizaran durante el proceso de adquisición de hardware y software. Este punto es importante ya que así se tendrá una expectativa de los gastos al momento de la adquisición. Se costearan todos los recursos que se previsualizan, es decir los factores de hardware y software. El costo podrá ser atractivo y eficiente pero si cuesta más de lo que se proyectó gastar es difícil de adquirir de forma que el costo es muy importante hacerlo incluso cuando se cita a los proveedores para la demostración del producto en ese momento lo podemos costear para determinar cuánto se invertirá y si la empresa los pagara de acuerdo a lo presupuestado
3.2.Tiposdeadquisicióndeequipo Los tipos de adquisición, ofrecen alternativas que permiten al administrador del proyecto para que se elija la mejor opción de acuerdo a las necesidades de la organización. A continuación se describen dos tipos de adquisición de equipo: Renta del equipo. La renta es el proceso por el cual usuario toma en renta el equipo del proveedor por un período indefinido. Esta opción se considera dependiendo de las actividades que se deseen realizar con cada uno de los equipos que sean solicitados. Compra del equipo. La compra del equipo, es un gasto fuerte, sin embargo, si se detallan de forma adecuada las características de los equipos a adquirir de acuerdo a cada una de las actividades que la organización necesita, la inversión será realizada con fundamentos de tal forma que esta sea aprovechada al máximo, es decir no se adquirirá material que en un breve lapso resultara obsoleto o insuficiente. •
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3.3.Financiamiento El financiamiento, se refiere a que una vez establecidos los requerimientos y teniendo la lista final de software y hardware necesario, se costeará la lista con opción a diferentes proveedores según las características especificadas anteriormente sobre los mismos. Se debe considerar que el resultado de esta evaluación influirá en gran manera en la toma decisiones así como influirán los requerimientos establecidos en los factores técnicos. En esta etapa entran los contratos y formalidades con los respectivos proveedores.
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